1

II BENCHMARKING DE FMEN ESPAÑA

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

2

facilitec•Consultoría de FM•Servicios Técnicos•Servicios Operativos•Formación In-Company en FM

SEFM•Promoción Profesional•Divulgación de información•I + D•5 años/160 socios

Instituto de Empresa•Escuela de Dirección de Empresas•Formación, Investigación y Divulgación

Responsables del Proyecto

3

ORIGEN DEL PROYECTO

SEFM + IE + facilitec

II BenchmarkingEspaña

CUESTIONARIOS

200323 EMPRESAS35 EDIFICIOS

4

Objetivos del proyecto• FOMENTAR EL CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL FM EN ESPAÑA Y AYUDAR A

SU DIVULGACIÓN

• CONTRIBUIR A LA CREACIÓN DE UNA CONCIENCIA EMPRESARIAL SOBRE LA

IMPORTANCIA DEL FM

• PERMITIR COMPARACIONES ENTRE LOS SUCESIVOS ESTUDIOS DE

BENCHMARKING

• ESTABLECER INFORMACIÓN RELEVANTE QUE PERMITA:

– LA COMPARACIÓN INTERNACIONAL

– ESTABLECER PRÁCTICAS DE EXCELENCIA EN LA GESTIÓN DEL FM QUE

AYUDEN A LAS EMPRESAS A GESTIONAR DE UNA FORMA MAS EFICIENTE SUS

RECURSOS

5

Proceso Mejora Continua: BENCHMARKING

ESTUDIOESTUDIO MEDICIÓNMEDICIÓN ANÁLISISANÁLISIS

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN MEJORES MEJORES PRÁCTICASPRÁCTICAS

OBJETIVOS OBJETIVOS MEJORAMEJORA

6

Dimensiones de la muestra

Nº EMPRESAS 23

Nº EDIFICIOS 35

TOTAL SUPERFICIE 403.237 M2

TOTAL OCUPANTES 17.974

COSTES ANALIZADOS 43.770.506,39 Euros

– Servicios financieros

– Procesamiento de datos/informática

– Utilities

– Construcción

– Servicios Profesionales

– Telecomunicaciones

– Electrónica hardware/software

– Industria Química

– Otros servicios

SECTORES REPRESENTADOSSECTORES REPRESENTADOS

7

•Tipos de costes

•Ratios

•Plazo temporal

•Índices

•Calidad

•T.I.

RESULTADOS GENERALES I

Mantenimiento/ServiciosMantenimiento/Servicios

mm22/ocupantes/ocupantes

Último año fiscal de operacionesÚltimo año fiscal de operaciones

Percentiles/mediana/promedioPercentiles/mediana/promedio

Niveles de ServicioNiveles de Servicio

SistemasSistemas

8

PERIODO ANALIZADO

28

52

0

5

10

15

20

25

30

2001 2002 2002-2003N=35

9

RESULTADOS GENERALES II

DATOS DE EDIFICIODATOS DE EDIFICIO

• Uso predominante

• Estado

• Ubicación

• Propiedad

• Desocupación

• Superficies

• Número de ocupantes, etc.

COSTES EXPLOTACIÓNCOSTES EXPLOTACIÓN• Mantenimiento

• Servicios de limpieza

• Vigilancia

• Salud y seguridad

• Servicios postales

• Reubicaciones internas

• Imprenta y copiado

• Admón. del edificio

• Comunicaciones e informática

10

RESULTADOS GENERALES II

NIVELES DE SERVICIONIVELES DE SERVICIO• Medidas de Calidad

•Grados de Satisfacción

•Indicadores

SISTEMASSISTEMAS• Áreas de Sistemas

•Grado de Satisfacción

11

Resultados específicos Resultados específicos

12

Distribución de usos para las instalaciones simples

N=35

79%

8%5% 3% 5%

OficinasCall center, Centro de procesamiento de datosCentros de educación, investigaciónComercioServicios médicos

13

Condición de los edificios

N=35

40%

54%

6%

Construcción y acabado superior

Buena construcción y acabado

Necesita renovación extensa

14

Intervalos de Antigüedad de los edificios

0 a 5 5 a 10 10 a 20 20 a 30 30 a 50

3

8

15

54

0

2

4

6

8

10

12

14

16

nº respuestas

años de antigüedadN=35

15

Propiedad vs alquiler

8,6%

42,8%

48,6%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Alquilada Ocupada por propietario Combinación arriendo y propiedad

nú

mer

o d

e re

spu

esta

s

N=35

16

Área alquilable (m2)

43%

24%

15%

9%

9%

0 a 5.000

>5.000 a 10.000

>10.000 a 15.000

>15.000 a 20.000

>20.000

17

Área alquilable (m2)

Percentiles m2 de Área Alquilable 100 50.319

95 28.267

90 18.309

75 10.875

50 5.850

25 1.784

10 684

5 181

Promedio 9.632

Número de respuestas 33

18

Niveles de Ocupación de Área Alquilable (%)

90%

10%

Ocupada

Desocupada

N=32

19

Ratio de eficiencia del edificio

Percentiles Ratio de eficiencia del

edificio(%) 100 100

95 98

90 97

75 94

50 87

25 75

10 62

5 56

Promedio 78

Número de respuestas 35

M

EJO

RE

S PR

ÁC

TIC

AS

20

N=35

1715

3

77%83%86%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Alquilada Propiedad Combinación

Propiedad de la instalación

Nú

me

ro d

e

res

pu

es

tas

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

Re

lac

ión

pro

me

dio

e

sp

ac

io ú

til s

ob

re

alq

uila

ble

Ratio de eficiencia del edificio en función de la propiedad del mismo

21

Superficie en m2 para un ETC

Percentiles Área bruta por 1

ETC (m2) Área alquilable por 1 ETC (m2)

Área útil por 1 ETC (m2)

100 1974,69 1572,47 1333,75

95 117,37 97,46 92,14

90 63,62 54,79 50,66

75 38,34 29,88 23,06 50 23,54 20,60 17,07 25 15,91 13,50 10,93 10

10,66 9,78 8,81 5

9,98 8,62 7,84 Número

Respuestas 35 33 35

Promedio 23,92 18,88 14,50

ME

JOR

ES

PR

ÁC

TIC

AS

22

Rendimiento de los edificiosRendimiento de los edificios

•Costes de mantenimiento de los edificios

•Servicios de edificios/usuarios

23

Costes de mantenimientoCostes de mantenimiento de los edificiosde los edificios

* Mantenimiento General

* Servicios Mecánicos

* Servicios Eléctricos

* Sist. Informáticos y de Comunicac. del Edificio

* Áreas Exteriores

* Otros Servicios

24

Costes de mantenimiento en € /m2 área alquilable

25,8%

3,2%

16,1%16,1%

38,7%

0

2

4

6

8

10

12

14

0 a 12 >12 a 24 >24 a 36 >36 a 48 >48Mantenimiento (euros/m2 alquilable)

Nú

mer

o d

e re

spu

esta

s

N=31

25

Gasto de mantenimiento en €/m2 área alquilable

Percentiles Coste promedio Mantenimiento

€/m2)

100 185,64 95 128,11 90 76,06 75 46,30 50 24,26 25 7,60 10 5,07 5 4,13

Número de respuestas

32

Promedio 34,32

26

Gasto de mantenimiento en €/m2 área alquilable según años de antigüedad de los edificios

Años deantigüedad

Número total deRespuestas

Coste promedioMantenimiento

(euros/m2)

[ 0 a 5 ] 3 29,98

[ 6 a 10 ] 7 33.72

[ 11 a 20 ] 14 49.13

[21 a 30 ] 4 13.57

[ 31 a 40] 4 16.73

27

Coste Promedio Mantenimiento

Preventivo vs Correctivo

N=22

28

Outsourcing de la función de mantenimiento.

N=32

Outsourcing47%

Prestación interna6%

Prestación mixta47%

Outsourcing

Prestación interna

Prestación mixta

29

Mantenimiento por m2 alquilable en función del nivel de subcontratación

Función demantenimiento

Númerorespuestas

Euros/ m2 alquilable

Prestación externa 15 31,18

Prestación mixta 15 40,38

30

Coste promedio de las distintas partidas de Mantenimiento de edificios (€/m2 alquilable) y su peso sobre mantenimiento total

SectorPeso promedio

Mantenimiento edificios/ total mantenimiento

Estructura e Interiores 24,41%

Servicios Mecánicos 24,83%

Servicios Eléctricos 8,28%

Sistemas de Información yComunicaciones

25,83%

Mantenimiento Áreas Exteriores 2,39%

Otros Servicios 14,26%

31

Costes de servicios de edificios/usuariosCostes de servicios de edificios/usuarios

* Limpieza

* Servicios Públicos

* Seguridad y Salud

* Vigilancia

* Recepción

* Serv. Postales/Correos

* Servicio de Imprenta y Fotocopiado

* Reubicaciones

* Gestión y Administración

32

Gasto de limpieza en euros por m2 de área limpiada0 a 67%

>6 a 1230%

>12 a 1821%

>18 a 2414%

>2428%

N=29

33

Gasto de limpieza en euros por m2 de área limpiada

PercentilesCoste Limpieza

(euros/m2 área limpiada)100 127,9895 66,6490 36,5175 24,6650 16,3425 9,5610 6,425 6,08

Promedio 18,69Número de respuestas 29

34

N=34

0 a 66%

>6 a 1222%

>12 a 1828%

>18 a 2422%

>2422%

0 a 6

>6 a 12

>12 a 18

>18 a 24

>24

Coste de suministros/consumos en euros por m2 de área alquilable

35

Coste de suministros/ consumos en euros por m2 de área alquilable

PercentilesCoste Servicios/suministros

(euros/m2 área alquilable)100 234,9995 41,1490 36,9775 21,2650 16,9725 10,1810 6,705 4,49

Promedio 24,33Número de respuestas 34

36

Gasto de vigilancia en euros por m2 de área alquilable

N=22

0 a 618%

>6 a 1232%

>12 a 1832%

>18 a 249%

>249%

0 a 6

>6 a 12

>12 a 18

>18 a 24

>24

37

Percentiles en función del coste de vigilancia en euros por m2 de área alquilable

PercentilesCoste vigilancia

(euros/m2 área alquilable)100 523,93

95 55,36

90 30,87

75 17,59

50 12,40

25 8,85

10 4,20

5 1,00

Promedio 36,4

Número derespuestas

23

38

Cuadro resumen de los Servicios de Edificios/Usuarios y su peso sobre el total

Servicios de edificios y de usuarios

Promedio % sobre el total

Limpieza 16,77Servicios Públicos 22,86Segurida y Salud 3,65Vigilancia 22,71Recepciones 3,96Servicios postales/correos 8,62Servicios de imprenta y fotocopiado 9,21Reubicaciones y Traslados 5,46Gestión y Administración 6,76

39

Cuadro resumen de los Servicios de Edificios/Usuarios y su peso sobre el total sin el 1701

Servicios de edificios y de usuarios

Promedio % sobre el total

Limpieza 19,96Servicios Públicos 23,15Segurida y Salud 4,70Vigilancia 13,74Recepciones 4,96Servicios postales/correos 9,88Servicios de imprenta y fotocopiado 9,01Reubicaciones y Traslados 6,44Gestión y Administración 8,17

40

Cuadro resumen

Mantenimiento/Servicios

Euros Porcentaje

Mantenimiento 10.808360,14 24,7%

Servicios 32.962.146,25 75,3%

Total Gasto 43.770.506,39 100,0%

41

Niveles de ServicioNiveles de Servicio

* Medidas de Calidad

* Grados de Satisfacción

* Indicadores

42

DISPONEN DE MEDIDAS DE CALIDAD DE ALGÚN SERVICIO

29

6

05

101520253035

SI NO

43

GRADO DE SATISFACIÓN DEL CLIENTE INTERNO

3

25

0

5

10

15

20

25

30

Muy Bueno Bueno Regular Malo

44

INDICADOR DEL GRADO DE SATISFACCIÓN

EMPRESAS QUE LO

UTILIZANNº de incidencias anuales 22Tiempos de respuesta 22Períodos de inactividad 3Control de bajas laborales por causas medioambientales 1Ratios de rotación del personal 0Otros 10

45

SistemasSistemas

* Áreas de Sistemas

* Grados de Satisfacción

46

Área de Aplicación de SistemasEmpresas

que la utilizan

Mantenimiento 27Control de costes 22Gestión de almacenes 4Gestión de órdenes de trabajo 22Planificación y programación del mantenimiento preventivo 22Inventario de equipos 20Histórico de averías 18Gestión de planos 24Gestión documental 15Monitorización de equipos 10Otros 3Gestión de espacios 23Gestión documental 16Inventario 16Gestión de reservas de salas 18Gestión de servicios / actividades 14

47

GRADO DE SATISFACCIÓN CON LOS SISTEMAS

0

1513

002468

10121416

MuySatisfactorio

Satisfactorio Aceptable Insatisfactorio

48

Cuadro resumen

Tabla 79. Gasto global en facility management por m2 de área alquilable.

PercentilesCOSTES TOTALES

(EUROS/M2 ÁREA ALQUILABLE)100 1252,35

95 354,6590 241,8875 140,5650 88,7925 61,3510 45,465 36,14

Promedio 148,41Número derespuestas

35

49

Cuadro resumenTabla 80A. Gasto global en facility management por usuario(ETC).

PercentilesCOSTES TOTALES

(EUROS/Nº ETC)100 232.653,13

95 11.736,55

90 10.132,68

75 3.854,87

50 1.844,41

25 1.206,68

10 771,99

5 718,75

Promedio 10.290,33

Número derespuestas

32,00

50

Cuadro resumen

Tabla 80B. Gasto global en facility management por puesto de trabajo.

Percentiles COSTES TOTALES(EUROS/PTE)

100 232.653,13

95 10.356,

90 5.701,68

75 3.716,20

50 1.784,72

25 1.176,76

10 846,55

5 718,15

Promedio 10.164,75

Número de respuestas 31,00

51

REFLEXIONES 1.- Benchmarking de costes y primeras medidas de Calidad

2.- 2º Benchmarking español

3.- Pendiente comparación a nivel europeo

4.- Vinculación de la Condición del Activo y la NIC 16

5.- Se contemplan costes pero no calidad de servicios

6.- Ratio promedio de eficiencia

86% Alquiler 86% Alquiler 77% Propiedad77% Propiedad

7.- Superficie útil

62.92 % bruta62.92 % bruta 77.75% alquilable77.75% alquilable

52

REFLEXIONES 8.- Disminución de la Superficie en m2 para un ETC en relación con el

primer Benchmarking

II Benchmarking I Benchmarking

18.88 (20.60) 24.6(23)

9.- Gastos de Mantenimiento promedio 34,32 (24,26) vs 29.41 (24.86) del

primer Benchmarking

10.-Preventivo 51.39% Correctivo 48.6%

11.-Limpieza Servicios Públicos y Vigilancia

56.85% (62.34%) sobre el total de los Servicios del Edificio y Usuarios

53

REFLEXIONES12.- Coste promedio de energía 22.82 euros/m2 alquilable (El doble de la

UE)

13.- El 83% de las empresas disponen de medida de calidad de algún

servicio

14.- El grado de satisfacción del cliente interno es alto

15.- Poco uso del indicador medioambiental para el absentismo

16.-El número de empresas que utiliza sistemas de información para algún

servicio 77%

17.-El grado de satisfacción de los sistemas es correcto, 54% Satisfactorio

54

LECCIONES APRENDIDAS

1.- Necesidad de estandarización de costes de servicios y gestión

2.- Necesidad de desagregación de los costes de comunidad con criterio

estándares

3.- Necesidad de una gestión mecanizada del espacio

4.- Necesidad de Indicadores de Condición NIC 16

5.- Unificación de la figura del FM

6.- Necesidad de datos de Calidad de Servicio

7.- La muestra necesita crecer ¿Objetivo > 100 empresas?