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DOCUMENTO

PLAN DE RIESGOS

Versión 1.0 – 31/08/05

Guayaquil – Ecuador

Responsables del documento Firma

Andrés Cruz Gerente General

Mario Valdivieso Director de Relaciones Comerciales

PLAN DE RIESGOS

md_plan-riesgos_v1.0

PREFACIO

Se desea describir y analizar los diferentes aspectos del entorno que podrían afectar el ciclo de desarrollo de los proyectos de la empresa.

OBJETIVO

El objetivo de este documento es identificar los diferentes riesgos a los que se verán enfrentados los proyectos y analizarlos detenidamente para luego poder desarrollar planes de acción que descarten dichos riesgos y permitan el avance de los proyectos y por ende de la empresa.

AUDIENCIA

Este documento esta dirigido a cualquier persona que tenga una relación directa con la creación de una empresa.

E-MAIL [email protected] WEB SITE http://www.moderamen.com Guayaquil - Ecuador

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................6 1.1. Propósito y Alcance.........................................................................................6 1.2. Suposiciones, limitaciones y políticas.............................................................6 1.3. Documentos y estándares relacionados .........................................................7

2. PERSPECTIVA GENERAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS........8 2.1. Perspectiva General ........................................................................................8 2.2. Integración de Gestión de Proyectos..............................................................8

3. ORGANIZACIÓN ......................................................................................9 3.1. Organización de los Proyectos ........................................................................9 3.2. Comunicaciones y responsabilidades del Proyecto ........................................9

4. PLAN DE ACCIÓN...................................................................................11 4.1. Detalles del Proceso......................................................................................11

4.1.1. Identificar Riesgos.......................................................................................... 11 4.1.2. Analizar Riesgos ............................................................................................. 12 4.1.3. Planificar Riesgos ........................................................................................... 12 4.1.4. Seguimiento y Control de Riesgos .................................................................... 13

4.2. Flujograma de Gestión de Riesgos................................................................14 4.3. Estudio de Riesgos aplicado al proyecto e-Propiedad ..................................15

4.3.1. Identificación de los Riesgos............................................................................ 15 4.3.2. Análisis de Riesgos ......................................................................................... 18 4.3.3. Planificación de los Riesgos. ............................................................................ 27

5. RECURSOS Y PROGRAMACIÓN DE HITOS DE GESTIÓN DE RIESGOS ..35 6. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE RIESGOS................................35


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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Pasos del proceso de identificación de riesgos ..............................................11 Tabla 2: Pasos del proceso de análisis de riesgos........................................................12 Tabla 3: Pasos del proceso de planificación de riesgos................................................12 Tabla 4: Pasos del proceso de seguimiento y control de riesgos .................................13 Tabla 5: Riesgos identificados......................................................................................17


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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Cuadro de responsabilidades.................................................................10 Ilustración 2: Flujograma de gestión de riesgos..........................................................14 Ilustración 3: Formulario de Riesgos ...........................................................................34


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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Propósito y Alcance

La gestión de riegos dentro toda organizaciones es parte crucial e importante a desarrollar puesto que permite el análisis al detalle de los diferentes factores del medio, ya sean internos o externos, a los que la organización podría verse enfrentada de tal manera que obstaculicen el curso normal de desarrollo de los proyectos.

Es importante que al momento del desarrollo del plan de riesgos, se lleve acabo un análisis minucioso de dichos factores, donde se busca un estudio a profundidad de cada uno logrando obtener la mayor información posible y relevante que permita desarrollar posibles planes de acción que sean la salida a dichos riesgos.

Los planes de acción son el producto de un análisis y estudio de riesgos, son aquellos que nos van a permitir que la empresa se vea afectada en menor medida por situaciones del medio, es por esto que es importante el estudio riguroso de los mismos con el objetivo de maximizar la seguridad de los proyectos y por ende de la empresa.

1.2. Suposiciones, limitaciones y políticas

El proceso que se va a implementar para la identificación y análisis de riesgos va ser bajo el estudio de los diferentes ambientes importantes que son considerados una amenaza para los proyectos, puestos que son estos los que de alguna u otra manera nos afectan.

Dentro de los principales ambientes a tener en cuenta para el estudio y el desarrollo del plan de riesgos, encontramos los siguientes:

El ambiente interno de desarrollo del producto. Los clientes o usuarios finales. Los recursos.

El mercado.


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1.3. Documentos y estándares relacionados

Dentro de los documentos y estándares relacionados al plan de riesgos encontramos los siguientes:

Plan de Calidad del Proyecto. Plan del Proyecto.


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2. PERSPECTIVA GENERAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

2.1. Perspectiva General

Se tiene como principal objetivo poder identificar cada uno de los riesgos posibles que pueden afectar a los proyectos de la empresa y poder desarrollar vías de salida que permitan evitar dichos riesgos.

2.2. Integración de Gestión de Proyectos

Se sigue un proceso lógico de cómo gestionar los riesgos en donde parte con la identificación de los mismos y concluye con la generación de salidas a dichos riegos. Estos procesos se llevan a cabo de una manera secuencial en donde un proceso depende del otro para su buena producción, por lo cual es de suma importancia la buena gestión de cada uno de las actividades que se realizan.

La gestión de los proyectos permite anticiparse a posibles amenazas que quieran generar inconvenientes de una u otra manera a los proyectos. En este caso la gestión de proyectos permite desarrollar un estudio de los riesgos y generar planes de acción óptimos a seguir en situaciones que lo ameriten. Para esto, es importante contar con un grupo capacitado de personas que puedan generar soluciones a dichos riesgos.


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3. ORGANIZACIÓN

3.1. Organización de los Proyectos

1. Se identifican los principales riesgos, tanto internos como externos, que se consideran una amenaza a para lo proyectos de la empresa.

2. Se medirá la probabilidad ocurrencia de cada riesgo y las consecuencias que este causa. 3. Los gestores de los diferentes departamentos procederán a realizar las siguientes

actividades: a. Establecer una escala que refleje la probabilidad percibida del riesgo. b. Identificar las consecuencias que generan cada uno de los riesgos. c. Estimar el impacto del riesgo en el proyecto.

4. Se forjaran planeas de contingencia a dichos riesgos con el objetivo de disminuir los riegos y

brindar seguridad a los proyectos.

Todas estas tareas son ejecutadas por los gestores de la empresa los cuales se encargan de analizar cada uno de los pasos anteriormente expuestos y generan soluciones. Es importante que para este estudio haya una buena comunicación entre los participantes puestos que los riesgos cambian dependiendo el ambiente en el que se encuentren.

3.2. Comunicaciones y responsabilidades del Proyecto

En este punto se tiene como objetivo definir responsabilidades a los integrantes del equipo de trabajo que tienen el cargo de gestionar los proyectos. Estos son los que tienen la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir los aspectos relevantes que encierra un plan de riesgos. Entre las responsabilidades tenemos:

a) El Iniciador, que es aquella persona que se encarga de identificar los riesgos y captarlos para luego ser tratados por el jefe de proyectos.


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b) El Jefe de Proyectos, es aquel que se encarga de analizar los riesgos identificados y analizar como afectarán al proyecto, miden la probabilidad de ocurrencia, el impacto que generan. También se encarga de generar, llevar y comunicar lo concluido en las reuniones, y finalmente debe monitorear y realizar un seguimiento de la evolución de los riesgos.

c) El Grupo de Revisión de Riesgos es aquel que se encarga analizar la información recibida, discutirla en las reuniones de manera conjunta y así poder definir planes de acción posibles a tomar que permitan disminuir los riesgos identificados.

A continuación se muestra un cuadro con las personas involucradas en los cargos establecidos para el desarrollo del plan de riegos.

Mario Valdivieso Andrés Contreras

Iniciadores

José Vilches Andrés Crúz Ayudante 2 Ayudante 1

Andrés Crúz Jefe de Proyecto

Mario Valdivieso Andrés Contreras Ayudante 1 Ayudante 2

José Vilches Ayudante 3

Andrés Crúz Mario Valdivieso Andrés Contreras

José Vilches Grupo de Revisión

Ilustración 1: Cuadro de responsabilidades


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4. PLAN DE ACCIÓN

4.1. Detalles del Proceso

4.1.1. Identificar Riesgos

Dentro de la identificación, como su nombre lo indica, se tiene como objetivo estudiar los diferentes ambientes que afecta al desarrollo de los proyectos y poder identificar todos los riesgos a los cuales estos se pueden verse afrontados.

Procesos

1 Identificar el riesgo.

2 Definir el sector o área al qué este afecta.

3 Establecer una identificación (id) al riesgo.

4 Llenar formulario de riesgos con la información disponible hasta el momento. Tabla 1: Pasos del proceso de identificación de riesgos


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4.1.2. Analizar Riesgos

Una etapa más profunda es el análisis de los riesgos, en donde se analiza cada uno de los riesgos previamente encontrados y se realizan actividades tales como: medir la probabilidad de ocurrencia, identificar las consecuencias de cada riesgo y evaluar el impacto que genera el riesgo en el proyecto.

Procesos

6 Revisar la información contenida en el formulario de riesgos.

7 Medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

8 Evaluar y definir el impacto que este genera al proyecto en desarrollo.

9 Completar el formulario y prepararlo para la reunión con el Grupo de Revisión Tabla 2: Pasos del proceso de análisis de riesgos

4.1.3. Planificar Riesgos

Una vez que han sido identificados y analizados los riesgos, se lleva acabo una etapa de planificación en donde se busca establecer planes de contingencia que permitan ser la solución a los riesgos que amenazan a los proyectos de la empresa.

Procesos

10 Revisar el formulario.

11 Analizar las posibles soluciones a dicho riesgo.

12 Establecer plan de contingencia para el riesgo.

13 Completar el formulario. Tabla 3: Pasos del proceso de planificación de riesgos


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4.1.4. Seguimiento y Control de Riesgos

Los procesos de seguimiento y control tienen como principal objetivo asegurar que los planes de contingencia aplicados y ejecutoriados estén surgiendo efecto y estén cumpliendo con las expectativas esperadas de tal manera que el riesgo no se convierta en una amenaza.

Procesos

14 Realizar seguimiento del riesgo contenido en el formulario.

15 Evaluar el avance del riesgo.

16 Realizar los ajustes respectivos de ser necesario. Tabla 4: Pasos del proceso de seguimiento y control de riesgos


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4.2. Flujograma de Gestión de Riesgos

inicio

Ilustración 2: Flujograma de gestión de riesgos

Identificar riesgo

Definir el sector al que afecta

Llenar formulario

¿la información ha

sido ingresada?

Medir la probabilidad de ocurrencia

Definir el impacto del riesgo

Completar formulario

¿el formulario está

correcto?

Establecer planes de contigencia

Completar formulario

Proceso de Identificación Iniciadores

fin

no

si

Proceso de Análisis Jefe de Proyecto

no

si

Proceso de Planificación Grupo de Revisión


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4.3. Estudio de Riesgos aplicado al proyecto e-Propiedad

Se desarrolló un plan de riesgos para el proyecto e-Propiedad en donde se recolecto información valiosa que permitió generar importantes conclusiones. A continuación se detalla los procesos realizados.

4.3.1. Identificación de los Riesgos

id RIESGOS ÁREA O SECTOR

rg_e-p_001 El proyecto crece y no se estima el plazo de término del mismo. Ambiente de desarrollo Los cliente o usuario

rg_e-p_002 Los requerimientos cambian constantemente no permitiendo el avance del proyecto

Ambiente de desarrollo Los cliente o usuario

rg_e-p_003 No cumplir con los requerimientos que el cliente planteó para el proyecto.


rg_e-p_004 Nacimiento de una mala relación entre el cliente y el Jefe de Proyecto.


rg_e-p_005 Tener el proyecto finalizado pero al momento de la entrega el cliente no cuenta con la plataforma mínima requerida para poder implementarlo.

Los cliente o usuario

rg_e-p_006 Al momento de la entrega del proyecto el cliente decide añadir algo más.


rg_e-p_007 No cumplir con plazos de entrega establecidos con el cliente. Ambiente de desarrollo Los cliente o usuario

rg_e-p_008 Falta de profundidad en cada una de las etapas del ciclo de desarrollo del proyecto. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_009 Mala definición del alcance del proyecto. Ambiente de desarrollo


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id RIESGOS ÁREA O SECTOR

rg_e-p_010 Mala planificación del proyecto. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_011 El cliente no tiene claro lo que desea. Ambiente de desarrollo Los cliente o usuario

rg_e-p_012 El producto de la competencia tiene mayor atractivo en el mercado. El Mercado

rg_e-p_013 Posicionamiento negativo. El Mercado

rg_e-p_014 Los competidores tienen ventaja competitiva sobre nosotros. El Mercado

rg_e-p_015 Mala comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_016 Falta de liderazgo por parte del Jefe de Proyecto. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_017 Mala asignación de cargos, funciones o tareas. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_018 Falta de motivación y compromiso de los miembros del equipo. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_019 Que alguno de los integrantes del proyecto decida abandonar la empresa dejando su cargo libre. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_020 Que alguno de los integrantes del equipo se apropien de información intelectual de la empresa para beneficio personal. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_021 Mala relación entre los miembros del equipo. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_022 EL espacio físico destinado para las reuniones de trabajo no está disponible las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Ambiente de desarrollo Los recursos

rg_e-p_023 No contar con los recursos mínimos para poder operar (tecnológicos, de oficina, entre otros).



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Id POSIBLES RIESGOS AMBIENTES

rg_e-p_024 No contar con fuentes de financiamiento. Ambiente de desarrollo Los recursos

rg_e-p_025 No contar con el servicio eventual de teléfono, agua o luz. Ambiente de desarrollo Los recursos

rg_e-p_026 Administrar mal los recursos impidiendo el avance en el desarrollo de la empresa.


rg_e-p_027 Catástrofes naturales. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_028 Posibles hurtos externos de los recursos físicos de la empresa. Ambiente de desarrollo

rg_e-p_029 El tiempo que demandan otras actividades (universidad, trabajo personal, entre otras). Ambiente de desarrollo

rg_e-p_030 No poder contactar al consultor. Ambiente de desarrollo

Tabla 5: Riesgos identificados


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4.3.2. Análisis de Riesgos

Id: rg_e-p_001

Descripción: El proyecto crece y no se estima el pl

Probabilidad de ocurrencia: 75% Impacto: 85%

- Mayor cantidad de actividad- Incremento en los gastos op

de trabajo. - Incremento en la complejida- Dificultad en el establecimie

constante crecimiento del pr Id: rg_e-p_002

Descripción: Los requerimientos cambian constant


- Atraso de las tareas planifica- Replanificación de las activid

equipo de trabajo. - Reestructuración del calenda- Reestructuración del docum- Análisis de los nuevos reque- Volver al inicio del ciclo de d

planificación incluyendo los Id: rg_e-p_003

Descripción: No cumplir con los requerimientos qu


- Inconformidad de parte del - Problema de relaciones entr- Denuncia de parte del client

incumplimiento del contrato- Irresponsabilidad social corp


Parámetros de impacto (%) Bajo 0-24 Medio-Bajo 25-49 Medio-Alto 50-74 Alto 75-99

azo de término del mismo.

es y tareas a realizar. erativos y virtuales debido a la mayor carga

d del proyecto. nto del término del proyecto debido al oyecto.

emente no permitiendo el avance del proyecto.

das para el proyecto. ades a realizar por los integrantes del

rio de actividades. ento de requerimientos. rimientos. esarrollo del proyecto para una nueva nuevos requerimientos.

e el cliente planteó para el proyecto.

cliente o usuario. e el cliente o usuario y el jefe de proyectos. e o usuario a la empresa por . orativa.

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Id: rg_e-p_004

Descripción: Nacimiento de una mala relación entre el cliente y el jefe de proyecto.


- Probabilidad de abandono del proyecto por parte del cliente. - Mala gestión del jefe del proyecto. - Inconformidad de parte del cliente. - Incumplimiento de los requerimientos.

Id: rg_e-p_005

Descripción: Tener el proyecto finalizado pero al momento de la entrega el cliente no cuenta con la plataforma mínima requerida para poder implementarlo.


- Demora en el proceso de cierre del proyecto. - Posibles requerimientos de cambio para ajustar el producto a la

plataforma del cliente. - Mayores gastos operativos y virtuales. - Posibles inconvenientes entre el cliente y el jefe de proyecto

Id: rg_e-p_006

Descripción: Al momento de la entrega del proyecto el cliente decide añadir algo más.


- Volver a la etapa inicial del ciclo de desarrollo del proyecto lo cual incluye volver a realizar todas las etapas nuevamente.

- Realizar cambios en todos lo documentos relacionados al proyecto. - Realizar nuevamente procesos de análisis de requerimientos. - Planificar las tareas y actividades necesarias para efectos de la inclusión

de los nuevos requerimientos.


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Id: rg_e-p_007

Descripción: No cumplir con plazos de entrega establecidos con el cliente.


- Crea una molestia y una mala imagen al cliente. - Reclamos de parte del cliente debido a los incumplimientos. - Con el propósito de que el atraso no sea muy amplio se muestran

avances incompletos. - Posible deseo de abandono del producto por parte del cliente.

Id: rg_e-p_008

Descripción: Falta de profundidad en cada una de las etapas del ciclo de desarrollo del proyecto.


- Crea inconformidad al cliente debido a que el producto final no satisface en por completo lo esperado.

- El producto final no muestra la eficiencia deseada. - Falta funcionalidad al sistema. - Posibilidad de volver a ciclo de desarrollo a profundizar en las etapas. - Reestructuración del proyecto en general (análisis. diseño, planificación,

construcción, entre otros). - Gastos operativos y virtuales.

Id: rg_e-p_009

Descripción: Mala definición del alcance del proyecto.


- La carga de trabajo es muy elevada. - El equipo de trabajo debe de trabajar a deshoras. - Posibles incumplimientos de fechas establecidas para el control de

avances. - No cumplir con la fecha estipulada de entrega del proyecto. - No poder cubrir ciertos requerimientos debido a la presión del tiempo. - Posibles inconvenientes internos debido a la sobrecarga de tareas

asignadas a los miembros del equipo.


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Id: rg_e-p_010

Descripción: Mala planificación del proyecto.


- Problemas en el cumplimiento del calendario de entrega de avances. - Mala asignación de funciones, tareas y actividades para el proyecto. - La asignación de recursos internos no es la adecuada no permitiendo el

buen desempeño por parte de los miembros del equipo. - Inconformidad por parte de los integrantes del equipo.

Id: rg_e-p_011

Descripción: El cliente no tiene claro lo que desea.


- Demora en el ciclo de desarrollo del proyecto. - Volver repetidamente a una etapa inicial de desarrollo. - Incremento importante de gastos internos. - Los recursos utilizados para el desarrollo aumentan produciendo gastos

importantes. Id: rg_e-p_012

Descripción: El producto de la competencia tiene mayor atractivo en el mercado.


- No contar con cliente interesados por nuestros productos. - No generar rentabilidad para la empresa. - No cubrir las expectativas del mercado

Id: rg_e-p_013

Descripción: Posicionamiento negativo.


- Mala imagen corporativa. - Mal concepto del producto. - No se produce rentabilidad.


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Id: rg_e-p_014

Descripción: Los competidores tienen ventaja competitiva sobre nosotros.


- La rentabilidad de la empresa no es la que se espera. - Posibilidad de desmotivación de parte del grupo de trabajo. - El posicionamiento de la empresa no es el deseado.

Id: rg_e-p_015

Descripción: Mala comunicación entre los miembros del equipo de trabajo.


- Las tareas y actividades realizadas pueden estar repetidas. - Ineficiencia en la producción de los miembros debido a la falta de

coordinación. - Al momento de la integración de los productos obtenidos en las

actividades realizadas se producen fallas. Id: rg_e-p_016

Descripción: Falta de liderazgo por parte del Jefe de Proyecto.


- Mal manejo del grupo de trabajo. - Falta de autoridad para hacer respectar las políticas de le empresa. - Los miembros del grupo de trabajo hacen lo que ellos creen sin hacer

caso al líder. - Retrasos en el proyecto debido a la mala gestión.


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Id: rg_e-p_017

Descripción: Mala asignación de cargos, funciones o tareas.


- Los resultados obtenidos por parte de los miembros del equipo son ineficiente.

- Mayores gastos de recursos debido al mal manejo por parte de los miembros.

- Prolongación en el desarrollo del proyecto debido a los retrasos generados por incumplimientos.

Id: rg_e-p_018

Descripción: Falta de motivación y compromiso de los miembros del equipo.


- Posibilidad de abandono de la empresa y por ende del proyecto. - Ineficiencia en el desarrollo de las actividades y tareas. - Problemas de relaciones internos. - Incumplimiento de las tareas asignadas.

Id: rg_e-p_019

Descripción: Que alguno de los integrantes del proyecto decida abandonar la empresa dejando su cargo libre.


- Buscar reemplazo inmediato que cubra de manera exitosa el puesto bacante.

- Que el nuevo integrante pueda integrarse de buena manera con los demás miembros.


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Id: rg_e-p_020

Descripción: Que alguno de los integrantes del equipo se apropien de información intelectual de la empresa.


- Puede hacer uso de la información para beneficios personales. - Estancamiento en el desarrollo del proyecto. - Gastos legales para la demanda del suceso.

Id: rg_e-p_021

Descripción: Mala relación entre los miembros del equipo.


- Ineficiencia del equipo de trabajo. - No hay comunicación entre los integrantes. - Disputas por diferencia de criterios. - Incumpliendo de ordenes establecidas por el jefe de proyectos.

Id: rg_e-p_022

Descripción: EL espacio físico destinado para las reuniones de trabajo no está disponible las 24 horas del día y los 7 días de la semana.


- Imposibilidad de realizar trabajos necesarios relacionados con el proyecto que surjan de improvisto.

- Posibles prolongaciones de las actividades. Id: rg_e-p_023

Descripción: No contar con los recursos mínimos para poder operar (tecnológicos, de oficina, entre otros).


- No se puede desarrollar el producto. - Imposibilidad de realizar las tareas y actividades respectivas. - Estancamiento en el funcionamiento de la empresa. - Posible cierre de la empresa.


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Id: rg_e-p_024

Descripción: No contar con fuentes de financiamiento.


- Limitaciones para la adquisición de nuevas tecnologías. - Imposibilidad de mejorar los recursos operativos con los que se cuentan

actualmente. - Generar productos de ultima tecnología. - Limitaciones en el proceso de desarrollo.

Id: rg_e-p_025

Descripción: No contar con el servicio eventual de teléfono, agua o luz.


- Incomodidad en el área de trabajo. - Molestia para los integrantes del equipo de trabajo. - Imposibilidad de trabajo al momento que se presenten los

convenientes. Id: rg_e-p_026

Descripción: Mala administración de los recursos con los que cuenta la empresa.


- Gastos inesperados. - Escasez de recursos. - Imposibilidad de realizar tareas y actividades. - Retraso del proyecto hasta lograr conseguir recursos.

Id: rg_e-p_027

Descripción: Catástrofes naturales.


- Acaben con el lugar de trabajo. - Dejar a la empresa sin recursos disponibles para operar.


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Id: rg_e-p_028

Descripción: Posibles hurtos externos de los recursos físicos de la empresa.


- Gastos financieros inesperados. - Retraso en el proceso de trabajo.

Id: rg_e-p_029

Descripción: El tiempo que demandan otras actividades (universidad, trabajo personal, entre otras).


- Exceso de carga de trabajo, esto es tareas y actividades. - Incumplimiento de las tareas en fechas de entrega establecidas. - Complejidad de efectuar un trabajo óptimo en el tiempo requerido.

Id: rg_e-p_030

Descripción: No poder contactar al consultor.


- Estancamiento en ciertas actividades debido a la falta de información requerida para llevarla acabo.

- Posible retraso de actividades. - Descoordinación de la planificación.


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4.3.3. Planificación de los Riesgos.

Id: rg_e-p_001

Descripción: El proyecto crece y no se estima el plazo de término del mismo.

Plan de Contingencia: Establecer el alcance del proyecto mediante reuniones con el cliente y firmar un documento legal que lo certifique lo acordado.

Id: rg_e-p_002

Descripción: Los requerimientos cambian constantemente no permitiendo el avance del proyecto.

Plan de Contingencia:

Realizar reuniones con el cliente y llegar a un acuerdo de los requerimientos que se van a incluir en el producto y firmar un documento de “definición de requerimientos” que permita dejar formalmente constatado el acuerdo.

Id: rg_e-p_003

Descripción: No cumplir con los requerimientos que el cliente planteó para el proyecto.


Dejar estipulados los requerimientos a cubrir en donde las dos partes establezcan y acuerden lo que se va a realizar, y adicionalmente establecer cláusulas que en caso de que no se pueda cubrir algún requerimiento se hará una renegociación del valor a pagar por el producto final.

Id: rg_e-p_004

Descripción: Nacimiento de una mala relación entre el cliente y el jefe de proyecto.


Definir desde un principio en el contrato todas los términos y cláusulas necesarias que estipulen como se va a llevar el proceso de cambios en el transcurso del proyecto para así evitar diferencias. Es importante que se firmen documentos que permitan ser el soporte en caso de ser necesario.


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PLAN DE RIESGOS


Id: rg_e-p_005

Descripción: Tener el proyecto finalizado pero al momento de la entrega el cliente no cuenta con la plataforma mínima requerida para poder implementarlo.


Luego de haber definido los requerimientos realizar una análisis previo al desarrollo para averiar con que recursos tecnológicos cuenta el cliente de tal manera que se pueda definir si es o no factible lo que el cliente desea.

Id: rg_e-p_006

Descripción: Al momento de la entrega del proyecto el cliente decide añadir algo más.


Establecer políticas en el contrato las cuales aclaren que una vez firmado el mismo no se pueden hacer cambios a no ser de que se firme un anexo al contrato el cual constate legalmente que las dos partes acuerdan los cambios que se desean adicionar.

Id: rg_e-p_007

Descripción: No cumplir con plazos de entrega establecidos con el cliente.


Establecer políticas de contrato las cuales aclaren que una vez firmado el contrato no se puede hacer cambios a no ser de que se firme un anexo al contrato el cual conste legalmente que las dos partes acuerdan los cambios que se desean adicionar.

Id: rg_e-p_008

Descripción: Falta de profundidad en cada una de las etapas del ciclo de desarrollo del proyecto.


Establecer un control permanente de cada una de las etapas realizadas por el equipo de trabajo con el fin de monitorearlas y verificar que se las estén realizando de forma óptima para que así se logre el alcance completo del proyecto.


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PLAN DE RIESGOS


Id: rg_e-p_009

Descripción: Mala definición del alcance del proyecto.


Realizar un estudio de las capacidades del grupo de trabajo y de los recursos con los que se cuentan para operar, de tal manera que se tenga una perspectiva clara de lo que se puede lograr desarrollar y así poder alcanzar sin ninguna objeción el proyecto.

Id: rg_e-p_010

Descripción: Mala planificación del proyecto.


Basándose en la fecha de entrega del producto final como referencia, definir las actividades a realizar con sus respectivos plazos de entrega con el propósito de cumplir lo estipulado. Es importante que en esta actividad participen todos los integrantes del grupo para así llegar a un acuerdo entre todos y lograr saber los plazos necesarios que requieren los integrantes para cumplir con sus actividades.

Id: rg_e-p_011

Descripción: El cliente no tiene claro lo que desea.


Establecer reuniones con el cliente y proveerle diferentes soluciones posibles para ayudarle a aclarar lo que desea. Una vez establecido lo que el cliente quiere documentarlo formalmente para evitar futuros cambios inesperados.

Id: rg_e-p_012

Descripción: El producto de la competencia tiene mayor atractivo en el mercado.


Desarrollar una investigación de mercado que permitan analizar y conocer los productos del mercado con los que competimos y así poder desarrollar planes de acción para la creación de productos innovadores los cuales generen valor agregado a los clientes y satisfagan sus necesidades.


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PLAN DE RIESGOS


Id: rg_e-p_013

Descripción: Posicionamiento negativo.

Plan de Contingencia: Realizar campañas publicitarias y eventos que realcen el mal posicionamiento de nuestros productos logrando llegar al cliente mostrando seguridad y diferenciación.

Id: rg_e-p_014

Descripción: Los competidores tienen ventaja competitiva sobre nosotros.


Desarrollar productos de última tecnología que sean innovadores y escasos pero demandados por el mercado que permitan cambiar la ventaja de los competidores a nuestro favor.

Id: rg_e-p_015

Descripción: Mala comunicación entre los miembros del equipo de trabajo.


Definir los canales de comunicación que se van a utilizar a lo largo del proyecto para mantener un contacto constante entre los participantes del mismo y asegurarse de que todos tengan dicha información para mantener la buena comunicación.

Id: rg_e-p_016

Descripción: Falta de liderazgo por parte del Jefe de Proyecto.


Medir las habilidades de los involucrados en el proyecto y definir entre todos los miembros de la empresa según el análisis de los resultados obtenidos en la evaluación de cada uno de ellos quién llevará el mando del equipo de desarrollo del proyecto.

Id: rg_e-p_017

Descripción: Mala asignación de cargos, funciones o tareas.


Evaluar la capacidad de cada uno de los integrantes del grupo de desarrollo del proyecto pudiendo obtener las habilidades de cada uno ayudando a la asignación correcta de los cargos a ocupar, de las funciones a realizar y de las tareas a ejecutar.


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PLAN DE RIESGOS


Id: rg_e-p_018

Descripción: Falta de motivación y compromiso de los miembros del equipo.


Implementar planes de incentivo para los miembros del equipo de trabajo tales como: medir el desempeño de cada uno y premiar con un bono al de mejor resultado, al que cumple de mejor manera con las disposiciones y políticas internas premiarlo con horas libres, a aquel que cumple con las fechas de entrega de las tareas que le corresponde recibe un bono, al que acumula un cierto número de horas extras premiarlo con un bono extraordinario.

Id: rg_e-p_019

Descripción: Que alguno de los integrantes del proyecto decida abandonar la empresa dejando su cargo libre.

Plan de Contingencia: Mantener un grupo de desarrolladores suplentes disponibles y con las capacidades necesarias para ocupar la plaza que ha sido abandonada.

Id: rg_e-p_020

Descripción: Que alguno de los integrantes del equipo se apropien de información intelectual de la empresa.


Realizar un control estricto tanto de la salida como de la entrada de los miembros del equipo de tal manera que se sepa con lo que ingresan a la compañía y con lo que salen. También asegurarse de que todo dispositivo de almacenamiento no puede ser sacado de la empresa sin previa autorización del jefe de proyecto. También es importante el controlar de acceso a la Internet por parte de los desarrolladores.

Id: rg_e-p_021

Descripción: Mala relación entre los miembros del equipo.


Realizar actividades de integración mensualmente de tal manera que se puedan formar vínculos de amistad entre los miembros del equipo con el objetivo de que la relación crezca y se desarrolle un ambiente de trabajo agradable en donde cada uno se sienta a gusto de trabajar con el otro.


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PLAN DE RIESGOS


Id: rg_e-p_022

Descripción: EL espacio físico destinado para las reuniones de trabajo no está disponible las 24 horas del día y los 7 días de la semana.


Establecer lugares adicionales de trabajo que cubran al principal, los cuales cuenten con los recursos necesarios para operar y brinden todas las comodidades requeridas de tal manera que se pueda continuar con el avance del proyecto.

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Descripción: No contar con los recursos mínimos para poder operar (tecnológicos, de oficina, entre otros).

Plan de Contingencia: Asegurarse con varios días de anticipación (mínimo 5) de hacer revisiones de los recursos operativos actuales de tal manera que se pueda determinar si es necesario realizar adquisiciones.

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Descripción: No contar con fuentes de financiamiento.

Plan de Contingencia: Realizar trámites y negociaciones con compañías que desean ser sponsors de tal manera que sirvan como un soporte económico a la empresa.

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Descripción: No contar con el servicio eventual de teléfono, agua o luz.


Asegurarse con varios días de anticipación (mínimo 3) de que se está al día con los pagos de servicios básicos. De igual forma contar con utensilios adicionales que permitan ser la salida a situaciones inevitables de cortes de servicios, tales como: UPS’s (en caso de problemas de electricidad), una cisterna en el lugar de trabajo (en caso de problemas de agua), servicio de conexión satelital (en caso de problemas de teléfono).

Id: rg_e-p_026

Descripción: Mala administración de los recursos con los que cuenta la empresa.


Realizar un inventario mensual de los recursos con los que se cuenta y planificar con todos los miembros de la empresa, los recursos necesarios para cada uno de los departamentos y repartirlos de manera eficiente y óptima.


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PLAN DE RIESGOS


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Descripción: Catástrofes naturales.

Plan de Contingencia: Tener respaldo diario de todos los avances que se realicen del proyecto.

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Descripción: Posibles hurtos externos de los recursos físicos de la empresa.


El sector de ubicación de la empresa no sea catalogado oficialmente zona peligrosa, y asegurarse que al momento de abandonar el lugar de trabajo dejar todo con seguro y bien cerrado.

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Descripción: El tiempo que demandan otras actividades (universidad, trabajo personal, entre otras).


Realizar una planificación de cada uno de los miembros de la empresa e integrarla de tal forma que se tenga una planificación total en donde se asignen las responsabilidades respectivas dentro de un marco de tiempo disponible para todos.

Id: rg_e-p_030

Descripción: No poder contactar al consultor.


Realizar una planificación de las posibles reuniones, sean presenciales o no presenciales, para lo cual es importante determinar y establecer los medios o canales de comunicación que se van a utilizar para mantener el contacto.


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PLAN DE RIESGOS


FORMULARIO DE RIESGOS

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md_formulario-riesgos

ID: Fecha de Generación: Sector: Descripción del Riesgo Descripción del riego que se está tratando. Probabilidad de Ocurrencia Impacto Descripción del impacto que causa el riego que se está tratando. Plan de Contingencia Descripción del plan de contingencia a aplicar para el riego que se está tratando. Firma del Responsable: Fecha:

Ilustración 3: Formulario de Riesgos


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PLAN DE RIESGOS


5. RECURSOS Y PROGRAMACIÓN DE HITOS DE GESTIÓN DE RIESGOS

Dentro de los recursos que se van ha utilizar para la gestión de riesgos del proyecto, tenemos como documento de control el formulario de riesgos, en el cual se va a registrar cada uno de los riesgos identificados, el mismo que va ha ser utilizado como base para el desarrollo del plan de calidad. Adicionalmente se utilizará un documento de control de reuniones del equipo encargado con el fin de mantener un registro de lo que se ha realizado.

6. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE RIESGOS

La documentación respectiva se formará mediante los formularios de riesgos respectivos los cuales van a formar parte del documento final del Plan de Gestión de Riesgos el cual va a ser colgado en el aula virtual Learnloop de la Universidad Santa María Campus Guayaquil y en el aula virtual Adecca de La Universidad Técnica Federico Santa María de Chile.


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