Alcance de la PMO y como diferenciar proyectos,

portafolios y programas

Grupo 2José Enrique Sánchez Cazar

María Fernanda Illescas VegaJosé Miguel Bedón AlmeidaPablo Emilio Maestre Linero

JUSTIFICACIÓN DE LA OFICINA DE PROYECTOS

El éxito de una empresa puede medirse por la capacidad que tenga de alcanzar sus objetivos estratégicos.

Además, los procesos estratégicos de la empresa dependerán de la eficiencia en la gestión de proyectos, programas y portafolio.

¿Gestiona todos los proyectos de su organización de forma homogénea y coordinada?

¿Asegura la alineación de la estrategia que definió la Dirección con sus proyectos?

Así nace la necesidad de incorporar una Project Management Office (PMO) en la organización.

Será responsable de canalizar de forma homogénea la gestión de todos los proyectos de la empresa y de mantenerlos alineados con la estrategia global a implementar.

La PMO asegurará que todo aquel involucrado en proyectos, tengan claro capacidades, metodología, procedimientos y herramientas necesarias para lograr el éxito de sus proyectos.

Se establecerá un lenguaje común en la empresa en todo lo que se refiere a la gestión de proyectos en la organización.

La PMO permitirá principalmente:

centralizar la información de los proyectos y los recursos compartidos

generar un ambiente de colaboración para todos los involucrados

plantear información específica para apoyar una ideal selección y priorización de los proyectos en el portafolio

reducir el tiempo del ciclo de vida de los proyectos y los costos relacionados a su ejecución

ALCANCE -ACTIVIDADES Y ENTREGABLES DE LA PMO-

Diseño e implementación de la PMO

Diseño e implementación de la metodología correspondiente, de acuerdo a la visión, misión, cultura corporativa, etc.

De acuerdo al nivel de madurez actual de la empresa y su capacidad de mejora en relación a la práctica de Gestión de Proyectos, definir el tipo de PMO a implementar

En función del análisis de la empresa:

Seleccionar los mejores casos para elaborar, documentar y administrar Casos de Negocio, como herramienta de análisis y selección de proyectos.

Elaborar un marco metodológico para la gestión de proyectos y sus beneficios en a estándares internacionales aceptados, y adecuados a la realidad de la empresa.

Definir los procedimientos necesarios para implementar el marco metodológico.

Definir los roles, funciones y responsabilidades de la PMO, para garantizar una gestión de proyectos integral.

Seleccionar y configurar herramientas de acuerdo a las necesidades de la empresa

Definir procedimientos

Capacitar al personal directamente involucrado en las tareas de la PMO

Verificar consolidación de información, seguimiento de proyectos y asistencia a los gerentes de proyectos en el uso de la metodología.

Brindar apoyo directo al personal en la aplicación de las tareas que son su responsabilidad

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Capacitación: brindar los conocimientos y habilidades necesarios para llevar adelante las actividades de gestión de proyectos, a nivel de cada uno de los involucrados en los mismos, dentro de su organización

Eficiencia: para obtener mejores resultados, es necesario tener conocimiento teórico y la práctica en relación al rol de cada involucrado

Roles: en la empresa se marcan responsabilidades en las actividades que requieren de capacitación. Esto permitirá cubrir necesidades y atender las inquietudes particulares de cada rol.

Todos las capacitaciones se encontrarán alineados con estándares internacionales, principalmente con los fundamentos y metodología de Gestión de Proyectos propuesta por el PMI (Project Management Institute)

Cada integrante contará con experiencia lo que permitirá agregar valor en cada una de actividades.

Como resultado, cada colaborador involucrado habrá desarrollado habilidades para utilizar técnicas y herramientas que le ayuden a llevar a cabo una adecuada Gestión de Proyectos, Portafolios y Beneficios.

PROYECTOS, PORTAFOLIOS Y PROGRAMAS

Relación entre portafolios, programas y proyectos

Portafolio- se refiere a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un grupo para alcanzar determinados objetivos estratégicos

Programas- se agrupan en un portafolio y comprenden subprogramas, proyectos o cualesquiera otros trabajos que se gestionen de manera coordinada para contribuir al portafolio

Proyectos- estén o no incluidos en el ámbito de un programa, siempre se consideran parte de un portafolio

Aunque los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa, están vinculados al plan estratégico de la organización mediante el portafolio de la misma

La dirección de portafolios, programas y proyectos se alinean con las estrategias de la empresa, pero se diferencian en como cada una contribuye al logro de objetivos estratégicos.

Dirección de Portafolios- se alinea con las estrategias organizacionales mediante la selección de los programas o proyectos adecuados , el establecimiento de prioridades con respecto al trabajo a realizar y la provisión de recursos necesarios

Dirección de Programas- adecua sus proyectos y componentes de programas y controla las interdependencias a fin de lograr los beneficios estipulados

Dirección de Proyectos- desarrolla e implementa planes para lograr un alcance determinado, que viene dado por los objetivos del programa o del portafolio al cual está vinculado

Comparación Proyectos, Programas y Portafolios

Proyectos Programas Portafolios

Alcance Objetivos definidos. Se elabora progresivamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto Alcance mayor y beneficios mayores Alcance varia en función de los objetivos

CambioSe preveen cambios y se implemnetan procesos para mantener los cambios controlados y administrados

Se preveen cambios que pueden darse a nivel interno o externo al programa y se los gestiona

Se monitorea permanentemente cambios en un entorno más amplio, a nivel interno y externo

PlanificaciónSe transforma progresivamente la información en planes detallados a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Se desarrolla un plan general del programa y se crean planes de alto nivel para guiar la planificación detallada

Se crea y se mantiene los procesos y la comunicación necesaria relacionada con el portafolio global

Dirección Se dirige al equipo del proyecto para que se cumplan los objetivos del mismo

Se dirige al personal de programa y a los directores del proyecto, con visión y liderazgo global

Se puede dirigir al personal de dirección de portafolios o de programas y proyectos que tuviera responsabilidad de informar al portafolio global

ÉxitoSe mide por la calidad del producto y del proyecto, la oportunidad, el cumplimiento del presupuesto y la satisfacción del cliente

Se mide por el grado en que el programa satisface las necesidades y beneficios que le dieron origen

Se mide en términos de rendimiento de la inversión global y de la obtención de beneficios del portafolio

MonitoreoMonitorean el trabajo realizado para obtener los productos, sevicios o resultados, para los cuales el proyecto fue emprendido

Monitorean el progreso de los componentes del programa para asegurar que se cumplan los objetivos globales, cronogramas, presupuesto y beneficios del mismo

Monitorean los cambios estratégicos y la asignación global de recursos, los resultados de desempeño y el riesgo del portafolio

Bibliografía

"Fundamentos de La Dirección de Proyectos Quinta Edición" (GUÍA DEL PMBOK), Capitulo 1 Introducción Páginas 1-18

Marco de trabajo de Administración de Proyectos

Presentación sobre Gestión de Portafolios

Proceso de selección de proyectos en Gestión de Portafolios

http://recursosproyectos.wikispaces.com/Portafolios+de+Proyecto