DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Y

RESERVAS DE UN HOTEL 5*****

RECEPCIÓN Y RESERVAS El departamento de recepción es la tarjeta de

presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, carta, etc. La primera y última impresión son determinantes para la mayoría de clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se impresiona mediante imágenes, ésta va aprendiz poner a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable o desfavorable para el cliente.

SUB-DEPARTAMENTOS Los procesos de trabajo con que cuenta

el Departamento de Recepción son los siguientes:

Reservas. Recepción. (Check In, Check Out,

Conserjería) Caja Recepción Facturación. Telefonista. Auditoría.

GERENTE DE RESERVACIONES:

Controla y coordina todas las reservacionesMantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservasVigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.Mantiene relaciones cordiales con los suplidoresRevisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.Asegura que la base de datos del centro de cómputos este actualizadaAsegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo díaAsegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

AGENTE DE RESERVACIONES:

Su principal objetivo es vender habitacionesToma las reservas y las computa.Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.Elabora los reportes del departamentoApoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

GERENTE DE RECEPCION

Define funciones de puestosInterviene en el proceso de reclutamiento de personal.Supervisa el trabajo de sus subalternosParticipa en las reuniones diarias con los demás jefes de departamentosElabora los horarios de trabajo del personal de recepciónRevisa la facturación de las cuentas de los huéspedes.Mantiene actualizada la capacitación del empleado.Para ser un gerente de recepción es necesario contar con una serie de cualidades importantes :Capacidad de PlaneaciónVisiónBuen manejo de recursos humanosLiderazgoObservaciónCapacidad de resolver imprevistos

SUPERVISOR DE RECEPCION

Coordina y supervisa las labores del personal de recepciónAsegura que se logre la satisfacción total del clienteMantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerenciaSe asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctasApoya al personal en la solución de problemasRevisa los reportes para asegurar que sean correctos

RECEPCIONISTA

Recibe a los huéspedesVende y asigna habitacionesDa información general del hotelHace el registro de entrada del huéspedRevisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llavesLleva el control de entrada/salida de huéspedesReporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpiezaLleva el control de las llaves de la habitación

CAJERO 

Es la persona encargada de manejar el control de los ingresos, egresos y movimientos operativos de un hotel.

CAJA:confección y apertura de facturas, cobro de facturas, cambio de moneda (tipo).Otorga el pase de salida.Se encarga del control de caja fuerte y cofres de seguridad.

RESERVAS 

Esta área es el sub-departamento de recepción, que se encarga del control de disponibilidad, manejo de los contratos, archivos necesarios, etc.

Reserva: es una conformidad verbal o escrita entre el hotel y el cliente, que puede llegar personalmente, por carta, fax, telegrama, teléfono, correo electrónico, Internet

BOTONESEl botones también, es   conocido como   personal uniformado, y es aquella   persona responsable   de   recibir el   equipaje del   huésped , llamar a un taxi , llevar el periódico, cambiar pertenecías de una habitación a otra   si el   cliente así lo   requiere.Para un hotel   es de gran importancia manejar empleados de este tipo, ya   que ofrecerán un servicio   adicional   a sus   clientes   y de esta manera ellos se sentirán más satisfechos.

VALET- PARKING

 Es la persona encargada de controlar y manejar los vehículos de los huéspedes que entran y salen del hotel.

FUNCIONES: - Recibir los vehículos de loshuéspedes y ubicarlos en unlugar seguro.

-Cuidar los vehículos de loshuéspedes