MOMENTO IIIPROPUESTAEn esta ltima etapa del presente proyecto de investigacin se aprovechan los resultados obtenidos mediante el desarrollo e indagacin del tema presentado, pudiendo as las autoras presentar una propuesta al centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A que permita lograr las soluciones viables a la problemtica que dio origen a esta investigacin.Podramos resumir en este apartado la propuesta desarrollada como resultado de toda esta investigacin enmarcada en el tipo de proyecto factible cuyo propsito est enfocado a disear el departamento de facturacin y cobranza del centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A. Se analizaron los procesos, lineamientos y normas que maneja la organizacin para as poder desarrollar dichas estrategias, de manera tal de poder brindarles un mejor servicio a los pacientes y que ellos se sientan satisfechos. A continuacin se presenta el contenido de la propuesta.Para realizar nuestra primera accin se procedi a entrevistar al personal del centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A a travs de cuya conversacin se detect la necesidad de crear un departamento de facturacin, para confirmar tal percepcin se realiz una encuesta (ver anexo 1), la cual arrojo resultados que confirmaron la necesidad que existe en el centro de imgenes de dicha creacin, cuyo anlisis se presenta ms adelante.Igualmente a travs de la mencionada encuesta se determin la necesidad de establecer las tareas y actividades propias de dicho departamento con la finalidad de agilizar los procesos administrativos hacindolos ms eficaz y eficientes, logrando de esta forma brindarle a los pacientes que asisten al centro un servicio de imagenologia de calidad.Una vez una determinadas las tareas y actividades que deben existir en el departamento para que este funcione de manera correcta, se procedi a formular el conjunto de normas y procedimientos para tal departamento, necesidad que quedo confirmada a travs de la encuesta aplicada a los empleados que conforman el centro de imgenes. A continuacin presentamos el anlisis de los resultados de la encuesta.1. Se ha dado cuenta usted sobre la falta de un departamento de facturacin en el centro de imgenes?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA13%

ALGUNAS VECES926%

SIEMPRE2471%

TOTAL34100%

.

INTERPRETACION:En el grafico presentado, se muestra que el 71% de los encuestados en el centro de imgenes se han dado cuenta sobre la falta del departamento de facturacin, el otro 26% afirma que algunas veces han notado la falta de dicho departamento y solo un 3% afirma nunca haberse dado cuenta de la carencia del mismo. Por tal sentido se sugiere la creacin de dicho departamento ya que segn Rodrguez Valencia (2011) una estructura organizacional idnea se establece por medio de fijacin de objetivos mediante organigramas, divisin del trabajo, jerarquizacin departamentalizacin, delegacin de autoridad y descripcin de funciones. 2. Ha sentido la necesidad de la existencia de un departamento de facturacin para acelerar los procesos administrativos?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA26%

ALGUNAS VECES926%

SIEMPRE2368%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:En el grafico presentado, se muestra que el 68% de los encuestados en el centro de imgenes han sentido la necesidad de la existencia de un departamento de facturacin para acelerar los procesos administrativos, el otro 26% afirma que algunas veces han sentido la necesidad del departamento y solo un 6% afirma nunca haber sentido la necesidad del mismo para la aceleracin de los procesos. Segn Much Garca (2008) establece que las funciones de la empresa se logran con mayor precisin mediante una departamentalizacin, es decir, una divisin orgnica que permite desempear con eficiencia las diversas tareas.3. En su opinin cree usted que la carencia del departamento de facturacin ha generado molestias para los pacientes?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA13%

ALGUNAS VECES515%

SIEMPRE2882%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:Para la presente grfica, el 82% de los encuestados en el centro de imgenes han concluido que la carencia de un departamento de facturacin ha generado molestias para los pacientes, mientras que un 15% afirma que solo algunas veces se le ha generado molestias a los pacientes por la falta del departamento y tan solo un 3% afirma nunca haber generado molestias para los pacientes de la unidad; estos resultados se pueden basar por lo mencionado segn el autor Joaqun Rodrguez valencia (2011) quien indica que para realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo debe existir una separacin y delimitacin de las acciones, por ello se concluye que con la creacin del departamento de facturacin y cobranzas las actividades quedaran bien distribuidas, logrando as agilizar procesos, evitando molestias en los pacientes. 4. Segn su opinin la falta del departamento de facturacin en la unidad de imgenes le ha quitado prestigio a la misma?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA13%

ALGUNAS VECES412%

SIEMPRE2985%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:En el grafico presentado se deduce que el 85% de los encuestados en el centro de imgenes afirman que la falta del departamento le ha restado prestigio a la unidad, por otro lado un 15% dice que solo algunas veces le ha quitado prestigio por la falta del departamento y solo un 3% menciona que nunca la unidad ha disminuido su prestigio por la ausencia de dicho departamento. La organizacin segn el autor Requeijo (2008) implica la estructuracin de las tareas, funciones o procesos, relaciones jerrquicas y canales de comunicacin que permiten el vnculo entre los individuos y equipos de trabajo, partiendo de esto podemos decir, que para una organizacin el prestigio dado por sus clientes es de suma importancia para la misma.5. Para la gestin de cobranza facilitara el proceso la existencia de la facturacin directa de la unidad de imgenes?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA13%

ALGUNAS VECES26%

SIEMPRE3191%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:Para la siguiente presentacion grafica el 91% de los encuestados del centro de imgenes maniestan que con la creacion del departamento la gwation de cobranza mejorara, mientras que un 6% hace enfasis en que algunas veces mejoraria la gestion de la cobranza, por lo que otro 3% nunca ha pensado que con la existencia del departamento el proceso de la cobranza tendria mas fluidez.

6. En su opinin los clientes del centro de imgenes sienten incomodidad a la hora de solicitar su factura?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA26%

ALGUNAS VECES39%

SIEMPRE2985%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:Para la siguiente presentacin se concluye que el 85% de los encuestados en el centro de imgenes alegan que los clientes sienten incomodidad a la hora de solicitar su factura, debido a la falta del departamento de facturacin dentro del centro de imgenes por lo que se debera implantar un sistema de facturacin, ya que segn Effy Oz (2009) el sistema es una matriz de componentes que colaboran para alcanzar una meta en comn, sin embargo un 9% dice que solo algunas veces los pacientes han mostrado inconformidad, por tanto un 6% menciona que nunca la unidad ha tenido desconcierto por parte de sus pacientes. 7. La existencia de un procedimiento administrativo para la facturacin del servicio de imgenes lo hara ms eficiente?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA39%

ALGUNAS VECES13%

SIEMPRE3088%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:Segn la encuesta aplicada a los empleados del centro de imgenes un 88% de ellos dicen que la ampliacin de conocimientos acerca de los procedimientos administrativos hara ms eficiente el servicio, esto sabiendo que los procedimientos segn Much y Garca (2008) son las acciones que se realizan dentro de un rea de la organizacin en un orden cronolgico, permitiendo la mxima optimizacin de las tareas a realizar, no obstante, un 9% dice que con la aplicacin de dichos conocimientos el procedimiento seria el mismo, mientras que un 3% menciona que con la existencia de conocimientos nuevos los procesos serian ms eficientes.8. La creacin de normas para el procedimiento de facturacin hara ms eficaz el servicio al cliente?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA39%

ALGUNAS VECES618%

SIEMPRE2573%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:El 73% de los encuestados en el centro de imgenes presumen que con la creacin de normas para el procedimiento de facturacin el servicio al cliente puede ser ms eficaz, a pesar, un 18% de estos empleados prevn que solo en algunos momentos el servicio lograra ser ms eficaz, aunque el 9% restante indica lo contrario, que aun con la creacin de normas el servicio no alcanzara ser eficaz en cuanto al servicio brindado al paciente. De acuerdo a esto radica la importancia que explica Benjamn Franklin (2008) referente a la existencia de procesos dentro de la organizacin.9. Hacer del conocimiento de las normas al personal del centro de imgenes har ms fluido el proceso?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA26%

ALGUNAS VECES1235%

SIEMPRE2059%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:De la poblacin encuestada en el centro de imgenes solo un 59% piensan que al hacer de conocimiento las normas al personal sobre la creacin del departamento de facturacin har ms fluido el proceso, mientras que por otro lado un 35% seala que solo en algunas oportunidades podra esto ser ayuda para la fluidez de los procesos, de igual modo el 6% de los empleados no cree que los procesos fluyan con la aplicacin de esta herramienta10. Crear un departamento de facturacin mejorara el servicio al cliente?ALTERNATIVASF.AF.R (%)

NUNCA13%

ALGUNAS VECES13%

SIEMPRE3294%

TOTAL34100%

INTERPRETACION:Para un 94% de la poblacin encuestada en el centro de imgenes los olivos la creacin del departamento de facturacin mejorara del todo el servicio al cliente, ya que as podra dividirse el trabajo para que este fluya eficientemente, todo esto partiendo de lo que expone Chiavenato (2014) quien establece que el objeto fundamental para que toda organizacin goce de una mxima produccin de sus bienes y servicios tener contar con una divisin de trabajo idnea; por otro lado existe un 3% que indica lo contrario, mientras que un mismo 3% de la totalidad de la poblacin refiere que en determinados casos lograra mejorar.Procesamiento y Anlisis de la Informacin.El procesamiento y anlisis de la informacin de acuerdo a lo planteado por los autores Fernndez y Baptista (2006) alude que una vez organizada y procesada la informacin, en la interpretacin de resultados y la discusin, se revisan los resultados ms importantes y se incluyen en los mismos puntos de vistas y las reflexiones del investigador respecto al significado de la informacin. Se debe tener en cuenta que la mayora de la informacin se obtuvo a travs de mtodos verbales como la encuesta (Ver Anexo 1) y de alguna manera la observacin directa. El anlisis de la informacin se realiz a un conjunto de datos homogneos, en este caso se les realiz una codificacin al cuestionario, (Ver Anexo 1) con la finalidad de convertir los datos cualitativos en cualitativos, una vez cuantificados estos, se les tabul mediante grficos circulares que arrojaron los porcentajes de las respuestas por cada pregunta, con esta informacin fue posible obtener conclusiones generales que permitieron esclarecer el problema plantado para esta investigacin. Ahora bien mediante la aplicacin de este mtodo, se pudo observar el entorno laborar y el desenvolvimiento de las personas que laboran en el centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.A. Donde qued evidenciado que hay deficiencias en el departamento administrativo ya que carece de un departamento de facturacin que lo apoye en la gestin de emisin y cobranza de facturas. En este sentido las investigadoras a travs de las entrevistas y de la observacin directa lograron reconstruir la estructura organizacional actual que presenta el centro de imgenes, la cual se muestra en la siguiente pgina.

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE IMGENES LOS OLIVOS DR. JOSE TRINIDAD MORALES GARCIA, C.A PRESIDENTE

VICE PRESIDENTE

JEFE DE LA UNIDAD

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR RADIOLOGIA (2)COORDINADOR DE ECOGRAFIA

TECNICOS (10)ECOGRAFISTAS (12)

RECEPCION (2)ASISTENTE ADMINISTRATIVA (10)

TRANSCRIPTORAS (2)

TRANSCRIPTORAS (2)

Propuesta para el centro e imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, C.AObjetivo de la Propuesta. Disear un departamento de facturacin y cobranza en el centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, CA.Justificacin de la Propuesta Basados en los resultados obtenidos del estudio realizado en el presente trabajo de investigacin, se detect la necesidad de disear un departamento de facturacin y cobranza en el centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca, CA debido a la cantidad de quejas presentadas por los pacientes que acuden al centro de imgenes, esto acarreado por los inconvenientes que tienen los mismos al momento de cancelar y solicitar su factura por el servicio prestado. Por consiguiente se presenta un organigrama de la unidad de imgenes donde se incluye el departamento de facturacin y cobranza, lo cual es apropiado para mejorar la calidad de servicio al cliente y los procedimientos administrativos de la misma, tomando en cuenta que al existir dicho departamento la estructura de la empresa estara perfecciona ya que para los momentos se encuentra inconclusa.Toda empresa u organizacin para que tenga xito debe poseer una estructura organizacional completa, ya que de esta forma la organizacin funcionaria de manera eficiente, logrando sus objetivos y metas eficazmente; es por ello que las autoras presentan dicha propuesta para que el centro de imgenes logre sus objetivos establecidos.

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA PARA EL CENTRO DE IMGENES LOS OLIVOS DR. JOSE TRINIDAD MORALES GARCIA, C.APRESIDENTE

VICE PRESIDENTE

JEFE DE LA UNIDAD

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR RADIOLOGIA (2)COORDINADOR DE ECOGRAFIA

ECOGRAFISTAS (12)TECNICOS (10)DPTO DE FACTURACION Y COBRANZA

TRANSCRIPTORAS (2)

TRANSCRIPTORAS (2)

RECEPCION (2)ASISTENTE ADMINISTRATIVA (10)

Para que todo departamento funcione de manera eficiente debe manejarse mediante normas y procedimientos que los rijan al momento de realizar las actividades pautadas correspondientes al rea que abarque la misma. A continuacin se mostraran los procedimientos y normas del departamento de facturacin y cobranzas que se ha planteado disear en el centro de imgenes los olivos:

Procedimientos

Con la nota de servicio generada por el servicio prestado, proceder con la emisin de factura verificando en el sistema mediante el modulo de informes mdicos que el servicio haya sido brindado al paciente, esto en el caso de facturas particulares; para las facturas que deban emitirse a los seguros, las mismas de igual forma se cotejan mediante el modulo de informes, emitiendo la factura verificando la nota de servicio y chequeando que la documentacin que requiera cada seguro este completa, luego de generadas estas facturas deben enviase al seguro para el mismo proceda con la emisin de cheque que cancelaran las mismas.

Normas

Para generar facturas particulares (naturales) el paciente debe mostrar la cedula de la persona a la requiera sea emitida dicha factura.Para facturas particulares (jurdicas) el paciente debe mostrar el Rif del ente al que desee facturar.Para generar facturas de seguros, la misma debe poseer la orden de seguro, copia de la cedula del titular y del paciente, en algunos casos el carnet del asegurado; esto dependiendo de las polticas que posea cada seguro.

REFLEXIONES SOBRE LA ACCINNos he de gran satisfaccin cumplir con una nueva etapa en la carrera, como lo es ste trabajo especial de grado, con esfuerzo y dedicacin todo fue posible. Dentro de la realizacin de este proyecto resaltamos la importancia que es estudiar para aprender, pero no de cualquier modo, sino con disciplina, honradez y buena voluntad. Una carrera universitaria no es nada fcil y preparar una trabajo de grado mucho menos cuando no se cuenta con las herramientas necesarias para el logro de los objetivos, cuesta muchos desvelos y sacrificios tanto para nosotros como a nuestros padres y a los mismos profesores, por lo tanto, hay que responder a unos y a otros con generosidad y devocin por el estudio, ya que no hay satisfaccin comparable a la que hace del deber cumplido y la meta alcanzada. Todo lo que hemos aprendido a lo largo de nuestra vida estudiantil nos llena de gratitud y es muy hermoso saber que todos los trabajos son un aprendizaje ms para nuestra profesin y para ser mujeres y hombres nuevos, sabios, trabajadores y pacficos que el mundo estero necesita para transformar armoniosamente y convertir los sueos de nuestras familias en realidades. Gracias a este trabajo logramos el nacimiento de nuevas reflexiones que nacen a cerca del aprendizaje obtenidos sobre la creacin de un departamento de facturacin y todos los componentes que lo involucra para proponerlos mediante una metodologa proyectiva.

CONCLUSIONLa departamentalizacin representa una herramienta muy importante dentro de una organizacin ya que si la estructura de una empresa no est completa correctamente, los servicios que en ella se prestan no podrn ser los ms idneos para los usuarios que se benefician, as como tampoco podran ser eficientes para ellos, generando as, malas expectativas para la sociedad por la cual prestan sus servicios.En general la visin primordial para la realizacin de este proyecto factible fue proveer una herramienta con la cual el centro de imgenes los olivos Dr. Jos Trinidad Morales Garca pudiera mejorar su calidad de trabajo en la prestacin de los servicios que la misma brinda en pro de sus pacientes. Con la implementacin del departamento el centro de imgenes tendr un mejor desempeo en las funciones que se puedan desarrollar.Los objetivos propuestos para este trabajo de investigacin fueron alcanzados en su totalidad, gracias a la utilizacin de la metodologa aplicada, lo cual permio unificar los procesos en gran parte a las necesidades planteadas durante el desarrollo de la investigacin, y que permiti presentar los resultados del trabajo realizado.

RECOMENDACIONES

Terminada la investigacin se recomienda: Se recomienda realizar todos los pasos procedimientos y normas, para la implementacin del departamento. Velar por el cumplimiento de los procedimientos y normas para as poder llegar al objetivo principal que es perfeccionar las actividades del departamento. Respetar los procedimientos e indicaciones presentados, ya que es una manera de garantizar el buen desenvolvimiento de las funciones del departamento. Una vez aprobada por la presidencia, comenzar con el funcionamiento del departamento en el menor tiempo posible, ya que a travs de este estudio se evidencio la necesidad del mismo.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

Enrique benjamn franklin (2008) Organizacin de empresas 2da edicin. Joaqun Rodrguez valencia (2011) Como elaborar y usar los manuales administrativos 4ta edicin. James o`Brien y Jorge Marakas (2009) Sistemas de informacin gerencial 6ta edicin. Bavaresco. (2001) Proceso Metodolgico en la Investigacin Cuarta Edicin. Editorial de la Universidad del Zulia. Maracaibo, Venezuela. Effy oz (2009) Administracin de los sistemas de informacin 5ta edicin. Chiavenato. (2014) Administracin de empresas.. Claret. (2011) Como Hacer y Defender Tesis 19va Edicin Ampliada. Caracas. Hurtado De Barrera. (2007) Metodologa de la Investigacin Holstica. Tercera Edicin. Caracas: Fundacin Sypal Yuni J. (2005) Investigacin Accin 3era Edicin.

ANEXOS

ENCUESTA

PREGUNTASRESPUESTAS

NUNCAALGUNAS VECESSIEMPRE

1.Se ha dado cuenta usted sobre la falta de un departamento de facturacin en el centro de imgenes?

2.Ha sentido la necesidad de la existencia de un departamento de facturacin para acelerar los procesos administrativos?

3.En su opinin, cree usted que la carencia del departamento de facturacin ha generado molestias para los pacientes?

4.Segn su opinin la falta del departamento de facturacin en la unidad de imgenes le ha restado prestigio a la misma?

5.Para la gestin de cobranza facilitara el proceso la existencia de la facturacin directa de la unidad de imgenes?

6.En su opinin, los clientes de la unidad de imgenes sienten incomodidad a la hora de solicitar su factura?

7.La existencia de un procedimiento administrativo para la facturacin del servicio de imgenes lo hara ms eficiente?

8.La creacin de normas para el procedimiento de facturacin hara ms eficaz el servicio al cliente?

9.Hacer del conocimiento de las normas al personal de la unidad de imgenes har ms fluido el proceso?

10.Crear un departamento de facturacin mejorara el servicio al cliente?