manual nodrix (1)

Matamoros No. 502-A, Centro, Oaxaca, Oax. TEL. (951) 5145 971 http://www.ippyme.com

1

IP PARA LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA S.A. DE C.V.

ÍNDICE

Capitulo Pág.

Módulo I EMPRESA

1.1 Configuración de la empresa…………………………………….…… 1.1.2 Datos de identificación………………………………………….….. 1.1.3 Configuración………………………………………………………... 1.1.4 Logo…………………………………………………………………... 1.1.5 Políticas………………………………………………………………. 1.2 Catálogos generales…………………………………………………... 1.2.1 Catálogos de tipos…………………………………………………… 1.2.2 Bancos………………………………………………………………… 1.2.3 Cuentas bancarias…………………………………………………... 1.2.4 Fletes………………………………………………………………….. 1.2.5 Rutas………………………………………………………………….. 1.2.6 Claves de entradas y salidas………………………………………. 1.2.7 Aumentos y disminuciones…………………………………………. 1.2.8 Formas de pago……………………………………………………… 1.2.9 Series y folios………………………………………………………… 1.2.10 Impuestos…………………………………………………………….. 1.2.11 Divisas……………………………………………………………….... 1.2.12 Denominaciones de moneda……………………………………….. 1.2.13 Turnos………………………………………………………………… 1.2.14 Registros de agentes………………………………………………... 1.2.15 Registro de cajas…………………………………………………….. 1.2.16 Supervisores………………………………………………………….

Módulo II PROVEEDORES

2.1 Registro de proveedores y cuentas por pagar……………………… 2.1.1 Registro de proveedores……………………………………………. 2.1.1.1 Agregar proveedor………………………………………………. 2.1.1.2 Modificar proveedor……………………………………………… 2.1.1.3 Datos comerciales……………………………………………….. 2.1.1.4 Cuentas bancarias………………………………………………. 2.1.1.5 Contactos…………………………………………………………. 2.1.1.6 Fletes……………………………………………………………… 2.1.1.7 Ubicaciones………………………………………………………. 2.1.2 Catalogo de proveedores…………………………………………… 2.1.3 Registro de aumentos y disminuciones(C x P)…………………… 2.1.4 Formatos de catalogo de proveedores…………………………….

http://www.docudesk.com


2


2.2 Procesos de compra…………………………………………………... 2.2.1 Generar órdenes de compra automáticamente…………………. 2.2.2 Requisición de compra……………………………………………… 2.2.3 Concentrar requisiciones para generar pedidos…………………. 2.2.4 Registro de ordenes de compra…………………………………… 2.2.5 Recepción de ordenes de compra………………………………… 2.2.6 Entradas y compras directas……………………………………….. 2.2.7 Devoluciones y cancelaciones de compra………………………... 2.2.8 Reporte estadístico de proveedores………………………………. 2.2.9 Facturaciones de remisiones………………………………………. 2.2.10 Reimpresión de facturas……………………………………………. 2.3 Reportes de entradas………………………………………………….. 2.3.1 Entradas al almacén………………………………………………… 2.3.2 Etiquetas para productos nuevos………………………………….. 2.3.3 Compras del mes y acumulados…………………………………... 2.4 Estados de cuenta……………………………………………………… 2.4.1 Detallado por proveedor……………………………………………. 2.4.2 Consulta de saldo de proveedores………………………………… 2.4.3 Estados de cuenta con antigüedad de saldos…………………… 2.5 Reportes de movimientos (C x P)…………………………………….. 2.5.1 Reporte de movimientos de cuentas por pagar………………….. 2.5.2 Selección y reimpresión de documentos…………………………. 2.5.3 Balanza de cuentas por pagar por periodo……………………….. 2.5.4 Vencimiento a una fecha…………………………………………… 2.5.5 Reporte acumulado de proveedores……………………………….

Módulo III CLIENTES

3.1 Registro de clientes, aumentos y disminuciones…………………… 3.1.1 Registro de clientes…………………………………………………. 3.1.2 Captura de aumentos, disminuciones y pagares………………… 3.1.3 Estándar……………………………………………………………… 3.1.4 Rápida………………………………………………………………… 3.1.5 Catálogo de formatos de impresión de cuentas por cobrar…….. 3.1.6 Captura por contrato………………………………………………… 3.2 Procesos de cuentas por cobrar……………………………………… 3.2.1 Aplicación del reporte de agentes…………………………………. 3.2.2 Bonificaciones a clientes……………………………………………. 3.2.3 Consulta de documentos de clientes……………………………… 3.3 Reportes de movimientos (C x C)……………………………………


3


3.3.1 Localización, consulta e impresión de documentos……………... 3.3.2 Movimientos de cuentas pro cobrar por periodo…………………. 3.3.3 Balanza de cuentas por cobrar por periodo………………………. 3.3.4 Relación y recibos de cobranza……………………………………. 3.3.5 Reporte de captura de cobranza…………………………………... 3.4 Estados de cuenta…………………………………………………….. 3.4.1 Detallado por cliente………………………………………………… 3.4.2 Antigüedad de saldos detallado o resumido por clave o

nombre………………………………………………………………... 3.4.3 Saldo total de cuentas por cobrar…………………………………. 3.5 Reportes de cobranza………………………………………………… 3.5.1 Selección e impresión de cobranza……………………………….. 3.5.2 Comisión sobre cobranza…………………………………………... 3.5.3 Reporte agrupado por fecha de facturación……………………… 3.6 Reportes de clientes…………………………………………………... 3.6.1 Acumulado de clientes……………………………………………… 3.6.2 Consumo por cliente………………………………………………… 3.6.3 Localización de clientes…………………………………………….. 3.6.4 Consulta documentos de clientes…………………………………. 3.6.5 Catalogo de clientes…………………………………………………

Módulo IV ALMACENES

4.1 Registro de catálogos…………………………………………………. 4.1.1 Artículos………………………………………………………………. 4.1.1.1 Modificando artículos……………………………………………. 4.1.1.2 Datos comerciales……………………………………………….. 4.1.1.2.1 Costo del articulo……………………………………………… 4.1.1.2.2 Niveles de inventario…………………………………………. 4.1.1.2.3 Datos adicionales……………………………………………... 4.1.1.3 Existencias……………………………………………………….. 4.1.1.4 Proveedores……………………………………………………… 4.1.1.5 Localización………………………………………………………. 4.1.1.6 Precios……………………………………………………………. 4.1.1.7 Artículos equivalentes…………………………………………… 4.1.1.8 Unidades de venta………………………………………………. 4.1.1.9 Clasificadores…………………………………………………….. 4.1.2 Catalogo de artículos (un articulo por hoja)………………………. 4.1.3 Líneas o departamentos……………………………………………. 4.1.4 Almacenes……………………………………………………………. 4.1.5 Unidades de conversión…………………………………………….. 4.1.6 Equivalentes………………………………………………………….. 4.1.7 Ubicaciones…………………………………………………………...


4


4.1.8 Series de artículos…………………………………………………... 4.1.9 Pedimentos de importación………………………………………… 4.1.10 Mapas y diagramas…………………………………………………. 4.1.11 Clasificadores………………………………………………………... 4.1.11.1 Tipo 1……………………………………………………………… 4.1.11.2 Tipo 2……………………………………………………………… 4.1.11.3 Tipo 3……………………………………………………………… 4.1.11.4 Tipo 4……………………………………………………………… 4.1.11.5 Tipo 5……………………………………………………………… 4.1.11.6 Tipo 6……………………………………………………………… 4.1.12 Generador de códigos………………………………………………. . 4.2 Procesos de almacén…………………………………………………. 4.2.1 Movimientos internos al almacén………………………………….. 4.2.2 Ordenes de salida…………………………………………………… 4.2.3 Cancelación de movimientos………………………………………. 4.2.4 Liquidación de almacenes móviles…………………………………. 4.3 Reportes de existencias………………………………………………. 4.3.1 Existencias por diferentes ordenamientos………………………... 4.3.2 Existencias bajo mínimos…………………………………………… 4.3.3 Niveles de rotación de inventario………………………………….. 4.3.4 Inventario por tipo de desplazamiento…………………………….. 4.3.5 Inventario mensual y acumulado…………………………………... 4.3.6 Artículos con número de serie……………………………………… 4.4 Impresión de etiquetas………………………………………………… 4.5 Entradas y salidas……………………………………………………... 4.5.1 Reporte de entradas y salidas……………………………………… 4.5.2 Kardex………………………………………………………………… 4.5.3 Kardex resumido…………………………………………………….. 4.5.4 Kardex por movimientos resumidos……………………………….. 4.5.5 Kardex por lote, producto y línea…………………………………... 4.5.6 Ordenes de salida…………………………………………………… 4.6 Inventario físico………………………………………………………… 4.6.1 Registro de equipo de conteo……………………………………… 4.6.2 Registro de áreas por almacén…………………………………….. 4.6.3 Selección de productos a contar…………………………………… 4.6.4 Captura de inventario físico………………………………………… 4.6.5 Diferencias y ajustes de inventarios……………………………….. 4.6.6 Inventario dinámico………………………………………………….. 4.6.6.1 Captura de inventario físico…………………………………….. 4.6.6.2 Diferencias y ajustes……………………………………………..


5


Módulo V VENTAS

5.1 Registro de documentos de ventas………………………………….. 5.1.1 Ventas estándar……………………………………………………… 5.1.2 Ventas de mostrador………………………………………………… 5.1.3 Ventas de autoservicio……………………………………………… 5.1.4 Caja de cobro………………………………………………………… 5.2 Procesos de venta……………………………………………………... 5.2.1 Devoluciones y cancelaciones……………………………………... 5.2.2 Factura global………………………………………………………… 5.2.3 Facturación de ticket………………………………………………… 5.2.4 Promociones de temporada………………………………………… 5.2.5 Kits…………………………………………………………………….. 5.2.6 Políticas de venta……………………………………………………. 5.2.7 Localización y reimpresión de documentos………………………. 5.3 Reportes de ventas del día…………………………………………… 5.3.1 Retiro de efectivo (Corte parcial)…………………………………... 5.3.2 Corte de caja con relación de facturas……………………………. 5.3.3 Ventas por departamento…………………………………………… 5.3.4 Guía de embarque…………………………………………………... 5.3.5 Corte de caja final…………………………………………………… 5.3.6 Reporte de ventas aplicadas y no aplicadas……………………... 5.3.7 Reporte de ventas pro departamento detallado………………….. 5.3.8 Reporte de ventas por supervisor…………………………………. 5.4 Reportes acumulados de vetas………………………………………. 5.4.1 Proveedor - almacén – artículos…………………………………… 5.4.2 Agente – proveedor – artículos…………………………………….. 5.4.3 Totales diarios acumulados………………………………………… 5.4.4 Comisiones sobre ventas…………………………………………… 5.4.5 Reporte de cobranza con detalle de IEPS………………………... 5.5 Cálculo y lista de precios……………………………………………… 5.5.1 Fórmulas para calculo de precios………………………………….. 5.5.2 Recalcular precios con fórmulas…………………………………… 5.5.3 Lista de precios……………………………………………………….

Módulo VI ADMINISTRACIÓN – FINANZAS

6.1 Reporte de ventas……………………………………………………... 6.1.1 Ventas y utilidad por periodo……………………………………….. 6.1.2 Ventas acumuladas por mes………………………………………..


6


6.1.3 Ventas sospechosas………………………………………………… 6.1.4 Productos mas vendidos……………………………………………. 6.1.5 Ventas por departamentos y utilidades…………………………… 6.1.6 Productos sin movimientos…………………………………………. 6.2 Reportes para toma de decisiones………...………………………… 6.2.1 ¿En qué línea de productos gano más?...................................... 6.2.2 ¿Cómo estoy comprando?........................................................... 6.2.3 ¿Con qué cliente gano más?....................................................... 6.2.4 ¿En qué línea de producto rota más rápido y en cuál gano

más?............................................................................................. 6.2.5 ¿Qué clientes me pagan más rápido y quién me da a ganar?.....

Módulo VII SISTEMA

7.1 Seguridad………………………………………………………………... 7.1.1 Administración de usuarios…………………………………………. 7.1.1.1 Usuarios…………………………………………………………... 7.1.1.2 Perfiles del usuario………………………………………………. 7.1.1.3 Control de permisos……………………………………………... 7.1.1.4 Auditar…………………………………………………………….. 7.1.1.5 Configuración general de la aplicación………………………... 7.2 Cambio de usuario……………………………………………………… 7.3 Utilerías………………………………………………………………….. 7.3.1 Cambio de contraseña……………………………………………… 7.3.2 Diseñador de facturas y/o documentos…………………………… 7.3.3 Depurar impuestos y procesos varios…………………………….. 7.3.4 Respaldos…………………………………………………………..... 7.3.4.1 Activar monitor de respaldos (versión Windows Ctrl. + F11).. 7.3.4.2 Configurar programación de respaldos (F11)………………… 7.3.4.3 Restauración y reparación de base de datos……………….... 7.3.5 Modificar información………………………………………………... 7.3.6 Enviar información…………………………………………………… 7.3.7 Recibir información………………………………………………….. 7.3.8 Actualizar pecios…………………………………………………….. 7.3.8.1 Enviar precios……………………………………………………. 7.3.8.2 Recibir precios…………………………………………………… 7.3.8.3 Capturar precios…………………………………………………. 7.3.9 Agregar ubicaciones por departamento…………………………… 7.3.10 Registrar el sistema…………………………………………………. 7.3.11 Recuperar documentos……………………………………………... 7.3.12 Parámetros de contabilidad………………………………………… 7.3.13 Editor de reportes SQL………………………………………………


7


7.3.14 Editar Nodrix.ini………………………………………………………. 7.3.15 Buscar artículos (F4) ……………………………………………….. 7.3.16 Buscar artículos por clasificadores (F5)…………………………... 7.3.17 Buscar artículos en mapas gráficos (F6)………………………….. 7.3.18 Calculadora (F3)……………………………………………………... 7.4 Interfaces………………………………………………………………… 7.4.1 Contabilidad…………………………………………………………... 7.4.2 Chequera……………………………………………………………… 7.4.3 Nomina………………………………………………………………...

Módulo VIII VENTANAS

8.1 Cascada………………………………………………………………….. 8.2 Mosaico horizontal……………………………………………………… 8.3 Mosaico vertical…………………………………………………………. 8.4 Minimizar todas…………………………………………………………. 8.5 Organizar todas…………………………………………………………. 8.6 Enumerar…………………………………………………………………


8


INTRODUCCIÓN

IPPYME S.A. DE C.V. Informática para la Pequeña y Mediana Empresa S.A. De C.V., es una empresa de desarrollo de software con veinte años de presencia en el Estado, creador de un sistema integral ERP (Enterprise Resourse Planning) le ofrece: Nodrix ADN ® (Sistema Nodriza, Administrador de Negocios). Una solución avanzada, capaz de satisfacer completamente las necesidades especificas de su empresa, líder en el estado, y uno de los más eficientes y robustos sistemas integradores a nivel nacional. Se hace notoria la falta de un sistema vertical, que haga uso de los sistemas libres: Windows, y Linux, accesible de aplicación de comunicación y servicio al cliente, para permitir un flujo constante de información entre la administración, puntos de ventas y los procesos. Una de las herramientas más eficaces y usadas por las empresas para diferenciarse de su competencia y desarrollar una ventaja competitiva sostenible es el uso de un sistema integral denominado Nodrix ADN®. Al generar reportes estadísticos con análisis profundo, tomando como referencia operaciones históricas. Una de las transformaciones más revolucionarias de este sistema es integrar como “gerente de proceso". Con este nuevo sistema de administración, se desea continuar construyendo los elementos en los que se basa un nuevo modelo empresarial que hemos llamado Sistema Nodriza, Administrador de Negocios; el guardián de su negocio. Quizás para muchos ha sido difícil digerir el concepto, debido a que hemos dicho siempre que el proceso se realiza en un plano de inteligencia superior, que involucra una capacidad especial de conectarse en un plano que va más allá de los elementos que conocemos normalmente. Un buen servicio ya no basta para garantizar la diferenciación, competir sobre la base del valor sin competir por precio. Sin duda, en un entorno tan complejo como el actual con clientes cada vez más exigentes en calidad, precio y plazos, debemos hacer que éstos se encuentren en el centro de la organización para conseguir su satisfacción y el conocimiento de su comportamiento y necesidades consiguiendo así ventajas competitivas. El desarrollo de las tecnologías de información ha permitido mejorar la comunicación dentro y fuera de las organizaciones de una manera significativa. Un objetivo importante de las empresas es lograr la integración y colaboración de sus proveedores como parte de una estrategia para obtener un buen posicionamiento en el mercado, procesos con tiempos de ciclo más cortos, reducción de costos de operación y administración, eliminación de excesos de inventario, aprovechamiento de espacio manteniendo niveles de inventarios menores de cinco días. Cuando se realiza el análisis para la mejora de los resultados de una organización, en la mayoría de las ocasiones se asocia la mejora de los resultados con la reducción de costes o el incremento de ventas. Pero una gran olvidada en estas situaciones es la política de precios.


9


Este es un gran error ya este es uno de los elementos con mayor impacto en la cuenta de resultados. Tras haber tratado anteriormente de los elementos básicos para el correcto desarrollo de una política de precios exitosa y que lleve a maximizar los resultados de la empresa, se va a profundizar en el área de percepción de valor por parte del cliente. Por todo esto y mas tome el control de sus negocio. NUESTRA MISIÓN Brindar un sistema de información modular, flexible y robusto que satisfaga totalmente las necesidades de aquellas empresas que busquen no solo la mecanización aislada, sino la alineación de sus procesos mediante un sistema diseñado con estándares internacionales, a través de una arquitectura de bases de datos que cumple con la capacidad, seguridad y confiabilidad de los nuevos modelos de negocios para asegurar la calidad de sus procesos y controles. NUESTRA VISIÓN Brindar una solución tecnológica efectiva de alto nivel y una consultaría de calidad a costos accesibles. Usted ha adquirido un sistema ERP (Enterpisse resource Planning), no importa si lo que alcanza a ver son las opciones básicas, Usted tiene en su equipo un sistema que cuenta con todas las opciones que requiere una empresa de nivel 1 (Corporativo), con sucursales sin límite, con comunicaciones, con contabilidad, chequeras, con análisis financiero, con venta móvil (venta a través de palms o dispositivos móviles), es decir USTED PUEDE CRECER TANTO COMO DESEE, EL SISTEMA QUE TIENE EN SUS MANOS ESTÁ PREPARADO.


10


MODULO I

EMPRESA


11


1.1 Configuración de la empresa.

En esta opción encontrará una importante cantidad de parámetros para personalizar el uso del Sistema Nodrix ADN de acuerdo a las características de su negocio, a continuación se va a detallar de que manera se puede modificar cada uno de estos parámetros y cómo van a afectar en la operación normal de los usuarios. Primero se ingresará a la opción Empresa – Configuración, haciendo clic como se muestra en la siguiente ventana.

En la ventana se mostrará una cuadrícula de datos con el nombre de su empresa, con el cual fue registrado en el momento de la instalación. Pulse doble clic o presione la tecla <enter > sobre el nombre de la empresa, de esta manera Nodrix ingresará a la edición o modificación de los datos de su empresa. Como podrá ver se despliegan 4 pestañas o cejas verticales, las cuales sirven para clasificar las diferentes opciones de personalización del sistema. De acuerdo a la información que desee configurar, de clic en una de las pestañas. A continuación se describe cada una de las opciones:


12


1.1.1 Datos de identificación

Nombre o Razón social de la empresa . Es el nombre de la empresa, como esta constituida fiscalmente o la razón social que en su defecto se le asigne para efectos comerciales, ya que este dato aparecerá en todos los reportes impresos del sistema a manera de encabezado, No es modificable, ya que está protegido por el sistema para evitar que algún usuario inexperto haga mal uso del programa. Primero introduzca los datos generales de la empresa (dirección, teléfono , etc.), ya que si va a imprimir ticket, estos datos deberán ser impresos en cada uno de ellos.

Registro de cámara de comercio , Num. IMSS , y Num. de infonavit . Estos datos son simplemente informativos por si en algún momento se le solicitan para alguna operación o trámite los tenga a la mano.


13


1.1.2 Configuración.

Título de clasificadores adicionales . Nodrix ADN le permite agregar 5 características, propiedades o atributos a los artículos que va a comercializar con el sistema, normalmente usados para realizar alguna clasificación u ordenación especial de dicho catálogo, los cuales son adicionales a los que ya proporciona Nodrix ADN ya que en cada giro de negocio específico se utilizan de manera distinta según sus necesidades, por ejemplo en librerías suelen modificar estos campos para manejar el título, autor, editorial, isbn; en ferreterías estos campos los adecuan para manejar la marca , modelo , color, aplicación ; en abarroteras pueden usar la presentación , el volumen o las cantidades mínimas para vender de mayoreo , en fin , una gama de posibilidades se abren con esta característica de Nodrix si se utiliza correctamente, ya que existe un formulario especial el cual se visualiza pulsando la tecla F5 que permite realizar búsquedas inteligentes con estos clasificadores al momento de estar capturando las ventas. Vease (Capitulo 7.3.15 Buscar artículos).


14


Claves por omisión en procesos . Es en este apartado donde se asignan los valores a las variables que usa Nodrix para que cumpla con nuestras expectativas de funcionalidad que requerimos. 1 Calcular el cambio para el cliente al imprimir el t icket . Esta opción es utilizada por

empresas de autoservicio donde cada terminal es una caja de cobro ya que en el momento de aplicar la venta se requiere guardar el pago del cliente en un cajón de dinero, el cual es abierto en forma automática y el sistema le indica al cajero cuanto es el cambio que debe dar al cliente. Al activar esta opción el sistema obliga a que se capture la cantidad que ofrece el cliente para cubrir la venta realizada. En ventas de mostrador esta opción es recomendable que se encuentre deshabilitada.

2 En listas de existencias se imprimen artículos con existencia = 0 . Existe un reporte

para conocer las existencias de artículos en los almacenes. Si la opción está habilitada el reporte va a mostrar los artículos que se encuentran agotados, solo si han tenido movimiento previo en el almacén, es decir, si se ha realizado alguna compra, venta o cualquier otro movimiento de entrada o salida.

3 Cambiar precios automáticamente al cambiar el costo . Esta opción le indica a Nodrix

que el proceso para recalcular los precios debe ser automático, en este caso es indispensable que todos los artículos tengan asignada la fórmula respectiva ya que el sistema realizará el cálculo en el momento de aplicar alguna entrada por compra.

En caso de que el costo utilizado para calcular precios sea el de reposición este proceso se activará únicamente si el costo del artículo es mayor al anterior, de lo contrario se efectúa en forma indistinta.

4 En facturas se pueden modificar: Folios, importes, ambos o ninguno. Aquí usted

puede elegir la opción dependiendo del nivel de flexibilidad que desee que tenga el sistema, existen giros de negocio donde es necesario que el capturista modifique datos tales como el precio o descuento del artículo, en estos casos se deja abierta la posibilidad, pero ahí casos donde se debe cerrar para evitar que el usuario modifique estos importes en forma arbitraria; la decisión depende de sus necesidades especificas.

5 Cliente mostrador ticket, cliente mostrador factura contado, clientes Fonacot: En

esta parte del sistema se le indicará a Nodrix las claves usadas de los clientes para registrar las ventas de mostrador, para no tener la necesidad de agregar a nuestro catálogo datos de clientes esporádicos que solo compran una vez en la vida y no regresan o no se requiere llevar su historial. Para poder teclear algún cliente con clave diferente a 0,1,2 es necesario primero darlo de alta en el catálogo de clientes con el único requisito que su clave sea de un solo dígito ( de 0 a 9 ).


15


6 Clave de forma de pago efectivo. Existen algunos reportes como el corte de caja final donde se requiere identificar las formas de pago y clasificar correctamente la clave de efectivo ya que al ser un sistema bastante flexible, usted puede definir las formas de pago en el catálogo correspondiente, en esta opción únicamente pulse la clave que manejará como efectivo.

7 Clave por default bonificaciones . De la misma manera, al capturar una bonificación

(ver opción Devoluciones y cancelaciones) , en este campo debe indicarle al sistema cual es la clave del movimiento que realizará, aunque se recomienda utilizar la clave 10 que ya trae por default Nodrix, debido a que algunos reportes hacen referencia a esta clave como bonificación.

8 Serie Notas de crédito . Indica cual es la serie que Nodrix asigna a los documentos

emitidos en la opción descrita anteriormente (Devoluciones y cancelaciones).

9 Redondear caja de cobro. Si desea que Nodrix realice un redondeo al momento de cobrar la venta en la opción caja de cobro. Pulse aquí la cantidad deseada según su requerimiento de redondeo, por ejemplo si desea redondear sus ventas a 50 centavos teclee 50, para redondear a 10 centavos teclee 10 y si no desea redondear sus ventas teclee 100. Es importante aclarar que este redondeo es únicamente para efectos de que cuadre exactamente el conteo del dinero con el corte de caja pero los tíckets y facturas no se modifican.

10 Número de precios de venta . Usted deberá indicarle a Nodrix cuantos precios va a

manejar en sus artículos para que de esa forma se genere la cantidad de precios indicada de manera automática, al capturar sus artículos; es importante establecer un estándar lo mas pequeño posible de precios para que la magnitud de la base de datos no crezca demasiado y se salga de control. Se recomienda antes de asignar este valor realizar análisis a conciencia de las políticas de precios, descuentos, promociones y kits, de tal manera que se tenga un óptimo funcionamiento del sistema.

11 Precio de venta por default (Precio de lista) . Es el precio que se desea que el

sistema coloque en las ventas, en caso de no existir alguna política o la clave del cliente haga que se seleccione algún otro precio, normalmente como estándar se utiliza el precio 1.

12 Activar gráfico animado en punto de venta . Si se habilita esta opción en el caso de

ventas de autoservicio, Nodrix coloca en la pantalla de ventas un reproductor de medios el cual permite visualizar promocionales realizadas en forma de videos, gráficos animados o páginas Html que usted puede diseñar usando alguna herramienta especial para ello tal como Flash (mr), DreamWeaver o ColdFusion.

13 Nombre del archivo de animación . En caso de habilitar la opción anterior hay que

indicar la ruta y el nombre del archivo que será reproducido en el punto de venta.


16


14 Tipo de Costeo . En este cuadro de opciones debe indicarle a Nodrix el tipo de costeo que usa su empresa para calcular el costo de lo vendido. Las opciones son las siguientes: PR – Promedio, UE – Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), PE – Primeras Entradas Primeras Salidas, ID – Costos identificados.

15 ¿Maneja unidad secundaria? En algunas empresas se requiere por la naturaleza de

sus actividades comerciales contemplar en todas sus entradas y salidas de almacén unidades secundarias que brinden información completa y un control mas específico sobre el artículo , tal es el caso de productos perecederos que se maneja por kilogramo

pero el precio de compra o de venta se pacta por caja , independientemente de su peso, lo que obliga a registrar en cada documento de salida tanto la cantidad de cajas o empaques de producto como los kilogramos que pesan.

16 Prioridad de captura en ventas . En caso de que la opción anterior se habilite con esta

opción se le indica al sistema cual de las dos unidades seleccionadas para cada artículo debe capturarse primero y cual después, en el momento de capturar la venta o movimiento de almacén.

17 IVA incluido en precios . Maneja en sus precios de venta el IVA incluido o SIN incluir,

esto es muy importante, sea congruente, si aquí dice que SI maneja el IVA incluido, cuando llegue al punto de dar de alta los precios de sus artículos, teclee los precios con IVA INCLUIDO, si aquí dice que NO lo incluye, bueno, pues no lo incluya al capturar sus precios.

18 Maneja orden de surtido. La orden de surtido es un documento que Nodrix puede

emitir después de capturar una venta o salida y lo direcciona hacia la impresora que se haya seleccionado en la ubicación del artículo, ésta normalmente se coloca en el almacén para que el almacenista surta el detalle de lo que fue facturado con un ahorro de tiempo muy valioso y redunda en una mejor productividad del almacén.

19 Comisión sobre cobranza . En esta opción se capturan las comisiones que se le darán

a los cobradores dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, es decir, entre menor sea la cantidad de días vencidos, deberá ser mayor el porcentaje de comisión, esto con el objetivo de motivar a los colaboradores a ser mas eficientes a la hora de cobrar.

20 Formulario de búsqueda de artículos . En una versión posterior de Nodrix ADN se

tiene la idea de que el usuario tenga la posibilidad de personalizar la búsqueda de artículos, es decir podrá agregar formularios que diseñe él mismo con los datos de búsqueda de artículos que requiera, mediante esta opción se le indicará al sistema que debe usar un formulario específico, por el momento esta opción se encuentra deshabilitada.


17


21 Utilizar el RFC como código de identificación de cli ente . Habilite esta opción en caso de que desee utilizar el RFC como código de cliente, de esta manera Nodrix colocará una máscara que le permitirá una mejor captura del código del cliente.

22 Activar apartado de mercancía en ventas no aplicada s. En algunas empresas con

ventas de mostrador no aplican la venta en el momento de ser capturada sino hasta que el cliente pasa a pagar a la caja. En este caso se habilita esta opción para que el sistema aparte la mercancía que es capturada para que otro vendedor no la tenga disponible para su venta. Esta opción se utiliza en conjunto con la configuración de series y folios para personalizar esta característica dependiendo de la serie de venta que se utilice, en algunos casos se requiere apartar la mercancía y en otros no.

23 Mostrar precios netos en facturación con RFC. Veasè el Catálogo de Series y

folios.

24 Actualizar saldos de clientes . Se debe seleccionar esta opción en el caso de que el sistema esté direccionado hacia la base de datos principal de la empresa, es decir, si en la misma base de datos se registran las cuentas por cobrar; se deshabilita en caso de que el sistema esté instalado en una sucursal o punto de venta , ya que en ese caso los saldos de clientes se transfieren mediante un sistema de enlace a través de Internet con el cual se comunican las sucursales con la matriz de la empresa, es decir, si se vende a un cliente en ese momento se transfiere la nueva cuenta por cobrar hacia la matriz e inmediatamente la matriz envía el saldo actualizado a la sucursal.

25 Cantidad de registros a mostrar en la búsqueda . Teclee aquí la cantidad de registros

que el sistema debe mostrar como máximo en cada búsqueda de artículos, se recomienda una cantidad lo mas pequeña posible debido a que entre mas pequeña sea redundará en un mejor rendimiento, debido a que se reduce el tráfico de datos en la red.

26 Clave de acceso para modificación de precios . Cuando se restringe la modificación

de importes en la venta solo es posible cambiar precios utilizando la clave que usted digite en este lugar, esta clave debe proporcionársela únicamente a personal autorizado de supervisión ya que al teclearla el sistema permite ingresar cualquier cantidad.

27 Clave de acceso supervisor . Esta clave adicional se utiliza para supervisores o

administradores que autorizan los créditos a clientes que tengan facturas vencidas o rebasaron su límite de crédito.


18


1.1.3 Logos

Esta pestaña le permite modificar la imagen que se muestra como fondo de la ventana de trabajo de Nodrix ADN, por default despliega la imagen del logo de Nodrix, pero si usted cuenta con un diseño especial hecho para su empresa, puede cambiarlo pulsando el botón Cargar fondo , enseguida le aparece un cuadro de diálogo desde donde usted puede elegir el archivo en el directorio de imágenes, al cargar la imagen ya no es necesario conservar el archivo ya que se agrega a la base de datos.

1.1.4 Políticas En esta parte del sistema se pueden establecer algunas políticas que tienen que ver en el nivel de rotación del inventario, así como las políticas de redondeo de precios.


19


En cuanto a las políticas para determinar el Nivel de Desplazamiento del inventario (PMC por sus siglas en inglés), es necesario indicarle a Nodrix durante cuanto tiempo se considera Nuevo un producto, luego cuantos días se considera que el movimiento es rápido, medio o lento, o cuando el artículo ya se vuelve obsoleto, es decir, cuando la existencia de algún artículo representa un costo que ya no es recuperable para la empresa. Estos parámetros se le indican tomando en cuenta el giro del negocio en particular, el nivel de caducidad, el precio, si es un artículo de alta rotación, si se vende solo en temporada; con base en todos estos factores el sistema emite un reporte que permite conocer la salud financiera de los almacenes, así como el grado de rentabilidad de los artículos, con estos fundamentos usted puede tomar decisiones importantes acerca del rumbo que debe tomar la comercialización de sus productos, es decir, puede realizar promociones y ofertas para darle salida a artículos obsoletos o de lento movimiento, también campañas para consolidar los artículos que le dan a ganar mas dinero. En cuanto a las Políticas de redondeo de precios , sirven para establecer la forma en que Nodrix redondeará los precios de venta, estos se establecen de la sig. manera:

Primero pulse el botón y se mostrará la siguiente ventana desde la cual se agregará la política de redondeo: En los campos Para precios mayores a y menores a , escriba el rango de precios a los que afectará esta política. En el campo Redondear a anote la cantidad a la que desea redondear, también indique si son centavos o pesos.


20


Ejemplo : Se desea redondear los precios que calcula el sistema a 10 centavos siempre y cuando estén en el rango de 1 a 10 pesos. En ese caso se capturan los siguientes datos:

Por último pulse el botón Aceptar para que esta política se almacene en la base de datos. De la misma manera agregue todas las políticas de redondeo que vaya a necesitar para vender sus productos.

1.2 Catálogos generales 1.2.1 Clasificador de tipos La opción Clasificador de Tipos le permitirá agregar, modificar y eliminar un registro del catalogo. Asimismo le ayudará a ordenar sus registros en grupos.

Una vez que accese a la opción, aparecerá una pantalla como la figura 1, donde podrá visualizar un listado del catalogo de tipos que han sido dados de alta hasta el momento. En esta misma pantalla puede buscar un registro por Descripción o código.


21


Figura 1

1 Si va a buscar su registro por Descripción, digite en la caja de texto Descripción el

nombre de su registro y presione <enter>, si su registro existe aparecerá en la lista, de lo contrario quedará en blanco.

2 Si su búsqueda es por código, digite la clave en el campo Código y presione la tecla

<enter>, si el registro existe aparecerá en la lista, de lo contrario la se quedará vacía.

3 Se presenta la lista de todos los clasificadores por tipo que están dados de alta hasta el momento, cada uno con su campo Clave, Descripción y Tipo de Clasificador.

Para dar de alta un nuevo clasificador de tipo, tiene que presionar el icono y a continuación se abrirá una pantalla como la figura 1.1:


22


Figura 1.1

1 En el campo Código se debe asignar una clave al clasificador, esta no debe repetirse.

Una sugerencia para que sus claves no se repitan es que sean consecutivas. 2 En el Campo Nombre debe digitar un nombre a su clasificador con el cual pueda

identificarlo.

3 Para relacionar el clasificador debe elegir una de las opciones que se le presentan en el cuadro Relacionado con, esto con el fin de agrupar los clasificadores.

Una vez registrado el clasificador de tipos guarde el registro dando clic en el icono . Si va a modificar un clasificador, primero debe seleccionar su registro y después hacer doble

clic sobre él , presionar la tecla <enter> o el icono , para accesar a la pantalla de Modificando tipo (figura 1.2).


23


Figura 1.2

1 El campo Código se encuentra deshabilitado, por lo tanto no es modificable. 2 El campo Nombre puede ser modificado, siempre y cuando no afecte ninguna otra

operación.

3 Se puede modificar el tipo de clasificador que se encuentra en el cuadro Relacionado con.

Una vez hechos todos los cambios correspondientes, guarde nuevamente su registro dando

clic en el icono . En caso de que no desee guardar las modificaciones de clic en el icono y regresará a la figura 1. Si va a eliminar un registro del catalogo, primero seleccione su clasificador de tipo y presione

la tecla Supr o el icono . El sistema le enviará al instante le enviará un mensaje (figura 1.3).

Figura 1.3.


24


Si oprime el botón , el clasificador de tipo seleccionado podrá ser eliminado, siempre y cuando no se encuentre asignado a un grupo; ya que de ser así no se eliminará. Si elige la opción , se cancelará la eliminación del registro.

Si va a imprimir su catálogo de clasificador de tipos debe dar clic en el icono , está opción le va a permitir configurar su reporte. Una vez que haya establecidos sus parámetros, presione el

botón para que pueda visualizar como quedaría su reporte antes de imprimirlo. 1.2.2 Bancos (solo referencia) El catálogo de Bancos es solo de referencia y sirve para agregar, modificar y eliminar sucursales de Bancos.

Al momento de que accese a está opción podrá visualizar una lista de los Bancos que se encuentran agregados hasta el momento (figura 2).

Figura 2.

1 Si desea buscar un Banco en específico, usted puede hacerlo con sólo digitar el nombre

del Banco en la caja de texto Descripción y posteriormente presionar la tecla <enter>; si el Banco existe aparecerá en la lista, de lo contrario la lista se quedará vacía.


25


2 También puede realizar búsquedas por Código, en este caso debe digitar la clave del

Banco, presionar la tecla <enter> y el sistema se encargará de buscarlo.

Para agregar un nuevo Banco al catálogo, de clic en el icono , inmediatamente el sistema lo enviará a la pantalla de Agregando Bancos (figura 2.1).

Figura 2.1

1 El campo código indica una clave que hace referencia al banco que se va a dar de alta. 2 Este campo indica el nombre que se le va a asignar al banco.

3 Este campo indica la entidad donde se encuentra el banco.

4 En este campo se debe indicar la plaza donde se encuentra ubicado el banco.

5 Este campo indica que sucursal se esta dando de alta, ya que un mismo banco puede

tener diversas sucursales en el estado.

6 En este campo se debe anotar el teléfono del banco.

7 Este campo indica el nombre del contacto del banco.

8 Este campo nos indica el domicilio donde se ubica el banco. Ya que haya terminado de registrar el nuevo banco, proceda a guardarlo dando clic en el icono

.


26


Si desea modificar algún registro del catálogo de bancos, primero seleccione su registro,

posteriormente de doble clic sobre él, presione la tecla <enter> o de clic en el icono , para accesar a la pantalla de Modificando bancos (Figura 2.2).

Figura 2.2

1 En esté formulario el único campo que no se puede modificar es el código, debido a que

se encuentra deshabilitado. Los demás campos si se pueden modificar, recuerde que el código hace referencia al nombre del banco, por lo tanto no se recomienda cambiarlo.

Una vez hechos los cambios correspondientes, proceda a guardar su registro dando clic en el icono , inmediatamente el sistema lo sacará de esa pantalla y lo enviará a la figura 2.

Ahora si quiere imprimir su catálogo de bancos sólo de clic en el icono y el sistema lo enviará a otro formulario donde usted podrá modificar su reporte y establecer los parámetros de impresión. Después puede visualizar como quedaría su reporte antes de imprimirlo, para

esto de clic en el botón de .


27


1.2.3 Cuentas bancarias (Sólo referencia) La opción de cuentas bancarias, le permite crear, modificar y eliminar cuentas de cualquier banco que utilice dentro de su empresa.

Al accesar a está opción se presenta una lista vacía debido a que aún no se ha elegido ninguna empresa o banco. Una vez que haya seleccionado una opción se presentara una lista de todas las cuentas bancarias que han sido dadas de alta hasta el momento en la empresa (Figura 3).

Figura 3

Para agregar una nueva cuenta bancaria de clic en el icono y enseguida el sistema le enviara el formulario de Agregando ubicación (Figura 3.1).

Figura 3.1


28


1 Cuenta. Este campo indica el numero de la cuenta bancaria que usted esta dando de

alta. 2 C.I.E. Este Campo indica el número de cuenta que le proporciona el banco. 3 Clave/password. Este campo indica la clave de acceso a la cuenta bancaria.

Una vez que haya registrado los datos para crear la cuenta bancaria, guarde el registro

presionando el icono . Si desea modificar una cuenta de clic en el icono y el sistema lo enviará a la pantalla de Modificando cuenta. Esta pantalla es igual a la figura 3.1., aquí el único campo que no se puede modificar es la cuenta. Cada vez que termine de realizar una modificación guarde los cambios correspondientes.

Para eliminar una cuenta bancaria, primero seleccione el registro y presione el botón o la tecla Supr, antes de que ésta sea eliminada de la lista el sistema confirma la operación enviando un mensaje. 1.2.4 Fletes La opción de Fletes, le permitirá agregar, modificar y eliminar registros sobre el transporte que utilice en su empresa. El Flete se refiere al transporte que ocupara para trasladar sus productos o servicios, este catálogo está disponible sólo en la venta estándar (Capitulo 5.1.1 Ventas Estándar ).

Al accesar a esta opción se presenta una lista de todos los fletes que han sido dados de alta hasta el momento (Figura 4).


29


Figura 4.

1 Si desea buscar un flete en específico por Descripción, sólo tiene que digitar en la caja

de texto Descripción el nombre del Flete y presionar la tecla <enter> y el sistema le enviará su registro a la lista.

2 Si su búsqueda la quiere hacer por código, igualmente digite la clave del flete y presione

la tecla <enter>.

3 Catálogo de fletes que están dados de alta hasta el momento.

Para dar de alta un nuevo flete tiene que dar clic en el icono , y a continuación aparecerá una pantalla de Agregando Flete (Figura 4.1).


30


Figura 4.1

1 Este campo es requerido, por lo que no debe dejarse en blanco. Indica la clave con la

cual va a ser identificado el flete. 2 Este campo también es requerido e indica el nombre del flete.

3 Este campo indica el RFC del flete, en caso de que sea persona física.

4 Este campo indica el domicilio en donde se encuentra ubicado el flete.

5 Este campo indica la CURP del operador en caso de que sea persona moral. 6 En este campo se debe indicar el teléfono donde se puede localizar el flete.

7 Este campo indica el número del FAX donde puede ser localizado el flete.

8 Este campo indica la capacidad en kilogramos que soporta el flete y es requerido.

9 Este campo indica la capacidad en metros cúbicos que tiene el flete. Este campo es

requerido.

10 Este campo no se agrega debido a que esto es calculado en el proceso de ventas y se refiere a la cantidad en kilogramos que lleva acumulado el flete.


31


11 Este campo no se agrega debido a que es calculado en el proceso de ventas y se

refiere al volumen en metros cúbicos que lleva acumulado el flete.

12 Este campo indica las placas del flete.

13 En este campo debe indicar cual es el número de afiliación del seguro del flete.

14 En este campo debe indicar cual es el número de motor del flete.

15 En este campo debe indicar el número de chasis del flete.

16 Este campo indica el nombre del operador responsable del flete. Una vez rellenados todos los campos requeridos, guarde el registro haciendo clic en el icono

. Si requiere modificar la información contenida en algún registro del flete, de clic en el

icono y el sistema lo enviará a la pantalla Modificar flete. Esta pantalla es igual que la figura 4.1., con la única diferencia que en ella se puede modificar la información del flete, el único campo que no se puede modificar en este formulario es el Código. Una vez terminado de realizar los cambios correspondientes, proceda a guardarlos dando clic

en el icono . Si desea eliminar el flete, lo único que tiene que hacer es seleccionar el

registro y presionar la tecla Supr o dar clic en el icono y el sistema le enviará un mensaje de advertencia(Figura 4.2).

Figura 4.2

Si esta seguro de querer eliminar el flete presione el botón y el sistema quitará el registro del catálogo; de lo contrario presione el botón y el registro seguirá vigente.

Si va a imprimir su catálogo de fletes de clic en el icono , enseguida se abrirá una pantalla que le preemitirá configurar su reporte, una vez establecidos los parámetros de impresión

visualice su reporte antes de imprimirlo presionando el botón .


32


1.2.5 Rutas La opción Rutas permite agregar, modificar, eliminar rutas y subrutas; también permite asignar a cada ruta un flete y su costo.

Al dar clic en esté catálogo se abrirá una ventana donde usted podrá visualizar una lista de rutas y subrutas existentes (Figura 5).

Figura 5

Para que pueda agregar una nueva ruta o subruta debe dar clic en el icono , y a continuación se habilitarán las cajas de texto Código de la ruta y descripción , como se puede ver en la siguiente pantalla (Figura 5.1) Para agregar una ruta su cursor debe estar posicionado en RUTAS y si desea crear una subruta posicione su cursor dentro de una ruta ya existente.


33


Figura 5.1.

1 Teclee la clave de la ruta en el campo Código de la ruta, para evitar que las claves se

dupliquen, se sugiere que estás sean consecutivas. 2 En el campo Descripción digite el nombre de la ruta o subruta que va a crear.

3 Para asignarle un costo de flete a una ruta, primero seleccione la ruta y vaya al campo

Flete y elija su medio de transporte, después agregue el monto posicionando su cursor en la casilla Costo o presionando la tecla F2.

Primero guarde la ruta dando clic en el icono y después el flete dando clic en el icono . La ruta y el costo del flete por ruta se guardan por separado. Para modificar una ruta o subruta, primero debe seleccionar su registro y posteriormente

presionar el botón . El único campo que no puede ser modificado es el código de la ruta. Una vez hechas las modificaciones guarde los cambios. Para que pueda eliminar una ruta sólo tiene que seleccionar una de ellas y dar clic en el icono

. Antes de eliminarlo completamente, el sistema le enviará un mensaje(Figura 5.2)


34


Figura 5.2

Si usted oprime el botón la ruta será eliminada al instante. 1.2.6 Claves de entradas y salidas El sistema permite al usuario definir sus propios tipos de movimientos, es decir, el usuario puede definir un tipo de movimiento ya sea una entrada o salida al almacén.

Al accesar a este catálogo usted podrá ver que aparece una pantalla como la figura 6, donde podrá visualizar un listado de Claves de Entradas o Salidas que han sido dadas de alta hasta el momento. En esta misma pantalla usted puede buscar un registro por Descripción o por Código.


35


Figura 6

1 Si va a buscar su registro por Descripción, digite en la caja de texto Descripción el

nombre de su registro y presione <enter>, si su registro existe aparecerá en la lista, de lo contrario quedará en blanco.

2 Si su búsqueda es por código, digite la clave en el campo Código y presione la tecla

<enter>, si el registro existe aparecerá en la lista, de lo contrario la se quedará vacía.

3 Se presenta una lista de todas las claves de entrada o salida, cada una con su campo Clave, Descripción y Operación.

Para que pueda dar de alta una nueva clave de entrada o de salida, tendrá que hacer clic en el

icono y a continuación se abrirá la pantalla de Agregando (Figura 6.1).


36


Figura 6.1

1 En el campo Código debe anotar la clave que le va asignar a la entrada o salida. Esta

clave no debe duplicarse, por lo que se sugiere que sean consecutivas. 2 En este campo debe escribir el nombre de la entrada o salida que va a dar de alta.

3 La opción Operador indica como afecta este movimiento las existencia, + aumenta las

existencias, - disminuye las existencias, * no afecta solo permite que se generen automáticamente otros movimientos como es el caso del traspaso automático.

4 Está opción indica si el movimiento debe afectar el corte de caja.

5 Está opción indica si se almacena el costo en el detalle de artículos en entradas y

salidas.

6 Está opción se activa si se desea que el movimiento afecte la existencia del artículo, si esta desactivada no modifica las existencias.

7 Está opción permite al usuario teclear cualquier serie en un movimiento aunque no

exista en el catálogo movimiento de proveedores.


37


8 Está opción permite modificar el folio del documento al momento de aplicarlo, aunque

en la configuración de la serie debe especificarse que el folio es manual, sino esta opción se ignora.

9 Indica si en este movimiento se aumenta o disminuye el importe en $, para el caso de

los reportes de ventas o compras; por ejemplo una venta o una compra aumenta el importe, pero una devolución disminuye el importe de la venta o la compra.

10 Está opción sirve para permitir aplicar el monto del documento en el saldo del cliente, si

el plazo del documento es mayor a cero; si no se activa no generará las cuentas por cobrar, aunque se le indique un plazo para pagar.

11 Está opción sirve para permitir aplicar el monto del documento en el saldo del

proveedor, si el plazo del documento es mayor a cero; si no se activa no genera las cuentas por pagar, aunque se le indique un plazo para pagar.

12 Está opción indica si este movimiento cambia la fecha y numero de la última factura del

cliente.

13 Está opción indica si este movimiento cambia la fecha y número de la última factura y último costo del proveedor.

14 Si está opción se activa entonces se actualizan los costos promedio, último, anterior y

de reposición de los artículos incluidos en el documento. Se sugiere activar sólo cuando se hacen movimientos de compras.

15 Está opción sirve para permitir aplicar el movimiento de salida al documento.

16 Está opción permite aplicar el movimiento de entrada en almacén destino.

17 Si está opción se activa entonces se aplicará automáticamente la entrada.

18 Si está opción se activa va a permitir guardar la entrada al almacén destino en disquete.

Como se puede ver hay gran variedad de opciones que se pueden elegir, dependiendo del movimiento que se agregue. Cuando haya terminado de registrar su movimiento guárdelo haciendo clic en el icono .

Si desea modificar un movimiento de entrada o salida, de clic en el icono y a continuación le aparecerá una pantalla de Modificando, como la Figura 6.1, donde usted podrá ver que el único campo que no se puede modificar es el Código, debido a que se encuentra deshabilitado. Dentro de este catálogo no esta permitido borrar los datos, por lo que sólo se pueden agregar y modificar Claves de Entrada y Salida.


38


Para imprimir su catálogo sólo tiene que hacer clic en el icono y enseguida se abrirá una pantalla que le permitirá configurar su reporte, una vez que haya establecidos los parámetros

de impresión visualice su reporte antes de imprimirlo presionando el botón . 1.2.7 Aumentos y disminuciones La opción de Aumentos y Disminuciones permite agregar y modificar documentos que hagan referencia a un aumento o disminución, según sea el caso.

La siguiente pantalla muestra un listado de todos los aumentos y disminuciones existentes actualmente, cada registro con su código, nombre de documento, referencia y tipo de operador (Figura 7).

Figura 7


39


Para agregar un nuevo aumento o disminución de clic en el botón y a continuación aparecerá una ventana de Agregando tipo de documento (Figura 7.1).

Figura 7.1

1 Esta opción indica que tipo de documento va a ser, de aumento o de disminución. 2 Este campo se refiere a la clave asignada al documento. De preferencia debe ser

consecutiva para llevar una mejor administración.

3 Está opción indica el tipo de documento que se va a registrar.

4 Este campo es de referencia para el tipo de documento.

5 Esta opción indica como va a afectar este documento a las existencias, si es – disminuye las existencias y si es + aumenta las existencias.

6 Si se activa esta opción afectará el corte de caja y los cambios se verán reflejados en el

reporte de corte de caja y en los estados de cuenta.

Ya que haya terminado de registrar su documento, presione el icono , para guardar su registro. Para modificar la información de algún documento, lo que tiene que hacer es seleccionar su

registro y después presionar el icono . Inmediatamente se abrirá una pantalla igual que la figura 7.1, solo que está se llama Modificando tipo de documento , donde la única opción que podrá modificar es la de Afecta el corte de caja , debido a que los demás campos se encuentran deshabilitados.


40


Una vez hechos los cambios correspondientes proceda a guardar los cambios realizados

dando clic en el icono .

Para imprimir reportes de aumentos, disminuciones o ambas presione el icono y a continuación aparecerá una pantalla de reporte de catálogos, donde podrá configurar su reporte y establecer parámetros de impresión. También le da la opción de visualizar su reporte

antes de ser impreso, presionando el botón de . 1.2.8 Formas de pago Este catalogo permite agregar y modificar las Formas de pago.

Al accesar a esta opción se presenta un listado de las formas de pago que están dada de alta hasta el momento. Este formulario le permitirá buscar dentro de la misma lista, registros por descripción o por código (Figura 8).


41


Figura 8

1 Para realizar una búsqueda por Descripción, digite su registro en esta caja de texto y

presione la tecla <enter>, el sistema se encargará de hacer la búsqueda y si su registro existe, aparecerá en la lista.

2 Para buscar un registro por Código, solo tiene que digitar la clave de la forma de pago y

presionar la tecla <enter> y el registro aparecerá en su lista si es que existe.

Para agregar una nueva forma de pago, lo que tiene que hacer es dar clic en el icono y enseguida se abrirá un formulario de Agregando (Figura 8.1).

Figura 8.1


42


1 Este campo indica la clave de la forma de pago que se esta dando de alta, esta clave

no debe duplicarse. 2 En este cambo se debe indicar el nombre de la forma de pago.

3 Este campo se refiere a al comisión que la empresa va a cobrarle al banco por operar

un cheque. Para realizar una modificación a una forma de pago, seleccione el registro y de doble clic

sobre él o presione el icono , para pasar a la pantalla de Modificando, donde podrá modificar todos los datos del registro, excepto el Código debido a que la caja de texto se encuentra deshabilitada con el fin de evitar claves duplicadas.

Para imprimir su catálogo de Formas de pago, de clic en el icono , el sistema abrirá una pantalla donde usted podrá configurar su reporte y establecer los parámetros de impresión,

una vez hecho esto de clic en el botón , para visualizar su reporte antes de ser impreso.

1.2.9 Series y folios Es muy importante definir que tipos de comprobantes se van a emitir, los que normalmente se utilizan son: ticket ó notas de venta en el mostrador, remisiones, facturas, cotizaciones. Se debe indicar al sistema que series se utilizaran, éstas se identifican por las dos o tres primeras letras, ejemplo: TK Ticket FA Facturas de clientes FAC Facturas de proveedores NV Notas de venta de mostrador RE Remisiones CO Cotizaciones Ahora bien, a cada una de estas series se le debe asignar un formato de impresión, para ello se deben diseñar los formatos de impresión, lo cual lleva al siguiente punto. Tambien debe relacionar la serie con un movimiento, ya sea de entrada o de salida, de acuerdo al movimiento que elija serán los reportes que afecte.


43


1 Registre una serie nueva, inicie con una “S” para series de salidas, y “E” para entradas. El sistema únicamente le permite tres valores.

2 Describa el tipo de operación.

3 Anote aquí el número a partir del cual empezara a generar folios. 4 Cuando utilice impresoras conectado al mismo equipo, en el campo correspondiente

anote la palabra “LOCAL”, o puede elegir las impresoras que estén disponibles haciendo clic en la flechita hacia abajo.

5 Direccione la serie registrada a un formato, entre al catalogo de reportes desde este

botón y elija aquí el formato haciendo doble clic sobre este.

6 Escriba una vez mas la serie que anteriormente registro.

7 Haga clic en la flechita y elija el tipo de movimiento con el cual relacionara la serie, las series que aquí muestran son de entrada y salida.

8 Al activar esta opción, estará indicando al sistema que cada vez que haga una

operación y no se concluya, dejara el folio solo a ese documento.


44


9 Con esta opción el sistema nos permite ver el documento antes de que se imprima. 10 Con esta opción el usuario podrá controlar los apartados.

11 El sistema guardara todas aquellas ventas en los que no se cumpla lo requerido por el

cliente.

12 Al activar este campo, el sistema genera los consecutivos de los folios automáticamente.

13 Esta opción solo esta disponibles para las series de ventas.

14 Al realizar las ventas los precios se imprimen netos; es decir con el IVA incluido.

15 El sistema duplicara el folio de venta, si lo indica en esta opción.

16 La opción solo esta disponible para documentos de venta, cuando ocupe una serie de

venta para crédito y de contado, se sugiere que aquí determine la opción “crédito” para realizar ambas operaciones con una sola serie.

17 Es el número de líneas que soporta el reporte.

18 El numero de cuenta contable que establecerá la interfase con el sistema de

contabilidad (conffya).

1.2.10 Impuestos El catálogo de impuestos permite agregar, modificar y eliminar los impuestos que se aplicarán a los productos o servicios de la organización.


45


Al abrir este catálogo aparece una ventana con el listado de los impuestos actuales, en este mismo formulario se pueden realizar búsquedas por Descripción y por Código (Figura 10).

Figura 10

1 Para realizar una búsqueda por Descripción, digite el nombre del impuesto y presione la

tecla <enter>. 2 Para buscar el impuesto por Código, digite la clave y presione la tecla <enter> para

comenzar la búsqueda.

Si quiere agregar un nuevo impuesto presione el icono y a continuación el sistema le desplegará otra pantalla (Figura 10.1).

Figura 10.1


46


1 Este campo indica la clave del nuevo impuesto, de preferencia debe ser la abreviación

del impuesto. 2 En este campo se anota el nombre completo del impuesto a agregar.

3 Este campo indica el porcentaje de impuesto que se va a aplicar.

4 Este campo indica el orden en que se va a aplicar el impuesto. Debido a que un artículo

puede tener dos o más impuestos, se debe establecer el orden en que debe aplicarse; aunque también se puede dar el caso de que a un articulo se le apliquen dos impuestos al mismo tiempo sobre el costo base.

5 Al activar esta opción se incluye el impuesto para desglose en las facturas.

6 Se agregaran datos en la cuenta contable cuando el sistema Nodrix ADN se relacione

con el sistema Contabilidad ADN (conffya). Cuando termine de llenar los campos correspondientes, guarde el nuevo impuesto dando clic en el icono . Una vez guardado el registro las cajas de texto se limpiarán por si desea agregar otro, en caso de que no requiera agregar otro registro, salga del formulario

presionando el icono . Si va a modificar el impuesto seleccione el registro y de doble clic sobre él o presione el icono

, el sistema abrirá un formulario igual que la figura 10.1, solo que este se llama Modificando impuesto, donde usted podrá cambiar todos los datos del impuesto excepto el código. Cuando haya terminado de modificar su registro guarde nuevamente los cambios realizados dando clic en el icono .

Para eliminar un impuesto, seleccione el registro y presione la tecla Supr o el icono , el sistema le enviará un mensaje antes de eliminar completamente el registro (Figura 10.2).

Figura 10.2

Si da clic en el botón el impuesto será eliminado de el catálogo, de lo contrario seguirá vigente.


47


Para imprimir el catálogo de impuestos de clic en el icono , enseguida aparecerá una pantalla donde usted podrá configurar su reporte, una vez establecidos sus parámetros de

impresión, presione el botón para visualizar su reporte antes de imprimirlo. 1.2.11 Divisas Está opción permite agregar, modificar y eliminar divisas, las divisas se refieren al tipo de moneda que se maneja dentro de la organización.

Una vez accesada la opción abre una pantalla donde muestra un listado de las divisas dadas de alta hasta el momento (Figura 11).

Figura 11

Para dar de alta una nueva divisa, presione el botón y a continuación aparecerá un formulario de Agregando moneda (Figura 11.1).


48


Figura 11.1

1 Este campo indica la clave de la moneda que se va a agregar, de preferencia debe ser

la abreviatura del nombre de la moneda para evitar claves duplicadas. 2 Si esta opción se encuentra activada indica que es moneda nacional.

3 Este campo especifica el nombre de la moneda.

4 Este campo indica es símbolo con el cual se representa la moneda.

5 Este campo especifica el número de decimales que se van a tomar.

6 Si se activa la opción Nueva cotización se podrá agregar un nuevo tipo de cambio.

7 Está opción guarda un historial de los tipos de cambio.

8 Este botón permite agregar la bandera del país origen de la moneda.

Para guardar el nuevo registro de clic en el icono .

Si desea realizar una modificación, de clic en el icono y el sistema lo enviará a una pantalla igual que la figura 11.1, donde podrá modificar todos los campos excepto la clave de la moneda y el historial del tipo de cambio. Si quiere eliminar algún registro, primer seleccione la moneda y después presione la tecla

Supr o el icono , y el sistema le enviará un mensaje antes de eliminarlo (Figura 12.1).


49


Figura 12.1

Si presiona el botón de , el sistema eliminará la moneda del catálogo, en caso contrario el registro seguirá vigente.

Para imprimir el catálogo de divisas, presione el botón , le aparecerá una pantalla donde

usted puede configurar su reporte, posteriormente puede presionar el botón para visualizar el catálogo antes de imprimirlo. 1.2.12 Denominaciones de moneda Este catálogo permite agregar, modificar y eliminar todas las denominaciones de moneda de curso legal.

Al momento de accesar al catálogo se presenta una pantalla donde se puede visualizar un listado de las denominaciones de moneda, billete y cheques que la empresa puede recibir (Figura 12).


50


Figura 12

Para agregar una nueva denominación de clic en el icono y el sistema abrirá una pantalla de Agregando denominaciones (Figura 12.1).

Figura 12.1

1 Este campo indica la clave de la moneda a agregar, se sugiere que sea una abreviatura

de la descripción.


51


2 Este campo describe la característica del tipo de la denominación.

3 Este campo indica el valor en pesos del tipo de denominación.

4 Este campo se refiere a la comisión que la empresa va a cobrarle al banco por operar

un cheque. 5 Está opción indica la forma en que va a recibir la empresa la moneda.

Cuando haya terminado de registrar su denominación, guarde su registro dando clic en el icono . Para que usted pueda modificar una denominación, lo primero que tiene que hacer es

seleccionar el registro y dar clic en el icono , enseguida el sistema le enviará una pantalla de Modificando denominación. Esta pantalla es igual que la figura 12.1. El único campo que no se puede modificar en esta opción es el código, debido a que se encuentra deshabilitado. Cuando termine de realizar los cambios correspondientes, guarde sus modificaciones dando clic en el icono . Para que pueda eliminar una denominación, primero debe seleccionar el registro y después

presionar la tecla Supr o dar clic en el icono y el sistema le enviará un mensaje antes de eliminar el registro (figura 12.2).

Figura 12.2

ESTE MENSAJE NO CORRESPONDE AL CATALOGO

Si presiona el botón , el sistema eliminará la denominación del catálogo; en caso contrario si cancela la operación el registro seguirá existiendo.


52


1.2.13 Turnos Está opción le permitirá agregar, modificar y eliminar los turnos de los supervisores.

Cuando usted accese a esta opción podrá visualizar una lista de los turnos de trabajo de los supervisores, que están dadas de alta hasta el momento(Figura 13).

Figura 13

Antes de agregar un nuevo turno, debe establecer sus horarios de entrada y salida. Cuando haya determinado los horarios que cubrirá cada turno y este dispuesto a agregar uno nuevo,

de clic en el icono y el sistema abrirá el formulario de Agregando turnos (Figura 13.1).


53


Figura 13.1

1 Este campo indica la clave del turno que se va a dar de alta, se sugiere que sea un

número consecutivo para evitar claves duplicadas. 2 En este campo se debe especificar la descripción del nuevo turno.

3 Este campo va a indicar la hora de inicio del turno.

4 Este campo va a indicar la hora en que termina el turno.

5 En este campo se debe especificar quien será el supervisor del turno.

Una vez que haya terminado de registrar el turno, de clic en el icono o presione las tecla Ctrl + G para guardar el registro, cuando realice este proceso las cajas de texto se limpiaran

por si desea dar de alta otro turno, en caso contrario de clic en el icono y saldrá regresara a la pantalla de la figura 13. Si desea modificar un turno seleccione el registro y de doble clic sobre él o de clic en el icono

y enseguida el sistema le enviará el formulario de Modificando turnos , es igual que la pantalla de la figura 13.1; solo que en este caso el único campo que no puede ser modificado es el código del turno.


54


Cuando haya terminado de modificar el registro, guarde nuevamente los cambios dando clic en el icono o presionando las teclas Ctrl + G. Para eliminar un turno lo que tiene que hacer es seleccionar el registro y presionar la tecla

Supr o dar clic en el icono , el sistema inmediatamente le enviará un mensaje antes de eliminar el turno (Figura 13.2).

Figura 13.2

Si da clic en el botón , el registro se eliminará por completo, de lo contrario el registro seguirá vigente en el catálogo. 1.2.14 Registro de agentes El catálogo de Registro de Agentes le permitirá agregar, modificar o eliminar agentes.


55


Cuando accese a está opción se le presentara una lista de agentes activos hasta el momento (figura 14). Si quiere buscar un agente en específico, puede hacerlo de dos formas, por Descripción y por Código. Para buscar un registro, digite el nombre o la clave según sea el caso y presione la tecla <enter>. Si el registro existe, aparecerá en la lista de lo contrario se quedará en blanco.

Figura 14

Si va a registrar un nuevo agente, de clic en el icono y el sistema lo enviará a la ventana Agregando Agentes (figura 14.1) donde deberá llenar los campos correspondientes.

Figura 14.1


56


1 El campo código específico la clave del agente. Una sugerencia para que estos códigos

no se dupliquen es que los agregue de forma consecutiva.

2 La opción tipo se refiere al tipo de agente que puede agregar, ya sea un proveedor, cobrador o vendedor, etc.

3 El cuadro Domicilio indica los datos personales del agente, como son: calle y num.,

colonia, población, CP, estado, país, teléfono, fax y correo electrónico.

4 La opción comisión s/venta indica el tipo de comisión que se le asignará al agente. Este tipo de comisión se configuran en el catálogo de artículos de la pestaña precios en el campo comisión de contado (Capitulo 4.1.17 Comisión sobre venta).

5 La opción comisión s/cobro indica el tipo de comisión que se le asignará al agente. Esta

comisión se configura en el catálogo de de artículos de la pestaña precios en el campo comisión de crédito (Capitulo 1.1.2 Comisión sobre cobranza).

6 Este campo permite agregar alguna característica u observación acerca del agente.

7 Está opción indica la cuenta de usuario con la cual va ingresar el agente al sistema.

8 Está opción indica en que almacén se encontrará el agente.

9 Este campo permite agregar series que el agente puede manejar

10 Está opción indica la serie que por default va a ocupar el agente.

Una vez registrado el agente, proceda a guardarlo presionando el botón . Si quiere modificar alguno de los registros de agentes, posiciónese en el registro; de doble clic

sobre él, presione la tecla <enter> o de clic en el icono . Al instante se abrirá una ventana igual que la figura 14.1, solo que en este caso se pueden realizar cambios al registro, el único campo que no se puede modificar es el código. Una vez modificado el registro proceda a guardar los cambios con sólo presionar el icono .

Si desea eliminar el registro, posiciónese sobre el registro y oprima la tecla Supr o el icono y a continuación el sistema le enviara un mensaje (Figura 14.2).

Figura 14.2


57


Si presiona el botón , el registro será eliminado, en caso contrario el registro seguirá

existiendo. Para imprimir su catálogos de agentes presione el botón , posteriormente aparecerá una pantalla donde podrá configurar su reporte, una vez establecidos los

parámetros presione el icono para visualizar el catalogo. 1.2.15 Registro de cajas Esta opción le permite agregar, modificar y eliminar registros de cajas.

Cuando accese a está opción podrá ver que aparece en la pantalla un listado de los registros de cajas que han sido agregadas hasta el momento, en este caso se tienen sólo dos cajas (figura 15).

Figura 15

Si va a agregar una nueva caja de clic en el icono , a continuación le aparecerá una pantalla de Agregando caja (figura 15.1).


58


Figura 15.1

1 Este campo indica la clave de la caja, por lo tanto no debe duplicarse. 2 Este campo se refiere al nombre completo de la caja que usted vaya a asignar.

3 Este campo debe ser el nombre de la PC que tenga en Windows, de lo contrario no se

podrá utilizar.

4 Esta opción indica la operación que va a llevar a cabo la caja, ya sea imprimir facturas, documentos, ticket, etc.

5 Este campo indica el almacén desde donde se van a realizar las ventas.

Una vez llenados los campos correspondientes, guarde el registro haciendo clic en el icono

. En caso de que no desee guardar el registro de clic en el icono y el sistema lo enviará a la pantalla de la figura 15. Si lo que quiere realizar es una modificación, seleccione su registro y después presione la

tecla <enter>, de doble clic sobre él o haga clic en el icono . Enseguida el sistema le presentará una pantalla de Modificando caja (figura 15.2).


59


Figura 15.2

1 Este campo no puede modificarse ya que se encuentra deshabilitado. 2 Este campo no debe modificarse ya que siempre debe ser el mismo que el nombre de

la PC de Windows. Una vez hechos los cambios correspondientes, podrá guardarlos dando clic en el icono . Para eliminar una caja sólo tiene que seleccionar el registro y presionar la tecla Supr o el

icono , en ese instante el sistema le enviará un mensaje (figura 15.3).

Figura 15.3

Si usted presiona el botón la caja se eliminará completamente, de lo contrario seguirá vigente en el catalogo.


60


1.2.16 Supervisores La opción Supervisores le permitirá agregar agentes a la tabla de supervisores, asimismo podrá eliminar los registros de supervisores.

Cuando usted accese a está opción podrá visualizar una lista de agentes que han sido agregados al catalogo de supervisores (Figura 16).

Figura 16

Si desea buscar un agente en específico, digite en la caja de texto Descripción el nombre de su agente y presione la tecla <enter>. En caso de que no exista el registro la tabla quedará en blanco.


61


Para visualizar la lista de agentes de clic en el icono y podrá accesar al formulario (Figura 16.1).

Figura 16.1

1 Este campo permite elegir una de las opciones de búsqueda como son: por clave,

descripción y coincidencia. 2 Este campo se refiere a la clave o nombre del registro a buscar. Una vez establecida la

búsqueda presione la tecla <enter>, Si el agente que busca no existe, el sistema le mandará un mensaje (Figura 16.2).

Figura 16.2

Para que asigne el agente seleccionado al catalogo supervisor, de clic en el icono o

presione el botón . En caso de que el agente ya se encuentre asignado a otro supervisor, el sistema le enviará un mensaje (Figura 16.3).


62


Figura 16.3

Si todavía no ha sido asignado, se asignará al supervisor que se especifico. Si desea eliminar un supervisor, lo primero que tiene que hacer es seleccionar el registro y presionar la tecla

Supr o dar clic en el icono y enseguida el sistema le enviará un mensaje de confirmación (Figura 16.4).

Figura 16.4

Si oprime el botón el supervisor se eliminaría completamente, de lo contrario el registro seguiría existiendo.


63


MODULO II

PROVEEDORES


64


2.1 Registro de proveedores y cuentas por pagar 2.1.1. Registro de proveedores Este módulo le permite agregar, modificar y eliminar proveedores, al ingresar registros de proveedores, usted podrá administrar sus compras.

Una vez que usted haya accesado al catálogo podrá visualizar una lista con los nombres de los proveedores que se han dado de alta hasta el momento, en caso de que todavía no exista ningún registro, la lista aparecerá en blanco (Figura 2).

Figura 2

1 Descripción. Le permite realizar búsquedas por nombres de proveedor. Solo tiene que

digitar el nombre del proveedor que desea buscar, presionar la tecla <enter> y el sistema se encargará de realizar la búsqueda, si el registro existe aparecerá en la lista, de lo contrario la lista quedará en blanco.


65


2 Código. Le permite hacer búsquedas por clave del proveedor, sólo tiene que digitar la

clave del proveedor y presionar la tecla <enter>; el sistema se encargará de realizar la búsqueda correspondiente y presentar en la lista el registro que solicitó.

3 Se presenta la lista de todos los registros de proveedores que se han dado de alta

hasta el momento. 2.1.1.1 Agregar proveedor

Para dar de alta a los proveedores, de clic en el icono y enseguida se mostrará una ventana como la siguiente (Figura 2.1), donde tendrá que rellenar todos los campos que se le soliciten.

Figura 2.1

1 Código. En este campo usted podrá digitar la clave que le asignará al proveedor, éstas

no deben repetirse. 2 Nombre. Escriba el nombre completo del proveedor que va a dar de alta.

3 Razón social. En este campo va a digitar el nombre con el que está registrado el

proveedor ante hacienda.


66


4 Cuenta contable. Este campo es para que la cuenta del proveedor pase a la

contabilidad.

5 CURP. En caso de que se trate de una persona física, en este campo irá digitada su clave única de registro, pero si se trata de una persona moral, este campo debe quedar vacío.

6 RFC. En este campo irá digitado el registro federal del contribuyente del proveedor.

7 Tipo. Se refiere al tipo de proveedor que va a dar de alta, este puede ser local, foráneo,

etc., se relaciona con el catálogo de clasificador de tipos.

8 Series. Este campo le permitirá ingresar la serie con la cual va a facturar al proveedor, lo que le va a permitir llevar un control de las facturas de cada proveedor.

9 Domicilio. Le permite ingresar la ubicación específica del proveedor, por lo que se

requiere que requisite todos los campos como son: calle, colonia, num. Ext., num. Int., CP, población, estado, municipio, país, teléfono, fax, Mail y página Web.

Una vez que haya registrado todos los datos correspondientes del proveedor, presione el icono para guardar el registro. Una vez que el sistema haya guardado el registro, se limpiarán los campos por si desea registrar nuevamente otro proveedor, en caso de que desee salir de está pantalla presione el icono . 2.1.1.2 Modificar proveedor

Para modificar un proveedor, primero seleccione el registro y después presione el icono y enseguida aparecerá una pantalla como la figura 2.1, donde usted podrá modificar todos los datos del proveedor, excepto la clave. Al terminar la captura usted puede emitir un reporte de los proveedores agregados,

presionando el icono . , enseguida podrá ver que se abre otra ventana donde usted podrá configurar su reporte y establecer los parámetros de impresión, después de esto de clic en el

botón para visualizar como quedaría su reporte antes de imprimirlo.

Para salir del catálogo de proveedores sólo tiene que presionar el icono . Como usted puede visualizar en la figura 2.1 existen una serie de pestañas, las cuales son parte del registro de proveedores. A continuación se describirá el uso de cada una de ellas.


67


2.1.1.3 Datos comerciales

1 Límite de crédito. En este campo usted podrá digitar el máximo de compra a crédito que

se le puede hacer a ese proveedor. 2 Plazo. En está sección debe registrar el máximo de plazo en días que le ofrece el

proveedor para el pago de sus facturas. El plazo está disponible al momento de generar órdenes de compra.

3 Fecha última compra. Este campo lo registra el sistema automáticamente, de acuerdo a

la última compra. 4 No. Ultima factura. Este campo lo registra el sistema automáticamente de acuerdo al

número de la última factura de compra.

2.1.1.4 Cuentas bancarias

En está sección se registran los bancos a los cuales se harán los depósitos.


68


Para agregar una cuenta bancaria haga clic aquí en el icono y enseguida se mostrara la siguiente pantalla:

1 Clave del banco. En este campo debe ingresar el banco a donde se va a depositar y para

ello presione el icono , enseguida aparecerá el catálogo de bancos, donde usted podrá elegir el banco que requiera.

2 Número de cuenta. Debe anotar el número de cuenta del proveedor, ésta es

proporcionada por el mismo. 3 CIE. Este campo es la clave de identificación empresarial, debe ser proporcionada por el

proveedor.

Para agregar la cuenta bancaria del proveedor, presione el botón .


69


NOTA: Para ver los datos de la sucursal, es necesario que de doble clic sobre el registro del banco. Para eliminar o quitar una cuenta de la lista haga clic en el icono . El sistema le brinda la oportunidad de dar de alta nuevos bancos desde está sección, sólo tiene que clic en el botón

.

2.1.1.5 Contactos

Los contactos son las personas que toman los pedidos, pactan los precios, descuentos, el medio de transporte, etc. Por ello es muy importante tener los datos de estas personas, pues son ellos los responsables de que se lleve acabo un buen negocio. Al accesar a esta pestaña usted podrá ver los contactos que tiene hasta el momento.

Si aun no tiene ingresado ningún contacto, puede hacerlo presionando el icono . Enseguida se mostrara una ventana donde deberá anotar todos los datos correspondientes al contacto donde pueda ser localizado en cualquier momento.


70


El campo Tipo se refiere al puesto que desempeña el contacto, este puede ser agente, vendedor, distribuidor, etc. En Observaciones usted puede anotar información que sirva de referencia acerca del contacto. Ahora si para agregar el contacto presione el botón y regresará a la pantalla anterior. Para modificar los datos del contacto primero seleccione el registro y después presione el

icono , ingresará nuevamente a la misma pantalla de Contacto del proveedor ; una vez que haya ingresado podrá cambiar todos los datos excepto el código del contacto.

Para eliminar un contacto primero posicione su cursor en el registro y después presione el

icono , enseguida se quitará el contacto de la lista.

NOTA: Para que pueda visualizar los datos personales del contacto debe dar doble clic sobre el registro correspondiente. Los contactos están disponibles para el proveedor correspondiente al momento de generar órdenes de compra.


71


2.1.1.6 Fletes

Está opción le permite registrar el medio de transporte de la mercancía.

Para agregar un flete de clic en el icono y enseguida se desplegará una lista de los fletes existentes.

Lo único que tiene que hacer es elegir el flete que utilizara con su proveedor y para ello

primero posicione su cursor en el flete y después presione el icono o la tecla <enter>.

Para eliminar un flete primero debe posicionar su cursor en el registro que desea eliminar y

después debe dar clic en el icono El sistema le brinda la oportunidad de accesar al catálogo de fletes y dar de alta nuevos registros dentro de la misma sección donde se encuentra actualmente, sólo tiene que dar clic en el botón .


72


NOTA: Para que pueda visualizar información acerca del transporte debe dar doble clic sobre el registro.

2.1.1.7 Ubicaciones

En esta sección se registran direcciones o centros de distribución del proveedor.

Para agregar nuevas ubicaciones de clic en el icono y enseguida se mostrará una pantalla donde tendrá que registrar todos los datos correspondientes.


73


Para guardar la ubicación presione el botón . Para modificar la información presione

el icono , en esta ventana el único campo que no podrá modificar es el código de la

ubicación. Para eliminar un registro presione el icono y enseguida se eliminará de la lista. NOTA: Para que pueda visualizar información acerca de la ubicación de doble clic sobre el registro. La ubicación que agrego estará disponible para este proveedor al momento de generar órdenes de compra. 2.1.2. Catálogo de proveedores Esté módulo le permite imprimir el catálogo de proveedores, un proveedor por hoja.

Una vez que haya accesado a está opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente, donde tendrá que establecer que proveedor desea imprimir.

Debe elegir un rango de registros a visualizar, si elige un proveedor debe digitar el código del

proveedor especifico, en caso de que no se acuerde del código presione el icono y enseguida el sistema le abrirá una pantalla donde usted podrá buscar su proveedor.


74


Una vez que haya encontrado el proveedor que buscaba, seleccione su registro y presione la

tecla <enter> o el icono . Después presione el botón para visualizar su

catalogo de proveedores. Si desea imprimirlo de clic en el icono . 2.1.3. Registro de aumentos y disminuciones Está opción será de utilidad para la captura directa de cargos y abonos de proveedores, también se pueden registrar las cuentas por pagar. Para entrar a realizar operaciones en este modulo accese al módulo de la siguiente manera.

Una vez que usted haya accesado a está opción podrá visualizar una pantalla de Cuentas por

cobrar y pagar con todos los campos vacíos. Presione el icono y enseguida usted podrá ver que aparecerá una pantalla de búsqueda de proveedores como la siguiente.


75


Aquí usted puede buscar su proveedor por nombre o RFC, lo único que tiene que hacer es digitar el registro y presionar la tecla <enter>, enseguida el registro aparecerá en la lista, una vez seleccionado el registro de doble clic sobre él. Ahora usted se encontrará posicionado en la siguiente pantalla, donde como puede ver aparece información referente al proveedor que eligió.


76


Ahora de clic sobre la pestaña movimientos para ver los documentos vivos, con saldo, sin saldo, etc.

Con saldo: solo presenta aquellos documentos pendientes de pagar. Sin saldo: son los documentos que ya fueron saldados por la empresa. Todos. Presenta documentos pendientes de pago, y los que no tienen saldos.

Para buscar un documento en especial, escriba en el campo buscar el folio

, si éste es encontrado el cursor se posicionara sobre el documento requerido. Como podrá ver en este modulo la información se encuentra de manera detallada y de forma resumida. En la columna del lado izquierdo esta el documento de manera resumida, solo muestra la serie, folio, importe, vencimiento y contrato de la factura. Y en la parte inferior el saldo total que tiene el con el proveedor. Del lado derecho detalla; el tipo de documento, serie, folio, orden y neto de la factura; en la parte inferior aparecen otros datos como: fecha de operación, fecha de vencimiento, fecha de pago y la referencia. En la misma columna se registran los movimientos que pueda tener el documento inicial; es decir, la factura con los abonos, anticipos, liquidaciones y otros movimientos aplicables. Para

cancelar movimientos debe posicionarse sobre la operación y hacer clic en el icono .


77


Los movimientos que por default están en el sistema son:

Para agregar aumentos Para agregar disminuciones CUENTA DE CARGO SERIE

(MODIFICABLE) CUENTA DE ABONO SERIE

(MODIFICABLE) Factura FA Abono a cuenta. ABO Documentos. DOC Nota de crédito. NCR Notas de cargo. NCA Abono diverso. ADI Intereses INT Liquidación. LIQ Cargos diversos. CDI Cheque posfechado. CHP Cheques devueltos. DEV Bonificación. BON Gastos de embargo. GTS Anticipo. ANT Devolución de anticipo. DVA Saldo a favor. SAL Tarjeta de crédito. TAR Gastos por garantía. GTS Seguro unidad. SEG Traspaso a trámite. TJU Pago seguro unidad PSE Cuentas incobrables INC

El usuario administrador puede registrar otros movimientos que considere necesario Vease (Capitulo 1.2.7 Aumentos y disminuciones). El sistema Nodrix ADN® se adapta a cualquier situación. Cada empresa tiene diferentes maneras de aplicar cargos y abonos y en este módulo se explican algunas formas de operación. El procedimiento para registrar aumentos es el siguiente, primero elija el tipo de movimiento y aplique los pasos que se utilizaron en la pestaña movimientos.


78


Liquidación de facturas por antigüedad de saldo.

1. Entre al modulo de disminuciones dando clic en el icono .

2. Elija el concepto y automáticamente se mostrara la serie y el folio, avance con <enter> hasta llegar al campo de referencia.

3. Anote la referencia para cualquier aclaración. Avance con <enter> hasta llegar al campo de importe.

4. Inserte la cantidad en el campo de importe. 5. Teclee <enter> y el sistema liquidara cada documento hasta agotar el importe.

6. Verifique la información, haga clic en el icono y pase al siguiente cuadro de dialogo. 7. Capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic en este icono . 8. Al guardar se muestra la vista previa del documento, por lo que es momento de obtener

una impresión si lo desea. 9. El sistema le indicara que se almaceno la serie y el folio.


79


Procedimiento de liquidación por factura

1. Entre al modulo de disminuciones dando clic en el icono .

2. Elija el concepto “ ”. Automáticamente se mostrara la serie y el folio, avance con <enter> hasta llegar al campo de referencia.

3. Anote la referencia para cualquier aclaración. 4. Posicione el cursor en el campo importe y anote la cantidad. 5. Teclee <enter> y para registrar la orden.

6. Verifique la información y haga clic aquí y pase al siguiente cuadro de dialogo. 7. Capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic aquí . 8. Al guardar se muestra la vista previa del documento es momento de obtener una

impresión si lo desea. 9. El sistema le indicara que se registro la serie y el folio.


80


Procedimiento para registro de anticipo o abono div erso

El movimiento de anticipo y de abono diverso se registran de manera normal, y no se aplican a ninguna factura, hasta que el usuario lo indique.

1. Nuevamente entre al modulo de disminuciones presionando el icono .

2. Elija el concepto y/o y automáticamente se mostrara la serie y el folio, avance con <enter> hasta llegar al campo de referencia.

3. Anote la referencia para cualquier aclaración.

4. Posicione el cursor en el campo y anote la cantidad.

5. Verifique la información y haga clic en el icono guardar y pase al siguiente cuadro de dialogo.

6. Capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic en este icono . 7. Al guardar se muestra la vista previa del documento es momento de obtener una

impresión si lo desea. 8. El sistema le indicara que se almaceno la serie y el folio.

Este procedimiento puede utilizarse para otros movimientos, solo tiene que activar el siguiente campo , si es que posteriormente quiere que el documento que esta registrando afecte a otro movimiento.


81


Asignación de anticipo y/o abono diverso a una fact ura

1. Entre al modulo de asignar anticipo o abono diverso a una factura presionando el icono

y se mostrara el menú que se muestra al final del Texto. 2. Registre la serie y el folio del anticipo o abono diverso. 3. Registre la serie y el folio de la factura que se afectara.

4. En el campo escriba el importe del anticipo.

5. Verifique la información y aplique la operación, haga clic aquí .

6. Para salir de la sección haga clic en este icono .

Generación de pagares

1. Haga clic en el icono para generar pagares.

2. Seleccione la forma de pago; puede ser anual, trimestral, semestral, mensual, quincenal o semanal.

3. Determine la forma del calculo: simple o saldos insolutos.

4. Ahora determine el número de pagos (plazo).

5. Ingrese el % de financiamiento anual.

6. También debe anotar el % de intereses moratorios.


82


7. Seleccione la fecha inicial y genere los pagares, haga clic en “calculo”. El sistema detalla los pagos.

8. Verifique la información y aplique la operación, haga clic aquí .

9. Si desea cancelar y probar una vez mas, haga clic aquí .

10. Para salir de la sección haga clic en este icono .

Para obtener reimpresiones de sus recibos de cobro entre al modulo consulta e impresión de documentos Vease (Capitulo 3.3.1 Consulta e Impresión de Documentos ).


83


2.1.4. Catálogo de formatos de proveedores Para visualizar o reimprimir los documentos generados por aumentos y disminuciones debe hacer el registro de las series en este modulo.

Para registrar una nueva serie haga clic en el icono . Primero debe anotar la serie que desea reimprimir o visualizar en el campo serie y después de clic en el icono de abrir y direccione la serie al formato “Notcred.frf” u otros formatos personalizados para el registro de aumentos y disminuciones. En el campo de puerto, registre una impresora local. Si anteriormente registro series, posiciónese en el campo descripción y presione la tecla <enter> para ver el listado de series registrados. A continuación se explica la función de otros iconos.

Guarde el registro y las modificaciones. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información, el sistema responde almacenando los cambios que se hayan realizado hasta el momento.

Cancelar los cambios realizados. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información de los campos, con este botón se puede abandonar los cambios realizados si así lo desea, si presiona este botón y estaba agregando un documento, éste es desechado, si esta modificando la información del registro y cancela la operación, éste se deja tal como estaba antes de entrar a modificarlo.


84


Eliminar información .Este botón permite eliminar toda la información, siempre y cuando no tenga movimiento, una vez que se obtenga la información que se desea eliminar en la lista, bastará con seleccionarlo y hacer clic en este botón, a lo que el sistema responde con la pregunta ¿Eliminar registro?, si responde que si lo elimina, esto solo es posible si la serie no tiene ninguna operación realizada, ya que de habérsele hecho alguna operación, el sistema responde que no es posible eliminarlo.

Imprimir. Imprime el catálogo de reportes, ordenado como se lo indiquemos. Este muestra un nuevo cuadro de dialogo que le permite configurar su informe.

Salir del modulo . Con este botón regresa al modulo principal de Nodrix ADN. 2.2. Procesos de compra Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea pequeña, mediana o grande. Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra, como son:

� Precio � Calidad � Cantidad � Condiciones de entrega � Condiciones de pago � Servicio postventa

Definición de Compras: Tradicionalmente se dice que comprar es "la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno". En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización


85


Funciones:

1. Adquisiciones : Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

2.2.1. Generar ordenes de compra automáticamente

Como una opción para operaciones de compra de gran volumen, puede evitar todo el proceso de solicitud utilizando la capacidad de generación automática de órdenes de compra. Junto con el proceso de aprobación automática, las órdenes de compra pueden crearse, abrirse e imprimirse para ser enviadas a sus proveedores.

Si se requieren aprobaciones, las órdenes de compra pueden permanecer en espera para ser aprobadas. Nodrix ADN genera las órdenes de compras automáticas basándose en las preferencias o rotaciones existentes en el sistema creadas a partir de máximos y mínimos (stop). Vease (Capitulo 4.1.1.2 Datos Comerciales) .

Genere la lista de sus artículos haciendo clic en el botón y espere un momento por favor, hasta que se complete el proceso. Una vez finalizado la carga de artículos se activan los botones siguientes:


86


En el campo ¿Solicita? seleccione mediante doble un clic o pulsando las teclas <Alt.> + <Flecha Abajo> para marcar solo aquellos a imprimir.

Ordenar la información por proveedor. Cuando active este botón el sistema ordena a los proveedores alfabéticamente y presenta sus artículos disponibles en el mismo orden.

Ordena la información por artículos. Le presenta la lista de artículos, ordenando los códigos en forma descendente.

Imprimir. Imprime la lista de artículos asignados con el estatus “S”.

Invierte la selección actual. Cambia de estatus Se solicita (S) al modo No se solicita (N) y viceversa, según como se encuentre al momento de activar el botón.

Desmarca todos los artículos . Asigna el estatus No se solicita (N) cuando estos tiene asignado el modo “S”.

Marca todos los artículos. Asigna el estatus S, (Se solicita) cuando están con el modo “N”.

Agrega un nuevo artículo. Desde este botón el usuario entrar a buscar un articulo que desea agregar al orden de compra, esta búsqueda se realiza con las opciones ya descritas anteriormente en otros módulos.


87


Generar la (s) Orden (es) de Compra. Al dar clic en este botón usted esta indicando al sistema que desea hacer pedidos a este proveedor, por tal motivo el sistema genera la orden de compra y envía dicho documento al modulo de procesos de compras (Capitulo 2.2.4 Registro Ordenes de Compras) y le indica con el numero de tramite que corresponde, mostrando un mensaje como el siguiente:

Cancelar los cambios realizados. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información, con este botón podemos en cualquier momento si así lo deseamos, abandonar los cambios realizados, si se hace clic y se estaba agregando un nuevo articulo, es desechado.

Eliminar un artículo de la lista. Permite eliminar artículos que no son necesarios que estén en la lista, una vez que tenemos el articulo que deseamos eliminar en la lista, bastará con seleccionarlo y hacer clic en este botón, a lo que el sistema responde con la pregunta: Realmente desea eliminar el articulo ¿Esta de acuerdo?, si se responde SI lo elimina.

Salir del modulo . Cada vez que active este botón se cerrara la estación de trabajo y lo enviara al menú principal de Nodrix ADN. 2.2.2. Requisición de compra Es un módulo que permite capturar solicitudes de mercancía (Pedidos internos) que requieren las sucursales o almacenes donde se expenden los productos, es decir, esta opción la puede operar el encargado o administrador de cada sucursal o almacén. Normalmente estas solicitudes son generadas automáticamente desde la opción Reporte estadístico para pedir a proveedores , sin embargo si el sistema se acaba de implementar aún no existen estadísticas de ventas, entonces el sistema no puede generar todavía pedidos o requisiciones automáticas, mientras tanto se explicará como ingresar la solicitud en forma manual. Es importante establecer periodos cortos para las requisiciones de las sucursales, ya que normalmente es el periodo de tiempo que tarda el Almacén general o el proveedor en surtir un pedido.


88


Con la finalidad de reducir el costo de almacenamiento, en un principio se pueden establecer periodos semanales, y posteriormente definir pedidos conforme a las estadísticas de venta y al periodo de entrega de los proveedores. Para accesar a la requisición de compra ingrese de la siguiente manera:

Una vez que usted haya accesado a está opción, se desplegará una pantalla como la siguiente

Donde como puede observar existen una serie de elementos similares a todos los catálogos de Nodrix, des decir un contenedor de requisiciones que han sido capturadas en el almacén asignado al usuario del sistema, los cuales pueden modificarse siempre y cuando no se hayan cerrado, de lo contrario solo nos permitirá visualizar su contenido. Para abrir alguno de los documentos hechos con anterioridad, primero elija el almacén a

operar y después de clic en el icono , ahora posicione el cursor sobre la requisición que

desea modificar y haga doble clic sobre el registro o presione el icono .

Para registrar una nueva requisición haga clic en el icono de nuevo e inicie la captura de los artículos.


89


Puede ingresar el código del artículo manualmente digitando el registro en el campo

,presione la tecla <enter> y se mostrará la ventana de búsqueda de artículos, recuerde que puede realizar búsquedas por diferentes filtros. También puede agregar un bloque de artículos por línea o departamento son sólo hacer clic en el

icono . Una vez que termine de capturar sus artículos, y este seguro de

enviarlo al departamento respectivo, haga clic en el icono , si quiere modificar

su documento más tarde guarde su documento haciendo clic en el icono .

Los botones e serán de gran utilidad para enviar y recibir requisiciones cuando las sucursales no están conectadas con el departamento de Compras.

El botón se activa cuando usted Acepta el Requerimiento. Al hacer clic sobre él se muestra un cuadro de diálogo de búsqueda de directorios, seleccione una carpeta destino para guardar el informe a Exportar.

El archivo se guardará con la extensión XML , el cual es un formato estándar para transferencia de datos. Para recibirlo en la base donde se concentra la información de todos

los almacenes, deberá hacer clic en el botón y buscar en el cuadro de diálogo el directorio origen donde se encuentra el archivo.


90


Utilice el icono para Imprimir las requisiciones. Para salir de la estación de trabajo e iniciar

una nueva haga clic en este icono .

Presionando del botón puede eliminar artículos capturados en su requisición.

Cuando active la opción el sistema tomará en cuenta la existencia comparada contra los máximos y mínimos para sugerir la cantidad idónea para cada artículo. 2.2.3 Concentrar requisiciones para generar pedidos . Esta opción del sistema será utilizada ya sea por el almacén general o por el encargado del área de abastecimiento o compras de la empresa, mediante la cual podrá reunir las requisiciones de las sucursales y hacer un concentrado de todas, con la finalidad de que el sistema genere las órdenes de compra que sean necesarias en caso de no contar con la mercancía solicitada, también permite realizar pedidos mas sustanciales a los proveedores ya que de esta forma se logran descuentos financieros importantes tanto por el volumen de compra como por pronto pago, esto noble va a permitir ser mas competitivo. Ahora se van a estudiar diferentes escenarios en que se puede utilizar esta opción:

1 Existen empresas que pueden comprar a distintos proveedores un mismo artículo, cada vez que se va a realizar un pedido primero se deben enviar solicitudes de cotización a todos ellos, cuando los proveedores envían las cotizaciones éstas se capturan y el sistema genera la orden de compra en forma automática.

2 En contraste algunas empresas pactan con los proveedores exclusividad para el

abastecimiento de la mercancía, de esta manera aseguran mejores condiciones de compra, además de mayores descuentos y promociones, no envían solicitudes de cotización puesto que de antemano están de acuerdo en las políticas de precios establecidos en el convenio de colaboración.

3 En cuanto a las órdenes de compra Nodrix las puede generar de dos posibles formas :

• Si la empresa tiene un almacén general y de ahí la reparte hacia las sucursales (Cruce de Andén).

• Si la empresa no cuenta con un almacén general entonces se generan órdenes

de compra por Almacén ya que el proveedor envía la mercancía directamente a las sucursales.


91


Inicie un nuevo registro con el nombre Solicitud de cotización , haciendo clic en el botón

nuevo , enseguida se activará el botón de Agregar requisición que le permitirá ver una bandeja de pedidos pendientes, ahora posicione el cursor sobre el pedido a concentrar y haga

clic en el icono o haga doble Clic sobre el Pedido para visualizar los datos de Requisición. Vease (Capitulo 2.2.2. Requisición de compra).

Si anteriormente hizo operaciones en el contenedor encontrara las que aun no pasan a la etapa de asignación de costos y proveedores.

Una vez que haya elegido la requisición se mostrará el almacén que hace el requerimiento, así como los datos de identificación del artículo; código (identificador), descripción del artículo, y las cantidades requeridas.

Una vez que verifique que la información es correcta proceda a guardar el registro para pasar al siguiente proceso, en este momento las requisiciones que se seleccionen se desactivan del cuadro de diálogo, es decir que ya no pueden ser utilizadas en otra solicitud.


92


Seleccionar proveedor(es). El siguiente paso consiste en la selección de proveedores a los que se realizará el pedido, para ello posicione el cursor sobre el registro deseado y haga clic en el botón Asignar

Proveedor . Para este ejemplo se seleccionará la cotización numero cinco.

Aquí podrá asignar proveedores como a continuación se describe:


93


Si elige la opción el sistema desplegará automáticamente los proveedores que están relacionados con los artículos que desea adquirir. En caso de que elija la opción el sistema le permitirá ingresar manualmente a los proveedores con los que cotizará toda la lista de artículos. Una vez determinado lo anterior, haga clic en el icono guardar y

regrese al contenedor haciendo clic en este botón .

El botón imprimir solicitudes de cotización le permite imprimir un listado de los artículos a

cotizar por cada proveedor seleccionado. Captura de cotizaciones y generador de órdenes de co mpra. Al regresar al contenedor de solicitudes, posicione el cursor sobre la solicitud que ya tiene

proveedores seleccionados y haga clic en este icono . Si Usted utiliza la segunda opción de Seleccionar proveedores para cotizar tiene la posibilidad de asignar o modificar costos y descuentos directamente en la tabla de datos de acuerdo a las cotizaciones enviadas por los proveedores, si lo desea puede filtrar los datos por proveedor para facilitar la captura.


94


Puede obtener reportes de artículos nuevos pulsando clic derecho del Mouse., este reporte es útil cuando en alguna sucursal o almacén agregó algún artículo que no se tenga aún en la base de datos principal. Cuando este seguro de enviar su pedido o guardar cambios

haga clic en el icono . Para enviar su cotización al modulo de ordenes de

compra, sólo deberá pulsar el icono Generar orden de compra . Vease (Capitulo 2.2.4 Registro de Ordenes de Compra).

El sistema le enviara el siguiente mensaje para indicarle que enviara el pedido al modulo antes mencionado.

Si esta seguro de continuar, haga clic en el botón y enseguida el sistema le enviará un mensaje de advertencia acerca del proceso. Después de terminar con el proceso de requisición por departamentos, el responsable de compras encontrara en el módulo de órdenes de compras las requisiciones solicitadas. Aquí podrá asignar el flete, contacto, otros descuentos, modificar el costo, alterar las cantidades solicitadas, también puede agregar otros artículos y finalmente cerrar la orden de compra.


95


2.2.4 Registro de ordenes de compra El módulo de Órdenes de Compra de Nodrix ADN ® se usa para aprovisionar gastos y controlar compras. En el proceso comercial, cada uno de los elementos que lo componen, son de vital importancia para obtener un óptimo nivel de eficiencia, tal es el caso de la orden de compra. La importancia de este elemento radica en su función como detonador del proceso de abasto de la mercancía, y proporciona continuidad al ciclo comercial. Beneficios La implementación, administración y el correcto uso de las órdenes de compra forman parte fundamental del concepto de respuesta eficiente al consumidor (ECR), ya que promueve una serie de prácticas eficientes, mismas que se convierten en razones de peso para implementar el uso de la orden de compra electrónica. Lista de beneficios:

1. Reducción del tiempo en el ciclo de orden. 2. Eficiencia en el almacén. 3. Exactitud en el manejo / procesamiento de los Mensajes. 4. Incremento en la productividad del vendedor / comprador. 5. Dá seguimiento a las órdenes de compra parcialmente provisionadas/devengadas. 6. Muestra la cantidad ordenada, recibida y pendiente de recibir. 7. El registro de las facturas de proveedores afecta las cuentas por pagar.

Entre al siguiente menú o utilice este icono que se encuentra en la barra de acceso rápido de proveedores y accese al registro de órdenes de compra.

Cada vez que entre al modulo lo primero que vera es la bandeja de ordenes, esta se mostrara vacía. Para poder visualizar todas las ordenes hechas, ubique el cursor en el campo tramite y presione la tecla <enter>, para ver las que fueron hechas en una fecha o periodo, sólo

determine los campos de fecha inicial y final, por ultimo haga clic en el botón .


96


Para dar de alta nuevas ordenes de compra, de clic en el botón nuevo y observara la tabla que se muestra al final de esta redacción, inicie registrando la serie de orden de compra (OC). Tanto el folio, como la fecha serán generados de manera automática por el sistema, usted puede usar el campo de pedido para anotar cifras de control, pero si va utilizar BACKORDER vea (Capitulo 2.2.5 Recepción de Órdenes de Compra). Donde debe asignar el mismo número de pedido a todas sus órdenes de compra. Continué con la tecla <enter> hasta el campo de proveedor y escriba la clave de este o bien

presione el botón y se desplegara la ventana de búsqueda proveedor. Cuando se tenga crédito en el campo plazo se mostrara el numero de días que se tiene pactado y en el caso de una compra de contado se mostrara con el plazo cero, continué avanzando y elija el transporte para su compra, el almacén destino, seleccione el contacto y la ubicación del proveedor en caso de tener.

Ahora puede capturar los artículos haciendo clic en el botón o bien, avance con el

cursor hasta llegar al campo Clave , escriba la clave o haga <enter> para desplegar la ventana de búsqueda de artículos o también puede utilizar la tecla de función F4, ahora registre cada articulo con sus datos correspondientes.


97


En la parte inferior del lado izquierdo podrá ingresar los descuentos en cascada, si es que el

proveedor hace uso de esta estrategia de venta y con el botón puede enviar el resultado al campo de descuento del artículo seleccionado.

Si desea imprimir la factura y/o presione el siguiente botón , ahora que si desea que el almacenista tenga una lista de los compras que esta por recibir, imprima dicho reporte

presionando el botón . Para analizar la variación de lo solicitado vs. lo recibido, se puede

hacer dando clic en el icono . Una vez que haya terminado de capturar los artículos y esta seguro de su orden de compra,

solo tiene que hacer clic en el botón y en este caso el sistema le manda un

mensaje de “ La asignación de folio fue exitosa” , de clic en el botón para terminar la operación y su orden de compra se guardara en la bandeja principal del modulo y estará disponible en el modulo recepción de compras. Vease (Capitulo 2.2.5 Recepción de ordenes de compra). Una vez aceptada la orden solo podrá visualizar el documento.


98


Información confidencial para gerencia Si desea abrir la orden de compra una vez que fue cerrada, ponga el cursor sobre dicha orden, y tecleé la letra “Ñ” (mayúscula), posicione el cursor en el campo tramité , teclee <enter>, regrese a la orden de compra y haga doble clic para abrir. Para cerrar una vez más la orden teclee la letra “Z” (mayúscula), posicione el cursor en el campo tramité , teclee <enter> y verifique el resultado.

2.2.5 Recepción de órdenes de compra La importancia y el impacto que tiene este proceso de negocio, está determinado en gran medida por falta de sincronización de los catálogos de productos entre los socios comerciales, así como en la calidad de la información contenida en la orden que repercutirá en otros eslabones del proceso como es la entrega y recepción de mercancía, así como la facturación y el pago. La calidad de la información contenida en la orden es uno de los temas mas importantes en la administración y manejo de la orden, debido a que en función a la información contenida se determinara la eficiencia en las actividades subsecuentes del proceso, entre los principales errores detectados en el manejo de la información se encuentran:

• Errores en precios y descuentos. • Administración y manejo de promociones. • Emisión de órdenes de productos no ordenables. • Generación de órdenes con códigos inexistentes para nuevos productos. • Duplicidad en el envío de las órdenes de compra. • Errores en las fechas de vigencia de las órdenes. • Errores en descripciones y nomenclatura utilizada en la orden.

Sin lugar a dudas las ineficiencias y las prácticas que detonan errores en el proceso de administración y generación de órdenes, implican un costo que impactan de manera directa al proceso comercial. El impacto esta determinado por los siguientes factores:


99


• Volumen de órdenes recibidas. Recursos asignados para garantizar la calidad de la

información de la orden. • Costos operativos y logísticos por errores en la emisión de errores • Costos financieros (días cartera), por aclaración de las discrepancias entre lo facturado

y lo ordenado. • Nivel de servicio.

Ahora accese al siguiente menú o utilice este icono que se encuentra en la barra de acceso rápido de proveedores, para accesar al módulo de recepción de ordenes de compra.

Una vez que la orden de compra haya sido enviada por el Cliente y aceptada por el proveedor, se entenderá como perfeccionado el contrato. En este modulo se reciben las compras que se hicieron en el modulo anterior. Lo primero que debe hacer es buscar al proveedor desde este botón

, seleccionarlo y hacer doble clic sobre éste, para ingresarlo al campo asignado, después debe seleccionar el almacén que afectara inventario desde este

botón . Con estos datos el sistema mostrara en la ventana del lado izquierdo las órdenes disponibles para el almacén y proveedor seleccionado. Procedimiento de recepción normal (una orden de com pra) Para abrir la orden de compra debe seleccionar una y hacer doble clic sobre ella, también

puede utilizar este botón , después de esta selección de mostrara la ventana con los artículos requeridos en la orden, estos datos son: clave, nombre del artículo, costos, descuentos y cantidad por recibir. Tambien se activaran los iconos de la propia ventana.


100


BACKORDER: Recepción parcial y agrupación de pedido s Generación automática de BackOrder siempre y cuando no existan suficientes existencias disponibles para poder cubrir la cantidad solicitada de un producto a un cliente, también es el sseguimiento a artículos que han solicitado un pedido, de modo que se refleja en cuántos han sido reservados, remitidos, facturados o si continúan en "backorder".

Para hacer uso de esta función debe asignar el mismo numero de a varias ordenes de compra. Este campo podrá encontrarlo en el módulo anterior. Vease (Capitulo 2.2.4 Registro de Ordenes de Compra) . La selección de las órdenes de compra se realiza utilizando las teclas CTRL. + CLIC , sobre

cada documento, después de clic sobre este botón . Enseguida se mostrara en la ventana del lado izquierdo los artículos requeridos en las órdenes.


101


Después de seleccionar la(s) ordene(s) de compra(s) y desplegado la venta con el detalle del pedido, es momento de asignar la serie (FAC, REM) y folio de la factura del proveedor, esta serie es la que anticipadamente registro en el catálogo y debe estar relacionada con el movimiento de Entrada por Compra, o Entrada por Remisión. Vease(Capitulo 1.2.9 Series y Folios). REM: se identificara como una entrada por remisión , las remisiones pueden en cualquier momento ser facturadas con la serie FAC. Vease (Capitulo 2.2.9 Facturación de Remisiones) . FAC: Es otra serie que generalmente se identifica como entrada por compra. En el campo Fecha usted podrá seleccionar la fecha que considere para el registro de su documento; puede ser la fecha del documento, o la fecha de captura, según políticas de la empresa. En el campo de Remesa se registra un número que el sistema genera automáticamente. Al llegar a la opción de Flete , se anotara el importe del trasporte, sin IVA. Este impuesto de agrega automáticamente y se registra como un cargo diverso (CDI) en el módulo de Aumentos y Disminuciones. Vease (Capitulo 1.2.7 Aumentos y Disminuciones) . Usted puede hacer la recepción de dos formas: automáticamente y manualmente.

Automática: Si el proveedor ha cumplido con lo solicitado, solo haga clic en este botón , y el sistema pegara en la columna “Recibido” la cantidad de artículos que están en la columna “x Recibir”. Manual: Otra manera de ingresar la cantidad es posicionar el cursor sobre cada fila, en el campo que corresponde a “Recibido” y debe anotar la cantidad a recepcionar. Mientras la orden no se surta completamente, el documento seguirá vivo en el contenedor de

Ordenes Disponibles. Utilice el botón para eliminar la compra del contenedor.


102


Cuando sea necesario modificar costos y descuentos, debe posicionar el cursor sobre el

articulo a modificar, ahora haga clic en el icono y en el cuadro de dialogo ingrese los cambios. Del lado derecho encontrara una utilería que le permitirá obtener la vista previa del documento.

El botón de nuevo le ofrece la opción de registrar en el momento de la recepción otros artículos que no fueron incluidos originalmente en la orden. Por ultimo, si esta listo para afectar el inventario, cuentas por pagar, etc., entonces es momento de aplicar el documento, para ello

de clic en el botón , en el caso de que requiera aplicar la factura mas tarde, usted tiene la

opción de guardar , y si es necesario puede modificarlo nuevamente. Haga uso de este

botón para deshacer cambios.

Cuando se registren nuevos artículos desde esta opción y se de la entrada al almacén, el sistema le advierte que esta recibiendo una cantidad que no esperara, por lo tanto es una diferencia en su orden de compra, continué y de clic en el botón Aceptar.


103


Después recibirá otro mensaje, haga clic en SI para continuar hasta llegar a la venta de descuentos financieros. Captura de descuentos financieros para el cálculo d el costo de reposición. Aquí es posible cambiar costos y aplicar descuentos sin que afecte la cuenta por pagar de proveedores; esto lo puede hacer entrando directamente en el campo de descuento y activar la opción “Recalcular Precios” . Si desea continuar haga clic en Aceptar.

Termine el proceso haciendo clic una vez más en Aceptar.


104


2.2.6 Entradas y compras directas Desde está opción se da entrada a las mercancías al almacén, afectado las cuentas del proveedor, la estadística, y todos los reportes que se involucran en este proceso, esta forma de recibir puede o sustituye el modulo de recepción de ordenes de compra.

En este proceso de compra es donde se realizan las operaciones de entradas directas por compra, las cuales incrementan las existencias del almacén asignado y a su vez, esto se ve reflejado en el kardex detallado o resumido y en las cuentas por pagar.

1 Está opción indica el nombre del almacén de donde se va a realizar la entrada por compra.

2 Está opción indica el tipo de serie que se van a utilizar en la entrada por compra directa,

la series se relaciona con el movimiento de entrada por compra o por remisión, según el caso. Vease (Capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas).

Para que usted pueda realizar una nueva entrada directa por compra, debe hacer clic en el

icono y enseguida el sistema lo enviará al siguiente formulario.


105


1 Está opción indica el tipo de documentos que se van a manejar en la entrada directa por

compra. 2 Está opción toma por default un folio consecutivo de las entradas directas por compra,

sin embargo puede ser modificado.

3 Este campo es adicional, ya que permite ingresar un número consecutivo en caso de que sea necesario para llevar una buena administración de las entradas por compra.

4 Está opción toma por default la fecha actual, pero puede ser modificada.

5 Está opción indica el nombre del almacén de donde se va a realizar la entrada por

compra.

6 Está opción permite asignar un proveedor y para hacerlo debe dar clic en el icono y asignarlo, o usted mismo puede teclear el nombre del proveedor.

7 Este campo indica el número de días que tiene la empresa para pagar la compra.

8 Está opción permite asignar un agente, en caso de que la compra se desee manejar por

agente, es sólo para efectos de estadística, con el fin de saber que movimientos realizó ese agente.


106


9 Este campo es adicional ya que permite agregar una referencia sobre la compra directa.

10 Este campo indica el flete en el cual van a ser transportados los artículos.

11 Este campo esta relacionado con la serie, en este caso FAC esta relacionado con una

entrada por compra. Para que usted pueda cambiar de serie debe regresarse a la

pantalla anterior con el icono y en la opción serie modifique nuevamente su serie.

12 Este campo es adicional y en él se puede agregar una leyenda sobre la entrada directa por compra. Este mensaje se imprime en el formato de la entrada por compra.

13 Consignar a. Seleccione la ubicación del cliente hacia donde va a enviar la mercancía,

esto porque el cliente puede tener varias ubicaciones y de esta manera se le envía exactamente donde la quiere recibir.

14 En esta tabla se visualizan los artículos agregados a la entrada por compra.

15 Este campo indica el total de unidades que se agregaron al detalle de artículos.

16 Este campo indica el volumen total de unidades que se agregaron al detalle de

artículos.

17 La Información de crédito indica el límite de crédito que se tiene con ese proveedor y si se tiene algún saldo pendiente.

18 Estos campos indican el importe de la compra, menos el descuento más los impuestos

aplicados a los artículos. Todas estas operaciones dan el monto total de la compra.

Para agregar un articulo de clic en el icono o presione la tecla <enter>. Enseguida se desplegará otra pantalla donde usted tendrá que buscar los artículos que agregara a su lista.


107


1 Está opción indica el nombre del almacén al cual afectara la entrada por compra y también puede observar la existencia de los artículos

2 Está opción permite buscar los artículos por clave, descripción o coincidencia.

3 Está opción indica el nombre o clave del artículo a buscar.

Para agregar un artículo a su lista, seleccione el registro y después de clic en cualquiera de los

dos iconos , o presione la tecla <enter>.

Si desea consultar información acerca del artículo, de clic en cualquiera de los dos iconos

. Ambas opciones presentan características y existencias del artículo; la única diferencia que existe entre ambas es que el primer icono muestra los clasificadores y una imagen del artículo; y el segundo icono muestra los precios y condiciones. Cuando haya terminado de agregar todos los artículos que van a intervenir en la entrada

directa por compra. Aplique la venta dando clic en el icono o presionando la tecla F7 y enseguida aparecerá una pantalla de Aplicar documentos pendientes.


108


Usted observara la serie, folio, tipo de movimiento, nombre proveedor, total del monto a pagar con IVA incluido y la leyenda; datos que fueron asignados anteriormente. Si desea cambiar el formato de su entrada por compra, de clic en el icono y elija el formato que desee. Posteriormente de clic en el icono para ver su formato de entrada directa por compra.

Si va a imprimir su formato de clic en el icono , en caso de que desee guardar su entrada

por compra de clic en el icono , de lo contrario si quiere salir del formato, de clic en el icono

. Posteriormente se abrirá un formulario donde usted podrá capturar los descuentos financieros para el cálculo del costo de reposición.


109


1 Este campo indica el nombre del proveedor a quien se le va a comprar. 2 Estos campos indican la serie, folio y fecha de la entrada directa por compra.

3 Si se activa está casilla se actualizarán los precios de los artículos de acuerdo a los

establecido en la opción de Recalcular precios por listas. 4 Esta tabla muestra un listado de los artículos con su último costo, los descuentos que

se vayan a aplicar y el costo de reposición. Para agregar los descuentos posicione su cursor en alguno de los campos de descuento y teclee el descuento a aplicar.

5 Este campo indica el costo total de la suma de los costos últimos de los artículos.

Una vez capturados los descuentos para el costo de reposición, de clic en el icono

, para guardar los cambios. Enseguida el sistema le enviará dos mensajes, uno de ellos comunica que los “cambios se realizaron correctamente” y el otro que el “movimiento fue aplicado con éxito”. 2.2.7 Devoluciones y cancelaciones de compra En el supuesto de que los bienes entregados o el servicio realizado no cumpla con las especificaciones establecidas en la hoja de pedido y/o estándares fijados por el comprador, ésta se reserva el derecho de no aceptar y/o devolver el pedido, corriendo el proveedor con los gastos de devolución que lleve aparejados y a sustituirlos por otros de la calidad acordada en el plazo que convengan las partes involucradas. Este documento que el proveedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:

• Error de más en la facturación. • Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. • Devolución de mercaderías. • Por cancelación de factura.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable. Para generar notas de crédito, entre al siguiente menú:


110


Registre la serie y folio de la factura de compra, y en los campos de serie y folio de la nota de crédito ingrese la serie que definió para notas de crédito con proveedores. Este número servirá de referencia para cualquier consulta o aclaración posterior. Nodrix ADN se remite a los datos de la factura anotada. En caso de que el No. de factura no sea el correcto el sistema emitirá un mensaje informando al usuario que la factura no corresponde al proveedor. Al asignar el número de la factura Nodrix ADN considera los mismos precios en que fueron adquiridos los productos. Si se cuenta con los derechos respectivos, se puede realizar una Nota de Crédito aún sin la presentación del número de la nota de crédito expedida por el proveedor siendo necesario posteriormente para hacer la corrección del número del documento a cuenta. Devolución total o cancelación de factura Esta opción permite al usuario cancelar las entradas por compra, si la empresa devuelve toda la mercancía, registre la serie y el folio de la factura a cancelar, ahora asigne una serie y folio

para su nota de crédito. Seleccione las opciones de: y espere hasta que en la columna de cantidad a devolver se

muestren el número de artículos a entregar. Ahora haga clic en la pestaña “Ver Nota de Crédito” para ver el saldo de documento a generar. Cuando este seguro de realizar la cancelación, haga clic en el botón

.


111


Al presionar el botón el sistema manda el siguiente cuadro de dialogo:

En caso de elegir SI se continuará con el proceso de cancelación, de lo contrario se cancelará el proceso. Posteriormente se obtendrá el siguiente mensaje:

Elija el botón Aceptar para terminar la operación.


112


Procedimiento para devolución parcial 1.- En caso de que la empresa desee realizar una devolución parcial, debe marcar el campo

y posicionar el cursor en el campo “Cant. a Devolver”, una vez posicionado en la columna debe teclear el número de artículos que se devolverá al proveedor. Ahora haga clic en la pestaña “Ver Nota de Crédito” para ver el importe de la nota de crédito.

Termine el proceso de devolución parcial haciendo clic en el botón de . Al igual que la devolución total, la devolución parcial manda un mensaje de “Esta seguro de cancelar el documento” , si elige Si, se continuará con el proceso de cancelación, de lo contrario se cancelará el proceso. Posteriormente enviara un mensaje de “El documento ha sido cancelado con éxito” . De clic en Aceptar para terminar el proceso. Este procedimiento también es utilizado cuando se realiza una devolución parcial con nota de crédito; es decir cuando la compra fue realizada en fechas anteriores o posteriores. Este tipo de operación genera el movimiento Devolución a proveedores.


113


Al aplicar el movimiento se muestra la pantalla movimientos por aplicar, en esta pantalla se permiten modificar los campos de serie y folio, siempre y cuando este activada la opción editar serie y editar folio en el movimiento que se encuentra en Devolución a Proveedores. Vease (Capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas). 2.2.8 Reporte estadístico para pedir a proveedores El reporte estadístico de proveedores presenta información básica para mantener su almacén al 100%, al mismo tiempo que actualiza la información para el punto de reorden. A partir de la información que presenta este reporte, es posible generar las requisiciones automáticas. El administrador tiene la posibilidad de generar estadísticas de compra, venta y otros movimientos propios de la operación de la empresa. Para generar reportes estadísticos, entre al siguiente menú.

En el campo <rango de registro> por default se activa la opción “por proveedor”, enseguida

debe teclear la clave del proveedor o bien puede buscar al proveedor presionando el icono , donde se mostrara el cuadro de dialogo sobre el cual debe anotar las palabras que componen el nombre del proveedor, o bien escriba el nombre y presione la tecla <enter> para que el sistema muestre la información solicitada. Ahora, seleccione el (los) movimiento (s) que requiere analizar. Haciendo clic en el cuadro que se encuentra al lado del movimiento . Seleccione los periodos que requiere analizar. Determine el porcentaje de seguridad y ventas negadas, para que Nodrix ADN ® determine el porcentaje de ventas negadas; la serie de venta debe estar configurado para esta acción. Si activa la opción , se indicara al sistema que debe cambiar el stop que el usuario registró anticipadamente.


114


Se requiere que Nodrix ADN ® determine sus máximos y mínimos, estará automatizando el sistema para futuras compras. Con esto evitara excesos de compra, mantenimiento de inventario, sobre compras, gastos de administración y de operación. Y por ultimo seleccione la opción que le permite crear requisición o bien acumular la requisición.

Haga clic en el siguiente botón y el sistema empezara a generar la estadística solicitada. Como es un reporte que contiene mucha información se sugiere generarlo en horas de poca operación y esperar unos momentos. Haga clic en para analizar el reporte.

El reporte muestra todos los artículos que se compran al proveedor seleccionado y otros datos como:

• Código de artículo. Este es el identificador del producto. • Nombre del artículo . Descripción del producto. • Clave del proveedor . Es el código de registro de nuestro proveedor. • Unidad . Configurada como unidad principal de compra y venta. • Ventas del periodo . Muestra los movimientos que ha tenido el producto en el periodo

que se analiza. • Ventas del año anterior. Presenta los movimientos que tuvo el producto en el año

anterior con relación al mismo periodo. • Ventas pronósticos. Análisis estadístico que nos indica la cantidad de productos a

vender, tomando como referencia las operaciones del año pasado en ese mismo periodo.

• Porcentaje de crecimiento. Este porcentaje se calcula de las operaciones del año pasado en este mismo periodo contra las operaciones realizadas en el periodo de análisis.


115


• Total de días. Presenta el numero de días que se esta analizando. • Acumulado. Es la sumatoria de las ventas del periodo con las ventas del año anterior

en el mismo periodo más las ventas pronosticadas. • Promedio. Es el resultado de la división entre lo acumulado y los días que se esta

analizando. • Existencia. En esta columna el sistema reporta lo que tiene en almacén a la fecha del

reporte. • Pedidos pendientes. Son las órdenes de compra que están pendientes por recibir. • Existencias más pedidos pendientes. Es la sumatoria de la existencia en almacén

con lo que esta por recibir la bodega por concepto de compra. • Estimado. Es la proyección de los movimientos que tendrá el artículo con relación a los

días que se analizan, Nodrix ADN ® toma los movimientos históricos para ofrecer reportes cualitativos y cuantitativos.

• Porcentaje de seguridad. • Porcentaje de ventas negadas. Indica el porcentaje operaciones que no se

concretaron. Esta información es vital para la gerencia. • Ventas negadas. Indica la cantidad de operaciones que no se realizaron. Este

parámetro será de gran ayuda para la gerencia, ya que le permitirá tomar acciones que ayuden a los agentes de ventas establecer estrategias para llevar acabo la venta.

• Plazo del proveedor . Son los días que requiere el proveedor para hacer llegar el producto al almacén.

• Pedir. Son las cantidades que se deben comprar para operaciones de los días que se analizan.

• Modificado. Las cantidades se modifican al redondear la compra en enteros, o también se modifica cuando se han realizado ventas en negativo y para actualizar el inventario es necesario comprar determinada cantidad.

Desde este modulo Nodrix ADN ® genera las requisiciones automáticamente , para ello

solo debe activar este campo y si requiere que esta requisición se sume a otra

generada anteriormente active este campo , estas requisiciones se mostraran en el módulo Requisición de compra. Vease (Capitulo 2.2.2 Requisicion de Compra). Si esta seguro de enviar la requisición al modulo mencionado, haga clic en


116


2.2.9 Facturación de remisiones Entre al siguiente modulo para generar factura por ticket.

Empiece por indicar la serie, ésta debe relacionarse con el movimiento de compra, registrado en el modulo de Catálogos generales. Vease (Capitulo 1.2.9. Series y Folios) y el numero de factura del proveedor.

Cuando el usuario active las opciones: y el sistema cancelara inmediatamente las remisiones facturadas e inmediatamente afectara los reportes y cuentas relacionadas con la propia operación.

Ahora anote el código o busque al proveedor haciendo clic en el botón . En el campo plazo anote “0” (cero) si es de contado y el numero de días cuando es a crédito. En el campo Leyenda puede anotar datos que considere relevantes para aclaraciones futuras.

Empiece a capturar la(s) Remisión(es) a facturar, haciendo clic en el icono , se mostrara una ventana, la cual debe ingresar serie y folio, también puede registrar estos datos directamente en la fila y en la parte inferior del cuadro de dialogo, como podrá observar el importe a facturar. Para eliminar Remisiones de la lista a facturar, posicione el cursor sobre el

documento y haga clic en el icono o también puede utilizar las teclas Control + Supr , si

esta seguro de la información, haga clic en el botón . Si tiene activada la opción

. Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) y obtendrá la vista previa del

documento para enviar a impresión haga clic en el icono .


117


Este mensaje se mostrara cada vez que realice sus operaciones adecuadamente.


118


.2.10 Reimpresión de facturas La opción de reimpresión permite imprimir todos los movimientos de entradas por compra, entradas por remisión. Entre al siguiente menú para obtener reimpresiones.

Anote en la caja de texto la serie relacionada con cualquiera de los movimientos mencionados anteriormente, y el numero (folio) de documento que desea reimprimir, presione la tecla <enter> para visualizar la información. Obtenga la impresión haciendo clic en el

botón. . En el campo formato se mostrara a que reporte esta relacionado. Esta relación se encuentra configurada en Catálogos Generales. Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) .


119


2.3 Reporte de entradas Los reportes incluidos en Nodrix ADN® representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. 2.3.1 Entradas al almacén El administrador debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo. Nodrix ADN cuenta con esta opción para poder ver el historial de los movimientos que afectan al almacén. En el modulo de entradas se pueden encontrar filtros de búsqueda avanzada que generan información muy especifica cuando se tiene algunos datos como puede ser; clave del proveedor, serie de la factura, folio de la factura, clave del departamento, clave del articulo, almacén, precio unitario, descuento, valor total, plazo a pagar, también tiene disponible los operadores lógicos (Y, O) que indica al sistema que haga búsquedas que cumplan con una condición, o bien una condición alterna. Entre al siguiente menú para generar reportes de entradas al almacén.

Al entrar a este modulo los primero que debe hacer es determinar el periodo, después debe seleccionar los movimientos a reportar para su análisis, haciendo clic en el cuadro que se ubica al lado. Ahora elija el nivel a reportar; departamento o subdepartamentos, y si desea ver los reportes por fecha de captura o por fecha del documento, solo haga clic sobre el circulo para seleccionar el tipo. Como anteriormente se explico el usuario puede utilizar algunos filtros

y operadores lógicos de búsqueda, solo haga clic en este botón y se mostraran las opciones para búsqueda avanzada.


120


Seleccione una de las opciones para filtrar, para activar el operador lógico, utilice el siguiente

cuadro de opciones , con el siguiente botón envié la orden al constructor de sentencias lógicas. Para darle mayor profundidad a su búsqueda genere un segundo filtro y se activara el operador lógico , haga clic una vez mas en el botón para enviar la sentencia al contenedor de sentencias. Para eliminar la orden del contenedor de sentencias haga en el botón . Obtenga

una vista previa del reporte desde este botón . Los datos que se encuentran en los reportes son; fecha del documento o de operación, nombre del proveedor, serie y folio del documento, valor, descuentos, impuestos, flete y de número de pedido.


121


2.3.2 Etiquetas para productos nuevos Con esta herramienta el usuario tiene la opción de generar etiquetas para nuevos artículos relacionados con los siguientes movimientos de entrada:

� Entrada por remisión. � Entrada por compra. � Entrada por devolución del cliente. � Entrad por cancelación. � Entrada por cambio de mercancía. � Entrada por ajuste. � Entrada por consignación. � Entrada por traspaso. � Entrada por conversión. � Bonificaciones a clientes. � Entrada por ajuste de inventario físico.

El sistema le permite personalizar sus etiquetas, y elegir entre una etiqueta de texto o una de barras. Entre al siguiente modulo para generar este tipo de etiquetas.

Cuando usted accese a está opción enseguida podrá ver una pantalla como la siguiente:


122


Inicie seleccionando el periodo inicial, fecha final y elija un almacén. Posteriormente seleccione uno o varios movimientos; enseguida se mostrara en la columna derecha el proveedor o

documento pendiente por etiquetar. Con el botón puede seleccionar todos los proveedores

que están en la lista, y con el icono desmarcar todos. Si solo desea seleccionar un proveedor, de clic en el cuadro que antecede al nombre y en la parte de abajo podrá ver el menú de los artículos que están disponibles para etiquetar. Usted puede elegir el diseño de su etiqueta, recuerde que este puede ser de texto o de barra.

Para personalizar sus etiquetas, entre a y encontrara una ventana de operaciones múltiples. Etiqueta de Texto.


123


Etiqueta de barras.

2.3.3 Compras del mes y acumulados Utilice esta opción para saber en que porcentaje se afecto el almacén en un periodo específico con relación a los meses anteriores. Puede accesar a está opción de la siguiente forma:

Seleccione el mes a procesar y el nivel, ya sea departamento o subdepartamento, si desea ver

o imprimir todas las operaciones del mes, presione el botón . Este modulo tiene disponible filtros y operadores lógicos de búsqueda, solo haga clic en el

botón y se mostrarán las opciones para búsqueda avanzada, una de las ventajas de este reporte es que permite exportar a Excel la información para otros tipos de análisis. En el informe encontrará una lista de almacenes y departamentos que fueron afectados por las compras del mes.


124


2.4 Estados de cuenta Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los reportes, ya que facilitan y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. 2.4.1 Detallado por proveedor

Los reportes que se generan en estos módulos son: por proveedor y por rango de proveedores; este último será mas útil cuando el código del proveedor asigne números consecutivo y seleccione la fecha limite de los reportes. Los reportes se presentan de 2 maneras; detallado y resumido se pueden ordenar por fecha de documento o por fecha de factura. También puede indicar si su reporte será con movimientos con saldo o sin saldo y pendientes de pago. Al mismo tiempo que indica si desea un reporte continúo o cambio de página por proveedor.


125


Con la finalidad de generar reportes mucho mas específicos se agregaran los siguientes filtros: tipo de proveedor, serie del documento, folio del documento, importe de la factura, folio de la factura, importe, tipo de documento.

Una vez que usted haya accesado a está opción podrá ver una pantalla como la siguiente, donde tendrá que establecer que tipo de reporte requiere.

Como anteriormente se explico el usuario puede utilizar algunos filtros y operadores lógicos de

búsqueda y para ello solo haga clic en el botón y se mostraran las opciones de búsqueda avanzada. Seleccione una de las opciones para filtrar, para activar el operador

lógico , con el botón envié la orden al constructor de sentencias lógicas.


126


Para darle mayor profundidad a su búsqueda puede generar un segundo filtro y se activara el operador lógico , una vez más de clic en el botón para enviar la sentencia al contenedor de sentencias. Para eliminar la orden del contenedor de sentencias presione el

botón . Obtenga la vista previa del reporte presionando el botón o

puede imprimir directamente la información con el botón . 2.4.2 Consulta de saldo de proveedores

Entre al menú que se presenta mas adelante, o por medio del acceso rápido que se encuentra en el menú grafico de proveedor.

El estado de cuenta se presenta de forma resumida con los aumentos y las disminuciones a la fecha. Solo haga clic en el botón para imprimir el reporte.

2.4.3 Estados de cuenta con antigüedad de saldos, detallado y resumido

Accese a la siguiente opción por medio del acceso rápido que se encuentra en el menú grafico de proveedores o de la siguiente forma:


127


Una vez que usted haya accesado a está opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente, donde podrá establecer los parámetros de su estado de cuenta e imprimirlo.

Los estados de cuenta se generan por proveedor o por un rango de proveedores, elija la fecha límite de los reportes. Usted puede generara su informe con vencimientos mayor o menor a 30 días, 60 días, 90 días; también puede determinar si su informe será detallado o resumido. También es posible ordenar por factura y por fecha de documento. Al igual que en el modulo anterior el usuario define si requiere un informe de aquellos movimientos con saldo o un

informe general. Al presionar el botón se activa el filtro por tipo de

proveedores, haga clic en el botón para obtener el reporte, y elija para visualizar su reporte antes de imprimirlo.


128


2.5. Reporte de movimientos (C x P) El módulo de reportes de movimientos de cuentas por pagar le permite generar diferentes reportes para planificar los pagos a proveedores, también puede obtener reportes de documentos vencidos a distintos periodos y los pagos realizados por factura. En el módulo Selección y Reimpresión de Documentos se puede generar la reimpresión de movimientos de aumentos y disminuciones por proveedor. En la siguiente sección de Movimientos de Cuentas por Cobrar por Periodo, se generan reportes específicos por día o por periodos, también es posible generar informes con las siguientes características; depurado, informativo, sin depurar y para declaración. También puede utilizar filtros de búsqueda para obtener información más exacta. En la sesión de Balanza de Cuentas por Cobrar por Periodo, encontrara un registro de aumentos y disminuciones de unos o varios clientes y también puede generar reportes por periodo y por agentes. La sección de Relación y Recibos de Cobranza presenta información por agentes, por cliente, por rango de clientes, por rutas y también es posible utilizar otros filtros de búsquedas específicas. En la sección de Reportes de Captura de Cobranza puede encontrar los informes aplicados y pendientes por aplicar referentes a la cobranza rápida o por contrato. 2.5.1 Reporte de movimientos de cuentas por pagar Accese a la siguiente opción de la siguiente manera.

Los filtros disponibles para generar reportes específicos son: clave del cliente, serie de documento, folio del documento, serie de la factura, folio de la factura, tipo de cliente, importe, tipo de documento y agente.


129


Primero indique el periodo de análisis, active el tipo de reporte; depurado, informativo, sin depurar y para declaración, puede hacer una combinación de ambos y de acuerdo al tipo de combinación que haga se habilitaran los movimientos de aumentos y disminuciones, de los cuales podrá seleccionar aquellos que necesite analizar. Si imprime su reporte de movimientos quedará de la siguiente forma.


130


2.5.2 Selección y reimpresión de documentos Esta es una forma mas para obtener recibos de forma resumida acerca de los aumentos y disminuciones de proveedores.

Solo tiene que ingresar el código del proveedor o iniciar la búsqueda presionando el icono , y avanzar con <enter> e ir anotando en el campo de serie y folio los datos correspondientes. Ahora solo haga de clic en el botón . En el caso de que no muestre el reporte verifique que la serie que desea imprimir este registrada en el modulo de formatos de cuentas por pagar. Vease (Capitulo 2.1.4 Formatos de Proveedores ).


131


2.5.3 Balanza de cuentas por pagar por periodo Este reporte es de gran utilidad para del departamento de contabilidad, ya que le permite obtener informes de saldos iniciales y finales (aumentos y disminuciones) que se realizaron con los proveedores. Entre al siguiente modulo de la siguiente manera y obtenga los beneficios que ofrece.

Además tiene la opción de generar informes de todos o solo aquellos que tengan un movimiento en el periodo determinado.

Puede generar el reporte eligiendo una fecha o periodo determinado y seleccionar una de las opciones a reportar; todos los proveedores o proveedores con movimientos, si desea el

reporte de manera general, haga clic en el botón .


132


La opción indica si se quiere mostrar el importe en la columna

correspondiente. El botón le facilita la búsqueda de un proveedor en

especial, y como anteriormente se ha dicho con el icono envía la orden a la impresora designada.

2.5.4 Vencimientos a una fecha Este modulo tiene cierta similitud con el modulo por antigüedad de saldo (Capitulo 2.4.3 Estados de Cuenta con Antigüedad de Saldos) , solo que aquí encontrara información acerca de documentos vencidos, la fecha del vencimiento, el saldo y lo no vencido, y finalmente el importe acumulado de la cuenta por pagar. Accese al módulo de la siguiente forma:

Los estados de cuenta se generan por proveedor o por un rango de proveedores, elija la fecha limite de los reportes y seleccione las opciones de; detallados y resumidos, según como requiera ver el informe. También podemos ordenar la información por factura y por fecha de documento.


133


Al igual que otros módulos el usuario define si requiere un informe de aquellos movimientos

solo con saldo o un informe general. Al presionar el botón se activa el filtro por tipo de proveedores, al enviar la primera orden de búsqueda al contenedor de sentencias lógicas, se activa el operador lógico (Y), y los criterios de selección como: igual a, diferente a, mayor que, menor que, mayor o igual, menor o igual. Una vez definida su búsqueda active el

botón para obtener el reporte, y elija para visualizarlo y transportarlo a Excel.

2.5.5 Reporte acumulado de proveedores Este es uno los reportes que la mayoría de las empresas utiliza por ser una herramienta que satisface una de las ordenanzas fiscales, como es el caso de informar a SHCP los 50 principales proveedores de la empresa. Entre al siguiente menú y haga uso de esta herramienta.


134


Indique si requiere el reporte con todos los proveedores o solo una numero determinado de proveedores, ahora active o desactive la opción “incluir impuesto” de acuerdo a sus necesidades. Como en otros reportes puede utilizar los filtros disponibles para análisis más específicos. Una de las ventajas de este reporte es que se puede exportar a Excel la información para otros tipos de análisis.

Glosario Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los productos de la empresa.


135


Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma identificable, para satisfacer las necesidades del cliente. Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador. Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando se reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento de pedidos. Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra. Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan; implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la empresa. Comprador: Situación en la que un cliente hace directamente la compra a la empresa. Control de inventarios: Mantener el control sobre el tamaño y composición de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en forma oportuna, total y exacta, a la vez que se reducen al mínimo la inversión y fluctuación de inventarios. Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un producto. Factura: Cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, en donde se desglosa el IVA. Forma de pago: Forma en la que pagará un producto o un servicio a una empresa y ésta puede ser: al contado, a crédito o por anticipado. Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el aumento de valor que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un bien o servicio a la venta. Instalaciones físicas: Local, diseño y distribución de la tienda. Manejo de inventarios: Es el tener un nivel adecuado de las mercancías que se necesitan comprar y tener en el inventario para que se puedan vender en el momento preciso. Mercancía: Todo lo que se vende o se compra. Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita la compra de las mercancías. Pagaré: Obligación escrita de pagar una cantidad en un tiempo determinado. Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en cuenta para tomar una decisión.


136


Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se requieren para comprar un producto. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, como el empaque, color, precio, calidad y marca junto con los servicios y la reputación del vendedor. Un producto puede ser un bien, un servicio, un lugar o una idea. Pronóstico de ventas: Cálculo de la cantidad de mercancía que se pretende vender durante un determinado periodo en un mercado específico y suponiendo una planeación de ventas. Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios necesarios para que una organización produzca lo que vende.


137


MODULO III

CLIENTES


138


El computador es una herramienta que permite agilizar la creación y modificación de presupuestos y ordenes de medios, así como de llevar los estados de cuenta por cliente/ contrato de manera automática. Automatizar la generación de informes operativos y de gestión, tanto para el cliente como para la empresa. Se pueden emitir reportes detallados o resúmenes de uno o más contratos. También se pueden crear proyecciones de los consumos mes a mes y de esta forma el sistema dará advertencias sobre excesos de consumo del cliente, monto total del contrato, fechas de vencimiento de contrato, etc. Los números de presupuestos y de órdenes son controlados por el sistema, pudiendo ser por Cliente, por Producto y/o por Agente. Seguimientos Consiste en registrar las etapas por las que pasa un documento, desde que este se crea hasta que se archiva. De esta manera se conoce, por etapa, su ubicación, estado, persona responsable, fechas programadas y reales, tiempo transcurrido en cada etapa, etc. Importación Todos los reportes pueden ser importados a los formatos: Texto (TXT), Texto con separadores (CSV), Texto enriquecido (RTF), Excel (XLS) y lógicamente HTML para poder publicarlos en la Web. Informes La gran variedad de reportes y sus variaciones en base a filtros, dan un amplio espectro de posibilidades. Se puede pedir información para un cliente o todos, considerando un medio o todos, un producto o todos, un contrato o todos, definiendo un rango de fechas si se desea. Orden por cliente o por producto, totales y sub totales inteligentes y configurables a todos los niveles, como son:

• Detalle de Inversión por Cliente • Consumo Contrato por Cliente • Resumen de Inversión por Cliente • Consumo Contrato por Producto • Inversión Acumulada por Cliente • Consumo Anual por Contrato • Consumo Anual por Clientes • Inversión Anual por Producto


139


Informes por Email Todos los formatos y reportes pueden enviarse por Internet. La persona que lo recibe puede ver en pantalla el reporte o formato (sin tener el sistema) e imprimirlo sin posibilidad de modificarlo, dándole la posibilidad de tener una biblioteca electrónica de sus presupuestos, ordenes y reportes en general. Su cliente tendrá la facilidad de organizar su biblioteca electrónica también o simplemente recibir sus documentos por Email. Filtrar la información por diversos criterios. Agrupan a varios niveles (vistas arboladas) por cualquier criterio. Se puede seleccionar las columnas (Información) que se desean ver. Ordenar por cualquier criterio. Generan totales a todos los niveles. Se pueden ver en pantalla e imprimir como reporte. Se puede importar la información a Excel. 3.1 Registro de clientes, aumentos y disminuciones Este modulo facilita el registro de la información de clientes y el registro de aumentos y disminuciones a las cuentas por cobrar, en sus formas estándar, rápida y por contrato. Registro de clientes

Cada operación que se realiza en el sistema y que involucre a un cliente (ventas, cotizaciones, devoluciones, cuentas por cobrar, etc.) requiere tener a un cliente registrado, sin embargo para cuando no es importante registrar dicha información, el sistema cuenta con un cliente comodín que es el cliente “0” (cliente mostrador), el cual ya viene registrado desde el momento que instala Nodrix , ya que es indispensable tener al menos un cliente (este es el caso las microempresas

Al acceder a esta opción, el sistema le mostrará una ventana como la siguiente:


140


El sistema posiciona el cursor en el dato Nombre del Cliente , si digita una letra, el sistema automáticamente localiza los clientes cuyo nombre inician con la letra que le indico. Como podrá observar este dato al igual que el dato de Código , está posibilitado, para localizar a

algún cliente, de igual forma el botón , permite la búsqueda de clientes. Cuando desee registrar un nuevo cliente, se recomienda primero estar seguro que cliente se quiere, tomando en cuenta que aún no este registrado en el sistema, por ello es necesario realizar una búsqueda primero para evitar duplicar información del cliente. La búsqueda avanzada, no solamente localiza al cliente, por su nombre o código, sino también permite hacerlo por RFC, coincidencia (clave o código, Nombre y RFC), dirección, colonia, población y teléfono, además puede buscarlo no solamente por las letras iniciales, sino también tecleando parte del nombre, por ejemplo si se desea localizar al EL NIÑO SABIO S. A DE C .V., se puede teclear SABIO, es decir se puede teclear una o más letras de cada palabra y el sistema buscara que cada letra coincida correctamente con la palabra completa. 3.1.1.1 Agregar cliente

Nuevo cliente. Al pulsar este botón el sistema muestra el formulario para agregar un nuevo cliente (ver imagen siguiente), en donde se necesita registrar correctamente la información según es solicitada.


141


Algunos de los datos del cliente es necesario que sean llenados, de no hacerlo, el sistema rechaza la información, estos datos obligatorios son: código, tipo de cliente, agente vendedor, agente cobrador y ruta. Opciones para asignar códigos a clientes

� Utilice el RFC del cliente como código (NSA000302CS2). � Tome las iniciales del nombre del cliente más un número consecutivo.

(EL NIÑO SABIO S. A DE C. V.= NSA0003) � También puede utilizar solo números consecutivos (0001, 0002, etc.).

Al terminar la captura de sus clientes puede emitir un reporte de ellos en la opción del menú

Clientes “Impresión del catálogo de clientes” ( ). 3.1.1.2 Modificar cliente

Modificar la información del cliente. Cuando se agrega o modifica la información de clientes, Nodrix , muestra una serie de carpetas, donde se tiene que registrar la información del cliente. La primera carpeta cambia de nombre cuando se trata de un cliente nuevo o de un cliente siendo modificado como se puede visualizar en la parte de abajo.


142


Agregando

Modificando

1. Carpeta agregar cliente o modificar. En esta carpeta se registran los primeros datos básicos del cliente. Código de cliente . Se asigna por consecutivo o bien tomando algunos datos de su nombre. Nombre del cliente . Este es un dato que no es requerido por ninguna institución. Razón social del cliente . Es Información fiscal requerido por SHCP. Registro Federal del Contribuyentes . Información fiscal requerido por SHCP. Puede ser una condicionante en la venta; es decir, la factura del cliente será con IVA incluido o desglosado si cumple el requisito. Bloqueado . Al activar esta opción le niega totalmente cualquier tipo de operación al cliente. Y lo invita a que aclare su situación con la empresa. Asigne el tipo de cliente . Este puede ser local, foráneo o según su nicho de mercado. CURP. Impuesto especial sobre producción y servicio (IEPS)

� Domicilio . Registre siempre la mayor información. Calle, Número exterior, Número interior, Colonia, Código postal, Población, Municipio, Estado, País, Teléfono, Fax, Email, Pagina Web.

� Observaciones . Anote aquí comentarios que considere relevantes. 3.1.1.3 Comerciales En esta carpeta se registran la segunda parte de datos básicos del cliente. Agente vendedor y cobrador. Primeramente debe asignar el agente vendedor y enseguida el agente cobrador, este ultimo para realizar la cobranza. Como se da cuenta, ambos datos tienen un asterisco del lado derecho (*), esto es con el fin de indicar que ambos datos no se pueden omitir, ambos son empleados muy comúnmente en reporte de ventas y en reportes de cobranza respectivamente. Limite de crédito. Es el monto máximo de crédito que es otorgado al cliente. Cero para clientes de contado.


143


Crédito cancelado. Si activa esta opción en la venta se enviara el mensaje de “crédito cancelado” , y solo le permitirá ventas de contado. Esto es útil, cuando a algún cliente se le desea seguir vendiéndole de crédito, pero momentáneamente se le quiere cancelar el crédito. Plazo. Es el tiempo máximo en días otorgado al cliente para liquidar las operaciones de crédito que haya realizado en la empresa (venta de crédito). Si solo se le vende de contado, deberá ponerle cero en plazo. Descuentos. En el campo de descuentos se pueden aplicar los descuentos en cascadas, esto forma parte de una estrategia de venta, y se refleja cada vez que a este cliente se le haga una venta, en ocasiones el articulo tiene descuentos y también el cliente, esto es acumulativo, por ello debe tener cuidado de que el descuento no sea nunca mayor al autorizado en catalogo de artículos. Cuenta contable . Este registro le permitirá establecer las interfases con el sistema CONFFYA (contabilidad). Aval. Es la persona que responderá en caso de que el cliente evada dicha responsabilidad. Días de pago. Es solo una referencia de cobro, con esto evitara visitas improductivas con el cliente. Serie. En el caso de que la empresa utilice diferentes folios y para un cliente solo decida utilizar un folio, lo puede hacer desde aquí. No. Precio de venta. Esta opción le ayuda a asignar un precio específico al cliente, si es que no utiliza políticas de venta. Modificar datos generales de este cliente en la ven ta. Al activar esta opción, cada vez que realice operaciones con el cliente se desplegara el cuadro de dialogo en el que podrá modificar algunos datos como: Nombre, Domicilio, RFC. Enseguida se mostrara otro cuadro de dialogo del cual el agente de venta seleccionara desde

este icono la ubicación donde enviara la factura. Posteriormente el sistema automáticamente registra el número y la fecha de la última venta. El plazo estará disponible para este cliente en la venta.


144


3.1.1.4 Cuentas bancarias En esta carpeta se registran los bancos a los cuales se harán los depósitos. Para agregar una cuenta bancaria haga clic en el icono y enseguida se mostrara el cuadro de dialogo y es ahí donde debe elegir el banco, también debe anotar el numero de cuenta al cual el cliente debe hacer su deposito. Es necesario que haga doble clic sobre cada registro para que se muestren los datos de la sucursal. Para eliminar o quitar una cuenta de la lista haga clic en el icono . En la parte superior del lado derecho esta el botón , si lo presiona tendrá la posibilidad de dar de alta otros bancos.


145


3.1.1.5 Fletes Mediante el uso de esta capeta, se puede registrar el medio de transporte empleado para trasladar su mercancía.

Agrega fletes. Al hacer clic en este botón, muestra una lista de los fletes existentes, lo único que tiene que hacer es elegir el que utilizara con el cliente elegido.

Elimina fletes. Debe posicionarse en la fila que corresponde al flete y hacer clic para quitarlo de la lista. En la parte superior del lado derecho esta el botón desde el cual el usuario tiene la posibilidad de dar de alta otros fletes. NOTA: Es necesario que haga doble clic sobre cada registro para que se muestren los datos del transporte.


146


3.1.1.6 Ubicaciones En esta sección se registran otras direcciones y/o bodegas de los clientes.

Agrega Ubicación. Al entrar a este icono mostrara un cuadro de dialogo y aquí debe anotar los siguientes datos:

� Asigne un código para la ubicación. � Domicilio de la ubicación. � Teléfonos de la ubicación. � Contacto

Una vez que haya terminado de agregar la ubicación, presione el botón , para terminar la operación.

Modificar Información. Al ingresar a la ventana lo único que no podrá modificar es el código de la ubicación, los otros datos son modificables.

Eliminar Ubicación. Para quitar una ubicación debe posicionarse sobre el registro y hacer clic para quitarlo de la lista.


147


NOTA: Es necesario que haga doble clic sobre cada registro para que se muestren los datos de la ubicación. La ubicación estará disponible para este cliente al generar la venta, solo si activa la opción “Modificar datos generales de este cliente en la venta”

3.1.1.7 Contactos. Los contactos son las personas que toman los pedidos, con los que se pactan los precios, descuentos, con las que se decide el medio de transporte, etc. Por ello es muy importante tener los datos de estas personas pues son ellos los responsables de mejorar las ventas.

Agregar contactos. Debe agregar los siguientes datos:

� Asigne un código al contacto. � Nombre del contacto. � Tipo: los tipos pueden ser: secretaria, agente vendedor, distribuidor. � Domicilio del contacto. � Teléfonos del contacto. � Observaciones. Anote en este espacio información que sirva de referencia para

cualquier aclaración con el contacto. Una vez que haya terminado de registrar al nuevo contacto, presione el botón para terminar la operación.

Modifica datos del contacto. Al ingresar a la ventana lo único que no podrá modificar es el código del contacto, los otros datos son modificables.

Elimina contacto. Debe posicionarse en la fila que corresponde al contacto y haga clic para quitar contactos de la lista. NOTA: Es necesario que haga doble clic sobre cada registro para que se muestren los datos del contacto.


148


Guardar la información del Cliente. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información del cliente. Es importante no olvidar que hay datos que no se pueden dejar en blanco.

Cancelar los cambios realizados. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información del cliente, con este botón podrá en cualquier momento si así lo desea, abandonar los cambios realizados, si se hace clic y se estaba agregando un nuevo cliente, es desechado, si esta modificando la información del cliente, se deja tal como estaba antes de entrar a modificarlo.

Eliminar información del cliente . Este botón se encuentra activo, solo cuando no se esta modificando o agregando un cliente, y permite eliminar toda la información del cliente seleccionado en la lista inferior de clientes, esta lista se llena conforme se va digitando el nombre o la clave de cliente, una vez que se tenga al cliente que se desea eliminar en la lista, bastará con seleccionarlo y hacer clic en este botón, a lo que el sistema responde con la pregunta ¿Eliminar registro?, si responde que si lo elimina, esto solo es posible si el cliente no tiene ninguna operación realizada (venta, abono, anticipo, etc.), ya que de habérsele hecho alguna operación, el sistema responde que no es posible eliminarlo. Algunas veces se le cotiza al cliente, pero finalmente ya no se realiza la venta y se desea eliminar la información de ese Cliente, para esto, se requiere primero eliminar la cotización y después ya es posible eliminarlo.

Imprimir. Imprime el catálogo de clientes, ordenado como se lo indique.

Salir del modulo .


149


3.1.2 Captura de aumentos, disminuciones y pagares Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días.

3.2.1.1 Estándar Aumentos, disminuciones y pagares estándar es la forma de captura directa para el registro de cargos y abonos a clientes, también es el registro de las cuentas por cobrar. Para entrar a

realizar operaciones en este modulo solo haga clic en el icono que se encuentra ubicado en la barra de acceso rápido del modulo de clientes o también puede entrar a la estación de trabajo desde el siguiente menú:

Captura estándar, tiene la particularidad de que cada operación que realice, al momento de guardarla, automáticamente es aplicada modificando el saldo del cliente, no así cuando se trata de la captura rápida o por contrato. Esta captura es mas detallista, ya que se puede seleccionar específicamente el documento que se quiere afectar aun cuando Nodrix sugiera el que considera más adecuado. Por ejemplo si se desea hacer una disminución al saldo del cliente, el sistema sugerirá los documentos más antiguos, por lo cual presentara los documentos ordenados por fecha de vencimiento.

Una vez que entre debe hacer clic en el icono y enseguida se mostrara un cuadro de dialogo, donde debe escribir el nombre del cliente, inicialmente muestra la tabla de datos generales del cliente, posteriormente haga clic en la pestaña de “movimientos” para ver documentos vivos; con saldo, sin saldo y todos.


150


� Datos Generales.

Muestra los datos generales del cliente, con el propósito de asegurarse que se trata del cliente correcto, algunas veces el sistema enviara algunos mensajes como el siguiente:

Estos mensajes son para indicar que el agente vendedor o cobrador aún no ha sido capturado correctamente. � Movimientos.

En la relación del lado izquierdo esta el documento de manera resumida, mostrando la serie, folio, importe, fecha de vencimiento y contrato, y del lado derecho se detallan sus movimientos; visualizando el tipo de documento, serie, folio, orden, neto de la factura, y en la parte inferior derecha están los datos adicionales del detalle como son: fecha de operación, fecha de vencimiento, fecha de pago y referencia. Si se cambia de documento en la lista del lado izquierdo, se actualiza su detalle del lado derecho, y si se selecciona otro renglón del detalle, muestra las fechas y referencia correspondiente. Los documentos resumidos se muestran ordenados por serie y folio y en la parte inferior podrá ver el saldo total que tiene el cliente.


151


Para buscar un documento en especial, escriba el folio en el campo y si es encontrado, el cursor se posicionara sobre el documento requerido. En este modulo la información se encuentra de manera detallada y de forma resumida. En la columna del lado izquierdo esta el documento de manera resumida, solo muestra la serie, folio, importe, vencimiento y contrato de la factura. Y en la parte inferior el saldo total que tiene el cliente. Tambien se puede ver si así se desea: los documentos con saldo, sin saldo y todos, cambiando la selección de documentos.

Cancelar movimientos Cuando cancela un documento, debe tomar en cuenta que si ese documento era parte de una operación que involucra a varios documentos, automáticamente cancela los demás, por ejemplo, si usted hizo el abono ABO-3400, y este abono afecto a la factura F-1230, F-1234 y F-1300, al momento de cancelar el abono ABO-3400 estando visualizando el detalle de la F-1300 digamos, las demás facturas involucradas en esa operación son afectadas, aunque en ese momento quizás no las estaba visualizando.

Para buscar un documento en especial, escriba el folio en y si es encontrado el cursor se posicionara sobre el documento requerido.

Los movimientos que por default están en el sistema son:

Para agregar aumentos Para agregar disminuciones CUENTA DE CARGO SERIE

(MODIFICABLE) CUENTA DE ABONO SERIE

(MODIFICABLE) Factura FA Abono a cuenta. ABO Documentos. DOC Nota de crédito. NCR Notas de cargo. NCA Abono diverso. ADI Intereses INT Liquidación. LIQ Cargos diversos. CDI Cheque posfechado. CHP Cheques devueltos. DEV Bonificación. BON Gastos de embargo. GTS Anticipo. ANT Devolución de anticipo. DVA Saldo a favor. SAL Tarjeta de crédito. TAR Gastos por garantía. GTS Seguro unidad. SEG Traspaso a trámite. TJU Pago seguro unidad PSE Cuentas incobrables INC


152


El usuario administrador puede registrar otros movimientos que considere necesario. Vease (Capitulo 1.2.7 Aumentos y disminuciones).

El sistema Nodrix ADN® se adapta a cualquier situación. Cada empresa tiene diferentes maneras de aplicar cargos y abonos. Aquí se explican unas formas. Procedimiento de liquidación por antigüedad de sald o.

1 Entre al modulo disminuciones presionando el icono .

2 Elija el concepto . Automáticamente se mostrara la serie y el folio, avance con <enter> hasta llegar al campo de referencia.

3 Anote la referencia para cualquier aclaración. Avance con <enter> hasta llegar al campo de importe.

4 Inserte la cantidad en el campo de importe. 5 Teclee <enter> y el sistema liquidara cada documento hasta agotar el importe. 6 Seleccione al agente cobrador.

7 Verifique la información y haga clic aquí y pase al siguiente cuadro de dialogo. 8 capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic aquí .


153


9 Al guardar se muestra la vista previa del documento es momento de obtener una

impresión si lo desea. 10 El sistema le indicara que se almaceno la serie y el folio. Captura de formas de pago.

Usted puede capturar varia formas de pago para un importe dado, cuando le aparece el formulario de formas de pago, automáticamente lo posiciona en la columna F/P donde usted puede indicar la clave de la forma de pago (H-Cheque, C-Contado, etc.), a continuación se muestra el nombre de la forma de pago, y puede en ese momento digitar el importe. Para el caso de la forma de pago H-Cheque, se requiere indicar la referencia en la parte inferior. Algunas de las claves son predefinidas como el caso de H-Cheque, C-Contado y T-Tarjeta. Veamos un ejemplo: le pagaron $2000.00, de los cuales 1500 fueron con cheque y el resto en efectivo, para ello al momento de entrar a las formas de pago, solo requiere digitar la clave de cheque (H) y el importe 1500.00, después debe presionar la tecla de <insert> o

hacer clic en el icono , el sistema le solicita la siguiente forma de pago, a lo cual solo requiere teclear la clave de contado (C), y el importe 500.00, finalmente pulse

simultáneamente <CTRL> <G> o haga clic en el icono para almacenar la información. Cuando desee eliminar una forma de pago agregada anteriormente, haga clic en el icono

. Procedimiento de liquidación a una factura o abono a cuenta Este procedimiento es el más comúnmente empleado para registrar la cobranza, que se hace a los clientes diariamente, aunque para empresas que manejan mucha cobranza están las opciones de captura rápida y por contrato, esto de acuerdo a las características de la empresa.

1 Entre al modulo disminuciones presionando el icono .


154



3 Anote la referencia para cualquier aclaración.

4 Posicione el cursor en el campo importe y anote la cantidad.

5 Teclee <enter> y para registrar la orden. 6 Seleccione al agente cobrador.

7 Verifique la información y haga clic en el icono y pase al siguiente cuadro de dialogo.

8 Capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic aquí .

9 Al guardar se muestra la vista previa del documento es momento de obtener una impresión si lo desea.

10 El sistema le indicara que se registro la serie y el folio correctamente.

Procedimiento para registro de anticipo o abono di verso

El movimiento de anticipo y de abono diverso por su naturaleza no es aplicable a una factura en especial, por ello se requiere registrar el monto en la casilla de importe, y el sistema automáticamente agregara un movimiento al final de la lista de documentos. Este se podrá posteriormente aplicar a una factura o documento mediante la opción de aplicación de anticipos.

1 Entre al modulo de disminuciones presionando el icono .


3 Anote la referencia para cualquier aclaración.

4 Posicione el cursor en el campo importe y anote la cantidad .


155


5 Seleccione al agente cobrador .

6 Verifique la información y haga clic en el icono y pase al siguiente cuadro de dialogo.

7 Capture la forma de pago, el importe, escriba una vez más la referencia y termine la

operación haciendo clic en el icono .

8 Al guardar se muestra la vista previa del documento es momento de obtener una impresión si lo desea.

9 El sistema le indicara que se almaceno la serie y el folio.

Este procedimiento puede utilizarse para otros movimientos, solo tiene que activar el siguiente campo .

Naturaleza de las operaciones de aumentos y disminuc iones.

Normalmente la naturaleza de la operación determina la forma de operar del sistema, por ejemplo si se esta registrando una liquidación o abono a cuenta, el sistema asume que será aplicado a una factura, contrariamente a lo que sucede con el anticipo o abono diverso, sin embargo usted puede hacer que la liquidación o abono a cuenta no necesariamente se aplique a una factura, activando el siguiente campo , esto hace que el sistema lo registre sin aplicar a una factura, posteriormente cuando desee aplicarlo a una o más facturas, usted necesitara del botón de asignar anticipos a facturas. Ahora bien, cuando usted desea que un anticipo que normalmente no se aplica a una factura, se aplique a una o más facturas, solamente debe seleccionar el o los documento que desee afectar, y bastará con asignar el monto, y después guardar los cambios, como puede ver abajo.


156


El campo de es empleado cuando a una factura saldada le queremos hacer un aumento. Normalmente cuando se agrega un aumento muestra las facturas sin saldo, al activar la casilla de , muestra las facturas con saldo y las saldadas, de tal manera que se pueden hacer aumentos.

Deberá tomar en cuenta que cuando usted activa o desactiva las casillas de NO se aplica a una Factura o Visualizar Facturas saldadas , el sistema vuelve a cargar la información de facturas saldadas y no saldadas (si activo ver las saldadas), ocasionando que si ya había empezado a capturar importes en esta última operación , estos son limpiados, debiendo volver a capturarlos. Asignación de anticipo y/o abono diverso a una fact ura

Entre al modulo asignar anticipo o abono diverso a una factura, presionando el icono y se mostrara el siguiente cuadro de dialogo.


157


Como puede observar, del lado izquierdo esta el anticipo o documento que vaya a ser asignado a una factura o documento con saldo, y del lado derecho el documento.

1 Registre la serie y el folio del anticipo .

2 Registre la serie y el folio de la factura que se afectara .

3 En el campo de anote una cantidad menor o igual al anticipo.

4 Verifique la información y aplique la operación, haga clic en el icono .

5 Para salir de la sección haga clic en este icono .

Esta operación descrita en los pasos del 1 al 6, puede repetirla para diferentes facturas, hasta que lo desea, o hasta agotar el saldo del anticipo o documento, no necesariamente tiene que saldar las facturas, puede hacerlo parcialmente, por ejemplo: se tiene un anticipo de $2000.00 y se aplica $500.00 a una factura con saldo de $1000.00 y $1500.00 a una Factura de $1500.00, esto significa que una fue liquidada pero otra no.

A continuación podrá ver como se muestra el anticipo ya aplicado.

Haga clic en el icono de generar pagares y se mostrara el siguiente cuadro de dialogo.

1 Seleccione la forma de pago; puede ser anual, trimestral, semestral, mensual, quincenal o semanal.


158


2 Determine la forma del calculo: simple o saldos insolutos.

3 Ahora determine el número de pagos (plazo).

4 Ingrese el % de financiamiento anual.

5 También debe anotar el % de intereses moratorios.

6 Seleccione la fecha inicial y genere los pagares, haga clic en “calculo ”. El sistema

detalla los pagos.

7 Verifique la información y aplique la operación, haga clic en el icono .

8 Si desea cancelar y probar una vez mas, haga clic en el icono .

9 Para salir de la sección haga clic en este icono .

El procedimiento para registrar aumentos es exactamente el mismo, solo elija el tipo de movimiento aplique los pasos explicados anteriormente. También puede afectar los documentos directamente. Para obtener reimpresiones de sus recibos de cobro. Vease (Capitulo 3.3.1 Consulta e impresión de documentos )

3.1.2.2 Rápida La captura rápida, fue diseñada para ahorrar tiempo al capturar la cobranza, El sistema añade una metodología para poder controlar mejor la cobranza, y esto es a través del uso de reportes de captura, esto con el fin de poder comparar la cobranza realizada con la programada. Los reportes permiten además conciliar mejor lo cobrado con las fichas de deposito bancarias.

Para entrar a realizar operaciones en este modulo solo haga clic en el icono que se encuentra ubicado en la barra de acceso rápido del modulo de clientes o también accese a la estación de trabajo desde el siguiente menú:


159


Lo primero que solicita el sistema es el “código del agente cobrador” , escriba el código y pulse <enter> y se mostrara el nombre del agente según el código que ingreso, ahora haga clic en “Aceptar” para pasar a la siguiente ventana. El sistema muestra un numero de reporte, que no es más que la fecha del día, seguido de un guión y el numero del agente, tenga cuidado de no utilizar mas de 12 caracteres, el sistema asume que el reporte por registrar, comprende la cobranza realizada por el cobrador, solamente en ese día, pero si hubiera el caso de que dicho cobrador entregara cobranza varias veces en un mismo día, es posible hacer el registro añadiendo alguna o algunas letras

al final de la fecha del reporte, antes del guión, como se puede ver , y de esa forma se podrían tener más de un reporte por agente en un día. El número de reporte, esta compuesto por la fecha, un guión y el número de agente 230605-004. Podemos añadir cualquier letra adicional delante de la fecha antes del guión, con el fin de poder capturar más de un reporte, para el mismo agente, en el mismo día. El sistema no permite cambiar la clave de agente indicado al principio, por otro clave, aunque esta sea válida.


160


Para comenzar a registrar la cobranza, se requiere:

1. Aceptar el número de reporte, dando <enter>, el sistema lo posiciona en la serie. 2. Con la relación de los documentos cobrados (proporcionada por el cobrador), debe proceder a registrar la serie del primer documento dando <enter> y así sucesivamente.

3. Registrar el folio del documento o factura y <enter>. 4. El sistema muestra el saldo del documento si este existe, en caso contrario el mensaje pertinente como pueden ser: a) no existe, b) no tiene saldo, c) no es cliente del agente elegido, etc. 5. Registre el importe pagado, y <enter>.

Estos pasos deberán repetirse hasta terminar con la relación de cobranza.

Aunque en la parte inferior el sistema muestra los documentos disponibles, refiriéndose a los documentos de los clientes, de los cuales el agente esta asignado como cobrador, no es recomendable emplear estas opciones con el fin de consultar, ya que se supone que llega el cobrador con una relación de cobranza, que previamente fue impresa y que contiene las series y folios del los documentos posibles de ser cobrados, regresando después de un número de días determinado con la cobranza realizada, esto implica que independientemente de quien capture la información, la relación de cobranza ya trae esa información. Sin embargo se añadió estas opciones debido a que en algunas ocasiones el manejo de las relaciones de cobranza (papel), es manchado, arrugado, roto, impidiendo ver claramente las series y folios, de tal suerte, que podamos revisar en caso de que el sistema nos rechace la serie y folio o no coincida la serie y folio con el cliente mencionado en la relación, esto es solo como apoyo al que captura para evitar posibles errores.

Funcionalidad de la barra de herramientas:

Eliminar registro de cobranza . Antes de hacer clic en este botón se necesita elegir el registro que se desea eliminar, de no hacerlo, se eliminarìan incorrectamente.

Cambiar de Reporte . Se puede si así lo desea dejar pendiente ese reporte y acceder otro reporte del mismo agente cobrador, los cambios se están guardando todo el tiempo, es importante aclarar que cada registro que se realiza, no afecta el saldo del cliente, esto esta diseñado de esa forma, para poder una vez terminada la captura, emitir el reporte y cotejarla con la relación de cobranza, y una vez que se tiene la certeza de que es correcta, se procede a realizar la aplicación, y es en ese momento cuando afecta el saldo del cliente.


161


Imprime relación de cobranza . Se puede emitir la relación de cobranza capturada hasta el momento.

Tipo de movimiento . El sistema asigna la clave de abono a cuenta (220), como tipo de movimiento por defecto, pero no se puede elegir antes de digitar el importe, el tipo de documento más adecuado, por ejemplo si se tiene una factura que tiene un saldo de $2000.00, y el cobrador reporta que dicha factura se liquidó, entonces se puede seleccionar en lugar de la clave 220, la 223-Liquidación, esto para algunos tipos de empresa no es practico, debido a la cantidad enorme de cobranza que realizan, sin embargo el sistema posibilita poder hacerlo. No es necesario que el cliente este asignado al agente, solo debe registrar el folio y numero de factura, en los campos indicados. Para esta situación el sistema le advierte que “no es un agente del cliente elegido”, avance con <enter>, e ingrese el importe del abono, liquidación, según sea el caso.

3.1.3 Catálogo de formatos de impresión de C x C Cuando en la captura estándar se realiza una operación, de aumento o disminución, el sistema verifica si la serie del documento generado esta asociado a algún formato en especial, estos formatos se pueden asignar en esta opción. Esto es muy útil cuando se requiere personalizar los formatos de cobranza, como es el caso de los abonos a cuenta, liquidaciones, notas de crédito, anticipos, etc., o de algunos aumentos, como podrían ser la aplicación de intereses.


162


Para visualizar o reimprimir los documentos generados por aumentos y disminuciones debe hacer el registro de las series en este modulo.

Cuando acceda a esta opción, el sistema le solicita la serie que desea localizar, si teclea <enter>., se muestran todas las series registradas asociadas con sus respectivos formatos.

Nuevo formato . Para registrar una nueva serie haga clic aquí. El sistema le solicita la serie y el formato con el que se va a asociar a la serie, para elegir un formato haga clic en este icono y direccione la serie al formato “ReciboCte.frf” (este es el formato por defecto para documentos de clientes), puede también hacer previamente una copia de este formato, y modificarlo en el menú, vease (Capitulo 7.3.2 Diseñador de Facturas y/o documento s) para posteriormente asignarlo. En el campo de puerto, registre una impresora local. Si anteriormente registro series, posiciónese en el campo “descripción” y presione <enter> para ver el listado de series registrados. A continuación se explica la función de otros iconos.

Modifica el registro . Modifica la asignación de series a formatos.

Elimina series de la lista . Esto no afecta para nada la información capturada en cuentas por cobrar y que este asociada a este formato, ni tampoco el formato, solo elimina la asignación.

Guardar . Guarda las modificaciones.

Abandonar cambios . Abandona los cambios realizados. Imprime los registros .

Cierra el catalogo .


163


3.1.4 Captura por contrato Normalmente cuando Nodrix realiza una venta de crédito, genera un movimiento de cuenta por cobrar, pero cuando se le indica al sistema, que la empresa en cuestión es una empresa de cobranza, al momento de aplicar la venta, presenta el formulario de generado de pagares (que es el mismo que se puede ver en la captura de aumentos o disminuciones estándar), convirtiendo el documento de venta en contrato, es por demás decir que por cada venta se genera un contrato, y lo que implicaba solamente un registro en cuentas por cobrar (la venta), al convertirse, genera n pagares, ocasionando que se multiplique n veces la cantidad de registros en cuentas por cobrar, por esto surge la necesidad de crear esta opción. Es importante señalar, que esta captura esta diseñada para ahorrar al área de captura una cantidad considerable de tiempo. Entre al siguiente menú para realizar capturas por contratos:

Lo primero que solicita el sistema es el “código del agente cobrador” , escriba el código y pulse <enter> y se mostrara el nombre del agente según el código que ingreso, ahora haga clic en “Aceptar” para pasar a la siguiente ventana. El sistema muestra un numero de reporte, que no es más que la fecha del día, seguido de un guión y el numero del agente, tenga cuidado de no utilizar mas de 12 caracteres, el sistema asume que el reporte por registrar, comprende la cobranza realizada por el cobrador, solamente en ese día, pero si hubiera el caso de que dicho cobrador entregara cobranza varias veces en un mismo día, es posible hacer el registro añadiendo alguna o algunas letras al final de la fecha del reporte, antes del

guión, como se puede ver , y de esa forma se podrían tener más de un reporte por agente en un día. El número de reporte, esta compuesto por la fecha, un guión y el número de agente 230605-004. Se puede añadir cualquier letra adicional delante de la fecha antes del guión, con el fin de poder capturar más de un reporte, para el mismo agente, en el mismo día. El sistema no permite cambiar la clave de agente indicado al principio, por otro clave, aunque esta sea válida. Para comenzar a registrar la cobranza, se requiere:

1 Aceptar el número de reporte, dando <enter>, el sistema lo posiciona en la serie del contrato.


164


2 Con la relación de los documentos cobrados (proporcionada por el cobrador), debe proceder a registrar la serie del primer contrato, dando <enter> y así sucesivamente.

3 Registrar el folio del contrato y <enter>.

4 El sistema muestra el saldo del contrato si este existe, en caso contrario el mensaje pertinente como pueden ser: a) no existe, b) no tiene saldo, c) no es cliente del agente elegido, etc.

5 Registre el importe pagado, y presione <enter>.

Estos pasos deberán repetirse hasta terminar con la relación de cobranza.

Funcionalidad de la barra de herramientas:

Eliminar registro de cobranza . Antes de hacer clic en este botón se necesita elegir el registro que se desea eliminar, de no hacerlo, se pueden eliminar incorrectamente.

Cambiar de Reporte . Se puede en cualquier momento si así lo desea dejar pendiente ese reporte y acceder otro reporte del mismo agente cobrador, los cambios se están guardando todo el tiempo, es importante aclarar que cada registro que se realiza, no afecta el saldo del cliente, esto esta diseñado de esa forma, para poder una vez terminada la captura, emitir el reporte y cotejarla con la relación de cobranza, y una vez que se tiene la certeza de que es correcta, se procede a realizar la aplicación, y es en ese momento cuando afecta el saldo del cliente.

Imprime relación de cobranza . Se puede emitir la relación de cobranza capturada hasta el momento.

Funcionalidad de otros botones:

Búsqueda de contratos de clientes . Permite buscar los contratos desde este icono, tambien puede hacerlo pulsando <Ctrl><B> al mismo tiempo, Se busca primero el cliente, una vez elegido, teclee <enter> sobre este, y visualizara el (los) contrato (s) que tenga el cliente.

Seleccione el contrato con la tecla <enter>, en el campo de importe ingrese el importe del cobro. Ahora el sistema le mostrara a que documentos aplicara dicho pago. NO es necesario indicar al sistema que pagaré es el que se va a liquidar, ni tampoco preocuparse.


165


El mismo sistema determina cual sigue y si le alcanza para saldar uno o más pagares lo hace automáticamente, inclusive si el monto no es suficiente para saldar un pagaré, lo disminuye parcialmente y la siguiente ocasión que el cliente pague, lo salda.

Tipo de Movimiento . Por defecto el sistema selecciona el tipo de movimiento 220-Abono a cuenta, pero si se cambia, todos los demás movimientos, serán registrados con el tipo seleccionado.

Forma de Pago . Si se activa, el sistema presenta la ventana de formas de pago, si no, asume que es de contado.

Búsqueda . Localiza alguno de los documentos capturados anteriormente, esta búsqueda resulta bastante útil, cuando se han capturado más de 100 movimientos del mismo cobrador en el mismo reporte.

Imprimir reporte . Para visualizar e imprimir su reporte haga clic aquí y obtendrá el siguiente reporte:


166


En caso de no visualizarlo, deberá localizar el formato de nombre RepMovxContrato.frf, alojado en la carpeta de Reportes desde donde se esta ejecutando Nodrix. 3.2 Procesos de cuentas por cobrar Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crédito. Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes como una cuenta abierta. 3.2.1 Aplicación del reporte de agentes Cuando se describen los procesos de captura rápida o por contrato, vease (3.1.2.2 Ràpida y 3.1.4. Captura por contrato ), que dichas capturas no afectaban las cuentas por cobrar inmediatamente, sino que requerían de ser aplicadas, para entonces poder afectar los saldos de los clientes, y como consecuencia las cuentas por cobrar. Por lo anterior se diseño esta opción, permitiendo aplicar un reporte de captura de cobranza a la vez.

Algunas de las ventajas de los tipos de captura rápida y por contrato, son:

a) Cuando es una cantidad considerable de cobranza, es más probable que el que captura se equivoque, por ello es mejor, que una vez capturado, se verifique la captura mediante un reporte, pudiendo todavía realizar cambios, hasta estar plenamente convencidos de que no hay errores.


167


b) Los reportes además de facilitar la conciliación con las fichas de deposito, permiten establecer un control más eficaz de la información de cobranza. c) Nodrix, provee de algunas opciones para visualizar la cobranza hecha a través de reportes, como se podrá ver más adelante.

Entre al siguiente menú para iniciar operaciones.

Primero deberá ingresar el numero de reporte y teclear <enter>, debe verificar que coincidan los importes con los capturados.

Aplicar el reporte. Cuando se da clic en este icono, el sistema solicita que se acepte si realmente desea aplicar el reporte, si la respuesta es si, procede a aplicar movimiento por movimiento, indicándo mediante un apuntador que movimiento se encuentra aplicando, hasta terminar.

Salir de aplicar el reporte .


168


3.2.2 Bonificaciones a clientes En la Mercadotecnia, el término Bonificación se relaciona con dos tipos de estrategias: por una parte las estrategias de Precios y por la otra las de Promociones de Venta. Una bonificación es la acción mediante la cual una empresa vendedora entrega una cantidad extra de mercadería a un comprador, sin costo alguno, pero condicionándola a la compra de un cierto número de unidades. La Bonificación es pues, un arma de ventas, ya que tiene como objetivo promover la venta de los productos, a través de la cual se ofrece un atractivo en los pedidos de mercadería. La Bonificación es también llamada Descuento en Producto porque al final de la operación, el comprador en realidad obtiene más producto pero a un precio unitario menor que el normal. Sin embargo, la Bonificación no constituye un descuento directo en dinero ya que ambos conceptos son diferentes. Entre al siguiente modulo para realizar bonificaciones a clientes.

Diferencias entre Bonificaciones y Descuentos Descuento El Descuento es una reducción en los valores a percibir por un oferente o vendedor, que éste concede a su comprador, sujetándolo a ciertas condiciones, con el propósito de agilizar el desplazamiento de los artículos o servicios que se están comercializando. El Descuento produce un impacto directo en los valores, pero no en las cantidades de mercadería a desplazar. Bonificación La Bonificación, por el contrario, es un incremento en la cantidad de mercadería que se ha pactado entregar a un comprador, obligándose éste a cancelar un valor originalmente determinado, según el precio de Lista. La Bonificación no modifica los valores a percibir por el vendedor; pero sí las cantidades de producto a entregar al comprador, las cuales serán ligeramente mayores.


169


Aunque las Bonificaciones pueden también pueden constituir servicios que se otorgan por la compra de bienes tangibles, por lo general se entregan en el mismo producto o en otros diferentes. El presente documento se refiere a esta modalidad. Características principales Las Bonificaciones cuestan dinero Toda Bonificación supone un costo para quien la entrega, el cual debe ser estimado con anticipación, para calcular si es rentable otorgarla. Las Bonificaciones deben verse como atractivos de precio, es decir, forman parte de las Promociones de Venta porque tratan de mantener o incrementar las ventas. La Bonificación otorgada a un comerciante permitirá a éste efectuar un Descuento a sus propios compradores, porque recibe los productos bonificados a un menor precio y se espera que "traduzca" ese beneficio a quien se los compra. Lamentablemente, en la realidad no todos los comerciantes lo hacen y con ello están perjudicando sus propios negocios al no trasladar el efecto de la Bonificación. Bonificaciones: Usos principales Las Bonificaciones se utilizan, entre otros, para propósitos tales como los siguientes: � Como arma efectiva de negocios, cuando se necesita reactivar las ventas � En la introducción de nuevos productos, para fomentar la compra inicial. � Para contrarrestar de inmediato acciones de los competidores. � Cuando el precio de un bien se considera elevado y su venta es lenta. � En estos casos, la Bonificación contribuye a reducir el Precio de Venta. � Para fomentar la venta de artículos descontinuados � Para negociar espacios de exhibición en los puntos de venta. Anticipadamente debe tener registrado el movimiento de Bonificaciones a Clientes (Capitulo 1.2.6 Entradas y Salidas) y crear una serie (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) que debe estar relacionado con el movimiento anteriormente descrito. Tambien debe registrar los descuentos y bonificaciones como un articulo o como servicio (Capitulo 4.1.1 Catalogo de Articulos).

Para agregar una bonificaciòn al cliente de clic en el icono de nueva venta . El procedimiento para llenar el cuadro de dialogo de bonificaciones es el siguiente:

1. Ingrese la serie en el campo correspodiente. 2. Asigne el numero de folio. 3. Escriba el codigo del cliente o bien oprima las teclas <Tap> + <enter> para que se

muestre el catalogo del busqueda del cliente. 4. Registre el agente que hace la operación para cualquier aclaracion.


170


5. En los campos de Ref. y Ley (Leyenda) anote datos que considere relevantes. 6. Una vez que este dentro del campo para captura de articulos escriba la clave de la

bonificacion y/o el descuento que aplicara.

7. En la parte inferior encontrara el siguiente icono, desde aquí busque el documento al que desea afectar con la bonificacion, haga doble clic al documento para enviarlo automáticamente a los campo de series y folio original, en el espacio de observaciones registre datos que considere.

Una vez rellenados los campos anteriores se procede a capturar los artículos y para esto se da

clic en el botón los datos que se requieren para cada artículo son: Código, cantidad, unidad, pieza, descripción del artículo, lote y cons de cada artículo que se va a sacar. Después

de capturar cada uno se aplica el movimiento con el icono o la tecla de función F7. Esta operación disminuye la cuenta por pagar (Capitulo 3.1.2.1 Estandar) del cliente, afectando al documento de forma total.


171


3.2.3 Consulta de documentos de clientes Este modulo fue diseñado con el propósito de tener un modo de consulta rápida exclusivo para empresas que manejan gran volumen de pagares y contratos, también esta habilitado para poder imprimir recibos de cobranza y pagares.

Para obtener la información lo único que se debe hacer es buscar al cliente desde este

icono , y se mostrara toda la información.

Como se observa, el sistema muestra la relación de contratos y pagares, también muestra las facturas como si fueran un solo contrato (contrato cero), normalmente se emplea en empresas que cada venta normalmente es convertida a pagares. Cada renglón lo considera como un pagare del contrato, y mientras se encuentra en el mismo contrato, en la parte inferior muestra su resumen. A continuación se describe cada columna y su uso:


172


Columna Características Contrato Cuando una venta es convertida en contrato, la serie y folio pasan a

formar el contrato. La información se muestra agrupada por contrato. S.Doc. Es la serie del pagaré. Documento Es el folio del pagaré. Serie Serie u orden, en realidad es el número de pagaré, cuando al momento

de conversión de una factura se indica que el cliente dio un anticipo, automáticamente el sistema genera la serie/orden cero, con un pagaré cero del mismo importe del anticipo y después le aplica el anticipo, de tal manera que se salda, esto para no afectar la cantidad real de pagares convenida, por ejemplo, se pacto con el cliente un contrato por $3000.00, de los cuales $500.00 nos anticipa, restando $2500.00 estos serán liquidados en 25 quincenas. El sistema generaría 26 pagares, el primer pagare seria el cero con un importe de $500.00 y lo saldaría con el anticipo de $500.00, y generaría además 25 pagares numerados del 1 al 25 por $100.00, cada uno. El sistema permite modificar el número de pagaré.

Vencimiento Es la fecha de vencimiento de cada pagaré, también es modificable. Original Es el monto con el que fue generado inicialmente. Saldo Es el saldo actual de cada pagare.

Localiza al cliente y muestra su información de contratos y pagares.

Guarda las modificaciones realizadas a la serie y a la fecha de vencimiento.

Imprimir el recibo de cobranza o el pagare, dependiendo si se activa la casilla siguiente:

Para salir de la consulta.

3.3 Reportes de movimientos (CxC) En este modulo el usuario tiene secciones que le permiten generar diferentes reportes de cobranza y documentos vencidos a distintos periodos. En la sección de Localización, Consulta e Impresión de Documentos se puede generar reimpresión de movimientos de aumentos y disminuciones por cliente. En la siguiente sección de Movimientos de Cuentas por Cobrar por Periodo, se generan reportes específicos por día o por periodos, también es posible generar informes con las siguientes características; depurado, informativo, sin depurar y para declaración. También puede utilizar filtros de búsqueda para obtener información más exacta.


173


En la sección de Balanza de Cuentas por Cobrar por Periodo, se encuentra un registro de aumentos y disminuciones de uno o varios clientes y también puede generar reportes por periodo y por agentes. La sección de Relación y Recibos de Cobranza presenta información por agentes, por cliente y por rango de clientes, por rutas; también es posible utilizar otros filtros de búsquedas específicas. En la sección de Reportes de Captura de Cobranza encontrará los informes aplicados y pendientes por aplicar referente a la cobranza rápida o por contrato. 3.3.1 Localización, consulta e impresión de documen tos

Esta es una forma mas para obtener una impresión de documentos de forma resumida de movimientos de clientes. Solo tiene que ingresar el código del cliente, avanzar con <enter> y anotar en el campo de serie y folio los datos. Ahora solo haga clic en “Vista Previa ”. También puede entrar desde este icono que esta en la barra de acceso rápido del modulo de clientes. En el caso de que no muestre el reporte verifique que la serie que desea imprimir este registrado en el modulo de formatos de cuentas por cobrar. Vease (Capitulo 3.1.3 Formatos de cuentas por cobrar ).


174


3.3.2 Movimientos de cuentas por cobrar por period o

Accese por medio del acceso rápido que se encuentra en el menú grafico de cliente o de la siguiente manera:

Los filtros disponibles para generar reportes específicos son: clave del cliente, serie de documento, folio del documento, serie de la factura, folio de la factura, tipo de cliente, importe, tipo de documento y agente. Primero indique el periodo de análisis, active el tipo de reporte; depurado, informativo, sin depurar y para declaración, puede hacer una combinación de ambos, de acuerdo al tipo de combinación que haga se habilitaran los movimientos de aumentos y disminuciones, de los cuales podrá seleccionar aquellos que necesite analizar.


175


3.3.3 Balanza de cuentas por cobrar por periodo Este reporte es de gran utilidad para del departamento de contabilidad, ya que les permite obtener informes de saldos iniciales y finales (aumentos y disminuciones) que se realizaron por el cliente. Además tiene la opción de generar informes por agentes.

Para generar el reporte solo tiene que indicar el rango de registros, este puede ser : todos los clientes o solo clientes con movimientos. Posteriormente indique el periodo de análisis

, si desea el reporte de manera general, haga clic en el

botón , si desea informes por agente active la opción e

ingrese la clave del agente o busque al agente desde este icono y presione el botón

, al imprimir el reporte las operaciones se agrupan por agente. La opción indica si se quiere mostrar dicha columna con los movimientos.


176


El icono le facilita la búsqueda de un cliente en especial y como anteriormente

se ha dicho el icono reimprime el reporte. Para salir de este o cualquier otro módulo

de Nodrix ADN debe hacer clic en el icono .

3.3.4 Relación y recibos de cobranza Esta sección es útil para generar los informes por cobranza; tomando como filtro el tipo de cliente, rutas y agente. Entre al menú principal que se muestra al principio del sistema.

La importancia de este reporte es que le brinda información acerca de los estados de cuenta de sus clientes, así la como información resumida de cada documento. Cuando abra esta sección aparece otra ventana con opciones en las que debe ingresar los datos para especificar lo que se requiere del informe. El usuario tiene la posibilidad de imprimir sus recibos por cliente, por un rango de clientes y por agente, enseguida debe elegir el periodo de análisis. Ahora debe determinar que tipo de reporte requiere, este puede ser por; recibos de cobro o la relación de cobranza, y también puede ordenar los reportes por; número de clientes, por nombre del cliente y por clave de cliente, según sus necesidades. Y para generar informes mas específicos puede utilizar los filtros disponibles y hacer combinaciones de búsqueda con los operadores lógicos (Y, O).


177


3.3.5 Reporte de captura de cobranza En este modulo encontrará los reportes aplicados y pendientes. Vease (Capitulo 3.2.1 Aplicación de reporte de Agentes). Entre al siguiente menú y obtenga la información correspondiente.

Para generar una lista de todos los reportes aplicados (A=Aplicados) y de aquellos que están pendientes (N=No Aplicados) solo haga presione el botón , pero si solo necesita reportes de un periodo, active el campo .


178


3.4 Estados de cuentas Los estados de cuentas es uno o mas de los elementos para la toma de decisiones en la administración, los reportes le facilitan y proporcionan la orientación precisa que requiere en la acción de una mejor administración. 3.4.1 Detallado por cliente Los reportes que se generan en esta sección son: por cliente, grupos de cliente; este último será mas útil cuando en el registro de clientes asigne números consecutivos.

Otras de las funcionalidades es que permite indicar la fecha inicial y la fecha final del análisis. Los reportes se presentan de tres maneras; resumido, totalizado y detallado. Se pueden ordenar por fecha de documento o por factura.


179


También puede indicar si su reporte será con movimientos cobrados y pendientes de cobro. Al mismo tiempo que indica si desea un reporte continuo o el cambio de pagina por cliente. Con la finalidad de generar reportes mucho mas especifico se agregan los siguientes filtros: tipo de cliente, agente, clave de ruta, serie del documento, folio del documento, serie de la factura, folio de la factura, importe, tipo de documento.

Registre los datos, de acuerdo al tipo de informe que necesite y haga clic aquí para ver el reporte. Recuerde que tiene el operador lógico “O” que le ayudar a obtener reportes, con esta variable le indica al sistema que realice una búsqueda cumpliendo una orden u otra.

3.4.2 Antigüedad de saldos detallado o resumido p or clave o nombre Accese a la siguiente opción por medio del acceso rápido que se encuentra en el menú grafico de cliente o de la siguiente forma:


180


Los estados de cuenta se generan detallados o resumidos, por antigüedad de saldos, por clave de cliente o por rango de clientes; este último será mas útil cuando en el registro de clientes asigne números consecutivos. Le permite indicar la fecha límite de análisis. También se ordenan por fecha de documento o por factura. Al igual que en el modulo anterior el usuario define si requiere un informe de aquellos movimientos con saldo o un informe general. Su reporte puede ser con vencimientos mayor o menor a 30 días, 60 días y 90 días.

Al presionar el botón se activan los siguientes filtros: tipo de cliente, clave de ruta, agente. Recuerde que tiene disponible el operador lógico “O”. Con este operador le indica al sistema que realice la búsqueda y que si no se cumple la primera variable (Y), pase a otra búsqueda que coincida con la segunda variable (O).


181


3.4.3 Saldo total de Cuentas por Cobrar Para obtener los beneficios de este modulo entre al menú por medio del acceso rápido que se encuentra en el menú grafico de cliente o de la siguiente manera:

En esta sección se encuentra el saldo de las cuentas por cobrar. Al ingresar se refleja el total de aumentos y las disminuciones que se han realizado. La otra opción es que el sistema le permite obtener una lista de facturas pendientes de cobro por mes y año, al mismo tiempo que detalla; clave del cliente, nombre del cliente, fecha de operación, serie y folio del documento, importe de la factura y los totales al final del informe. Como es en todos los módulos se puede imprimir el informe haciendo clic en el

icono .

3.5 Reportes de cobranza La cobranza es la última fase de un proceso crediticio, es por ello que cobra vital importancia dado que es convertir la inversión que hizo la empresa en efectivo, para que ésta pueda hacer frente a sus compromisos financieros de corto y largo plazo.


182


La cobranza no debe observarse únicamente desde el punto de vista de la recuperación de la cartera, sino tomar en cuenta un conjunto de factores internos y externos que intervengan para que la cobranza se realice sin tropiezos u otras anomalías que retracen su recuperación. Cobrar por cobrar no es el camino para atraer una clientela permanente, esto último es lo importante que debe pensar toda empresa ya que así asegura su supervivencia. Las cuentas por cobrar, inmovilizan moneda corriente, que de estar en disposición inmediata podría utilizarse o invertirse en activos adicionales que generen ganancias. Las cuentas por cobrar son un costo necesario para la empresa, ya que el ofrecimiento de crédito a los clientes permite que la empresa alcance un nivel más alto de ventas. Las condiciones de pago que ofrece la empresa se imponen de acuerdo al campo en el cual opere y tienen relación directa con:

• Las normas de cobro: Estipuladas por el reglamento interno de la empresa, para mantener su posición competitiva.

• El estándar de políticas de crédito: Es el criterio para determinar a quien debe concedérsele el crédito.

• Las políticas de cobro: Determinan las gestiones que tiene que hacer la empresa para cobrar oportunamente las cuentas por cobrar.

Todos los cambios que se presenten en estos factores pueden determinar el plazo promedio del periodo de cobro sosteniendo o aumentando las utilidades totales.

3.5.1 Selección e impresión de cobranza Entre al menú presionando el icono que se encuentra en la barra de acceso rápido del menú grafico de cliente o de la siguiente manera:

Beneficios:

� Le permite programar la cobranza.


183


� Genera reportes de cobranza por día y periodo. � Reporta los documentos vencidos. � Filtra información por Ruta y Agente.

Procedimiento:

1. Seleccione el tipo de reporte: fecha de vencimiento, fecha de programación de cobro o fecha de venta.

2. Determine la fecha.

3. Seleccione el filtro; agente o rutas, y realice la búsqueda presionando el icono .

4. Haga clic en el botón para que se muestre la información.

Para empezar posicione el cursor sobre el (los) documento (s) a programar, con la tecla SHIFT + ↑ ↓ (teclas de dirección) puede seleccionar un rango de documentos y para selección múltiple (documentos intercalados) utilice CTRL + CLIC sobre el documento a programar, de clic derecho y se mostrara el menú de opciones:

� Marcar para imprimir. En la columna de imprimir se marca con el estatus “S”.

Nota: La selección se hizo utilizando CTRL. + CLIC so bre cada documento.

� Marcar para No Imprimir. En la columna de imprimir se marca con el estatus “N”.

� Imprimir solo documentos seleccionados.

NOTA: la selección se hizo utilizando SHIFT + ↓ El estatus R (revisión) se aplica por que anteriormente estuvo con el estatus C (cobro).


184


� Ver solo documentos de este agente. Haga clic sobre el agente y active la

función.

� Ver solo documentos de este cliente. Haga clic sobre el cliente y active la función.

� Ver solo documentos para revisión. Haga clic sobre el documento con estatus

“R” (revisión) y active la función.

� Ver solo documentos para cobro. Haga clic sobre el documento con estatus “C”

(cobro) y active la función. PENDIENTE NO SE ACTIVA EL ESTATUS C � Ver todos los documentos. Cuando active esta función se mostraran el

documento con estatus “C”, “R” y los que no estén programados. � Seleccionar todo. Con esta función selecciona grupos o rango y puede asignar la

fecha de programación de manera rápida o cambiar el estatus.

� Cambiar documentos para Revisión. Modifica el estatus pasando de “C” (cobro) a “R” (revisión).

� Cambiar documentos para Cobro. PENDIENTE NO SE ACTIVA EL ESTATUS C


185


Cambiar fecha de programación de cobro . Seleccione el (los) documento (s) y de clic en enseguida se muestra el calendario, programe la cobranza eligiendo la fecha. Si por primera vez programa la cobranza, solo entre a la función que anteriormente se describe. Para el caso de Reprogramación de cobros debe asignar el estatus “C” (cobro) y posteriormente entran a la opción para asignar la fecha de programación, luego guarde los cambios presionando el botón . Asigne el estatus “R” cuando reprograme documentos con estatus “C” y entre a la función para asignar la nueva fecha y nuevamente guarde los cambios con el botón .


186


Reporte del sistema

3.5.2 Comisión sobre cobranza

Desde este modulo se obtienen los reportes de comisión por cobranza. Vease (Capitulo Configuración de empresa, comisión sobre cobranza) . También genera reportes por un solo agente y por todos los agentes. Vease (Capitulo 1.2.14 Registro de agentes)

Si elige un solo agente, debe seleccionar al agente presionando el icono .


187


Las comisiones se obtienen por documentos pagados de forma total o parcial. También tiene la opción de filtrar una serie específica de facturación. En la columna “Movimientos a considerar en la Comisión” se debe seleccionar aquellas disminuciones a reportar.

Finalmente de clic en el botón para visualizar la información y para imprimir

presione el botón .

3.5.3 Reporte agrupado por fecha de facturación Entre al menú que se presenta de reporte agrupado por fecha de facturación.


188


Este reporte de cobro se presenta por meses y de acuerdo con el año en que se hizo la

operación. Solo de clic en el botón para obtener la información. También es posible generar un informe de las facturas canceladas.

Así quedaría el importe impreso:


189


3.6 Reportes de clientes El seguimiento consiste en registrar las etapas por las que pasa un documento, desde que este se crea hasta que se archiva. De esta manera se conoce, por etapa, su ubicación, estado, persona responsable, fechas programadas y reales, tiempo transcurrido en cada etapa, etc.

3.6.1 Acumulado de clientes Este es uno los reportes que la mayoría de las empresas utilizar por ser una herramienta que satisface una de las ordenanzas fiscales, como es el caso de informar a SHCP los principales clientes de la empresa. Entre al siguiente menú y haga uso de esta herramienta.

Primero elija el reporte que considere; todos los clientes o solo una cantidad específica con o sin impuesto. Como en otros reportes puede utilizar los filtros disponibles para reportes mucho más específicos. Una de las ventajas de este reporte es que puede exportar a Excel la información para otros tipos de análisis.


190


3.6.2 Consumo por cliente Utilice esta opción para saber el porcentaje de compra por departamento que realiza un cliente en especial, con relación a los meses anteriores. Entre al siguiente menú y haga uso de esta herramienta.

Seleccione el periodo a procesar, e ingrese el código del cliente y el nivel (departamento o subdepartamento).

Este modulo tiene disponible filtros y operadores lógicos de búsqueda, solo haga clic en este

botón y se mostrara las opciones para búsqueda avanzada, el usuario solo tiene disponible el filtro por departamento, una vez que los campos estén listos, haga clic en

para ver el informe, en el reporte encontrara la lista de departamentos en los cuales el cliente afecto por sus compras en el periodo elegido.


191


3.6.3 Localización de clientes En algunas ocasiones quizás tenga dificultad para localizar clientes, por ese motivo se presenta esta sección. Entre al siguiente menú y utilice el modulo cuando lo requiera.

Esta opción es otro centro de apoyo para la búsqueda de clientes, el cual podrá realizar con los siguientes datos: Nombre, RFC, Coincidencia, Clave, Dirección, Colonia, Población y Teléfono.


192


3.6.4 Consulta documentos de clientes Cuando requiera ver las operaciones que se aplicaron a un documento en especial utiliza esta opción.

Registre la serie y folio del documento a verificar, enseguida podrá observar en la pestaña “documento”; el tipo de movimiento, nombre del cliente, importe, referencia, fecha de la operación, nombre del agente que realizo la operación y el numero de días trascurridos.


193


En la pestaña “Cuentas x Cobrar ” encontrara los aumentos y disminuciones que estén aplicados al documento original, también encontrara el saldo final.

3.6.5 Catálogo de clientes

Desde aquí obtiene la ficha comercial de un cliente o todos los que estén en el catalogo. Estos datos son referentes a contactos del cliente. Entre al siguiente modulo para obtener sus reportes.


194


Una vez que usted haya accesado a está opción, podrá ver una pantalla como la siguiente donde puede imprimir su catàlogo de clientes.

Rango de registros: Le permite especificar el rango de los registros que desea que aparezcan en su reporte, ya sea de un sólo cliente o de todos los clientes. Código: Está opción se activarà cuando usted elija en el rango de registros un solo cliente.

Para agregar el código del cliente presione el botón y enseguida lo enviara a la pantalla de búsqueda. Descripción: En este campo aparece el nombre del cliente que usted ha elegido. Cuando haya terminado de establecer los parámetros de su reporte de clientes presione el

botón para visualizarlo antes de imprimirlo. Cuando termine de utilizar

está herramienta puede salir de la pantalla presionando el botón .


195


MODULO IV

ALMACENES


196


El módulo de Almacenes es el responsable de llevar el control de las existencias de los diferentes almacenes manejados en la empresa. El objetivo de este módulo es el control total de todos los movimientos que se generan mediante las entradas o salidas de los artículos. Las relaciones del módulo de Inventarios con otros módulos es la siguiente: Compras: Su principal relación con inventarios reside en la generación automática de los movimientos respectivos por Orden de Compra recibida en almacén tras autorización previa del encargado del Almacén. Ventas: Esta relación se realiza al momento de la captura del pedido y de la facturación, en la afectación de salida del almacén de producto terminado.

4.1 Registro de catálogos 4.1.1 Artículos

Para empezar a registrar artículos, de clic en el icono o ingrese desde el menú como se muestra en la figura.

Esta carga inicial es muy importante y va a depender del tipo de empresa que se tenga. Es conveniente cargar los datos más significativos que le permita identificar cada artículo. Haga

clic en el icono para obtener el cuadro de dialogo que le permitirá capturar la información de cada articulo.


197


Los campos de descripción y código le permiten hacer la búsqueda de artículos que requiera

eliminar o modificar información . Si requiere una búsqueda inteligente tecleé <F4> o <F5>; con la primera tecla de función es posible hacer búsquedas por clave, descripción, coincidencia y departamento, la diferencia con la segunda tecla de función es que permite la búsqueda inteligente, tomando en cuenta: Autor, Área, Tema, ISBN, Editorial (caso de librería) o los clasificadores que se registren al configurar su empresa. También podrá consultar otros datos (seleccione articulo) como precios, existencias y condiciones y descuentos (tecla +). Y clasificadores y existencia (tecla *). Si registro mapas, Nodrix le permite hacer búsquedas por dicho medio, para ello la tecla de función a utilizar es F6.

4.1.1.1 Modificando artículos Código del producto Este identificador puede ser corto; éste lo asigna usted, tomando en cuenta algunos criterios. O bien el código largo que puede ser el código de barras que tiene el articulo u otro que elija.

Tipo de producto En este modulo debe elegir tipo de bien, que puede ser tangible e intangible. Nunca debe quedar en blanco.

Articulo: Se refiere a un bien tangible con el cual se va a comercializar. Kit: Consta de un conjunto de piezas que conforman un paquete. Servicio: Es un bien intangible, personal destinado a realizar labores para alguien mas.


198


Renovado: Remítase al manual de renovado ya que comúnmente se utiliza en las plantas renovadoras de llantas o calzado y se enlaza con el programa Renova ADN. Descripción del artículo Anote las características específicas de su producto con un lenguaje común y de fácil escritura. Esto facilitara la búsqueda del artículo al momento de la venta.

Código de barras del producto Tecleé los dígitos del código de barra o bien pase el artículo por el lector óptico para que se registre el código y se eviten errores de captura. Este campo tiene espacio para 18 caracteres.

Departamento al que pertenece Escriba directamente la clave del departamento al que pertenecerá su articulo o bien puede

entrar al catalogo de departamentos haciendo clic en el icono y busque el departamento que desee. Este registro le permitirá obtener información estadística que le ayudara, a tomar decisiones.

Vease (Capitulo 4.1.3 Líneas o departamentos) Las unidades de venta Este es el momento de determinar la unidad principal de compra de su artículo, así también la unidad de venta. Y enseguida marque en Unidad de Costeo.

Vease (Capitulo 4.1.5 Unidades de conversión) Las unidades secundarias El módulo es de gran utilidad para empresas que compran en caja y piezas del mismo artículo.


199


Vease (Capitulo 4.1.5 Unidades de conversión) Descuentos Este descuento debe ser el máximo autorizado por la administración, cuando el descuento que se ofrece en la venta es mayor al autorizado. NODRIX® no permite la aplicación de dicha venta. Este descuento puede variar de 0% al máximo que se autorice. Para asignar el descuento por articulo, lo debe hacer en el modulo de precios de artículos y para definir descuentos por clientes entre al modulo de registro de clientes. Tenga cuidado de no estar por arriba del máximo al sumar el descuento que asigno al articulo mas el que asigno al cliente.

Modelo o código Adicional En el campo de modelo usted puede anotar aquellos datos que identifique al artículo. Esto le ayudara a localizarlo rápidamente. Estos datos pueden ser: ISBN, AUTOR, EDITORIAL, SERIE, MODELO.

Código base El código base es la opción de generar nuevos códigos para nuevos artículos cuando estos coinciden en precio, modelo, código de barra y solo se diferencian en color. Al activar la opción

los campos del sufijo y código base se activan.

Vease (4.1.11 Clasificadores) Vease (4.1.12 Generador de códigos) Dimensiones La información que usted registre en este módulo le permitirá al agente de venta determinar que transporte con una capacidad especifica asignara dicha venta, ya que en le venta estándar se acumulara el kilogramos de la compra y los metros cúbicos.


200


El impuesto (15% IVA ó Exento) Usted puede agregar impuesto pulsando la tecla <insert> sobre fila (azul) e inmediatamente se desplegara la tabla de impuestos y ahí se debe seleccionar el impuesto. Otro medio para

hacerlo es haciendo clic en el icono y si desea eliminar el impuesto, solo haga clic en este

icono , posicionándose sobre el registro que desea borrar o solo presione la tecla <Supr> (suprimir). Los impuestos son definidos en un catalogo especifico. Vease (Capitulo 1.2.10 Impuestos)

Observaciones El campo de observaciones anotara cualquier datos que considere relevante o bien la información que complemente la descripción del articulo.

Imágenes

Este icono le mostrara la ventana en la cual se debe anotar la dirección de

Internet que contiene la imagen del artículo. Haga clic en el icono para quitar la imagen. Para definir una imagen local o remota (Internet) debe configurar este modulo desde el nodrix.ini el cual se encuentra en los archivos del programa del sistema NODRIX®


201


Ejemplo del menú principal:

4.1.1.2 Datos comerciales Haga clic sobre la pestaña de datos comerciales, para ver los datos de costeo, niveles de inventario, divisas y datos adicionales. 4.1.1.2.1 Costo del artículo En el caso de que sea una nueva empresa NODRIX® le permite escribir el ultimo costo, posteriormente lo hace automáticamente cuando inicie operaciones de recepciones de compra. El costo ultimo se registra cuando hace la recepción de compra, tomando en cuenta los descuentos de artículos (importe de factura), en el caso de que el proveedor maneje descuentos financieros y se desee costear la compra con dicho descuento, es necesario recalcular precios (costo de reposición), esta opción la encontramos en la recepción de ordenes de compra. Esto le ayudara a ofrecer precios más competitivos.


202


4.1.1.2.2 Niveles de inventario En este modulo debe determinar el stop de sus inventarios, ya que cuando solicite ordenes de compra automático el sistema le indicara el punto de reorden. NODRIX® modifica automáticamente los niveles de inventario según la rotación del artículo. Siempre y cuando el usuario lo indique.

Vease (Capitulo 2.2.8 Reporte estadístico de proveedores ) 4.1.1.2.3 Datos adicionales

La opción “es de importación” se marcara cuando el articulo sea precisamente de importación, para que al hacer una compra se indique el numero de pedimento. La opción “maneja números de series” se marcara cuando venda artículos que tengan numero de serie como: computadoras, fotocopiadoras, etc. Este número debe ingresarlo al hacer la recepción del producto. Si su empresa ya controla sus inventarios al 100%, es hora de desmarcar la opción “permitir inventario en negativo , pero si no es así, active la opción para que permita la venta del articulo.

Vease (Capitulo 4.1.8 Series de artículos) Vease (Capitulo 4.1.9 Pedimentos de importación) 4.1.1.2.4 Costo utilizado para calcular precios

Aquí debe seleccionar el costo que utilizara para calcular sus precios automáticamente, todas las veces que tenga establecidas sus formulas. En este modulo también podrá ver el desplazamiento que tiene el artículo, este puede ser: obsoleto, rápido, lento, medio.


203


Vease (Capitulo 5.5.1 Formulas para calculo de precios) Vista de datos comerciales.

4.1.1.3 Existencias En el menú de existencias se muestra la cantidad que se tiene del artículo por cada almacén y el número de artículos apartados por el cliente. Así mismo las cantidades pendientes por surtir. La existencia en catalogo siempre debe de coincidir contra el Kardex (Kardex Resumido), en caso de no ser así consulte a su administrador.


204


Vista del menú de existencias:

Vease (Capitulo 4.5.3 Kardex resumido) 4.1.1.4 Proveedores

En la pestaña de proveedores debe agrega al (los) proveedor (es) que le surten dicho articulo, e indicar los plazos de entrega de la mercancía y el ultimo costo. Si requiere

modificar la información del proveedor, haga clic en el icono , en su caso de querer eliminar

al proveedor de la lista, solo haga clic en el icono . Vista del menú de proveedores:

4.1.1.5 Localización En este modulo se asigna la ubicación que tiene dicho articulo en cada almacén. Para ver los

almacenes y el catalogo de ubicaciones registradas, haga clic en el icono , el tener esta información actualizada le ayudara al encargado de almacén y a los nuevos empleados si es que se tiene una alta rotación de empleados. En el caso de eliminar ubicaciones de la lista,

solo haga clic en el icono .


205


Vista del menú de localización:

4.1.1.6 Precios Para asignar precios los precios, lo puede hacer manual o automáticamente, en este modulo también debe aplicar la condición que se debe cumplir para que NODRIX® envié el precio que corresponda en cualquiera de los módulos de ventas (Standard, mostrador y punto de venta). Para que NODRIX® genere precios automáticamente es conveniente tener las formulas , el usuario determina sus formulas tomando en cuenta elementos como el costo, factor de utilidad, y otros que el empresario determine. En este modulo se deben de registrar los descuentos que nos da el proveedor y el descuento que ofreceremos a nuestros clientes.

Para registrar precios nuevos haga clic en el icono y para modificar precios haga clic en

el icono , ambos casos de mostrara la venta en el cual se mostrara el proveedor del producto, enseguida debe ingresar el descuento que recibe del proveedor, ahora seleccione el costo base para calcular el precios automáticamente, posteriormente debe elegir la formula y la condición que aplicara para el articulo, en caso de que no aplique la formula y/o condición, ingrese manualmente el precio de venta de su articulo y por ultimo ingrese el descuento que ofrecerá a sus clientes.


206


4.1.1.6.1 Comisiones Para registrar la comisión por venta de contado o de crédito del producto haga clic en el icono

y para modificarla entre al icono . Si requiere eliminar la comisión para el artículo solo

haga clic en el icono . Cada vez que sus agentes realicen la venta del artículo se cargara dicha comisión a su favor. El tipo de comisión puede ser en porcentajes o pesos según lo requiera. Con esta información podrá medir la eficacia en las ventas de su personal. Y por consiguiente tendrá los elementos necesarios para premiar e incentivar las actividades de los vendedores.

Vease (Capitulo 1.2.14 Registro de agentes) Vease (Capitulo 5.4.4 Comisiones sobre Ventas)


207


4.1.1.7 Artículos equivalentes Esta herramienta que le ofrece NODRIX ADN® es de gran ayuda para aquellos agentes de ventas inexpertos o para el agente de busca en todo momento ofrecer al cliente productos alternativos que satisfagan sus necesidades. Para agregar productos equivalentes haga clic en

el icono y para eliminar o quitar artículos haga clic en el icono .

4.1.1.8 Unidades de venta Las unidades de venta son las distintas presentaciones en la que se vende el artículo. Por ejemplo; se puede vender un artículo en caja, por cientos, millar, piezas. Por de dafault siempre se registrara la unidad principal, y subsecuentemente las otras unidades de venta.

Para agregar una unidad de venta al articulo, de clic en el icono y enseguida aparecerá una pantalla como la siguiente:


208


Elija una unidad de venta y asignela presionando cualquiera de los dos botones . Cuando

desee eliminar una unidad de venta sólo presione el botón y el sistema le enviará el siguiente mensaje para confirmar la operación:

.

Presione el botón para eliminar completamente la unidad de venta seleccionada. Vease (Capitulo 4.1.5 Unidades de conversión) 4.1.1.9 Clasificadores En este apartado se registran otros datos que permiten la búsqueda inteligente por medio de la tecla de función <F5>, por ejemplo en el caso de una librería se registran datos como: color, aplicación, tema, ISBN, titulo, editorial, autor.


209


4.1.2 Catalogo de artículos (un articulo por hoja) Está opción permite ver articulo por articulo o todos los artículos juntos, también permite imprimir un articulo por hoja.

Una vez que hay accesado a está opción, usted podrá visualizar una ventana como la siguiente, donde tendrá que establecer que articulo desea ver.


210


1 Está opción indica el rango de registros que desea ver, puede ser un artículo o todos los artículos.

2 Este campo indica el código del artículo que se desea ver.

3 Este campo indica la descripción de artículo, éste es establecido por el código del

artículo seleccionado. Para imprimir el catálogo de artículos, lo primero que tiene que hacer es seleccionar el rango de artículos que desea ver, después digitar el código si es que se lo sabe, de lo contrario

presione el botón y enseguida el sistema lo enviará a la pantalla de búsqueda de artículos.

1 Está opción indica el almacén de donde se va a sacar información sobre los artículos. 2 Esta opción indica como puede buscar su artículo, ya sea por clave, descripción,

coincidencia o departamento

3 Este campo indica el nombre o clave del artículo que se va a buscar.


211


4 Lista de los artículos que usted está buscando.

Para seleccionar un artículo lo primero que tiene que hacer es seleccionar el almacén, posteriormente seleccionar por que campo lo va a buscar y por último digitar la descripción; después presione la tecla <enter> y si el registro existe enseguida aparecerá en la lista. Si desea ver información adicional acerca del artículo seleccionado, como son las existencias,

precios y condiciones; presione el icono o la tecla. Para elegir el artículo, presione

cualquiera de los dos iconos y enseguida el sistema lo enviara a la pantalla de impresión del catálogo de artículos. Una vez que haya seleccionado el artículo a imprimir, usted podrá ver que en el campo Descripción aparecerá una breve descripción del artículo. Ahora presione el botón

para visualizar el reporte del artículo seleccionado. Enseguida se presentará un reporte como el siguiente, de acuerdo al artículo que haya seleccionado.


212


Si desea imprimir el artículo de clic en el icono , de lo contrario presione el icono . 4.1.3 Líneas o departamentos Está opción le permitirá agregar, modificar o eliminar una línea o departamento del catálogo.

Antes de iniciar esta captura es muy importante que se haya detectado la clasificación de los departamentos y subdepartamentos de acuerdo a las verdaderas necesidades de la empresa, esta captura debe coincidir con los resultados departamentales contables, por ejemplo, no debe definir en este catálogo diez departamentos y en su contabilidad solamente especificar 5 de ellos, ya que esto seria incongruente y se reflejaría cuando usted quiera enlazar Nodrix ADN con CONTABILIDAD. Es probable que en la contabilidad no maneje subdepartamentos, pero éste catálogo le permite reclasificar su mercancía de manera más detallada, por lo que está operación no perjudicaría en caso de que utilice la contabilidad. La finalidad de crear departamentos o subdepartamentos es que le permite generar información relevante para la toma de decisiones como, que departamento le genera más utilidades, en cual se rota más rápido la mercancía, etc. Tenga cuidado al momento de crear un departamento o subdepartamento ya que resultaría demasiado tedioso analizar información de un registro demasiado grande. Una vez que usted haya accesado a está opción podrá ver que aparece una lista con todos los departamentos y subdepartamentos que han sido agregados hasta el momento.


213


Podrá darse cuenta que al momento de seleccionar un departamento de la lista, aparece en la caja de texto Clave el código del departamento. Para agregar un nuevo departamento o

subdepartamento, de clic en el icono y enseguida aparecerá una pantalla como la siguiente:


214


1 Este campo indica la clave del departamento o subdepartamento, ésta no debe

repetirse. Por lo tanto se recomienda que las claves sean consecutivas. 2 Este campo indica el nombre del departamento o subdepartamento.

3 Estos campos no son necesarios para dar de alta un nuevo departamento en Nodrix

ADN, ya que están ligadas a las cuentas contables; por lo tanto solo se utilizan cuando se enlazan Nodrix con la contabilidad.

Para agregar un nuevo departamento, primero tiene que digitar la clave y el nombre del departamento correspondiente, en caso de que desee crear un subdepartamento elija primero el departamento origen y después digite la clave y el nombre del subdepartamento.

Ahora de clic en el icono para guardar el registro. Una vez que haya guardado el registro, el sistema limpiará las cajas de texto por si desea ingresar otro departamento. En caso de que

quiera salir de ésta ventana de clic en el icono y el sistema le mostrará nuevamente el listado de departamentos. Para modificar un registro primero seleccione el departamento a modificar y de clic en el icono

, el sistema lo enviara a una pantalla igual que la de Agregando departamento , sólo que ésta se llama Modificando departamento , donde usted podrá cambiarle el nombre al departamento y las cuentas contables en caso de que se requiera. Para eliminar un departamento, primero seleccione el departamento y después de clic en el icono y el sistema le enviara un mensaje para confirmar la operación que va a realizar.

Si usted oprime el botón el departamento será eliminado del catálogo, de lo contrario seguirá registrado. Para visualizar la información contenida en el catálogo de departamentos, de clic en el icono

. Si desea imprimir su catálogo de clic en el icono , si va a guardarlo presione el icono

y si desea salir del reporte presione el icono . Una vez que haya salido del reporte, para salir completamente del catálogo de departamentos,

presione el icono .


215


4.1.4 Almacenes Está opción le permitirá agregar, modificar y eliminar almacenes del catálogo, así como direccionar su almacén a la base de datos que le corresponda.

Cuando usted accese al catálogo de almacenes, podrá darse cuenta que hay un listado de los almacenes que se encuentran registrados hasta el momento.

Para dar de alta un nuevo almacén presione el icono y enseguida se abrirá la ventana de Agregando almacenes.


216


1 Este campo indica la clave del almacén, ésta no debe repetirse. 2 Este campo indica el nombre o la descripción del almacén.

3 Este campo especifica la ubicación del almacén.

4 Este campo indica la colonia donde se ubica el almacén.

5 Este campo indica la población donde se encuentra ubicado el almacén.

6 Este campo indica la dirección IP y el nombre de la base de datos. Se digita cuando la

base de datos se encuentra en otro sitio. En caso de que el campo se quede vació, toma por default la base de datos local.

7 Si se activa está opción se refiere a un almacén móvil.

Una vez que haya terminado de digitar la información correspondiente, presione el icono para almacenar el nuevo almacén. Cuando el sistema termine de guardar el registro, limpia las cajas de texto para que usted pueda agregar uno nuevo. En caso de que quiera salir de ésta

pantalla sólo presione el icono .

Para modificar un registro primero seleccione el almacén y después presione el icono o la tecla <enter> y se abrirá una ventana igual que la anterior sólo que está se llama Modificando almacén, aquí usted podrá modificar todos los campos, excepto la clave del almacén.


217


Ahora para guardar los cambios de clic en el icono y enseguida podrá ver en el listado los cambios realizados al almacén. Para eliminar un registro seleccione el almacén y presione el icono o la tecla Supr. El sistema le enviará un mensaje de advertencia antes de eliminar el almacén.

Si usted presiona el botón el almacén será eliminado inmediatamente, de lo contrario seguirá vigente en el catálogo.

Para visualizar el catálogo de almacenes de clic en el icono y el sistema lo enviará a la pantalla de Reporte de Almacenes donde usted podrá configurar su reporte y establecer los parámetros de impresión, cuando haya terminado de configurar su reporte presione en el

botón para visualizar su reporte antes de imprimirlo. Cuando ya este seguro de

imprimir su reporte presione el icono . 4.1.5 Unidades de conversión Son las unidades de los artículos para venta, es posible que un negocio opere con más de una unidad para ventas. Dentro del sistema se manejará únicamente una Unidad Base la cual una vez definida será utilizada con fines de referencia para compra, venta y el almacenamiento de la existencia.

Alta de unidad de conversión

Haga clic en el icono para dar de alta una nueva "Unidad de conversión", se abrirá la ventana de captura de datos de la unidad.


218


En el campo "Código" asigne la clave identificador de la unidad, puede ser una cadena de caracteres numéricos y/o alfanuméricos. En el campo "Nombre" asigne el nombre de la unidad de conversión, puede ser una cadena de caracteres alfabéticos. En la opción "Orden" asigne el tipo de acción de la unidad de conversión, elija "Empacar" si el articulo al que se asignara la unidad será agrupado y empacado, de lo contrario, si el articulo será desagrupado, seleccione la opción "Desempacar". En el campo "Unidades por empaque" asigne el número de unidades que contendrá un artículo asignado a la unidad de conversión, puede ser una cadena de caracteres numéricos. En el campo "Precio" asigne el numero de precio del articulo asignado a la unidad de conversión, puede ser un carácter numérico.

Haga clic en el icono para guardar los datos y cerrar la ventana de captura de datos, el Sistema regresara a la ventana que contiene el catalogo de "Unidades de conversión". Baja de unidad de conversión Para dar de baja una unidad de conversión, haga clic en la "Unidad de conversión" que desea borrar, después presione el icono o la tecla supr. Y enseguida se abrirá la ventana de confirmación. De clic en el botón "ACEPTAR" de la ventana de confirmación para completar la operación de eliminación y regresar a la ventana que contiene el catalogo de "Unidades de conversión".


219


Modificación de unidad de conversión Para modificar una unidad de conversión, primero elija la unidad que desea modificar, después

de clic en el icono para modificar los datos de la "Unidad de conversión", enseguida se abrirá la ventana de captura de datos de la unidad.

Modifique los datos que requiera necesarios y nuevamente haga clic en el icono para guardar los datos y cerrar la ventana de captura de datos, el sistema regresara a la ventana que contiene el catalogo de "Unidades de conversión". 4.1.6 Equivalentes Está opción le permitirá agregar equivalencia a los artículos, así como visualizar que artículo son equivalentes y cuáles sustitutos.

Cuando usted accese a este catálogo verá una pantalla como la siguiente, sólo que con los campos vacíos.


220


Para visualizar que artículos son equivalentes, primero seleccione un articulo; para ello

presione el icono y enseguida el sistema le enviará una pantalla de Búsqueda de artículos.




8 Lista de los artículos que usted está buscando. Para seleccionar un artículo lo primero que tiene que hacer es seleccionar el almacén, posteriormente seleccionar por que campo lo va a buscar y por último digitar la descripción; después presione la tecla <enter>, si el registro existe enseguida aparecerá en la lista. Si desea ver información adicional acerca del artículo seleccionado, como son las existencias,

precios y condiciones; presione el icono o la tecla + y para ver los clasificadores y

existencias del artículo presione el icono .

Para elegir el artículo, presione cualquiera de los dos iconos y enseguida el sistema lo enviara a la pantalla de Artículos compatibles o equivalentes.


221


Una vez que se encuentre en está pantalla, podrá ver que el articulo que eligió se encuentra listado. Ahora como podrá darse cuenta tiene dos opciones para saber si el artículo tiene equivalentes o si sustituye a otro. Seleccione una de ellas y enseguida presione el botón

, en caso de que el artículo tenga equivalentes aparecerá un listado en la parte inferior, de lo contrario la lista quedará vacía. Para abrir la ventana de Agregando Equivalencia, primero seleccione un artículo y enseguida

presione el icono .

1 Este campo indica una breve descripción del artículo seleccionado. 2 Este campo la clave del artículo equivalente.

3 Este campo indica la descripción del artículo equivalente.

Ahora para agregar una equivalencia al articulo, posicione su cursor en la caja de texto Tiene

un equivalente que es �� y después presione el icono , nuevamente seleccione un artículo y después presione el icono para guardar la equivalencia, el sistema regresará a la pantalla de Artículos compatibles o equivalentes.

Para visualizar el catálogo de artículos equivalentes de clic en el icono y el sistema le enviará una pantalla de Reporte de Artículos equivalentes, donde usted podrá configurar su reporte y establecer los parámetros de impresión, una vez que haya terminado de configurar

su reporte, de clic en el botón para visualizarlo antes de imprimirlo. Cuando ya

este seguro de imprimir su reporte presione el icono . Para salir completamente del

catálogo de Artículos equivalentes, presione el icono .


222


4.1.7 Ubicaciones En este catálogo se puede agregar, modificar y eliminar ubicaciones por almacén y asimismo agregar y eliminar artículos en las ubicaciones.

Cuando usted accesa al catálogo, podrá ver que la única pestaña que se encuentra es

, como se muestra en la siguiente pantalla:

Cuando usted vaya a registrar una nueva ubicación, elija primero el almacén donde va a crearla y después de clic en el icono . El sistema le enviará una pantalla como la siguiente:


223


1 Este campo indica la clave de la nueva ubicación, ésta no debe repetirse. 2 Este campo especifica las características de la ubicación.

3 Esta opción especifica a que impresora se van a enviar las ubicaciones. ****/

Para registrar una ubicación llene todos los campos correspondientes y después de clic en el icono , para almacenar la nueva ubicación. Una vez que haya guardado el registro, el sistema limpiará las cajas de texto por si desea agregar una nueva ubicación, en caso

contrario presione el icono para salir de la pantalla. Ahora para visualizar la ubicación que se dio de alta, dirijase a la pantalla de Relación de artículos, seleccione el almacén donde la almaceno y enseguida aparecerá en la lista la ubicación que acaba de crear. También se podrá dar cuenta que apareció la pestaña . Para agregar artículos a la ubicación que acaba de crear, primero seleccione la ubicación y después de clic en la pestaña , como podrá ver hasta ahora no hay ningún articulo en la lista.

Para agregar un artículo de clic en el botón que se encuentra del lado izquierdo y el sistema enseguida abrirá la pantalla de Búsqueda de artículos.


224





4 Lista de los artículos que usted está buscando. Para seleccionar un artículo lo primero que tiene que hacer es seleccionar el almacén, posteriormente seleccionar por que campo lo va a buscar y por último digitar la descripción; después presione la tecla <enter> y si el registro existe enseguida aparecerá en la lista. Si desea ver información adicional acerca del artículo seleccionado, como son las existencias,

precios y condiciones; presione el icono o la tecla + y para ver los clasificadores y

existencias del artículo presione el icono .

Para elegir el artículo, presione cualquiera de los dos iconos y enseguida el sistema lo enviara a la pantalla de Artículos compatibles o equivalentes. Una vez que haya regresado a está pantalla podrá ver que el articulo que eligió se encuentra listado.


225


Y así sucesivamente puede agregar los artículos que se requieran. En caso de que quiera

eliminar un artículo de la lista, primero selecciónelo y después presione el botón que se encuentra del lado derecho. El sistema le enviará un mensaje para confirmar la operación antes de eliminar el artículo.

Si presiona el botón el registro se eliminará enseguida, de lo contrario el artículo seguirá activo en la lista. Para modificar una ubicación, primero seleccione el registro y posteriormente presione el icono

, el sistema le enviará una pantalla igual a la de Agregando ubicación, solo que esta se llama Modificando ubicación , el único campo que no se puede modificar es la clave.

Para eliminar una ubicación, lo que tiene que hacer es presionar el icono y el sistema le enviará un mensaje para confirmar la operación antes de eliminar el registro.


226


Si presiona el botón , el sistema validará si la ubicación contiene artículos, en caso de que así sea no le permitirá eliminarla y le enviará otro mensaje, de lo contrario eliminará completamente la ubicación.

Para visualizar el catálogo de ubicaciones por almacén, de clic en el icono y el sistema le enviará una pantalla de Reporte de Ubicaciones, donde usted podrá configurar su reporte y

establecer los parámetros de impresión, después de clic en el botón para visualizar su reporte antes de imprimirlo. Cuando ya este seguro de imprimir su reporte

presione el icono . Para salir completamente del catálogo de Ubicaciones, presione el

icono . 4.1.8 Series de artículos Hay productos que tienen la particularidad de tener un número de serie. Esto no representa ningún problema para que Nodrix ADN pueda tener control y seguimiento a dichos productos, recuerde que esto se define desde que se registra el articulo. Vease (Capitulo 4.1.1 Artículos). Entre al modulo y aproveche esta sección que se presenta de forma fácil y eficaz para operarlo.

Al activar el campo de “maneja número de serie” que se encuentra en la pestaña de datos comerciales. El sistema se encargará de recordarle cuándo un producto debe de tener un número de serie que lo identifica como único, cada vez que tiene movimientos.


227


La cuestión crece en complejidad cuando además de tener un número de serie, el producto es importado. Vease (Capitulo 4.1.9 Pedimentos de Importación) . Probablemente se trate de algún tipo de vehículo o un bien de línea blanca, etc. En todos los casos, la legislación fiscal exige que cuando estos productos se facturen, la factura contenga todos los datos relativos al pedimento de importación.

Cuando el usuario solicita esta opción, verá un cuadro de diálogo que le solicitará un "patrón" de número de serie, código de artículo, nombre de artículo o coincidencia. Por ejemplo, si escribe DTQ204DSS, el programa localizará todos los números de serie que contengan esos dígitos en forma seguida y los colocará en la caja extensible que se llama "Seriales".

El usuario también podrá teclear un número de serie completo. En este caso, será el único que contendrá la caja extensible "Seriales" . Si el usuario no teclea nada, es decir, deja la caja en blanco, el sistema le indicara la cantidad de series existentes, asimismo sugiere que sea mas especifico en su búsqueda. Una vez que la caja se ha llenado con algunos números de serie (o uno solo), el usuario podrá proseguir con las siguientes opciones:

Registra un nuevo serial, desplegando el siguiente cuadro de opciones. El sistema asigna al campo código el número de serie del artículo cuando se asigna desde la compra. Vease (Capitulo 2.2.5 Recepción de Ordenes de Compra). Cuando el usuario asigna la serie desde este modulo el campo código, esta disponible. En el campo de 2da. Serie usted puede asignar otros códigos que le permitan tener mayor control sobre el producto.

Ahora de clic en el botón para buscar el articulo para el cual ha creado la serie en especifico, agregue dicho producto presionando la tecla <enter> sobre éste para pasar al campo de referencia, anote otro datos que considere relevante, también debe relacionar dicho articulo con un almacén y en el campo de Descripción puede anotar otros datos de referencias


228


para su articulo. En los campos; fecha de compra y fecha venta el sistema asigna automáticamente los datos cuando se presentan dichos movimientos.

Guarde el registro y las modificaciones. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información, el sistema responde almacenando los cambios hechos hasta el momento.

Cancelar los cambios realizados. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información en los campos, con este botón podrá en cualquier momento si así lo desea, abandonar los cambios realizados, si se hace clic y se estaba agregando un documento, es desechado, si esta modificando la información del registro, se deja tal como estaba antes de entrar a modificarlo.

Imprimir. Imprime el catálogo de Series de Artículos, ordenado como se lo indique. Este muestra un nuevo cuadro de dialogo que le permite configurar su informe. 4.1.9 Pedimentos de importación Esta opción del menú funciona en forma semejante a la anterior, excepto que lo que hace es llenar la caja de "Pedimentos" con aquéllos que concuerdan con el patrón dado. Realmente el usuario sólo necesita la relación de pedimentos para establecer la liga o conexión entre uno de ellos y el número de serie que tendrá expuesto cuando proceda a usar la opción de elija.


229


Para que la caja de pedimentos pueda llenarse, desde luego, es necesario primero crear los pedimentos. Si no se teclea nada se traerán todos los pedimentos. Si se teclea el dato exacto de un pedimento (según se definió en la base de pedimentos) sólo se traerá a la caja el pedimento exacto u otros que contengan los mismos n números al principio y más números o letras al final.

Registra un nuevo pedimento . Con esta opción se verá una pantalla que solicitará los datos de un "pedimento". El programa pide los datos que podrían ser útiles para el uso comercial del pedimento en otras instancias de la operación administrativa de la empresa. En el campo código debe registrar un número consecutivo de pedimento, ahora pase al campo de Aduana, describa aquí el puerto aduanal por el cual entrara la mercancía al país. La fecha del pedimento, este es uno de los elementos solicitados en los documentos de venta comercial del producto, es muy importante que registre la fecha de autorización del pedido en el campo correspondiente. Una vez que ha recibido la autorización, debe solicitar a la aduana o al proveedor importador el número de lote para que de igual forma quede registrado. Ahora presione botón

para buscar y agregar los productos que importara a la bandeja de artículos importados, cada vez que seleccione un articulo se mostrara un nuevo cuadro de dialogo en el cual solo debe anotar la cantidad que desea adquirir.


230


Guarde el registro y las modificaciones. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información, el sistema responde almacenando los cambios hechos hasta el momento.

Cancelar los cambios realizados. Este botón esta activo solamente cuando se esta agregando o modificando la información en los campo, con este botón puede en cualquier momento si así lo desea, abandonar los cambios realizados, si se hace clic y se estaba agregando un documento, es desechado, si esta modificando la información del registro, se deja tal como estaba antes de entrar a modificarlo.

Imprimir. Imprime el catálogo de Pedimentos de Importación, ordenado como se lo indiquemos. Este muestra un nuevo cuadro de dialogo que le permite configurar su informe.


231


4.1.10 Mapas y diagramas

4.1.11 Clasificadores El catálogo de clasificadores le va a permitir clasificar sus artículos por grupos. Para agregar un tipo accese a la opción Tipo, como se muestra en la figura.

4.1.11.1 Tipo 1 La siguiente pantalla es donde se dan de alta los clasificadores. Usted puede agregar los clasificadores que requiera según el giro de su negocio.


232


Tomando el ejemplo de una tienda de ropa, donde sus clasificadores pueden ser: marca, modelo, color y talla. Se agrego un clasificador sobre la marca Flexi, el cual se ocupará para agrupar los artículos que pertenezcan a esta marca. Si quiere modificar algún clasificador de tipo, primero seleccione el registro y después de doble clic sobre él, presione la tecla <enter> o el icono . En caso de que desee eliminar el

clasificador, seleccione el registro y presione la tecla <Supr > o el icono , enseguida el sistema le enviará un mensaje para confirmar la operación que desea realizar.

Si usted presiona el botón el registro se eliminará del catálogo, en caso contrario seguirá vigente dentro de la lista.

Para visualizar su lista de clasificadores de tipo presione el icono y el sistema lo enviará a la pantalla de Reporte de tipo de clasificador . Donde usted podrá configurar el reporte de

acuerdo a sus necesidades, posteriormente presione el icono para visualizar como quedaría su reporte antes de imprimirlo. Para salir del catálogo de clasificadores de

tipos, presione el icono .


233


Los tipos de clasificadores se pueden utilizar para generar códigos, como el caso del ejemplo anterior, donde se pueden crear nuevos artículos con la combinación de los tipos de clasificadores. Para ello se debe accesar al módulo de Generar código. 4.1.11.2 TIPO 2 Vease (Capitulo 4.1.11.1 Tipo 1)

4.1.11.3 TIPO 3 Vease (Capitulo 4.1.11.1 Tipo 1) 4.1.11.4 TIPO 4 Vease (Capitulo 4.1.11.1 Tipo 1)

4.1.11.5 TIPO 5 Vease (Capitulo 4.1.11.1 Tipo 1)

4.1.11.6 TIPO 6 Vease (Capitulo 4.1.11.1 Tipo 1)

4.1.11 Generador de códigos Está opción le permite generar códigos de artículos a partir de los clasificadores. Para utilizar esta herramienta accese al menú de la siguiente forma:

Una vez que haya accesado a está opciòn podrá ver que existen dos pestañas, de clic en la pestaña “Datos complementarios”, para digitar la información correspondiente a los códigos que se van a generar.


234


1 Departamento. Le permite ingresar el departamento al cual va a pertener el articulo

que se va a generar o puede buscarlo presionando el icono , una vez que haya elegido el departamento aparecerá enseguida el código y nombre del mismo.

2 Proveedor. En está opción puede elegir el nombre del proveedor que abastecerà su

articulo.

3 Moneda de precio. Le permite seleccionar de la lista la moneda en que se va a comprar el articulo.

4 Unidad de medida principal y unidad secundaria. Se refiere a la unidad en que se

adquiere el articulo, ejemplo la unidad principal pueden ser cajas y la secundaria piezas.

5 Fecha de actualizaciòn del costo. Toma por default la fecha actual.

6 Impuesto. Le permite seleccionar de la lista que tipo de impuesto se le va a aplicar al articulo.

7 Unidad de costeo o compra. Está opcion se relaciona con la unidad de medida

principal y secundaria, aquí es donde usted elige que unidad va a utilizar para las entradas o salidas.


235


8 Este artículo tiene código base. Si usted activa esta casilla enseguida se activarán

también las opciones de Longitud el sufijo y código base. En la opción longitud el sufijo teclee el número de dígitos que va a utilizar como código base y en el campo código base teclee el código base que va a utilizar para ese articulo. Ejemplo Longitud 2 y Código base = AB.

9 Importación o lote. Se activarà en caso de que el articulo se quiera importar.

10 Maneja num. de serie. Se activa en caso de que el articulo maneje algun numero de

serie.

11 Permitir inventario negativo. Se activa en caso de que se permite vender el articulo aunque su inventario se encuentre en negativo.

12 Costo utilizado para calcular precios. Está opción le permite elegir el costo a partir

del cual se van a calcular los precios, ya sea el costo de reposicion, el último o el promedio.

13 Almacén. Está opcion le permite elegir el nombre del almacen donde se encuentra el

articulo.

14 Ubicación. Usted podrá elegir la ubicación donde se encuentra el articulo, ya sea que se encuentre en un estante o pasillo.

15 Costo. Se refiere al costo de adquisición del articulo.

16 Precio. Estos campos le permiten ingresar los precios de venta del articulo.

17 Condición. Para ingresar a está opcion debe posicionarse en la caja de texto y

presionar las teclas Shift + Enter y enseguida aparecera una pantalla como la siguiente, donde usted podrá elegir la condiciòn para ese precio.

Para asignar una condiciòn, primero seleccione el registro y después presione el botón o la tecla enter. La condiciòn que haya seleccionado se aplicarà al momento de realizar una venta.


236


18 Fórmulas. Para ingresar a está opción debe posicionarse en la caja de texto y

presionar las teclas Shift + Enter y enseguida aparecerá una pantalla como la siguiente donde usted podrá elegir la formula que desea aplicarle al precio correspondiente.

Para asignar una formula, primero seleccione el registro y después presione el botón o la tecla enter. La formula se aplicara al precio al momento de recalcular precios. Una vez que haya terminado de registrar los datos complementarios del articulo, vaya a la pestaña “Código a generar” y podrá visualizar una pantalla como la siguiente:

Cada ves que desee asignar un tipo a la lista presione la tecla F2 y a continuación se abrirá una ventana como la siguiente. Usted podra elegir el tipo de acuerdo a cada uno de los clasificadores que se tengan.


237


Una vez que seleccione el registro presione el botón para agregar el tipo a la lista. Puede generar más de un código y esto lo puede hacer seleccionando con la tecla shift + clic

cada uno de los tipos que desea que contengan sus artículos y presionar el botón . En este ejemplo se selecciono un registro del tipo 1, uno del tipo 2, uno del tipo 3 y 3 del tipo 4 y como podrá visualizar en la siguiente pantalla se generaron 3 códigos de artículos.

Para que se realice la generación de códigos presione el botón y el sistema le enviará un mensaje para avisarle que la operación se realizó correctamente.

Para comprobar que sus códigos en verdad fueron creados, consulte el catálogo de artículos. Capitulo (4.1.1 Artículos). 4.2 Procesos de almacén


238


Esta es la característica principal del sistema, las entradas y salidas se manejan por tipos de documentos. Los tipos de documentos indican de donde se va a obtener la información para realizar las afectaciones, también indican si se trata de una entrada, una salida ó un traspaso de productos entre almacenes, también dependiendo del tipo de documento se muestran u ocultan determinados campos para permitir capturar la información correcta.

Los tipos de documentos principales son los siguientes: Entradas al Almacén, Salidas del Almacén, Órdenes de Compra, Factura de Ventas y Requisiciones de Inventarios:

Entradas al Almacén. Permite seleccionar cualquier producto para darle entrada al almacén. Se identifica porque no tiene un documento que ampare la entrada al almacén, utilizada para realizar ajustes al inventario. Salidas de Almacén.

Permite seleccionar cualquier producto para darle salida. Se identifica porque no tiene un documento que ampare la salida, utilizada para realizar ajustes al inventario.

Se mostrarán los tipos de movimientos que previamente fueron definidos, estos se filtran dependiendo del tipo de documento que ha sido elegido, también dependiendo si el tipo de movimiento es dirigido, entonces se muestra el almacén al cual se va a afectar, en caso contrario, si no es dirigido, en el detalle aparecerá una columna extra la cual se deberá indicar el almacén al que se va a afectar. 4.2.11 Movimientos internos al almacén El sistema cuenta con la funcionalidad de manejar almacenes diferentes, los que pueden ser utilizados de acuerdo a las necesidades de la empresa permitiendo establecer el comportamiento de los mismos mediante el ajuste de opciones disponibles como: el tipo de costeo, el tipo de manejo del almacén, la ubicación del almacén, si se trata de un almacén virtual. Básicamente las operaciones que se realizaran son de entrada y salida entre almacenes, ya sean por traspasos automáticos a los almacenes. Esto re realizara accesando al siguiente modulo:


239


Aquí es donde se realizan las operaciones entre del almacén, afectado cada uno al momento, y reflejándose en el kardex detallado y resumido de cada movimiento. El usuario puede hacer uso de las series. Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios), que estén relacionados con los movimientos de: Salida por Traspaso, Entrada por Traspaso, Traspaso Automático, ajuste de inventario físico,

Por default en la caja de dialogo almacén aparecerá el almacén asignado por el administrador, este es asignado de acuerdo a las características de los usuarios, el administrador del sistema es quien asigna los almacenes, series y quien tiene acceso a todos ellos. En el campo serie se muestran las series de documentos que se tienen asignados previamente en el catalogo. Este campo sirve para identificar que tipo de documentos se van a manejar en las entradas y salidas. Dentro del catalogo de series de documentos se configuran los tipos de movimientos y como es que van a afectar estos movimientos al almacén ya sean en las entradas o salidas. Vease Capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas.


240


Aquí en esta parte únicamente se tendrá acceso a las series que le asigne el administrador, como pueden ser series de traspaso y series de ajustes de inventarios con el fin de poder realizar operaciones de inventarios físicos o traspasos de mercancía. Por ejemplo ST (definible) se trata de una salida por traspaso. Para agregar un nuevo

movimiento a almacén de da clic en el icono de nueva venta , posteriormente aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla es asignado por default un folio consecutivo, de las series de salida por traspaso. En el momento que se abre la ventana el cursor se encuentra posicionado en el folio, se da enter y el cursor se posiciona ahora en la caja de texto Orden/Pedido, este campo es adicional ya que permite que se ingrese algún otro numero consecutivo en caso de que sea necesario. El campo fecha por default toma la fecha actual, esta puede ser modificada. Asimismo al campo de almacén también se le puede asignar otro almacén. Se asigna un agente en caso de que las entradas y salidas se deseen manejar por agentes, esto para efectos de estadística, con el fin de saber que movimientos se han realizado y que agente generalmente se ocupa de las ventas. La caja de dialogo Ref. Es un campo adicional para poner alguna otra referencia. En caso de que se trate de un traspaso se asigna un almacén destino donde se realizara el traspaso. También se pueden realizar traspasos automáticos entre almacenes. El campo movimiento esta relacionado con la serie, en este caso la salida por traspaso esta relacionada


241


con la serie “ST” , por lo que en esta ventana ya no se puede cambiar de movimiento y en caso de que así se desee se tendrá que regresar a la ventana anterior con el siguiente icono

. Una vez posicionado en la pantalla anterior, se selecciona nuevamente la serie del movimiento que se desea realizar. El campo leyenda es adicional, en el se puede agregar algún mensaje que se desee imprimir en el formato. El campo serie original y folio original se utilizan en los traspasos para indicar la serie original y el folio al que pertenece determinado articulo, esto con el fin de que exista una relación. Una vez rellenados los campos anteriores se procede a capturar los artículos y para esto se da

clic en el botón los datos que se requieren para cada artículo son: Código, cantidad, unidad, pieza, descripción del artículo, lote y cons de cada artículo que se va a sacar por ST.

Después de capturar cada uno se aplica el movimiento con el icono de aplicar ventas o la tecla de función F7 y posteriormente aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla muestra la serie que va a aplicar que en este caso es una salida por traspaso ST, muestra el número de folio. Se deja la ventana con los datos que contiene y se da clic en aceptar. Por default se regresa a una nueva salida, por si es que se desean realizar nuevas ventas.


242


Traspaso de mercancía de un almacén a otro Para realizar el traspaso de una mercancía de un almacén a otro se selecciona el almacén origen y la serie que en este caso será TA traspasos automáticos, el sistema le asigna un folio automáticamente, se debe seleccionar el almacén origen y el almacén destino.

4.2.2 Ordenes de salida Las órdenes de salida se originan a partir de las órdenes en firme existentes en las facturas de ventas. Esto significa que una orden (pedido) debe surtirse cuando así lo requiera el cliente o bien este disponible en almacenes. Entre a la sesión que se muestra en la tabla.

Al ingresar a este modulo el sistema lo enviara a la pestaña con detalle del documento, aquí podrá observar los artículos y sus claves respectivas, así como las cantidades requeridas por


243


el cliente, cuando ha realizado operaciones de surtido en la columna de “Surtido” podrá ver las cantidades entregadas. En la pestaña del lado izquierdo encontrara los datos generales del documento y en la pestaña del lado derecho la relación de vales para el documento.

Siga los siguientes pasos para la entrega de productos por medio de la orden de salida: Primero: Registre la serie y folio del documento de venta. Segundo: En la columna “Por surtir” ingrese el numero de unidades que entregara al cliente, el surtido puede ser parcial o total. Tercero: Registre un folio para la serie del vale “VA”, o también puede tomar el que le sugiere el sistema. Cuarto: Haga clic en uno de los botones “Surtido parcial ” o “Surtido total ”, según el caso, una vez activado el icono, el sistema le indica con un mensaje que se grabo la entrega correctamente e inmediatamente obtendrá un reporte que detalla la cantidad solicitada, lo surtido y pendiente por surtir. También puede obtener la relación de vales desde el modulo de entradas y salidas.


244


4.2.3 Cancelación de movimientos Está opción solo permite cancelar documentos que han sido capturados durante el día.

Una vez que haya usted accesado a está opción, verá la siguiente pantalla donde podrá cancelar cualquier movimiento que desee.

1 Está opción indica el movimiento que se va a cancelar. 2 Está opción indica la serie del movimiento que se va a cancelar.

3 Este campo indica el número de folio del documento que se va a cancelar.

Para cancelar un movimiento, lo primero que tiene que hacer es seleccionar el movimiento, después seleccionar la serie del documento y por último digitar el folio del documento a eliminar. En caso de que el documento a cancelar sea un Traspaso Automático (TA), lo primero que tiene que hacer es cancelar la salida por traspaso y después la entrada por traspaso, ambas con la serie (TA) y el mismo número de folio.


245


Cuando haya terminado de digitar todos los campos correspondientes, presione la tecla

<enter> o el icono y enseguida el cursor se posicionará en el botón , ahora sólo presione éste botón o de <enter> y se cancelará el documento. Antes de ser cancelado el documento, el sistema le enviará un mensaje para confirmar la operación.

Si esta seguro de cancelar el documento presione el botón , en caso contrario

presione el botón . Una vez que haya decidido eliminar el documento, el sistema le enviará el siguiente mensaje:

En caso de que el documento no exista el sistema le enviará un mensaje:

Para poder salir de ésta opción, lo que tiene que hacer es presionar el botón .


246


4.2.4 Liquidación de almacenes móviles Está opción le va a permitir cancelar los almacenes móviles.

El primer paso será crear un almacén de tipo rodante y para ello consulte el (Capitulo Almacenes ). En éste ejemplo se creará un almacén con el nombre Ferias y se activará la opción Almacén sobre ruedas. Después se van a crear dos series, estas serán TRE y DEV. TRE se utilizará para realizar el traspaso del almacén origen al almacén Ferias y DEV para realizar la devolución del almacén ferias al almacén origen; ambas tendrán el tipo de movimiento Traspaso automático (Ver catálogo de series y folios ). Esto para diferenciar tanto los movimientos de salida como los de entrada. Cuando usted entra por primera vez a la opción Liquidación de almacenes móviles , podrá ver que en el contenedor aún no existe ningún movimiento. El contenedor contiene todos los movimientos del almacén feria, como son la fecha, serie y el folio del traspaso. Ahora salga de ese proceso y accese a la opción Procesos de almacén- Movimientos internos al almacén. Enseguida se abrirá una ventana de Movimientos internos al almacén, elija el almacén matriz y después la serie para realiza el traspaso al almacén Ferias, en el ejemplo el almacén origen será Almacén independencia y la serie TRE.

Presione el botón para crear el documento, una vez dentro del documento en el campo Almacén destino asigne el almacén Ferias y en leyenda digite una descripción del almacén feria ya que ésta aparecerá en el contenedor de la liquidación de almacenes móviles. La serie y el folio se quedan en blanco por ser el documento principal.


247


Agregue los artículos que requiera traspasar y aplique el documento, enseguida verá que aparece la pantalla de Traspaso entre almacenes.

Donde como podrá ver tiene el nombre del almacén origen, el almacén destino y como se había mencionado que este documento es el principal, las opciones series y folios quedarán vacías. Aplique el traspaso y el sistema le enviarán un mensaje de Traspaso exitoso. Ahora salga de ésta pantalla y accese al proceso Liquidación de almacenes móviles, Como podrá ver ahora si el contenedor contiene el movimiento que acaba de crear, la fecha, serie, folio y la leyenda.


248


Para ver el contenido del traspaso de doble clic sobre él y enseguida podrá ver que aparece la lista de los artículos que agrego al movimiento. En la columna Entradas usted podrá ver que tiene la cantidad original de los artículos que traspaso y el precio que se define en las condiciones de venta, por lo tanto es el precio de lista. Agregar nuevos artículos al almacén rodante En caso de que se requiera enviar más mercancía al almacén rodante, realice nuevamente un traspaso con la misma serie. Una vez más digite el almacén destino que en este caso es Ferias, deje en blanco el folio, la serie y agregue los artículos que va a enviar. Aplique el movimiento y verá enseguida como el sistema le envía la pantalla de Traspaso entre almacenes. Una vez dentro de esta pantalla digite el folio y la serie original y de clic en el botón Aceptar . Ahora vaya a la ventana de Liquidación de almacenes y de doble clic nuevamente sobre el documento que aparece en el contenedor, enseguida verá que en la lista aparecen los artículos que agregó y en el campo entradas el número de artículos. Si desea liquidar el documento y enviarlo a facturación, haga clic en el icono fin del proceso

. Para ver como afecta el traspaso (TRE=117) al traspaso Original (TRE=116).


249


Traspaso Original (TRE=116) Traspaso por reenvió (TRE=117) este traspaso no se refleja el liquidación de almacenes móviles, puesto que se aplico a un documento anterior. Si vuelve a enviar y quiere que afecte un documento original repita los pasos descrito anteriormente.

La devolución aplicada en la serie y folio (DEV=66) queda registrada en la columna de Salida.


250


Se devolverán otros artículos que estaban pendientes. Recuerde anotar la serie y el folio original para afectar al documento original.


251


Los artículos que se devolvieron en la serie y folio (DEV=67) queda registrada en la columna de Salida. Las diferencias que existen son por venta de artículos, ahora se enviaran a facturación ,

Haga clic en el icono y mostrara el siguiente cuadro de dialogo , elija aquí únicamente la serie a la cual desea enviar su factura o ticket de venta y marque la opción aplicar. Elija Aceptar si esta seguro de realizar la operación.


252


Haga doble Clic sobre la serie y folio original para que se actualice la información. La diferencia ahora se muestra en la columna de venta

Finalmente el documento esta en ceros, ahora cierre el documento presionando el icono para quitarlo de la lista de la columna documentos por liquidar. Presione el botón Aceptar para continuar Y el sistema le indicara que el documento fue cerrado con éxito. Facturación de los artículos enviados a ferias.

1. Entre a catálogos de clientes 2. Utilice el código de cliente “0” y anote los datos del cliente para expedir la factura.


253


3.- En localización y reimpresión de documentos. Elija el movimiento

, serie que utiliza TRE y folio correspondiente, ahora entre al campo de formato y direccione la impresión al formato de factura. Por ultimo presione el botón

para imprimir el documento.


254


Repita el procedimiento por cada operación.


255


4.3 Reportes de existencias

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Es obligatoria la confección de un inventario anual. Si no lo hacemos, recibiremos una sanción de la inspección de hacienda. La ley no establece un formulario específico.

Beneficios:

� Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de compañías de los sectores comerciales, de distribución y de manufactura.

� Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotación de los inventarios ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y administración de los mismos.

� Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes al suplirlos con los productos en el momento en que éstos así lo requieran.

4.3.1 Existencias por diferentes ordenamientos El módulo de Control de Inventario de Nodrix ADN® ha sido diseñado pensando en las necesidades de las empresas manufactureras, de distribución y servicio. Para entrar al modulo de existencias, lo puede hacer desde el menú de almacenes. También lo puede hacer

haciendo clic en este icono que esta en la barra de acceso rápido del modulo de almacenes.


256


Para generar el informe, primeramente debe especificar la fecha de corte para su

reporte , posteriormente determinara el nivel de estudio; el primer nivel se refiere al departamento, el segundo nivel es un subdepartamento, el tercero es otro subdepartamento del subdepartamento y así sucesivamente. Después debe determinar el orden del informe y este puede ser por;

o por . También debe seleccionar la presentación de la unidad a reportear, tenemos las siguientes;

, , . Al activar este campo se habilitaran otras opciones que le permitirán reportar costos; los costos para análisis son: , y

. Continué eligiendo ahora el precio que quiere analizar 1, 2, 3, hasta el precio 10.

Este modulo le permite configurar algunas opciones como; informes por departamento

en una hoja o que presente un resumen de cada departamento que se analiza . Para especificar que almacén requiere verificar existencia haga clic en el recuadro que aparece del lado izquierdo de cada almacén

.

Al hacer clic en el botón se despliega una venta en la cual el usuario seleccionar al Proveedor o el Departamento que considere oportuno para el análisis. Ejemplo práctico Pensemos en que necesitamos saber las existencias de los artículos del proveedor “Talleres Estrellas S.A.” que están en el departamento ABC.


257


Para obtener esta información primero seleccionará la clave del departamento

, y enseguida la clave del

proveedor . Entonces la condición será la siguiente:

Esta es la manera de hacer una búsqueda específica cuando se tienen datos. Cuando tenga todos los datos y este listo para generarel informe haga clic en el botón

. Para imprimir el reporte lo puede hacer desde este icono . Resultado del informe

� Presenta información resumida y detallada. � Presenta información por departamento y por proveedor o ambas. � Indica las existencias de uno o varios almacenes al mismo tiempo. � Reporta el costo de inventario. � Muestra el código identificador, el código de barras y descripción del artículo. � Muestra la unidad y precio de venta. � Reporta el importe de la venta de la existencia. � Indica que artículos están en el departamento y el proveedor de los mismos.


258


Reporte resumido por proveedor

Reporte detallado por proveedor


259


4.3.2 Existencias bajo mínimos En el reporte de existencias bajo mínimos, encontrará información de aquellos artículos que se han agotado o bien aquellos que ya están por debajo del mínimo y que requieren ser reordenados para abastecer el almacén. Para entrar al modulo, lo puede hacer desde el menú de almacenes. O haciendo clic en este icono que esta en la barra de acceso rápido del modulo de almacenes.

La importancia de este reporte radica en que indica que artículos debe comprar para estar en condiciones de ofrecer el producto al cliente en todo momento. Este reporte tiene la capacidad

de ofrecer información de un proveedor o bien de

todos los proveedores al mismo tiempo; solo tiene que indicarlo. También puede seleccionar un almacén , o indicar que requiere un informe de todos los almacenes . Si ya

definió como requiere el informe haga clic en el botón para visualizarlo y si

desea una impresión solo indíquelo haciendo clic en este botón . Resultado del informe

� El reporte presenta nombre del proveedor, del artículo, de costos. � Muestra la clave de identificación del artículo. � Indica el nombre largo del producto (descripción). � Reporta la unidad principal de venta y compra. � Informa el mínimo de existencias que debe tener el almacén. � Presentar el costo último con el cual se adquiero el producto. � Detalla la existencia positiva o negativa. � Reporta la diferencia de productos que se requiere para tener existencias.


260


� Informa sobre la cantidad a pedir de cada artículo. � Y finalmente reporta el valor individual y total de la posible compra tomando como

referencia el último costo. También muestra el total de artículos que serán adquiridos por la gerencia de compras.

Ejemplo del reporte

4.3.3 Niveles de inventario (ROTACIÓN) Aquí podrá ver el nivel de rotación que hay por departamentos y subdepartamentos, los artículos que no han tenido movimiento en un periodo, para determinar el nivel de rotación de inventarios, el usuario debe configurar esta función desde la configuración de la empresa. Este reporte se encuentra en el siguiente modulo:

Este reporte muestra el nivel de desplazamiento mensual que existe entre los departamentos y subdepartamentos, en la columna de Cantidad (Ítems) presenta la cantidad de claves de artículos que están registrados en el departamento o subdepartamento, y enseguida detalla el porcentaje que representa el movimiento que tiene determinada línea. Primero debe elegir el

mes a procesar , posteriormente determine el nivel de


261


análisis , para ver el reporte haga clic en el

botón , si requiere hacer otros tipos de estudios con este reporte y desea exportar

el documento haga clic en el botón , este icono es para enviar el

reporte a impresión. Y para cerrar o terminar la operación haga presione el botón .

Ver políticas de desplazamiento en configuración de la empresa.


262


4.3.4 Inventario por tipo de desplazamiento En este modulo encontrará una evaluación que hace al sistema; la evaluación consiste en determinar el nivel de desplazamiento que tiene el articulo. Los niveles de desplazamiento son en relación a los días que el usuario registra en la configuración y estos son: nuevo, rápido, lento, medio y obsoleto. Para analizar este reporte entre al siguiente menú. También lo puede

hacer haciendo clic en este icono que esta en la barra de acceso rápido del modulo de almacenes.

Para ver información de artículos que no han tenido movimiento, active esta opción

, y enseguida seleccione a que nivel de línea o departamento desea su

reporte , después de esto elija ver el informe haciendo clic

en el botón .

Después de que elige vista previa se mostrara el siguiente cuadro de dialogo:


263


La opción SI indica al sistema que debe actualizar el tipo de desplazamiento que puede ser:

1. NUEVO. 2. TEMPORADA. 3. OBSOLETO. 4. LENTO. 5. MEDIO. 6. RÁPIDO.

El status será asignado de acuerdo a los tiempos (políticas de rotación) que el administrador defina en configuración de empresa. Si elige NO mostrara el reporte sin actualizar la rotación de los artículos. Las variables que se toman para presentar esta información son los siguientes:

� Costo de venta. � Políticas de desplazamiento. � Factor de utilidad. � Numero de artículos vendidos.

Para enviar a impresión su reporte solo haga clic en el botón . Para terminar su

operación en este modulo presione el botón


264


Beneficios:

� Agrupa ítems con un tipo de desplazamiento e indica su equivalencia en porcentaje.

� Presenta el valor del inventario según el tipo de desplazamiento, también presenta su equivalencia en porcentaje.

� Le permite administrar adecuadamente su almacén. � Análisis pendiente

4.3.5 Inventario mensual y acumulado El análisis que se presenta en este modulo es de gran ayuda para la gerencia, ya que conocerá que departamentos y subdepartamentos están aportando fuertes ingresos a la empresa, además podrá comparar la rentabilidad que hay entre un mes y otro. Para analizar este reporte entre al siguiente menú.

Primeramente como en todos los procesos Nodrix ADN® debe elegir un periodo para análisis

, posteriormente debe determinar a que nivel requiere el informe , cuando mas profundo sea el nivel de análisis mas detallado será su reporte. Si considera que requiere reporte mas especifico entre a

y aquí determine las condiciones de búsqueda. Lo puede hacer por Almacén

, acompañado de un Departamento

especifico de ese almacén que

selecciono anteriormente. Para ver el reporte haga clic en el botón . Este reporte

permite exportarse a Excel, presionando el botón . Haga clic en el botón

si requiere imprimir el reporte y para terminar la operación en este modulo solo

cierre desde aquí .


265


Este es un ejemplo de un reporte de mayo, analizado a nivel 1, muestra el nombre del departamento, el valor del inventario a la fecha de reporte, su equivalencia en porcentajes y el acumulado con su respectivo porcentaje.


266


4.3.6 Artículos con número de serie Este es uno de los reportes más importantes para las empresas que comercializan productos con número de serie, ya que les permite dar seguimiento a sus artículos en caso de que sea necesario aplicar garantías. Para generar este reporte entre al siguiente menú:

En este modulo es posible generar el reporte por un articulo para

buscar un articulo haga clic en el icono y se mostrara una venta de búsqueda, o bien seleccione , debe determinar el almacén que verificara

ahora selecciono el tipo de registro ya sea por

o por

Y ahora seleccione el periodo a reportar . Cuando tenga

todos los datos, solo haga presione el botón . Imprima el reporte desde esta

opción y cierre el modulo desde aquí . El reporte mostrara la clave del artículo, la descripción del mismo, el número de serie del producto, la fecha de compra, la fecha en que se realizo la venta, el nombre y clave de la persona quien hizo la compra. Con esta información el usuario esta confirmando que exactamente la compra del articulo se realizo en la empresa.


267


4.4 Impresión de etiquetas Desde este modulo es posible generar las etiquetas con los datos del articulo para agilizar la venta de los productos. Nodrix ADN ® le permite generar códigos de barra por departamento, proveedor, por rangos de artículos. El código que en este caso se utiliza por default es el

EAN13. Entre al siguiente modulo para generar etiquetas o haga clic en el botón ubicado en la barra de acceso rápido del modulo de Almacenes. El sistema le permite personalizar sus etiquetas, y elegir entre una etiqueta de texto o una de barras.

Seleccione un rango de artículos, un proveedor o un departamento. Posteriormente seleccione una de las opciones de acuerdo al número de etiquetas que requiera. Ahora elija el tipo de etiqueta, recuerde que este puede ser etiquetas de texto o etiqueta de barra con

extensiones frf. Al activar la opción y seleccionar la impresora, en el campo Diseño de la etiqueta, se podrá observar formatos con extensión out, que corresponden exclusivamente a formatos de la impresora Zebra.


268


Para personalizar sus etiquetas, entre a y encontrara una ventana de operaciones

múltiples. Después de diseñar la etiqueta visualice el reporte desde este botón .

Cuando este seguro de imprimir su etiqueta, hágalo desde este botón . 4.5 Entradas y salidas En el modulo de entradas y salidas encontrará operadores lógicos de búsqueda que generan información muy especifica cuando se tiene algunos datos como puede ser; serie, folio, nombre del cliente, tipo de movimiento, fecha de la operación, etc. Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos los que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. El sistema cuenta con esta opción para poder ver el historial de los movimientos. El usuario tiene la posibilidad de filtrar la información conforme a sus necesidades, también puede agrupar su información mediante cualquier campo, además podrá exportar la información. 4.5.1 Reporte de entradas y salidas Entre al siguiente menú para generar reportes de entradas y salidas.

Al entrar a este modulo lo primero que debe hacer es determinar el periodo . Después debe indicar que operación va a imprimir (entradas, salidas o ambas ), enseguida elija la forma en que desea el reporte; este puede ser detallado y resumido . Cuando solicita reportes detallados presenta todos los datos del documento, ejemplifica una copias fiel, pero si solicita un informe resumido solo mostrara la cabecera del documento, los datos que vera son; fecha


269


del documento, nombre del clientes o proveedor, serie asignada y almacén, el tipo de movimiento y el importe. El modulo de entradas y salidas le permite obtener reportes de los siguientes movimientos: MOVIMIENTOS DE ENTRADA MOVIMIENTOS DE SALIDAS

� Entrada por remisión. � Salida por cambio de mercancía. � Entrada por compra. � Salida por remisión. � Entrada por devolución de cliente. � Ventas. � Entrada por cancelación. � Venta de consignación. � Entrada por cambio de mercancía. � Devolución a proveedores. � Entrada por ajuste. � Salida a consignación. � Entrada por consignación. � Salida por cambio. � Entrada por traspaso. � Salida a préstamo. � Entrada por conversión. � Salida por merma. � Ajuste por inventario físico. � Salida por consumo interno. � Entrada por cambio de mercancía � Salida por traspaso. � Salida por renta. � Salida a vista. � Salida por ajuste. � También puede hacer una combinación de los dos movimientos y dar de alta otros.

La búsqueda específica se hace a partir de los siguientes filtros; serie de la factura, agente, folio de la factura, almacén, plazo a pagar, clave del cliente y clave del proveedor . Seleccione el primer filtro desde aquí

y filtre con este icono . Para darle mayor profundidad a su búsqueda genera un segundo filtro

, observe el operador , este define la condición de la búsqueda. Hay otro operador como el , que también establece la condiciona. Caso práctico Para llegar a obtener la información de la factura de compra se hizo de la siguiente manera.


270


4.5.2 Kardex Por ello Nodrix ADN ® pone a disposición del usuario cuatro niveles kardex para el análisis de movimientos de sus productos.


271


En este modulo aprenderá a utilizar el kardex individual. Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso. Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Para entrar al modulo de Kardex. Vea la tabla que se muestra o de un clic en este icono que estas en el modulo de almacenes y obtenga los beneficios.

Siga los siguientes pasos para analizar el kardex de artículos.

� Seleccione el almacén . � Active la opción si lo requiere.

� Anote la clave en esta caja de texto o busque en el catalogo

desde este icono

� Determine el rango de fechas de inició y final del análisis

.

� Haga clic en este botón para ver el reporte de movimientos detallados.

� Clic en este botón para imprimir su Kardex.


272


Beneficios

� Maneja kardex de movimientos para cada artículo. � Detalla movimientos con datos como:

• Serie aplicada. • Folio asignado al movimiento. • Fecha de la operación. • Tipo de movimiento. • Referencias sobre la operación. • Registra el ingreso o egreso del producto. • Manifiesta el saldo inicial y final. • Refleja el saldo en unidades e importe • El costo unitario del artículo.


273


� Ordena el cardes por fecha de captura. � El Kardex puede ser visto por cantidad y/o valores. � Permite administrar un “Kardex Automático” con una visión completa de todos los

movimientos ocurridos por cada artículo, ya se trate de un ingreso o salida. � Permite conocer el flujo en cada almacén.

4.5.3 Kardex resumido Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. La diferencia con el reporte anterior (Kardex) es que muestra de manera resumida los movimientos de entradas y salidas. Entre al siguiente menú para operar el modulo de Kardex Resumido.

Beneficios

� Muestra de manera resumida los movimientos de: � Inventario inicial. � Entrada por compras. � Entrada por devoluciones. � Entrada por movimientos internos. � Entradas por consignación. � Total de entradas. � Salida por venta. � Salida por devolución. � Salida por movimientos internos. � Salida por consignación. � Total salidas. � Inventario final. � Ultimo costo.


274


� Valor del inventario.

� Genera el kardex por rangos de registro. � Por articulo. � Por proveedor. � Por departamento o línea. � Por almacén. � Por aquellos artículos con movimientos.

� El Kardex se presenta por cantidad. � Permite administrar un “Kardex Automático” con una visión completa de todos los

movimientos ocurridos por cada artículo, ya se trate de un ingreso o salida. � Permite conocer el flujo en cada almacén. A continuación se explica como operar el kardex Resumido.

1. Seleccione el rango de registro para análisis . Cuando seleccione:

,

Se activa la opción de búsqueda :

Pero si utiliza los rangos de

O al pulsar <enter> el

cursor se posiciona en el campo de .

2. Determine el periodo de análisis: - .

3. Haga clic en el botón para ver el reporte de movimiento resumido.

4. Clic en este botón para imprimir su Kardex resumido.

5. Cierre el modulo haciendo clic aquí .


275


Vea la muestra del reporte.

4.5.4 Kardex por movimiento resumido

La única diferencia que encontramos en este reporte contra el anterior es que tiene unas columnas adicionales que permiten analizar otros movimientos que afectan el inventario, para lo cual provee información en diversas clasificaciones y funciones de ajuste y control. Entre al siguiente modulo para obtener información de primera mano.


276


Beneficios � Columnas que se agregan en este reporte.

� Entrada por ajuste. � Entrada por traspaso. � Entrada por producción. � Otras entradas. � Salida por consumo interno. � Salida por merma. � Salida por traspaso. � Salida por ajuste. � Salida por donativo. � Otras salidas.

� Muestra de manera resumida los movimientos de:

� Inventario inicial. � Entrada por compras. � Entrada por devoluciones. � Entrada por consignación. � Total de entradas. � Salida por venta. � Salida por devolución. � Salida por consignación. � Total salidas. � Inventario final.

� Genera el kardex por rangos de registro. � Por artículo. � Por proveedor. � Por departamento o línea. � Por almacén. � Por aquellos artículos con movimientos.

� El Kardex se presenta por cantidad. � Permite administrar un “Kardex Automático” con una visión completa de todos los

movimientos ocurridos por cada artículo, ya se trate de un ingreso o salida. � Permite conocer el flujo en cada almacén.

Para analizar la información de este reporte. Siga las indicaciones que se enumeran enseguida:

1. Seleccione el rango de registro para análisis .


277


Cuando seleccione:

,

Se activará la opción de búsqueda :

Pero si utiliza los rangos de

O al pulsar <enter> el

cursor se posiciona en el campo de .

2. Determine el periodo de análisis: - .

3. Haga clic en el botón para ver el reporte de movimiento resumido.

4. Clic en el botón para imprimir su Kardex resumido.

5. Cierre el modulo haciendo clic aquí .


278


4.5.5 Kardex por lote, producto y línea Es para uso exclusivo cuando se lleva control de lotes o productos, en caso de que se trate de productos perecederos y farmacias (las medicinas) se tiene un control de entradas y salidas.

Para consultar las existencias por remesa o producto accese a esta opción y enseguida visualizara una pantalla como la siguiente:

1 Almacén. Aquì usted puede elegir un solo almacen o todos, en caso de que sea uno presione el botón de opciones y se desplegaran todos.

2 Tipo de reporte. Está opción le permite elegir el tipo de reporte que desea visualizar,

ya sea de remesa o de producto.


279


3 Resumen o detalle. Presenta la información correspondiente al articulo o remesa ya

sea de forma resumida o detallada.

Para visualizar el reporte presione el botón y para salir de esta opción

presione el botón . 4.5.6 Ordenes de salida Desde esta sección el usuario obtiene los reportes de vales de salida, utilice el modulo que a continuación se describe.

El módulo permite el control total de los vales generados por las entregas realizadas a los clientes, tanto a nivel documento de venta, por artículo o por folios consecutivo de vales. Los objetivos específicos de Nodrix ADN para este modulo son los siguientes:

� Registro de cada uno de los documentos que permiten la toma de decisión. � Llevar un control de las órdenes de salidas generadas y las pendientes por generar. � Agilizar y controlar los procesos de generación de una orden de salida. � Control de los folios en vales por orden para cada cliente o documento.

Lo primero que debe hacer es seleccionar a que fecha desea el reporte, y después determine una de las opciones, Nodrix ADN presenta 4 formas para generar los informes; este puede ser


280


por documento, por cliente, por artículo, por consecutivo. En el caso de los reportes por cliente

y por artículo, tiene el icono para la búsqueda

Con este botón puede prever como será el reporte antes enviar a impresión. Este

botón imprime el reporte de Vales.

4.6 Inventario físico Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques, envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a


281


la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. La funcional para la captura del Inventario Físico es la siguiente: Con base en el Inventario Lógico: Automáticamente se carga la lista de materiales/productos del Inventario Lógico, para únicamente ajustar la cantidad de acuerdo al recuento físico recabado. Con base en el Inventario Físico capturado: Se carga la lista de una captura previa del Inventario Físico capturado para ser complementado. Cierres de Inventario Los Cierres de Inventario realizan los cálculos correspondientes al periodo para generar los movimientos de ajuste correspondiente. Las principales características del módulo de Inven tarios son: 1. Manejo de agrupaciones a "n" niveles de clasificación para el producto. 2. Manejo de características particulares a nivel producto. 3. Manejo de unidades y sus equivalencias. 4. Manejo de Multi-Almacén. 5. Manejo de Tipo de Movimientos. 6. Movimientos a Inventario. 7. Consulta del Kardex. 8. Inventario Físico. 9. Periodos de Cierre. 10. Cierres de Inventario. A continuación se describen cada una de las características: Manejo de agrupaciones a "n" niveles de clasificaci ón para el producto. Con fines netamente de reporteo y enfocado a los productos en general, los grupos permiten la creación de estructuras funcionales con jerarquías (subgrupos) tan complejas como se requiera. Con el fin de clasificación de manera totalmente flexible de los productos disponibles, teniendo una visión más amplia que en determinado momento pueda apoyar en la toma de decisiones.


282


Manejo de características particulares a nivel Prod ucto. Esta característica pretende crear un entorno del producto en donde se permite definir información adicional de importancia sobre el producto de manera dinámica. Esto permite tener información más específica del producto para ser utilizada por el usuario con fines generalmente de consulta. 4.6.1 Registro de equipos de conteo Por medio del siguiente modulo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa y métodos para utilizar el sistema Nodrix ADN en su apartado de inventarios físicos. Nodrix ADN contempla un modulo para levantar inventarios físicos de dos formas: 1.- La forma tradicional de hacer un inventario físico mediante una lista impresa de los artículos a contar 2.- La forma dinámica de hacer un inventario físico, orientado a autoservicios o todo negocio que emplee códigos de barra en sus artículos.

Fig.inv1.1

Como puede observar en la Fig.inv.1.1 el proceso para levantar un inventario físico en el área de almacén, es necesario completar dos catálogos, los registros de Conteo y Registro de áreas de almacén.


283


Fig.inv.1.2

Como puede observar en la Fig.inv.1.2 se tiene un catalogo de Equipos de conteo cuya estructura y botones funcionan exactamente igual que todos los catálogos de Nodrix ADN. Este catalogo se llena para poner tener referencia de las personas que participan en el inventario físico y el rol que realizan de anotador o contador. Formulado por equipos, de un contador y un anotador. 4.6.2 Registro de áreas por almacén Para accesar a está opción entre al menú de la siguiente forma:

El registro de áreas de almacén se realiza en función de un almacén en el que se requiera hacer el conteo del inventario físico, para lo cual antes de realizar el registro del are se selecciona el almacén como se ilustra en la Fig.inv.1.3


284


Fig.inv.1.3

Para después continuar con el registro del área dándole clic en el botón de nuevo, lo cual no va a permitir colocar la clave del Área, seguida de un <enter>. Para que nos coloque en la casilla de nombre, por lo que finalizamos el registro llenando la casilla de nombre y posteriormente de damos clic al botón de guardar para asegurar la información capturada en la base de datos. Ver Fig.inv.1.4

Fig.inv.1.4

4.6.3 Selección de productos a contar Esta opción del menú le permitirá establecer los artículos que desea contar en el inventario físico tradicional para imprimir las listas empleadas para el conteo.

Cuando usted accese a está opción, podrá visualizar una pantalla como la siguiente:


285


Fig.inv.1.5.

1.- Clave de conteo. Se establece el número de conteo que se desea emplear en la ocasión en que se lleve acabo el inventario físico, este puede alfanumérico de tres posiciones. Este puede ser un consecutivo por cada ve que realice inventario o puede ser una combinación de la primera letra del almacén y un número consecutivo para obtener una relación lógica de los conteos realizados. Este punto lo dejamos a la elección del criterio del usuario. 2.- Almacén. Aquí usted establece el almacén que va emplear para el criterio de selección de artículos a contar en el inventario físico. 3.-El rango de Registros. Un filtro que permite ayudarle a emplear el criterio de selección de los artículos que se desean contar en el inventario físico. Las elecciones de esta opción pueden ser: Todos, Proveedor, Departamento, Ubicación Artículo. Las cuales se completaran mediante un criterio mas especifico si así fuera en el punto 5. 4.- Número de conteo. Esta opción nos permite establecer el Conteo que se requiere registrar e imprimir la lista. Por naturaleza Nodrix ADN maneja y sugiere que sean dos conteos físicos, además de un tercer como ajuste en caso de diferencias entre el conteo uno y dos. 5.- En caso que en el punto 3 usted allá elegido algún punto que tenga mas opciones de selección , es aquí donde usted debe establecer el otro criterio de selección , como en el caso de registro por proveedor, en el punto 3, y aquí en el punto 5 se establece que proveedor es el que se quiere elegir. 6.- Equipo de conteo. En esta opción usted establece el quipo de conteo. De un catalogo de equipos que anteriormente usted registró en el catalogote Equipos de conteo, en esta versión de Nodrix ADN esta información es solamente referencial. 7.- Generar Lista. Este Botón ejecuta un proceso que lo que hace es tomar todos los criterios de selección antes elegidos con lo que usted quiere hacer el inventario físico, para mostrar una lista como resultado con lo que usted podrá ver , si es realmente lo que usted quiere contar.


286


8.- Guardar Lista. Ente Botón permite Almacenar y guardar la información que usted puede ver en el reporte generado por el punto 7. Es fundamental que usted guarde las listas generadas de otra forma no habrá manera de capturar los conteos en este método tradicional de inventario físico. 9.-Imprimir Lista. Esta e botón permiten imprimir la lista que genero en la opción 7, y que guardo en la opción 8. Que no es más que la misma lista de artículos que desea contar en su inventario físico. Sí requiere hacerle alguna modificación al reporte el nombre del reporte es “RepRegInv.frf” y se encuentra en el directorio donde esta instalado Nodrix ADN. 10.Cerrar. Botón que permite cerrar la ventana y salirse de la ventana de Selección de artículos a contar. 4.6.4 Captura de inventario físico Para accesar a está opción, ingrese de la siguiente forma:

Una vez que haya accesado a esta opción, podrá visualizar una pantalla como la siguiente:


287


Fig.inv.1.5

1.-Clave de conteo. Esta opción le permite seleccionar un conteo de los registrados, el conteo que seleccionemos en esta opción será el que nos permita capturar los conteos respectivos. Al seleccionar el conteo. Nos mostrará los datos complementarios del registro que se realizo en la ventana de selección de artículos a contar. 2.- Número de Conteo. Esta opción permite elegir el numerote conteo que requiere capturar. Recuerde que son dos conteos por default y un tercer para ajustar las diferencias entre el primero y segundo. 3.- Localizar Articulo por . Usted puede buscar un artículo en particular en la lista que guardo, la búsqueda puede ser. Por Clave del artículo, por Nombre del articulo o por coincidencia en el Artículo. Coloque el dato a buscar en la casilla en blanco y de entes. Automáticamente se ubicara en el artículo que busco si este existe en la lista. 4.-Captura de Conteo . Usted debe capturar en esta línea como si estuviera en una hoja d e calculo (Excel) la cantidad que se contó del articulo, como puede observar la columna tiene el número de conteo que esta capturando, si desea cambiar de conteo a capturar solo tiene que hacer como se le indico en el punto 2, el cambio de conteo. Puede capturar todo el conteo uno primero y después cambiar de conteo y capturar todo el conteo dos o intercambiarlo según sus datos que este recibiendo de los contadores. 5.- Guardar Lista . Usted debe seleccionar este botón para poder guardar la información que esta capturando, de otra forma tendrá que volverla a capturar si no fue guardada.


288


6.-Imprimir Lista . Esta opción le permite imprimir la relación de artículos contados y su cantidad respectiva en el conteo. Si requiere modificar el reporte que se imprime. El nombre del reporte es “RepRegInv.frf” y se encuentra en el directorio de instalación de Nodrix ADN. 7.-Salir. Le permite cerrar la ventana de la captura de inventario físico y regresar al menú principal. 4.6.5 Diferencias y ajustes de inventarios Para ingresar ha está opción y poder realizar su ajuste de inventario, accese al siguiente menú:

Una vez que haya ingresado a está opción, visualizará una pantalla como la siguiente:


289


Fig.inv.1.6

1.-Clave de conteo. Esta clave permite seleccionar el conteo para verificar las capturas y realizar el ajuste correspondiente mas tarde. 2.- Guardar lista. Esta opción permite guardar cualquier cambio que se realice al tercer conteo o al ajuste final del inventario f’ísico. 3.-Imprimir lista. Imprime un alista de los artículos. Con la clave, nombre, precio y diferencias en los respectivos conteo. 4.-Aplicar Ajuste. Opción que permite aplicar el ajuste al inventario físico como un movimiento de entrada por ajuste al inventario físico. 5.- Cerrar. Permite salir de la ventana de ajuste al inventario físico y regresar al menú principal. Nota: En caso que se requiera colocar todas las existencias a cero, y hacer un movimiento de ajuste por la cantidad que tenga el artículo en su momento, debe realizar solamente el generado de la lista en el almacén o criterio de selección que desee colocar en cero. Y luego guarde la lista como lo indica la opción de Selección de Artículos a Contar. Después valla a diferencias y Ajustes al inventario, y aplique el número de conteo que registró.


290


4.6.6 Inventario dinámico 4.6.6.1 Captura de inventario físico Para ingresar a la opción de captura de inventario y comenzar a realizar sus operaciones accese al menú de la siguiente forma:

Una vez que haya ingresado a está opción, podrá visualizar una pantalla como la siguiente:

Fig.inv.1.7. 1.-Clave de conteo nueva. Esta opción permite registrar un inventario Físico nuevo. Usted coloca un número alfanumérico de tres posiciones. Si el sistema detecta que es un número de conteo que no esta registrado le enviara el siguiente mensaje: Ver Fig.inv.1.8,


291


Fig.inv.1.8

Dicho mensaje es para indicarnos que el conteo no existe y que lo agregara como un conteo nuevo de inventario físico. 1.1.- Clave de Conteo ya existente . Cuando la clave de conteo ya esta registrada con anterioridad. El sistema solo habilita los demás filtros para poder acceder al conteo y continuar o modificar la captura de conteo. 2.-Almacén. Permite seleccionar el almacén sobre cual se aplicara el conteo del inventario físico. 3.- Equipos de Conteo. Esta opción permite seleccionar un equipote conteo como referencia al inventario físico, tomándolo del catalogo de equipos de conteo que se dio de alta con anterioridad. 4.-Fecha. En esta opción se establece la fecha con la que se debe registrar el inventario físico. 5.-Áreas de Conteo. Aquí se estable referencial mente las área de conteo que se vana a empleare n el inventario físico, las cuales ya fueron dadas de alta con anterioridad en el catalogo de áreas de conteo. 6.-Número de conteo . Nuevamente usted puede seleccionar con que conteo quiere hacer la captura. Recuerde que son solo dos conteos, y el tercero ya no viene aquí en esta ventana. Se paso para la venta de ajustes al inventario físicos. En esta modalidad de inventario dinámico. 7.-Área de captura. Antes de realizar la captura al inventario, se deben guardar todo los cambios con la opción 9 de Guardar y esperar que el sistema coloque en la casilla de captura iluminando la primera casilla con azul. Esto va permitir generar un proceso de respaldo de los artículos, su costo, precio y existencia en el momento que se registra el inventario físico a esto le hemos denominado punto de quiebre. Este puntote quiebre permite realizar el ajuste del inventario físico muchos días después de terminado los conteos, opción que no puede hacerse con el inventario físico tradicional. Con esto la empresa puede revisar su captura y ajustarla si fuera necesaria sin preocuparse del cuadre de sus existencias. En esta área de captura encontramos como primer registro la Ubicación, esta ubicación es una clave temporal que se emplea para segmentar el área física de conteo y poder ubicar el punto exacto donde esta el articulo que se cuenta. Por si se debe contar por segunda y tercera ves.


292


Después de la ubicación debe capturar la clave del artículo ó pasar este por el lector de código de barras para que lo identifique el sistema, en caso que el artículo no tenga código de barras y no se sepa el código interno. Solo debe colocarse en la casilla de clave del artículo. Y dar <enter> para que el sistema le proporcione un sistema de búsqueda de artículos y busque mediante diferentes criterios, el artículo que desea contar o capturar. Usted debe dar nuevamente <enter> después de seleccionar el artículo. El sistema mostrará su descripción y su unidad de medida. Colocando el cursos en la casilla donde se tiene que capturar la cantidad que se contó como puede observar, en la columna donde captura la cantidad indica el conteo que esta capturando sí requiere capturar otro conteo solo tiene que cambiar el conteo como se explicó en el punto 5 y le aparecerá en la zona de captura los artículos que se han capturado con ese conteo, además de que usted puede seguir capturando mas artículos en este otro conteo que selecciono. Posiblemente en algún momento le aparezca la siguiente pantalla:

Fig.inv.1.9

La pantalla de la Fig.inv.1.9 aparecerá cuando usted coloque una ubicación y un artículo repetido en la captura, así que el sistema le informara que el artículo con esa ubicación ya existe si desea agregarle más cantidad. Puede agregar o quitar artículos. O simplemente decirle no. Para que el sistema ignore la opción de cambio. Esto pasa cuando un artículo esta en lamisca ubicación pero de manera desordenada por eso lo encontramos varias veces en la misma ubicación. Los cambios de cantidades a los artículos se van guardando en al momento que se capturan y se dan Enter, por lo que puede dejar de preocuparse que se le olvide guardar los cambios. 8.- Búsqueda de artículo. En este punto puede colocar la ubicación con la que capturo el artículo y la clave del artículo para buscarlo entre los capturados, por si desea hacerles algún cambio.

9.- Guardar. Esta opción permite guardar las características del Conteo nuevo y refrescar los cambios del conteo. Al tiempo que guarda y detecta que es un conteo nuevo, genera su punto de quiebre.


293


10.- Imprimir. Esta opción permite imprimir una lista de artículos que se generaron en el punto de quiebre y que son candidatos a contar. El formato de impresión esta ubicado en el directorio de instalación de Nodrix ADN y su nombre es “frExisart.frf”.

11.- Cerrar , esta opción permite cerrar la ventana y regresar almena general del sistema.

4.6.6.2 Diferencias y ajustes Para que usted pueda hacer uso de está opción, ingrese al siguiente menú:

Una vez que haya ingresado a esté módulo, podrá visualizar una pantalla como la siguiente:

Fig.inv.1.10

Después de que haya terminado la captura de su inventario físico mediante los diferentes conteos. Debe acceder a esta opción de Diferencias y ajustes de inventario.


294


1.- Clave de Conteo. Es aquí donde usted debe capturar la clave de conteo que registro y sobre la cual capturo los conteos, de otra forma no podrá visualizar las diferencias que es el objetivo de esta opción. 2.- Almacén. Sobre el cual se elaboro el conteo. 3.-Equipos de Conteo y áreas de conteo. Usted debe establecer nuevamente un equipo y Áreas donde se llevo acabo el conteo del inventario físico. Para que usted pueda visualizar información en el área de datos, es necesario guardar los cambios depuse de haber seleccionado los criterio 4.-Ver no ajustados. Con esta opción podrá visualizar en el área de datos, los artículos cuyos conteos uno y dos no coincidan, por lo que se requiere de un conteo tres para tomar este dato como valido al inventario físico. Para guardar cambios debe seleccionar el punto 10. Usted puede visualizar los artículos no ajustados mediante el criterio que seleccione en el punto 9, que será. Todas: Implica todos los artículos sin importar áreas o equipos, Áreas y equipos: que implica solo mostrar los conteos del área y equipo seleccionados en los criterios de selección en el punto 3. 5.- Búsqueda de Artículos. Usted puede en esta parte realizar la búsqueda de un artículo en particular, mediante la ubicación con la que fue capturado el artículo y el número de artículo, esto le permite realizar una captura al conteo tres a un artículo en específico que desee. 6.- Imprimir diferencias por ubicación. Posiblemente usted desee imprimir toda una ubicación contada para verificar las diferencias y realizar el tercer conteo. Con esta opción puede visualizar en el área de datos solamente los artículos capturados en esa ubicación o mandarlos a imprimir aun reporte. 7.-Aplicar ajuste por: Todo el Almacén: Cuando se desea tomar en cuenta todos los artículos del almacén para el ajuste de inventario, esto implica que tomara los artículos que existan en almacén del sistema aun que físicamente no hallan sido contados. Solo lo capturado : cuando solo se desean ajustar los artículos que exclusivamente se capturaron en los conteos. Esto se emplea cuando desea hacer inventarios físicos parcialmente. Por proveedores, por línea o por artículos. Así solamente ajustara lo que realmente capturo en los conteos. 8.- Eliminar inventario. Usted en algún momento querrá conservar los inventarios físicos como historial. Pero es posible que también no lo desee, por lo que querrá ir eliminando los inventarios físicos depuse de su ajuste. Por tratarse de mucha información capturada es necesario estar completamente seguro de querer borrar un inventario. Por lo que al habilitar la opción 8. Se establecer5a habilitado el botón 15 que le permitirá borrar el inventario físico en el cual actualmente se encuentra.


295


10.- Guardar Cambios. Esta opción le permite realizar la consulta al conteo que especifico y mostrar en el área de datos. La información de las capturas 11.- Prever ajuste . Esta opción le permite a usted prever en un reporte llamado: “frfInevntariofisico.frf” por si desea modificar el reporte. Este reporte tiene información de los artículos. Su costo, existencia antes del inventario, lo que contó y las diferencias. Costeadas. 12.-Aplicar ajuste. En esta opción usted realiza la aplicación de su inventario físico. Cuando ya ha revisado en el prever y esta convencido que realmente es lo que quiere que se ajuste en su movimiento de inventario físico. Antes de aplicar el inventario físico asegures. Que su sistema Nodrix ADN contenga en sus claves de entradas y salidas. La 66 como Ajuste de inventario Físico y una serie llamada AJ con este tipo de movimiento. Al final si todo sale bien vera un mensaje que dice que el inventario fue aplicado con éxito. 13.-Imprimir reporte. Esta opción reimprime el reporte si realizar todo el proceso de recalculote diferencias que realiza la operación de la opción de prever inventario físico. 14.-Enviar a Facturación. Opción que le va permitir enviar el reporte de Prever Ajuste al modulo de ventas, como si fuera una cotización, Esto se emplea cuando usted usa ventas rodantes. Ventas Rodantes: Una venta rodante es cuando usted tiene vehículos. Que llena de mercancía para vender en rutas. Cada vehículo es un almacén en Nodrix, cuando usted realiza un traspaso a ese almacén. Esta llenando el vehículo. Por lo que al retornar el vehículo usted levanta un inventario físico a ese almacén y las diferencias son exactamente las que se envían ala facturación. 15.-Borrar Inventario. Permite eliminar el inventario físico con toda la información que este genero en su creación proceso de desarrollo. Por lo que al eliminarlos no quedara vestigio alguno del inventario. 16.-Cerrar. Permite Cerrar esta ventana y regresar al menú principal.


296


MODULO V

VENTAS


297


Introducción El sistema de ventas es el que tiene el control de los pedidos desde su captura hasta su facturación pasando por procesos como programación, notificación y entradas al almacén, además de llevar un control de los clientes y agentes de la empresa. Se lleva un seguimiento al pedido desde su captura, entrada a almacén y facturación, en donde el usuario es capaz de proporcionar información en línea al cliente acerca de su(s) pedido(s) con solo utilizar las teclas de función: F4 (+ =precios, existencias y condiciones) (* =imagen del articulo, clasificadores y existencia), F5 (clasificadores) y F6 (mapas, planos o sistemas). Las principales características del módulo de Venta s son: 1. Captura e impresión de pedidos, facturas. 2. Devoluciones de facturas y remisiones. 3. Manejo de estadísticas de ventas. 4. Consulta de pedidos. 5. Estatus de pedidos. A continuación se describen cada una de ellas: 1. Captura e impresión de pedidos y facturas. Para al captura de pedidos se tiene la opción de elegir los productos del catálogo de varias formas. Por clave: Simplemente se ingresa el código del artículo que desea pedirse y si existe un artículo con esa clave, se mostrará; de lo contrario un mensaje le informará al usuario que no existe un artículo con esa clave. Si la clave es muy grande, el usuario podrá utilizar caracteres comodines a fin de generar una expresión, el programa en turno le devolverá una lista de claves que cumplan con la expresión definida para que elija la que desee. Por descripción: Aparecerá una lista para que el usuario elija el artículo que desea. Por Coincidencia: El usuario puede capturar una a una las características que definan un artículo – esta información se encuentra en el módulo de inventarios. Una vez que capture los valores para cada una de las características, el sistema validará si existe un artículo con la combinación de las características solicitadas. Si la combinación es correcta, el programa muestra los datos del artículo permitiendo continuar; de lo contrario se notifica al usuario para que corrija la información.


298


Departamento: Se muestra una ventana donde el usuario puede filtrar dando valores a las características que desee. Pulsando el botón de buscar el sistema le ofrecerá una lista de resultados que cumplen con el criterio que ingresó. Entonces el usuario podrá elegir el artículo que desea y automáticamente se ingresa en su pedido. Para la captura de facturas se tendrán diferentes tipos de captura. Facturación de productos. Se muestra una lista con todos los renglones de pedido susceptibles de facturarse (estatus 1) o simplemente aquellos renglones que tengan algo que ha entrado a almacén y que estén disponibles para el cliente al que se le va a facturar. En este caso, el usuario solo elige los renglones que desea facturar y estos se copian a la factura. 2. Devoluciones de facturas y remisiones. Es posible realizar las devoluciones correspondientes a los documentos emitidos (facturas/remisiones) ya sea en forma parcial ó total de acuerdo a las condiciones de la devolución, generando la afectación correspondiente al Inventario. 3. Manejo de estadísticas de ventas. Prácticamente su utilidad es mostrar información en forma gráfica en una ventana de servicio al cliente. Las características a mostrar son: • Facturación del mes • Facturación del año • Pedidos vs. Facturación del año • Productos más vendidos en el año 4. Consulta de pedidos. En la lista de pedidos, se da la opción de filtrado, este ofrece una funcionalidad bastante adecuada ya que permite obtener listas de resultados con base a criterios definidos por el usuario. 5. Estatus de pedidos A través del proceso de venta y el flujo sobre el sistema, los renglones de los pedidos pasan por diversos estatus. 6. Indicación de fechas probables de entrega para l os pedidos enviados a producción. El proceso de programación de producción es responsable de entregar esa información vía actualización de los registros del pedido. Existe una ventana de información que continuamente será accesada, llamada “Administración de pedidos” en la que se puede observar toda la información de los renglones activos en el proceso de venta.


299


7. Generación de remisiones en función del pedido. Es posible el manejo de remisiones dentro del sistema y su funcionalidad es idéntica a la de la facturación.

Los lectores ópticos o scanner captan la información contenida en el código de barras. Son fáciles de instalar y usar.

En general, emiten una línea de luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y obscura contenidos en las barras y los espacios. Dichos reflejos son tomados por un transductor del scanner que los convierte en una señal eléctrica, que a su vez es transformada por el decodificador del scanner en ceros y unos, o sea, en el dato binario de las computadoras.

Existen en el mercado lectores ópticos de diferentes formas y tamaños. En forma de pluma o rastrillo (que requieren hacer contacto con el código) o tipo pistola láser, que pueden hacer la lectura a distancia.

Cuando el lector óptico toma la información del código de barras, puede ser que éste se encuentre girado, es por ello que aunque se lea sólo el ancho de las barras y los espacios, es necesario darle al código una altura que permita la lectura.


300


VENTAS

Antes de iniciar en la venta es indispensable tener los diseños de las formas que se van a imprimir y/o rellenar, por ejemplo los ticket, las facturas, las cotizaciones, es decir todos los documentos que se van a emitir al momento de vender, inclusive las notas de crédito, estos diseños los debe hacer el capacitador, para esto necesitará copias fotostáticas de todos los documentos a imprimirse, nunca solicite documentos originales y mucho menos si son FISCALES, ya que esto implica una fuerte responsabilidad para el diseñador ó para quien sea; una vez que los formatos ya estén listos y probados, se iniciara con la venta.

5.1 Registro de documentos de ventas

El código de barras es la representación de una determinada información mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de diferente grosor y espaciado. La correspondencia o mapeo entre los mensajes que representan y el código de barras se denomina simbología. Las simbologías pueden ser clasificadas en dos grupos, atendiendo a dos criterios diferentes:

• Continúo frente a discreto: los caracteres en las simbologías continuas, comienzan con un espacio y el siguiente comienza con una barra, o viceversa. Los caracteres en las simbologías discretas comienzan y terminan con barras; el espacio entre caracteres es ignorado, en tanto en cuanto no es lo suficientemente ancho para parecerse al final del código.

• Bidimensional frente a multidimensional: las barras en las simbologías bidimensionales son anchas o estrechas; cuánto sean de anchas, no importa y pueden variar de un

carácter al siguiente. Las barras en las simbologías multidimensionales son múltiplos de una anchura llamada X; generalmente, se emplean barras con anchura X, 2X, 3X, y 4X.

El código de barras más utilizado en los comercios a nivel mundial es el EAN13.


301


Técnicas de entrada de datos Existen diferentes técnicas de entrada de datos, como son la captura manual, el reconocimiento óptico, la cinta magnética y el código de barras. El Código de Barras es un arreglo en paralelo de barras y espacios que contiene información codificada en las barras y espacios del símbolo. Esta información puede ser leída por dispositivos ópticos, los cuales envían la información leída hacia una computadora como si la información se hubiera tecleado. Algunas de sus ventajas sobre otros procedimientos de colección de datos son:

• Se imprime a bajos costos • Permite porcentajes muy bajos de error • Los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de

conectar e instalar.

Trae consigo un gran beneficio ya que es la mejor tecnología para implementar un sistema de colección de datos mediante identificación automática. Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la información hasta que puede ser usada.

• Se mejora la exactitud de los datos • Se tienen costos fijos de labor más bajos


302


• Se puede tener un mejor control de calidad, mejor servicio al cliente • Se pueden contar con nuevas categorías de información. • Se mejora la competitividad.

Las aplicaciones del código de barras cubren prácticamente cualquier tipo de actividad humana.

• Control de inventario • Control de tiempo y asistencia • Punto de venta

Existen diferentes simbologías para diferentes aplicaciones, cada una de ellas con diferentes características. Las principales características que definen una simbología de código de barras son las siguientes:

• Numéricas o alfanuméricas • De longitud fija o de longitud variable • Discretas o continuas • Número de anchos de elementos • Auto verificación.

Las simbologías más usadas son: EAN/UPC

Características de un código de barras Un símbolo de código de barras puede tener, a su vez, varias características, entre las cuales podemos nombrar: Densidad: Es la anchura o espacio del elemento más angosto dentro del símbolo de código de barras. Está dado en milésimas de pulgada.


303


WNR: Es la razón del grosor del elemento más angosto contra el más ancho. Usualmente es 1:3 o 1:2. Quiet Zone: Es el área blanca al principio y al final de un símbolo de código de barras.

Los sistemas que utilizan código de barras se conocen como Sistemas de identificación automática (Auto ID). La función del lector de código de barras es leer la información codificada en las barras y espacios del símbolo de código de barras y enviarla a un decodificador que a su vez la envía a una computadora o terminal. Decodidificador de teclado. Cuando se requiere que el decodificador sea de teclado, se utiliza lo que se conoce como keyboard wedge, el cual se conecta a la entrada del teclado de la PC o terminal. Los cuatro principales tipos de lectores son: Lápiz óptico o wand Debe ser deslizado haciendo contacto a lo ancho del código. Como se menciona anteriormente, envía una señal digital pura de las barras y espacios a una frecuencia igual a la velocidad con que se desliza el lápiz. La ventaja de ser utilizado es que es económico y las desventajas que presenta son: lentitud, requiere que el usuario tenga práctica, requiere un decodificador de teclado. Láser de pistola Realiza un barrido mediante una luz láser y que genera una señal similar a la del lápiz óptico, pero a una mayor frecuencia. Esta señal es conocida como HHLC (Hand Held Láser Compatible). La ventaja que presenta utilizarlo es que es rápido, puede o no requerir decodificador de teclado y puede leer a una distancia estándar de 5 a 30 cm. o especial hasta 15 mts. Las desventajas que presenta es que es relativamente caro, presenta problemas de durabilidad debido a sus partes móviles y problemas para leer con demasiada luz ambiental.


304


CCD (CHARGE COUPLED DEVICE) Mediante un arreglo de fotodiodos toma una 'foto' del símbolo de código de barras y la traduce a una señal, que puede ser similar a la enviada por el láser (HHLC) o a la del lápiz óptico. Su ventaja es que es rápido, económico, durable, no necesita decodificador de teclado, sus desventajas es que requiere estar muy cerca del código y no puede leer símbolos que rebasen el ancho de su ventana. Láser omnidireccional Es un lector que envía un patrón de rayos láser y que permite leer un símbolo de código de barras sin importar la orientación del mismo.

• Ventajas: Todas las ventajas del láser de pistola más un FRR de prácticamente 100%. • Desventajas: es caro (aquí no hay modelos económicos), el operador requiere que los

artículos etiquetados no sean muy voluminosos pues el scanner se monta en posición fija.

Otras de las opciones que encontrara en Nodrix ADN, disponible en los tres documentos de ventas es el uso de la tecla ESC, cada vez que active esta tecla se mostrara el cuadro de dialogo con las opciones que mas abajo se detalla y que a continuación explicamos

Tiene la misma función que la tecla F7 o el icono . Para aplicar documentos de venta.

Guarda la venta en el contenedor, para su posterior aplicación.

Si esta en la pantalla de venta, lo regresa al contenedor, también tiene

disponible este icono para la misma función .

Le permite continuar con la captura de los artículos.

Borra lo capturado y lo envía a una nueva ventana de venta para hacer otra captura.

Es otra manera de salir del modulo, el sistema hará la pregunta de seguridad !usted decida¡¡¡


305


5.1.1 Ventas estándar

En esta opción se realiza la captura de Facturas, Remisiones y Cotizaciones. Se denominan Estándar debido a que es imprescindible que se introduzca la información completa de facturación tal como el número de cliente, el plazo de la factura para indicar si es de crédito o contado, el almacén de venta, la serie y folio de identificación del documento, el agente de venta para efectos de comisiones, el flete o vehículo que transportará la mercancía, etc. , esta captura es para aquellas empresas que requieren un control estricto de todos los detalles que les permitan manejar estadísticas y reportes confiables y específicos de sus ventas.

La pantalla principal de Ventas Estándar contiene un listado de documentos capturados que están pendientes de aplicar.


306


En Nodrix es posible guardar el documento sin necesidad de aplicarlo, lo cual tiene muchas ventajas, por ejemplo documentos muy grandes que no se logra terminar en un día de trabajo, así como cotizaciones que no se deben aplicar hasta que el cliente acepte o autorice la compra, en esos casos no se tiene la necesidad de capturar nuevamente los documentos, basta con localizarlo y pulsar doble clic para modificarlo y aplicarlo. El almacén de venta y la serie de documentos que selecciona por default el sistema se toman de la información del agente que esté relacionado con el usuario activo. Vease (Capitulo 1.2.14. Registro de agentes) , asimismo si se le han dado derechos puede cambiar el almacén o la serie, de lo contrario simplemente podrá efectuar operaciones con estos datos por default.

Los íconos y son para búsqueda de documentos, el primero le mostrará todos los registros que existan en el almacén que seleccione. El segundo solo mostrará aquellos documentos que fueron hechos con una serie y agente especifico y que pertenezca a un almacén en especial. También puede ordenar el listado por cualquiera de las columnas para que le permita buscar sus documentos cuando la lista es muy grande, esto se realiza pulsando un clic sobre el encabezado de la columna que desea ordenar, al hacer esto la columna se colorea de azul para indicar que se ha ordenado la lista.

En el caso de impresión de cotizaciones debe posicionarse sobre el documento a imprimir y

hacer clic en el botón Vista previa , el cual mandará a imprimir el contenido del archivo en un formato de cotización, este formato se localiza en el directorio del sistema como ‘COTIZA.FRF’,

Tip Si desea cambiar el formato de cotización para cada terminal específica

del sistema debe modificar el archivo de configuración NODRIX.INI. En donde puede especificar otro nombre de archivo. COTIZACIÓN = COTI2.FRF

Para ver el contenido en los documentos debe hacer doble clic o presionar <enter> sobre este.

También puede hacer clic en el icono para abrir o modificar los documentos de cotizaciones. Con este icono es posible obtener reportes solo que con esta opción debe tener presente el No. de Reporte y la serie con que fue hecha la cotización o factura.


307


Realizar una nueva venta.

La captura se realiza de forma sencilla, primero seleccione el almacén, el campo del agente es opcional en esta parte, si desea que el sistema no modifique la clave del agente al capturar el detalle de la factura, entonces si debe seleccionar el agente, pero si desea que Nodrix coloque el agente dependiendo del que tenga asignado el cliente objeto de la venta, entonces déjelo en blanco y pase al siguiente campo usando el ratón para que no sea obligatorio, , el campo de “No. Reporte” es generado automáticamente por el sistema de donde toma la clave del agente mas las fecha en que se realiza la operación, ejemplo; . En caso de que el

agente no recuerde su clave, puede realizar una búsqueda en este icono . Ahora ingrese la serie a utilizar, este puede ser de facturación, o de cotización. El número de reporte es de utilidad en empresas que comercializan sus productos únicamente a través de agentes vendedores, los cuales realizan ellos mismos el registro de sus ventas y emiten un reporte previo con el cual comprueban ante la administración sus operaciones realizadas durante el periodo que salen a su ruta de trabajo. La administración una vez que comprueba que dichas operaciones cumplen cabalmente con la normatividad de la empresa libera al agente de cualquier responsabilidad y se dispone a aplicar todas las ventas del agente (filtrando para ello el número de reporte que fue sometido a revisión). Una vez que registró los datos; almacén, agente y serie, pulse la tecla <enter> desde este

ultimo campo o también puede pasar a la siguiente ventana haciendo clic en el icono , esta es la ventana para capturar las ventas estándar.


308


Por default el cursor se posiciona en el campo de folio , para avanzar a los siguientes campos pulse la tecla <enter >. A continuación se revisará cada uno de los datos que debe ingresar en la captura del encabezado del documento.

• Serie . Aparece seleccionada la serie desde la ventana anterior, aquí tiene la posibilidad

de cambiarla si es necesario dependiendo de las restricciones que se hayan configurado en el administrador de usuarios. Esta serie nos permite identificar, agrupar y clasificar los diferentes documentos que son emitidos en Nodrix.

• Folio. Es el número consecutivo del documento, podrá modificarlo si la serie

seleccionada está configurada como manual. Vease (Capitulo 1.2.9 Series y folios), siempre y cuando el folio no haya sido utilizado.

• Orden/Pedido. Este es un campo opcional, aquí puede digitar alguna referencia o dato según sus necesidades, por ejemplo el número de pedido que envió el cliente.


309


• Fecha . En este campo puede modificar la fecha de documento de la factura, lo cual no

debe hacerse, sin embargo cuando se encuentra en el proceso de implementación es probable que tenga que ingresar los documentos de cierto tiempo a la fecha en el sistema, para ello Nodrix le deja esta posibilidad de hacerlo, sin embargo solo para efectos de referencia, ya que para efectos de reportes y estadísticas el sistema maneja la fecha del servidor como fecha oficialmente válida, la cual no es posible modificar.

• Almacén . Es el almacén donde se efectúa el movimiento a realizar. Este campo solo es

informativo ya que en esta parte ya no se permite modificar por razones de seguridad.

• Cliente . Si conoce la clave del cliente escríbala en este campo y pulse <enter>, o si es

necesario busque al cliente pulsando el botón de búsqueda o presionando la tecla <enter> con el campo vacío, Una vez que se despliega el cuadro de búsqueda para buscar clientes solo escriba el nombre y teclee <enter> para que se muestre la lista, la búsqueda puede ser por clave, nombre, RFC, coincidencia, dirección, colonia, población y teléfono. Con el fin darle agilidad al proceso en este cuadro de dialogo el agente de

venta puede registrar nuevos clientes de contado capturando solo los datos básicos para facturación, estos son: código, RFC, nombre, razón social, domicilio y teléfono.

• Plazo . Se refiere al plazo que se le brinda al cliente para pagar esta venta, el sistema

colocará inicialmente el plazo que se haya registrado en la información del cliente que seleccionó, pero si lo desea puede modificar este dato siempre y cuando no rebase el plazo original. En caso de que el plazo que Usted anote sea 0 (cero) entonces la factura se imprimirá de contado, en caso contrario si el plazo es mayor que cero Nodrix tomará esta factura como crédito que se copiará a las cuentas por cobrar del cliente, incrementando su saldo; en este caso primero se validará que no tenga facturas vencidas o que el monto de la factura no rebase el límite de crédito que tiene asignado, aunque antes de aplicar existe la posibilidad de que un supervisor autorice el crédito aún en esas condiciones.

• Agente . Si Usted seleccionó el agente en la ventana anterior entonces el sistema le

mostrará en este campo ese mismo agente, sino se coloca aquí el agente que tiene asignado el cliente en su datos generales, aunque es posible modificar el agente en caso de que esta venta se le haya asignado de última hora a un agente distinto. Para ello selecciónelo usando el ratón o digitando la clave del cliente con el teclado.

• Ref. (Referencia). Campo opcional, aquí puede anotar algún dato adicional que

requiera.

• Embarcar . Se despliega el catálogo de fletes para que Usted seleccione el flete o vehículo que entregará la mercancía vendida. Si su empresa cuenta con vehículos propios para la entrega de mercancía es necesario que especifique en cada artículo sus dimensiones tanto en peso como en volumen, así como la capacidad del vehículo, de


310


• esta manera el sistema le indicará cuando ya el vehículo ha llegado a su capacidad

máxima.

• Movimiento . Este campo es únicamente para mostrar el movimiento que se está realizando, este movimiento está ligado a la serie del documento y no es modificable para evitar que el usuario por error ponga un movimiento que no corresponda al que se desea realizar.

• Ley. (Leyenda). Este dato también es opcional, al igual que la referencia, con la

diferencia que aquí el campo no tiene límite en cuanto a la longitud, es decir aquí puede teclear varias líneas o párrafos si lo desea.

• Consignar a . Seleccione la ubicación del cliente hacia donde va a enviar la mercancía,

esto porque el cliente puede tener varias ubicaciones y de esta manera se le envía exactamente donde la quiere recibir.

Tip: Para facturar por ubicación es necesario activar el campo Modificar datos generales de este cliente en la venta, que se encuentra en la pestaña “Comerciales” que esta en el catálogo del cliente. Cada vez que elija el cliente con está opción se mostrarà la venta con los

datos generales y el usuario podrá elegir la ubicación presionando el icono Posteriormente pulse <enter > hasta llegar a la captura del detalle de la factura, el sistema por default lo posiciona en el campo Código del artículo . Inicie la captura de los artículos , recuerde que si sabe la clave del producto escriba directamente en el campo de Código , o bien utilice el lector de códigos de barras, en caso de que no recuerde las claves utilice las teclas de función que se detallan en la siguiente tabla según sus necesidades:

F4 ó <Enter >

Le permite realizar búsquedas por clave, descripción, coincidencia o departamento. Si está autorizado le muestra los precios, las existencias y las políticas de ventas (Ver anexo de búsquedas).

F5 Permite realizar una búsqueda mas específica combinando los clasificadores configurados en los artículos (Ver Anexo de búsquedas)

F6 Para realizar búsquedas mediante mapas y sistemas gráficos (se muestra un conjunto de figuras o fotografías de piezas y el usuario elige cual es la que desea)

Recuerde pulsar la tecla <enter> al escribir el código para que se carguen correctamente los datos del artículo A continuación capture los siguientes datos que también son indispensables:


311


Cantidad . Teclee la cantidad de productos a vender. Unidad . Por default Nodrix coloca la unidad principal, si usted desea cambiarla y el artículo tiene definidas otras unidades de venta, teclee directamente la clave de la unidad que va a vender, si no recuerda la clave pulse la tecla <Retroceso> (� ) para eliminar la clave actual y luego digite <Enter>, de esta manera Nodrix le muestra las unidades de venta del artículo en cuestión, entonces puede elegir la que se requiere. Selecciónela simplemente pulsando <Enter>.

Tip Si desea agilizar esta captura puede cambiar la siguiente variable en el archivo de configuración Nodrix.ini en la sección [PVCONF]: MOSTRARCATALOGOUNIDADES = SI

De esta manera Nodrix mostrará el catálogo de unidades automáticamente si detecta que el artículo se puede vender en varias presentaciones.

Descripción . Al seleccionar el código del artículo automáticamente se mostrará la descripción. En algunas empresas requieren cambiar la descripción en este momento para efectos de detallar algunas características adicionales sobre todo cuando se trata de servicios. Podrá hacerlo dependiendo si la configuración de la empresa lo permite o no. Precio . Nodrix mostrará el precio del artículo dependiendo de las políticas o condiciones definidas para este artículo, en caso de no existir alguna se mostrará el número de precio establecido en el cliente seleccionado, pero si tampoco el cliente tiene definido algún precio de venta entonces se despliega el precio de venta por default de la configuración de la empresa. Vease (Capitulo 1.1 Configuración de la Empresa ). De la misma manera si la configuración de la empresa no lo restringe podrá modificar el precio del artículo si conoce la clave de supervisor para modificar precios.

Tip En caso de que sea necesario que el usuario modifique el precio del artículo por alguna razón, puede utilizar en cada terminal la siguiente variable en el archivo de configuración NODRIX.INI: MODIFICACIONES = 5 Esto le permite restringir la cantidad máxima en $ que puede modificar el usuario, para evitar que el usuario venda un artículo por abajo del precio permitido.


312


Descuento . Normalmente el descuento al igual que el precio ya está asignado desde las políticas de ventas o promociones, pero también si la configuración de la empresa lo permite puede teclear aquí algún descuento especial si se requiere.

Tip Al modificar el descuento Nodrix valida que el precio final no sea

menor al costo del artículo, pero únicamente le advierte sobre lo que esto puede ocasionar, por lo que deberá tener mucho cuidado si no restringe este tipo de modificaciones.

Una vez que se han capturado todos los datos del detalle de los artículos, procedemos a Guardar y/o aplicar el documento. Si desea guardar su documento para continuar capturando y aplicarlo posteriormente (es el

caso de las cotizaciones) haga clic sobre el botón guardar o la combinación de teclas <Ctrl > + <G>. Espere unos segundos y al terminar de guardar su documento el sistema coloca el cursor listo para capturar otro nuevo documento.

Tip En todo momento al estar capturando el documento, en el pie

de la ventana de ventas puede consultar información sobre el peso y volumen de los productos a transportar cuando es el caso, también presenta información referente al crédito y saldo del cliente.

Para aplicar la venta o documento lo puede hacer pulsando la tecla F7 o un clic en el botón

aplicar . Se mostrará una ventana como la que se observa mas adelante, aquí puede de registrar un anticipo si es una venta a crédito; también puede modificar en este momento –si la configuración lo permite- la serie y folio del documento, el formato de impresión, la forma de pago, La referencia y la Leyenda. Para continuar con el proceso haga clic en o teclee Av. Pág. Si Acepta el documento sin modificar nada.


313


Espere unos segundos mientras Nodrix guarda los datos, realiza las aplicaciones correspondientes en inventarios, costos y cuentas por cobrar, al terminar se imprime el formato asociado al documento y automáticamente se coloca el cursor listo para otra venta.


314


Salidas a consignación. 5.1.2 Ventas de mostrador Para la captura de Facturas, Remisiones y Cotizaciones en este modulo es prácticamente el mismo procedimiento que utiliza en la venta estándar, entre al menú.

Primero seleccione el almacén y el agente, de la misma manera que en la opción anterior, el campo “No. Reporte” es generado automáticamente por el sistema tomando la clave del agente, el año, mes y día en que se realiza la operación, también tiene disponible la búsqueda

de agentes desde este icono y por último ingrese la serie a utilizar, este puede ser de

facturación, o de cotización. Cuando haga clic en este botón se mostraran solo documentos que fueron hechos con la serie, agente y almacén que selecciono. Con este

icono No es necesario que seleccione agente y serie, este le mostrara todos los registros que existan en el almacén.

Al hacer clic en este icono el usuario podrá adherir otras ventas que fueron hechos por otros usuario, solo debe seleccionar el documento correcto y hacer <enter> sobre la venta que agregara a una venta actual. A diferencia con la venta estándar es que no encontrara información sobre crédito del cliente, peso y volumen de venta. Tampoco podrá disponer de los servicios de embarque y consignatario. En este modulo también podrá utilizar las teclas de función: F4 (+ =precios, existencias y condiciones) (* =imagen del articulo, clasificadores y existencia). F5 (clasificadores), F6 (mapas, planos o sistemas) con estas herramientas de búsqueda el usuario es capaz de proporcionar información en línea al cliente acerca de su(s) productos(s). Recuerde que para utilizar los símbolos + (suma) y * (asterisco) es necesario estar posicionado sobre el articulo para ver la ficha de información adicional.


315


5.1.3 Ventas autoservicio El punto de venta o de autoservicio solo le permite la captura de Ticket, una forma de acceso

rápido es usando las teclas Control + Insert , o haciendo clic en este icono que se encuentra en la barra de menú de ventas.


316


El cajón de dinero se conecta a la mayoría de los controladores, y mediante su parametrización en Nodrix ADN Punto de Venta, se realiza la apertura automática del cajón luego de cada operación. Evitando así permanecer con el cajón abierto y brindándole mayor seguridad. También tiene disponible las teclas de función: F4 (+ =precios, existencias y condiciones) (* =imagen del articulo, clasificadores y existencia). F5 (clasificadores), F6 (mapas, planos o sistemas) con estas herramientas de búsqueda el usuario es capaz de proporcionar información en línea al cliente acerca de su(s) productos(s). Para obtener los beneficios de los símbolos + (suma) y * (asterisco) es necesario estar posicionado sobre el articulo en cuestión. Si el cliente requiere factura ticket solo entre al modulo facturación de ticket. Vease (Capitulo 5.2.3. Facturación de Ticket) . Para aplicar descuentos especiales y modificar precios eventualmente solo debe posicionarse sobre el precio o el descuento y teclear F2, para que el sistema le solicite la clave de acceso a la opción.

Al hacer clic en este icono el usuario podrá adherir otras ventas que fueron hechos por otros usuario, solo debe seleccionar el documento correcto y hacer <enter> sobre la venta que

agregara a una venta actual, para guardar la venta solo haga clic en este icono ,


317


La columna Código, Cantidad y Unidad son configurables en el archivo Nodrix.INI que se encuentra en utilerías, a continuación se presentan algunas formas. CONFIGURACIÓN UNO: Cada vez que pasa códigos el cursor se posiciona en la siguiente fila y se ubica en el campo de código. CANTIDAD = 2 COLUMNADEFA = 2 COLUMNASALTOLINEA = NUMART

CONFIGURACION DOS: El cursor se posiciona en la columna cantidad, pasa a la columna código de la misma fila y en la fila siguiente se posiciona en la columna cantidad. CANTIDAD = 3 COLUMNADEFA = 2 COLUMNASALTOLINEA = NUMART

CONFIGURACION TRES: El cursor se posiciona en la columna código, cada vez que registre un artículo el cursor pasa a la siguiente fila y se ubica nuevamente en el campo de código. CANTIDAD = 3 COLUMNADEFA = 3 COLUMNASALTOLINEA = NUMART


318


CONFIGURACION CUATRO: Cada vez que registren artículos el cursor se posiciona en el campo código de la nueva fila. CANTIDAD = 4 COLUMNADEFA = 3 COLUMNASALTOLINEA = NUMART

CONFIGURACION CINCO: con esta opción primero se debe registrar la cantidad y se puede avanzar con <enter> al campo código, y cada vez que registre artículos el cursor se posicionara en el campo cantidad de la fila nueva. CANTIDAD = 4 COLUMNADEFA = 2 COLUMNASALTOLINEA = NUMART

CONFIGURACIÓN SEIS: Esta configuración permite seleccionar la unidad de venta, solo debe posicionar el cursor en el campo “unidad” teclear Tab y <enter>, cuando el articulo tenga diferentes unidades. Para que muestre el catalogo de conversiones es necesario activar esta opción; mostrar catalogo unidades = SI que se encuentra el Archivo Nodrix.INI


319


CANTIDAD = 2 COLUMNADEFA = 2 COLUMNASALTOLINEA = CVEUNIO

CONFIGURACION SIETE: Esta opción permite ingresar la cantidad si es necesario, enseguida el código y posteriormente la unidad de venta, al final el cursor se ubica en la siguiente fila y en el campo cantidad. Para que muestre el catalogo de conversiones es necesario activar esta opción; mostrar catalogo unidades = SI que se encuentra el Archivo Nodrix.INI CANTIDAD = 3 COLUMNADEFA = 2 COLUMNASALTOLINEA = CVEUNIO

CONFIGURACION OCHO: En esta configuración el cursor se posiciona en el campo cantidad, y con <enter> avanza entre los campos, en el campo unidad el usuario tiene la opción de elegir la unidad de venta, solo teclee Tab y <enter> para que muestre el catalogo de unidades. Para que muestre el catalogo de conversiones es necesario activar esta opción; mostrar catalogo unidades = SI que se encuentra el Archivo Nodrix.INI CANTIDAD = 3 COLUMNADEFA = 3 COLUMNASALTOLINEA = CVEUNIO


320


La ventana Aplicar documentos se activa en configuración de la empresa . Para aplicar la venta lo puede hacer con la

tecla F7 o haciendo clic aquí en el botón , una vez posicionado en la ventana aplicar documentos debe ingresar la cantidad que recibe y hacer <enter>; el sistema le indicara el importe del cambio a entregar. Para continuar con el proceso debe hacer clic en el botón

o teclear Av. Pág. y se crea el nuevo documento que estará listo para otra venta.

5.1.4 Caja de cobro Esta opción ha sido diseñada para registrar las operaciones de la caja, es decir, los cobros de las ventas efectuadas, opcionalmente también emitir comprobante de las mismas. El comprobante de pago que se emite, detalla la serie, folio, datos del cliente, importe de cobro, importe de cambio, forma y condiciones del cobro.


321


Para ingresar a la caja de cobro, seleccione la siguiente opción del menú:

Se despliega una ventana con los documentos o ventas que se van realizando hasta el momento. posiciónese sobre el documento a cobrar , Pulse la tecla <enter > o doble clic, inmediatamente se abre una nueva ventana mostrando la venta en la cual debe seleccionar la forma de pago, anote la cantidad que recibe, escriba una referencia u observación para cualquier aclaración, en el campo plazo anote los días que se dan al cliente para realizar su pago si la compra es a crédito, solo que se encuentra restringido a un día de plazo, el sistema le indicara el cambio a devolver, avance con <enter> en los campos. Si requiere la vista previa del ticket active la opción y por último pulse el botón Aceptar .


322


Si No hace uso de la caja de cobro, es necesario que al final de las operaciones limpie la

bandeja para liberar espacio en la base de datos. Haga clic aquí para depurar la bandeja de cobro. Este modulo solo opera con documentos del día. Las operaciones que se realizan aquí se reflejan en el corte de caja. 5.2 Procesos de venta 5.2.1 Devoluciones y cancelaciones Nota de crédito: Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:

• Error de más en la facturación. • Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. • Devolución de mercaderías. • Por cancelación de factura.

La nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.


323


Para generar notas de crédito haga clic , también puede entrar al siguiente menú:

N. DE C. (NOTAS DE CRÉDITO) Este campo trabaja con un número consecutivo único que representa una nota de crédito. Este número servirá de referencia para cualquier consulta u operación posterior. Nodrix ADN sugiere el número consecutivo, pero es privilegio del usuario aceptarlo o registrar la nota de crédito con el número que mejor le convenga, siempre y cuando el usuario tenga los derechos para hacerlo. Vease (Capitulo 1.2.6. Claves de Entradas y Salidas). FACTURA Aquí se registra el número de la factura que fue emitida al cliente. Para realizar cualquier devolución es conveniente solicitar al cliente la presentación de la factura original correspondiente por la compra realizada. Nodrix ADN remite a los datos de la factura anotada. En caso de que el No. De factura no sea el correcto el sistema emitirá un mensaje informando al usuario que la factura no corresponde al cliente. Al asignar el número de la factura Nodrix ADN considerará los mismos precios en que le fue vendido el producto al cliente. Si se cuentan con los derechos respectivos, se puede realizar una Nota de Crédito aún sin la presentación del número de la factura expedida por la compra siendo necesario posteriormente aplicarla a la cuenta del Cliente. OPCIÓN DE CANCELACIÓN DIRECTA . Esta opción solo permite realizar cancelaciones de los documentos generados en el transcurso del día.


324


Devolución total o cancelación de factura del día.

Esta opción permite al usuario cancelar ventas generadas en Nodrix mediante la emisión de una nota de crédito. Realice los siguientes pasos: Registre la serie y el folio del documento a cancelar, presione <enter> en el campo de folio para que despliegue la información de la factura.

Enseguida marque el cuadro de verificación , en este momento el sistema genera una nota de crédito previa la cual usted puede verificar antes de aplicarla en firme en el sistema seleccionando la pestaña .

Cuando esté seguro de realizar la cancelación, haga clic en el botón . En caso de que se requiera realizar una copia de la factura debe marcar la casilla

y anotar el nuevo folio que el sistema le indicará, posteriormente puede Usted buscar el documento en cualquiera de los tres módulos de captura de ventas (venta estándar, venta de mostrador o autoservicio), donde podrá agregar, modificar o eliminar información del documento.


325


Una vez que se encuentre en la pantalla de aplicar documentos pendientes, el usuario podrá modificar la serie y el folio, siempre y cuando esta activada la opción editar serie y editar folio en el movimiento que se encuentra en Entrada por devolución del cliente. (Ver capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas).


326


Procedimiento para devolución parcial 1.- De igual manera seleccione la serie y el folio de la factura original. Posteriormente debe

marcar el campo y colocar el cursor en la columna “Cant. A Devolver”, posiciónese sobre el registro del artículo a devolver y teclee la cantidad.

Al igual que el procedimiento anterior puede visualizar la nota crédito previa desde la pestaña Nota de crédito. Ahora termine el proceso de devolución parcial haciendo clic en el botón de

. Este tipo de operación genera el movimiento entrada por devolución de cliente.


327


En esta pantalla se permiten modificar los campos de serie y folio, siempre y cuando esta activada la opción editar serie y editar folio en el movimiento que se encuentra en Entrada por devolución del cliente. Vease (Capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas).


328


Procedimiento para cancelación directa de documento s. La cancelación directa se aplica en aquellos documentos de venta que son anulados por error del capturista o error en la impresión del documento, siempre y cuando no haya sido trasladado a la contabilidad ya que este procedimiento no genera nota de crédito sino que coloca las cantidades de la factura en cero. Esta opción se incluyó para efectos de compatibilidad con versiones anteriores pero Nodrix no recomienda su utilización si se cuenta con la versión ERP la cual contabiliza las operaciones en tiempo real. Seleccione la serie y el folio del documento original. Presione <Enter> sobre el campo del folio para que se despliegue la información de la factura.

Una vez que tenemos la factura deseada en la pantalla presione el icono , enseguida se muestra el siguiente cuadro de dialogo:

En caso de elegir Si, se continuará con el proceso de cancelación, de lo contrario se cancelará el proceso. Posteriormente se obtendrá el siguiente mensaje:

Elija el botón Aceptar para terminar la operación. Procedimiento para cancelación total con nota de cr édito Esta opción permite al usuario cancelar documentos generados anteriormente, si el cliente devuelve toda la mercancía se debe registrar la serie y el folio del documento a cancelar, por

lo que se tienen que marcar el campo de , enseguida marque el campo

de , esto le ayudada a poner las cantidades en la columna de cantidad a devolver y si desea crear una copia del documento marque el campo

y anotar el nuevo folio que el sistema le indicara, elija NO para posteriormente buscar dicho folio en cualquiera de los tres tipos de documentos de venta (venta estándar, venta de mostrador y autoservicio), donde podrá agregar, modificar o quitar información del documento. Cuando este seguro de realizar la cancelación de clic en el botón

de .


329


Una vez que se encuentre en la pantalla de aplicar documentos pendientes, el usuario podrá modificar la serie y el folio, siempre y cuando esta activada la opción editar serie y editar folio en el movimiento que se encuentra en Entrada por devolución del cliente. (Ver capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas).


330


5.2.2 Factura global Se cuenta con esta opción que nos permite concentrar toda la venta de mostrador de un día de operaciones a una sola factura para efectos fiscales. Para generar la factura global entre al siguiente modulo.

Aquí se despliega la ventana que se muestra mas adelante, únicamente debe registrar la serie a imprimir, enseguida el sistema le enviara el folio consecutivo . Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) , o puede ingresar otro folio, siempre y cuando la opción anterior este desactivada. Usted puede generar facturas globales de dos formas: si requiere de una factura global que detalle todos los artículos que amparan las notas a facturar, active

la casilla , si solo desea ver una leyenda o un mensaje en su factura global, como por ejemplo “factura global del día” o “venta global del día” desactive la instrucción anterior.

Otra opción es , activando esta casilla indica al sistema que las notas que se facturan se muestren canceladas en el corte de caja, y la factura global se registre como el documento vivo, para uso contrario a esta explicación solo desactive la casilla. Una vez que definió el tipo de impresión, pase al campo de cliente y anote el código de

este o haga una búsqueda desde este icono , es importante mencionar que si el cliente No cuenta con RFC, no se desglosa el IVA. En el campo plazo anote “0” (cero) de preferencia.

Ahora elija la fecha para su factura .

Por ultimo busque en este cuadro de opciones la (s) serie (s), con esta flechita incluya la serie a la columna “series a incluir” en la factura global, también puede incluir las

formas de pago desde este campo y con este botón incluya la serie a la columna “formas de pago a incluir” en la factura global. Para eliminar series y formas de pago

de la lista, debe seleccionarlo y hacer clic aquí . En el campo Leyenda puede anotar datos que considere para aclaraciones futuras.


331


Una vez que este seguro de los datos para la factura, haga clic en el icono el sistema empezara a desplegar las series que selecciono y que cumplan con las formas de pago que anteriormente determino. Al final del informe podrá observar el importe a facturar. Cuando

este seguro de imprimir la factura haga clic aquí . Si tiene activada la opción

. Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) obtendrá la vista previa del documento

para enviar a impresión haga clic en este icono .



332


5.2.3 Facturación de tíckets Esta opción se utiliza cuando un cliente de mostrador requiere factura de compras efectuadas con anterioridad. El proceso es similar al anterior con la diferencia que aquí tenemos que digitar la serie y folio del ticket o remisión que nos presenta el cliente. Entre al siguiente módulo para generar factura por ticket.

Empiece por indicar la serie, el sistema le enviará al campo el folio, ingrese el folio de su factura manualmente, siempre que no este activado esta opción . Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) . Si requiere que en la factura se muestren todos los artículos que amparan las notas o ticket a

facturar, active la casilla . Si solo desea ver una leyenda o un mensaje en su factura, como por ejemplo “factura global del día” o “venta global del día” desactive la instrucción anterior. Para que la factura a imprimir se refleje en el corte de caja y al mismo tiempo se cancelen los

ticket o notas a facturar, es necesario activar esta casilla .

Ahora anote el código del cliente o busque al cliente desde este icono , es importante mencionar que si el cliente No cuenta con RFC, no se desglosa el IVA. En el campo plazo anote “0” (cero) si es de contado y el numero de días cuando es a crédito. En el campo Leyenda puede anotar datos que considere para aclaraciones futuras

Empiece a capturar los ticket o notas a facturar, haciendo clic en el icono , se mostrara la ventana en la cual debe ingresar serie y folio, si desea realizar una captura mas rápida puede

registrar estos datos directamente en la fila . Al final del informe podrá observar el importe a facturar. Para eliminar notas o ticket de la lista a facturar, posicione el cursor sobre el documento y

haga clic en el icono , otra opción es utilizando las teclas Control + Supr .


333


Una vez que este seguro de los datos para la factura, haga clic en el icono . Si

tiene activada la opción Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) obtendrá la

vista previa del documento para enviar a impresión haga clic en el icono .



334


5.2.4 Promociones de temporada Para Nodrix ADN® la planificación es su razón de ser, por ello ha desarrollado este módulo, de tal manera que Usted pueda programar sus promociones con anticipación, y que automáticamente se terminen cuando llegue al periodo señalado. También el usuario puede seleccionar el precio que desea que se afecte con la promoción. Entre al siguiente modulo para registrar sus promociones:

Como se ha dicho anteriormente este icono será para registrar una nueva promoción, y enseguida se muestra un cuadro de dialogo donde capturará los datos, primero que nada asigne un código a la promoción, este código puede ser mnemónico, es decir, alguna palabra

que haga recordar el contenido de la promoción , enseguida programe la vigencia o periodo de la promoción; registre la fecha inicial

y la fecha final de la promoción .

Ahora debe ingresar el monto del porcentaje que se aplicará a los artículos. Cabe mencionar que Nodrix valida que el descuento efectuado en el artículo sea menor al porcentaje de utilidad del artículo, para evitar que se venda por debajo del costo. Finalmente

asigne un nombre a su promoción . NODRIX ADN le permite indicar que precio desea afectar para ello solo haga clic sobre el campo que se indica . A continuación agregue el (los) articulo (s) que afectará la promoción, para esto hay dos maneras de hacerlo. PRIMERO: Ingresar manualmente el código del articulo en el campo de clave, si desea que el sistema calcule el porcentaje de descuento, anote el nuevo precio de su articulo en el campo “precio con descuento”.


335


SEGUNDO: Haga clic aquí para ver la ventana de búsqueda de articulo y seleccione el (los) articulo (s), para seleccionar varios artículos tecleé ( shift + ↓ ↑) o Shift + clic sobre cada articulo, al terminar de seleccionar artículos haga clic aquí

, si requiere agregar todo un departamento, active la opción y agregar selección.

Para quitar artículos de la promoción solo debe posicionarse sobre el artículo y hacer clic en

este icono . Guarde la promoción desde este icono y este se acumulará en la

bandeja, si requiere modificar una promoción entre al registro con este icono y para

eliminar la promoción de la bandeja haga clic aquí . También puede Imprimir sus

promociones desde este icono y para salir del modulo haga clic aquí


336


5.2.5 Kits El módulo permite ensamblar Kits o paquetes de Artículos con el fin de simplificar la venta de artículos, de esa manera el capturista no requiere teclear cada uno de los artículos, solo teclea la clave del kit y en ese momento el sistema llama a los artículos relacionados con un precio especificado en el kit. Se puede ingresar cualquier artículo que no sea un kit en sí mismo. Entre al siguiente modulo y ensamble sus paquetes.

Inicie asignando una clave al kit y relacionándolo con un departamento, busque departamentos

desde este icono , registre el nombre del paquete para identificarlo. Desde el icono

inicie la búsqueda de artículos que formarán parte del Kit, cuando seleccione el artículo el sistema le solicitara que elija el precio que tomara para determinar el precio del paquete, si desea personalizar el precio, elija el precio cero. Una vez que termine de

ensamblar el kits, guarde su información desde este icono . En caso de que no requiera el articulo en la lista, posicione el cursor sobre el artículo y elimínelo haciendo clic en el

botón .

Una vez ensamblado el kit, entre al catalogo de artículos y complemente la información del catalogo, debe seleccionar tipo de artículo Kits. Desde aquí puede personalizar precios del paquete. Vease (Capitulo 4.1.1 Artículos).


337


5.2.6 Políticas de venta Las políticas de venta se establecen para que el sistema tome la decisión sobre los precios de venta, es decir, cada precio de un artículo se relaciona con una política (condición), de tal manera que al efectuar la venta, Nodrix decide el precio cuando se cumple alguna de estas condiciones; para ello se debe restringir a los operadores el acceso a modificar precios, esto es importante ya que da la seguridad y confianza sobre todo cuando se tenga sucursales que no se pueden controlar personalmente. Entre al módulo y defina las reglas de negocio.

Crear una nueva política.

Para crear una nueva política, pulse el botón nuevo y enseguida se desplegará La ventana para agregar la condición.


338


En el cuadro de texto Condición escriba la expresión deseada. En el campo Observaciones anote una descripción textual de la condición, esto con la finalidad de que sea entendible por el usuario que modifica precios. En caso de que las políticas de precio de la empresa se relacionen con unidades de conversión anote la clave en el campo Unidad .

Finalmente presione el botón Guardar . Una vez que haya agregado todas las condiciones necesarias vaya al catálogo de artículos y en la sección de precios relacione los precios con las condiciones correspondientes Se pueden utilizar los siguientes operadores matemáticos, operadores lógicos y variables con las cuales se estructuran las expresiones.

Operadores matemáticos Operadores lógicos > Mayor que .AND. Y < Menor que .OR. O

>= Mayor igual .NOT. No <= Menor igual = Igual

<> Diferente de ( Inicio de la orden ) Fin de la orden


339


VARIABLES QUE SE PUEDEN USAR EN LAS EXPRESIONES

CANTIDAD Cantidad de artículos a vender en un registro ALMACÉN Almacén / registro de catálogos / almacén AGENTE Empresa / Catálogos generales / registro de agentes

TIPO _ CLIENTE Empresa / Catálogos generales / clasificador de tipos UNIDAD Almacén / registro de catálogos / unidades de conversión PLAZO Clientes / catálogos de clientes / comerciales

CLAS1 Se define en la configuración de la empresa y en el Catálogo de artículos





A continuación se presentan algunos ejemplos con su explicación correspondiente.

Se aplicara el precio de menudeo cuando el almacén sea diferente a 02.

Se aplicara el precio de mayoreo cuando el almacén sea igual a 02.

Se aplicará el precio si el cliente adquiere de 1 a 9 artículos.


340


Se aplicara el precio de mayoreo sin IVA cuando la operación se realice en el almacén 01 y la configuración de precios esté determinada sin IVA y cuando el cliente sea diferente a C5. 5.2.7 Localización y reimpresión de documentos La opción de reimpresión, permite imprimir todos los movimientos de entradas y salidas. Vease (Capitulo 1.2.6 Claves de Entradas y Salidas) registrados en el sistema y estén relacionados con información de clientes , por ejemplo, Ventas, Notas de crédito, devoluciones. Ingrese al siguiente menú para obtener estos informes.

Para obtener el reporte debe siempre seleccionar el tipo de movimiento, este puede ser de entrada o salida, y registrar la serie que este relacionada con el movimiento y finalmente el folio asignado a la operación. En el campo formato se mostrará el reporte asignado a la serie. Esta relación se configura en Catálogos Generales, Vease (Capitulo 1.2.9 Series y Folios) .

Obtenga la impresión haciendo clic en el botón .


341


5.3 Reportes de ventas del día Nodrix ADN, es un sistema que le permite imprimir un sinnúmero de reportes, entre los que se encuentran: resúmenes de ventas del día, estadísticas de ventas por tienda, cajero, producto, vendedor, etcétera, reportes de información cruzada, resúmenes de ingresos, ventas aplicadas y pendientes (No aplicadas), lista de precios, corte de caja, entre otros. 5.3.1 Retiro de efectivo (corte parcial) Es un proceso que permite registrar los retiros de efectivo de la caja, al ingresar a esta opción se despliega la ventana para registrar un nuevo retiro de efectivo.


342


Al ingresar a esta opción se despliega la ventana para registrar un nuevo retiro de efectivo. Los datos a registrar son los siguientes:

Fecha/Hora. Se registra la fecha del sistema, este dato no es modificable. Caja. La clave de la caja donde se realiza el retiro. Cajero. El agente usuario del sistema. Turno. El turno de trabajo de acuerdo a los horarios especificados en el catálogo de turnos. Supervisor. Teclee el nombre del supervisor encargado de la caja. Num. De corte. El sistema automáticamente coloca el consecutivo de retiro del día. Origen. Puede ser de ventas o de cobranza. Una vez capturados los datos del encabezado proceda a registrar el dinero a retirar: En el campo Denominación del documento de pago seleccione mediante un clic o pulsando las teclas <Alt.> <Flecha Abajo>. El campo Valor es modificable solo si la denominación no está relacionada con la forma de pago Efectivo . Teclee la cantidad de billetes, monedas o documentos por cada denominación. Finalmente pulse el botón Guardar. Al terminar de guardar el retiro de efectivo se imprimirá un formato de ticket con el detalle del retiro.


343


5.3.2 Corte de caja con relación de facturas Después de haber hecho Facturas, Ticket, Remisiones, ó cualquier otro tipo de venta que se maneje en el mostrador, emita este reporte.

Después de haber hecho facturas, ticket, remisiones, ó cualquier otro tipo de venta que se maneje en el mostrador, emita este reporte, este es su corte de caja, este reporte es muy importante que lo analice, aquí el sistema separa las ventas por serie, aquí va a encontrar los ingresos del día (o periodo elegido) incluyendo los ingresos por cobranza (los cobros que se hacen en cuentas por cobrar), lo que les permitirá ver en un solo reporte todos los ingresos. Aquí encontrara el cuadro de dialogo que le permitirá generar el reporte de ventas de forma detallada o resumido, una vez seleccionado el tipo de reporte solicite la vista previa.

Salir del modulo . Cada vez que active este botón se cerrara la estación de Trabajo y lo enviara al menú principal de Nodrix ADN.


344


También puede personalizar si informe eligiendo una serie, un almacén y un cajero.

5.3.3 Ventas por departamento

Esta opción le permite visualizar e imprimir reportes de las ventas del día por departamento. Para hacer uso de esta herramienta, accese al siguiente menú:

Una vez que haya ingresado a este reporte podrá visualizar una pantalla como la siguiente, donde usted establecerá los parámetros que desea que aparezcan en su reporte de ventas por departamento.


345


1 Periodo del. Le permite asignar un periodo de fechas a partir del cual se van a buscar

las ventas por departamento que se realizaron. 2 Movimientos a intervenir en el reporte. Como podrá ver hay una lista de los

movimientos que intervienen en la venta, usted podrá elegir uno de ellos o todos según sea el caso.

3 Departamento (nivel). Aquí debe usted elegir el nivel del departamento del cual se

desea sacar información, éste puede ser 1, 2, 3, 4 o 5.

4 Agrupar por agente. Cuando se activa está opción, el reporte se ordenara por el nombre del agente. Para activarla sólo de clic sobre el cuadro de opción.

5 Incluir ventas de contado. Si se activa esta opción, se incluirán en el reporte aquellas

ventas que se realizaron de contado, para seleccionar está opción, de clic sobre el cuadro que antecede al nombre.

6 Incluir ventas a crédito. Si activa está opción, aparecerá en su reporte las ventas que

se realizaron a crédito, para seleccionar está opción de clic sobre el cuadro que antecede al nombre.

Si desea detallar más su reporte de ventas, presione el botón y enseguida se desplegarán campos donde usted puede establecer los parámetros de búsqueda de su reporte.

Si desea visualizar su reporte antes de imprimirlo, presione el botón y enseguida aparecerá un reporte como el siguiente ejemplo:

Para imprimir su reporte sin antes visualizarlo sólo de clic en el botón . Si

desea exportar su información a Excel, presione el botón . Para salir de esté

catalogo presione el botón .


346


5.3.4 Guía de embarque Está opción le permite agilizar las entregas de los productos al cliente.

Una vez que usted haya accesado a esta opción podrá ver una pantalla como la siguiente, donde tiene que digitar la información que se le solicita para generar la guia de embarque.

1 Num. de guía de embarque. Este campo es asignado por el sistema según el orden consecutivo de la guìa.

2 Vehículo. Indica el nombre del transporte, estos se dan de alta en el catalogo de fletes.

Vease (Capitulo 1.2.4 Fletes ).

3 Chofer. Indica el nombre del conductor del transporte.


347


4 Periodo. Indica la fecha inicial y final a partir de la cual se va a generar la guía de

embarque.

5 Datos del flete. Indica la ruta a donde se va a transportar la mercancía y el costo del

transporte. Para seleccionar una ruta presione el icono y enseguida aparecerá el catalogo de fletes.

Para visualizar como quedaría la guía de embarque que acaba de agregar, presione el

botón . Si desea visualiza una guia de embarque realizada en una fecha

anterior presione el botón y enseguida aparecerá un cuadro como el siguiente:

Usted tendrá que especificar en este campo el número de guía que desea visualizar. Posteriormente de clic en el botón Aceptar y enseguida podrá ver su reporte.

Para salir de esta opción presione el botón . 5.3.5 Corte de caja final

Este es un proceso prácticamente igual al corte de caja parcial (retiros) permite registrar los retiros de efectivo final que el cajero debe entregar.


348


Al ingresar a esta opción se despliega la ventana para registrar las denominaciones de monedas que se recibieron durante el día. Los datos a registrar son los siguientes:

Fecha/Hora. Se registra la fecha del sistema, este dato no es modificable. Caja. La clave de la caja donde se realiza el corte final del día. Cajero. El agente usuario del sistema o operador del punto de venta. Turno. El turno de trabajo de acuerdo a los horarios especificados en el catálogo. Vease (Capitulo 1.2.13 Turnos). Supervisor. Teclee el nombre del supervisor encargado de la caja. Num. De corte. El sistema automáticamente coloca el consecutivo de retiro del día. Origen. Puede ser de ventas o de cobranza.


349


Una vez capturados los datos del encabezado proceda a registrar el dinero en sus denominaciones: En el campo Denominación del documento de pago seleccione mediante doble un clic o pulsando las teclas <Alt.> <Flecha Abajo>. El campo Valor es modificable solo para documentos (cheques, vouchers, ect,) es decir; si la denominación no está relacionada con la forma de pago efectivo. Teclee la cantidad de billetes, monedas o documentos por cada denominación.

Finalmente pulse el botón , inmediatamente el sistema le muestre el siguiente cuadro de dialogo;

De clic en aceptar para continuar, y al terminar de guardar el informe se mostrara un formato de ticket detallando el corte:


350


El usuario puede imprimir dicho ticket si lo requiero solo debe hacer clic en el icono y direccionarlo a la impresora que este disponible. Pase al siguiente procese haciendo clic en el

icono , espere un momento hasta que se muestre un nuevo reporte que le indica el fondo inicial de la caja, así como el resumen de ventas con las devoluciones y cancelaciones respectivas, también encontrara los folios y la serie de operación, etc.,

También puede imprimir el informe desde este botón , ahora pase al ultimo proceso,

haciendo clic , aquí encontrara el cuadro de dialogo que le permitirá generar el reporte de ventas de forma detallada o resumido, una vez seleccionado el tipo de reporte solicite la vista previa.


351


Después obtener la impresión del reporte de la venta del día, regrese a la pantalla anterior y

haga clic en el botón para terminar el proceso del corte de caja final. Después de cerrar el sistema le enviara un cuadro de dialogo como el que se muestra al final del texto, solo haga clic en Aceptar para terminar su operación con la caja y salir de Nodrix ADN.


352


5.3.6 Reporte de ventas aplicadas y no aplicadas Está opción le permite generar reportes de ventas que han sido aplicadas y no aplicadas.

Cuando usted accese a este módulo se podrá dar cuenta que aparece una pantalla como la siguiente, donde usted podrá establecer los parámetros de su reporte de ventas.

1 Periodo del. Está opción le permite establecer un periodo de fechas determinado para sacar información acerca de las ventas aplicada y no aplicadas.


353


2 Filtrar para. Le permite filtrar su información por tipo de venta: aplicadas, no aplicadas o ambas, puede elegir una de las tres opciones dependiendo de sus necesidades.

3 Que agente. Le permite filtrar su información por tipo de agente. Se da cuando usted

desea buscar una venta que realizó determinado agente

4 Muestra los registros de ventas, de la búsqueda que usted haya especificado anteriormente.

Para elaborar un reporte de ventas, primero tiene que establecer el periodo de fechas, posteriormente dar clic sobre una de las opciones de ventas , por último si desea filtrar su información por agente de clic en la opción y elija el código de su agente, como podrá darse cuenta en la caja de texto aparece el nombre del agente. Una vez que haya terminado de establecer los parámetros de su búsqueda, de clic en el botón

y enseguida podrá visualizar en la parte inferior, la lista con los registros que usted requirió. Si desea imprimir información acerca de una sola venta, primero elija su registro de la lista y

enseguida presione el botón . Para imprimir un reporte de todo el resumen de la

lista que se presenta en la tabla presione el botón . Para salir completamente

del catálogo presione el botón .

5.3.7 Reporte de ventas por departamento detalla do Está opción le permitirá generar reportes detallados de ventas por departamento. Asimismo podrá visualizar reportes de los artículos que se han vendido por departamento, la cantidad y el monto de cada uno de ellos.


354


Una vez que usted haya accesado a está opción, podrá darse cuenta que hay una lista de los movimientos que intervienen en el reporte de ventas.

7 Periodo del. Le permite asignar un periodo de fechas a partir del cual se van a buscar las ventas que se realizaron.


355


8 Movimientos a intervenir en el reporte. Como podrá ver hay una lista de los movimientos que intervienen en la venta, usted podrá elegir uno de ellos o todos según sea el caso.

9 Filtrar información. Este botón le permite desplegar una lista de campos, donde usted

puede establecer los parámetros de búsqueda y filtrar la información que requiere.

10 Estos campos le permiten realizar una búsqueda más específica y para ello puede

agregar condiciones presionando el botón . Para realizar un reporte de ventas por departamento primero establezca su periodo de fechas, después seleccione el movimiento que va a intervenir en el reporte haciendo clic sobre él y si va a filtrar la información que requiere presione el botón Filtrar y establezca sus condiciones.

Una vez hecho lo anterior presione el botón , para visualizar el reporte y si

desea imprimirlo sin antes visualizarlo, presione el botón . Para que pueda salir

de éste módulo presione el botón . 5.3.8 Reporte de ventas por supervisor Este reporte es de utilidad cuando tenemos supervisores para cobranza (Capitulo 1.2.16 Supervisores) , en el siguiente modulo se describe su utilización.

Una vez que usted haya accesado a está opción podrá ver una pantalla como la siguiente, donde tendrá que establecer que tipo de reporte requiere. Desde aquí el usuario tiene una manera de generara los reportes por supervisor, solo debe indicar una fecha en especial o determinar un rango de fechas.


356


Ademas podra utilizar los filtros con operadores lógicos de búsqueda y para ello solo haga clic

en el botón y se mostraran las opciones de búsqueda avanzada. Seleccione una de las opciones para filtrar, para activar el operador lógico “Y” con el botón envié la orden al constructor de sentencias lógicas. Para darle mayor profundidad a su búsqueda puede generar un segundo filtro y se activara el operador lógico “O”, una vez más de clic en el botón para enviar la sentencia al contenedor. Para eliminar la orden del contenedor de sentencias presione el botón .

Obtenga la vista previa del reporte presionando el botón o puede imprimir

directamente la información con el botón .

5.4 Reportes acumulados de ventas 5.4.1 Proveedor-almacén-artículos Está opción le permite generar reportes detallados de las ventas acumuladas por proveedor en determinado periodo.


357


Cuando usted haya accesado a está opción podrá ver una pantalla como la siguiente, donde tendrá que establecer los parámetros que requiere en su reporte de proveedores.

1 Rango de registros. Le permite establecer el rango de registros que va a aparecer en su reporte, ya sea información de un solo proveedor o de varios proveedores, está opción se encuentra enlazada con Proveedor ¸ debido a que si elige la opción de un proveedor, tendrà que especificar el código especifico del proveedor.

2 Periodo. Le permite asignar un periodo determinado a partir del cual va a realizar la

búsqueda de las ventas por proveedor.


358


3 Proveedor. Le permite asignar el código a un proveedor, en caso de que no recuerde

el código, presione el icono y busque el proveedor que desee ingresar.

4 Movimientos a considerar. Le permite visualizar una lista de movimientos que intervienen en la venta. Usted puede seleccionar mas de un movimiento.

5 Como usted podra visualizar en la parte inferior se muestra la lista de la búsqueda

que usted haya establecido. Para realizar un reporte, lo primero que tiene que hacer es elegir un proveedor y buscar o digitar su código, establecer el periodo a partir del cual se va comenzar a realizar la búsqueda y después elegir los movimientos que usted quiera que intervengan en su reporte.

Posteriormente presione el boton y enseguida el sistema le enviara la información a la lista que se encuentra en la parte inferior. Para imprimir su reporte presione

el botón y podrá visualizar su reporte antes de imprimirlo, como se muestra en la pantalla siguiente.


359


Usted puede configurar como quiere que se imprima su reporte y esto lo va a hacer

presionando el botón .Para salir completamente del sistema presione el

botón

5.4.2 Agente-proveedor-articulo Está opción le permite generar reportes acumulados de ventas por agente, asimismo le mostrarà detalladamente que tipo de articulos vendio un agente determinado.

Cuando usted haya accesado a está opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde tendrà que establecer los parámetros que apareceràn en su reporte de ventas por agente.


360


1 Rango de registros. Le permite establecer el rango de registros que va a aparecer en su reporte, ya sea información de un solo proveedor o de varios proveedores, está opción se encuentra enlazada con Proveedor ¸ debido a que si elige la opción de un proveedor, tendrà que especificar el código especifico del proveedor.

2 Proveedor. Le permite asignar el código a un proveedor, en caso de que no recuerde

el código, presione el icono y busque el proveedor que desee ingresar.

3 Periodo. Le permite asignar un periodo determinado a partir del cual va a realizar la búsqueda de las ventas por proveedor.

4 Movimientos a considerar. Le permite visualizar una lista de movimientos que

intervienen en la venta. Usted puede seleccionar mas de un movimiento.

5 Modo de impresión. Le permite definir como quiere visualizar su reporte, ya sea un agente por hoja o hojas continuas.

Para realizar un reporte, lo primero que tiene que hacer es elegir un proveedor y buscar o digitar su código, establecer el periodo a partir del cual se va comenzar a realizar la búsqueda y después elegir los movimientos que usted quiera que intervengan en su reporte. El botón , le permite actualizar su registro de agentes con el fin de comparar si su agente que tiene establecido en su reporte es el mismo que usted esta


361


asignando, en caso de requerir hacer está comprobación presione el botón y el sistema harà lo cambios correspondientes.

Posteriormente presione el boton y enseguida el sistema le enviara la información a la lista que se encuentra en la parte inferior. Para imprimir su reporte presione

el botón y podrá visualizar su reporte antes de imprimirlo, como se muestra en la pantalla siguiente.

Para salir completamente del sistema presione el botón 5.4.3 Totales diarios acumulados Está opción le permitira imprimir un reporte del total acumulado en el dìa.


362


Cuando usted accese a está opción podrá ver un pantalla como la siguiente donde tendrà que establecer las condiciones para imprimir su reporte.

1 Periodo. Le permite asignar un periodo determinado a partir del cual va a realizar la búsqueda de las ventas por proveedor.

2 Movimientos a considerar. Le permite visualizar una lista de movimientos que

intervienen en la venta. Usted puede seleccionar mas de un movimiento. Para realizar un reporte primero seleccione un periodo a partir del cual va a establecer su búsqueda, enseguida seleccione los movimientos que van a intervenir en su reporte, una vez

hecho esto, presione el botón , para visualizar su reporte como se muestra en la pantalla siguiente.


363


Para salir completamente del sistema presione el botón 5.4.4 Comisiones sobre ventas Las comisiones sobre ventas son parámetros que el administrador requiere tener de forma inmediata para la toma de decisiones en el area respectiva. La informacion que se obtiene hace referencia al importe de la comision con respecto de la venta que genera el agente de venta por departamento o subdepartamento. Entre al siguiente modulo y utilice esta importante herramienta.

El cuadro que a continuación se muestra es prácticamente igual a otros anteriormente descritos, sus reportes se obtienen por periodos o fecha especifica, el tipo de reporte puede


364


ser detallado, con subtotales y/o con totales. Tambien puede utilizar los filtros y operadores logicos (Y, O) que le ayudaran a obtener reportes avanzados. Recuerde que debe seleccionar unos o varios movimientos que esten relacionados con la venta.

Como anteriormente se explico el usuario puede utilizar algunos filtros y operadores lógicos de

búsqueda, solo haga clic en este botón y se mostraran las opciones para búsqueda avanzada. Seleccione una de las opciones para filtrar, para activar el operador

lógico, utilice el siguiente cuadro de opciones , con el siguiente botón envié la orden al constructor de sentencias lógicas. Para darle mayor profundidad a su búsqueda genere un segundo filtro y se activara el operador lógico , haga clic una vez mas en el botón para enviar la sentencia al contenedor de sentencias. Para eliminar la orden del contenedor de sentencias haga en el botón . Obtenga una vista previa del

reporte desde este botón . 5.4.5 Reporte de cobranza con detalle de IEPS El reporte de cobranza de Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS), es aplicado cuando se trate de bebidas alcoholicas, derivados del petroleo, etc., el valor del impuesto es variable. Para obtener los resultados deseado debe asignar al articulo el impuesto correspondiente de IEPS (Capitulo 4.1.1 Articulos, Modificando Articulos) , asignar el Registro del IEPS al


365


Cliente (Capitulo 3.1.1 Registro de Clientes, Modificando C liente) en el campo correspondiente, previo registro del impuesto en el catalogo (Capitulo 1.2.10 Impuestos) . Entre al siguiente modulo para obtener el informe de cobranza.

Su informe puede ser por fecha especifica o por periodo determinado, las opciones vertical u horizontal es para la orientación de la pagina, esto le ayudara a personalizar su orientación el informe.

5.5 Cálculo y lista de precios 5.5.1 Formulas para cálculo de precios Básicamente las operaciones que se realizaran en el modulo de Calculo y lista de precios son: fórmulas para calculo de precios, recalcular precios con formulas y lista de precios. Esto se realiza accesando al siguiente modulo:


366


En esta pantalla se muestra un listado de las fórmulas existentes con su campo clave y formula. Se pueden agregar, modificar o eliminar formulas. Para agregar una nueva fórmula se

requiere hacer clic en el siguiente botón , para realizar una modificación existen dos

opciones; una de ellas es dar clic en el botón y la otra opción es elegir una formula de la lista y dar doble clic en el registro, para eliminar una fórmula también existen dos opciones una

de ellas es dar un clic en el botón y la otra es elegir el registro y pulsar la tecla <Supr >. En este caso el sistema antes de eliminarla pregunta al usuario “si esta seguro de querer eliminar

la fórmula”, en caso de oprimir el botón se eliminara la fórmula solo si ningún registro depende de ella, en caso contrario mandará un mensaje de error “No se puede eliminar la fórmula, otras dependen de ella”.

La siguiente pantalla permite agregar una nueva fórmula, esta misma aparece en caso de que se desee realizar alguna modificación.


367


Esta pantalla brida herramientas para crear nuevas fórmulas con los diversos operadores matemáticos, funciones, variables y fórmulas definidas previamente por el usuario. Para poder agregar un operador, función o variable en el cuadro de texto fórmula, se posiciona el cursor en alguno de ellos y se da doble clic. Los operadores predeterminados son: la suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/) y para separar las operaciones los paréntesis “()”. Las funciones predeterminadas son ROUND Y TRUNC, ROUND redondea a enteros, esta operación va de acuerdo a las políticas de la empresa. TRUNC trunca los enteros. En caso de ocupar alguna función, estas deben ser colocadas antes de cada fórmula. Existe una caja de texto llamada observación, donde se puede describir o poner alguna característica distintiva de la formula creada. Para realizar pruebas con la (s) fórmula (s) creada(s) se teclea cualquier cantidad en el campo costo y se presiona el botón calcular, en seguida aparecerá una etiqueta con el precio calculado por la fórmula.

Para guardar la fórmula se presiona el botón y para cancelar los cambios realizados se

presiona el botón y nos regresa a la pantalla anterior. Cuando se realiza una modificación y se desean guardar los cambios, el sistema pregunta al usuario si “desea recalcular los precios que dependen de ella”, en caso de oprimir el botón

se afectarían todos los precios que depende de la fórmula. Antes de continuar asegurese si realmente desea hacer los cambios ya que una vez aplicados, no podrá recuperarse la información.


368


5.5.2 Recalcular precios con formulas En este módulo se pueden actualizar precios por:

• Código base • Artículos • Departamentos • Proveedores • Actualización del costo

Para actualizar precios se debe elegir primero una de las opciones, haciendo clic en el botón de opciones y para elegir el registro a modificar se presiona <enter> en el cuadro de texto o se

da clic en el botón de búsqueda .

En caso de elegir la opción , aparecerá la siguiente pantalla donde se puede el elegir el registro al presionar <enter>, haciendo doble clic o presionando el

botón .


369


Si se elige la opción , se sigue el mismo procedimiento de búsqueda, en este caso se pueden buscar artículos por clave, descripción, coincidencia y departamento; también se puede elegir el almacén de donde se va a sacar el artículo. Para aplicar la selección se presiona <enter>.

Si desea ver información adicional del artículo seleccionado, se presiona el botón , o la tecla + y a continuación muestra la siguiente pantalla:

Muestra características adicionales del artículo, como son: el código de barras, unidad, modelo, máximo, moneda, clave del departamento, su última compra, código base, sus clasificadores y existencias.

En caso de elegir la opción , se realiza la búsqueda por departamento, en la siguiente pantalla se muestran los departamentos y subdepartamentos, por si se desea hacer más específica la búsqueda. Los subdepartamentos aparecen al dar clic en el icono del departamento.


370


Cada departamento tiene una clave principal y los subdepartamentos tienen claves consecutivas que hacen referencia al departamento que pertenecen, en este caso el departamento es el C y el subdepartamento es C1. Una vez elegido el departamento o subdepartamento se debe aplicar y para ello se presiona la

tecla <enter> o se oprime el botón .

Otra opción es por , en ella se pueden realizar búsquedas por nombre y por RFC

Se selecciona el registro colocando el cursor y se aplica dando doble clic o presionando el

botón .


371


La última opción es aquí se elige la fecha a partir de la cual se van a actualizar los precios, este dato se encuentra en la pestaña de datos comerciales. Vease (Capitulo 4.1.1.2.3 Datos Adicionales). Una vez elegida la opción de actualización de precios aparece debajo de estas una lista de precios.

Para actualizar los precios, primero se debe seleccionar el precio y presionar la tecla <enter> o dar doble clic y a continuación muestra la siguiente pantalla:

En esta pantalla se puede actualizar el precio de diversas formas, solo se puede elegir una de las opciones preestablecidas como son:

• Sin cambios • Recalcular la formula previamente determinada en el precio del artículo. • Aumentar o disminuir una cantidad constante


372


• Aumentar o disminuir un porcentaje del precio • Aplicar una fórmula

Al seleccionar la opción de se despliega un cuadro de opciones, el cual permite elegir una fórmula preestablecida anteriormente por el usuario. Si se activa la casilla

de aplica las políticas de redondeo preestablecidas por la organización, esto se modifica en configuración de la empresa.

Una vez hechos los cambios en actualizar precios, se presiona el botón , para aplicar las modificaciones correspondientes. Una vez posicionados en la pantalla de actualizar precios, se seleccionan las columnas que se

requiere que aparezcan en el reporte. Existe una opción de , si esta casilla es activada afectaría directamente los precios del registro seleccionado, de lo contrario solo

permitirá visualizar los cambios realizados. Por último se presiona el botón para visualizar el reporte de actualización de precios, este reporte queda de la siguiente manera:

Este reporte muestra de que tipo de articulo se modificó, en este caso es por código base, también permite visualizar la fecha de modificación y los artículos actualizados. Este reporte se puede imprimir o guardar. 5.5.3 Lista de precios


373


Esta opción permite imprimir la lista de precios. Los precios pueden ser ordenados por código o por nombre, a continuación se elige el nivel del departamento del que se desea sacar la lista de precios. Asimismo se tiene tres opciones de que tipo de reporte se requiere, ya sea:

• Precios sin IVA • Precios con IVA desglosado • Imprimir la lista continua.

Existe también una lista de precios, se puede elegir más de un precio dependiendo de cómo se desee el reporte de precios a imprimir, se puede especificar la fecha a partir de la cual se desea sacar la lista de precios.

Para hacer más específica la búsqueda se puede agregar una condición en el apartado de filtrar información. Una vez especificados todos lo requisitos con los que debe contar el reporte

se presiona el botón que permite visualizar la lista de precios obtenida.


374


El botón de muestra la siguiente pantalla:

Esta pantalla permite configurar el tamaño del papel, su orientación y el tamaño de letra que se va a visualizar en el reporte. En la lista de precios se puede visualizar que el reporte si cumplió con las condiciones establecidas anteriormente.


375


MODULO VI

ADMINISTRACIÓN – FINANZAS


376


El módulo de ADMINISTRACIÓN – FINANZAS le permite calcular las proyecciones de ventas de una manera rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturación de ventas realizadas. También le permite estimar la demanda hacia el futuro, basándose en información histórica generada por el movimiento de productos del módulo de Control de Inventarios o por las ventas del módulo de Facturación. Beneficios Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo y Ventas con información congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa. Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la empresa. Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas. Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Crecimiento. Permite generar pronósticos según los parámetros del filtro de datos definidos por el usuario y realizar múltiples pronósticos por período definido. El usuario puede escoger el orden en la presentación de los datos pronosticados, ya sea creciente o decreciente. El módulo utiliza una serie de fórmulas para el cálculo de los pronósticos, dependiendo de los requerimientos de la empresa en cuanto a proyecciones de ventas o movimientos de inventarios. 6.1 REPORTES DE VENTAS 6.1.1 VENTAS Y UTILIDAD POR PERIODO 6.1.2 VENTAS ACUMULADAS POR MES 6.1.3 VENTAS SOSPECHOSAS 6.1.4 PRODUCTOS MAS VENDIDOS 6.1.5 VENTAS POR DEPARTAMENTOS Y UTILIDADES 6.1.6 PRODUCTOS SIN MOVIMIENTOS 6.1.7 6.2 REPORTES PARA TOMA DE DECISIONES 6.2.1 ¿EN QUE LÍNEA DE PRODUCTOS GANO MAS? 6.2.2 ¿COMO ESTOY COMPRANDO? 6.2.3 ¿CON QUE CLIENTE GANO MAS? 6.2.4 ¿EN QUE LÍNEA DE PRODUCTO ROTA MAS RÁPIDO Y E N CUAL GANO MAS? 6.2.5 ¿Qué CLIENTES ME PAGAN MAS RÁPIDO Y QUIEN ME DA A GANAR?


377


6.2.6

MODULO VII

SISTEMA


378


7.1 Seguridad Es posible definir derechos de acceso a los usuarios al sistema por medio de una opción de privilegios. 7.1.1 Administración de usuarios El sistema debe estar protegido contra personas que no tengan acceso a él, por lo tanto se debe llevar una buena administración de los usuarios.

Para administrar el acceso a los usuarios, Nodrix ADN cuenta con un módulo donde usted podrá asignar usuarios, definir perfiles, controlar los permisos y ver el historial de actividades de cada usuario. 7.1.1.1 Usuarios Al momento de accesar al módulo de Administración de usuarios, usted podrá darse cuenta que también esta activada la pestaña de Usuarios, donde se presenta una lista completa de los usuarios y sus perfiles, que han sido dados de alta hasta el momento.


379


Para buscar un determinado usuario presione la tecla F2 y enseguida aparecerá otra pantalla con la lista de todos los nombres de usuario.

Para comenzar la búsqueda primero digite el nombre de usuario en la caja de texto y

enseguida presione el botón o la tecla <enter>; si el sistema encuentra el registro,


380


lo enviará a la pantalla de Administración de usuarios y el registro aparecerá seleccionado en la lista.

Para agregar un usuario y asignarle un perfil, de clic en la pestaña y verá que en la parte inferior aparecen más pestañas que hacen referencia a la pestaña Usuarios . Ahora de

clic en la pestaña y enseguida el sistema le desplegará un nuevo formulario.

1 Este campo indica el nombre con el cual va a iniciar sesión el usuario. 2 Este campo indica el nombre real del usuario.

3 Este campo indica la contraseña con la cuál va a accesar el usuario al sistema.

4 Está opción específica el perfil que va a tener el usuario. 5 Si se activa está opción, se registrarán todos los movimientos que realice el usuario

dentro del sistema. Cambiar datos del usuario seleccionado. Primero seleccione un usuario registrado de la lista y posteriormente presione el botón

o . Enseguida el sistema le enviará la siguiente pantalla:


381


1 Este campo indica el nombre con el cual va a iniciar sesión el usuario. 2 Este campo indica el nombre completo de usuario.

3 Este campo indica la contraseña actual del usuario, como puede ver se encuentra

deshabilitada esta caja de texto.

4 Está opción permite cambiar el perfil al usuario. Solo tiene que seleccionar el nuevo perfil de la lista.

5 Si está opción se encuentra activada, el campo Fecha de expiración también se

activará. Una vez activada la fecha usted mismo podrá establecer la fecha en que va a expirar el usuario.

6 Si se activa está opción, se registrarán todos los movimientos que realice el usuario

dentro del sistema.

7 Si esta opción se activa, indicará que el usuario se encuentra activo en el sistema.

8 Si esta opción se encuentra activa, indica que el usuario es el administrador del sistema con el cual tiene la facilidad de modificar cualquier dato.

9 Este campo indica la última fecha en que fue cambiada la contraseña.

Para cambiar la contraseña actual, lo que tiene que hacer es presionar el botón y enseguida se abrirá otra ventana, donde usted podrá ingresar la nueva contraseña del usuario.


382


Una vez digitada en la caja de texto la nueva contraseña, presione el botón para que sea almacenada. Antes de ingresar una contraseña, debe tomar en cuenta que el tamaño mínimo para la contraseña es de 6 caracteres. Si se llevó a cabo bien este proceso, el sistema le enviará un mensaje informativo:

Dentro del formulario de cambiar datos, usted tendrá la opción de trasladarse de un registro a otro haciendo clic en los siguientes botones:

Muestra el primer registro.

Muestra el último registro.

Muestra el registro anterior.

Muestra el siguiente registro.

Actualiza y guarda los cambios del registro. Asignar o cambiar permisos al usuario seleccionado Para asignarle permisos al usuario de clic en la pestaña . Como podrá ver el

sistema activa la pestaña y a su vez la pestaña .


383


1 Lista de usuarios y perfil de cada uno de ellos, los cuales han sido dados de alta hasta el momento.

2 Está opción indica la lista de formas que se le pueden asignar al usuario.

3 Lista de permisos que se le pueden asignar al usuario que se eligió,

Para asignar permisos a un usuario, primero seleccione un usuario y después seleccione una forma de la lista de formas, enseguida el sistema le enviará una lista de los módulos contenidos en la forma. Una vez presentado el listado, usted podrá asignar los módulos a los que tendrá permiso de accesar el usuario que eligió. El protocolo que se utiliza para definir que tipo de permisos tendrá el usuario es el siguiente:

Habilita las opciones marcadas con este símbolo, por lo tanto se puede Tener acceso a ellas.

Permite visualizar las opciones marcadas con este símbolo, pero no se puede tener acceso a ellas porque se encuentran deshabilitadas.


384


Los catálogos marcados con este símbolo son invisibles, por lo tanto no se mostrarán cuando accese al sistema.

Para que usted pueda marcar los catálogos con estos símbolos, lo que tiene que hacer es posicionarse en la parte de los símbolos y con el Mouse dar clic sobre él hasta que obtenga el símbolo deseado, otra opción es dar clic derecho sobre el catálogo seleccionado y aparecerán las siguientes opciones:

• Todos habilitados • Todos visibles • Todos deshabilitados pero visibles • Ver leyenda • Imprimir

Seleccione una de ellas, dependiendo de los permisos que vaya a asignarle. En caso de que seleccione Ver leyenda aparecerá una ventana con los símbolos y su descripción correspondiente. Una vez terminado de asignar los permisos correspondientes al usuario seleccionado, de clic

en el botón para aplicar los cambios de permisos para el usuario. Eliminar al usuario seleccionado Para eliminar un usuario, primero seleccione el registro y después de clic en la pestaña

y el sistema antes de eliminar el registro, le enviará un mensaje para confirmar la operación.

Si usted presiona el botón , el sistema eliminará al usuario de la lista y mandará un mensaje de “El usuario fue eliminado”; de lo contrario seguirá activo en la lista de usuarios.

Imprimir listado **** Imprimir permisos ****


385


7.1.1.2 Perfiles del usuario Para poder visualizar la lista de perfiles existentes hasta el momento, de clic en la pestaña

.

Si desea buscar un perfil en especifico presione la tecla F2 y enseguida se abrirá una nueva ventana de búsqueda de perfiles.


386


Digite en la caja de texto el nombre del perfil que quiere buscar y de clic en el botón

y si su registro existe, aparecerá seleccionado en el listado de perfiles. Nuevo perfil Para crear un nuevo perfil de clic en la pestaña y enseguida aparecerá la siguiente pantalla, donde usted tendrá que rellenar los campos correspondientes:

1 Este campo indica el nombre o la descripción del nuevo perfil. 2 Si se activa esta opción indica que debe cambiar la contraseña en un periodo

determinado.

3 Este campo indica el intervalo de tiempo en días para realizar el cambio de la contraseña. No se recomienda.

4 Si se activa está opción, se registrarán los movimientos del perfil dentro del sistema.

Cuando haya terminado de digitar todos los datos del nuevo perfil, presione el botón para almacenar el perfil. Ahora podrá visualizar el nuevo perfil en la lista de perfiles. Cambiar datos del perfil seleccionado. Para cambiar los datos del perfil seleccionado, lo primero que tiene que hacer es seleccionar

un perfil de la lista y después dar clic en cualquiera de las dos pestañas

. Enseguida el sistema lo enviará a la siguiente pantalla:


387


En esta pantalla, usted podrá cambiar todos los datos acerca del perfil. Los botones que se presentan en la parte inferior, tienen la misma utilidad que los anteriores. Asignar o cambiar permisos al perfil seleccionado

Para asignarle permisos al perfil de clic en la pestaña , enseguida usted podrá

ver como el sistema activa la pestaña y a su vez la pestaña .


388


1 Lista de perfiles que han sido dados de alta hasta el momento. 2 Está opción muestra una lista de formas que pueden ser asignados al perfil.

3 Está lista indica los permisos que se le pueden asignar al perfil seleccionado.

Para asignar permisos a un perfil, lo primero que tiene que hacer es seleccionar un perfil de la lista y después seleccionar una forma de la lista de formas, enseguida el sistema desplegará en la parte inferior una lista de los módulos contenidos en la forma seleccionada. Una vez que se haya desplegado el listado, usted podrá asignar los módulos a los cuales tendrá acceso el perfil que selecciono. Existe un protocolo para definir el tipo de permisos que tendrá el perfil.

Habilita las opciones marcadas con este símbolo, por lo tanto se puede tener acceso a ellas.

Permite visualizar las opciones marcadas con este símbolo, pero no se puede tener acceso a ellas porque las deshabilita.

Los catálogos marcados con este símbolo son invisibles, por lo tanto no se mostrarán cuando accese al sistema.

Y para marcar los catálogos con estos símbolos, lo que tiene que hacer es posicionarse en la parte de los símbolos y con el Mouse dar clic sobre él hasta que obtenga el símbolo deseado, otra opción es dar clic derecho sobre el catálogo seleccionado y aparecerán las siguientes opciones:

• Todos habilitados • Todos visibles • Todos deshabilitados pero visibles • Ver leyenda • Imprimir

Seleccione una de ellas, dependiendo de los permisos que vaya a asignar. En caso de dar clic en Ver leyenda aparecerá una ventana con los símbolos y su descripción correspondiente. Cuando haya terminado de asignar los permisos correspondientes al perfil seleccionado, de

clic en el botón para aplicar los cambios de permisos para el perfil.


389


Eliminar perfil Para que usted pueda eliminar un perfil, primero tiene que seleccionar el perfil y después dar clic en la pestaña , antes de que el registro sea eliminado, el sistema envía un mensaje para confirmar la operación.

Si usted presiona el botón , el sistema eliminará el perfil de la lista y mandará un mensaje de “El perfil fue eliminado”; de lo contrario el registro seguirá activo. 7.1.1.3 Control de permisos Como podrá darse cuenta está opción ya ha sido utilizada en el momento que se asignan permisos a los usuarios y a los perfiles. Esta pestaña cuenta con cinco opciones:

• Aplicar los cambios de permisos para el usuario o perfil • Restaurar los cambios de permisos para el usuario o perfil • Restaurar los cambios de permisos para el usuario desde su perfil • Usuarios • Perfil de usuario

Se presiona la pestaña cuando se desea asignar los permisos al usuario o perfil. Si requiere que los cambios realizados a un usuario o perfil sean restaurados, solo de clic en la

pestaña . La pestaña , solo se activa cuando se tiene seleccionada la pestaña y sirve para restaurar los cambios de permisos para el usuario desde su perfil. La pestaña muestra la lista de usuarios y el perfil de cada uno, está es la opción que permite asignar permisos a los usuarios.


390


La pestaña muestra un listado de todos los perfiles, también se puede asignar permisos por perfil. Una vez que haya activado está pestaña, usted podrá darse cuenta que aparece la pestaña , la cual permite actualizar los permisos de todos los usuarios con ese perfil. 7.1.1.4 Auditar La pestaña auditar registra las actividades y movimientos que realizan los usuarios en la aplicación, para accesar a está de clic en la pestaña . Actividad de la conexión de los usuarios Para ver el número de conexiones que realizó un determinado usuario, la fecha y hora de su conexión y el nombre de la estación de trabajo donde estuvo conectado, de clic en la pestaña

.

1 Está poción indica el nombre de inicio de sesión del usuario. 2 Está opción indica el periodo a partir del cual se desea ver las actividades de conexión

del usuario.

3 Está lista muestra las actividades de conexión de usuario, de acuerdo al periodo establecido.

Para ver las actividades de conexión de un determinado usuario, primero seleccione un nombre de usuario del cuadro de opciones, después establezca un periodo de fechas y


391


enseguida el sistema le mostrará la fecha y hora de conexión del usuario, el fin de la conexión y la estación de trabajo donde se conecto.

Para moverse entre las actividades del usuario, existen cuatro botones , que tienen la misma utilidad que los anteriores. Si se desea eliminar el historial de las actividades de conexión del usuario seleccionado, sólo

de clic en el botón y enseguida el sistema confirmará la petición.

Si da clic en el botón , la información de auditoria será completamente eliminada, de lo contrario seguirá registrada en el historial. Actividades de los usuarios Para ver las actividades que realizó un determinado usuario dentro de la aplicación, de clic en

la pestaña .


392


1 Está opción muestra la lista de formas. 2 Está opción muestra la lista de los nombres de inicio de sesión de los usuarios que se

encuentran activos hasta el momento.

3 Está opción indica el periodo de actividades a partir de cual se van a ver las actividades que realizó el usuario dentro de la aplicación.

4 Lista de actividades que realizó el usuario, nombre del módulo donde acceso, fecha,

hora y equipo al que acceso.

5 Información adicional acerca de la actividad que realizó el usuario, en este caso acerca

de la venta, como es la serie, folio, clave del artículo y precio. Para visualizar las actividades de los usuarios, lo primero que tiene que hacer es seleccionar una forma de la lista de formas, después seleccionar un usuario y por último establecer un periodo determinado de actividades.

Para moverse entre las actividades del usuario, existen cuatro botones , que tienen la misma utilidad que los anteriores. Si se desea eliminar el historial de las actividades del usuario seleccionado, sólo de clic en el

botón y enseguida el sistema confirmará la petición.

Si da clic en el botón , la información de auditoria será completamente eliminada, de lo contrario seguirá registrada en el historial. Utilización de los componentes

La pestaña , permite visualizar que usuarios han utilizado el componente seleccionado, la fecha y hora en que hicieron uso de él y el nombre de la computadora donde accesaron.


393


1 Está opción contiene los nombres de las formas. 2 Está opción despliega la lista de componentes que contiene la forma seleccionada.

3 Está opción permite establecer un periodo de tiempo a partir de cuál se desea ver las

actividades del componente.

4 Lista de los usuarios que ocuparon el componente en el periodo establecido.

5 Información adicional acerca de la actividad del usuario seleccionado de la lista. Para visualizar que usuarios utilizan los componentes y en que periodo, lo primero que tiene que hacer es seleccionar una forma de lista de formas, después seleccione un componente y por último establezca el periodo de actividades. Existen dentro del formulario cuatro botones, que le permiten moverse entre registros, los cuales ya han sido descritos anteriormente. Si se desea eliminar el historial de la utilización del componente seleccionado, sólo de clic en

el botón y enseguida el sistema confirmará la petición.


394


Si da clic en el botón , la información de auditoria será completamente eliminada, de lo contrario seguirá registrada en el historial. Usuarios utilizando la aplicación Está opción le permite ver que usuarios se encuentran utilizando el sistema, su perfil, fecha y hora en que se conectaron y desde que equipo se está realizando la conexión.

Para actualizar la lista de los usuarios conectados, presione el botón y el sistema se encargará de agregar a los usuarios que se estén conectando en ese momento.

7.1.1.5 Configuración general de la aplicación Para poder configurar de forma general las actividades de la aplicación, de clic en la pestaña

.


395


1 Este campo indica los minutos que puede estar sin actividad un usuario.

2 Este campo indica el número máximo de veces que puede intentar conectarse un

usuario. 3 Si se activa está opción se deshabilitará al usuario después de que exceda el número

de intentos de conexión.

4 Este campo indica el número máximo de días que puede estar inactivo un usuario.

5 Este campo indica el número máximo de contraseñas que se pueden almacenar en el historial.

6 Si se activa está opción, el sistema permitirá que existan conexiones múltiples para un

mismo usuario. 7.2 Cambio de usuario El módulo de cambio de usuario , permite cerrar la sesión actual y accesar nuevamente al sistema con un nombre de usuario y contraseña diferente. Cada usuario tiene diferentes privilegios por lo que, los permisos de acceso van a depender del usuario que ingrese (Ver Capitulo de administración de usuarios ).


396


Al accesar a este módulo, presenta la siguiente pantalla donde puede accesar al sistema con un usuario diferente. Ingrese su nombre de usuario y contraseña y de clic en el botón ; si da clic en saldrá completamente del sistema.

En caso de que ingrese un nombre de usuario o contraseña no validos, el sistema mandará un mensaje de advertencia “Nombre de usuario o contraseña invalida”, de clic en e intente ingresar nuevamente. En este ejemplo el usuario tiene un perfil de facturación, por lo que solo tiene permiso de accesar a los módulos de registros de documentos de ventas, procesos de ventas y reporte de ventas del día. 7.3 Utilerías En el módulo de utilerías usted podrá encontrar múltiples herramientas de configuración del sistema como son:

• Cambio de contraseña • Diseñador de facturas y/o documentos • Depurar impuestos y procesos varios • Respaldos • Modificar y Recibir información • Actualizar precios • Agregar ubicaciones por departamento • Registrar el sistema • Recuperar documentos • Parámetros de contabilidad


397


• Editor de reportes SQL • Editar NODRIX.INI • Buscar artículos F4 • Buscar artículos por clasificadores F5 • Buscar artículos en mapas gráficos F6 • Calculadora F3

7.3.1 Cambio de contraseña El módulo de cambio de contraseña, permite cambiar de contraseña al usuario actual con que se encuentre accesando.

En la siguiente pantalla se cambia la contraseña de su usuario, en este caso debe primero ingresar su contraseña anterior y en los dos campos siguientes proporcionar su nueva contraseña, después debe dar clic en el botón , para que se efectué el cambio correspondiente.

Una vez hechos los cambios, el sistema mandará un mensaje de “Efectuando el cambio de contraseña”, de clic en Aceptar, para continuar trabajando. Ahora la nueva contraseña se establecerá como inicial, por lo que cuando desee accesar a Nodrix ADN por segunda vez, será esta la que deba ingresar.


398


7.3.2 Diseñador de facturas y/o documentos

7.3.3 Depurar impuestos y procesos varios Por seguridad NO haga uso de este modulo, salvo previas indicaciones de su asesor de Nodrix ADN.


399


7.3.4 Respaldos El módulo de respaldos se utiliza principalmente para respaldar la información de la empresa. Este respaldo se puede llevar a cabo al finalizar las operaciones del día, cada tres días o cada fin de semana; dependiendo de la arquitectura de su servidor. En caso de que la empresa cuente con una PC que funja como servidor, lo mas recomendable seria respaldar la información al final del día y si cuenta con un servidor completo con respecto a su arquitectura, podrá respaldar su información cada tercer día o cada fin de semana. Para llevar a cabo el respaldo, NO es necesario que los usuarios se salgan del sistema. Una de las operaciones que se lleva a cabo dentro del módulo de utilerías es la de Respaldos que a su vez esta compuesta por otros módulos como son:

• Activar monitor de respaldos • Configurar programación de respaldos


400


• Restauración y reparación de base de datos

NOTA: Antes de entrar a la opción Activar monitor de respaldos (Ctrl + F11) accese a la opción Configurar programación de respaldos (F11) para especificar la fecha y hora en que se va a respaldar la base de datos. 7.3.4.1 Activar monitor de respaldos (versión Win dows) (crtl + f11) Para que se genere el respaldo de la base de datos, el día y hora indicados se debe mantener activa la ventana de Activar monitor de respaldos.

El sistema ejecutará está acción en la fecha y hora establecidos y mandará una pantalla como la siguiente, donde se puede ver la hora en que se ha comenzado a iniciar el respaldo y la hora en que finalizó. En este ejemplo, el monitor de respaldo de Nodrix ADN fue iniciado a las 17:35:01 horas y el respaldo se inicio a las 17:37:11 horas y finalizó a las 17:43:38 horas, asimismo en la parte derecha se puede visualizar toda la información que se va escribiendo en el respaldo.


401


NOTA: Está opción solo es de uso exclusivo para una servidor Windows. 7.3.4.2 Configurar programación de respaldos (f11) Se puede accesar al modulo de configuración de respaldos de dos formas una es utilizando la barra del menú y la otra es presionando la tecla F11.


402


Una vez dentro de la pantalla configuración de respaldos, debe buscar la base de datos origen

que se desea respaldar haciendo clic en el icono , por default la base de datos se encuentra almacenada en C:\Archivos de Programa\NodrixADN\Winvecaja.fdb, este ultimo es el nombre de la base de datos, en algunos casos estará con la extensión .gdb Posteriormente debe teclear un directorio destino para respaldo, en la caja de texto Directorio para Respaldo, después debe elegir en la parte inferior de Agenda de Respaldos el día y hora en que se va a llevar a cabo el respaldo de la base de datos, como se muestra en la siguiente pantalla:

En este ejemplo, la base de datos origen es winvecaja.fdb y su directorio destino será C:\, se respaldará el día miércoles a las 17:00 y 18:00 horas.

Una vez establecida la configuración de respaldo, presione el botón , para que esta sea aplicada en la fecha y hora correspondiente. Si desea salir de la configuración presione el

botón . 7.3.4.3 Restauración y reparación de bases de da tos Esta opción es utilizada en caso de que cuente con un servidor Linux, tiene tres pestañas desplegables que son: respaldar, restaurar y reparar.


403


La pestaña respaldar crea una copia idéntica de la base de datos, en la ruta indicada. En caso de que se desee realizar un respaldo en otra estación de trabajo, debe especificar su dirección

IP en el campo y la ruta origen; de lo contrario si solo desea hacer un respaldo

en la misma estación de trabajo busque la ruta origen de la base de datos con el icono . El sistema le brinda también el tipo de respaldo que desea crear, como pueden ser: normal, ignorar chequeo de datos o deshabilitar recolección de basura, elija uno de ellos y

posteriormente asigne con el icono la ruta destino. NOTA: Es recomendable que la base de datos se almacene en el directorio de otra computadora. En la siguiente pantalla se muestra el ejemplo de respaldo de la base de datos winvecaja.fdb.


404


En este ejemplo, se realizó un respaldo de la base de datos en la misma estación de trabajo en la unidad C. Una vez llenados todos los campos correspondientes debe dar clic en el botón

para comenzar con el respaldo de la base de datos. En la parte inferior hay un cuadro de texto que muestra la información creada en el respaldo

winvecaja.gbk., ya creado el respaldo puede salir de la ventana presionando el botón . La pestaña Restaurar permite restaurar la base de datos para que los usuarios puedan accesar a ella sin ningún problema. Primero debe elegir el directorio origen donde se encuentra almacenado el respaldo de la base de datos, para esto debe hacer clic en el cuadro de opciones

y buscar la base de datos, posteriormente vera que en la parte derecha aparecerá el nombre del respaldo de la base de datos. En la parte inferior de la pantalla hay un cuadro de texto donde debe especificar la ruta destino

presionando el botón , en caso de que desee restaurar la base de datos de otra estación de trabajo debe agregar su dirección IP. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de la restauración de la base de datos winvecaja.gdb en una misma estación de trabajo.


405


El respaldo de la base de datos se encuentra en la unidad C:, y la base de datos origen es

winvecaja.gbk. Una vez rellenados todos los campos debe dar clic en el botón , para comenzar con la restauración de la base de datos. En ese momento se presenta en la parte derecha una lista de toda la información que está siendo restaurada. La pestaña Reparar permite reparar las tablas dañadas de la base de datos, en caso de que se requiere reparar la base de datos de otra estación de trabajo defina su dirección IP y la ruta

de la base de datos origen con el botón , si se desea reparar la base de datos de la misma estación de trabajo solo asigne la ruta origen. Posteriormente debe elegir una opción de reparación, está puede ser por validación de fragmentos o reparación para respaldo, elija una de ellas y después de clic en el botón

para comenzar con la reparación de la base de datos. En la parte inferior hay un cuadro de texto donde se pueden apreciar las reparaciones realizadas a la base de datos.

En este ejemplo se requiere realizar una reparación a la base de datos local, por lo que se eligió la base de datos origen winvecaja.fdb y se eligió la opción validación de fragmentos. NOTA: Se debe de asegurar que todos los usuarios cierren el sistema antes de respaldar, restaurar y reparar la base de datos. 7.3.5 Modificar información


406


El módulo Modificar información permite modificar los movimientos de entradas y salidas o aumentos y disminuciones.

Esta pantalla permite modificar información de los movimientos realizados, en primer lugar debe elegir el tipo de movimiento. Cada tipo de movimiento tiene sus propios movimientos, por ejemplo Entradas y Salidas contiene: entrada por remisión, entrada por compra, entrada por devolución de cliente, ventas, entrada por cancelación, salida por merma, salida por traspaso, etc. y Aumentos y disminuciones contiene: factura, documento, nota de cargo, intereses, cheque devuelto, nota de crédito, liquidación, anticipo, etc.

En este ejemplo se eligió el tipo Entradas y Salidas con un movimiento de Entrada por compra, asimismo debe especificarse el registro que se desea modificar, en este caso la serie será FAC y el folio no. 18529. Posteriormente debe elegirse el tipo de persona que realiza el movimiento, ya sea por cliente o por proveedor; en nuestro ejemplo será proveedores. Una vez especificados todos los campos, de clic en el botón para visualizar en la tabla el registro que se va


407


modificar; en caso de que no exista, el sistema enviará un mensaje de “No se encontró ningún movimiento”. Para modificar el registro posicione sobre él y presione la tecla F2 o haga doble clic, al

momento de modificar el registro se activará el botón , de clic sobre él si desea

guardar los cambios realizados, en caso contrario presione el botón . No es recomendable modificar la serie ya que ocasionaría algunos problemas, en caso de que repita un número de folio, al momento de guardar los cambios el sistema le avisará que esté ya existe.

Si por alguna razón desea eliminar el registro presione el botón y el sistema inmediatamente mandará el siguiente mensaje:

En caso de oprimir el botón , se eliminará al instante el movimiento, de lo contrario el registro seguirá existiendo. 7.3.6 Enviar información En el módulo de utilerías existen otras funciones entre las que se encuentran Enviar información y Recibir información. El modulo de enviar información permite transferir información entre diferentes bases de datos. Esto es comúnmente utilizado cuando No hay una conexión de red y existe la necesidad de enviar información a otra estación de trabajo.


408


Como se muestra en la pantalla, el sistema permite al usuario establecer un periodo de fechas a partir del cual va a buscar el movimiento seleccionado, en el ejemplo el periodo de fechas es a partir del 13/06/2005 al 13/07/2005, posteriormente se debe seleccionar el movimiento de entrada o salida que se muestra en la lista, para seleccionar un movimiento se debe posicionar el cursor en el registro y hacer clic sobre él cuadro o presionar la barra espaciadora, en este ejemplo se selecciono el movimiento de salidas por traspaso.

Una vez elegido el movimiento se procede a seleccionar el directorio o dispositivo destino, en

este ejemplo la carpeta destino es , en caso de que requiera realizar una

búsqueda más especifica de clic en el botón y se desplegara en la parte inferior un apartado donde se pueden anexar las condiciones que debe cumplir la lista que se va a enviar. Se puede filtrar la información por serie de la factura, folio de la factura, agente y almacén;

para agregar la condición a la lista de clic en el botón , si se quiere limpiar la lista de condiciones, de clic en el botón . Después de haber realizado todos los pasos anteriores y este seguro de enviar las listas, de

clic en el botón para enviar la lista de movimientos a la carpeta destino. Por default antes de iniciar la transacción el sistema le mandará el siguiente mensaje:


409


Si presiona el botón , la información será enviada y se crearan en la carpeta destino

una serie de archivos relacionados con la búsqueda, con extensión XML , en caso contrario se cancela la transacción.

Para poder visualizar la lista de movimientos enviados, de clic en el botón y enseguida aparecerá una ventana de Abrir, elija el archivo que desee ver y para abrirlo de doble clic sobre el o presione el botón y enseguida le mandará una pantalla como la siguiente:

En ella se puede visualizar la información obtenida de la consulta del ejemplo anterior. 7.3.7 Recibir información En este módulo se recibe la información de alguna sucursal o contenedor.


410


Para recibirla primero debe seleccionar el directorio o dispositivo donde se hayan guardado anteriormente los archivos, que en este ejemplo fueron guardaron en la

carpeta , una vez seleccionada se presiona el botón de , el sistema procesa la petición y en la parte inferior muestra una lista de los procesos que se están ejecutando al momento de recibir la información y el tiempo en segundos que tardan en ser procesados.

Posteriormente el sistema manda un mensaje de confirmación como el siguiente:


411


En caso de presionar , se recibirá la información correspondiente, en caso contrario se cancela el proceso. Al final de la transacción el sistema manda un mensaje de “Se recibieron los movimientos”.

Para visualizar la información está el botón de , que funciona igual que la parte anterior de recibir información. 7.3.8 Actualizar precios El módulo de actualizar precios se utiliza principalmente cuando no se cuenta con una de red de trabajo y existe la necesidad de trasladar archivos de la base de datos entre las estaciones de trabajo. Una de las operaciones que se realizan en el módulo de utilerías es Actualizar precios dentro de la cual existen otros módulos como son:

• Enviar precios • Recibir precios • Capturar precios

7.3.8.1 Enviar precios Este modulo permite enviar altas y cambios de precios, para llevar a cabo esta operación.


412


Primero se debe elegir el directorio destino posteriormente se presiona el

botón , el cual permite enviar información de los precios modificados al directorio destino.

En este ejemplo se enviaran las listas a la carpeta , en ella se crearan

archivos con extensión XML , entre los que se encuentran listas de precios, artículos, fórmulas, entre otros. Una vez presionado el botón el sistema pregunta al usuario si desea enviar los precios al directorio destino que eligió, como se muestra en el siguiente mensaje:


413


Si se presiona el botón , el sistema enviara los precios al directorio destino y envía un mensaje de “Se enviaron los artículos y sus precios”, en caso contrario se cancela la operación.

La opción de no es comúnmente utilizado debido a que afecta el inventario, pero en caso de ser utilizado funciona igual que enviar precios. Antes de completar el proceso el sistema pregunta si se enviaran las existencias al directorio destino. Si se presiona el botón

el sistema manda un mensaje anunciando que “Se han enviado las existencias de los artículos”.

Para cancelar el estatus de los precios cambiados se presiona el botón , enseguida el sistema manda un mensaje de confirmación como el siguiente:

En caso de oprimir el botón , el sistema le quitara la marca a los artículos, en caso contrario se cancela la operación. Para visualizar los cambios hechos durante esta operación, se debe presionar el

botón , posteriormente aparecerá una pantalla de Abrir, donde podrá elegir el archivo que desea visualizar, en este ejemplo se elegirá el archivo precios y se muestra el siguiente reporte:

Donde se puede apreciar una lista de artículos con sus precios correspondientes.


414


Una vez enviada la información al directorio o dispositivo destino, se llevara a otra estación de trabajo para que esta sea recibida. 7.3.8.2 Recibir precios En este módulo se reciben y actualizan los precios de los artículos.

Para recibir precios primero se debe seleccionar el directorio o dispositivo donde se hayan

guardado los archivos, que en este ejemplo se guardaron en la carpeta ,

una vez seleccionada se presiona el botón de , el sistema procesa la petición y en la parte inferior muestra una lista de los procesos que se están ejecutando al momento de recibir los precios y el tiempo en segundos que tardan en ser procesados.


415


Posteriormente el sistema manda un mensaje de confirmación como el siguiente:

En caso de presionar , se recibirán y actualizan todos los precios de los artículos, en caso contrario se cancela el proceso. Al final de la transacción el sistema manda un mensaje de “Se recibieron los precios”.

Existe también la opción de , esta no es comúnmente utilizada ya que afecta al inventario, pero en caso de ser utilizada permite recibir las existencias.

Para visualizar la información está el botón de , que funciona igual que la parte anterior de recibir datos.


416


7.3.8.3 Capturar precios Para hacer uso de está función, accese de la siguiente manera:

Antes de poder accesar a esta opción el sistema manda un mensaje importante como el siguiente:

Se debe dar clic en Aceptar para continuar con la operación, después debe buscar el artículo a modificar, ya sea por clave, descripción, coincidencia, departamento o proveedor.


417


Una vez encontrado el articulo, se debe posicionar el cursor sobre él para poder modificarlo, ya sea haciendo doble clic sobre el artículo, presionando la tecla <enter> o la tecla F2 podrá modificar los campos del artículo. En caso de que se requieran realizar cambios a varios artículos que se encuentren consecutivos, seleccione primero el articulo inicial cuyo valor va a servir de referencia para modificar los demás artículos y posteriormente presionando la tecla Shift + teclas del cursor seleccione la zona a modificar y haciendo clic derecho aparecerá el siguiente cuadro de

dialogo , debe dar clic en el para que se realicen los cambios en las columnas seleccionadas. Para deshacer los cambios en caso de que lo considere haga clic en el icono

. En caso de que los registros que se requieran modificar se encuentren intercalados, primero seleccione el articulo inicial cuyo valor va a servir de referencia para modificar los demás artículos y posteriormente presione las teclas Ctrl + Clic sobre los artículos intercalados, en este caso solo se modificara la columna a la que se hace referencia en el registro inicial, no en toda la fila de registros.

Si desea consultar información del artículo debe presionar el botón , es información de solo lectura, no es modificable.


418


En esta pantalla se presentan las características mas sobresalientes del articulo, asimismo despliega dos pestañas una de precios y condiciones y otra de existencias, la de precios y condiciones contiene los precios, condiciones que debe cumplir el articulo y sus descuentos; y en la otra pestaña de existencias muestra el almacén donde se encuentra y su existencia en cantidad y peso.

Si se desea guardar los cambios realizados debe hacer clic en el botón , en caso contrario

debe hacer clic en el botón para salir del módulo sin realizar ningún cambio. 7.3.9 Agregar ubicaciones por departamento En el módulo de Agregar Ubicaciones por departamento se relaciona cada departamento con una ubicación


419


Para elegir un departamento posicione el cursor en la primer caja de texto y presione la tecla <enter>, a continuación aparecerá una pantalla que contiene todos los departamentos,

seleccione uno de ellos y de doble clic sobre él o presione el botón para elegirlo, como se muestra en la siguiente pantalla.

En este ejemplo el departamento elegido fue el de Artículos escolares, enseguida el sistema nos envía a la pantalla anterior donde ahora tendrá que seleccionar el almacén y su ubicación.


420


En nuestro ejemplo se eligió el almacén 02, que hace referencia al Almacén Independencia y su ubicación 01 se refiere al piso 1.

Para agregar la ubicación por departamento se da clic en el botón y si desea eliminar la ubicación presione el botón . 7.3.10 Registrar sistema El módulo Registrar sistema, sólo se ejecuta la primera vez que se instala el sistema.

La siguiente pantalla verifica el registro del sistema una vez que ha sido instalado por primer vez, solo hay que dar clic en el botón Verificar registro y guardar la configuración.


421


7.3.11 Recuperar documentos Está opción le permite recuperar documentos, como pueden ser ventas que no se terminaron de realizar o que les falta alguna información.

Una vez que usted haya ingresado a está opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente, donde aparece el historial de los documentos que se pueden recuperar.


422


Para recuperar un documento, primero seleccione el documento con un clic y después

presione el botón , enseguida el sistema le enviará un mensaje como el siguiente:

Presione el botón , cierre la ventana de historial de documentos y abra el formulario de ventas, presione la tecla F12 para abrir el documento recuperado. En caso de que el documento que desea recuperar tenga una captura pendiente, el sistema le enviará un mensaje de confirmación para asegurarse de que desea recuperar el documento.

Presione el botón , para recuperar la captura pendiente del documento, si presiona el

botón , la ventana de ventas quedará abierta.


423


En caso de que el documento a recuperar no tenga ninguna captura pendiente aparecerá un mensaje como el siguiente:

De clic en el botón y el mensaje se cerrara, enseguida aplique el documento que ha recuperado.

Para eliminar un documento pendiente presione el botón y enseguida el sistema

eliminará el registro, para salir del historial presione el botón . 7.3.12 Parámetros de contabilidad

Cuando usted haya accesado a está opción podrá visualizar un listado de todos los movimientos de entrada y salida. Estos se encuentran en el módulo de Catalogos generales, vease (Capitulo 1.2.6 Claves de entradas y salidas). En la siguiente pantalla usted podrá ver que cada movimiento cuenta con tres campos, el tipo de movimiento del que se trata, si es de contado o credito y la descripciòn del movimiento.


424


Nodrix ADN, trae por default el listado de movimientos, sin embargo usted puede agregar algún otro, o modificarlo.

Para agregar un nuevo movimiento presione el icono y enseguida aparecerá una pantalla como la siguiente:

1 # Cta. Es un numero consecutivo que se va asignando según se den de alta los movimientos.


425


2 Descripciòn del tipo de movimiento. Este campo indica el nombre del movimiento

que usted esta agregando

3 Cuenta. En este campo debe digitar un nombre de cuenta que quiere que aparezca en el reporte.

4 Cuenta contable. Este campo se utiliza cuando la cuenta directa es igual a uno.

5 Tabla. Este campo solo se rellena cuando la cuenta directa es igual a cero y se refiere

al nombre de la tabla donde se encuentra el movimiento.

6 Campo. Este campo solo se rellena cuando la cuenta contable es igual a cero e indica el nombre del campo en donde se encuentra la cuenta.

7 Cuenta directa. Cuando es igual a uno entonces se trata de una cuenta directa y si es

igual a cero debe anotar en el campo tabla el nombre de la tabla a la que pertenece el movimiento.

8 Cargo o abono. Este campo puede tener dos valores, uno cuando se trata de un cargo

y dos si es un abono.

9 Tipo de poliza. Indica el nombre de la poliza, A si se trata de un ajuste, I = ingreso, D = Diario, E = egreso; estos parámetros se configuran en el sistema CONFYA ADN.

10 Orden. Es el orden en que son capturados los tipos de movimientos.

Una vez que haya terminado de registrar el movimiento, guarde el registro presionando el icono . Para modificar un movimiento primero elija el registro a modificar y presione el

botón . Pestaña Configuraciòn Cuando usted ingrese a está opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente:


426


1 Consecutivo. Esta columna no debe ser omitida, indica el orden en que fueron agregadas las configuraciones.

2 Ejercicio. Indica el año de la información del ejercicio, en este caso seria año 2005.

3 Empresa. En este campo deberà agregar de cuerdo al registro en las series y folios, es

decir, para la empresa uno CON01, para la dos CON02 y asì sucesivamente.

4 Origen ODBC. Este campo es configurado en Herramientas- Origenes de datos, al momento de instalar el sistema CONFYA ADN.

5 Tipo de BD. Se refiere al tipo de base de datos contable, estas pueden ser IB=

internase y SSVR =SQL Server y demàs posible tipos segùn se vayan agregando.

En caso de que desee eliminar la configuración de algun año en particular de clic en el icono

y enseguida aparecerá un mensaje como el siguiente:

Para salir de la pestaña donde se encuentra presione el botón y si desea salir

completamente de este modulo presione el botón .


427


7.3.13 Editor de reportes SQL 7.3.14 Editar nodrix.ini Archivo configurable de acuerdo a las necesidades de la empresa.

[PVCONF] CAJONDINERO = NO CANTIDAD = 2 CANTIDAD, 3 CÓDIGO, 4 UNIDAD COLUMNADEFA = 2 CANTIDAD, 3 CODIGO, 4 UNIDAD COLUMNASALTOLINEA = CVEUNIO, CANODTM, NUMART DESCTO_DEFAULT = NO Aplica el descuento automáticamente en el punto de venta. ALMACEN_DEFAULT = 02 UNI_VTA_DEFA = EMPAQUE VENTANA_AGENTE = NO/ SI= Desplegó una ventana donde debe anotar el agente su código por cada operación. VENTANA _ USUARIO = NO/SI= Desplegó una ventana donde debe anotar nombre de usuario y password VENTANA _ APLICAR = NO/SI= Muestra una ventana que muestra el importe a cobrar, el importe que recibe y el cambio que debe entregar.


428


VENTAS _ NEGADAS = SI GUARDADETALLEENCAPTURA = SI RESTRINGIR_ALMACEN_Y_CVEEYS = SI PASSWORDLIMCREDITO = SI Registra el password en configuración de la empresa ACUMULAR ARTÍCULOS = SI Aplica para los módulos de venta. MOSTRARCATALOGOUNIDADES = SI Muestra las conversiones que tiene el articulo cuando esta en los módulos de venta. MANEJACONTROLDEPEDIDOS = NO Aplica en proveedores MODIFICACIONES = 1000 REDONDEARKIT = NO [CONVERSIONES] UTILIDAD = 0 UTILIDAD2 = 0 UTILIDAD3 = 0 TIPOUTILIDAD = $ AQUEPRECIO = 3 POLÍTICA _ REDONDEO = NO [F4_ARTÍCULOS] NUMART = MOSTRAR NOMART = MOSTRAR MODART = OCULTAR UPCART = OCULTAR CPRART = OCULTAR CRPART = OCULTAR COUART = OCULTAR PRECIO1 = MOSTRAR CONDICIÓN = MOSTRAR PRECIO2 = MOSTRAR PRECIO3 = MOSTRAR PRECIO4 = MOSTRAR PRECIO5 = MOSTRAR EXISTENCIA = MOSTRAR APARTADO = OCULTAR NUMDEP = OCULTAR DESCUENTO1 = OCULTAR PRECIONETO1 = OCULTAR DESCUENTO2 = OCULTAR PRECIONETO2 = OCULTAR DESCUENTO3 = OCULTAR PRECIONETO3 = OCULTAR DESCUENTO4 = OCULTAR PRECIONETO4 = OCULTAR


429


DESCUENTO5 = OCULTAR PRECIONETO5 = OCULTAR [CANCELACIONES] COMPRAS_DIAS_MAX = 3 VENTAS_DIAS_MAX = 30 [MOV_INTERNOS] MOSTRAR _ PRECIO = NO [CATALOGO _ ARTÍCULOS] IMAGEN_X_INTERNET = SI [REQUISICION] TIPOREQ = 1 1= Generar la orden de compra por proveedor. 2= Genera la orden de compra por proveedor y por almacén. 7.3.15 Buscar artículos (f4) La opción Buscar Artículos puede ser accesada desde el menú o presionando la tecla F4.


430


Está opción permite buscar un articulo por clave, descripción, coincidencia o departamento. Elija una de estás opciones de búsqueda y a continuación escriba en la caja de texto el nombre del articulo. En la siguiente pantalla se puede visualizar la información contenida en el artículo, en este caso se muestra el Precio1, Precio2, Precio3 y la condición. El número de campos que se muestra en la ventana de búsqueda de artículos es configurable en el archivo NODRIX.INI que se encuentra en el menú utilerías.

En este ejemplo el archivo NODRIX.INI tiene la orden de MOSTRAR los campos NUMART NOMART, CONDICIÓN, PRECIO1, PRECIO2, PRECIO3, PRECIO4 Y PRECIO5. Si se desea ocultar o mostrar campos en la búsqueda de artículos configure este archivo (Capitulo Editar Archivo Nodrix.INI)

Al finalizar la configuración presione el botón para guardar los cambios realizados y verifique que los cambios se hayan llevado a cabo abriendo nuevamente la ventana de búsqueda de artículos.


431


Si desea ver información acerca de los clasificadores del artículo presione cualquiera de estos

dos iconos , y aparecerá la siguiente pantalla, donde se muestran los clasificadores y existencias del artículo.

7.3.16 Buscar artículos por clasificadores (f5) Está opción permite realizar una búsqueda más específica combinando los clasificadores configurados en los artículos.


432


Una vez que usted haya accesado a está opción podrá visualizar una pantalla como la del ejemplo, donde se establecieron los parámetros de búsqueda de acuerdo a las caracteristicas del articulo.

En este ejemplo se realiza la búsqueda de un libro. Para comenzar la búsqueda lo primero que tiene que hacer es digitar las caracteristicas de su articulo de acuerdo a los clasificadores que se le indiquen. Vease (Capitulo 4.1.11 Clasificadores )


433


Como podrá ver en la parte izquierda de su formulario existe una serie de opciones que contienen los operadores lògicos (Y, O), “Y” indica búsquedas que cumplan con una condiciòn y “O” indica búsquedas que cumplan con una condiciòn alterna. Enseguida del nombre de cada clasificador existe un cuadro de opciones, el cual contiene una serie de operadores matemàticos (<, >, =, <>) y la palabra se parece a, esto le va a permitir realizar búsqueda más especificas. Cuando haya terminado de digitar las caracteristicas de su

articulo presione el botón y el sistema comenzarà la búsqueda. De acuerdo a los parámetros de búsqueda que usted haya establecido se va a realizar la búsqueda. Enseguida usted podrá visualizar el articulo en la lista de la parte inferior. Para

seleccionar su articulo presione el botón o de clic sobre el registro.

Si desea ver más información acerca del articulo presione el botón y se mostrarà una pantalla como la siguiente, donde se presentan los precios, condiciones y existencias del articulo.

Al presionar el botón el sistema le presenta los clasificadores, existencias y la imagen del articulo, como se muestra en el ejemplo:


434


Para salir de la opcion búsqueda de artículos, presione el botón o la tecla ESC. 7.3.17 Buscar artículos en mapas gráficos (f6) Para realizar búsquedas mediante mapas y sistemas gráficos (se muestra un conjunto de figuras o fotografías de piezas y el usuario elige cual es la que desea)


435


7.3.18 Calculadora (F3) La función de la calculadora puede ser accesada desde el menú principal y/o presionando la tecla F3.

La calculadora es de gran utilidad ya que apoya en la ejecución de operaciones matemáticas, cuenta con dos opciones Pasar valor y cerrar calculadora y Borrar operaciones, se puede

accesar a ellas desde el menú editor o presionar la tecla Ins o el botón para pasar el

valor y para borrar las operaciones presionar la tecla Del o el botón . 7.4 Interfaces 7.4.1 Contabilidad La contabilidad es la técnica que produce, sistemáticamente y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, sobre los eventos económicos identificables que realiza una empresa a través de un proceso de captación de operaciones y que cronológicamente mida, clasifique y resuma con claridad. Este módulo le permite generar polizas de todo tipo, ya sean de ingresos, egresos, diario, etc.


436


Póliza Es el elemento que da forma al sistema de contabilidad y es en ella donde se explican las denominaciones contables, puesto que las operaciones son asentadas en atención a rubros específicos previamente establecidos denominados cuentas. Es un documento de carácter interno en el que se registran las operaciones y se anexan documentos o comprobantes que justifican las anotaciones o cantidades en ellas registradas. Características Generales de la Póliza Dentro de las principales características de la póliza se pueden citar: • Se deja evidencia escrita de una operación o grupo de operaciones sumarizadas. • Se certifica la autenticidad de la operación al adjuntarse los comprobantes. • Se autorizan los asientos en registros contables. Clasificación de la póliza Las pólizas son documentos de carácter interno, en las que se registran operaciones derivadas del ejercicio de la actividad financiera y se anexan los comprobantes o documentos que justifiquen éstas; lo que las convierte en el elemento que da forma al sistema de cuestión. Póliza de Ingresos. Se destina el registro de operaciones que implican entradas en efectivo. Póliza de Egresos . Se utilizan para registro de operaciones que representan salidas en efectivo. Póliza de Diario . Se emplean para contabilizar aquellas operaciones en donde no intervienen inmediatos de efectivo, tal es el caso de las compras a crédito que se llevan a cabo con los proveedores; el registro de la comprobación de gastos por conceptos de viáticos, el registro de los asuntos de apertura, así como el cierre del ejercicio, la contabilización de los presupuestos de ingresos y el de egresos, con otras de naturaleza semejante. Una vez que usted haya accesado a esta opción podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde podrá realizar sus polizas correspondientes.


437


1 Fecha de pólizas. Esta opcion le permite establecer la fecha en que se va a generar la poliza.

2 Aplicar movimientos del periodo. Permite establecer un periodo de fechas a partir del

cual se van a tomar los movimientos.

3 Por fecha de captura. Cuando active este campo se ordenaràn las polizas pro fecha de realización.

4 Movimientos a contabilizar. Como podrá ver hay una lista de todos los movimientos

que se pueden contabilizar.

5 Incluir movimientos de costo de ventas. Cuando active este campo se calcularà el costo de ventas de cada articulo.

Una vez que usted determine los parámetros de la poliza que va a generar presione el boton

, el sistema se encargarà de generar sólo los movimientos

contables. Después presione el botón para comenzar a generar las polizas.


438


Enseguida el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente, donde en la pestaña movimientos contables, le permite visualizar que movimientos se realizaron al generar la poliza. Estos movimientos son configurados en el modulo parámetros de contabilidad. Ver (Capitulo 7.3.12 Parámetros de contabilidad).

Si usted presiona la pestaña poliza del día , podrá ver que tipo de poliza se genero y que tipos de cuentas se ejecutaron. Para que usted pueda visualizar la poliza que acaba de realizar presione el botón

. Para que usted pueda agregar las polizas que ha generado a la contabilidad debe estar enlazado el sistema Conffya ADN. A su sistema Nodrix ADN, si es así presione el botón

.

Para que salga de esta opción presione el botón . 7.4.2 Chequera 7.4.3 Nomina


439


MODULO

OCHO

VENTANAS


440


Está opción permite organizar las ventanas de tal manera que las pueda ver todas al mismo tiempo.

8.1 Cascada Muestra todos los módulos abiertos en forma de cascada, el comando cascada permite visualizar las ventanas que se tienen abiertas.

8.2 Mosaico horizontal Muestra todos los módulos abiertos en ventanas en forma horizontal, una encima de otra.

8.3 Mosaico vertical Muestra todos los módulos abiertos en ventanas independientes de la pantalla, el comando mosaico vertical organiza todo en pantallas verticales.


441


8.4 Minimizar todas Este comando permite minimizar todas las ventanas, mostrando solo los títulos de cada una de ellas.

8.5 Organizar todo Muestra todos los módulos abiertos en ventanas independientes de la pantalla, el comando organizar todo, facilita el arrastre entre módulos. 8.6 Enumerar Enumera los módulos actualmente abiertos en este programa. Haga clic en el módulo al que desea pasar.


442


- Los precios de venta al público, antes de capturar aquí los precios verifique MUY BIEN con el usuario si maneja sus precios con el IVA incluido ó SIN INCLUIRLO, ya que se da el caso de que después que ya están capturados resulta que no eran así, ya sea que el IVA se incluya O NO SE INCLUYA, DEFÍNALO EN LOS PARÁMETROS DE DEFINICIÓN DE LA COMPAÑÍA E INDIQUE AHÍ SI SE INCLUYE O NO, Y AQUÍ CAPTÚRESE SEGÚN LO DEFINIDO EN LA COMPAÑÍA, ANTES DE CONTINUAR CAPTURANDO HAGA UNAS PRUEBAS EN VENTAS Y FACTURACIÓN Y ASEGURASE DE QUE ES LO QUE SE QUIERE Y ES LO CORRECTO, UNA VEZ ASEGURADO NO PARE HASTA TERMINAR.

Es muy importante aclarar que en este momento no se están controlando las

existencias, ya que es una etapa de prácticas donde las existencias pueden estar en cero ó en negativo ó pueden tener cualquier cosa, aún no estamos listos para controlar un inventario, un inventario solo debe capturarse cuando usted ya DOMINE el sistema, cuando sepa hacer todo tipo de entradas :

Compras Devoluciones de clientes Cambios de mercancía Y Salidas Ventas Salidas por traspaso Devoluciones a proveedores Cambios de mercancía… etc. Puntos que debe conocer y dominar antes de usar el sistema “en vivo”, es decir

“vender en mostrador, de verdad”:


443


- Cómo se teclea la serie (si es que existe y se va a manejar) y cómo se genera el folio automáticamente, ó como se teclean si son folios a voluntad (NO automáticos)

- Como se consulta el catálogo de clientes de crédito (si es que se maneja un catálogo de clientes),

- Como se consultan los agentes de ventas para que cada uno de ellos ponga su clave y así le sean asignadas correctamente sus ventas.

- Cómo se vende de contado y cómo de crédito (con el plazo) - Si el RFC es tecleado el IVA se desglosa, si no se introduce el RFC los precios se

emitirán con el IVA incluido y no se desglosará en ningún lugar por ser esto un requisito fiscal.

- Si los usuarios tienen acceso a modificar los precios no hay problema, pero si no van a tener acceso a esa modificación, desde un principio deben acostumbrarse a eso, y procure hacer ventas ficticias de tantos productos como les sea posible, sobre todo aquellos productos de mucho movimiento ya que ellos pueden verificar perfectamente que los precios estén correctos pues casi siempre se los saben de memoria

- Aprenda a manejar el F4 - Debe saber como hacer descuentos ya sea por factura (descuentos del encabezado)

o por artículo individual (a nivel de detalle) - Cómo vender productos y como vender servicios, y cual es la diferencia - Si la empresa vende servicios es importante que les explique que cuando se trata de

una clave que está catalogada como “servicio” en tipo de artículo es posible modificar o teclear la descripción del producto así como su precio.

- Cómo cambiar la descripción de un producto solo para imprimir sin afectar la descripción original ni la clave

- Cómo quitar de una venta productos que el clientes “siempre ya no los va a querer” - Cómo adherir nuevos productos - Como salir de esa nota y volver a ella nuevamente y seguir capturando o

modificando - Como mandarla a impresión ó como aplicarla sin imprimir, que es APLICAR.

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

- Como imprimir cualquier documento ya sea capturado recientemente ó en el pasado. - Cómo Reimprimir documentos ya impresos con anterioridad - En qué momento se afecta el inventario - Con que formatos NO SE AFECTA EL INVENTARIO (Cotizaciones, pruebas,

pedidos, etc.) Aunque se impriman. - Cómo poner leyendas en las facturas, ó datos adicionales que desee teclear e

imprimirlos en la factura. - Cómo se afectan las cuentas por cobrar y en qué momento - Cuándo se teclea la forma de pago del cliente y cual es la forma de pago de crédito

(“Z”) - Cómo puede cambiar de formato de impresión y cómo puede enviar la impresión a la

pantalla (monitor).


444


Paso 9.- Emitir reporte de ventas por departamento (línea).

Explique al usuario este reporte, y dígale para qué le sirve, enséñele como enviarlo a pantalla ó a impresora,

Aquí es donde ya puede explicarle las claves de movimiento que van a intervenir en el reporte, explíquele porqué los movimientos se identifican con una clave especial y dígale cuales son las claves:

Entradas “ ” = Entrada por Ajuste de Inventario “ ” = Entrada por Compra “ ” = Entrada por Cancelación de venta “ ” = Entrada por Devolución de mercancía por cambio “ ” = Entrada por Devolución parcial de mercancía “ ” = Entrada por Traspaso de mercancía Salidas “ ” = Salida por Venta “ ” = Salida por Cambio de mercancía “ ” = Salida por Devolución a Proveedores “ ” = Salida por Traspaso de mercancía “ ” = Salida por Consumo interno “ ” = Salida por Ajuste de inventario “ ” = Salida por Merma Explíquele que pasa por ejemplo si quita el 2, 3, 4 de las claves que intervienen en el

reporte, y por lo contrario: que pasa si solo le deja las claves 2,3 y 4, porque debe o porqué no debe ponerlas.

PREGUSTAS Y RESPUESTAS

1. ¿Cómo importar catálogos de artículos a Excel? R= entre al catalogo de artículos, haga clic en el icono “impresora”, ahora haga clic en “vista previa”, haga clic una vez mas ahora en el icono “disco”, de un nombre al archivo, elija el reporte con extensión (*.CSV), habra el archivo importado y personalice el reporte si lo requiere. 2.

manual nodrix (1)

Documents