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LOS PROCESOS DE LAGERENCIA DE PROYECTOS

Fundamentos de Gerencia de Proyectos

Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de:

1. Definición del ciclo de vida del proyecto.

2. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos

3. Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.

LA GERENCIA DE PROYECTOS SE LOGRA…

mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gerencia de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

PROCESO

“Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos , bienes o servicios: PBS”

Técnicas yHerramientas

Entradas Salidas

Entradas, documentos o productos documentados sobre los cuales se efectuarán acciones.

• Técnicas y herramientas mecanismos aplicados a las entradas para transformarlas en salidas.

• Salidas documentos o productos documentados que resultan del proceso.

Dentro de cada grupo de procesos, los procesos individuales están conectados por sus entradas o salidas.

CARACTERIZAR UN PROCESO ES IDENTIFICAR....

Objetivos de calidadMetaIndicador

3 Salidas4 Entradas

6 Recursos

7 Controles

5 Actividades

1. Nombre del proceso2. Responsable y objetivo (alcance)

CICLO DEMING COMO HERRAMIENTA EMPRESARIAL

A P

V H

APLICACIÓN DEL CICLO DE DEMING EN LA ADMINISTRACION DE LA ORGANIZACION

GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

1. INICIACIÓN. Define y autoriza el proyecto o una fase.

2. PLANEACIÓN. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

3. EJECUCIÓN. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.

5. CIERRE. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

Procesos deplaneación

Procesos deejecución

Procesos deSeguimiento y Control

Procesosde iniciación

Procesosde cierre

INTERRELACIÓN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Procesos deplaneación

Procesos deejecución

Procesos deSeguimiento y Control

Procesosde iniciación

Procesosde cierre

Límitesdel proyecto

Entradasdel proyecto

Iniciador/PatrocinadorDel Proyecto

Productoentregablesdel Proyecto

Registrosdel proyecto

Usuariosfinales

archivos delos proyectos

Límites del proyecto

Factores Ambientalesde la Empresa

Grupo de Procesos de

Iniciación

Cultura de la organizaciónSistema de informaciónde la gestión de proyectosReserva de recursos humanos

Activos de los Procesosde la Organización

Políticas, procedimientos,normas, guíasProcesos definidos,Información históricaLecciones aprendidas

Grupo de Procesos dePlanificación

Acta de Constitución del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Grupo deProcesos de

Ejecución

Plan de Gestión del Proyecto

Grupo de Procesos deSeguimiento y Control

Productos entregablesCambios solicitadosSolicitudes de cambio implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadaInformación sobre el rendimiento del trabajo

Grupo de Procesos de Cierre

Solicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio rechazadasAcciones correctivas aprobadasReparación de defectos aprobadaPlan de gestión del proyecto (actualizaciones)Enunciado del Alcance del proyecto (actualizaciones)Acciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasInformes de rendimientoReparación de defectos recomendadaProyeccionesReparación de defectos validadaProductos entregables aprobados

Procedimiento de cierre administrativoProcedimiento de cierre del contrato

Iniciador o Patrocinadordel Proyecto

Enunciado del trabajo

Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones)

Cierre

Producto, servicioo resultado final

Procesos de Gerencia de Proyectos para un Proyecto

Contrato

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project

Charter)

Desarrollar el Enunciado del

Alcance del Proyecto Preliminar

DEFINICIÓN DE REQUISITOS

Grupo de Procesos de Planeación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Iniciación

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOPROJECT CHARTER

1. Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y demás interesados.

2. Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar

3. Finalidad o justificación del proyecto.4. Gerente del proyecto nombrado y nivel de

autoridad

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOPROJECT CHARTER (continuación)

5. Resumen del cronograma de hitos6. Influencias de los interesados7. Organizaciones funcionales y su participación8. Asunciones de la organización ambientales y

externas9. Restricciones de la organización, ambientales y

externas.10. Oportunidades de negocio que justifiquen el

proyecto, incluido el retorno sobre la inversión.11. Presupuesto resumido

DECLARACIÓN DEL ALCANCE PRELIMINARPROJECT SCOPE STATEMENT

TÍTULO DEL PROYECTO:

PREPARADO POR:

FECHA:

GERENTE DE PROYECTO:

Resumen EjecutivoEstimaciones iniciales, números de revisión, puntos de contacto.

Objetivos del Proyecto y ProductoObjetivos del ProyectoObjetivos del Producto o Servicio

Requisitos y Características del Producto o ServicioDescripción del ProductoDescripción del Servicio

Criterios de Aceptación del ProyectoCriterio para aceptar los Productos terminados

Límites del ProyectoEl Alcance IncluyeEl Alcance no incluye

Requisitos y Productos Entregables del ProyectoProductos o Servicios Entregables

Restricciones del Proyecto

Supuestos del Proyecto

Riesgos iniciales definidos

Organización Inicial del Proyecto

Requerimientos de Recursos

Equipo de apoyo – personal y cantidad

Rol del Recurso Cantidad

Hitos del Cronograma

Hitos Fecha estimada

WBS inicial

Estimación de CostosCostos DirectosEmpleadosContratación externaHardwareSoftwareOtros

Costos IndirectosFacilidades Servicios PúblicosImpuestos

ReservaContingencias Cambios de Ley

Requisitos de Gestión de la Configuración

Reuniones de los Comités Ejecutivo y TécnicoInforme de Avance MensualManejo y Control de RiesgosManejo de Problemas no previstosManejo de las Comunicaciones

AprobaciónRol Nombre Firma

Gerente del Proyecto

Propietario del Proyecto

Patrocinador del Proyecto

Stakeholders participantes

PRAXIS 2

• PREPARE EL BOSQUEJO INICIAL DEL PROJECT SCOPE STATEMENT DE SU PROYECTO

• EXPÓNGALO AL GRUPO

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project

Charter)

Desarrollar el Enunciado del

Alcance del Proyecto Preliminar





ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

Project Scope Statement

1. Objetivos del proyecto y del producto2. Requisitos y características del producto o servicio3. Criterios de aceptación del producto4. Límites del proyecto5. Requisitos y productos entregables del proyecto6. Restricciones del proyecto7. Asunciones del proyecto

ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

Project Scope Statement (continuación)

8. Organización Inicial del Proyecto9. Riesgos iniciales definidos10. Hitos del cronograma11. WBS. Inicial12. Estimación de costos de orden de magnitud13. Requisitos de gestión de la configuración del

proyecto14. Requisitos de aprobación

2.- GRUPO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN• El equipo de gerencia del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planeación y los procesos e interacciones que lo componen, para planear y gestionar con éxito un proyecto para la organización.

•Los procesos de planeación desarrollan el plan de gestión del proyecto.

•Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto

Planificación del AlcanceDesarrollar el

Plan de Gestión del

Proyecto


Definición del Alcance

Definición de las Actividades

Estimación de la Duración de las

Actividades

Establecimiento de la Secuencia de las

Actividades

Desarrollo delCronograma

Estimación de Recursos de las

ActividadesCrear WBS

Estimación de Costes

Preparación del Presupuesto de Costes

Planeación de los Recursos Humanos

Planear Calidad

Planear las Comunicaciones

Planear Contratos

Planear Respuesta a los Riesgos

Planear Compras y Adquisiciones

Planificación de la Gestión de Riesgos

Identificación de Riesgos

Análisis Cualitativo de Riesgos

Análisis Cuantitativo de Riesgos



Grupo de Procesos de

Seguimiento y Control2.- GRUPO PROCESOS DE PLANEACIÓN

3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

• Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.• Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.• También aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados

Realizar Aseguramiento

de Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Solicitar Ofertas a los Proveedores

Dirigir y Gestionar la Ejecución del

ProyectoDistribución de la Información

Selección de Proveedores





3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

4.- GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

• Está compuesto por los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas para controlar la ejecución del proyecto.

• El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto.

Verificación del Alcance

Control del Alcance

Control del Cronograma

Control decostos

Supervisar y Controlar el Trabajo

del Proyecto


Grupo de Procesos de Planeación Realizar control de

Calidad

Gestionar el Equipo del Proyecto

Informar el Rendimiento

Gestionar a los Interesados

Seguimiento y Control de Riesgos

Administración del Contrato

Control Integrado de Cambios



4.- Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

5.- GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE• Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.

• Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

Cerrar Proyecto

Cierre del Contrato





INTERACCIONES ENTRE PROCESOS

• Los Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto.

•Los Grupos de Procesos pocas veces son eventos discretos o que ocurren una única vez; son actividades superpuestas que se producen con distintos niveles de intensidad a lo largo del proyecto.

Fundamentos de Gerencia de Proyectos

Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de:

1. Definición del ciclo de vida del proyecto.

2. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos

3. Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.

GerenciaRecursosHumanos

GerenciaAdquisiciones

Contratos

GerenciaRiesgo

GerenciaCosto

GerenciaComunicaciones

Informes

Gerencia Tiempo

Gerencia Alcance

GerenciaCalidad

GerenciaIntegración

GERENCIA DE PROYECTOS

AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI

(PMBoK-2004)

Gestión de la Integración del Proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.• Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.• Control integrado de cambios.• Cerrar el proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto

• Planeación del alcance.

• Definición del alcance.

• Crear EDT.

• Verificación del alcance.

• Control del alcance.

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Definición de las actividades.• Establecimiento de la secuencia de las actividades.• Estimación de Recursos de las Actividades• Estimación de la duración de las actividades.• Desarrollo del cronograma.• Control del cronograma.

Gestión de los Costos del Proyecto

• Estimación de costos.• Preparación del presupuesto de costos.• Control de costos.

Gestión de Calidad del Proyecto

• Planeación de la calidad.

• Realizar aseguramiento de calidad.

• Realizar control de calidad.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• Planificación de los recursos Humanos.

• Adquirir el Equipo del Proyecto.

• Desarrollar el Equipo del Proyecto.

• Gestionar el Equipo del Proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del proyecto

• Planeación de las comunicaciones.

• Distribución de la información.

• Informar el Rendimiento.

• Gestionar a los interesados.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

• Planeación de la Gestión de Riesgos.

• Identificación de Riesgos.

• Análisis Cualitativo de Riesgos.

• Análisis Cuantitativo de Riesgos.

• Planeación de la Respuesta a los Riesgos.

• Seguimiento y Control de Riesgos.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• Planificar las Compras y Adquisiciones.

• Planeación de los contratos.

• Solicitar respuestas a vendedores.

• Selección de vendedores.

• Administración del contrato.

• Cierre del contrato.

INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito

INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito

Ciclo de Vida del Proyecto

GerenciaAlcance

GerenciaCalidad

GerenciaTiempo

Gerencia Costos

Administraciónde Información/Comunicación

Gerencia Compras/

Contrataciones

Gerencia RecursosHumanos

Gerencia Riesgos

Secuencia de

Planeación

Secuencia deProducción

Funciones Secundarias(Interactivas y Adaptables)

Funciones Primarias(Objetivos o Restricciones)

Satisfacción del Cliente o Propietario

Integración

Gerencia Información

/Comunicación

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PROYECTOEXITOSOPLANEAR Y

EJECUTAR

ALCANCECALIDADTIEMPO COSTORIESGO

RECURSOS HUMANOSCONTRATOS/SUMINISTROS

INFORMACION/COMUNICACIONES

SECUENCIA DE LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES Y FACILITADORAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

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