1 proceso administrativo mtra. delfina sÁnchez valle
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PROCESO ADMINISTRATIVO
MTRA. DELFINA SÁNCHEZ VALLE
La administración consiste en todas las actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir, la manera en la cual se tratan de alcanzar las metas u objetivos con la ayuda de las personas y de las cosas, mediante el desempeño de ciertas labores esenciales como lo son: la planeación, la dirección y el control.
Planear implica que el pequeño empresario ponga orden y sentido común a sus actividades; se basa primordialmente en un plan o método, no en una corazonada. Para realizar la planeación basta con responder estas
interrogantes: ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Cuándo hacerlo? ¿Por qué hacerlo?
3.1 Generalidades de la Administración
Es toda aquella organización o grupo que realiza actividades comerciales e industriales y que provee bienes y servicios para mantener y mejorar la calidad de vida de las personas.
Estas empresas son ejemplo de:
Empresa
El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificación y control
La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce generalmente como el factor individual más importante en su éxito a largo plazo. El logro de la empresa se mide en términos del logro de sus metas.
La administración puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y el capital. El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
3.2 El Proceso Administrativo
La responsabilidad de la administración respecto a especificar y coordinar las metas y objetivos, es igual independiente del tipo de empresa de que se trate, ya sea de servicios, comercial, industrial, con fines de lucro o sin fines de lucro.
El éxito de una empresa - mercantil u otra organización - depende de la gente relacionada con la misma, incluyendo tanto a los administradores como a los demás empleados, ya que todas estas personas se encuentran comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la empresa. Así pues, la “gente” constituye la parte más crítica de la administración – no la tierra, los edificios, el equipo o los materiales. Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente auténtico de trabajo y motivar positivamente a la gente determinan, en gran medida, el éxito de la mayor parte de las empresas.
3.2 El Proceso Administrativo
El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.
3.2 El Proceso Administrativo
Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
Funciones del Administrador
El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Funciones del Administrador
Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Proceso Administrativo
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato
Proceso Administrativo
Proceso Administrativo, según Fayol
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse.
3.3 Planear
La planeación empieza cuando la pequeña empresa necesita o desea algo. Establecer una o varias metas.
Definir la situación actual. Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas. Desarrollar un plan o los medios de acción para alcanzar las metas. Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o
paralelas, indicando para cada una de ellas: tiempo de inicio y duración; responsables y equipo de trabajo y recursos necesarios.
Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos y resultados concretos planeados.
Proceso de Planeación
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.
3.4 Organizar
Una vez que el empresario conoce todo lo que hace en ese puesto, puede determinar qué características debe tener la persona que lo va a ocupar; por lo que en esta etapa el proceso debe iniciar detallando el trabajo a realizar.
División del trabajo Combinaciones de tareas (departamentalización) Coordinación del trabajo Seguimiento y reorganización Respondiendo siempre a las interrogantes de: ¿Qué se
haría en ese puesto?¿Cómo se haría ese trabajo?¿Con qué se haría ese trabajo?¿Dónde se haría ese trabajo?
Proceso de Organización
Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.
3.5 Integrar
Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.
3.6 Dirigir
Los tres elementos básicos de la función de la dirección son: liderazgo, motivación y comunicación.
El liderazgo es la capacidad de persuadir a otro de buscar con entusiasmo objetivos definidos.Tipos de líderes: autoritarios:autoritarios: lo que el jefe dice se
hace y punto. El líder autocrático centraliza el poder y la toma de decisiones en sí mismo.
Líderes democráticosLíderes democráticos: el jefe considera la opinión de los empleados y entre todos toman una decisión. Los líderes democráticos descentralizan la autoridad a la vez que comparten responsabilidades con sus empleados.
Elementos de la Dirección
Líderes “déjalo ser”:Líderes “déjalo ser”: este tipo de líderes les dicen a sus empleados que resuelvan los problemas como puedan. Evitan el poder y la responsabilidad y dependen fundamentalmente del grupo, dejando que éste determine sus propias metas y resuelva sus propios problemas.
La Motivación: es el impulso de una persona para entrar en acción, porque desea hacerlo para satisfacer sus necesidades. Consiste en encontrar las necesidades de un trabajador y de ayudarlo a satisfacerlas.
La Comunicación: es la transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante símbolos convencionales, lo que propicia el entendimiento entre una persona y otra.
Elementos de la Dirección
Elaboración de una idea: Elaboración de una idea: pensamiento que el emisor desea transmitir.
Codificación: Codificación: se determina el método de transmisión para organizar las palabras y los símbolos en forma adecuada.
Transmisión:Transmisión: se utiliza un medio para enviar el mensaje.
Recepción:Recepción: una persona recibe el mensaje.Decodificación:Decodificación: se interpreta el mensaje.Uso:Uso: esta última etapa consiste en que el
receptor utilice el mensaje recibido.
Proceso de Comunicación
El señor Pánfilo López es propietario de unacadena de restaurantes; él le comentó a su secretaria que posiblemente cerrarían un restaurante porque le resultaba incosteable.
La secretaria les dijo a tres empleados que cerrarían uno de los restaurantes, por lo que habría reajuste de personal.
¿Qué efectos causará este comentario entre los empleados?¿Hubo mala comunicación?
Ejercicio:
El pequeño empresario cuenta con un proceso de toma de decisiones que le sirve de guía ante problemas u oportunidades.
El primer paso en el proceso de toma de decisiones es diagnosticar y definir el problema.
Obtener y analizar hechos relevantes.Desarrollar opciones/alternativas.Evaluar esas opciones/alternativas.Seleccionar la mejor opción.Analizar posibles consecuencias de la decisión.Poner en práctica la decisión.
Proceso de Toma de Decisiones
Suponga que Juan Pérez es dueño de una fábrica de juguetes; estamos en época de navidad y los empleados no han terminado de producir los tres tipos de juguetes que se supone tendrán mucha aceptación entre los niños.Los empleados siguen trabajando a ritmo normal, pero Juan Pérez sabe que tiene tres días para terminar la producción total.De acuerdo con los pasos del proceso de toma de decisiones, defina cuál es el problema y seleccione la mejor decisión, para que sea puesta en práctica inmediatamente.
Ejercicio:
Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.
Consiste en establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.
El control tiene como fin señalar las debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición.
El pequeño empresario puede observar directamente a sus empleados con la ayuda de personal especializado para conocer si se está realizando el trabajo correctamente.
3.7 Controlar
Los elementos del control pueden ser de diferentes naturaleza:Cantidad: número de unidades a producirCalidad: grado de eficiencia de los
trabajadoresUso de tiempo: tiempo que insume la venta
del nuevo producto/servicio.Costo: que el momento de fabricación no
sobrepase los $____ en un periodo normal de trabajo.
Elementos del Control
La Etapa de Dirección por Julio Carreto
La Etapa de Toma de Decisiones por Julio Carreto
La Etapa de Integración por Julio Carreto
La Etapa de Integración por Julio Carreto
La Etapa de Motivación, Maslow