gd-it-03 instructivo de aplicaciÓn tablas de retenciÓn … · 2017. 9. 21. · instructivo de...

INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

GD-it-03 Vigente a partir de

Abril de 2016 2da Actualización

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1. OBJETIVO Establecer una guía práctica de apoyo a la aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD, orientado básicamente a presentar la metodología técnica requerida para el tratamiento documental.

2. ALCANCE Este instrumento es aplicable a todos los archivos de gestión del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería.

3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Titulo Fecha

Ley 527

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

18/08/1999

Ley 594 Ley General de Archivos.

14/07/2000

Ley 1437

Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 18/01/2011

Directiva Presidencial

04 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

03/04/2012

Ley 1712

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

06/03/2014

Ley 1755

Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

30/06/2015

Decreto 1080 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.

26/05/2015


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4. DEFINICIONES

4.1. Archivo General de la Nación – AGN:

Entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

4.2. Archivo Público:

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

4.3. Archivo de Gestión

Primera etapa enmarcada dentro del “Ciclo de Vida del Documento” (Ver definición), también llamada de “archivos de oficina”, es aquella que reúne la documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

4.4. Archivo Central

Agrupa los documentos transferidos de los archivos de gestión de la Entidad ya tramitados y que siguen siendo objeto de consulta, aunque ya no tan frecuente.

4.5. Archivo Histórico o Permanente

Agrupan la documentación que se transfiere desde el archivo central que, por decisión del Comité Interno de Archivo, debe conservarse permanentemente según tabla de retención documental, dado el valor informativo e histórico para el COPNIA.

4.6. Archivo Total:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

4.7. Ciclo de Vida de los Documentos:

Hace referencia a las edades o etapas por las que atraviesa un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final. En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación directamente relacionados con la actividad del documento.


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4.8. Comité Interno de Archivo Equipo de trabajo interdisciplinario definido por la Alta Dirección, responsable de asesorar en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias (definición de tiempos de conservación, parámetros de organización, formas de almacenamiento y responsables de recolección de la documentación generada en la Entidad, entre otras funciones).

4.9. Disposición Final de Documentos

Procedimiento aplicado a los documentos en cualquiera de sus tres etapas (Gestión, Central o Permanente), con miras a su conservación temporal o permanente, selección, eliminación o la aplicación del mecanismo de reproducción a utilizar según sea el caso.

4.10. Documentos de Archivo

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y que se encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD).

4.11. Documentos de Apoyo.

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, éstos no se encuentran consignados en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia.

4.12. Documentos Históricos

Documentos únicos que por su significado jurídico, autobiográfico, por sus rasgos externos o simplemente por lo que representan en sí mismos para el Consejo son declarados como tal en la Tabla de Retención (TRD) o de Valoración (TVD). A nivel genérico, son ejemplo de ellos: las actas de constitución, muestras representativas de las comunicaciones generadas al inicio de la gestión administrativa del COPNIA, Cambios estructurales, conceptos jurídicos trascendentales, memorias e hitos históricos de la entidad, Evidencias de políticas y procedimientos del COPNIA, etc.

4.13. Expediente

Es el conjunto de documentos ordenados secuencialmente, sobre una misma materia o asunto y que están sujetos a un mismo procedimiento administrativo (ej.: procesos disciplinarios, historias laborales, matrículas de ingenieros)


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4.14. Foliación:

Es la actividad que consiste en numerar consecutivamente hojas o folios simples de documentos (NO páginas) como mecanismo de respaldo técnico y legal de la gestión administrativa que tiene dos finalidades principales: la primera, controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, folder) y la segunda, controlar la integridad de la información trasladada.

4.15. Fondo Documental:

Comprende la totalidad de los documentos de archivo del COPNIA agrupados bajo las diferentes series documentales descritas en la Tabla de Retención Documental adoptada por la entidad.

4.16. Fondo Documental Acumulado: Se dice que un fondo documental es acumulado cuando los documentos que lo conforman se han ido acopiando sin ningún tipo de criterio de organización archivística o de valoración y selección, razón por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc), documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y documentos sin valor. La Tabla de Valoración Documental (TVD) es el instrumento base para organizarlo.

4.17. Inventario Documental Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las características y detalles de las unidades documentales (carpetas, AZ, Libros, Legajos) relacionados con las series o asuntos de un fondo documental, para de ésta forma asegurar el control de los mismos en sus diferentes fases.

4.18. Programa de Gestión Documental - PGD.

Conjunto de Instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al Interior de la Entidad: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración.

4.19. Tabla de Retención Documental (TRD)

Listado de las series documentales a las cuales se les registra el tiempo de permanencia en las diferentes fases de archivo (gestión, central y permanente), según el ciclo vital del documento, de acuerdo con la valoración administrativa, legal, jurídica y fiscal que haga el Comité Interno de Archivo.


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4.20. Tabla de Valoración Documental (TVD) Listado de asuntos o series documentales aplicada a los documentos que corresponden a un Fondo Acumulado, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

4.21. Transferencias Documentales Proceso mediante el cual se remiten documentos que se encuentran en etapa de archivo de gestión al central (Transferencias Primarias) y del Archivo Central al Histórico o Permanente (Transferencias Secundarias), de conformidad con el cronograma que se genere basado en los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental y las políticas de organización implementadas por la Entidad para tal fin

4.22. Unidad de Conservación Cubierta o medio que protege y agrupa un conjunto de documentos para su almacenamiento, identificación y preservación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, folder AZ y los libros o tomos.

5. DESARROLLO

El presente instructivo es un instrumento practico y necesario que facilitará las tareas propias

de los funcionarios responsables de administrar los archivos en las oficinas del Consejo

Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, permitiendo que todos los actores en el proceso

cumplan con las tareas relacionadas con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución,

retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental de sus

archivos de gestión, central e histórico, reforzando así la cultura documental e institucional.

5.1. ASPECTOS GENERALES

Los archivos estarán ordenados de tal forma que reflejen tanto la estructura como las funciones

de cada área de forma lógica, simple, eficaz y eficiente, con criterios técnicos y de acuerdo con

la normatividad vigente interna y externa que exista.


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5.2. METODOLOGÍA

Consiste en una serie de pasos metodológicos, para efectuar tanto el control como la

administración de la producción, recepción, radicación, trámite, distribución, retención,

almacenamiento, recuperación, protección de archivos de gestión que van a ser transferidos

al Archivo Central del COPNIA.

5.3. Organización y Manejo de Archivos

A continuación se mencionan los requisitos que se deben tener en cuenta en cada una de las

Dependencias del COPNIA, con el fin de mantener un archivo de gestión organizado, en

cumplimiento de la Ley General de Archivos y la normatividad del estado colombiano vigente.

5.4. Apertura de las Series Documentales

Tome la Tabla de Retención Documental correspondiente a su dependencia, área o Seccional,

e identifique las series y sub-series documentales que se producen en su oficina.

5.5. Separadores de Series y subseries Documentales

Dependiendo del sitio o lugar donde se almacenen los documentos se debe procurar identificar el inicio de cada serie documental, se recomienda que se genere un letrero,


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Código Área /

Seccional

1068

Código

Serie/Subserie

028.01

No. CAJANo.

FOLIOS

No. CARPETA 1 de 1

Inicial Final

CONSECUTIVOS EXTREMOS

FECHAS EXTREMAS

Fecha Inicial Fecha Final

NOMBRE SERIE/SUBSERIE

MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES -

Inscripciones de Afines

CONTENIDO1

05103-033953 ANT

NOMBRE ÁREA / SECCIONAL

SECCIONAL SANTANDER

utilizando mayúscula sostenida, en el que se registre el código y el nombre de la serie en el borde superior y centrado. Por ejemplo:

De igual forma, para la elaboración de los letreros mencionados en el ítem anterior, se sugiere estandarizar el uso de láminas del mismo material y dimensiones para todos los letreros del lugar de almacenamiento y que se escriba en el vértice superior derecho, el código y nombre de la sub-serie (la primera letra en mayúscula).

Estos separadores o letreros que identifican tanto a las series como las sub-series documentales deben ubicarse en la estantería antes de las carpetas, para que sirvan como guías, preferiblemente conforme al orden en el cual se encuentran en la TRD.

Las carpetas se deben identificar en el rotulo, con el código de la dependencia y la serie o sub-serie documental, así como el nombre de la misma y el año correspondiente, de tal forma que facilite su ubicación. El rótulo se elaborara de acuerdo al siguiente modelo aprobado:

1001.22.08 INFORMES DE GESTIÓN


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Si se trata de gavetas, se sugiere utilizar una carpeta colgante y colocar dentro de ella,

la carpeta doble tapa o celuguía debidamente marcada con el rotulo, teniendo en cuenta

que se utiliza una por cada expediente. Así:

Todos los funcionarios deberán velar por la conformación, organización, preservación y

control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y

orden original, el ciclo vital del documento y la normatividad archivística vigente del

estado colombiano. Por lo tanto y en concordancia con la norma, los responsables de

las unidades productoras, serán expresamente responsables de velar por la

organización, consulta, conservación y custodia de los archivos de su área.

El Archivo de Gestión debe ser organizado de conformidad con las Tablas de Retención

Documental - TRD y Cuadros de Clasificación Documental – CCD vigentes. Estas

herramientas se encuentran publicadas en la página web del COPNIA.

Coloque los documentos en cada expediente o carpeta manteniendo el orden natural,

es decir, al abrir la carpeta debe aparecer el primer documento recibido y al final el

documento más reciente, así:

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Acta numero 001

Noviembre 18 5

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

200-02-08

ACTAS

folios_____________

Fecha Inicial;------------------

Fecha Final: -----------------


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Ubique al interior de cada carpeta, solamente los documentos que corresponden al

expediente, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar

el desarrollo de los trámites.

Los tipos documentales que integran las series y sub-series documentales estarán

debidamente foliados por cada expediente con el fin de facilitar su ordenación, consulta

y control.

Las revistas, periódicos, folletos, cartillas, fotos, disquetes, videos, casetes y otros, que

formen parte de un expediente se deben colocar en dentro de un sobre blanco tamaño

carta, como anexos y se hará la foliación respectiva como parte integral del expediente,

en caso que el formato exceda el tamaño de la unidad, se dejara en su lugar una

referencia, respecto al folio al cual pertenecen convirtiéndose en el testigo documental

que podrá identificar la posición topográfica del documento.

En lo posible se debe foliar los documentos diariamente, esto evitará que existan

faltantes inexplicables. Solo se anota un número por folio.

La foliación se hace igualmente en el orden en que se producen los documentos y el

último número debe corresponder al último documento recibido.

Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, no se debe perforar más

de una vez, aplicar marcador, subrayar, hacer anotaciones, ni grapar los documentos y

se debe ubicar un promedio de 200 folios por carpeta.

Utilice clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos con carácter

provisional.

Es recomendable la impresión de documentos de un mismo asunto en el mismo tipo de

papel y de fuente utilizando la misma impresora y realizando la impresión completa.

Cuando un expediente contenga más de 200 folios, utilice cuantas carpetas sean

necesarias, teniendo en cuenta que la foliación será consecutiva. Cada carpeta se

numerará así: si el expediente está conformado por 3 carpetas, se identificaran 1 de 3,

2 de 3 y 3 de 3.


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Las series documentales tales como Resoluciones, Actas, entre otros, se folian

consecutivamente hasta completar la capacidad de la carpeta aproximadamente 200

folios. Es recomendable no fraccionar las unidades documentales y la foliación se

realiza de manera independiente por cada carpeta.

Al numerar las Resoluciones, Actas y cualquier acto administrativo, tenga en cuenta que

al inicio de cada año, vuelve a empezar la numeración desde el N° 1.

5.6. Ordenación de Series, Expedientes y Tipos Documentales

Para la ordenación de series y sub-series documentales, expedientes y tipos documentales,

tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

Haga una distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de

estantería, enumerando de uno (1) en uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo y de

izquierda a derecha.

Distribuya las series documentales en las gavetas, atendiendo el orden de codificación

establecido, es decir; en forma ascendente, como se encuentran en las TRD. De igual

manera en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la

descripción de las series, sub-series y expedientes que allí se encuentran, así:

Es importante que para evitar labores adicionales al efectuar las transferencias

documentales, se numeren cada folio en el momento que se incorpore al expediente,

utilice lápiz de mina negra y escriba el número en el vértice superior derecho de cada

hoja. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en

la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la

transferencia.

01

110.01 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

110.01 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodríguez Eustacio

3- Vargas José A.

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodríguez Eustacio

Vargas José A.

Zapata Arturo


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5.7. Carpetas y Otras Unidades de Conservación

La documentación se debe almacenar y enviar en la unidad de conservación más adecuada

de acuerdo con sus características (carpetas doble tapa, cajas o fundas plásticas en caso de

disquetes, CDS, videos y similares).

No está permitido:

El uso de bolsas plásticas, pues este material favorece la humedad y se rompe con

facilidad poniendo en riesgo la documentación.

El uso de fólder AZ, deterioran la documentación y son más costosas. Es necesario que

al transferir las cambie a carpetas doble tapa.

5.8. Identificación de Carpetas

Las carpetas se identifican con el rótulo, que en caso de no estar pre impreso en la carpeta,

debe imprimirlo y adherirlo en la parte inferior derecha y ser diligenciado en su totalidad acorde

con la información suministrada en las TRD para cada una de las Unidades Productoras.

Toda carpeta debe identificarse tanto en los archivos de gestión, como en la documentación a

transferir, y los datos que se deben incluir son:

Código dependencia

Nombre de la dependencia

Código de la Serie Documental según TRD

Nombre de la serie documental

Nombre de la carpeta

Numero de folios

Fechas extremas, inicial y final.

El rótulo o guía descriptiva que el funcionario debe diligenciar sobre la carpeta en rótulo pre

impreso, lo puede realizar con lapicero de mina negra para que no se borre de manera pronta

la información.

Es importante que marque las carpetas de acuerdo con la codificación establecida en las TRD

y al interior de cada serie recuerde ubicar los tipos documentales según los principios de

procedencia y orden original. Adicionalmente marque en los estantes en la parte superior

derecha el contenido de cada gaveta con las series, sub-series y tipologías documentales.


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5.9. Ordenación de los Documentos

Al interior de cada carpeta u otra unidad de conservación, los documentos van ordenados

iniciando con el documento de fecha más antigua y el de fecha más reciente al final. El orden

de los documentos debe reflejar el trámite que los generó.

5.10. Foliación

Este procedimiento se hace por control, seguridad y transparencia:

Se debe numerar en la parte superior derecha del documento, usando lápiz de mina

negra blando, de tal forma que no afecte el texto del documento ni los posibles números

y/o sellos de radicación existentes.

Los números deben ser claros, no deberán tener enmendaduras, saltos, números

repetidos o con suplementos como A, bis o similares, ni documentos sin foliar; no es

necesario foliar hojas en blanco.

En caso de que los expedientes contengan más de una unidad de conservación, es

necesario foliar de manera continua todas las carpetas que conforman el expediente,

así: carpeta 1 del folio 1 al 200, carpeta 2, del folio 201 al 400, carpeta 3, del folio 401

al 600, y así sucesivamente. Adicionalmente las carpetas se numeraran de tal forma

que me permita identificar cuantas carpetas conforman el expediente, así: carpeta 1 de

3, carpeta 2 de 3, y carpeta 3 de 3.

Cuando se trate de Series o sub-series con tipos documentales simples - siempre y

cuando no tengan volúmenes o tomos de continuación- (Consecutivos de resoluciones,

consecutivos de comunicaciones oficiales, consecutivas de comprobantes, entre otros)

estos deben foliarse siempre iniciando desde el número uno (1) en cada carpeta y

terminando en menos de 200 folios.

En caso de existir publicaciones periódicas como revistas, folletos o similares que deban

ser conservadas por ser parte de un documento, se contarán como un folio, y se hará

la anotación en el campo de observaciones del Formato de Inventario Documental.


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Si se presentan errores en las foliaciones realizadas anteriormente con tinta, se anulará

el número de folio tachándolo mediante una línea transversal.

Con el fin de ampliar conceptos con respecto al proceso de foliación pueden remitirse a

la cartilla “Foliación en archivos”, disponible en la página web del Archivo General de la

Nación en la opción publicaciones.

5.11. Legajado de Documentos

El proceso de legajado de documentos debe estar diseñado de tal forma que no represente un impedimento para el ingreso de nuevos documentos, como es el caso de expedientes en trámite. Se legajan los documentos con el gancho hacia abajo, empezando por el documento más antiguo hasta el último o más reciente, de tal forma que al abrir la carpeta el primer documento que aparezca es el de fecha más antigua. Los documentos deben ser legajados de tal forma que se mantenga el sentido normal de lectura, es decir, con la cabecera del documento hacia el borde superior; si por el contrario, el formato del documento está en sentido horizontal, se debe legajar de tal forma que la cabecera del documento quede en la parte izquierda.

El legajado de documentos no debe afectar el contenido, es decir, que el texto no se debe ver

afectado por perforaciones.

Todos los documentos deben estar legajados con un gancho apropiado, preferiblemente se

debe usar ganchos plásticos en su totalidad.

No supere la capacidad de la carpeta (máximo 200 folios).

No se debe unir ganchos para dar más capacidad a las carpetas.

5.12. Documentos en Papel Térmico (Fax)

Los documentos recibidos por medio de fax que aún utilizan papel térmico y/o químico deben

ser fotocopiados, puesto que esta información tiende a desvanecerse en poco tiempo y

deteriorar los documentos junto a ellos.


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Es importante tener en cuenta que en este caso, los documentos objeto de transferencia serán

la fotocopias tomadas de los documentos en papel térmico y/o químico y estos serán

destruidos mediante proceso de picado sin necesidad de generar acta de destrucción pero

dejando anotación en el formato historial de expedientes.

5.13. Documentación en Otros Soportes

Los DVD, CD, etc. deben identificarse de forma adecuada mediante un rótulo que contenga

los siguientes datos:

El nombre de la dependencia.

Breve descripción del documento.

Especifique la extensión de los archivos contenidos cuando se requiera (.xls, .doc, .ppt,

jpeg, Acrobat, etc.).

Fecha.

De acuerdo a lo anterior la identificación debe realizarse según el siguiente modelo.

Evite el uso de nombres propios o genéricos para nominar los archivos, por ejemplo martha1,

carta, documento3 etc.


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5.14. Depuración

No se deben guardar documentos que son borradores, correcciones, duplicados innecesarios,

fotocopias de artículos de prensa y normatividad, que no se especifiquen como anexo de otro

documento.

Es necesario retirar los materiales extraños a los documentos, como son: ganchos, clips, notas

post-it, pestañas (en formas continuas), papel carbón y hojas en blanco que no sean guardas.

5.15. Localización y Control

Para localizar y controlar los documentos de archivo, es necesario actualizar continuamente

el Formato de Inventario Documental establecido por el COPNIA.

En la medida que se actualice periódicamente este formato, se evitará utilizar varias jornadas

para efectuar las transferencias y facilitará el control y consulta de la documentación.

5.16. Preservación y Conservación

Es necesario seguir las siguientes recomendaciones para evitar el deterioro de los

documentos:

Nunca escriba sobre los documentos, ya que de esta forma se altera el original y se

puede deteriorar si usa tinta.

Nunca fuerce el formato al legajarlo, este debe estar cómodo para que no se deteriore.

No permita que se doblen, arruguen, rompan, rasguen o manchen los documentos.

No almacene la documentación en sitios con humedad excesiva, sin ventilación o

expuestos a temperaturas elevadas o radiaciones ultravioleta.

Doble estrictamente cuando sea necesario.

Retire las pestañas y separe las hojas de las formas continuas.

Retire el papel carbón de las formas continuas y multicopias cuando existan.

Retire clips, post-it, notas y cualquier otro material ajeno al documento.

Evite el exceso de ganchos de cosedora y bandas de caucho, pues estos elementos

deterioran el documento.

En caso de ser necesario la utilización de ganchos de cosedora, utilice una pestaña de

papel que ayude a conservar el documento.

En caso de existir documentos pequeños y numerosos, de tamaño menor a media carta;

péguelos en una hoja en blanco con Colbón, y la foliación se le hará a la respectiva hoja

sin importar la cantidad de documentos pequeños que se peguen allí.


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5.17. Observaciones Generales para Series y Sub-Series

Con relación a las versiones de la Tabla de Retención Documental del COPNIA, se

aclara que una vez revisada la normatividad del AGN en reunión con el grupo técnico

de esa entidad, se estableció que la versión de las tablas de retención que se

presentaron para convalidación se convertiría en la primera versión de las TRD del

COPNIA, pero los ajustes y modificaciones realizadas se registraran debidamente en el

control de cambios de dicho documento; la fecha de aplicación de este documento en

la entidad debe ser el de la última reestructuración de la entidad, es decir el 29 de

Octubre de 2012.

Por tal razón, toda la entidad deberá adecuar los archivos de las vigencias 2013 en

adelante a lo definido en la TRD vigente. Esto se refiere a los documentos generados a

partir del 1 de enero de 2013. No deben reprocesar lo que se encuentre ya archivado,

ya que no se contempló que dicha acción fuera realizada por parte de la Unidad

Productora.

El archivo de Gestión de la oficina deberá atender la organización planteada por la TRD,

por lo tanto, las series documentales que se suprimieron o aquellos documentos que

correspondan a periodos de tiempo fuera de los años cubiertos en la Tabla son sujetos

de ser transferidos al archivo Central de acuerdo con el proyecto de intervención de

fondo acumulado mediante la aplicación las TVD, del cual se estará informando con

posterioridad.

La carpeta es el medio de conservación seleccionado para todas las series

documentales, por lo tanto, se deberán identificar las cantidades de éstas, así como los

ganchos plásticos que se requieren con el fin de realizar la requisición correspondiente

al Área Administrativa en su proceso de Almacén y Servicios Generales. Cabe resaltar

que no se volverán a utilizar AZ ni empastes en los archivos oficiales del COPNIA.

Puesto que el concepto de archivo adoptado es el de un esquema integral, desde el

mismo momento de la generación de documentos, deberá atenderse las

recomendaciones y cuidados solicitados para el adecuado manejo de los mismos. Por

lo tanto, si no se remiten los documentos acorde con las instrucciones establecidas, se

devolverán a las Áreas o Seccionales correspondientes.

Los siguientes campos fueron suprimidos del formato de Tabla de Retención Documental:


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Responsable de la recopilación: Atendiendo lo que se encuentra establecido en el

Manual de Control de Registros y Archivo, la responsabilidad de la documentación se encuentra en cabeza del Secretario Seccional, Directivos y Profesionales de Gestión, por lo tanto son dichos funcionarios quién debe coordinar y distribuir las actividades relacionadas dentro de los colaboradores de las Áreas y Seccionales.

Almacenamiento (medio y lugar): De acuerdo con lo establecido al inicio de ésta

comunicación, el medio de conservación genérico para todos los documentos es la carpeta legajadora o las tapas laterales con pestaña si es en físico. El lugar de conservación sigue siendo el archivador correspondiente.

Indicador de búsqueda: Atendiendo los principios archivísticos, los tipos

documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA: Se debe verificar la presencia de expedientes de matrícula e inscripciones de profesiones no competencia y si se determina que existen documentos que correspondan, se debe informar a la sede Nacional para coordinar las actividades de traslado para remitirlos o conservarlos según sea el caso.

TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR: Se deberán seguir conservando en las mismas condiciones. Variará el tiempo de retención en el Seccional el cual pasará a ser de 5 años y posteriormente se remitirá a la sede Nacional para su disposición final, caso en el cual se tomará como base la fecha de aprobación de Matrícula y para reposiciones o duplicados, el tiempo se cuenta a partir de la fecha de radicación de la solitud de reposición por parte del usuario.

5.18. Observaciones Específicas Para Series y Sub-Series

ÁREA CÓDIGO

AREA COD

SERIE SERIE

COD SUBSERI

E SUBSERIE PROCEDIMIENTO

DIRECCION GENERAL

1000 01 ACTAS 09

Actas de Consejo Nacional

Esta Subserie documental se genera con base en la Ley 842 de 2003 y refleja el carácter dispositivo de actividades misionales conformando así parte de la memoria del COPNIA. Incluye los documentos relativos a Elección de representantes y contactos con otras agremiaciones o Consejos profesionales.


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Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

DIRECCION GENERAL

1000 19 INFORMES 06

Informes de Gestión Internos

Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, estos informes consolidan la gestión de las áreas que reportan a la Dirección General. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.

DIRECCION GENERAL

1000 20

INSTRUCCIONES INTERNAS Y CIRCULARES

Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos y toma de decisiones del COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

DIRECCION GENERAL

1000 33

RELACIONES INSTITUCIONALES

Esta Subserie documental conforma parte de la memoria institucional y es evidencia de las relaciones institucionales que desarrolla la entidad en desarrollo de sus funciones. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


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DIRECCION GENERAL

1000 35 RESOLUCIONES

01 Resoluciones Nacionales

Esta Subserie documental se genera con base en la Ley 842 de 2003 y refleja el carácter dispositivo de actividades misionales conformando así parte de la memoria del COPNIA y conforma parte de la memoria corporativa. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

AREA DE PLANEACIÓN Y COMUNICACION

ES

1001 01 ACTAS 04

Actas de Comité de Comunicaciones

Esta subserie documental es generada con base en la Resolución Nacional 133 de 2015, reflejan la toma de decisiones institucionales, por lo cual conforman parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


ES

1001 17

GESTION DE IMAGEN INSTITUCIONAL

Esta serie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


ES

1001 19 INFORMES 06


Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de los documentos teniendo en cuenta que el reporte de la gestión de esta


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área estará consolidado en el Informe de la Dirección General.


ES

1001 27

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Esta Serie refleja el seguimiento realizado a las peticiones, quejas y reclamos durante un periodo. Una vez cumplido el tiempo de retención se conservara imágenes digitalizadas del 100% de las peticiones relacionadas con consulta de normatividad, conceptos jurídicos y validación, verificación y actualización de registros Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, los documentos en soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


ES

1001 28 PLANES 01 Plan Anticorrupción

Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA. Conforme lo establece la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012 El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


ES

1001 28 PLANES 03

Plan de Comunicaciones

Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


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ES

1001 #N/A PROGRAMAS 04 Plan de Divulgación

Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


ES

1001 28 PLANES 06 Plan Estratégico

Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo de actividades misionales, conformando así parte de la memoria del COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


ES

1001 30 PROGRAMAS 06

Programas de Desarrollo Institucional

Documento estratégico de la Entidad, conservación Total por su valor histórico. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.

AREA DE REGISTRO

1002 34 REPORTES 02

Reporte de egresados segunda Instancia

Subserie de apoyo a los procesos misionales del COPNIA, de acuerdo al Art. 10 de la Ley 842 de 2003, es obligación de las instituciones educativas remitir reportes de egresados tanto a la sede Nacional como al Consejo Seccional de la jurisdicción, por lo tanto la información de esta serie se encuentra en el Sistema de Información, su tipología es material de apoyo para la gestión del área, por lo que es de constante consulta. Una vez cumplido el periodo


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de retención en archivo de gestión, el soporte papel se conserva totalmente y se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

AREA DE REGISTRO

1002 34 REPORTES 04

Reporte de Personalización y Control de Tarjeta

Subserie documental con valores administrativos, de apoyo a la gestión que registra y controla la elaboración de personalización de tarjetas y reportes de producción. Una vez cumplido el tiempo de retención se eliminarán los documentos puesto que pasados 5 años dichos reportes no tiene incidencia en el procedimiento puesto que los datos relevantes de esta Subserie se consolidan en la base de datos del Registro Nacional.

AREA DE REGISTRO

1002 16 ESTUDIOS 03

Estudios de Profesiones Competencia / No Competencia

Subserie que permite identificar las profesiones competencia del COPNIA para el otorgamiento de las matriculas, información vital que refleja lo misional del Consejo, generan valor secundario de carácter histórico por lo tanto cumplidos los tiempos de retención conservar totalmente, Ley 842 de 2003. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se conserva totalmente y se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


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AREA DE SISTEMAS

1003 13 COPIAS DE SEGURIDAD

Serie Documental con valores administrativos que se deben eliminar una vez termine su periodo en el Archivo Central dado que la información está en cada dependencia o área al ser copias de seguridad Incremental, aplicar procedimiento SI-pr-05. Las copias se actualizan constantemente por lo que dicha información queda obsoleta y es reemplazada por la más reciente.

AREA DE SISTEMAS

1003 18 HISTORIAS 01 Historias de Aplicaciones

Subserie documental de valor administrativo control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención se seleccionan las historias de aplicaciones que gestionan información de los procesos misionales de la entidad, el restante no seleccionado se elimina puesto que después de 10 años se presentan nuevas versiones que hacen obsoletas las actuales.

AREA DE SISTEMAS

1003 19 INFORMES 02

Informes de Auditorías de Sistemas

Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General. Se aplica procedimiento SI-pr-03 Auditorías Internas para su gestión.

AREA DE SISTEMAS

1003 28 PLANES 07

Plan de Contingencia y Seguridad de la

Información (Repositorio Institucional)

Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, su gestión se desarrolla con base en los lineamientos del SI-mp-


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01 Manual de Seguridad de la Información. El soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.

AREA DE CALIDAD

1004 01 ACTAS 03

Actas de Comité de Calidad

Esta subserie documental es generada con base en la norma ISO 9001 y la NTCGP1000 reflejan la toma de decisiones institucionales, por lo cual conforman parte de la memoria del COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo de gestión, llevar a imagen como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente.

AREA DE CALIDAD

1004 11

CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades misionales y de apoyo, conformando así parte de la memoria del COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo Central, llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente.


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AREA DE CALIDAD

1004 03 AUDITORIAS 01

Auditorías externas

Sistema de Gestión de

Calidad

Subserie con valores secundarios teniendo en cuenta que evidencia el proceso de certificación y recertificación en calidad que la Entidad llevó a cabo, por lo cual es necesario conservar totalmente como memoria de la Entidad. Una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente no se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.

AREA DE CALIDAD

1004 03 AUDITORIAS 02 Auditorías Internas SGC

Una vez cerradas las no conformidades o los hallazgos se debe conservar 3 años en Archivo de gestión para efectos de cumplimientos de hallazgos o no conformidades de auditorías pasadas. Posterior a esto, se debe eliminar la documentación según procedimiento. Los documentos reflejan la situación específica de un proceso y las condiciones son dinámicas sobre el cual si es pertinente se toman las acciones en el mismo momento, posterior al tiempo de retención se seleccionará una muestra representativa para la historia, del 10% de las Auditorias que hayan generado Plan de Mejoramiento, las otras auditorias serán eliminadas por perdida de vigencia. Puede servir de prueba ante situaciones que deriven en acciones disciplinarias internas.


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SECRETARIA SECCIONAL

01 ACTAS 10

Actas de Consejo Seccional

Subserie generada de la reunión del Consejo Seccional en la cual se tratan temas administrativos, disciplinarios y de aprobación o denegación de matrículas en primera instancia, es un documento misional de carácter histórico que genera valores secundarios. Cumplido el tiempo de retención en Archivo de Gestión Digitalizar como mecanismo de respaldo y conservar totalmente conforme lo establece la Ley 842 de 2003.


09

CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

03

Comunicaciones Externas Unidad Seccional

Comunicaciones generadas a otras entidades o personas naturales, se refleja en esta el cumplimiento de las funciones de las Secretarias Seccionales del COPNIA, son de valor administrativo y de control, se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (4) en Archivo Central por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormente se elimina dado que el soporte original de la información se distribuye en cada dependencia en cumplimiento de o área de acuerdo al cumplimiento de sus funciones.


09


04

Comunicaciones Internas Unidad Seccional

Comunicaciones generadas entre áreas y funcionarios del COPNIA, son de valor administrativo y de control, se refleja en esta el cumplimiento de las funciones de las Secretarias Seccionales, se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (4) en Archivo Central por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000.Posteriormente se elimina dado que el soporte original de la información se


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distribuye en cada dependencia en cumplimiento de o área de acuerdo al cumplimiento de sus funciones.


12 CONVENIOS 02

Convenios de Cooperación Interinstitucional

Acuerdos de colaboración con Instituciones Educativas, tiene valores secundarios fuente para la investigación, cultura e historia de los mecanismos de divulgación de la Entidad. Una vez cumplido el periodo de retención, llevar a imagen como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente.


28 PLANES 09

Planes de Inspección Control y Vigilancia

Subserie documental de valor legal que es generada en el marco de la Ley 842 de 2003, las Secretarias Seccionales establecen estrategias consolidadas en planes que permiten generar acciones de inspección, divulgación y control del ejercicio autorizado de la ingeniería. Es una actividad permanente y repetitiva que debe realizar el COPNIA por lo que pasados los tiempos de retención, la información reportada pierde validez y actualidad y además el resultado se consolida en el informe final del plan de divulgación que conserva el Área de Planeación y Comunicaciones, se elimina cumplido el tiempo de retención pues no genera valores secundarios para la entidad.


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29 PROCESOS 01

Procesos de Denuncias Penales, Policía, Procuraduría

Subserie documental con valores jurídicos y legales que corresponde a las denuncias instauradas por el COPNIA ante entidades de control y de policía, relacionadas con el reporte a personas que además de violar el código de ética, evidencien un ejercicio no autorizado de la profesión o realicen actos que deban ser conocidos por las autoridades ordinarias competentes, situación de la cual extralimite las funciones del Consejo. Los expedientes completos de dichas denuncias se encuentran en las oficinas judiciales quienes tienen la función de garantizar su cumplimiento, de acuerdo al artículo 16 de la ley 842 de 2003, por lo cual una vez cumplidos sus tiempos de retención se procederá a su eliminación.


29 PROCESOS 03

Procesos Disciplinarios Ético Profesionales

Esta subserie documental referente a los Procesos Disciplinarios adelantados a quienes ejercen o faltan a los deberes en ámbito de la Ingeniería, se seleccionara el 100% de los procesos disciplinarios que tengan sanción porque aportan al conocimiento de un aspecto central de la función del COPNIA, desde la perspectiva de la investigación sobre las formas de control que adopta la administración y sobre los objetos punibles y característicos de la indagación asociada a la investigación disciplinaria en concordancia con la Ley 842 de 2003, Artículos 60 al 77. La información no seleccionada se elimina cumplidos los 20 años de retención puesto que es tiempo mínimo de la


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prescripción penal relacionados con delitos asociados al desarrollo de procesos disciplinarios.


34 REPORTES 01

Reporte de Egresados Primera Instancia

Subserie de apoyo a los procesos misionales del COPNIA, de acuerdo al Art. 10 de la Ley 842 de 2003, es obligación de las instituciones educativas remitir reportes de egresados tanto a la sede Nacional como al Consejo Seccional de la jurisdicción, por lo tanto la información de esta serie se encuentra en el Sistema de Información, su tipología es material de apoyo para la gestión del area, por lo que es de constante consulta. Se debe digitalizar antes de ser trasferido para conservación del Archivo Central.


32 REGISTROS 03

Registros de Solicitudes Denegadas o Sin finalizar el Proceso

Esta subserie de valor administrativo refleja los procesos que por cualquier razón no son aprobados por el Consejo y por ende no obtienen su correspondiente inscripción en el registro Nacional. La evidencia de la denegación puede ser reconstruida a través de las Resoluciones nacional y Seccional con ello pierde su carácter histórico para la Entidad, y por ende cumplido el tiempo de retención se elimina.


32 REGISTROS 04

Registros Profesionales de Afines

Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 Titulo II Capítulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21, Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de los expedientes e inicio de los tiempos de retención se entenderá a partir de 80 años


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posterior a la radicación del documento por parte del usuario. Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo de Gestión se digitaliza como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente.


32 REGISTROS 05

Registros Profesionales de Auxiliares de la Ingeniería

Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 Titulo II Capítulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21, Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de los expedientes e inicio de los tiempos de retención se entenderá a partir de 80 años posterior a la radicación del documento por parte del usuario. Una vez cumplido el periodo de retención, se digitaliza como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente


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32 REGISTROS 06

Registros Profesionales de Ingenieros

Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 Titulo II Capítulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21, Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de los expedientes e inicio de los tiempos de retención se entenderá a partir de 80 años posterior a la radicación del documento por parte del usuario. Una vez cumplido el periodo de retención, se digitaliza como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente


32 REGISTROS 07

Registros Profesionales de Maestros de Obras

Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003 Titulo II Capítulo I Artículos 6 al 11, Capitulo II, Artículo 13 al 21, Titulo III Artículo 24 al 26, Artículos 27 y 28. El cierre de los expedientes e inicio de los tiempos de retención se entenderá a partir de 80 años posterior a la radicación del documento por parte del usuario.


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35 RESOLUCIONES

02 Resoluciones Seccionales

Esta subserie documental misional conforma parte de la memoria corporativa del COPNIA en concordancia con la Ley 842 de 2003, Artículos 26 literal h y 69. Una vez cumplido el periodo de retención en Archivo de Gestión, se digitaliza como copia de seguridad para facilitar su consulta y se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente


1100 01 ACTAS 02

Actas de Comité Coordinador del Sistema de Control Interno

Documentos con carácter probatorio y con valores secundarios, refleja el Control Interno realizado a la entidad en procura de la transparencia de sus actividades, fuente de reconstrucción histórica y cultural. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


1100 03 AUDITORIAS 03 Auditorías Externas

Se seleccionará una muestra representativa para la historia, del 100% de las Auditorias que hayan generado Plan de Mejoramiento. Se elimina lo no seleccionado por perdida de vigencia de dichas auditorias


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1100 03 AUDITORIAS 04 Auditorías Internas

Se seleccionará una muestra representativa para la historia, del 100% de las Auditorias que hayan generado Plan de Mejoramiento. Se elimina lo no seleccionado por perdida de vigencia de dichas auditorias


1100 19 INFORMES 05

Informes de Gestión Externos

Subserie documental de valor probatorio respecto al procedimiento de control interno de la entidad y reporte de su gestión frene a organismos de control. (Decreto 2145 de 1999) Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


1100 19 INFORMES 06


Subserie documental de valor probatorio respecto al procedimiento de control interno de la entidad. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


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SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA 1200 01 ACTAS 01

Actas de Comité Coordinador

Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, en cumplimiento de la Ley 842 de 2003, La subserie se considera de valor histórico, ya que permite realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos para evidenciar el desarrollo institucional. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA 1200 19 INFORMES 06


Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, estos informes consolidan la gestión de las áreas que reportan a la Subdirección, llevarlos a imagen como copia de seguridad, para facilitar su consulta, y transferir al archivo Histórico para conservar permanentemente. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


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AREA ADMINISTRATIVA

1201 01 ACTAS 08

Actas de Comité Interno de Archivo

La subserie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas relativas a la Gestión Documental de la Entidad. Subserie documental generada con base en lo dispuesto en el decreto 2578 de 2012, decreto 1080 del 25 de mayo de 2015 y la resolución 1767 del 26 de noviembre 2014 por medio de la cual se crea el comité Interno de Archivo del COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 04 BIENES INMUEBLES

01

Gestión de Bienes Inmuebles

Subserie documental que es testimonio del apoyo a los procesos y procedimientos de administración de propiedades del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación teniendo en cuenta que la información prescribe legalmente.


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AREA ADMINISTRATIVA

1201 04 BIENES INMUEBLES

02

Historial de Bienes Inmuebles

Esta subserie documental hace parte de la historia y memoria del COPNIA puesto que reúne los títulos de propiedad de los inmuebles adquiridos por el COPNIA para el desarrollo de sus funciones, el soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 09


01

Comunicaciones Externas Unidad Nacional

Comunicaciones generadas a otras entidades o personas naturales, se refleja en esta el cumplimiento de las funciones de la Sede Nacional del COPNIA son de valor administrativo y de control, se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (4) en Archivo Central por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormente se elimina dado que el soporte original de la información se distribuye en cada dependencia en cumplimiento de o área de acuerdo al cumplimiento de sus funciones.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 09


02

Comunicaciones Internas Unidad Nacional

Comunicaciones generadas entre áreas y funcionarios del COPNIA, se refleja en esta el cumplimiento de las funciones de cada área o dirección, son de valor administrativo y de control, se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y (4) en Archivo Central por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Posteriormente se elimina dado que el soporte original de la información se distribuye en cada dependencia en cumplimiento de o área de acuerdo al cumplimiento de sus funciones.


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AREA ADMINISTRATIVA

1201 21 INVENTARIOS 01 Inventarios de Activos

Subserie documental de valor administrativo, evidencia de la verificación cuantitativa y cualitativa de los activos que se encuentran en las instalaciones del COPNIA. Cumplido el tiempo de retención en archivo central se elimina de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa y además se encuentra consolidadas en los informes contables y en las historias laborales a escala individual en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 21 INVENTARIOS 02

Inventarios de Bienes de Consumo

Subserie documental de valor administrativo, evidencia de la verificación cuantitativa y cualitativa de los bienes de consumo que se encuentran en las instalaciones del COPNIA. Cumplido el tiempo de retención en archivo central se elimina de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa y además se encuentra consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 21 INVENTARIOS 03 Inventarios Documentales

Esta subserie documental es una herramienta para facilitar el acceso a la información. Deben ser permanentemente actualizados de acuerdo con las necesidades. Estos documentos sirven como soporte para la investigación histórica. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


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AREA ADMINISTRATIVA

1201 23

MOVIMIENTOS DE ALMACÉN

01 Notas de Bajas

Esta subserie refleja los movimientos diarios de los bienes de Almacén siendo soporte de la contabilidad del COPNIA, una vez cumplido el tiempo de retención en archivo central se elimina de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa y contable, además se encuentra consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 23


02 Notas de Entradas

Esta Subserie refleja los movimientos diarios de los bienes de Almacén siendo soporte de la contabilidad del COPNIA, una vez cumplido el tiempo de retención en archivo central se elimina de acuerdo a la prescripción de vigencia administrativa y contable, además se encuentra consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 23


03 Notas de Salidas



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AREA ADMINISTRATIVA

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04 Notas de Traslados


AREA ADMINISTRATIVA

1201 28 PLANES 05

Plan de Transferencias Documentales

Subserie documental que refleja los movimientos y aplicaciones de tiempos de retención a los expedientes del COPNIA, por lo cual será conservada permanentemente. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización para facilitar la consulta.

AREA ADMINISTRATIVA


Programa de Gestión Documental

Esta Subserie documental refleja el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos del COPNIA, por lo cual será conservada permanentemente. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización para facilitar su consulta.


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AREA ADMINISTRATIVA


Programa de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Esta Subserie documental de valor administrativo apoya la función del mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles el cual se actualizará de manera permanente, una vez cumplida su retención proceder a la eliminación por perdida de vigencia de los reportes, programas e informes generados en esta subserie.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 30 PROGRAMAS 04 Programa de Seguros

Esta Subserie documental genera valores primarios, apoya la función de administrar y mantener vigentes y actualizadas las pólizas de amparo ante eventualidades que se relacionen con los bienes muebles e inmuebles y la gestión de los contratistas y servidores públicos del COPNIA y así minimizar riesgos relacionados. El programa consolida todas pólizas se actualizará de manera permanente y se configura dentro de los tiempos de vigencia consignados en el Código de Comercio (sección Seguros), por lo que una vez cumplida su retención proceder a la eliminación.

AREA ADMINISTRATIVA

1201 32 REGISTROS 01

Registros de Consulta y Préstamo de Documentos

Subserie documental únicamente de valor administrativo, se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia de la información registrada en la Subserie documental.


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AREA DE CONTABILIDAD

1202 01 ACTAS 07

Actas de Comité de Sostenibilidad Contable

Documentos con carácter probatorio y con valores secundarios, refleja el Control Interno realizado a la Entidad en procura de la transparencia de sus actividades, fuente de reconstrucción histórica y cultural, es creada en el marco de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y la Resolución Nacional 953 de 2014 del COPNIA por medio del cual se conforma el comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Publica del COPNIA. El soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


1202 06 COMPROBANTES

01

Comprobantes de Causación Cuentas por pagar

Subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia actividades financieras y económicas en cuanto a causaciones del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se elimina porque esta información no posee valor secundario para la entidad, y además se encuentran consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.


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02

Comprobantes de Cierre Contable

Esta subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia actividades financieras y económicas de cierre contable del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se elimina porque esta información no posee valor secundario para la entidad, y además se encuentran consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.



04

Comprobantes de Reembolsos y Cierre de Caja Menor

Esta subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia actividades financieras y económicas de cierre contable del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se elimina porque esta información no posee valor secundario para la entidad, y además se encuentran consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005 y Código de Comercio artículos 48, 49 y 54.


1202 14

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

01

Declaraciones de Retención de Industria y Comercio I.C.A.

Esta subserie documental de valor administrativo, Legal y contable, evidencia actividades financieras y económicas de cierre contable del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se elimina porque esta información no posee valor secundario para la entidad, y además se encuentra consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005 y Código de Comercio artículos 48, 49 y 54.


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1202 14

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

02

Declaraciones de Retención en la Fuente

Esta subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia actividades financieras y económicas de cierre contable del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se elimina porque esta información no posee valor secundario para la entidad, y además se encuentra consolidadas en los informes contables en concordancia con Ley 962 de 2005 y Código de Comercio artículos 48, 49 y 54 .


1202 15 ESTADOS FINANCIEROS

01 Balance General

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas en el balance general del COPNIA una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente, no se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.



02

Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto al estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.


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03

Estado de Cambios en el Patrimonio

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.



04 Estado Flujo de Caja

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto al flujo de caja, una vez cumplido el periodo de retención, se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.



05

Notas a los Estados Contables

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto a las notas a los estados contables, una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.


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1202 34 REPORTES 03

Reportes a la Contaduría General

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto a las notas a los estados contables, una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.


1202 19 INFORMES 05


Informe a ente externo, el cual es vía electrónica, de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación puesto que esta información se consolida en el Informe de la Dirección General.


1202 22 LIBROS CONTABLES

01 Libros Auxiliares

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto a informes de movimientos consolidados y análisis de saldos una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.


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02 Libros Diarios

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA reflejada en los libros diarios una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.



03 Libros Mayor y Balances

Subserie documental de valores primarios y secundarios, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA reflejada en los libros diarios una vez cumplido el periodo de retención, esta serie documental se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente. No se lleva a medio técnico puesto que su nivel de consulta es bajo.

AREA DE CONTRATACION

1203 10 CONTRATOS 01 Contratos de Arrendamiento

La subserie se constituye con valores legales y Jurídicos, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el


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término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 10 CONTRATOS 02 Contratos de Comodato

La subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 10 CONTRATOS 03 Contratos de Compraventa

La subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


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De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 10 CONTRATOS 04 Contratos de Consultoría

La Subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


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1203 10 CONTRATOS 05 Contratos de Interventoría



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1203 10 CONTRATOS 06 Contratos de Obra Pública



1203 10 CONTRATOS 07

Contratos de Prestación de Servicios

La subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y


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omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 10 CONTRATOS 08 Contratos de Seguros

La subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 10 CONTRATOS 09 Contratos de Suministro

La subserie se constituye con valores legales, los cuales prescriben después de 20 años desde la fecha del acta de liquidación, terminado el tiempo de retención se procederá a realizar la selección del 100% de aquellos contratos que superen la mayor cuantía de cada vigencia y el soporte papel de esta selección se llevará a medio técnico mediante el proceso de


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digitalización. De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos por lo que los documentos no seleccionados se eliminan.


1203 19 INFORMES 05


Subserie documental de valor administrativo y jurídico, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención se eliminarán los documentos puesto que esta información es consolidada en los entes de control correspondientes y su contenido es consolidado en el informe de la Dirección General.


1203 28 PLANES 02 Plan anual de Adquisiciones

Esta Subserie documental conforma el plan de adquisiciones para cada periodo, una vez cumplido el tiempo de retención proceder a la eliminación puesto que estos planes pierden vigencia y por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 en su artículo 55 " DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE


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RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. Donde dice que la acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.

AREA DE PRESUPUESTO

1204 05

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Serie documental de valor administrativo y legal, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA. Teniendo en cuenta que el Estatuto Orgánico de Presupuesto es tomado como un modelo de referencia para la operación, el certificado de disponibilidad presupuestal no constituye un requisito esencial para la asunción de un compromiso presupuestal. Una vez cumplido el periodo de retención se eliminarán los documentos por prescripción de la acción legal.

AREA DE PRESUPUESTO

1204 19 INFORMES 03

Informes de Ejecución Presupuestal

Subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en archivo Central se proceder a la eliminación de los documentos por prescripción de la acción legal y penal y en concordancia con la Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.


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AREA DE PRESUPUESTO

1204 19 INFORMES 05


Subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General.

AREA DE PRESUPUESTO

1204 25

OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención en archivo Central se proceder a la eliminación de los documentos por prescripción de la acción legal y penal.

AREA DE PRESUPUESTO

1204 31

PROYECTOS DE PRESUPUESTO

Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia actividades financieras y económicas en cuanto a las proyecciones presupuestales del COPNIA, el presupuesto final se encuentra consolidado en las Resoluciones Nacionales que fijan el presupuesto definitivo, por lo que una vez cumplido el periodo de retención se elimina.

AREA DE PRESUPUESTO

1204 32 REGISTROS 02 Registros Presupuestales

Subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, el presupuesto final se encuentra consolidado en la Resoluciones Nacionales y estos registros prescriben legal y penalmente por lo que una vez cumplido el periodo de retención la serie se elimina y en concordancia con la Ley 962 de 2005, Artículos 48, 49 y 54 del Código de Comercio.


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AREA DE TALENTO HUMANO

1205 01 ACTAS 06

Actas de Comité de Convivencia Laboral

Subserie Documental de carácter confidencial, de Conservación Total. Es creada en el marco de la Ley 1010 del 23 de enero de 2006 y la Resolución Nacional 427 de 2013 por medio del cual se conforma y pone en funcionamiento el comité de convivencia para el COPNIA. Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


1205 02

APORTES AL SISTEMA GENERAL EN SEGURIDAD SOCIAL

Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal y penal, evidencia las posibles reclamaciones de los derechos laborales, (reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensiónales, cálculos actuariales, sustituciones pensiónales, cesantías, entre otros). Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se realiza el proceso de eliminación de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo artículo 264.


1205 18 HISTORIAS 02 Historias Laborales

Esta Serie documental de valor administrativo jurídico, legal y penal, evidencia las posibles reclamaciones de los derechos laborales, (reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensiónales, cálculos actuariales, sustituciones pensiónales, entre otros) de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo artículo 264. Se realizará una muestra del 100% de los funcionarios de cargos del nivel directivo porque en dichos cargos se toman actuaciones de toma de decisiones.


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Una vez cumplido el periodo de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


1205 24 NÓMINA

Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal y penal, evidencia de posibles reclamaciones de los derechos laborales de los funcionarios del COPNIA, cumplidos los tiempos de retención y una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se realiza el proceso de eliminación, de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo artículo 264.


1205 28 PLANES 08

Plan Institucional de Capacitación

Esta subserie de valor administrativo, legal y jurídico incluye políticas y estrategias de capacitación para los funcionarios del COPNIA, es de ejecución anual y su desarrollo queda registrado en el informe de gestión de la Dirección General, dando cumplimiento del Plan Anual de Bienestar, el cual fue aprobado mediante resolución No. 1968 del 15 de Diciembre de 2011 por lo cual una vez cumplido el tiempo de retención se eliminaran los documentos.


1205 16 ESTUDIOS 02

Estudios de Planta de Personal

Esta Serie documental tiene valores administrativo, jurídico, legal y penal. Evidencia de los estudios y decisiones tomadas para la reestructuración de plantas de personal, cambios o modificaciones en la estructura orgánica, manual de funciones, requisitos de los mismos y la planta de personal. Una vez cumplido el periodo


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de retención en archivo de gestión, el soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización.


1205 29 PROCESOS 05

Procesos de Selección de Personal

Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA en cuanto a la selección de personal, una vez cumplido el periodo de retención estos procesos pierden vigencia para el procedimiento por lo cual se procede a la eliminación puesto que los procesos de selección de los funcionarios contratados se conserva en la historia laboral.


1205 30 PROGRAMAS 01 Programa de Bienestar Social

Esta subserie corresponde a programas sobre el bienestar social, de acuerdo a la resolución interna No. 1968 del 15 de Diciembre de 2011.es de ejecución anual y su desarrollo queda registrado en el informe de gestión de la Dirección General, dando cumplimiento del Plan Anual de Bienestar. Por lo cual una vez cumplido los tiempos de retención se elimina.



Programa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo

Subserie documental que se actualiza anualmente porque es un programa de trabajo que mide la seguridad y la salud del empleado de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Art. 12 del Decreto 1443/ 2014. Una vez se cumplan los tiempos de retención establecidos, se procede a eliminar teniendo en cuenta que las incidencias presentadas con los trabajadores se registra y conserva en la Historia Laboral de cada funcionario.


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AREA DE TESORERIA


03 Comprobantes de Egreso

Subserie documental con valores administrativos, legales y contables, Soporte de pagos entre bancos, proveedores y pagos de Nómina y seguridad social, la información original es conservada en los Estados Financieros, en la serie de nómina y aportes. Una vez cumplido el período de retención se eliminarán los documentos, conforme lo establece la ley 962 de 2005, articulo 28 que hace mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio y por la prescripción de deuda que sucede a los 5 años por lo tanto pasado el tiempo total de retención no hay lugar a reclamaciones. Ley 791 de 2003.

AREA DE TESORERIA

1206 08

CONCILIACIONES FINANCIERAS

01 Conciliación Bancaria

Esta subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA por medio de conciliaciones bancarias, una vez cumplido el período de retención se eliminarán los documentos conforme lo establece la ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.

AREA DE TESORERIA

1206 08

CONCILIACIONES FINANCIERAS

02 Conciliación de Ingresos

Esta subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia todas las actividades financieras y económicas del COPNIA, una vez cumplido el período de retención se eliminarán los documentos conforme lo establece la ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.


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AREA DE TESORERIA

1206 12 CONVENIOS 01 Convenios Bancarios

Subserie documental de valor administrativo y contable, evidencia las actividades financieras y económicas del COPNIA en cuanto a convenios bancarios, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de los documentos físicos, Solo identifica aspectos comerciales que se acordaron en un momento específico por lo que no genera valores secundarios. Una vez cumplido el período de retención se eliminarán los documentos conforme lo establece la ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.

AREA DE TESORERIA

1206 19 INFORMES 04

Informes de Estados de Bancos

Estas subseries documentales de valor administrativo y contable, evidencia las actuaciones de la Tesorería del COPNIA, si se necesita reconstruir información de bancos se puede solicitar información a la entidad financiera por lo tanto no generan valores secundarios. Una vez cumplido el período de retención se eliminarán los documentos conforme lo establece la ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.

AREA DE TESORERIA

1206 16 ESTUDIOS 01

Estudios de Inversiones y Titulo Valor

Subserie documental con valores primarios y secundarios, fuente histórica para trazabilidad de manejo financiero de la entidad de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 619 del Código de Comercio. Una vez cumplido el periodo de retención se transfiere al archivo Histórico para ser conservada permanentemente.


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SUBDIRECCION JURIDICA

1300 01 ACTAS 05 Actas de comité de conciliación

Esta subserie documental es generada con lo dispuesto en el artículo 75 d ella ley 446 de 1998, reglamentada por el decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009 y la resolución interna 88 del 18 de enero de 2013, Tiene consideración especial frente a los demás comités puesto que una vez cumplido el periodo de retención se eliminarán los documentos físicos y/o electrónicos. Las decisiones pierden vigencia y además esta información se consolida y se conserva en el sistema EKOGUI el cual está permanentemente disponible.


1300 07 CONCEPTOS JURÍDICOS

Serie documental de valor administrativo, testimonio o prueba de apoyo a los procesos y procedimientos del COPNIA, teniendo en cuenta que el concepto estará en el expediente al que apoye jurídicamente con respecto a alguna decisión de la entidad. El soporte papel se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización al momento de generar y firmar el documento.


1300 19 INFORMES 01

Informes de conciliación y Secretaria Técnica

Estas subserie documentales de valor administrativo y contable, evidencia las actuaciones de la Secretaria Técnica del COPNIA, al no generar valores secundarios y puesto que esta información se consolida y administra en el sistema de información externo EKOGUI, una vez cumplido el período de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido.


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1300 26 PERMISOS TEMPORALES

Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional de acuerdo a la ley 842 de 2003, conformando así parte de la memoria del COPNIA por lo cual tiene valores secundarios. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


1300 29 PROCESOS 02

Procesos de Investigaciones Internas Disciplinarias

Esta Subserie documental referente a los Procesos Disciplinarios adelantados a funcionarios de la entidad, en su actuar conforme lo establecido en el Código Único Disciplinario. Conformado como parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central.


1300 29 PROCESOS 04

Procesos Judiciales y Extrajudiciales

Esta subserie documental referente a los Procesos Disciplinarios adelantados a funcionarios de la entidad, en su actuar conforme lo establecido en el Código Único Disciplinario. Conformado como parte de la memoria del COPNIA. El soporte papel de esta Subserie se llevará a medio técnico mediante el proceso de digitalización en el segundo año de retención de los documentos en archivo central para facilitar su consulta.


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5.19. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE REGISTROS DE MATRÍCULA

5.20. Criterios para Expedientes Físicos

De acuerdo a la actualización realizada por el Comité de Archivo a las TRD, se modifica la denominación “expedientes de matrícula” por “registros de matrícula” en concordancia con concepto expedido por el Archivo General de la Nación. El Área de Registro, hasta tanto se sigan generando registros de matrícula físicos, continuará remitiendo dichos documentos a cada Seccional de competencia, como se realiza a la fecha, para que sea desde allí que se organicen conforme con las siguientes instrucciones, las cuales son aplicables para los documentos generados a partir del 01/01/2013 o a aquellos no procesados a la fecha de emisión de este documento: Los registros de matrícula generados estarán abiertos 80 años a partir de la solicitud de matrícula realizada por el usuario, pero con el fin de evitar problemas de espacio por la acumulación de registros de matrícula en los Seccionales, estos serán entregados a Archivo Central al año de haber sido radicada la solicitud por el usuario. Archivo Central tendrá la custodia de los mismos pero se entenderán en archivo de gestión con el fin de que los Seccionales puedan alimentar los registros y realizar consultas de los mismos; los tiempos de retención y disposiciones establecidas en la TRD empezarán a regir una vez finalizados estos 80 años. En cada carpeta, se deben incluir varios registros de matrícula consecutivos, los cuales en su conjunto, no deben superar el tope promedio de 120 folios por unidad, cantidad que se acordó con el fin de provisionar una reserva de espacio contemplando un crecimiento natural de documentos, de acuerdo con datos históricos, el cual no debe superar los 200 folios que es el estándar para toda la documentación. Para el anterior proceso es importante tener en cuenta lo siguiente: Los registros de matrícula que no han sido procesados deben ser organizados en carpetas 4 aletas y transferidos en cajas X 200. Los registros de matrícula que ya han sido procesados se conservarán en carpetas celuguias debidamente identificadas y posteriormente el Área Administrativa en su proceso de Gestión Documental, desarrollará un programa de capacitación de creación y gestión de expedientes documentales generados física y digitalmente con el fin de gestionar estas transferencias a través del módulo de administración de transferencias del sistema de Gestión Documental.


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- Cada registro de matrícula por profesional debe tener foliación independiente de 1 a n (la cual debe ser asignada en el extremo superior derecho del documento, conforme lo establece el Procedimiento de Control de Registros y Archivo.)

- La ordenación invisible es por los últimos 6 dígitos de la matrícula, por ejemplo en la

matrícula 25202-255151, el número base es 255151

- Teniendo en cuenta el ítem anterior y que el consecutivo es Nacional, los registros de matrícula a incluir en cada carpeta NO debe abarcar saltos, por ejemplo si se tienen los consecutivos 255151, 255152, 255153 y salta al 255190, 255191, 255192 y así sucesivamente, únicamente se deben agrupar en una carpeta los consecutivos 255151 al 255153 y en otra del 255190 en adelante (siempre teniendo presente el tope fijado de folios por unidad).

- Teniendo en cuenta que el Área de Registro dejó de colocar la etiqueta con el número de matrícula o de certificado de inscripción, cuando se desconozca éste número o no se tenga a la mano dicha información, los expedientes deber ser archivados conforme se encuentran en la Resolución Seccional, es decir de forma consecutiva como lo establece la directriz general establecida en el anterior ítem.

- De igual forma, teniendo en cuenta que a la fecha existen expedientes de Registros de Matrículas e Inscripciones que fueron remitidos con doble copia del documento de identidad y del formulario, se informa que éstos no hacen parte del expediente, por lo que deben ser retirados para eliminación simple por tratarse de documentos de apoyo.

- Para cada expediente los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, los cuales se ubican tipo libro.

- Para los expedientes anteriores a la entrada en funcionamiento del proceso en el módulo de Invesflow, el desprendible físico de entrega se archivará en el respectivo expediente; sin embargo, para aquellos posteriores, la prueba de la entrega se conservará únicamente en forma digital en el registro del expediente virtual, conforme el procedimiento que se adopte para el trámite de matrículas.

- Es importante resaltar que aquellos documentos que ya han sido procesados conforme a instrucciones emitidas con anterioridad, no deben ser reprocesados, si ya se le ha aplicado el tratamiento documental que fue ordenado en su momento. No obstante, debe dejarse la anotación correspondiente en el “formato de inventario y transferencia” al momento de su traslado al archivo central.

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Acta numero 001

Noviembre 18 5

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

200-02-08

ACTAS

folios_____________

Fecha Inicial;------------------

Fecha Final: -----------------


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- Se aclara que si bien la TRD publicada señala que en cada expediente de “Registro de Matrículas e Inscripciones” debe reposar copia de la Resoluciones de otorgamiento de las mismas, el Comité Interno de Archivo del COPNIA, autorizó excepcionalmente que en los expedientes que se hayan generado hasta la fecha de entrada en funcionamiento del módulo de matrículas del sistema de gestión documental -Invesdoc-, no sea necesario, ni obligatorio, incluir y archivar las citadas copias de las resoluciones nacional y seccional dentro de los respectivos expedientes. Una vez entre en fase de producción el módulo de archivo del sistema de gestión documental -Invesdoc-, este procedimiento se realizará de forma automática cumpliendo con las directrices de archivo y lo consignado en la TRD.

- Por otro lado, las copias de las Resoluciones de sanciones, SI deben conservarse en cada expediente en atención al desarrollo del proceso investigativo adelantado. Si se llega a detectar que en el expediente falta incluir dicho documento, será necesario completar el mismo para efectos de su traslado al archivo central.

Como Anexo se está enviando la versión 3 del “formato de historia de expedientes”, el cual conserva la esencia del que se venía llevando hasta el año 2013, sin embargo con el fin de optimizar el espacio se incluyen campos para controlar de manera independiente cada expediente de la siguiente forma: SUBSERIE: Se debe registrar el nombre en TRD (versión 1), seleccionándolo de la lista desplegable de la hoja de Excel. NOMBRE: Nombre del Profesional titular del expediente, ingresándolo en forma “Apellidos – Nombres” completos. FECHA: se debe registra la fecha en que se realiza el movimiento del expediente. Ej. Fecha apertura del Expediente. CONCEPTO: Se registra el motivo del movimiento del expediente NÚMERO DE FOLIOS: Se registra la cantidad de folios (NO páginas) que se ingresan en cada movimiento. DOCUMENTOS: en éstas casillas se diligencia el número de folios que corresponden a cada tipo documental presente en el expediente, si no figura algún tipo de documento que se requiera ingresar al expediente, se debe diligenciar en las casillas en blanco el nuevo nombre del (os) documentos. NOMBRE CLARO DEL RESPONSABLE DEL REGISTRO: Se debe identificar a quien realiza el movimiento, preferiblemente acompañado con una rúbrica (firma) manuscrita al lado para mayor confiabilidad de la información registrada. TOTAL FOLIOS: Es el total definitivo de folios que conforma el expediente.


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Únicamente se deben generar la cantidad de hojas que se requieran, las cuales deben ser impresas por cara y cara para economía de papel. En caso tal de requerir más campos para relacionar el ingreso o retiro de folios puede agregarlos, a excepción de este caso, se solicita no modificar el diseño del formato remitido. En el archivo Excel del formato de historial de expedientes, se pueden insertar hasta 8 filas por cada expediente para prever el crecimiento del mismo. No obstante, cada seccional puede definir insertar un menor número de filas, teniendo en cuenta el crecimiento que históricamente han tenido la documentación asociada a los expedientes de una determinada sede del Copnia En el caso de que alguna matrícula se revoque, la documentación aportada (copia u originales) junto con la copia de la Resolución Nacional de revocación, deberán archivarse en el expediente para no afectar el consecutivo, de igual forma en el caso de expedientes correspondientes a sancionados, se deben conservar las resoluciones de fallo, tanto la resolución nacional como la seccional. Al igual que en los demás documentos, se debe quitar cualquier tipo de grapa, clip o cualquier elemento extraño (ganchos, notas post-it, papel carbón, hojas en blanco que no sean guardas, etc.), presente tanto en la documentación como en la carpeta.

Seccional

Código y

Subserie de

acuerdo con

TRD

Identificación

del

responsable

Matrícula y

nombre del

titular del

expediente

Fecha de

realización

del

movimiento

Folios por

tipo

documental

7No.

Hoja


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1005.35.07 REGISTROS PROFESIONALES DE INGENIEROS

Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, éstos no deben tener ninguna clase de perforación, por ende no está permitido legajarlos, tampoco se les debe aplicar marcador, cintas adhesivas, subrayar ni hacerles anotaciones a los documentos. La forma de marcar la carpeta es por medio del formato de rótulos aprobado, el cual debe ser diligenciado de acuerdo con los siguientes parámetros: Formato marbete: En caso de existir documentos pequeños de tamaño menor a media carta, se solicita su colaboración para pegar los que se puedan en una hoja en blanco con Colbón o Pegastick, la foliación se le asignará a la hoja sin importar la cantidad de documentos pequeños que se encuentren adheridos allí. Si existen documentos impresos en papel químico o tipo fax, se solicita se fotocopien con el fin de evitar que la información incluida se borre con el tiempo.

5.20.1. Criterios para Expedientes Generados en Ambiente Digital.


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A partir del 12 de enero de 2016, los documentos que componen los expedientes de matrícula son suministrados de forma digital por el usuario, razón por la cual en la herramienta InvesFlow se agrupan estos documentos conformando expedientes digitales que están sujetos a las mismas condiciones de retención en archivo de gestión (etapa de tramite) y central (etapa de archivo), manejadas en los expedientes de matrícula físicos y establecidas en la TRD donde se estipula que dicho expediente estará abierto por 80 años. En estos 80 años el expediente estará en etapa de trámite con el fin de que los Seccionales puedan alimentar o consultar dichos expedientes. Posterior a este periodo, empezaran a regir los tiempos de retención y la disposición establecida en la TRD. En cuanto al foliado de los expedientes digitales, será generado por el sistema mediante un índice electrónico, el cual permite la integridad del expediente electrónico y su posterior recuperación, en este se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según el orden de ingreso de documentos al expediente. Únicamente durante la etapa de trámite pueden ser modificados estos expedientes, tanto que el interesado como los responsables de su trámite aporten documentos electrónicos, dejando registros del proceso o asunto que corresponde a la modificación.

5.21. REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

Las transferencias documentales se efectúan siguiendo lo establecido en las Tablas de Retención Documental, es decir, una vez cumplidos los tiempos de retención estipulados. Estas transferencias pueden ser de la siguiente forma:

Primarias u Ordinarias: Se refieren al traslado de documentos de gestión al archivo central de acuerdo al cronograma establecido.

Secundarias: Hacen referencia al traslado de documentos del Archivo Central al Histórico.

Extraordinarias: Traslado de documentos (externo o interno) que por alguna razón no ha sido contemplada el cronograma de transferencias documentales.

Las actas de Consejos Seccionales no deben ser remitidas como copias a la Dirección General, el Seccional conservará esta Subserie durante un año y posteriormente realizara la transferencia documental al archivo central de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente instructivo

Al momento de transferir la documentación, es necesario seguir las siguientes recomendaciones:


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Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales y atienda lo estipulado en las Tablas de Retención Documental.

Las unidades productoras deben generar una previsión de transferencia donde informe al Archivo Central sobre el número de unidades documentales y de conservación, fechas, formatos y cualquier tipo de observación relevante sobre los documentos a transferir.

Toda la documentación dirigida al Archivo Central se transfiere diligenciando el Formato de Inventario Documental, así como el Acta de transferencia de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Registros y Archivo. Los documentos originales correspondientes al traslado serán remitidos al memorando de transferencia documental.

El Formato Único de Inventario Documental (FUID) correspondiente a la transferencia documental, debe ser anexado al memorando de traslado.

El responsable de efectuar la transferencia debe verificar la correcta disposición de los documentos de acuerdo a los paramentos establecidos y la coherencia de los datos registrados en el FUID y los documentos a transferir con el fin de evitar devoluciones o inconsistencias en el proceso.

Es necesario efectuar un proceso de selección natural, es decir, retirar aquellos documentos que no son esenciales en el registro de matrícula, como son: impresos, publicaciones periódicas (revistas, folletos periódicos etc.), formatos, hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias, cuyos originales se encuentren en el expediente, copias de leyes o decretos; cuando estos no hagan parte integral del expediente.

La documentación a transferir debe ir debidamente organizada respetando el orden de producción que los generó.

Ordene los registros de matrícula por años y secuencialmente, teniendo en cuenta la cronología, en forma ascendente.

Cuando tenga en orden las carpetas por serie / subserie, proceda a enumerarlas de uno (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir.

Recuerde que los expedientes a transferir deben estar perfectamente organizadas, ordenadas, identificadas, depuradas y foliadas.

En caso de transferencias de documentos físicos, todas las unidades de conservación (carpetas) deben contener como máximo 200 folios (a excepción de los Registros de Matrículas que deben tener aproximadamente 120 folios en la etapa de apertura del expediente).


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Las cajas necesarias para realizar la transferencia documental deben ser adquiridas por caja menor, estas deben ir numeradas de forma consecutiva con el fin de que el proceso de verificación pueda realizarse en orden e identificadas con el siguiente formato debidamente diligenciado.

Al retirar y re almacenar las carpetas del archivo, éstas deben ubicarse de izquierda a derecha en cada caja y en el mismo orden en que aparecen relacionadas en el formato de Inventario.

Las cajas deben venir identificadas con el sí y numeradas de forma consecutiva con el fin de que el proceso de verificación pueda realizarse en orden.

Código Área

o Seccional

1005

No. CAJA

Código Serie

/ Subserie (s)

10.02

26.09

No. Unidad

Inicial

102-

100001029900000001

No. Unidad

final

No.

Estante

No.

Entrepaño

1NOMBRE SERIE/SUBSERIE (S)

CONVENIOS / Convenios de Cooperación

Institucional

NOMBRE ÁREA O SECCIONAL

PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS

SECRETARIA SECCIONAL DE

ANTIOQUIA

PLANES Y PROGRAMAS / Planes de

Inspección Control y Vigilancia

UBICACIÓN

No. TOTAL UNIDADES 5102-

1000010299000000

05

Código en TRD

SECCIONAL

Espacio para código de barras asignado en Archivo Central

Fechas extremas de identificación de las Carpetas

Identificación física de la caja asignado en Archivo Central

Consecutivo de caja en relación a Serie o Subserie a transferir.

Cantidad de carpetas incluidas

en la caja

Nombres en TRD


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5.22. Instructivo para el diligenciamiento del Formato Único de Inventario

Documental (FUID)

AREA / SECCIONAL: Debe consignarse el nombre del Área o Seccional que realiza la transferencia. RESPONSABLE DE LOS DOCUMENTOS: Se registra el nombre del funcionario responsable de la Series documentales a transferir según TRD. OBJETO: Escribir la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencia documental programada (transferencias primarias), transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión o supresión de áreas, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. HOJA No: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Consignar los cuatro dígitos del año y dos dígitos para el mes y el día. NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Es un campo de diligenciamiento por parte del Archivo Central en el proceso de recepción y validación de transferencias programadas. NUMERO CONSECUTIVO: Anotar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. CÓDIGO: Consignar el código de la dependencia respectiva o productora de documentos. NOMBRE DE LA SERIE O CONTENIDO: Anotar el nombre de la serie o sub-serie, tal como aparece definido y establecido en la TRD. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Consignar el nombre específico de cada expediente que conforme una serie. CONSECUTIVO: En este campo se diligencia cuando se trata de series como el consecutivo de correspondencia, comprobantes de pago, notas de contabilidad, es decir, cuando la serie conforme un consecutivo. FECHAS EXTREMAS: consignar la fecha inicial y final de cada expediente, en orden de día, mes y año, para este último anotar los cuatro (4) dígitos así: 2011, 2010 TOMO / VOLÚMEN DE CARPETAS: consignar el número total de folios que contiene cada carpeta.


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UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Marcar con X en qué unidad de conservación se encuentran los documentos. FOLIOS: Debe anotarse el número del primer folio del expediente y el número del último folio del expediente. OBSERVACIONES: Anotar los datos relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores, como: faltantes, errores o existencias de anexos de los cuales se hable en el documento principal, entre otros. No. CAJA: Es un campo de diligenciamiento por parte del Archivo Central en el proceso de recepción y validación de transferencias programadas.

5.23. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y CONSULTAS EN EL ARCHIVO DE

GESTIÓN Y EN EL ARCHIVO CENTRAL

Teniendo en cuenta que la consulta de documentos es un derecho fundamental, consagrado

en la Constitución Nacional, salvo aquellos que tengan carácter de reservado, es necesario

establecer condiciones para proceder a cumplir con estas disposiciones.

Los préstamos consisten en la entrega física a órganos administrativos, previa solicitud y por

un periodo de tiempo establecido, de unidades documentales transferidas y custodiadas en el

Archivo, para este proceso se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

El usuario debe identificar ya sea la signatura o nombre del expediente y solicitarlo

mediante el mecanismo autorizado ya sea como reserva o préstamo de acuerdo a la

disponibilidad del mismo.

Es necesario diligenciar la solicitud para Préstamo de Documentos establecido por el COPNIA.

El responsable de gestionar los préstamos recibirá la solicitud de préstamo, verificara la

disponibilidad del mismo y autorizara o delegara la solicitud de todas o de alguna de las

unidades documentales solicitadas.

El proceso de gestión de préstamos debe ser documentado de la siguiente forma:

- Solicitud de préstamo: Relación de las unidades documentales firmada por el

solicitante en el momento de la entrega.

- Testigo de préstamo: Orden de salida por cada unidad documental, la cual se

quedara como testigo en el hueco correspondiente el depósito o estante.


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- Informe de devolución: Reporte de la devolución, tiempos y estado del material

devuelto por el usuario.

- Informe de Reclamaciones: Se genera cuando los tiempos de préstamos

documentales solicitados son incumplidos ya sea en un préstamo inicial o en una

solicitud de prórroga.

Se deben respetar los tiempos establecidos para devolución de documentos.

Cada usuario se responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas.

En caso de solicitar prorrogas de las unidades documentales solicitadas en préstamo se debe realizar el procedimiento en los tiempos establecidos para el préstamo inicial y cumplir con las condiciones establecidas para este.

La consulta de unidades documentales se realiza en las instalaciones del Archivo y durante un

horario determinado, esta debe realizarse cumpliendo con las siguientes condiciones:

Indicar el tema, motivo de la consulta y el Archivo al que va dirigida la consulta.

La generación de copias de los documentos deben ser autorizadas por el Jefe de la dependencia.

Cada usuario se responsabilizará por el cuidado e integralidad de los documentos a los cuales accede en modo de consulta.

La consulta de documentos en Archivo Central se debe hacer, cumpliendo con las siguientes condiciones:

La solicitud de documentos a consultar debe realizarse siguiendo el mecanismo y herramienta dispuesta para tal fin.

Es responsabilidad del encargado del Profesional de Gestión Administrativa el préstamo de documentos.

De igual forma que el préstamo se debe documental proceso médiate la generación de la solicitud consulta, que será firmada por el solicitante y el Testigo de consulta, para localizar las unidades en los depósito y servir de testigo y el informe de devoluciones de las consultas realizadas.

6. CONTROL DE CAMBIOS


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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Oct /15 Emisión del Instructivo aplicación TRD

2 Abr /16

Actualización del Instructivo aplicación TRD incluyendo el numeral 5.20.1 criterios para expedientes generados en ambiente digital, se aclara que las actas seccionales no se deben remitir a la Dirección General, puesto que estas se conservarán en el archivo de gestión del Seccional, se indica la necesidad de adecuar los archivos a partir del 1 de enero de 2013 conforme a lo definido en la TRD vigente, se modifica la denominación expedientes de matrícula por registros de matrícula y se indica que estos estarán abiertos 80 años a partir de la solicitud de matrícula realizada por el usuario, pero con el fin de evitar problemas de espacio en los Seccionales, serán entregados a Archivo Central al año de haber sido radicada la solicitud por el usuario, Se realiza la definición de transferencias primarias u ordinarias, secundarias y extraordinarias y se amplían los lineamientos necesarios para solicitar y realizar prestamos documentales.

DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ

FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL

RUBÉN DARÍO OCHOA ARBELAEZ

Profesional de Gestión Administrativa

Subdirector Administrativo y Financiero

Director General

ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ

gd-it-03 instructivo de aplicaciÓn tablas de retenciÓn … · 2017. 9. 21. · instructivo de...

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