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Procedimiento Pago
Proveedores
CODIGO PROC –PP– 10
Procedimiento de Pago Proveedores
Código :PROC-PP
Versión :10
Vigencia : 16.01.2015
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PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES
1. Objetivo
Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de
la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Se aplica desde la recepción de la Orden de Compra o factura o Boleta de
honorarios, hasta la entrega física de cheque por tesorería.
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO DEFINICIÓN
Proveedores Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la
CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.
Orden de compra
(OC)
Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los
servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.
Factura Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios
y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura.
Boleta de
Honorarios ( BH)
Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los
servicios, detallados en la BH.
Pago anticipado
al proveedor
Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos,
materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o
insumos, materiales por parte del proveedor.
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CONCEPTO DEFINICIÓN
El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la
factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.
Obligación Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria.
Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH
Egreso
Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o
prestador de servicio
Imputar
Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación
Operación Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura
4. Funciones y Responsabilidades
Dueño del proceso: Jefe Departamento de Finanzas
Responsable del proceso: Director de Administración y Finanzas
Jefe de Finanzas
Responsabilidad: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores;
registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la
confección y resguardo de la documentación del respaldo.
Director de Administración y Finanzas
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Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos
para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.
Encargado Unidad de Adquisiciones
Responsabilidad: Coordinar las acciones del equipo de trabajo y realizar
directamente las acciones que así lo requieran, administrando, gestionando y
controlando totas las compras solicitadas por las diferentes áreas de la Corporación
Municipal de Lo Prado
Tesorero
Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria.
Informar los pagos realizados a proveedores a Contabilidad y Adquisiciones.
Administrativo Tesorería
Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega
al proveedor
Unidad Contabilidad
En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento
llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque
Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable.
Directores de área:
Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados por 2
de 3 directores.
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5. Diagrama de Flujo de proceso
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6. Descripción de Actividades
Etapa
Descripción Evidencias
1 Envío de Orden de Compra a Contabilidad: Adquisiciones
envía por libro de correspondencia la orden de compra ya
aprobada por la jefatura, para realizar un documento llamado
“Obligación”.
Documento de
obligación
2 Egreso para Orden de Compra: Contabilidad se encarga de
emitir el egreso contable.
Egreso Contable
3 Tesorería: El administrativo de Tesorería recibe el egreso
contable de Contabilidad, emitiendo el cheque, por medio del
sistema contable, el que se debe firmar por dos de las tres
firmas disponibles para tales efectos (Secretario General, DAF,
Director de Salud). Una vez realizado este trámite, el o los
cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago.
Comprobante del
cheque
4 Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se solicita el
carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple
que autorice el retiro) y por seguridad se prefiere fotocopiar
los cheques y carnet de identidad del proveedor que solicita
el pago, verificando que los datos sean correctos. Una vez
finalizado este trámite se adjuntan a los documentos las
fotocopias y se envían para su archivo al departamento de
contabilidad.
Comprobante de
cheque firmado
5 Anticipo de Proveedor: estas obligaciones, requieren de un
respaldo tributario (facturas), los cuales son ingresados al
sistema de contabilidad. Una vez que se cuenta con la factura,
el área de tesorería envía el egreso a Contabilidad para que se
genere el traspaso contable. Posterior a esto, son archivados
ordenados por su número de egreso.
Egreso contable
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6 Control Pago de Proveedores: El Jefe del Departamento de
Finanzas trabaja en base a una planilla Excel, los datos de
deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa
información es extraída del software de Contabilidad y
cotejada con los archivadores de facturas pendientes e
informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a
Contabilidad.
Planilla Excel
Deuda en Proceso
7 Control de Pago a Proveedores: El Jefe del Departamento de
Finanzas solicita a los proveedores enviar la deuda vigente
con la Corporación, información que es contrastada con los
egresos pagados e usuarios del servicio.
E-mail solicitud
deuda vigente
8 Control de Pago de Proveedores: De manera diaria
Contabilidad envía un Informe, por e-mail, de las obligaciones
efectuadas en el día.
Informe por
9 Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda
real de un proveedor y de acuerdo a los plazos vencidos, se da
prioridad de pago, por lo cual es el Director de Administración
y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar
del proveedor.
Egresos contables
10 Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los
egresos de pagos, se rebaja la deuda de la planilla Excel
“Deuda en Proceso”.
Planilla Excel
Deuda en Proceso
7. Control de registros
Identificación
Almacenamiento
Disposición Lugar
/responsables
Medio de
Soporte Protección Recuperación
Tiempo de
Retención
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Identificación
Almacenamiento
Disposición Lugar
/responsables
Medio de
Soporte Protección Recuperación
Tiempo de
Retención
Obligación
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
físico y/o
electrónico
Software
Contable/
Gaveta Of.
De
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador de
egresos/ Nº
de egresos
Digital:
Software
contable/
modulo
compras y
ventas/obliga
ciones/N° de
obligaciones
1 año Bodega de
Contabilidad
Comprobante
de Egreso
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
físico y/o
electrónico
Software
Contable/
Gaveta Of.
De
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Nº de egreso
Digital:
Software
contable/
modulo
Contabilidad/
búsqueda de
comprobante
1 año Bodega de
Contabilidad
Egreso
Cheque
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Físico
Gaveta Of.
De
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador
1 año Bodega de
Contabilidad
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Identificación
Almacenamiento
Disposición Lugar
/responsables
Medio de
Soporte Protección Recuperación
Tiempo de
Retención
Egresos/ Nº
de egreso
Factura de
compra
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
físico
Gaveta Of.
de
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador de
egresos /Nº
de egreso
1 año Bodega de
Contabilidad
Orden de
compra
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Físico
Gaveta Of.
de
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador
Egresos/ Nº
de egreso
1 año Bodega de
Contabilidad
Traspaso
contable
Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas
Físico
Gaveta Of.
de
Contabilidad
Físico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador
Egresos/ Nº
de egreso
1 año Bodega de
Contabilidad
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8. Indicadores de Cumplimiento
9. Referencias
No hay
10. Anexos Anexo 1: Formato Obligación (según sistema) Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema) Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema) Anexo 4: Factura de compra (según proveedor) Anexo 5: Orden de compra (según sistema) Anexo 6: Traspaso contable (según sistema)
DESCRIPCIÓN INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO META
ÁMBITO
DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
Mide la cantidad de facturas
pendientes de pago (N° de facturas pagadas /total de facturas
recepcionada ) *100
30% Producto
Eficacia
Mensual
Mide la cantidad de cheques
pendientes de retirar en carpeta
(N° de cheque pendientes de entregar a
proveedores / total de cheques emitidos )
*100
≤ 5% Producto
eficiencia Mensual
Mide la cantidad de facturas con
copia legalizadas (N° de facturas notarizada / total de facturas
recepcionadas) *100
≤ 5% Producto
eficiencia Mensual
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11. Aprobación y Control de los Cambios
Fecha Modificaciones
Responsable Fecha de
aprobación de la modificaciones
Responsable Fecha de la
implementación de la modificación
Responsable
16.01.2015 Responsable del
proceso 16.01.2015
Secretario
General 16.01.2015
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión Fecha Principales Puntos Modificados
Resumen de Modificaciones
00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada
01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.
Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad
02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios
Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la
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dirección Política de calidad
03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales
04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones
- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.
05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad
- Modificación del Objetivo y campo de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC
- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del servicio
- Complementación de los términos y definiciones
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- Actualización del sistema de Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos
- Complementación del proceso realización del servicio
- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.
06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado
- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama
07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem
Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.
08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional
Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros
09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3
Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional)
10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4
Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales,
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revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.