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ARTICULACIÓN SIGA Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Modelo Integrado de Planeación y Gestión ‐MIPG

Articula el quehacer institucional mediante los lineamientos de las 5 políticas de desarrolloadministrativo y el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional ysectorial.

Gestión del Talento Humano Eficiencia Administrativa

Gestión Financiera

Transparencia, Participación y Servicio al

Ciudadano

Políticas de Desarrollo

Adm

inistrativo

Gestión Misional y de Gobierno

1

5

43

2

MECI

FURAG

GEL

SISM

EG

MECI

GEL

SISMEG

Modelo Estándar de Control Interno. Es una herramientagerencial que tiene como fin servir de control de controles paraque las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivosinstitucionales y con el marco legal aplicable a ellas.

Gobierno en Línea. Estrategia que busca construir un Estado máseficiente, más transparente y más participativo gracias a las TIC.

Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno. Es la plataformatecnológica de Sinergia que apoya las funciones de seguimiento alas metas de gobierno de corto, mediano y largo plazo.

FURAGFormulario Único Reporte de Avances de la Gestión. Es unaherramienta en línea de reporte de avances de la gestión, comoinsumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultadosinstitucionales y sectoriales.

Herramientas de Monitoreo, Evaluación y Control al Modelo Integrado de Planeación y Gestión ‐MIPG

Ejecución Planes:• Estratégico Sectorial• Estratégico Institucional• De Acción Anual• Ejecución presupuestal

Gestión Misional y de Gobierno

Indicadores Metas de Gobierno

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

Políticas de Desarrollo Administrativo

1

Lidera: Dir. Planeación y Direccionamiento Corporativo

2

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano


Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Transparencia y Acceso a la Información Pública

Participación Ciudadana

Servicio al Ciudadano

Rendición de cuentas

Lidera: Dir. Planeación y Direccionamiento CorporativoDir. Empleo y TrabajoOfic. Comunicaciones yOfic. Sistemas

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

En cumplimiento del Artículo 73 de la Ley1474 de 2011 ‐ Estatuto Anticorrupción,reglamentado por el Decreto 2482 de2012, la Entidad estableció el PlanAnticorrupción y de Atención alCiudadano 2016 como instrumento detipo preventivo para el control de lagestión y la promoción de estrategias detransparencia y participación de losgrupos de interés del SENA.

Responsabilidades de las Regionalesfrente al Plan Anticorrupción

• Gestionar los Riesgos de Corrupciónde su dependencia.

• Rendir cuentas a la ciudadanía.

• Aplicar los mecanismos detransparencia y acceso a lainformación.

• Implementar los mecanismosinstitucionales para mejorar laatención al ciudadano.

• Conocer y socializar el Código deÉtica y Buen Gobierno.

Rendición de Cuentas

Todos los eventos en los cualesla entidad, a través de lasDirecciones Regionales yCentros de Formación dencuenta a la ciudadanía de sugestión, constituyen ejerciciosde rendición de cuentas, loscuales deben serdocumentados y reportados ala Dirección de Planeación yDireccionamiento Corporativo.

Planeación Estratégica de RRHH

Gestión del Talento Humano

Gerencia Pública

Sistema Estímulos

Sistema Capacitación

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público


3

Lidera: Secretaría General

Gestión Documental

Gestión de Tecnologías de la Información (SIGA)

Modernización Institucional

Racionalización de Trámites

Eficiencia Administrativa yCero Papel

Gestión de la Calidad(SIGA)


Eficiencia Administrativa

4

Lidera: Dir. Planeación y Direccionamiento CorporativoOfic. SistemasSecretaría General

Identidad Gráfica del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol ‐ SIGA

Estado actual del

• Calidad

Estado actual del

• AmbientalSe está implementando la norma NTC – ISO 14001. Paraverificar su estado de avance y brechas se realizará preauditoriaa nivel nacional en el segundo semestre de 2016.

• Seguridad y Salud en el TrabajoSe está implementando bajo el Decreto 1072 de 2015. Paraverificar su estado de avance y brechas se realizará preauditoríaa nivel nacional en el segundo semestre de 2016.

Estado actual del

Seguridad de la Información

Se evaluó la gestión de seguridad de la información al procesode Gestión de Tecnologías de la Información, aplicando losrequisitos establecidos en la norma ISO 27001:2013 y loslineamientos del programa de Gobierno en Línea.

Modelo Estándar de Control Interno – MECI

El indicador del grado de Madurez del sistema, reportado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2015 es de 88.1%

Promesa de Valor(Propuesta )

La prestación de sus servicios con calidad,

cobertura y pertinencia.

La consolidación de la cultura de la autogestión, autocontrol y

autorregulación.La protección de la seguridad y salud de sus servidores públicos, contratistas, sub‐contratistas y aprendices con enfoque de empresa saludable.

El aseguramiento de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

El SENA con el propósito de contribuir a la paz, equidad, educación y productividad del país, encumplimiento de los requisitos de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión yAutocontrol – SIGA, de los requisitos legales y otros requisitos de las partes interesadas pertinentes,se compromete a:

Esta promesa de valor se sustenta en la mejora continua de la gestión en todos los niveles de la entidad y se articula con las políticas específicas de cada subsistema que conforman el SIGA

DE‐PV‐001 V.02

La protección del medio ambiente y la prevención

de la contaminación.

La gestión de los riesgos que tengan efecto en la operación de

los procesos, en el medio ambiente, la salud y seguridad de las personas y la seguridad de la

información.

Resolución 1471 de 2013Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión SIG en el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, seconforman sus instancias a nivel Nacional, se definen sus funciones y se establecen otras disposiciones.

396Servidores

Equipo SIGA

Equipo

enRegional

Alta Dirección RegionalDirector y

Subdirectores

Gestor SIGA

Líder SIGA

HYSI

Médico

Psicólogo

Apoyo Ambiental

Líder Ambiental Regional

Fortalecimiento del Equipo SIGA

Mesas zonales para actualizar al equipo SIGA en las nuevas versiones de las normas técnicas:

Personas actualizadas

8

265

Julio de2016Encuentro

Nacional Equipo SIGA

Articulación del Sistema

Servidores 396

Gestores Mejora Continua Asignados a las Regionales

Carol Campos y Diana Pinzón:Amazonas, Casanare, Guainía

Luisa Sánchez y Walter Carroll: Antioquia, Arauca, Guaviare, Putumayo,Risaralda y Vaupés

Astrid Suárez y Marcela López:Atlántico, Cesar, Distrito Capital, Meta, Nariño, Norte Santander, Quindío, Valle,

Rodrigo Barrera y Estrella Parra: Boyacá, Caldas, Caquetá, Córdoba, Chocó, Huila, Sucre, Tolima, Vichada

Fabiola Cadena y Nayiber Neira:Bolívar, Cauca, Cundinamarca, Guajira, Magdalena, San Andrés y Santander

Herramienta institucional para apoyar la administración, mantenimiento y

mejora continua del SIGA a través de sus 13 módulos

‐ Matriz de contexto institucional a partir de losfactores internos y externos, positivos ynegativos.

‐ Documento con lineamientos para la rendiciónde cuentas.

‐ Instrumento para planificación de los cambios.‐ Diagnóstico de necesidades de recursos a partir

de capacidades y limitaciones.‐ Plan de mantenimiento (infraestructura equipos,

transporte, TICs,).‐ Guía para gestionar el conocimiento de la

Entidad.‐ Curso Virtual para inducción del SIGA.

Proyectos PAM 2016

Plan Anual de Mantenimiento y Mejora –PAM del SIGA 2016

Proyectos para implementar nuevas versiones de las normas técnicas

con la participación de Regionales y

Centros

ISO 9001 y 14001: 2015

‐ Tablas de Retención Documental‐ Lineamientos de control operacional, ambiental

y de seguridad y salud en el trabajo.‐ Lineamientos para preparación y respuesta a

situaciones potenciales de emergencia enmateria ambiental y de seguridad y salud en eltrabajo

‐ Documento con la estrategia de EncuestaNacional y sondeos regionales a partesinteresadas

‐ Documento con los requisitos que deben cumplirlos proveedores para que formen parte de losestudios previos.

‐ Listas de chequeo para auditorías internas a lossubsistemas.

Proyectos PAM 2016

Plan Anual de Mantenimiento y Mejora –PAM del SIGA 2016

Proyectos para implementar nuevas versiones de las normas técnicas

con la participación de Regionales y

Centros

ISO 9001 y 14001: 2015

Gestión del Riesgo

Regionales con mayor gestión

Santander Cauca Valle del Cauca Antioquia Huila

Regionales con menor gestión

Dirección General

Magdalena Distrito Capital

Meta Casanare

Riesgos de Proceso

Gestión del RiesgoRiesgos de Corrupción

Regionales con mayor gestión

Santander Cauca Valle del Cauca Antioquia

Regionales con menor gestión

Dirección General Magdalena Sucre Atlántico Córdoba

Distrito Capital

Gestión de Certificación de Competencias‐ Otorgamiento de certificados de competencia laboral sin

cumplir con la totalidad de los requisitos de ingreso alproceso de evaluación.

Gestión de Emprendimiento y Empresarismo‐ El número de personas que toman los servicios de asesoría

para la creación de empresas, no se incremente a partir delas acciones de sensibilización en las Unidades deEmprendimiento

‐ Toma de decisiones o actuaciones con base en documentosfalsos o alterados

Gestión Documental

‐ Pérdida del patrimonio documental de laEntidad

Gestión del RiesgoRiesgos más identificados

Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente‐ Vencimiento de términos de los trámites y/o en la

atención de PQRS de la Entidad para favorecer operjudicar a un tercero

Gestión Jurídica‐ Proferir resolución, dictamen o concepto manifiestamente

contrario a la Ley

Gestión de Infraestructura y Logística‐ Hurto o daño intencional de activos de laEntidad

Gestión de Tecnologías de la Información‐ Hurto o uso indebido de información crítica y sensible de los

procesos, recibiendo a cambio pagos o beneficios deterceros

Gestión del RiesgoRiesgos más identificados

Auditorías al SIGA Vigencia 2015

Auditoría Interna Primer ciclo:

13 no conformidades

Auditoría Interna Segundo ciclo:

45 no conformidades

Primera Auditoría de Seguimiento ICONTEC

17 no conformidades

Direccionamiento Estratégico.

Indicadores. Para que se optimice la cantidad de indicadorespara la Entidad, se rehabilite nuevamente el módulo de laPlataforma Compromiso y los procesos realicen análisiscontundentes de los resultados, de manera que losindicadores sirvan para tomar decisiones.

Indicadores institucionales. Para que se estandarice a nivelnacional: que las cifras y metas oficiales tienen una únicafuente (Dirección de Planeación). Adicionalmente, realizartalleres para que las Regionales y Centros de Formaciónpuedan entender y soportar las cifras que presentan en sustableros de control.

Los nuevos indicadores de eficiencia. Para que se continúeeste proyecto ampliando la implementación de indicadoresde eficiencia a los demás procesos misionales.

ES-009-00129

Oportunidades de Mejora Identificadas en las Auditorías al SGC

Gestión del Riesgo. Para asegurarque los controles definidos seorienten a eliminar o atenuar lascausas identificadas de manera quehaya suficiencia y eficacia en evitar lamaterialización de los mismos.Realizar una definición clara derequisitos habilitantes paratratamiento del riesgo ya que loscontroles no eliminan las causas.

ES‐009‐001 30


Para que se consideren en el “Programa de GestiónDocumental”, los siguientes aspectos:• Disponibilidad de sitios con la capacidad

necesaria para los archivos de “Gestión” y el“Central”.

• Asignación de los recursos para la digitalización,clasificación, depuración, indización,identificación y archivo de los documentos de laEntidad.

• Definición de un instructivo para unificar lainterpretación de las casillas del formato de lasTRD, considerándolo para efectos de capacitaciónya que el personal rota con bastante frecuencia.

• Definir disposiciones para el manejo dedocumentos en medio magnético en especial lorelacionado con el tiempo de retención enArchivo de Gestión.

ES-009-00131


• Actualizar las TRD porque no incluyen todos losdocumentos que se relacionan en losprocedimientos (en los Tipos documentales) ylos formatos que cambian de versión odesaparecen con las revisiones yactualizaciones y los no relacionados seconservan de manera independiente a las TRD,

• Generar listas maestras de registros comocomplemento a las TRD de manera que seasegure el manejo de los registros del SIGA.

• Establecer los lineamientos para el archivo delos registros no relacionados en las TRD, comopor ejemplo los documentos que se generanen el Programa de Trabajo en Alturas, loscuales se están guardando en CD.

ES-009-00132


Gestión de Formación Profesional Integral.

• El Procedimiento ”Ejecución de la formaciónprofesional integral GFPI‐P‐06. Para que se revisecon la participación activa de los instructores ensu estructura, contenido, secuencia lógica yarticulación de actividades con registros; porquesiendo un procedimiento medular debeconvertirse en una herramienta sencilla, práctica,amigable y útil para los usuarios y los propósitosde la formación.

• Revisar los formato 18” Planeación Pedagógica delProyectos y 19”Guia de Aprendizaje” los cualestienen información repetida, haciendo que losinstructores los diligencien parcialmente o no seimplementen.

ES-009-00133


• Establecer como un requisito del contrato de losInstructores contratistas, la entrega completa de labitácora en medio físico y magnético y que elinterventor o supervisor del contrato se asegure desu cumplimiento antes de cerrar el contrato.

• Formación Complementaria Presencial. Para que seajuste el procedimiento, según los aspectos definidosen el informe final de esta auditoría.

• Programa Ampliación de Cobertura (PAC). Para quese documenten las actividades de formación querealizan terceros a nombre del SENA medianteconvenios, teniendo en cuenta que el tercero deberíaaplicar los mismos procedimientos y disposicionesque si lo hiciera directamente el SENA.

ES-009-00134


Gestión de Certificación de Competencias Laborales. • El control del servicio no conforme. Para que se revise

el alcance de la aplicación del procedimiento definido,puesto que en el “Momento de Verdad” vital que es laentrega del servicio, no se considera que se puedepresentar el servicio no conforme.

• La aplicación de los requisitos del numeral 7.3 Diseño ydesarrollo en lo relacionado con las herramientas einstrumentos para la prestación del servicio decertificación por competencias.

• La evaluación de la necesidad de la aplicación delnumeral 7.6 Control de Equipos de Inspección,medición y Ensayo, en cuanto a la calibración de losequipos empleados en las pruebas de certificación decompetencias.

ES-009-00135


Gestión de Evaluación y Control• La Matriz de Riesgos del procesoespecificando las diferentesacciones que se adelantan paragestionar las riesgos.

• Los indicadores del proceso paraque se midan aspectosdiferentes al cumplimiento de lasactividades programadas.

ES-009-00136


Gestión de Emprendimiento yEmpresarismo

Un Manual de Buenas prácticas delGestor de Emprendimiento. Paraunificar, estandarizar e integrar enun Manual de Buenas Prácticas” unesquema de gestión deconocimiento de manera que seintegren las herramientas ymetodologías (indicadores, análisisde mercado, publicidad,contabilidad y finanzas básicas,etc.), que les permita hacer usoestandarizado de las mismas entodo el país.

ES-009-00137


Gestión de la Innovación y laCompetitividad

Para que se revise la aplicabilidad delcapitulo de diseño en el desarrollo deinvestigaciones en sus diferentesmodalidades.

La no exclusión del requisito de control deequipos de medición y ensayo y suaplicabilidad gradual en las diferentesmodalidades de diseño y desarrollocuando se utilicen equipos que puedanafectar los resultados, aprovechando elproyecto de acreditación de laboratorios.

ES-009-00138


Gestión Contractual.• El Manual de Supervisión e Interventoría.Para que se revise el alcance y su contenido,puesto que está totalmente dirigido a lasinterventorías de obras civiles.Se relacionen en los informes de supervisiónlos documentos que respaldan, soportan ycomplementan las actividades de supervisión.

• La medición del Proceso. Con miras a medirla calidad del servicio que se presta al clienteinterno sería importante que se establecieranlos mecanismos para monitorear entre otrascondiciones : los tiempos de trámite, lasdevoluciones, las fallas más recurrentes,entre otros.

ES-009-00139


2da Auditoría de Seguimiento 2016

SEPTIEMBRE DE 2016

Programas Ambientales 2015

Ahorro y Uso Eficiente del Agua

Ahorro y Uso Eficiente de la Energía

Gestión Integral de Residuos

Cero Papel

Orden y Limpieza

Información registrada en la plataforma CompromISO/Módulo Ambiental porDirección General/Regional y Centro de Formación

Cumplimiento requisitos legales ambientales

Estado de Trámites Ambientales 2015

Para subsanar estos incumplimientos las inversiones ambientales en el 2016 y 2017 se enfocan en sistemas de tratamiento de aguas y unidades de almacenamiento de residuos

135 trámites ambientales obtenidos

149 trámites pendientes

Concesiones de agua; 21

Vertimientos a fuente de agua; 26

Aprovechamiento forestal; 5

Licencia ambiental; 2

Registro generadores de residuos peligrosos; 95

TRÁMITES AMBIENTALES PENDIENTES

Adecuación de los RecursosInversiones Ambientales 2015

En cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable, cuenta con 135 trámitesambientales vigente y ha destinado $ 343.659.550.754,oo distribuidos así:

FormaciónAmbiental

Adecuaciones yConstrucciones

Mantenimientoinfraestructura y

equipos

Equipos paracontrol de

contaminación

Equipo SIGA yotros

$314.567.536.614

$11.037.273.311 $7.885.838.820

$4.299.255.070 $5.869.646.939

Inversión

Compromisos de Regionales y Centros de Formación con el

Alta Dirección Regional: Rol que desempeñan los Directores Regionales ySubdirectores de Centros de Formación, quienes tienen la responsabilidad,autoridad y capacidad de decisión para dirigir, coordinar y asegurar laimplementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión yAutocontrol en su Regional o Centro de Formación, alineados con las decisionesdel Representante de la Alta Dirección.

1. Convocar al Comité SIGA Regional y asegurar que lasactas queden registradas en la plataforma Compromiso

2. Asegurar la implementación del SIGA3. Asegurar mecanismos para la mejora del SIGA4. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,

técnicos, del cliente y de la Entidad.5. Asegurar el uso del enfoque a procesos y el

pensamiento basado en riesgos.6. Gestionar los recursos requeridos para la

implementación, mantenimiento y mejora del SIGA.

7. Rendir cuentas con relación a la eficacia del SIGA.

8. Planificar y ejecutar la revisión por la Direccióndel SIGA.

9. Apoyar a los otros roles del SIGA.

10. Asegurar las competencias del equipo SIGA deacuerdo al rol.

11. Implementar mecanismos para asegurar la tomade conciencia de la importancia de cumplir losrequisitos del cliente, legales, de la entidad ynormas técnicas.

12. Preparar y atender las auditorías internas yexternas del SIGA.


El Comité Regional del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA está integrado por:

Director Regional.Subdirectores de Centro.Gestor SIGA.Líder Ambiental Regional.Líder de Higiene y Seguridad Industrial.Máximo cinco (5) Líderes SIGA que representen a los Centros de Formación.


• Realizar seguimiento sobre laimplementación y mejora de cadauno de los Subsistemas queconforman el SIGA.

• Revisar los informes de cada unode los Subsistemas que conformanel SIGA y que deben ser reportadosa la Dirección General y/o a losentes de control.

• Verificar la implementación de losplanes de mejoramiento del SIGA.

• Realizar el ejercicio de Revisión porla Dirección de la Regional.

Son funciones del Comité Regional del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol:


Articular el SGC con elmodelo que se utiliza parala evaluación académicaque conllevan a laacreditación de losprogramas de formaciónprofesional con el fin quelos criterios de eficiencia,eficacia y efectividad seanaplicados de maneraunificada en los aspectosen los que coinciden,ejemplo: documentaciónindicadores, planes demejoramiento.

Articulación del Aseguramiento de la Calidad de la formación con el

MODELO INTEGRADO

DE PLANEACIÓN

Y GESTIÓN

MECI

NTCGP 1000

ISO27001

OHSAS18001

ISO14001

ISO17024

ISO17025

ACREDITACIÓN

Gestión Financiera

5

Programación y Ejecución Presupuestal

Plan Anual de Caja PAC

Plan Anual de Adquisiciones

Proyectos de Inversión


Lidera: Dir. Administrativa y Financiera

GUF R A GUF R A

Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de las Políticas de Desarrollo Administrativo y al SIGA

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

MECI

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA

GEL

SISTEMA DE SEGUIMIENTO A

METAS DE GOBIERNO SISMEG

Formulario Único de Reporte de Avances a la Gestión

AUDITORIAS

INTETR

NAS

Y DE

TERC

ERA PA

RTE (IC

ONTEC)

AUDITORIAS

ENTES DE CO

NTR

OL

(CONTR

ALORÍA)

Modelo Estándar de Control InternoMECI

Es la herramienta deapoyo para elseguimiento, control yevaluación de laplaneación y gestióninstitucional.

COMPONENTES 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocoloséticos.1.1.2 Desarrollo del talento humano.

ELEMENTOS DE CONTROL

2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.

1.1 Talento humano.

1.2 Direccionamiento Estratégico.

1.3 Administración de riesgos.

2.1 Autoevaluación institucional.

1.2.1 Planes, programas y proyectos.1.2.2 Modelo de operación por procesos.1.2.3 Estructura organizacional.1.2.4. Indicadores de gestión.1.2.5. Políticas de operación.

1.3.1 Políticas de administración del riesgo.1.3.2 Identificación del riesgo.1.3.3 Análisis y valoración del riesgo.

2.1.1 Autoevaluación de control y gestión.

MÓDULOS

2.2 Auditoría interna. 2.2.1 Auditoría interna.

2.3 Planes de mejoramiento

2.3.1 Planes de mejoramiento.

1. MÓDULO DE PLANEACIÓN Y

GESTIÓN.

P

HV

A

3.EJ

E TR

AN

SVER

SAL

INFO

RM

AC

IÓN

Y C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

Estructura del MECI

Modelo Estándar de Control InternoMECI

Las jornadas de inducción yreinducción deben contemplartanto el Modelo Integrado deGestión y Planeación, como elModelo Estándar de ControlInterno.

Si requiere apoyo no dude encontactarnos en la Dirección dePlaneación y DireccionamientoCorporativo al [email protected]

presentación articulación siga y planeación...

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