Seminario Taller“Elaboración,

Administración y Evaluación de

Proyectos”

Vanessa Caballeros

Objetivo

•Adquirir habilidades y conocimientos básicos necesarios para poder administrar proyectos de una forma estructurada, con la finalidad de aplicarlos en su actividad diaria.

Contenido1.Conceptos básicos de la administración de proyectos

2.Administración del Alcance del Tiempo

3.Administración del costo

4.Administración de la Calidad y de los RRHH

5.Evaluación de Proyectos

1. Conceptos básicos de la Administración de proyectos

¿Qué es la administración de Proyectos?

•Combinación de técnicas de estrategias de negocios

•Despliegue adecuado de las actividades con el fin de lograr algo

•Alinear actividades para que cada una haga su tarea y logre su fin

•Tiempo que asegura la alineación de los esfuerzos individuales a la intención estratégica de la empresa1

Concepto de Administración de proyecto

•La administración de un proyecto, es la combinación de técnicas estratégicas de negocios, con un despliegue y alineación adecuada de las actividades, para que cada una de estas haga su tarea; con el fin de lograr algo en un tiempo determinado, para alcanzar el objetivo estratégico de la organización.

• Las organizaciones y los lideres dividen los proyectos en fases, mismas que se relacionan entre si. El conjunto de estas fases se conoce como “Ciclo de Vida del Proyecto”.

Ciclo de Vida de un proyecto

•Características

•Definición de fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

•La Transición de una fase a otra (transferencia técnica)

•Productos entregables

•Riesgos aceptables

•Estandarización

Ciclo de Vida de un proyecto

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:Qué trabajo técnico se debe realizar

en cada fase.Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable.

Quién está involucrado en cada fase.

Cómo controlar y aprobar cada fase.

Ciclo de Vida de un proyecto

L1

•La mayoría de los ciclos de vida de los proyectos, comparten determinadas características comunes:

•Las fases son secuenciales

•Están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o componentes técnicos

•El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae cuando el proyecto se aproxima a su fin.

Características de las fases del proyecto

•La conclusión y la aprobación de uno o más productos entregables

•Un producto entregable, es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, por ej.

• Una especificación,

• Un informe del estudio de viabilidad

• Un documento diseñado detallado

• Un prototipo de trabajo

•Las fases se pueden sub dividir en sub fases, en relación del tamaño, complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja

•Cada sub fase se relaciona con uno o más productos entregables específicos para el seguimiento y control

•Las fases normalmente toman el nombre de estos productos entregables de las sub fases, por ej.

•Requisitos

•Diseño

•Construcción

•Prueba

•Concluye con una revisión del trabajo logrado y los productos entregables

•La dirección lleva a cabo una revisión para tomar una decisión, para poder comenzar con las actividades de la siguiente fase sin cerrar la fase actual

•Se puede cerrar una fase sin la decisión de iniciar alguna otra fase. Por ej.

• El proyecto está completo o se considera que el riesgo es demasiado alto para permitir la continuidad del proyecto

Secuencia típica de las fases en un ciclo de vida

Fases de Un Proyecto

Grupos de proceso y áreas de conocimiento

•Áreas de Conocimiento

Integración

Alcance

Costos

Recursos

Definición del proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución al cierre

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento

Presupuesto y su control

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto

Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas

Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad

Comunicaciones

Definición de la distribución de información del proyecto

Riesgos Planes y administración

Suministros

Planeación de adquisiciones, contrataciones, mapeo de proveedores

•Grupos de Proceso

• Director del proyecto• Cliente / usuario• Organización ejecutante• Miembros del equipo del proyecto

• Equipo de dirección del proyecto

• Patrocinador• Influentes

Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

• El poder que tiene los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto, es más alto al comienzo y decrece gradualmente a media que avanza el proyecto

Organización para el proyecto (Estructuras)

Por proyectos

•El personal reporta directamente al mando superior•Control total sobre el presupuesto, recursos materiales•El mando superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal•Puede disponerse de un pool de recursos

Matricial•Reporta al líder del proyecto y al mando funcional•Líder de proyecto de tiempo completo•Autoridad y toma de decisiones compartida

Funcional•Varios responsables•Superior identificado•Actúan por especialidad•Enfoque fragmentado

2. Administración del Alcance y del Tiempo

Origen del proyecto

Etapas de la Administración de Proyectos

Técnicas y herramientas

INICIO

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto

Carta del Proyecto•Formaliza el inicio del proyecto •Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados•Proporciona información general

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

2

Técnicas y Herramientas

PLANEACIÓN

• Estructura de Descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta critica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto

Procesos de planeación

•Plan de Administración de Proyecto

•Alcance, definición y plan de administración

•Estructura de Descomposición del Trabajo

•Definición de actividades, de hitos o milestones

•Secuencia de actividades

–Diagramas de red, lista de actividades

3

Procesos de Planeación• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

4

Definición de HITOS•  es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. 

• Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.L2

Planeación de administración del Proyecto• Guía la ejecución y control del proyecto; define

referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:

–Definición del alcance

–Organización del Proyecto

–Mecanismos y programas de comunicación

–Programa de Proyecto

–Estimados de costos

–Procesos de administración de riesgos

–Procedimientos de control de cambios

Estructura de Descomposición del TrabajoEDT

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto

• Identifica todo el trabajo a realizar

• Es un producto de la definición de alcance

Características • Organiza y define el alcance total del proyecto

• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento

• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos

• Distribución de roles y funciones

• Planes técnicos

• Lista de productos a entregar

• Informes sobre el avance y análisis de problemas

Elaboración1.Identificar los productos entregables y el

trabajo relacionado

2.Estructurar y organizar la EDT

3.Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4.Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT

5.Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

•Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en el que se ejecutarán.

• Incluye los siguientes elementos:

• Clave de la actividad

• Actividad

• Duración

• Actividades precedentes

• Responsable

Tipos de precedencias

5

1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

76

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

76

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crítica

Gráfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

Diagrama de Red (Ruta Crítica• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

Holgura• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin

del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las

siguientes fórmulas:

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

6

3. Administración del Costo

Estimación de Costos

•Costos Fijos • Son aquellos que no dependen del

volumen de producción

•Costos Variables• Son aquellos que dependen del volumen

de producción

7

Clave Actividad Actividad

Cantidad de Hrs. Cantidad RH Valor Hrs Total

Honorarios:

Gastos de operación:viáticosAlquiler de equipoalquiler de instalacionesmateriales

Total de Costos

Costeo del Proyecto

Costos variables

Costos fíjos

Técnicas y herramientas

• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto

EJECUCIÓN

• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance

Procesos de Ejecución

• Dirección del proyecto– Productos de avance

– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad– Cambios

– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información

• Manejo de proveedores

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones• Generar información • Distribuir la información• Informar los avances• Satisfacer a los interesados

Las metas intermedias son resultados parciales que se

van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero

Reportes de avance

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza

• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado• Distribución de

información • Sistemas de control de

cambio• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base

CONTROL

Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma

Procesos de control

• Control de costos

• Control de calidad

• Seguimiento de desempeño del equipo

• Informes de resultados

• Comunicación con interesados

Codigo de Actividad

Nombre de Actividad Costo Estimado Costo Ejecutado Ahorro Exceso Responsable Observaciones

Control de Costos y Gastos del Proyecto

8

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeño

del proyecto, considerando

medidas de tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado

Valor ganado del proyecto

4. Administración de la Calidad y de los

RRHH

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio

• Control de calidad - herramientas estadísticas

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del

Proyecto

– Dar seguimiento y supervisión de riesgos

– Documentar la situación actual del Proyecto

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión

• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

Planeación del recurso humano

•La Gestión del RH del proyecto, incluye los procesos que organizan y gestionan al equipo del proyecto

•El equipo de proyecto está compuesto por la gente que tiene asignados roles y responsabilidades para completar el proyecto

Planificación de los RRHH:

Identificar y documentar los roles, responsabilidades, y relaciones de reporte del proyecto, así como crear el Plan de Gestión de Personal.

Adquirir el Equipo de Proyecto :

Obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

Ejecución

Desarrollar el Equipo de Proyecto

Mejorar las competencias y la interacción de los miembros del equipo para mejorar la perfomance del proyecto.

Ejecución

Gestionar el Equipo de Proyecto

Realizar seguimiento al rendimiento de los miembros de equipo, proporcionar retroalimentación, resolver temas pendientes, y coordinar cambios para mejorar el rendimiento.

Control

Determina roles, responsabilidades, relaciones de reporte, y crea el Plan de Gestión de Personal.

Herramientas y técnicas:

Organigramas y descripciones de puestos.Creación de conexiones (networking).Teoría de la organización.

Herramientas y Técnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Existen varias formas de documentar roles y responsabilidades, la mayoría cae dentro de los tipos jerárquicos, matriciales y texto.

Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de proyecto.

Organigrama de tipo jerárquico

Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

9

•Cualesquiera combinación de métodos que se utilice, el objetivo final es asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene una clara comprensión de sus roles y responsabilidades

•Salidas:

–Roles y responsabilidades.

–Organigramas del proyecto.

–Plan de gestión del personal.

Reporte final

• Auditorias de procura

• Informes y reportes de ejecución

Técnicas y herramientas

CIERRE

Cierre del Proyecto

1.Cierre administrativo– Reporte final

• Presupuesto

• Programa

• Evidencias

• Lecciones aprendidas

• Reporte de control de cambios

– Archivos

– Plan de transición

Cierre del Proyecto

2.Cierre del contrato– Archivos de contrato– Manuales, planos– Bitácoras– Comunicados– Lecciones aprendidas

3.Producto, servicio o resultado final

5. Evaluación de Proyectos

LA EVALUACION ES:

Una manera de verificar la racionalidad en la acción para el logro

de determinadas

metas y objetivos

Una forma de medir el cumplimien

to de objetivos y metas y de

la capacidad

para alcanzarlos

EVALUACIONHerramienta para:

Fortalecer los procesos de planeación

Hacer más efectiva la ejecución de las

acciones planeadas

Producir un adecuado sistema

de retroalimentación

Evaluación EX-ANTE

Evaluación de SEGUIMIENTO

Evaluación EX-POST

L3

RECURSOS COMPROMETIDOS

BENEFICIOS GENERADOS: PROBLEMA RESUELTO

NECESIDADES SATISAFECHAS

La evaluación del proyecto permite tomar una serie

de recursos escasos, entre ellos el factor humano y el tiempo, y con un proceso

lógico lograr:

La evaluación del proyecto permite tomar una serie

de recursos escasos, entre ellos el factor humano y el tiempo, y con un proceso

lógico lograr:Identific

ar recursos

Identificar

recursos

Organizar

recursos

Organizar

recursos

ASIGNARLOS EN FORMA OPTIMA

ASIGNARLOS EN FORMA OPTIMA

EVALUACION EXANTE

INDICADORESINDICADORES

Alternativa 1Alternativa 1 Alternativa “n”Alternativa “n”

DECISIONDECISION

ComparaciónComparación

EVALUACIONEVALUACION

TOMA DE DECISIONTOMA DE DECISION

LegalLegal

TécnicaTécnicaEconómicaEconómicaFinancieraFinancieraInstitucionalInstitucionalAmbientalAmbientalCulturalCulturalOtrosOtros

• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD Project Management

• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos

• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos

Lecturas Recomendadas

• Administración de Proyectos 2

• Ciclo de vida del Proyecto

• Administración de Proyectos

Links de presentaciones de apoyo.

Muchas Gracias