tema 4 manual de procedimentos

7/23/2019 Tema 4 Manual de Procedimentos

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Msc. Maria A. Noguera G. 1

Sistemas de Gestión de la Calidad

TEMA 4

Manuales de Procedimientos



• Definiciones básicas

• Tipos de manuales

• Elaboración de procedimientos - estructura

• Simbología ANSI Diagramas de Flujo• Implantación del manual

C O N T E N I D O P R O G R A M Á T I C O





Introducción

Manuales deprocedimientos

Organizaciónsistemática

Comunicación Coordinación Dirección Evaluación

Información

D E F I N I C I O N E S B Á S I C A S



• Definición de manual: es un documento de control interno diseñado paradocumentar procesos organizacionales de conocimiento general para losdistintos factores involucrados con la organización.

• Definición de proceso: es un conjunto de recursos y actividades

interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementosde salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones,equipos, técnicas y métodos.

• Definición de procedimiento: describe el método y orden secuencial de

los pasos que se siguen para desarrollar una actividad, de acuerdo con lasnormas y políticas de operación aprobados.


Definiciones básicas





Tipos de manuales

Tipos de Manual

De Organización

De políticas

Deprocedimientos y

normas

De especialistas

Del empleado

De propósitomúltiple

T I P O

S D E M A N U A L E S



• Entonces…..


Definición de manual de procedimientos

Es un documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos

de carácter técnico y administrativo

debidamente estructurados, para

sustentar el funcionamiento y la prestación de

los servicios asignados

a las distintas áreas de la organización, en base a una normatividad y

metodología establecida.




• Constituir una fuente formal y permanente de información y orientaciónsobre la forma de ejecutar un trabajo determinado.

• Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que ofrece una descripción delsistema operativo en su conjunto, así como las interrelaciones de los puestos

de trabajo en la realización de los procedimientos asignados, permitiendouna adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.

• Presentar una visión integral de como opera un área determinada.

•

Lograr continuidad en la ejecución de las actividades independientemente deque cambien los responsables de las mismas.


Funciones del manual de procedimientos




• Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal denuevo ingreso en un área determinada, facilitando su incorporación a lamisma.

•

Facilitar a la alta gerencia la supervisión del trabajo, verificando así elcumplimiento de las actividades de los colaboradores.


Funciones del manual de procedimientos





Pasos para la elaboración del procedimiento

Elaboración deprocedimientos

1. Investigación

2. Análisis

Estudio

Revisión

Análisis3. Diseño

E L A B O R A C I Ó N D E P R O C E D I M I E N T O S




1. Investigación

MetodologíaPlan de

investigación

ReconocimientoDefinición

métodos deinvestigación

Diseño yaplicación deinstrumentos

Identificaciónde actividades

básicas

Identificaciónde

requerimientosInventario de

procedimientos

Del área y de la

forma en como

esta integrada

Normas,

atribuciones,

funciones

Visita guiada,

observación directa,

lectura documental, la

entrevista abierta o

dirigida

Encuesta,

cuestionarios,

entre otros

depuración, actualización,

modificación, sistematización

o la creación





– ¿Qué actividad u operaciones serealizan?

– ¿Para qué?

– ¿Quién (es)?

– ¿Cómo se realiza? – ¿Cuándo se realiza?

– ¿Dónde se realiza?

– ¿Con qué se realiza?


2. Análisis

PrimeroAntecedentes

SegundoSituación Actual

Tercero Análisisde información






3. Diseño

Integración del manual






Manual de

Procedimientos

Presentación yforma

Portada

Contenido

Índice

Introducción

Presentación delprocedimiento

Elementos que integran un manual de procedimientos




Se refiere a la portada del Manual deProcedimientos la cual debe contener los datosmás elementales como son:

• Logotipo de la organización.

• Nombre de la organización.

•

Nombre del área responsable del manual.• Título: Manual de Procedimientos de.

• Fecha de elaboración

• Número y fecha de revisión.

• Firmas de autorización (elaborado, revisado yaprobado), en las cuales se debe indicar:

nombre y firma de la persona, además delcargo.






a) Índice:

– Introducción

– Objetivo del manual

– Presentación de los procedimientos• Nombre del procedimiento

• Objetivo

• Normas y políticas de operación

• Descripción

• Formato e instructivo de llenado

•

Diagrama de flujo (así sucesivamente paracada procedimiento existente).






b) Introducción:Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre elcontenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitosque se pretenden cumplir a través de el. En este apartado seseñalará en forma clara y concisa, los antecedentes principales dela unidad responsable del manual, sus características, ámbito de

acción y adscripción, sin profundizar en ellos. Asimismo, se debemencionar con que estructura orgánica (vigencia) se estáelaborando el manual. También se definirán las técnicas dedifusión, implantación y actualización del instrumento y losresponsables de estas actividades, así mismo se describirá laforma en que se encuentra estructurado el documento con elpropósito de lograr una mejor y mayor comprensión del mismo.






c) Presentación de los procedimentos: este apartado enuncia orelaciona todos los procedimientos que se van a describir en elManual. Se deberán incluir los puntos siguientes:

• Nombre del Procedimiento: debe hacer alusión a la actividadsistematizada.

• Objetivo del Procedimiento: es el fin que se pretende alcanzar.Deberá ser claro y concreto. Se redactan comenzando con un verboen infinitivo. La redacción parte de las siguientes preguntas:

– ¿Qué se hace?: acción expresada en el verbo. – ¿En que área se hace?: área responsable del procedimiento. – ¿Para que se hace?: resultado. –

¿Para quién se hace?: usuario final.






•

Normas y Políticas de Operación: son las bases legales y reglamentariasque sustentan la naturaleza y fines de una actividad. Todos estosdocumentos deberán anotarse cronológicamente, de acuerdo al orden jerárquico que se describe a continuación:

– Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela

– Leyes, Códigos y Convenios Internacionales

–

Reglamentos – Decretos

– Acuerdos

– Circulares y/u Oficios

– Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guías o catálogos)

– Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden

ser incluidos en la clasificación anterior).






•

Descripción de los Procedimientos: es la narración escrita en ordencronológica y secuencial de cada uno de los pasos que se ejecutan pararealizar una actividad. Para ello por lo general se emplea un formatoque posee: – Encabezado(Logotipo de la organización, nombre del procedimiento, así como

también el número de hojas)

– Responsable (indicar el cargo que participan en el desarrollo de las actividades delprocedimiento)

– Número de actividad (indicar con números arábigos el consecutivo de la actividad)

– Actividad (secuencia de pasos de manera consecutiva correspondiente a la actividad)

– Formato/documento (indicar los formatos o documentos originados en el proceso).






•

Descripción de los Procedimientos






• El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.

• La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.

• No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

• Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de documentos, mencionede quien los recibe.

•

Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente del indicativo,en tercera persona del singular, ejemplo; elabora, envía etc. comprensible suredacción.






• Se deberá buscar que las actividades sean agrupadas en etapas parafacilitar su diagramación.

• Enumere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencialógica del procedimiento. Las etapas deben comenzar con adverbioscomo (autorización, verificación, etc.).

• Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola etapa, siempre ycuando sea comprensible su redacción.






•

Formatos e Instructivo de LIenado: los formatos utilizados en laejecución de los procedimientos objeto del manual, deberán anexarseal final de la descripción de cada procedimiento, acompañado de surespectivo instructivo de llenado, mismo que contendrá lasindicaciones correspondientes. Se deben registrar en una tabla dondese indique:

a) Registro (nombre del formato).

b) Tiempo de conservación (lapso que permanece vigente.

c) Responsable de conservarlo (cargo que se encarga del archivo).

d) Código






•

Diagramas de Flujo: un último apartado dentro del manual, loconstituye el diagrama de flujo, el cual, junto con la descripción delprocedimiento permitirá analizar su operatividad, de lo cual puedenderivarse acciones de simplificación de los mismos, que conlleven almejoramiento de las actividades. Esta representación gráfica de losprocedimientos, debe incluirse enseguida de cada procedimiento, o delos formatos, cuando estos se originen.






• Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”.

• Las líneas entre los símbolos, indican el sentido del flujo.

•

La diagramación de los procedimientos deberá iniciarse en la parte superiorcentral de la primera columna, el trazo inicia de arriba hacia abajo y de laizquierda hacia la derecha.

• Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuadadistribución y simetría de los símbolos utilizados.

• Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.



S I M B O L O G Í A A N S I

El i l d di i



• Cada símbolo de actividad deberá numerarse consecutivamente,correspondiendo a la numeración dada en el descriptivo delprocedimiento.

•

El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datosasentados en la descripción del procedimiento, pero con enunciadosbreves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de latercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.

• El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que seesté usando, en forma completa, abreviado, o indicado con sus inícialescuando se componga de tres o más palabras.




El t i t l d di i t



• En el símbolo de documento, cuando se trate de originales, se deberáseñalar con la letra “o” de original, seguido por un guión que significa“hasta” y el número de copias del documento.

• La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales yverticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepciónde los conectores, que podrán entrar en cualquier parte delprocedimiento.

• A cada conector de salida de página le corresponde un conector deentrada a página, marcado con la misma letra, o número.




El t i t l d di i t



• A cada conector de salida de interpágina le corresponde un conector deentrada de interpágina, marcado con el mismo número o letra.

• El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida:

considerando que la línea de entrada se ubicará en la parte superior delsímbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice inferior, el izquierdoy/o el derecho.

• Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo yllegar a un destino final (archivo permanente).




El t i t l d di i t



• No debe haber más de una línea de entrada a cada símbolo y más de unalínea de salida de cada uno de ellos, con excepción de los conectores, quepodrán entrar en cualquier parte del procedimiento.

• Las líneas de salida se iniciarán en la parte inferior del símbolo.

• Cuando se usen copias fotostáticas, se indicará el documento con la letra“f” seguida por el número correspondiente.

• Cuando en el documento se desee indicar cierto número de copias, seanotará el número de cada una de ellas, separadas por comas.




Elementos q e integran n man al de procedimientos



•

Diagramas de Flujo:







• Glosario: consiste en la definición de la terminología técnica utilizadaen el texto del documento. El glosario, presentado por orden alfabético,proporciona elementos para una adecuada comprensión del mismo,facilitando su consulta, deberá presentarse en cada procedimiento.

• Anexos: documentos que sirven como complemento para la aplicacióndel procedimiento, y que se utilizan o generan durante las actividadesdel procedimiento.






• Responsables de la elaboración: están obligados a elaborar y manteneractualizado el manual de procedimientos todas las áreas.

• Causas que originan la revisión y actualización del manual de

procedimientos: surge al modificarse las actividades desarrolladas porcada una de las áreas de la organización. En ese sentido, las áreasestarán obligadas a mantenerlos actualizados, conforme a las bases ylos lineamientos vigentes, para lo cual, los responsables de las mismasdeberán informar oportunamente a los responsables de elaborar eldocumento, sobre todo cambio que se origine y que se tenga queregistrar en el mismo, a fin de que se realicen las adecuacionescorrespondientes.


I M P O R T A N T E



• Validación del Manual de Procedimientos:

Para que el documento adquiera validez legal, debe poseer las firmasde autorización en la portada del mismo.


I M P O R T A N T E

Implementación del manual de procedimientosL




Implementación del manual de procedimientos

Implementación

Instantáneo Proyecto piloto Implementaciónen paralelo

Parcial o poraproximacionessucesivas

Combinación demétodos

I M P L A N T A C I Ó N D E L M A N U A L



Msc Maria A Noguera G 38

MUCHAS GRACIAS!!!

tema 4 manual de procedimentos

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