indicadores de inocuidad alimentaria

Seminario Indicadores de Gestión de la Inocuidad de Alimentos

Jairo Romero, 2006 1

Conceptos básicos de control de gestión

Por

JAIRO ROMERO

Consultor Internacional en BPM y HACCP

Conceptos básicos

1. Gestión

2. Control de gestión

3. Medición de la gestión

4. Indicador de gestión



1. Gestión

� Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización

P

H

A

V

Actividades propias de la gestión

• Políticas, objetivos

• Metas

• Planes

• Capacitación y motivación

• Implantación

• Documentación

• Acciones correctivas y

preventivas

• Solución de problemas

• Medición y seguimiento

• Análisis de datos



2. Control de gestión

� Una herramienta gerencial integral y estratégica apoyada en indicadores, índices y cuadros, que brinda información para controlar las principales variables y procesos y tomar decisiones acertadas y oportunas

Información

� Sobre

� Los procesos

� Estabilidad

� Potencialidades y limitaciones

� Interrelaciones

� Los resultados obtenidos

� El nivel de logro de los objetivos



Información

� La materia prima básica del control de gestión

� Exacta – fiel reflejo

� Relevante – clave

� Oportuna – a tiempo

� Sistemática – articulada

� Periódica – repetitiva

� Objetiva – cuantitativa

� Sencilla – nada complicado

Balanced score card

� Cuadro de mando integral

� Menor importancia a los costos de producción y a los aspectos puramente financieros

� Enfoque menos contable, más estratégico

� En los factores que influirán en el futuro



Balanced score card

� Inclusión de otros factores claves de éxito

� Satisfacción del cliente

� Innovación

� Calidad

� Flexibilidad

� Productividad

� Plazo de entrega

� Penetración en el mercado

Balanced score card como marco estratégico

Visión yEstrategia

Perspectivafinanciera

Perspectivainterna

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Perspectiva del cliente

Kaplan y Norton (1997)



Perspectiva financiera

Crecimiento y diversificación de

ingresos

Mejoras en el empleo de los recursos

Reducción de costos y mejoras en la productividad


Perspectiva de cadena de valor en los procesos internos

Servicio Post venta

MercadeoFabricaciónDesarrolloDiseño

Necesidades del clienteidentificadas

Necesidades del clientesatisfechas

Tiempo que tarda el producto en llegar al

mercado

Cadena de suministro

Innovación Operaciones




Estructura de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Resultados

Productividad del empleado

Satisfacción del empleado

Retención delempleado

Competencias del personal

Infraestructuratecnológica

Clima laboral

Indicadores claves

Medios


Perspectiva del cliente


Rentabilidad declientes

Cuota de mercado

Retenciónde clientes

Satisfacción de los clientes

Adquisición de clientes



3. Medición

� Consiste en determinar una magnitud y compararla con otra

� Es el eje de un sistema de indicadores

La medición de la gestión

Lo que mido, lo conozco

Lo que conozco, lo administro

Lo que administro, lo mejoro




� Permite

� Establecer metas

� Planificar, controlar y evaluar su cumplimiento

� Comparar resultados


� Tiene contradictores

� La medición precede al castigo

� No hay tiempo para medir

� Medir es difícil

� Hay cosas imposibles de medir

� Es más costoso medir que hacer



4. Indicadores de gestión

� Expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso

Indicadores de gestión

� Expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los resultados del mismo



Tipos de indicadores

� Indicadores de resultado

� Miden la conformidad del producto con los requisitos establecidos

� Eficacia

� Indicadores de proceso

� Miden la forma como se lleva a cabo el proceso

� Eficiencia

Tipos de indicadores

� Existen otras clasificaciones, dependiendo de la óptica desde la cual se miran

� Estratégicos, tácticos y operativos

� Financieros, operativos

� Internos, externos



Ejemplo

Exportar

Operaciones

� BPM

� Control de operaciones

� HACCP

� Requisitos legales

� Aspectos logísticos

Mercadeo

� Mercados

� Productos

� Clientes

Otras

� Aspectos financieros, humanos, ambientales

Ejecutar, controlar

Administrativa

Gerencia

Jefaturas

Áreas

Un sistema integral de medición

� Estratégico

� Sistémico

� Integral

� Proactivo

� Mide más que los resultados financieros (o los recuentos microbiológicos)



Un sistema integral de medición

� Contribuye a

� Evaluar los niveles de eficiencia y eficacia

� BPM significa también empresas competitivas

� Cumplir responsabilidades legales

� BPM y HACCP son obligatorios en muchos campos

� Evaluarse frente al mercado y los clientes

� Medir niveles de satisfacción de clientes

� Hacer Benchmarking

Indicadores de gestión

Por

JAIRO ROMERO

Director, Programa de Inocuidad de Alimentos

Asociación Colombiana de Ciencia y Tecnología de Alimentos



Elementos de un indicador de gestión

� Nombre

� Objetivo

� Estado actual y meta

� Escala de calificación

� Forma de cálculo

� Formato de presentación

� Duración

� Fechas de iniciación y terminación

� Responsable

Perfil Sanitario

� Nivel de adherencia a la legislación

� Con base en el Decreto Supremo 007-98-SA

� Genera también el Índice del Perfil Sanitario



EVALUACIÓN DEL PERFIL SANITARIO DEL LOCAL

Ventilación Las instalaciones de la fábrica deben estar provistas de ventilación adecuada para evitar el calor excesivo así como la condensación de vapor de agua y permitir la eliminación de aire contaminado

35

Iluminación Los establecimientos industriales deben tener iluminación natural adecuada. La iluminación natural puede ser complementada con iluminación artificial en aquellos casos en que sea necesario,

evitando que genere sombras, reflejo o encandilamiento

34

La estructura y acabado de los establecimientos dedicados a la fabricación de alimentos y bebidas deben ser construidos con materiales impermeables y resistentes a la acción de los roedores.

33

Las vías de acceso y áreas de desplazamiento que se encuentran dentro del recinto del establecimiento deben tener una superficie pavimentada apta para el tráfico al que están destinadas.

32

Los locales destinados a la fabricación de alimentos y bebidas no tendrán conexión directa con viviendas ni con locales en los que se realicen actividades distintas a este tipo de industria.

31

Las fabricas de alimentos y bebidas no deberán instalarse a menos de 150 metros del lugar en donde se ocasionen la proliferación de insectos, desprendan polvo, humos, vapores o malos olores, o sean fuente de contaminación para los productos

30

ESTRUCTURA FÍSICA E INSTALACIONES DE LAS FÁBRICASI

COMENTARIOSPOBASPECTONo.

Perfil sanitario

0

10

2030

40

50

60

7080

90

100

Estructura

física

Ambientes y

equipos

Agua y

residuos

sólidos y

líquidos

Aspectos

operativos

Higiene del

personal y

saneamiento

Calidad

Sanitaria e

inocuidad

Materias

primas,

aditivos y

envases

TOTAL

Ene-04



Perfil sanitario

0

10

2030

40

50

60

7080

90

100

Estructura

física

Ambientes y

equipos

Agua y

residuos

sólidos y

líquidos

Aspectos

operativos

Higiene del

personal y

saneamiento

Calidad

Sanitaria e

inocuidad

Materias

primas,

aditivos y

envases

TOTAL

Ene-04 Nov-04

Índice del perfil sanitario

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mes

% de Cum

plimiento

Indice Meta



Director del Equipo HACCPResponsable

La frecuencia está asociada a la aplicación del Perfil Sanitario, pues se calcula cada vez que esta sucede. En la fase de implantación del sistema de gestión de la inocuidad, el índice del perfil sanitario se calcula cada tres meses y en la fase de funcionamiento y mejora, cada seis meses

Frecuencia de aplicación

Inicia el 20 de mayo de 2000, fecha de iniciación del Proyecto HACCP y no tiene una fecha de terminación

Fechas de iniciación y terminación

Permanente Duración

Se presenta en plano coordenado señalando el porcentaje de cumplimiento en función de los meses del añoVer Formato SIG 03 – A

Formato de presentación

Se calcula dividiendo el número de requisitos cumplidos entre la totalidad de requisitos (138) establecidos en el Título II del Decreto 3075 / 97. Ver último renglón del Formato SIG 03, Perfil Sanitario

Forma de cálculo

Se expresa en porcentaje de cumplimiento de 0 a 100 %Escala

Cumplir con la totalidad de aspectos que sean relevantes para proteger la inocuidad de los productos que elaboramos, que corresponden al 94% de los requisitos legales, de acuerdo con el análisis de la primera aplicación del perfil

Meta

Evaluar el nivel de adherencia a la legislación sanitaria vigente relacionada con la aplicación de Buenas Prácticas de Manufactura en la planta

Objetivo

Índice del Perfil SanitarioNombre

DESCRIPCIÓN DEL ÍNDICE DE PERFIL SANITARIO

Documentos asociados con un indicador

� Descriptivo del indicador

� Formato de recolección de información

� Hojas de registro

� Cartas de control

� Listas de chequeo

� Hoja de cálculo

� Formato de presentación



PLAN HACCP FORMATO DE CONTROL DE TEMPERATURA DE CUARTOS FRÌOS FORMATO 40PHF12

7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 7 12 19 Hora

Fecha

Firmas

20

19

18

17

16

15

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

Indicadores de BPM y otros prerrequisitos

Por

JAIRO ROMERO, M. Sc.

Consultor Internacional en BPM y HACCP



Indicadores de gestión de la inocuidad

� En la perspectiva de los procesos internos de la planta

Procesos internos

Diseño y desarrollo

Planeación de la producción

Adquisiciónde MPI

Realización del producto

Mercadeoy venta

Serviciopostventa

Imagen de marca

Calidad, InocuidadAmbiente de trabajoDesempeño

DisponibilidadExperiencia de

compra




� Objetivos

� Identificar oportunidades de mejora del desempeño de los productos, procesos y sistemas dedicados a asegurar la inocuidad de los productos

� Comunicar en lenguaje sencillo los resultados de la gestión en BPM, otros prerrequisitos y HACCP

� Destacar los beneficios económicos resultantes de los esfuerzos en BPM, otros prerrequisitos y HACCP

� Competitividad, productividad, eficiencia


� No existe un grupo de indicadores de inocuidad empleados universalmente

� Se emplean comúnmente los resultados microbiológicos o las evaluaciones de limpieza y desinfección




� Se presentan acá una serie de ejemplos de posibles indicadores

� En cada empresa habrá que desarrollar indicadores específicos

� Los principios para el manejo de estos indicadores son extensibles a otros

� Sería aconsejable estandarizar un grupo de indicadores y hacer benchmarking con ellos

Indicadores de BPM

a. Perfil sanitario

b. Plan de Saneamiento

c. Personal



Indicadores de BPM

b. Plan de saneamiento

Perfiles e índices de

� L&D

� Control de plagas

� Manejo de residuos sólidos y líquidos

� Suministro de agua

Índice de limpieza y desinfección

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mes

% Cumplimiento

Meta Índice 2004



Indicadores de BPM

c. Indicadores del personal

� Estado de salud

� Resultados de laboratorio

� Campañas contra hongos

� Chequeo del cumplimiento de prácticas higiénicas

Indicadores de otros prerrequisitos



Otros prerrequisitos

� Ejemplos de indicadores de

� Capacitación

� Mantenimiento

� Compras y proveedores

� Calibración

Capacitación

� Objetivos

� Conseguir la aplicación exhaustiva y consciente de los principios de higiene de alimentos en todas las actividades de la empresa mediante la transformación cultural que permita construir una cultura organizacional orientada a hacer las cosas bien



Indicadores de capacitación y entrenamiento

� Desarrollo del programa

� Personal capacitado – por tema

� Cursos realizados – en proporción de los programados

� Aplicación

� Cumplimiento de BPM en la planta

� Evaluación

� De conocimientos

� De satisfacción de los asistentes

Porcentaje de respuestas correctas por pregunta

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

1

2

3

4

5

6

7

Pregunta



Porcentaje de respuestas correctas por asistente

1924

46

11

0

20

40

60

95 a 100 85 a 94 75 a 84 Menos de 75%

RESPUESTAS CORRECTAS

Estructura de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Resultados

Productividad del empleado


Retención delempleado

Competencias del personal

Infraestructuratecnológica

Clima laboral

Indicadores claves

Medios




� Encuesta para evaluar

� Participación en las decisiones

� Reconocimiento por hacer bien el trabajo

� Acceso a información suficiente para hacer bien el trabajo

� Motivación activa a ser creativos y a usar la iniciativa

� Apoyo de los directivos

� Satisfacción general con la compañía

Retención de los empleados

� Porcentaje de rotación del personal clave

RPC =Personal clave nuevo en el período

Personal clave total• 100



Productividad de los empleados

PDI =Ingresos de la organización

Número de empleados

PDV =Valor agregado

Número de empleados

PDC =Valor agregado

Costo laboral

Programa de mantenimiento

� Objetivos

� Asegurar que los equipos se puedan emplear según el uso previsto

� Evitar la contaminación de alimentos por personal o labores de mantenimiento

� TPM

� Mantenimiento productivo total




� Conteo

� Número de paradas por fallas en las máquinas en un determinado período de tiempo

� Número de reparaciones no programadas

Número de paradas por fallas en mantenimiento

0

1

2

3

4

5

6

7

8

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC




� Proporción (%)

� Tiempo de operación de los equipos en relación con el programado

TDO =Tiempo de operación efectiva

Tiempo de operación programado para el período• 100


� Proporción (%)

� Número de órdenes de trabajo atendidas en relación con las programadas

OTM =Órdenes de trabajo atendidas

Órdenes de trabajo programadas en el período• 100



Indicadores del TPM

� Disponibilidad

� Capacidad del equipo para estar en funcionamiento cuando se requiere

� Rendimiento operacional

� Piezas buenas realizadas por el equipo en relación con el número de piezas que se hubieran podido obtener en óptimas condiciones

Indicadores del TPM

� Mantenibilidad

� Eficiencia en la ejecución de intervenciones sobre el equipo

� Fiabilidad

� Mínimo número de intervenciones planificadas o no



Mantenibilidad

� Tiempo medio de parada por averías - TMPA

TMPA =Tiempo total de parada por averías

Número de averías

Fiabilidad

� Tiempo medio entre averías – TMA

TMA =Tiempo de funcionamiento

Número de averías

� Tiempo de funcionamiento medio - TFM

TFM =Tiempo de funcionamiento

Número de paradas planificadas



Programa de compras

� Objetivos

� Asegurar la inocuidad de las materias primas e insumos adquiridos por la empresa

� Asegurar el suministro de materias primas e insumos conformes en forma permanente y estable

Selección y

evaluación de

proveedores

Gestión de compras

Especificaciones

de MPI críticos

Programación

de compras

Recibo

de MPI

Procedimiento

de compra



Indicadores de compras

� Conteo

� Número de rechazos de materias primas

� Número de paradas de proceso por falta de materias primas

� Proporción

� Porcentaje de proveedores certificados

� Chequeo

� Calificación de BPM de los proveedores

� Índice de calidad de las materias primas

Plan maestro de

control metrológico

Control metrológico

Definición de

equipos de

medición

Procedimientos

de control

Manejo de

patrones

Competencia de

los metrólogos



Indicadores del HACCP

Ejemplos de indicadores del HACCP

� Sobre inocuidad de los productos

� Perfil microbiológico

� Índice de calidad microbiológica

� Sobre desempeño de los procesos


� Histogramas

� Indicadores sobre fallas internas y externas



Perfil Microbiológico

Log NLog N

Etapa del Etapa del procesoproceso

(Mossel)

Perfil Microbiológico

� Historia del recuento microbiológico del producto a lo largo del proceso

� Derivado del Plan de Muestreo microbiológico



Perfil microbiológico pulpa de fruta pasteurizada

1

10

100

1000

10000

100000

Materia prima Precocida Refinada Pasteurizada Producto terminado Producto en vitrina

Etapa del proceso

UFC/ml

Usos del Perfil Microbiológico

� Desempeño del proceso

� Desarrollo de proveedores

� Análisis de peligros

� Evolución del recuento microbiológico de la leche en el proceso de elaboración de queso doble crema



Perfil microbiológico Ruta 1

0

100

200

300

400

500

600

700

800

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mes

UFC / ml

Año 2000 Año 2001

Usos del Perfil Microbiológico

� Puede usarse para evaluar también el recuento microbiológico de los elementos claves de todo el sistema

� Materias primas

� Ingredientes, insumos

� Productos en proceso y terminados

� Operarios, ambientes, superficies



Perfil Microbiológico de la línea de Queso Fresco

1. Leche cruda

2. Ambiente en sala de proceso

3. Leche pasteurizada

4. Cuajada prensada

5. Operario de empaque

6. Producto terminado

7. Producto en distribuidoras

Perfil microbiológico Como porcentaje de resultados conformes con la norma

86

88

90

92

94

96

98

100

Leche cruda

Ambiente

Leche pasteurizada

Cuajada

Operarios

Pdto Terminado

Pdto en Distribuidora

% Conformes



Preparación de Perfil Microbiológico

1. Identificar los puntos de muestreo

2. Establecer los microorganismos indicadores y sus rangos de aceptación y rechazo

3. Establecer las frecuencias de muestreo

4. Establecer los criterios de calificación

5. Calificar los resultados según los criterios establecidos

6. Preparar la gráfica correspondiente

ICM del Queso Fresco

94.6094.1420TOTAL

9.40942Producto en distribuidoras7

23.25935Producto terminado6

14.10943Operarios de empaque5

9.50952Cuajada prensada4

19.60984Leche pasteurizada3

4.50901Ambiente en sala de proceso2

14.25953Leche cruda1

PONDERADOOBTENIDOFACTORPUNTONo.



INDICE DE CALIDAD MICROBIOLOGICA

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

SEMANAS

ICM

ICM Minimo aceptable Meta 2001 Ideal (Benchmark)

Indicadores del desempeño de los procesos



Indicadores de desempeño


� Histogramas

� Indicadores de fallas internas y externas

Cartas de Control

T °C

Hora

Temperatura del proceso

72

73

75

77 LCS

LCI

LCr



Histogramas

5

10

15

20

Frecuencia

Variable

Especificación

SI SS

Indicadores de fallas internas y externas

� Fallas internas

� Fallas relacionadas con problemas de inocuidad o higiene de los productos que suceden al interior de la empresa sin trascender a clientes o consumidores

� Fallas externas

� Las que son detectadas por clientes o consumidores



Indicadores de fallas internas

� Rechazo de materias primas

� Reprocesos internos

� Repetición o ampliación de inspecciones

� Retención de productos en fábrica

� Mantenimiento de inventarios de productos retenidos

� Detenciones de la línea de producción por falta de materias primas o de insumos

� Rechazos internos de productos en proceso o terminados

Indicadores de fallas externas

� Quejas de los consumidores

� Reposición o cambio de productos

� Sanciones de los clientes

� Penalizaciones de autoridades sanitarias

� Pérdida de imagen de la compañía



Reducción de Devoluciones

0.0

2.0

4.0

6.0

8.0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

% D

evoluc

ione

sDevoluciones Meta

Meses

SISTEMA DE MEDICIÓN

DE LA GESTIÓN DE LA INOCUIDAD

HOJA DE CALCULO DEL INDICE DE REDUCCIÓN DE DEVOLUCIONES

ESPECIFICACIÓN SIG

EMPRESA PREPARADO POR FECHA:

Estado inicial de las devoluciones 7.1 % del total producido Meta a 12 meses 1.0 % Nivel de reducción previsto 6.1 % Fecha de iniciación junio 1 de 2000 Fecha de terminación mayo 31 de 2001

Periodo % Devoluciones Reducción de devoluciones (inicial – actual)

Índice de reducción de devoluciones

(% del nivel previsto)

1 Jun 00 7.1 - 0

2 Jul 00 6.9 0.2 3.3

3 Ago 00 6.8 0.3 4.9

4 Sep 00 6.3 0.8 13.1

5 Oct 00 5.9 1.2 19.7

6 Nov 00 4.1 3.0 49.2

7 Dic 00 4.2 2.9 47.5

8 Ene 01 2.9 4.2 68.9

9 Feb 01

10 Mar 01

11 Abr 01

12 May 01



Indice de Reducción de Devoluciones

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Meses

% de Reducción

Reducción (abs) Meta Indice

SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LA INOCUIDAD

BPMPerfil sanitario

Limpieza y desinfecciónAbastecimiento de agua

Personal

OTROS PRERREQUISITOSCapacitaciónMantenimientoCalibración

Compras y proveedores

INOCUIDAD DE LOS PRODUCTOS

Perfil MicrobiológicoICM

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

ReprocesosQuejas y reclamosAuditorías internas



Implantación y uso de un sistema de indicadores de gestión de la inocuidad

Implantación de un Sistema de Indicadores

Establecer objetivos y estrategias

Identificar los factores claves de éxito

Definir los indicadores

Implementar Validar y ajustar

Diseñar la medición

Estandarizar y formalizar

Mejorar



Implantación

� Establecer objetivos y estrategias

� Objetivos de inocuidad de alimentos

� Implantación de las BPM y el HACCP

� Obtención de certificaciones de inocuidad

Implantación

� Identificar factores claves de éxito

� Establecer los aspectos determinantes de la implantación, el funcionamiento y la mejora del sistema de gestión de la inocuidad



Implantación

� Definir los indicadores

� Determinar los indicadores apropiados para cada uno de los factores claves de éxito establecidos en el paso anterior

� Definir todos los elementos de cada indicador

Implantación

� Diseñar la medición

� Establecer los formatos y recursos requeridos para las labores de medición, análisis y reporte de los indicadores



Implantación

� Implementar los indicadores

� Proporcionar los recursos necesarios

� Entrenar y motivar al personal con responsabilidades en la medición

Implantación

� Validar y ajustar el sistema de indicadores

� Poner a prueba los indicadores propuestos

� Hacer los ajustes a que haya lugar para conseguir su correcto funcionamiento y su completa conveniencia



Implantación

� Estandarizar y formalizar

� Escribir y formalizar los procedimientos, formatos y especificaciones relacionados con cada uno de los indicadores

Implantación

� Mejorar

� Desarrollar actividades de evaluación del sistema de indicadores que permitan hacer más eficiente y eficaz su funcionamiento

� Dar terminación a los indicadores temporales

� Iniciar nuevos indicadores de acuerdo con las circunstancias del sistema de gestión de la inocuidad



Usos de un sistema de indicadores de inocuidad

� Proporcionar una visión integral del sistema de inocuidad

� Caracterizar los elementos claves del sistema

� Ponerse metas en cada uno de ellos

� Evaluar el nivel de cumplimiento de tales metas

� Comunicar en términos sencillos y efectivos los resultados


� Comparar resultados

� Entre áreas de una empresa

� Entre empresas

� Benchmarking de inocuidad

� Acordar un conjunto de indicadores comunes a varias empresas




� Hacer control oficial del sistema de inocuidad de las empresas de alimentos

� Por medio de un grupo de indicadores obligatorios de llevar en las empresas bajo inspección oficial


� Evaluar el impacto de la cooperación técnica internacional o el avance de proyectos colectivos de implantación de BPM y HACCP en grupos de industrias de alimentos

indicadores de inocuidad alimentaria

Food