beneficios de una pmo

Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos

www.alpha-consultoria.com


Presentado porArq. Ricardo Toledo, PMP

21 de agosto de 2012


Contenido

En este webinar brindaremos la información para dar los primeros pasos enel diseño y puesta en marcha de una Oficina de Proyectos:

1. Antecedentes

2. Definiendo a la Oficina de Proyecto

3. Modelo Alpha de Incubación de Oficinas de Proyectos

4. Post-Implementación

5. Recomendaciones

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Diseño e Implementación de una Oficina de Proyectos 3

Antecedentes


Evolución de las Organizaciones

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Valor de las OrganizacionesANTES

80%Procesos

20%Proyectos

80%Proyectos

20%Procesos

Valor de las OrganizacionesAHORA


El Entorno Multi-proyectos

Riesgo de no entender el entorno Multi-proyectos

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Dependencia Simple

Proyectos Independientes

Complementarios Superpuestos Excluyentes


Gestión del Portafolio de Proyectos

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De la Planeación Estratégicaal Portafolios de Proyectos


Gestión del Portafolio de Proyectos

El Mapa de Inversiones

Seleccionando hasta 3 criterios de evaluación sepuede construir un mapa de inversiones

Algunos criterios Cuantitativos:• Costo de inversión• Tasa Interna de Retorno• Tiempo de recuperación• Costo-Beneficio

Algunos criterios Cualitativos:• Contribución a los objetivos estratégicos• Riesgos de implementación• Recursos disponibles• Dificultad de implementación• Número de beneficiados• Participación de mercado

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Definiendo a la Oficina de Proyectos


De acuerdo al PMBOK

Definición:• Una oficina de dirección de proyectos es un

cuerpo o entidad dentro de unaorganización, que tiene variasresponsabilidades asignadas con relación ala dirección centralizada y coordinada deaquellos proyectos que se encuentran bajosu jurisdicción.

No existe un estándar del PMI Se define de acuerdo a las características de la

organización donde se encuentra

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Situación Actual

Existe una gran variedad de oficinasde proyectos en diferentesorganizaciones.

Este tema tiende a caracterizarsepor diversidad de opiniones yconfusión.

La falta de consenso es entendibledado que la Oficina de Proyectos esrelativamente un fenómenoreciente.

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¿Qué hace una Oficina de Proyectos?

Determina una mezcla de proyectos viables y capaces de alcanzar las metas Balancea el portafolio (Corto vs largo, riesgo vs rentabilidad) Analiza el desempeño del portafolio y propone mejoras. (análisis de

escenarios). Da seguimiento a la gestión de proyectos, programas o a la combinación de

ambos. Supervisa y controla el desarrollo de los proyectos de la organización Difunde y mantiene dentro de una organización el “conocimiento” que ésta

tiene de la Dirección de Proyectos.- Knowledge Center Consolida la información de los proyectos para la toma de decisiones

estratégica Estandariza procesos y decide en función de las prioridades de la Alta

Dirección

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Funciones de una Oficina de Proyectos

Servicios de apoyo administrativo, tales comopolíticas, metodologías y plantillas.

Capacitación, tutoría y asesoría a losdirectores de proyecto.

Apoyo al proyecto, lineamientos ycapacitación sobre la dirección de proyectos yel uso de herramientas.

Alineación de los recursos de personal delproyecto y/o

Centralización de la comunicación entredirectores del proyecto, patrocinadores,directores y otros stakeholders.

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Ventajas de una Oficina de Proyectos

Apoya la implementación de estándares corporativos para la gestión de proyectos,

Brinda Informes del portafolio, Activa proyectos aprobados, Desactiva proyectos activos, Cancela proyectos que ya no son viables, Toma decisiones de priorización, Reasigna recursos basados en prioridades, Toma decisiones acerca de los recursos estratégicos, Comunica las decisiones, Pone a la organización a pensar en términos de valor, Administra prioridades, administra conflictos entre

proyectos y estandariza.

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Antes de Iniciar…

Las preguntas más importantes• ¿Qué alcance tendrá la PMO?• ¿Coordinará TODOS los proyectos de la

Organización?• Alto Riesgo• ¿Solo los proyectos y programas

estratégicos?• ¿Cuál es la línea de selección?• ¿O iniciará en una dirección, gerencia o

departamento en particular?• Bajo Riesgo• Si éste es el caso, ¿cuál es el plan de

despliegue?

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Modelo Alpha de Incubación de Oficinas de Proyectos


Enfoque de nuestra Solución

¿Qué es lo que buscamos ?

Capacidad de responder ágilmente a los cambios• Gobernabilidad: liderazgo, estructura,

compromiso y seguimiento

Desarrollo de la habilidad de seleccionar las iniciativas de negocio adecuadas.

Mejorar el análisis de riesgos/oportunidades

Análisis de resultados en ciclos cortos

Desarrollo de talento en disciplinas de proyectos

¿Cómo lo logramos ?

Enfoque basado en simplicidad.• Establecer las estructuras de

gobernabilidad de proyecto adecuadas.

Desarrollo evolutivo y adaptable.• Usar resultados para tomar

decisiones sobre una base continua.

Capacidad de respuesta como una medición del valor.• Gestión tanto de a adaptación como

de los logros

Equipo de trabajo como un sistema integrado.• Involucrar a todos los stakeholders

hacia arriba y hacia abajo en la organización

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Nuestro Modelo de Solución

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1

2

3

4

5

6

Diagnóstico

Capacitación

Diseño

Implementación

Automatización

Oficina de Proyectos


ObjetivoEtapa

Estrategia General

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Identificar el grado de madurez de las prácticas actuales de Dirección de Proyectos, y definir una estrategia adaptada a las necesidades de la organización

Dotar a la organización de las herramientas y conocimientos necesarios para hacer un uso adecuado de la metodología de Administración de Proyectos.

Desarrollo de una metodología de Administración de Proyectos adaptada por completo a la organización.

Desplegar la metodología asegurando una transición ordenada hacia la nueva forma de trabajo, mediante pruebas piloto y gestión adecuada del cambio.

Implementar una herramienta corporativa de gestión e informe del estado del Portafolio.

Incubar la Oficina de Proyectos e mantenga la gestión centralizada del Portafolio de Proyectos de la organización.

Diagnóstico

Capacitación

Diseño

Implementación

Automatización

Oficina de Proyectos


Estrategia General

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Análisis de herramientas y metodología existentes

Dimensiona-miento del cambio

Elaboración del inventario de gaps

Elaboración del plan de capacitación

Capacitación a la alta dirección

Capacitación a líderes de proyecto

Talleres acelerados para miembros de equipo

Talleres de diseño de procesos

Documentación de procesos y herramientas

Elaboración de guías rápidas

Prueba piloto

Despliegue de la metodología

Administración del cambio y campaña de difusión

Selección de herramienta tecnológica

Instalación y configuración de herramienta

Prueba e implementación de la herramienta

Diseño organizacional

Desarrollo de políticas y procedimientos

Oficialización y lanzamiento de la Oficina

Cierre del proyecto

Diagnóstico

1

Capacitación

2

Diseño

3

Implementación

4

Automatización

5

Oficina deProyectos

6


Post-Implementación


Evolución de la Oficina de Proyectos

Las Oficinas de Proyectos no son estáticas

Las Oficinas de Proyectos ejecutan su propósito básico manteniendo elproceso de administración de proyectos, suministrando herramientas yproporcionando seguimiento centralizado al status de todos los proyectos

La Oficina de Proyectos Evoluciona a través del Tiempo:

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Madurez de la oficina a través del tiempo

Fu

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Auditorías (Health Checks)

Se requiere revisar y evaluar tres puntos fundamentalesde cualquier metodología:• Uso:

La metodología es utilizada en cada proyecto (sinimportar que tan bien se usa).

• Apego:La utilización de la metodología es correcta, deacuerdo a lo establecido en la metodología misma.

• Eficacia:La metodología sirve. Es posible que su uso y apegosean correctos pero que la metodología no sirvacorrectamente a los propósitos que se buscan. Esnecesario por lo tanto, que se cumplan el uso y elapego para poder verificar la eficacia.

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Recomendaciones


Estrategias de Implementación

Las empresas no cambian de la noche ala mañana

La estrategia debe ser siempre gradualy con metas intermedias (Quick-hits)

Centrada en las personas > Esbásicamente un cambio de culturaorganizacional

Más sencillo si inicia en un área enespecífico y de ahí se expande

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Factores Clave del Éxito

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La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles• La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la Oficina1

El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar• Desarrollada en base a estándares (PMI) y las prácticas actuales de la empresa2

Es mejor que la metodología este disponible solo en línea y…• Los PMs pueden recibir una “Guía Rápida” en papel3

Siempre se debe realizar una Prueba Piloto• El proyecto seleccionado para la Prueba Piloto se convierte en una historia de éxito4

La implantación de la metodología debe estar soportado por un esfuerzo muy bien diseñado de administración del cambio5

La incubación de la Oficina hasta el final• Es un centro de costos, pero no de utilidades• Tareas Tácticas >Tareas Estratégicas

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Lecturas Recomendadas

Toda la información y estadísticas de tendencias de esta presentación se hanobtenido principalmente de tres fuentes:

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PMI® Pulse of theProfession report2013

PMI® Executive Guide toProject Management 2012

Insight and Trends: CurrentPortfolio, Programme and Project Management Practices, PwCsurvey 2012


Contacto

Arq. Ricardo Toledo, PMPGerente de Consultoría

[email protected]

@jrtoledoralphapmconsulting.blogspot.mx//AlphaConsultoriaREPslideshare.net/RicardoToledo3

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