elaboración y evaluación de proyectos

Formulacin y Evaluacin de Proyectos Sociales

Apuntes de AsignaturaMarco Becerra Silva Profesor

Santiago de Chile, marzo de 2012.

PresentacinLa asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos contempla el uso de la metodologa de la Planificacin de Proyectos Orientada a Objetivos, PPO; como una necesidad prctica, en que los alumnos, constituidos en pequeos grupos tipo agencias-, desarrollen una consultora de diagnstico y propuesta social, sobre la base de los antecedentes concretos que reporta una organizacin. El punto de partida de todo proyecto -incluido el proyecto- es la identificacin de un problema que los alumnos investigan de manera conceptual y emprica, para luego formular una propuesta de intervencin que ayude a la organizacin a mejorar las situaciones detectadas en el diagnstico. Esta experiencia una de las ms innovativas que introduce el currculo de la Carrera, porque ofrece la posibilidad que los alumnos tengan una aproximacin al campo laboral, sobre la base de asumir el rol de consultores en el que se espera apliquen conocimientos tericos integrados a una realidad especfica. Una de las exigencias para el docente es la de constituirse en un facilitador que estimule el trabajo cooperativo de cada una de las agencias, orientar la resolucin de conflictos intergrupales, aportar elementos tcnicos que permitan la organizacin y evaluacin de la informacin a la que tienen acceso los alumnos en el trabajo de terreno, motivar a los alumnos para que el trabajo que desarrollan sea, ms que un requisito acadmico, una oportunidad de aprendizaje. La asignatura apunta en la direccin de experimentar una metodologa concreta de gestin de proyectos, para las etapas de diseo, de ejecucin y de evaluacin, que permita identificar y concordar alternativas de resolucin de problemas concretos que enfrentan los alumnos durante el desarrollo de la consultora. Algunos problemas vistos desde el ejercicio docente indican que los principales problemas que encuentran los alumnos y que en muchos casos se reflejan en la evaluacin del proyecto- pueden superarse durante el proceso. Los contenidos e los instrumentos corresponden a una adaptacin pedaggica de la seleccin bibliogrfica incluida al final de estos apuntes. Tambin se incluyen actividades que los alumnos debern realizar durante cada sesin de clases del semestre. Adicionalmente contiene algunos ejemplos de ejercicios que alumnos de semestre anteriores han desarrollado en la asignatura.

Profesor: Marco Becerra Silva

1

Tabla de contenidosUnidad 1 El proyecto, la evaluacin y su entornoQu es un proyecto social? Qu es la gestin de un proyecto? Qu es la formulacin de un proyecto? Qu es la ejecucin de un proyecto? Qu es la evaluacin de un proyecto? Caractersticas de la gestin de proyectos orientada a resultados: Actividad de aprendizaje N 1 : Aplicacin de conceptos 5 6 6 7 7 8 9

Unidad 2

Introduccin a la preparacin y evaluacin de proyectosQu es la consultora de proyectos? Qu relacin tiene esta asignatura con la consultora de proyectos comunicacionales? Circuito operacional de la Consultora de Proyectos de la Asignatura Caractersticas de la consultora Por qu se emplean consultores? Actividad de aprendizaje N 2 : La consultora social para el diseo de proyectos 10 10 11 12 13 14

Unidad 3

El diagnstico del proyectoIdentificacin y delimitacin del problema social Tcnica: Matriz de priorizacin y seleccin de problemas: Estructura del Informe Actividad de aprendizaje N 3 : Matriz de Priorizacin y Seleccin de Problemas El anlisis del problema Tcnica : El rbol de Problemas Sugerencias para formular adecuadamente los problemas Actividad de aprendizaje N 4 : Elaboracin del rbol de problemas Ejemplos de problemas La explicacin conceptual del rbol de problemas Tcnica: El marco terico Procedimiento para la seleccin bibliogrfica Cmo elaborar las citas bibliogrficas Algunos tipos de citas bibliogrficas La redaccin del marco terico 15 16 17 18 19 19 20 21 21 23 23 23 24 25 26


2

27 Actividad de aprendizaje N 5 : Elaboracin del Marco Terico La explicacin emprica del rbol de problemas Las fuentes primarias Las fuentes secundarias Tcnicas de investigacin Metodologa para la explicacin emprica del rbol de problemas El concepto de indicador Matriz explicativa del rbol de problemas Ejemplos de indicadores para explicar un problema social Ejemplos de indicadores para explicar la causas de un problema social Ejemplos de indicadores para explicar los efectos de un problema social Actividad de aprendizaje N 6 : Justificacin del proyecto comunicacional Metodologa de anlisis situacional del problema social El anlisis interno El anlisis externo Conceptualizacin: Fortalezas, Debilidades, Amenazas, Oportunidades Actividad de aprendizaje N 7 : Anlisis situacional de las comunicaciones 28 28 28 29 30 30 30 31 32 32 33 34 34 34 34 35

Unidad 4

La formulacin del proyectoEl anlisis de objetivos Tcnicas para formular los objetivos Las condiciones que deben cumplir los objetivos 100 verbos que indican accin para iniciar la formulacin de objetivos Criterios para chequear un objetivo Ejemplos de objetivos generales Actividad de aprendizaje N 8 : Anlisis de objetivos generales La metodologa de planificacin por objetivos : Marco Lgico Estructura del Marco lgico: Tcnicas para completar la Matriz de Planificacin Objetivo General (Superior) Objetivo Especfico (Inmediato) Productos o Logros Actividades Recursos Supuestos Indicadores Elementos de un indicador Tipologa y ejemplos de indicadores Fuentes de Verificacin Actividad de aprendizaje N 9 : Matriz de Planificacin El Plan de Operaciones Metodologa para elaborar el Plan de Operaciones Actividad de aprendizaje N 10 : El Plan de Operaciones 37 37 38 38 39 39 39 40 40 42 42 42 42 42 42 42 43 43 44 45 46 48 48 49


3

El Presupuesto Actividad de aprendizaje N 11 : El Presupuesto

50 50

Unidad 5

La evaluacin del proyectoCaractersticas de la evaluacin Las fases de la evaluacin de proyectos Evaluacin de la planificacin del proyecto Evaluacin de la ejecucin del proyecto Evaluacin de la finalizacin del proyecto Tipos de evaluacin para cada fase del proyecto Los tipos de evaluacin del proyecto social El plan de evaluacin La evaluacin ex ante del proyecto Pauta para guiar la evaluacin ex ante del proyecto La evaluacin de proceso o el monitoreo del proyecto Pauta para guiar el monitoreo del proyecto La evaluacin diagnstica del proyecto Pauta para guiar la evaluacin diagnstica La evaluacin desde la perspectiva del grupo objetivo Pauta para guiar la evaluacin desde la perspectiva del grupo objetivo La evaluacin de efectividad o de resultados del proyecto Pauta para guiar la evaluacin de efectividad La evaluacin de impacto del proyecto Pauta para guiar la evaluacin de impacto Actividad de aprendizaje N 12 : El Plan de Evaluacin del Proyecto Pauta de Evaluacin Presentacin Oral Informe Escrito: Contenidos del Diagnstico Informe Escrito: Contenidos de la Propuesta Bibliografa 51 52 52 52 52 52 54 55 56 56 58 58 59 59 60 60 61 61 62 62 63 64 65 66 68


4

Unidad

1

El proyecto, la evaluacin y su entorno

Para comprender el mbito de accin del trabajador social Qu es un proyecto social?Un proyecto es un conjunto de acciones destinadas a generar influencia en las personas o persuadirlas para alcanzar un determinado propsito. Es un instrumento que interviene la situacin actual para alcanzar una situacin futura deseada.El proyecto como instrumento para el cambio

Situacin actual

Situacin futura

Proyecto

El proyecto social responde a: Los proyectos estn orientados resolver un problema delimitado que afecta a la organizacin, que decide concentrar sus recursos para resolverlo. Para la asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos; la identificacin del problema debe obedecer a criterios tcnicos - profesionales y su delimitacin debe estar en el mbito de la gestin del comunicador y del publicista y no de otras especialidades.

Qu es la gestin de un proyecto social?La gestin de un proyecto social es un proceso permanente e integral que comprende la planificacin, la ejecucin y la evaluacin de las acciones propuestas, destinadas a generar resultados eficaces, eficientes y de calidad para transformar la situacin actual de la organizacin o de un bien o servicio que esta provee a un pblico objetivo. 5


Desde esta perspectiva la gestin de un proyecto es:1)

Un proceso permanente, porque la gestin comprende la responsabilidad durante todo el desarrollo del proyecto; desde el minuto que se identifica el problema cuando se elabora el diagnstico, en la planificacin de la solucin, durante la ejecucin de las acciones y en los momentos que se evalan los resultados. Un proceso integral, porque debe verificarse la relacin continua en las etapas de planificacin, ejecucin y evaluacin de las acciones implementada para transformar la situacin diagnosticada. La obtencin de resultados, pues el propsito fundamental del proyecto es resolver o transformar una realidad actual para alcanzar una situacin deseada en forma eficiente, eficaz y de calidad.

2)

3)

Por las caractersticas descritas, todo proyecto es un proceso dinmico que requiere de los trabajadores sociales una mirada operativa y estratgica, capaz de visualizar todas las implicancias de la intervencin social dentro y fuera de la organizacin.

Qu es la formulacin de un proyecto?La formulacin de un proyecto es un momento central de la gestin, porque se formalizan los aspectos esenciales de la planificacin. La formulacin de un proyecto comprende las siguientes tareas:1) 2) 3) 4) 5) 6)

Identificar y delimitar el problema social Analizar en profundidad las causas que originan el problema social. Analizar en profundidad los efectos que provoca el problema social. Identificar los grados en qu afecta el problema a los distintos pblicos de la organizacin. Establecer una imagen deseada que se espera lograr con el proyecto. Determinar cules son las causas del problema que se abordarn en el proyecto, teniendo en cuenta que slo corresponder por fines pedaggicos- abocarse a aquellas que estn en directa relacin con los mbitos de accin del trabajador social. Identificar con precisin las estrategias destinadas a transformar esos aspectos el problema. Establecer los objetivos especficos, las acciones, los productos (resultados) y los recursos necesarios para transformar el problema central. 6

7)

8)


Qu es la ejecucin de un proyecto?La ejecucin del proyecto comprende el hacer; es poner en prctica los compromisos formulados, es la implementacin de las actividades para lograr los resultados esperados de acuerdo con los criterios, los tiempos, los responsables y los recursos previstos.1) 2)

Comprende enfrentar las condiciones internas y externas que inciden en el proyecto. El equipo responsable de la ejecucin debe coordinar y desarrollar estrategias para enfrentar situaciones que afecten el logro de los resultados propuestos. La ejecucin es dinmica y flexible, por cuanto pueden existir ajustes que permitan enfrentar las situaciones y condiciones internas y externas del proyecto; an cuando hay que minimizar tal riesgo en el momento de la formulacin del proyecto.

3)

Qu es la evaluacin de un proyecto?Corresponde a la indagacin y la valoracin que tienen los procesos, los resultados y los impactos del proyecto. El propsito es generar informacin, conocimiento y aprendizajes para alimentar la toma de decisiones.1)

La evaluacin es una actividad permanente y no slo final como ocurre habitualmente; e implica definir estndares que ayuden a establecer los niveles de logro que el proyecto y sus componentes proponen. La evaluacin parte desde la definicin del problema que da origen al proyecto y lo acompaa durante toda su vida e incluso una vez finalizado. La evaluacin necesita de herramientas tcnicas que permitan recolectar la informacin, procesarla, analizarla e interpretarla, ya sea de modo cualitativo, como cuantitativo o la combinacin de ambas que es ideal para un proyecto comunicacional.

2)

3)


7

Caractersticas de la gestin de proyectos orientada a resultados:

GES TIN DE PROYECTOS POR RES ULTADOS

FORMULACIN

EVALUACIN

GES TIN INTEGRAL

EJECUC IN

1)

Comprende articular integralmente la formulacin, la ejecucin y la evaluacin del proyecto. La gestin se inicia desde el momento de la identificacin del problema y su delimitacin con el mbito de especializacin profesional de quien/es asume/n la responsabilidad. La gestin integral pone atencin a los resultados de la intervencin social. La evaluacin es un proceso permanente durante todo el proyecto e inclusive una vez que ha finalizado. Requiere que el equipo de gestin se coordine y vincule con los destinatarios y otros organismos que sea necesario.

2)

3) 4)

5)


8

Actividad de aprendizaje N 1: Aplicacin de conceptosDespus de leer estos apuntes conceptuales, responda las preguntas del cuestionario.1)

Cules son las etapas de un proyecto?.

2)

Defina con sus palabras, qu significa la gestin de un proyecto?.

3)

Segn su especialidad, seale cincos mbitos de accin o temticas en las cuales Ud. puede intervenir con un proyecto social?.

a) ____________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________ c) ____________________________________________________________________ d) ____________________________________________________________________ e) ____________________________________________________________________

4)

Nombre los tipos de organizaciones pueden contar con un proyecto social.


9

Unidad

2

Introduccin a la preparacin y evaluacin de proyectos

La consultora de proyectos como mbito de accin del profesional Qu es la consultora de proyectos?Definicin de la consultora de empresas El Instituto de consultores de empresas del Reino Unido define la consultora de empresas de la siguiente manera: Es un servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la identificacin e investigacin de problemas relacionados con polticas, organizacin, procedimientos y mtodos; recomendacin de medidas apropiadas y prestacin de asistencia en la aplicacin de dichas recomendaciones1. Las definiciones empleadas por otras asociaciones profesionales, son muy parecidas. Esto indica que la consultora de empresas es un servicio al cual los directores de empresas pueden recurrir si sienten necesidad de ayuda en la solucin de problemas. El trabajo del consultor empieza al surgir alguna situacin juzgada insatisfactoria y susceptible de mejora, y termina, idealmente, en una situacin que ha producido un cambio que constituye una mejora.

Qu relacin tiene esta asignatura con la consultora de proyectos sociales?La asignatura es eminentemente prctica, porque los alumnos se agrupan formando agencias que elaboran un proyecto comunicacional, para una organizacin real que presente un problema factible de abordar desde la especialidad. Los alumnos son personas externas a la organizacin y tienen la calificacin profesional, de acuerdo a la malla curricular por la cual han transitado durante su formacin acadmica.

1

Monografas.com (2003). Curso de Consultora. [En lnea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos/consultoria/consultoria [fecha de acceso: 22/07/2003].Profesor: Marco Becerra Silva

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Circuito operacional de la Consultora de Proyectos de la AsignaturaEvaluacin Conocimientos y experiencias comunicacionales Ejecucin del Proyecto Identificacin de una organizacin para realizar la consultora Proceso y Resultados

Impacto

Planificacin de Actividades y Recursos

Entrevista inicial con el Cliente

Formulacin del Proyecto

Ex Ante

Anlis is de las Comunicaciones

Diagnstico Comunicacional

Anlis is Causa / Efecto Problema Comunicacional

Anlis is Terico

Anlis is Emprico


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Caractersticas de la consultora21. La consultora es un servicio independienteSe caracteriza por la imparcialidad del consultor, que es un rasgo fundamental de su papel. Esta independencia significa al mismo tiempo una relacin muy compleja con las organizaciones clientes y con las personas que trabajan en ellas. El consultor no tiene autoridad directa para tomar decisiones y ejecutarlas. Pero esto no debe considerarse una debilidad si el consultor sabe actuar como promotor de cambio y dedicarse a su funcin, sin por ello dejar de ser independiente. Por consiguiente, debe asegurar la mxima participacin del cliente en todo lo que hace de modo que el xito final se logre en virtud del esfuerzo de ambos.

2. La consultora es esencialmente un servicio consultivoNo se contrata a los consultores para dirigir organizaciones o para tomar decisiones en nombre de directores en problemas. Su papel es actuar como asesores, con responsabilidad por la calidad e integridad de su consejo; los clientes asumen las responsabilidades que resulten de la aceptacin de dicho consejo. No slo se trata de dar el consejo adecuado, sino de darlo de manera adecuada y en el momento apropiado. Esta es la cualidad fundamental del consultor. El cliente, por su parte, debe ser capaz de aceptar y utilizar esa ayuda del consultor.

3. La consultora es un servicio que proporciona conocimientos y capacidades profesionales para resolver problemas prcticosUna persona llega a ser consultor de empresas en el pleno sentido del trmino despus de haber acumulado una masa considerable de conocimientos sobre los diversos problemas y situaciones que afectan a las empresas y adquirido la capacidad necesaria para identificarlos, hallar la informacin pertinente, analizar y sintetizar, elegir entre posibles soluciones, comunicarse con personas, etc. Cierto es que los dirigentes de las empresas tambin tienen que poseer estas capacidades. Lo que distingue a los consultores es que pasan por muchas organizaciones y que la experiencia adquirida en las tareas pasadas, pueden tener aplicacin en las organizaciones en las que se realizan nuevas tareas. Adems, los consultores profesionales se mantienen al tanto de los progresos en los mtodos y tcnicas, sealan estos progresos a sus clientes y contribuyen a su aplicacin.

4. La consultora no proporciona soluciones milagrosasSera un error suponer que, una vez contratado el consultor, las dificultades desaparecen. La consultora es un trabajo difcil basado en el anlisis de hechos concretos y en la bsqueda de soluciones originales pero factibles. El empeo decidido de la direccin de la empresa en

2

Transcripcin textual. Monografas.com (2003). Curso de Consultora. p. 1-2.


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resolver los problemas de sta y la cooperacin entre cliente y consultor son por tan importantes para el resultado final, como para la calidad del consejo del consultor.

Por qu se emplean consultores?Una organizacin no vera razn alguna para emplear un consultor si ste no pudiera aportar algo que falta en aquella. En general, los consultores se emplean por una o ms de las siguientes razones: a) Para que aporten conocimientos y capacidades especiales Una organizacin llama a un consultor cuando no dispone de personas capaces de enfrentarse con determinado problema con la misma probabilidad de xito. Tal problema requiere a menudo tcnicas y mtodos nuevos en que el consultor tiene carcter mas general si la organizacin no logra realizar su objetivo y si las lagunas que es necesario superar se refieren a poltica de direccin en general, planificacin, coordinacin o liderazgo. b) Para que presten ayuda intensiva en forma transitoria Un examen a fondo de los problemas principales, como la organizacin de la empresa o la poltica de comercializacin, exigira la plena dedicacin de altos directivos durante largos periodos. Ahora bien, la direccin cotidiana de una organizacin econmica no permite disponer de mucho tiempo y, peor an hace difcil concentrarse simultneamente en problemas conceptuales. Los consultores solo intervienen el tiempo necesario y dejan la organizacin una vez que han terminado su tarea. c) Para que den un punto de vista imparcial Los miembros de una organizacin pueden estar demasiado influidos por su propia experiencia o participacin y tradiciones o hbitos establecidos para aclarar el verdadero carcter de un problema y proponer soluciones factibles. El consultor, en cambio, puede gracias a su independencia, ser imparcial en situaciones en que ninguna persona que trabaja en la organizacin podra serlo. d) Para que den a la direccin argumentos que justifiquen decisiones predeterminadas Se da el caso de que una organizacin recurra a consultores con el fin de que sus dirigentes puedan justificar una decisin remitindose a la recomendacin del consultor. En otras palabras, un dirigente puede saber exactamente lo que desea y cual ser su decisin, pero prefiere pedir un informe al consultor para fundamentar su posicin. Esta forma de actuar no deja de ser lgica, pero, por principio y en su propio beneficio, los consultores profesionales deben cuidar de no aceptar tareas en las cuales sus recomendaciones podran emplearse con fines de poltica interna de la organizacin. Las razones indicadas pueden estar presentes en grados tan variables y estar tan interrelacionadas que el consultor puede verse frente a una situacin muy compleja; noProfesor: Marco Becerra Silva

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obstante, debe esforzarse por mantener una visin muy clara de las razones por las cuales se emplean sus servicios, incluso si en el curso de su tarea las razones iniciales cambian o se descubren otras completamente nuevas.

Actividad de aprendizaje N 2 : La consultora social para el diseo de proyectosLa formulacin del proyecto que se realizar en la Asignatura comprende el ejercicio de algunas tareas previas que los alumnos debern desarrollar.1)

Quines son los integrantes de la agencia que trabajarn durante todo el semestre en la formulacin del proyecto?. Elaborar un Contrato de Trabajo que contemple los siguientes puntos: Identificacin completa de los integrantes de la agencia: Nombre, cdula de identidad, direccin, telfono. Coordinacin de la agencia: Nombrar un coordinador/a, listar las funciones y atribuciones que desarrollar. Das y horarios de funcionamiento. Responsabilidades de los integrantes de la agencia. Mecanismos de resolucin de los conflictos dentro del equipo de trabajo. Medidas por incumplimiento de tareas.

2)

3)

Antecedentes generales de la organizacin para la cual se formular el proyecto: Nombre, nombre de fantasa, direccin, telfono, fax, pgina web, pblicos internos, pblicos externos.4)

Nombre y apellidos de quin es el contacto de la organizacin que se vincular con la agencia. Elaborar la pauta de entrevista: Formulen todas las posibles preguntas para abordar la entrevista con el cliente, donde se incluyan las fortalezas y las debilidades comunicacionales de la organizacin.

5)


14

Unidad

3

El diagnstico del proyectoLa formulacin del proyecto se inicia mediante un contacto formal con la organizacin definida por la agencia, con el propsito de explicitar el objetivo del trabajo que se desarrollar. En la entrevista los alumnos estarn muy atentos a tomar notas de la verbalizacin que haga el cliente sobre la situacin de la organizacin, poniendo especial atencin a los problemas comunicacionales que ste enuncie. Un problema es una brecha, es una fisura entre el ser y el deber ser, es decir entre lo que ocurre en la realidad, en comparacin a lo que idealmente debera ocurrir. Por ello los alumnos toman apuntes de la conversacin, donde el cliente expresa alguna/s insatisfaccin/es con respecto a lo que ocurre y su deseo de cambiar esa realidad que no le satisface. Es importante que antes de finalizar la conversacin los alumnos consulten con el cliente el llenado de la matriz. La matriz de priorizacin y seleccin de problemas ayudar a identificar el problema central que ser objeto de anlisis y servir de base para la formulacin del proyecto. Instrumento: Matriz de priorizacin y seleccin de problemas

Enunciado del problema comunicacional

Grupo mbito de Prioridad Nivel de Sumatoria objetivo incidencia para la incidencia (Quines, organizacin Cuntos)

Prioridad


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Tcnica: Matriz de priorizacin y seleccin de problemas:1)

Enunciar los todos los problemas comunicacionales. Sealar en forma breve cada uno de los problemas comunicacionales que asoman en la entrevista con el cliente.

2)

Analizar cada uno de los problemas segn los siguientes criterios: Grupo objetivo. Poblacin a la que afecta el problema. mbito de incidencia. Capacidad de la organizacin para incidir en el problema. Algunas de las variables que pueden ayudar son: los recursos econmicos disponibles para resolver el problema, las atribuciones del equipo o las personas que sirven de nexo con la organizacin, la existencia de proyectos o iniciativas relacionadas que complementariamente pueden ayudar a resolver el problema, la polticas institucionales u otras variables. Prioridad para la organizacin. Comprende el valor o la importancia que el equipo directivo le otorga al problema. Nivel de incidencia. Corresponde al peso que tiene el problema en la generacin de los otros problemas detectados.

1)

Asignarle un valor a cada problema segn la escala. Cada valor debe ser consensuado entre el equipo de la agencia y la organizacin. Escala: Alto = 3 Medio = 2 Bajo = 1 Nulo = 0

2)

Sumar cada celda y establecer las prioridades segn el valor de la sumatoria. El valor ms alto es la primera prioridad y as sucesivamente. La agencia tomar como base del proyecto, el problema que presente la primera prioridad, cuestin que ser consensuada con el cliente. La matriz debe ser aplicada tal cual como se expone. Alterar los datos, slo significar futuros problemas metodolgicos para el trabajo de los alumnos. Entregar al profesor un informe que contenga lo siguiente:

3)

4)

5)


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Estructura del Informe3:

Cartula:Logo de AIEP, Ttulo del informe, Nombre del grupo, Profesor y Fecha. Integrantes, Asignatura,

Contenidos del Informe:1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)

Antecedentes de la organizacin. Objetivos organizacionales. Productos o servicios. Tipo y nmero de pblicos internos y externos de la organizacin. Imagen que proyecta la organizacin Motivaciones del grupo para elegir la organizacin. Expectativas de la organizacin respecto al proyecto social. Matriz de priorizacin y seleccin de problemas. Definicin argumentada del problema prioritario. Catlogo de informacin disponible en la organizacin para documentar el problema.

Aspectos formales del Informe:Hojas numeradas, con logo de AIEP en el extremo superior izquierdo. Tamao de letra N 12. Mrgenes: superior 3, inferior 2, derecho 2, izquierdo 3. Cuidar ortografa y redaccin.

3

Todos los informes debern mantener el mismo formato durante el semestre.


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Actividad de aprendizaje N 3: Matriz de Priorizacin y Seleccin de ProblemasEn esta actividad los alumnos, agrupados como agencia, aplican la Matriz de priorizacin y seleccin de problemas.1)

Como alumnos tienen la posibilidad de identificar distintos problemas sociales de la Carrera; enncienlos y analcenlos segn los distintos criterios. Apliquen las puntuaciones para cada criterio. Determinen el problema donde Uds. como alumnos tienen la posibilidad real y concreta de intervenir. Fundamenten el problema. Exponer la matriz al curso.

2) 3)

4) 5)

Matriz de priorizacin y seleccin de problemasGrupo mbito Prioridad Nivel de Sumatoria Prioridad objetivo de para la incidencia (Quines, incidencia organizacin Cuntos)

Enunciado del problema comunicacional


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El anlisis del problemaLa formulacin del proyecto implica un proceso, por medio del cual la agencia identifica y delimita el problema comunicacional sobre el cual propone intervenir; determina las causas especficas que generan el problema y los efectos que este provoca. Adicionalmente, establece los fundamentos tericos de ste. Una vez que la agencia, de comn acuerdo con la organizacin, ha establecido el problema comunicacional que se quiere transformar, corresponde realizar un anlisis a travs de la tcnica del rbol de problemas, que consiste en identificar las relaciones entre las causas y efectos.

Tcnica : El rbol de Problemas1) 2) 3) 4)

Determinar el problema central. Definir las causas de este problema: Los orgenes que provocan el problema Identificar los efectos del problema: Las consecuencias que genera el problema. Presentar el anlisis como un rbol, con los efectos del problema en la parte superior (copa); el problema central al centro (tronco) y sus causas en la parte inferior (races).

Representacin del rbol de Problemas y Objetivos Efecto 1 Efecto 2 Fines Beneficios (Impactos) Objetivo General Objetivos Especficos

PROBLEMA

Solucin

Causa A

Medios

Causa A1

Causa A2

Actividades

Productos


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Sugerencias para formular adecuadamente los problemas1)

Abocarse con realismo y precisin a la situacin que se analiza. Es esencial que se definan los lmites de la situacin por los cuales ha sido solicitada la consultora en comunicacin. Expresar, en pocas palabras, el problema como un estado negativo. El supuesto es que todo aquello que no es un estado negativo, no afecta en nada y/o a nadie y, por tanto, no es un problema. El o los problemas comunicacionales no son supuestos por el equipo consultor, sino son una evidencia verificable que expresa la organizacin y que el equipo consultor chequea mediante el diagnstico que reporta la Matriz de Priorizacin y Seleccin de Problemas. Escribir un solo problema por planteamiento. Evitar mezclar problemas en una misma formulacin, porque lleva a la imprecisin y a la confusin al momento de definir las causas y los efectos. Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros). Se trata de actuar en el momento presente (por ello ha sido solicitada la consultora). Se debe realizar un anlisis de la realidad hoy -del presente- y no proyectarse a problemas del futuro; porque estos deben enfrentarse cuando realmente existan. Considerar que un problema no es ausencia de una solucin, sino un estado negativo. La solucin aparecer ms tarde cuando la consultora avance en el diseo del proyecto.

2)

3)

4)

5)

Actividad de aprendizaje N 4: Elaboracin del rbol de problemasEn esta actividad, los alumnos deben elaborar el rbol de problemas, estableciendo en detalle las causas y los efectos. Recuerden que el problema corresponde al tronco del rbol, las causas son sus races y los efectos representan las ramas.1) 2)

Revisen los ejemplos de problemas enunciados y subrayen los conceptos claves. Elaborar el rbol de problemas de la organizacin, identificando en detalle las causas y los efectos. Fotocopiar la figura del rbol en una transparencia para presentarla en la prxima clase. Elaborar un listado con todos los conceptos claves que aparecen representados en el rbol de problemas.

3) 4)


20

Ejemplos de problemas A continuacin se lista un conjunto de problemas utilizados como base de anteriores campaas comunicacionales de la asignatura de Evaluacin y Formulacin de Proyectos. Dbil posicionamiento de las Escuelas de Rock de la comuna de San Bernardo en el grupo objetivo secundario. Dbil imagen corporativa de la Fundacin Diabetes Juvenil frente a las empresas privadas y a las personas particulares. Generalizacin del mensaje comunicacional de la empresa Geotcnicos Rapel a su segmentada cartera de clientes de la Regin de Valparaso. Formal tono comunicacional del Centro Comunitario Rotonda Atenas de la comuna de Las Condes para captar la atencin y participacin del grupo objetivo prioritario. El grupo objetivo de la Encuadernadora Strauss desconoce el conjunto de lneas de servicios que sta entrega. Presencia de barreras comunicacionales entre los funcionarios de la empresa Arte y Tecnologa dificultan el trabajo en equipo. Bajo nivel de oportunidades de participacin laboral de los empleados de la empresa Arte y Tecnologa.


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Ejemplo de rbol de Problemas4

Conceptos claves del rbol de problemas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Grupo objetivo Lneas de servicio Informacin Canales de comunicacin Publicidad Herramientas de promocin 7. Gasto v/s inversin 8. Interaccin comunicacional 9. Clientes 10. Participacin en el mercado 11. Rentabilidad

4

Adaptacin pedaggica del rbol de Problemas elaborado por los alumnos: Andrea Cataln, Fernando Cornejo, Grethel Latorre y Julin Valenzuela. Carrera de Publicidad, VII Semestre 2003.Profesor: Marco Becerra Silva

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La explicacin conceptual del rbol de problemasLuego de haber efectuado la representacin grfica del rbol de problemas y de haber entregado los argumentos empricos, corresponde conceptuar cada uno de los elementos que lo componen. Para ello, ser preciso elaborar un marco terico referencial, apoyndose en bibliografa especializada.

Tcnica: El marco tericoEl marco terico se elabora mediante la bsqueda de informacin en libros, revistas especializadas e incluso antecedentes disponibles en internet. Muchas veces en los textos no aparecen las teoras ms recientes; las que s podemos encontrar en revistas especializadas, donde los investigadores escriben las teoras que luego aparecen en textos. Para la asignatura, el marco terico debe comprender la seleccin y anlisis de bibliografa especializada que explique el problema comunicacional, sus causas y sus efectos. El rbol de problemas debe ser analizado a la luz de las ms recientes investigaciones. Procedimiento para la seleccin bibliogrfica1)

Identificar los conceptos claves o descriptores del rbol de problemas que ayuden a la revisin bibliogrfica. Ej. Posicionamiento, percepcin del consumidor, comunicacin ascendente, grupo objetivo, etc. Visitar la biblioteca de AIEP, revisar la bibliografa acumulada durante los semestres anteriores, visitar otras bibliotecas pblicas. Revisar los catlogos, seleccionar y solicitar textos especializados donde aparezcan las teoras y conceptos que expliquen cientficamente los elementos del rbol de problemas. Revisar inicialmente el ndice de cada texto. Tambin revisar el ndice temtico que algunos textos presentan en las pginas finales. Ello con el fin de buscar los contenidos homologables con los descriptores. Fotocopiar y/o fichar los contenidos. Muy importante en esta etapa es escribir los antecedentes que sern fundamentales para elaborar las citas textuales: Nombre completo del autor. Ao de edicin. Ttulo completo del texto, diario o revista. Nmero de edicin. Nombre de editorial. 23

2)

3)

4)

5)


Ciudad y pas. Nmero de pginas utilizadas en la cita.

Cmo elaborar las citas bibliogrficas Las citas bibliogrficas ayudan a la comprensin tcnica y terica del asunto que se analiza. Consiste en reproducir lo escrito por un autor o varios autores, transcribiendo literalmente sus palabras.1)

La cita puede ir precedida y seguida de algn argumento que entreguen los alumnos, sobre el tema que estn abordando. De nada sirven las citas sueltas, porque pueden aparecer descontextualizadas. Es til que los alumnos utilicen la parfrasis, donde expliquen, comenten e interpreten en forma ampliada y con sus palabras la cita o pensamiento del autor. En Microsoft Word existe la funcin insertar, nota al pie; lo cual asigna una numeracin automtica a la cita. A continuacin se registran los datos del autor, segn el tipo de cita. Ver ejemplo del punto siguiente. La cita debe registrarse entre comillas, tal como aparece en el ejemplo:El desarrollo organizacional parte del supuesto de que es posible que las metas de los individuos se integren con los objetivos de la organizacin en un plano en que el significado del trabajo sea estimulante y gratificante y conlleve posibilidades de desarrollo personal5.

2)

3)

4)

5)

En caso que la cita sea extensa y desee extractarse una parte de ella, es necesario el uso de puntos suspensivos, en los siguientes casos: Tres puntos suspensivos al inicio, si no es necesario citar las palabras del comienzo del prrafo. Ejemplo: ...___________. Tres puntos suspensivos al final, si no es necesario citar las palabras finales del prrafo. Ejemplo: _________.... Tres puntos suspensivos al inicio y al final, si no es necesario citar las palabras iniciales y finales del prrafo. Ejemplo: ... __________ ....

6)

En caso de seleccionar otro prrafo del mismo autor, citado con anterioridad; ver el siguiente ejemplo:

5

Chiavenato, Idalberto (1999). Administracin de Recursos Humanos. Traduccin de Germn Alberto Villamizar. Bogot, Colombia. Editorial McGraw-Hill. p. 592.Profesor: Marco Becerra Silva

24

Tomando el caso de la teora de sistemas, la organizacin Portal House no ha desarrollado, su capacidad de percepcin y cambio para adaptarse a la variacin de los estmulos externos6.7)

Habiendo avanzado el marco terico, se han citado otros autores y surge la necesidad de citar nuevamente a Idalberto Chiavenato, atender al siguiente ejemplo:El desarrollo organizacional, ...consiste en tratar de enfrentar el cambio en toda la organizacin o en un parte sustancial de ella7. De esto se desprende que la organizacin Portal House, no slo debiera atender la situacin particular que enfrenta el grupo de trabajadores que hoy aparecen desmotivados por el nuevo giro que adquiri la empresa, sino atender de un modo persuasivo al conjunto de ellos, porque, Las personas no viven aisladas ni son autosuficientes, pues se relacionan continuamente con otras personas o con sus ambiente mediante la comunicacin8. Y lo ms probable que ocurra, es que los trabajadores que han asumido el cambio de la organizacin, puedan verse influenciados por los que estn en desacuerdo.

Algunos tipos de citas bibliogrficas Libro con un autor Chiavenato, Idalberto (1999). Administracin de Recursos Humanos. Traduccin de Germn Alberto Villamizar. Bogot, Colombia. Editorial McGRAW-HILL S.A.. p. 47. Libro con dos o ms autores Wells, William y otros. (1996). Publicidad; Principios y Prcticas. Traduccin de Concepcin Verania De Parres Crdenas. Mxico: Prentice-Hall Hispanoamrica, S.A.. p. 213. Artculo de peridico Novoa Fernndez, Sandra. (2003, 27 de julio). La doble apuesta por el rating. El Mercurio, Economa y Negocios, Cuerpo B. p. 3. Artculo de enciclopedia Black, M. (1967). Induction. En The encyclopedia of philosophy (Vol. 4, pp. 169-181). New York: Macmillan. Sitio en la Web Universidad Iberoamericana (2003). Formatos para la elaboracin de bibliografas. [En lnea]. Disponible en: http://www.bib.uia.mx/biblioteca_digital/guias_tutoriales.html [fecha de acceso: 29/07/2003].6 7

Ibid. p.591. Davis, K. y Newstrom. John W. (1997). Comportamiento Humano en el Trabajo. Traduccin de Rosa Ma. Rosas Snchez. Mxico. Editorial McGraw-Hill. p.375. 8 Chiavenato, Idalberto (1999). Op. Cit. p. 87.Profesor: Marco Becerra Silva

25

La redaccin del marco terico El marco terico se redacta con estilo tcnico y cientfico; ello significa atender a los siguientes criterios:1)

Objetividad. Las ideas y razonamientos deben surgir de los hechos, sin interpretaciones personales no confirmables. Orden. Las ideas deben estar estructuradas de acuerdo a un plan de trabajo establecido por el estudiante o el grupo, producto de la meditacin previa y seleccin del material bibliogrfico. Se sugiere elaborar un esquema deductivo, que parta de ideas generales para llegar a aquellas ms particulares. Seleccin. Las ideas y razonamientos de un trabajo de investigacin tcnica deben estar en relacin al problema central y de los elementos del rbol, derivado de las conversaciones iniciales sostenidas con el cliente. Concisin. Expresar una idea o pensamiento con las menos palabras posibles y que stas expongan clara y exactamente lo que se debe decir. Pureza del lenguaje. Para redactar el marco terico o cualquier escrito es necesario tener presente las reglas gramaticales en cuanto a la construccin adecuada de las oraciones (sintaxis), la propiedad de las palabras (semntica) y la escritura de las mismas y puntuacin de las oraciones (ortografa). Sencillez. Combinar en la presentacin, la precisin cientfica de los conceptos e ideas con la capacidad de comprensin de los clientes, otros compaeros y profesores. Sin vocabulario rebuscado.

2)

3)

4)

5)

6)


26

Actividad de aprendizaje N 5 : Elaboracin del Marco TericoEn esta actividad los alumnos, deben elaborar el marco terico, utilizando cada uno de los conceptos claves identificados en el rbol de problemas.1)

La elaboracin del marco terico supone la revisin de, a lo menos, cinco textos especializados, y la revisin de bibliografa en la web y/o en peridicos. Las citas bibliogrficas debern ajustarse a los formatos presentados en los ejemplos tipos de citas bibliogrficas. La extensin del marco terico es de diez pginas como mnimo y de quince pginas como mximo. El formato de presentacin del informe al profesor, deber ajustarse a las instrucciones ya sealadas anteriormente.

2)

3)

4)

La explicacin emprica del rbol de problemas Una vez diseado el rbol de problemas para explicar las relaciones de causa y efecto del problema comunicacional y luego de redactado el marco terico, es preciso investigar la situacin de la organizacin con datos reales (empricos) que se disponen. La recoleccin y anlisis de la informacin avalar la construccin de indicadores, que demostrarn la existencia real y efectiva de cada una de las anotaciones puestas en el rbol de problemas. Para realizar la investigacin emprica, la agencia deber obtener informacin de fuentes primarias y secundarias. La metodologa a utilizar comprender el uso de herramientas ya estudiadas en asignaturas relacionadas, que los alumnos manejan por el currculum de su formacin acadmica.

1)

Las fuentes primarias Corresponder a la directa informacin obtenida de la aplicacin de tcnicas e instrumentos de investigacin como encuestas, entrevistas, grupos focales, observacin u otras, sumando a continuacin el anlisis e interpretacin de datos.


27

2)

Las fuentes secundarias Comprende el uso de informacin ya disponible en distintos medios e instituciones relacionadas; tales como INE, portales web, guas, directorios, etc. Esta informacin debe ser extractada, analizada e interpretada en funcin del objetivo del estudio de mercado.

Tcnicas de investigacin social9El listado de tcnicas de investigacin slo tiene el propsito de recordar sumariamente el significado de algunas de ellas, porque los alumnos ya disponen en su currculum acadmico el aprendizaje de cada una de ellas; en asignaturas como investigacin social, investigacin aplicada a organizaciones, investigacin de mercados, entre otras.1)

La observacin: Mirar a la organizacin; desde dentro y desde fuera, utilizando al mximo los sentidos.

2)

La entrevista: Conversacin entre el investigador y un miembro de la organizacin, para obtener informacin de la organizacin y la opinin del entrevistado acerca de los temas.

3)

El cuestionario: Instrumento de recopilacin masiva de informacin. A travs de preguntas y respuestas.

4)

Grupo motivacional o entrevista grupal: Exponer a un grupo una pauta de entrevista semi estructurada. Las preguntas constituyen temas planteados al grupo y no a alguna persona en particular.

5)

El grupo de discusin: Es similar a la entrevista grupal, con la diferencia que propone temas para la discusin del grupo, en lugar de plantear preguntas sobre las que se necesitan respuestas.

9

Mayores antecedentes sobre tcnicas de investigacin sugiero revisar textos, tales como: a) Diagnstico Organizacional, Daro Rodrguez, Ediciones Universidad Catlica de Chile. b) Tcnicas de Investigacin Social, Ezequiel Ander-Egg, Editorial Lumen. c) Introduccin a la investigacin de mercados, Marcela Benassini, Editorial Prentice Hall. d) Cualquier otro texto de investigacin social o investigacin de mercados disponible en la Biblioteca de Inacap.Profesor: Marco Becerra Silva

28

6)

El seminario de diagnstico: Consiste en la realizacin de un seminario de 2 3 das de duracin con un nmero elevado de participantes, escogidos por sectores de la organizacin. Su caracterstica es el rol protagnico que desempean los participantes.

Metodologa para la explicacin emprica del rbol de problemasCorresponder realizar una investigacin emprica que se resumir en una matriz explicativa del rbol de problemas, donde se consignarn los indicadores para cada uno de los elementos del rbol, la lnea base de medicin y las fuentes de informacin. Este proceso permitir afirmar que el problema, sus causas y efectos existen, son reales y que tienen determinadas caractersticas.

El concepto de indicadorUn indicador se puede entender como una expresin que sintetiza informacin cuantitativa y/o cualitativa sobre algn fenmeno relevante. El indicador indica o seala. Permite caracterizar los fenmenos (acciones, actividades, logros, efectos) que necesitamos describir en un proceso de monitoreo y evaluacin10. Los indicadores revelan el comportamiento de una variable y, Sirven para observar, medir y verificar los cambios cuatitativos (mayores o menores) y cualitativos (positivos/negativos, mbito, dimensin o aspecto) que presenta, en determinado momento, cierta variable11. Los indicadores suponen el establecimiento de una lnea base, que corresponde a los valores iniciales de los indicadores que dan origen al proyecto comunicacional y que se construyen durante la formulacin del rbol de problemas. La lnea base permite tener una mirada objetiva de la situacin de la organizacin, antes de que el proyecto comience a ejecutarse y constituye un parmetro para evaluar la contribucin del proyecto a la solucin del problema comunicacional; es decir, hay un antes y un despus de la ejecucin del proyecto.

10

Mokate, Karen (2000). El monitoreo y la evaluacin: herramientas indispensables de la gerencia social. En Diseo y gerencia de polticas y programas sociales del Banco Interamericano para el Desarrollo-Instituto para el Desarrollo Social (INDES). Bolivia. p. 24 11 SIEMPRO, Sistema de Informacin, Monitoreo y Evaluacin de Programas Sociales (1999). Gestin Integral de Programas Sociales Orientada a Resultados. Buenos Aires, Argentina. Fondo de Cultura Econmica. p. 24Profesor: Marco Becerra Silva

29

Matriz explicativa del rbol de problemasProblema / Causa / Efecto Indicador Lnea Base Fuente de Informacin

Ejemplos de indicadores para explicar un problema socialProblemaUna porcin del grupo objetivo de la Empresa SCJ S.A. desconoce las lneas de servicio que sta ofrece.

IndicadorNmero de micro y medianas empresas de la ciudad de Rancagua con potencial necesidad de mantencin o renovacin de instalaciones elctricas

Lnea Base500 micro empresas. y

Fuente de Informacin

medianas Base de datos Cmara de Comercio de Rancagua. Al 10/05/2003. 550 = Total micro y medianas empresas de la ciudad de la Cartera de clientes, Dpto. de Rancagua. Ventas, Empresa SCJ S.A. al 30/07/2003. 50 = Total de micro y medianas empresas que forman parte de la actual cartera de clientes con asistencia en instalaciones elctricas. 500 = 550 50

Nmero de micro y medianas empresas de la ciudad de Rancagua con potencial necesidad de mantencin o renovacin de instalaciones sanitarias.

520 micro empresas.

medianas Base de datos Cmara de Comercio de Rancagua. Al 10/05/2003. 550 = Total micro y medianas empresas de la ciudad de la Cartera de clientes, Dpto. de Rancagua. Ventas, Empresa SCJ S.A. al 30/07/2003. 30 = Total de micro y medianas empresas forman parte de la actual cartera de clientes con asistencia en instalaciones sanitarias. 520 = 550 30

y


30

Ejemplos de indicadores para explicar la causas de un problema comunicacionalCausasDesinformacin de los canales de comunicacin publicitaria.

IndicadorNmero y frecuencia de uso 1) de las herramientas publicitarias utilizadas por la empresa SCJ S.A.2)

Lnea Base

Fuente de Informacin

300 Calendarios anuales Departamento de Relaciones Pblicas de la Empresa SCJ distribuidos. S.A. al 30/7/2003. Un catlogo descriptivo Departamento de Relaciones con los tipos de servicios Pblicas de la Empresa SCJ que la empresa ofrece. S.A. al 30/7/2003. Un sitio web con Sitio www.scj.cl revisado al actualizacin bimensual. 30/07/2003.

3)

Ejemplos de indicadores para explicar los efectos de un problema comunicacionalEfectosBaja interaccin comunicacional con los potenciales clientes.

IndicadorNmero de visitas al sitio web 1) de la empresa SCJ S.A.

Lnea Base100 visitas mensuales.

Fuente de InformacinConteo de visitas al sitio web: www.scj.cl

Nmero visitas fsicas al local 2) de SCJ S.A.

50 visitas mensuales Entrevista con Relacionadora promedio al local Pblica de la Empresa SCJ S.A. consultan por los servicios que la Empresa ofrece. 28 horas. Correos electrnicos de consultas de clientes entre el perodo del 2 de enero al 30 de junio de 2003.

N de horas que la empresa 3) demora en atender los requerimientos de informacin va correo electrnico.


31

Actividad de aprendizaje N 6: Justificacin del proyecto socialHabiendo identificado cada uno de los elementos explicativos del rbol de problemas, corresponder elaborar la justificacin del proyecto a partir de la matriz explicativa del rbol de problemas que demuestre efectivamente la situacin comunicacional de la organizacin.

Elaborar un informe: Justificacin del proyecto social1)

Detallar los elementos metodolgicos utilizados en la investigacin de la organizacin. Descripcin de tcnicas utilizadas. Instrumentos utilizados. Nombrarlos y adjuntarlos como anexo. Descripcin del grupo objetivo. Muestra: Tipo y Nmero. Fecha de aplicacin de instrumentos. Elaborar la matriz de indicadores del problema social. Problema Indicador Lnea Base Fuente de Informacin

2)

3)

Elaborar la matriz de indicadores de las causas del problema social. Causas Indicador Lnea Base Fuente de Informacin

4)

Elaborar la matriz de indicadores de los efectos del problema social. Efectos Indicador Lnea Base Fuente de Informacin

5)

Construir dos argumentos (trozos de discurso) de 10 lneas cada uno, que avalen una intervencin social a travs de un proyecto. Construir dos argumentos (trozos de discurso) de 10 lneas cada uno, de efectos indeseables para la organizacin si no se realiza una intervencin social. 32

6)


Metodologa de anlisis situacional del problema comunicacionalEsta fase se orienta al conocimiento interno y externo de la organizacin en relacin al diagnstico comunicacional. Tiene por finalidad servir de base y fundamento para elaborar en detalle el proyecto comunicacional.

El anlisis internoEs descubrir, valorar y priorizar cules son las fortalezas, debilidades, carencias y limitaciones que existen en la organizacin para enfrentar la situacin comunicacional. Tambin se evala lo positivo y lo negativo, con espritu crtico.

El anlisis externo:Busca detectar las oportunidades y las amenazas que enfrenta la organizacin para abordar la situacin comunicacional. Se debe hacer un anlisis de mercado incluyendo, a lo menos: caractersticas del cliente, necesidades del usuario, clientes potenciales, etc. El estudio del ambiente externo debe considerar todos los factores que restrinjan o potencien las decisiones de la organizacin entre los que se pueden mencionar factores polticos, legales, sociales, culturales, etc.

Conceptualizacin1.

Fortalezas: Valor, capacidad o conocimiento en grado superior al promedio que tiene la organizacin y que su mejor utilizacin ha de producir mejores resultados. Debilidades: Valor, capacidad o conocimiento que estn debajo el promedio, y cuya permanencia significa un obstculo para lograr los objetivos. La debilidad es un factor que dificulta la rentabilidad. Son, en definitiva, los factores que provocan vulnerabilidad a la organizacin, ya que su existencia minimiza su capacidad real o potencial de sacar ventajas de las comunicaciones. Amenazas: Son las situaciones que ocurren en el medio ambiente, y que constituyen un peligro inmediato o potencial para las comunicaciones de la organizacin. Oportunidades: Comprende los fenmenos que se vislumbran en el medio, y que pueden significar un beneficio para las comunicaciones de la organizacin si se enfrentan en forma adecuada. 33

2.

3.

4.


Actividad de aprendizaje N 7: Anlisis situacional de las comunicacionesElaborar un anlisis situacional de la organizacin para enfrentar el diagnstico elaborado por la agencia.1.

Identificar y escribir en el cuadro adjunto las fortalezas y las debilidades que tiene la organizacin para enfrentar el problema social.

Anlisis internoFactor Funcional: Ejemplo: Considera aspectos financieros, productivos, recursos humanos, otros. Gestin: Considera cmo se lleva a cabo la gestin de la organizacin. Procesos: Incluye el anlisis de la comunicacin interna, toma de decisiones, fijacin de objetivos, etc. Otro factor: Fortalezas Debilidades


34

2.

Identificar y escribir en el cuadro adjunto las oportunidades y las amenazas que tiene la organizacin para enfrentar el problema social.

Anlisis externoFactor Mercado: Incluye el tamao del mercado, tasa de crecimiento, productos o servicios, etc. Competitivo: Considera las caractersticas de la competencia, barreras que enfrenta la organizacin, etc. Social: Anlisis del impacto ecolgico, tica en el trabajo, proteccin al consumidor, etc. Tecnolgico: Considera desarrollo de productos ofertados, requerimientos de investigacin, etc. Econmico y de Gobierno: Anlisis de la inflacin, mano de obra, tasa de cambio, nivel de salarios, etc. Otro factor: Oportunidades Amenazas


35

Unidad

4

La formulacin del proyecto

El anlisis de objetivosLos objetivos constituyen la columna vertebral del proceso de planificacin y del diseo de proyectos; dado que se define la situacin futura que se desea alcanzar. Es un procedimiento metodolgico que permite:1) 2) 3) 4)

Imaginar o describir la situacin futura a la cual se aspira llegar. Formular los objetivos como resultados alcanzados. Definir prioridades y clasificar los objetivos por orden de importancia. Identificar los medios que permiten o contribuyen el logro de los objetivos, es decir alternativas de intervencin.

Tcnicas para formular los objetivos ConceptualizacinLa formulacin de objetivos de un proyecto no es un tema trivial. Un objetivo es la expresin de un cambio deseado en un objeto determinado dentro de un marco temporal genrico dado. El marco temporal es la duracin total del proyecto, desde que empieza oficialmente su ejecucin hasta que culmina. Un objetivo es, en otras palabras, la expresin de aquello que nos proponemos generar en dicho marco de tiempo. Normalmente un proyecto, contempla el logro de varios objetivos especficos. Esto es, son varios los sub-conjuntos de cambios parciales que queremos lograr para la consecucin de un objetivo mayor. La expresin de cada una de las agrupaciones de los cambios parciales se denomina objetivos especficos. Adems, la expresin de un cambio que agrupe a todas y cada uno de los cambios parciales se denomina objetivo general del proyecto o simplemente objetivo del proyecto12.12

CLADES (2000). Curso a distancia sobre formulacin de proyectos de informacin. Serie manuales N 8, CEPAL-ECLAC. Santiago de Chile. p. 44-45Profesor: Marco Becerra Silva

36

Las condiciones que deben cumplir los objetivos131. 2. 3. 4.

Precisin: Los objetivos deben ser precisos, claros, referirse a espacios y fenmenos (propsitos) especficos. Alineamiento: Asegurar que los objetivos converjan a un mismo punto, es decir a la solucin del problema comunicacional diagnosticado. Coherencia: El objetivo debe estar relacionado con otros objetivos parciales del proyecto. Calidad tctica: Los objetivos deben disponerse en orden y relacionarse entre s a lo largo del tiempo de modo de maximizar las sinergias, externalidades y ser ms eficaces y eficientes en el logro de los objetivos generales.

100 verbos que indican accin para iniciar la formulacin de objetivos Abastecer Administrar Adquirir Analizar Aplicar Apoyar Asesorar Asignar Atender Buscar Capacitar Cautelar Certificar Chequear Clasificar Codificar Colaborar Comparar Complementar Coleccionar Comprar Comunicar Concretar Construir Controlar Coordinar Corregir Costear Cotizar Crear Cumplir Debatir Decidir Desarrollar Desglosar Destacar Detectar Diagramar Dictar Dirigir Disear Emplear Discutir Distribuir Documentar Ejecutar Elaborar Entregar Especificar Establecer Estimar Estudiar Evaluar Exponer Facilitar Formalizar Formar Generar Gestionar Identificar Implantar Practicar Implementar Incorporar Informar Instalar Instruir Integrar Interpretar Investigar Manejar Mantener Mejorar Negociar Operar Optimizar Organizar Orientar Participar Planificar Preparar Presentar Informar Priorizar Probar Programar Promover Proponer Proveer Recepcionar Recibir Recopilar Registrar Resumir Revisar Solucionar Supervisar Utilizar Validar Velar

Disponible en: http://www.cepal.org/publicaciones/DocumentosPublicaciones/ 13 Ibid. p. 45.Profesor: Marco Becerra Silva

37

Criterios para chequear un objetivo1.

Se presta a interpretacin el objetivo? (Basta que dos personas no entiendan lo mismo para que el objetivo se preste a distintas interpretaciones). Est formulado el objetivo en funcin de una conducta o comportamiento (verbo) a lograr?. Expresa un contenido a lograr en los sujetos (las personas) u objetos (un producto o servicio) que propone?. Cul es el nivel mnimo de desempeo, de actuacin o logro aceptable?.

2.

3.

4.

Ejemplos de objetivos generales14 Difundir la integralidad de los servicios que ofrece Mundo Eventos. Mejorar en un 10% el posicionamiento de las Escuelas de Rock en el Grupo objetivo secundario. Promover un mensaje efectivo que detalle la variedad de servicios que oferta Geotcnicos Rapel.

Actividad de aprendizaje N 8: Anlisis de objetivos generalesSegn los criterios para chequear un objetivo, enunciados ms arriba, examine cada uno de los ejemplos sealados. Objetivo 1: Cules criterios cumple y cuales no cumple?. Objetivo 2: Cules criterios cumple y cuales no cumple?. Objetivo 3: Cules criterios cumple y cuales no cumple?.

14

Ejemplos de objetivos generales tomados de campaas anteriores.


38

La metodologa de planificacin por objetivos : Marco LgicoEl marco lgico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualizacin, diseo y ejecucin de proyectos. Su propsito es brindar estructura al proceso de planificacin y comunicar informacin esencial relativa al proyecto.

Estructura del Marco lgico:El marco lgico se presenta como una matriz de planificacin que permite a travs de un formato especial, representar las preguntas de la planificacin.1) 2) 3) 4) 5) 6)

Por qu se lleva a cabo el proyecto? Qu se desea lograr con el proyecto? Cmo se alcanzarn los objetivos o resultados del proyecto, es decir cules sern las actividades? Qu factores externos son imprescindibles para el xito del proyecto (supuestos)? Cmo se pueden medir los resultados del proyecto (indicadores)? Dnde se puede conseguir los datos necesarios para medir los resultados del proyecto (fuentes de verificacin).

La matriz de planificacin es una planilla sntesis de cuatro por cuatro cuyo formato contiene toda la informacin importante sobre el proyecto, relacionando sta de manera lgica y ordenada.


39

Matriz de Planificacin: Metodologa de Marco LgicoELEMENTOS DEL PROYECTO 1. OBJETIVOGEN ERAL Es el objetivo superior que contribuye a la solucin del problema comunicacional.

INDICADORES 9. M iden el impacto general, transcurrido un tiempo despus de finalizado el proyecto. Cmo se puede medir esto? Calidad: Qu? Cantidad: Cunto? Tiempo: Cundo? Ubicacin: Dnde? Destinatarios: Quines?

MEDIOS DE VERIFICACIN 12. Son las fuentes deinformacin que un evaluador puede utilizar para verificar que el objetivo general se logr. Desde qu base de datos o de informes se extraer la informacin?.

SUPUES TOS 8. Son los eventos, lascondiciones o decisiones importantes y necesarias para la sostenibilidad del proyecto. En el largo plazo, Qu factores aseguran o debilitan el logro de la solucin propuesta?.

2. OBJETIVOINMEDIATO Es el compromiso principal que se lograr al terminar el proyecto y que contribuye el logro del objetivo general. (A)

10. Son los indicadores quedescriben los resultados al finalizar el proyecto. Qu indicadores demuestran el logro del objetivo especfico? Cmo se puede medir? Calidad, Cantidad, Tiempo, Ubicacin, Beneficiarios, etc.

13. Son la fuentes deinformacin que los ejecutores del proyecto y el evaluador pueden consultar para ver si el objetivo especfico se est logrando. Desde qu fuentes de informacin, bases de datos o informacin vamos a concluir si el proyecto cumpli su objetivo especfico?.

7. Son los acontecimientoso las condiciones que estn fuera del control del equipo y que pueden afectar el logro del objetivo general. En el tiempo de duracin del proyecto, qu factores fuera del control de la agencia deberan estar presentes (o ausentes) para el logro efectivo del objetivo general previsto?.

3. PRODUCTOSSon los resultados que deberan obtenerse para el logro del objetivo especfico. Deben expresarse en trabajos terminados. (B)

11. Son las descripciones breves de cada uno de los resultados o productos que deben obtenerse durante la ejecucin del proyecto. Deben expresar cantidad, calidad y oportunidad.

14. Son las fuentes deinformacin para verificar el logro de los resultados. Desde qu fuentes de informacin, bases de datos o informacin vamos a verificar el logro de los productos?.

6. Son los acontecimientoso las condiciones que estn fuera del control del equipo y que pueden afectar el logro del objetivo especfico. Qu factores externos o internos fuera de control de la agencia aseguran o debilitan el logro del objetivo especfico?.

4. ACTIVID ADESSon las acciones y dispositivos relevantes a implementar por la agencia para obtener los resultados. (C)

15. Definicin de los insumos y costos para cada actividad o dispositivo del proyecto. Se establece una vez de elaborado el presupuesto. Cunto cuesta y qu equipos y materiales son necesarios para cada actividad o dispositivo?.

16. Es la informacin paraverificar si el presupuesto se gast como estaba planeado. Qu comprobantes de costos existen para verificar el empleo de personal, materiales y equipos en el proyecto?.

5. Son los factores oacontecimientos fuera del control de la agencia que deben suceder para alcanzar los resultados o productos. Qu supuestos o factores deben suceder para ejecutar las actividades?.

( A ) Si se logra el objet ivo especfico, se aporta a un objetivo mayor o general. ( B ) Si se obtienen estos resultados se aporta al objetivo especfico. ( C ) Si se hacen estas actividades se obtienen esos resultados .

mbito de responsabilidad directa del equipo responsable del proyecto Elementos referenciales bajo observacin del equipo del proyecto


40

Tcnicas para completar la Matriz de PlanificacinObjetivo General (Superior) Es un objetivo de largo plazo y cuyo logro depende de factores externos, de otros proyectos e iniciativas. Como estado final deseado justifica la implementacin de un proyecto. Es la perspectiva que inspira el proyecto o la intervencin. Son los resultados ms generales a los cuales el proyecto pretende contribuir.

Objetivo Especfico (Inmediato) Describe o verbaliza la realidad o efectos que el proyecto espera obtener como resultado de su accin, en un grupo objetivo, situados en un espacio y tiempo determinado. Es la situacin deseada y satisfactoria que nos gustara que existiera al final de un proyecto. Es el centro de gravedad del proyecto.

Productos o Logros Son los resultados concretos, tangibles y observables que el proyecto produce para alcanzar el objetivo inmediato. En otras palabras, son los cambios que el proyecto garantiza producir y que se compromete a obtener a travs de las actividades planificadas. Actividades Son las acciones o tareas que es necesario realizar para alcanzar los productos. Se deben incluir todas las acciones necesarias para transformar los recursos utilizados en logros esperados en un perodo especfico de tiempo. A cada propsito y producto corresponde una accin o un conjunto de acciones determinadas y claramente relacionadas. Slo se deben incluir aquellas que realiza el equipo del proyecto y no todas las que son de responsabilidad de otros equipos o actores. El grado de detalle de las acciones no debe ser exagerado, sino que basta con dar cuenta de las acciones ms importantes que explican la concepcin del proyecto. El mtodo PPO tiene otro instrumento donde se pueden detallar las actividades (Plan de Operaciones). Se trata en esta fase ms de formulaciones ilustrativas que actividades con un alto grado de detalle. Recursos Son las materias primas; el capital o los recursos humanos y tcnicos necesarios para llevar a cabo las acciones. Cada accin tiene sus costos e implica la utilizacin de ciertos recursos que deben estar disponibles o accesibles para poder llevarla a cabo.


41

Supuestos Es uno de los principales aportes innovativos del mtodo PPO al proceso de planificacin de proyectos, dado que implica definir un factor externo al control de proyecto, pero esencial para el xito del proyecto. La importancia de definir supuestos en la matriz radica en la posibilidad de influir directa o indirectamente en stos, a fin de que no se transformen en factores que determinen el fracaso del proyecto.

Indicadores Son productos, acciones, eventos, etc. que definen el desempeo estndar a alcanzar para lograr los resultados planificados en el proyecto. Como su nombre lo seala indican qu medir u observar para comprobar los logros o dar por cumplido el resultado esperado por el proyecto. Constituyen una evidencia observable. Se definen en funcin de los productos que el objetivo se compromete a lograr, y en funcin del objetivo de desarrollo o general y los objetivos inmediatos o especficos que se pretende alcanzar. Una vez identificado y precisado los componentes de un indicador que a continuacin se presentan, se procede a una operacin de "combinacin" de los elementos para darles una expresin verbal unitaria.

Elementos de un indicador Grupo objetivo (Quines?) El grupo de personas en el cual se espera obtener los cambios o resultados esperados. Por ejemplo, lo alumnos de comunicacin empresarial, los funcionarios de una empresa, el pblico objetivo de un producto o servicio o de una campaa. Cuantificacin (Cuntos?) Se debe precisar en cuntos individuos se espera constatar los cambios esperados o en qu proporcin se espera obtener. Por ejemplo, una habilidad especfica en un grupo de alumnos o funcionarios de una empresa que han sido capacitados, un porcentaje (%) del grupo objetivo de un producto o de una campaa. Cualidad / Calidad (Qu?) Identifica y precisa los contenidos cualitativos de los que espera lograr. Por ejemplo, habilidad para la identificacin de problemas, capacidad de formular un proyecto, aprendizaje de contenidos, posicionamiento, etc. Tiempo (Cundo?) Precisar el tiempo necesario para que los beneficiarios logren lo esperado. Por ejemplo, despus de un ao de capacitacin, despus de tres meses, etc. 42


Lugar (Dnde?) Espacio geogrfico, social o educativo en el cual se espera que los destinatarios logren los resultados esperados. Por ejemplo, en la empresa XX, en el INACAP, en Chile en la Regin X. Tipologa y ejemplos de indicadores1)

Indicadores de proceso: Estn relacionados con la ejecucin de las actividades y el desempeo de stas. Tiempo empleado en la ejecucin de la actividad Tiempo: ------------------------------------------------------------- X 100 Tiempo previsto para la ejecucin de la actividad. Explicacin: Si el tiempo empleado en la actividad era de 12 das y el tiempo previsto en el cronograma era de 8 das; tenemos que hubo tiempo adicional (demora) de un 150%. 12 das ejecutados -----------------------8 das planificados

Tiempo

X 100 = 150%

N de efectivo de asistentes a la capacitacin Cumplimiento de metas: ------------------------------------------------------X 100 N de asistentes previstos para la capacitacin

Ejercicio: Simulen con el indicador de cumplimiento de meta el nivel de logro de la actividad. N de asistentes a la capacitacin previstos en la planificacin: 148 y el nmero de asistentes a la capacitacin fue de 114. Cul es el nivel de cumplimiento?. Desarrollar la operacin matemtica.

2)

Indicadores de producto: Dan cuenta de las caractersticas de las actividades, su calidad y resultados. Grado de satisfaccin de los asistentes a la capacitacin -------------------------------------------------------------------------------- X 100 Grado de satisfaccin esperado entre los asistentes a la capacitacin

Calidad:

Comprensin:Profesor: Marco Becerra Silva

Nivel obtenido de comprensin del mensaje -----------------------------------------------------X 100 43

Nivel esperado de comprensin del mensaje

3)

Indicadores de cobertura: Es la relacin cuantitativa entre lo obtenido y lo esperado de cada una de las actividades o productos. N de personas que visitaron el sitio web Meta de cobertura: ------------------------------------------------------------X 100 N de personas de visitas esperadas en el sitio web N total de jvenes que asisten al evento ------------------------------------------------- X 100 N total de jvenes esperados en el evento

Grado de focalizacin:

4)

Indicadores de resultado: Exhiben el grado de alcance de los objetivos especficos del proyecto y la contribucin de stos a modificar el problema comunicacional que dio origen al proyecto. Resultados obtenidos Alcance de los resultados:-------------------------- X 100 Resultados previstos

Fuentes de Verificacin Este componente de la matriz muestra donde se obtiene la informacin que prueba haber alcanzado los objetivos, y donde se encuentran los datos necesarios para verificar el cumplimiento de cada indicador de la matriz. El grupo debe analizar si alguna fuente externa posee la informacin necesaria para verificar el indicador, evaluando tambin si sta es confiable, actual y accesible. Si no es posible encontrar fuentes de verificacin apropiadas fuera del proyecto, la informacin necesaria para verificar los indicadores, debe ser recolectada, procesada y almacenada por el propio proyecto. Este hecho determina que las actividades y costos para su obtencin deban ser incorporadas en el proyecto.


44

Actividad de aprendizaje N 9 : Matriz de PlanificacinElaborar una Matriz de Planificacin por cada uno de los objetivos especficos que contiene el Proyecto.

Matriz de Planificacin: Metodologa de Marco LgicoELEMENTOS DEL PROYECTO 1. OBJETIVOGEN ERAL

INDICADORES 9. 12.

MEDIOS DE VERIFICACIN 8.

SUPUES TOS

2. OBJETIVOINMEDIATO

10.

13.

7.

(A)

3. PRODUCTOS

11.

14.

6.

(B)

4. ACTIVID ADES

15.

16.

5.

(C)

( A ) Si se logra e l objet ivo especfico, se aporta a un objetivo mayor o genera l. ( B ) Si se obtienen estos resultados se aporta al objetivo especfico. ( C ) Si se hacen estas actividades se obtienen esos resultados .


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Relaciones e hiptesis internas de un proyecto

ImpactoCambios en beneficiarios, individuos, grupos, etc.

Indicadores

H

I

EfectoCambios en co mportamientos, Puesta en prctica, etc.

Indicadores

En tales condiciones

F

G

ProductosCambios en conocimientos, Habilidades, potencialidades, etc.

Indicadores


D

E

AccinProceso

Con Recursos


C

B

A


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Pauta para verificar la consistencia lgica de la Matriz de Planificacin Hiptesis:1. 2. 3.

En condiciones A + recursos B y con acciones C entonces hay productos D Si existe D + E entonces hay efectos F Si existe F + G entonces hay impacto H

El Plan de OperacionesEste instrumento permite la concrecin final de todas las actividades a travs de su calendarizacin y la identificacin de responsables. El diagrama permite visualizar los componentes del Plan de Operaciones del Proyecto en una aplicacin concreta, lo que facilita la comprensin de las fases que deben ser realizadas para su elaboracin. El procedimiento para completar el instrumento de control y evaluacin de las actividades del proyecto debe aplicarse a todos los objetivos especficos o resultados del mismo.

Metodologa para elaborar el Plan de Operaciones1)

Transcribir desde la Matriz de Planificacin al Plan de Operaciones el objetivo del proyecto y el respectivo objetivo especfico a operacionalizar. Enumerar y precisar cada una de las actividades que permitan alcanzar el objetivo especfico, en base al contenido de la Matriz. En esta fase tambin es posible incorporar nuevas actividades requeridas para asegurar el logro del objetivo. Establecer el plazo especfico para desarrollar las actividades del objetivo, precisando la unidad de tiempo (das, semanas, meses, aos) en base a la duracin estimada del proyecto. Identificar el responsable institucional o individual de cada una de las actividades.

2)

3)

4)


47

Actividad de aprendizaje N 10: El Plan de OperacionesElaborar detalladamente el cronograma para cada una de las actividades que contempla cada objetivo especfico del Proyecto.

Esquema Plan de Operaciones

Objetivo General del Proyecto ____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________Actividades Objetivo Especfico N 1 Actividades y Tareas: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Objetivo Especfico N 2 Actividades y Tareas: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Objetivo Especfico N 3 Actividades y Tareas: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Duracin Mes/Semana Mes/Semana Mes/Semana Responsables


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El PresupuestoTodo proyecto necesita para su ejecucin una serie de recursos (humanos, materiales, infraestructura, bienes, etc.) para obtener los resultados de los objetivos y productos de las actividades. La funcin principal del presupuesto es la de asignar recursos para que este se implemente.

Actividad de aprendizaje N 11: El PresupuestoElaborar un presupuesto, tendiendo en consideracin el detalle de costos de las actividades que contempla el Proyecto.1)

Cuantificar las necesidades de recursos humanos para realizar las actividades, valor que debe expresarse en horas o meses/hombre para ejecutar la actividad. Identificar los recursos materiales, operativos y de equipamiento (insumos) requeridos para el desarrollo de las actividades, cuantificado los costos de cada uno de stos. La elaboracin del presupuesto supone la realizacin de cotizaciones para establecer en detalle las necesidades que demandar la ejecucin del proyecto.

2)

3)

Esquema de Resumen de PresupuestoEste esquema presupuestario es flexible y debe ajustarse a los temes que la agencia considera deben financiarse para realizar el proyecto; por lo que los alumnos pueden adaptarlo.N 1 2 3 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.3 6 7 Costos Recurrentes Monto Infraestructura Equipamiento Remuneraciones Gastos de Viaje Pasajes Gastos en Terreno Materiales e Insumos Materiales de Oficina Materiales Educativos Insumos Generales Servicios Bsicos Seguros Total Presupuesto Total %


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Unidad La evaluacin del proyecto15 5La evaluacin del un proyecto social consiste en formular y contestar preguntas precisas con respecto a uno o varios aspectos del proyecto relativos a su planificacin, ejecucin y finalizacin.

Caractersticas de la evaluacinCul es la finalidad de la evaluacin? Qu es la evaluacin? Cundo se realiza la evaluacin? Cules son los aspectos prioritarios que se evalan? Qu se evala de la ejecucin? Se considera la evaluacin en la planificacin? Cul es el rol de las evaluaciones externas? Cul es el proceso metodolgico de la evaluacin? Conocimiento y aprendizaje para la toma de decisiones y para el mejoramiento de la gestin social y de sus resultados. Es un proceso permanente de la gestin del proyecto social Es un proceso que acompaa al proyecto en toda su vida. Se evalan la planificacin, la ejecucin y la finalizacin del proyecto. (Evaluacin integral). Se centra en los resultados e impactos, pero para ello, se requiere de la evaluacin de procesos. Implica el anlisis del desarrollo de los procesos, el cumplimiento de las actividades y el logro de los resultados durante el desarrollo del proyecto. Los parmetros y los indicadores de evaluacin y monitoreo (seguimiento) se construyen durante el proceso de formulacin del proyecto. El proyecto puede tener durante, al finalizar o despus de finalizado un equipo externo que lo evale. Se articulan mtodos y tcnicas cuantitativas y cualitativas dependiendo de los aspectos que se evaluarn.

15

Para el desarrollo de esta Unidad se ha tenido a la vista principalmente- los contenidos del texto: SIEMPROUNESCO (1999). Gestin Integral de Programas Sociales Orientada a Resultados. Buenos Aires, Argentina. Editorial Fondo de Cultura Econmica.Profesor: Marco Becerra Silva

50

Las fases de la evaluacin de proyectosLa evaluacin es un proceso permanente que se inicia al momento de identificar el problema comunicacional y acompaa toda la vida del proyecto; incluso despus que este ha finalizado.1)

Evaluacin de la planificacin del proyectoEsta fase de la evaluacin comprende la indagacin y la valoracin de todos los aspectos relacionados con el proceso de definicin, formulacin y establecimiento de la viabilidad inicial del proyecto. Esta evaluacin est relacionada con la coherencia interna del proyecto y la viabilidad para ejecutar las actividades y generar los resultados e impactos previstos. Este tipo de evaluacin est contemplada en la matriz de planificacin por objetivos cuando se definieron indicadores y fuentes de verificacin.

2)

Evaluacin de la ejecucin del proyectoEsta fase de evaluacin es la indagacin y valoracin de cmo se est ejecutando el proyecto en todos sus componentes, resultados, actividades, tareas, recursos, presupuesto, etc. El propsito es garantizar que informacin de la ejecucin para la toma de decisiones con respecto a la eficiencia de los recursos invertidos en el proyecto.

3)

Evaluacin de la finalizacin del proyectoEsta evaluacin es la indagacin y valoracin de los resultados finales y del impacto que logr el proyecto. Su propsito es conocer la eficacia (logro de objetivos), eficiencia (logro de objetivos al menor costo) y efectividad (logro de objetivos, al menor costo y en el menor tiempo) del proyecto y determinar si el proyecto logr modificar la situacin comunicacional de la organizacin.


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Tipos de evaluacin para cada fase del proyectoFases del proyecto Formulacin del proyecto Ejecucin del proyecto Finalizacin del proyecto Herramienta o Tipo de Evaluacin Evaluacin ex - ante Evaluacin de proceso Evaluacin de efectividad (resultados) Evaluacin de impacto

Elementos del proyecto y tipos de evaluacin

PROCESOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

PRODUCTOS

OBJ ETIVOS INMEDIATOS

OBJ ETIVO GEN ERAL

COSTOS

EFECTIVIDAD

COSTO / EFECTIVIDAD

Elementos del proyecto Tipo de evaluacin


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Los tipos de evaluacin del proyectoFase de desarrolloPlanificacin del proyecto

Tipo de evaluacinEvaluacin ex - ante

FuncionesEvaluar la viabilidad y sustentabilidad del proyecto en trminos financieros, polticos e institucionales, para priorizar y seleccionar las alternativas de componentes y actividades que maximicen el impacto de la inversin comunicacional. Es la herramienta de evaluacin que permite tomar la decisin de la implementacin o node las actividades y componentes del proyecto. Indagar y analizar el grado en que las actividades realizadas y los resultados obtenidos responden a lo planificado, con el fin de detectar oportunamente eventuales deficiencias, obstculos y/o necesidades de ajuste en la planificacin y ejecucin del proyecto. Evaluar en profundidad aspectos o problemas del proyecto relacionados con la planificacin, ejecucin y logro de resultados, con la perspectiva organizacional.

Cundo utilizarla?Se disea y se realiza durante la planificacin.

Ejecucin del proyecto

Monitoreo o evaluacin de proceso

Se disea durante la planificacin del proyecto y se desarrolla permanentemente durante toda su ejecucin.

Finalizacin del proyecto

Durante la ejecucin del proyecto, cuando existe la necesidad de profundizar el conocimiento de su desempeo. Evaluacin desde la Evaluar los aspectos o problemas del proyecto Durante la ejecucin del perspectiva del relacionados con la planificacin, ejecucin y proyecto , cuando existe la grupo objetivo logro de los resultados, desde la perspectiva necesidad de profundizar el del grupo objetivo, incorporando su conocimiento de su participacin como aspecto central. implementacin, y sus efectos, segn los propios destinatarios. Evaluacin de Evaluar el grado de cumplimiento final de los Se disea en la planificacin efectividad objetivos especficos del proyecto, en del proyecto y se realiza trminos de efectividad, eficacia y eficiencia. inmediatamente despus de finalizada la ejecucin del mismo. Evaluacin de Identificar y explicar la modificacin del valor Se disea durante la Impacto inicial de los indicadores del problema que dio planificacin del proyecto y origen al proyecto (lnea base). se ejecuta un tiempo despus de finalizada la ejecucin del proyecto.

Evaluacin diagnstica


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El plan de evaluacinEl plan de evaluacin es el proceso de determinar tipos de decisiones que deben adoptarse; de seleccionar, recolectar y analizar informacin necesaria para adoptar esas decisiones y de entregar esta informacin para quienes tengan que tomar esas decisiones. Los antecedentes que a continuacin se exponen constituyen una pauta de referencia, pudiendo existir otras vas y mtodos, que el equipo del proyecto, los actores, las fuentes de financiamiento adopten para evaluar.

Principales etapas del proceso de evaluacin1. Describir c lara mente los objetivos y resultados esperados (productos) del proyecto a evaluar

SI

Estn definidos los indicadores y criterios de evaluacin?

NO2. Definir los indicadores y criterios de evaluacin. Jerarquiza r, co mb inar y ponderar los criterios si corresponde.

3. Definir la informac in necesaria o con la cual se debe contar de acuerdo a los indicadores y criterios definidos.

SI

La informacin necesaria est disponible y de manera fiable?

NO4. Determinar la estrategia de reco leccin de informac in.

5. Disear y validar los instrumentos de recoleccin de info rmac in.

6. Recoger la informac in y clasifica r los datos.

7. Confrontar la informac in con los criterios e hiptesis de trabajo de la eva luacin.

8. Formular las conclusione s y sugerencias.


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La evaluacin ex ante del proyectoLa evaluacin ex ante est orientada a revisar la formulacin del proyecto y las relaciones entre cada uno de los elementos que contiene. Es la base que tendr a la vista el profesor para evaluar la calidad del proyecto que ha diseado cada una de las agencias. Los alumnos pueden utilizar la pauta de evaluacin ex ante para verificar que el documento final del Proyecto cumpla con todos los requerimientos.

Pauta para guiar la evaluacin ex ante del proyectoPreguntas SI NO Observaciones Recomendaciones

1. Identificacin y delimitacin del problema comunicacional. Es claro el problema que da origen al proyecto? Est claramente identificado el grupo objetivo del proyecto? El problema es prioritario para la organizacin? Particip el cliente en la priorizacin del problema? El equipo de la agencia tiene la capacidad de intervenir el problema? 2. Anlisis del problema comunicacional Se han identificado los indicadores del problema que da origen al proyecto? Existen datos iniciales de los indicadores del problema antes de ejecutarse el proyecto? Se han identificado las causas y consecuencias explicativas del problema? 3. Anlisis de la visin del proyecto Se han identificado los impactos del proyecto? Son suficientes y pertinentes los recursos previstos para lograr los impactos del proyecto? El equipo de gestin del proyecto tiene capacidad para lograr los impactos previstos?


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Preguntas4. Anlisis de los componentes del proyecto Los componentes (actividades, productos y objetivos) del proyecto permiten transformar las causas o factores crticos del problema? Los componentes previstos tienen viabilidad organizacional? Las actividades son suficientes y necesarias para lograr los productos? Se establecieron las responsabilidades del proyecto? Se identificaron con precisin los productos del proyecto? Los productos son medibles? Se identificaron con precisin objetivos especficos? Se identific con precisin un objetivo general? Las actividades estn desagregadas en tareas especficas? Existe precisin en el costo de las actividades del proyecto? Se han elaborado los indicadores de proceso, productos, resultados e impactos del proyecto? Los indicadores son necesarios y suficientes para medir cada variable? Los indicadores son pertinentes, sensibles y relevantes? Est claramente definida la fuente de informacin de los indicadores? Se ha establecido el instrumento y/o mtodo de recoleccin de informacin? Se ha identificado la periodicidad de recoleccin de la informacin?

SI

NO

Observaciones

Recomendaciones


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La evaluacin de proceso o el monitoreo del proyectoComprende el anlisis peridico de la ejecucin del proyecto con el propsito de verificar que las tareas y las actividades del programa de trabajo y los productos se cumplen de acuerdo a lo planificado. Este tipo de evaluacin, si bien puede establecerse con anterioridad, tambin ayuda a modificar eventuales ajustes a la marcha del proyecto durante su ejecucin. Para el monitoreo es necesario establecer indicadores, que se pueden medir en trminos absolutos o de porcentajes. A modo de ejemplo, se adjunta una Pauta genrica- de Monitoreo, que los alumnos pueden utilizar; adaptndola al proyecto que formulan. Adicionalmente debern completar las casillas en blanco.

Pauta para guiar el monitoreo del proyectoIndicador Presupuesto proyectado por actividad / Presupuesto ejecutado por actividad. Presupuesto ejecutado total / Presupuesto planificado. Periodicidad Mensual Fuentes de informacin Presupuesto del proyecto

Actividades y tareas ejecutadas / Actividades y tareas planificadas. Costo unitario per cpita utilizado / Costo unitario per cpita previsto. Tiempo empleado en las actividades / Tiempo programado en las actividades. N de personas participantes de la actividad / N de personas previstas en la actividad. Calidad de la actividad Al trmino de cada Encuesta de percepcin actividad del grupo objetivo Demanda potencial del grupo objetivo. Trimestral Registros de actividades N de personas que cumplen con los criterios del grupo objetivo / N de persona

elaboración y evaluación de proyectos

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