webinar: implementando una pmo. fase de diagnóstico usando opm3

Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 1

Webinars PMI Madrid

25 de Julio de 2016. “Implementando una PMO. Fase de

diagnóstico usando OPM3”

LUIS EDUARDO REYES PLASENCIA

José Barato. PMP®. PMI-ACP®. Responsable del Área.

Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. MCT. Responsable Captación de Ponentes.

Francisco Astudillo. Ph. D. MSc. PMP®. Organización y Logística.

Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.


Implementando una PMO.

Fase de diagnóstico usando OPM3

Luis Reyes, PMPGestor de Proyectos

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Sobre mi

• Gestor de Proyectos en EVO Banco

• PMP, por el Project Management Institute

• Ingeniero Informático por la Universidad Nacional

Mayor de San Marcos, Lima, Perú

• Blogger http://blog.luis-reyes-plasencia.info

• Experiencia en el sector de TI con especialización en el desarrollo de soluciones

tecnológicas y la consultoría de negocios enfocado hoy en tareas de análisis y gestión de

proyectos.

• Formador y expositor en temas referidos a Project Management, MS Project y Business

Analyst.

• Perfiles profesionales: http://es.linkedin.com/in/lreyesp

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Agenda

• Algunas definiciones previas

• PMO

• Modelos de madurez

• OPM y OPM3

• Demo

• Diagnóstico


Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único.

(fuente: PMBOK)

Proyecto

Sub Proy1

Sub Proy2

¿Qué es un proyecto?


Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y

herramientas, además de técnicas, a las actividades del

proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del

mismo.

(fuente: PMBOK)

RRHH OperacionesMarketing

Sistemas

Proyecto

Nuevo

Producto

Comercial

Project

Manager

¿Qué es la gerencia de proyectos?

ProcInicio

Proc.Planifi

ProcControl

ProcEjecución

ProcCierre


¿Éxito en los proyectos?

¿qué significa?

…Con el alcance y la calidad correcta

…En el tiempo requerido

…Dentro del presupuesto acordado

…Con la satisfacción de nuestro cliente

Se podría traducir en gestionar proyectos …


• ¡Sí! Podría decir el Gerente de Proyectos … cuya visión e intereses

sea solamente la de su proyecto o programa …

• O quizá ¿no? … según la perspectiva de un Director Ejecutivo

• ¡El éxito en los proyectos no siempre se traduce como triunfar en

los negocios!

• Y realmente lo que importa es el ……

Éxito en los negocios!!!


ÉXITO EN LOS

NEGOCIOS

ÉXITO EN LOS

PROYECTOS


Es necesario no sólo velar por el desempeño de los proyectos sino:

• Seleccionarlos inteligentemente para que resulten beneficiosos para nuestra estrategia corporativa.

• No comprometer los recursos escasos en proyectos innecesarios para la organización.

• Mostrar atención a detalles tales como competencia, innovación, interés social, además de costo-beneficio.

• Cancelar proyectos que se conviertan en una carga pesada para la empresa.


Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una

forma coordinada.

(fuente: PMBOK)

ProyectoProyectoProyectoProyectoProyecto “N”

Programa

¿Qué es un programa?


Es el conjunto de programas y proyectos definidos para el logro de los objetivos

estratégicos. Supervisa la gerencia de proyectos, programas o una combinación

de ambos.

(fuente: PMBOK)

Portafolio de

Proyectos

Selección y

Priorización

Programa 1

Programa 2

Proyecto1

Programa n

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto n

Proyecto n-1

Proyecto 5

Plan

EstratégicoEstrategias

Objetivos

Misión

Visión

¿Qué es un portafolio de proyectos?


El éxito en aquellos negocios que dependen de proyectos requiere …

Fijar una estrategia, acorde a las posibilidades de la organización.

• Una estrategia exitosa, posible y sostenible.

• Una estrategia apoyada por recursos suficientes.

• Para una organización integrada con personal identificado con su empresa y bien adiestrado.

• Adoptada y apoyada por todos dentro de la organización.


Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los negocios es el éxito en los proyectos, mediante:

• Proyectos bien seleccionados, que cumplan sus objetivos, gracias un buen manejo de su portafolio.

• Proyectos que finalicen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad correcta.

• Con personal bien adiestrado en temas, no sólo de gerencia de proyectos, sino en destrezas de liderazgo, negociación, manejo de conflictos, resolución de problemas, etc.


Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los

negocios es el éxito en los proyectos, mediante:

• El apoyo de una PMO sólida y auspiciada por la Alta

Gerencia.

• Sabiendo en todo momento cual es nuestro grado de

madurez en Gerencia de Proyectos, Programas y

Portafolio, es decir:

– Dónde estamos.

– Hacia dónde queremos ir.

– Y cómo lo podemos lograr.


PMO = Project Management Office

¿Qué es una PMO?

PMO es un entidad en la organización con diversas responsabilidades relacionadas a la gestión centralizada y coordinada de los proyectos bajo su dominio.


Beneficios de una PMO

• Mejor definición y gestión del alcance del proyecto.

• Mejores ciclos de duración de los proyectos.

• Mejores costos de entrega de los proyectos.

• Mejor calidad de los entregables.

• Permitirá identificar temprana y proactivamente los riesgos y problemas.

• Mejor gestión de los recursos y las personas.

• Más oportunidades para rehusar el conocimiento.

• Mejor comunicación entre los proyectos de la organización.

• Mejorará la percepción del retorno de las inversiones.

La implementación de una PMO en una organización ofrecerá los

siguientes beneficios:


¿Por dónde empezar?


Objetivo PMO

Año 0 Año 1 Año 2 Año 3


Objetivo PMO

• Estrategia de implementación

– Nivel 1: PMO reporta a área funcional dentro de TI

– Nivel 2: PMO es unidad de TI y reporta al CTO (responsable de TI).

• Aparición de pool de project managers.

• Creación de carteras de proyectos.

– Nivel 3: PMO es unidad estratégica de la organización y reporta al CEO.

• Implantación de cuadro de mando de portafolios, programas y proyectos


Un modelo de madurez es una colección estructurada de elementos

que describen características de procesos eficaces.

¿Qué es un modelo de madurez?

Un modelo de madurez proporciona:– Un lugar para empezar.

– El beneficio de las primeras experiencias de una comunidad.

– Un idioma común y una visión compartida.

– Una estructura para priorizar las acciones.

– Una manera de definir qué mejora significa para su organización.

Un modelo de madurez puede usarse como una referencia para evaluar

organizaciones diferentes por comparación equivalente.


Modelos de madurez de hoy …

• Modelos de Madurez de Capacidad– CMMI,

– Bootstrap,

– SPICE, etc.

• Modelos de Madurez de Gestión de Proyectos– OPM3

– PMMM de Harold Kerzner

– PMMM de PM Solutions (basado en CMMI)

– P3M3

• Modelos de Madurez de Habilidad de Cambio– CPMM (Change Proficiency Maturity Model),

• Modelos de Madurez de Gestión del Conocimiento– KMMM,

– QI-KMMM


OPM = Organizational Project Management

OPM

Es un marco de ejecución de estrategias que usa la gestión de proyectos, programas y portafolio, así como las prácticas de organización que permite entregar de manera consistente y predecible una estrategia de la organización y producir un mejor rendimiento, mejores resultados, y la ventaja competitiva sostenible.

OPM aborda la integración de:

• Conocimiento

• Estrategia organizacional

• Personas

• Procesos


Análisis de impacto en el negocio

Revisión de portfolio y ajustes

Estrategia Portfolio: Decisiones de valor

Programasy Proyectos: Entrega de resultados

Operaciones:Materalizacióndel valor de negocio

Análisis de rendimiento de valor

Entorno organizacional


OPM3 = Organizational Project Management Maturity Model

OPM3

Es un estándar diseñado para ayudar a las organizaciones a medir su madurez en el manejo sistemático de proyectos, programas y portafolios; en forma alineada con el logro de los objetivos estratégicos de la organización.


Provee una forma de avanzar hacia los objetivos estratégicos de

la organización a través de la aplicación de los principios y

prácticas de Project Management.

OPM3: Puente entre estrategia y

proyectos individuales


• OPM3 compara el estado actual de la organización en:

– Proyectos,

– Programas,

– Portafolio.


Knowledge: Presenta el estándar en sí, la teoría del mismo.

Assessment: Presenta la herramienta (assessmenttool) para medir la madurez.

Improvement: Presenta un proceso que permite que cada organización encuentre una ruta y un marco para moverse a un grado de madurez mas avanzado.

OPM3:

Tres Elementos Básicos


OPM3: Dimensiones

• 1era Dimensión: Dominios– Gestión de Proyectos

– Gestión de Programas

– Gestión de Portafolio

• 2da Dimensión: Niveles de Mejora de Proceso

– Estandarizado

– Medido

– Controlado

– En Mejora Continua

• 3era Dimensión: Grupo de Procesos de GP– Inicio

– Planificación

– Ejecución

– Control

– Cierre


OPM3: Dimensiones (cont.)


Ciclo OPM3

1. Conocimiento del estándar y planificación de la evaluación incial.

2. Evaluación de la organización.

3. Planificación de la etapa de mejoras para evolucionar en el nivel de madurez.

4. Implementación de los procesos para mejorar la madurez.

5. Repetición de todas las etapas anteriores en un ciclo de Mejoramiento Continuo.


Estructura del estándar

• El medio de difusión del estándar incluye el libro OPM3 –Knowledge Foundation.

• Se puede adquirir la publicación por sí sola, para familiarizarse con el modelo.

• En los inicios de OPM3, el estándar se distribuía a través de un CD-ROM.

• Actualmente PMI ofrece dos maneras diferentes para implementar OPM3:


OPM3 Online – DEMO


OPM3 Online – DEMO (Cont.)


Empresa dedicada a la elaboración de alimentos de más de 40 años de creación, con más de 500 productos y 1500 empleados en plantas y servicios centrales.

Una dirección general y 07 departamentos.

La iniciativa sale desde el departamento de TI, apoyando por los departamentos de Operaciones y Marketing.

Empresa dedicada al soporte y servicio tecnológico de más de 30 años de creación, con una cartera de más de 400 clientes y con alrededor de 500 empleados distribuidos en clientes y servicios centrales.

Una dirección general y 03-04 departamentos.

La iniciativa sale desde la dirección general.

APLICANDO OPM3 – Diagnóstico

Casos


Se inicia formación en Dirección de Proyectos basado en el PMBOK a todo el departamento de TI (con énfasis en el equipo PMO) y a personal de otros departamentos indicados por sus respectivos gerentes.

Se planifica las entrevistas con los stakeholders identificados: Gerentes (departamentales), Project Managers y Equipo PMO.

Importante:

Planificar las entrevistas para 2h aprox

Informarse del carácter de cada gerente y forma de mando, así como de la funcionalidad de su departamento y forma de trabajo.

Elaborar un guión para las entrevistas, aunque luego se improvise.

APLICANDO OPM3 – Diagnóstico

Estrategia


Cuestionario


Resultados


Meta – Plan de acción


¿Dudas, preguntas?


Descarga de esta presentación

http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/presentacion-webinar-pmo-opm3-25-

07-2016/

Descarga de la plantilla del cuestionario del diagnóstico

http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/plantilla-cuestionario-opm3/

Herramienta de diagnóstico

http://www.pmc-bolivia.com/herrrraminetas/diagnostico-opm3

Descarga de Estándar OPM3 del PMI

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/organizational-pm-maturity-

model-opm3-third-edition

Enlaces de interés

http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/presentacion-webinar-pmo-opm3-25-07-2016/

http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/plantilla-cuestionario-opm3/

http://www.pmc-bolivia.com/herrrraminetas/diagnostico-opm3

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/organizational-pm-maturity-model-opm3-third-edition


Luis Reyes, PMPGestor de Proyectos

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