TIC1

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

Y LAS COMUNICACIONES I

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA

Planeacin de una Presentacin

Efectiva

TIC1

INTRODUCCIN

Todos los profesionales, en algn momento del

ejercicio profesional, debemos realizar

presentaciones de temas de nuestra

especialidad; el punto es, cmo hacerlo y

quedar bien ante la audiencia.

TIC1

OBJETIVOS

GENERAL:

Conocer cmo planificar una presentacin

efectiva.

ESPECFICOS:

Conocer los elementos de una buenapresentacin.

Conocer las normas requeridas paracrear una presentacin.

Aplicar las normas para crearpresentaciones efectivas.

TIC1

QU ES UNA PRESENTACIN?

En trminos generales, una presentacin es un

acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el

propsito de proporcionar informacin, ayudar a

comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a

las personas para que lleven a cabo algn tipo

de actuacin.

TIC1

CONT.

El Propsito de toda presentacin es

comunicar ideas, dichas ideas son a grandes

rasgos de tres tipos:

Motivacin

Informacin

Inspiracin

TIC1

Motivacin: Motivar a la audiencia a realizar algo, como

votar por un determinado candidato, comprar un producto,

etc.

Informacin: Nuestro objetivo o intencin es transmitir

algn conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a

conocer un programa informtico o un informe financiero.

Inspiracin: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en

algo, como una filosofa, las bondades de un nuevo

producto, etc.

CONT.

TIC1

ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN

Existen tres elementos para una buena presentacin:

el contenido, el diseo y la exposicin.

Para hacer que la presentacin sea brillante debe

producirse una sinergia de esos tres elementos.

Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma

importancia. Su presentacin no ser sobresaliente a

no ser que se haya ocupado convenientemente de

esos tres elementos.

TIC1

Una vez que sepa de qu va a tratar su

presentacin, por qu va a hacer la

presentacin y a quin va dirigida, es hora de

hacer algunas indagaciones.

Empiece a hacer su investigacin lo ms pronto

posible. Tmese tiempo para recopilar cualquier

contenido que necesite con el fin de preparar

adecuadamente su presentacin.

EL CONTENIDO

TIC1

Mientras investiga el tema, se encontrar con

distintos tipos de informacin. Algunos slo los

utilizar para conocer mejor su rea temtica o a

las personas a las que expone su presentacin. El

resto, los usar en su presentacin. Pero no toda

la informacin tiene la misma importancia.

Debera ser capaz de clasificar toda la

informacin que vaya a usar en dos categoras: la

que necesita saber y la que conviene saber.

CONT.

TIC1

Tenga en cuenta a laaudiencia.

Conocer a la audiencia

tambin le ayudar a

clasificar la informacin en

necesaria y conveniente.

Asegrese siempre de que

conoce a su pblico antes

de clasificar la informacin.

CONT.

TIC1

Elaborar un borrador dela investigacin.

Una vez que haya

completado su

investigacin, el siguiente

paso es organizarla en un

borrador. El borrador no es

ms que una ordenacin

lgica de una serie de

pasos.

CONT.

TIC1

Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un

borrador, es hora de convertirlo en una presentacin.

El diseo es la arquitectura de las diapositivas y de

los elementos de apoyo grfico.

Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su

audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.

Desarrolle su punto mientras habla y no presente

toda la informacin en la diapositiva.

EL DISEO

TIC1

QU MEDIO UTILIZAR?

Las presentaciones pueden realizarse utilizando

muchos medios diferentes. Algunos de los medios

posibles para nuestras presentaciones son los

siguientes:

Diagramas

Presentaciones en pantalla

Transparencias

Pelculas o cintas de video

TIC1

UTILIZACIN DE DIAGRAMAS

Los diagramas son hojas de papel independientes

unidas por un margen, en la que cada una de

ellas contiene un paso de la presentacin.

Cuando avanzamos en la presentacin, vamos

pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de

presentacin, los diagramas permiten que la

audiencia nos escuche y vea todo lo que

queremos comunicarle.

TIC1

PRESENTACIONES EN PANTALLA

Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas

constan de una serie de imgenes presentadas en la pantalla

de la computadora.

Para un pequeo grupo de personas, aproximadamente cinco o

seis una presentacin en pantalla tiene muchas ventajas.

Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,

ya que pueden realizar cambios en la presentacin en los

ltimos minutos antes de mostrarla.

Todo el equipo que necesita para dar una presentacin es su

computadora y el monitor.

TIC1

Las transparencias son fciles de preparar y

pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen

correctamente.

Cuando preparemos transparencias tengamos en

cuenta que stas deben ser fciles de ver desde la

ltima fila del auditorio.

PREPARACIN DE TRANSPARENCIAS

TIC1

Las pelculas y cintas de vdeo representan un

medio de presentacin sofisticado ya que permiten

movimiento; pero a la vez es ms caro.

Mientras que una presentacin de diapositivas se

puede crear en unos cuantos das y a un coste de

unos cientos de dlares, una presentacin en

pelcula o en cinta de vdeo cuesta varios miles de

dlares por minutos de proyeccin.

PRODUCCIN DE PELCULAS O CINTAS DE VIDEO

TIC1

Los usuarios de un software de presentacin tal

como PowerPoint se sienten tentados a veces a

poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y

software y de sus habilidades en su uso, en lugar de

concentrar su atencin en el mensaje que desean

relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de

manifiesto sus habilidades.

A continuacin se muestran algunas normas

importantes a seguir cuando cree una presentacin:

CONT.

TIC1

Limitemos la cantidad de informacin en cadadiapositiva. Idealmente, slo deberamos colocaren cada diapositiva un elemento de informacin.

No debemos presentar una lista completa depalabras clave. Si lo hacemos, mientras estemoshablando sobre el primer punto, nuestros oyentesestarn leyendo la lista y tendrn curiosidad porsaber lo que vamos a decir en los otros puntos.

MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

TIC1

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar anuestra audiencia con demasiada informacin ydebera asegurar que todos los miembros de supblico puedan ver y leer el texto.

La regla consiste en no tener ms de ocho lneasde texto por diapositiva y no ms de ochopalabras por lnea.

Es posible ajustar un poco esta regla,dependiendo de la fuente que utilice.

AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

TIC1

Si le han asignado cierta cantidad de tiempopara su presentacin, debe empezar por elfinal. Independientemente de cuntainformacin tenga en su borrador, ustedpuede presentar slo la informacin que seajuste al tiempo que disponga.

TENER EL NMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

TIC1

Reduciendo el nmero de palabras,

podemos asegurar que nuestro texto sea

fcil de leer.

Miremos la pantalla desde la ltima fila de

la sala en donde realizaremos la

presentacin.

REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN

TAMAO DE LETRA GRANDE

TIC1

Seleccionemos un esquema de color y un

diseo bsico y mantengmoslo inalterable

durante toda la presentacin.

No tenemos por que impresionar a nuestra

audiencia con todos los colores y diseos

que podemos realizar.

Impresionmosla con nuestro mensaje!

REALIZAR UNA COMPOSICIN GRAFICA CONSISTENTE

TIC1

Si nuestra presentacin contiene unainformacin financiera o cualquier otra queimplique nmeros, utilicemos grficos ydiagramas siempre que sea posible.

Un buen diseo grfico o un diagrama puedetransmitir el mensaje instantneamente,mientras que las tablas de nmeros sondifciles de leer e interpretar.

MOSTRAR GRFICAMENTE LOS DATOS NUMRICOS.

TIC1

No abusar del logotipo de la empresa.

Generalmente cuando estamos hablando

no estamos repitiendo constantemente

nuestro nombre en cada frase.

De forma similar, no es necesario

visualizar el nombre de nuestra empresa

en cada una de las diapositivas.

TIC1

Utilizar tantas imgenes o dibujos como sea posible.

Nuestra audiencia encontrar que la presentacin

es ms interesante e informativa si ilustramos los

datos.

Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.

La imagen de la pantalla debera siempre

complementar nuestras palabras, al igual que nuestras

palabras deberan complementarse con la imagen.

TIC1

Eliminar distracciones

Use transiciones naturales

La presentacin debe tener el mnimoposible de sonidos y animaciones

No utilice colores brillantes, sobre todocolores primarios

TIC1

Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su

presentacin. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas

excelentes, ahora va a exponer toda su informacin; aqu es

donde todo se ensambla.

La exposicin es la explicacin y desarrollo de un tema con el

propsito de informar rigurosa y objetivamente sobre l.

Es una importante forma de comunicar y de transmitir

informacin.

LA EXPOSICIN

TIC1

Los siguientes consejos te ayudarn a preparar

una buena exposicin/ponencia:

1- Prepara la intervencin

Esto es elemental, no se

puede hablar sobre un

tema si no se sabe nada.

Lo primero que debes tener

en cuenta es de qu vas

hablar, y si tienes o no

conocimientos.

TIC1

2- Elabora un guin.

Puede servirte el

guin de tu trabajo, con

algunas anotaciones

sobre detalles que no

debes olvidar.

3- Ensaya en voz alta.

Ensaya frente a un

espejo, o pide a algn

amigo o familiar que haga

de pblico.

TIC1

4- Habla despacio.

No te aceleres y haz pausas

durante la intervencin.

Ayudars al pblico a digerirla informacin, y a ti te servir

para centrarte y tranquilizarte.

5- Utiliza los gestos

adecuadamente.

Esto es elemental, no se piensa

que slo ests comunicando con la

voz; es muy importante que mires al

pblico, y no siempre al mismo sitio.

TIC1

RECUERDA:

Preparar un borrador.

A partir de ste se definen los ttulos de las otras diapositivas.

El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases.

Debe recordar adems, hacer comentarios adicionales.

No deben incluirse prrafos en las diapositivas.

No olvide simplificar

Cuidado con la redaccin y ortografa

Ensaye su actuacin para adquirir esa experiencia.

Presntese erguido .

Use ropa con la que sabe que se ve bien.

Nunca, se pase del tiempo asignado.

TIC1

Familiarcese con el equipo,sus capacidades, susrequerimientos antes dehacer su presentacin.

Creen empata, generenpreguntas o construyan unarelacin con la audiencia

Los primeros minutos sirvenpara establecer un contexto

Los minutos finales sirvenpara unir todas las piezas yenfatizar los puntos msimportantes

Comunicarse con seguridady transmitir sus

conocimientos con

sinceridad.

Establece contacto visualcon cada miembro del

grupo en diferentes

momentos de la

presentacin.

Evitar que el estudiante lealas diapositivas.

TIC1