clase 3 - elaboración proyectos

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  • Ob

    jeti

    vos Factibles

    Pertinentes

    Claros

    Curso virtual :: Elaboracin y evaluacin de proyectos sociales

    Clase 3 :: Formulacin del proyecto

    Sustentabilidad/ Viabilidad Desarrollo de Objetivos: Generales y especficos Metas, tareas y actividades: Sistema GANTT, elaboracin del cronograma - Elaboracin del Presupuesto. Matriz del Marco Lgico

    Formulacin de los objetivos

    Una vez delimitada la poblacin destinataria del proyecto,

    deberemos especificar qu resultados se espera conseguir,

    es decir, cules son los objetivos del proyecto, en relacin

    con las necesidades detectadas en el anlisis previo y sus

    diferentes destinatarios y destinatarias.

    Adems de proponer objetivos realistas, factibles (posibles

    de alcanzar con los recursos disponibles y dentro de los

    plazos previstos) y pertinentes (con una relacin lgica con

    la necesidad o problema y los factores de incidencia), es fundamental que los objetivos estn

    claramente formulados.

    Una buena formulacin de los objetivos, facilita la comprensin del proyecto, denota un

    trabajo bien hecho, expresa claridad en los propsitos, y posibilita la elaboracin del resto del

    proyecto. Hay que tener en cuenta que, posteriormente ser necesario articular

  • Objetivo General

    Propsito Central

    coherentemente los objetivos, las actividades y tareas a realizar para alcanzarlos y los recursos

    a movilizar.

    El objetivo general del proyecto es su propsito central, lo que queremos conseguir como

    resultado final o ltimo.

    Aunque puede haber ms de uno, en la mayora de las ocasiones se suele formular un nico

    objetivo general y, al menos en el caso de los proyectos, es conveniente que no haya ms de

    uno.

    Sea como sea, sern los objetivos ms amplios, ocupando el primer nivel de la jerarqua y a

    ellos quedarn referidos el resto.

    En un proyecto cuyo fin sea reducir los niveles de desempleo juvenil, nuestro objetivo general

    podra ser: insertar a jvenes en el mercado laboral

    Los OBJETIVOS ESPECFICOS son logros ms concretos que los objetivos generales, que

    proponemos relacionar con los factores de incidencia. Siguiendo con el ejemplo esbozado en

    los objetivos generales, podramos plantear como ejemplo aqu generar talleres de

    capacitacin en oficios y generar vnculos entre las empresas de la comunidad y las

    entidades educativas.

    Evaluacin del diseo, viabilidad y Sustentabilidad del proyecto

    Es importante realizar una evaluacin previa a la puesta en marcha del proyecto para verificar

    su coherencia y valorar la viabilidad del proyecto, y la Sustentabilidad de los cambios que se

    pretenden impulsar, una vez finalizado el proyecto. Como ya vimos en la clase anterior, dicha

    evaluacin se puede realizar a nivel interno y externo, invitando a participar a las partes

    interesadas.

    Esto, adems de permitirnos mejorar el proyecto, ser til para determinar las posibilidades

    de contar con capacidades, internas, y apoyos externos, ahora que ya contamos con un

  • proyecto cerrado y definido por escrito. Hay dos aspectos clave a abordar en esta evaluacin

    previa a la puesta en marcha:

    Evaluacin del diseo del proyecto.

    Evaluacin de la viabilidad y Sustentabilidad del proyecto.

    Evaluacin del diseo

    En la evaluacin del diseo del proyecto debemos considerar si el proyecto guarda coherencia

    interna y se presenta en un documento claro y ordenado, proporcionando toda la informacin

    relevante.

    Viabilidad y Sustentabilidad del proyecto.

    En numerosas ocasiones utilizamos los trminos de viabilidad y Sustentabilidad como

    sinnimos, pero es necesario diferenciarlos.

    La viabilidad se refiere a las posibilidades que un proyecto tiene de alcanzar los

    objetivos en el periodo previsto.

    La Sustentabilidad, sin embargo, se refiere a las posibilidades de que los beneficios

    del proyecto se mantengan o incrementen tras su finalizacin.

    Por tanto, un proyecto puede ser viable porque se dan todas las circunstancias para que se cumplan sus objetivos en el periodo previsto, pero puede no ser sostenible si, por ejemplo, al desaparecer la financiacin externa el proyecto no es capaz de autofinanciarse.

    Sustentabilidad del proyecto

    El proyecto puede concluir:

    Sin necesidad de que se plantee ninguna intervencin posterior (se ha dado

    respuesta a un problema o necesidad puntual y se cierra sin ms),

    Puede mantenerse (si el problema no se ha resuelto) o

    Convertirse en una intervencin de carcter ms estable (un servicio, un

    programa), para responder a una necesidad permanente.

    Cuando se trata de un proyecto piloto para ensayar respuestas a una necesidad que se

    considera permanente o estable, conviene realizar un anlisis de la Sustentabilidad del futuro

    servicio o programa y tratar de generar las condiciones necesarias para su Sustentabilidad,

    durante el propio desarrollo del proyecto.

  • Plan de ejecucin

    Cmo

    Cundo

    Cada actividad o actividades

    Cumplimiento de 1 o varios

    objetivos

    En otros casos, el proyecto habr inducido un cambio y es el cambio -y no el proyecto- el que

    debe ser sostenible.

    Plan de Ejecucin, Metas y actividades

    Una vez definidos los objetivos, se trata de detallar qu actividades se van a llevar a cabo para

    la consecucin de los mismos.

    As, el plan de ejecucin consistir en determinar y ordenar temporalmente las actividades

    que se van a realizar durante la fase de ejecucin para la consecucin de los objetivos

    previstos. Es decir, se especificar cmo se va a llevar a cabo el proyecto y cundo.

    Las actividades guardan relacin con las alternativas de respuesta identificadas y

    seleccionadas en la fase anterior y deben estar vinculadas a los objetivos definidos, es decir,

    cada actividad o grupo de actividades debe servir para el cumplimiento de un objetivo o varios.

    Una vez que se han determinado cules son las actividades previstas y las tareas vinculadas a

    las mismas, el siguiente paso es ordenarlas en el tiempo, estableciendo en su caso las fases

    del proyecto.

    A la hora de ordenar las actividades se pueden plantear dos casos:

    Sirven

  • Que la ejecucin de algunas actividades se lleve a cabo al mismo tiempo que otras, es

    decir, que sean simultneas.

    Que haya una sucesin de actividades, es decir, que para iniciar una actividad

    previamente se haya tenido que finalizar otra.

    Como Armar un cronograma

    Realizar el cronograma de un proyecto te ayuda a

    determinar cuntos recursos humanos necesitars, cunto

    tiempo llevar el proyecto y cunto costar. Cuando se trata

    de elaborar algo tan importante como el cronograma de un

    proyecto, hay ciertas pautas que deberas seguir para

    asegurarte de que el cronograma sea efectivo y represente

    de la mejor forma los diferentes pasos y actividades que

    requerir el proyecto.

    En determinados casos es importante mantener cierta

    flexibilidad y detectar que factores pueden variar en

    nuestro proyecto.

    De cualquier manera, las actividades se deben ordenar situando cada una de ellas en relacin

    con la anterior y la posterior, e indicando en su caso cules de ellas son simultneas. Para la

    ordenacin temporal de las actividades se utilizar un diagrama o cronograma.

    Los diagramas se usan para organizar y representar grficamente las relaciones y

    temporalidad de las actividades contempladas en el plan de ejecucin.

    Si bien existen diversos diagramas, generalmente se suele utilizar el diagrama de barras o

    diagrama de Gantt, por su fcil elaboracin e interpretacin.

    Consiste en una matriz o cuadro de doble entrada:

    En el eje vertical se presentan las actividades y tareas previstas, indicndose tambin

    habitualmente sus responsables.

    En el eje horizontal se presentan las unidades temporales (das, semanas, meses,

    trimestres, etctera) en las que se van a ejecutar las actividades, agrupndolas en su

    caso en fases.

    El diagrama de barras resulta til en procesos de ejecucin sencillos, ya que es bastante

    limitado a la hora de exponer la interdependencia de las actividades. Lo ideal es tener dos

    planos, que si bien estarn diferenciados estn sumamente ligados entre s.

    Debemos tener un Plan de recursos el cual identifique que recursos son necesarios para

    desarrollar el proyecto (diseo, ejecucin y evaluacin), una vez concretadas las actividades y

    tareas.

  • Respecto la naturaleza de los recursos, consideramos:

    Recursos materiales, todos los bienes materiales (instalaciones, medios tcnicos)

    precisos para la correcta ejecucin del proyecto;

    Recursos humanos, todas las personas (personal contratado, voluntariado,

    profesionales independientes...) involucradas en cada fase del proyecto.

    El otro plano a cotejar es el econmico-financiero: el cual consiste en una cuantificacin

    monetaria del valor de los recursos e identificacin de las posibles fuentes de financiacin de

    los mismos.

    De cara a la elaboracin del presupuesto del proyecto hay que tener en cuenta que:

    El presupuesto no es en s mismo un autntico plan, sino que constituye la expresin

    cuantitativa de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades

    planificadas.

    Debe recoger la estimacin de gastos y los ingresos previstos (si slo recoge la

    relacin de gastos, no se trata de un presupuesto, sino de una previsin de gastos).

    Debe existir una relacin equilibrada de gastos e ingresos.

    Debe recoger de forma especfica y diferenciada las inversiones a realizar

    (presupuesto de inversiones).

    Diagrama de Gantt

    El Diagrama de Gantt tiene como objetivo mostrar el tiempo programado para las unidades

    mnimas de trabajo Las tareas, las fechas de iniciacin y terminacin para cada una, y

    actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

  • El cuadro se define por dos ejes:

    Un eje Horizontal: Donde se define la escala de tiempo, un calendario adaptado a la unidad

    que mejor se adapte al modelo de proyecto que ests llevando puede ser Da, Mes, Semana,

    Hora o ao.

    En el eje Vertical: Donde se plantea la tarea que se pretende ejecutar detallando el tiempo

    que durar.

    Cada tarea se representa por una lnea o barra en cada una de las filas del diagrama, mientras

    que las columnas representan el tiempo en distintas unidades (das, semanas, o meses)

    dependiendo de la duracin del proyecto. La fecha de inicio y la fecha de finalizacin de cada

    tarea, corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a esa

    actividad.

    Hay tareas que pueden ser simultneas, consecutivas y hay tareas que pueden depender

    entre ellas, es decir si no se cumple una, no se puede dar inicio a la otra.

    MATRIZ DE MARCO LGICO

    La Matriz de Marco Lgico es una herramienta para la concepcin, el diseo, la ejecucin, el

    seguimiento de desempeo y la evaluacin de un proyecto. Su objetivo es darle estructura al

    proceso de planificacin y comunicar la informacin esencial del proyecto.

    Puede ser usada en todo el ciclo del proyecto, desde la concepcin hasta la evaluacin ex-post

    y debe ser revisada, modificada y mejorada en todo el proceso de diseo y ejecucin.

    Aqu mostramos como se usa como herramienta de diseo pero ayuda mucho tambin a

    preparar un Plan de Ejecucin o calendario del proyecto o para el seguimiento del desempeo

    pues proporciona objetivos, indicadores y metas.

    La Matriz de Marco Lgico es una matriz de doble entrada:

  • Revisemos uno por uno cada elemento de las columnas

    ::OBJETIVOS::

    Fin

    Todo proyecto responde a un problema de desarrollo u obstculo al desarrollo que ha sido

    detectado. El Fin expresa la solucin del problema de desarrollo que ha sido diagnosticado.

    Es muy importante delimitar el grado en que el proyecto contribuye a dicho fin:

    1. El proyecto solo, por s mismo, no es suficiente para lograr el fin. El fin slo refleja la

    razn por la que se debe llevar a cabo el proyecto; sin embargo, el proyecto debe coadyuvar

    en forma significativa a lograr el fin.

    2. El fin no ser logrado poco despus de completar la ejecucin del proyecto. Es un

    objetivo de mediano a largo plazo al cual contribuye el proyecto.

    Propsito

    El logro del propsito contribuir a alcanzar el Fin. Es el efecto directo que se espera a partir

    del perodo de ejecucin. Es el cambio que fomentar el proyecto; no lo podemos producir o

    entregar. Es un efecto de nuestros productos o componentes y puede y debe ser medido. Se

    expresa como un resultado: Mejorar la calidad de la enseanza, o Mejorar el desempeo

    del docente (y no, mejorar). Es lo que esperamos que ocurra cuando los beneficiarios del

    proyecto utilicen los productos que les entregamos.

  • Componentes (Productos)

    Son los resultados especficos del proyecto, obras, estudios, servicios, capacitacin, etc., que

    debe producir el ejecutor con el presupuesto asignado. Cada componente debe ser necesario

    para lograr el propsito y debe ser razonable suponer que si todos los componentes son

    producidos de la manera planeada se cumplir el propsito.

    La gerencia o administracin del proyecto tienen la responsabilidad de producir los

    componentes. En un contrato de prstamo, por ejemplo, los componentes son o debieran ser

    parte esencial del contrato.

    Deben ser redactados claramente y como resultados o productos finales: escuelas terminadas,

    estudios realizados, capacitacin realizada, etc.

    Actividades

    Son aquellas que la gerencia o conduccin del proyecto debe asegurar que se lleven a cabo

    para producir cada uno de los componentes. Es necesario tener una lista detallada de las

    actividades pues ser la base para la elaboracin de Plan de Ejecucin, calendario o Plan

    Operativo del proyecto.

    Se coloca cada actividad requerida para un componente en orden cronolgico y se estima el

    tiempo y recursos requeridos para realizarla. En la MATRIZ DE Marco Lgico la ejecucin est

    directamente relacionada con el diseo.

    Se debe recordar que los objetivos Fin, Propsito y Componentes, se redactan como

    resultados logrados o producidos (y no como resultados a lograrse en el futuro) y de esta

    manera reflejan logros, xitos, metas cumplidas y no tareas o actividades.

    INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE

    Definicin

    Es la especificacin cuantitativa o cualitativa utilizada para medir el logro de un objetivo. Debe

    ser aceptada colectivamente por los involucrados como adecuada para medir los logros del

    proyecto.

    Los indicadores:

    Especifican de manera precisa cada objetivo a nivel de componentes (productos), a

    nivel de propsito y a nivel de fin.

    A nivel de actividad, contiene los costos de cada actividad y en conjunto, el costo de

    cada componente, lo cual constituye el presupuesto del proyecto. Adems, a nivel de

    propsito miden el efecto directo despus de completada la ejecucin del proyecto.

    Cada indicador incluye la meta especfica que permite medir si el objetivo ha sido

    alcanzado.

  • Los indicadores deben verificarse objetivamente, es decir deben poder cuantificarse

    mediante la columna de medios de verificacin en donde se indican las fuentes acordadas de

    informacin que pueden ser examinadas objetivamente para verificar si se alcanzado un

    objetivo determinado.

    Puede ser importante incluir al menos un indicador cualitativo en un proyecto, especialmente

    la opinin de los beneficiarios sobre el desempeo del proyecto. Esto fomenta el sentido de

    pertenencia del beneficiario hacia el proyecto y acerca al cliente con el ejecutor. Por eso, no

    debemos evitar la utilizacin de fuentes primarias de informacin.

    MEDIOS DE VERIFICACIN

    La columna de Medios de Verificacin contiene datos de dnde puede la entidad ejecutora o

    el evaluador obtener informacin sobre la situacin, el desempeo o comportamiento de cada

    indicador durante la ejecucin del proyecto. Ello requiere que los diseadores del proyecto

    identifiquen fuentes de informacin o dispongan que se recoja informacin, posiblemente

    como actividad del proyecto, con su costo correspondiente.

    Como medio de verificacin podemos utilizar:

    1. Fuentes secundarias, es decir, datos que son recogidos regularmente y con frecuencia

    son publicados. Debiera hacerse un inventario de estas fuentes. Esta es la fuente de

    informacin menos costosa aunque los datos pueden requerir tabulaciones o procesamiento

    especial para que pueda aplicarse a la poblacin objetivo.

    2. Fuentes primarias, si no hay informacin de fuentes secundarias para el indicador

    debe considerarse recolectar o generar los datos.

    Si el proyecto financia la recoleccin de estos datos, entonces dicha recoleccin tendr que

    estar consignada tambin en las actividades (columna de objetivos) con su costo

    correspondiente (columna de indicadores).

    Otros temas importantes sobre los que hay que tomar decisiones son:

    Se debe considerar la frecuencia de recoleccin de informacin.

    Debe decidirse quin har la recoleccin de la informacin, la entidad ejecutora,

    una oficina nacional de estadstica, otra oficina?

    Qu cantidad razonable de informacin se requiere? A veces se hace necesario

    modificar la columna de objetivos y el indicador para evitar altos costos.

    En general, si un indicador no tiene medios de verificacin, o contar con l es

    demasiado caro, entonces debemos seleccionar otro.

    SUPUESTOS

    Existen situaciones que estn fuera del control de la gerencia o entidad ejecutora del proyecto

    y que suponen riesgos para ste, es decir, es posible que aun cumpliendo nuestras actividades,

    por ejemplo, no podamos cumplir con producir resultados (productos) si estos riesgos ocurren.

  • La columna de supuestos se refiere a la pregunta, cmo podemos manejar los riesgos?

    Los riesgos existen: financieros, sociales, polticos, ambientales, institucionales climatolgicos,

    etc. y pueden llevar a que el proyecto fracase. El equipo de diseo del proyecto debe

    identificar los riesgos en cada fase, actividades, componentes propsito y fin.

    El riesgo se expresa, convencionalmente, como un supuesto que debe ocurrir, es decir, como

    un riesgo negado u objetivo, para poder continuar con el nivel siguiente en la jerarqua de

    objetivos.

    Algunos conceptos clave:

    1. Se debe empezar por abajo (a nivel de actividad) e ir trabajando hacia arriba, hasta el

    nivel de Fin. Por ejemplo, examinar si los insumos son suficientes para producir las actividades

    previstas o si deben ocurrir tambin acontecimientos externos fuera del proyecto.

    2. Los supuestos no deben ser demasiado generales, deben estar bien especificados. Para

    ayudarnos podemos usar los criterios que usamos en los indicadores: cantidad, calidad,

    tiempo, agentes, etc.

    3. Los supuestos a veces se derivan del rbol de alternativas: las estrategias que no

    hemos seleccionado, deben ser ejecutadas por algn otro proyecto.

    4. Pueden tambin derivarse del anlisis de involucrados: suponemos que contamos con

    el apoyo efectivo de algunos grupos o que neutralizamos otros grupos con poder para

    oponerse al proyecto.

    5. Se debe analizar la importancia y la probabilidad de ocurrencia de cada supuesto. No

    se debe incluir todos los riesgos, slo los importantes. Tampoco se deben incluir los factores

    que tienen mucha probabilidad de ocurrir (ya no sera supuesto, sera una certeza).

    6. Se debe analizar y ejercer influencia en los supuestos durante el diseo y la ejecucin,

    para aumentar la probabilidad de que ocurran. Se pueden realizar Actividades para aumentar

    la probabilidad de ocurrencia.

    7. Si un supuesto es crtico (muy importante), pero la probabilidad de que ocurra es baja

    y no hay actividades o componentes que aumenten la probabilidad de ocurrencia del

    supuesto, se trata de un supuesto fatal o letal. En este caso, se debe redisear el proyecto y si

    no fuera posible, y el proyecto es demasiado arriesgado, debera ser abandonado.

    Los supuestos son muy importantes tanto en el diseo como en la ejecucin. En el diseo

    ayuda a identificar riesgos que pueden ser evitados o mitigados incluyendo actividades y

    hasta componentes en la ejecucin del proyecto.

    Por ejemplo:

    Uno de los supuestos de un proyecto de educacin para el rea rural es que los docentes

    calificados estn dispuestos a trasladarse y vivir en el rea rural. Dado que este supuesto es de

  • vital importancia para el logro del propsito, no debiera dejarse al azar la voluntad del

    personal de trasladarse. El equipo de diseo del proyecto debera incluir en el diseo del

    proyecto Actividades e incluso Componentes que promuevan que personal calificado se

    traslade al rea rural. Estas actividades o componentes podran consistir en un sistema de

    pagos de incentivos, vivienda gratuita, o algo similar.

    LA LGICA DEL MARCO LGICO

    Una matriz de Marco lgico tiene una doble lgica:

    1. La primera, vertical, que nos muestra las relaciones causa efecto entre nuestros objetivos de

    distinto nivel. Para cumplir el Fin, es necesario que se cumpla el Propsito; para cumplir el

    Propsito, es necesario que se produzcan los resultados (componentes o productos). Para

    cumplir con los productos, es necesario realizar las actividades (para realizar las actividades es

    necesario contar con los insumos). Si empezamos desde abajo, leemos: es necesario realizar

    las actividades para producir resultados, y as sucesivamente.

    2. La segunda, horizontal, que nos muestra que no es suficiente cumplir con las actividades

    para obtener los productos sino que adems deben ocurrir los supuestos de nivel de actividad

    para contar entonces con las condiciones necesarias y suficientes.

    La lgica de la Matriz de Marco Lgico

    Resumen Narrativo de

    Objetivos

    Indicadores

    Verificables

    Objetivamente

    (IVO)

    Medios de Verificacin

    Supuestos

    Fin

    Propsito

    Componentes

    Actividades

    Importante

    Un proyecto bien diseado es aquel cuyos riesgos son manejables. Mientras ms cercana a 1 sea la probabilidad estadstica de ocurrencia de los supuestos mayor ser la probabilidad de que el proyecto produzca sus componentes y logre su propsito y fin.

  • Dicho de otro modo:

    Si cumplimos las actividades y se cumplen ciertos supuestos en la fila de actividades,

    entonces tenemos las condiciones necesarias y suficientes para producir los

    componentes.

    Si cumplimos los componentes y se cumplen ciertos supuestos en la fila de

    componentes, entonces tenemos las condiciones necesarias y suficientes para

    producir el propsito.

    Si logramos el propsito y se cumplen ciertos supuestos en la fila del propsito,

    entonces tenemos las condiciones necesarias para contribuir significativamente al

    logro del Fin.

    Los supuestos que colocamos en la fila del Fin tienen que ver con la sostenibilidad, es

    decir las condiciones requeridas para que el flujo de beneficios contine despus que

    el proyecto ha sido ejecutado.

    *IMPORTANTE:

    Ajunta a esta clase hay un video introductorio y un excel con un diagrama de GANTT que te

    ser muy til para pensar tu propio proyecto.