procuraduria general de la nacion estudios previos …

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PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

ESTUDIOS PREVIOS OBJETO: CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERÍA, LA FUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LAS SEDES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS EN SAN ANDRÉS, QUIBDÓ- CHOCÓ Y MITÚ- VAUPÉS.

JUNIO DE 2020

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En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12, Ley 1150 de 2007, parágrafo 1 artículo 2 y el Decreto 1082 de 2015, el artículo 2.2.1.2.1.5.1; los siguientes son los estudios previos que sirven de soporte para el proceso que tiene por objeto: CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERÍA, LA FUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LAS SEDES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS EN SAN ANDRÉS, QUIBDÓ- CHOCÓ Y MITÚ VAUPÉS. 1. DEFINICIONES Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que se les asigna a continuación. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Otros términos utilizados deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en el artículo 2.2.1 .1 .1 .3.1 del Decreto 1082 de 2015. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

1 Ver página 6 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019 en la página web : https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tienda_virtual/acuerdo_marco_para_la_adquisicion_del_servicio_integral_de_aseo_y_cafeteria_iii.pdf

DEFINICIONES DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE1

ACUERDO MARCO Es el acuerdo de voluntades suscrito entre Colombia Compra Eficiente y los Proponentes adjudicados.

AIU Es el valor que destina el Proveedor para cubrir los gastos de administración, imprevistos y utilidad propios de

la ejecución de la Orden de Compra expresado como porcentaje.

BIENES DE ASEO Y CAFETERIA

Es el conjunto de insumos, elementos, equipos y maquinaria utilizados para limpiar las instalaciones en las

cuales opera una Entidad Estatal y para preparar y ofrecer bebidas calientes y frías a sus funcionarios, contratistas y visitantes.

CATÁLOGO Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco, incluyendo el precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de los

proveedores que hacen parte de Acuerdo Marco.

COLOMBIA COMPRA

EFICIENTE

El Gobierno de Colombia reconoce que la compra y contratación pública es un asunto estratégico por lo cual decidió crear Colombia Compra Eficiente por medio del Decreto Ley 4170 de noviembre 3 de 2011. El Decreto

Ley 4170 reconoce la necesidad de: (a) crear políticas unificadas que sirvan de guía a los administradores de compras y que permitan monitorear y evaluar el desempeño del Sistema y generar mayor transparencia en las

compras; y (b) tener una Entidad rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan de Desarrollo.

COTIZACIÓN Es la Oferta presentada por el Proveedor en la Operación Secundaria como respuesta a una Solicitud de

Cotización generada por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

ENTIDADES COMPRADORAS

Son las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007; y (c) que por disposición de la Ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley

1150 de 2007 o cualquier otra Entidad Estatal, que, de manera autónoma, decida comprar por medio del presente Acuerdo Marco.

EMPRESAS DE SERVICIO DE ASEO Y CAFETERIA

Es la persona natural o jurídica que presta el Servicio Integral de Aseo o de aseo y cafetería con su propio personal capacitado para el efecto.

OFERTA …..En la Operación Secundaria es la respuesta que presenta a una Solicitud de Cotización generada por una

Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

OPERACIÓN PRINCIPAL

Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por Colombia Compra Eficiente para la

celebración del Acuerdo Marco y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores para la definición de las condiciones en las que las Entidades Compradoras compran, reciben y pagan el suministro del

Servicio Integral de Aseo y Cafetería y en la que los Proveedores las cotizan y venden al amparo del Acuerdo Marco.

OPERACIÓN SECUNDARIA

Son las actividades que deben adelantar en la ejecución del Acuerdo Marco: (i) la Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar el suministro del Servicio Integral de Aseo y Cafetería; y (ii) el Proveedor para cotizar,

prestar y facturar el suministro del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Esta Operación inicia con la Solicitud

de Cotización elevada por la Entidad Compradora y finaliza con la colocación y aceptación de la Cotización más económica.

ORDEN DE COMPRA Es un contrato bilateral celebrado mediante la transacción de bienes y/o servicios negociados a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano celebrada entre el Proveedor y la Entidad Compradora.

PROVEEDOR

Es quien ha sido seleccionado como resultado de la licitación pública CCENEG-021-1-2019 y que suscribe el Acuerdo Marco con Colombia Compra Eficiente

REGION DE COBERTURA Es la agrupación de municipios en los cuales el proveedor se obliga a prestar el servicio integral de aseo y

cafetería.

SERVICIO INTEGRAL DE ASEO Y CAFETERIA

Es el conjunto de actividades realizadas por una empresa de servicios de aseo y cafetería para atender las

necesidades institucionales de limpieza de instalaciones y mantenimiento locativo básico y de ofrecer bebidas calientes y frías a los funcionarios, contratistas y visitantes, con personal propio capacitado para tales

actividades y encargándose de los insumos, elementos, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo las actividades, que incluye los Servicios Especiales

SERVICIOS ESPECIALES Son los servicios de fumigación y jardinería prestados por una Empresa de Servicios de Aseo y Cafetería de

acuerdo con las especificaciones establecidas en el Acuerdo Marco.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Es el evento creado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano que inicia el proceso

de selección abreviada por compra de Catálogo derivada del Acuerdo Marco, solicitando a los Proveedores la presentación de su Cotización para el suministro del Servicio Integral de Aseo y Cafetería que requiera la

Entidad Compradora

TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO - TVEC

Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades

Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco regulada por la Ley 527 de 1999.

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tienda_virtual/acuerdo_marco_para_la_adquisicion_del_servicio_integral_de_aseo_y_cafeteria_iii.pdf

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tienda_virtual/acuerdo_marco_para_la_adquisicion_del_servicio_integral_de_aseo_y_cafeteria_iii.pdf

http://sintesis.colombiacompra.gov.co/normatividad/documento/14208



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2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION.

La Procuraduría General de la Nación es el máximo organismo del Ministerio Público, con autonomía administrativa, financiera y presupuestal; para el cumplimiento de su misión Constitucional cuenta con las sedes localizadas en el municipio de San Andrés islas, Quibdó en el departamento del Choco y en el municipio de Mitú, Vaupés. La Entidad tiene la necesidad de conservar estas sedes brindando un ambiente de higiene, salubridad y limpieza para la seguridad y salud en el trabajo, así como minimización de riesgos y peligros, como los actuales relacionados con la Emergencia, Económica, Social y Ecológica, derivada de la pandemia del COVID-19 en Colombia y en Mundo. Lo anterior implica realizar actividades de aseo y desinfección más exigente en cada una de las oficinas, en las zonas de circulación, en los baños y en todos aquellos espacios que hacen parte de las sedes donde funciona las Procuradurías Regionales con el personal suficiente para estas labores. Así mismo, y teniendo en cuenta el desarrollo de actividades de bienestar, se les brinda a los funcionarios y ciudadanos visitantes café y bebidas aromáticas. Para realizar las actividades de limpieza la Entidad cuenta dentro de su planta de personal con el cargo de “auxiliar de servicios generales”; sin embargo, estas personas resultan insuficiente teniendo en cuenta las actuales exigencias requeridas en los protocolos de bioseguridad para el trabajo presencial en las instalaciones físicas, la cantidad de funcionarios que laboran al interior de las sedes, los ciudadanos que a diario visitan las instalaciones y las restricciones familiares y de salud que tienen los funcionarias que desempeñan esta función en las dependencias de las PGN en las regiones referidas, lo que les impide o limita cumplir las actividades y tareas de aseo y desinfección. Es importante hacer referencia al informe presentado por la ARL POSITIVA, de fecha septiembre de 2015, donde se establece que : “Se evidencia que el metraje del área de limpieza y aseo por persona de la Procuraduría, es de 676 metros cuadrados por piso aproximadamente, lo cual deja ver que se está excediendo la carga de trabajo en relación al metraje máximo requerido para un operario según la referencia de otras entidades, pues además de realizar actividades de limpieza en áreas administrativas realizan actividades de cafetería. Cabe anotar que en empresas privadas que prestan este tipo de servicio, el metraje de ejecución por persona es inferior al manejado dentro de la Procuraduría General de la Nación (la referencia de otras entidades es: 1 operario por cada 586 metros cuadrados como máximo). En la actualidad no existe legislación que regule o valide esta información, lo anterior lo realizan las empresas, con base a los tiempos de actividad/tarea, el recorrido, insumos, exigencia y el tipo de actividad que se desarrolla dentro de este cargo.” 2 La necesidad actual se soporta con la constancia del Jefe de la División Administrativa de la Procuraduría General de la Nación del día 27 de mayo de 20203, se establece una necesidad de tres (3) auxiliares de servicios generales, de la cual se estima resolver con la contratación de tres (3) operarios de aseo y cafetería:

Regional PGN Municipio Sede Dirección Dependencia TOTAL

MT2

# Funcionarios Planta

# Auxiliares de planta

actual

# Personal

de apoyo que

solicita

CHOCO QUIBDÓ Calle 25 N° 2-16

PROCURADURIA REGIONAL DEL CHOCO, PROVINCIAL Y JUDICIALES

402 29 1(*)

1

CHOCO QUIBDÓ Carrera 5ª con Calle 20

GRUPO DE APOYO TECNICO PARA LA VIGILANCIA INTEGRAL AL SISTEMA GENERAL DE REGALIA

100 3 0

2 Tomado de Estudios Previos para la contratación del servicio integral de aseo y cafetería y el suministro de productos de aseo y cafetería para las sedes de la PGN ubicadas en región de cobertura No 4 (Departamentos de Caldas, Risaralda y Quindio y las ciudades de Honda (Tolima) y Cartago (Valle del Cauca vigencia 2019, Página 3. https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/contratacion/1931/Estudios%20Previos.pdf. En la actualidad no existe estudio actualizado respecto a este concepto según correo electrónico de la Coordinadora de Grupo de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del día 22 de abril de 2020 (ver correos anexos). 3 Ver constancia del Jefe de la División Administrativa de la PGN del 27 de mayo de 2020.

https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/contratacion/1931/Estudios%20Previos.pdf

4

Regional PGN Municipio Sede Dirección Dependencia TOTAL

MT2

# Funcionarios Planta

# Auxiliares de planta

actual

# Personal

de apoyo que

solicita

VAUPES MITÚ Calle 12T # 13-66, Barrio el Centro

PROCURADURIA REGIONAL DEL VAUPES

195 7 1(*) 1

SAN ANDRÉS SAN ANDRÉS

K 5A No. 10-14, SECTOR JOE WOOD POINT,

PRIMER LOTE O COTTON TREE

PROCURADURIA REGIONAL DE SAN

ANDRÉS

295 15 1(*) 1

(*) Las auxiliares de servicios generales de planta presentan restricciones para la prestación del servicio debido a las medidas de bioseguridad y de salud den el contexto de la Pandemia Covid19 según constancia anexa.

Así las cosas, se tiene previsto satisfacer la necesidad con tres (3) operarios para labores de servicio

de aseo y cafetería, tiempo completo a partir de la firma del acta de inicio y hasta el 27 de junio del

2022.

Es necesario adelantar los trámites necesarios con el fin de contratar dicho servicio para las sedes de la Procuraduría General de la Nación en el Departamento de San Andrés, Choco y Vaupés, con el fin de continuar satisfaciendo la necesidad de las sedes de la PGN ubicadas en dichos departamentos. Se requieren tres (3) operarios para labores de servicio de aseo y Cafetería tiempo completo comprendidos a partir de la firma del acta de inicio 4 y hasta el 27 de junio 2022. Estas personas contratadas deberán contar con los elementos de protección establecidos en normas vigentes para la minimización del riesgo debido a la pandemia Covid19 este debe ser bajo el amparo de cada uno de los contratistas empleadores. Para llevar a cabo las actividades de aseo y desinfección, también se necesita el suministro de los elementos necesarios para efectuar esta labor; por lo tanto, el servicio debe incluir el suministro de productos de aseo y limpieza por el mismo lapso de tiempo. Este aspecto cobra mucha importancia en la actualidad debido a la Emergencia, Económica, Social y Ecológica, derivada de la pandemia del COVID-19 en Colombia y en Mundo. Los productos y utensilios de cafetería, tales como café, aromáticas y azúcar permitirán disponer de

bebidas calientes para los funcionarios y para los visitantes y de esta forma proporcionarles bienestar y

contribuir a mejorar la atención a los ciudadanos que recurren a las distintas sedes de la Procuraduría

General de la Nación; dichos elementos son descritos en el Anexo 1 de este estudio5, “solicitud de

servicios y cantidades de elementos región de cobertura 12-14-17”.

Para establecer el número de productos y utensilios de aseo y cafetería, se tuvieron en cuenta las cantidades mensuales informadas por cada una de las Coordinaciones Administrativas, según requerimientos de esas sedes recibidos el día 19 de mayo de 2020. Adicionalmente se efectuaron algunos ajustes y actualización en las cantidades con base en el contexto real del funcionamiento de las dependencias de la Procuraduría, así como la necesidades de insumos para desinfección de

instalaciones y de personas. 6 De otra parte y con el objeto de garantizar el buen estado sanitario, la preservación y conservación de los archivos, la salud y bienestar de todos los servidores en las instalaciones de la Entidad, y en cumplimiento de la normatividad en materia de higiene, vigente en Colombia como son los artículos 80, 81, 82, 83, 84 y 155 de la Ley 9 de 1979, “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias, orientan a las empresas para efectuar regularmente el control de plagas”; así mismo el Estatuto de Seguridad Industrial, Resolución 02400 de 22 de mayo de 1979, “Por el cual se determinan algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo”, estipula en su Capítulo II, numeral 2.1.2, literal b, como obligaciones de los patronos:

4 La fecha de inicio puede variar según la fecha de lanzamiento del evento de cotización y el de la orden de compra, ya que según el Acuerdo Marco de Precios en promedio se podría necesitar 13 días hábiles a partir del evento de cotización para el inicio de la ejecución de la orden de compra. 5En adelante se citan los Anexo 1 y 3 del Acuerdo Marco de Precios. Distintos a los anexos del presente estudio.

6 Ver constancia del Grupo de Almacén e Inventarios de la División Administrativa PGN de fecha 27 de mayo de 2020.

5

“Prever y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, de acuerdo a las normas establecidas en la presente resolución.”

De igual forma, el Artículo 36 ibídem establece: “Se deberán tomar medidas efectivas para evitar la

entrada o procreación de insectos, roedores u otras plagas dentro del área de trabajo.”

El Decreto 614 de 1984 de la Presidencia de la República, “Por el cual se determinan las bases para la

organización y administración de Salud Ocupacional en el país”, en su artículo segundo literal d.

establece la obligación de: “Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud integral del trabajador

en los lugares de trabajo”.

Ahora bien, en algunos casos, por condiciones climáticas extremas en algunas zonas del país, es común

encontrar entre los cielos rasos y cubiertas de las edificaciones, murciélagos, búhos, palomas, roedores

y demás plagas cuyos excrementos también afectan la salubridad de las instalaciones.

Adicionalmente, otros componentes de las edificaciones, tales como tuberías, tomas eléctricas, muebles

sanitarios, tanque de almacenamiento de agua, vigas de madera, etc., se convierten en lugares donde

proliferan cucarachas, zancudos, mosquitos, xilófagos7 y otros insectos que menoscaban la salubridad

y el bienestar de los servidores y ciudadanos que requieren de los servicios de la Entidad.

Considerando lo anterior, y en aras de prevenir la acción nociva de roedores, insectos rastreros, insectos

voladores, vectores trasmisores de enfermedades que constituyen un riesgo para la salud de los

servidores y de los ciudadanos que concurren a las sedes de la Procuraduría General de la Nación,

realizar actividades permanentes de desinfección, así como prevenir el daño causado por el comején o

gorgojo en los bienes muebles y enseres propiedad de la entidad, y debido a que no se cuenta con

infraestructura, ni el personal de planta que atienda esta actividad, se considera necesario contratar la

prestación del servicio de fumigación8 de las sedes definidas a continuación con un total de 992 metros

cuadrados (MT2) 9. Se proyectan tres (3) aplicaciones, una durante el año 2020, otra en el año 2021 y

otra en el año 2022.

Regional PGN Municipio Sede Dirección Dependencia MT2

SAN ANDRÉS SAN ANDRÉS

K 5A No. 10-14, SECTOR JOE WOOD POINT, PRIMER LOTE O COTTON TREE

Proc Regional y Provincial, Judicial, Penal, Familia

295

CHOCÓ QUIBDÓ Calle 25 N° 2-16

PROCURADURÍA REGIONAL DEL CHOCÓ, PROCURADURÍA 41 JUDICIAL II ADMINISTRATIVA, PROCURADURÍA 77 JUDICIAL I ADMINISTRATIVA, PROCURADURÍA 186 JUDICIAL I ADMINISTRATIVA, PROCURADURÍA 23 JUDICIAL II

DE FAMILIA, PROCURADURÍAS 157 Y 158 JUDICIALES II PENAL, PROCURADURÍA 9 JUDICIAL II AMBIENTAL Y AGRARIA

402

CHOCÓ QUIBDÓ Carrera 5a, calle 20

GRUPO DE APOYO TECNICO PARA LA VIGILANCIA INTEGRAL AL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS

100

7 https://definicion.de/xilofago/: Insectos que se alimentan con madera. 8 Este servicio de fumigación según lo establecido en el Acuerdo Marco comprende un nivel básico de control. El alcance de este control es para el

manejo y reducción de los vectores de plagas arquitectónicos enfocados en plagas específicas de maderas especiales y de gérmenes originados en otros elementos constructivos (Ver página 9 del Anexo 1: Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería- Proceso contratación CCENEG-021-1-2019). 9 Ver constancia Información del metraje aproximado de las sedes de la PGN emitida por el señor Jefe de la División Administrativa de la PGN del 27 de mayo de 2020.

https://definicion.de/xilofago/

6

Regional PGN Municipio Sede Dirección Dependencia MT2

VAUPES MITU Calle 12T # 13-66, Barrio el Centro

Procuraduría Regional Vaupés 195

Total Metros cuadrados (M2) 992

Por todo lo anterior la Entidad requiere contratar el servicio integral de aseo y cafetería incluyendo el suministro de elementos necesarios y el servicio de fumigación, para la prestación de este servicio en las sedes de la PGN antes relacionadas. 3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS

FUNDAMENTOS JURÍDICOS La Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”, consagra en el artículo segundo, las siguientes modalidades de selección para la escogencia de los contratistas: Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. Dentro de la modalidad de selección abreviada, incluye como causal la siguiente: “a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.” (Subrayado fuera de texto). En virtud de lo consagrado por la Ley 1150 de 2007, artículo 2, parágrafo 5, “Los acuerdos marco de precios a que se refiere el inciso 2° del literal a) del numeral 2° del presente artículo, permitirán fijar las condiciones de la oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo. La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que, mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos. En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra y el respectivo proveedor se formará un contrato en los términos y condiciones previstos en el respectivo acuerdo (…)” En el Decreto 4170 de 2011, “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura”, es el ente rector, que tiene como objetivo “desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.”, y como una de sus funciones, a la luz de lo preceptuado en el artículo 3 numeral 7, es la de “Diseñar, organizar y celebrar los acuerdos marco de precios y demás mecanismos de agregación de demanda de que trata el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan para el efecto”. En virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente – determinó que, de acuerdo con el estudio de mercado, las Entidades Estatales adelantan los Procesos de Contratación de manera independiente para la adquisición de bienes y servicios de aseo, procesos en los cuales el Estado no actúa como un solo comprador. En consecuencia, (i) cada Entidad Estatal debe dedicar tiempo y recursos humanos a la adquisición de los mismos bienes y servicios; (ii) las Entidades Estatales no obtienen las mismas condiciones para la compra de bienes y servicios de aseo y cafetería; y (iii) el Estado no aprovecha las posibles economías de escala.

http://calsegen01.alcaldiabogota.gov.co:7772/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#0

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En el año 2019, Colombia Compra Eficiente adelantó la licitación pública CCENEG-021-1-2019 para el suministro del Servicio Integral de Aseo y Cafetería por parte Entidades Compradoras con el objeto de establecer: (i) las condiciones para la contratación Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo del Acuerdo Marco; (ii) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Acuerdo Marco; y (iii) las condiciones para el pago del Servicio Integral de Aseo y Cafetería por parte de las Entidades Compradoras.10 Como consecuencia del proceso licitatorio en mención, Colombia Compra Eficiente celebró el “Acuerdo Marco de Precios para el suministro del Servicio Integral de Aseo y Cafetería por parte Entidades Compradoras CCE-972-AMP-2019 vigente a partir del 27 de diciembre de 2019 hasta el 27 de diciembre de 2021. La cláusula 14 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019 establece que:

“Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante el plazo del Acuerdo Marco y su prórroga, en caso de que ocurra,….” En caso de que una Entidad Compradora solicite al Proveedor la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería con un plazo adicional a la vigencia del Acuerdo Marco, todas las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco se entenderán extendidas hasta la fecha de vencimiento de la Orden de Compra que no puede ser mayor a seis (6) meses del vencimiento del plazo del acuerdo” Dado que la entidad se acoge a las condiciones citadas y que el acuerdo marco vence el día 27 de diciembre de 2021, el plazo de ejecución de las órdenes de compra se establece a partir de la firma del acta de inicio hasta el 27 de junio de 202211. El Decreto 1082 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional” determina en el artículo 2.2.1.2.1.2.7, la “Procedencia del Acuerdo Marco de Precios”, indicando que “Las Entidades Estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marcos de Precios vigentes. Igualmente señala que los organismos autónomos, como la Procuraduría General de la Nación no están obligados, pero sí están facultados para hacerlo. Con base en la anterior previsión normativa y lo descrito en el Catálogo para Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019 suscrito por la Agencia Nacional de Contratación para la adquisición del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la entidad procedió a verificar el contenido de este acuerdo con la información que registra la Agencia en su página web, considerando que el servicio integral requerido por la Procuraduría General de la Nación contenido en el Acuerdo, satisface la necesidad identificada en el numeral segundo de este documento, con las condiciones generales indicadas en la página web de Colombia Compra Eficiente. A través del Acuerdo Marco para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, las Entidades Estatales pueden contratar:

El servicio del personal de aseo, cafetería y mantenimiento locativo básico. Insumos, equipos y maquinaria de aseo y cafetería. Equipos, elementos y maquinaria para el servicio de mantenimiento locativo básico. Servicios especiales de fumigación, jardinería y trabajo en altura.

Adicionalmente, atendiendo la optimización de procedimientos internos y gestión de procesos administrativos sobre el mejoramiento de procedimientos internos y gestión de procesos administrativos, así como las políticas anti trámites y el principio de economía que rige la contratación estatal, en cuanto a que los procesos de selección de contratistas deben realizarse con los procedimientos necesarios, con austeridad de tiempo y agilidad en las gestiones administrativas, se estima que la orden de compra derivada del Acuerdo vigente resulta ser la opción más favorable a la entidad, garantizando la selección objetiva del proveedor respectivo, según las condiciones del referido acuerdo.

10 https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/servicios-generales/aseo-y-cafeteria-iii 11 Fecha que no supera el límite establecido en la cláusula 14 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019, sin perjuicio que este sea

prorrogado por un (1) año más.

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/servicios-generales/aseo-y-cafeteria-iii

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De igual forma y teniendo en cuenta el CCE-972-AMP-2019 la cláusula 11 que estable las obligaciones del Proveedor, según el numeral 11.30 estos deben “Implementar en cada Entidad Compradora un plan de apoyo a la gestión ambiental dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la colocación de la orden de compra, el cual deberá contemplar por lo menos los siguientes puntos:

- Políticas e instrucciones para incentivar el uso eficiente y racional de los recursos naturales como el agua, la energía y el gas en las instalaciones de las Entidades Compradoras durante la prestación del servicio.

- Protocolo de manejo, almacenamiento y disposición adecuada a los residuos peligrosos en los

lugares ubicados en las instalaciones de la Entidad Compradora señalados para este fin.

- Protocolo de gestión de residuos no peligrosos que incluye lineamientos y capacitación para

recoger, clasificar, envasar y disponer adecuadamente los residuos no peligrosos en los lugares ubicados en las instalaciones de la Entidad Compradora señalados para este fin, haciendo posible su reciclaje y posterior aprovechamiento.

Finalmente es importante resaltar lo establecido en el Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.2.1.2.9. Utilización del Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente debe publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la Entidad Estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad identificada. Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la Entidad Estatal de que trata el inciso 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7 del presente decreto está obligada a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios…:” Según los argumentos anteriores que justifican la modalidad de selección del contratista, la Entidad se

acogerá al Acuerdo Marco de Precios vigente con Colombia Compra Eficiente a partir del acta de inicio

de las Órdenes de Compra en el presente año y en todo caso hasta el 27 de junio de 202212.

Se realizará con esta temporalidad y con cupo de vigencias futuras del año 2021 y 2022 para que la

Entidad cubra la necesidad específica de mantener las sedes citadas en óptimas condiciones de

funcionamiento y sin entorpecimientos en la operación durante los cierres de vigencia fiscal que podrían

limitar el cumplimiento de los objetivos institucionales, así mismo se aprovecharía la vigencia y cobertura

del actual Acuerdo Marco y se optimizarían los trámites administrativos que implican el proceso de

selección de contratista. 4. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 4.1 Objeto. CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERÍA, LA FUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LAS SEDES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS EN SAN ANDRÉS, QUIBDÓ - CHOCÓ Y MITÚ - VAUPÉS. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Este proceso se encuentra enmarcado en el Plan Estratégico Institucional “2017-2021: Por una Procuraduría Ciudadana”, apuntando al eje estratégico, objetivo estratégico y metas, así:

12 La fecha de inicio puede variar según la fecha de lanzamiento del evento de cotización, ya que según el acuerdo marco de precios, en promedio se necesitan 13 días hábiles a partir del evento de cotización para el inicio de la ejecución de la orden de compra

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EJES ESTRÁTEGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS METAS

(3) Gestión para un estado moderno,

transparente y en paz. • Fortalecimiento PGN.

(1) Fortalecer la planeación y la gestión

estratégica institucional.

(1) Implementar un modelo de planeación y gestión estratégica. (3) Articular la gestión institucional entre el centro y el territorio.

El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los servidores y la ciudadanía en general en el link: https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/info_gel_archivos/3//37_PEI-PGN-v1.pdf, de la página web de la Entidad. 4.2 Clasificación UNSPSC Según el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (Versión 14 del UNSPSC) que se encuentra disponible en la dirección http://www.colombiacompra.gov.co/Clasificación13, la siguiente es la codificación del servicio requerido.

Código UNSPSC

Segmento Familia Clase Producto

471217 47 Equipos y

Suministros para Limpieza

4712 Equipo de Aseo

471217 Envases y accesorios para residuos

47121701 Bolsas de Basura

471218 471218 Equipo de

Limpieza

47121803 Esponjas y esponjillas

47121804 Baldes para Limpieza

471315

47 Equipos de Limpieza y Suministros

4713 Suministro de aseo y limpieza

471315 Trapos y paños de limpieza

47131501 Trapos

471316 471316 Escobas, traperos, cepillos y accesorios

47131601 Cepillos o recogedores para polvo

47131602 Almohadillas para restregar

47131603 Esponjas

47131604 Escobas

47131605 Cepillos de limpieza

47131608 Cepillos de baño

47131611 Recogedor de basura

47131615 Cabeza de Escobas

47131619 Cabeza de trapero

471318 47 Equipos de

Limpieza y Suministros

471318 Soluciones de

limpieza y desinfección

47131801 Limpiadores de pisos

47131802 Terminados o ceras para pisos

47131803 desinfectante para uso domestico

47131805 Limpiadores de propósito general

47131806 Limpiadores o ceras para muebles

47131807 Blanqueadores

47131824 Limpiadores de vidrios o ventanas

13 https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios - 28 de mayo de 2020

http://www.colombiacompra.gov.co/Clasificación

https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios

10

Código UNSPSC

Segmento Familia Clase Producto

47131830 Limpiadores de muebles

502017 50 Alimentos,

Bebidas y Tabaco 5020 Bebidas 502017 Café y té

50201706 Café

50201713 Bolsas de Té

50201714 Cremas no lácteas

502023 50 Alimentos,

Bebidas y Tabaco 5020 Bebidas

502023 bebidas no alcohólicas

50202301 Agua

50161509 50 Alimentos, Bebidas y Tabaco

5016 Chocolates, azúcares, edulcorantes y productos de confitería

501615 Chocolates, azúcares, edulcorantes productos

50161509 Azucares naturales o productos endulzantes

52151504

52 Artículos Domésticos, Suministros y Productos Electrónicos de Consumo

5215 Utensilios de cocina domésticos

521515 Utensilios de cocina desechables domésticos

52151504 Tazas o vasos o tapas desechables para uso doméstico

521515

52 Artículos Domésticos, Suministros y Productos Electrónicos de Consumo




52151502 tazas o vasos o tapas desechables domésticos

52152102

52 Artículos domésticos, suministros y productos electrónicos de consumo


521521 Cristalería de uso doméstico

52152101 Tazas de café o Té para usos doméstico.

52152102 Vasos para beber para uso doméstico

531316 53 Ropa, Maletas

y productos de aseo personal

531316 Artículos de tocador y cuidado personal

5313 Baño y cuerpo

53131624 Paños limpiadores desechables

53131627 Limpiador de manos

72102103

72000000 Servicios de edificación, construcción de instalaciones y mantenimiento

72100000 Servicios de mantenimiento y reparaciones de construcciones e instalaciones

72102100 Control de plagas

72102103 Servicios de exterminación o fumigación

76111501

76 Servicio de limpieza, descontaminación y tratamiento de residuos

7611 Servicio de Aseo y Limpieza

761115 Servicio de Limpieza y Mantenimiento de edificios generales y de oficina

76111501 Servicio de limpieza de edificios

4.3 Especificaciones técnicas exigidas Las especificaciones técnicas de los productos y utensilios de aseo y cafetería, se encuentran descritas en el litera A del Anexo 3 – Fichas técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería del Acuerdo Marco de Precios.14 Las actividades y especificaciones del servicio de aseo se encuentran descritas en el Anexo 1 - Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.15 Cabe resaltar que, si bien el Acuerdo Marco de Precios hace referencia a la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la entidad solo contratará lo siguiente:

14 Ver Anexo 3: Fichas Técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería del Acuerdo Marco de Precios Proceso de Licitación CCENEG-021-1-2019. 15 Anexo 1 - Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería de la Licitación CCENEG-021-1-2019

11

El personal que preste el servicio integral de Aseo y Cafetería, escogiendo el perfil del operario de aseo, tal como lo permite el numeral 3.2 del acuerdo Marco de Precios; dicho personal será contratado de tiempo completo, en jornada ordinaria de trabajo compuesta por ocho (8) horas al día y 48 horas a la semana de lunes a viernes, a partir de la firma del acta de inicio hasta el 27 de junio de 2022.16 iniciando el día a las 7: 00 AM hasta las 4:00 PM con una hora de almuerzo, en todo caso el horario deberá ser establecido por el respectivo supervisor y el contratista para atender las particularidades del horario laboral en cada una de las sedes referidas en el presente estudio.17

El suministro de insumos y elementos necesarios para el Servicio de Aseo y Cafetería.

El servicio especial de fumigación con una (1) aplicación durante el año 2020, otra en el año 2021 y 2022, en la fecha que disponga cada supervisor de la Orden de Compra.

Las anteriores actividades y el suministro de elementos se realizarán tal como se describen en el Anexo 1 llamado “solicitud de servicios y cantidades de elementos Regiones de cobertura del 12-14-17”. Se realizan las siguientes precisiones:

Para establecer las cantidades de insumos de aseo y cafetería, se tuvo en cuenta las necesidades reales y actualizadas de cada una de las Regionales de la PGN, a estas cantidades se les aplicaron criterios de racionalidad y austeridad para que se ajustaran a las capacidades presupuestales actuales de la Entidad.

Las especificaciones técnicas corresponden a las que aparecen en el anexo 1 Actividades, nivel del servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería y el anexo 3- Fichas técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería de los pliegos de condiciones del proceso de licitación CCENEG-021-1-2019 de Colombia Compra Eficiente el cual constituyó el Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019, las cuales satisfacen la necesidad de la Procuraduría General de la Nación.

5. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Acorde con lo establecido por el artículo 2.2.1.2.1.2.9 del Decreto 1082 de 2015, el contrato a celebrar y resultante del presente proceso será de prestación de servicios en la modalidad de ORDEN DE COMPRA. 6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACIÓN

Considerando que las órdenes de compras resultantes del Acuerdo Marco de Precios para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería III celebrado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente- resulta ser la opción más favorable para las Entidades Públicas obligadas y no obligadas, garantizando la selección objetiva de los respectivos proveedores para cada una de las Regiones del Acuerdo18, según las condiciones de dicho Acuerdo, se tiene como referencia el estudio de mercado efectuado por dicha agencia como soporte de la Licitación Pública CCENEG-021-1-2019 que se adelantó para seleccionar los proveedores por regiones para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería.

6.1. ANÁLISIS DEL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA VINCULADA AL ACUERDO MARCO DE PRECIOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO Y CAFETERÍA Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA.

La Entidad, teniendo en cuenta las diferentes regiones de cobertura, suscribirá tres (3)19 órdenes de

compras vinculadas al Acuerdo Marco de Precios AMP CCE-972-AMP-2019 para contratar el Servicio

16 La fecha de inicio puede variar según la fecha de lanzamiento del evento de cotización y el de la orden de compra, ya que según el acuerdo marco de precios en promedio se necesitan 13 días hábiles a partir del evento de cotización para el inicio de la ejecución de la orden de compra. 17 Los horarios de los operarios de aseo y cafetería en las sedes, estarán sujeta a los horarios especiales autorizados que tienen algunas dependencias de la Procuraduría General de la Nación. En todo caso los tiempos laborados por estos operarios deben ser las 48 horas semanales legales. 18 El AMP-CCE-972-AMP-2019 Se estructura por regiones de cobertura nacional. Las sedes de la PGN para efectos de este proceso de contratación se establecieron con base en las coberturas del Acuerdo Marco. 19 En proceso de selección anterior se suscribieron 14 órdenes de compra (regiones de cobertura 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,13,15 y 16) debido a que

en las regiones de cobertura 12 San Andrés, 14 Choco, 17 Vaupés y 18 Guainía no se necesitaban operarios de aseo y cafetería adicionales y ante

12

Integral de aseo y cafetería, la fumigación y el suministro de bienes de aseo y cafetería celebrado por

la Agencia Nacional de contratación – Colombia Compra Eficiente el 27 de diciembre de 2019 (Ver

Anexo 2)20. La cuantía establecida del total de las ordenes que cubran de la necesidad de la Entidad

(desde el inicio de la ejecución de las órdenes de compra hasta el 27 de junio de 2022) asciende a

DOSCIENTOS DIESCIOCHO MILLONES VEINTICINCO MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO

PESOS CON 68 CENTAVOS MCTE ($218.025.948,68), incluido el IVA y AIU. 21

El valor de las tres ( 3) órdenes por región serían las siguientes22:

REGIÓN VALOR ORDEN DE COMPRA

12 75.370.341,23

14 63.476.816,86

17 79.178.790,59

TOTAL $218.025.948,68

7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE La Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, llevó a cabo la licitación CCENEG-021-1-2019, mediante la cual se realizó la selección objetiva de los proveedores del Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería III de cada una de las regiones de cobertura y cuyos requisitos habilitantes según el pliego de condiciones de citada licitación fueron: La capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad Financiera y la capacidad organizacional. Así mismo se empleó criterios de evaluación de ofertas, tales como, factores económicos, técnicos y el estímulo a las Industria Nacional. A la Entidad Compradora le corresponde seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones más favorables teniendo en cuenta que el criterio para escoger la mejor oferta es el menor precio. Los proveedores seleccionados por Colombia Compra Eficiente para el desarrollo de este Acuerdo Marco por Regiones son las siguientes:

N° de Región

# de Plantilla

Región de Cobertura- Solicitud de Cotización Proveedores

14 79378 Quibdó, Bahía Solano, Riosucio, Istmina, Tadó, Nuquí, Condoto, Unguía, Acandí

1. Aseocolba SA

2. Outsourcing Seasin Limitada

3. Unión Temporal Aseo Colombia 2

4. Ladoinsa

5. Servicial

6. Casalimpia

7. Mundolimpieza

8. Elite LTDA

9. Centro aseo mantenimiento profesional

10. Easyclean G&E

11. Limpieza institucional LASU

esta circunstancia el AMP no contempla que se puedan emitir órdenes de compra sin operarios. Sin embargo, debido a circunstancias sobrevinientes como la Emergencia, Económica, Social y Ecológica, derivada de la pandemia del COVID-19 en Colombia y en Mundo generaron la necesidad ya descrita de asignar en cada sede un (1) operario adicional de aseo y cafetería en las sedes de la PGN en San Andrés, Quibdó y Vaupés. 20 Este Anexo 2 muestra la homologación entre la Regiones de cobertura del Acuerdo Marco y las Regionales de la PGN. 21 Se estima iniciar el 1 de julio de 2020. En todo caso será como lo establezca el acta de inicio. 22 Precios del año 2020. Es necesario tener en cuenta que según lo establece el literal a y b del numeral 9.2 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019 y las guías de Colombia Compra Eficiente será necesario efectuar modificaciones a cada una de las órdenes de compra según sea el incremento del salario mínimo legal mensual vigente que decrete el Gobierno Nacional para el año 2021, igualmente se tendrá que modificar incrementando cada orden de compra con el IPC que el DANE oficialice al cierre fiscal de 2021. Esta modificación que conllevan adiciones presupuestales se realizarán con presupuesto de la vigencia 2021 y 2022 respectivamente.

13

N° de

Región

# de

Plantilla Región de Cobertura- Solicitud de Cotización Proveedores

12. Asear S.A

13. Calidad Total

14. Fulhers Service

15. Cleaner S.A

16. Serviaseo S.A

17. Unión Temporal Eminser Soloaseo

5. Servicial

6. Casalimpia

7. Mundolimpieza

8. Elite LTDA


10. Easyclean G&E


12. Asear S.A

13. Calidad Total

14. Fulhers Service

15. Cleaner S.A

16. Serviaseo S.A


17 79381 Mitú.

1. Aseocolba SA



4. Ladoinsa

5. Servicial

6. Casalimpia

7. Mundolimpieza

8. Elite LTDA

9. Centro aseo mantenimiento

profesional

10. Easyclean G&E


12. Asear S.A

13. Calidad Total

14. Fulhers Service

15. Cleaner S.A

16. Serviaseo S.A


14

N° de

Región

# de

Plantilla Región de Cobertura- Solicitud de Cotización Proveedores

12 79375 San Andrés, Providencia y Santa Catalina.



3. Servicial

4. Ladoinsa


6. Elite LTDA

7. Aseocolba SA

8. Mundolimpieza

9. Easyclean G&E


11. Asear S.A

12. Calidad Total

13. Casalimpia

14. Fulhers Service

15. Serviaseo S.A

16. Cleaner S.A

17. JDR Asistenciamos E.U

La PGN tal y como lo establece la guía para comprar en la tienda virtual del estado colombiano, inició

el proceso contractual generando la solicitud de cotización de cada una de las tres (3) regiones

determinadas en el AMP y que igualmente son requeridas por la Entidad, ya que las regiones de

cobertura del Acuerdo Marco corresponden a la distribución geográfica y cobertura de la Procuraduría

General de la Nación.

Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que se debe tener en cuenta para

identificar su proceso, el cual se llama evento. Los números de los eventos creados el día 10 de junio

de 2020 para cada una de las regiones son:

REGIÓN # EVENTO FECHA

12 87505 10 de junio de 2020

14 87506 10 de junio de 2020

17 87507 10 de junio de 2020

Siguiendo las indicaciones establecidas en la guía, la entidad anexó en cada evento, el formato de

solicitud de cotización, el cual es una plantilla en formato Excel donde la Entidad Compradora define las

especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad, tales como personal, insumos y servicios

especiales como la fumigación. El recargo por dotación especial para los operarios de aseo y cafetería

por efectos de las restricciones y medidas de bioseguridad, así como los incrementos de costos

logísticos bajo la coyuntura por la pandemia Covid19 serán establecidos por el proveedor cotizante en

el resultado del evento final de cotización.23

Los proveedores al amparo del AMP tienen la obligación de presentar sus ofertas dentro de los 5 días

hábiles siguientes a la fecha de creación de los eventos de cotización, una vez finalizado este periodo,

la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas.

23 Según consulta efectuada a Colombia Compra Eficiente sobre el concepto de Recargo por Dotación Especial No.0408610 esta manifiesta que: “…tenga en cuenta que bajo el acuerdo marco de Aseo y cafetería III algunos proveedores ya tiene incluido dicho valor en el bien o servicio, pero

otros indican el valor del servicio mediante la cotización.”

15

Según lo anterior, los valores totales de las ofertas por proveedor de cada evento de cotización

determinado por la región en donde se pretende ejecutar el contrato son:

REGIÓN 12 – Evento # 87505

16

REGIÓN 14 – Evento # 87506

17

REGIÓN 17 – Evento #87507

18

VALOR DETALLADO DE LA OFERTA DEL PROVEEDOR SELECCIONADO

Región 12: Evento # 8750524

24 La cotización de OUTSOURCING SEASIN LIMITADA incluye el valor de recargo de dotación especial el cual según consulta a Colombia Compra Eficiente No.408610 esta entidad manifiesta que :”…..Se Validan los eventos 87505

– 87506 – 87507 en los cuales efectivamente se evidencia que algunos proveedores indican un valor en recargo por dotación especial, tenga en cuenta que bajo el acuerdo marco de Aseo y cafetería III algunos proveedores ya tiene

incluido dicho valor en el bien o servicio, pero otros indican el valor del servicio mediante la cotización”.

Sí

Nombre del Proveedor:

Item Categoría Servicio Característica 1 Disponibilidad Cantidad Unidad Vigencia / Unidad Valor unitario Descuento % Precio Unitario con Descuento Nuevo precio cláusula 8 Valor Mensual / Valor X UnidadRecargo por Trabajo nocturno, extra,

dominical y festivoRecargo por dotación especial Valor Total

1 Servicio de Personal Operario de aseo y cafetería Operario de aseo y cafetería Tiempo Completo 1 Mes 24 $1.648.042,00 $1.648.042,00 $1.648.042,00 $1.648.042,00 $10.000.000,00 $39.553.008,00

2 Bienes de Aseo y Cafetería 1 Und 24 $737.107,00 $737.107,00 $737.107,00 $737.107,00 $17.690.568,00

3 Servicios Especiales Fumigación 295 M2 3 $126,00 $126,00 $126,00 $37.170,00 $111.510,00

1. Si requiere agregue o elimine filas$0,00

Gravámenes adicionales* $10.000.000,00

$67.355.086,00

Gravámenes adicionales (estampillas) % AIU 10,00% $6.735.508,60

No Porcentaje $1.279.746,63

1$75.370.341,23

IVADescripción

Total

Cotización

¿Cotizo todas las Sedes?

Subtotal

Paquete de Servicios Valores

Región de Cobertura: 12

Recargo por Trabajo nocturno, extra, dominical y festivo

Si seleccionó "No" indique cuales no cotiza

Outsourcing Seasing Limitada

Recargo por dotación especial

CCE:

Escriba las Sedes que no

cotizo separado por

comas.

Ej:1,2,3

19

Región 14: Evento #8750625

25 La cotización de CLEANER S.A incluye el valor de recargo de dotación especial el cual según consulta a Colombia Compra Eficiente No.408610 esta entidad manifiesta que :”…..Se Validan los eventos 87505 – 87506 – 87507 en

los cuales efectivamente se evidencia que algunos proveedores indican un valor en recargo por dotación especial, tenga en cuenta que bajo el acuerdo marco de Aseo y cafetería III algunos proveedores ya tiene incluido dicho valor en el bien o servicio, pero otros indican el valor del servicio mediante la cotización”.

Sí









$58.829.302,00



1$63.476.816,86

0,00%

IVA

Total

Descripción

Total porcentaje:

Cotización


Subtotal





Cleaner S.A


CCE:


cotizo separado por

comas.

Ej:1,2,3

20

Región 17: Evento 8750726

26 La cotización de OUTSOURCING SEASIN LIMITADA incluye el valor de recargo de dotación especial el cual según consulta a Colombia Compra Eficiente No.408610 esta entidad manifiesta que :”…..Se Validan los eventos 87505

– 87506 – 87507 en los cuales efectivamente se evidencia que algunos proveedores indican un valor en recargo por dotación especial, tenga en cuenta que bajo el acuerdo marco de Aseo y cafetería III algunos proveedores ya tiene incluido dicho valor en el bien o servicio, pero otros indican el valor del servicio mediante la cotización”.

Sí









$70.758.526,00



1$79.178.790,59

Cotización


Subtotal





Outsourcing Seasing Limitada

Total

Descripción


IVA

CCE:


cotizo separado por

comas.

Ej:1,2,3

21

Para realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Procuraduría procedió a verificar que cada proveedor cotizara por debajo de sus precios techos publicados en el Catálogo para el servicio del personal, los Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y el AIU. Igualmente, corroboró que dichos proveedores respetaran los precios mínimos para los insumos, para el servicio del personal y servicios especiales. Una vez analizados dichos factores, se seleccionó al proveedor y el valor del presupuesto, conforme a la menor propuesta de precio presentada en el respectivo evento de Cotización: CONDICIONES ECONÓMICAS: Teniendo en cuenta los literales a, f, g, j, k y l de la cláusula 6, del Acuerdo Marco CCE-972-AMP-2019,

la Procuraduría General de la Nación, debe generar una solicitud de compra por cada región a contratar

sobre la cotización del proveedor que haya ofrecido el menor precio sobre el Servicio Integral de Aseo

y Cafetería y enviarla al ordenador del gasto para su aprobación, previa revisión de la información

contenida en las cotizaciones enviadas por los proveedores, para asegurarse que el precio del servicio

integral de aseo y cafetería no supere el precio techo del catálogo.

De lo anterior resulta que la Procuraduría General de la Nación suscribirá las siguientes tres (3) órdenes en los términos previstos en el Acuerdo Marco:

REGION PROVEEDOR

VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA

12 OUTSOURCING SEASIN LIMITADA 75.370.341,23

14 CLEANER S.A 63.476.816,86

17 OUTSOURCING SEASIN LIMITADA 79.178.790,59

TOTAL $218.025.948,68

Para un total de DOSCIENTOS DIESCIOCHO MILLONES VEINTICINCO MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO PESOS CON 68 CENTAVOS MCTE ($218.025.948,68), incluido el IVA y el AIU. 8. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO

Teniendo en cuenta que las órdenes de compra resultantes del Acuerdo Marco de Precios para contratar

el servicio integral de aseo y cafetería celebrado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia

Compra Eficiente, resulta ser la opción más favorable para la entidad, ya que garantiza la selección

objetiva de los respectivos proveedores según las condiciones establecidas en dicho acuerdo, se tiene

como análisis de riesgo y forma de mitigarlos, los estipulados en los estudios y documentos previos que

soportan la licitación CCENEG-021-1-2019, mediante la cual se seleccionaron los proveedores para el

Acuerdo Marco de Precios para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, realizado por la

Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.

9. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA EXIGIR EN LA ORDEN DE COMPRA

De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.9 del Decreto 1082 de 2015 “Las Entidades Estatales no deben exigir las garantías de que trata la sección 3 del capítulo II de las Disposiciones Especiales en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario”

Ahora bien, la cláusula 17 del Acuerdo Marco vigente establece lo siguiente: “…..Por su parte, durante la Operación Secundaria los Proveedores del Acuerdo Marco deben presentar a favor de las Entidades Compradoras que le coloquen al Proveedor Órdenes de Compra a través del Acuerdo Marco, una garantía de cumplimiento cuyo beneficiario es la Entidad Compradora”. También se establece lo siguiente en la misma cláusula:

22

“(ii) Garantía de cumplimiento a favor de las entidades compradoras: Los Proveedores deben constituir una garantía de cumplimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la colocación de la Orden de Compra a favor de la Entidad Compradora, por el valor, amparos y vigencia establecidos en la Tabla 19. “El valor de los amparos de la garantía de cumplimiento es calculado de acuerdo con el valor de la Orden de Compra.” Según lo anterior la Entidad requerirá al contratista seleccionado las garantías de las que trata la cláusula 17 del Acuerdo Marco de Precios con las siguientes especificaciones según la tabla 19:

Tabla 19. Suficiencia de la garantía a favor de las Entidades Compradoras

Compradoras Amparo Suficiencia Vigencia

Cumplimiento del contrato 20% de la Orden de Compra Duración de la Orden de Compra y seis (6) meses más.

Pago de salarios, prestaciones

sociales legales e indemnizaciones laborales

15% de la Orden de Compra Durante la Orden de Compra y tres (3)

años más

Fuente: Colombia Compra Eficiente CCE-972-AMP-2019

“(iii) Los Proveedores deben constituir una garantía de responsabilidad civil extracontractual dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la colocación de la Orden de Compra a favor de la Entidad Compradora …”. Así mismo la Entidad requerirá al contratista seleccionado la garantía de responsabilidad civil extracontractual de acuerdo con la cláusula 17 con la siguiente especificación según la tabla 20:

Compradoras Amparo Suficiencia Vigencia

Responsabilidad civil extracontractual 200 SMMLV Duración de la Orden de Compra.

“El Proveedor debe actualizar el valor de la garantía cada año de acuerdo con la variación anual del SMMLV. La vigencia de la garantía de responsabilidad civil extracontractual debe corresponder mínimo a la vigencia de la Orden de Compra. Si la vigencia de la Orden de Compra es extendida el Proveedor debe extender la vigencia de esta garantía.” Es necesario la inclusión de estos amparos, en los porcentajes y vigencias antes señalados por Colombia Compra Eficiente en el Acuerdo Marco Vigente, porque la Entidad debe estar cubierta de los perjuicios derivados por el incumplimiento total o parcial a cargo del contratista por la no aplicación de la cláusula 11- Obligaciones de los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019. Así mismo por el cumplimiento tardío o defectuoso del mismo; el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria según lo establece la cláusula 20- Clausula penal del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019; también por el cumplimiento de las obligaciones laborales derivadas de la contratación de personal para la ejecución del contrato. 10. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL Teniendo en cuenta que la o las ordenes de compras derivadas del Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio de Aseo y Cafetería celebrado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, resulta ser la opción más favorable para la entidad, garantizando la selección objetiva del o de los respectivos proveedores según las condiciones establecidas en el Acuerdo, se tiene como cobertura por acuerdo comerciales, los estipulados en el numeral IX de los pliegos de condiciones de la Licitación CCENEG-021-1-2019, para seleccionar los proveedores de un Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería III, realizado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.

11. PLAN DE ADQUISICIONES Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El valor de las ordenes de compras resultantes del Acuerdo Marco de Precios para contratar el servicio integral de aseo, cafetería y la fumigación están amparadas por los Certificado de Existencia en el Plan Anual de Adquisiciones según la discriminación del cuadro siguiente, expedidos por el administrador del Plan de adquisiciones. Igualmente, en el cuadro a continuación de relacionan los Certificados de

23

Disponibilidad Presupuestal expedidos por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la entidad por el valor total de CINCUENTA Y DOS MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS TREINTA Y SEIS PESOS MCTE ($52.393.336,00) de la vigencia actual (2020):

REGION

PAA CDP VIGENCIA

2020 (24 de junio 2020)

VALOR

12 2020-196 34520 18.115.321,00

14 2020-194 34720 15.214.107,00

17 2020-195 34620 19.063.908,00

Total $52.393.336,00

Igualmente se cuenta con autorización de cupo para vigencias futuras vigencia 2021 y 2022 por valor total de $3.134.050.410,00 según oficio con radicado No. 2-2020-014248 de fecha 20 de abril de 2020, suscrito por el Director General del Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda, y la Asignación de Autorización de vigencias Futuras No. 6720, suscrita por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la entidad. 12. PLAZO DE EJECUCIÓN

La cláusula 14 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019 establece que:

“Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante el plazo del Acuerdo Marco y su prórroga, en caso de que ocurra,….” En caso de que una Entidad Compradora solicite al Proveedor la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería con un plazo adicional a la vigencia del Acuerdo Marco, todas las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco se entenderán extendidas hasta la fecha de vencimiento de la Orden de Compra que no puede ser mayor a seis (6) meses del vencimiento del plazo del acuerdo. Dado que la entidad se acoge a las condiciones citadas y que el acuerdo marco vence el día 27 de diciembre de 2021, el plazo de ejecución de las órdenes de compra se establece a partir de la firma del acta de inicio hasta el 27 de junio de 202227. En todo caso el plazo para la ejecución de las órdenes de compra será hasta el 27 de junio de 2022 contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución de las órdenes de compra establecidas en el literal “n” de la Cláusula 6-Acciones de la Entidad Compradora durante la Operación Secundaria del Acuerdo Marco de Precios y el numeral (ii) y (iii) de la cláusula 17 Garantía de cumplimiento a favor de las entidades compradoras y Garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual a favor de las entidades compradoras.

13. LUGAR DE EJECUCIÓN

La contratación del servicio integral de aseo y cafetería se recibirá en las sedes de la

Procuraduría Regional de San Andrés, Quibdó - Choco y Mitú - Vaupés.

El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá. D. C.

14. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO

Para efecto de la facturación y forma de pago de la orden de compra resultante del Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, se aplicará lo establecido en la cláusula 10 de dicho Acuerdo:

27 Fecha que no supera el límite establecido en la cláusula 14 del Acuerdo Marco de Precios CCE-972-AMP-2019, sin perjuicio que este sea

prorrogado por un (1) año más.

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“Los Proveedores deberán presentar mensualmente la factura a la Entidad Compradora del valor integral de los servicios prestados de Aseo y Cafetería indicando con claridad: (i) el precio del servicio del personal, (ii) el precio de los Bienes de Aseo y Cafetería, (iii) precio de los Servicios Especiales requeridos; (iv) el AIU; y (v) el IVA aplicable. La primera factura debe incluir la prestación del servicio durante el primer mes, contado a partir de la fecha de inicio pactada entre la Entidad Compradora y el Proveedor. El supervisor de la Entidad Compradora debe solicitar la evidencia del pago del salario y aportes al Sistema de Seguridad Social de los operarios dedicados a prestar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en sus instalaciones. El Proveedor debe facturar mensualmente el Servicio Integral de Aseo y Cafetería y presentar las facturas en la dirección indicada para el efecto por la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.”

15. IMPUESTOS, TASAS, CONTRIBUCIONES Y GRAVAMENES (ESTAMPILLAS).

De conformidad con lo establecido en el artículo 468 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 84 de la Ley 1819 de 2016. “La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del diecinueve por ciento (19%), la cual se aplicará también a los servicios, con excepción de los excluidos expresamente”, concepto que se tendrá en cuenta para la ejecución de la Orden de Compra. Sobre el presente asunto el Grupo de Cuentas de la Entidad se pronunció en el siguiente sentido mediante correo electrónico de fecha 24 de febrero de 202028:

“De manera atenta le informo que este tipo de contrato estará sujeto a las siguientes deducciones, según directrices de la División Financiera: Retención en la fuente: Por Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo. Tarifa 2% (Sobre AIU Mayor o igual a 4 UVT $142.000). DUR 1625 Art. 1.2.4.4.10. (Excepto Autorretenedores). Para los servicios de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, la tarifa de IVA será del 19% en la parte correspondiente al AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato. Art. 462-1. E.T. Retención de IVA, tarifa 15% (sobre el valor del 19% del IVA facturado). (Excepto Gran contribuyente). Retención de ICA, según archivo anexo para las sedes de la PGN (*) Retención por Estampillas Departamentales, según archivo anexo para las sedes de la PGN No se aplica retención por estampillas propias del Régimen Tributario del Distrito Capital”.

(*) En el Anexo 3: “Retención Ica, sobretasa bomberil y retención estampillas servicio integral de aseo, cafetería, insumos y servicios de fumigación para la PGN a nivel nacional - 2020”, del presente estudio se detalla la información del Grupo de Cuentas con la información de la Retención ICA, Sobretasa Bomberil y Estampillas, aplicable servicio integral de aseo, cafetería, insumos y servicios de fumigación, en las regiones de cobertura de PGN 12, 14 y 17 (San Andrés, Choco y Vaupés) información que ratificó el Grupo de Cuentas de la PGN el día 29 de mayo de 2020.29

Ubicación sedes donde se Adquieren Servicios

CONCEPTO

RETEICA SOBRETASA BOMBERIL

TARIFA

ESTAMPILLLAS

Departamento Municipios VR. BASE TARIFA VR.

BASE TARIFA OBSERVACIONES

Choco Quibdó servicios >=5 UVT 1,00%

Vaupés Mitú

28 Correo electrónico de la Coordinadora del Grupo de Cuentas de la PGN del 24 de febrero de 2020. 29 Ver Correo electrónico de la Coordinadora del Grupo de Cuentas de la PGN del 29 de mayo de 2020.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=68189#184

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=68189#184

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Ubicación sedes donde se Adquieren Servicios

CONCEPTO

RETEICA SOBRETASA

BOMBERIL TARIFA

ESTAMPILLLAS

Departamento Municipios VR. BASE TARIFA VR.

BASE TARIFA OBSERVACIONES

San Andrés San Andrés (*)

(*) En esta Región se aplica la exclusión IVA de qué trata el artículo 22 de la Ley 47 de 1993 y articulo 423 del ET en el territorio del Departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.

16. SUPERVISIÓN

No se requiere interventoría externa: en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la Entidad considera que no se requiere interventoría externa debido a que se cuenta con personal de planta idóneo y suficiente para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento de las Ordenes de Compras. La coordinación general será ejercida por el Jefe de la División Administrativa de la PGN, la supervisión será ejercida por los Coordinadores Administrativos de las Regionales de la Procuraduría en San Andrés, Choco y Vaupés. Sin embargo, la Coordinación del Grupo de Almacén e Inventarios y el coordinador del Grupo de Inmuebles, prestarán apoyo a la ejecución de las Órdenes de Compra. El Grupo de Almacén recibirá y gestionará el reporte de los insumos mensuales recibidos según las normas y reglamentos establecidos por la Entidad. Tramitará los ingresos y salidas de almacén hacia los coordinadores administrativos, de servicios generales y/o el responsable de su manejo en cada región o sede. De conformidad con lo dispuesto por el manual de contratación de la entidad, dichos funcionarios deben tener conocimiento y experiencia relacionada con el manejo de personal, recibo y distribución de elementos de aseo y cafetería, mantenimiento de instalaciones y fumigación. Según lo estipulado en el literal “o” de la cláusula 6, además del numeral “12.15” de la cláusula 12 del Acuerdo Marco, él o los funcionarios nombrados como supervisores deberán verificar el cumplimiento de las condiciones de la prestación del servicio integral de aseo y cafetería incluyendo las obligaciones laborales del o los proveedores y los requerimientos previstos en los documentos del proceso. 17. INDEMNIDAD

En la cláusula 24 del Acuerdo Marco se incluyó la cláusula de indemnidad que mantiene libre a la Procuraduría General de la Nación de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de las actuaciones del proveedor o de las de sus subcontratistas o dependientes: “El Proveedor se obliga a mantener libre e indemne a Colombia Compra Eficiente y a las Entidades Compradoras por cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones provenientes de terceros, que tengan como causa directa las actuaciones del Proveedor”. 18. LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

La liquidación de la orden de compra se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses siguientes a la fecha de terminación del plazo de vigencia establecido en el contrato. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Bogotá D. C, 8 de junio de 2020.

DIEGO ALONSO BERNAL ACOSTA JORGE LUIS GALVIS ORTIZ Jefe de la División Administrativa Asesor División Administrativa

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Anexos del Estudio: Anexo 1: Solicitud de servicios y cantidades de elementos Regiones de cobertura del 12, 14 y 17.

Anexo 2: Homologación entre la Regiones de cobertura del Acuerdo Marco y las Regionales de la PGN. Anexo 3: Retención Ica, sobretasa bomberil y retención estampillas servicio integral de aseo, cafetería, insumos y servicios de fumigación para la PGN a nivel nacional

Anexo 4: Otros documentos anexos

Anexos del Acuerdo Marco: Anexo 1: Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería- Proceso contratación CCENEG-

021-1-2019. Anexo 2: Perfiles funciones y formación del personal. Anexo 3: Fichas técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería- Proceso contratación CCENEG-

021-1-2019

procuraduria general de la nacion estudios previos …

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