Introducción

En todo trabajo, cualquiera sea la naturaleza de éste, y en toda carrera académica, se realizan cálculos. ¡En todos! Utilizando la computadora como herramienta para optimizar nuestra producción, tanto sea laboral como académica, trabajar con una planilla de cálculo es por demás útil. El objetivo de este tipo de herramienta es ayudarnos con los cálculos, en especial si tenemos que procesar grandes volúmenes de información. Por ejemplo, para: realizar una tesina o una tesis, corroborar o refutar alguna hipótesis, analizar datos de alguna investigación, fortalecer algún punto de discusión con datos relevados de la realidad, etc. La lista de aplicaciones es infinita. Cómo herramienta para realizar sus planillas de cálculo veremos Microsoft Excel 2003.

Elementos de pantalla

Cuando se abre el producto por primera vez aparecerá una planilla de cálculo en blanco (vea figura “Pantalla inicial”). Si bien esto puede ser desalentador cuando todavía no sabemos utilizar la herramienta, pronto se sentirá cómodo y seguro utilizándola. Por algún lugar hay que comenzar, y lo haremos presentando cada elemento que compone la ventana de trabajo de Excel.

Barra de Título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en este momento. Cuando abrimos Excel por primera vez, veremos una planilla de cálculo en blanco con el nombre Libro1, este nombre es provisorio hasta que lo guardemos y le asignemos un nombre definitivo y lo ubiquemos en la carpeta deseada.

Barra de Menú: contiene todas las operaciones que podremos realizar en las planillas de cálculo. Las operaciones están agrupadas, bajo un nombre común, según su funcionalidad, estando agrupadas en menúes desplegables. Por ejemplo, al seleccionar la opción Formato, verá opciones de operaciones relacionadas con el formato de la planilla. Algunas operaciones, las realizadas más comúnmente, también podrán ser seleccionadas desde distintas barras de herramientas, pudiendo de esta manera realizarlas más rápidamente a partir de simplemente hacer clic sobre los íconos de las barras de herramientas. Para ayudar a recordar la relación entre los íconos y las operaciones que representan, a la izquierda de las opciones de los distintos menúes desplegables aparece el ícono correspondiente a la opción, por ejemplo el ícono que corresponde a la operación Guardar.

Las opciones de menú se pueden ver directamente mediante una combinación de teclas, presionando la tecla Alt + la letra subrayada del nombre del menú desplegable. Por ejemplo, presionando Alt + a se abre el menú “Archivo”. También pueden ejecutarse algunas de las opciones del menú a través de métodos abreviados por la combinación de teclas. Las distintas combinaciones que corresponden a las distintas opciones de menú se encuentran a la derecha de las mismas. Estos métodos se aplican presionando la tecla Ctrl + la letra que se indique a la derecha de la opción que

desea realizar. Por ejemplo, Ctrl + U abre un nuevo libro. Cuando se selecciona haciendo clic, alguna de las opciones de la barra de menú, el menú emergente muestra sólo los comandos más comúnmente usados de ese menú, y los que el usuario va utilizando. Para ver todas las opciones del menú desplegable haga clic en

la siguiente:

Un menú desplegable contiene tres tipos básicos de elementos:

Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste tipo de elementos, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Estos elementos tienen un triángulo a la derecha.

Comandos inmediatos. Al hacer clic sobre este tipo de elementos, éstos se ejecutan de forma inmediata. A la derecha de estos elementos no aparece nada, o aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.

Comandos con ventana. Al hacer clic sobre este tipo de elementos, aparece una ventana donde podremos completar los distintos parámetros, según el comando que hayamos seleccionado. En la ventana aparecerán botones para aceptar o cancelar. A la derecha de este tipo de elementos aparecen tres puntos suspensivos. Los comandos con ventana pueden también contener una combinación de teclas como los comandos inmediatos.

Comandos no disponibles. Las opciones que aparecen escritas en un color más claro (generalmente color gris y con efecto grabado) no pueden ejecutarse en ese momento, probablemente porque el objeto que tengamos seleccionado para operar no lo permita o no sea una opción válida para ese objeto.

Barra de Herramientas Estándar: contiene botones de comando con operaciones comunes, como ser: copiar, cortar, pegar, nuevo libro, guardar, etc.

Barra de Herramientas de Formato: contiene botones de comando con operaciones comunes de formato, como ser: cambiar fuente, su tamaño, color, alineación, etc.

Barra de Herramientas de Dibujo: contiene botones de comando con operaciones comunes de autoformas, líneas, relleno, trazos, efectos 3D, etc.

Panel de Tareas: en este panel podrá encontrar las operaciones como abrir algún libro existente, buscar algún elemento, etc. Si lo cierra puede volver a abrirlo mediante la opción ver del Menú, o presionando Ctrl+F1.

Barra de Estado: en esta barra podrá ver información por ejemplo si está en modo de edición de alguna celda, o en modo modificación, o si esta en sobre-escritura o inserción, etc.

El área de trabajo de una planilla de cálculo esta organizada en filas y columnas. Una hoja de cálculo (planilla) tiene 65.536 filas, y 256 columnas. Las filas se identifican por un número, están numeradas desde el número 1 de manera ascendente hasta el 65.536. Y las columnas se identifican por una letra, comenzando en la letra A, y luego de la Z combinando las letras de a dos (AA, AB, AC, etc.) hasta IV.

¿Qué es un Libro de Excel?

Cuando abre una nueva planilla de cálculo de Microsoft Excel, por defecto tiene 3 hojas (o planillas) de cálculo. Por esto de estar compuesta de distintas hojas de cálculo es que a un archivo de Excel se lo llama Libro. La cantidad de hojas de cálculo que puede tener un libro de Excel es en función de la memoria disponible en su equipo.

Especificaciones y Límites de Excel

Si desea saber más acerca de las especificaciones y límites de Excel sólo tiene que consultar la ayuda que se instala junto con el producto. Para hacerlo solo deberá poner “Especificaciones y Límites de Excel” en el cuadro de texto de Ayuda (ver la figura de la derecha o la figura de la pantalla inicial).

Ya conozco los elementos de pantalla y las vistas, y ahora…Para comenzar a trabajar con una planilla deberá tener claro que es lo que desea resolver. Otra cosa que deberá tener clara a la hora de comenzar a trabajar son algunos conceptos que se describen a continuación.

¿Qué es una celda?

La unidad de trabajo de una planilla de cálculo es la celda. Una celda es la intersección entre una fila y una columna. Un concepto muy importante es como se referencia a una celda en particular dentro de la planilla. Esta referencia se hace indicando la letra correspondiente a la columna y el número correspondiente a la fila, por ejemplo: A3, H89, V967, etc. Este tipo de referencia a una celda se conoce como referencia relativa.

¿Qué es un rango?

Un rango es un conjunto de celdas. Este conjunto puede estar formado por una o más celdas. Un rango se referencia indicando cual es la celda superior izquierda y la celda inferior derecha.

La siguiente figura muestra algunos ejemplos de rangos:

Cuando realiza una planilla de cálculo, ingresara datos en ciertas celdas para obtener resultados en otras de acuerdo a las formulas que Ud. haya ingresado. Al abrir el programa Microsoft Excel, aparecerá un nuevo libro en blanco, listo para que Ud. comience a trabajar en él.

También aparecerá el panel de tareas, con las opciones de “Inicio” (Panel de Tareas Inicio”). En el mismo verá las opciones de “Abrir”, (figura a la derecha).

En este podrá seleccionar los archivos abiertos más recientemente, podrá elegir buscar otros archivos existentes, o crear un nuevo libro en blanco.

Nueva planilla en blanco

Vamos a aprender a realizar una planilla a partir de una planilla en blanco. Puede crear una planilla de cálculo en blanco eligiendo la opción “Nuevo…” del menú

“Archivo”, o presionando el método abreviado Ctrl + U, o presionando el botón de la barra de herramientas estandar. O navegando el panel de tareas. Cuando se elige crear a partir de una planilla en blanco verá una planilla de cálculos completamente en blanco para comenzar a trabajar. Recuerde que siempre es importante leer atentamente los mensajes que aparezcan en pantalla.

Vamos a realizar paso a paso una primera planilla Para esto, primero vamos a ver cómo guardar una planilla por primera vez. En este ejemplo haremos una planilla para procesar los datos de algunas enfermedades desde el año 2001 al año 2007.

Guardar una presentación por primera vez.

Si bien la acción de guardar su planilla es básicamente la misma cada vez que desee hacerlo, existe una sutil diferencia, según el momento en que realice esta operación. Las opciones de guardar se encuentran en el menú Archivo de la barra de menú. Allí encontrará las opciones que se muestran en la figura de la derecha. La primera vez que guarde la planilla, tanto sea que seleccione la opción “Guardar” o “Guardar

como…”, aparecerá la ventana de diálogo de “Guardar como…”, ya que todavía su planilla tiene un nombre temporal (por ejemplo: “Libro1”) y se encuentra en memoria RAM (no tiene ubicación en ningún dispositivo de almacenamiento). La extensión (tipo de archivo) por defecto de los archivos de planilla de cálculo Excel PowerPoint es “xls”.

Para guardar esta nueva planilla seleccione la opción “Guardar” o “Guardar como…”

Guardar una planilla con otro nombre

Puede ser que Ud. desee guardar su planilla como otro archivo (con otro nombre y/o en otra ubicación), en este caso deberá ir al menú “Archivo” y elegir la opción “Guardar como…”, y realizar los pasos descriptos en la sección anterior.

Abrir una planilla existente

Una manera de abrir una planilla ya existente es desde el sistema operativo Windows. Deberá localizar el archivo en alguna ventana (puede ser del “Explorador de Windows”, de “Mi PC”, de “Mis Documentos”). Luego podrá abrir la planilla haciendo doble clic sobre el ícono que representa al archivo. O apuntando con el Mouse sobre el mismo ícono y presionando el botón derecho, en el menú emergente, seleccionar la opción “Abrir”, o “Abrir con…” y elegir la aplicación Excel.

La otra manera de abrir una presentación ya existente es estando dentro de la aplicación Excel. Esto lo podrá realizar seleccionando la opción “Abrir…” del menú “Archivo”. O presionando las teclas de método abreviado Ctrl+A. O presionando el botón de la barra de herramientas estándar. O navegando por las opciones del Panel de Tareas, seleccionando “Panel de Tareas Inicio”, luego elegir del grupo de opción que figuran bajo el título “Abrir” la opción .

En estas opciones se abrirá la siguiente ventana de diálogo:

En esta ventana podrá explorar los distintos dispositivos de memoria buscando la planilla que desea abrir. La ventana es similar a la ventana de guardar, excepto que aquí además del panel de contenido, a la derecha verá un panel de vista previa del

documento que vaya seleccionando en el panel de contenido. Si la vista que tiene de esta ventana no es la de vista previa puede cambiar la misma desde el botón que se

muestra en la siguiente ventana.

El botón Abrir a su vez tiene más opciones, como se muestra en la siguiente ventana de diálogo:

Como se muestra en la figura precedente podrá simplemente abrir la planilla, o abrirla como un archivo de solo lectura (de este modo no podrá guardar ninguna modificación que realice en la misma a menos que utilice la opción “Guardar Como…”), o abrirlo como una copia (de este modo podrá realizar todas las modificaciones que desee en una copia y mantener el original sin modificaciones).

A veces puede suceder que quiere abrir algún archivo que esté dañado, en ese caso podrá elegir la opción “Abrir y Reparar”, y de esta manera intentar solucionar el error y poder abrir su planilla para seguir trabajando.

¿Qué podemos hacer en una planilla de cálculos?

En una planilla de cálculo lo que vamos a querer hacer justamente son cálculos y procesar datos. Estos cálculos se expresan en la planilla como fórmulas y funciones, que a medida avancemos iremos aprendiendo a utilizar. Para ir aprendiendo vayamos resolviendo el ejemplo planteado con anterioridad.

¿Qué datos puedo ingresar a la planilla?

En una planilla de cálculo podremos ingresar texto, números, y fechas. Cualquiera de ellos son datos válidos Para comenzar a trabajar primero tenemos que posicionarnos en la celda en que deseamos aparezca lo que queremos ingresar.

Ingresar texto en una celda.

Una vez ubicado en la celda deseada simplemente comience a escribir el texto a ingresar. Ejercicio: Para nuestro ejercicio ubíquese en la celda A1, y tipée el siguiente texto: “Enfermedad”.

Mientras está ingresando el texto observe que en la barra de estado, a la izquierda, la palabra “Listo” cambia por la palabra “Introducir”. Cuando termina de tipear el texto deseado verá algo como muestra la figura de la derecha. Verá que en la barra de fórmulas se ve el contenido que acaba de tipear (igualmente se ve en la celda seleccionada), pero hasta este momento no ha confirmado que lo que acaba de ingresar quede en la celda.

Para esto deberá presionar la tecla <ENTER> o hacer clic con el Mouse en el botón

(introducir). Recién en ese momento el contenido estará en la celda. Así de simple es ingresar texto en una planilla de cálculo. Cuando ingresa texto, el mismo será alineado a la izquierda de la celda. Pero por ahora dejaremos al texto con las características de formato por defecto, más adelante veremos como modificarlas. Si lo escribió no es lo que deseaba, puede cancelar el ingreso presionando la tecla <ESC>

o haciendo clic con el Mouse en el botón (cancelar). De esta manera cancelara el ingreso que acaba de realizar.

A Ejercicio: Siguiendo lo explicado en esta sección, ingrese en la celda A2 “Paperas”, en la celda A3 “Sarampión”, en la celda A4 “Rubiola”, en la celda A5 “Escarlatina”, en la celda A6 “Varicela”.

Ingresar números en una celda

Nuevamente, primero deberá ubicarse dónde desea ingresar un número.

A Ejercicio: Para nuestro ejercicio ubíquese en la celda B1, y tipée el siguiente el número: “2001”. Mientras está ingresando el número también verá que en la

barra de estado, a la izquierda, la palabra “Listo” cambia por la palabra “Introducir”.

Cuando termina de tipear el número deseado verá algo como muestra la figura de la derecha. Cómo en el ingreso de texto, verá en la barra de fórmulas el contenido que acaba de tipear (igualmente se ve en la celda seleccionada), pero todavía no está confirmado que lo que acaba de ingresar quede en la celda.

Para esto deberá presionar la tecla <ENTER> o hacer clic con el Mouse en el botón

(introducir). Recién en ese momento el contenido estará en la celda. Así de simple es ingresar un número en una planilla de cálculo.

Cuando ingresa un número, el mismo será alineado a la derecha de la celda. Pero, nuevamente, por ahora dejaremos las características de formato tal y como están, pues más adelante cambiaremos las mismas. Si lo escribió no es lo que deseaba, puede cancelar el ingreso presionando la tecla <ESC> o haciendo clic con el Mouse

en el botón (cancelar). De esta manera cancelara el ingreso que acaba de realizar.

A Ejercicio: Siguiendo lo explicado en esta sección, ingrese en la celda B2 el número 1250, en la celda B3 el número 1352, en la celda B4 el número 1684, en la celda B5 el número 1380, en la celda B6 el número 2015. Para continuar con el ejercicio complete la planilla como muestra la imagen que sigue:

Ingresar fechas en una celda

Nuevamente, primero deberá ubicarse dónde desea ingresar una fecha. Mientras está ingresando la fecha también verá que en la barra de estado, a la izquierda, la palabra “Listo” cambia por la palabra “Introducir”. Las fechas también se alinean a la derecha de la celda.

Una fecha son números que indican el número de día, el número de mes, y el número de año, solo que se ingresan separados por “/” (barra inclinada), y en nuestra región con el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 15/08/2008. Este es el formato por defecto de las fechas, más adelante veremos cómo podemos modificar este formato. Las fechas son números para Excel. Se considera como día 1 al 1 de enero de 1900, y de ahí en adelante.

Insertar filas, columnas, celda

Es altamente probable que necesite insertar filas, columnas o celdas en su planilla una que ya está trabajando.

Insertar una fila: El procedimiento de insertar es posicionarse en el lugar donde desea insertar la fila, luego elegir la opción “Filas” del menú “Insertar”. Esto insertará una fila arriba de la fila en la cual este posicionado. En lugar de usar la opción de menú también puede presionar el botón derecho del Mouse sobre la fila seleccionada para la inserción. Allí verá un menú emergente como el de la figura de la derecha, y deberá seleccionar la opción “Insertar”.

Insertar varias filas de una sola vez: Podrá insertar más de una fila a la vez seleccionando las filas con el Mouse. Eso se hace haciendo un clic con el Mouse en el indicador de número de fila, obviamente deberá ser en el lugar donde quiera insertar. El procedimiento luego es el mismo que en el caso de insertar solo una fila, elegir la opción “Filas” del menú “Insertar”. Esto insertará las filas deseadas arriba de donde seleccionó. En lugar de usar la opción de menú también puede presionar el botón derecho del Mouse sobre alguna de las filas seleccionadas para la inserción. Allí verá un menú emergente como el de la figura de arriba a la derecha, y allí deberá seleccionar la opción “Insertar”.

Insertar una columna: El procedimiento de insertar es posicionarse en el lugar donde desea insertar la columna, luego elegir la opción “Columnas” del menú “Insertar”. Esto insertará una columna a la izquierda de la columna en la cual este posicionado. En lugar de usar la opción de menú también puede presionar el botón derecho del Mouse sobre la columna seleccionada para la inserción. Allí verá un menú emergente como el de la figura de la derecha, y deberá seleccionar la opción “Insertar”.

Insertar varias columnas de una sola vez: Podrá insertar más de una columna a la vez seleccionando las columnas con el Mouse. Eso se hace haciendo un clic con el Mouse en el indicador de número de columna y arrastrando, obviamente deberá ser en el lugar donde quiera insertar. El procedimiento luego es el mismo que en el caso de insertar solo una columna, deberá elegir la opción “Columnas” del menú “Insertar”. Esto insertará las columnas deseadas a la izquierda de donde seleccionó. En lugar de usar la opción de menú también puede presionar el botón derecho del Mouse sobre

alguna de las columnas seleccionadas para la inserción. Allí verá un menú emergente como el de la figura de la arriba a la derecha, y allí deberá seleccionar la opción “Insertar”.

Insertar una o varias celdas: en lugar de insertar toda una fila o toda una columna también podrá insertar una celda o un conjunto de celdas. Para ello deberá posicionarse en el lugar donde quiera insertar la celda, luego elegir la opción “Celdas…” del menú “Insertar”. También puede hacer botón derecho del Mouse apuntado a alguna de las celdas seleccionadas para insertar, y allí elegir la opción “Insertar”. En todos los casos verá una ventana que deberá indicarle a Excel como desea acomodar el resto de las celdas al insertar. Puede elegir desplazar las celdas hacia la derecha de la inserción, o hacia debajo de la inserción. También podrá elegir la opción de insertar toda una fila o toda una columna, tomando como referencia su selección.

A Ejercicio: Para nuestro ejercicio selecciones con el Mouse de la fila 1 a la fila 4. Luego seleccione en el menú “Insertar” la opción “Filas”, o utilice el botón derecho del Mouse y elija la opción “Insertar”. De esta manera se agregarán 4 filas en blanco arriba de la fila de los títulos de nuestra tabla.

Formato de una celda

Lo que se explica en esta sección sobre el formato de una celda, puede aplicarse a una sola celda o al rango de celdas que Ud. seleccione. Por defecto (esto quiere decir algo así como: “si no se indica otra cosa”) cuando ingresamos texto en una celda, el mismo se alineará a la izquierda de la misma, los números y fechas a la derecha, y tendrán una fuente, tamaño y color determinados. Las características de formato pueden modificarse en cualquier momento, tanto sea desde la barra de herramientas formato (con los botones Correspondientes a lo que desee cambiar), como haciendo clic con el botón derecho del Mouse apunta a la selección, o a través de la opción de menú “Formato”, y dentro de esta la opción “Celdas”.

Alineación

Comenzaremos describiendo las opciones de la ficha alineación.

Podrá cambiar la alineación del texto dentro de la celda. Hay dos tipos de alineación:

Horizontal: esta alineación ubica al contenido con respecto a los laterales de la celda. Las opciones posibles son:

General (opción por defecto)

izquierda

Centrar

Derecha

Rellenar

Justificar

Centrar en la selección

Distribuido

Vertical: esta alineación ubica al contenido con respecto a las líneas de arriba y abajo de la celda. Las opciones posibles son:

Superior

Centrar

Inferior (opción por defecto)

Justificar

Distribuido

Sangría: se utiliza para especificar donde desea que comience el texto dentro de la celda, sino el mismo comenzará con el lateral

Distribuido justificado: si elige en alineación horizontal la opción distribuido, esta por defecto será con respecto a la sangría, pero si lo desea puede hacer que sea distribuido justificado simplemente haciendo clic con el botón izquierdo mouse en esta opción.

Podrá cambiar las opciones de control de texto de la celda:

Ajustar texto: esta opción adapta el tamaño de la celda para que se pueda ver su contenido completo.

Reducir hasta ajustar: esta opción modifica las características del tamaño de la fuente de modo que entre todo el contenido en el ancho de la celda.

Combinar celdas: esta opción a una selección de dos o mas celdas contiguas, y lo que hace es unirlas en una sola.

Podrá cambiar las opciones de orientación del contenido en la celda:

Un caracter debajo del otro con sentido vertical cada uno de ellos.

Darle algún grado de inclinación, tanto sea indicando los grados, como selecciónandolo manualmente arrastrando el botón derecho del mouse sobre el indicador de la orientación.

Fuente

Podrá cambiar las características de la fuente de la celda. Este cambio podrá aplicarse a una sola celda, o a un rango de celdas. En la imagen de la derecha verá que esta remarcado con azul la fuente, tamaño, y estilos por defecto. Puede cambiar cualquiera de estas características simplemente seleccionando las que desee. Recuerde que algunas fuentes son TrueType y otras no. Las fuentes TrueType son aquellas que se ven igual en la pantalla y en la impresión.

Bordes

Cuando abre una planilla Excel es normal que vea las celdas limitadas por un borde gris. Este borde no es un borde como tal sino que son sólo líneas de división (para verlas o no deberá quitar el tilde a la opción “Líneas de división” de la ficha “Ver”, de la ventana de “Opciones…” del menú “Herramientas”). Estas líneas de división no saldrán impresas en su planilla, simplemente son líneas guías para orientarlo en la planilla. Si desea que su planilla tenga bordes que sean impresos deberá aplicarle alguno desde la opción que explicamos en esta sección. Podrá cambiar las características de borde de una celda o de un rango de celdas. En la imagen de la derecha se muestra la ficha “Bordes” de “Formato de celdas”. El procedimiento para aplicar un borde es primero selección el estilo de la línea y el color. Luego deberá elegir en la imagen a que borde se lo desea aplicar haciendo clic por donde va la línea de la celda, o haciendo clic en cualquiera de los preestablecidos. Si bien es poco frecuente de utilizar, podrá aplicar líneas en diagonal a la celda.

Tramas

Por lo general se aplica una trama (sombreado) a las celdas en conjunto con un borde, pero en realidad los bordes y las tramas pueden aplicarse independientemente unos de otros.

Podrá aplicar una trama a una celda o a un rango de celdas. En la imagen de la derecha se muestra la ficha “Tramas” de “Formato de celdas”. Podrá elegir un color de relleno sólido, o aplicar algún diseño de trama. Al cual podrá combinar con que además el diseño con un color distinto. Para el color del estilo de trama se selecciona el color con los colores que están debajo de la línea. Y para cambiar el estilo de diseño de este relleno deberá seleccionarlo desplegando el cuadro combinado que está debajo de estos colores.

Número

Las celdas por defecto tienen un formato número “General”. Este es el que hace que los textos se alineen a la izquierda, y los números y fechas a la derecha, y tampoco tienen un formato específico de número. Pero existen otras características de formato que se le pueden aplicar a las celdas según sea su contenido.

Las características de formato están divididas por categorías:

General: es el formato por defecto de las celdas.

Número: aquí podrá especificar la cantidad de decimales, el formato para los números negativos, y si desea usar el separador de miles cuando se muestre un número en la celda. La imagen de abajo muestra ventana de formato de número.

Moneda: Se utiliza para dar formato a los valores monetarios. Se especifica la cantidad de decimales, cual símbolo monetario es el deseado (pesos, euros, libras, etc.), y el formato de los números negativos.

Contabilidad: se usa para dar formato contable a los números.

Fecha: se usa para dar formato a las fechas. Aquí por ejemplo puede hacer que una celda aparezca con la fecha precedida con el nombre del día correspondiente.

Hora: se usa para dar formato a las horas.

Porcentaje: Se usa para aplicar formato de porcentaje a un número. Pero cuidado, pues al aplicar este formato el número que este en la celda será multiplicado por 100. Tanto en este estilo con el símbolo “%” como en los estilos monetarios y contabilidad con el símbolo monetario, por ejemplo $, estos símbolos solo se muestran como formato pero la celda sólo contendrá el número que sea que se haya ingresado.

Fracción: se usa para aplicar el formato de fracción al contenido de la celda.

Científica: se usa para aplicar formato de notación científica al contenido de la celda.

Texto: se usa para aplicar formato de texto a cualquiera sea el contenido que tenga la celda. Por ejemplo, a pesar que el contenido de una celda sea un número, el mismo tendrá formato de texto.

Especial: este formato es útil para realizar seguimientos de valores de listas y bases de datos. En este curso no aplicaremos este formato.

Personalizada: Este formato sirve para aplicar un formato personalizado, distinto de los que vienen con el producto. Podrá personalizar fechas, números, horas, etc. Por ejemplo, en la figura de la derecha se muestra el caso de personalizar una fecha poniendo el mes con tres posiciones, con lo cual se muestran las primeras tres letras del mes, y cuatro dígitos para el año.

Importante

Una cosa es lo que ve y otra lo que contiene. Una cosa es lo que se ve de una celda en la planilla, y otra es el contenido. Para ver el contenido de una celda deberá posicionarse en la misma y ver la “Barra de Fórmulas”, pues ahí es donde se puede ver el contenido de una celda. Qué pasa cuando veo en una celda todos símbolos # (numeral). Cuando en una celda ve todos símbolos # (numeral) no es que su contenido este mal o tenga un error, simplemente significa que no alcanza el ancho de la celda para mostrar el resultado. Para solucionar esto solo deberá agrandar el ancho de la celda (lo que será explicado más adelante).

Formato de filas

De una fila podrá cambiar el alto a un tamaño específico o autoajustarlo. Podrá aplicar esto a una sola fila o a un conjunto de filas, según sea su selección. También podrá modificar manualmente el alto de una fila posicionándose con el Mouse en el límite inferior de la misma, y arrastrando con el botón izquierdo del Mouse. Verá que

el puntero del Mouse cambia su forma a una línea horizontal negra con dos flechas, una apuntando hacia arriba y la otra hacia abajo. Cuando el cursor tome esta forma podrá cambiar el alto de la fila.

A las filas también podrá ocultarlas y luego volver a mostrarlas. Recuerde que el cambio en el alto y el ocultar se aplicarán a toda la/s fila/s completas, no solo a una celda o rango de celdas.

Formato de columnas

De una columna podrá cambiar el ancho a un tamaño específico o autoajustarlo a la selección (esto significa que se ajustara al contenido).

Podrá aplicar esto a una sola columna o a un conjunto de columnas, según sea su selección. También podrá modificar manualmente el ancho de una columna posicionándose con el Mouse en el límite derecho de la misma, y arrastrando con el botón izquierdo del Mouse. Verá que el puntero del Mouse cambia su forma a una línea vertical negra con dos flechas, una apuntando hacia la derecha y la otra hacia la izquierda. Cuando el cursor tome esta forma podrá cambiar el ancho de la columna. A las columnas también podrá ocultarlas y luego volver a mostrarlas.

Recuerde que el cambio en el ancho y el ocultar se aplicarán a toda la/s columna/s, no solo a una celda o rango de celdas. En el caso de las columnas podrá elegir cual es el ancho estándar.

Eliminar filas, columnas, celda

En el caso que desee eliminar filas o columnas deberá seleccionar la/s fila/s o columna/s que desee eliminar, presionar botón derecho, y en menú emergente elegir la opción “Eliminar”. De más esta decir que eliminará la fila/s o columna/s completas. En el caso de desear eliminar una celda o rango de celdas verá una ventana como la que sigue:

Deberá indicar como desea desplazar las celdas para que se acomoden luego de eliminar. También tiene la opción de eliminar toda la fila de su selección, o toda la columna de su selección. Además de utilizar los menúes contextuales presionando el botón derecho del Mouse para eliminar, podrá hacerlo eligiendo la opción “Eliminar” del menú “Edición”.

Copiar filas, columnas, celda.

Para copiar una celda, rango de celdas, fila o columna, primero deberá seleccionar lo que desea copiar, elegir la opción “Copiar” del menú “Edición”, o hacer clic en el botón derecho del Mouse y elegir la opción “Copiar”, o usar la combinación de teclas Ctrl+C. Con esta acción pone en el portapapeles lo que quiere copiar, o sea que especificó cuál es el origen de la copia.

El siguiente paso es ubicarse donde desea hacer la copia, o sea determinar el destino de la copia. Una vez ubicado en ese lugar deberá elegir la opción “Pegar”, tanto sea del menú “Edición”, o del menú emergente al hacer clic con el botón derecho del Mouse, o con la combinación de teclas Ctrl+V. Cabe señalar que si lo que está copiando es una celda/s con fórmulas que hacen referencias del tipo relativas a celdas (estas son las únicas que Ud. conoce hasta ahora), estas referencias se moverán relativamente tantas filas (para arriba o para abajo) o columnas (hacia la derecha o la izquierda) como se haya movido del origen al destino.

Mover filas, columnas, celda.

Mover filas, columnas, celdas o rangos de celdas tiene un procedimiento similar al de copiar, con la diferencia que lo que desea mover pasará del lugar de origen al lugar de destino, en lugar de hacer una copia en el lugar de destino, y en lugar de elegir la opción “Copiar” deberá elegir la opción “Mover”. Cuando mueve una celda que tiene fórmula con referencia del tipo relativas a celdas, esta fórmula, a diferencia del caso en que copie, permanecerá sin modificaciones.

Funciones

En una planilla de cálculos se pueden realizar varias funciones, en ésta cursada sólo nos detendremos en la función suma y promedio.

suma

Considere el ejemplo que se muestra en la figura, retomando el ejercicio planteado en la primera parte de este tutorial, aplique colores de trama a las celdas, combine celdas y aplique bordes, siguiendo el modelo:

En nuestro ejemplo, tenemos que completar las celdas del rango B12:H12 con la suma de los casos de todas las enfermedades en los distintos años. Y en el rango J6:J10 con la suma de los casos de cada enfermedad durante todos los años.

Para esto podríamos utilizar las siguientes diferentes fórmulas en la celda B12:

1) = 1250 + 1352 +1684 + 1380 + 2015 Esta opción es válida para un cálculo, pero no es lo recomendable, pues al copiar esta fórmula a otras celdas el cálculo será siempre con las mismas constantes. Otra desventaja es que si debe sumar muchas celdas, realmente copiar manualmente todos los valores para el cálculo realmente le quitan la utilidad a la herramienta planilla de cálculo.

2) = B6 + B7 + B8 + B9 + B10 Esta opción también es válida para un cálculo, y es un paso mejor pero todavía no es muy recomendable, pues si el rango de valores a sumar es grande, deberá escribir una a una las referencias a celdas.

3) = suma(B6:B10) Esta opción es la más recomendable pues solo tiene que indicar la función “suma” y el rango de celdas cuyo contenido desea sumar. De más esta decir que esta función suma celdas con contenido numérico.

La indicación en una fórmula o función de una celda o rango el cálculo podrá hacerla tanto escribiendo manualmente desde el teclado, o utilizando el Mouse para seleccionarla.

También podrá ingresar la función suma utilizando el asistente de funciones. Este asistente lo guiará en la utilización de todas las funciones de Excel que están documentadas. Al asistente lo podrá abrir haciendo clic en la opción “Función…” del

menú “Insertar”. O en el botón a la derecha de la barra de fórmulas, Si utiliza el asistente para la función suma verá una ventana como la que sigue:

Barra de fórmulas con la función que va escribiendo el asistente

Celda donde está escribiendo la fórmula

Botón asistente de funciones

Ventana del asistente de función

También puede aplicar la función suma con el botón de autosuma ( ) de la barra de herramientas estándar. Si hace clic con el Mouse en el triángulo negro de la derecha verá que puede elegir más funciones además de la función suma, o podrá optar por elegir el asistente de funciones haciendo clic en la opción “Más funciones…” del menú desplegable. En la función suma puede sumar más de una celda indicando el rango (en caso que estén ubicadas consecutivamente) o enumerarlas separándolas por “;” (punto y coma), también podrá indicar más de un rango a sumar separándolo con punto y coma.

Volviendo al ejercicio el mismo debería quedar de la siguiente manera:

Obviamente deberá escribir esta fórmula en el resto de las celdas, o bien copiarla.

Promedio

El promedio de una serie de números puede realizarla sumando los números y luego dividiendo el resultado por cantidad de número que sumó. Pero existe una función para calcular promedio, que justamente se llama promedio, y como parámetro (parámetro es lo que se pone entre paréntesis).

En el ejercicio sería como muestra la imagen que sigue:

La función promedio la puede ingresar escribiéndola, o utilizando el asistente de funciones, o por el botón desplegado de autosuma de la barra de herramientas estándar.

La función promedio para nuestro ejemplo, tomando como referencia la primera celda donde se deberá calcular, que es la celda B13:

=PROMEDIO(B6:B10)

La función promedio puede tener más de un argumento (parámetro). Cada uno de los argumentos pueden ser celdas o rangos de celdas. Obviamente el contenido del celdas sobre las que se calcula deben ser números.

En el ejercicio, una vez escrita la función en la celda B13, deberá completar el resto de las celdas con esta fórmula, tanto sea escribiendo cada una de ellas o copiándola.

Antes de seguir…

Antes de seguir viendo funciones veremos como poner un nombre a una celda o rango de celdas. Los nombres le serán de gran utilidad a la hora de trabajar con planillas, en especial cuando deba utilizar referencias absolutas.

Nombres

Cuando Ud. necesita referirse a una celda o rango de celdas dentro de una formula o función, tiene que o bien seleccionar la celda, o escribir su coordenada (letra de columna y número de fila). Pero más fácil de recordar la referencia de una celda o rango de celdas es recordar un nombre, por eso es que a las celdas o rangos se les puede poner un nombre. Obviamente recomendamos que el nombre que le ponga a la celda sea significativo para lo que esta contiene, así pues será más fácil de recordar.

Para poner un nombre simplemente estando posicionado en la celda, o habiendo seleccionado el rango, o no (si, si… leyó bien, en este caso puede no estar posicionado en la celda o rango con el que quiere trabajar…) y elige del menú “Insertar” la opción “Nombre”, al hacer esto verá que se aparece un menú desplegable, del que deberá seleccionar la opción “Definir…”.

Al elegir esta opción aparecerá la siguiente ventana:

En nuestro ejemplo, como teníamos el rango al que queremos poner nombre seleccionado previamente, al insertar nombre ya aparecen las referencias del rango en la parte de “Se refiere a:”. Importante es señalar que las referencias de los nombres son siempre “absolutas”. Esto quiere decir que un nombre siempre se refiere a la misma celda o rango de celdas.

En la imagen anterior, todavía el nombre no está agregado, si Ud. hiciera clic en “Aceptar”, el nombre no se insertaría. Para que esto suceda deberá, cada vez que ponga un nombre nuevo o haga algún cambio en alguno ya existente, presionar el botón “Agregar”. Cuando lo haga el nombre aparecerá en la lista de nombres del libro, como lo muestra la siguiente imagen.

Como muestra esta imagen, ahora si el nombre está en la lista de nombres.

Ahora bien, habíamos mencionado que no es necesario tener seleccionado a quien se desee poner un nombre previamente. Ahora mostraremos un ejemplo de esto. Supongamos que desea sin cerrar la ventana anterior, ahora quiere ponerle un nombre a las celdas que tienen los nombres de las enfermedades.

El primer paso es escribir el nuevo nombre en el cuadro de nombres (ver la figura)

Ingrese el nombre de la celda o rango de celdas aquí

Botón para contraer/expandir la ventana para seleccionar nuevas referencias

El segundo paso es seleccionar el rango. Para esto deberá contraer la ventana de “Definir nombre”, seleccionar la celda o rango de celdas (ver la figura)

Botón para contraer/expandir la ventana para seleccionar nuevas referencias

Luego de seleccionar el rango deberá volver a expandir la ventana de “Definir nombre” y hacer clic en el botón “Agregar”, de esta manera aparecerá en la lista de nombres de la planilla. Como muestra la siguiente imagen:

Hoja de planilla de cálculo

Como vimos en la primera parte, los archivos de Excel se llaman libros. Los libros tienen hojas. Cada una de estas hojas en Excel son planillas de cálculo.

Así como vimos que se pueden insertar, copiar, mover y eliminar celdas, filas y columnas, también se puede insertar, copiar, mover y eliminar las hojas de Excel.

Copiar o Mover una Hoja

Para copiar una hoja deberá seleccionarla desde la solapa correspondiente y presionar el botón derecho del Mouse sobre ella. Al hacer esto verá un menú contextual como muestra la siguiente imagen:

En este menú obviamente deberá elegir la opción “Mover o copiar…”.

En la ventana de “Mover o copiar” deberá indicar a que libro quiere mover o copiar, pues Excel permite que una copia se realice dentro del mismo o libro o en entre distintos libros. En el cuadro “Al libro:” deberá indicar a cual libro Excel de los que se desplegarán en la lista, o si lo desea copiar en un libro nuevo.

El siguiente paso es indicar antes de que hoja desea ubicarlo. Antes de cual lo pondrá lo podrá seleccionar de la lista “Antes de la hoja:” que se ve en la ventana, o podrá elegir que la mueva al final de todas las hojas. Este procedimiento es exactamente igual para copiar que para mover. Por defecto, se realizará “mover”, a no ser que ponga una tilde en “Crear una copia”. Solo especificando que quiere una copia de la hoja es que se realizará la copia, sino moverá.

Eliminar una Hoja

Para eliminar el proceso es similar al realizado para copiar o mover, solo que esta vez deberá elegir la opción “Eliminar”. Una vez que elige la opción eliminar la hoja quedará eliminada y no podrá deshacer esta acción. Esto quiere decir que si Ud. quiere volver a recuperar la hoja que eliminó no podrá.

Otras acciones que se pueden realizar en una Hoja

Si mira las opciones que presenta el menú contextual verá que podrá también insertar una hoja de cálculo nueva, cambiar el color de la etiqueta, cambiarle el nombre, o seleccionar todas. Para hacer cualquiera de estas acciones simplemente elige la opción de menú correspondiente y lea las opciones que aparecen en las distintas ventanas según lo que desee realizar.

Ordenar

Podemos ordenar las filas de una tabla que tengamos en una hoja de cálculos por cualquiera de sus columnas, en orden ascendente o descendente, cualquiera sea su contenido. Incluso se puede elegir más de una columna y establecer hasta tres criterios de ordenamiento.

Veamos un ejemplo. Suponga que queremos ordenar la tabla que tenemos en el archivo “Mi Nueva Planilla.xls” en la hoja “Datos para buscar”, en el rango A1:B26.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el rango completo de la tabla que queremos ordenar, o simplemente posicionarnos en alguna celda que este dentro del rango de la misma. Esto último es posible porque de forma automática Excel tomará todas las celdas contiguas que tengan contenido como parte de la tabla con la que trabajará. Si desea ordenar una tabla, y la selecciona simplemente posicionándose en alguna de sus celdas, en el sentido de las filas asumirá que la tabla termina donde encuentre una fila en blanco.

Una vez seleccionada la tabla, deberá elegir del menú “Datos” la opción “Ordenar”.

En la imagen que sigue verá la ventana de dialogo de ordenar y también verá que la tabla a ordenar aparecerá seleccionada como un rango.

En el cuadro “Ordenar” debe prestar atención a la opción “El rango de datos tiene fila de encabezamiento”, pues si la tabla tiene una fila con el título de cada columna y esta seleccionada la opción “No”, la fila con los títulos será tratada como una fila con datos mas y será ordenada con el resto; y en el cuadro de texto de “Ordenar por” no verá los títulos de las columnas para elegir por cual ordenar sino “Columna A”, Columna B”, y así sucesivamente.

Si en cambio la opción “Si” esta seleccionada, los títulos de columna permanecerán en su lugar y en el cuadro de texto de “Ordenar por” verá los títulos de las columnas para elegir por cual ordenar.

Como ve en la ventana de dialogo “ordenar” hay tres cuadros de texto donde ingresar campos, cada uno de estos es un criterio de ordenamiento. Para ordenar es necesario especificar el menos un campo por el cual ordenar.

Cuando elegimos un campo por el que ordenar, puede ser que más de una fila tenga el mismo valor. En ese caso…

¿Cuál fila poner primero y cuál después? Pues la respuesta está en el segundo criterio, en el primer cuadro de texto “Luego por”.

Y si hubiera filas que coincidieran los valores de la primera y segunda columna de ordenamiento, entonces podrá elegir un tercer criterio para determinar cual fila va antes y cual después.

Seleccionando el botón de opciones verá la siguiente ventana:

Aquí podrá seleccionar si desea distinguir entre mayúsculas y minúsculas, y la orientación de la ordenación.

Series

Cuando trabajamos en una planilla es muy probable que queramos escribir una serie de datos numéricos. Para hacer esto se necesita escribir el primer número de las serie y luego seleccionar el rango donde desea completar con la misma, incluyendo como primer celda del rango a la que contiene el primer número de la serie.

Una vez hecho esto, deberá seleccionar del menú “Edición”, la opción “Rellenar…”, y en el submenú que aparece seleccionar la opción “Series…”, luego verá la siguiente ventana:

Aquí podrá seleccionar en qué sentido desea que escriba la serie, si en filas o columnas.

En la opción “Incremento” deberá ingresar cual es el valor de incremento que desea entre cada número de la serie. En la opción “Límite” deberá ingresar un valor que desee como tope de la serie. Esto hará que se complete la serie hasta que se llegue a ese valor límite o hasta encontrar el final del rango que Ud. haya marcado.

Si el “Límite” queda en blanco, se completará con la serie hasta el final del rango sin considerar ningún valor tope. A continuación explicaremos los tipos de series lineal, geométrica, y cronológica. Si eligiera la opción autorrellenar, lo que sucederá es que se copiará el mismo valor de la primera celda del rango en el resto de las celdas.

Lineal

Si elige la serie lineal, lo que sucederá es que la serie se completará como una serie aritmética, cuyo incremento determinará el salto entre un valor y otro.

Este tipo de serie tomará el valor de la celda anterior, a la cual le sumará el valor del “Incremento”, y eso dará el valor a poner en la celda.

A Ejercicio: -En una celda escriba un valor inicial, puede ser cualquiera que Ud. desee, para una seria. Seleccione el rango a completar con la serie. Recuerde que el valor que ingreso anteriormente debe ser el primero del rango que seleccione. También recuerde que una serie se puede completar tanto en sentido vertical como horizontal. Luego elija la opción “Series…”, ponga 5 (cinco) como valor del incremento, y seleccione el tipo “Lineal”. Haga click en el botón “Aceptar”, y observe el resultado.

Series arrastrando el Mouse

Una utilidad muy práctica a la hora de rellenar con series es la que permite completar con series de datos simplemente utilizando el Mouse.

Para ello deberá:

Escribir los dos primeros valores de la serie de datos, cada uno ellos en una celda distinta. Pueden ser tanto valores numéricos como fechas.

Seleccione las celdas donde ingresó los valores del paso anterior. También recuerde que una serie se puede completar tanto en sentido vertical como horizontal.

Cuando tenga los dos elementos seleccionados, apunte el Mouse al cuadrado negro que aparece abajo a la derecha en el recuadro del rango que marcó. Note que el puntero del Mouse cambiará por una cruz de líneas finitas.

Con el Mouse (puntero en forma de cruz), presione el botón izquierdo del Mouse, y sin soltarlo arrastre el Mouse en el sentido de la seria. Cuando haya completado las celdas deseadas, simplemente suelte el botón izquierdo del Mouse y observe el resultado.

SubTotales

Cuando tenemos una lista con valores y queremos calcular algún total o subtotal usamos funciones como por ejemplo la suma. Con Excel se puede calcular automáticamente los subtotales de una lista y ocultar o mostrar los detalles.

Para ello a la tabla sobre la que calcularemos subtotales la debemos ordenar por las columnas por las que queremos los grupos de subtotales.

Los subtotales se aplican a celdas con contenido numérico. Para explicar subtotales trabajaremos sobre un la planilla “Datos Pacientes.xls” que se encuentra en la plataforma. Vamos a obtener subtotales por actividad.

1)Primero insertamos una nueva hoja de cálculo al final a la que llamaremos “Subtotal x Actividad”.

2)En la hoja “Subtotales x Actividad” copiar la tabla de la hoja “Datos Pacientes” (trabajamos sobre una copia de la tabla en otra hoja simplemente para mantener la tabla original, pero no es condición para aplicar subtotales que la tenga que copiar la tabla a otra hoja u otro libro).

3)Ordenar la tabla por actividad. Como mencionamos antes es importante que la lista este ordenada por el o los campos que queremos el subtotal.

4)Posicionarse en alguna celda de la tabla.

5)Elegir la opción del menú “Datos”, luego “Subtotales…”

6)En la ventana de subtotales deberemos indicar:

a.Cada cambio de valor de la columna “Actividad” (por este motivo es importante que la tabla esté ordenada, pues Excel calcula la función de subtotal que le indicamos considerando las filas que tienen igual valor en el campo que le indicamos a través de esta opción).

b.Deberá realizarse la función contar (esta la elegimos de una lista de funciones disponibles).

c.Y luego indicamos cual columna queremos que cuente, por ejemplo, Zona. La siguiente imagen muestra como queda la configuración para nuestro ejemplo:

Una vez configurado simplemente resta hacer clic sobre el botón aceptar. El resultado del subtotal aplicado se muestra en la siguiente imagen:

Obviamente mostramos solo una parte de la planilla y no la planilla completa por su gran tamaño. En la imagen se puede observar a la izquierda tres botones con esquemas de niveles de la lista con los subtotales. El botón que tiene un número tres, al hacer clic sobre él, permite ver la lista con todos los detalles de las filas de la lista y los subtotales y el total general.

El botón que tiene un número dos, al hacer clic sobre él, oculta los detalles y muestra los subtotales y el total general (como muestra la siguiente imagen)

El botón que tiene un número uno, al hacer clic sobre él, oculta los detalles y los subtotales, y muestra sólo el total general (como muestra la siguiente imagen)

Veamos ahora otro ejemplo donde hallemos subtotales por actividad y dentro de cada actividad por sexo.

Primero insertamos una nueva hoja de cálculo al final a la que llamaremos “Subtotal x Actividad y Sexo”.

En la hoja “Subtotales x Actividad x Sexo” copiar la tabla de la hoja “Datos Pacientes”.

Ordenar la tabla por actividad, como primer criterio, y luego por sexo como segundo criterio. Si no realizamos este ordenamiento los subtotales no darán correctos.

Posicionarse en alguna celda de la tabla.

Elegir la opción del menú “Datos”, luego “Subtotales…”

En la ventana de subtotales deberemos indicar:

o Cada cambio de valor de la columna “Actividad” (por este motivo es

importante que la tabla esté ordenada, pues Excel calcula la función de subtotal que le indicamos considerando las filas que tienen igual valor en el campo que le indicamos a través de esta opción).

o Deberá realizarse la función contar (esta la elegimos de una lista de

funciones disponibles).

o Y luego indicamos cual columna queremos que cuente, por ejemplo, Zona.

La siguiente imagen muestra como queda la configuración para nuestro ejemplo:

Note que la opción “Reemplazar subtotales actuales” en está seleccionada. Esto hará que si hubiera algún subtotal en la tabla, los mismos sean reemplazados por este nuevo subtotal.

Una vez configurado simplemente resta hacer clic sobre el botón aceptar.

Elegir nuevamente la opción del menú “Datos”, luego “Subtotales…”

En la ventana de subtotales deberemos indicar:

o Cada cambio de valor de la columna “Sexo”.

o Deberá realizarse la función promedio (esta la elegimos de una lista de

funciones disponibles).

o Y luego indicamos cual columna queremos que calcule el promedio, por

ejemplo, Edad. (como resultado de este subtotal obtendremos el promedio de edad de pacientes de cada sexo por actividad).

La siguiente imagen muestra como queda la configuración para nuestro ejemplo:

Es IMPORTANTE que esta vez, la opción “Reemplazar subtotales actuales”, NO está seleccionada. Esto hará que no se reemplace el subtotal anterior y dentro de este calcule el nuevo subtotal. Este se llama “Subtotales anidados”. Una vez configurado simplemente resta hacer clic sobre el botón aceptar.

El resultado del subtotal aplicado se muestra en la siguiente imagen:

Gráficos

Cuando trabajamos con planillas de cálculo, en especial para investigaciones o informes, una de las utilidades más comúnmente utilizada es la de gráficos.

Excel puede graficar los datos que de una serie de datos con cualquiera de los tipos de gráficos de que dispone.

Comenzaremos con un gráfico sencillo. Para esto utilizaremos la tabla de la planilla “Datos Pacientes.xls”.

Este planilla viene bien para explicar que muchas veces, las tablas que tenemos con datos relevados, en este caso datos de los pacientes atendidos en un consultorio de kinesiología, no nos sirven así como están para analizar y sacar conclusiones. En esos casos lo que deberemos hacer es algún tipo de proceso (puede ser ordenar, clasificar, contar, etc.) para poder analizar y concluir.

Como primer ejemplo graficaremos la cantidad de pacientes que son hombres y la cantidad de mujeres.

Ponerle el nombre “Sexo” al rango de la columna “Sexo” (A2:A569).

Insertar una hoja que llamaremos “Datos Procesados”.

Realizar la tabla como se muestra en la imagen a continuación y realizar la formula que cuente la cantidad de pacientes femeninos y la cantidad de pacientes masculinos. La tabla deberá quedar como muestra la imagen.

Una vez que tenemos los datos procesados podremos realizar el gráfico con la cantidad de pacientes por sexo.

Para realizar un gráfico es necesario indicar donde están los datos que serán graficados (serie de datos). Puede indicarse el rango con los valores a graficar tanto sea antes como después de elegir insertar un gráfico.

Elegir la opción del menú “Insertar”, y luego “Gráfico”. Esto abrirá la ventana del asistente para gráficos.

En el paso 1 del asistente seleccionamos el tipo de gráfico. Para este ejemplo elegiremos el gráfico de tipo circular, y el subtipo “circular con efecto 3D”.

Luego hacer clic en “Siguiente”.

En el paso 2 del asistente indicaremos cual es el rango donde se encuentran los valores a graficar.

Cabe aclarar que en este caso, este o no posicionado en la tabla con los valores a graficar, Excel automáticamente toma los datos de la tabla que hicimos, pues lo único que tenemos hasta el momento en la hoja de cálculo. Si tuviéramos otros datos no nos mostraría ningún dato graficado, a menos que hubiéramos seleccionado el rango a graficar antes de insertar el gráfico.

Note también que como está mostrando la imagen, el gráfico hasta el momento no es correcto sino que tendremos que indicar correctamente y con mas precisión algunas cosas.

La imagen muestra la solapa de “Rango de datos”, donde indicaremos cual es el rango que tiene los datos a graficar propiamente dichos, y además le indicaremos si la serie de datos se encuentra en sentido de las filas o de las columnas. En nuestro caso están en sentido de las columnas.

Siguiendo en el paso 2, pero esta vez en la solapa “Serie”, indicaremos ahí más concretamente el rango de origen de los datos, el título, y los rótulos de cada elemento de la serie. En la imagen compruebe las referencias seleccionadas para cada caso, y vea los cambios en la vista previa del gráfico.

En el paso 3, completaremos el título del gráfico, la leyenda, y los rótulos de cada elemento de la serie.

Escriba aquí el título dl gráfico. En nuestro ejemplo como tenemos una sola serie de datos, tomo como título al título de la serie

La leyenda puede mostrarse o no, e incluso ubicarse arriba, abajo, a la derecha, a la izquierda, o en la esquina. Igualmente una vez que tenga el gráfico en cualquier momento puede modificar su ubicación simplemente arrastrando el cuadro de texto

con la leyenda.

Los rótulos de cada elemento de datos pueden ser el nombre de la serie, el de la categoría, el valor del elemento de datos, o el porcentaje. Estos se pueden poner solos o combinados entre si según lo que convenga. Cuando se selecciona más de un contenido para el rótulo se los puede separar con espacio, coma, punto y coma, línea, o una nueva línea (este último es lo que muestra el ejemplo). También se puede seleccionar mostrar la “Clave de leyenda” (esto es un pequeño cuadrado con el color del elemento dentro de la serie), y “Mostrar líneas guía” (esto es útil cuando son muchos elementos y se necesita separar el rótulo del gráfico, esta línea une el elemento del gráfico con el rótulo).

Estas opciones de gráfico son las opciones de un gráfico circular. Cuando seleccione otro tipo de gráfico, las opciones serán distintas.

Cuando completamos todas las opciones que deseamos hacemos clic en “Siguiente”.

En el paso 3 del asistente de gráfico indicaremos la ubicación del gráfico. La ubicación puede ser en una hoja nueva, que solo tendrá el gráfico, o puede ser como un objeto dentro de cualquier hoja de cálculo del libro. La ubicación de un gráfico puede ser modificada en cualquier momento que lo desee.

La imagen muestra que para nuestro ejemplo elegimos ubicarlo como un objeto dentro de la hoja “Datos Procesados”. Una vez determinada la ubicación hacemos clic en “Finalizar”. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:

Ya tengo el gráfico, pero ahora surge una pregunta… ¿Puedo cambiar el aspecto del gráfico?

A todo gráfico se le puede cambiar sus características de formato. Mostraremos que cosas se pueden cambiar con el gráfico que acabamos de hacer, pero las mismas características se pueden cambiar, cualquiera sea el tipo de gráfico.

Antes de continuar dejaremos claro que el gráfico tiene muchos elementos que lo componen (área de trazado, ejes, leyenda, rótulo, etc.), y para modificar cualquiera de ellos primero deberá seleccionarlo haciendo un clic con el botón izquierdo del Mouse sobre ellos. Se dará cuanta cual elemento esta seleccionado pues lo verá delimitado por unos pequeños cuadrados color negro.

¿Cómo cambiamos el fondo del gráfico?

Desde cualquier lugar del gráfico, con el gráfico seleccionado, haga clic con el botón derecho del Mouse. Aparecerá un menú contextual con opciones de modificación de gráfico, como ser tipo de gráfico, datos de origen, opciones de gráfico, la ubicación del gráfico (la vista 3D en caso que sea un gráfico 3D).

La siguiente imagen muestra las opciones del menú contextual.

Seleccionar del menú la opción “Formato del área de gráfico…”.

En la ventana de “Formato de área de gráfico…”, en la solapa “Tramas”, en el área de opciones de “Borde” seleccionar las características de su gusto (para nuestro ejemplo elegiremos un estilo personalizado, con una línea de estilo punteada, color azul marino, y sombreado). En el área de opciones de “Área” también seleccione las

características de su gusto (para nuestro ejemplo elegiremos un color amarillo claro). La siguiente imagen muestra el resultado de las opciones que seleccionamos.

En caso que no nos gustara podemos volver a cambiarlo, por ejemplo, cambiamos el estilo de la línea del borde y utilizando efectos de relleno (en este caso elegimos colores preestablecidos). Ud. podrá elegir como efectos de relleno no solo los colores degradados, sino también alguna textura, trama o imagen. La siguiente imagen muestra la ventana de efectos de relleno.

Y esta otra muestra el resultado de este cambio…

Seguimos modificando características de este gráfico…

Resulta ser que no me gusta como quedó la leyenda con ese fondo blanco… bueno, pues, selecciono la leyenda y cambio la característica de su fondo y bordes…

En la ventana de formato de leyenda seleccionamos “Ninguno” tanto en el borde como en el área.

El resultado será…

Ahora veo que el título quedó muy pequeño y no se destaca, entonces selecciono el título, hago botón clic con el botón derecho del Mouse y en la solapa “Fuente” modifico el tamaño y estilo de la fuente.

También me doy cuenta que el tamaño del gráfico es chico en relación con el área del gráfico, entonces selecciono el área de trazado, como muestra la siguiente imagen:

Con el área de trazado seleccionada desde cualquiera de los cuadrados de selección apunto el Mouse, arrastro y estiro el área. Note que a la vez que se agranda el área se agrandarán los rótulos. La siguiente imagen muestra el resultado.

Puedo modificar también el tamaño de la fuente de los rótulos, para ellos selecciono los rótulos. Aquí cabe una aclaración, y es que puede seleccionar a ambos o de a uno por vez. En nuestro ejemplo seleccionamos los a la vez. En la ventana de “Formato de rótulos de datos” modifico el tamaño actual por uno más pequeño.

El resultado se muestra en la siguiente imagen

Ahora, quiero cambiar el color de la porción que representa a la cantidad de pacientes femeninas, y el color de la de pacientes masculinos. Pondré color rosa a la porción femenina, y celeste a la porción masculina. Para hacer esto debo seleccionar cada porción por separado. Una vez seleccionada modifico el color del área. Puede en este caso también elegir algún efecto de relleno como los que explicados para el fondo del gráfico.

El resultado de aplicar estos cambios de colores…

Es posible en el caso de un gráfico circular separar una porción o todas las porciones. Para esto deberá seleccionar todas las porciones, cuando estén todas seleccionadas deberá arrastrar el Mouse con el botón izquierdo presionado hasta que vea que todas las porciones se separan.

Como mencionamos también puede separar una sola porción, para ello deberá seleccionar la porción a separar del gráfico, y arrastrar con el Mouse hasta la posición deseada. La siguiente imagen muestra la porción que representa la cantidad de pacientes femeninos separada del gráfico.

Como este gráfico con el que estamos trabajando es 3D, una característica que podemos modificar es la vista 3D. Para modificar esta vista, debemos abrir el menú contextual del gráfico con el botón derecho del Mouse, y elegir la opción “Vista en 3D…”

En la venta de “Vista en 3D” podremos modificar la elevación del gráfico, la rotación, y la base. Si queremos ver cómo va quedando la modificación en el gráfico podemos hacer clic en el botón “Aplicar”, de esta manera los cambios se aplicaran pero todavía no están aceptados. Cuando este segura de las modificaciones podrá hacer clic en el botón “Aceptar”. Note que al modificar la vista 3D cambia la ubicación de los rótulos. Pero eso no es problema, pues en cualquier momento puede modificar la posición de los mismos simplemente seleccionándolos y arrastrando hasta su nueva posición. La imagen de la derecha muestra el gráfico terminado.

Y con el resto de los gráficos… ¿Puedo modificar las mismas cosas? La respuesta

es básicamente si. ¿Por qué básicamente? Porque puede encontrar que en los

gráficos de tipo cartesiano también tendrá los ejes para poder modificar, o la

cantidad de líneas guía, etc. Pero en todos los casos podrá modificar

básicamente todo lo que mostramos en este tutorial. Recuerde que la vista 3D se

podrá modificar sólo si el gráfico es 3D.

Una cuestión realmente importante de recordar es que para hacer un gráfico,

primero tenemos que saber qué es lo que queremos mostrar con el mismo. Cuando

se tiene claro que es lo que se desea mostrar, hacer un gráfico será muy sencillo.

¿Cómo se prepara una planilla para imprimir?

A través de configuración de página, siguiendo los pasos que explicamos sobre la

hoja “Datos Procesados”:

En la hoja “Datos Procesados” seleccionar la opción “Configurar Página…”

del menú “Archivo”.

En la ventana “Configurar página”, en la solapa “Página”, configuramos la

orientación del papel (en este caso elegimos horizontal), el ajuste de escala

(en este caso dejamos el 100% pues lo que queremos imprimir entra en una

página cómodamente), el tamaño del papel y la calidad de impresión.

En la solapa “Márgenes” configuramos el margen izquierdo (en este caso en

2), el margen derecho (en este caso también en 2), el margen superior (en

este caso en 2,5), el margen inferior (en este caso también en 2,5), el

margen de encabezado (en este caso en 0,5), el margen de pie de página

(en este caso también en 0,5). En esta solapa también se configura el

centrado en la página, se puede centrar horizontalmente, verticalmente, o se

puede configurar ambas alineaciones a la vez (en este caso configuramos

ambas).

En la solapa “Encabezado y pie de página” se configuran el encabezado y el

pie de página. El detalle de cómo configurarlos se explica en la siguiente

sección.

En la solapa “Hoja” se establece el área de impresión, esto es especificar

el rango que queremos imprimir. Si no se especifica ninguno Excel mostrará

todas las celdas que tengan contenido.

Podrá indicarse que filas, o columnas queremos repetir en cada nueva hoja de

impresión. Esto resulta muy útil para tablas grandes que ocupan más de una

página en su impresión y queremos que los títulos se vean en todas las hojas de

impresión y no solo en la primera.

Respecto de la impresión se podrá elegir si se imprimen las líneas de división, si se

imprime en blanco y negro, si se imprime en calidad de borrador, o los títulos de filas

y columnas, entre otras opciones.

Podemos elegir también el orden de impresión de las páginas en caso que ocupe

más de una.

Una vez establecidas todas las características de la página puede chequear como

quedará a través de la vista preliminar, a la cual puede ir haciendo clic en el botón

“Imprimir”

En la ventana de configuración puede imprimir haciendo clic sobre el botón

“Imprimir”. A través del botón opciones se configuran las opciones de la impresora

que tenga instalada en su sistema.

Encabezado y Pie

El encabezado de una página es un texto y/o gráfico que está ubicado en la parte

superior de la hoja. El pie de página es también un texto que está ubicado en la

parte inferior de la hoja.

En la solapa “Encabezado y pie de página” podrá seleccionar un encabezado y/o un pie de los que ya vienen predeterminados, o podrá personalizarlos.

La personalización del pie de página se divide en tres secciones: la izquierda, la central y la derecha. En cada una de ellas podrá escribir algún texto o utilizar las opciones que viene con Excel

Vista Preliminar

Para preparar una planilla para imprimir, “la” herramienta de mayor utilidad es la “vista preliminar”. Con ella podremos ver como quedará la impresión. Y podremos hacer las modificaciones que necesitemos sin necesidad de imprimir cada vez.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de una vista preliminar tomando la hoja que desarrollamos sobre el tema anterior de este tutorial.

En la vista previa se ve el tamaño de la hoja de impresión, el encabezado y pie de página, la orientación, etc.

Imprimir

Una vez configuradas las opciones de configuración de página, y sobre todo, cuando esté conforme con su trabajo, podrá imprimirlo simplemente seleccionando la opción “Imprimir…” desde el menú “Archivo”, o bien desde la ventana de configuración de página, o desde la vista preliminar.