logistica compras - sesion 3 - control de lectura benchmarking de proceso de compras

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

EXPOSITOR : ING CIP JORGE ROCA BECERRA EMAIL : [email protected], Nextel 417*4837

PRACTICA DIRIGIDA

Instrucciones.-

1. Revisar y analizar la información adjunta durante

la semana.

2. Preparé entre semana cuadro comparativo de

factores comunes entre las tres (03) empresas y

asigne puntaje comparativo. Obtenga resultados.

3. ¿cuál empresa tiene mejor performance?

4. Presente sus conclusiones y recomendaciones.

5. Tiempo de análisis : 3 días útiles de recibido el

presente archivo.

6. Este archivo será considerado para resolver en

clase y desarrollar las preguntas que formule el

expositor.

7. Lleve una hoja doble para desarrollar en clase las

preguntas 2, 3 y 4 que equivale a la nota de control

de dicha fecha.

Título: Benchmarking de proceso de compras

(El proceso de compras presentado se obtiene de un benchmarking realizado entre

03 empresas extranjeras que tienen certificación ISO; IPAC, GRUPO

VEGAFLOR y SENEFELDER )

PROCESO MEJORADO

1. El departamento solicitante, debe remitir la “requisición de compras” al “jefe de compras”, es necesario que adjunte especificaciones técnicas

en caso de productos nuevos.

2. El “jefe de compras” recepciona la “requisición de compras”, evalúa

contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones técnicas.

3. El jefe de compras decide si es viable la aprobación de la requisición.

4. Si la requisición es aprobada por el jefe de compras, elabora el

“formato de consulta de insumos a bodega”, y hace llegar el documento al departamento de bodega.

http://blog.espol.edu.ec/iratti/2008/11/22/benchmarking-de-proceso-de-compras/



5. El supervisor de bodega que atiende pedido, verifica la existencia del

pedido en relación a las cantidades actuales que se encuentran en bodega.

6. El supervisor de bodega elabora un “informe de saldos en bodega”; y hace llegar copia del documento al jefe de compras.

7. El jefe de compras determina si las existencias de bodega, cumplen

con la “requisición de compras” enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras.

8. Si las existencias de bodega no satisfacen la “requisición de compras”; el “jefe de compras” establece cantidades efectivamente

necesarias (cantidad requerida – saldos en bodega).

9. El “jefe de compras” revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la “requisición de compra”; si

encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10.

10. El “jefe de compras” solicita proformas o cotizaciones a

proveedores.

11. Los proveedores realizan y proporciona proforma en el tiempo

sugerido por el jefe de compras.

12. El jefe de compras realiza un análisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y

tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo máximo de dos días.

13. Si no existe una proforma que llegue a satisfacer la requisición, se regresa al paso 10.

14. Si el costo del producto es mayor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la aprobación al Gerente General.

15. Si el costo del producto es menor al parámetro establecido como “monto máximo de aprobación de compras”, se debe solicitar la

aprobación al jefe administrativo.

16. Si el jefe administrativo determina que la compra requiere de la

instauración de un contrato, ir al paso 17.

17. El Asesor Jurídico de la empresa, se encarga de la elaboración del contrato y de su debida legalización, también se encarga de establecer

las garantías para el cumplimiento del mismo.



18. El jefe de compras, elabora la “orden de compra” y la remite al

proveedor seleccionado.

19. El proveedor despacha la orden de compra.

20. El supervisor de bodega recibe y verifica que orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente

21. Si el producto no cumple con las especificaciones de la “orden de compra” ir al paso 22 caso contrario ir al paso 23.

22. El supervisor de bodega realiza la devolución correspondiente elabora informe de “evaluación de proveedores”, e informa de la

situación al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensión de la orden de compra.

23. El supervisor de bodega elabora informe de “evaluación de

proveedores” en base a la verificación de pedido y permite el ingreso del producto a bodega.

FLUJO DE COMPRAS



Normalización del proceso

Relación con punto 4.2.4 (Control de los registros)

A lo largo del proceso, se establece que la comunicación entre departamentos deja una

constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones

realizadas.

Relación con punto 7.4.1 (proceso de Compras) y 7.4.2 (información de las Compras)

Antes de la adquisición de un producto, el departamento solicitante determina los

requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones técnicas si el

caso amerita; de esta forma la información que llega al proveedor tiene un mayor grado

de exactitud y precisión.

Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o

servicios que alcance la mayor satisfacción con forme a los requisitos de la empresa.

Se establece un riguroso control administrativo.

Relación con punto 7.4.3 (Verificación de los productos comprados)

El personal de bodega realiza una comprobación de patrones técnicos y funcionales y

una verificación visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o

no el ingreso a bodega del producto comprado.

Relación con punto 8.4 (Análisis de datos)

Existe un sub-proceso de “EVALUACIÓN DE PROVEEDORES”, el cual deriva en la

depuración de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad,

fijados por la empresa.

Conclusiones El proceso de compras dentro de una organización, afectan directamente sobre las

actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta

posea; por este motivo, la selección de un proveedor debe orientarse en función de la

capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización; es necesario que se establezcan sistemas de medición que

ayuden en la gestión de seguimiento y evaluación de los proveedores.

Es importante contar con un asesor jurídico, que sirva como asesor legal a la empresa en

la formulación de contratos y en el establecimiento de las garantías que estos ameriten,

en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario

cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta

indispensable no solo en el marco de una función litigante, sino también y

fundamentalmente de prevención.

La departamentalización dentro de una organización, sin duda ayuda en la fluidez y

coordinación del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los

diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisión de

compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.



ANTECEDENTES

En el año de 1988 un grupo de socios ecuatorianos, decidieron incursionar en el

negocio florícola, adquiriendo un terreno de 9 has., en la Hacienda La Vega,

ubicada en San Pablo de Lago, para el desarrollo de un proyecto de 6 has de rosas.

Se iniciaron los primeros contactos con la empresa Meillan, productora de

variedades de rosas, ubicada en Antibe, Francia, quien proporcionaría asistencia

técnica. De esta manera, nació VEGAFLOR, con 3 has., iniciales y 5 variedades,

una de las cuales, se la mantuvo durante casi diez años en producción.

Posteriormente, VEGAFLOR ha ido creciendo año a año, y actualmente cuenta con

15 has de producción, tras la constitución de Empresa Floralworld S.A. que se

inició con de 5 has., actualmente, cuenta con 11 has., formando entre la dos fincas

un total de 26 has., sembradas en su totalidad de rosas con una diversidad de mas de

65 variedades.

Para mantener atractiva la oferta exportable en los diferentes mercados, el Grupo

realiza una renovación anual de aproximadamente el 15% de las plantas, con una

inversión de alrededor de 250 M dólares.

DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD

7.4. PROCESO DE COMPRAS El Proceso de Compras en VEGAFLOR se aplica a la compra de productos que

afectan directamente a la calidad de la flor producida y comercializada. Estos son:

- Plantas y Material Vegetal

- Insumos Agroquímicos

- Material de Empaque

Compra de Plantas y Material Vegetal

La compra de material vegetal se define de acuerdo a la información proporcionada

por el Proceso de Comercialización (variedades de mayor y menor venta,

tendencias del mercado), y Proceso de Cultivo (productividad por variedades). Una

vez que se han identificado las variedades erradicar, se selecciona a los obtentores

que poseen las variedades seleccionadas y definen los acuerdos para la compra (esta

negociación la realiza directamente Gerencia General). Definida la negociación, se

comunica al responsable del Proceso de Cultivo para que proceda a realizar la

verificación de las plantas compradas y clasifique las plantas que sirven para

proceder a la siembra. El material vegetal que no cumple con las expectativas, es

tratado de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento de Producto no

conforme.

Compra de Agroquímicos y Material de Empaque

Las actividades para definir la compra de Agroquímicos y material de empaque se

inician cuando los responsables de los procesos de Cultivo, Apoyo o Poscosecha

elaboran las requisiciones de Materiales y/o Insumos necesarios y lo remiten al Jefe



de Compras, entradas “Pedido de Insumos y Materiales”, éste reúne información

proporcionada por el Bodeguero, de la existencia de los productos que fueron

requeridos y establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida –

saldos en bodega), y procede con la gestión de compra según el procedimiento

establecido realizando un análisis en base a las proformas recibidas, el análisis

proporcionará la mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega

como sugerencia para el Jefe compras, quien realizará las respectivas órdenes de

compra para que sean aprobadas por el Subgerente Administrativo Financiero ó el

Jefe Administrativo y posteriormente se envíen al respectivo proveedor. Una vez

que el proveedor entrega el pedido, éste es verificado antes de su ingreso a bodega.

Los resultados de la verificación son considerados en la evaluación de proveedores.

Registrado el ingreso a bodega, los productos son entregados a los respectivos

solicitantes de acuerdo a sus requerimientos.

Una descripción más detallada del proceso se encuentra en el “Proceso de

compras”.

Un análisis comparativo entre la requisición solicitada y los productos entregados,

(facturas, nota de venta y otros), permite comprobar el nivel de cumplimiento del

Objetivo del proceso.

Durante la inspección, los productos que no cumplan con las especificaciones, son

manejados de acuerdo al procedimiento “Producto no conforme”.

PROCESO DE COMPRA DE AGROQUÍMICOS Y MATERIAL DE EMPAQUE 1. OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de las compras de agroquímicos y material de empaque que se requieran en la compañía.

2. ALCANCE: El presente procedimiento abarca desde la solicitud de compra, hasta la adquisición del artículo solicitado.

3. DEFINICIONES: Requerimiento Interno.- Documento interno que contiene el requerimiento de bienes necesarios para el buen desarrollo. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Especificación: Características requeridas en un bien. Calidad: Grado en el que un conjunto de características cumplen con los requisitos. Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados. Por ejemplo verificación de la altura de botas de trabajo o su material. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica. Esta confirmación se realiza posterior al uso previsto. Por ejemplo validación de la duración de botas de trabajo. Solicitud: Documento interno que emite cada departamento para solicitar la adquisición de

cualquier bien. Orden de Compra: Documento que establece los términos en los que se solicitan los bienes a

los proveedores. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.



4. DOCUMENTOS DE SOPORTE: CÓDIGO DOCUMENTO

IDAF – 001 Listado de proveedores FDAF – 002 Fichas de especificaciones técnicas de los productos FDAF – 003 Ingreso a bodega FDAF – 004 formato de consulta de insumos a bodega FDAF – 005 informe de saldos en bodega

ISG – 022 Matriz de identificación de responsabilidades para la compra de bienes y servicios

5. ADQUISICIONES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

1 Elabora el “formato de requisición de materiales y/o insumos necesarios”.

Departamento solicitante

Se deberá adjuntar las especificaciones técnicas en caso de productos nuevos

2

Receptar pedido de insumos y materiales, además verifica el cumplimiento del formato establecido para requisición de materiales y / o insumos necesarios.

Jefe de compras

Para cada compra se deberá consultar las fichas de especificaciones técnicas (IDAF – 002) entregadas con anterioridad.

3 Aprobar “requisición de compra de materiales y / o insumos necesarios”,

Jefe de compras Requerimiento interno FDAF-002

4 Elaborar “formato de consulta de insumos a bodega” Jefe de compras

Requerimiento interno FDAF-004

La orden de requerimiento interno será firmada por el supervisor de bodega.

5 Revisar y determinar el stock actual de los productos incluidos en el documento

Supervisor de bodega

6 Elaboración de “informe de saldos en bodega” Supervisor de bodega

Requerimiento interno FDAF-005

7

Establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida – saldos en bodega).

Jefe de compras

8 Solicitar proforma a proveedores

Jefe de compras

Para identificar al responsable de la compra, consultar la matriz de identificación de responsabilidades para la compra de bienes y servicios ISG – 022. Difundir listado de proveedores (IDAF- 001) a responsables de compra cuando se actualice.

9 proporcionar proforma en el tiempo sugerido por el jefe de compras

Proveedores



10

Realizar análisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega.

Jefe de compras

11 Si no existe proforma que satisfaga requisitos, ir al paso 8 Jefe de compras

12 Elaborar orden de compra

Jefe de compras Orden de Compra FDAF-001

13 Revisa, objeta, cuestiona o recomienda Jefe Administrativo

14 Comunicar al Proveedor Bodeguero sobre la decisión de compra.

Jefe de compras

15 Remitir orden de compra a proveedor Jefe de compras

17 Despachar Orden de Compra Proveedor

18

Si el producto comprado, cumple con las especificaciones, ingresar a bodega. Caso contrario realizar la devolución correspondiente y acordar tiempos para la nueva entrega.

Proveedor Bodega Ingreso a Bodega FDAF-003

Cuando el producto no cumpla con las especificaciones, se notificará ésta situación al Jefe Departamental para la toma de decisiones.



Senefelder

ANTECEDENTES

Senefelder es una industria gráfica ecuatoriana reconocida a nivel

nacional por la impresión de importantes publicaciones de alto tiraje como revistas, guías y catálogos.

Una trayectoria de más de tres cuartos de siglo fieles al compromiso de lograr resultados de excelente calidad en cada impresión, que ponga valor agregado a la imagen de cada uno de nuestros clientes.

Fruto de alto nivel profesional de nuestra gente, unida a la tecnología de punta en las artes gráficas, con el objetivo de superarnos cada día.

Es el principio que nos permite mantener el liderazgo, en todos los segmentos de la industria gráfica.

DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

VESPUCIOS S.A.asegura que los productos ó servicios comprados ó contratados cumplen con

los requisitos de compra ó contratación especificados.

El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto ó servicio adquirido depende

del efecto del producto ó servicio y su impacto a la calidad de los servicios (formación y asesoría) de VESPUCIOS S.A..

VESPUCIOS S.A.evalua y selecciona los proveedores en función de su capacidad para

suministrar productos ó servicios de acuerdo con los requisitos de la VESPUCIOS S.A.. Se establecen los criterios para la selección y evaluación periódica.

Se mantienen registros de los resultados de la evaluación y las subsiguientes acciones

necesarias que se deriven de la misma (véase 4.2.4).

7.4.2 Información de las compras

La información de compra (Orden de Compra, Contratos) describen el producto ó servicio a

adquirir, incluyendo, cuando sea apropiado:



a) requisitos para la aprobación del producto ó servicio,

b) requisitos para la cualificación del personal, y

c) requisitos del sistema de gestión de la calidad.

VESPUCIOS S.A.asegura que los requisitos de compra son claramente especificados previo a su comunicación al proveedor.

7.4.3 Verificación de los productos comprados

VESPUCIOS S.A.establecer e implantar la inspección u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.

Cuando la organización o su cliente proponga llevar a cabo actividades de verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe especificar en la información de compra las disposiciones requeridas para la verificación y el método para la puesta en circulación del

producto.

NORMAS, POLÍTICAS Y CONCEPTOS GENERALES

POLÍTICAS:

El departamento de Compras realizará revisiones periódicas a la ejecución del Plan de Compras.

El Plan de Compras está sujeto a cambios, según disposición del área de ventas.

El departamento de Ventas y demás departamentos proporcionarán cada tres meses la información para actualizar el Plan de Compras de la Compañía

CONCEPTOS INFORME DE EXISTENCIAS: Documento en donde se encuentran las cantidades existentes

de cada una de las materias primas adquiridas durante el año. PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS: Documento que muestra la inversión destinada por

Artes Gráficas Senefelder a la adquisición de insumos requeridos para la producción de litografía, formas continuas y valores y demás.

OBJETIVO ALCANCE

Asegurar una planificación efectiva de las compras de materia prima para las áreas de litografía, formas continuas y valores de la empresa, de forma tal que permita garantizar la satisfacción de nuestros clientes.

Desde la detección de los requerimientos de materia prima de las diferentes áreas de producción hasta la planificación anual de las compras, su aprobación y verificación periódica.



No. Responsable Actividad

1 Gerente de Compras

VIENE DEL PEC 2.1.2 NEGOCIACIÓN Y VENTAS

Envía cada mes al Gerente y Contralor General, Jefe de Ventas y Jefe de Valores el Forecast.

Ver REG. Forecast

2 Gerente General

Contralor General

Gerente de Producción

Gerente de Seguridad

Valores

Receptan, llenan y entregan al gerente de Compras el registro de requerimientos de materia prima basándose en el comportamiento del ejercicio anterior, la situación proyectada

del país y a la proyección esperada del negocio.

Ver REG. Necesidades Anuales de Materia

Prima


Recepta los requerimientos, los compara con el Informe de Existencias de materia prima para

asegurar la cantidad de insumos a demandar y actualiza el plan de compras.

Ver REG. Necesidades Anuales de Materia Prima



Elabora el plan con el efecto sobre el flujo de caja proyectado, y entrega al Jefe Financiero. Ver REG. Flujo de Caja


Elabora el Plan Anual de Compras, el mismo que deberá contener:

Necesidad de Materias Primas por división

Inversión por división

Colocación de Pedido con fecha de llegada

Ver REG. Plan Anual de Compras

6 Contralor General

Recepta, revisa y aprueba la planificación de compras basado en el Presupuesto Anual. * En caso de no estar de acuerdo en alguna de las partes de la planificación, informa al Gerente de Compras para su adecuación.




7 Solicita y analiza las cotizaciones, de las necesidades reales de materia prima, a los proveedores previamente calificados y realiza el análisis comparativo de las mismas. Ver REG. Análisis de Cotizaciones


Revisa mensualmente el cumplimiento de la Planificación y actualiza el plan anual de compras. VA HACIA AL PEC 2.3.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

REGISTROS Y DOCUMENTOS GENERADOS

Registro – Document

o

Distribución

Indexación Conservaci

ón

Disposición

Acceso

Necesidades Anuales de Materia Prima REG.2.3.1-1

Original Departamento de compras Copia Jefe de Ventas

Por Departamen

to

1 año Archivo pasivo

Gerente de Compras

Análisis de Cotizaciones

REG.2.3.1-2

Original Departamento de compras Copia

Gerente General Contralor

Por Proveedor

1 año Destrucció

n

Gerente de Compras


Plan Anual de Compras

REG.2.3.1-3



Por fecha 2 años Archivo pasivo

Gerente de Compras / Gerente General Contralor

Forecast REG.2.3.1-4


Jefes de

Por fecha 2 años Archivo pasivo

Gerente de Compras



Área

Presupuesto de Compras

REG.2.3.1-5


contralor Gerente General

Por Fecha

2 años Archivo pasivo

Gerente de Compras / Contralor Gerente General

DIAGRAMA DE LAS TAREAS DEL PROCESO



INDICADORES DE CALIDAD

Capacidad de cumplimiento por parte de los proveedores con respecto a los requerimientos solicitados por la empresa

Valor agregado en el producto entregado por los proveedores

Porcentaje de cumplimiento insatisfactorio en las entregas por parte de los proveedores

EMPRESA IPAC

ANTECEDENTES

IPAC S.A fue fundada en Septiembre de 1972 e inició sus actividades productivas

introduciendo perfiles abiertos (canales y correas) en el mercado ecuatoriano. En 1975

abre su primer local de distribución en la ciudad de Quito. Con el transcurso de los

años, IPAC S.A fue expandiendo sus líneas de producción, instalando en 1978 la

primera máquina tubera.

En 1979 instala una planta de galvanizado con el fin de comercializar tuberías y

cañerías galvanizadas.

En el año 2002 crea un Centro de Servicios en Guayaquil, con el propósito de ofrecer

productos en medidas y formas especiales que se adopten a los requerimientos de los

clientes.

Gracias a sus diversas líneas productivas e instalaciones y capacidad de su recurso

humano, la Empresa se ha convertido en uno de los principales productores y

comercializadores de productos de acero del país y ha alcanzado una sólida proyección

internacional.

DETALLES DEL MANUAL DE CALIDAD

7.4. COMPRAS En IPAC S.A los departamentos responsables de realizar las compras o contratación de

servicios son:

Departamento de Compras:

Para lo cual se dispone de una “Lista de Insumos, Repuestos y Servicios Críticos”

(COM ESP 02) en el que se detalla la información de los proveedores calificados, para

las adquisiciones de los Repuestos, Insumos y Servicios considerados como críticos. No

se realizan visitas a proveedores de insumos y repuestos.

Los cuales son calificados según lo determina el procedimiento de “Selección y

Evaluación de proveedores” (COM PRO 02)

Además se dispone de un procedimiento Gestión de Compras (COM PRO 01) en donde

se detalla en forma general el manejo del departamento de Compras.

Departamento de Comercio Exterior.



En este departamento existen proveedores de servicios los cuales se encuentran

detallado en la Lista de Servicios críticos, (CEX ESP 03), en donde se detalla la

información de los proveedores calificados. La Selección y Evaluación de estos

proveedores se la realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Gestión de

Comercio Exterior (CEX PRO 01).

En el caso de los proveedores de materias primas, tales como bobinas de acero, son

considerados como críticos y confidenciales. La selección de estos proveedores es

realizada directamente por la Vicepresidencia de IPAC S.A.

La evaluación de los proveedores de materia prima es realizada mensualmente mediante

un informe de novedades, realizada por el Jefe de Ingeniería, dicho informe es enviado a

la Gerencia y Vicepresidencia para su revisión y respectiva gestión con el proveedor.

En el caso de las compras al exterior el responsable de los trámites de importación es el

Jefe de Comercio exterior para el cual dispone de un instructivo de importaciones (CEX

INS 01).

Departamento de Logística

Los proveedores del servicio de transporte son seleccionados y evaluados de acuerdo a

lo establecido en el procedimiento de Gestión de Logística (LOG PRO 01). Además

existe una lista de proveedores de servicio de transportes (LOG ESP 03) donde se

encuentran detallados los proveedores calificados para este servicio.

Departamento de Sistemas.

Los proveedores calificados del área de sistemas se encuentran detallados en la lista de

servicios críticos (SIS ESP 03), los cuales son seleccionados y calificados de acuerdo a

lo establecido en el procedimiento de gestión de sistemas informáticos y de seguridad

(SIS PRO 01).

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTRADAS

ENTRADAS DOCUMENTALES

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

COM FOR 01 Selección de proveedores_contratistas

COM FOR 01 Selección de proveedores_contratistas (REGISTRO)

EVALUACION DE PROVEEDORES

Formato de evaluacion de proveedores (FOR COM 03)

Lista provedores Aprobados por actualizar (COM ESP 02)



COTIZACIONES DE SOLICITUDES

COM FOR 02 Solicitud de cotización de Materiales, Insumos, Servicios

COM FOR 06 Entrega de Muestras

IBS Solicitud de Cotización

IBS Cotización

COM FOR 02 Solicitud de cotización Autorizada

PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

Presupuesto de adquisiciones mensuales

COM FOR 02 Solicitud de cotización de Materiales, Insumos, Servicios

ENTRADAS FISICAS

Insumos y repuestos por comprar



PROCESO

SUBPROCESOS / ACTIVIDADES

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Enviar formato de selección al proveedor critico

Verificar si el proveedor-contratista cumple con los criterios de Selección

Aprobar la selección del proveedor

Inscribir al Proveedor en la base de datos del sistema

Actualizar la lista de equipos, insumos y servicios críticos (COM ESP 02)


Elaborar y Evaluar dos veces al año a cada proveedor critico (FOR COM 03)

Actualizar la lista de equipos, insumos y servicios críticos

Actualizar lista de proveedores aprobados

Evaluar una vez al año a los proveedores no críticos

Actualizar lista de proveedores no críticos


Verificar datos de solicitudes requerimientos

Confirmar y probar el producto solicitante

Elaborar solicitud de cotización

Cotizar a proveedores

Confirmar stock actual en IBS Gestión Bodegas

Solicitar autorizaciones de Jefes o Gerentes de Áreas

Negociar con los proveedores

Realizar la cotización

Generar orden de compras / orden de trabajo




Revisión de presupuesto de adquisiciones mensuales de los departamentos

Elaborar solicitud de compra

Cotizar a proveedores

Generar orden de compra

Insumos y repuestos comprados

SALIDAS

SALIDAS DOCUMENTAL

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Reporte de Selección de Proveedores (COM FOR 04)


Reporte de Evaluacion de Proveedores (COM FOR 05)

lista de proveedores Actualizada(COM ESP 02)




COM FOR 02 Solicitud de cotización de Materiales, Insumos, Servicios (REGISTRO)

COM FOR 06 Entrega de Muestras (REGISTRO)

IBS Cotización (REGISTRO)

COM FOR 02 Solicitud de cotización Autorizada

IBS Cotización (REGISTRO)

IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO)


COM FOR 02 Solicitud de cotización de Materiales, Insumos, Servicios (REGISTRO)

IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO)

SALIDAS FISICAS

Insumos y repuestos por almacenar

FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS



INDICADORES DE CALIDAD

Nombre de Indicador ó Indice

Fórmula Unidad de medida

Tiempo promedio de respuesta a las solicitudes de Compras

Promedio de fecha de entrega de materiales a bodega – fecha de solicitud de compra

dias

Tiempo promedio de retraso del proveedor para el despacho de productos de acuerdo al tiempo estipulado

Promedio de fecha de entrega – fecha estipulada de entrega

dias

Dolares ahorrados en las adquisiciones de materiales, insumos y repuestos

suma de precios de compras anteriores – suma de precios de compras actuales

$

Porcentaje de solicitudes “Inmediatas”

No. De items inmediatos / No. Items solicitados

#

# de ideas cantidad de Ideas Generadas en el departamento

#

# de SAC Cantidad de AC #

# de SAP Cantidad de AP #

# de accidentes e incidentes

Cantidad de Accidentes del mes #

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