revisión por la dirección 2015 - 2016 -...

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SIGA 2015

ObjetivoAsegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia yefectividad continuas del Sistema Integrado de Gestión yAutocontrol.

NTC GP 1000:2009, numeral 5.6 NTC ISO 9001:2015, numeral

NTC ISO 14001: 2015, numeral 9.3

Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.31

NTC‐ISO/IEC 27001:2006, numeral 7

Objetivos Específicos

• Conocer debilidades y fortalezas que desde los procesosse han identificado con el fin de tomar accionesconjuntas para solucionar los aspectos críticos queestán afectando la gestión de la entidad y la prestaciónde los servicios con calidad.

• Conocer los resultados de la encuesta de satisfaccióndel cliente, el cumplimiento de requisitos de la Entidad,los legales y de las Normas Técnicas a través de losresultados de las auditorías, el nivel de riesgo de losprocesos y su desempeño, así como los avances en laimplementación de todos los subsistemas del SIGA parapromover la cultura de la mejora en todos los niveles dela Entidad

Estado actual del

• Calidad

Estado actual del

• AmbientalSe está implementando la norma NTC – ISO 14001. Paraverificar su estado de avance y brechas se realizará preauditoriaa nivel nacional en el segundo semestre de 2016.

• Seguridad y Salud en el TrabajoSe está implementando bajo el Decreto 1072 de 2015. Paraverificar su estado de avance y brechas se realizará preauditoríaa nivel nacional en el segundo semestre de 2016.

Estado actual del

Seguridad de la InformaciónSe da inicio al establecimiento e implementación del Sistemade Gestión de Seguridad de la información “SGSI” con base enlos lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea en sucuarto componente “Privacidad y Seguridad de laInformación” con un alcance inicial al proceso misional“Gestión de Formación Profesional Integral”.

Modelo Estándar de Control Interno – MECIEl indicador del grado de Madurez del sistema, reportado porla Oficina de Control Interno para la vigencia 2015 es de88.1%

Resultados de las auditorías

• Incumplimiento de publicación en el SECOP

• Incumplimiento requisito en informe/ acta deevaluación de ofertas

• Falta de clasificación de bienes y servicios ycondiciones técnicas

• Falta de evidencia en el expediente contractual sobrela verificación de las ofertas económicas

Manual Supervisión e Interventoría y Manual de Contratación AdministrativaHallazgos mas frecuentes

Auditorías de Gestión

• Legalización de gastos no permitidos conrecursos SENA

• Falta de documentación en expedienteconvencional

• Entrega extemporánea de informes financieros

• Extemporaneidad en traslado de rendimientosfinancieros


Proceso Gestión ContractualHallazgos mas frecuentes

• Ingreso de bienes al Almacén tiempo despuésde recibirlos

• Existencias elementos de consumo ydevolutivos vigencias anteriores

• Estructural – devolutivos con stickers (placas)provisionales

• Estructural – pérdida de trazabilidad entraslado de bienes devolutivos.


Procedimiento Ingreso de BienesHallazgos mas frecuentes

• Existencia de elementos devolutivos y deconsumo de vigencias anteriores

• Ausencia de certificación de inexistenciade materiales en el Almacén

• Notas de salida cargadas a un solofuncionario

• Salida de bienes sin formato de solicitud

Criterios de Auditoría


Procedimiento Salida de BienesHallazgos mas frecuentes

• Falta de cronograma de actividades para elproceso de bajas

• Bienes dados de baja sin conceptos técnicos

• Estructural – Falta de evidencias en procesodestrucción de bienes dados de baja

• Inconsistencias aplicación procedimiento bajabienes / no uso de formatos


Procedimiento Baja de BienesHallazgos mas frecuentes

• Estructural – constitución reservas

• Estructural – deficiencias de planeación

• Deficiencia en la planeación contractualdesconociendo el principio de anualidadpresupuestal

• Deficiencias de control y seguimiento


Procedimiento Gestión PresupuestalHallazgos mas frecuentes

• Concentración de funciones y falta derotación empleados

• Falta de planes de contingencia en gestión detalento humano

• Estructural – Mayores valores liquidados ennómina

• Ausencia de estructura funcional claramenteestablecida


Procedimiento Nómina, Seguridad Social y CesantíasHallazgos mas frecuentes

• Debilidades en la planeación de la ofertaeducativa

• Deficiencias de control

• Actas de comité regional sin firma de lasubdirección

• Cobertura insuficiente de la oferta académica


Procedimiento Planeación y Publicación de la Oferta EducativaHallazgos mas frecuentes

• Aprendices con juicios de evaluación “Porevaluar” y “No aprobados”

• Inconsistencias entre la planeación pedagógicay el proyecto formativo

• Afectación tiempo sanción aprendiz porinoportunidad en el trámite de novedades

• Ambientes de aprendizaje sin las condicionesde calidad requeridas


Ejecución de la Formación Profesional IntegralHallazgos mas frecuentes

• Inconsistencias en los soportes de criteriospara la asignación de apoyos desostenimiento

• Falta de soportes para atención preferencialy prioritaria de aprendices

• Adjudicación apoyos de sostenimiento sintener en cuenta la priorización

• Falta de publicación del listado deaprendices inscritos con puntaje obtenido enla priorización


Procedimiento Apoyos de SostenimientoHallazgos mas frecuentes

• Desarticulación entre Plan de Acción yCronograma de actividades con informestrimestrales

• Incumplimiento en la conformación yfuncionamiento del comité de cafetería

• Debilidades en la conformación del equipode fomento y bienestar al aprendiz

• Deficiencias de higiene y aseo en la cafetería


Procedimiento Fomento al bienestar y liderazgo del aprendizHallazgos mas frecuentes

• Aprendices por certificar en vigencia actual yanteriores

• Documentos de identidad coninconsistencias resultado cruce con RNEC

• Aprendices certificados en menor tiempo,sin evidencias requeridas

• Falta depuración roles en el sistema SofíaPlus


Procedimiento Certificación AcadémicaHallazgos mas frecuentes

• Ejecución de programas sin materiales deformación

• Indicadores de atención a las poblacionesvulnerables con baja ejecución

• Debilidad en el seguimiento al convenio ICBF

• Estructural – falta de acceso al sistema VIVANTO


Gestión para la Atención de las Poblaciones VulnerablesHallazgos mas frecuentes

Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

Articulación entre Regionalesy Dirección Regional para lamitigación de las causas delos hallazgos identificadospor la CGR

Fortalezas

Avance del plan de mejoramiento financiero de la CGR vigencia 2013 ‐2104

90% Fortalecimiento del proceso de autoevaluación a través del fomento de la cultura del autocontrol.

Utilización por parte de laentidad de la herramientaCompromISO para realizarel seguimiento a planesde mejoramiento

62,2% Índice de Transparencia de la Entidad. Nivel Medio

Fortalecimiento del Sistemade Control Interno ‐ MECIde la Entidad

Fortalecimiento de la política de Servicio al Cliente

Fortalecimiento

Debilidades en los controlesmanuales y automáticos de lo sdiferentes procedimientos de laentidad, lo cual genera lamaterialización de riesgos yafectación a los objetivosinstitucionalesDebilidades

Debilidades en la aplicación de los principios de contratación estatal

Debilidades en el seguimientoa la ejecución de la FormaciónProfesional Integral

Debilidades en la aplicaciónde la política de bienestar yliderazgo del aprendiz

Deficiencias en el registro y control y baja de bienes de la entidad

Inoportunidad en lacertificación académica deaprendices

Debilidades en laidentificación de causas yacciones en los planes deacción por parte de lasRegionales para la mitigaciónde hallazgos producto de laAuditorías Internas de Gestión

Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

Auditorías al SIGA Vigencia 2015

Auditoría Interna Primer ciclo:

13 no conformidades

Auditoría Interna Segundo ciclo:

45 no conformidades

Primera Auditoría de Seguimiento ICONTEC

17 no conformidades

Direccionamiento EstratégicoIndicadores. Para que se optimice la cantidad de indicadorespara la Entidad, se rehabilite nuevamente el módulo de laPlataforma Compromiso y los procesos realicen análisiscontundentes de los resultados, de manera que losindicadores sirvan para tomar decisiones.

Indicadores institucionales. Para que se estandarice a nivelnacional: que las cifras y metas oficiales tienen una únicafuente (Dirección de Planeación). Adicionalmente, realizartalleres para que las Regionales y Centros de Formaciónpuedan entender y soportar las cifras que presentan en sustableros de control.

Los nuevos indicadores de eficiencia. Para que se continúeeste proyecto ampliando la implementación de indicadoresde eficiencia a los demás procesos misionales.

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Oportunidades de Mejora Identificadas en las Auditorías al SGC

Gestión del Riesgo. Para asegurar que loscontroles definidos se orienten a eliminaro atenuar las causas identificadas demanera que haya suficiencia y eficacia enevitar la materialización de los mismos.Realizar una definición clara de requisitoshabilitantes para tratamiento del riesgo yaque los controles no eliminan las causas.

ES‐009‐001

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Para que se consideren en el “Programa de Gestión Documental”, los siguientes aspectos:

• Disponibilidad de sitios con la capacidadnecesaria para los archivos de “Gestión” y el“Central”.

• Asignación de los recursos para la digitalización,clasificación, depuración, indización,identificación y archivo de los documentos de laEntidad.

• Definición de un instructivo para unificar lainterpretación de las casillas del formato de lasTRD, considerándolo para efectos de capacitaciónya que el personal rota con bastante frecuencia.

• Definir disposiciones para el manejo dedocumentos en medio magnético en especial lorelacionado con el tiempo de retención enArchivo de Gestión.

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• Actualizar las TRD porque no incluyen todos losdocumentos que se relacionan en losprocedimientos (en los Tipos documentales) ylos formatos que cambian de versión odesaparecen con las revisiones yactualizaciones y los no relacionados seconservan de manera independiente a las TRD,

• Generar listas maestras de registros comocomplemento a las TRD de manera que seasegure el manejo de los registros del SIGA.

• Establecer los lineamientos para el archivo delos registros no relacionados en las TRD, comopor ejemplo los documentos que se generanen el Programa de Trabajo en Alturas, loscuales se están guardando en CD.

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Gestión de Formación Profesional Integral • El Procedimiento ”Ejecución de la formaciónprofesional integral GFPI‐P‐06. Para que se revisecon la participación activa de los instructores ensu estructura, contenido, secuencia lógica yarticulación de actividades con registros; porquesiendo un procedimiento medular debeconvertirse en una herramienta sencilla, práctica,amigable y útil para los usuarios y los propósitosde la formación.

• Revisar los formato 18” Planeación Pedagógica delProyectos y 19”Guia de Aprendizaje” los cualestienen información repetida, haciendo que losinstructores los diligencien parcialmente o no seimplementen.

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Gestión de Formación Profesional Integral

• Establecer como un requisito del contrato de losInstructores contratistas, la entrega completa de labitácora en medio físico y magnético y que elinterventor o supervisor del contrato se asegure desu cumplimiento antes de cerrar el contrato.

• Formación Complementaria Presencial. Para que seajuste el procedimiento, según los aspectos definidosen el informe final de esta auditoría.

• Programa Ampliación de Cobertura (PAC). Para quese documenten las actividades de formación querealizan terceros a nombre del SENA medianteconvenios, teniendo en cuenta que el tercero deberíaaplicar los mismos procedimientos y disposicionesque si lo hiciera directamente el SENA.

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Gestión de Certificación de Competencias Laborales

• El control del servicio no conforme. Para que serevise el alcance de la aplicación delprocedimiento definido, puesto que en el“Momento de Verdad” vital que es la entrega delservicio, no se considera que se puede presentarel servicio no conforme.

• La aplicación de los requisitos del numeral 7.3Diseño y desarrollo en lo relacionado con lasherramientas e instrumentos para la prestacióndel servicio de certificación por competencias.

• La evaluación de la necesidad de la aplicación delnumeral 7.6 Control de Equipos de Inspección,medición y Ensayo, en cuanto a la calibración delos equipos empleados en las pruebas decertificación de competencias.

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Gestión de Evaluación y Control

• La Matriz de Riesgos del procesoespecificando las diferentes acciones quese adelantan para gestionar las riesgos.

• Los indicadores del proceso para que semidan aspectos diferentes al cumplimientode las actividades programadas.

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Gestión de Emprendimiento yEmpresarismo

Un Manual de Buenas prácticas delGestor de Emprendimiento. Paraunificar, estandarizar e integrar en unManual de Buenas Prácticas” unesquema de gestión de conocimientode manera que se integren lasherramientas y metodologías(indicadores, análisis de mercado,publicidad, contabilidad y finanzasbásicas, etc.), que les permita haceruso estandarizado de las mismas entodo el país.

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Gestión de la Innovación y laCompetitividad

Para que se revise la aplicabilidad delcapitulo de diseño en el desarrollo deinvestigaciones en sus diferentesmodalidades.

La no exclusión del requisito de control deequipos de medición y ensayo y suaplicabilidad gradual en las diferentesmodalidades de diseño y desarrollocuando se utilicen equipos que puedanafectar los resultados, aprovechando elproyecto de acreditación de laboratorios.

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Gestión Contractual.• El Manual de Supervisión e Interventoría.Para que se revise el alcance y su contenido,puesto que está totalmente dirigido a lasinterventorías de obras civiles.Se relacionen en los informes de supervisiónlos documentos que respaldan, soportan ycomplementan las actividades de supervisión.

• La medición del Proceso. Con miras a medirla calidad del servicio que se presta al clienteinterno sería importante que se establecieranlos mecanismos para monitorear entre otrascondiciones : los tiempos de trámite, lasdevoluciones, las fallas más recurrentes,entre otros.

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Retroalimentacióndel cliente

Retroalimentación del ClienteResultados‐ Encuesta Nacional de Mediciónde la Satisfacción del Cliente SENA 2015

1ra Encuesta Nacional 2015Mediante esta medición seIdentifica el nivel de satisfacciónde los grupos de interés respectoa la prestación de los servicios ylos canales de atención del SENA.

Encuesta aplicada en el mes de Agosto a5.185 Clientes Externo (Empresarios,Aprendices y Egresados)

4.532 clientes satisfechos

Equivale a un

87,4%

Satisfacción en relación a los CANALES DE ATENCIÓN

Fortalezas que resalta el Cliente


2da Encuesta Nacional 2015Mediante esta medición seIdentifica el nivel de satisfacciónde los grupos de interés respectoa la prestación de los servicios ylos canales de atención del SENA.

Encuesta aplicada en el mes de Agosto a5.185 Clientes Externo (Empresarios,Aprendices y Egresados)

5.687clientes satisfechos

Equivale a un

89,04%

Satisfacción en relación a los CANALES DE ATENCIÓN

Fortalezas que resalta el Cliente


Comportamiento histórico medición de la satisfacción

De lo anterior se concluye que el89,04 % de las personas seencuentran satisfechas con el SENA,comparado con el 87% del nivel desatisfacción en la medición de laprimera encuesta 2015 aumentó en1,64%. Lo anterior se debe a que huboun aumento proporcional en un rangode 1 a 2 puntos porcentuales en lascalificaciones de los criteriosevaluados.Con relación a la meta propuesta en el2015 se planteó un nivel desatisfacción >= al 80%, en ese orden,se cumplió con él indicador, y lo másimportante es que en generalnuestros grupos de interés estánsatisfechos y tienen una percepciónmuy buena acerca de los dos focosevaluados (canales de comunicación yservicios que ofrecer el SENA).

Retroalimentación del ClientePQRS

Para el año 2015 de las 79.841 PQRS recibidas por el SENA, el 0,5% paso avencimientos de términos, es decir que no se respondió dentro de lostiempos normativos 358 PQRS, en comparación al año 2014 de las 63.732PQRS recibidas por el SENA, el 5% paso a vencimientos de términos, esdecir que no se respondió dentro de los tiempos normativos 2.746 PQRS,

Aspecto positivoEl año 2015 tiene el % más bajo que ha tenido la entidad

en vencimientos de términos.

7%

3%

0,2% 0,7% ‐

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

40.000

45.000

50.000

0%

1%

2%

3%

4%

5%

6%

7%

8%

VEN. TERM

PQRS RECIBIDAS

La estrategia PQRS se implementaa partir del 1er semestre 2012.

Para el 2do semestre 2011 serecibían aprox. 3.000 PQRS ypasaban a vencimientos detérminos el 20%

Retroalimentación del ClientePQRS

• Mayor apropiación porDirectivos de la importanciade PQRS; Presentan losinformes de gestión y RankingPQRS mensualmente en loscomités.

• Regionales evidenciandoAcciones de mejora en CRMfrente a las PQRS.

• Mas Empresarios yCiudadanos obteniendorespuestas de fondo y atiempo.

FORTALEZAS

DEBILIDADES

• El aplicativo OnBasenormativamente no es aptopara el tratamiento de lasPQRS; Permite trasladar PQRSvencidas, No permite detenertérminos, no es posibleconocer el 100% de la gestiónque adelanta la entidad, datiempos y fechas devencimientos errados, entreotros.

• Para entregar informaciónconfiable se deben realizarmuchos procesos manualespara la depuración de lainformación, lo que hace quelas Regionales no tenganinformación al día para la tomade decisiones.

Reformulación de la encuesta de satisfacción nacional del cliente 2016

Diagnóstico de condiciones actuales de la medición de la satisfacción del

cliente

Validación de servicios, clientes y recopilación de necesidades y expectativas

Planeación para reformulación de la encuesta de medición de satisfacción

Ejecución de la encuesta a nivel

nacional y elaboración del

informe por partes interesadas

Análisis de resultados y toma de acciones en todos los niveles

del SENA

Gestión del Proyecto

Fases del proyecto

Reformulación de la encuesta de satisfacción nacional del cliente 2016Fases del proyecto

Justificación de ampliación de ejecución Beneficios Decisiones a

tomar

• Transición a la versión ISO 9001:2015.

• Se requiere más tiempo para desarrollar la reformulación:

• Diagnóstico actual de la medición.

• Validación de los servicios con los procesos misionales.

• Desagregación de la aplicación de la encuesta para cada clientes.

• Definición de una metodología para la aplicación de la encuesta en tiempo real en todos los niveles del SENA.

•Definición de requisitos del cliente a partir de la recopilación de necesidades y expectativas.

•Segmentación de clientes y servicios, para obtener retroalimentación detallada.

•Toma de acciones CPM a partir de los requisitos reales de los clientes del SENA, permitiendo la maduración de la encuesta.

•Recopilación de resultados a nivel nacional y en tiempo real para el análisis de información.

•Compromiso y apoyo de la Alta Dirección para desarrollar la estrategia en todos los niveles.

•Adquisición y/o desarrollo de la plataforma tecnológica para la aplicación de las mediciones a nivel nacional.

•Definir los aportes que considere la Alta dirección se deben tener en cuenta en la estructuración de la Encuesta.

Desempeño de los procesos y conformidad del servicio

Revisión Desempeño de los Procesos

16 de mayo:

Se realizó reunión con asesores ycoordinadores de las Direcciones yOficinas de la Dirección General juntocon los líderes SIGA DG, en donde sesocializó mediante un ejercicio DOFA,las debilidades, oportunidades,fortalezas y amenazas de cada uno delos procesos.

Las conclusiones de este ejercicio seconsolidaron y se incluyen en el Ítemrecomendaciones de estapresentación.

26 de mayo:

Se realizó reunión con el DirectorGeneral, Directores de Área y Jefes deOficina en donde se socializó eldesempeño de procesos con base enlos logros y retos.

Nota: Las diapositivas y anexos que se presentaron en estas reuniones hacen parte del informe de la Revisión por la Dirección

Acciones de Seguimiento de Revisiones previas efectuadas por la

Dirección

Decisiones RXD 2014 Acciones tomadas % de Avance

Continuar la revisión de la Promesa de valor y de los objetivos del SIGque se encuentra en construcción y validación a nivel nacional. Sedelega al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo laaprobación de los ajustes a estos elementos estructurales delSistema, de manera que se adapten a las condiciones actuales de laPlaneación Estratégica Institucional , las nuevas versiones de lasNorma Técnicas y la aplicación de nuevos requisitos legales(especialmente para el SGSST).

Se actualizaron las políticas yobjetivos de los Subsistemasteniendo en cuenta laPlaneación EstratégicaInstitucional y las nuevasversiones de las NormasTécnicas.

100%

Generar una nueva versión del Manual del SIGA para incluir loscapítulos correspondientes al Subsistema de Gestión Ambiental, deSeguridad y Salud en el Trabajo y de Seguridad de la Información.

Se ha adelantado la elaboracióndel Manual del SIGA queintegre los capítuloscorrespondientes a cada uno delos subsistemas

50%

Actualizar la Tablas de Retención Documental para articular con losregistros que han surgido por la implementación del SIG.

Se está adelantando unaactualización para articular conregistros del Sistema.

20%


Generar un documento con lineamientos quepermitan estandarizar el ejercicio de Revisión por laDirección que realizan las regionales y aseguren larevisión de toda la información de entrada deconformidad con lo establecido en la Norma Técnica(5.62)

Se está adelantado laelaboración de acuerdo auna propuesta piloto que seconstruyó en el 2015 ytendrá su versión final deacuerdo con lo planteado enel PAM 2016

20%

Validar con los procesos misionales la identificacióny tratamiento de los servicios no conformesejecutados por cada uno de ellos.

En las auditorías internas decalidad se evidenció que enalgunas partes del país nose hace identificación delSNC. Sin embargo en lamayoría se está haciendo elejercicio.

90%


Revisar toda la documentación de los procesos paraque se ajusten de acuerdo con los hallazgos de laauditoria interna.

Se encuentran en revisión losdocumentos de los distintosprocesos mostrando un avanceimportante en los procesos degestión de Recursos Financierosy Gestión de Infraestructura yLogística.

15%

Revisar el Normograma para validar la vigencia delas normas, la Inclusión de nuevas normas y ladefinición de mecanismos para articular elNormograma con la Normatividad que le aplica acada proceso (Normograma por proceso).

El aplicativo mediante el cual seactualiza el Normogramainstitucional se encuentra enproceso de contratación

0%

Evaluar la posibilidad de Articular el proceso deAutoevaluación con fines de acreditación con elSistema Integrado de Gestión

El proceso de autoevaluación seestá documentando en losprocedimientos

20%


Divulgar de una manera más clara a las regionales loslineamientos para la medición de la satisfaccióndel cliente‐usuario, y entregar estas mediciones enperiodos más cortos no anualmente. Hacer maspertinentes los contenidos de acuerdo a las dinámicasregionales.

Divulgación delineamientos yprocedimientos demedición de la satisfaccióndel cliente a nivelnacional.

100%

Fortalecer las competencias de los gestores y líderesSIG, a través de actividades de formación.

Realización deactualización de las normas ISO 9001:2015 y NTC ISO 14001: 2015 en mesas de trabajo a nivel nacional

60%

Revisar que las funciones asignadas a lasdependencias correspondan a las que por norma(Decreto 249/2004) fueron definidas

No ha tenido avance 0%

Estado de las acciones correctivas y preventivas

Estado de las Acciones a Nivel Nacional

5181

3212

360

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Abierta Eficaz No eficaz

Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión y AutocontrolRevisión de los Elementos Estructurales del SIGA

PROMESA DE VALOR SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

•Prestación de servicios con calidad, oportunidad, pertinencia, innovación,estándares internacionales e inclusión social, que contribuyan al desarrollosocial, económico y tecnológico del país.

•Aplicación de buenas prácticas ambientales, para la prevención de lacontaminación y protección de los recursos naturales.

•Implementación de ambientes de trabajo y de aprendizaje, concondiciones que contribuyan a la seguridad y salud ocupacional, para elbienestar de las personas.

•Desarrollo y buen uso de las tecnologías de información y comunicación,para la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad dela información institucional.

El SENA a través del mejoramiento continuo de sus servicios de formación profesionalintegral, de generación de ingresos y empleabilidad para la incorporación y eldesarrollo de las personas en actividades productivas, se compromete con sus clientesy grupos de interés a generar una cultura de Calidad con Calidez, mediante un SistemaIntegrado de Gestión, centrado en las personas, con la siguiente promesa de valor:

Con este reto de Excelencia, el SENA con Amor y Disciplina, cumple los requisitos de losclientes, legales y demás aplicables, para ser una entidad de Clase Mundial.

PROMESA DE VALOR SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

El SENA con el propósito de contribuir a la paz, equidad, educación y productividad del País, encumplimiento de los requisitos de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado deGestión y Autocontrol – SIGA, de los requisitos legales y otros requisitos de las partesinteresadas pertinentes, se compromete a:

La prestación de susservicios con calidad,cobertura y pertinencia.

La consolidación de la culturade la autogestión, autocontrol yautorregulación.

La protección de laseguridad y salud desus servidorespúblicos, contratistas,sub‐contratistas yaprendices conenfoque de empresasaludable.

El aseguramiento de laconfidencialidad, integridad ydisponibilidad de la información.

Esta promesa de valor se sustenta en la mejora continuade la gestión en todos los niveles de la entidad y searticula con las políticas específicas de cada subsistemaque conforman el SIGA.

La protección del medioambiente y la prevenciónde la contaminación.

La gestión de los riesgos que tengan efecto en la operación de los procesos, en el medio ambiente, la salud y seguridad de las personas y la seguridad

de la información.

Política de Calidad

• El fomento de la cultura de la mejora.

• La implementación articulada de buenas prácticas de gestión a nivel nacional.

• El fortalecimiento de la imagen institucional por sus aportes a la productividad del País.

El SENA desde su Subsistema de Gestión de la Calidad en elenfoque de prestación de sus servicios con alta calidadformaliza herramientas para mejorar la eficiencia, eficacia yefectividad de sus procesos.

En articulación con la Promesa de Valor del Sistema Integrado deGestión y Autocontrol – SIGA, se compromete con:

Objetivos de Calidad

• Incrementar el nivel de satisfacción de las partesinteresadas, en atención de sus intereses, necesidadesy expectativas pertinentes, articuladas con el contextode la Entidad.

• Incrementar el nivel de eficacia de los planes demejoramiento implementados por diferentes fuentes.

• Mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de losprocesos.

Política Ambiental

• La implementación de diferentes estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación alcambio climático.

• El uso racional y eficientemente de los recursosnaturales, primando el agua y la energía.

• La optimización del uso de los materiales deformación, empleando en lo posible bienes yservicios amigables con el medio ambiente.

• El control de las emisiones, los vertimientos yresiduos generados al interior de la Entidad.

• El fomento de la toma de conciencia por elrespeto y protección del medio ambiente entrelos aprendices, servidores públicos y contratistasque presten servicios a nombre de la entidad.

El SENA desde su Subsistema de Gestión Ambiental maneja de manerasostenible sus aspectos e impactos significativos. En articulación con laPromesa de Valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol –SIGA, se compromete a:

Objetivos Ambientales

• Implementar programas y estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación al cambioclimático y al uso eficiente de los recursos queimpactan el desempeño ambiental.

• Disminuir la significancia de los aspectos e impactosen las actividades y servicios de la entidad.

• Incrementar la generación de prácticas amigablescon el medio ambiente en las partes interesadaspertinentes bajo el control del Subsistema deGestión Ambiental.

Política Seguridad y Salud en el Trabajo Empresa Saludable

• La promoción de la seguridad y la salud en el trabajocomo una responsabilidad de todos sin excepción.

• El fomento de la prevención de accidentes yenfermedades laborales en los ambientes de trabajo.

• La identificación de los peligros, evaluación y valoraciónde los riesgos de manera permanente con laparticipación de todos los interesados con el fin deestablecer los respectivos controles.

El SENA asume la implementación del subsistema de gestión de la seguridad ysalud en el trabajo para la gestión de los riesgos laborales que promuevanambientes de trabajo saludables que contribuyan al desarrollo de la misión de laentidad.

En cumplimiento de lo anterior, el SENA realiza acciones para generar unacultura de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose a:

Objetivos Seguridad y Salud en el Trabajo Empresa Saludable

• Disminuir la accidentalidad, las enfermedadeslaborales y el ausentismo.

• Promover la participación de los trabajadores en sucuidado individual y colectivo.

• Fomentar el cumplimiento de las exigencias legalesmediante el mejoramiento continuo del subsistema degestión en seguridad y salud en el trabajo.

Política del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información

• La gestión de los riesgos de los activos de informaciónteniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo de laEntidad.

• La implementación de políticas de seguridad de lainformación de alto nivel y de políticascomplementarias por cada dominio, para asegurar laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de lainformación institucional.

• El fomento de la cultura y toma de conciencia entre elpersonal (funcionarios, contratistas, proveedores yterceros) sobre la importancia de la seguridad de lainformación.

El SENA asume el compromiso de implementar el subsistema de gestiónde seguridad de la información para proteger los activos de informaciónde los procesos misionales de la entidad, comprometiéndose a:

Objetivos del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

• Proteger los activos de información del SENA desde laperspectiva de la confidencialidad, integridad ydisponibilidad.

• Salvaguardar la tecnología utilizada para el procesamientode la información frente a amenazas internas o externas,deliberadas o accidentales.

• Mantener un sistema de políticas, procedimientos yestándares que permitan minimizar el nivel de exposiciónal riesgo de los activos de información.

Política del MECI

El SENA asume el compromiso defortalecer la cultura de autocontrolen todos los servidores de laentidad a través de acciones que laencaminen hacia el mejoramientocontinuo en pro del cumplimientode los objetivos institucionales yaseguren los fines esenciales delEstado.

Objetivos del MECI

• Incrementar las actividades de divulgación del MECI para asegurar laapropiación del modelo en de todos los servidores de la entidad,como responsables del control en el ejercicio de sus actividades.

• Fomentar la implementación de planes de mejoramiento comoactividades propias de autogestión y autocontrol institucional paradar tratamiento a las debilidades que puedan presentarse en eldesarrollo del quehacer de la entidad.

• Fortalecer el Sistema de Control Interno tomando como insumo elavance y resultados de la evaluación del Modelo.

Recomendaciones para la mejora

Recomendaciones para la mejora de los procesos y del SIGA

1. Direccionamiento Estratégico:Mejorar las herramientas de control, medición y análisis quecontribuyan a la toma de decisiones de la Entidad.

2. Gestión de Talento Humano:Fortalecer la planta de personal para cumplir con las demandas ynecesidades de la entidad.

3. Gestión de Tecnologías de la Información:• Crear mecanismos para mejorar la conectividad en las regionales

que presentan intermitencia en el servicio de internet.

• Realizar un diagnóstico para establecer mecanismos quepermitan a los diferentes aplicativos y plataformas que existenen la entidad cruzar información y reportar datos que no secontradigan entre ellos.

Fuentes: Revisión por la Dirección realizada en las regionales, Recomendaciones realizadas por las áreas de la Dirección General y Documento “Programa de Gestión Documental 2016 Versión 1.0”


4. Gestión de Formación Profesional Integral:• Garantizar los recursos necesarios para el mantenimiento,

actualización y funcionamiento adecuado del Sistema de InformaciónSOFIA Plus

• Determinar en la contratación de instructores un porcentaje de tiempopara preparación de sesiones, registros en SOFIA Plus ya que el tiempotodo es horas directas a formación.

• Realizar inducción especifica en los temas y conceptos de FormaciónProfesional Integral a los Directores, Subdirectores y Administrativos.

• Elaborar documento maestro del proceso de formación, que establezcala unidad técnica.

• Flexibilizar lineamientos de metas en el proceso de FPI.



4. Gestión de Formación Profesional Integral:• Especializar centros de formación y fortalecer la gestión de

conocimiento de las redes.• Establecer una política documentada para el mejoramiento de

ambientes de formación y su mantenimiento, enfocado a procesoformativo.

• Documentar la información producida por la Escuela Nacional deInstructores (acompañamiento pedagógico, desarrollo profesional,investigación pedagógica, vinculación a banco de instructores,experiencias de formación a nivel internacional).

• Establecer mecanismos para evitar que los instructores realicenlabores administrativas porque se ve afectada la misionalidad deformar.



5. Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad:Implementar estrategias conjuntas con otras entidades para unintercambio de información ágil y seguro a través deherramientas tecnológicas confiables que favorezcan los procesosdel Observatorio y los tiempos de respuesta.

6. Gestión de Certificación de Competencias LaboralesImplementar herramientas informáticas que permitan guardar latrazabilidad del proceso y evitando el alto consumo de papel.

7. Gestión JurídicaRevisar, unificar y actualizar la normatividad interna.




8. Gestión Documental:Aprobar el programa de Gestión Documental y asegurar losrecursos para su implementación, en cumplimiento de lanormatividad vigente.

9. Gestión de Comunicaciones y Gestión de Tecnologías de laInformación:

Modificar la página web de acuerdo con lo establecido en elDecreto 2482 de 2012 y la Ley 1712 de 2014.

10. Gestión Contractual:Capacitar periódicamente a los colaboradores que lo requieran parala acertada ejecución de las acciones asignadas.

11. Gestión de Infraestructura y Logística:

• Mejorar las instalaciones propias de la entidad y evitarmayores costos con la figura de arrendamiento.

• Establecer acciones frente al represamiento de activosinservibles por no gestionar la baja de bienes



DE‐F‐XXX

Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos

EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO

2014

2015

2016

Módulo de administración del riesgo condatos históricos, pero sin integraciónpara la toma de decisiones.

Administración del Riesgo con bateríavalidada por la Dirección General yregionales

Integración del contexto nacionalpara la administración del riesgoalineada a la planeación estratégica.

Articulación con la Oficina de ControlInterno

Validación e identificación de nuevosriesgos con los responsables deproceso.

Identificación de riesgos en todos losprocesos, pero su gestión no es sistémica nifrecuente

Administración del Riesgo con bateríavalidada por la Dirección General

Implementación de la plataformaCompromISO con módulos independientespara riesgos de proceso y riesgos decorrupción.

2017Gestión del Riesgo integradaen todos los Subsistemas deGestión.Toma de decisiones de laalta dirección Integrada conla gestión del riesgo

Gestión del Riesgo

Regionales con mayor gestión

Santander Cauca Valle del Cauca Antioquia Huila

Regionales con menor gestión

Dirección General

Magdalena Distrito Capital

Meta Casanare

Riesgos de Proceso

Gestión del RiesgoRiesgos de Corrupción

Regionales con mayor gestión

Santander Cauca Valle del Cauca Antioquia

Regionales con menor gestión

Dirección General Magdalena Sucre Atlántico Córdoba

Distrito Capital

Gestión de Certificación de Competencias‐ Otorgamiento de certificados de competencia laboral sin

cumplir con la totalidad de los requisitos de ingreso alproceso de evaluación.

Gestión de Emprendimiento y Empresarismo‐ El número de personas que toman los servicios de asesoría

para la creación de empresas, no se incremente a partir delas acciones de sensibilización en las Unidades deEmprendimiento

‐ Toma de decisiones o actuaciones con base en documentosfalsos o alterados

Gestión Documental‐ Pérdida del patrimonio documental de la

Entidad

Gestión del RiesgoRiesgos más identificados

Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente‐ Vencimiento de términos de los trámites y/o en la

atención de PQRS de la Entidad para favorecer operjudicar a un tercero

Gestión Jurídica‐ Proferir resolución, dictamen o concepto manifiestamente

contrario a la Ley

Gestión de Infraestructura y Logística‐ Hurto o daño intencional de activos de laEntidad

Gestión de Tecnologías de la Información‐ Hurto o uso indebido de información crítica y sensible de los

procesos, recibiendo a cambio pagos o beneficios deterceros

Gestión del RiesgoRiesgos más identificados

EVENTOS DE RIESGO PRIORITARIOS QUE AFECTAN LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

La prestación del servicio no se de en las condiciones adecuadas(Ej. pico y placa, sedes tercerizadas sin el debido control einoportuna contratación de instructores e inoportuna compra demateriales de formación)

Impartir la formación sin contenidos actualizados

Falta de cumplimiento derequisitos en las diferentesetapas contractuales

Incumplimiento de obligacionescontractuales asociado adebilidades en la supervisión

Desfinanciación de los centrosde formación por falta deplaneación presupuestal

x x

Cumplimiento/ de imagen Cumplimiento

Legal Legal Económico

Desempeño del Subsistema de Gestión Ambiental

Programas Ambientales 2015

Ahorro y Uso Eficiente del Agua

Ahorro y Uso Eficiente de la Energía

Gestión Integral de Residuos

Cero Papel

Orden y Limpieza

Información registrada en la plataforma compromISO/Módulo Ambiental por Dirección General/Regional y Centro de Formación

Cumplimiento requisitos legales ambientales

Estado de Trámites Ambientales 2015

Para subsanar estos incumplimientos las inversiones ambientales en el 2016 y 2017 se enfocan en sistemas de tratamiento de aguas y unidades de almacenamiento de residuos

135 trámites ambientales obtenidos

149 trámites pendientes

Concesiones de agua; 21

Vertimientos a fuente de agua; 26

Aprovechamiento forestal; 5

Licencia ambiental; 2

Registro generadores de residuos peligrosos; 95

TRÁMITES AMBIENTALES PENDIENTES

Adecuación de los RecursosInversiones Ambientales 2015

En cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable, cuenta con 135 trámitesambientales vigente y ha destinado $ 343.659.550.754,oo distribuidos así:

FormaciónAmbiental

Adecuaciones yConstrucciones

Mantenimientoinfraestructura y

equipos

Equipos paracontrol de

contaminación

Equipo SIGA yotros

$314.567.536.614

$11.037.273.311 $7.885.838.820

$4.299.255.070 $5.869.646.939

Inversión

Proyección Inversiones Ambientales 2016 y 2017

Como resultado de los aspectos ambientales y eldiagnóstico de cumplimiento legal, se proyecta lanecesidad de recursos por el orden de 22 mil millones,especialmente para:

Unidades de almacenamiento de residuos.

Sistemas de tratamiento de agua potable y residuales.

Trámites ambientales.

22milMillonesRequeridos

Desempeño del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

Requerimiento Normativo (Decreto 1072 de 2015)

Decreto 1072 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.31.)

Determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de Seguridady Salud en el Trabajo y se controlan los riesgos. Con el fin de definir eimplementar acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiere lugar.

Ejecución Actividades 2015

‐ Dentro de los acuerdos con ARL POSITIVA se establecieron12 programas para la atención y prevención de accidentes yenfermedades laborales. En desarrollo de estos programas,el 97.86% de sus actividades fueron ejecutadas exitosamenteaunque se presentaron aspectos por mejorar en lametodología de los programas de riesgo psicosocial.

‐ El 2,14% de actividades pendientes, no se ejecutó debido aimprevistos presentados en las regionales. Estas actividadespendientes se ejecutaron durante el primer trimestre de lapresente vigencia en las regionales con mayor riesgo deaccidentes.

‐ La cobertura de cada programa se estableció de acuerdo conlas características de los peligros asociados a las actividadesdiarias realizadas por las dependencias.

Ítem N° 1‐2‐8‐15

PROGRAMA DESCRIPCIÓN INDICADOR

D.M.E Análisis de puestos de trabajo y actividades deprevención de desordenes músculo esqueléticos 100,00%

Gestión AdministrativaCoordinación y programación de actividades,Seguimiento al cumplimiento de actividades. 83,87%

Prevención y Protección Colectiva e Individual

Plan de seguridad vial, Elementos de protección personal y Manejo de sustancias químicas. 96,38%

Estructura EmpresarialGestión realizada por asesores y gestores de ARLPOSITIVA 99,22%

Gestión en la Prevención de Enfermedades Profesionales

Prevención en: ‐ Riesgo Psicosocial‐ Acoso Laboral‐ Enfermedades de origen Laboral

97,99%

Gestión para el Control de Incidentes y Accidentes de Trabajo

Actividades enfocadas a disminuir actos ycondiciones inseguras durante el desarrollo detareas diarias

98,67%

Investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo

Capacitación y Entrenamiento de equiposinvestigadores ( Res 1401 de 2007) 99,28%

Preparación y Atención de Emergencias Implementación de planes de emergencias 99,65%

Promoción y Prevención en Salud

Estilos de vida y Trabajo SaludablesNutrición y SaludPrevención Riesgo Cardiovascular

97,58%

Sistema de Gestión en S&SO ‐OHSAS 18001

Asesoria y Capacitación en la implementacióndel Subsistema de SST 100,00%

Programas de Vigilancia Epidemiológica

Exámenes médicos ‐ Ingreso‐ Periódicos‐ Retiro‐ Paraclínicos

99,21%

U.E.P 3 – A.M.T.C Capacitación en Manejo Defensivo 100,00%Total general 97,86%

Análisis de Resultados

DIAGNÓSTICO 2015

DIAGNÓSTICO PREVIO AL DISEÑO DEL SG‐SST

‐ Se evalúan 17 Centros de Formación como muestrapara el diagnóstico.

‐ El 6% de la muestra presentó avances en el diseño delSG‐SST de forma independiente, un 44% esta iniciandosu diagnóstico inicial y un 41% no había iniciado.

‐ De la muestra tomada el 3% desconoce la norma y suactualización.

De acuerdo al análisis realizado, se detecta la necesidad dediseñar un estándar para el subsistema de gestión deseguridad y salud en el trabajo y estandarizar lasactividades nivel nacional.

El Subsistema se integrara con el SIGA de conformidad con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 que sepreceptúa en el art. 2.2.4.6.4 el Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, como “Unproceso lógico, estructurado por etapas, y que se encuentra basado en el mejoramiento continuo”.

Para llevar a cabo el subsistema mencionado contemplan las siguiente fases:

Implementación del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

FASE 1

• Divulgación y Capacitación • Evaluación Inicial del Subsistema de Gestión de SST• Evaluación de Condiciones de Salud• Comunicación Funciones y Responsabilidades• Plan Anual de Trabajo• Levantamiento Matriz de peligros

FASE 2

• Implementación Programas de Gestión• Implementación controles cumplimiento legal• Implementación medicina preventiva • Implementación Planes de Emergencia

FASE 3• Medición de indicadores de Gestión• Desarrollo de Auditorias Internas• Revisión por la Dirección

Presupuesto:El Presupuesto asignado para la vigencia fiscal 2015 fue de $7.506.532.792.Este presupuesto se distribuyó en los siguientes rubros:VIGENCIA

APROPIACIÓNTOTAL

% DEAUMENTO

2014 6.575.865.317 19,1%

2015 7.506.532.792 14,2%

A continuación se presenta la asignación presupuestal para el rubro de salud ocupacional de los años 2014‐ 2015 con el porcentaje de incremento anual.

DESCRIPCIÓN RUBRO VALOR ASIGNADO

Rubro de Salud Ocupacional $ 2.900.000.000,oo

Rubro de Servicios Médicos Convencionales $ 904.859.892,oo

Rubro de Servicios Personales Indirectos $ 1.971.865.900,oo

Rubro ARL Independientes Riesgo IV y V $ 1.729.793.000,oo

Total $ 7.506.532.792,oo

CAPACIDAD PARA IMPLEMENTACIÓN DE SG‐SSTAsignación de Recursos

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS HUMANOS

133 integrantes del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

34 Gestores ARL POSITIVA

17 Asesores internos

Ítem N° 4‐14

Los Integrantes del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo Nacional están conformados por:

MÉTODOS DE DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN A TRABAJADORES ‐ COPASST 2015

COPASST

PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SST

INFORMAR EVALUACIÓN DE AMBIENTES DE TRABAJO

REPORTAR AVANCE DE ETAPAS A IMPLEMENTAR DEL SGSST

PLAN DE AUDITORIA ANUAL

RECOMENDACIONES TRABAJADORES

N° Copasst Nacional: 40

Cada uno conformado por:

4 Principales

4 SuplentesContando con una participación 290 trabajadores de la entidad

Conformado bajo la Resolución 1374 de 2008

Mecanismos de interacción de trabajadores con el SG‐SST

Ítem N° 10‐12

ANÁLISIS DE ACCIDENTALIDAD 2015

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

16

55

69

5862 60 57

70

81

62 61

47

11

5157

62

40 40 39 40

74

85

70

52

Total Accidentes 2014 Total Accidentes 2015

COMPARATIVO ACCIDENTALIDAD 2014‐2015

La accidentalidad para el 2015 disminuyo 12% comparada con la del año 2014.

‐ Las regionales con mayor número de accidentes son Distrito, Antioquia, Valle, Magdalena.‐ Los accidentes más frecuentes son generados por condiciones en los pisos lo que ha

generado caídas de personas, seguido del uso de herramientas y equipos lo que ha generadogolpes y heridas y problemas osteomusculares generando esguinces y torceduras.

Ítem N° 20

ENFERMEDADES LABORALES

AÑO N° EL

2015 10

2014 15

CONDICIONES DE SALUD DE LOS TRABAJADORES

15; 60%

10; 40%

ANALÍSIS DE ENFERMEDADES LABORALES

2014 2015

‐ El número de enfermedades laborales disminuyó en relación con las enfermedades de 2014.‐ La enfermedad mas relevante viene asociada a desordenes musculo esqueléticos.‐ Las regionales más afectadas son Boyacá, Distrito y Antioquia.‐ Para prevención de enfermedades laborales se van a implementar los programas de vigilancia

epidemiológica. PVE Osteomuscular PVE Cardiovascular PVE Auditivo Y Voz PVE Químico PVE Visual PVE Biológico

Ítem N° 17‐24

1‐ Exámenes médicos ocupacionales

2‐ Elaborar informes de condiciones de salud y medicina preventiva

3‐ Programas de vigilancia epidemiológica

4‐ Actividades de promoción y prevención

5‐ Seguimiento de los nuevos casos de enfermedad reportados por la ARL y Reubicación laboral.

6‐ Ausentismo laboral (Reportes)

ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN DE LOS PVE PARA 2016

ANÁLISIS DE CONDICIONES PUESTOS DE TRABAJO Y DE INFRAESTRUCTURA

Evaluación y diagnóstico de las condiciones de la Infraestructura desde laperspectiva de la Ergonomía y salud en el trabajo.

Apoyo técnico en la implementación de herramientas de seguridad enambientes laborales desde la perspectiva del diseño y la arquitectura para elSENA.

Asesoría Técnica al grupo de construcciones en la evaluación de los proyectospara arriendo de sedes para el traslado de funcionarios de la Dirección General.

Durante sus actividades desarrolladas en la vigencia 2015 ha realizado las siguientes actividades:

Ítem N° 16‐22

ANÁLISIS DE CONDICIONES PUESTOS DE TRABAJO Y DE INFRAESTRUCTURA

Para el año 2016 se tiene como objetivo priorizar en las sedes propiasdel SENA para realizar diagnósticos que permitan llevar a cabo todas lasacciones necesarias, desde la perspectiva de infraestructura, mobiliarioy la seguridad y salud en el trabajo con el fin de implementar planes queayuden a mitigar los riesgos asociados a cada actividad realizada dentrode la entidad.

DE‐F‐XXX

Desempeño del Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información

Estrategia de Gobierno en Línea (GEL) Plazos

Establecimiento e Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

SEGURIDAD Y PRIVACIDADDE LA INFORMACIÓN

• Diagnostico Gestión de SI.• Política de Alto Nivel del SGSI (Contexto, alcance, necesidades, objetivos, roles y responsabilidades, valoración y tratamiento de riesgos)

• Políticas Complementarias, por dominio.

• Declaración de Aplicabilidad.• Inventario de activos.

Políticas y manuales

• 10 procedimientos para la gestión de la seguridad de la información.

• 5 estándares de configuración de componentes de TI.

Procedimientos y estándares

•Metodología de valoración de riesgos

• Guía de clasificación de la información

• Guía para la gestión de activos

Guías y metodologías

Qué se hizo en el 2015…Establecimiento e Implementación del SGSI FASE IEvaluar la gestión de seguridad de la información,aplicando los requisitos establecidos en la norma ISO27001:2013 y los lineamientos del programa de gobiernoen línea. Proceso Misional: Gestión de FormaciónProfesional Integral

Qué estamos haciendo en el 2016…Proyecto SGSI Fase II (Ampliar alcance)

• Política de Alto Nivel del SGSI• Declaración de Aplicabilidad misional

• Definición del alcance del SGSI• Objetivos del SGSI.• Partes Interesadas del SGSI.• Inventario de activos según alcance.

Políticas y manuales

• Gestión de Incidentes.• Gestión de Activos de Información.• Gestión de Políticas de Seguridad de la Información.

• Gestión de Continuidad del Negocio.

• Análisis y Evaluación de Riesgos

5 Procedimientos del Subsistema • Metodología de valoración de

riesgos• Guía de clasificación de la información

• Guía para la gestión de activos

Guías y metodologías

Decisiones y Conclusiones de la Alta Dirección

Decisiones de la Alta Dirección

Articular desde todas las Direcciones de Área yOficinas la generación de normatividad y lineamientospara evitar contradicciones.

Establecer los indicadores de gerente público enfunción de la gestión de los procesos.

Revisar toda la documentación en el marco de lasnuevas versiones de las normas técnicas: ISO9001:2015 y 14001:2015.

Establecer mecanismos de articulación entre lossistemas de información de la entidad.

Procesos Responsables:

Todos los procesos

Incluir criterios ambientales y de seguridad y salud enel trabajo (especialmente en materia legal) para laadquisición de bienes y servicios.


Socializar las necesidades de contratación en laentidad (Ej. adquisición de aplicativos) para norealizar contratos con objetos parecidos yentregables similares a los que ya se hancontratado.

Procesos Responsables:

Todos los procesos

Aprobar la promesa de valor junto con las políticas y los objetivos de los subsistemas.

Decisiones de la Alta DirecciónProceso

Responsable:Gestión Jurídica

Compilar en un solo acto administrativo lanormatividad que le aplica a cada procesoderogando todo lo que se encuentre desactualizado.

Proceso Responsable:Gestión Documental

Asegurar los recursos para el proyecto deimplementación del programa de GestiónDocumental incluidas las tablas de retencióndocumental.

Decisiones de la Alta DirecciónProceso Responsable:Gestión de Tecnologías

de la InformaciónCrear una APP que permita a la Alta Direcciónconsultar en tiempo real la información institucionaly del contexto externo relacionada.

Proceso Responsable:Gestión de Formación Profesional Integral

Establecer que el presupuesto asignado paramateriales de formación, ambientes de formación,instructores, entre otros vaya con destinaciónespecífica y asegure la prestación de los servicios delSENA durante la vigencia.


Articular los diseños curriculares (competenciastransversales de dimensión ambiental) con loslineamientos del Subsistema de GestiónAmbiental de la Entidad.

Proceso Responsable:Gestión de Formación Profesional Integral

Asegurar que los programas que tienen registrocalificado operen siempre en las instalacionesdel SENA. En caso que se utilicen sedesdiferentes a las propias de la Entidad, estasdeben cumplir con las condiciones mínimas queel registro calificado exige.

Revisar los diseños curriculares y generar unaestrategia ágil de actualización para aquellosque lo requieran.


Crear un documento que unifique los criterios de lacomunicación institucional interna, en el que seconsolide información relacionado con la matriz decomunicaciones, guía de comunicaciones,comunicación organizacional de acuerdo con loestablecido por el Modelo Estándar de Control Interno

Incluir criterios ambientales y de seguridad ysalud en el trabajo especialmente en materialegal para:‐La recepcion y aceptación de sedes encomodato o tomadas en arriendo.‐Las adecuaciones y construcciones de nuevassedes para el SENA.

Proceso Responsable:Gestión de

Comunicaciones

Proceso Responsable:Gestión de Infraestructura y

LogísticaAsignar recursos por el orden de $10.000 millones para dar cumplimiento a los requisitos legales ambientales.

Conclusiones sobre la Conveniencia, Adecuación y Eficacia Continuas del SIGA

Luego de revisados los resultados de laauditorias, los indicadores, los riesgos, elDOFA de los procesos, el desempeño de lossubsistemas y los informes presentados por laAlta Dirección, se concluye que el SIGA esadecuado, conveniente, eficaz, eficiente yefectivo para la Entidad.

2da Auditoría de Seguimiento 2016

SEPTIEMBRE DE 2016

revisión por la dirección 2015 - 2016 -...

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