programa de orden y aseo 9 s

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

CÓDIGO: AP1-D03 VERSIÓN: 2 FECHA DE APROBACIÓN: 25/05/2016 Página 1 de 38

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL LINEA GRATUITA 018000977777 - TELEFONO (57+8) 6354621-6322940

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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 9 s

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

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CONTENIDO

PRESENTACIÓN 4 INTRODUCCIÓN 5

OBJETIVOS 6

1. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD 7

1.1. Generalidades de la Alcaldía de Yopal 7 1.2. Equipos e insumos utilizados 8 2. MARCO CONCEPTUAL 9 2.1. Qué son las 9s 10

2.2. Seiri (Ordenar O Clasificar) 10 2.3. Seiton (Organizar O Limpiar) 12 2.4 Seiso (Limpieza O Pulcritud) 14 2.5. Seiketsu (Bienestar Personal O Equilibrio) 15 2.6. Shitsuke (Disciplina) 18 2.7. Shikari (Constancia) 20 2.8. Shitsukoku (Compromiso) 21 2.9. Seishoo (Coordinación) 22 2.10. Seido (estandarización) 23 3. GENERALIDADES 24 3.1. Beneficios del orden y la limpieza 25 3.4. Aspectos a tener en cuenta para ordenar un puesto de trabajo 27 3.5. Residuo 27 3.6. Manejo de residuos 27 3.7. Clasificación de los residuos que se generan en la Alcaldía de Yopal 27 3.7.1. Residuos sólidos no peligrosos 28 3.7.2. Residuos de aparatos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones 28 3.8. Reciclaje 29 3.8.1. Papel y cartón 29 3.8.2. Vidrio 30 3.8.3. Plástico 30

4. IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO CON LA METODOLOGIA DE LAS 9s 31

4.1. Diagnóstico 31 4.2. Socialización y concientización 31 4.3. Establecimiento de metas 32 4.4. Diseño del plan de trabajo 33 4.5. Promoción del “Programa de Orden y Aseo” 33 4.6. Evaluación y Seguimiento del “Programa de Orden y Aseo” 33







4.6.1. Indicadores de cumplimiento 34 4.6.2. Indicadores de cobertura 34 4.6.3. Indicadores de eficacia 35 4.7. Ajustes 35 4.8. Continuidad 35 4.9. Recursos 36 4.9.2. Humanos 36 4.9.3. Físicos 36 4.9.4. Financieros 36 4.10. Responsabilidades 36 4.10.1. De la Administración Municipal 36 4.10.2. De directores y jefes de área 36 4.10.3. Del Coordinador Salud Ocupacional 36 4.10.4. Del Comité Paritario de SST 37 4.10.5. De los trabajadores 37 4.11. Definiciones 37 5. BARRERAS EN LA IMPLANTACION 38 6. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE APOYO 39

7. CONCLUSIONES 40

8. RECOMENDACIONES 41

BIBLIOGRAFIA 42







PRESENTACIÓN El Programa de Orden y Aseo en la Administración Municipal de Yopal, se enmarca dentro de un proceso de mejoramiento continuo que parte de la concientización de que en cualquier actividad laboral, tiene especial importancia el asegurar y mantener el orden y la limpieza para conseguir un grado de seguridad aceptable. Son numerosos los accidentes laborales que se producen por golpes y caídas como consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulación de material sobrante o de desperdicio. Ello puede poner en peligro los bienes patrimoniales de la empresa e incluso poner en peligro la vida de los ocupantes si los materiales dificultan y/u obstruyen las vías de evacuación. En el presente programa se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, procurando mantener el orden y la limpieza, con la intención de que las zonas de paso, salidas y vías de circulación de los lugares de trabajo y, en especial, las salidas y vías previstas para la evacuación en casos de emergencia, deberán permanecer libres de obstáculos de forma que sea posible utilizarlas sin dificultades en todo momento, los lugares de trabajo y sus respectivos equipos e instalaciones, se limpiarán periódicamente y siempre que sea necesario para mantenerlos en todo momento en condiciones higiénicas adecuadas. Se eliminarán con rapidez los desperdicios, las manchas de grasa, los residuos de sustancias peligrosas y demás productos residuales que puedan originar accidentes o contaminar el ambiente de trabajo. Las operaciones de limpieza no deberán constituir por sí mismas una fuente de riesgo para los trabajadores que las efectúen o para terceros, realizándose a tal fin en los momentos, de la forma y con los medios más adecuados. Este programa pretende establecer unas normas básicas de actuación en la Administración Municipal de Yopal, para facilitar no solo la aplicación de las exigencias legales, sino también su operatividad para trabajar con estándares de calidad y bajos costos, por ello comenzamos este proceso mejorando las condiciones de orden, aseo y seguridad en todas las áreas, con la participación de todos los funcionarios que conforman esta comunidad.







INTRODUCCIÓN

Desde hace varios años, las áreas de gestión de la seguridad industrial, higiene y salud ocupacional han venido trabajando en la manera como mejorar las condiciones del medio ambiente laboral. Especialmente enfocados a reducir los riesgos ocupacionales. La metodología de las 9s recupera parte de esos procesos, destacando la participación proactiva de los empleados en unidad con la responsabilidad organizacional, buscan un mejor ambiente de trabajo que sea coherente con las normas y los requisitos de seguridad y salud ocupacional. En la actualidad surge la necesidad imperante de poder involucrar al trabajo los aspectos relevantes en la prevención de accidentes de trabajo y enfermedad profesional, uno de estos es el programa de orden, aseo y limpieza en los puestos de trabajo, el cual invita a las empresas y sus colaboradores a implantar y mantener un programa que permita obtener una mayor satisfacción de los clientes internos y externos, menos accidentes laborales, menos pérdidas de tiempo y disminución de residuos. Todos los programas y herramientas de gestión de la calidad total responden a un principio natural de supervivencia que enfrentan todas las empresas, y más aún en tiempos de globalización de la economía. Para muchas empresas de nuestro país es muy difícil emprender en estos programas si no se tienen las condiciones adecuadas de cultura empresarial; es por esto que se propone para la Alcaldía de Yopal la aplicación del siguiente programa de orden y aseo basado en la metodología de las 9s, el cual busca se integren el compromiso y constancia como medidas clave en el mantenimiento del programa.







OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer e implementar el Programa de Orden y Aseo con la aplicación de la metodología de las 9S en todas las dependencias de la Administración Municipal de Yopal, de tal manera que se genere un ambiente laboral adecuado, enfocado al mejoramiento de la

calidad de vida en el trabajo y a mantener las condiciones de organización, orden y limpieza.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Identificar las áreas críticas en cada dependencia con el fin de establecer estrategias de intervención y mantenimiento del programa de orden y aseo.

2. Realizar campañas de sensibilización y capacitación para promover la importancia

de un sitio de trabajo limpio y ordenado.

3. Lograr la participación activa de todos los trabajadores en la implementación del programa, para mantener el sitio de trabajo en las mejores condiciones de orden y aseo.

4. Promover actitud permanente de trabajo en equipo para apoyar los cambios positivos que se den en relación con la mejora del medio ambiente laboral y hacer del sitio de trabajo un espacio cómodo, confortable y seguro.

5. Hacer seguimiento a la implementación del programa de manera periódica con el fin

de medir su impacto y garantizar su mantenimiento en el tiempo.







1. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD

1.1. Generalidades de la Alcaldía de Yopal

Tabla 1. Generalidades de la Alcaldía de Yopal

RAZON SOCIAL: ALCALDIA MAYOR DE YOPAL NIT: 891855017-7 UBICACIÓN: AV. LA CULTURA (PALACIO MUNICIPAL) TELÉFONO: 6322940 Fax 6354621 REPRESENTANTE LEGAL: JHON JAIRO TORRES TORRES ACTIVIDAD ECONÓMICA: ACTIVIDADES EJECUTIVAS DE LA

ADMINISTRACION PÚBLICA EN GENERAL.

CÓDIGO: 1751201 ARL: POSITIVA

1.2. Equipos e insumos utilizados

Tabla 2. Equipos e insumos utilizados en el área administrativa

EQUIPOS INSUMOS

Computadores Papel de oficina

Archivadores Tinta impresoras

Teléfonos Ambientadores

UPS Líquido limpiavidrios

Calculadoras Jabones

Estabilizadores Insumos de cafetería

Ventiladores Insumos para aseo

Aires acondicionados

Impresoras

Fotocopiadoras

Cámaras fotográficas

Cámaras de video

Video beam







Tabla 3. Equipos e insumos utilizados en el área operativa

2. MARCO CONCEPTUAL

El presente “Programa de Orden y Aseo” está basado en el método de las 9s y es de origen japonés. Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos. Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa. Este movimiento es un complemento del movimiento de las 7s, el cual, es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace más de 40 años y que esta incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento contínuo o gemba kaizen. Las empresas de calidad mundial dependen de la calidad del ambiente de trabajo que logran crear. Los aspectos fundamentales que se manejan en estas tienen que ver con algo sencillo y que hace que sus empleados se sientan felices. ¿Cómo lo logran?

1. Crean una atmosfera íntima y agradable. 2. Proporcionan seguridad para todos. 3. Mantienen la limpieza como algo inherente de la seguridad. 4. Se preparan para lo peor, practican la prevención.

Estos principios tienen relación directa con los aspectos técnicos de producción y prestación de servicios. Ya puede usted imaginarse que es lo que pasa en un ambiente donde reina el desorden, la suciedad y las condiciones físicas y sicológicas adversas.

EQUIPOS INSUMOS

Volqueta Ambientadores

Rodillo vibratorio Líquido limpiavidrios

Motoniveladora Jabones

Bulldozer Insumos de cafetería

Excavadora Insumos para aseo

Retroexcavadora Combustible tipo gasolina

Camabaja Combustible tipo ACPM

Tractocamion

Carrotanque

Motoniveladora

Vibrocompactador

Tractor







Orden se define como la correcta disposición y manejo de elementos (equipos y materiales)que intervienen en el desarrollo de las actividades específicas de cada área, determinando su estética y grado de organización. Aseo es el estado de higiene superficial y profunda, tanto en el personal como en las instalaciones locativas, maquinaria, equipos y elementos de trabajo, correspondientes a la zona determinada mediante observación visual. Sirve para controlar la presencia desustancias en sitios donde no deben estar. No exige requisitos. La metodología de las 9s es una respuesta a la necesidad urgente de desarrollar planes de mejoramiento del medioambiente laboral que integra nueve conceptos, en torno a los cuales la empresa y los trabajadores son capaces de conseguir las condiciones de calidad para producir con calidad bienes y servicios; hace referencia a nueve principios básicos que buscan generar un ambiente de trabajo acorde con el bienestar mental y físico del empleado o trabajador, así mismo como la calidad de los productos finales; todo esto busca generar la mayor eficiencia posible en los procesos de trabajo. 2.1 ¿Qué son las 9s? Son una metodología que pone énfasis en ciertos comportamientos de las personas que permiten tener un ambiente de trabajo limpio, ordenado, agradable y seguro. A continuación se enuncian los nueve principios de esta teoría japonesa. Tabla 4. Significado de las 9s.

“S” JAPONES ESPAÑOL ¿QUE HACER? INFLUYEN

1 Seiri Clasificación Mantenga solo lo necesario.

Con las cosas: Comience en su sitio de trabajo.

2 Seiton Organización Mantenga todo en orden.

3 Seiso Limpieza Mantenga todo limpio.

4 Seiketsu Bienestar personal Cuide su salud física y mental.

Con usted mismo: ¿Cómo está usted?

5 Shitsuke Disciplina Mantenga un comportamiento confiable.

6 Shikari Constancia Persista en los buenos hábitos.

7 Shitsunkoku Compromiso Cumpla hasta el final con todas las tareas.

8 Seishoo Coordinación. Trabaje en equipo con sus compañeros.

En la empresa: No lo haga solo. 9 Seido Estandarización Unifique a través de

normas.

Es responsabilidad de los directivos y de los trabajadores organizar, mantener y mejorar de manera permanente los lugares de trabajo como una estrategia para conseguir los índices de calidad y productividad. A continuación conoceremos de forma detallada cada uno de esos comportamientos.







2.2. 1s. SEIRI = CLASIFICACION

Mantenga solo lo necesario, establezca principios para identificar lo que sirve y no sirve; clasificar es separar u ordenar por clases, tipos y tamaños, categorías o frecuencias de uso. Para 9s, clasificar consiste en separar, en su puesto o área de trabajo, aquellas cosas que sirven de las que no sirven, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo, y eliminar lo que no le sirve, lo innecesario, lo excesivo. Todo esto provoca problemas como productos que rebasaron el límite de caducidad, exceso de inventarios, lo que implica un costo muy alto para la empresa y para los trabajadores. ¿Por qué no realiza, en este momento, una auditoría de su puesto de trabajo, de su escritorio? O mejor aún, en su casa. ¿Cuántas cosas innecesarias guarda?¿Cómo ha distribuido el espacio? ¿Qué ha hecho para ordenarlos? Clasificar los elementos con los que trabaja trae grandes beneficios, como los siguientes:

Se pueden volver a utilizarlos lugares que se despejan.

Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes.

Se descartan los elementos obsoletos, controlando así su tiempo de vida útil.

Se pueden usar otros componentes a tiempo.

Se elimina el exceso de tiempo en inventarios.

Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal

Se elimina el despilfarro. Clasificar y seleccionar no parece tan sencillo como parece. Es necesario tener criterios de selección y clasificación, los cuales se pueden establecer en términos de categorías en las que el artículo en cuestión pueda estar, por ejemplo: Artículos deteriorados, poco funcional o innecesarios, obsoleto, caducos, descompuestos, fraccionados, rotos, mohosos y hasta peligrosos (tóxicos, contaminantes). Con base en criterios como estos, se procede a la eliminación de los artículos que no sean útiles o innecesarios para el trabajo; si por alguna razón válida no es posible deshacerse de algunos de ellos (falta de presupuesto para reemplazarlos, como el caso de equipo obsoleto), es conveniente establecer grados y decidir con respecto a ellos. Otro criterio toma como punto de partida el tiempo: por ejemplo

Eliminar la documentación, salvo lo que pueda servir para estadísticas, graficas, teniendo la precaución de conservar la información de la manera más sintetizada posible, ya sea en diskettes o en otra forma de almacenamiento condensado.







Deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 años o de lo que se tenga seguridad que no se va a utilizar en los siguientes 3 años, quizás el costo o la incomodidad de tener algo almacenado sea más alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite. Inclusive, pueden existir articuos de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que sería conveniente deshacerse de ellos.

También es importante determinar el destino final de todas las cosas que se retiren del entorno laboral: entregarlas a algunas instituciones de servicio social, o bien venderlas para obtener cierta remuneración por ellas (ejemplos: papel, metales, vidrio, muebles, plásticos…..). En síntesis, un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el siguiente: Tabla 5. Cómo clasificar

a.- identifique Si se usa a cada momento. Si se usa todos los días Si se usa todas las

semanas

Ubíquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las máquinas

b.- identifique Si se usa una vez al mes. Si se usa cada tres meses. Si se usa solo

esporádicamente

Colóquelo cerca del lugar de trabajo

c.- identifique Todo aquello que no es necesario

Elimínelo.

Recuerde siempre:

Cuando más se reduzca el espacio ocupado, habrá más comodidad, facilidad para limpiar y ordenar el área y ello incidirá positivamente en nuestro bienestar.

Los artículos desechados nunca deben dañar el medio ambiente; no olvide que esta tierra es NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.

Situación actual: En relación con la forma como están clasificados u ordenados sus elementos de trabajo haga una “fotografía” de su puesto de trabajo. Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en relación con el aspecto “Clasificación”? Suponemos que ya ha salido usted de lo que no le sirve, de lo que no necesita o de lo que tienen en exceso; pero lo que le queda ¿cómo está organizado? 2.3. 2s. SEITON = ORGANIZACIÓN







Mantenga todo en orden. Ordenar objetos, partes, elementos, accesorios, dispositivos, papeles, etc. Bajo un principio racional o arreglo que responda a una metodología de ordenamiento de partes. Para esta metodología, organizar es tener una disposición y ubicación de cualquier elemento de tal forma que esté listo para que pueda ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento. Pero casi siempre esto no se cumple. A lo mejor las cosas si están pero nadie sabe dónde ni cómo encontrarlas. Ahora, luego de haber clasificado las cosas será necesario que usted las organice o sistematice. En general, un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:

Determine los lugares de almacenamiento por periodos de utilización; lo que se usa diariamente, semanalmente, mensual y anual.

Por características: tamaño, color, funcionamiento, área, maquina, etc.

Defina una nomenclatura para cada clase de los elementos.

Decida sitios de ubicación: cada cosa en su lugar.

Decida cómo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente:

- Fácil de guardar. - Fácil de identificar dónde está. - Fácil de sacar. - Lo que esta primero es lo que primero sale. - Fácil de reponer. - Fácil de volver a su ubicación original.

Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de que “un solo elemento es lo mejor”.

Una herramienta, un formato, una máquina, un archivo. Una hora de reunión, una hora de conferencia. Un día de actividad, un día de reuniones para negociar. Una hoja de papel de copia. Una hoja del documento original.

Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: sistematizar no es sólo el acto de establecer estándares; es necesario actuar permanentemente de conformidad con ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante.







Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario deberá colocar en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo. Situación actual: En relación con la forma como están organizados sus elementos de trabajo. Como mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en relación con el aspecto “Organización”? 2.3. 3s. SEISO = LIMPIEZA

Es el acto de quitar lo sucio de algo. En las 9s, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas y demás elementos del sitio de trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene. Una interpretación más ambiciosa se refiere no sólo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los operarios apoyen las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde con la mayores exigencias de operación, de tal manera que puedan eliminar desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variación que se hayan observado en sus talleres. Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de ser desagradable es peligroso, atenta contra la seguridad física y mental de los trabajadores e incide en la calidad del producto. Un taller lleno de manchas de aceite y con colillas de cigarrillos en el piso, con bancos de trabajo polvoriento y repleto de desperdicios, con herramientas enmohecidas, no es el ambiente propicio para producir un bien o servicio de excelente calidad y puede ser la causa de accidentes de trabajo irreparables. Una oficina cuyos escritorios estén llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus cortinas rotas y sucias, los elementos de trabajo en mal estado u oxidados, los pisos sin barrer, desalienta para el trabajo a quienes permanecen en ella y producen una pésima impresión en quienes la visitan. La limpieza general de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del éxito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los empleados; si cada quien se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo, la suma del esfuerzo de todos, más el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrán un ambiente higiénico y agradable para laborar. Un procedimiento para efectuar una “Operación Limpieza” es el siguiente:







Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo: pisos, paredes, techos, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones diarias.

Asee la oficina o taller y equipos, después de su uso.

Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas instrumentos o aparatos, antes y después de su uso y verifique su funcionalidad.

Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal o condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas para evitar su recurrencia.

Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada lugar específico.

En consecuencia, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar.

Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere encontrar el día siguiente: Tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles, retirar lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general; colocar cada cosa en su sitio.

Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases, colillas, etc.

Hacer de los puntos anteriores un hábito: limpieza en nuestro propio sitio de trabajo, en la maquinaria o equipo que se esté utilizando, en nuestro departamento o sección y en nuestra empresa.

Si nuestra casa no está limpia, seguramente no nos va a gustar estar en ella. Situación actual: En relación con la limpieza en su sitio de trabajo; piense en qué depende de usted y que no. Sea objetivo. Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar el aseo de su sitio de trabajo? Los tres aspectos que hemos visto hasta este momento se refieren a lo que puede hacerse con las cosas con las cuales trabajamos; pero una aparte decisiva en el ambiente de trabajo somos nosotros mismos. 2.4. 4s. SEIKETSU = BIENESTAR PERSONAL

El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la “limpieza” mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de trabajo sin contaminación







En el contexto de las 9s, el bienestar personal no requiere de un procedimiento especial, sino que más bien es el resultado de aplicar los conceptos anteriores, que si se desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de un “ambiente saludable” y cómodo para quienes laboran en él. Como se puede deducir, el bienestar de las personas hace referencia tanto a la salud física y mental de cada trabajador, como a las facilidades que se le brinden o servicios de que dispongan para desarrollar su trabajo de una manera confortable. Una persona enferma o cansada no puede trabajar; en ocasiones la presentación personal es inadecuada para realizar el trabajo o impropia para ello; otras veces, preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentración que requiere el trabajo… hay numerosos factores personales que provocan “malestar” en las personas. Por otra parte, sitios de trabajo “malsanos” no contribuyen a la buena salud de quienes laboran en él: no hay indicaciones de seguridad; hay charcos de agua o aceite, instalaciones defectuosas, máquinas o equipos en mal estado, que puedan causar accidentes; elementos de trabajo sucios, rotos o mal aseados, propicios para diseminar infecciones o producir cortaduras; existe desaseo, malos olores, exceso de ruido, ventilación defectuosa, poca luz, cafeterías, restaurantes y baños en mal estado, desaseados o mal utilizados, en fin, un ambiente insalubre. Por consiguiente, a más de desarrollar las acciones propuestas antes para clasificar organizar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede hacer aún mejor el ambiente de trabajo: En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las condiciones de los empleados:

Recordar permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano.

Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada y de cumplir con las normas de seguridad.

Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios sanitarios de los empleados, como cafeterías, restaurantes, refrigerios o comidas nutritivas, utensilios, vestidores, casilleros, áreas para descanso.

En segundo lugar haciendo énfasis en las 9s mediante la utilización de formas más avanzadas como establecer procedimientos estándares de operación para planear la aplicación de las 9s bajo condiciones de plena conciencia en cada empleado. En esta opción se sugiere que: Tabla 6. Pasos del bienestar personal

IDENTIFIQUE

¿Cuáles son? Las áreas o puntos críticos o importantes relacionados con las 9s.

¿Por qué son?

¿Dónde están?

ESTABLEZCA

Criterios de evaluación para

Lo crítico.

Lo importante.

Lo inseguro o peligroso.







Lo que sea poco confortable.

Lo que sea poco deseable.

DETERMINE

¿Cuándo se va a reportar?

¿Quién va a verificar?

¿Qué se va a verificar?

¿Cómo se va a verificar?

¿Qué tipo de herramientas o instrumentos se deben usar?

SI ENCUENTRA ALGO ERRONEO, DETERMINE

¿Cuándo se va a reportar?

¿A quién se va a reportar?

¿Cómo se va a reportar?

El empleado debe esforzarse por mantener buenas condiciones físicas y mentales, para lo cual es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuado (baño diario, afeitada, peinado) Ropa limpia y propia para el trabajo. No abusar del alcohol, del tabaco o de sustancias similares. Alimentación balanceada y en condiciones higiénicas. Posturas adecuadas en el trabajo. Descanso adecuado: sueño suficiente, cambio de rutina. Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeño laboral un medio de

satisfacción personal. Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo. Visita al médico cuando se requiera y, de preferencia periódicamente como medida

preventiva. Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación, todo aquello que contribuya

al bienestar personal y apoye la superación física y mental. Utilización del equipo de protección y seguridad y cumplimiento de las normas

respectivas. La empresa debe velar porque las condiciones de trabajo para los empleados sean las adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones tales que propicien un ambiente sano:

Limpieza en las instalaciones comunes: cafetería, baños, casilleros. Iluminación adecuada: ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita

ver claramente. Control del ruido excesivo y dañino: en áreas donde sea imposible eliminarlo,

proporcionar tapones o aditamentos que protejan los oídos de los empleados. Sectorización de las áreas de ruido obligatorio, por ejemplo, donde se encuentra

equipo de uso momentáneo, como el área de copiadoras, que puede estar funcionando todo el día con distintos usuarios sin necesidad de molestar a todos.

Eliminación de olores indeseables y tóxicos, así como de humo o polvo en el aire. Eliminación de vibraciones indeseables.







Control de temperatura y de ventilación para mantener un ambiente de trabajo fresco.

Servicio médico dentro de las instalaciones o cercano y de fácil acceso. Desarrollo de campañas de vacunación

Dotación de dispositivos de seguridad y protección adecuada al empleado, de acuerdo a sus labores.

Situación actual: En relación con: Su salud física, su estado emocional (actitud ante el trabajo, relaciones con los compañeros, etc.), condiciones del trabajo que influyan en su bienestar personal y en el de sus compañeros (baños, cafetería, servicios médicos, condiciones ambientales, etc.) Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su salud física y mental y que dependería de la empresa? 5s. SHITSUKE = DISCIPLINA

La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona “disciplinada” un comportamiento “confiable” En la metodología de las 9s, el concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol se refiere al hecho de que cada empleado mantenga como hábito o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos. En calidad, el concepto de autocontrol es esencial. Muchos ejemplos nos demuestran que las personas, empresas y sociedades que tienen éxito, son aquellas que demuestran un alto nivel de disciplina. Por el contrario, son también numerosos los ejemplos de fracasos personales, profesionales y empresariales por falta de disciplina: se menosprecian e incumplen normas y reglamentos; se incumplen recomendaciones sobre aseo y seguridad, se es impuntual y no se tiene conciencia del tiempo. Citas, planes de trabajo, agendas en reuniones y programaciones se suelen manejar de una manera caprichosa e irresponsable. En el campo de la calidad, las mejoras pueden ser ocasionales o resultado de inspiraciones momentáneas, hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí mañana no. La indisciplina implica no sólo el simple hecho de incumplir normas; significa, además, falta de respeto por los demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente de lo social y empresarial la “confiabilidad” en la persona y en su trabajo.







Un ambiente de calidad no puede lograrse sin disciplina, ésta, puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:

Profundizar en lo que significa un adecuado comportamiento humano.

Comprender el concepto de “empatía” como la capacidad de imaginarse a uno mismo en la situación del otro: cómo me sentiría si el otro es impuntual conmigo, si tengo que soportar el desaseo de otro, si no obtengo el resultado o el producto que estoy esperando, si debo estar en un ambiente ruidoso o con mucho humo, si no puedo confiar en el comportamiento del otro.

Aplicar el concepto de satisfacción del cliente interno, lo que significa entregar de la manera esperada, los productos que requiere cada una de las partes del proceso.

Desarrollar compañerismo en el trabajo, enseñar, compartir información, colaborar, etc.

Ser, en términos generales, un ser humano integral.

Un procedimiento útil para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente:

Establezca procedimientos estándares de operación (BPM), los cuales debe seguir todo empleado.

Prepare materiales didácticos o eventos de instrucción, sencillos y prácticos, que se den a través de medios masivos escritos o audiovisuales, no necesariamente para una lectura formal sino de tipo de material que instruye con sólo echarle una ojeada.

Llegue a cada empleado involucrado, con la técnica del “aprender haciendo”. Muéstrele cómo hacer. Deje que lo haga. Repita hasta que haya comprensión total y se adquiera el hábito. Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo aprendido. Si no se actúa correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras explica

por qué no se hace así. Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo.

En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo, no basta con el entusiasmo de hacerlo por unos días; es indispensable hacer de ello una norma de vida. Situación actual: ¿Tiene usted una actitud disciplinada o indisciplinada en lo que se propone hacer? Se considera una persona confiable. ¿Es puntual, cumple con sus tareas o sus planes en el tiempo establecido y dentro de los parámetros establecidos? En relación con su entorno de trabajo, ¿es un hábito para usted, el cuidado del ambiente de trabajo? Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su disciplina en relación especialmente con el ambiente de trabajo? 6s SHIKARI = CONSTANCIA







La constancia es la capacidad de permanecer en algo (resoluciones y propósitos) de manera firme e inquebrantable. Es tener la voluntad de hacer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de actitud, es una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas. Ser constante es una actividad o actitud positiva, desarrolla hábitos beneficiosos, que van mejorando los resultados de cada persona o de la empresa en general. Desafortunadamente, es muy frecuente ver en nuestras empresas actitudes emotivas de compromiso inicial con los cambios, que se apagan con el tiempo o con las dificultades; con perjuicios grandes para la competitividad y el logro de la calidad.

Quienes adquieren el hábito de planear y controlar permanentemente el trabajo, obtienen el éxito; quienes consideran que los planes y las formas de control son buenos únicamente en el papel, fracasan.

Quienes hacen de la limpieza, el orden y la puntualidad formas permanentes de vida, cosechan los resultados de esas actitudes. Al contrario, quienes piensan que sólo son modas pasajeras o normas que se cumplen temporalmente y por obligación, mantendrán hábitos inadecuados de vida y de trabajo.

La inconstancia ocasiona numerosos perjuicios:

Pérdida de tiempo, esfuerzos y recursos. Pérdida de la concentración. Imposibilidad de madurar ideas y de concretar hechos Dificultad para la obtención de resultados satisfactorios. Sentimientos de descontento e insatisfacción.

Un refrán popular nos recuerda que “la constancia vence lo que la dicha no alcanza”. Esto significa que insistir una y otra vez en algo, nos conduce a obtener resultados, que de otra forma no nos fuera posible conseguir. Y esto es valioso para la persona y para la empresa. Insistir, insistir no suspender. Y los resultados se verán, el ambiente será más agradable y más sano, tendremos mejores hábitos de trabajo y de vida, los productos y servicios serán de mejor calidad, la imagen de la empresa mejorará, los rendimientos serán mayores, la empresa permanecerá en el mercado. La constancia hace que el esfuerzo se convierta en una espiral ascendente e incontenible. Situación actual: En relación con su constancia para realizar tareas o actividades en especial en lo relacionado con el ambiente de trabajo. Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su constancia en el desarrollo de tareas o actividades para mejorar el ambiente de trabajo?







7s SHITSUNKOKU = COMPROMISO

El compromiso es una obligación contraída; es una palabra dada o empeñada con una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo. La disciplina y la constancia tienen un compañero inseparable: el compromiso. Este implica la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; es una perseverancia que nace del convencimiento. La persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus fines. Se puede ser disciplinado y consistente en una tarea y sin embargo, no estar comprometido con ella, no estar realmente convencido de sus bondades y de sus necesidad; de este modo, se obtendrán algunos resultados, pero no existirá el entusiasmo evidente ni el ejemplo claro para imitar. Compromiso es entusiasmo y éste es el motor de la vida. Dentro de la metodología de las 9s, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible a los cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeño firme de hacer bien las cosas. Quien primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la Alta Dirección; de ella depende decisiones fundamentales, por ejemplo para dotar a las instalaciones con equipos que contribuyan a la seguridad y bienestar de los empleados y de la comunidad. Después, viene el compromiso de los niveles de dirección para la aplicación y seguimiento de tareas, capacitación, promoción y motivación. En ambos casos, el ejemplo es el mejor educador. Si el desorden, la falta de limpieza y la indisciplina comienzan por la cabeza, no podrán esperarse comportamientos diferentes en los demás niveles de empresa. Si se logra un cambio visible en los niveles de dirección, el compromiso de los demás empleados con el desarrollo progresivo de las 9s será mayor. Por lo tanto, la empresa como los empleados juega papeles importantes para asumir el compromiso de realizar una mejora continua en el ambiente de trabajo. ¿Cómo?

La empresa, brindando condiciones adecuadas de trabajo, creando espacios de participación para los empleados y mostrando una actitud abierta, de confianza y de reconocimiento al trabajo hecho o a las innovaciones propuestas.

Los empleados, entendiendo la necesidad de los cambios, participando, innovando, y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los métodos de trabajo y de los bienes y o servicios que la empresa ofrezca a sus clientes.







Situación actual: En relación con la forma como ha asumido el compromiso de colaborar para mantener un medio ambiente adecuado de trabajo. Cómo mejorar: ¿Qué va a hacer usted para mejorar su compromiso en relación con el propósito de tener un ambiente de trabajo que favorezca la calidad para todos? 2.5. 8s. SEISHOO = COORDINACIÓN

La coordinación significa realizar las cosas de una manera metódica y ordenada, de común acuerdo con los demás involucrados en la misma tarea. Es reunir esfuerzos tendientes al logro de un objetivo determinado Para las 9s, la coordinación se refiere al hecho de que en la mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con iguales propósitos y con el mismo ritmo. Es como si se estuviera cantando al unísono una misma melodía o si se estuviera en un equipo con la intención de ganar. Cualquiera que desentone o haga una jugada personal fuera de lugar puede echar a perder la melodía o provocar la pérdida del partido. Para ello es necesaria la coordinación. El acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisfacción del cliente. Si una sola persona deja colillas de cigarrillo por doquier, los demás se sentirán impulsados a hacerlo; si se entrega un producto con calidad deficiente, los demás quizás podrían pensar que ese puede dar; si una empresa contamina con desperdicios al ambiente, a las demás podría parecerles innecesario el control de las basuras… Los indicios de un tipo de conducta poco adecuada tientan, a quienes son atraídos a ello a repetir el comportamiento impropio (nadie tira basura en un sitio limpio, pero si se lo ve algo sucio, se tiene la tendencia de tirar basura; nadie llega tarde a una reunión que empieza a la hora propuesta; pero cuando nunca se sabe a qué hora comienza o termina reina el desorden). En este sentido, una forma de transferir el aprendizaje de comportamientos correctos es a través del ejemplo. O sea, con la propia conducta se puede divulgar nuevos hábitos de conducta que favorezcan a las personas, a las empresas y por consiguiente a toda la sociedad. Nadie puede enseñar hábitos de orden y limpieza, tirando desperdicios en cualquier lugar; o enseñar organización siendo un modelo de desorden.







Desafortunadamente, son numerosos los casos de empresas en los que no existe un acuerdo colectivo para cumplir con lo acordado: hay muchas normas que nadie cumple, muchos propósitos que no se transforman en resultados, muchas intenciones que no se materializan, muchos letreros que inciten en una seguridad que nadie tiene en cuenta. Por lo anterior, es importante considerar las siguientes recomendaciones:

Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras, hacer lo que se dice.

Lograr la vinculación de todo el personal en las tareas de mejoramiento del ambiente de trabajo desde la alta dirección hasta los niveles de operación.

Tener decisión y constancia.

Trabajar en los cambios con el espíritu de “equipo que va a triunfar”

Situación actual: En relación con la coordinación que se está dando en su sitio de trabajo para lograr las condiciones de trabajo: todos tienen información, están de acuerdo, se comprometen, cumplen con las tareas, nadie “desentona” Cómo mejorar: ¿Qué se puede hacer para lograr que haya una adecuada coordinación de acciones en el propósito de tener usted para mejorar su compromiso en relación con el propósito de tener un ambiente adecuado de trabajo? 2.6. 9s. SEIDO = ESTANDARIZACIÓN

Estandarizar es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre alguna cuestión por medio de procedimientos, instructivos, reglamentos o políticas Para conseguir que los esfuerzos por mejorar el ambiente de trabajo sean sostenibles, es necesario que la acción sea simultánea, que se sincronicen y alineen los esfuerzos de todos; esto puede lograrse de manera permanente con la ayuda de un procedimiento o norma que institucionalice los cambios que producen una mejora continua. Muchos de los esfuerzos individuales e ideas excepcionales se pierden por la falta de un procedimiento causando desengaño y desmotivación en los trabajadores que lo plantearon. Es vital recoger esas iniciativas y sistematizar su puesta en práctica a través de un procedimiento que señale como hacer las cosas bien para mantener un ambiente de trabajo de calidad. Además permite que las actividades sean realizadas por todos y a un mismo tiempo.







Esta es una de las formas de lograr que no solo se dé el cambio, sino que este se mantenga y aliente la presentación e implementación de mejoras. En el reglamento interno debería establecerse mecanismo para conseguir la participación de los trabajadores en la prevención y mejora del ambiente de trabajo, así como los incentivos o recompensas a que de lugar. Como complemento a lo anterior y con el fin de obtener mejores resultados es conveniente tener en cuenta los siguiente consejos: Es indispensable que todos los empleados, desde la gerencia general hasta los guardias de seguridad, fuerza de ventas propia o contratada, proveedores y clientes, estén enterados sobre la metodología de las 9s y tengan a disposición amplia información al respecto.

Debe existir un sistema de comunicación altamente eficaz entre todas las áreas de la empresa, para que el interés común, impulse a los trabajadores que aún no están persuadidos.

La participación de todos los involucrados en el cambio debe darse desde las primeras etapas, con el fin de lograr su compromiso. Recuerde que primero formamos un equipo del proyecto BPM. Situación actual: ¿tienen todos, la misma información sobre lo que debe hacerse para mejorar el medio ambiente laboral? ¿Hay normas, procedimientos, reglamentos, información escrita? Como mejorar: ¿Qué se podría hacer para remediarla escasez o ausencia de información o de normas respecto al mantenimiento de las mejores condiciones de trabajo que favorezcan a la calidad en todos sus aspectos? 3. GENERALIDADES Orden se define como la correcta disposición y manejo de elementos (equipos y materiales) que intervienen en el desarrollo de las actividades específicas de cada área, determinando su estética y grado de organización. Aseo es el estado de higiene superficial y profunda, tanto en el personal como en las instalaciones locativas, maquinaria, equipos y elementos de trabajo, correspondientes a la zona determinada mediante observación visual. Sirve para controlar la presencia desustancias en sitios donde no deben estar. No exige requisitos.

Se dice que la organización maneja estándares adecuados de orden y limpieza cuando:

Permanentemente elimina lo innecesario y clasifica lo útil.

Adecua espacios para almacenar materiales y poderlos localizar fácilmente.

Cuenta con sitios o los adecua para hacer una correcta disposición de residuos.

Hace remoción rápida de derrames y mantenimiento de instalaciones.







Controla oportunamente escapes, derrames y goteras.

Hace seguimiento a las condiciones de Orden y Aseo a partir de una lista de chequeo.

Un programa de orden y aseo está integrado a procesos de calidad, seguridad y control de pérdidas.

3.1. Beneficios del orden y la limpieza

Se disminuyen los riesgos de accidentalidad.

Se logra el mayor provecho del espacio.

Se hace buen uso de los recursos disponibles.

Se genera confianza en los clientes, proveedores y visitante.

Se aumenta nuestro rendimiento en el trabajo puesto que se reduce el tiempo invertido en la búsqueda de objetos.

Se estimulan comportamientos seguros de trabajo.

Se genera un ambiente de trabajo agradable.

Aumenta el uso del espacio valioso.

Se mantienen inventarios confiables y de fácil manejo.

Ayuda a controlar los daños a la propiedad.

Garantiza una buena apariencia en la planta.

El trabajo se simplifica y es más agradable.

Disminuye el tiempo de ejecución de tareas.

Mejor funcionamiento de maquinaria y herramientas.

Se facilitan las relaciones interpersonales.

Se racionalizan los gastos.

Ahorro de tiempo

Ahorro de dinero

Aumento de la productividad

Mejoramiento de productos

Máquinas y equipos trabajando continuamente

Ahorro de materias primas

Calidad en todos los procesos productivos

Control de riesgos de accidente

Disminución de las lesiones en las áreas de trabajo

Motivación hacia el trabajo

Planeación y priorización adecuada de las tareas

Conocimiento del trabajo

Control de gastos 3.2. Características del desorden







Apilamiento inadecuado de materiales. Almacenamiento de cosas que no se necesitan. Pasillos bloqueados. Lugares de almacenamiento y estantes sobrecargados. Ausencia de lugares y recipientes adecuados para disposición de residuos.

3.3. RIESGOS GENERADOS POR EL DESORDEN

Estrés ocupacional Caída de materiales causantes de lesiones. Material resbaloso sobre el piso (accidentes por resbalones y caídas). Herramientas mal colocadas (lesiones con los filos agudos). Herramientas sucias y llenas de grasa. Ventanas sucias (la iluminación inadecuada lleva a problemas de calidad).

3.4. Aspectos a tener en cuenta para ordenar un puesto de trabajo

• Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y frecuencia de uso. • Use las gavetas para guardar los implementos. • Separe los objetos no útiles • Identifique los diferentes tipos de desperdicios • Mantenga los cajones y puertas cerradas • Conserve vacío el techo de los armarios • Consuma alimentos solo en los sitios indicados • Utilice los recipientes para la basura

3.5. Residuo

Es cualquier material generado en los procesos de extracción, beneficio, transformación, producción, consumo, utilización, control o tratamiento, cuya calidad no permita utilizarlo nuevamente en el proceso que lo generó







3.6. Manejo de residuos

El manejo correcto de residuos es un aspecto fundamental en la creación de cultura del orden y el aseo. Lo primero, es realizar una clasificación de residuos utilizando canecas con colores diferentes que señalan su contenido. La empresa debe ubicar estas canecas en lugares estratégicos previamente asignados; con una debida clasificación de los residuos podemos disminuir: las infecciones, los accidentes de trabajo, las enfermedades y el deterioro del medio ambiente. 3.7. Clasificación de los residuos que se generan en la Alcaldía de Yopal : 3.7.1. Residuos sólidos no peligrosos Son aquellos que se generan en cualquier lugar y tipo de acción, sin presentar algún tipo de riesgo. Dentro de esta categoría se encuentran los biodegradables, reciclables, inertes y ordinarios.

Reciclables: Son aquellos que no se descomponen fácilmente y que pueden volver a ser utilizados en procesos productivos como materia prima. Entre estos residuos se encuentran: papel, plástico, vidrio, chatarra, entre otros.

Inertes: Son los que no permiten su descomposición o transformación en materia prima y su degradación natural requiere de grandes períodos de tiempo. Entre estos se encuentran: el icopor, algunos tipos de papel como el papel carbón y plásticos.

Ordinarios o comunes: Son los generados en el desempeño normal de las actividades. Estos residuos se generan en oficinas, pasillos, áreas comunes, cafeterías y en general en todos los sitios del Instituto.

3.7.2. Residuos de aparatos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones (RAEET)

Los residuos RAEET son todos los residuos de aparatos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones generados dentro de la Institución. Dentro de esta clasificación se encuentran grandes y pequeños electrodomésticos, equipos informáticos y de telecomunicaciones, aparatos electrónicos de consumo, aparatos de alumbrado, herramientas eléctricas y electrónicas (con excepción de las herramientas industriales fijas de gran envergadura), juguetes y equipos deportivos y de tiempo libre, materiales médicos







(con excepción de los productos implantados e infectados), instrumentos de mando y control, máquinas expendedoras. Cuando estos aparatos se desechan, se convierten en unos residuos muy contaminantes. La inmensa mayoría contiene sustancias como bromo, cadmio, fósforo o mercurio que pueden ser muy dañinos para la salud y el medio ambiente; como ocurre con el fósforo de un televisor, que puede contaminar hasta 80.000 litros de agua. Los ciudadanos conscientes con el medio ambiente deberían seguir las tres erres del ecologismo también con los aparatos eléctricos y electrónicos:

Reducir en lo posible su uso, tener solo los necesarios.

Reutilizar para darles una vida más larga. Si todavía funcionan, se pueden regalar a un amigo o familiar, donarlos a proyectos para que se aprovechen de manera solidaria o enviarlos a diversas iniciativas de Internet que permiten reciclar sin moverse de casa viejos aparatos, como teléfonos móviles y, a la ve, ganar dinero.

Reciclar: si el aparato no funciona y se compra uno nuevo, el establecimiento está

obligado por ley a aceptarlo gratis y encargarse de él para que se gestione de forma conveniente. Cuando está operativo, el Plan Renove de electrodomésticos es un buen momento para sustituir los viejos por otros nuevos de alto ahorro energético. Si solo se quiere deshacer del aparato, hay que llevarlo a un punto limpio.

En cuanto a los residuos de aparatos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones (RAEET) se contratará el servicio de recolección y disposición final con una empresa especializada y autorizada para la gestión externa de este tipo de residuos. 3.8. Reciclaje: Proceso mediante el cual se aprovechan los residuos convirtiéndolos en materia prima para la fabricación de nuevos productos. 3.8.1. Papel y cartón



http://revista.consumer.es/web/es/20051001/medioambiente/69939.php

http://www.consumer.es/web/es/medio_ambiente/urbano/2011/11/10/204654.php


http://www.consumer.es/web/es/economia_domestica/servicios-y-hogar/2011/10/01/203471.php






Material proveniente de las áreas de almacenamiento, producción y empaque. El Cartón debe ser separado de los otros materiales de empaque y almacenado. El papel, generado en las áreas administrativas y de producción, debe ser separado del cartón, los residuos de oficina y demás desechos. 3.8.2. Vidrio

El material de vidrio sobrante de las áreas de producción o el obsoleto debe ser destruido dentro de las instalaciones de la empresa y posteriormente entregado para su reciclaje. 3.8.3. Plástico

• Polietileno de alta densidad: frascos, galones, tapas. • Polipropileno: tapas de frascos. • PVC

4. IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO CON LA METODOLOGIA DE

LAS 9s







Aplicar la metodología de las 9 S implica seguir un proceso que contempla las siguientes

actividades:

4.1. Diagnóstico.

Consiste en la identificación de áreas críticas mediante inspecciones en las instalaciones y con la ayuda de registro fotográfico de los hallazgos, en materia de cumplimiento de la metodología 9s en puestos de trabajo, vías de evacuación, equipos y maquinaria, gabinetes de electricidad, rincones poco frecuentados, ventanas y lámparas; etc.

Resumir la información y analizar en detalle las fotografías para poder identificar las causas principales que provocaron el estado crítico; actuar con base en hechos y datos.

Para facilitar la identificación de las causas principales se sugiere:

Generar una ¨lluvia de ideas¨ sobre las posibles causas de cada problema. Utilizar instrumentos como los diagramas de causa-efecto o relaciones para establecer

con mayor precisión si una supuesta causa de un problema es realmente el origen fundamental de éste.

Considerar todos los factores para que ningún elemento clave, por irrelevante que parezca, quede fuera del análisis.

Una vez descubiertas las causas de raíz de los problemas, se puede comenzar a plantear alternativas de solución.

4.2. Socialización y concientización. Consiste en dar a conocer a todos los trabajadores el diagnóstico situacional, a través de los medios utilizados en cada dependencia, preferiblemente los de telecomunicaciones (correo electrónico, teléfono e intranet); con el fin de disminuir el uso de papel en procura de promover cultura ambiental. En el desarrollo de esta actividad se comunica el deseo de efectuar un cambio para lograr la calidad del ambiente de trabajo mediante la limpieza y el orden. El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él. Cada empleado debe aceptar de manera consiente su participación en este proceso; para ello, es conveniente analizar las ventajas y posibles obstáculos conjuntamente con la gente, presentar







argumentos y ejemplos en pro del cambio, escuchar y aceptar sugerencias y establecer un consenso acerca de lo que se va a hacer. En este punto, se sugiere lo siguiente.

El líder, supervisor o encargado de los grupos debe ser quien dirija el proceso. Realizar discusiones con la participación de todos los empleados sobre el tema de por

qué es necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo. Se debe hacer énfasis en el hecho de que el taller u oficina es una extensión de la

casa o un segundo hogar, ya que en este sitio pasamos una gran parte de nuestro tiempo.

Se debe insistir en que la buena calidad se produce solamente en sitios de trabajo en los que haya un buen ambiente: sitios limpios, ordenados, seguros. En este punto conviene mencionar ejemplos y casos que demuestren esta aseveración.

Insistir en cómo el orden y la limpieza están estrechamente ligados con la seguridad.

4.3. Establecimiento de metas. Cuando cada empleado ya es consciente de la necesidad de un cambio o de una mejora en su sitio de trabajo, es necesario reunir un grupo de personas que funcionen como equipo, con capacidad para delegar y decidir por consenso qué hacer y hasta dónde llegar, teniendo en cuenta capacidades y limitaciones. Este equipo deberá plantear metas realizables y fechas alcanzables. Las siguientes preguntas facilitan este trabajo.

¿Qué se hará y quien lo hará? ¿Para qué fecha se deberán aplicar las mejoras y cuando deberá terminar? ¿Cuál será la forma de hacerlo? ¿Dónde se hará? ¿Cómo se hará?

Las metas deberán ser:

Producto de consenso de los involucrados. Factibles, o sea posibles de realizar. Realizables a un costo que no desborde los presupuestos establecidos. Observables o medibles, de tal forma que sea fácil la evaluación de su cumplimiento.

Por ejemplo: Disminuir los índices de ruido en……,hasta…………, ordenar el sitio de trabajo todos los días antes de salir, organizar las herramientas mediante un tablero con figura, solicitar pedidos de elementos en un formato determinado y un cierto día.

Es necesario priorizar las metas, según criterios previamente definidos (costo, tiempo, importancia, impacto, etc.) Existen algunos pasos básicos que permiten plantear las metas del proyecto:

Tome fotos del área que presenta problemas. Fomente el dialogo y la discusión participativa en torno al tema de la fotografía. Tome una decisión sobre lo que más causa desagrado







Recuerde que en estas actividades, se debe primero empezar con las oficinas de las gerencias, jefaturas y supervisores. Ahora que ya ha establecido y priorizado las metas, es indispensable que desarrolle un sencillo plan en el que se incluya: QUE SE VA A HACER, QUIEN LO VA A HACER, CUANDO, COMO Y CON QUE. 4.4. Diseño del plan de trabajo. Consiste en la planeación de actividades a desarrollar, con miras a mejorar las condiciones de orden y aseo en cada puesto de trabajo, en cada dependencia de la Administración Municipal. Las actividades se desarrollaran por etapas, cada etapa está directamente relacionada con cada una de las 9s de la estrategia. Ver Gran Concurso SOL "Seguridad, orden y limpieza" 4.5. Promoción del “Programa de Orden y Aseo”.

Consiste en dar a conocer a todos los trabajadores el “Programa de Orden y Aseo”, a través de los medios utilizados en cada dependencia, preferiblemente los de telecomunicaciones (correo electrónico, teléfono e intranet); con el fin de disminuir el uso de papel en procura de promover la

cultura ambiental. Este programa estará incluido dentro de las actividades motivacionales y se implementarán concursos de acuerdo con lo establecido con la programación, al puesto de trabajo y a la sede o base que cumpla con las recomendaciones del Programa de Orden y Aseo. 4.6. Evaluación y Seguimiento del “Programa de Orden y Aseo”.

El seguimiento al cumplimiento del programa se hará mes a mes dependiendo de las actividades programadas en el cronograma. La evaluación del Programa de Orden y Aseo se hará mediante inspecciones y aplicación de listas de chequeo en cada una de las dependencias y en todas las áreas. La persona que aplica la Lista de Chequeo concluye si cumple o no con el Programa. Otra forma de evaluar el cumplimiento es llevando un registro fotográfico, aplicando el antes y después. La evaluación y el seguimiento consisten en la medición del impacto del programa, mediante la construcción de indicadores. Es conveniente hacer un seguimiento permanente a las áreas sobre las cuales se ha actuado y verificar los resultados obtenidos. La implantación de un plan para mejorar el ambiente de trabajo no puede considerarse completo si no existe una evaluación o verificación permanente de resultados, en la cual se recopile y analice información; a partir de ello se hacen nuevas propuestas, para superar dificultades y realizar una mejora continua. Con este fin, se pueden utilizar listas de chequeo, hacer observaciones, entrevistas u otros instrumentos o técnicas que permitan obtener un diagnóstico sobre la situación de limpieza, orden y salubridad de cada una de las instalaciones de la empresa y de esta manera, verificar los progresos obtenidos con la puesta en práctica de la metodología de las 9S. Por ejemplo, se puede observar:







Si siguen sucios los pasillos de acceso, con desperdicios, latas o colillas.

Si los baños, aunque son aseados diariamente, no tienen un uso adecuado por parte de los usuarios.

Si en los puestos de trabajo se continúa almacenando más materia prima de la que puede utilizarse.

Si la ventilación aun es escaza.

Y demás aspectos que se encontraron como parte de un ambiente inadecuado de trabajo. 4.6.1. Indicadores de cumplimiento # Inspecciones realizadas por área X 100 # Inspecciones programadas

# Capacitaciones realizadas X 100 # Capacitaciones programadas

4.6.2. Indicadores de cobertura

# Áreas inspeccionadas X 100 # Total de áreas

# Trabajadores capacitados X 100 # Total de trabajadores

4.6.3. Indicadores de eficacia

# Áreas con cambio en orden y aseo X 100

# Total de áreas críticas en proceso 4.7. Ajustes:

Consiste en la adopción de medidas correctivas y planes de mejoramiento, en caso de ser necesario.

Ante la ocurrencia de un problema pueden darse dos tipos de soluciones o acciones correctivas:







a) Una acción inmediata remedial que actúe sobre los efectos que ¨se ven¨ en un momento determinado.

Ejemplo: Limpiar y ordenar el sitio de trabajo cuando hay un evento especial, guardando momentáneamente los elementos sobrantes o sucios en un depósito: acción temporal.

b) Una acción preventiva que busca evitar que el problema se vuelva a presentar y que en consecuencia actúa sobre las causas de raíz o fundamentales.

Ejemplo: Mantener como política de la empresa el orden y la limpieza en el sitio de trabajo y como tal, dotar de gavetas, casilleros y recipientes para desperdicios, realizar seguimiento permanente a la forma como se está cuidando el ambiente de trabajo, hacer campañas permanentes de motivación e incentivos entre el personal y enseñar con el ejemplo de los directivos: acción que impide incurrir dos veces en el mismo error.

Teniendo en cuenta la anterior distinción, se puede desarrollar el siguiente procedimiento:

Discusión, con participación de los empleados involucrados, sobre qué tipo de

acciones correctivas pueden ser las más efectivas. Decisión por consenso sobre la acción correctiva que se decida realizar. Puesta en práctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de los

empleados involucrados en el plan.

4.8. Continuidad

Como en cualquier proceso de mejora continua, si todos los cambios propuestos se están realizando, ahora solo hay que permanecer en ello, y volver a verificar el avance de las actividades y logro de las metas propuestas en cada periodo establecido por la empresa. 4.9. Recursos

4.9.1. Humanos: Coordinadores y jefes de área, personal de gestión humana, coordinador de salud ocupacional, demás servidores.

4.9.2.Físicos:

Se cuenta con computadores, material de papelería, elementos para capacitación, equipamiento, maquinas, estantería y espacios que se irán adecuando para organización, almacenamiento y recipientes para disposición de residuos entre otros. 4.9.3.Financieros:

Recursos necesarios para la ejecución del Programa de Orden y aseo.

4.10. Responsabilidades







Si bien las normas que se implanten para garantizar el orden y la limpieza afecta a todas las dependencias de la Administración Municipal de Yopal y los todos los trabajadores, independientemente de su categoría u ocupación; la implantación operativa y eficaz sólo se logrará si parte de un compromiso expreso de la Administración Municipal de Yopal, seguido de la difusión del compromiso asumido, de modo que todo trabajador sea conocedor de los objetivos que en esta materia se han marcado, de la necesidad y obligatoriedad de participar y los medios para lograrlos. 4.10.1. De la Administración Municipal

Destinar los recursos humanos, técnicos y financieros indispensables para el desarrollo del Programa de Orden y Aseo.

Vigilar el cumplimiento del programa. 4.10.2. De directores y jefes de área.

Asumir la responsabilidad del cumplimiento del Programa en su área o sección. Cumplir y hacer cumplir los objetivos establecidos en relación al Programa de Orden y

Aseo. Apoyar el desarrollo de las actividades propuestas para el cumplimiento del programa. Realizar visitas periódicas e inspecciones a las diferentes áreas de trabajo para supervisar

la implementación del programa.

4.10.3. Del Coordinador Salud Ocupacional

Asumir la dirección del Programa, formulando los objetivos, metas y actividades.

Divulgar el Programa y promover su cumplimiento.

Mantener constante comunicación con cada una de las áreas para verificar el alcance del programa.

Evaluar y ajustar en forma periódica la gestión del Programa de Orden y Aseo. 4.10.4. Del Comité Paritario de SST:

Conocer el Programa de Orden y Aseo para controlar el cumplimiento del cronograma del mismo.

Participar en las actividades de promoción, divulgación e información del programa.

Colaborar en la divulgación del programa y las actividades del mismo para lograr una participación activa de los trabajadores.

Hacer inspecciones con lista de chequeo para verificar el cumplimiento del programa. 4.10.5. De los trabajadores:

Participar activamente de las capacitaciones relacionadas con el programa.

Cumplir con las recomendaciones e instrucciones que se den para alcanzar los objetivos del programa.

Hacer que su puesto de trabajo cada día esté en mejores condiciones de orden y aseo.

Informar cuando sucedan actos que impidan el cumplimiento del programa.







4.11. Definiciones

Aseo: Estado de higiene superficial y profunda, tanto en el personal como en las instalaciones locativas, maquinaria, equipos y elementos de trabajo, correspondientes a la zona determinada mediante observación visual. Sirve para controlar la presencia desustancias en sitios donde no deben estar.

Clasificación: Dividir u ordenar por clases o categorías.

Inspección: Examen o reconocimiento realizados con atención.

Orden: Conjunto de actividades que permiten ubicar los elementos de un área o puesto de trabajo en el lugar que le corresponde o que fue diseñado para tal fin. Colocación con determinado criterio de organización en el lugar apropiado o en e l que corresponde.

Residuos: Material que queda como inservible después de haber realizado algún trabajo u operación.

Reciclaje: Sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un proceso que los haga nuevamente utilizables.

5. BARRERAS EN LA IMPLANTACION Promover cambios no es fácil, así estos sean benéficos para la empresa en su conjunto. Es conveniente, por tanto, comprender y afrontar dificultades que se presenten en su desarrollo, en vez de eludirlas. Algunas de las barreras que se podrían presentar en la implantación de la metodología de las 9S son los siguientes. Resistencia al cambio, porque este implica un esfuerzo adicional y por el temor a lo

desconocido. Se puede presentar como escepticismo, rechazo, lentitud, desanimo o actitudes similares, todo lo cual no es extraño ya que hace parte del llamado ·síndrome de resistencia al cambio·.

Falta de compromiso serio y firme por parte de los directivos. Sin el concurso de la alta dirección, puede llegar a ser difícil o a veces imposible emprender cambios para mejorar el ambiente de la empresa. Los primeros convencidos y comprometidos con el cambio deben ser los directivos.

La inconstancia, que puede truncar expectativas y entusiasmo, y generar escepticismo ante futuras propuestas similares.

Apego a artículos inservibles, actitud que hace parte del sentido de posesión que tienen personas e instituciones y que puede conducir a conservar papeles, equipos, instrumentos, mobiliario y otros elementos a los cuales no se les da ningún uso útil ni seles organiza de manera que se puedan identificar, clasificar y distribuir.

Falta de comunicación o faltas en la forma de transmitirla. Problemas interpersonales y dificultad para el trabajo en equipo. Dificultad para ponerse de acuerdo y llegar al consenso. Dificultad para ligar la teoría con la práctica.







Es importante que quien dirija el proceso de aplicación progresiva de los elementos claves para ello, este consciente de que estas barreras aparecerán en mayor grado y que rehuirlas o no afrontarlas de una manera inteligente puede echar a perder los esfuerzos que se estén haciendo por lograr un entorno que permita producir con calidad. Como se trabaja con seres humanos y no solo con maquinas, no siempre es posible prever como será el comportamiento de las personas ante un cambio; lo que sí es posible es apelar a los datos y a los hechos a la motivación y al trabajo en equipo para lograr paso a paso pero de manera firme, un mejor entorno laboral. 6. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE APOYO Aunque la metodología de las 9S puede funcionar de manera aislada, es más afectivo que forme parte de un conjunto de instrumentos y técnicas encaminados a lograr el Control Total de Calidad. (BPM + ISO 9001). También es conveniente disponer de un equipo que divulgue los conceptos de calidad, apoye la mejora continua y designe facilitadores, es decir personal con la tarea de servir como puente de comunicación entre el equipo de calidad y los empleados, y que estén encargados de llevar a cabo encuestas y seguimiento a la aplicación de las 9S. Además, para la puesta en práctica de las 9S pueden emplearse instrumentos diversos, ya sea para informar o promover la metodología, para recoger y analizar información, o para planear, controlar y divulgar resultados. Estos instrumentos pueden variar en su forma y contenido según la empresa y de acuerdo con las necesidades que existan. Entre ellos pueden mencionarse:

Campañas: son un mecanismo útil para promover la concientización de las personas en una actividades determinada y para incentivar el logro de metas en ciertos aspectos (vacunación, el taller mas aseado, ambiente mas limpio, la oficina más agradable).

Encuestas y formularios: Se usan para recoger información sobre la situación actual deben estar diseñados de tal manera que la información que se obtenga sea confiable y objetiva.

Listas de chequeo: Se emplean para controlar u observar el avance de los procesos.

Informes: Muestran el avance de los procesos y presentan recomendaciones para modificar el rumbo o para realizar nuevas acciones.

7. CONCLUSIONES

El programa de orden y aseo es pieza fundamental en el desarrollo de las actividades de prevención de accidentes y enfermedades profesionales desarrollados por las empresas, sin embargo es indispensable contar con el apoyo de las directivas para la implementación de los programas, los cuales se ven evidenciados con el desarrollo de políticas de prevención.







En el desarrollo de sistemas de gestión de la calidad los programas de orden y aseo son un mecanismo de intervención, ya que su aplicación reduce el tiempo de respuesta al cliente tanto interno como externo, reduce los re-procesos generados por las fallas, reduce índices de accidentalidad y enfermedad profesional (calidad de vida y bienestar de los funcionarios) Es importante delegar funciones y responsabilidades a todos los niveles para el óptimo desarrollo de los programas. Las herramientas fundamentales en el desarrollo del programa de orden y aseo son: la disciplina, la constancia y el compromiso, los cuales son determinantes en la aplicación de cada una de las estrategias, así mismo es importante tener en cuenta el componente o factor “persona” en la aplicación de las actividades y el desarrollo de incentivos. El mantenimiento del programa en el tiempo no solo es responsabilidad del área de salud ocupacional de la organización, también lo es de los trabajadores, los jefes y miembros de los grupos o comités creados en la empresa como lo son el COPASO y las Brigadas de Emergencias.

8. RECOMENDACIONES

Contar con la participación activa de los directores y jefes de área como pieza fundamental en la estrategia de compromiso en la aplicación de cada una de las etapas del programa. Realizar seguimiento continuo a la aplicación de las estrategias del programa. Recibir y dar retroalimentación continúa con el fin de actualizar de manera periódica el programa. Realizar auditorías al sistema de manera anual para evaluar el cumplimiento y desarrollo del mismo.

BIBLIOGRAFIA

El sistema de las 9s. Corporación Q. 2009 La calidad y el modelo de las 9s. Centro de capacitación y desarrollo humano. Universidad del Tecnológico de Monterrey. 2001. RESOLUCION 2400 de 1979 Código sanitario nacional. NTC 4114 Guía para la implementación de un programa de inspecciones de orden y aseo.







DECRETO 2676 DE 2000. Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares.

ANEXO 1. GRAN CONCURSO SOL "SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA"

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Franci Imelda Díaz Chaparro

Aydee Soler Sanabria

Líder del Proceso

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Motivo del cambio Descripción del cambio

1 22/07/2013

Creación del

documento N/A

2 25/06/2016 Ajustes según guía documental N/A



programa de orden y aseo 9 s

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