evaluar el manual de normas y procedimentos administrativos para el almacÉn de la unidad educativa

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA

JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:

Tacoa Irene

Vivas Niria

Torres Daniela

Perozo Manuel

Tutor Asesor: William Rodrguez

Tutor Externo: Meilidy Arrieche

Noviembre, 2012

INDICE GENERAL

PP

INDICE DE CUADROS IV

RESUMEN V

I PARTE

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

1 Diagnstico Situacional 6

1.1Descripcin del Contexto 6

1.1.1 Razn Social 6

1.1.2 Naturaleza de la Organizacin: 6

1.1.3 Localizacin Geogrfica 6

1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad 6

1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto 9

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto 9

1.2.1 Descripcin del Diagnstico Situacional 9

1.2.2 Jerarquizacin e Identificacin de las Necesidades 11

1.2.3 Seleccin del Problema o Necesidad 13

1.2.4 Alternativas de Solucin 13

2 Justificacin e Impacto Social 13

2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto13

2.1.1 Desde el Punto de Vista Terico y sus Aportes al

Conocimiento 14

2.1.2 Desde el Punto de Vista Tcnico mbito de Accin 19

2.1.3 Desde la Razn Legal 20

2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad 22

2.1.5 Vinculacin del Proyecto con el Plan de Desarrollo Econmico y

Social de la Nacin 2007-2013, lneas de investigacin del PNF

y Transversalidad 23

2.2 Poblacin Beneficiada 26

2.2.1 Directa 26

2.2.2 Indirecta 27

3 Objetivos del Proyecto 27

II PRTE

PLANIFICACION DEL PROYECTO

4 Plan de Accin 28

5 Cronograma de Actividades 34

III PRTE

RESULTADOS Y LOGROS

6 Conclusiones y Recomendaciones 41

6.1 Conclusiones 41

6.2 Recomendaciones 42

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

1. Objetivos de la Propuesta. 43

2. Metodologa Empleada 43

3. Memoria Descriptiva 43

3.1 Descripcin del Producto 43

3.2 Presentacin del Producto 43

INDICE DE CUADROS

Nro Cuadro PP

1 Poblacin Benificiada Directa 26

2 Poblacin Beneficiada Indirecta 27

3 Plan de Accin 30

4 Plan de Accin 32

5 Plan de Accin 33




v



Participantes: Tacoa Irene

Vivas Niria Torres Daniela

Perozo Manuel

Tutor Asesor: William Rodrguez Tutor Externo: Meilidy Arrieche Fecha: Noviembre 2012

RESUMEN

El presente Proyecto Socio-Integrador tiene como objetivo general evaluar un manual de normas y procedimientos para la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot. Esto con el fin de optimizar los procesos administrativos, especficamente de control de insumos entrantes y salientes de dicho plantel educativo. Todo esto se relaciona con la lnea n 2 del Plan Nacional de Formacin en Administracin 2007 2013; el cual describe a la Suprema Felicidad Social como garante de la eficiencia, armona, cooperacin, unin, dentro de la unidad educativa. Adems, se vincula a las necesidades de transformacin con respecto al Plan estratgico de la nacin Simn Bolvar 2007-2013. Metodolgicamente, el estudio se baso en un proyecto de aprendizaje, bajo la modalidad de una investigacin cualitativa de accin participante, segn el manual del informe final de proyectos socio-integradores de los programas nacionales de formacin que da respuesta las necesidades, tanto de la unidad objeto de estudio como del equipo participante. Despus de haber atravesado el proceso de evaluacin del manual, se recomienda la aplicacin del procedimiento de almacenaje bajo el enfoque de las 5S para mejorar la gestin administrativa en cuanto a los insumos que les son suministrados a la misma. Descriptores: Manual de Procedimiento, Normas y Control de Procedimientos Administrativos,Evaluacin.

6

PARTE I

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

1 Diagnstico Situacional

1.1 Descripcin del Contexto

1.1.1 Razn Social:

Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot.

1.1.2 Naturaleza de la Organizacin:

La Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot tiene como fin esencial la

formacin integral de forjar el futuro del maana con un nivel de educacin

que garantice el futuro del pas, con valores, competentes, emprendedores e

innovadores capaces de generar respuesta a las expectativas de la sociedad

mientras que la Direccin es una Unidad de apoyo responsable de las

polticas de personal en las reas profesional, tcnica, administrativas y de

servicio de la unidad educativa.

1.1.3 Localizacin Geogrfica:

La escuela se encuentra ubicada en el casero el Cuj a 07 kilmetros

de Barquisimeto, va Duaca, parroquia el Cuj, Municipio Iribarren,

Barquisimeto Estado Lara.

1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad:

La Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot la construccin fue

fundada en el ao 1957, durante la Dictadura del General Marcos Prez

Jimnez, con el nombre de escuela inicindose en la misma la educadora

7

Sirila Gmez, con una matrcula de 35 alumnos. Fue creada en el ao

de 1962 su estructura fsica fue ampliada , contando as con ocho maestros,

en 1.969 pasa a ser una escuela graduada, nombrndose como director al

educador Jess Mara Perdomo, resaltando durante su estada el haber

conseguido el puesto de alimentacin. Para el Ao escolar 01-10-1971 es

Maestro Coordinador el Prof. Pedro Colombo, quien ejerci hasta Enero de

1980.

Para el ao 1978 siendo Gobernadora la Sra. Dori Parra de Orellana y

segn decreto la escuela toma el nombre de Jos Atanasio Girardot. Con

todas las dificultades propias de una institucin escolar, en sus aulas se han

formado jvenes que hoy en da son profesionales universitarios. Con el

aumento poblacional y las nuevas exigencias de la educacin, su planta

fsica ha ido creciendo de tal manera que para esta fecha se est culminando

una edificacin de dos (02) plantas que luce imponente, delante de aquellas

dos aulas que tenan por timbre un ring con un pedacito de hierro.

Corra la dcada del ao 30, cuando se inicia la educacin en esta

localidad y la misma era impartida por dos (02) maestros voluntarios: Eladio

Suarez y Jess Mara Garmendia. Honor y Gloria para estos hombres que en

tiempos tan difciles realizaron esta noble tarea y quizs, sin saberlo,

materializaron el pensamiento de Gran Maestro Don Cecilio Acosta, la luz

que aprovecha un pueblo no es la que se encuentra sino la que se difunde.

Ya iniciada la educacin en esta forma y a mediados del 20 de

Septiembre ao cuarenta y cinco segn Gaceta 1.390, decreto 18 Resolucin

N 50 escuela concentrada N 109, es nombrada Maestra Titular la seora

Petra Antich, luego a la seora Silvia Castillo de Mendoza, Antonia de Tovar

y Mercedes Mogolln. Esta escuela tuvo su primera sede en la casa

conocida como la Chata y despus en la casa de Teja. Esta ltima estaba

situada donde se construyo la plaza de la cocuiza, ambas propiedad de la

compaa Ferrocarril Bolvar.

8

En una incipiente democracia y a travs de las luchas de la liga

Campesina, idealizada por Bernardo Miln, Francisco Otilio Leoncio, Pedro

Prez, Anbal Suarez, entre otros, se solicita la construccin de un local

para la escuela y se construyo en bienhechuras cedidas por la familia

Gudio y para Octubre del ao 1.958 se inicia el ao escolar con dos (2)

aulas, siendo nombrada como maestra de la Escuela Unitaria El Cuj, la Sra.

Emma de Garca, segn decreto 125, Gaceta Oficial 1.573 del 18-10-58,

gobernador Dr. Froiln lvarez Yepez. Para el ao lectivo 59-60, son

nombrados maestros Don Pedro Torrealba y la Sra. Cirila de Arias de ramos,

El maestro Pedro Torrealba al ingresar al plantel gestiona la creacin de un

comedor, cubriendo una matrcula de cincuenta (50) alumnos.

Eran beneficiados los que Vivian distantes y lo de bajo peso. Al frente

de este importante servicio estaba mi recordada madre Raimunda Palacios,

hasta el ao 1.979, cuando es jubilada y se encarga la seora Trina de

lvarez. La institucin perteneca al Ncleo escolar 135, siendo su directora

la Prof. Teresa de Len y la Prof. Carmen de Briseo se desempeaba como

instructora de Manualidades y Carpintera, enseanza que se le imparta

tambin a los miembros de la Comunidad, en la actualidad la Unidad

Educativa se encuentra cercada y consta de 1133 alumnos y a su vez cuenta

con una cancha deportiva, mini parqu infantil y una biblioteca.

Seguidamente se presenta la Visin y Misin de la Unidad mencionada:

Visin: Transcender en el contexto nacional, regional y local como

primera institucin de formacin integral de nios y nias, de elevada calidad

y compromiso educativo.

Misin: Formar integralmente a la poblacin estudiantil del sector el

cuj, parroquia el cuj en los niveles preescolar y educacin bsica, a travs

de un personal docente especializado y con valores morales, que transmitan

principios de libertad, igualdad y justicia, permitiendo a los nios y nias

concebir, aprovechar y difundir su aprendizaje en su nueva etapa de

9

educacin y que hacer comunitario, forjando una mejor calidad de vida en su

ncleo familiar.

Consolidada por un personal en constante capacitacin, actualizado por

los constantes programas educativos gubernamentales y dotados de la mejor

infraestructura, mobiliario tecnologa, adaptada a los requerimientos tcnicos

y ambientales de la actualidad.

1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto de la Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot:

Dentro de las organizaciones vinculadas con el Proyecto Socio

Integrador de Aprendizaje se presentan los organismos que proporcionan

apoyo para la realizacin del mismo las cuales se menciona a continuacin:

a) Ministerio del Poder Popular para la Educacin: En cuanto al presupuesto

anual, b) Funda escolar: En la dotacin de materiales de oficina, productos

de limpieza, c) Infraestructura: el apoyo que le presta a dicha unidad es en la

construccin de aulas, d) Coorpolec: aporta en las instalaciones de lmparas

y en el alumbrado general, e) Hidrolara: ayuda en relacin a las limpiezas de

las caeras, f) UPTAEB: apoya a travs de la realizacin del presente

proyecto.

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto

1.2.1 Descripcin del Diagnstico Situacional

Este diagnostico presenta conocer de primera fuente las necesidades

de una empresa o institucin, al respecto segn la fuente: Aporte Ctedra

Metodologa Intervencin Social II, Escuela Trabajo Social Teresa Quiroz

define que el diagnostico situacional es el proceso de construccin de

conocimiento acerca de una realidad particular, elaborado con la

participacin de los actores que estn involucrados en ella y con la finalidad

10

de levantar una estrategia de intervencin pertinente y sustentable orientada

a la transformacin de esa realidad.

Partiendo de este concepto el presente Proyecto Socio Integrador, se

realiz en la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, a travs de un

diagnstico, el cual se efectu de la siguiente manera primero se realizo

visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realizacin del proyecto.

Luego se concreto una visita para realizar observaciones y aplicacin de

entrevista (Evidencia 2). Posteriormente se aplico la observacin directa en el

Almacn (Evidencia 3), la entrevista fue con el Jefe de Almacn y

Subdirectora (Evidencia 4). Este Levantamiento de confirmacin sirvi para

detectar la manera de cmo se llevan a cabo los procesos administrativos

tanto de planificacin, organizacin de control detectando ausencia de un

manual de normas y procedimientos administrativo en la unidad de almacn

lo que ocasiona duplicidad de funciones y desconocimientos de las tareas

hacer realizadas por los funcionarios adscritos a la misma, no est

organizado la entrada y salida de mercancas, no estn codificados los

materiales que ingresan, no hay control de las entradas y salidas de

mercancas, no existen formatos para mejorar el proceso administrativo en la

unidad antes mencionada, entre otros.

Una vez detectado los problemas se conoci una serie de: Fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la institucin y que

ayudaran al mejoramiento del almacn. Seguidamente se presenta una lista:

a) Fortalezas: Personal altamente capacitado dentro de la unidad, el

ambiente de trabajo es agradable y existe colaboracin entre los

trabajadores de la Unidad Educativa, apoyo del personal directivo,

administrativo, obrero, vigilancia, b). Debilidades: Espacio fsico reducido,

falta de manuales de normas y procedimientos administrativos, c).

Oportunidades: Desarrollo de Proyectos, poblacin relativamente joven,

aplicacin de nuevas tecnologas, d). Amenazas: Falta de presupuesto,

cambios polticos que se generen en el entorno.

11

Se evidenci de lo expuesto que en la unidad de almacn de la Unidad

Educativa Jos Atanasio Girardot, posee un talento humano capaz de

comprender y ajustarse a los cambios y por ende solventar la problemtica

existente solo que es necesario la evaluacin uso de herramientas que

contribuyan a subsanar las dudas la cual se lograra por medio de un manual

de normas y procedimientos administrativos que serviran como una gua

para los problemas que se presenten.

1.2.2 Jerarquizacin e Identificacin de las Necesidades

A travs del diagnstico realizado en la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot, y el anlisis de la lista antes mencionada se evidenci que

en la misma existen diversas debilidades que deben ser solucionadas, por lo

que fue necesario jerarquizarlas, tal como se muestra a continuacin:

(1) Ausencia de Manuales de Normas y Procedimientos en la Unidad

Educativa, especficamente en la Unidad de Almacn lo cual influye en la

capacidad de llevar un control ms adecuado de la misma.

(2) Falta de continuidad en los procesos administrativos.

(3) Duplicidad de funciones y procedimientos en la Unidad de Almacn.

(4) Debilidades en el proceso de planificacin y organizacin.

Seguidamente se muestra el rbol de necesidades donde se vern

reflejadas las necesidades que presenta la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot especficamente en la Unidad de Almacn lo cual amerita ser

subsanadas para que as la unidad antes mencionada pueda convertir todas

esas debilidades, amenazas en fortalezas.

A continuacin se presenta el rbol de necesidades.

12

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA


Figura 1: rbol de Necesidades

Ausencia de un

Manual de Normas y

Procedimientos en la

Unidad de Almacn

Falta de continuidad

en los procesos

administrativos.

Duplicidad de

funciones y

procedimientos en la

Unidad de Almacn.

Debilidades en el

proceso de

planificacin y

organizacin.

13

1.2.3 Seleccin del Problema o Necesidad

En primera instancia se realiz una visita a la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot y se contact a la subdirectora del plantel, luego de haber

sostenido conversaciones con esta autoridad se lleg a el diagnstico,

especficamente a la falta de un Manual de Normas y Procedimientos

Administrativos que especifiquen los procedimientos especficos en la Unidad

de Almacn. Adems de las funciones y el responsable de esta Unidad.

1.2.4 Alternativas de Solucin

Entre las alternativas que darn solucin a la necesidad seleccionada

se tiene a el diseo y evaluacin de un Manual de Normas y Procedimientos

dirigido a la Unidad de Almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot Barquisimeto, Estado Lara, con el propsito de mejorar el

desempeo de los trabajadores que integran la misma y a su vez optimizar el

proceso de inventario llevado a cabo en el rea de almacn, as mismo se

van a disear y a evaluar algunos formatos para el registro estratgico que

surgirn a medida que se evolucione el proyecto socio integrador, los mismos

sern de utilidad para aprovechar al mximo los recursos tanto materiales

como humanos y adems darle la oportunidad a todos en igualdad de

condiciones, para as consolidar la bsqueda de eficacia y eficaz.

2 Justificacin e Impacto Social

2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto

Una vez que se ha seleccionado el tema del proyecto, ya definido por el

planteamiento del problema y establecido los objetivos, se deben determinar

las motivaciones que llevan a desarrollar el proyecto. Mndez lvarez Carlos

E (2001) seala que la justificacin de la investigacin son las Razones por

las cuales se plantean la Investigacin (P. 103). Por lo que se afirma que el

presente proyecto resulta de vital importancia, ya que genera soluciones

14

administrativas e impacto social en la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot.

Adems la propuesta generada por los participantes de disear un

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la Unidad de

Almacn permitir tener un control de las entradas y salidas de los insumos

que les son asignados.

2.1.1 Desde el Punto de Vista Terico y sus Aportes al Conocimiento

Este Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se justifica por las

siguientes razones: desde el punto de vista terico el mismo es relevante en

el rea administrativa, por cuanto de all surgen los procesos administrativos

ms relevantes en cuanto a planificacin, organizacin, direccin y control

los cuales se llevaran a la prctica al implementar el Manual de Normas y

Procedimientos Administrativos.

Por otra parte, ser de gran utilidad para otros proyectos relacionados a

este tpico. En este proyecto Socio Integrador llevaremos a cabo cada uno

de estos procesos ya que al planificar, dirigir el recorrido concreto de la

accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de

orientar, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de

tiempos para su realizacin; as mismo se organiza al ordenar las actividades

necesarias para alcanzar los fines establecidos, asignado en este caso

jerarquizando las actividades de la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot.

Partiendo de lo expuesto Chiavenato (2003), describe el proceso de

direccin y control considerando el proceso administrativo como un ciclo que

permite la correccin y el ajuste contino mediante la retroalimentacin, en

todo momento de la vida de una organizacin se dan, completndose,

influyndose mutuamente e integrndose, se dan los diversos aspectos de la

administracin.

15

Por otra parte Ramn V. Melinkoff (1999), define los procesos

administrativos como medio, instrumento por excelencia, para alcanzar los

fines, objetivos y metas de toda organizacin, los procesos se contemplan de

una manera admirable y puede decidirse que no tienen carcter excluyente.

Segn el Licenciado y Magister en Administracin Haroldo Herrera

define los manuales administrativos como documentos escritos que

concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con

el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,

unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern

seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Son considerados uno de

los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin,

ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que

requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que

conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin,

pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los

esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las

actividades que se le han encomendado.

En otras palabras los Manuales Administrativos representan una gua

prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y

comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual

se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos

de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una

eficiente administracin. Los participantes del Proyecto Socio Integrador

proporcionan esta alternativa por sus ventajas para dar solucin de varias de

las necesidades plasmadas en los resultados obtenidos lo cual aportar un

mejor manejo al existir un Manual de Normas y Procedimientos en la Unidad

Educativa lo que permitir un mejoramiento de la calidad de vida de la

Comunidad.

Segn Franklin Fincowsky Enrique Benjamn un manual de

procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades

16

que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos ms de ellas.

(1) El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que

intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

(2) Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones

o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y

cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las

actividades dentro de la empresa.

(3) En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin

bsica referente al funcionamiento de todas las unidades

administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control

interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de

que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

(4) Los mimos son de gran utilidad ya que a su vez permite conocer el

funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

(5) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de

cada puesto.

(6) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

(7) Interviene en la consulta de todo el personal.

(8) Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como

anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

(9) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya

existente.

(10) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.

(11) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

17

(12) Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su

evaluacin.

(13) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben

hacer y cmo deben hacerlo.

(14) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

(15) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Manual de Procedimientos: Describe en detalle las operaciones que

integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su

ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin

compatibles con dichos procedimientos.

(1) La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento,

Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante, Objetivos y Alcance

Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de

actualizacin.

(2) Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma:

representacin grfica que describe en forma clara y lgica los

sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las

reas involucradas (IRAM: 34503), Grupos de Smbolos para la

representacin grfica (IRAM 34501).

(3) Descripcin de los Procedimientos, Formularios, Modelos e instructivos

sobre su contenido, Glosario, ndice Temtico, Fecha de Emisin,

Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Planificacin: (Murdick, 1994: consiste en decir con anticipacin lo que

hay que hacer, quien tiene que hacerlo, y como deber hacerse. Se erige

como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde

queremos ir.

Direccin: Segn Cluester Bornor: considera la direccin como los

esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo. Se

18

hace notar debido que es I parte esencial y central de la administracin, a la

cual se debe ordenar los dems elementos.

Robert B. Buchele, define el control como el proceso de medir los

actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de

las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Por otra parte Pedro Ahumada Acevedo define la evaluacin como la

determinacin sistemtica del mrito, el valor y el significado de algo o

alguien en funcin de unos criterios respecto a un conjunto de normas. La

evaluacin a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de inters en

una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la

educacin, la justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de

lucro, los gobiernos y otros servicios humanos

La Importancia de los manuales para el desarrollo y crecimiento que las

empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados

que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la informacin relacionada

con el funcionamiento de un rea o proyecto en particular, es necesario que

la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la informacin

operativa a travs de manuales funcionales que le faciliten:

(a) La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.

(b) La toma de decisiones.

(c) El orden y la mejora administrativa.

(d) La certificacin en la calidad del servicio que se ofrece.

Es por ello necesario que las empresas integren la informacin de su

Manual de Polticas y Procedimientos y del Manual de Organizacin en el

Manual de Operacin. La recoleccin de datos: se refiere al uso de una gran

diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el

analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser

utilizados los siguientes instrumentos como lo son la entrevistas, la encuesta,

el cuestionario, la observacin.

19

Las entrevistas, se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a

travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser

gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema

existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que

proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta.

La encuesta, es un estudio observacional en el cual el investigador

busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no

modifica el entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s

lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un

conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o

al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo

por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer

estados de opinin, caractersticas o hechos especficos.

El cuestionario, es un documento formado por un conjunto de preguntas

que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas,

secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificacin,

con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la informacin que

se precisa.

La observacin, consiste en observar a las personas cuando efectan

su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia

aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales

utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en

sus actividades de grupo y como miembros de la organizacin.

2.1.2 Desde el Punto de Vista Tcnico mbito de Accin:

Desde la perspectiva tcnica, el proyecto aporta a la comunidad

informacin que permite utilizar con propiedad manuales administrativos

donde se estandaricen las Normas y Procedimientos administrativos de la

Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, de forma de optimizar los recursos

con eficiencia y eficacia.

20

Considerando pertinente sealar, que los manuales de procedimientos

administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y

orientar la conducta de los integrantes de la organizacin, unificando los

criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para

cumplir con los objetivos trazados. Es importante resaltar, que Incluyen las

normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

2.1.3 Desde la Razn Legal

En el mbito legal el proyecto socio integrador permitir dar

cumplimiento con las legislaciones legales, entre ellas se destacan:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley del Estatuto de

la Funcin Pblica, financiamiento de la Educacin. De all se observa que

al disear el Manual de Normas y Procedimientos.

Administrativos la Unidad Educativa dar cumplimiento a lo establecido

en la normativa legal, por ello la relevancia de este estudio.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999)

En la carta magna de la Repblica Bolivariana de Venezuela surgen las

diferentes legislaciones que deben cumplirse en el territorio venezolano, por

ello toda investigacin debe regirse por el mismo, con el fin de hacer cumplir

la norma constitucional. En tal sentido, a continuacin se cita el siguiente

artculo:

Artculo 102: La educacin es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrtica, gratuita y obligatoria. El Estado la asumir como funcin indeclinable y de mximo inters en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento de conocimiento cientfico, humanstico y tecnolgico al servicio de la sociedad. La educacin es un servicio pblico y est fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrtica basada

21

en la valoracin tica del trabajo y en la participacin activa, consciente y solidaria en los procesos de transformacin social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visin latinoamericana y universal. El Estado, con la participacin de las familias y la sociedad, promover el proceso de educacin ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitucin y en la ley.

De lo antes expuesto, el artculo nos indica principalmente uno de los

derechos como seres humanos y con gran importancia social puesto que la

educacin es fundamental para nuestro desarrollo personal, profesional y en

lo social. Por tal razn en cualquier mbito se relaciona bien sea educativo,

legislativo, judicial administrativo ya que la misma nos permite buscar

herramientas para la solucin de cualquier problemtica a cualquier

circunstancia.

Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (2001)

Artculo 73: El desarrollo del personal se logra mediante su formacin y capacitacin y comprende el mejoramiento tcnico, profesional y moral de los funcionarios pblicos; su preparacin para el desempeo de funciones ms complejas, incorporar nuevas tecnologas y corregir deficiencias detectadas en la evaluacin; habilitarlo para que asuma nuevas responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las organizaciones, y progresar en la carrera como funcionario pblico.

En otras palabras, este articulo tiene en gran parte correlacin con el

art.102 de la carta magna ya que ambos nos indican que el desarrollo

personal se obtiene a travs de nuestra formacin integral

independientemente cual sea la mencin del eje central es formularse

estrategias para la mejora de deficiencias que puedan existir conllevndolas

a respuestas por lo tanto se vinculan con lo administrativo creando

propuestas para que a travs de normativas se lleve un mejor control dentro

de la institucin en una parte como lo es el almacn, evaluando el ingreso y

egreso de diferentes artculos y en calidad de autogestin.

22

Financiamiento de la Educacin (2009)

Artculo 50: El Estado garantiza una inversin prioritaria de crecimiento progresivo anual para la Educacin. Esta inversin est orientada hacia la construccin, ampliacin, rehabilitacin, equipamiento, mantenimiento, y sostenimiento de edificaciones escolares integrales contextualizadas en lo geogrfico-cultural, as como la dotacin de servicios, equipos, herramientas, maquinarias, insumos, programas telemticos y otras necesidades derivadas de las innovaciones culturales y educativas. Los servicios, equipos e insumos referidos, incluyen los vinculados con los programas de salud integral, deporte, recreacin y cultura del sistema Educativo.

En lo que respeta a la cita, nos seala el objetivo y responsabilidad que

tiene el estado para nuestras instituciones educativas, es decir no solo ser

gratuita sino que debe estar dotada de todo lo necesario en todo el mbito

escolar. He aqu la relacin de la gua de procedimiento es necesaria y

obligatoria poseer una dentro de cada institucin ya que la misma nos

ayudara a beneficiar que cantidad es donada, si es mensual, anual o no

llega. Si los insumos son regularizados, entre otras cosas tan indispensables

que forman parte del crecimiento profesional y que por lo tanto es plasmado

en la carta magna como un derecho y deber obligatorio.

2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad

Se interactu con la comunidad que hace vida en comn en la Unidad

Educativa Jos Atanasio Girardot la cual se encuentra conformada por la

Sub. Directora, personal administrativo, docentes, obreros, entre otros, en

ella se dio a conocer la situacin o la problemtica que presenta la Unidad

Educativa antes mencionada, el trato hacia el equipo participante fue

satisfactorio, se pudo conocer las potencialidades de las personas que all

laboran e incluso surgieron posibles soluciones y aspiraciones en cuanto a la

Unidad de Almacn.

23

2.1.5 Vinculacin del Proyecto con el Plan de Desarrollo Econmico y

Social de la Nacin 2007-2013, lneas de investigacin del PNF y

Transversalidad

El presente Proyecto Socio Integrador referido al diseo de un manual

de normas y procedimientos administrativos, se vincula con el Plan de

Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013, especficamente con

la primera lnea de la nueva tica socialista principio que se considera ya que

se espera que la organizacin y control que implemente la Unidad de

Almacn en el manejo de proyectos, recursos y servicios a la comunidad

conlleve a una transparencia en la gestin del mismo.

Estableciendo entre sus miembros la corresponsabilidad, cooperacin,

solidaridad social, justicia, equidad, tica. Igualmente, se vincula con la

segunda lnea de la suprema felicidad social, ya que en este proyecto socio

integrador se disea un modelo social incluyente que beneficie a todos los

actores sociales que constituyen la colectividad; con el objeto de superar las

brechas y dficit persistentes, logrando la construccin de una nueva

estructura social.

Adems, el mismo busca satisfacer las necesidades sociales, porque

slo en la medida en que los trabajadores en Venezuela contribuyan con la

produccin de la riqueza social segn sus capacidades y con el desarrollo de

sus potencialidades creadoras, aumentan las probabilidades de satisfacer las

necesidades sociales. En otro orden de ideas, se resalta que todo proceso

de transformacin social, requiere en primer trmino de la transformacin de

los individuos que la integran, como resultado de la auto reflexin crtica y la

sustitucin de antiguos paradigmas por nuevas formas de concebir la

realidad. Estos procesos de transformacin individual solo son posibles

cuando se generan en un colectivo, a partir del debate de ideas y el

aprendizaje colaborativo.

24

En tal sentido, el presente Proyecto Socio Integrador busca generar en

el colectivo la transformacin conjunta del entorno, es decir, el mismo

constituye un espacio de reconocimiento del entorno de convivencia

comunitaria del participante y los necesarios procesos de reflexin crtica y

de transformacin de la misma. Es por ello que se promueve, desde el inicio

del proceso de formacin, la accin comprometida y responsable del

participante en su entorno social, con el objeto de nutrir con sus logros, los

posibles entornos laborales de su comunidad. Dichos logros sern el

producto del manual generado para la comunidad en estudio.

Ahora bien, en cuanto a la lnea de investigacin del Programa Nacional

de Formacin en Administracin, el Proyecto Socio Integrador se vincula con

la Tercera Lnea de investigacin, referido al modelo de Estado socialista del

socialismo del siglo XXI que facilite la eficiencia de los procesos

administrativos en el mbito de la gestin pblica. En este sentido, el diseo

y evaluacin de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos para

la unidad educativa Jos Atanasio Girardot se beneficiar, logrando la

eficacia institucional.

Cabe destacar, que la implementacin del Manual de Normas y

Procedimientos en la unidad de almacn de la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot , se desarrollar conciencia socialista, adems de, agilizar

los procesos administrativos dentro de la organizacin, y as erradicar la

corrupcin obteniendo una distribucin digna del presupuesto, logrando de

esta manera un bienestar colectivo y la suprema felicidad. Por otra parte, se

vincula con los ejes transversales de la siguiente forma:

1. Con el Eje Profesional (Ser), se propone el Diseo de un Manual de

Normas y Procedimientos Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacn de

la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, esto es, con la finalidad de

agilizar los las actividades desarrolladas por cada miembro que integra dicha

Unidad, y dar respuesta inmediata a las necesidades requeridas por parte de

25

las dems Unidades que conforman la Institucin, as como tambin a las

personas que los visitan.

2. En el Eje Proyecto (Hacer), se busca implementar la propuesta

mediante la Elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos

Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacn de la Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot, esto es con el propsito de solventar o resolver la

problemtica existente en dicha Unidad. Con el desarrollo de este manual se

busca registrar y transmitir sin distorsin la informacin bsica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las labores

de auditora, la evaluacin y control interno, as como, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no

adecuadamente.

3. As mismo, en el Eje Socio-crtico (convivir), se pretende realzar o

consolidar los valores como solidaridad, cooperacin, responsabilidad,

participacin dentro de la Organizacin, esto motiva a sus empleados a

desenvolverse mejor en sus actividades. Cabe destacar, que el manual de

normas y procedimientos administrativo, servir como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma

ordenada y sistemtica la informacin, precisando las funciones y relaciones

de los recursos que les son asignados a la unidad para fijar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, la implementacin

de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los

sistemas y procedimientos administrativos.

El mismo guarda estrecha relacin con los ejes ya que como

profesionales se est diseando y evaluando un Manual de Normas y

Procedimientos Administrativo para el Almacn donde tendrn una eficacia o

eficiencia en la entrada y salida de insumos ya que se busca resolver la

problemtica en dicha unidad, debido que persigue promover la prevencin

de distorsin mediante estricto control del manual en almacn as se dar el

buen control ya que se facilita las labores y a su vez evaluando esa dotacin

26

de insumos. Con la participacin dentro de la organizacin esto motiva a

desenvolverse mejor en sus actividades con responsabilidad, cooperativismo

y solidaridad ya que los manuales servir como medio de comunicacin y

coordinacin que les permitir registrar en forma ordenada y sistemtica la

informacin precisando las funciones y relaciones de los recursos que le son

suministrados a la Unidad Educativa.

2.2 Poblacin Beneficiada

2.2.1 Directa:

Se beneficia en forma directa todo el talento humano que labora en la

Unidad Educativa, tanto personal administrativo como docente, aunado a

toda la comunidad estudiantil. Cabe destacar, que con la puesta en prctica

del proyecto socio integrador, el personal lograr la eficacia laboral, debido a

que el proceso de respuesta ser ms eficiente y oportuno, lo cual permitir

la eficacia en los procesos administrativos de dicha unidad, asi como tambin

el manejo favorable del enfoque de las 5s adaptado a la unidad de almacn,

Seguidamente se muestra la poblacin directa e indirecta.

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA


Cuadro 1

Poblacin Beneficiada Directa

Cargos Nmero de Personas

Personal Administrativo 08

Total Poblacin Beneficiada 08

Fuente: Participantes (2012)

27

2.2.2 Indirecta:

Cuadro 2

Poblacin Beneficiada Indirecta

Comunidad Nmero de Personas

Estudiantes 1.300

Personal Docente 108

Personal obrero 46

Total Poblacin Beneficiada 1.454


3 Objetivos del Proyecto

3.1 Objetivo General

Evaluar Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la

Unidad de Almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot,

Barquisimeto, Estado Lara.

3.2 Objetivos Especficos

(1) Diagnosticar la situacin actual en cuanto a los procedimientos que se

realizan en la unidad de Almacn de la Unidad Educativa.

(2) Determinar los elementos que se necesitan para construccin del

manual propuesto.

(3) Elaborar el flujograma de procedimiento para la Unidad de almacn.

(4) Proponer formatos alusivos al procedimiento de almacn.

(5) Evaluar el uso del manual de normas y procedimientos.

28

II PARTE

PLANIFICACION DEL PROYECTO

4 Plan de Accin:

Planificacin: Charles Betteim (1990), define la planificacin como el

conjunto de disposiciones tomadas con vista a la ejecucin de un proyecto.

Con respecto a lo expuesto la planificacin es muy importante para

cualquier organizacin ya que la misma consiste en un ordenamiento

racional de los recursos, la cual nos permite canalizar los esfuerzos y crear

una organizacin acorde con el trabajo que se va a ejecutar.

Kroeger (2000), un plan de accin es un tipo de plan que prioriza las

iniciativas ms importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De

esta manera, un plan de accin se constituye como una especie de gua que

brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.

(p.2).

En otras palabras el plan de accin establece quienes sern los

responsables que se encargaran de su cumplimiento en tiempo y forma. Por

lo general, tambin incluye algn mecanismo o mtodo de seguimiento y

control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen

el camino correcto.

El siguiente proyecto se ejecutara en la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot, con el cual se ha interactuado previamente, y dichos

integrantes manifestaron sus necesidades ms prioritarias, seguidamente se

presenta el cuadro 1 con el Plan de Accin y el cuadro 2 con el Cronograma

de Actividades.

29

Evaluacin: Decimos que es aquel anlisis que se determina para

establecer resultados, se realiza la valoracin de resultados, medida de

capacidad, apreciacin del todo.

30

Cuadro 3

Plan de Accin


QU CMO CUNDO DNDE QUINES CON QU

Acuerdo para permiso del

proyecto Visto Bueno.

Visita a la Sub-Directora

Encargada.

21/02/2011 Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot

Tacoa Irene Vivas Niria

Torres Daniela Perozo Manuel

- Mediante solicitud por

escrito.

Acuerdo para permiso del

proyecto Visto Bueno.

A travs de la consulta de diferentes

medios (bibliografas,

internet)

02/03/2011

Unidad Educativa




- Mediante solicitud por

escrito.

Entrevista con la Sub. Directora Administrativa

De manera verbal y escrita a travs de una

reunin





Formalizacin del Proyecto

Verificar si hay manuales de control de los

insumos


Encargada





Mediante Entrevista de forma verbal y

fotografas

Entrevista con la Sub. Directora Administrativa Encargado del

almacn


Encargada





Mediante cuestionario

Reunin para el desarrollo de la

informacin recolectada de la

Unidad Educativa

Participante del

equipo

12/04/11

Biblioteca de la UPTAEB



Con toda la Informacin Recolectada

Entrega de primera parte del Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje

De forma escrita 28/05/11 Edif. Rio de las 7

Estrellas



Con toda la Informacin.

instrumentos y tcnicas,

investigaciones Realizadas.

31

..Continuacin (Cuadro3)


Reunin con el Tutor

Participante del equipo

21/09/11 Dpto. de Administrac

in de la UPTAEB



Con toda la Informacin del

Proyecto.

Entrega de la segunda parte del Proyecto


24/09/11 Dpto. de Administraci

n de la UPTAEB



Mediante informe previo.

Reunin con el Tutor



n de la UPTAEB



Con toda la Informacin del

Proyecto.

Reunin con la Tutora Tic



n de la UPTAEB



Observaciones del proyecto y pendn.

Antesala de defensa del

proyecto


05/11/11 Laboratorio de la

UPTAEB



Mediante Exposicin o

defensa formal

Entrega del Proyecto al

Tutor



n de la UPTAEB



Con toda la informacin.

Feria de Pendones con

los jurados.



n de la UPTAEB



Exposicin y defensa formal.

32

Cuadro 4

Plan de Accin


Entrega del Manual

Visita a la Sub-Directora Encargada.





- Mediante una Entrevista de firma Verbal.

Seguimiento Del Manual proyecto.


Encargada

22/02/2012

Unidad Educativa




- Mediante Entrevista de Forma Verbal.

Aceptacin Del Manual proyecto

Visto Bueno


Encargada





Aprobacin del Manual Atravez De fotografas.

Asesora por parte de los

tutores acadmicos de la

UPTAEB

En forma fsica


n de la UPTAEB



Talento humano y

recursos de los materiales

Revisin de las Correpciones

Reunin grupal

06/04/2012 Residencia de participante



Talento humano y


finiquitaciones pre a

conversatorio

Reunin grupal




Talento humano y


Conversatorio Con los Tutores

Acadmicos

05/05/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria


Talento humano y


Entrega de borrador con

correcciones por realizar

Tutor a cargo 12/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria


Talento humano y


Revisin de las Correcciones

Reunin grupal

21/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Vivas Niria


Talento humano y


Ejecucin de correcciones

Reunion grupal




Talento humano y



33

Cuadro 5

Plan de Accin


Profesor de proyecto, indica acuerdo

propuesto por los tutores ,nuevos

esquemas a realizar

Reunin profesor de

proyecto

22/09/2012 Aula de clases

UPTAEB



Talento humano

Visita a la unidad

educativa para la

ejecucin de encuesta

Visita a la

Sub-

Directora

Encargada

19/10/2012 Unidad

Educativa

Jos Atanasio

Girardot



Talento

humano y

recursos de

los

materiales

Realizacin de conclusiones y

recomendaciones

Reunin grupal




Talento humano y

recursos de los

materiales


34

5 Cronograma de Actividades

Cuadro 6

Cronograma de Actividades

Febrero

2011

Marzo 2011

Abril 2011

Mayo 2011

Septiembre

2011

Octubre

2011

Noviembre

2011

Diciembre

2011

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Se realizo visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realizacin del proyecto

Se concreto una visita para realizar observaciones y aplicacin de entrevista (Evidencia 2).

se aplico la observacin directa en el Almacn

35

(Evidencia 3),

Entrevista con el Jefe de Almacn y Subdirectora (Evidencia 4).

Reunin para el desarrollo de la informacin recolectada de la Unidad Educativa

Reunin para el desarrollo de la informacin recolectada de la Unidad Educativa los participantes

Entrega de primera parte del Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje

Reunin de los participantes con el tutor

36

Entrega de la segunda parte del proyecto

Reunin con el tutor los participantes en el dpto.

Reunin con la profesora de tic para hacer observaciones de los pendones

Antesala de proyecto exposicin formal

Entrega de proyecto al tutor academico

Feria de pendones y defensa del proyecto


37

Cuadro 7



Enero 2012

Febrero

2012

Marzo 2012

Abril 2012

Mayo 2012

Junio 2012

Julio 2012

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3

Se realizo visita a la Unidad Educativa para la entrega del Manual

Se concreto una visita para realizar observaciones del Manual

Toma de fotografa y entrevista con la Sub. Directora de la Unidad Educativa (Aprobacin del Manual)

Tutoras Acadmicas Coordinador de trayecto IV Fase I

Conversatorio con los Tutores Acadmicos

38

Entrega de borrador con correcciones a tutor

Revisin de las correcciones


39

Cuadro 8



Agosto

2012

Septiembre

2012

Octubre

2012

Noviembre

2012

1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Ejecucin de correcciones

Profesor de proyecto, indica acuerdo propuesto por los tutores ,nuevos esquemas a realizar

Visita a la Unidad Jos

Atanasio Girardot para

ejecucin de la encuesta

Realizacin de las

conclusiones y

recomendaciones de propuesta

Entrega de proyecto final con

Manual completo de las

40

cuatros fases.

Finiquitacion, pre defensa

conversatorio del proyecto

Defensa final con los tutores

acadmicos


41

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

6 Conclusiones y Recomendaciones

6.1 Conclusiones

En virtud del diseo, aplicacin y anlisis del cuestionario aplicado a los

miembros directivo y custodia de almacn de la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot Estado-Lara, dando repuesta a los objetivos especficos

del presente proyecto socio integrador y considerando que la unidad de

almacn de la unidad educativa representa un rea de mucha importancia

para la institucin educativa ya que en ella se resguardan, administran y

distribuyen diferentes insumos necesarios para la dotacin institucional que

conforma la red educativa. En funcin de esto se establecieron objetivos

sobre los cuales se diseo y evalu el manual de normas y procedimientos

administrativos con el objeto de concluir lo siguiente:

(1) La Unidad carece de una cultura organizacional formalmente

establecida.

(2) Inexactitud en la definicin de la visin.

(3) En la unidad educativa existe ausencia de Departamentalizacin.

(4) La estructura organizacional debe ser reestructurada en funcin de las

actividades y destino del almacn.

(5) Existe dualidad de mando.

(6) Falta de definicin en los cargos gerenciales.

42

(7) Se deben establecer parmetros necesarios para el uso y

administracin del almacn.

(8) .Velar por el uso, cuido, mantenimiento y actualizacin del manual de

normas y procedimientos administrativos.

Todo lo anterior permite concluir que aun cuando los niveles de

eficiencia y eficacia de los procesos de control de insumos y/o inventarios

actuales oscilaran en rango de desempeo aceptables, los mismos deben

orientarse hacia la optimizacin en su ejecucin a fin de cumplir con

aspectos relacionados con la misin institucional, sentido de pertinencia al

cual vincula directamente con garantizar la eficiencia ,eficacia y equidad en la

administracin de los recursos e insumos dndoles solucin oportunas a las

problemticas presentadas en la Unidad Jos Atanasio Girardot.

6.2 Recomendaciones

En este sentido y considerando cada unos de los objetivos especficos

establecidos en el presente trabajo, se presentan las siguientes

recomendaciones:

(1) Proponer en todo los niveles de la institucin los componentes

estratgicos gerenciales de la institucin: Misin, Visin, Valores,

Objetivos y metas a travs de mecanismo idneos que garanticen su

divulgacin entre todo el personal.

(2) Mejorar la infraestructura del almacn, procurando que la misma rena

las condiciones fsicas u estructurales de higiene y seguridad acordes al

volumen e importancia de los insumos que se resguardan.

(3) Revisar el contenido del manual de Normas y procedimientos y hacer

las correcciones y actualizaciones pertinentes a fin de que este

instrumento sea preciso en la descripcin de las operaciones y as

facilitar su utilizacin entre el personal encargado de almacn.

43

(4) Establecer modelos cuantitativos para la evaluacin de las operaciones

a travs de indicadores de gestin que permitan determinar con mayor

precisin los niveles de eficiencia, eficacia y economa en cada uno de

los procesos que se desarrollen en la institucin o departamento.

(5) Establecer programas de capacitacin y adiestramientos que permitan

el desempeo de recurso humano y por consiguiente el mejor

aprovechamiento del tiempo y de los recursos.

(6) Se recomienda cuidar el manual en cuanto al uso y conservacin del

mismo.

44

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

1. Objetivos de la Propuesta

Partiendo de el requisito a cumplir como participantes del programa

Nacional de Formacin de Administracin, de la Universidad Politcnica

territorial de Lara Andrs Eloy Blanco, esta establece realizar un Proyecto

Socio integrador donde el estudiantado se relacione con la comunidad, para

as resolver, aplicar planes de desarrollos que ayudan a solventar las

necesidades de la colectividad o comunidad donde sea aplicado dicho

proyecto.

2. Metodologa Empleada

Luego de una bsqueda extensa de organizaciones sociales o

comunidades que ameriten de necesidades en el rea administrativas, El

presente proyecto socio integrador de Aprendizaje propicia una herramienta

muy novedosa que contribuye al desarrollo social e innovador para ser

aplicadas en esta rea para satisfacer y cumplir su necesidad. Es por ello

que el equipo participante se dirigi a la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot, esta se encuentra ubicada en el casero el Cuj a 07 kilmetros de

Barquisimeto, va Duaca, Municipio Iribarren, Barquisimeto estado Lara.

Luego de aplicar diferentes mtodos de investigacin metodolgicos dimos

como resultado la deficiencia de Control de inventario en el departamento de

Almacn, donde no cuentan con un registro sistemtico de organizacin los

productos e insumos que les son suministrados a la unidad educativa.

45

3. Memoria Descriptiva

Comenzando de la definicin de La administracin que dice que es la

ciencia que se encarga de organizar, planificar, controlar y direccionar tareas

para llevar a cabo un mejor procedimiento, nos basamos en los

conocimientos adquiridos a la hora de aplicar dicho proyecto.

Proceso Integral de Transformacin

Descripcin

Ubicacin Proceso Estado Final

. La Unidad

Educativa Jos

Atanasio Girardot,

esta se encuentra

ubicada en el

casero el Cuj a 07

kilmetros de

Barquisimeto, va

Duaca, Municipio

Iribarren,

Barquisimeto estado

Lara.

Evaluar de Un

manual de

Procedimiento

Administrativo

dirigido al

departamento

de Almacn de

la Unidad

Educativa Jos

Atanasio

Girardot.

Almacn con un sistema de

inventario bajo la filosofa de las

5S que permita conocer la

situacin actual y aplicar medidas

correctivas que conlleven a una

mayor efectividad de las gestiones,

asegurando un control

Administrativo, en la unidad

educativa Jos Atanasio Girardot,

para as llevar un registro de

entradas y salidas por medio de

manuales y mtodos de

innovacin.

Fuente: Participante (2012)

46

3.1 Descripcin del Producto

El manual de normas y procedimientos administrativos representa una

alternativa para el control interno del inventario de la Unidad Educativa. Es

por ello que el equipo participante del UPTAEB aportan tan valiosa

herramienta con el fin de optimizar tal proceso administrativo.

47

Programa Nacional de Formacin en Administracin.



Participantes:

Tacoa Irene

Vivas Niria

Torres Daniela

Perozo Manuel

Barquisimeto, Noviembre 2012.

48

Dirigido a la Unidad de Almacn

De la

Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot.

Manual de Normas y

Procedimientos Administrativos

Normas y Procedimientos

Administrativos

Enfocado bajo las 5S

Barquisimeto, 2012.

49

Contenido

Introduccin.

Justificacin.

Misin y Visin.

Objetivos de la Propuesta.

General.

Especficos.

Normas.

Estructura

Procedimiento de Recepcin del Materiales e Insumos.

Formulario.

Proceso Como elaborar un Manual.

Flujograma.

Simbologa

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S

50

Introduccin

Los inventarios son el eje de casi todas las empresas, ya que a travs de la calidad del

servicio se puede asegurar la cadena de clientela satisfecha por el mismo. Pero el

control de inventario no deja de constituir un factor de gran importancia porque mediante

l se evitan errores, fraudes, descuidos y desperdicios. Cabe destacar, que toda

organizacin requieren de herramientas de control que le permitan recolectar, analizar,

procesar y evaluar toda la informacin relativa a la existencia de materia prima y/o

productos terminados.

En la actualidad, la gran mayora de las organizaciones deben mantener un control

sobre los inventarios,, manteniendo un seguimiento sobre las cantidades fsicas que se

llevan a travs de las entradas y salidas de mercancas, asegurando el mejor correcto de

las mismas por medio del uso de formularios, para as obtener informacin confiable y

precisa.

Dentro de esta perspectiva, radica la importancia de esta propuesta, ya que por

medio de la Creacin de un Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5S.

El Presente Manual constituye una herramienta que proporciona informacin a los

entes involucrados en los procedimientos inherentes a la Departamento de Almacn de

la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot.

Por otra parte, el Manual permitir dar cumplimiento a los pasos establecidos, de

forma ordenada y eficiente, definiendo las responsabilidades correspondientes a cada

ente involucrado en los procesos, as como la coordinacin del tiempo para evitar

duplicidades.

51

Justificacin

As mismo cabe resaltar que dicho manual es ejemplar, indispensable en todos los

vnculos de accin a ejecutar, es decir en todas las reas o diferentes departamentos

que se desea efectuar es sinnimo de una buena gestin de organizacin.

De acuerdo a lo planteado, se justifica la necesidad de crear un Sistema de Control de Inventario

bajo el enfoque de las 5S los cuales son, La integracin de las 5S satisface mltiples objetivos.

Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Concepto Objetivo Particular

Clasificacin Separar

innecesarios

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea

intil

Orden Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma

eficaz

Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Normalizacin Sealizar

anomalas

Prevenir la aparicin de la suciedad y el

desorden

Mantener la

disciplina Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

Tomando en cuenta las 5S ayuda a las deficiencias en cuanto a la entrada y salida de los insumos

del departamento de almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot; es importante sealar que, lo que se pretende con tal diseo es lograr un Control adecuado y de gran provecho y rendimiento de los recursos existentes en el almacn, a fin de que ste le proporcione la seguridad y confianza que requiera en un momento dado del mismo.

Las 5S tienen aplicaciones en el mbito educativo, ya que permite la formacin de hbitos de limpieza y

orden entre alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la tcnica de las 5S en la

escuela, nos estamos refiriendo a la implementacin de las mismas para mantener los salones de clase y

reas de trabajo limpio, ordenado y solamente con lo necesario. Adems, se estandariza lo que se hace

con los alumnos, docentes, directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y nuevos mtodos de

trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje. El fundamento psicopedaggico de esta

tcnica est referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las

instituciones escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad

escolar.

52

Objetivos

General:

Controlar de forma Sistemtica las normas y procedimientos llevados en el

departamento de Almacn bajo el enfoque de las 5S, en la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot.

Especficos:

Registrar todo los artculos que entran y salen del almacn, a travs de un

Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5S, para Facilitar las

actividades rutinarias en el departamento de almacn de la Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot.

Organizar los insumos que le son suministrado, para luego ser apuntados en el

Manual de Control de Procedimientos Administrativos.

Mantener el rea de almacn limpio y ordenado.

Inventario

53

Normas para el Almacn

Controlar y Registrar las Entradas y Salidas de los insumos en el manual.

El horario de trabajo est comprendido de 07:00am a 12:00 m y de 01:00 pm

a 05:00 pm.

No se entrega materiales y equipos sin la solicitud y oficio correspondiente.

Mantener el adecuado orden de los materiales y insumos.

Mantener limpio toda el rea de almacn.

No entrar al rea de almacn sin autorizacin.

No ingerir alimentos ni bebidas dentro del rea de almacn.

Normas

54

Procedimiento de Recepcin

Formulario:

Fecha Descripcin Art Cd. Cantidad Observaciones

Elaborado por:

Tacoa Irene

Vivas Niria Torres Daniela

Perozo Manuel

Periodo:

Firma y Sello:

55

Procedimiento de Recepcin

Proceso:

Para ser solicitado un producto o insumo al departamento de almacn se debe

llenar dicho formulario, con las fechas, descripcin, cdigo, y cantidad requerida; para

luego ser firmado y sellado por la mxima autoridad es decir la directora del plantel

educativo o persona encargada de la misma.

Despus de haber sido llenado el formato con las descripciones antes

mencionadas puede dirigirse a hacer la solicitud de retiro de los insumos solicitados al

departamento de Almacen.

El encargado de departamento de Almacn recibe el formato, este verifica si

los procedimientos fueron escritos correctamente, toma nota en su libro de Control

este Archiva, para luego buscar el producto y as hace efectivo dicho procedimiento, es

decir se le hace entrega de la solicitud consignada.

As mismo se presenta un flujograma donde explica el proceso a realizar con

su respectiva identificacin de su cada simbologa

56

Flujograma

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente

hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

Sinttica:

La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos

dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

Simbolizada:

La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en

su interpretacin.

De forma visible a un sistema o un proceso:

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o

proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta

forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y

que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

58

SIMBOLOGIA

59


Con la intencin de que el procedimiento de almacenaje se efecte debidamente,

es preciso que se considere el enfoque de las 5S. Para implementar tal

herramienta dentro del Sistema de Control de Inventario se debe tomar en cuenta

el empleo del ciclo Planear- Hacer- Verificar y Actuar; conocido como PDCA.

1. Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

2. Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

3. Definir un plan de educacin y entrenamiento para todo el personal.

4. Los sectores ejecutan el plan y recogen los datos relacionados con el

funcionamiento de la implementacin de las 5S.

5. Analizar y comparar los datos obtenidos.

6. Si se encuentran desvos, se deben identificar las causas para actuar sobre stas.

60




Sentido de la Utilizacin:

Qu Hacer?

-Identificar las reas y espacios de

trabajo conque cuenta el rea de

almacn.

-Determinar los insumos

realmente necesarios en el

almacn.

-Conocer las condiciones fsicas.

Para Qu?

-Liberar espacios para diversos

fines del almacn.

-Optimizar los recursos.

Cmo?

-Buscando las causas de acumulacin de objetos innecesarios y evitndolas. -Separando lo que realmente es necesario para la realizacin de las actividades de recepcin, almacenaje y entrega de los materiales. -Concientizando y educando al personal del rea de almacn, a travs de la identificacin y solucin de problemas en equipo. .

61




Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S Sentido del Orden:

Qu Hacer?

-Identificar herramientas e insumos para que puedan ser guardados en lugares adecuados y de fcil acceso. -Buscar el compromiso de todos para el mantenimiento del orden.

Para Qu? -Facilitar el acceso a las herramientas, insumos y todo lo necesario para el desarrollo de las actividades del almacn. -Economizar tiempo y as despachar ms rpido los pedidos de otras divisiones.

Cmo?

-Identificando las reas o lugares en donde los insumos, herramientas y materiales sern almacenados. -Codificacin y buena ubicacin de los insumos que son guardados en el almacn.

62




Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S Sentido de la Limpieza:

Qu Hacer?

-Practicar la limpieza en todas

las reas del almacn, de

manera habitual y rutinaria.

Para Qu?

-Crear un ambiente de seguridad en el rea de trabajo. -Prevenir accidentes. Mantener en excelentes condiciones y en un buen sitio agradable. -Aumentar las condiciones de salud. -Crear un ambiente laboral ms

agradable.

Cmo?

-Estableciendo un horario, para llevar a cabo el programa de limpieza. -Dotando el rea de los implementos de trabajo e insumos para limpieza. -Realizando una campaa de limpieza

que permita poner en prctica un

mantenimiento permanente para

concientizar al personal del almacn,

de la importancia que tiene trabajar en

un ambiente aseado.

63



Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S Sentido de la Higiene:

Qu Hacer?

-Visualizar factores de riesgo en el ambiente de trabajo. -Reconocer fuentes de contaminacin existentes en el almacn. Identificar la necesidad de implementos de seguridad en el almacn.

Para Qu?

-Prevenir enfermedades a los

empleados.

Aumentar las condiciones de

seguridad de toda la institucin.

-Armonizar el lugar de trabajo.

Cmo?

-Eliminando situaciones

inseguras para los trabajadores,

e institucin, mediante el

cumplimiento de las normas de

higiene y seguridad industrial.

-Manteniendo excelentes

condiciones de higiene en el

almacn.

64



Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S Sentido de la Autodisciplina:

Qu Hacer?

-Comprometer a todo el personal a cumplir con los cuatro (4) sentidos anteriores. - Establece un control riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos

Para Qu?

-Mejorar el ambiente de trabajo. -Aumentar la eficiencia y eficacia de las operaciones efectuadas en el almacn. -Incentivar la participacin espontnea de los trabajadores. -Crear un clima de confianza, mediante la motivacin. -Crear inters por el mejoramiento continuo.

Cmo?

-Cultivando actitudes positivas

entre todos los empleados.

-Practicando continuamente las

5S en el rea del Departamento

de Almacn de La Unidad

educativa Jos Atanasio Girardot.

65


Es importante recordar que los 5 Sentidos se encuentran interconectados

conformando un sistema:

Sentido de la Utilizacin

Sentido del Orden Sentido de la Limpieza

Sentido de Higiene

Sentido de la Autodisciplina

66

REFERENCIAS

Plan de Desarrollo Econmico y social de la Nacin 2007 2013.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 1999 Caracas.

(Gaceta Oficial, 36.860)

Ley del Estatuto del Funcin Pblica Gaceta Oficial N 5557 del 13 de

Noviembre (2001).

Ley Orgnica de Educacin. Gaceta Oficial Num.5929.

Chiavenato I (2004).Administracin. X edicin. Mxico: Mc - Graw-Hill.

Franklin fincowsky enrique benjamn Mxico, fca unam: "manuales

administrativos: gua para su elaboracin"

67

ANEXOS

68

ANEXO 1

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN.



Participantes:

Tacoa Irene

Vivas Niria

Torres Daniela

Perozo Manuel

Tutor Asesor: William Rodrguez

Tutor Externo: Meilidy Arrieche

Noviembre, 2012

69

INSTRUCCIONES:

1. Lea cuidadosamente el instrumento de evaluacin.

2. Marque con una (X) la respuesta correcta de acuerdo a su experiencia.

3. Si no comprende alguna parte, pregunte al encuestador.

4. Si su respuesta es NO justifique el porqu.

Nombre del Facilitador:_________________________________________________

Funcin que cumple en la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot:_____________

___________________________________________________________________

70

TEMS

1. Conoce usted un manual de normas y procedimientos

administrativos en su rea de desempeo?

Si_____________ No______________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

2. Considera Beneficioso el Manual asignado en su rea laboral,

impartido por los participantes?

Si_____________ No________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

3. Considera de Orientacin y herramienta el manual de normas y

procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha

unidad?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

4. Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual

en otras unidades de la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

71

5. Le pareci de fcil entendimiento y coherencia el uso del manual?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

6. Cree usted que a travs del uso del manual habr una mejor

planificacin y control a la unidad de almacn de la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

7. Al Momento de poner en prctica dicho Manual cree usted, que se

empleara una buena organizacin en el rea de almacn?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

8. Cree usted, que se establezca una buena direccin y orientacin al

establecer el manual como instrumento de apoyo?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

72

9. Tiene usted conocimiento de cmo controlar de forma sistemtica

las normas y procedimientos llevados en el rea de almacn bajo el

enfoque de las 5S?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

10. Considera usted elemental la aplicacin de las 5S en la Unidad

de Almacn en la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

73

ANEXO 2

1- Conoce usted un manual de normas y procedimientos

administrativos en su rea de desempeo?

Grafico 1: Se puede considerar que hay gran desconocimiento de que haya

manuales de normas y procedimientos administrativos, en las reas que

fueron consideras y tomadas en cuenta para realizar el instrumento, donde

da con un margen de 0.80%, as mismo un 0,20% si tienen conocimientos de

que existan manuales en su rea de desempeo.

0,20%

0,80%

SI

NO

74

2-Considera Beneficioso el Manual asignado en su rea laboral,

impartido por los participantes?

Grafico 2: Cabe destacar, que en un 0.90% considera beneficioso la

implementacin del manual de normas y procedimientos administrativos

impartido por los participantes, esto quiere decir que hubo un porcentaje

considerable que esta activo y creen que es de gran provecho para su rea

laboral la asignacin del mismo. Es por ello que con un 0.10% de los

encuestados consideran que no es beneficioso, esto quiere decir que aun

existe desconocimiento de dicho manual.

0,90%

0,10%

SI

NO

75

3-Considera de Orientacin y herramienta el manual de normas y

procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha

unidad?

Grafico 3: un 0.90% considera de herramienta y orientacin el manual de

normas y procedimientos, para que este sea enseado a los futuros

empleados de dicha unidad, dando as a conocer que es de gran beneficio y

gua, para el mejor manejo de rea.

0,90%

0,10%

SI

NO

76

4- Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual

en otras unidades de la unidad educativa?

Grafico 4: un 0.99% arroja de importante y nocin, la aplicacin de dicho

manual en las otras reas de la unidad educativa, dando como significativo la

mejora de otras reas a tener una gua como esta siendo un buen instructivo.

0,99%

0,00%

SI

NO

77

5- Le pareci de fcil entendimiento y coherencia el uso del manual?

Grafico 5: un 0.80 % de los encuestados, considera de fcil entendimiento y

con coherencia el uso y manejo de dicho manual, sin embargo un 0.20 %

considera que le dificultoso la utilizacin del mismo, cabe destacar que la

muestra tomada en cuenta para la realizacin de dicha encuesta, son adultos

mayores es decir la informacin para que sea interpretada a estas personas

tiene que ser llevada a cabo con mas consideracin y lentitud, sin embargo

consideran que es coherente y fcil si se lleva a la prctica diariamente.

0,20%

0,80%

SI

NO

78

6- Cree usted que a travs del uso del manual habr una mejor

planificacin y control a la unidad de almacn de la unidad educativa?

Grafico 6: un 0.90% considera que a travs del uso de manual habr una

mejor planificacin y control de las reas donde desempean, dando

monitoreo y lograr mejor los objetivos a la hora de ejecutar una actividad en

la misma.

La planificacin es decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quien tiene

que hacerlo y como debe hacerse, con la implementacin del manual se

toma las decisiones de manera controlada e inspeccionada.

0,90%

0,10%

SI

NO

79

7- Al Momento de poner en pr

evaluar el manual de normas y procedimentos administrativos para el almacÉn de la unidad educativa

Documents