unidad 7 - planificacion y diseÑo del metodo de auditoria _planificacion estrategica_

Universidad Nacional de Formosa Cátedra: Auditoría

Facultad de Administración, Economía y Negocios

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UNIDAD Nº7 PLANIFICACION Y DISEÑO DEL METODO DE AUDITORÍA (Planificación Estratégica) Planificación previa: Aceptación del cliente, Términos de referencia, Carta Compromiso o Convenio de auditoría, Obtención de un conocimiento apropiado del ente (antecedentes y obligaciones legales del cliente), Comprensión del ambiente de control, Comprensión del proceso contable y del uso de las computadoras, Realización de procedimientos analíticos preliminares. Auditoria en ambientes Computarizados. OBTENCIÓN DE UN CONOCIMIENTO APROPIADO DEL ENTE El desarrollo de un plan de auditoria efectivo y eficiente diseñado para las características de la empresa cliente y los riesgos asociados a sus estados contables requiere entender el negocio del cliente con suficiente grado de detalle. Para obtener información sobre el negocio de su cliente, el auditor debe mantener conversaciones con los directivos de la entidad, visitar las principales localizaciones, revisar informes y otros documentos, y comprender los factores internos y externos que puedan afectar los hechos y transacciones que se exponen en los estados contables. Asimismo, debe observar los procedimientos usados por la dirección superior para controlar la gestión y el proceso contable. CONVERSACIONES CON LOS DIRECTIVOS DE LA ENTIDAD Estas reuniones serán celebradas por el auditor con el directorio, o en su caso, con la gerencia general, y el comité de auditoría. Además, deberá reunirse con la gerencia de finanzas y control y con otros funcionarios responsables de áreas relevantes, tales como producción y comercialización. Resulta conveniente conversar con estas personas los siguientes asuntos relacionados con la auditoria:

� Sus preocupaciones clave (por ejemplo, nueva competencia, pérdida de un cliente o proveedor importante, cambios en la legislación impositiva, etc.).

� La posición financiera de la entidad, sus resultados recientes y sus proyecciones.

� Las operaciones y sucesos económicos que puedan afectar los estados contables o presentar problemas de contabilidad o auditoría fuera de lo común (por ejemplo, fusiones, adquisiciones de empresas, arrendamientos, etc.).

� Otros cambios significativos en el negocio (por ejemplo, en la propiedad o en la gerencia, fuentes de financiamiento, políticas contables, estrategias & negocios).

� La estructura organizacional y los procesos que se usan para planear, coordinar y controlar las actividades de la organización y, en particular, el proceso contable.

Además, si la empresa tiene un Departamento de Auditoria Interna, es conveniente reunirse con las personas que lo integran para indagar sobre su ubicación dentro de la estructura de la organización, sus planes y programas de trabajo y cualquier hallazgo significativo que hayan obtenido en sus labores.



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VISITA DE LAS PRINCIPALES UBICACIONES

Las visitas a las localizaciones de la entidad son particularmente importantes en los casos de empresas que tienen sucursales o administraciones descentralizadas por localización geográfica, especialmente si están en otro u otros países. Los cambios de condiciones en los negocios locales así como los cambios en la legislación pueden incrementar el riesgo de auditoría.

Las visitas permiten al auditor conocer la gerencia local y los factores locales que se relacionan con el negocio. Además, conocer desde adentro las operaciones que realiza y que constituyen la base de los registros contables. Durante esas visitas, el auditor recorre la planta y otras instalaciones operativas. Esto le permite apreciar mejor la situación en conexión con el planteamiento de procedimientos de auditoría en el área de bienes de cambio y bienes de uso, en particular la inspección ocular de esos activos.

REVISIÓN DE INFORMES Y OTROS DOCUMENTOS

La Dirección utiliza una multiplicidad de informes de carácter económico financiero para monitorear el negocio. La base de estos informes radica en la contabilidad de la organización. Esa información puede ser útil al auditor para el proceso de comprender mejor el negocio de su cliente. La información puede ser interna o externa.

Fuentes internas de información

� Estados contables trimestrales y anuales.

� Pronósticos y presupuestos.

� Análisis económicos y financieros.

� Actas de directorio, comité ejecutivo, comité de auditoria y sindicatura.

� Informes de auditoría interna.

� Declaraciones impositivas y correspondencia relacionada.

� Manuales de políticas y procedimientos.

Fuentes externas de información

� Periódicos y publicaciones de negocios.

� Bases de datos que proporcionen comparaciones con los principales competidores y promedios del ramo.

� Legislación y declaraciones gubernamentales relacionadas con la entidad.

COMPRENSIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS QUE AFECTAN AL NEGOCIO

Los factores internos clave que afectan al negocio y los estados contables del cliente pueden clasificarse en:



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a) Propiedad y estructura administrativa

El conocimiento de la propiedad y estructura administrativa permite identificar personal clave, así como a las compañías relacionadas y las transacciones que se hacen con ellas y que debe exponerse separadamente en los estados contables. Asimismo, permite conocer de qué modo se toman las decisiones en la empresa.

Para ello deben identificarse los accionistas importantes y las compañías controladas y vinculadas. Es conveniente conocer el papel del directorio y del comité de auditoría, las líneas de autoridad y la responsabilidad de emisión de la información.

Respecto de la gerencia, es necesario evaluar sus actitudes y preocupaciones, el grado de centralización, la información que emplea para controlar y las modalidades de su retribución.

b) Objetivos del negocio

Las cuestiones relacionadas con este factor permiten al auditor una mejor comprensión de los estados contables. Para ello es útil conocer el ramo de actividades y las unidades de operación, los principales productos y servicios, los planes de adquisiciones, disposiciones y fusiones, los proyectos de investigación y desarrollo, las nuevas plantas y equipos y sus fuentes de financiación, y los cambios previstos en la tecnología informática.

c) Operaciones

Los asuntos relacionados con este factor incluyen las etapas y los métodos de producción y distribución, los mercados a los que se sirven, los factores del costo de los productos, la capacidad operativa y condiciones de la planta y equipos, los procedimientos de control de calidad, el régimen de remuneraciones e incentivos para los dependientes, las políticas de precios, descuentos y financiación y la forma de publicidad & los productos que se venden.

d) Finanzas

Las cuestiones vinculadas con las finanzas incluyen la naturaleza y oportunidad del flujo de fondos, las prácticas del manejo de efectivo y las políticas de inversión de los fondos, las fuentes de financiación de la empresa, el grado de exposición cambiaria y las garantías otorgadas y otros compromisos tomados con entes financieros.

e) Personal

Los asuntos por considerar respecto de este factor son la capacidad y experiencia del personal clave, los programas de entrenamiento y evaluación, los convenios celebrados, las políticas de contratación, remuneración, promoción, incentivo y despido y la política de rotación de la alta gerencia y personal clave.

f) Políticas contables

Los aspectos que deben observarse respecto de este ítem incluyen las políticas contables vigentes y las modificaciones que la empresa disponga hacer, los cambios previstos en el negocio que pudieran afectar a las políticas contables y su compatibilidad con las NCP y las prácticas que utiliza la empresa que sean complejas o controvertidas.

Un aspecto importante es analizar si la compañía debe preparar estados contables adicionales utilizando normas contables vigentes en otros países. Por ejemplo, si la compañía controlada está radicada en los Estados Unidos, deberá preparar, además del balance local, uno siguiendo los principios de contabilidad



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generalmente aceptados en ese país ((JS GAAP), para que pueda ser consolidado en los estados contables de la matriz.

g) Asuntos generales

El auditor debiera, también, conocer los litigios pendientes o amenazas de litigios, las jurisdicciones impositivas y la situación de la empresa frente a los impuestos, los asuntos pendientes con las autoridades de control y los requisitos legales y reglamentarios sobre información contable o financiera.

Factores externos que afectan al negocio

a) Asuntos del ramo de actividades del cliente

Estos asuntos incluyen, entre otros, el análisis de los progresos tecnológicos en la industria, el grado de competencia en el ramo, la evolución de los precios, las restricciones de financiamiento, las eventuales restricciones en el abastecimiento, los cambios en las normas impositivas, reglamentarias o informativas.

b) Entorno general del negocio

Respecto de este factor, caben considerar las fluctuaciones en las tasas de interés y tipos de cambio, las variaciones en los precios de las materias primas básicas, las fluctuaciones en la demanda, la política gubernamental en materia de comercio interior y exterior y las normas de control ambiental, entre otras.

c) Comparación con ¡os competidores

Este factor incluye los análisis de estados contables de la firma auditada comparados con sus competidores de manera de establecer su posición relativa en la industria, sus fortalezas y debilidades. Esta comparación, llamada “benchmarking”, a su vez proporciona datos útiles para apreciar, si existieran, activos excesivos, gastos fuera del promedio, etc.

d) Leyes y marco regulatorio

Todo ente está sujeto a las leyes generales y particulares y, en su caso, marco regulatorio específico. Por ejemplo Ley de Entidades Financieras y marco regulatorio del Banco Central.

Comprensión del proceso de control de la dirección

El auditor necesita conocer el proceso utilizado por la dirección para controlar la gestión y el proceso contable. Ello lo ayudará a planear mejor la auditoria, ya que le permitirá:

o Identificar factores que afecten su evaluación del riesgo;

o Planear con mayor eficiencia el análisis de los controles con un enfoque “de arriba hacia abajo” (top-Down) es decir evaluando primero los controles globales que ejercita la gerencia y luego, en la medida necesaria, los controles del detalle;

o Identificar cuestiones relativas a los controles clave que pueden significar aportes constructivos para la gerencia de la organización;

o Identificar información que pueda ser utilizada en la aplicación de procedimientos sustantivos de revisión analítica.



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El auditor necesita obtener una comprensión general del proceso que la dirección superior usa para identificar, analizar y manejar los riesgos de control y sus efectos en la información contable sujeta a la auditoria Resulta útil indagar sobre qué tipo de información utiliza la dirección para controlar el negocio.

“Comprensión del ambiente de control”

Incluye las condiciones bajo las cuales están diseñados, se implantaron y funcionan:

• El proceso contable del cliente, y

• Los controles internos

Los componentes del ambiente de control son:

1. Las características, principios y estilo d e operación de la gerencia.

2. El compromiso de la dirección con la razonabilidad de la información contable.

3. La actitud & la dirección respecto del diseño y mantenimiento de controles internos contables confiables.

4. La habilidad de la gerencia para controlar el negocio.

5. Las actividades del directorio y del comité de auditoría.

El auditor apreciará si el ambiente de control conduce a un sistema contable confiable y a un control interno efectivo. Si ello es así, confiará parte de su seguridad de auditoría en el funcionamiento de los controles internos, luego de probarlos.

COMPRENSIÓN DEL PROCESO CONTABLE Y EL USO DE LAS COMPUTADORAS

El auditor debe lograr un entendimiento de la estructura y funcionamiento del sistema de información contable, que le permita identificar los riesgos específicos asociados con el proceso contable en cada ciclo de negocio y por lo tanto desarrollar un plan de auditoria adecuado. Este debería obtener una conclusión preliminar sobre:

o La aparente confiabilidad del proceso contable en cada ciclo de negocios.

o Si el ambiente de P.E.D respalda la confiabilidad de la información contable.

Una cuestión importante a tener en cuenta es que los sistemas contables que tengan las siguientes características, generalmente albergan errores intencionales o actividades fraudulentas:

o Estado general del sistema y los registros contables desordenados.

o Procedimientos de control relacionados mínimos o no efectivos.

o Sistema de información gerencial inadecuado.



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Las actividades que el auditor debe ejecutar para obtener una comprensión del proceso contable son:

1 -Clasificación del uso de las computadoras:

Se debe tener una idea concreta del uso del P.E.D que utilice el cliente para conocer la importancia que posee en el proceso contable y administrativo de la entidad y a su vez para evaluar la relevancia de los controles establecidos. Se clasifican en:

• Grado de utilización: se analizan los ciclos de operaciones de la organización y si utilizan computadoras o información general para efectuar y controlar sus actividades. Se las califica de uso limitado al uso extendido o penetrante.

• Complejidad: se tendrá en cuenta ciertos factores, destacándose los siguientes:

1. La complejidad de los cálculos hechos por el sistema.

2. Si el sistema procesa múltiples tipos de transacciones.

3. Existencia de intercambio de datos electrónicos con clientes o vendedores. Se clasifican en una escala que va de sencillo o simple a complejo.

• Importancia para el negocio. Se determina la importancia del P.E.D para la conducción y control del negocio. Por ejemplo: La desorganización que podría ocurrir si no se utilizan por un tiempo los sistemas de computación. Se lo califica desde importancia limitada a muy importante.

Clasificaciones por el cliente:

Dominante: es cuando el grado de uso es extendido, el ambiente de computadoras es complejo y los sistemas de computación son muy importantes. El auditor deberá lograr una comprensión de los mismos y la estructura de controles por computadoras.

Menor: cuando el uso está restringido a tareas sencillas que tienen Importancia limitada para el negocio.

Significativo: si se usa la computadora menos que el dominante pero más que el menor. Generalmente la mayoría de las empresas se encuentran en estas categorías.

Para entidades con computación dominante puede ser necesario contratar a un especialista en seguridad de P.E.D y trabajar con él en la comprensión del proceso contable. Deben establecer un plan rotativo y probar los controles del sistema de computación.

2- Preparación de un resumen del proceso contable:

2.1- Identificación y descripción de los ciclos de negocios importantes: sus ciclos varían según el tipo de empresa y de actividad que desarrollan. El auditor debe identificar las transacciones y saldos de cuentas significativas que intervienen en cada ciclo de negocios.



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2.2 - Comprensión de las actividades principales de negocios, incluyendo los sistemas de información significativos: la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos realizados varía según el tamaño y la complejidad de la organización y su proceso contable, además de los tipos de actividades de control presentes en la organización. Identificación de controles en cada ciclo: se obtiene conocimientos sobre los controles y su confiabilidad en el proceso de información contable.

2.3- Comprensión del ambiente del P.E.D para cada ciclo de negocios: el auditor debe tener conocimiento de las actividades realizadas y si son efectuadas por el cliente o por un agente externo o ambos. También necesita identificar la ubicación del procesador central y de las demás computadoras para determinar si las actividades de control respaldan el proceso de información confiable.

2,4- Documentación del relevamiento del proceso contable: para cada ciclo de negocios el auditor documenta:

� los saldos de las cuentas afectados por el ciclo de negocios.

� las actividades principales del ciclo de negocios.

� por cada actividad principal una descripción del flujo de las transacciones desde el inicio hasta la siguiente actividad principal de los estados contables.

2.5- Obtención de conclusiones preliminares: el auditor debe obtener una conclusión preliminar sobre:

� la confiabilidad aparente del procesamiento de la información contable dentro de cada ciclo de negocios importantes y

� si cada ambiente de procesamiento de la computadora respalda la información contable.

Además se debe considerar lo siguiente:

• calidad aparente del procesamiento - la presencia de actividades de control apropiadas si las políticas o procedimientos han cambiado significativamente la experiencia y competencia del personal.

3- Realización de procedimientos analíticos preliminares:

El auditor debe ejecutar estos procedimientos sobre los estados contables para identificar saldos o relaciones excepcionales o inesperadas que puedan indicar un riego específico de cifras erróneas importantes. Además debe identificar cuestiones que puedan poner en duda la capacidad de la entidad para continuar como una empresa en marcha y a mejorar su comprensión sobre el negocio del cliente .La revisión analítica preliminar se dirige a saldos de cuentas totalizados a un alto nivel y ala relaciones o cocientes entre estos saldos.

3.1 - Identificación de saldos o relaciones excepcionales o inesperadas:

La situación ideal se presenta cuando el auditor dispone de un ejemplar no auditado de los estados contables sujetos a examen, como a menudo eso no es posible tratara de obtener estados contables del periodo intermedio mas reciente. Para las entidades que no preparan estados contables intermedios, el auditor utilizara información contable relativa a saldos de cuentas especificas, la deberá obtener del mayor general. Salvo que se trate del primer año, las compañías presentan la información contable en forma comparativa con el mismo periodo del ejercicio anterior y es sumamente útil para la revisión analítica.

El auditor debe comparar la información contable intermedia reciente con la información contable del periodo anterior y en su caso, con los presupuestos del presente año. El objetivo primario en esta etapa es



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identificar condiciones que puedan indicarle riesgos específicos de cifras erróneas significativas. Esto lo hace considerando:

• Cambios excepcionales o la ausencia de cambios esperados en los saldos.

• Cambios excepcionales o la ausencia de cambios esperados en los indicadores económico-financieros claves.

• Relaciones claves de información contable o no contable. Si se identifican saldos y relaciones excepcionales y no pueden encontrarse fácilmente razones para ello, generalmente el auditor considerara que pueden existir riesgos específicos de cifras erróneas .A tal efecto, identificara las cuentas y definirá cuales errores potenciales pueden presentarse.

3.2 - Consideración de las políticas contables y la importancia relativa:

Cuando el auditor cumple con la etapa de comprensión del negocio del cliente, puede haber identificado situaciones que debieron haber originado cambios en la política contable de la empresa o nuevos criterios contables que necesitan ser utilizados .Para ellos debe estar atento si tales cambios se han producido de acuerdo con sus expectativas.

3.3 - Consideración del concepto de empresa en marcha:

La información contable intermedia utilizada en la revisión analítica preliminar puede indicar las tendencia declinantes en las operaciones, la posición financiera, la situación económica, etc., que si son suficientemente serias pueden generar dudas sobre la capacidad de la empresa para mantenerse como una empresa en marcha .En ese caso, el auditor debe procurar recoger información adicional para apreciar si sus dudas pueden ser mitigadas.

Carlos Slosse, expresa que la planificación estratégica, como primera etapa del proceso de

planificación, reúne el conocimiento del ente, la información adicional obtenida como consecuencia de un primer acercamiento a las actividades ocurridas en el período a auditar y resume este conocimiento en la definición de decisiones preliminares para cada componente. Para simplificar la planificación de auditoría, cada ente se divide en partes manejables denominadas componentes. Un componente puede ser uno o varios rubros de un estado financiero, un sistema o circuito administrativo cuyas operaciones afectan a éstos rubros. Un componente podrá dividirse en varios subcomponentes. El proceso de identificación de componentes debe reflejar una perspectiva “de arriba hacia abajo” y concentrarse en asuntos significativos.

ca Reunir el conocimiento acumulado

Obtener información adicional

Tomar decisiones preliminares para los componentes

Planificación Estratégica



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Conocimiento acumulado: La comprensión del negocio del ente es fundamental para realizar una planificación efectiva y una auditoria eficiente. El conocimiento adquirido en trabajos de auditorías recurrentes para un ente en particular tiene un valor agregado que se aprovechará en años sucesivos. En auditorias recurrentes se acumulan conocimientos sobre el negocio, su ambiente de control, su gerencia y sus sistemas de información, contabilidad y control. La evidencia de auditoría obtenida como parte de exámenes anteriores, continúa teniendo relevancia. Un enfoque eficiente de auditoría aprovecha estas realidades confiando en la evidencia de control obtenida en años anteriores. Obtención de información adicional: Luego de reunir el conocimiento de auditoría acumulado, corresponde revisar que sucedió desde la última visita para definir la estrategia a emplear. En esta etapa se analizan aspectos que son aplicables a la auditoria en su conjunto. En primer lugar se definen “los términos de referencia”. Los términos de referencia consiste en determinar cuáles son las responsabilidades que el auditor asume en el trabajo, cuáles serán las responsabilidades en materia de informes, cuáles serán las expectativas, informes especiales e instrucciones que deberán ser completadas, restricciones al alcance del trabajo, etc. Luego se analiza que sucedió en el negocio del ente y cuáles son sus riesgos inherentes. La comprensión de la situación económica del ente es requisito para lograr una auditoría efectiva y un servicio distintivo. Es necesario evaluar el medio en el cual opera, los individuos que conducen la empresa, y los factores que influyen sobre su éxito o fracaso. Además, debe analizarse el desenvolvimiento del negocio dentro de las circunstancias económicas que la economía del lugar presenta (expansión o recesión). Corresponde ahora analizar que sucede en el ambiente del sistema de información. Corresponde determinar cuál es la naturaleza y alcance de los sistemas del ente, cuál es el software de sistemas con que opera, cuáles fueron los cambios ocurridos desde la última visita, cuál es la naturaleza en cuanto a la configuración y estructura de las operaciones computarizadas. Luego corresponde analizar qué cambios ocurrieron en el ambiente de control. El ambiente de control refleja la actitud y compromiso que tiene la gerencia para establecer un clima positivo a la implantación y ejecución de operaciones controladas de los negocios. Un ambiente de control fuerte permite depositar confianza en los controles, mientras que uno débil no lo permite. En el momento de la definición de la estrategia de auditoría corresponderá determinar cuál es el enfoque del directorio y de la gerencia superior hacia los controles, cuál es la organización gerencial y cuál es el marco para que exista el control gerencial. Por último corresponde analizar qué cambios ocurrieron en las políticas contables del ente. Si hubo cambios por decisión del ente, o por cambios en las normas contables aplicables, problemas que en la aplicación de políticas contables se hayan detectado en ejercicios anteriores y el análisis de políticas agresivas o conservadoras que requerirán tareas especiales en la ejecución de la auditoría.



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Decisiones preliminares para los componentes En este momento es cuando se divide al conjunto de la labor de auditoría en componentes. Cuando la empresa sea de tal dimensión, estos componentes serán de segundo nivel y las de primer nivel serán unidades operativas. Por ejemplo, líneas de productos, sucursales, etc. Un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relación directa con partidas presentadas en los EE.CC. La definición de componente está vinculada con el ciclo de transacciones. Así, existe un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a cobrar/Cobranzas; Compras/Cuentas por Pagar/Pagos; Existencias/Costo de producción, etc. Una vez dividido el estado financiero en componentes, corresponde definir para cada uno cuál será la estrategia o enfoque de auditoría a aplicar. Para definir el enfoque el auditor deberá analizar el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitirá determinar qué grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en los sistemas de información y de contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitirá confiar en los controles y se aplicarán pruebas de controles, mientras que un ambiente de control débil requerirá la realización de procedimientos sustantivos. Del ambiente de control va a depender la calidad de las pruebas de auditoría a realizar, mientras que de la evaluación del riesgo inherente va a depender la cantidad de satisfacción de auditoría a obtener. Estimación de niveles de significación El auditor debe considerar en la planificación estratégica el nivel de significación para establecer los montos de errores tolerables durante el desarrollo de la auditoria. Las normas contables admiten desviaciones en cuanto a su aplicación en la medida que no afecten significativamente a la información contenida en los EE.CC. El efecto de una desviación significativa puede motivar algún cambio en la decisión que podría tomar algunos de sus usuarios. Para estimar qué es significativo debe aplicarse el criterio profesional. El nivel de significación suele calcularse inicialmente para cada uno de los EE.CC. básicos en forma separada, para luego seleccionar el nivel más bajo de todos, y fijarlo como monto de error tolerable para el desarrollo de la auditoría.

Obtención de información adicional

• Definir los términos de referencia.

• Analizar el negocio del ente y sus

riesgos inherentes.

• Analizar el ambiente del sistema de

información.

• Analizar el ambiente de control.

• Analizar los cambios en las políticas

contables.



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¿Cuál es la importancia de la definición de la estrategia de auditoría? En esta primera esta primera etapa del proceso de planificación, luego de obtener una información detallada de los cambios ocurridos en el negocio del ente, evaluados los riesgos inherentes y de control, y de establecer el nivel de significación, se define cual va a ser el enfoque a emplear en la auditoría en particular. Una vez definido el enfoque de auditoría, se establece para cada componente en particular que procedimientos específicos deberán realizarse. En la definición del enfoque se requiere la participación de los miembros más expertos del equipo de trabajo. El resultado de la definición de la estrategia de auditoría puede documentarse en un memorando que resuma la obtención de información adicional y la definición del enfoque de auditoría para cada componente. Esta documentación va a ser el in put necesario para la segunda etapa de planificación: la planificación detallada, donde se decidirán los procedimientos específicos a realizar.

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