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TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE Contenido del Taller. Introducción General. Proyectos… Visión general y conceptos. Metodología PMP “Lite”. Visión estructurada… Ejercicios. Ejemplos. Discusiones. Casos prácticos. IEE CONSULTORES ASOCIADOS, C.A. Maletin de Herramientas.

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TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE

Contenido del Taller. Introducción General. Proyectos… Visión general y conceptos. Metodología PMP “Lite”. Visión estructurada…

Ejercicios. Ejemplos. Discusiones. Casos prácticos.

IEE CONSULTORES ASOCIADOS, C .A .

Maletin de Herramientas.

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TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE

Introducción General. Objetivos de este Taller: Empowerment. Mejora profesional / personal. Estandarización. Hablar un idioma común. Mejorar calidad en ejecución de Proyectos. Disminuir esfuerzo en ejecución de Proyectos. Reducir costos por mermas, errores, desinformación. Metodología: Teoría / discusiones / ejercicios / casos

prácticos. Reglas: 1 sola: CELULARES APAGADOS.

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Maletin de Herramientas.

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TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE

IEE CONSULTORES ASOCIADOS, C .A .

Maletin de Herramientas.

Ahorros… Ideas

Herramientas… Informacion…

Conocimiento…

Tiempo.

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EJECUCIÓN DE PROYECTOS.

Conceptos Características de un Gerente de Proyectos Áreas de Conocimiento en Gerencia de un Proyecto Integration Management (Integracion) Scope Management (Alcance) Time Management (Tiempo) Cost Management (Costo) Quality Management (Calidad) Human Resource Management (Recursos Humanos) Communications Management (Comunicaciones) Risk Management (Riesgo) Procurement Management (Procura)

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Contenido del Taller…..

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CONCEPTOS

Proyecto: Es un proceso temporal realizado para crear un producto o servicio UNICO

Gerencia de Proyecto: Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas

para cumplir con los requerimientos del proyecto.

Stakeholders: Son los individuos y organizaciones que están activamente involucradas en

el proyecto y que puedan afectar negativa o positivamente su ejecución: PM, Customer, Project Team Members, Sponsor Company Organization Involved

in de Project.

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EL GERENTE DEL PROYECTO…

Cualidades Deseables: Dominio del área financiera y contable. Dominio del área TECNICA. Planificador en forma estratégica. Organizado (manejo del tiempo y del stress) Dominio de relaciones personales (clientes, team, supervisor y resto de la

organización

Atributos que favorecen: Práctico Creíble “Predictable”

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Características

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Definición de los requerimientos

del sistema

Especificación del sistema.

Selección del Sistema

Configuración Instalación,

comisionamiento y arranque

Ejecución del Proyecto

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Las tres etapas iniciales, usualmente son responsabilidad del Cliente

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Inicial Intermedio

Final

Tiempo

Costo

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Inicia Planifica

Controla Ejecuta

Cierra

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Inicio Planifica

Control Ejecuta

Cierre

Fase Inicial

Inicio Planifica

Control Ejecuta

Cierre

Fase Intermedia

PROCESO CONTINUO….

Inicio Planifica

Control Ejecuta

Cierre

Fase Final

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En equipos de 2, plantear como Proyectos: #1. Paseo a la Playa. #2. Compra de viveres en el

supermercado. #3. Reparar el automovil. #4. Compra de un regalo de Navidad. #5. Acondicionar una habitacion (pintura y

muebles). #6. Organizar una fiesta de Cumpleanos. 15 minutos….

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Inicio Planifica

Control Ejecuta

Cierre

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO (METODO PMP)….

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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“Areas de Conocimiento en Project Management”

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1. GERENCIA DE INTEGRACION • Son los procesos requeridos para asegurar que todos

los elementos del proyecto estén apropiamente coordinados.

• Objetivo: que las necesidades y requerimientos de los Stakeholders sean cumplidas o mejor: excedidas.

Los principales procesos para la integración son: Desarrollo de un “Project Plan”: Integración y coordinación de todas

las actividades en un documento consistente y coherente. Ejecución del proyecto: Correcta y completa ejecución de las

actividades incluidas en el plan. Control de Cambios: Coordinación de los cambios ocurridos a través

de la ejecución del proyecto. Todo cambio de alcance implica una revisión de costos y precios.

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“Todo cambio de alcance implica una revisión de costos y precios”.

Project Plan, Project Charter…

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GERENCIA DE INTEGRACION DE UN PROYECTO

Project Plan Development Inputs • Other planning outputs • Historical information • Organizational policies • Constraints • Assumptions Tool and Techniques • Project planning methodology • Stakeholder skills and knowledge • Project management Information system (PMIS) • Earned value management (EVM)

Outputs • Project plan •Supporting detail

Project Plan Execution Inputs • Project plan • Supporting detail • Organizational policies • Preventive action • Corrective action Tool and Techniques • General management skills • Product skills and knowledge • Work authorization system • Status review meetings • Project management information system •Organizational procedures

Outputs • Work results •Change requests

Integrated Change Control Inputs • Project plan • Performance reports • Change requests Tool and Techniques • Change control system • Configuration management • Performance measurement • Additional planning • Project management information system Outputs • Project plan updates • Corrective action • Lessons learned

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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2. GERENCIA DEL ALCANCE

Es la manera de garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para que el proyecto sea exitoso. INITIATION: Autorización para el arranque del proyecto.

SCOPE PLANNING: Desarrollo de un plan escrito del alcance como base de las decisiones futuras.

SCOPE DEFINITION: Subdividir hitos mayores en pequeños más manejables (WBS). (Llamada a WBS).

SCOPE VERIFICATION: Formalizar aceptación del alcance por parte del cliente.

SCOPE CHANGE CONTROL: Control de los cambios de alcance, todo cambio que implique costo, debe implicar

ingresos adicionales.

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WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

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OrderRevision

Kick Off MeetingPreparation

Kick Off Meeting

Project Start

DataGathering

InformationReceipt

ESD CabinetDesing

Built Book(PAS)

Built Book(PAS) Customer

System Desing

Triconex

Foxboro

RittalCabinet and

Parts

Other thirdparties

Procurement

ESDConfiguration

ESDProgramming

DCSConfiguration

DCSDisplays

Programming

Configuration &Programming

ESD/DCSAssembly

ESD/DCSPre FAT

ESD/DCSFAT

ESD/DCSCrating &Shipping

Customer Import/move to site

ESD/DCSInstallationSupervision

ESD/DCSInterconection

SAT

Assembly & FAT

Site Activities

Start upActivities

Loop CheckingStart up

ProjectClose up

ProjectManagement

EJEMPLO DE WORK BREAKDOWN STRUCTURE

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Metodologia WBS…

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GERENCIA DE ALCANCE DEL PROYECTO

Initiation (Alta Gerencia)

Inputs • Product description • Strategic plan • Project selection criteria • Historical information Tool and Techniques • Project selection methods • Expert judgment Outputs •Project charter •Project manager identified/assigned • Constraints • Assumptions

Scope Planning

Inputs • Product description • Project charter • Constraints • Assumptions Tool and Techniques • Product analysis • Benefit/cost analysis • Alternatives identification • Expert judgment Outputs •Scope statement •Supporting detail •Scope management plan

Scope Definition

Inputs • Scope statement • Constraints • Assumptions • Other planning outputs • Historical information Tool and Techniques • Work breakdown structure templates • Decomposition

Outputs • Work breakdown structure • Scope statement updates • Preliminary GANT (MS Project)

Scope Verification

Inputs • Work results • Product documentation • Work breakdown structure • Scope statement • Project plan Tool and Techniques • Inspection Outputs • Formal acceptance

Scope Change Control

Inputs • Work breakdown structure • Performance report • Change requests • Scope management plan Tool and Techniques • Scope change control system • Performance measurement • Additional planning Outputs • Scope changes • Corrective action • Lessons learned •Adjusted baseline

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EJERCICIO # 2.

En 2 grupos, desarrollar los WBS de los siguientes proyectos (estimar HH): GRUPO # 1: Suministro e instalacion de un sistema

de control distribuido (DCS). GRUPO # 2: Suministro e instalacion de un sistema

de parada de emergencia (ESD). 30 minutos….

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Work Breakdown Structure Cust.: Done

by: Revised by: Date: DCS Engineering Work Estimation

PHASE I: Preliminar Documentation.

PHASE II: Hardware Documentation.

PHASE III: Applications Configuration.

PHASE IV: Integration. PHASE V: FACTORY ACEPTANCE

TESTS. PHASE VI: SYSTEM SHIPMENT. PHASE VII: SYSTEM INSTALL.

SUPPORT PHASE VIII: TRAINING.

PHASE IX: SITE ACCEPTANCE TESTS.

PHASE X: SYSTEM PERFORMANCE ASSES.

PHASE XI: COMMISSIONING SUPPORT

Recomendacion: Limitar a unas 40-50 el numero de actividades

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Las principales acciones que deben ser tomadas para elaborar un efectivo programa de ejecución de proyecto son:

• Definición de actividades • Secuencia de actividades • Duración de las

actividades • Desarrollo del

cronograma • Control del Schedule

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GERENCIA DEL TIEMPO Es el proceso requerido para asegurar la finalización del proyecto en el tiempo acordado.

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Secuencia de Actividades - Interactividad

Estimación de duración de actividades

Desarrollo del plan – secuencia, duracion y recursos.

Control del Plan de Ejecución del Proyecto

Definición de Actividades - Deliverables

WBS es el principal “INPUT” para la definicion de actividades

Esfuerzo vs. Duración.

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NETWORK DEVELOPMENT. Herramienta

11 20

8 14 14 17

A

0 3

0 3

0 (3) 0

0 6

L 1 (6) 0 1 7 0 2 5 (2) 4

R

B

H

S

E

C D

F

J

M

T

V

U

N

K

G

P

0 (5) 0

2 (3) 2

3 (6) 0

6 (2) 0

1 (4) 0

3 (3) 0

6 (3) 3

0 (7) 0

2 (7) 2

3 (4) 0

1 (9) 1

3 (3) 3

0 (5) 0

2 (3) 2

3 (1) 3

0 (3) 0

5 7

3 8

3 8

3 6

5 8

11 17 8 10

14 16

6 10

7 11

17 20 10 13

16 19

8 15

8 15

6 13

8 15 10 14

13 17 10 19

16 17

19 20

15 18

17 20

15 20

15 20 14 17

17 20

20 23

20 23

IEE CONSULTORES ASOCIADOS, C .A . Esto lo hace el MS Project….

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Activity A Activity B Activity C Activity D

Jun Jul Aug Sep Oct Nov

BAR (GANT) CHART. Herramienta

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Esta es la herramienta mas comunmente usada del MS Project…

Llamada a un Gant

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MILESTONE CHART. Herramienta

Event

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug

Subcontrato Firmado

Especificaciones Finalizadas

Diseño Revisado

Sistema Probado

Primera Unidad Despachada

Plan de la Producción Completada

Planned Actual

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Y….. Esto tambien lo genera el MS Project.

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EJERCICIO # 3.

En los mismos 2 grupos, y a partir de los WBS del ejercicio # 2: En MS Project: Asignarle DURACIONES a las actividades. Asignarle PRECEDENCIAS a las actividades. 30 minutos….

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Estimación de los costos: Plan de gerencia de costos

Estimación de Flujo de Caja / Linea Base de Costos

Control de Costos. Manejo de cambios en Linea Base

Planificación del uso de recursos

Ejecución FISICA & Ejecución FINANCIERA de un proyecto

Costos se “refinan” a medida que avanza el Ciclo de Vida del Proyecto

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GERENCIA DE LOS COSTOS

Es el proceso requerido para asegurar la finalización del proyecto dentro del presupuesto aprobado. Las principales actividades son: Planificación de recursos: Definición de los recursos (gente, equipos y materiales) y las cantidades de los

mismos para la realización del proyecto. Estimación de costos: Fijación de los costos (estimados) a ser incurridos en los recursos usados.

Presupuesto de costos: Asignación del costo a cada actividad del proyecto definidas en el WBS.

Control de costos: Mecanismos para evitar desviaciones de los costos presupuestados.

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GERENCIA DE COSTOS DEL PROYECTO

Resource Planning Inputs • Work breakdown structure • Historical information • Scope statement • Resource pool description • Organizational policies • Activity duration estimates Tool and Techniques • Expert judgment • Alternatives identification • Project management Software

Outputs • Resource requirements

Cost Estimating Inputs • Work breakdown structure • Resource requirements • Resource rates • Activity duration estimates • Estimating publications • Historical information • Chart of accounts • Risks Tool and Techniques • Analogous estimating • Parametric modeling • Bottom-up estimating • Computerized tools (LULO) • Other cost estimating methods Outputs • Cost estimates • Supporting detail • Cost management plan

Cost Budgeting Inputs • Cost estimates • Work breakdown structure • Project schedule • Risk management plan Tool and Techniques • Cost budgeting tools and techniques Outputs • Cost baseline

Cost Control Inputs • Cost baseline • Performance reports • Change requests • Cost management plan Tool and Techniques • Cost change control system • Performance measurement • Earned value management (EVM) • Additional planning • Computerized tools (Excel)

Outputs • Revised cost estimates • Budget updates • Corrective action • Estimate at completion • Project closeout • Lessons learned

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La herramienta de mayor uso aca se llama LULO…

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Aseguramiento de Calidad

Control de Calidad

Planificacion de Calidad

Deming: PLAN / EJECUCION / VERIFICACIÓN / ACCIÓN.

85% del costo de calidad es responsabilidad de la gerencia

Crosby: Calidad es gratis.

Apego a los requerimientos, Prevención, Cero defectos y costo de No-conformidad

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GERENCIA DE LA CALIDAD DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: Calidad es una variable subjetiva que depende de las expectativas de 2 o mas partes. Expectativas estan condicionadas al alcance y costo/precio acordado en un proyecto. Los stakeholders deben establecer los parametros de calidad que se deben cumplir en un proyecto ANTES de fijar los precios. Usualmente “a mayor calidad, mayor costo / precio”. BUENO, BONITO y BARATO es la meta de todo proyecto ejecutado con calidad. Cuanta calidad podemos agregar a un proyecto?... Thumb-rule del 101%. Pero…. En si: Que es calidad?. Que significa que algo se haga con calidad? DISCUSION…

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THUMB-RULE DEL 101%.

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GERENCIA DE LA CALIDAD DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: La Calidad en cualquier actividad requiere de una guia a seguir o meta a alcanzar y de un arbitro o de un sistema de evaluacion. La guia a seguir normalmente se llama NORMA. La meta es el alcance contratado para esa actividad, obra, servicio o contrato. Tambien lo podemos llamar: Producto. El arbitro deberia ser un tercero, un ente independiente de las partes involucradas, encargado de comparar el producto con la norma. Usualmente es el departamento de QAQC del Cliente. De aqui la importancia de que el alcance este bien definido. El sistema de evaluacion lo constituye el conjunto de formatos, normas y procedimientos que se desarrollan para lograr el Producto. Toda empresa debe tener un manual de QAQC para sus actividades medulares asi como toda obra o contrato debe tener un manual de QAQC particular. Para que?

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Procedimentar las actividades (segun normas o mejores practicas) favorece su ejecucion con minimo desperdicio, siempre de la misma forma y a tiempo.

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GERENCIA DE LA CALIDAD

Es el proceso requerido para que el proyecto pueda satisfacer las necesidades por el cual fue concebido. Este proceso comprende las siguientes áreas: Planificación de calidad: Proceso en el cual se identifican cuales estándares de calidad son relevantes en

el proyecto y determinar como se pueden cumplir con los mismos. Aseguramiento de calidad: Es la evaluación periódica del desarrollo del proyecto para asegurar que se

están cumpliendo con los estándares acordados. Control de calidad: Monitoreo de la ejecución del proyecto para corregir las desviaciones de calidad

exigidas.

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GERENCIA DE CALIDAD DE UN PROYECTO

Quality Planning Inputs • Quality police • Scope statement • Product description • Standards and regulations • Other process outputs Tool and Techniques • Benefit/ cost analysis • Benchmarking • Flow-charting • Design of experiments • Cost of quality

Outputs • Quality management plan •Operational definitions • Checklists • Inputs to other processes

Quality Assurance Inputs • Quality management plan • Results of quality control measurements • Operational definitions Tool and Techniques • Quality planning tools and techniques • Quality audits

Outputs • Quality improvement

Quality Control Inputs • Work results • Quality management plan • Operational definitions • Checklists Tool and Techniques • Inspection • Control charts • Pareto diagrams • Statistical sampling • Flow-charting • Trend analysis Outputs • Quality improvement • Acceptance decisions • Rework • Completed checklists • Process adjustments

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Page 37: TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE … Gerencia de Proyectos IEE.pdf · TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE Contenido del Taller. Introducción General. Proyectos… Visión

ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Page 38: TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE … Gerencia de Proyectos IEE.pdf · TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE Contenido del Taller. Introducción General. Proyectos… Visión

Organización Matricial / Organización orientada al Proyecto

Importancia del liderazgo / Manejo de conflictos

Mantener los conflictos controlados TEMPRANAMENTE

Selección / Desarrollo del equipos del Proyecto

Inicial Definic Requerim

Aplazamiento ( o arrepentimiento)

Ciclo de Vida

Grado Conflicto

Diseno Desarrollo Despliegue Cierre

Formacion (Cautela)

Tormenta (Confrontar)

Normado (Resolver)

Ejecucion (Creer)

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: Se dice que el Recurso Humano es el mas Valioso. No siempre se le valora de esa manera!. Hecho: El Recurso Humano en una empresa prestadora de servicios (y especialmente en una de tecnologia) SI es el capital mas valioso. Adecuados procesos de seleccion, capacitacion continua y crecimiento personal y profesional del Capital Humano de una empresa, son tareas prioritarias de la gerencia de una empresa de servicios. Entender al Capital Humano, sus necesidades, sus aspiraciones, su plan de vida, sus metas y ambiciones personales y profesionales. Minimizar la rotacion de personal – Disminuye costos y mejora la calidad… se le conoce como: EXPERIENCIA

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Usualmente el recurso humano es el mas dificil de obtener y mantener, lo cual lo convierte “per se”, en el mas valioso….

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: Procesos usuales en la Gerencia de los Recursos Humanos (General / Proyecto): • Planificacion Estrategica. Organigrama. • Captacion de personal. Formado o sin experiencia. Politicas y experiencias. • Desarrollo de Personal segun su orientacion “base” y necesidades de la Empresa o del Proyecto. • Descripcion de cargos. • Evaluacion de Desempeno. • Compensacion (Caso Venezuela). Premiacion. Reconocimientos. Plan de Carrera. • ADIESTRAMIENTO. • Seguridad. Estabilidad. PLAN DE VIDA.

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Trabajar donde se quiere y haciendo lo que se quiere deberia ser la meta primaria de cualquiera de nosotros… Si la paga es buena… eso es un PLUS!.

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

Incluye el Proceso requerido para hacer el más efectivo uso del personal involucrado en el proyecto, incluyendo todas las partes integrantes del mismo. Planificación Organizacional: Identificación, documentación y asignación de actividades a personas; indicando

rol, responsabilidades y línea de reporte. Reclutamiento del Staff: Proceso de obtención de los recursos requeridos.

Desarrollo del Equipo: Es el proceso de ayuda y capacitación dado a personas o equipos de personas,

para mejorar la ejecución del proyecto

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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DE PROYECTO

Organizational Planning Inputs • Project interfaces • Staffing requirements • Constraints Tool and Techniques • Templates • Human resource practices • Organizational theory • Stakeholder analysis

Outputs • Role and responsibility assignments • Staffing management plan • Organization chart • Supporting detail

Staff Acquisition Inputs • Staffing management • Staffing pool description • Recruitment practices Tool and Techniques •Negotiations • Preassignment • Procurement

Outputs • Project staff assigned • Project team directory

Team Development Inputs • Project staff • Project plan • Staffing management plan • Performance reports • External feedback Tool and Techniques • Team-building activities • General management skills • Reward and recognition systems • Collocation • Training Outputs • Performance improvements • Input to performance appraisals (VALORACION)

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Distribucion de la Información

Reporte de Comportamiento (performance)

Planificacion de Comunicaciones

….. Quien necesita?. Qué? Cuando? Cómo será entregado?

Cierre Administrativo del Proyecto

Tipos de comunicación: Verbal, escrita, corporal, otra

Estilos de comunicación: Autoritaria, Promocional, Facilitador, Juez, Conciliador, Etico, Reservado, Intimidador, Cambativo, Interruptor

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GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: Es conveniente establecer desde el mismo inicio del proyecto las pautas de las comunicaciones (reuniones, reportes, instrucciones de campo, solicitud de CAMBIOS). Las “pautas” deben incluir como minimo: Modelo de cada tipo de comunicacion y frecuencia de su emision. Las pautas deben ser aceptadas por todas las partes. La tecnologia es una aliada de las comunicaciones. Uso de EMAILS. Toda reunion entre dos o mas partes de un proyecto debe terminar con una minuta FIRMADA. Las comunicaciones deben ser precisas y oportunas. Se debe incluir a todo el personal involucrado en el tema que toca la comunicacion.

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En la medida en que las comunicaciones se formalizan… se disminuyen los errores y malos entendidos….

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GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES

Proceso requerido para asegurar en forma oportuna la generación, recolección, transmisión, almacenamiento y disponibilidad de la información del proyecto. Planificación de las Comunicaciones: Es la identificación de la informaciones y comunicaciones necesarias (quien la

requiere, quien la genera, como y cuando). Distribución de la Información: Proceso en el cual se logra que la información del proyecto esté disponible a los

“stakeholders” cuando sea requerida. Diseño de Reportes (Información oportuna y adecuadamente presentada) Cierre Administrativo (Cierre del Proyecto)

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GERENCIA DE COMUNICACIONES DE PROYECTO

Communications Planning Inputs • Communications requirements • Communications technology • Constraints • Assumptions Tool and Techniques • Stakeholder analysis

Outputs • Communications management plan

Information Distribution Inputs • Work results • Communications management plan • Project plan Tool and Techniques • Communications skills • Information retrieval systems • Information distribution methods

Outputs • Project records • Project reports • Project presentations

Performance Reporting Inputs • Project plan • Work results • Other project records Tool and Techniques • Performance reviews • Variance analysis • Trend analysis • Earned value analysis • Information distribution tools and techniques Outputs • Performance reports • Change requests Administrative Closure

Inputs • Performance measurement documentation • Product documentation • Other project records Tool and Techniques • Performance reporting tools and techniques •Project reports • Project presentations

Outputs • Project archives • Project closure • Lessons learned

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Identificación de los Riesgos

Analisis Cualitativo de Riesgos

Analisis Cuantitativo de Riesgos

Planificacion del Manejo de Riesgos

Plan de Respuesta/Acción a los Riesgos

Monitoreo y Control de los Riesgos

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GERENCIA DEL RIESGO DISCUSION. CONCEPTOS BASICOS: Que es Riesgo? Cuales son los riesgos mas frecuentes en la ejecucion de un proyecto? • Riesgo Financiero. Retrasos en Pagos. Aumento de Costos. Cambios en Legislacion. • Riesgo del Alcance u Objetivos del Proyecto. Ingenierias “pobres” al momento de establecer el precio y duracion del Proyecto. • Riesgo de Duracion o Planificacion. • Riesgo de Asuntos Tecnicos o de Productos. • Riesgo asociados a Terceros, suplidores, sub-contratistas. Como ponderar el Riesgo?. Donde se refleja el costo del Riesgo. • Utilidades e Imprevistos… La “grasita” de una Oferta No olvidar que “Riesgo” y “Utilidad” son conceptos proporcionalmente ligados

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En Venezuela, es dificil ponderar el riesgo, debido a los multiples agentes que intervienen (clientes, inflasion, gobierno, mercado, etc.)

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Proceso sistemático de identificar, analizar y responder ante el riesgo de un proyecto.

Planificación de Manejo de Riesgo Identificación del Riesgo Análisis Cualitativo del

Riesgo Análisis Cuantitativo del

Riesgo Planificación de

Respuestas al Riesgo Control y Monitoreo del

Riesgo

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GERENCIA DEL RIESGO

Incluye maximizar las probabilidades y consecuencias de eventos positivos y de minimizar las de eventos adversos.

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GERENCIA DE RIESGO EN PROYECTOS

Risk Management Planning

Inputs • Project charter • Organization’s risk • Defined roles and responsibilities • Stakeholder risk tolerances • Template for the organization’s risk management plan • Work breakdown structure (WBS) Tool and Techniques • Planning meetings

Outputs • Risk management plan

Risk Identification

Inputs • Risk management plan • Project planning outputs • Risk categories • Historical information Tool and Techniques • Documentation reviews • Information-gathering techniques • Checklists •Assumptions analysis •Diagramming techniques

Outputs • Risk • Triggers • Inputs to other processes

Team Development

Inputs • Project staff • Project plan • Staffing management plan • Performance reports • External feedback Tool and Techniques • Team-building activities • General management skills • Reward and recognition systems • Collocation • Training Outputs • Performance improvements • Input to performance appraisals

Quantitative Risk Analysis

Inputs • Risk management plan • Identified risk • List of prioritized risks • List of risks for additional analysis and management • Historical information • Expert judgment • Other planning outputs Tool and Techniques • Interviewing • Sensitivity analysis • Decision tree analysis • Simulation Outputs • Prioritized list of quantified risks • Probabilistic analysis of the project • Probability of achieving the cost and time objectives •Trends in quantitative risk analysis results

Quantitative Risk Analysis

Inputs • Risk management plan • List of prioritized risk • Risk ranking of the project • Prioritized list of quantified • Probabilistic analysis of the project • Probability of achieving the cost and time objectives • List of potential responses • Risk thresholds • Risk owners • Common risk causes • Trends in qualitative and quantitative risk analysis results Tool and Techniques • Avoidance • Transference • Mitigation • Acceptance Outputs • Risk response plan • Residual risks • Secondary risks • Contractual agreements • Contingency reserve amounts needed • Inputs to other processes • Inputs to a revised project plan

Quantitative Risk Analysis

Inputs • Risk management plan • Risk response plan • Project communication • Additional risk identification and analysis • Scope changes Tool and Techniques • Project risk response audits • Periodic project risk reviews • Earned value analysis • Technical performance measurement • Additional risk response planning Outputs • Workaround plan • Corrective action • Project change requests • Updates to the risk response plan • Risk database • Updates to risk identification checklists

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El riesgo se gerencia via aumento de precios (o grasa en una Oferta).. Tambien llamada: Contingencia

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE UN PROYECTO

• Integration Management (Integracion) • Scope Management (Alcance) • Time Management (Tiempo) • Cost Management (Costo) • Quality Management (Calidad) • Human Resource Management (Recursos Humanos) • Project Communications Management (Comunicaciones) • Project Risk Management (Riesgo) • Project Procurement Management (Procura)

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Page 54: TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE … Gerencia de Proyectos IEE.pdf · TALLER DE GERENCIA DE PROYECTOS - IEE Contenido del Taller. Introducción General. Proyectos… Visión

Planifificación de Ordenes de Compra

Solicitud / Selección de proveedores

Planificación de Procura

Administración de contratos - POs / Cierre de Contratos -POs

RIESGO Compra

RIESGO Venta

Costo mas comision fija

Precio Fijo (Lump Sum) Incentivos sobre precio fijo

Costo mas Comision Incentivos

Tiempo y materiales

Costo mas porcentaje

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Planificación de Procura: Identificación que se requiere

comprar, cuando se tiene que comprar.

Planificación de Requerimientos: Identificación de requerimientos

potenciales de productos y de los potenciales suplidores.

Requisición: Solicitud de cotización

Selección de Suplidores: Escogencia de los suplidores basado

en los criterios de selección: Cumplimiento de “specs” Precios “Pass through” de condiciones

financieras

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GERENCIA DE PROCURA

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“BASELINES” DE UN PROYECTO

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RECURSOS HUMANOS PROCURA

RIESGOS

COMUNICACIONES CALIDAD DE TRABAJO

Alcance

Expectativas de los “Stakeholders”

INTEGRACIÓN

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INICIO PLAN EJECUC CONTROL CIERRE

Plan Proyec Plan Ejecuc Cont cambio

Arranque Plan Alcance Verif. Alcanc

Definic. Activ Contr ejecuc

Estim.costo Contr costo

Plan calidad Asegur calid Contr calid

Incorpor pers Desarr recur

Plan comunic Distrib.info Reporte des Cierr admin

Identif.riesgo Mon.control

Plan procura Administrac Cierr contrato

INTEGRAC

ALCANCE

TIEMPO

COSTO

CALIDAD

REC. HUM

COMUNIC

RIESGO

PROCURA

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