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2019

PROGRAMA DE ORDEN Y

ASEO

VALOR + S.A.S.

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

Código: PGM-GTH-02

Versión: 01

Fecha creación: 2019/04/09

Código: PGM-GTH-02/Versión: 01/Fecha creación: 2019/04/09

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1. INTRODUCCIÓN VALOR+ S.A.S, comprometida con el bienestar de sus funcionarios y contratistas, establece dentro del SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, el programa de orden y aseo, con el propósito de alcanzar puestos de trabajo mejor organizados y más limpios, para un ambiente Sano y disminuir de factores de riesgo físicos y psicosociales que ayudan a aumentar la productividad dentro de la organización. Cuando un ambiente de trabajo es desordenado, sucio, con materiales fuera de lugar y acumulación de material sobrante, ocurren muchos accidentes, los servidores se indisponen ante su trabajo y no lo realizan de manera óptima. Además, cuando se almacena productos químicos o combustibles o inflamables, se presentan factores de riesgo de incendio que pueden poner en peligro los bienes materiales de la empresa y sus ocupantes. Para alcanzar óptimos resultados se adopta la metodología de las 5S método japonés, cuya misión es mejorar las condiciones de trabajo y moral del personal, reducir gastos, reducir riesgos de accidentes, mejorar la calidad en la producción y la seguridad en el trabajo. El programa de orden y aseo basado en las 5S constituyen una filosofía o metodología para establecer y mantener el orden, la limpieza y el hábito, donde prevalece el principio de “un lugar para cada elemento que interviene en el trabajo” Cada palabra tiene un significado importante para la generación de un lugar adecuado y seguro para trabajar.

2. OBJETIVO

Ofrecer un ambiente natural, seguro, ordenado, limpio y saludable dentro de la organización, mediante la implementación y continuidad de la estrategia de las 5S.

3. ALCANCE

Este programa aplica para todos los servidores de VALOR + S.A.S indiferente de su forma de contratación

4. PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

4.1. RESEÑA HISTÓRICA

La empresa VALOR + S.A.S., fue constituida mediante un documento privado suscrito el 3 de mayo de 2016; después que la Junta Directiva del Fondo de Empleados del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA, aprobara y autorizara a su representante legal, constituir una Sociedad por Acciones Simplificada, tal y como consta en el Acta Nº 96 del 15 de abril de 2016. A partir de la aprobación del Acta, se creó la empresa de economía mixta, de carácter comercial, constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, en especial a la Ley 1258 de 2008 y demás normas que la modifiquen, complementen y reglamenten; la

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Ley 489 de 1998 en especial las disposiciones contenidas en los Artículos 3 y el 97 y las disposiciones del artículo 55 de la Ley 1341 del 2009, cuyo objeto será el desarrollo y ejecución de actividades tendientes a la prestación de soluciones integrales para la administración y gestión de la información, de recursos y las comunicaciones, mediante la operación de servicios de valor agregado que incluyen gestión de procesos de soporte, recaudo, facturación y la administración de infraestructura tecnológica, BPO (externalización de procesos de negocios), Contact Center, entre otras actividades conexas o similares. VALOR + S.A.S., Es una empresa colombiana con domicilio principal en la ciudad de Medellín, y que por voluntad de la Asamblea General de Accionistas podrá modificar dicho domicilio, además podrán establecerse sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país o del exterior. Esta entidad tiene un término de duración indefinido a partir de la fecha de otorgamiento del nombre del documento, se podrá disolverse por decisión de la Asamblea General de Accionistas o por cualquier causa legal o estatutaria.

4.2. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN

Para la implementación del programa de orden y aseo en la empresa VALOR+ S.A.S se contará con la colaboración de todo el personal de la organización quienes estar apoyando al líder de seguridad y salud en el trabajo que es el encargado de direccionar las actividades a realizar durante las jornadas de orden y aseo teniendo en cuenta la ejecución de las 5S.

“5S” JAPONES ESPAÑOL

SI SEIRI SELECCIONAR

S2 SEITON ORGANIZAR

S3 SEISO LIMPIEZA

S4 SEIKETSU ESTANDARIZAR

S5 SHITSUKE DISCIPLINA

4.2.1. SEIRI (seleccionar)

Reducir el espacio a los elementos innecesarios para nuestra labor y aumentar la comodidad para limpiar el área y así abundara el bienestar.

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Clasificar consiste en:

Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.

Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.

Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.

Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible.

Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación.

Si clasificamos obtendremos los siguientes beneficios:

Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles.

Más espacio.

Mejor control de inventario.

Menos accidentes. El proceso para llevar la clasificación lo veremos a continuación:

Durante la inspección se verificará el almacenamiento de los elementos de acuerdo a su uso, naturaleza física, química, volumen, dimensiones y valor.

4.2.2 SEITON(organizar)

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” Proceder a organizar los implementos de labores en el espacio donde se requiere y/o que fue diseñado para tal fin. De igual manera se requiere llevar un control a través de la sistematización de modo que se puedan encontrar con facilidad para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.

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Objetos Necesarios

Objetos dañados ~._ __ R_e_pa_,_ª_' _10_, _ ___.

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Objetos de más

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Ordenar consiste en:

Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar.

Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia.

Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro.

El proceso para llevar la clasificación lo veremos a continuación:

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ESQUEMA DE ORDEN

COLOCAR EN ARCHIVO

ARCHIVO

ALGUNAS

VECES AL AÑO

COLOCAR EN AREAS

ES POSIBLE

QUE SE USE

ALGUNAS

VECES AL MES

Archivo, Papeles

Equipos,

COlOCARJUNTOALA PERSONA

Mat er iales,

VARIAS VECES

POR SEMANA

COLOCAR

CERCA DE LA

PERSONA

COLOCAR CERCA AL AREA DE

TRABAJO


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Si ordenamos obtendremos los siguientes beneficios:

Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos de trabajo, economizando tiempos y movimientos.

Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado.

Ayuda a identificar cuando falta algo, con más rapidez.

Da una mejor apariencia.

4.2.3 SEISO (limpieza)

La limpieza es el acto de enfrentarse a sí mismo. Marie Kondo. El SEISO debe implementarse creando hábitos para mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. La limpieza la relacionamos a su vez con el buen funcionamiento de los equipos y la habilidad para desarrollar las actividades con calidad. También implica mantener nuestro puesto de trabajo dentro de una estética agradable permanentemente. Es fundamental mantener las áreas de trabajo libres de residuos orgánicos e inorgánicos para prevenir inestabilidades en la salud y exigirnos hacer un trabajo creativo para tomar acciones de raíz.

Limpiar consiste en:

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo: "la limpieza es inspección"

El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el equipo, lugares de trabajo y las herramientas. No se trata de una actividad simple que se pueda delegar a otras personas.

No se trata únicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la acción de limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas primarias.

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Para mantener la limpieza es recomendable seguir los siguientes consejos prácticos:

Recoger todo tipo de residuo que se genera como parte de las actividades diarias que se realizan.

Reciclar todo el material que sea posible.

Recoger y disponer en los lugares adecuados los residuos que se encuentren a su alrededor.

Si limpiamos obtendremos los siguientes beneficios:

Reducción del riesgo potencial de que se produzcan accidentes.

Mejorar el bienestar físico y mental de los servidores.

Se incrementa la vida útil de los equipos al evitar su deterioro por contaminación y suciedad, además de las instalaciones.

Las averías se pueden identificar más fácilmente si las condiciones de orden y aseo son óptimas.

La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad global.

4.2.4 SEIKETSU (estandarizar)

Las normas de limpieza son la base de mantenimiento autónomo. Consiste en eliminar la causa de la suciedad y el desorden al hacer un estándar de las tres primeras “S” y evitando el retroceso de las mismas a partir de la creación de hábitos para conservar el lugar de trabajo en buenas condiciones.

Implementar SEIKETSU con la metodología de las 5S se debe seguir el estándar que consiste en:

Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S

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Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento.

Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal.

En lo posible se deben emplear fotografías de cómo se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado.

El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento.

Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del mantenimiento autónomo. BENEFICIOS DEL SEIKETSU Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de

trabajo en forma permanente. Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo. Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales

innecesarios. La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir

en la aprobación y promoción de los estándares Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto

de trabajo. Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta.

4.2.5 SHITSUKE (disciplina)

Convertir en habito el empleo y utilizar los métodos ya estandarizados para el orden y el aseo y así mantener y fortalecer los beneficios alcanzados en las primeras “S” Con el SHITSUKE se pretende implementar la cultura del autocontrol dentro de la organización entendiendo que esta “S” es el puente entre las “5S” y el concepto de mejora continua. Los hábitos desarrollados y mantenidos son el mejor ejemplo de que la disciplina es un valor fundamental a la hora de realizar una labor.

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Shitsuke implica: El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo

impecable. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento

de una organización. Promover el hábito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las

normas establecidas. Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el

servidor seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración. Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

BENÉFICOS DE APLICAR SHITSUKE Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hábitos. Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre

personas. La moral en el trabajo se incrementa. El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores

debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas. El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegará cada día.

¿CÓMO IMPLANTAR SHITSUKE? Visión compartida: Para el desarrollo de la organización es fundamental la unión y la compresión de la visión de la organización y la de sus colaboradores Formación: Las “5S” no se trata de implementar un documento por mandato es necesario educar mediante el entrenamiento de “aprender haciendo” Tiempo para aplicar las 5S El servidor requiere de tiempo para practicar las 5S. Es bastante frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de producción y se dejen de realizar las acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los servidores creen que no es un programa serio y que falta el compromiso de la dirección. Se necesita tener el apoyo de la dirección para sus esfuerzos en lo que se refiere a recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.

4.3. RESPONSABILIDADES

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4.3.1. RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

1. Conocer el programa 2. Educar al personal sobre los principios, técnicas y mantenimiento de las “5S” 3. Garantizar el tiempo para las capacitaciones sobre las “5S” 4. Suministra los recursos para la implementación de las “5S” 5. Participar de las auditorias de progreso semestrales o anuales

4.2.3. RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES

1. Asumir la responsabilidad con la educación e implementación de las “5S” 2. Pedir al jefe de área los recursos y el apoyo que requiera para la implementación de

las “5S” 3. Participar activamente en la capacitación, implementación y seguimiento de las “5S”

4.4. SEGUIMIENTO

Para garantizar la efectividad de ese programa, se deben realizar auditorías periódicas en cada área y retroalimentar al personal involucrado. Para cada área es importante definir los criterios de evaluación y esta debe realizarse mínimo cada año. El sistema de evaluación será así:

CUMPLE 1 NO CUMPLE 0 NO APLICA X

Si el resultado de la clasificación es 0, hay que tomar acciones correctivas, si el resultado es 1, hay que mantener y mejorar si es posible. Una vez obtenidos los resultados en el formato de inspección, estos se tabulan en Excel, los cuales arrojarán porcentajes para llevarlos a un modo estadístico y evaluar resultados e incentivar la cultura del orden haciendo un reconocimiento a cada área.

4.5. INTERVENCIÓN

4.5.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se deben incluir dentro del cronograma anual de seguridad y salud en el trabajo actividades encaminadas al cumplimiento del programa y a la mejora continua del mismo.

4.5.2 IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

Mediante un registro fotográfico donde se evidencia el antes y el después, se divulgará el antes y el después y los resultados de las mejoras y se resaltará el compromiso de las áreas y sus colaboradores.

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4.5.3 RESULTADOS

Con la implementación del programa se busca mejorar las condiciones de seguridad, beneficiando a la organización y a sus funcionarios. Además, genera algunos beneficios como:

Mayor nivel de seguridad que redunda en mayor nivel de desempeño de los funcionarios.

Tiempos de respuesta más cortos.

Mayor calidad de la prestación del servicio.

Aumenta la vida útil de los equipos.

Genera cultura organizacional.

Acerca a la organización a ser un modelo de calidad total.

La organización se vuelve más segura, más proactiva y se llevan a cabo de una manera mejorada las labores de mantenimiento.

5. MARCO NORMATIVO

NORMA DESCRIPCIÓN

Resolución 1016 de 1989 Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica

Decreto 1295 Procurar el cuidado integral de la salud de los servidores y ambientes de trabajo

Decreto 1530 Se priorizan los riesgos a controlar y los PVE a desarrollar

Resolución 2844 de 2007, 3676, 2646 y 1013 de 2008

GATISO y riesgos específicos

6. GLOSARIO

Acondicionamiento: Acción y efecto de disponer, preparar lo que ya se ha elaborado en parte y acomodarlo para permitir o facilitar la fase siguiente del proceso de fabricación. Tratar un producto o una cosa con arreglo a alguna condición o para obtener una cualidad particular. Dar cierta condición o calidad de presentación a un producto. Adecuado: Suficiente para alcanzar el fin que persigue este programa Actos inseguros: Comprende las practicas inseguras de las personas, las cuales son generadas por actitudes negativas frente a la seguridad actitudes negativas frente a la seguridad. Almacenamiento: Acción de guardar, reunir en una bodega, local, silo, reservorio, troje, área con resguardo o sitio específico, mercancías, productos o cosas para su custodia, suministro o venta.

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Aseo: Conjunto de actividades que permiten mantener las áreas de trabajo libres de residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y el bienestar de los colaboradores. Basura: Cualquier material cuya calidad no permita incluirla nuevamente en el proceso que lo genera. Clasificación: Dividir u ordenar por clases o categorías. Condiciones Inseguras: Son todas las circunstancias o condiciones físicas que puedan causar lesiones o alteraciones de la salud. Cuarentena: Es la retención temporal de los productos, las materias primas o los materiales de envase y empaque, con el fin de verificar si se encuentran dentro de las especificaciones y regulaciones. Desinfección: Reducción del número de microorganismos a un nivel que no dé lugar a contaminación del alimento, mediante agentes químicos, métodos físicos o ambos, higiénicamente satisfactorios. Generalmente no mata las esporas. Estándar de Orden y Aseo: Es un conjunto de enunciados positivos que expresan las mejores condiciones de orden y aseo. Inspecciones de Seguridad: Es una técnica utilizada internamente como parte de la prevención de accidentes e incidentes y consiste en el análisis detallado de las condiciones de trabajo a fin de detectar los peligros existentes debido a condiciones inseguras. Limpieza: Se refiere tanto a que un objeto, lugar o persona esté limpio, como el hecho de no ensuciar. Se relaciona con la higiene, el óptimo estado de las superficies en donde no hay suciedad o sustancias que modifiquen en forma negativa sus propiedades y puedan generar accidentes. Lista de Chequeo: Es una lista de situaciones que expresa el estado ideal de las condiciones de trabajo. Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización (NTC-OHSAS 18001). Reciclaje: sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un proceso que los haga nuevamente utilizables. Orden: Conjunto de actividades que permiten ubicar los elementos de un área o puesto de trabajo en el lugar que le corresponde o que fue diseñado para tal fin. Colocación con determinado criterio de organización en el lugar apropiado o en el que corresponden Residuos: Material que queda como inservible después de haber realizado algún trabajo u operación.

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Residuos Sólidos Urbanos: los generados en las distintas oficinas, laboratorios y cualquier otra dependencia, que no tengan, por su naturaleza o composición, la calificación de peligrosos y por lo tanto puedan asimilarse a los denominados residuos urbanos o municipales.

7. PUBLICACIÓN

El Programa de Orden y Aseo es un insumo vital para el Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo en donde se da cumplimiento a lo establecido por el Decreto 1072 de 2015 y de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente (Ley 1712 de 2014), este será publicado en la página web de VALOR + S.A.S. para que la sociedad tenga pleno conocimiento y pueda participar activamente sobre lo que se establece. Asimismo, se deberá desarrollar una metodología de socialización, para que los colaboradores o funcionarios adopten buenas prácticas mencionadas en el programa y de esta forma, darles a conocer el alcance, los objetivos y los beneficios, los cuales estarán articulados en armonía con todos los demás procesos de la Entidad.

LISTA DE VERSIONES

COPIA CONTROLADA: (Los Formatos publicados no podrán ser modificados por nadie, sin previa autorización del Representante de la Dirección)

VERSIÓN FECHA

AA/MM/DD JUSTIFICACIÓN DE LA

ACTUALIZACIÓN NOMBRE DEL LÍDER DEL PROCESO

01 2019/04/09 Creación del documento Carlos Alberto Rico Estrada

Elaboró Revisó Aprobó

Nombres y apellidos de quien elaboró: Carlos Alberto Rico Estrada

Nombres y apellidos: Equipo Directivo

Nombres y apellidos: Ruth Sánchez Arenas

Cargo: Director Administrativo

Cargo: N/A

Cargo: Responsable del Proceso de Gestión de la Calidad

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