manual de procedimentos
TRANSCRIPT
BOSCONIA
2009
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO
Pág. INTRODUCCION 3OBJETIVOS 4LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS 5
Objetivos del servicio farmacéutico 5Funciones del servicio farmacéutico 5Requisitos Del Servicio Farmacéutico 6Recurso humano del servicio farmacéutico dependiente. 6
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS 7Método por consumos históricos 7Consumo promedio mensual (cpm). 8Manejo De Stocks En El Servicio Farmacéutico 8
RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS 9Verificación de especificaciones administrativas 9Verificación de las especificaciones técnicas 9
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS 10HOSPITALARIOS
Condiciones locativas 11Sub-areas 12Señalización De Las Subáreas 13Condiciones Físicas 14Ordenamiento por grupo farmacológico. 14Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico 14Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante 14Ubicación 15Control De Los Factores Ambientales 15Condiciones Higiénicas 17
DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MEDICAMENTOS 18Sistema De Existencias Por Piso 19Sistema De Prescripciones Individuales 21Sistema De Prescripción Individual Y De Existencias Por Pisos 22Sistema De Distribución En Dosis Unitaria 22
DISPENSACION DE MEDICAMENTOS 23Características De La Prescripción. 24Contenido De La Prescripción. 25
REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS 25Producto Farmacéutico Fraudulento 25Producto Farmacéutico Alterado 25
INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL. 26
ANEXOS
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
Los Servicios farmacéuticos hospitalarios desempeñen un papel de vital
importancia en cualquier entidad de salud y tenga bajo su responsabilidad el uso
adecuado de los medicamentos en la institución. Este servicio de apoyo
terapéutico tiene unas funciones generales muy importantes dentro de la
estructura del Sistema Hospitalario, las cuales hay que tener en cuenta en el
momento de asumir la responsabilidad de la farmacia en cualquier institución de
salud.
Servicio Farmacéutico es el conjunto de principios, procesos, procedimientos,
técnicas y practicas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los
principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos
adversos presentados dentro del uso adecuado, que deben aplicar las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud publicas y privadas,
establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto a los procesos
aprobados en la prestación del Servicio Farmacéutico”. Es característica
fundamental del modelo de gestión del Servicio Farmacéutico la efectividad, el
principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo.
3
OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERALES
Conocer las actividades del servicio farmacéutico
Aplicar las normas que rigen el servicio farmacéutico
Identificar cada uno de los procedimientos que realiza el servicio
farmacéutico
Comprender la importancia del Servicio Farmacéutico Hospitalario como
Servicio de apoyo terapéutico a nivel hospitalario.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer y definir los circuitos de distribución de medicamentos en una
institución hospitalaria según su nivel de complejidad.
Conocer los diferentes métodos de distribución de medicamentos y saber
como aplicarlos en una institución hospitalaria.
Identificar las areas y sub areas del servicio farmacéutico
Conocer la correcta forma de almacenamiento
Aprender a realizar una correcta dispensación
4
LOS SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Según el decreto 2200 de 2005 es el servicio de atención en salud responsable de
las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos
utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y
rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e
integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
Objetivos del servicio farmacéutico.
El servicio farmacéutico tendrá como objetivos primordiales los siguientes:
1. Promover y propiciar estilos de vida saludables.
2. Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos
y dispositivos médicos y promover su uso adecuado.
3. Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a los
pacientes sobre su uso adecuado.
4. Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes y realizar con el equipo de
salud, todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y
dispositivos médicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad.
Funciones del servicio farmacéutico.
El servicio farmacéutico tendrá las siguientes funciones:
1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios relacionados
con los medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los pacientes y a
la comunidad en general.
2. Promover estilos de vida saludables y el uso adecuado de los
medicamentos y dispositivos médicos.
3. Seleccionar, adquirir, recepcionar y almacenar, distribuir y dispensar
medicamentos y dispositivos médicos.
4. Realizar preparaciones, mezclas, adecuación y ajuste de concentraciones
de dosis de medicamentos, sujeto al cumplimiento de las Buenas Prácticas
de Manufactura exigidas para tal fin.
5. Ofrecer la atención farmacéutica a los pacientes que la requieran.
5
6. Participar en la creación y desarrollo de programas relacionados con los
medicamentos y dispositivos médicos, especialmente los programas de
farmacovigilancia, uso de antibióticos y uso adecuado de medicamentos.
7. Realizar o participar en estudios relacionados con medicamentos y
dispositivos médicos, que conlleven el desarrollo de sus objetivos,
especialmente aquellos relacionados con la farmacia clínica.
8. Obtener y difundir información sobre medicamentos y dispositivos médicos,
especialmente, informar y educar a los miembros del grupo de salud, el
paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de los mismos.
9. Desarrollar y aplicar mecanismos para asegurar la conservación de los
bienes de la organización y del Estado, así como, el Sistema de Gestión de
la Calidad de los procesos, procedimientos y servicios ofrecidos.
10.Participar en los Comité de Farmacia y Terapéutica, de Infecciones y de
Bioética, de la Institución.
Requisitos Del Servicio Farmacéutico.
El servicio farmacéutico deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes
requisitos:
1. Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de
complejidad, número de actividades y/o procesos que se realicen y
personas que laboren.
2. Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografía
y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las
actividades y/o procesos que se realizan en cada una de sus áreas.
3. Disponer de un recurso humano idóneo para el cumplimiento de las
actividades y/o procesos que realice.
Recurso humano del servicio farmacéutico dependiente.
El servicio farmacéutico, estará bajo la dirección de un Químico Farmacéutico
o de un Tecnólogo en Regencia de Farmacia, teniendo en cuenta el grado de
complejidad del servicio, de la siguiente manera:
6
1. El servicio farmacéutico de alta y mediana complejidad estará dirigido por el
Químico Farmacéutico.
2. El servicio farmacéutico de baja complejidad estará dirigido por el Químico
Farmacéutico o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
1. ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS
Este es el procedimiento por medio del cual se realiza la programación de las
compras, es requisito fundamental un buen proceso de estimación de
necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de
medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y
momento oportuno).
Este proceso es de vital importancia ya que este nos garantiza un stock de
acuerdo a las necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto llevarlo a cabo
requiere de mucha responsabilidad y conocimiento.
Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en
que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de
tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las
cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y tener
en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de
la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un programa, o las
variaciones en la oferta de productos en el mercado, procesos virales que se
desarrollan en la comunidad, campañas de promoción y prevención etc.
Existen métodos prácticos para realizar este proceso de estimación como son:
Método por consumos históricos.
Se recopila la información de los elementos (kárdex, comprobantes de entrega,
formatos de consumo, etc.) Que evidencien cómo ha sido el movimiento de los
medicamentos en la institución, durante un tiempo determinado (mínimo durante
seis meses). Con base en esta información se establece el consumo promedio
mensual (CPM) de cada producto.
7
Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el
momento en que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el
medicamento a la institución (tiempo de reposición), se determinan los niveles
mínimos y máximos de existencias, el punto de reposición (cantidad de existencias
a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios
que son fundamentales para la programación y ejecución de las adquisiciones.
Consumo promedio mensual (cpm).
Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los
últimos seis meses (tres meses como mínimo, en caso de no contar con
información de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas del
kárdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con información veraz.
Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los
meses analizados y se divide por el número de éstos, Este proceso consiste en la
compra de los insumos de acuerdo con las necesidades para atender la demanda.
Como apoyo permanente al proceso de adquisición, se cuenta con el comité de
compras, conformado como mínimo por el coordinador medico, enfermera jefe,
regente de farmacia. Su función principal es adjudicar la compra a la mejor oferta,
mediante la consideración de los siguientes aspectos: calidad del producto, precio,
plazo de entrega, condiciones de pago, calidad del servicio, cumplimiento del
proveedor, exclusividad, oportunidad en la entrega y otros.
Una vez realizado el proceso de adquisición pasamos al proceso de recepción.
Manejo De Stocks En El Servicio Farmacéutico
Se define como la cantidad óptima de insumos que debe poseer un servicio
determinado, de tal forma que pueda prestar el servicio sin contratiempos, pero a
la vez sin tener exceso de existencias. Los stocks deben ser definidos por el
Comité de Farmacia y Terapéutica.
8
2. RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS
La recepción es el proceso mediante el cual se realiza la revisión de los
medicamentos solicitados mediante orden de compra realizando una comparación
de lo solicitado al proveedor y lo enviado: cantidades, costo, factura, etc.
(recepción administrativa), y lo establecido por las normas de calidad, la
legislación y lo que el producto muestra (recepción técnica).
Verificación de especificaciones administrativas
Aquí se aplica una revisión todos los productos para verificar si el producto cumple
con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor.
Estas especificaciones son:
Nombre genérico del producto solicitado
Concentración
Forma Farmacéutica
Valor del producto individual y el total de la factura
Fecha y forma de entrega
Cantidad solicitada vs. Cantidad recibida y facturada
Verificación de las especificaciones técnicas
Este proceso permite verificar el grado de cumplimiento de las características
técnicas del producto con respecto a las de referencia establecidas por
normatividad.
Estas especificaciones son:
Fecha de vencimiento
Numero de lote de fabricación
Registro INVIMA
Características físicas y organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase,
embalaje y la forma farmacéutica.
Condiciones de almacenamiento establecidas para el producto
Nombre del fabricante
9
En el proceso de esta revisión se consigna en una planilla con el nombre de
recepción técnica y las especificaciones antes mencionadas.
3. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
HOSPITALARIOS
Almacenar es guardar los medicamentos recibidos bajo técnicas adecuadas que
permitan el mantenimiento de todas sus propiedades intrínsecas y extrínsecas.
Para garantizar el correcto almacenamiento se deben tener en cuenta aspectos
tales como: Diseño del área de almacenamiento, técnicas de almacenamiento,
control de fechas de vencimientos, control de inventarios e indicadores de control.
La escogencia del área de almacenamiento es un factor clave en el proceso ya
que esto depende la garantía de los niveles óptimos de calidad de los
medicamentos y comprende selección del sitio, área o tamaño del sitio y diseño
del sitio.
EL Almacenamiento es considerado como el proceso que asegura la calidad de
los Medicamentos durante su permanencia en la bodega, almacén o farmacia. Es
decir para que cumplan con la función para la cual fueron diseñados.
Las técnicas de almacenamiento son un conjunto de acciones que permiten
disponer de medicamentos que cumplen con las características adecuadas para
su utilización, garantizando la calidad del producto en todo el proceso.
Estas técnicas hacen referencia al ordenamiento, la ubicación técnica de los
medicamentos y el control de los factores ambientales.
Para un correcto almacenamiento de los insumos, tal que nos garantice la calidad
con la que fueron fabricados mientras permanecen en stock, se deben tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
Los medicamentos fotosensibles, de los cuales se debe tener un listado
pegado en el stock, deben almacenarse en recipientes totalmente opacos a
la luz.
10
Las soluciones de gran volumen (dextrosas, solución salina, suero mixto,
Hartman), no deben sacarse de su embalaje original para evitar la
aceleración de su deterioro.
Los medicamentos de control especial al igual que los más costosos
(anestésicos generales) deben almacenarse bajo llave.
Cada medicamento debe tener su espacio definido (nunca deben estar
mezclados) y perfectamente marcado con el nombre genérico y la
concentración en el caso de medicamentos.
Por ningún motivo se deben sacar las formas sólidas (tabletas, cápsulas,
pastillas, grageas del blíster o sello, debido a que fuera de ellos se
deterioran por acción de la luz, la humedad y la manipulación. En caso de
que se encuentren fuera de su empaque en el momento del control, estos
medicamentos se desecharán y deben ser pagados por el responsable del
stock, además debe dejarse constancia de ello en el acta.
Todos los insumos deben estar perfectamente marcados con nombre
genérico, número de lote, fecha de vencimiento y concentración para el
caso de medicamentos.
Los medicamentos que requieren refrigeración se deben conservar en un
termo destinado únicamente para tal fin en este caso se almacenan en una
nevera. Se debe hacer control de temperatura cada vez que haya control de
stock, teniendo cuidado de no colocar los medicamentos directamente
sobre el hielo para evitar su congelación; para un buen almacenamiento, el
hielo se debe aislar con algún medio.
Este proceso considera aspectos tales como:
Condiciones Locativas
Condiciones Físicas.
Condiciones Higiénicas.
Condiciones de Infraestructura.
11
Condiciones locativas:
Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el área de almacenamiento
desde el punto de vista del local utilizado para este proceso.
Se debe tener en cuenta:
- Determinación del tamaño y volumen del área
- Número de medicamentos almacenados (según políticas de compras).
- Características propias del los Medicamentos(los que requieren refrigeración,
los de control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.).
- Numero de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento(el flujo de la
circulación sea adecuado).
- Establecer el diseño del área:
Sub-areas:
Área de Recepción:
Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la farmacia, para
luego ser sometidos al proceso de Recepción (técnica y administrativa) y poder
ser utilizados.
Área de cuarentena:
Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos que por
alguna razón no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados,
problemas en la etiqueta duda, etc..
Área de almacenamiento:
Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de
esta área encontramos:
Zona de embalajes completos
Zona de estanterías (Medicamentos listos para dispensar).
Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos).
Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran).
Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos
que por su naturaleza lo requieran).
12
Área de entrega:
Lugar donde se colocan los Medicamentos que van a ser entregados a los
servicios
Área administrativa:
Espacio en el cual el responsable de la Farmacia, Droguería, debe ubicar su
escritorio y archivo.
Área de servicios sanitarios:
Para evitar que el servicio al publico sea interrumpido inesperadamente.
Señalización De Las Subáreas
La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. De ancho con
letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la
señalización de las subáreas.
AREA COLOR
RECEPCION VERDE
REVISION ROJO
ALMACENAMIENTO AMARILLO
CUARENTENA NARANJA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VIOLETA
MATERIAL RECICLABLE ROJO RAYADO
CADENA DE FRIO AZUL
PREPARADOS MAGISTRALES AZUL RAYADO
ADMINISTRATIVA VINOTINTO
SERVICIOS SANITARIOS BLANCO
SUSTANCIAS INFLAMABLES NARANJA
CONDICIONES FISICAS
ORDENAMIENTO
Consiste en darle una ubicación adecuada y sistemica a los Medicamentos dentro
de la FARMACIA, esto nos permite ubicar fácilmente el Medicamento, lo que
contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un
13
inventario y además ayuda a optimizar el espacio y a la organización y buen
aspecto físico del área, que sea organizada y agradable a la vista.
Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos:
Ordenamiento por grupo farmacológico.
Es bastante utilizado, y es uno de los mas recomendados debido a que facilita
tener agrupados todos los medicamentos que se tienen para una enfermedad
determinada. La desventaja, es que el personal debe se5r capacitado en este
aspecto, seria necesario por parte de ellos distinguir los medicamentos
antiinflamatorios, esteroides, los diferentes antiinfecciosos, etc.
Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico
Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre genérico del medicamento, es
de mucha utilidad porque permite al personal establecer una secuencia a la hora
de hacer los pedidos o en las labores de conteo, se ordena independientemente
del grupo farmacológico al cual pertenezcan, por lo tanto es útil cuando se cuenta
con personal que no esta capacitado en grupos farmacológicos. Tienen la
desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se encuentran separadas
las formas farmacéuticas propias del medicamento.
Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante
Al existir varios métodos de ordenamiento, ninguno de ellos ideal, se debe definir
el método mas apropiado de acuerdo con las características del personal y con el
tamaño del área de almacenamiento con que cuenten.
UBICACIÓN
Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno de los
cuales es el FIFO, siendo el mas utilizado (first in, first out), que significa "primero
en llegar, primero en salir". Otro de los métodos utilizados es por fecha de
vencimiento colocando siempre adelante el que primero se vence .Idealmente
debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo siempre presente que
14
lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando el parámetro
mas critico: la fecha de vencimiento.
CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES
Las propiedades Físicas de los Medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza,
color, etc. Químicas como la estabilidad, la potencia y microbiológicas como la
presencia de gérmenes, pueden en el ALMACENAMIENTO verse afectadas por
factores ambientales como son la Luz, la Temperatura y la Humedad los cuales
pueden denominarse como los tres (3) enemigos ambientales de los
Medicamentos.
- La luz: Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista
Fisicoquímico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial,
estos medicamentos se denominan FOTOSENSIBLES. LOS Medicamentos
fotosensibles generalmente vienen empacadas en blíster de color rojo o ámbar,
frascos color ámbar, ampollas de color ámbar. La recomendación es que este
tipo de medicamentos nunca, y por ningún motivo debe perder el empaque
original de protección (ver listado de medicamentos fotosensibles).
- La temperatura: Es otro de los factores críticos que es necesario controlar
para evitar deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un limite
de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar
indicado en el empaque del producto. Los medicamentos sensibles a la
temperatura reciben el nombre de TERMOSENSIBLES. Se hace necesario
controlar este factor en el área de ALMACENAMIENTO con el objeto de evitar
que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su
potencia o que, peor aun, ya tiene otros productos que pueden ser tóxicos para
el organismo.
Las temperaturas de almacenamiento son:
Temperatura ambiente controlada:
Rango entre 15-30°C
15
La humedad relativa máxima aceptada para el almacenamiento de los
medicamentos es de 50% y 70% de lo contrario se deben tomar las
medidas de control pertinentes para garantizar la calidad de los
medicamentos.
Cadena de Frio
Temperatura comprendida entre 2°c y 8°c,
Proteger de la congelación: La congelación de un producto (por debajo de 0°c.)
además del peligro de quebrarse el envase se acompaña normalmente de la
perdida de la potencia, el rotulo debe traer indicaciones claras para que el
producto no sea congelado.
Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar
termómetros en los lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del
área de almacenamiento donde la temperatura es mas alta, y lo mas importante es
llevar un registro de estas temperaturas (tablas de registros de temperatura,
humedad y cadena de frío).
Además de lo descrito anteriormente se deberá tener en cuenta aspectos tales
como:
Paredes y pisos: deben ser de material de fácil aseo y limpieza.
Buena circulación de aire: apertura de ventanas puertas, colocación de
ventiladores y extractores, etc.
Sitio exclusivo para sustancias inflamables.
Extinguidores de incendios debidamente cargados (saber como utilizarlos por
todo el personal).
Delimitar y señalizar cada una de las subáreas dentro del área de
almacenamiento.
Colocar avisos de "NO FUMAR" y de "NO COMER" dentro del área de
almacenamiento.
16
CONDICIONES HIGIENICAS
Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas
prácticas de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien
almacenados sin problema de tipo microbiológico:
La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de
contaminación (basureros, parqueaderos).
Personal sano
Buenas practicas de higiene personal
Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.
Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.
Lavamanos apropiado y funcionando.
Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partículas
adheridas a las cajas.
Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.
Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos. no se permiten
alimentos, reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre,
muestras de laboratorio, etc.,
No comer en el área de almacenamiento
Limpiar las estibas cada mes.
Instalaciones eléctricas adecuadas (programa de seguridad)
Que el aseo y la limpieza sean un propósito diario.
Implementar programa de bioseguridad
Los medicamentos almacenados requieren un control frecuente de las existencias,
con el objetivo de comparar las existencias físicas contra el movimiento de los
productos, esto permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, y
tener la información adecuada que permite la tomas de decisiones a nivel
administrativo en cuanto a la programación de compras, rotación de inventarios,
devoluciones, etc.
17
Tipos de inventario: inventario general, es el que se realiza a fin de año y sirve
para evidenciar como el fue el manejo, si hubo perdidas o ganancias durante el
ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia.
Inventario periódico: este se realiza a intervalos de finidos de tiempo de acuerdo
con políticas de compra y tiempos de entrega, etc.
Inventario permanente, se llama también inventario de control, y se realiza cada
que hay un movimiento del producto y ayuda a detectar de forma rápida cualquier
inconsistencia, permitiendo acciones correctivas ágiles.
4. DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MEDICAMENTOS
La distribución a nivel hospitalario de medicamentos es la forma de entrega de
medicamentos en los diferentes servicios hospitalarios para ser administrados a
los pacientes, también esta relacionada con el grado de complejidad de la
institución hospitalaria y la normatividad vigente.
La distribución interna ocurre en el ámbito hospitalario, pues los hospitales
cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el
servicio farmacéutico para ser utilizados en la atención de los usuarios del
respectivo servicio.
La distribución interna ocurre en el ámbito hospitalario, pues los hospitales
cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el
servicio farmacéutico para ser utilizados en la atención de los usuarios del
respectivo servicio.
La distribución que realiza un servicio de farmacia al interior de la institución
hospitalaria puede ser por piso (stock), por pedido / paciente (para un día de
tratamiento o más) o por dosis unitaria. En un sistema de distribución de
medicamentos por dosis unitaria, la dispensación de la dosis de medicamentos
necesaria para cada paciente, previamente preparadas para cubrir un período de
tiempo de 24 horas, ocurre a partir de la interpretación de la orden médica por
parte del farmacéutico.
18
La forma tan desarticulada como funciona actualmente el sistema de distribución
interna en muchos hospitales, impide que los procedimientos y el resultado final no
sean los mejores paro la institución, conllevando a ésta a obtener pérdidas por
manejos inadecuados (flujo de información inadecuada, falta de normalización,
desconocimiento de parámetros, personal insuficiente, horarios de distribución de
almacén y farmacia restringidos).
Los sistemas de distribución de medicamentos comprenden el curso que sigue el
medicamento desde que entra en la farmacia hasta que se le administra al
paciente. Por lo tanto, cualquier sistema debe dar las pautas sobre cómo se
maneja el medicamento dentro de la farmacia, cómo se distribuye a todas las
áreas del hospital donde están los pacientes (no solamente las unidades de
enfermería) y cómo se administra al paciente. Un sistema de distribución también
debe proporcionar un programa de inocuidad y de control de calidad para
salvaguardar la distribución y el control de los medicamentos en todas las áreas
dentro de la institución.
Sistema De Existencias Por Piso
Está diseñado para almacenar la mayoría de los medicamentos en forma conjunta
en la unidad de enfermería. Cada área de atención del paciente obtiene la
medicación de la farmacia cuando su reserva del medicamento está por
terminarse o cuando se prescribe una medicación nueva a un paciente. La
medicación se lleva a la unidad de enfermería en envases de un tamaño
predeterminado. La enfermera toma los medicamentos para los pacientes y se los
administra. Algunas medicaciones que no se usan con frecuencia, que requieren
un manejo especial (Antineoplásticos), o que necesitan un control estricto
(Narcóticos), generalmente no se guardan en las unidades de enfermería si no
que se despachan a la unidad de enfermería contra recibo de una receta
extendida a un paciente.
Este sistema ofrece algunas ventajas, tales como:
1. la mayoría de los medicamentos están a la disposición de las enfermeras y
de los médicos en la unidad de enfermería.
2. se extienden menos recetas a los pacientes internados
19
3. la devolución de medicamentos es mínima
4. los requerimientos del personal de la farmacia son más reducidos.
Sin embargo, este sistema de distribución de medicamentos ofrece muchas
desventajas que reducen la eficiencia y confianza en él. Algunas de estas
desventajas son:
1. aumentan las posibilidades de error porque el farmacéutico no revisa las
órdenes individuales de medicación de los pacientes.
2. pérdida económica por la apropiación indebida de medicamentos por parte
del personal hospitalario y porque se administran los medicamentos a los
pacientes antes de cobrarles.
3. aumento del inventario de medicamentos del hospital.
4. costo mayor de pérdida de medicamentos porque caen en desuso o porque
se deterioran.
5. capacidad limitada de muchas clínicas y hospitales para un
almacenamiento adecuado en las unidades de enfermería.
6. peligro mayor de deterioro no detectado que ponga en peligro la seguridad
del paciente.
Sistema De Prescripciones Individuales
El segundo tipo de sistemas de distribución de medicamentos es el de
prescripción o receta individual. una copia de la prescripción médica o de una
receta para reabastecer la reserva de medicamentos de un paciente, se
despachan existencias para tres a cinco días a la unidad de enfermería. Todas las
órdenes médicas se vuelcan en el perfil del paciente en el cual deben figurar como
mínimo el nombre de la medicación, la potencia, la forma dosificada, la vía de
administración, el intervalo de administración y la identificación del farmacéutico.
Los medicamentos de cada paciente se mantienen en una caja separada en la
unidad de enfermería y la medicación que no se usa se devuelve a la farmacia
cuando al paciente se lo da de alta.
Este sistema de distribución ofrece algunas ventajas sobre el sistema de
existencias por servicios ya que permite al farmacéutico revisar las recetas del
paciente y su perfil terapéutico antes de ordenarle medicamentos; aumenta el
20
control sobre la distribución de medicamentos dentro de la institución y permite la
recuperación del dinero porque se cobra por los medicamentos que se administran
a los pacientes en la unidad de enfermería.
Pero el sistema también posee algunas desventajas, entre las cuales cabe
señalar:
1. aumento de la posibilidad de cometer errores causado por la falta de
verificación de las dosis y por la ineficiencia inherente a los
procedimientos usados para planificar, preparar, administrar, vigilar y
registrar durante el proceso de distribución y administración
2. mayor posibilidad de que pierdan medicamentos por desperdicio,
obsolescencia y deterioro.
3. Control inadecuado de la medicación en las unidades de enfermería con
la consecuente acumulación de medicamentos que no se devuelven y
que se usan en nuevos pacientes.
Sistema De Prescripción Individual Y De Existencias Por Pisos
Algunos hospitales adoptan un sistema que combina los dos ya descritos.
Este arreglo “tradicional” que constituye un tercer tipo de sistema de distribución,
utiliza la prescripción individual para la mayoría de las recetas de los pacientes,
junto con la existencia limitada en los servicios de aquellos medicamentos que no
se adecuan al sistema de prescripción individual tales como las sustancias que
exigen un control estricto y la medicación preoperatoria. Este sistema ofrece la
ventaja de que los medicamentos se distribuyen con más eficacia que cuando se
utiliza sólo uno de los sistemas descritos. Sin embargo, no resuelve ninguna de las
desventajas que se observan en cada uno de ellos por separado.
Sistema De Distribución En Dosis Unitaria
El sistema de dosis unitaria implica que el farmacéutico proporcione la medicación
a los servicios bajo cuyo cuidado está el paciente en una dosis única o paquete
unidosificado antes del momento de la administración. Toda medicación se separa
en dosis cuya preparación esté tan avanzada como sea posible para su
administración.
21
Hay varias ventajas de la distribución en dosis unitaria sobre otros sistemas de
distribución de medicamentos previamente discutidos.
Algunas desventajas incluyen el costo inicial superior comparado con el costo
inicial de otros sistemas de distribución de medicamentos, la imposibilidad de
obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis únicas o empaque para
usar una vez, y la resistencia que opone el servicio de enfermería al creer que la
farmacia está invadiendo su campo de responsabilidad.
Ventajas Del Sistema De Dosis Unitaria
1. Incidencia reducida de errores de medicación.
2. Disminución del costo total de la distribución de medicamentos.
3. Utilización más eficiente del personal de la farmacia y de enfermería con un
período de tiempo máximo al cuidado directo del paciente.
4. Perfeccionamiento del control de los medicamentos.
5. Facturación más exacta.
6. Reducción o eliminación del proceso de acreditación.
7. Disminución de la sustracción de medicamentos en las áreas donde se atiende
al paciente.
8. Mayor control de los requerimientos de horario y carga de trabajo de la
farmacia.
9. Disminución del inventario de los medicamentos en la unidad de enfermería.
10. Disminución del tiempo que las enfermeras pasan haciendo el registro de los
medicamentos controlados y centralización del trabajo de planillas en la farmacia.
11. Adaptación fácil a la automatización y computarización.
12. Menor desperdicio de medicamentos.
13. Mayor participación del farmacéutico en la terapia medicamentosa.
En suma, el sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria. Es más
ventajoso que los otros sistemas que se han examinado. Proporciona beneficios
tanto directos como indirectos al hospital pues contribuye una mejor atención del
paciente al tiempo que disminuye los costos.
No todas las instituciones de salud tienen igual complejidad y por ende no prestan
los mismos servicios de salud ni tampoco cuentan con el mismo talento humano.
22
Debido a ello, se hace necesario establecer un protocolo de ajuste de personal”,
acorde con la planta de cargos, que se responsabilice del manejo del sistema de
distribución y específicamente de los stocks.
Es importante destacar que según la norma (Decreto 2200 de 2005) los hospitales
de Segundo, tercer y cuarto nivel en Colombia están en la obligación de
implementar un Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria
SIDMDU, los hospitales de primer nivel de atención deberán establecer un sistema
de distribución interno bien organizado y podrán adoptar el Sistema de Dosis
Unitaria no siendo obligatorio.
5. DISPENSACION DE MEDICAMENTOS
A nivel hospitalario es un proceso que va muy ligado a la distribución y tiene que
ver con toda la información sobre los medicamentos con la que va acompañada la
entrega de los mismos. La farmacia hospitalaria también realiza expendio de
medicamentos en algunas ocasiones, sobre todo en el primer nivel de atención,
para esto debe tener en cuenta varias actividades:
Características De La Prescripción.
Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación
del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica,
utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y
cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de
acuerdo con su competencia.
2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones
necesarias para su administración.
3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia
mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.
4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos
secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las
23
abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la
Institución.
5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento
prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y
administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del
servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la dependencia
que haga sus veces.
6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos
con el diagnóstico.
7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico
decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se
requiera.
8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de
prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes
con su respectiva cantidad.
Contenido De La Prescripción.
La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe
contener, como mínimo, los siguientes datos cuando éstos apliquen:
1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que
prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común
Internacional (nombre genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica.
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10.Período de duración del tratamiento.
24
11.Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en
números y letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13.Vigencia de la prescripción.
14.Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional.
REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS
Es el documento publico expedido por el INVIMA o la autoridad delegada, previo el
procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos tecnico-
legales establecidos el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir,
comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender los
medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con base en productos
naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso
domestico.
El Registro Sanitario Tiene una duración 10 años, mientras se conserven las
características que se le otorgo.
Producto Farmacéutico Fraudulento
- Se considera que un producto farmacéutico fraudulento, el que se encuentra
en una de las siguientes situaciones
- El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización de funcionamiento.
- El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización para su fabricación.
- El que no proviene del titular del registro sanitario.
- El que utiliza envase, empaque o rotulo diferente al autorizado.
- El introducido al país sin cumplir requisitos técnicos o legales establecidos.
- Con marca, apariencia o características de un producto legitimo y oficialmente
aprobado.
- Cuando no este amparado con registro sanitario.
Producto Farmacéutico Alterado
- Se considera que un producto farmacéutico alterado, el que se encuentra en
una de las siguientes situaciones:
25
- Cuando se hubiere sustituido, sustraído total o parcialmente o reemplazado los
elementos constitutivos que forman parte de la composición oficialmente
aprobada o cuando se le hubiere adicionado sustancias que puedan modificar
sus efectos o sus características farmacológicas, fisicoquímicas u
organolépticas.
- Cuando hubiere sufrido transformación en sus características fisicoquímicas,
biológicas.
- Cuando se encuentre vencida la fecha de expiración correspondiente a la vida
útil del producto.
- Cuándo el contenido no corresponde al autorizado.
- Cuando por su naturaleza se encuentre almacenado sin las debidas
precauciones.
INSPECCIÓN VIGILANCIA y CONTROL.
Sin perjuicio de las competencias atribuidas a otras autoridades, corresponde a las
entidades territoriales de salud, a la Superintendencia Nacional de Salud, y al
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA, ejercer la
inspección, vigilancia y control del servicio farmacéutico, dentro del campo de sus
competencias. Estas instituciones adoptarán las acciones de prevención y
seguimiento para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente
decreto. Además, adelantarán las investigaciones y aplicarán las sanciones o
medidas correctivas a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las
normas vigentes
26