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PROGRAMA

ORDEN Y ASEO

PROGRAMA ORDEN Y ASEO

OBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOS

• Con la implementación del programaAumentar la productividad a través dela creación de un mejor lugar detrabajo

• Mejorar la manera de trabajar creandoun cambio de actitud en las personas

¿SIGNIFICADO DE LAS ¿SIGNIFICADO DE LAS ¿SIGNIFICADO DE LAS ¿SIGNIFICADO DE LAS CINCO “S”?CINCO “S”?CINCO “S”?CINCO “S”?


SEIRI – CLASIFICARConsiste en identificar y separar losmateriales necesarios de los innecesarioseliminando éstos últimos

SEITON – ORDENConsiste en establecer el modo en que debenubicarse los materiales necesarios de maneraque sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlosy reponerlos


SEISO– ASEOConsiste en identificar y eliminar las fuentesde suciedad, asegurando que todos losmedios se encuentran siempre en perfectoestado de limpieza

SEIKETSU – NORMALIZACIÓNConsiste en distinguir fácilmente unasituación normal de otra anormal, mediantenormas sencillas y visibles para todos


SHITSUKE – DISCIPLINAConsiste en construir autodisciplina yformar él hábito de las 5´s mediante elestablecimiento de estándares y seguirlos procedimientos en el lugar de trabajo

FINALIDAD DE CINCO “S”FINALIDAD DE CINCO “S”FINALIDAD DE CINCO “S”FINALIDAD DE CINCO “S”

El proceso de 5S, es un programaestructurado para lograr unaorganización sistemática, limpieza ynormalización en el lugar de trabajo.

Un lugar de trabajo bien organizado setraduce en más seguridad, máseficiencia y más productividad en laoperación. Se aumenta la moral de lostrabajadores, la promoción de unsentido de orgullo en su trabajo y lapropiedad de sus responsabilidades.

BENEFICIOS DE CINCO “S”BENEFICIOS DE CINCO “S”BENEFICIOS DE CINCO “S”BENEFICIOS DE CINCO “S”

•Una mayor satisfacción de las personas

•Menos accidentes

•Menos pérdidas de tiempo para buscar

herramientas o papeles

•Una mayor calidad del producto o servicio

ofrecido

•Disminución de los desperdicios generados

•Una mayor satisfacción de nuestros clientes

SEIRICLASIFICAR

SEIRICLASIFICAR

•Separar lo que utiliza de lo que no utiliza

•Conservar lo indispensable para el desarrollo

del trabajo

•Realizar un inventario de lo necesario para

su trabajo

•Encontrar alternativas de almacenamiento

•Eliminar lo que no usa

CLASIFICARCLASIFICARCLASIFICARCLASIFICAR

CLASIFICARCLASIFICARCLASIFICARCLASIFICAR

BENEFICIOS BENEFICIOS BENEFICIOS BENEFICIOS

•Más espacio

•Mejor control de inventario

•Eliminación del despilfarro

•Menos accidentalidad

•Mayor concentración en la labor

•Identificación rápida de los problemas

SEITON SEITON SEITON SEITON –––– ORDEN ORDEN ORDEN ORDEN


•Un lugar para cada cosa y cada cosa en su

lugar

•Establecer lugar, códigos, colores y nombres

para cada clase o categoría de artículos

•Asignar donde guardar las cosas teniendo

en cuenta la frecuencia de uso

•Establecer criterios de máxima capacidad de

almacenaje, altura y tiempo de archivo


Archivo, materiales, mobiliario, equipo,

papeles, herramientas, etc.

A cada momento

Varias veces al

día

Varias veces por la semana

Varias veces al mes

Algunas veces al

año

Es posible que se use

Colocar junto a la persona

Colocar cerca de la

persona

Colocar cerca al área de trabajo

Colocar en áreas comunes

Colocar en bodega o archivo

Colocar en área de archivo inactivo


•Encontrar con mayor facilidad

documentos u objetos de trabajo

•Disminuir tiempos y movimientos

•Devolver los documentos o cosas a su

lugar

•Se identifica la ausencia de documentos

u objetos

•Da una mejor apariencia


SEISO SEISO SEISO SEISO –––– ASEO ASEO ASEO ASEO

•Mantener el lugar de trabajo libre de tierra,

polvo, motas, barro, etc.

•Adoptar la limpieza como una forma de

inspección, corrigiendo las condiciones sub-

estándar

•Integrar la limpieza dentro de las tareas

diarias

•Eliminar los focos de suciedad

•Recoger y retirar lo que estorba o se

encuentra dañado


•Limpiar los equipos, armarios, cajones,

superficies de trabajo, herramientas, etc.

•Planificar el mantenimiento de la limpieza

•Elaborar manual de limpieza donde se

especifique como usar los elementos de

limpieza

•Ubicar los elementos de limpieza en un

lugar fácil y asequible frente a un evento

de suciedad

•Actuar inmediatamente frente a un

evento de suciedad



•Aumenta la vida útil de los objetos

•Menos probabilidad de contraer

enfermedades

•Menos probabilidad de ocurrencia de

accidentes

•Mejor aspecto e imagen

•Evita deterioro del medio ambiente

SEIKETSU SEIKETSU SEIKETSU SEIKETSU

NORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACION

•Mantener las prácticas de las 3 “S”

anteriores

•Compartir la información a varias personas

•Estandarizar las 3 “S” para detectar

desviaciones

•Definir las normas por las que el personal

debe mantener las medidas de las 3 “S”

•Crear el hábito y compromiso para

conservar en buenas condiciones el lugar

de trabajo


NORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACION

•Asignar funciones y responsabilidad:

¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?

Hacerlo, para mantener las 3 “S”

•Integrar las acciones Seiri – Seiton –

Seiso: debe ser parte natural de la

realización del trabajo


NORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACIONNORMALIZACIONBENEFICIOS BENEFICIOS BENEFICIOS BENEFICIOS

•Se guarda y mantiene el conocimiento

aprendido

•Se mejora el bienestar del personal

•Se aprende más sobre la ejecución del

trabajo

•Se evita la ocurrencia de accidentes

SHITSUKE SHITSUKE SHITSUKE SHITSUKE

DISCIPLINADISCIPLINADISCIPLINADISCIPLINA

•Seguir los buenos hábitos, entrenando y

formando al personal continuamente

•Realizar inspecciones periódicas en los lugares

de trabajo para evidenciar problemas nuevos

•Mantener el compromiso eliminando los malos

hábitos y acrecentando los buenos

•Respetando a los demás y haciendo respetar

las normas establecidas



•Uso de ayudas visuales

•Recorrido a las áreas por parte de los directivos

•Publicación de fotos del “Antes” y del “Después”

•Boletines informativos o carteleras, uso de insignias

•Concursos de lemas

•Establecer rutinas diarias de aplicación

•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de verificación


•Mejora la eficacia y la eficiencia

•Mejora la imagen de la compañía

•Mejora el ambiente de trabajo

•Facilita la gestión de los sistemas integrados



PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”¿Cómo Implementar 5”S”¿Cómo Implementar 5”S”¿Cómo Implementar 5”S”¿Cómo Implementar 5”S”????

OBJETIVO ”OBJETIVO ”OBJETIVO ”OBJETIVO ”

Establecer pautas para entender,implementar y mantener un sistemade orden, limpieza y disciplina enlas empresas., a partir del cual sepuedan definir las bases de lamejora continua y de unas mejorescondiciones de calidad, seguridad,salud ocupacional y medioambiente de toda la Empresa.

ASPECTOS IMPORTANTES ASPECTOS IMPORTANTES ASPECTOS IMPORTANTES ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Compromiso y participación deltalento humano a todos los niveles:directivos hasta operativos

•Despertar el talento y elcompromiso de los trabajadores


•Utilizar el sentido común,pensando que la Empresa espara la gente.

•Dar la autonomía y lasherramientas para realizar elcambio de hábitos


•Darle la importancia a cadauna de las cinco “S” como a suintegralidad

•Dar espacios de participación a lostrabajadores para aprender y darsoluciones al problema

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

1. Diagnóstico inicial de estado de los puestos yáreas de trabajo

2. Conformación del equipo líder para laimplementación y seguimiento del programa

3. Elaboración, revisión, ajuste y comunicaciónde la metodología para la implementación ycontrol de las 5 “s”

4. Definición del área piloto, con base aldiagnóstico establecido o prioridad de losprocesos

5. Formación y entrenamiento al personal ylíder del área


6. Definición de los principales problemas delárea

7. Definición e implementación de solucionespor parte del equipo de trabajo del área

8. Realizar registro de estado de avance yacciones realizadas

9. Elaboración de informe y comunicación deresultados del área

10. Recopilar acciones aprendidas que puedanservir a otras áreas


11. Elaboración de estándares oprocedimientos que permitan mantenerlas 5 “S” y replicarlas en las otras áreas

12. Selección de la nueva área a intervenir,repitiendo el ciclo desde el No. 6

13. Mantenimiento y seguimiento a lasáreas intervenidas hasta establecer elhábito y la cultura, definiendo accionesde compensación y remuneración

PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”PROGRAMA CINCO “S”InstructivoInstructivoInstructivoInstructivo

DIAGNÓSTICO INICIALDIAGNÓSTICO INICIALDIAGNÓSTICO INICIALDIAGNÓSTICO INICIAL

• Lea cuidadosamente la lista de chequeo,con el fin de asegurar que todas las fuentesde riesgo han sido contempladas

•Diligencie la lista de chequeo con elcoordinador, supervisor, jefe o líder del área

•Establezca prioridades en relación con losproblemas encontrados de acuerdo a lagravedad y costo de intervención

•Tome registro fotográfico o video paraevidenciar posteriormente el antes y eldespués


• Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar


• Instrumento para implementar y recopilar la

información

CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDERCONFORMACIÓN EQUIPO LÍDERCONFORMACIÓN EQUIPO LÍDERCONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER• Seleccioné un grupo de líderes con poder dedecisión

•Forme al grupo en la metodología de las 5”s”y en las técnicas para la solución deproblemas

•Estas personas pueden ser del COPASST,jefes de áreas o líderes de proceso ytrabajadores

•Defina objetivos clave, que espera alcanzar

•Mínimo 3 personas y máximo 5 debenconformar el equipo líder

•Reúnase periódicamente con el equipo paraestablecer mejorar, conocer avances,promover e incentivar y analizar otrosaspectos

METODOLOGÍA 5 “S”METODOLOGÍA 5 “S”METODOLOGÍA 5 “S”METODOLOGÍA 5 “S”

Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental

DEFINICIÓN ÁREA PILOTODEFINICIÓN ÁREA PILOTODEFINICIÓN ÁREA PILOTODEFINICIÓN ÁREA PILOTO

•Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica, como piloto

FORMACIÓN AL PERSONAL FORMACIÓN AL PERSONAL FORMACIÓN AL PERSONAL FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICADEL ÁREA CRÍTICADEL ÁREA CRÍTICADEL ÁREA CRÍTICA

•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas

•Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal del área seleccionada

•Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el personal del área

•Establezca responsabilidad por las acciones que se requieren para mejorar las condiciones

•Defina el plan de acción identificando los problemas y las soluciones

IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONES

IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONESPROBLEMAS Y SOLUCIONES

Código:

Versión:

Área Hombres

Inicial Áreas LocativasMaterias Primas

Personas

Herramientas

Resuyltado TotalObjetivo Total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Áreas sanitarias y de alimentación

Manejo de residuos

Señalización y extintores

II. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO

Máquinas y Equipos

ProcesoPágina 1 de ___

Mejoramiento Continuo

POSITIVA S.A.Compañía de Seguros / ARP

-Gestión Documental-SS-RE-LV5S-01

FORMATOFecha:

LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"

No. de Trabajadores

CÓMOCUÁNDOFECHA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN

III. PLAN DE ACCIÓNQUÉ

ACTIVIDADES

I. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJOProceso

Dependencia

QUIÉNRESPONSABLE OBSERVACIONES

• Instrumento para definir el plan de acción

REGISTROREGISTROREGISTROREGISTRO –––– INFORME Y INFORME Y INFORME Y INFORME Y COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

•Valide con el personal del área los resultados deldiagnóstico

•Defina los indicadores con los cuales podrá medirel impacto logrado con las medidas ejecutadas

•Verifique el cumplimiento de los objetivos,revisando las mejoras implementadas, disminuciónde AT, ausentismo, productividad, entre otros.

•Hable con las personas y recoja las percepcionesy sentimientos del cambio (positivos y negativos)

•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes sifacilitó u obstaculizó el cambio

REGISTRO REGISTRO REGISTRO REGISTRO –––– INFORMEINFORMEINFORMEINFORME Y Y Y Y COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara

•Defina un formato estándar de documento para que todas las áreas escriban las experiencias

•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional

•El contenido del informe puede ser:

•Problemática encontrada

•Resultados iniciales del diagnóstico

•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después

•Beneficios alcanzados

•Resultados finales y compararlos con los iniciales

•Procedimientos o estándares

REGISTRO REGISTRO REGISTRO REGISTRO –––– INFORME Y INFORME Y INFORME Y INFORME Y COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

•Establezca un medio de comunicación paradivulgar los resultados alcanzados

•Genere comentarios cortos y periódicos alpersonal sobre la importancia para la empresa enllevar a la práctica la metodología

•Explique los elementos claves para mantener lametodología 5 “s”

•Establezca mecanismos de premiación yreconocimiento al área crítica por los avances yacciones aprendidas

ACCIONES APRENDIDAS Y ACCIONES APRENDIDAS Y ACCIONES APRENDIDAS Y ACCIONES APRENDIDAS Y ESTANDARES ESTANDARES ESTANDARES ESTANDARES •Defina los estándares o procedimientos con laparticipación de los trabajadores

•Tenga en cuenta las acciones aprendidas(positivas y negativas) para establecer lasactividades del estándar o procedimiento

•El procedimiento es el que se utilizará pararealizar las tareas de manera segura, fácil yproductiva

•Indica la mejor manera de realizar una operacióndesde la seguridad, calidad y control dedesperdicios

•El procedimiento debe ser aprobado por todos

•La divulgación es un proceso clave para valorar eltrabajo realizado

SEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL

•Sea persistente en el seguimiento y exigenteen el cumplimiento de las actividades

•Pregunte y registre de forma periódica por losresultados

•Con la gerencia promueva la autogestión y elautoaprendizaje de la gente

•Promueva la creatividad con preguntas que loslleve a optimizar el uso de los recursos internos

•Analice otros aspectos que requieren recursosespeciales y mayor análisis en relacióncosto/beneficio

•Realice reconocimientos cuando se hanlogrado los resultados

¿POR QUE IMPLEMENTARLO

EN LAS EMPRESAS?

GRACIAS

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