apunte excel formulas

7/25/2019 Apunte Excel Formulas

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Manejo defrmulas y

funcionesde Excel

Bsico


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Micro so ft Excel 20 10

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados enuna cuadrcula.

Versin Excel 200

Versin Excel 200!

Como cargar Excel

o Coloca el cursor so"re el "otn #nicio $ %az clic en &l.

o 'el men que se desplegar coloca el cursor so"re la opcin Todos los programas

O sobre la opcin

o (uscarMicrosoft Office $ luego %acer clic so"re

)ara salir de Excel puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones*

o Hacer clic en el "otn cerrar de la "arra de ttulo

o )ulsar la com"inacin de teclas +,-/.

o Hacer clic so"re el "otn $ luego en "otn

)ara guardar un li"ro puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones*

oo Hacer clic en "otn $ seleccionar la opcin 1uardar o 1uardar como

oo Hacer clic en "otn 3ecuerda que con esta opcin o con 1uardar4 si el li"ro $a 5ueguardado no permite cam"iar su nom"re $6o destino

)ara abrir un li"ro puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones*

oo Hacer clic en "otn

oo $ seleccionar la opcin +"rir


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LLaa panpanttaallllaa iinniicciiaall

+l inicializar Excel4 por de5ecto4 se muestra la 7entana del men #nicio

La barra de ttulo contiene el nom"re del documento so"re el que se est tra"ajando en ese momento. Cuandocreamos un li"ro nue7o se le asigna el nom"re pro7isional Libro14 %asta que lo guardemos $ le demos el nom"reque queramos. En el extremo de la derec%a estn los "otones para minimizar4 restaurar $ cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel. Cada opcin del men mostrar distintas %erramientas

La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda acti7a $ el cuadro de nombres la casilla dondeestamos situados.

Cuadro denom"res

(arra de5rmulas


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La barra de etiquetas permite mo7ernos por las distintas%ojas del li"ro de tra"ajo.

Las barras de desplazamiento permiten mo7ernos a lo largo $ anc%o de la %oja de 5orma rpida $ sencilla4simplemente %a$ que desplazar la "arra arrastrndola con el mouse4 o %acer clic en

TTrrabaabaandoando concon EExxcelcel

Veremos cmo introducir ! modificar los di5erentes tipos de datos disponi"les en Excel 200!4 as comomanejar las distintas t"cnicas de mo#imiento dentro de un li"ro de tra"ajo para la creacin de %ojas de clculo.

Libro de trabao

8n libro de trabao es el arc$i#o que creamos con Excel4 es decir4 todo lo que %acemos en este programa sealmacenar 5ormando el li"ro de tra"ajo.

,os li"ros de tra"ajo de Excel tienen la extensin %&L'para que el computador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nue#o libro de trabao con el nom"repro7isional de Libro1.

Cada 7ez que empezamos un nue7o tra"ajo4 el nmero del li"ro ir 7ariando dependiendo de cuntos se %a$ancreado en esta sesin. +s si empezamos otro tra"ajo4 el nom"re que se asigna ser ,i"ro24 el siguiente ,i"ro94 $

as sucesi7amente.8n li"ro de tra"ajo est 5ormado por 7arias %ojas4 en principio constar de 9 %ojas aunque el nmero de &staspuede 7ariar entre $ 2::. ,os li"ros de tra"ajo son una gran %erramienta de organizacin4 $a que por ejemplotodas las %ojas re5eridas a un mismo pro$ecto o tra"ajo podran agruparse en un slo li"ro.

(oa de c)lculo

,a $oa de c)lculo es uno de los distintos tipos de %ojas que puede contener un li"ro de tra"ajo. Es una%erramienta mu$ til para todas aquellas personas que tra"ajen con gran cantidad de nmeros $ necesitenrealizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran %oja cuadriculada 5ormada por ;.9


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Btro concepto mu$ importante en una %oja de clculo es el de,ango4 que es un "loque rectangular de una o ms celdas queExcel trata como una unidad.

8n rango se descri"e a tra7&s de*

celda-superior-izquierda.celda-inferior-derec$a en elrecuadro el rango es (2*C@

//T,T,3*3*//,, 4T4T''

. ituar el cursor so"re la celda donde se 7an a introducir los datos.

2. -eclear los datos.

+parecern en dos lugares* en la celda acti7a $ en la (arra de /rmulas4 como puedes o"ser7ar en el di"ujosiguiente*

9. )ara introducir el 7alor en la celda puedes utilizar cualquiera de los siguientes m&todos*

/T,* e 7alida el 7alor para introducirlo en la celda $ adems la celda acti7a pasa a ser la que seencuentra justo por de"ajo.

TE*L4' E M5/M/ET* e 7alida el 7alor para introducirlo en la celda $ adems la celdaacti7a cam"iar dependiendo de la 5lec%a pulsada4 es decir4 si pulsamos /,ECH+ 'E3ECH+ ser lacelda contigua %acia la derec%a.

*34, E 4*E6T4*/7* Es el "otn de la "arra de 5rmulas4 al %acer clic so"re &l se7alida el 7alor para introducirlo en la celda pero la celda acti7a seguir siendo la misma.

i antes de introducir la in5ormacin cam"ias de opinin $ deseas restaurar el contenido de la celda a su 7alorinicial4 slo %a$ que pulsar la tecla Esc del teclado o %acer clic so"re la *aa de *ancelacin de la "arrade 5rmulas.

MM//88//*4*4,, 4T4T''

)ara modi5icar los datos ingresados*

. eleccionar la celda adecuada.

2. +cti7ar la (arra de /rmulas pulsando la tecla 82 o ir directamente a la "arra de 5rmulas %aciendo clic en

la parte del dato a modi5icar. ,a (arra de Estado cam"iar de Listo a Modificar.9. Dodi5icar la in5ormacin.

. )ulsar /T, o %acer clic so"re el *uadro de 4ceptacin.


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TTiipospos dede ddaattooss

En una Hoja de Clculo4 los distintos -#)B 'E '+-B que podemos introducir son*

54L,E' *'T4TE'4 es decir4 un dato que se introduce directamente en una celda. )uede ser unnmero4 una 5ec%a u %ora4 o un texto.

87,M3L4' 9 83*/E'4 es decir4 una secuencia 5ormada por 7alores constantes4 re5erencias a otrasceldas4 nom"res4 5unciones4 operadores. e pueden realizar di7ersas operaciones con los datos de las %ojas declculo. En una 5rmula se pueden mezclar constantes4 nom"res4 re5erencias a otras celdas4 operadores $5unciones. ,a 5rmula se escri"e en la "arra de 5rmulas $ de"e empezar siempre por el signo .

**EE,,4,,4,, 33 LL//++,, EE TT,4,4++44::

8na 7ez %a$amos terminado de tra"ajar con un arc%i7o4 con7endr salir de &l para no estar utilizando memoriaintilmente. ,a operacin de salir de un documento reci"e el nom"re de *ierre del documento. e puede cerrarun documento de 7arias 5ormas.

+@ Haciendo clic en el "otn cerrar que se encuentra al lado derec%o de la "arra de men

(@ . Haciendo clic en "otn

2. eleccionar la opcin *errar.

En caso de detectar un arc%i7o al cual se le %a realizado una modi5icacin no almacenada4 Excel nosa7isar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo

Haz clic so"re el "otn*

*ancelarpara no cerrar el documento.

opara salir del documento sin almacenar la ltima modi5icacin.

'para almacenar el documento antes de salir de &l.

En este ltimo caso4 si el arc%i7o no tu7iese an ningn nom"re4 aparecer el recuadro de dilogo ;uardarcomopara poder asignarle un nom"re4 en caso contrario4 se almacenar con el nom"re que tena.


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44++,,//,, 33 LL//++,, EE TT,,44++44::

)ara a"rir un li"ro de tra"ajo*

. Hacer clic en "otn

2. eleccionar la opcin 4brirDostrar una 7entana en la cual de"es* eleccionar la unidad 6 carpeta en donde se encuentra el arc%i7o. eleccionar el arc%i7o. Hacer clic en el "otn 4brir

+l lado derec%o de la 7entana mostrar un listado con el nom"re de los arc%i7os usados recientemente4 dedonde podrs seleccionar4 si corresponde.

B puedes presionar en 5orma conjunta las teclas Control $ A

44,, 88,,MM44TT 44 *EL4*EL4'' ,4;,4;''

'ar 5ormato a una celda o a un conjunto de ellas rango@4 se realiza a tra7&s de los siguientes pasos*

1% eleccionar la celda o rango2%

+@ Hacer clic en el "otn secundario4 mostrar*

F de &sta4 seleccionaropcin /ormato de celdas>

(@ En la pestaGa #nicio4 %acer do"le clic en alguno de los "otones que se encuentran en la parte in5eriorderec%a de las opciones /uentes4 +lineacin o mero


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Dostrar la 7entana*

+l seleccionar la pestaGa mmeroero4 podrs especi5icar en que 5ormato de"en ser mostrados los datos que sealmacenan en las celdas. )ara ello4 se de"e escoger la categora4 teniendo las alternati7as*

mero Doneda Conta"ilidad /ec%a Hora

)orcentaje /raccin Cient5ica -exto Especial )ersonalizada

,a categora meropermite especi5icar*

o El nmero de decimales4 en* )osicionesdecimales*

o eparador de miles4 %aciendo clic en elcuadrado que antecede a* 8sar separador demiles .@

o /ormato en que sean mostrados los 7aloresnegati7os4 en* meros negati7os*


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eleccionando la categora Monedapermite*

o Especi5icar el nmero de decimalesen )osiciones decimales* @

o +gregar sm"olo de moneda4seleccionndolo en m"olo*

o Especi5icar el 5ormato en que semuestren los 7alores cuando seannegati7os en meros negati7os* @

,a categora 8ec$apermite*

o Especi5icar el 5ormato de 5ec%a en que seanmostrados los datos4 para ello se de"eseleccionar un tipo en -ipo*


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,a categora (ora4 permite especi5icar en que5ormato de 5ec%a sern mostrados los datosalmacenados4 para ello se selecciona el tipo de5ormato en -ipo*

,a categora 6orcentae permite que los datosalmacenados en las celdas sean mostrados en5ormato de porcentaje $ con la cantidad dedecimales que se especi5ique en )osicionesdecimales*


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+l seleccionar la pestaGa 44lliinneeacaciinn4 podrs especi5icar*

,a alineacin %orizontal $ 7erticalque tendr el texto de las celdas. )araello de"es escoger el tipo4 de la7entana que se despliega al %acer clic

en el "otn de los com"o"ox de+lineacin del texto

,a alineacin %orizontal $ 7ertical de*centrado4 izquierda $ derec%a4tam"i&n la puedes especi5icar a tra7&sde los "otones de la "arra de%erramienta 5ormato.

El control del texto4 esto es*o +justar el texto al alto 6 anc%o de la celdao 3educir el texto %asta ajustar al tamaGo de la celdao Com"inar las celdas seleccionadas4 estoes4 que 5ormen una sola celda)ara ello4 de"es %acer clic en la opcin requerida en los c%ecI"ox deControl de texto

,a orientacin que tendr el texto almacenado en las celdas. )ara ello de"esespeci5icar los grados o arrastrar con el mouse la pala"ra -exto o la lnea que leprocede@ de Brientacin.


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+l escoger la pestaGa 88uuenenttee4 podrs seleccionar5uente4 tamaGo4 estilo4 color $ e5ectos para el texto

que contienen las celdas4 adems de determinar elestilo de su"ra$ado.

)inc%ando la pestaGa ++ororddeess4 puedes especi5icar los"ordes que tendrn las celdas que 5ueronseleccionadas4 escogiendo el color $ estilo de lnea.

El 5ormato aplicado en los "ordes de"e ser 7isualizadoen el recuadro*


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+l seleccionar la pestaGa ,elleno4 podrs darun color de relleno a las celdas $ tam"i&n unatrama al pinc%ar el "otn del com"o"ox deEstilo de -rama*

Dostrar un cuadro con las siguientesopciones*

44LLTT


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)ara cam"iar el anc$o de una columna4 de"es seguirlossiguientes pasos*

eleccionar la columna o seleccionar un conjunto decolumnas

Clic en "otn secundario $ seleccionar 4nc$o de

columna= 'igite el nmero anc%o@ en la 7entana que se muestra

+ tra7&s del mouse4 de"es u"icar el puntero en el lmite derec%o

de la columna4 de 5orma que el cursor queda con la

apariencia o seleccionar 7arias

columnas %aciendo clic en la letra que identi5ique a una de ellas $

luego arrastrar el Douse@. ,uego4 arrastrar el mouse %asta dar el

anc%o requerido.

//''E,T4E,T4,, **L3L3MM44''

,a insercin de columnas la puedes realizar* eleccionando la columna que quedar a la derec%a de la nue7a o estando en una celda de la columna

que quedar a la derec%a de la nue7a. Clic en "otn secundario del mouse 'e la 7entana que emerge4 seleccione la opcin //nnsseertrtar=ar= eleccionar opcin //nnsseerrttaarr ttodaoda unauna ccoolluummnana Clic en +ceptar

)ara insertar ms de una columna4 "asta que seleccione tantas columnas oceldas como nmero de columnas que quiera insertar. 3ecuerde que lascolumnas insertadas quedarn a la izquierda de su seleccin.

//''E,T4E,T4,, 88//L4L4''

,a insercin de 5ilas la puedes realizar* eleccionando la 5ila que quedar "ajo la nue7a o estando en

una celda de la 5ila que quedar "ajo la nue7a. Clic en "otn secundario del mouse 'e la 7entana que emerge4 seleccione la opcin //nnsseertrtar=ar= eleccionar opcin //nnsseerrttaarr ttodaoda unauna filfilaa Clic en +ceptar

)ara insertar ms de una 5ila4 "asta que seleccione tantas 5ilas o celdascomo nmero de 5ilas que quiera insertar.3ecuerde que las 5ilas insertadas quedarn arri"a de su seleccin.


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EELL//MM//44,, 88//L4L4'' 99 *L3*L3MM44''

a. i selecciona las columnas clic en la letra que la identi5ica $ arrastrar el mouse so"re ellas@ o las 5ilas clicen el nmero que las identi5ica $ arrastrar el mouse por el nmero de las siguientes@* Clic en "otn secundario del mouse En la 7entana que se despliega4 clic en opcin ElEliimmiinnaarr

". i selecciona las celdas* Clic en "otn secundario del mouse Clic en opcin EElliimmiinnaarr

i elimina 5ilas4 seleccionar la opcin TTodaoda llaa filfilaa oeessppllaazzarar llasas cceellddaass $a$acciiaa arrarriibbaa

i se eliminan columnas4 seleccionar TTodaoda llaa cocolluummnana oeessppllaazzarar llasas cceellddaass $a$acciiaa llaa iizzququiierdaerda

//''E,T4E,T4,, ((::44'' EE *>*>LL*3L*3L

)or de5ecto un li"ro trae 9 %ojas de clculo. )ara insertar de"e seguir los siguientes pasos*

o"re alguna pestaGa de %oja clic en "otnsecundario del mouse.

eleccionar opcin //nnseserrttaarr4 mostrar la 7entana*

Clic en +ceptar


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EELL//MM//44,, 3344 ((:4:4

8"icar el cursor so"re el nom"re de la %oja que requiere eliminar4 presionar "otn secundario del mouse $seleccionar la opcin Eliminar.

)ara eliminar 7arias %ojas de"es seleccionarlas4 para ello pinc%a en una de ellas $ luego manteniendopresionada la tecla C-3, %az clic en las restantes.

*4*4MM++//44,, MM++,,EE 44 3344 ((:4:4

8"icar el cursor so"re el nom"re de la %oja4 presionar "otn secundario $ seleccionar la opcin *ambiarnombre.

44,, 88,,MM44TT **//**//44LL 44 *EL4*EL4''

Consiste en dar un 5ormato a las celdas seleccionadas color a la 5uente4 som"reado de celda $6o "ordes de &sta@dependiendo de una condicin. )ara ello de"es*

eleccionar las celdas a la que se aplicar el 5ormato condicional En Estilos de la pestaGa #nicio4 Clic en /ormato condicional

''eesspplleeggaarr llaa 77enenttaanna*a*

eelleecccciioonarnar opopcciinn $$ dede llaa 77enenttanaana queque ddeesspplliieeggueue llaass opopcciioonenessrreessttaanntteses


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,E4,E4,, 4T4T''

)ara ordenar4 lo primero que de"es %acer es seleccionar todas las celdas que contengan datos relacionados $luego* En Dodi5icar de pestaGa #nicio clic Brdenar $ 5iltrar

'esplegar la 7entana*

eleccionar la opcin que necesites*

+l seleccionar la primera opcin Brdenar de menor a ma$or@ ordenar los datos seleccionados ascendentementede acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.

+l seleccionar la segunda opcin Brdenar de ma$o a menor@ ordenar los datos seleccionadosdescendentemente de acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.

+l seleccionar la tercera opcin Brden personalizado@ podrs especi5icar las columnas por las que se ordena $ lacondicin. e despliega la siguiente 7entana*

El rdenar por4 escoges la columna por la que se ordena.En rdenar segn4 determinas si es por 7alor4 por color de la celda4 por color de la 5uente o por icono de celdaEn *riterio de ordenacin4 especi5icas la condicin

Hacer clic en +ceptari requieres ms de un criterio4 %az clic en 4gregar i#el


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-am"i&n se puede Brdenar a tra7&s de rdenar ! filtrar de la pestaGa atos

+l %acer clic en ordena ascendentemente por la primera columna de la seleccin.

+l %acer clic en ordena descendentemente por la primera columna de la seleccin.

+l %acer clic en permite especi5icar por que columna4 ordenar segn e indicar el criterio.Jdem que orden personalizado@

Concepto de Celda Absoluta

Una celda es absoluta cuando se le antepone el smbolo $ a la columna y a la fila.Esto se utilia cuando al copiar una frmula o funcin! la celda o ran"o deceldas! no debe ser

modificada.

Ejemplo

#e tiene la si"uiente tabla

e requiere una 5rmula que determine el 7alor que se

cancela mensualmente4 &ste depende de la cantidad de8-D $ el 7alor de ella se encuentra en la celda (9.)or lo tanto4 al copiar la 5rmula se requiere que lacelda (9 no cam"ie4 entonces en la 5rmula se de"eescri"ir como K(K9

ota*,as celdas mixtas son aquellas que solo mantienen 5ija la 5ila o la columna. Lstas se mencionananteponiendo el sm"olo K a la que se mantiene 5ija.)or ejemplo*

K/ al copiar4 la 5ila cam"ia pero la columna siempre ser la /EKM al copiar4 la columna cam"ia pero la 5ila siempre ser la M


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Frmulas

)ara que una 5rmula sea reconocida como tal4 de"e ser antecedida por el sm"olo ?

)or ejemplo4 se de"e calcular la ota /inal4 sa"iendo que otaequi7ale al 2:N4 ota2 al 9:N $ ota9 al 0N

)ara las notas que se encuentran en la 5ila 94 la 5rmula ser*

+9O042: (9O049: C9O04

Funciones

)ara insertar una 5uncin4 acti7e el men #nsertar $ de &ste seleccione /uncin o %aga clic en el "otn

de la "arra de %erramientas Estndar@4 mostrar la siguiente 7entana*

Escoja la categora de la 5uncin $ luego la requerida.


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/uncin C B-+3


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G RF ICO S EN EXCEL - 2010

Excel 2007 y 2010 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de lainformacin.

emos un !istazo a la "arra de herramientas# para conocer como accedamos a la funcin de ela"oracin degrficos.

$a opcin de %rficos se encuentra en la pesta&a correspondiente a 'nsertar# de la "arra de herramientas

( presenta una amplia gama de grficos por realizar# de acuerdo a la siguiente imagen)

*ero cmo creamos un grfico+

1, Sombreamos los datos que deseamos graf!ar


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2, Sele!!o"amos el t#o de gr$f!o que deseamos# en el ejemplo escogeremos -olumna

, *ulsamos y se a"rirn las opciones correspondientes al tipo de grfico -olumna. Sele!!o"amos el gr$f!oes#e!%f!o /ue deseamos

, (a estar creado en nuestra hoja de tra"ajo# el grfico de la informacin /ue hemos seleccionado

-omo !emos es un grfico en el /ue se presentan los meses en el eje de las a"scisas y en el eje de lasordenadas se presentan las !entas en !alores monetarios. $as columnas representan los dos productosde inters.

asta ac hemos creado un grfico sencillo# sin em"argo podemos mejorar la presentacin# colocndole un t3tuloy nom"re a los ejes coordenados.

Excel una !ez ha"iendo creado un grfico# a"re en la "arra de herramientas tres pesta&as /ue comprenden


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las funciones espec3ficas para edicin y formato de un grfico. 4eamos cuales son estas tres nue!as pesta&as#se denomina &errame"tas de gr$f!os

Escr3"anos el t3tulo del grfico# cmo hacemos esto+

a, 5uscamos en la "arra de herramientas de grficos# la seccin correspondiente a Eti/uetas.

", 6eleccionamos y pulsamos 3tulo de grfico

c, En el grfico de la hoja de tra"ajo aparecer un rectngulo denominado 3tulo del grfico# dondeescri"iremos el nom"re

d, Escri"imos el 3tulo del grfico# siendo para el ejemplo 4entas

'S SO(RE GRFICOS E N EX CEL

emos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de las !entas de martillos y cla!osen los meses de enero a a"ril.

8prendimos como tam"in escri"ir el t3tulo del grfico. En esta leccin aprenderemos unas cosas ms.

Nombre de l os e )es *

1, 9os posicionamos so"re el grfico y seleccionamos de la "arra de herramientas de grfico R+tulos del e)e


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2, 6e desplegarn las opciones. ,rmero sele!!o"amos %tulo del e)e .or/o"tal #rmaro# y luego donde/ueremos !isualizar el t3tulo del eje# para este caso %tulo ba)o el e)e

, 8parecer en el grfico un re!t$"gulo que muestra la le!tura %tulo del e)e

, Es!rbmos e" el re!t$"gulo el "ombre del e)e# /ue en este caso representa los :eses

;, $uego pulsamos nue!amente ?># /ue es lo /ue est representando el eje


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@, 4eamos como ha /uedado nuestro grfico.

,ara modf!ar el t#o de gr$f!o# nos posicionamos so"re l y bus!amos e" la barra de .errame"tas degr$f!o el %!o"o Cambar t#o de gr$f!o*

Sele!!o"amos el "ueo t#o de gr$f!o# en este caso cam"iaremos a uno de $3nea

(a se .abr$ !ambado e" "uestra .o)a de traba)o el gr$f!o

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