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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SIGA 2015

Reuniones de Revisión por la Dirección16 de mayo:

Se realizó reunión con asesores y coordinadores de las Direcciones yOficinas de la Dirección General junto con los líderes SIGA DG, en dondese socializó mediante un ejercicio DOFA, las debilidades, oportunidades,fortalezas y amenazas de cada uno de los procesos.

Las conclusiones de este ejercicio se consolidaron y se incluyen en elÍtem recomendaciones de esta presentación.

26 de mayo:

Se realizó reunión con el Director General, Directores de Área y Jefes deOficina en donde se socializó el desempeño de procesos con base enlos logros y retos.

22, 23 y 24 de junio:

Se realizó reunión con el Director General, Directores Regionales ySubdirectores de Centro en el marco del “Tercer Encuentro dePlaneación Estratégica”, en donde se dieron a conocer los proyectos einiciativas que se van a realizar en estos dos años y medio que le quedana la actual administración con el fin de identificar las actividades yacciones estratégicas que se pueden realizar desde las regionales y asílograr los objetivos definidos tanto en el Plan Estratégico Institucionalcomo en las metas del Sector Trabajo y el Gobierno Nacional.

Nota: Las diapositivas y anexos que se presentaron en estas reuniones hacen parte del informe de la Revisión por la Dirección

ObjetivoAsegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia yefectividad continuas del Sistema Integrado de Gestión yAutocontrol.

NTC GP 1000:2009, numeral 5.6 NTC ISO 9001:2015, numeral

NTC ISO 14001: 2015, numeral 9.3

Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.31

NTC‐ISO/IEC 27001:2013, numeral 7

Objetivos Específicos

• Conocer debilidades y fortalezas que desde los procesosse han identificado con el fin de tomar accionesconjuntas para solucionar los aspectos críticos queestán afectando la gestión de la entidad y la prestaciónde los servicios con calidad.

• Conocer los resultados de la encuesta de satisfaccióndel cliente, el cumplimiento de requisitos de la Entidad,los legales y de las Normas Técnicas a través de losresultados de las auditorías, el nivel de riesgo de losprocesos y su desempeño, así como los avances en laimplementación de todos los subsistemas del SIGA parapromover la cultura de la mejora en todos los niveles dela Entidad

Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol

Revisión de los Elementos Estructurales del SIGA

PROMESA DE VALOR SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

•Prestación de servicios con calidad, oportunidad, pertinencia, innovación,estándares internacionales e inclusión social, que contribuyan al desarrollosocial, económico y tecnológico del país.

•Aplicación de buenas prácticas ambientales, para la prevención de lacontaminación y protección de los recursos naturales.

•Implementación de ambientes de trabajo y de aprendizaje, concondiciones que contribuyan a la seguridad y salud ocupacional, para elbienestar de las personas.

•Desarrollo y buen uso de las tecnologías de información y comunicación,para la preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad dela información institucional.

El SENA a través del mejoramiento continuo de sus servicios de formación profesionalintegral, de generación de ingresos y empleabilidad para la incorporación y eldesarrollo de las personas en actividades productivas, se compromete con sus clientesy grupos de interés a generar una cultura de Calidad con Calidez, mediante un SistemaIntegrado de Gestión, centrado en las personas, con la siguiente promesa de valor:

Con este reto de Excelencia, el SENA con Amor y Disciplina, cumple los requisitos de losclientes, legales y demás aplicables, para ser una entidad de Clase Mundial.

PROMESA DE VALOR SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

El SENA con el propósito de contribuir a la paz, equidad, educación y productividad del País, encumplimiento de los requisitos de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado deGestión y Autocontrol – SIGA, de los requisitos legales y otros requisitos de las partesinteresadas pertinentes, se compromete a:

La prestación de susservicios con calidad,cobertura y pertinencia.

La consolidación de la culturade la autogestión, autocontrol yautorregulación.

La protección de laseguridad y salud desus servidorespúblicos, contratistas,sub‐contratistas yaprendices conenfoque de empresasaludable.

El aseguramiento de laconfidencialidad, integridad ydisponibilidad de la información.

Esta promesa de valor se sustenta en la mejora continuade la gestión en todos los niveles de la entidad y searticula con las políticas específicas de cada subsistemaque conforman el SIGA.

La protección del medioambiente y la prevenciónde la contaminación.

La gestión de los riesgos que tengan efecto en la operación de los procesos, en el medio ambiente, la salud y seguridad de las personas y la seguridad

de la información.

Política de Calidad

• El fomento de la cultura de la mejora.

• La implementación articulada de buenas prácticas de gestión a nivel nacional.

• El fortalecimiento de la imagen institucional por sus aportes a la productividad del País.

El SENA desde su Subsistema de Gestión de la Calidad en elenfoque de prestación de sus servicios con alta calidadformaliza herramientas para mejorar la eficiencia, eficacia yefectividad de sus procesos.

En articulación con la Promesa de Valor del Sistema Integrado deGestión y Autocontrol – SIGA, se compromete con:

Objetivos de Calidad

• Incrementar el nivel de satisfacción de las partesinteresadas, en atención de sus intereses, necesidadesy expectativas pertinentes, articuladas con el contextode la Entidad.

• Incrementar el nivel de eficacia de los planes demejoramiento implementados por diferentes fuentes.

• Mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de losprocesos.

Política Ambiental

• La implementación de diferentes estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación alcambio climático.

• El uso racional y eficientemente de los recursosnaturales, primando el agua y la energía.

• La optimización del uso de los materiales deformación, empleando en lo posible bienes yservicios amigables con el medio ambiente.

• El control de las emisiones, los vertimientos yresiduos generados al interior de la Entidad.

• El fomento de la toma de conciencia por elrespeto y protección del medio ambiente entrelos aprendices, servidores públicos y contratistasque presten servicios a nombre de la entidad.

El SENA desde su Subsistema de Gestión Ambiental maneja de manerasostenible sus aspectos e impactos significativos. En articulación con laPromesa de Valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol –SIGA, se compromete a:

Objetivos Ambientales

• Implementar programas y estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación al cambioclimático y al uso eficiente de los recursos queimpactan el desempeño ambiental.

• Disminuir la significancia de los aspectos e impactosen las actividades y servicios de la entidad.

• Incrementar la generación de prácticas amigablescon el medio ambiente en las partes interesadaspertinentes bajo el control del Subsistema deGestión Ambiental.

Política Seguridad y Salud en el Trabajo Empresa Saludable

• La promoción de la seguridad y la salud en el trabajocomo una responsabilidad de todos sin excepción.

• El fomento de la prevención de accidentes yenfermedades laborales en los ambientes de trabajo.

• La identificación de los peligros, evaluación y valoraciónde los riesgos de manera permanente con laparticipación de todos los interesados con el fin deestablecer los respectivos controles.

El SENA asume la implementación del subsistema de gestión de la seguridad ysalud en el trabajo para la gestión de los riesgos laborales que promuevanambientes de trabajo saludables que contribuyan al desarrollo de la misión de laentidad.

En cumplimiento de lo anterior, el SENA realiza acciones para generar unacultura de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose a:

Objetivos Seguridad y Salud en el Trabajo Empresa Saludable

• Disminuir la accidentalidad, las enfermedadeslaborales y el ausentismo.

• Promover la participación de los trabajadores en sucuidado individual y colectivo.

• Fomentar el cumplimiento de las exigencias legalesmediante el mejoramiento continuo del subsistema degestión en seguridad y salud en el trabajo.

Política del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información

• La gestión de los riesgos de los activos de informaciónteniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo de laEntidad.

• La implementación de políticas de seguridad de lainformación de alto nivel y de políticascomplementarias por cada dominio, para asegurar laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de lainformación institucional.

• El fomento de la cultura y toma de conciencia entre elpersonal (funcionarios, contratistas, proveedores yterceros) sobre la importancia de la seguridad de lainformación.

El SENA asume el compromiso de implementar el subsistema de gestiónde seguridad de la información para proteger los activos de informaciónde los procesos misionales de la entidad, comprometiéndose a:

Objetivos del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ‐ SENA

• Proteger los activos de información del SENA desde laperspectiva de la confidencialidad, integridad ydisponibilidad.

• Salvaguardar la tecnología utilizada para el procesamientode la información frente a amenazas internas o externas,deliberadas o accidentales.

• Mantener un sistema de políticas, procedimientos yestándares que permitan minimizar el nivel de exposiciónal riesgo de los activos de información.

Política del MECI

El SENA asume el compromiso defortalecer la cultura de autocontrolen todos los servidores de laentidad a través de acciones que laencaminen hacia el mejoramientocontinuo en pro del cumplimientode los objetivos institucionales yaseguren los fines esenciales delEstado.

Objetivos del MECI

• Incrementar las actividades de divulgación del MECI para asegurar laapropiación del modelo en de todos los servidores de la entidad,como responsables del control en el ejercicio de sus actividades.

• Fomentar la implementación de planes de mejoramiento comoactividades propias de autogestión y autocontrol institucional paradar tratamiento a las debilidades que puedan presentarse en eldesarrollo del quehacer de la entidad.

• Fortalecer el Sistema de Control Interno tomando como insumo elavance y resultados de la evaluación del Modelo.

Recomendaciones para la mejora

Recomendaciones para la mejora de los procesos y del SIGA

1. Direccionamiento Estratégico:Mejorar las herramientas de control, medición y análisis quecontribuyan a la toma de decisiones de la Entidad.

2. Gestión de Talento Humano:Fortalecer la planta de personal para cumplir con las demandas ynecesidades de la entidad.

3. Gestión de Tecnologías de la Información:• Crear mecanismos para mejorar la conectividad en las regionales

que presentan intermitencia en el servicio de internet.

• Realizar un diagnóstico para establecer mecanismos quepermitan a los diferentes aplicativos y plataformas que existenen la entidad cruzar información y reportar datos que no secontradigan entre ellos.

Fuentes: Revisión por la Dirección realizada en las regionales, Recomendaciones realizadas por las áreas de la Dirección General y Documento “Programa de Gestión Documental 2016 Versión 1.0”


4. Gestión de Formación Profesional Integral:• Garantizar los recursos necesarios para el mantenimiento,

actualización y funcionamiento adecuado del Sistema de InformaciónSOFIA Plus

• Determinar en la contratación de instructores un porcentaje de tiempopara preparación de sesiones, registros en SOFIA Plus ya que el tiempotodo es horas directas a formación.

• Realizar inducción especifica en los temas y conceptos de FormaciónProfesional Integral a los Directores, Subdirectores y Administrativos.

• Elaborar documento maestro del proceso de formación, que establezcala unidad técnica.

• Flexibilizar lineamientos de metas en el proceso de FPI.



4. Gestión de Formación Profesional Integral:• Especializar centros de formación y fortalecer la gestión de

conocimiento de las redes.• Establecer una política documentada para el mejoramiento de

ambientes de formación y su mantenimiento, enfocado a procesoformativo.

• Documentar la información producida por la Escuela Nacional deInstructores (acompañamiento pedagógico, desarrollo profesional,investigación pedagógica, vinculación a banco de instructores,experiencias de formación a nivel internacional).

• Establecer mecanismos para evitar que los instructores realicenlabores administrativas porque se ve afectada la misionalidad deformar.



5. Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad:Implementar estrategias conjuntas con otras entidades para unintercambio de información ágil y seguro a través deherramientas tecnológicas confiables que favorezcan los procesosdel Observatorio y los tiempos de respuesta.

6. Gestión de Certificación de Competencias LaboralesImplementar herramientas informáticas que permitan guardar latrazabilidad del proceso y evitando el alto consumo de papel.

7. Gestión JurídicaRevisar, unificar y actualizar la normatividad interna.




8. Gestión Documental:Aprobar el programa de Gestión Documental y asegurar losrecursos para su implementación, en cumplimiento de lanormatividad vigente.

9. Gestión de Comunicaciones y Gestión de Tecnologías de laInformación:

Modificar la página web de acuerdo con lo establecido en elDecreto 2482 de 2012 y la Ley 1712 de 2014.

10. Gestión Contractual:Capacitar periódicamente a los colaboradores que lo requieran parala acertada ejecución de las acciones asignadas.

11. Gestión de Infraestructura y Logística:

• Mejorar las instalaciones propias de la entidad y evitarmayores costos con la figura de arrendamiento.

• Establecer acciones frente al represamiento de activosinservibles por no gestionar la baja de bienes



Decisiones y Conclusiones de la Alta Dirección

Decisiones de la Alta Dirección

Articular desde todas las Direcciones de Área yOficinas la generación de normatividad y lineamientospara evitar contradicciones.

Establecer los indicadores de gerente público enfunción de la gestión de los procesos.

Revisar toda la documentación en el marco de lasnuevas versiones de las normas técnicas: ISO9001:2015 y 14001:2015.

Establecer mecanismos de articulación entre lossistemas de información de la entidad.

Procesos Responsables:

Todos los procesos

Incluir criterios ambientales y de seguridad y salud enel trabajo (especialmente en materia legal) para laadquisición de bienes y servicios.


Socializar las necesidades de contratación en laentidad (Ej. adquisición de aplicativos) para norealizar contratos con objetos parecidos yentregables similares a los que ya se hancontratado.

Procesos Responsables:

Todos los procesos

Aprobar la promesa de valor junto con las políticas y los objetivos de los subsistemas.

Decisiones de la Alta DirecciónProceso

Responsable:Gestión Jurídica

Compilar en un solo acto administrativo lanormatividad que le aplica a cada procesoderogando todo lo que se encuentre desactualizado.

Proceso Responsable:Gestión Documental

Asegurar los recursos para el proyecto deimplementación del programa de GestiónDocumental incluidas las tablas de retencióndocumental.

Decisiones de la Alta DirecciónProceso Responsable:Gestión de Tecnologías

de la InformaciónCrear una APP que permita a la Alta Direcciónconsultar en tiempo real la información institucionaly del contexto externo relacionada.

Proceso Responsable:Gestión de Formación Profesional Integral

Establecer que el presupuesto asignado paramateriales de formación, ambientes de formación,instructores, entre otros vaya con destinaciónespecífica y asegure la prestación de los servicios delSENA durante la vigencia.


Articular los diseños curriculares (competenciastransversales de dimensión ambiental) con loslineamientos del Subsistema de GestiónAmbiental de la Entidad.

Proceso Responsable:Gestión de Formación Profesional Integral

Asegurar que los programas que tienen registrocalificado operen siempre en las instalacionesdel SENA. En caso que se utilicen sedesdiferentes a las propias de la Entidad, estasdeben cumplir con las condiciones mínimas queel registro calificado exige.

Revisar los diseños curriculares y generar unaestrategia ágil de actualización para aquellosque lo requieran.


Crear un documento que unifique los criterios de lacomunicación institucional interna, en el que seconsolide información relacionado con la matriz decomunicaciones, guía de comunicaciones,comunicación organizacional de acuerdo con loestablecido por el Modelo Estándar de Control Interno

Incluir criterios ambientales y de seguridad ysalud en el trabajo especialmente en materialegal para:‐La recepcion y aceptación de sedes encomodato o tomadas en arriendo.‐Las adecuaciones y construcciones de nuevassedes para el SENA.

Proceso Responsable:Gestión de

Comunicaciones

Proceso Responsable:Gestión de Infraestructura y

LogísticaAsignar recursos por el orden de $10.000 millones para dar cumplimiento a los requisitos legales ambientales.

Conclusiones sobre la Conveniencia, Adecuación y Eficacia Continuas del SIGA

Luego de revisadas las entradas determinadasen las normas técnicas para el ejercicio de larevisión por la dirección, la Alta Direcciónconcluye que el Sistema Integrado de Gestióny Autocontrol es adecuado, conveniente,eficaz, eficiente y efectivo para el SENA.

2da Auditoría de Seguimiento 2016

SEPTIEMBRE DE 2016

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