proceso administrativo 1
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¿QUÉ ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?
ES UNA SECUENCIA DE ETAPAS
APEGADAS A UNA LÓGICA,
QUE ABORDAN LOS ASPECTOS FUNDAMENTALES
DE LA ADMINISTRACIÓN PARA SU APLICABILIDAD.
S. rangel
EL PROCESO ADMINISTRATIVO, POR LO TANTO,
COMPRENDE VARIAS FUNCIONES O ETAPAS
INDISPENSABLES DE CONOCER,
PARA APLICARLAS A CUALQUIER ESTRUCTURA
Rojas y Aguilar
ETAPAS EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA MECANICA ESTÁ CONSTITUIDA POR LA FASES DE:
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
LA DINÁMICA ESTÁ FORMADA POR LAS FASES DE :
DIRECCIÓN
CONTROL
¿QUÉ TENEMOS QUE PREGUNTARNOS EN CADA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO?
PLANEACIÓN ¿Dónde estamos?
¿Dónde queremos estar?
ORGANIZACIÓN ¿Cómo se va hacer?
DIRECCIÓN ¿Cómo asegurar que se haga?
CONTROL ¿Cómo se revisa la realización
de la tarea?
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS
Objetivos
Mécanica Planeación Políticas
Procedimentos
Programas
Presupuestos
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS
División del trabajo
Jerarquías
Mecánica Organización Departamentalización
Funciones y obligaciones
Coordinación
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS
Aspectos humanos
Motivación
DINAMICA DIRECCIÓN Comunicación
Toma de decisiones
Supervisión
PLANEACIÓN
ETAPAS:
DIAGNÓSTICO
MISIÓN
VISIÓN
FILOSOFÍA
VALORES
PLANEACIÓN
ES SUMAR:
POLÍTICAS
+ OBJETIVOS
+ METAS
+ FUNCIONES
+ PROCEDIMIENTOS
+ PRESUPUESTO
= PROGRAMA
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
* PRECISIÓN
* VIABILIDAD
* FLEXIBILIDAD
* CONSISTENCIA
* RENTABILIDAD
* INVOLUCRAMIENTO Y PARTICIPACIÓN
GLOSARIO DE PLANEACIÓN
POLÍTICA: CRITERIOS GENERALES QUE TIENEN POR OBJETO ORIENTAR LA ACCIÓN.
OBJETIVO: REPRESENTA LO QUE SE ESPERA ALCANZAR EN EL FUTURO COMO RESULTADO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
ESTRATEGIA: ES UN MODO DE RAZONAMIENTO LÓGICO QUE PERMITE CLARIFICAR SITUACIONES Y SELECCIONAR MEDIOS Y RECURSOS CON LA INTENCIÓN DE ALCANZAR UN OBJETIVO.
FUNCIÓN: ES UN SECTOR DE RESPONSABILIDAD ESPECÍFICA DE CADA GRUPO PROFESIONAL TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO QUE COMPRENDE UNA O VARIAS ACTIVIDADES QUE SE ORIENTAN HACIA OBJETIVOS DETERMINADOS.
PROCEDIMIENTOS: SON AQUELLOS PLANES QUE SEÑALAN LA FRECUENCIA CRONOLÓGICA MÁS EFICIENTE PARA OBTENER LOS MEJORES RESULTADOS EN CADA FUNCIÓN CONCRETA DE UNA EMPRESA
PRESUPUESTO: ES UN PLAN PRESENTADO EN FORMA FINANCIERA PARA LA EJECUCIÓN DE UN PROGRAMA (DE SALUD) EN UN PERIODO DETERMINADO.
PROGRAMA: SERIE COHERENTE DE ACTIVIDADES (DE SALUD) QUE RESPONDEN A UNO O VARIOS OBJETIVOS FORMULADOS PARA OBTENER EFECTOS DESEADOS PARA SOLUCIONAR O MODIFICAR UN PROBLEMA (DE SALUD).
ORGANIZACIÓN
SEGUNDA ETAPA DEL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN Y SEGÚN ALGUNOS AUTORES
LA DEFINEN:
TERRY.- “ES EL ARREGLO DE LAS FUNCIONES QUE SE ESTIMAN NECESARIAS PARA LOGRAR UN
OBJETIVO Y UNA INDICACIÓN DE LA AUTORIDAD Y LA RESPONSABILIDAD ASIGNADOS A LAS PERSONAS QUE TIENEN A SU CARGO LA
EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES RESPECTIVAS”
ORGANIZACIÓNSEGUNDA ETAPA DEL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN Y SEGÚN ALGUNOS AUTORES LA DEFINEN:
SHELDON.- “EL PROCESO DE COMBINAR EL TRABAJO QUE LOS INDIVIDUOS O GRUPOS DEBEN EFECTUAR CON LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA SU EJECUCIÓN, DE TAL MANERA QUE LAS LABORES QUE ASÍ SE EJECUTEN SEAN LOS MEJORES MEDIOS PARA LA APLICACIÓN EFICIENTE SISTEMÁTICA, POSITIVA Y COORDINADA DE LOS ESFUERZOS DISPONIBLES.”
KOONTZ Y O’ DONNEL.- “ES AGRUPAR LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ALCANZAR CIERTOS OBJETIVOS... Y COORDINAR TANTO EN SENTIDO HORIZONTAL COMO VERTICAL, TODA LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.”
ORGANIZACIÓN
SEGÚN REYES PONCE:
ES LA ESTRUCTURACIÓN TÉCNICA DE LAS
RELACIONES QUE DEBEN EXISTIR ENTRE LAS
FUNCIONES, NIVELES Y ACTIVIDADES DE LOS
ELEMENTOS MATERIALES Y HUMANOS DE UN
ORGANISMO SOCIAL, CON EL FIN DE LOGRAR SU
MÁXIMA EFICIENCIA DENTRO DE LOS PLANES Y
OBJETIVOS SEÑALADOS.
LA ORGANIZACIÓN SE CONCEPTUA COMO UNA
“ESTRUCTURA” Y COMO UN “PROCESO”, Y EN LA
DIVISIÓN CUATRIPARTITA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO (PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN,
DIRECCIÓN Y CONTROL) LA ORGANIZACIÓN
COMPRENDE DETERMINAR LA ESTRUCTURA DE
FUNCIONES, NIVELES JERÁRQUICOS Y
OBLIGACIONES, ASÍ COMO LA SELECCIÓN,
INTRODUCCIÓN Y ARTICULACIÓN DE LOS
ELEMENTOS REALES.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
* FORMAL.
“ES UNA ESTRUCTURA PLANEADA QUE
INTENTA DE MANERA DELIBERADA ESTABLECER
UN PATRÓN DE RELACIONES ENTRE SUS
COMPONENTES, EL QUE CONDUCIRÁ AL LOGRO
EFICAZ DEL OBJETIVO. ES RESULTADO DE UNA
DECISIÓN EXPLÍCITA.”
*
ORGANIZACIÓN INFORMAL.
“COMPRENDE AQUELLOS ASPECTOS DEL SISTEMA
QUE NO HAN SIDO FORMALMENTE PLANEADOS,
PERO QUE SURGEN ESPONTANEAMENTE EN LAS
ACTIVIDADES E INTEGRACIONES DE LOS
PARTICIPANTES,EN LA ORGANIZACIÓN.
LAS ORGANIZACIONES SEGÚN SUS FINES SE CLASIFICAN
1)POLITICAS
2)ECONÓMICAS
3)EDUCATIVAS Y CULTURALES
4)RELIGIOSAS
5)DE FINES SOCIALES
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN* ESPECIALIZACIÓN.
“CUANTO MÁS SE DIVIDE EL TRABAJO, DEDICANDO A CADA EMPLEADO A CADA ACTIVIDAD MÁS LIMITADA Y CONCRETA, SE OBTIENE MAYOR EFICIENCIA, PRECISIÓN Y DESTRÉZA.”
* UNIDAD DE MANDO.
“PARA CADA FUNCIÓN DEBE EXISTIR UN SOLO MANDO.”
* EQUILIBRIO DE AUTORIDAD – RESPONSABILIDAD.
“DEBE PRECISARSE EL GRADO DE RESPONSABILIDAD QUE CORRESPONDE AL JEFE DE CADA NIVEL JERÁRQUICO, ESTABLECIÉNDOSE AL MISMO TIEMPO LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE A AQUELLA.”
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN – CONTROL.
“A CADA GRADO DE DELEGACIÓN DEBE CORRESPONDER EL ESTABLECIMIENTO DE LOS CONTROLES ADECUADOS PARA ASEGURAR LA UNIDAD DE MANDO.”
* DEFINICIÓN DE PUESTOS.
“DEBEN DEFINIRSE POR ESCRITO LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES QUE CORRESPONDEN A CADA PUESTO, ENTENDIENDO POR ESTE LA UNIDAD DE TRABAJO IMPERSONAL ESPECÍFICO.”
DIRECCIÓN
TERCERA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL
QUE SE LOGRA LA REALIZACIÓN EFECTIVA DE TODO LO
PLANEADO, POR MEDIO DE LA AUTORIDAD DEL
ADMINISTRADOR, EJERCIDA A BASE DE DECISIONES, YA
SEA TOMADAS DIRECTAMENTE O DELEGANDO DICHA
AUTORIDAD, Y SE VIGILA DE MANERA SIMULTANEA QUE
SE CUMPLAN EN LA FORMA ADECUADA TODAS LAS
ÓRDENES EMITIDAS.
SE CONCEPTUALIZA,COMO EL ACTO DE
CONDUCIR,ADMINISTRAR U ORIENTAR EL TRABAJO DE
LOS DEMAS
OTROS AUTORES DEFINEN A LA DIRECCIÓN COMO:
KOONTZ Y O’ DONNELL; “LA FUNCIÓN EJECUTIVA
DE GUIAR Y VIGILAR A LOS SUBORDINADOS.”
CHESTER BARNARD; “EL COORDINAR LOS
ESFUERZOS ESENCIALES DE AQUELLOS QUE
INTEGRAN EL SISTEMA COOPERATIVO.”
FASES O ETAPAS DE LA DIRECCIÓN
DELEGACIÓN
AUTORIDAD
COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
ARMONIA DEL OBJETIVO O COORDINACIÓN DE
INTERESES
IMPERSONALIDAD DEL MANDO
VIA JERÁRQUICA
RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS
APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO
PRINCIPIOS DEL CONTROLEQUILIBRIO.- A CADA GRUPO O DEPARTAMENTO EN LOS DISTINTOS NIVELES JERARQUÍCOS SE LE DEBE PROPORCIONAR EL GRADO DE CONTROL
CORRESPONDIENTE
DE LOS OBJETIVOS.- EL CONTROL EXISTE EN FUNCIÓN DE LOS OBJETIVOS, ES UN MEDIO PARA
ALCANZAR EL FIN PERSEGUIDO
DE LA OPORTUNIDAD.- EL CONTROL PARA SU EFICACIA NECESITA SER OPORTUNO O SEA QUE, DEBE APLICARSE ANTES DE QUE SE EFECTÚE EL
ERROR
PRINCIPIOS DEL CONTROLDE LA DESVIACIÓN .-TODAS LAS DESVIACIONES
QUE SE PRESENTEN EN RELACIÓN CON LOS PLANES DEBEN SER ANALIZADOS DETALLADAMENTE DE TAL MANERA QUE SEA POSIBLE CONOCER LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINARON,CON EL FIN DE TOMAR LAS
MEDIDAS NECESARIAS PARA EVITARLAS EN EL FUTURO.
DE EXCEPCIÓN .- EL CONTROL DEBE APLICARSE A LAS ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS, A FIN DE
ABATIR COSTOS Y REDUCIR EL TIEMPO DELIMITANDO CUÁLES FUNCIONS ESTRATÉGICAS
REQUIEREN CONTROL.
DE LA FUNCIÓN CONTROLADA.- SE REFIERE A QUE LA PERSONA O LA FUNCIÓN A REALIZAR EL
CONTROL NO DEBE ESTAR INVOLUCRADO CON LA ACTIVIDAD A CONTROLAR
CONTROL
ESTABLECIMEINTO DE ESTÁNDARES
MEDICIÓN
CORRECCIÓN
RETROALIMENTACIÓN
SÍNTOMAS DE CONTROL INADECUADO
1. QUEJAS CONSTANTES SOBRE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS.
2. PROCESO PRODUCTIVO BUROCRATIZADO Y DEPENDIENTE DE AUTORIZACIONES EXCESIVAS.
3. FALTA DE INICIATIVA DE LOS FUNCIONARIOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS: SUMISIÓN, ALINEACIÓN Y PASIVIDAD.
4. DESPERDICIOS Y DAÑOS EN INSTALACIONES Y EQUIPOS
5. DEMANDAS Y NECESIDADES NO ATENDIDAS.
1. CONTROL EXCESIVO DE PROCEDIMIENTOS Y DETALLES DE TRABAJO.
2. EL CONTROL PROCURA VERIFICAR LA OBEDIENCIA
3. DIRIGENTES O JEFES GASTAN GRAN PARTE DE SU TIEMPO EN ACTIVIDADES DE CONTROL.
4. CONDICIONES DE SEGURIDAD INADECUADAS.
5. INSATISFACCIÓN EXCESIVA DE LOS FUNCIONARIOS SOBRE LÍMITES PARA LA EJECUCIÓN DE SUS TAREAS.
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS
Estudio de estándares
Medición
Dinámica Control Comparación
Corrección
Retroalimentación
No digas: esImposible,
Dí: no lo he Hecho
Todavia
Prov. japonés