uniojeda facultad de ciencias administrativas cátedra: sistemas presupuestarios

UNIOJEDAFacultad de Ciencias AdministrativasCátedra: Sistemas Presupuestarios

Profesora: Sandra J. Estrada

Guía Nº 5. Cálculo del Presupuesto de Materiales y del Presupuesto de Compra de Materiales

El Presupuesto de Materiales, establece la cantidad y el costo de los materiales e insumos requeridos según el Presupuesto de Producción e Inventario, del cual se alimenta.

En este presupuesto es sumamente importante determinar en primer lugar la cuota de materiales, que no es más que el requerimiento mínimo de insumos para fabricar una unidad del producto.

Al determinar la cuota de materiales se debe tener cuidado de no confundir las cantidades y la presentación en que se requiere utilizar el producto y la presentación o cantidad en que la empresa lo adquiere.

Por ejemplo, si una empresa se dedica a fabricar zapatos, necesitará con toda seguridad pega de zapatero en una cantidad muy mínima para cada par de zapatos, pero al momento de hacer sus pedidos, la empresa compra en galones, pipas o barriles de pega, que es la presentación industrial en la el insumo llega a la empresa. Este aspecto genera mucha confusión al momento de calcular este presupuesto.

Presupuesto de Materiales (P.M.)

Elaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

Para calcular el P.M. (Presupuesto de Materiales) se requiere el Presupuesto de Producción e Inventario P.P.I., que es el que indica las cantidades a producir y sobre lo cual, la empresa debe garantizar la disponibilidad de materias primas e insumos para que el proceso productivo no se detenga. Supongamos el ejemplo de una empresa que fabrica un tipo de pan y utiliza los siguientes productos:

Datos del Ejercicio:

Harina de trigo : 200 grs.Azúcar: 125 grs.Huevo: 3 unidades

Leyenda:

P.M. = Presupuesto de MaterialesP.P.I.= Inventario de Producción e Inventario

La empresa adquiere:-La harina de trigo en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40-El azúcar en sacos de 7,5 Kgs. a Bs. 52,50-Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92

Para la fabricación del pan, la empresa requiere:

Se pide calcular el Presupuesto de Materiales (Valuado)

Mes de abril Presupuesto de Producción

1era. Semana 1.250

2da. Semana 1.480

3era. Semana 1.370

4ta. Semana 1.520

Total unidades 5.620


Lo primero que debe hacerse para el cálculo del P.M. es el cuadro de la Cuota de Materiales, como sigue a continuación:

Cuota de MaterialesA B A x B

Cantidad Costo Unit. ValorHarina de trigo

Azúcar

Huevos

Retomando los datos del ejercicio tenemos los requerimientos de la empresa:

Se procede a ubicar los datos en el cuadro para calcular su costo unitario

125 Grs.200 Grs.

3 Unid.

Harina de trigo : 200 grs.Azúcar: 125 grs.Huevo: 3 unidades

Para calcular el costo unitario de cada insumo, se divide el costo total entre los kilos, litros, unidades, etc., según sea la presentación. Como ya estos datos son conocidos, se aplica una regla de tres:

Si 5 Kgs. de harina cuestan Bs. 40

1Kgs. de harina cuánto cuesta? X

X =1 x 40

5 = 8 Bs/Kgs.

Pero como este resultado está en Kilos y lo necesitamos en gramos, sólo dividimos entre mil, porque es la cantidad de gramos que tiene un Kilo. Por lo tanto 8 entre 1000, da 0,008 que es el costo unitario de 1 gramo de harina de trigo y lo colocamos en el cuadro de cuota de materiales

0,008


Prosiguiendo con la Tabla de la Cuota de Materiales, tenemos:



Azúcar

Huevos

125 Grs.200 Grs.

3 Unid.

Si 7,5 Kgs. de azúcar cuestan Bs. 52,50 1Kgs. de azúcar cuánto cuesta? X

0,008

En el caso del azúcar se tiene:

X =1 x 52,50

7,5 = 7 Bs/Kgs.

1000 = 0,007 grs.

0,007

Si 36 unid. De huevos cuestan Bs. 92 1 huevo cuánto cuesta? X

X =1 x 92

36 = 2,55 Bs/Unid.

En el caso de los huevos se tiene:

2,55

Luego estos montos se multiplican

Y se obtienen los costos unitarios de cada insumo y del producto

1,600,887,65

10,13 Costo Unitario de la fabricación de 1 pan


Harina de Trigo Azúcar Huevos

Con estos datos de la Cuota de Materiales calculados y con el Presupuesto de Producción, se procede a realizar el Presupuesto de Materiales



Azúcar

Huevos

125 Grs.200 Grs.

3 Unid.

0,0080,0072,55

1,600,887,65

10,13

Mes de abril Presupuesto de Producción

1era. Semana 1.250

2da. Semana 1.480

3era. Semana 1.370

4ta. Semana 1.520

Total unidades 5.620


Multiplicando el P.P.I de cada periodo por la cantidad de producto requerido por unidad, se obtiene el P.M. de cada Producto, como sigue:

Esto

Por esto

Da esto

Gramos Unidades

Es necesario transformar los Gramos a Kilos dividiendo entre 1000 los renglones de Harina y de azúcar

Esto entre 1000 Da esto

250.000

296.000

274.000

304.000

156.250

185.000

171.250

190.000

3.750

4.440

4.110

4.560

1.124.000 702.500 16.860

Kilogramos Unidades

250,00

296,00

274.00304,00

156,25185,00

171,25190.00

3.7504.440

4.1104.560

1.124,00 702,50 16.860

Costo de Producir 1 pan:

Presupuesto de Materiales

Se repite el Procedimiento para todos los insumos

Quedan igual


Presupuesto de Materiales (Valuado)


Bolívares

2.000,00 1.093,75 9.562,502.368,00

2.192,002.432,00

1.295,00

1.198,751.330,00

11.322,00

10.480,5011.628,00

8.992,00 4.917,50 42.993,00 56.902,50

Presupuesto de Materiales (Valuado)

Siempre es importante valuar cualquier tipo de Presupuesto, ya que, como herramienta de gestión que está implícita en todo el proceso administrativo (Planificación, Organización, Dirección y Control), es imprescindible

brindar con él, a quienes toman decisiones, toda la información que sea importante aprovechando todas las posibilidades que ofrece, por ejemplo: sumar los montos por periodo, por producto, etc. Como en este caso,

en el que no sólo se está dando el total por producto, sino también el Total absoluto y el total por periodo, y no sólo se está ofreciendo información en unidades, sino, en bolívares que es, en definitiva, lo más importante.

12.656,2514.985,0013.871,25

15.390,00

I

II

III

IV

Semana Totales

Totales

Comprobación: Si se divide el TOTAL obtenido en el P.M.V. (Presupuesto de Materiales Valuado) entre el Total del P.P.I. debe obtenerse el Costo de fabricar una unidad de pan: 56.902,50 entre 5.620 = 10,12 valor aproximado al 10,13, que no da exacto en función de todos los redondeos que se hicieron durante el proceso de cálculo. Los resultados dan fe de que el Presupuesto está correctamente calculado.


Kilogramos Unidades

250,00

296,00

274,00304,00

156,25185,00

171,25190,00

3.7504.440

4.1104.560

1.124,00 702,50 16.860


Presupuesto de Compra de Materiales (P.C.M.)Una vez que la empresa determina su necesidad de materiales (Presupuesto de Materiales) y cuánto le cuestan esos requerimientos, debe planificar su adquisición en función de sus existencias en inventario y de lo que considere su inventario óptimo. Este presupuesto sólo puede calcularse cuando se conocen las necesidades reales de adquisición de productos o insumos, pues de lo contrario se estaría siendo muy subjetivos en las decisiones y esos aspectos causan mucho daño a las finanzas de la empresa.

El Presupuesto de Materiales, como ya fue señalado, indica la cantidad exacta de insumos necesarios para producir según lo que estableció previamente el Presupuesto de Producción e Inventario e indica el punto de partida para el cálculo del Presupuesto de Compra de Materiales. Teniendo a mano esta información, sólo se requiere el Inventario Inicial y Óptimo de cada insumo.

Insumo Inventario Inicial (Ii)

Inventario Óptimo (Iópt)

Harina de Trigo 7 sacos 9 sacosAzúcar 4 sacos 7 sacosHuevos 3 cartones 5 cartones

Presupuesto de Materiales


Kilogramos Unidades

250,00

296,00

274,00304,00

156,25185,00

171,25190,00

3.7504.440

4.1104.560

1.124,00 702,50 16.860Hay que tener presente que, como ya se mencionó, la empresa adquiere:-La harina de trigo en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40-El azúcar en sacos de 7,5 Kgs. a Bs. 52,50-Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92


MUY IMPORTANTEEs menester mencionar el hecho de que, en este tipo de presupuesto es sumamente importante tener siempre presente en qué unidad están expresados los valores, porque un error muy común es el de confundir Kilos con gramos o con sacos, es decir, trabajar con varias unidades a la vez, sin percatarse de que hay que unificar. O bien se trabaja en Kilos o en gramos o bien en toneladas, pero lo importante es unificar todo a la misma unidad y, posteriormente dejar las cantidades expresadas en la unidad en que la empresa adquiere el producto. Ejemplo: si se estuviera trabajando con litros de leche, probablemente sería más fácil llevar todo a esa unidad, pero una vez que se va a totalizar y a valuar el presupuesto, se debe llevar a la unidad que la empresa utiliza para sus compras al mayor, por ejemplo: metros cúbicos o toneladas, según sea el caso, porque de esa manera ya la información es definitiva y facilita el proceso de pedidos a proveedores.

En este ejemplo, como se tiene el Presupuesto de Materiales expresado en Kilos de harina y azúcar y en unidades de huevos , pero los inventarios están expresados en sacos y en cartones, se debe elegir entre:-Transformar el P.M. a sacos y cartones.-Transformar los inventarios a kilos y a huevos. La segunda propuesta es más fácil porque son sólo 6 datos a transformar. Para hacer la transformación de modo que se pueda utilizar el P.M. tal como está, habría que proceder como sigue:



Harina de Trigo

7 sacos 9 sacos

Azúcar 4 sacos 7 sacos

Huevos 3 cartones 5 cartones

-La harina de trigo viene en sacos de 5 Kgs. a Bs. 40-El azúcar en sacos de 7,5 Kgs. a Bs. 52,50-Los huevos en cartones de 36 unidades a Bs. 92 De 5 Kgs. c/u son:

7 sacos



Harina de Trigo

Azúcar

Huevos

35 Kgrs.

4 sacos

De 7,5 Kgs. c/u son:

30 Kgrs.3 cartones

De 36 huevos son:

108 huevos

45 Kgrs.

52,5 Kgrs.

180 huevosElaborado por. Lcda. Sandra J. Estrada MSc.

Periodo P.M. Iópt IF Ii P.C.M1 Semana

II Semana

III Semana

IV Semana

Total

P.M. Harina de

Trigo

250,00

296,00

274,00304,00

1.124,00



Harina de Trigo 35 Kgrs. 45 Kgrs.

El Presupuesto de Compra de Materiales se calcula uno a la vez. Comenzando con el de Harina de Trigo, se tiene:

250,00

296,00

274,00304,00

1.124,00

250,00

296,00

274,00304,00

1.124,00

45

45 4545

P.C.M. = P.M. + IF - Ii

I.F. = P.M. + Iópt

35

Aplicando las fórmulas, se tiene:

295,00 510,00

295,00341,00 342,00319,00

349,00341,00 252,00

319,00 334,001.438,00



II Semana

III Semana

IV Semana

Total

P.M. Azúcar

156,25

185,00

171,25190,00

702,50



Azúcar 52,5 Kgrs.

Continuando con el azúcar:

156,25

185,00171,25

190,00 702,50

156,25

185,00

171,25190,00

702,50

52,5

52,5 52,552,5

P.C.M. = P.M. + IF - Ii

I.F. = P.M. + Iópt

30 Kgrs.


208,75 335,00

208,75237,50 213,75223,75

242,50237,50 157,50

223,75 208,75915,00

30


II Semana

III Semana

IV Semana

Total

P.M. Huevos

3.750

4.440

4.1104.560

16.860



Huevos 180 h.

Y finalmente los huevos:

3.750

4.4404.110

4.560 16.860

3.750

4.440

4.1104.560

16.860

180

180180180

P.C.M. = P.M. + IF - Ii

I.F. = P.M. + Iópt

108 h.


3.930 7.572

3.9304.620 5.1304.290

4.7404.620 3.180

4.290 5.01021.492

108

Periodo P.M. Iópt IF Ii P.C.M1 Semana II Semana III Semana IV Semana

Total

3.750

4.440

4.1104.560

16.860

180

180

180

3.930 7.5723.9304.620 5.130

4.290

4.740

4.620 3.780

4.290 5.01021.492

Periodo P.M. Iópt IF Ii P.C.M1 Semana II Semana III Semana IV Semana

Total

156,25185,00

171,25

190,00 702,50

52,5

52,5

52,5

208,75 335,00

208,75237,50 213,75

223,75

242,50

237,50 157,50

223,75 208,75915,00

Periodo P.M. Iópt IF Ii P.C.M Kilos1 Semana II Semana III Semana IV Semana

Total

250,00296,00274,00304,00

1.124,00

45 45

45

295,00 510,00295,00341,00 342,00

319,00349,00

341,00 252,00319,00 334,00

1.438,00

45

52,5

180

35

30

108

En este punto, sólo queda transformar los resultados por insumo, según la forma en que la empresa adquiere el producto y valuar el Presupuesto

P.C.M. Sacos Valuado 102 4.080,00 68,4 2.736,00 50,4 2.016,00 66.8 2.672,00

287,60 11.504,00

P.C.M. Sacos Valuado44,66 2.344,6528,5 1.496,25

21 1.102,50

27,83 1.461,07122,00 6.404,47

P.C.M. Cartones Valuado210,33 19.350,36

142,5 13.110,00

105,00 9.660,00

139,16 12.802,72

580,32 54.923,08

Harina de Trigo

Azúcar

Huevos

Total PCM Valuado 72.831,55

Espero hayan comprendido la

explicación.


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