guÍa para la elaboraciÓn y aplicaciÓn de tablas de...
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MC-F-10 V-0
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y
APLICACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL -TRD
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO 2016
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4
3. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................ 4
4. METODOLOGIA ............................................................................................................................ 4
CONTEXTO INSTITUCIONAL ................................................................................................................. 5
Reseña Histórica ....................................................................................................................... 5
Organigrama............................................................................................................................... 6
Misión ............................................................................................................................................ 7
Visión ............................................................................................................................................. 7
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 8
Metodología de elaboración de la Tabla de Retención Documental. .................... 8
Recopilación de la Información Institucional ............................................................. 8
Análisis e Interpretación de la Información Recolectada ...................................... 8
Formato de la Tabla de Retención Documental...................................................... 12
Diligenciamiento del formato de la tabla de retención documental................ 12
Interpretación de la tabla de retención documental ............................................. 14
Criterios de valoración y sustentación de la eliminación documental. .............. 17
Tiempos de Retención ....................................................................................................... 17
Valores primarios y secundarios de los documentos ............................................ 21
Disposición final de los documentos ........................................................................... 22
Aplicación de la Tabla de Retención Documental. ..................................................... 27
Organización de archivos ................................................................................................ 27
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Transferencias documentales ........................................................................................ 28
Revisión y actualización periódica de la Tabla de Retención Documental. ...... 28
ANEXOS (TRD) ......................................................................................................................... 28
5. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................ 29
6. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA ................................................................................. 29
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental como instrumentos de organización y regulación de la producción
documental, para la debida clasificación de los archivos de la Agencia.
2. ALCANCE La elaboración de las Tablas de Retención Documental, inicia desde la identificación de
documentos producidos por la Agencia en atención al desarrollo de sus funciones hasta
la aplicación de las mismas en procesos de organización de archivos y disposición final
de los mismos.
3. INFORMACIÓN GENERAL
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro del Plan Institucional de
Archivo –PINAR, en cumplimiento de las disposiciones de Ley para lo correspondiente
administración de Comunicaciones Oficiales y Archivos, contempló la elaboración de las
Tablas de Retención Documental, con base en la nueva metodología definida por el
Archivo General de la Nación, especialmente el Decreto 2578 de 2012, el Acuerdo 04
de 2013 y la Circular Externa 003 de 2015.
Las metodologías de ley, comprenden un conjunto de tareas administrativas y técnicas
que deberán emprenderse en el proceso de organización, conservación, preservación y
transferencia de los documentos que comprenden los archivos de la Agencia, sean
estos documentos en soporte papel y/o electrónico, donde la TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL se constituye en una de las principales herramientas para la debida
clasificación de los archivos de gestión que se están conformando en las diferentes
Dependencias.
Las Tablas de Retención Documental son la herramienta que contiene el listado de
series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento, de manera que la
Agencia conozca y regule la producción documental en cumplimiento de las funciones
legales que le han sido asignadas.
4. METODOLOGIA
La elaboración, aprobación, aplicación y actualización de las Tablas de Retención
Documental constituye un proceso fundamental para:
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Identificar los factores que más influyen en la necesidad de creación y conservación
de documentos, así como una visión general de las fortalezas y debilidades de la
entidad en lo que a la gestión de documentos se refiere.
Garantizar la adecuada conformación y clasificación de los expedientes, los cuales
se constituyen en el reflejo de organización administrativa y registro de las
acciones desarrolladas en el ejercicio de su función.
Recoger información de las funciones para elaborar el cuadro de clasificación y
decidir qué documentos deberían incorporarse y por cuánto tiempo deberán
conservarse.
Evaluar la responsabilidad de la administración en cuanto a la conformidad con los
requisitos externos para la creación y conservación de documentos.
Constituir una base útil para la evaluación de los sistemas ya existentes, que
permita la consulta efectiva de la información, adecuada conservación documental
y decisiones sobre su disposición final.
CONTEXTO INSTITUCIONAL
Reseña Histórica
Con la Ley 1444 de 4 Mayo de 2011, se creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica
de la Nación, como una unidad administrativa especial, adscrita al Ministerio de Justicia
y del Derecho, cuyo objetivo es la estructuración, formulación, aplicación, evaluación y
difusión de las políticas de prevención del daño antijurídico, así como la defensa y
protección efectiva de los intereses litigiosos de la Nación, en las actuaciones
juridiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la responsabilidad
patrimonial y la actividad litigiosa.
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Organigrama
Ilustración 1 Organigrama Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a partir del Decreto 4085 de 20111
1 COLOMBIA, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado: Quienes somos: Organigrama, 2015,
http://defensajuridica.gov.co/agencia/quienessomos/Paginas/organigrama.aspx [Consulta: jueves, 19 de
febrero de 2015]
COLOMBIA, Ministerio de Justicia y del Derecho, Unidad Administrativa especial Agencia Nacional de
Defensa Juridica del Estado: Resolución Nº 061 de 17 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se adopta el
Plan Estrategico y otras disposiciones”
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Ilustración 2 Organigrama Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, Elaboración propia a partir de actos
administrativos de funciones de la ANDJE.
Misión
“Liderar la defensa jurídica de la nación a través de la generación de conocimiento que
permita a las entidades públicas prevenir el daño antijurídico y fortalecer la defensa de
los intereses litigiosos del Estado, con el fin de garantizar los derechos constitucionales
y optimizar los recursos públicos en beneficio de los colombianos.”2
Visión
“En el 2018 la ANDJE habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de la
Nación y contribuido a la eficiencia fiscal del Estado.”3
2 COLOMBIA, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado: Quienes somos: Misión-Visión, 2015,
http://defensajuridica.gov.co/agencia/quienessomos/Paginas/mision-vision.aspx [Consulta: jueves, 19 de
febrero de 2015]
COLOMBIA, Ministerio de Justicia y del Derecho, Unidad Administrativa especial Agencia Nacional de
Defensa Juridica del Estado: Resolución Nº 061 de 17 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se adopta el
Plan Estrategico y otras disposiciones” 3 Ibid.
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INTRODUCCIÓN
Metodología de elaboración de la Tabla de Retención
Documental.
ELABORACIÓN DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE
DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
La elaboración o actualización de la Tabla de Retención Documental, está enmarcada
en un proceso general de análisis de las actividades de la organización y sensibilización
dirigida a los funcionarios de la entidad, que resalta la responsabilidad que tienen
como productores y usuarios de información y siguiendo la metodología definida en la
Resolución No. 128 de 2010, el Acuerdo No. 039 de 2002 del Archivo General de la
Nación, circular 003 de 2015, mini-manual Tablas de Retención Documental, así como
la Norma ISO/TR 15489.
Recopilación de la Información Institucional
En esta primera actividad se compila la información relacionada con las Tablas de
Retención Documental existentes, disposiciones legales, actos administrativos y demás
normas que reflejan la estructura y funciones de la Agencia.
Dentro de la información relacionada con Tablas de Retención existente, a través de
memorando 20132000007493-SG del 7 de noviembre de 2013, se formaliza la
existencia de un documento preliminar de TRD de la Agencia, sin embargo no se
encontraron antecedentes que indiquen que dicho documento se sometió a la
aprobación por parte de comité de archivo de la entidad o de las dependencias.
Análisis e Interpretación de la Información Recolectada
Desarrollo del modelo conceptual
El objetivo de esta etapa consiste en desarrollar un modelo conceptual sobre qué hace
la entidad y cómo lo hace, el cual implica, entre otros la identificación de los siguientes
elementos:
a) Los objetivos (Misión) y estrategias (Visión).
b) Las funciones que apoyan la consecución de dichos objetivos y estrategias;
c) Las actividades que constituyen dichas funciones;
d) Los procesos que se realizan para llevar a cabo actividades y operaciones
específicas;
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e) Todas las etapas constitutivas de una actividad;
f) Todas las operaciones que componen cada etapa;
g) Los grupos de operaciones recurrentes dentro de cada actividad; y los
documentos ya existentes en la entidad.
Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental
Compilada la información y teniendo en cuenta las normas aplicables a las entidades
del sector público en lo correspondiente a Gestión Documental, se identificara la
relación de los documentos, tanto con las funciones de la Agencia, como con la
creación, incorporación, control, almacenamiento, acceso y disposición final de los
documentos y se elaborara el Cuadro de Clasificación Documental y analizaron los
valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de identificar los tiempos
que estos deben permanecer en el Archivo de Gestión, en el Archivo Central y los que
deben pasar al Archivo Histórico4 para su conservación permanente.
Mesas de Trabajo para definición de series y decisiones sobre los plazos de
conservación.
Adicionalmente y en complemento al análisis, se desarrollaron las mesas de trabajo
con los productores de documentos, con el fin de identificar la coincidencia de la
producción de documentos por cada una de las direcciones, definición de las series
documentales identificadas y conocimiento de la producción, trámite y conservación
documental propia de cada una de las unidades administrativas o dependencias.
Las decisiones sobre los plazos de conservación se basaron en la evaluación del
entorno normativo del proceso, de las necesidades de gestión y de rendición de
cuentas y del riesgo. En un principio, en la toma de dichas decisiones participó la
unidad encargada de la actividad en cuestión (Representante Unidad Administrativa y
Oficina Productora) y el responsable de la gestión de documentos de archivo
designado, teniendo en cuenta que la conservación de los documentos de archivo se
debería organizar de forma que se consiga:
Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante:
a) la conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes
y pasadas como parte de la memoria institucional para apoyar decisiones y
actividades en el presente y en el futuro;
b) la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes y
pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;
c) la eliminación, lo antes posible y de manera sistemática y autorizada, de los
documentos de archivo que ya no se necesiten; y
d) la conservación del contexto del documento de archivo, lo que permitirá a
futuros usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad, incluso en sistemas de
4 Para las entidades del sector público, se establece que la documentación con valor histórico se transfiera al Archivo
General de la Nación.
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gestión de documentos de archivo cerrados, archivos electrónicos, o que
hayan sufrido cambios en su soporte documental.
Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende e
implementa la normativa aplicable a la gestión de los documentos producidos en el
ejercicio de las actividades.
Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto
externas como internas, mediante:
a) la identificación de los intereses legítimos y exigibles que las partes
interesadas puedan tener en relación con la conservación de los documentos
durante un periodo de tiempo superior al requerido por la propia entidad;
b) las partes interesadas pueden ser socios, clientes, otras personas afectadas
por las decisiones o acciones de la organización y otros a los que la
organización debería facilitar los documentos de archivo para cumplir los
requisitos de rendición de cuentas, tales como servicios de auditoría,
autoridades administrativas y judiciales, autoridades archivísticas o
investigadores;
c) la identificación y la evaluación de los beneficios legales, financieros,
políticos, sociales y de cualquier otro tipo que se deriven de la conservación
de los documentos de archivo al servicio de la investigación y de la sociedad
en su conjunto
d) el cumplimiento, en su caso, de las directrices de la autoridad archivística
competente.
Los documentos de archivo de conservación permanente son potencialmente
aquellos que:
a) proporcionan información y pruebas sobre las políticas y las acciones de la
entidad;
b) proporcionan información y pruebas sobre la interacción de la organización
con aquellos a quienes presta sus servicios;
c) documentan los derechos y las obligaciones de individuos y organizaciones;
d) contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fines
científicos, culturales o históricos;
e) contienen información y pruebas relativas a actividades de interés para
partes interesadas externas e internas.
Para determinar por cuánto tiempo deberían conservarse los documentos en los
Archivos de Gestión, se efectuó el siguiente análisis:
Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de documentos
en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.
Determinar los diversos usos de los documentos en las diferentes etapas del ciclo
vital de los documentos.
Distinción entre los documentos principales, que son aquellos de uso recurrente, y
los documentos de múltiples operaciones específicas o copias, que hacen referencia
a los anteriores. Puede ser posible eliminar desde los archivos de gestión los
documentos de operaciones específicas poco después de que la operación se haya
completado.
Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos.
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Para determinar por cuánto tiempo deberían conservarse los documentos en el Archivo
Central, se analizaron los siguientes aspectos:
La identificación de otras partes interesadas, por ejemplo, archivos o usuarios
externos con intereses legalmente reconocidos o legítimos en la conservación de
los documentos por más tiempo del requerido por los usuarios internos de la
organización;
La evaluación de los riesgos asociados con la destrucción de los documentos, una
vez que se haya completado su utilización habitual e interna;
La determinación de qué documentos son esenciales para garantizar la continuidad
de la organización en caso de pérdida o daño y qué acciones son necesarias para
conservarlos;
La evaluación de los beneficios financieros, políticos, sociales o de otro tipo
derivados de la conservación de los documentos una vez que la organización haya
dejado de usarlos;
El análisis del balance costo-beneficio no financiero de la conservación de los
documentos, para decidir por cuánto tiempo deberían conservarse una vez
satisfechas las necesidades de la entidad.
Elaboración y Presentación de la Tabla de Retención Documental de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Con base en los resultados obtenidos en las actividades anteriores, se procedió a
estructurar las Tablas de Retención Documental (TRD) en el formato elaborado por la
Agencia basándose en el recomendado por el Archivo General de la Nación5.
Una vez consolidadas, las TRD fueron analizadas, para posteriormente presentarse
anticipación a los responsables de las Unidades Administrativas, para su consideración
preliminar y Visto Bueno como productor documental.
Posteriormente, se presentaron para evaluación y concepto jurídico de valoración
primaria a la Oficina Asesora Jurídica la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, quien a través de memorado interno 20131030008043 del 26 de Noviembre
conceptuó que las TRD de la Agencia, cumplen con los requisitos formales establecidos
por el Archivo General de la Nación.
Una vez cumplida esta etapa se presentaron ante el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo el cual dio concepto favorable a las TRD, el 19 de diciembre de 2013.
Con base en este concepto se emitió la Resolución, por la cual se apruebo e
institucionalizo la aplicación de la Tabla de Retención Documental en la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
5 Acuerdo No. 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
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Posteriormente se publicaron en la web de la Entidad las TRD y se remiten con oficio al
Archivo General de la Nación.
Formato de la Tabla de Retención Documental.
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DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL PAPEL ELECTRONICO CT E R S
Firmas:
Responsable Dependencia
ANDRÉS FELIPE PINEDA PULGARÍN
Fecha: _________________ Acta de Comité de Desarrollo Administrativo N° _____________
E: ELIMINACION
Convenciones: Aprobaciones:
CT: CONSERVACION TOTAL
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALIZACION)
RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
FORMATO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
VERSIÓN: 1FECHA EDICIÓN
11-01-2013
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: FUNCIONES ACTO ADMINISTRATIVO:
FUNCIONES ACTO ADMINISTRATIVO: DEPENDENCIA:
Reproducción : Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.11 al 13 y Ley 594 de 2000
Art. 19,Decreto 2527 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto 3354 de 1954. Art único. El medio técnico será utilizado como medio
de consulta más no se debe destruir el original.
ISABEL ABELLO ALBINO LUISA MARGARITA MESTRE Z
Resolución N°
S: SELECCIÓN Secretaria General Responsable Gestión Documental
Diligenciamiento del formato de la tabla de retención documental
Unidad Administrativa. Código y Nombre de la oficina de mayor jerarquía de la cual
depende la oficina que produce la documentación y es responsable de la misma.
Dependencia. Código y nombre de la oficina de la Agencia que produce la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Funciones acto administrativo. Relación de acto administrativo que relaciona las
funciones de la oficina.
Códigos.
Dependencia Sistema que identifica de la dependencia productora de
documentos,
Serie Código que identifica la serie, el cual responde al Sistema de Clasificación
orgánico-funcional documental, establecido por la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado.
Subserie: Código que identifica la subseries respectivas, el cual responde al
Sistema de Clasificación orgánico-funcional documental, establecido por la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Descripción documental
Serie. Nombre asignado al conjunto de Unidades Documentales emanados de
un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
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Subserie. Nombre asignado al conjunto de Unidades Documentales emanados
de una misma dependencia, como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Son ejemplos de tipos documentales, entre otros, una comunicación, un
informe, un acta, una póliza.
Retención. Plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en el
Archivo de Gestión y en el Archivo Central, de acuerdo al análisis de valoración
documental primaria.
Archivo de Gestión. Tiempos de retención definido donde se reúne la
documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados,
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
dependencias u otras que la soliciten.
Archivo Central. Tiempo de retención, unidad administrativa donde se
agrupan los documentos transferidos una vez finalizado su trámite, pero que
siguen estando vigentes y pueden ser objeto de consulta por otras entidades y
particulares en general.
Soporte: Casilla en la que se registra por cada tipo de documento cual va a ser el
soporte en el que se contendrá el tipo documental.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoración secundaria con miras a la decisión sobre la documentación para su
conservación total, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación Total. (CT) Aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que por disposición legal o por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas
de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación. (E) Proceso mediante el cual se destruyen los documentos
que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no poseen
ningún valor histórico o relevancia para la investigación.
Selección. (S) Proceso mediante el cual se determina la conservación
parcial de algunos documentos que por carácter cualitativo, representativo o
especial deben se conservarse integralmente de un conjunto que es
eliminado.
Reprografía (R) Proceso mediante el cual se utilizan técnicas de
reproducción de los documentos. Puede ser Microfilmación o digitalización.
La Reprografía aplica en algunos casos como copia de seguridad a
documentos de conservación total o mecanismo de copia a documentos que
serán eliminados en su soporte original.
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Procedimiento. Información adicional sobre la aplicación de plazos de conservación,
transferencias documentales y disposición final definidos para la serie.
Interpretación de la tabla de retención documental
La Tabla de Retención Documental de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, es un listado de Series y sus correspondientes Tipos Documentales, producidos
y recibidos por cada una de las dependencias en cumplimiento de sus funciones
especificas.
A las series se les asigna el tiempo en años de permanencia en el Archivo de Gestión y
en el Archivo Central y se determina su disposición final una vez haya cumplido su
vigencia6, bien sea con criterios de eliminación, reprografía, selección o conservación
total.
En este sentido es importante conocer los diferentes elementos que la componen y la
forma como opera:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
El primer elemento que aparece en la Tabla y corresponde al nombre de la unidad
administrativa, acompañada de su respectivo código de identificación de dependencias.
Ejemplo:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 DIRECCIÓN GENERAL
DEPENDENCIA
El primer elemento que aparece en la Tabla y corresponde al nombre de la
dependencia productora, acompañada de su respectivo código de identificación de
dependencias.
Ejemplo:
DEPENDENCIA: 500 DIRECCIÓN DE DEFENSA JURIDICA
CODIGO
Es un número con el que se identifica la Serie y la Subserie.
Ejemplo:
6 Vigencia: Que está en vigor, plena eficacia, validez legal.
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DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
500 5
En este caso la Dirección de Defensa Jurídica tiene una serie CONCEPTOS y una
Subserie Inhabilidades e Incompatibilidades de los miembros del comité de
conciliación.
Series y tipos documentales. En esta columna aparecen los nombres de las
Series, Subseries y Tipos documentales, según sea el caso. Las Series Documentales
están expresadas en mayúscula sostenidas y negrilla; las Subseries Documentales
se registran en negrilla y finalmente los Tipos documentales, registrados con
minúscula.
Ejemplo:
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
500 5
Retención. Esta columna registra el tiempo (en años) que se debe conservar la
Serie o Subserie Documental tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo
Intermedio.
Ejemplo:
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
1
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION
9500 5
Es decir, que la subserie documental Inhabilidades e Incompatibilidades de los
miembros del comité de conciliación. Se debe conservar en el Archivo de
Gestión después de culminado su trámite un (1) año. Una vez cumplido este periodo
se deben transferir al Archivo Central, en donde se conservarán por 9 años más.
Código de la SERIE
Código de la SUBSERIE
Nombre de la SERIE
Nombre de la Subserie
Nombre del Tipo Documental
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Soporte. En este campo se deben registrar por cada tipo de documento cual va a
ser el soporte en el que se contendrá el tipo documental.
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL PAPEL ELECTRONICO
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
1
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
9 PAPEL500 5
Disposición Final. En esta columna se establece el destino final para la respectiva
Serie o Subserie Documental, una vez cumplido su tiempo de retención, puede ser:
CT (Conservación Total): Se marca esta casilla con una equis (X), para
señalar que la serie o subserie documental se debe conservar
permanentemente por considerarse de valor histórico.
E (Eliminación) : Se marca esta casilla con una equis (X), para señalar que
la Serie o Subserie Documental se debe eliminar totalmente, una vez
cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y/o en el Archivo
Intermedio, según sea el caso.
R (Reprografía): Se marca esta casilla con una equis (X), para señalar que
a la Serie o Subserie Documental se le aplicaran procesos de reprografía
(microfilmación o digitalización), cumplido su tiempo de retención en el
Archivo de Gestión y/o en el Archivo Intermedio, según sea el caso.
S (Selección) : Se marca esta casilla con una equis (X), para señalar que de
la Serie o Subserie Documental se debe conservar una muestra
representativa de la documentación, una vez cumplido su tiempo de
retención en el Archivo Intermedio.
Ejemplo:
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL PAPEL ELECTRONICO CT E R S
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
1
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL
X9 PAPEL X500 5
De acuerdo a la definición que se determine para la disposición final se puede dar la
combinación de dos opciones. Como en los casos en que una serie que se conserva a
nivel histórico y se digitaliza.
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Procedimiento. En esta columna se detallan las actividades a seguir una vez se
cumplen los tiempos de retención definidos para cada serie, los cuales deben ser
aplicados por el responsable del Archivo de Gestión y Archivo Central según el caso.
Ejemplo:
DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL PAPEL ELECTRONICO CT E R S
Solicitud de Concepto
Concepto
Comunicaciones
PROCEDIMIENTO
6 CONCEPTOS
Inhabilidades e
Incompatibilidades de los
miembros del comité de
conciliación
1
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL
X
Serie Documental que tiene una valoración primaria
de tipo legal y jurídico, Cumplido su tiempo de
retención, se procede a realizar copia (microfilm o
digital), y se realiza una selección sistemática de
acuerdo a la valoración cualitativa de los mismos,
teniendo en cuenta el desarrollo de valores
secundarios.
La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y
lo restante se elimina a través del método de picado.
En concordancia con las funciones del artículo 17,
numeral 15 del Decreto 4085 de 2011.
9 PAPEL X500 5
Criterios de valoración y sustentación de la eliminación
documental.
Tiempos de Retención
Para establecer los tiempos de retención de los documentos, tanto en el archivo de
gestión, como en el archivo central, se deben tener en cuenta la normatividad
especializada en cada materia, así como las recomendaciones que pueda en su
momento señalar el Archivo General de la Nación y el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo de la ANDJE, sobre este aspecto.
A continuación señalaremos algunos documentos que por su naturaleza y
normatividad, deben tener un tiempo específico de conservación, veamos:
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Naturaleza del Documento
Término de
Conservación
(Mínima en
años)
Observación
1. Mercantil o comercial,
entendidos para la entidad
como títulos valores, libros de
contabilidad, entre otros de su
propia naturaleza.
10
Código de Comercio, Art. 60:
Conservación de los libros y papeles
Contables – Reproducción exacta. Ley
962 de 2005 art. 28.
2. Documentos relacionados con
las diferentes etapas
contractuales
5 y 20 años
para archivo de
Gestión y Central
respectivamente,
lo cual incluye al
tipo documental
“propuestas” y a
todos los demás
que componen
estos
expedientes.
Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007,
Decreto Ley 1510 de 2013.
Los tiempos de conservación
precautelativos de la serie Contratos
serán de veinte (20) años:
Dos (2) años en archivo de gestión y
diez y ocho (18) en el archivo central.
Las propuestas originales, no
favorecidas, se inventariarán y una
vez cumplidos dos (2) años en el
archivo de gestión y ocho (8) años en
el archivo central pueden ser
eliminados.
La propuesta favorecida y la
resolución de adjudicación, se
agregarán al contrato, el cual se
conservará, mínimo veinte (20) años:
dos (2) años en archivo de gestión,
después de firmada el acta de
liquidación y luego pasará al archivo
central de la entidad, hasta que
cumpla el tiempo máximo estipulado.
3. Laboral 5 Hasta un máximo de cien (100) años
4. Civil
10
Código civil 2536 art. 2536,
modificada por la Ley 791 de 2002
(Art. 1).
El término máximo de los doce años
(12), cobija la acción de repetición
(Ley 678 de 2001 Art. 11° fija en dos
(2) años el término de caducidad de
la acción a partir del último pago
realizado por la entidad y que genera
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Acción de repetición.
Responsabilidad fisca
6
la acción).
(Ley 610 de 2000 Art. 9° que fija en
cinco (5) años caducidad fiscal a
partir del hecho generador y cinco
años de prescripción de la
responsabilidad a partir de la apertura
del proceso).
5. Penal 5-20 Ley 599 de 2000 Código Penal
“Término de prescripción de la acción
penal. Adicionado por la Ley 1154 de
2007, modificado por el art. 1, Ley
1309 de 2009. La acción penal
prescribirá en un tiempo igual al
máximo de la pena fijada en la ley, si
fuere privativa de la libertad, pero en
ningún caso será inferior a cinco (5)
años, ni excederá de veinte (20),
salvo lo dispuesto en el inciso
siguiente de este artículo.
Modificado por el art. 1, Ley 1309 de
2009, Modificado por el art. 1, Ley
1426 de 2010. El término de
prescripción para las conductas
punibles de genocidio, desaparición
forzada, tortura y desplazamiento
forzado, será de treinta (30) años.
En las conductas punibles que tengan
señalada pena no privativa de la
libertad, la acción penal prescribirá en
cinco (5) años.
Modificado por el art. 14, Ley 1474 de
2011. Al servidor público que en
ejercicio de sus funciones, de su
cargo o con ocasión de ellos realice
una conducta punible o participe en
ella, el término de prescripción se
aumentará en una tercera parte.
También se aumentará el término de
prescripción, en la mitad, cuando la
conducta punible se hubiere iniciado o
consumado en el exterior.
En todo caso, cuando se aumente el
término de prescripción, no se
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excederá el límite máximo fijado.
“Artículo 289. Falsedad en documento
privado, pena máxima 6 años.
Artículo 293. Destrucción, supresión y
ocultamiento de documento privado.
6 años.
Art. 408 violación del régimen legal o
constitucional de inhabilidades o
incompatibilidades, pena máxima 12
años. (Modificado por el art. 33, Ley
1474 de 2011)
Art. 409 interés indebido en la
celebración de contratos, Pena
máxima 12 años. (Modificado por el
art. 33, Ley 1474 de 2011)
Art. 410 contrato sin cumplimiento de
los requisitos legales. Pena máxima
12 años.” (Modificado por el art. 33,
Ley 1474 de 2011)
6. Disciplinario 5 Ley 734 de 2002 art. 30.
En el término de doce (12) años, para
las faltas señaladas en los numerales
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 del artículo 48 y
las del artículo 55 de este código” 7
7. Actos administrativos en
general:
1. Informes de gestión
2. Programas 3. Actas 4. Derechos de petición,
quejas y reclamos 5. Convenios
6. Informes a otras entidades
7. Acciones judiciales y constitucionales
8. Proyectos 9. Comunicaciones
oficiales
5
1
2
2
2
2
1
2
Ley 1437 de 2011
7 Las estipulaciones de la Ley 734 en sus artículos 48 y 55, prevalecen por tratarse de una norma especial de
carácter superior y por el interés público que la actuación disciplinaria reviste.
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NOTA: La ANDJE deberá asegurar el adecuado mantenimiento, integridad desde su
emisión, vigencia y disposición final, de acuerdo con la importancia del documento,
dando prioridad a las normas actuales que permiten la incorporación de documentos
electrónicos y su archivo en sistemas de dichas características – Ley 594 de 2000-.
Valores primarios y secundarios de los documentos
Para determinar la disposición final de los documentos es necesario tener en cuenta, el
valor primario y segundario de los documentos y los tiempos establecidos para los
mismos en las TDR
o PRIMARIOS:
Los valores primarios son aplicados a los archivos administrativos
Valor Administrativo: “El que contiene un documento, una serie de documentos o un
grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que
motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o
recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial
para la toma de decisiones y la planeación.
Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados
por el derecho común.
Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley”.
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Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública”. 8
Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto
de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de
una entidad pública.9
o SECUNDARIOS
Los valores secundarios son atribuidos a los documentos de archivo con carácter
histórico o permanente, ya que son aquellos que sirven de referencia para la
elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente
primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el patrimonio
documental de la comunidad que los creo y los utiliza.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, otros alcanzan estos valores
como resultado de la valoración.
Valor Histórico: Documentos dispositivos
Valor Científico: Documentos que sirven para el desarrollo de la ciencia.
Valor Cultural: Documentos Importantes para la sociedad.
Disposición final de los documentos
o CONSERVACIÓN TOTAL/PERMANENTE EN SU FORMATO
ORIGINAL
“Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, lo que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son
8 Mini manual pág. 26
9 Manual para elaboración de Tablas de Retención, Archivo General de la Nación.
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Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.”10
Disposiciones legales a tener en cuenta:
Ley 80 de 1989 “artículo 2º El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes
funciones […] Parágrafo. En ningún caso los documentos históricos y otros que a juicio
de la Junta Directiva y de la Academia Colombiana de Historia, tengan especial
importancia, no podrán ser destruidos aún después de que sus originales hayan sido
microfilmados.”11
Ley 594 de 2000 “ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos […]. PARÁGRAFO
2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.12
En este sentido, estos documentos se deben caracterizar por que cumplen con las
siguientes condiciones:
Contiene valores secundarios
Que permiten conocer los orígenes de la entidad, su organización, evolución y
actividades.
Que permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos de la
entidad.
Que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo,
institución o lugar, sobre tendencias de la historia política o económica, ciencias
y técnicas.
Que contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles,
financieros u otros de los individuos o de la institución.
Series documentales que reflejan la actividad propia y específica de una unidad
administrativa.
Series documentales que realizan el seguimiento completo del procedimiento.
Por lo anterior, se deberán conservar totalmente las siguientes series/subseries
documentales.
Series documentales de carácter misional
Actas de comités decisorios y consultivos
Actos administrativos de carácter dispositivo
Documentos relativos a procesos de reorganización administrativa
Documentos que describan los planes, programas y proyectos de la entidad
Manuales de funciones y procedimientos
10
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Ley 80 12
Ley 594
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Estudios técnicos (incluyendo aquellos elaborados como productos de contratos
estatales, asesorías y consultorías)
Contratos y Convenios Internacionales
Informes (de Gestión, técnicos, científicos entre otros), presentados a
autoridades administrativas, organismos de control, cuerpos colegiados (consejos y
juntas directivas)
Conceptos técnicos, peritajes y dictámenes
Series documentales que den cuenta de procesos intelectuales realizados por
sus autores (tales como estudios, estadísticas, análisis y proyecciones, informes de
investigaciones, análisis de encuestas entre otros)
Series que puedan explicar fenómenos de tipo social, político, legal, económico,
histórico entre otros análisis.
Tratados, contratos y convenios con organismos internacionales.
Documentos de marcas y patentes.
Diseños y sus documentos de soporte
Series resultantes de procesos de muestreo estadístico (selección archivística)13
La conservación total o permanente de las series/subseries documentales se realizara
en el formato original en el que se produzca la documentación sea esta física o
electrónica.
o ELIMINACIÓN
“Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
Administrativo, legal, jurídico, fiscal, contable y que no tienen valor histórico y carecen
de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología”14
Estos documentos se deben caracterizar por que cumplen con las siguientes
condiciones:
No tienen valores secundarios.
Que de acuerdo con su ciclo vital hayan cumplido con su valor primario.
Que por Tablas de Retención Documental su disposición final sea la Eliminación.
Documentos que son copia o cuya información se encuentra contenida en otros.
La Eliminación de las series/subseries documentales que hayan cumplido con los
tiempos de retención documental, deberá cumplir los lineamentos dados en el
Acuerdo 04 de 2013. “Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental.”
Alcance: Artículo 15, establece lineamientos sobre eliminación de documentos”
13
CIRCULAR EXTERNA 003-2015 14
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La eliminación de documentos de archivo se deberá realizar a través del método de
picado.
o SELECCIÓN
La selección. “Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la
cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la
selección con criterios alfanuméricos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos,
entre otros”.15
Estos documentos se deben caracterizar por que cumplen con las siguientes
condiciones:
No tienen valores secundarios.
Que de acuerdo con su ciclo vital hayan cumplido con su valor primario.
Documentos de carácter representativo, especial o por su aporte a los procesos
misionales de la entidad.
Se realizara para cada una de las serie/subseries de acuerdo al tiempo de
retención documental y disposición final el cual deberá ser de Selección.
La selección se realizara de la siguiente manera, una vez cumplido el tiempo de
retención documental de la respectiva serie/subserie, se selecciona una muestra
intencional del 5% sobre el volumen total del año y de acuerdo a la valoración
cualitativa de los mismos; el impacto de la producción documental en la entidad.
Por lo anterior expuesto, se deberán seleccionar las siguientes series/subseries
documentales.
Historias laborales
Contratos
Convenios
Conceptos Jurídicos
o REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALIZACION).
Reproducción. Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y
consulta, de acuerdo con:
Decreto 2527 de 1950 “Artículo 1º.- Autorizase el uso del procedimiento de
microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional,
departamental y municipal, y también en los archivos particulares de las personas
naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto”.
LEY 80 de 1989 “artículo 2º El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes
funciones […] Parágrafo. En ningún caso los documentos históricos y otros que a juicio
15
Ibíd. 89
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de la Junta Directiva y de la Academia Colombiana de Historia, tengan especial
importancia, no podrán ser destruidos aún después de que sus originales hayan sido
microfilmados.”
Ley 39 de 1981 art. 2, “Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los
cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta la copias de ellos
mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro
técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su
reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el
incumplimiento de la anterior disposición”
Ley 270 de 1996ARTICULO 95. TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA
ADMINISTRACION DE JUSTICIA El Consejo Superior de la Judicatura debe
propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la
administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica
de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la
comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del
sistema de información.
Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios
técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus
funciones.
Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte,
gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por
las leyes procesales.
Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el
ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la
confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que
contengan en los términos que establezca la ley.”
Ley 594 de 2000 “ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos […]. PARÁGRAFO
2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio”.16
Adicionalmente, se tendrá en cuenta el Programa de Reprografía formulado por la
Agencia, una vez se inicie el proceso de aplicación de Tablas de Retención Documental.
16
Ley 594
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Sustentación de la eliminación documental.
La eliminación de documentos de archivo, se llevara a cabo cuando por aplicación de
Tablas de Retención Documental la disposición documental de una serie/o subserie así
lo indique, en este sentido se deberá seguir la metodología definida para tal fin en el
Acuerdo 04 de 2013. “Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental.”
Alcance: Artículo 15, establece lineamientos sobre eliminación de documentos.
Así mismo, tal como lo contempla el Acuerdo 042 de 2002. “Por el cual se establecen
los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental
y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.”
Artículo 4. Parágrafo. “Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de
Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.”
Por esta razón la Agencia elaboro el Protocolo de Eliminación de documentos físicos, el
cual se deberá aplicar para los documentos de apoyo allí descritos, que no se
encuentran consignados en las Tablas de Retención Documental.
Aplicación de la Tabla de Retención Documental. Una vez aprobada la Tabla de Retención Documental por parte del Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo, se realizarán las acciones que conlleven a su aplicación
en la administración de los archivos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, para el seguimiento continuo y ajuste.
Organización de archivos
Los documentos deben ordenarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Aplicar el Procedimiento de organización de archivos definido por la Agencia GD-P-
06. (ANEXO3)
2. Tener en cuenta el manual de gestión documental capitulo organización de archivos.
(ANEXO3)
3. Tener en cuenta las disposiciones legales del Archivo General de la Nación
establecidas para dicha actividad.
4. En los casos en que se identifiquen asuntos contenidos en documentación que no se
encuentre detallada en la Tabla de Retención Documental, el responsable de la
Dependencia debe solicitar al Responsable de Gestión Documental la evaluación de los
documentos, y en caso de ser necesario, el ajuste de la Tabla de Retención
Documental.
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Transferencias documentales
1. Aplicar el Procedimiento de transferencias documentales definido por la Agencia GD-
P-07.(ANEXO3)
2. Tener en cuenta las disposiciones legales del Archivo General de la Nación
establecidas para dicha actividad.
Revisión y actualización periódica de la Tabla de Retención
Documental.
La revisión y actualización se deberá realizar cuando ocurra cualquiera de las
siguientes situaciones:
• Observaciones por parte del Archivo General de la Nación.
• Cuando hallan restructuraciones en la Entidad
• Cuando se creen grupos internos de trabajo.
• Cuando sea asignada una nueva función a la Entidad.
• En los casos en que se identifiquen asuntos contenidos en documentación que
no se encuentre detallada en la Tabla de Retención Documental, el responsable de la
Dependencia debe solicitar al Responsable de Gestión Documental la evaluación de los
documentos, y en caso de ser necesario, el ajuste de la Tabla de Retención
Documental.
Cualquier ajuste de la Tabla de Retención Documental será analizado conjuntamente
por el responsable de la producción de los documentos y la Secretaria General y debe
ser presentado al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la entidad para
su aprobación.
ANEXOS (TRD)
Disposiciones legales, Actos administrativos y otras disposiciones relativas a la
creación y cambios estructurales de la Entidad. (ANEXO1)
Legislación y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la
Entidad.
Legislación que incide en la creación y conservación del documento
Acta del comité de archivo de la entidad aprobando las TRD.
Resolución de aprobación de las TRD
Cuadro de Clasificación Documental
Glosario términos series y subseries documentales
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5. BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. División de Clasificación y Descripción.
Tablas de Retención y Transferencias Documentales: Directrices básicas e instructivos
para su elaboración. Bogotá. (Mini/Manual No. 4)
--------------. Diccionario de terminología archivística. Santafé de Bogotá: Archivo
General de la Nación, 1992.
--------------. Propuesta para un Sistema Nacional de Archivos de Colombia. Santafé
de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. 41p.
--------------. Reglamento de Archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la
Nación, 1993
[Memorias] Seminario de Planeación de Sistemas de Gestión Electrónica de
Documentos. Sociedad Colombiana de Archivistas. Bogotá, Abril 29 y 30 de 2002.
Páez, Fabio Enrique. Guía para la Conservación Preventiva en Archivos. Bogotá:
Archivo General de la Nación, 1997. 68 p.
6. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA
NORMATIVIDAD APLICABLE:
ENTIDAD:
Ley 1444 de 4 mayo de 2011, se creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la
Nación, como una unidad administrativa especial, adscrita al Ministerio de Justicia y del
Derecho (ANEXO1)
Decreto 4085 de 1 noviembre 2011, Por el cual se establecen los objetivos y la
estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en este Decreto se
definen las funciones de las Direcciones y Oficinas de la Agencia.
Resolución 254 de 15 septiembre 2014, Por la cual se crea el Grupo interno de
trabajo de Asesoría territorial a municipios de 4a, 5a y 6a categoría, Recuperación de
recursos públicos y Acción de repetición de la Unidad Administrativa Especial Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Resolución 058 de 13 marzo 2015: Por medio de la cual se reglamenta la
conformación de los Grupos Internos de Trabajo en la Secretaría General de la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se dictan otras disposiciones, en esta
resolución se definen las funciones de los Grupos; Gestión del Talento Humano,
Gestión Financiera y Gestión Contractual.
Manuales de Funciones:
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- Dependencias: La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, no tiene
manual de funciones, estas se pueden encontrar en el Decreto 4085 de 2011
para las Direcciones y Oficinas, en la resolución 254 de 2014 la del Grupo GRAT
y en la resolución 058 de 2015 las funciones de los Grupos: Gestión del Talento
Humano, Gestión Financiera y Gestión Contractual.
- Empleados de Planta de Personal: Resolución N°. 057 del 13 de marzo de
2015 “Por medio de la cual se modifica y adopta el Manual especifico y de
competencias laborales para los empleados de la planta de personal de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado”, se modificó y adoptó el
Manual Específico y de Competencias Laborales para los empleados de la planta
de personal de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto N° 1785 del 18 de septiembre de
2014.
ARCHIVO:
Normatividad aplicable para Tablas de Retención Documental de los archivos de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado:
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
Decreto 1382 de 1995, Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones, entre las
cuales ordenó a los Secretarios Generales de los Organismos Nacionales, la
presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación.
Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Resolución 128 de 2010 (May. 28). Por la cual se actualiza la metodología de
evaluación de las Tablas de Retención Documental y de Tablas de Valoración
Documental, se deroga la Resolución 00047 de 13 de marzo de 2000 y se conforma el
Pre-Comité Evaluador de Documentos.
Acuerdo No. 038 de 2002 del Archivo General de la Nación, desarrolla el artículo
15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a
los documentos y archivos
Acuerdo No. 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, Por el cual se regula
el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000
Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario
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Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
Circular Externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación, Directrices para
la elaboración de Tablas de Retención Documental.
Norma ISO/TR 15489
Elaboró Revisó Aprobó Nombre: Fanny Salazar Estupiñan Cargo: Contratista Secretaria General
Nombre Cargo
Nombre Cargo