manual direccion reuniones 1 (1)

DIRECCINDE REUNIONES

DIRECCIN DE REUNIONES

NDICE

I. Planificar una reunin1. Caractersticas y tipos de objetivos .................................................... 32. Tipos de reuniones ............................................................................. 33. La disposicin fsica ........................................................................... 54. Los participantes ................................................................................. 85. Los medios tcnicos ........................................................................... 96. El orden del da ............................................................................ 107. Una convocatoria motivadora ........................................................... 118. Modelo de convocatoria ................................................................... 12

II. Iniciar la reunin1. Cmo presentar una reunin ............................................................ 132. Cmo motivar al inicio de la reunin ................................................ 133. Tipos de toma de decisiones ............................................................ 144. Etapas en la toma de decisiones ..................................................... 145. Decisiones eficaces .......................................................................... 15

III. Desarrollar una reunin1. Cmo coordinar una reunin .......................................................... 162. Condiciones que favorecen una participacin plena ...................... 163. Etapas por las que pasa el grupo ................................................... 184. Etapas por las que pasa una tarea ................................................. 195. Roles que surgen en una reunin .................................................. 206. El rol del director de una reunin .................................................... 217. Solucionar los casos difciles en una reunin ................................. 238. Cmo clausurar una reunin .......................................................... 249. Acciones posteriores a la reunin .................................................. 25

10. Qu es un acta ............................................................................... 25

IV. Evaluar la eficacia de la reunin1. Tcnicas de evaluacin ..................................................................... 262. Variables que determinan la eficacia ................................................ 273. Modelo de evaluacin de los objetivos de una reunin .................... 284. Modelo de evaluacin de la estructura de una reunin .................... 295. Modelo de evaluacin del funcionamiento del grupo ....................... 306. Modelo de evaluacin de la actuacin del director ........................... 327. Modelo de evaluacin de la toma de decisiones .............................. 358. Reuniones eficaces y reuniones ineficaces ..................................... 369. Causas de fracaso de una reunin ................................................... 37

II Planificar una reunin

1 Caractersticas y tipos de objetivosPara dirigir una reunin de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objeti-vos de la misma. Los objetivos que te marques condicionarn quines sern losparticipantes y cunto tiempo necesitars emplear en la reunin.Caractersticas de los objetivos Describirn situaciones objetivas, sin valoraciones personales. Sern relevantes y alcanzables. Estimularn la libertad de pensamiento y de expresin, sin imposiciones ni co-

acciones que bloqueen la comunicacin. Encerrarn intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismo

hacia unos pocos o hacia el convocante. Estarn redactados de forma concisa, concreta y clara. Facilitarn que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a alcanzar.Tipos de objetivos1. Generales

Poco concretos. Globales. Formulados en trminos de capacidad.

2. Especficos. Concretos. Precisos. Evaluables o mensurables. Formulados en trminos positivos.

2 Tipos de reunionesEn funcin de la dimensin Mtines:

Nmero ilimitado de participantes. No hay seleccin de participantes.

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LA APLICACIN DEL DERECHO MERCANTIL EN LA EMPRESA

La relacin entre el orador y los participantes es mnima. Auditorios. Nmero limitado de participantes. Hay una mnima seleccin de participantes. La relacin entre el orador y los participantes es mnima.

Comits Nmero limitado de participantes. Hay una seleccin rigurosa de participantes. La relacin entre el orador y los participantes es fluida y constante.

En funcin de la periodicidad Diaria: se realiza todos los das. Peridica: est previamente determinada. Irregular: es eventual, necesaria por alguna urgencia.

En funcin de los objetivos Informativa

El objetivo es transmitir o recibir datos, normas, etc. La comunicacin es bsicamente en un solo sentido: del orador a los partici-

pantes. Se desarrolla en tres momentos:

1. Comunicacin de la informacin por parte del director de la reunin o res-ponsable de la informacin.

2. Rueda de presentacin de dudas y preguntas por parte de los participan-tes.

3. Contestacin a las diferentes dudas o preguntas por parte del director dela reunin.

Anlisis de problemas Sirve para identificar la causa de problemas y para generar opiniones, suge-

rencias, recomendaciones que posteriormente sern analizadas y evalua-das. La decisin la toman especialistas o autoridades superiores.

El director de la reunin debe dejar claro que no se tomarn decisiones sinoque se elevarn los acuerdos considerados a los niveles competentes, comoprimer paso de la accin.

Decisoria El objetivo del director de la reunin es lograr que los participantes tomen

una decisin libremente, tratando el problema planteado con entera libertadde opinin, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, con-

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DIRECCIN DE REUNIONES Planificar una reunin

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secuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones,siendo lo ms importante llegar a acuerdos y tomar decisiones consensua-das.

La caracterstica principal de esta reunin es la participacin del grupo y laactitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayora.

Obtencin de compromiso Sirve para exponer y explicar las razones de la decisin tomada y se obtie-

nen compromisos y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determina-das acciones.

Tambin disipa dudas y temores.

3 La disposicin fsicaMesa redondaEn ella todas la posiciones son equiparables, pero se produce un efecto particu-lar, efecto Steinzor, el cual consiste en que, sin existencia de diferencia de es-tatus ni de relaciones de amistad, se origina una mayor interaccin entre los par-ticipantes que ocupan posiciones que estn enfrente, en lugar de contiguas,debido al contacto ocular.N de participantes recomendado: hasta 10.Su uso es idneo en: Consejos administracin. Reuniones de directores. Reuniones de bsqueda de soluciones a conflictos laborales.Su uso no es adecuado en: Reuniones de formacin. Asambleas. Reuniones de estudio. Reuniones de informacin.

Mesa cuadrada.Pueden darse distintas combinaciones: ngulo:

Facilita: conversar. Dificulta: cooperar, competir, coaccionar.

Lado a lado: Facilita: cooperar. Dificulta: conversar, coaccionar, competir.

Cara a cara: Facilita: conversar, coaccionar, competir. Dificulta: cooperar.

Extremos opuestos: Facilita: coaccionar, competir. Dificulta: conversar, cooperar.

N. de participantes recomendado: hasta 10.Su uso es idneo o inadecuado dependiendo del objetivo que desees obtener encada reunin.

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Mesa en UIDEAL porque fomenta la participacin del grupo.N de participantes recomendado: hasta 12 14.Su uso es idneo en: Reuniones de estudio. Reuniones de informacin. Reuniones de formacin. Asambleas. Reuniones de pequeos comits.Su uso no es adecuado en: Consejos de Administracin. Reuniones de directores. Reuniones de bsqueda de soluciones

a conflictos laborales.

Mesa rectangularLleva consigo una disposicin diferencial y discriminativa de posiciones. Tambinse produce el efecto cabecera en el que esa posicin se relaciona con el esta-tus del miembro ms destacado del grupo.N de participantes: es variable puede oscilar entre 15 20.Su uso slo es idneo en: Grandes conferencias. Asambleas de ministros. Asambleas plenarias.

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4 Los participantes

Los participantes de una reunin sern: Personas que puedan hacer una contribucin interesante al caso, por tener co-

nocimientos profundos en la materia. Aquellos que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisiones

emanadas de la reunin. Aquellos que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen. Las personas que van a integrarse en un equipo, especialmente cuando una

reunin tiene el propsito de formar un equipo.

Para elegir el nmero de participantes, se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

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Nmero

De 4 a 6

De 7 a 10

De 11 a 15

Ms de 15

Buscar y encon-trar una solucina un problemaplanteado.

Iniciar algo nuevoo tratar de detec-tar las causas deuna problemtica.

Entrenamiento oformativos.

Revisin de unprograma, pre-sentacin deunos resultados,exposicin de unproyecto o simila-res.

Se consiguegran eficacia,participacin eimplicacin delos asistentes.

Es difcil poten-ciar las influen-cias personales.

Disminuye laeficacia del gru-po.

Conlleva ungran aporte deideas.

Grupo no eficazpara la toma dedecisiones.

Formacin don-de la participa-cin es elevada.

La participacinse limita a pre-guntas o suge-rencias, no sepuede entrar enel terreno del de-bate.

Entre 45 minutosy 1 hora y media(pueden ser dehasta 4 horas,pero con descan-sos).

Entre 1 hora y 1hora y media.

Entre 1 hora y 1hora y media.

1 hora. Asamblea.

Equipos de direc-cin, jefes de de-partamento.

Reuniones de de-partamento.

Comisin de co-ordinacin.

Objetivo Caractersticas Duracin Ejemplo

5 Los medios tcnicos PizarraLa pizarra se utiliza para reforzar las explicaciones con ms dinamismo. Es con-veniente que se site a 3 metros de la primera fila. Una vez completada la expli-cacin, se debe borrar lo que se ha escrito en ella.RotafoliosEl rotafolios o bloc gigante sirve para apoyar explicaciones. Es un medio id-neo para preparar temas con antelacin y presentarlos cuando sean necesarios.Es importante escribir en maysculas.Muestra pginas completas, de modo que sea posible regresar a un punto anterior.Retroproyector Debes presentar secuencias que vayan de lo general a lo particular. Utiliza el formato apaisado, porque entra ms informacin. Expn 1 idea por trasparencia; el formato debe ser sencillo y fcil de recordar. Incorpora grficos y dibujos; captan mejor la atencin. No es necesario que oscurezcas la sala por completo. Conecta el aparato para proyectar una imagen y desconctalo una vez comen-

tada.

Diapositivas Expn una sola idea por diapositiva. Incorpora diagramas y grficos sencillos. Si incorporas tablas sin palabras, pueden ser confusas. Combina grficos con

palabras. Disea su fondo en color oscuro. No mezcles diapositivas en posicin horizontal y vertical. Revisa su colocacin antes de la exposicin. Utiliza un estilo coherente: indica cambio de tema cuando cambia el modelo o

estilo.

VdeoVentajas: Gran realismo. Da mucha informacin. Se puede ver cuantas veces se quiera. Da lugar a comentarios posteriores.Inconveniente: Costosa realizacin.

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Ordenador Permite presentaciones animadas. Se traslada muy fcilmente (disquete, CD, correo electrnico). Se puede proyectar alguna informacin de Internet, conectndonos en ese

momento. Requiere un cierto oscurecimiento de la sala. Si es posible, mejor oscurecer la

parte de la pantalla.

No olvides que... Todo medio visual debe subrayar una idea, clarificar un concepto o ilustrar un

relato. Debe ser visto sin molestias. Es concebido para ser visto, no para ser ledo. Utiliza la variedad:

Distintas imgenes. Palabras. Diagramas. Grficos de barras, etc.

6 El orden del da

En la estructura de la reunin eficaz no puede faltar el orden del da.El orden del da sirve para:

Eliminar la incertidumbre, sobre: Relacin de temas. Anotaciones. Documentacin.

Clarificar: La duracin. Los asistentes. El motivo.

Evitar falsas expectativas, a la horade definir objetivos.A la hora de programar los temas, de-bes tener en cuenta los siguientes as-pectos:

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No intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunin. Son ms efectivaslas reuniones cortas. Si es necesario, aumenta su frecuencia.

Selecciona los puntos vitales de cada tema y centra la reunin en ellos. Des-plaza los aspectos menos importantes a los puestos ms bajos de la jerarqua.

Redacta el plan de reunin de forma clara, agradable y resumida: transfrmaloen una agenda eficaz.

Al programar los horarios (comienzo y final), debes considerar ciertas holgu-ras para evitar imprevistos: Fija la hora estimada de finalizacin 15 minutos antes del hito considerado. Prolonga los tiempos previstos para cada tema en 5 minutos ms de lo que es-

times necesario. Prev los tiempos comodn, como pausas o entreactos no anunciados, de

los que podrs fcilmente prescindir si el desarrollo de la reunin as loaconseja.

7 Una convocatoria motivadora

Los aspectos que harn que motives a los convocados a una reunin, y que con-tribuirn a su eficacia, son los siguientes: Informa sobre el porqu y para qu se hace la reunin. Indica qu se desea obtener de los convocados. Convoca con varios das de antelacin. Se requiere un tiempo suficiente pa-

ra que los miembros del grupo se involucren en el desarrollo de algn tema ypuedan preparar adecuadamente su aportacin.

Hazles ver la importancia de su aportacin sobre el tema y su trascenden-cia para llegar a la solucin del problema planteado.

Adjunta a la citacin un orden del da y toda la informacin posible y com-pleta. Esto es un indicador de transparencia y democracia en el proceso de de-cisin posterior.

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8 Modelo de convocatoria

CONVOCATORIA DE REUNIN De: Telf.:Para:Fecha:Comienzo: A lasFinal: A las Lugar:

ORDEN del DA: RESPONSABLE: TIEMPOS:1.

2.

2.

OBJETIVOS DE LA REUNIN:

SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIN PREVIA DE LA REUNIN:

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IIII Iniciar la reunin

1 Cmo presentar una reunin

La presentacin de una reunin debe ser puntual y amistosa. Una reunin debe comenzar con una introduccin que: Ponga en ambiente a los participantes. Corte con las actividades anteriores. Cree el clima conveniente. Exponga en qu va a consistir la reunin.En el inicio de una reunin debers recordar: El objetivo general de la reunin (no debe ser retrico, ni reiterativo). El tema o temas a tratar (tampoco debe ser retrico, ni reiterativo). Lo que esperas de los participantes para evitar equvocos.

2 Cmo motivar al inicio de una reunin

Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarro-llar, concntrate en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores.

Factores motivadores Empleo de preguntas retricas de las que no esperes contestacin o cuya res-

puesta va a ser dada a continuacin. Relato de ancdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya solucin vaya

a tratar el tema que se desarrollar despus. Relato de una historia, una cita o definicin. Creacin de un efecto ptico o visual que cree expectacin y atraiga la aten-

cin.

Factores desmotivadores Disculpas sobre lo que todava no ha salido mal. Frmulas vacas (Estimado pblico..., Respetables miembros del consejo...). Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no).

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DIRECCIN DE REUNIONES Iniciar la reunin

3 Tipos de toma de decisiones

Los miembros de una reunin tienen dos tipos de disposicin personal: racionaly emocional.Pensamientos (disposicin racional); es decir, saber lo que se debe hacer oelegir.Preferencias (disposicin emocional), es decir, lo que se quiere hacer o elegir.A la hora de tomar decisiones, un participante puede tener un juicio conformecon el del resto de los miembros de la reunin, pero puede tener una determina-da preferencia que le llevar a discutir con los dems una decisin con fuerte va-lidez objetiva.Segn estas disposiciones personales la toma de decisin de una reunin lleva-r cauces muy distintos:

Decisin por computacin: cuando la decisin se lleve a cabo gracias a unaconcordancia entre pensamientos y preferencias.

Decisin por votacin: existe desacuerdo en los pensamientos y acuerdo enlas preferencias (debido a la falta de elementos de juicio).Decisin por consenso: existe acuerdo en los pensamientos y desacuerdo enlas preferencias.

Decisin por asesoramiento externo: existe discrepancias en pensamientos yen preferencias.

4 Etapas en la toma de decisiones

Para tomar decisiones eficaces en una reunin, debes seguir unas etapas clarasy diferenciadas:

1. Clarifica las alternativas.Dado que una decisin presupone la presencia de varias alternativas a un pro-blema, defnelas de forma clara.

2. Decide la accin correcta.Toma la decisin ideal contando con todas las variables posibles.

3. Compromete la decisin.Asegrate de que siempre haya un compromiso, respecto a la decisin toma-da, por parte de todos los miembros del grupo.

4. Implanta la decisin tomada. Informa a todos sobre la decisin. Asigna responsabilidades para ejecutar la decisin a aquellas personas que

tengan capacidades para hacerlo. Asegrate de que decisin es aceptada por aquellos a quienes afecta.

5. Revisa la eficacia de la decisin. Controla a los implicados en el proceso de la puesta en marcha de la deci-

sin. Pide informes sobre resultados. Si fuera necesario, incorpora datos que clarifiquen o especifiquen mejor el

proceso que lleva a la obtencin de resultados.

5 Decisiones eficaces

Segn Peter Drucker, para que las decisiones que tomes sean eficaces: Toma pocas decisiones. Aprende a escuchar todas las opiniones:

Si no hay argumentos en contra, entonces no hay suficientes argumentos.

Es necesario disponer de alternativas. Descubre el problema y plantalo debidamente: una buena decisin sobre un

problema mal planteado es una mala decisin. No intentes resolver todo a la vez: no debes pretender resolver varios proble-

mas con una sola decisin. Busca primero la verdad y toma luego la decisin:

Si empiezas estando de acuerdo, has empezado mal. Recuerda que lo importante es la calidad de la decisin.

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DIRECCIN DE REUNIONES Iniciar la reunin

IIIIII Desarrollar una reunin

1 Cmo coordinar una reunin

2 Condiciones que favorecen una participacin plena

Formulacin de objetivos.Los objetivos deben formularse de forma clara y explcita, de forma que losmiembros los conozcan; esto aumentar el sentimiento de pertenencia y facili-tar el proceso de toma de decisiones.

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DIRECCIN DE REUNIONES Desarrollar una reunin

Coordinar la participacin

Asegurarse de que todos hayan inter-venido (dicho o hecho algo).

Procurar que los asistentes sientan lareunin como propia.

Solicitar la opinin de los individuos.

Evitar las desviaciones del tema.

No discutir opiniones, sino destacar lasideas y experiencias, y resumir lasconclusiones.

No olvides prestar atencin a todos losparticipantes por igual.

Establecer lmites de autoridad entrelos participantes.

Coordinar la tarea

No perder de vista el objetivo de la reu-nin.

Prestar atencin a los pasos del anli-sis del problema y de la formulacin dealternativas.

Evitar las soluciones fcilmente alcan-zables, pero inapropiadas y de baja ca-lidad.

Impedir que la reunin contine si hayaspectos que no se comprenden sufi-cientemente.

Evitar que se salte de unos temas aotros sin haber dado solucin o apura-do el repertorio.

Utilizar la sntesis para saber en qufase se encuentra la reunin.

Procurar que se hagan aportacionesefectivas y concretas, fructferas, docu-mentadas y serias.

No permitir que la reunin concluya sinconclusiones.

Clima humano.El clima adecuado es el que permite una comunicacin libre, espontnea yconfiada, aquel que reduce la intimidacin a travs de la expresin de senti-mientos propios y de la aceptacin de los sentimientos de los dems.

Ambiente fsico.El ambiente fsico debe reunir una serie de caractersticas: espacioso, bien ilu-minado, sin ruidos, limpio y ordenado.

Motivacin.Todos los miembros deben estar motivados para lograr los objetivos.

Satisfaccin.Es importante que todos los miembros sientan que son aceptados, percibanque se les escucha, comprueben que se aprecian sus ideas.

Intercambio de opiniones.El intercambio de todas las opiniones, tanto positivas como negativas, y el res-peto y aceptacin de todas y cada una de ellas entre todos los miembros, favo-recen la participacin plena.

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3 Etapas por las que pasa el grupo

1. Etapa de formacin Intercambio de saludos y bienvenidas. Establecimiento de posibles roles de los participantes. Intercambio de experiencias, opiniones y problemas. Descubrimiento de lmites del grupo, sus objetivos y su naturaleza. Anlisis de adecuacin del grupo a las expectativas personales.

2. Etapa de lucha Competencia de los miembros: proceso crucial de establecimiento de roles. Discusiones constantes y posible rebelin contra el lder y las normas. Falta de unidad entre los miembros.

3. Etapa normativa Aceptacin del grupo, de los miembros y del lder. Bsqueda de soluciones a conflictos. Decisin de las normas que procuren un mayor rendimiento. Asuncin individual de la responsabilidad de los roles.

4. Etapa de actuacin Cooperacin para alcanzar las metas y satisfacer necesidades. Estrecha relacin para proporcionarse consejo y energas. Preocupacin, ayuda e informacin recproca entre los participantes.

5. Etapa de luto Distensin de los lazos entre los participantes. Exclusin de los participantes de los problemas del grupo. Inversin del ciclo de inclusin, control y afecto.

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4 Etapas por las que pasa una tarea

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Etapa Grupo Tarea

1.

2.

3.

4.

5.

Etapa de formacinEs una etapa de comprobacin y de-pendencia.

Etapa de lucha

Es una etapa de conflicto intragru-pal.

Etapa normativa

Es una etapa de desarrollo de la co-hesin del grupo.

Etapa de actuacin

Es una etapa de relacin funcionalcon el rol.

Etapa de luto

Es una etapa de resolucin.

Etapa de orientacin a la tarea

Es una etapa de identificacin de la tarea yde la experiencia que el grupo tiene sobreella.

Etapa de respuesta emocional a la tarea

Es una etapa en la que las discrepanciasson expresadas emocionalmente.

Etapa de intercambio abierto de opi-niones

Es una etapa de apertura hacia otrosmiembros, en la que las discrepancias to-man la forma de opiniones que pueden sercontrastadas.

Etapa de aparicin de soluciones

Es una etapa de intentos constructivos pa-ra llevar a cabo la tarea.

Etapa de inexistencia de tarea

Es una etapa de concrecin acerca del mo-do en que realizar la tarea.

5 Roles que surgen en una reunin

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Qu hay fomentarEl flemtico Habla directamente sin manipular, sin hacer-se la vctima, ni meterse donde no le llaman.Slo habla en nombre propio y de forma di-recta. Hay consistencia entre lo que dice y loque hace, y entre lo que dice y su forma dedecirlo.

El apaciguador o conciliadorAplaca, allana las diferencias, est de acuer-do con todo, protege y defiende con suavi-dad. Parece demasiado bueno para ser real.

El analticoObjetivo, calculador, lgico e interpreta lo quele llega. Distante, seco, desapegado y sinsentimientos. Paternalista, impresin de tran-quilo.

Qu hay que evitar o controlarEl acusador

Juzga, se enfada, no est de acuerdo, com-para y se queja. Se considera el jefe, inclusoel dictador. Se presenta como una personatensa, tirnica, hablando en voz alta.

El distractor

Utiliza frases irrelevantes, no responde a loque se le pregunta y est ocupado en variostrabajos a la vez. Superficial, infantil, alocado,capaz de confundir o molestar a quien le es-cuche.

El evitador

Se mueve silenciosamente, simula no com-prender, se excusa, se hace el despistado uolvidadizo o aparta la mirada. Su imagen esde reticente, dbil, incoherente.

Roles de la reunin

6 El rol del director de una reuninCaractersticas personales Capacidad de comunicacin. Pensamiento claro y rpido. Espritu abierto. Imparcialidad. Espritu positivo. Paciencia. Sentido prctico. Capacidad de organizacin. Tacto en el trato personal. Capacidad de anlisis. Capacidad de sntesis. Facilidad de palabra. Seriedad. Autocontrol. Sentido del humor. No debe dejarse influir por los prejuicios.Funciones Clarificar. Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan lo que diceel otro cundo, dnde, con quin y sobre todo las razones por las cuales se re-nen. Para ello: Aclara el objetivo de la reunin desde el comienzo de la misma. Reformula las opiniones que convenga resaltar. Repite los puntos importantes. Resume o sintetiza. Da contestaciones directas, ahorra tiempo. Haz reuniones que sirvan para saber en todo momento cmo se va y cul es el

contexto global de la situacin.Controlar. As garantizars el buen funcionamiento de la reunin y que se lle-guen a conseguir los resultados previstos. Para conseguir tal fin: Establece normas de actuacin que permitan una comunicacin fluida. Administra bien el tiempo del que se dispone. Regula la intervenciones. Evita interrupciones externas a la reunin. Propn descansos cuando las cosas estn encasilladas.

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Dinamizar. Con ello conseguirs que la reunin se desarrolle con un tono vivo,que animar la participacin y la aportacin de soluciones al problema plantea-do. Para ello: Estimula a que participen a aquellos que no lo hagan. Refuerza adecuadamente cada tipo de comportamiento. Motiva al grupo sealando los logros que ste va alcanzando.

Crear un clima positivo. Para ello puedes: Poner en marcha habilidades bsicas de comunicacin: aprende a escuchar,

empatiza, s sensible... Respetar la opinin del otro. Evitar las crticas no constructivas. Respetar la libertad de expresin. No temer el dar a conocer tus sentimientos. Inducir calma y relajacin. Evitar comportamientos que distraigan.

Tcnicas de motivacin que debe conocerPregunta test. Utilzala para definir una palabra que los participantes utilizan consignificados claramente distintos o tambin, para definir una alusin confusa.Ejemplo: ... estamos utilizando constantemente la palabra ser emptico pero,qu significa realmente?.Invitacin directa a participar. Lo debes emplear para hacer intervenir a unapersona que ha permanecido en silencio o a un participante que, por sus gestos,parece querer intervenir.Ejemplo: ... y t, Alberto, qu opinas?.Peticin de complemento. Echa mano de ella para invitar a completar puntosde vista distintos u opiniones diferentes.Ejemplo: ... despus de lo planteado por Roco y Pedro, qu nos sugiere esto?.Pregunta eco. Tu misin ser la de devolver al participante su propia preguntacon su misma formulacin, para que sea l mismo quien se responda, ya queconoce el tema. Es decir, es responder una pregunta con otra.Ejemplo: cuando escuchas decir a alguien que su jefe es muy emptico, qute sugiere?.Pregunta rebote. Devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.Ejemplo: David, podras ayudar a tu compaero en la exposicin de esaidea?.Pregunta recuerdo. Consiste en que retomes una cuestin planteada con ante-rioridad y que qued sin respuesta.

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Ejemplo: ... pues bien, contestando a la pregunta que anteriormente nos formu-l Luis sobre la motivacin, ahora podemos decir que....

7 Solucionar los casos difciles en una reunin

Qu hacer si algn participante:Quiere imponer sus opiniones. Anima a los dems a comentar sus opiniones. Fomenta la confianza de los otros miembros en s mismos, para que no se de-

jen influir.Lo discute todo constantemente. Mantn la calma. Pregntale y ponle en evidencia.No para de hablar. Fija normas sobre el tiempo de intervencin. Con tacto, interrmpele para solicitar otras intervenciones. No le mires cuando hagas preguntas.Obstinado, no cree en ideas nuevas. De vez en cuando, pide con mucho tacto su opinin. Busca su amistad personal.Trata de conocer tu opinin, en lugar de dar la suya. Formula la pregunta al grupo y despus a l nuevamente.Se muestra susceptible. Usa mucho tacto y diplomacia. S neutral. Cita algn caso hipottico paralelo a la situacin de que se trata.Solicita informacin confidencial. Procede con tacto y buen sentido, nigate a proporcionarla.Cuchichea con otro. Anima a que expresen en pblico lo que hablan, manifestando tu inters en co-

nocer su punto de vista.No cesa de hacerse el gracioso. Dirgele una mirada fra y mantnla hasta que se calle; luego retoma la reunin

con un sarcstico gracias. Si la situacin lo requiere, llama su atencin directamente.

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8 Cmo clausurar una reunin No concluyas la reunin de forma sbita. Puedes cerrar igual que comenzaste, con una pregunta retrica, una cita, una

ancdota, etc. Finaliza con palabras de gratitud por la colaboracin prestada y con una despe-

dida cordial. Termina a la hora prevista. Haz un resumen de los puntos importantes, esto ayuda a:

Retener los temas importantes. Reafirmar los conceptos recibidos.

Enumera los acuerdos parciales logrados. Obtn un plan de acciones concreto. Nombra responsables y obtn compromisos para el cumplimiento de los acuer-

dos. Fija fecha de la prxima reunin, si quedan temas pendientes.

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9 Acciones posteriores a la reuninAcciones posteriores a la reunin1. Anota de forma ordenada los acuerdos a travs del acta.2. Remite copia del acta a los asistentes.3. Elabora y comprueba el plan de accin.4. Identifica claramente a los responsables y asegrate de que se comprometen

a cumplir los acuerdos.5. Remite toda la documentacin necesaria a los responsables de alguna activi-

dad.6. Remite y recuerda los plazos de actuacin.7. Informa sobre los resultados que se van obteniendo.8. Archiva el acta.9. Evala la reunin.

10 Qu es un actaEl acta de una reunin sirve para recordar compromisos de actuacin y plazosmarcados.Las actas deben ser: cortas, precisas e indicativas.

Identificacin de la reunin:Asistentes:Orden del da:

Enunciado de temas: Acuerdos:

Fecha y lugar:Hora de inicio y de finalizacin:

Firma: Secretario

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IVIV Evaluar la eficacia de la reunin

1 Tcnicas de evaluacin

La evaluacin de una reunin puede hacerse mediante dos tcnicas fundamen-tales: Cuestionario

Consiste en consultar a los participantes acerca de los aspectos ms relevan-tes de la reunin.Esta evaluacin debe hacerse inmediatamente despus de terminada la reu-nin, a travs de unas preguntas de evaluacin que se pasarn a cada uno delos asistentes a la misma.

ObservacinConsiste en que el mismo director de la reunin, o un observador imparcial,anota y critica de forma metdica la forma de desarrollo de la reunin. Es nece-sario estar muy alerta a las conductas manifestadas por los participantes.Si el observador es imparcial, se corre el riesgo de que su presencia llegue aintimidar. Para que sea eficaz es necesario que el grupo acepte su presencia.

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2 Variables que determinan la eficacia

VARIABLES INDEPENDIENTES Variables estructurales:

Tamao del grupo. Caractersticas personales de los miembros. Canales de comunicacin preexistentes.

Variables ambientales: Lugar de reunin. Disposicin fsica de la sala. Condiciones ambientales: luz, temperatura, ruidos, etc.

Variables de la tarea: Objetivo de la reunin. Dificultad del problema. Tiempo necesario para resolver el problema.

VARIABLES INTERMEDIAS Estilo de direccin de la reunin. Tipo de motivacin. Relacin entre los participantes. Distribucin de la participacin.

VARIABLES DEPENDIENTES Productividad de los miembros de la reunin. Satisfaccin de los miembros de la reunin.

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DIRECCIN DE REUNIONES Evaluar la eficacia de la reunin

3 Modelo de evaluacin de objetivos de la reuninA continuacin, tienes una parte del cuestionario de evaluacin que debes pasaral final de tu reunin. Son preguntas que debes hacerte en relacin con los obje-tivos de la reunin.En qu grado estaban claros los objetivos de la reunin?:

En qu medida han sido comprendidos y aceptados los objetivos por los miem-bros del grupo?

En qu grado se han comprometido los participantes con los objetivos?:

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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4 Modelo de evaluacin de la estructura de la reunin

1. En qu fall al preparar la reunin?:Local:

Disposicin fsica:

Condiciones ambientales (luz, temperatura, ruido, ...):

Medios tcnicos:

2. El momento de la convocatoria fue el adecuado?:

3. La duracin de la reunin fue la idnea?:

4. Comenz a su hora?:

5. Termin a su hora?:

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5 Modelo de evaluacin del funcionamiento del grupo

Participacin: Cada miembro particip equitativamente con sus aportaciones personales.

La comunicacin fue abierta y autntica.

Se respetaron los turnos de intervencin en todo momento.

Motivacin: El grado de inters se mantuvo a lo largo de toda la reunin.

Las ideas y sugerencias se examinaron crticamente y se trat de mejorarlasen lo posible.

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Algunas propuestas no se admitieron o se pasaron por alto.Mucho

Clima: Las tensiones en la discusin fueron abordadas con franqueza y se trat de en-

contrarles solucin.

El ambiente que se respir fue de ayuda y respeto a las diferencias indivi-duales.

La discusin sigui un hilo conductor coherente.

Se utilizaron los recursos de que dispone el grupo (informacin, datos, expe-riencia, capacidad, etc.).

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Al final de la reunin, se ha elaborado un plan de accin en comn.

6 Modelo de evaluacin de la actuacin del directorConductas creativas Proponer: el director ha sugerido acciones de contenido sobre el tema.

Desarrollar: el director ha enriquecido o ampliado las ideas o propuestas queemanaron de los participantes, integrndolas.

Conductas clarificativas Comprender: el director ha verificado que los temas tratados son entendidos

por igual entre los asistentes.

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Resumir: el director ha expuesto de forma abreviada el contenido de las inter-venciones y ha sintetizado al final las decisiones tomadas.

Preguntar: el director ha requerido de otros miembros opiniones, aclaracionesy hechos.

Informar: el director ha ofrecido a otros miembros opiniones, aclaraciones yhechos.

Conductas de proceso Interesar: el director ha favorecido la participacin, la presentacin de ideas y

la libre discusin por igual, ha escuchado y dejado hablar regulando las inter-venciones, ha conducido constantemente el hilo y ha llevado al grupo a unaconclusin.

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IExcluir: el director ha cortado, interrumpido o disminuido la posibilidad de par-ticipacin de algunos miembros.

Conductas reactivas Apoyar: el director ha manifestado su conformidad con alguna persona, me-diante alguna declaracin espontnea o directa.

Disentir: el director ha manifestado de forma espontnea o directa su discon-formidad con las opiniones o ideas de algn miembro.

Defender o atacar: el director ha atacado a alguna persona directamente omediante actitud defensiva.

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7 Modelo de evaluacin de la toma de decisiones

1. Cmo se tomaron las decisiones en el grupo? Domin uno o varios individuos?

2. Prevaleci la mayora o se tomaron las decisiones importantes por consenso, de tal forma que todo el que tena sentimientos, opinioneso ideas sobre la cuestin tuvo oportunidad de formularlos y de que se le escuchase?

3. Las decisiones se formularon con la participacin de todos, de modo quetodos pudieron dar su asentimiento?

4. Se dedic suficiente tiempo a estudiar las decisiones importantes?

8 Reuniones eficaces y reuniones ineficaces

Para Reuniones eficaces

Atmsfera libre de tensiones y sin indiciosde aburrimiento.

Alto grado de participacin en discusio-nes relacionadas con el tema. Si la dis-cusin se desva del asunto, se recondu-ce enseguida.

Comprensin y aceptacin de los objeti-vos o tareas.

Todos mantienen una escucha activa y serespetan los turnos de intervencin.

No hay miedo al ridculo.

Hay desacuerdos pero el grupo procuraresolver las diferencias o conciliarlas msque dominar al que disiente. Cuando lasdiferencias no pueden conciliarse, seaplaza el asunto para ser estudiado de-tenidamente. o bien se adopta una solu-cin proporcional.

Toma de decisiones por consenso.

Crticas frecuentes, francas, sin tensio-nes ni molestias y con una tendencia cla-ramente constructiva.

Expresin desinhibida de ideas y senti-mientos.

Confianza plena en el cumplimiento de lamisin por parte de cada miembro.

Entre los miembros hay un conocimientoperfecto de todas las actividades.

Reuniones ineficaces

Atmsfera con grandes formalismos, in-diferencia y aburrimiento (se mantienenconversaciones aparte). Claro desinterspor la tarea.

El grupo se aparta del tema, unos cuan-tos monopolizan la reunin.

No hay aceptacin de una finalidad y ob-jetivo comn. Cada uno lucha por objeti-vos particulares y personales.

No se escuchan unos a otros. Se pierdeel hilo o tema de discusin.

No se expresan las ideas propias por te-mor al ridculo, crticas y represalias con-tra ellos.

Hay desacuerdos, pero el grupo no hacenada para resolverlos. Se suelen resolverpor votacin, en la que sale triunfante unamayora muy escasa. Los miembros msagresivos imponen sus ideas y los msconformistas tienden a callarse y aguantar.

Toma de decisiones de forma prematura.Aparecen muchas protestas despus dela reunin por parte de quienes no es-tn de acuerdo con la decisin tomada.

Crticas destructivas y molestas que ori-ginan tensiones. Aparecen crticas porrencillas personales.

Las ideas y sentimientos quedan ocultos. Las decisiones para emprender algo son

caticas: nadie sabe en realidad quin vaa hacer esto o aquello.

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9 Causas de fracaso de una reunin Ausencia de objetivos claros. Asistentes no implicados, quizs debido a que fueron mal elegidos. Ausencia de orden del da. No se informa previamente. Falta de puntualidad. Horarios inadecuados. Duracin excesiva (tiempo mal calculado). Direccin ineficaz o ausencia de direccin. Protagonismos. Intereses enfrentados y enemistad. Interrupciones. Divagaciones. Hostilidad de los participantes al proyecto que se quiere desarrollar. Baja participacin. No hay continuidad. Ausencia de conclusiones y compromisos. Local inadecuado.

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manual direccion reuniones 1 (1)

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