informe de respuestas a las observaciones presentadas por los

28 de febrero de 2014

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INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR LA ADQUISICION DE LAS LICENCIAS DE SOFTWARE TIPO ENROLLMENT FOR EDUCATION SOLUTIONS (EES)

Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones - Invitación pública para contratar la adquisición de las licencias de software tipo Enrollment for Education Solutions (EES)


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INTRODUCCIÓN

En el proceso de invitación pública presentaron preguntas y observaciones al pliego de condiciones, las siguientes empresas, las cuales se responden por la Universidad, como se relaciona a continuación:

1. DELL COLOMBIA INC. La empresa Dell Colombia Inc., mediante correo electrónico remitido el 18 de febrero de 2014 a las 4:34 p.m., formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN: De acuerdo al numeral 4.1.7 Certificación de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio:. Solicitamos muy respetuosamente se incluyan las clasificaciones incluidas en el Decreto 734 del 13 de abril de 2012 que se mencionarán a continuación: o 4741: Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados. o 6209: Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos. o 4651 y 6202: Otras Actividades. RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, teniendo en cuenta que:



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Por lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones.

2. EMPRESA CONTROLES EMPRESARIALES: La empresa Controles Empresariales mediante correo electrónico remitido el 19 de abril de 2014 a las 11:58 am, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN 1: De manera atenta solicitamos a la entidad tener en cuenta códigos CIUU VER 4.0 adicionales a los solicitados ya que los códigos de las actividades del RUP que están solicitando no se encuentra vigentes teniendo en cuenta que algunos de los decretos donde se solicitaban ya no se encuentran vigentes como es el caso del decreto 1464 de 2010. Adicionalmente es necesario tener en cuenta que actualmente se encuentra vigente el decreto 1510, que aunque tenemos claridad no es un régimen aplicable de este proceso, si es pertinente señalar que este decreto si contempla modificaciones sensibles al Registro Único de Proponentes por lo que impacta la clasificación de los diferentes proveedores interesados en contratar con el Estado. Dicho decreto señala que la inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del mismo (17 de julio de 2013), mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios. Actualmente varios proponentes como es el caso nuestro tenemos vigentes nuestro Registro Único de proponentes teniendo en cuentas las condiciones señaladas por el Decreto 734 de 2012 dentro del cual se tiene en cuenta la versión del CIIU ver 4.0. En ese orden de ideas solicitamos a la entidad se tenga en cuenta las clasificaciones de la versión 4.0 del CIIU como son los códigos 4651 ó 4741 ó 6202 que son aplicables para este tipo de procesos. RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, teniendo en cuenta que:



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Por lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones.



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OBSERVACIÓN 2: La Universidad dentro del literal b del numeral 4.3.1 seña que para el caso de la experiencia la certificación deben señalar que el Objeto del contrato tenga que ver con adquisición y/o actualización y/o mantenimiento y/o soporte de licencias de software tipo Enrollment for Education Solutions (EES). Adicionalmente, para este mismo tema referente a la experiencia, en el literal d que señala “Los contratos deben haber sido celebrados y ejecutados al 100%, dentro de los cinco (5) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del proceso. Para tal fin, la certificación deberá indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato. Siendo consecuentes con los dos literales solicitamos a la entidad ampliar el objeto de la certificaciones en el sentido que no solamente se tenga en cuenta específicamente licencias de software tipo Enrollment for Education Solutions (EES), sino que también se contemple licencias de software tipo Campus pues este era el nombre que se utilizaba anteriormente para este tipo de licenciamiento hace cinco años (límite del rango para la experiencia) hasta el año 2012 que fue cuando cambio su nombre a EES. RESPUESTA: Se acepta la observación efectuada por el canal, ya que el nombre Enrollment for Education Solutions (EES) vigente a partir del año 2012, anteriormente se conocía como Campus Agreement; esto se encuentra estipulado dentro del numeral 1.2 del pliego de condiciones. Para dar claridad al proceso mediante adenda se aclara el literal b del numeral 4.3.1. OBSERVACIÓN 3: Es posible conocer la razón del por qué dentro de la evaluación se le está dando puntaje especifico de 100 puntos al producto DsktpEdu ALNG LicSAPk MVL ECAL wMDOP?, nos podrían confirmar la si razón podría ser que la Universidad tiene contemplado adquirir cantidades adicionales de este producto teniendo en cuenta el menor valor unitario ofrecido por los proponentes y evaluado por la entidad para el producto referido. Existe el riesgo que determinado proponente con tal de ganarse el puntaje máximo en la evaluación para este ítem puede irse hasta muy por debajo del costo incluso ofrecerlo a cero pesos y no va tener ningún problema si no hay claridad a que eventualmente puede comprometerse. RESPUESTA: La Universidad no tiene contemplado adquirir cantidades adicionales del producto DsktpEdu ALNG LicSAPk MVL ECAL wMDOP, ya que el cálculo de esta cantidad de licencias se realiza a través de la formula dispuesta por Microsoft para el FTE, la cual ya fue aplicada para este proceso. Respecto a la asignación de puntaje por el producto DsktpEdu ALNG LicSAPk MVL ECAL wMDOP, se estableció como estrategia para lograr un precio competitivo que beneficie a la Universidad debido a que es el ítem con mayor peso económico. Sin embargo, y con el fin de evitar que se presenten precios por debajo del valor real, se dispondrá que este no podrá ser inferior al 70% del valor total de la oferta económica. Este porcentaje es tomado de las cotizaciones presentadas en el estudio de mercado y del contrato actual. Por lo anterior se modifica el numeral 9.2.2 mediante adenda.

3. EMPRESA SISTETRONICS LTDA La empresa Sistetronics Ltda mediante correo electrónico remitido el 19 de febrero de 2014 a la 1:35 pm, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN 1: En el numeral 4.1.2 Certificado de Existencia y Representación Legal, la Entidad solicita: e) "La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos tres (3) años antes, contados antes de la fecha de cierre de la presente invitación". Subrayado nuestro.



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Solicitamos tener en cuenta lo siguiente: Sean aceptadas empresas constituidas por lo menos dos (2) anos antes del cierre, ya que así dará mayor participación a empresas que tienen poco tiempo en Colombia, pero mayor tiempo y experiencia en este tipo de procesos a nivel mundial por más 20 años. RESPUESTA: La Universidad no acoge la observación, basada en los siguientes argumentos:



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Por lo anterior, no se acoge la solicitud presentada, ya que de la información contenida en el RUP se permite validar la información financiera y experiencia de los proponentes, insumos con los cuales se puede determinar la capacidad de contratación del oferente conforme a los estándares definidos por la normativa sobre el RUP. OBSERVACIÓN 2: En el numeral 4.1.7 Certificación de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio., la Entidad solicita: CÓDIGO CIIU: 72 Informatica y Actividades conexas 722 Consultores en programas y suministro de programas de informática 7220 Consultores en programas y suministro de programas de informática "Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá encontrarse clasificado en el grupo v especialidad solicitada." Subrayado nuestro Solicitamos tener en cuenta lo siguiente: Se adicionen las siguientes clasificaciones ya que concuerdan con el objeto del presente proceso de selección y de igual manera cumplen con lo solicitado. 4651 - Comercio al por mayor de computadores, equipo periférico v programas de informática. Subrayado nuestro 6202 - Actividades de consultoría informática v actividades de administración de instalaciones Informáticas. Subrayado nuestro RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, teniendo en cuenta que:



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Por lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 3: “En el numeral 4.3.1 Documentos para acreditar la experiencia, la entidad solicita: Para el caso de proponentes que se presenten en forma de consorcio o unión temporal, deberán presentar de manera acumulada certificaciones de tres (3) contratos celebrados que contengan toda la información solicitada. Y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá presentar mínimo una (1) certificación de contrato suscrito. Para las Uniones Temporales y Consorcios, la sumatoria de los contratos certificados por los integrantes del proponente plural deberá ser igual o superior al valor de la disponibilidad presupuestal de la presente invitación. Si se trata de un consorcio o unión temporal, se tomará el valor de cada una de las certificaciones y se ponderará por el porcentaje de participación de cada integrante dentro del consorcio o unión temporal, cuya sumatoria total deberá ser igual o superior al 100% del valor de la disponibilidad presupuestal de la presente invitación. Solicitamos se tenga en cuenta la sumatoria de las certificaciones de experiencia aportadas por cada uno de los integrantes de las Uniones Temporales sin importar su porcentaje de participación, ya que el propósito de este tipo de figuras, es aunar esfuerzos para dar cumplimiento a factores tales como



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experiencia, indicadores financieros, entre otros” RESPUESTA: La Ley permite la presentación de ofertas en forma conjunta con el fin de que los interesados puedan aunar esfuerzos tanto técnicos como financieros. Ahora bien, para el caso que nos ocupa, con la evaluación de la experiencia de manera proporcional no se pierde la esencia para lo cual se constituyen los consorcios o uniones temporales dado que permite cumplir el requisito entre todos sus integrantes. Bajo este parámetro se mantiene el requisito exigido en el pliego de condiciones.

4. EMPRESA BEX TECHNOLOGY S.A.

La empresa Bex Technology S.A. mediante correo electrónico remitido el 19 de febrero de 2014 a la 1:00 pm, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN 1: “Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) proporciona a las instituciones académicas control sobre los precios y términos de sus contratos con Microsoft y ofrece un proceso de licenciamiento accesible y amigable para el usuario dependiendo del tamaño de la organización, las instituciones pueden adquirir licencias de suscripción de EES en cualquiera de las siguientes dos formas:

- Los clientes a partir de cinco empleados de tiempo completo (FTE) pueden obtener una licencia a través de un Revendedor de Sector Académico Autorizado al celebrar el contrato simplificado eAgreement en línea Open Value Subscription Agreement for Education Solutions.

- Los clientes con un mínimo de 1000 empleados FTE también pueden adquirir una licencia a través de un Revendedor de grandes cuentas al celebrar el contrato Campus and School Agreement y la inscripción Enrollment for Education Solutions

Con este tipo de contrato, la Universidad consolida el software y los servicios de Microsoft bajo un contrato de suscripción único para una extensa lista de productos Microsoft Enterprise más recientes, incluyendo Microsoft Office Professional 2010, Windows 7 Enterprise, el paquete Microsoft Core CAL (Licencia de acceso de cliente) y el paquete Microsoft Enterprise CAL Dado que estos contratos pueden celebrarse de manera electrónica (Open Value Subscription Agreement for Education Solutions) o la física (la inscripción Enrollment for Education Solutions), Microsoft maneja números de parte que identifican el mismo producto de manera diferente. Por ejemplo

Open Value Suscription

No. Parte Descripción Nombre del Producto

2UJ-00058 DsktpEdu ALNG LicSAPk OLV F 1Y Acdmc Ent ECAL wMDOP

Microsoft Desktop Education

Inscripción Enrollment for Education Solutions

No. Parte Descripción Nombre del Producto

2UJ-00081 DsktpEdu ALNG LicSAPk MVL ECAL wMDOP

Microsoft Desktop Education

En consecuencia, comedidamente solicitamos a la entidad tomar como válidos los ofrecimientos hechos bajo cualquiera de las dos opciones de contrato (números de parte), siempre y cuando el producto ofrecido sea el mismo requerido por la Universidad.” RESPUESTA: De acuerdo con los cálculos llevados a cabo en la Universidad para obtener el FTE, el modelo de licenciamiento que ofrece los mejores beneficios para la Universidad es el CASA+EES. Los modelos por



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usted propuestos van dirigidos a entidades con FTE inferiores a los que posee la Universidad, con el cual no le permite obtener beneficios en cuanto al precio y valores agregados. Respecto a los nombres descripción de los productos solicitados, éstos fueron consultados y verificados con Microsoft quienes recomendaron no incluir número de partes para no incurrir en equivocaciones. Por lo anterior no se modifican las especificaciones técnicas. OBSERVACIÓN 2: “La entidad requiere que los proponentes certifique experiencia en adquisición y/o actualización y/o mantenimiento y/o soporte de licencias de software tipo Enrollment for Education Solutions (EES). Basados en la observación del punto anterior, amablemente solicitamos a la entidad permitir la acreditación de experiencia en otros modelos de licenciamiento educativo como School Agreement y Open Value Subscription” RESPUESTA: Como se aclaró en el punto anterior el modelo de licenciamiento Enrollment for Education Solutions (EES) ofrece los mejores beneficios para la Universidad, y en concordancia con el objeto del contrato, la experiencia se debe acreditar sobre este producto. Por lo anterior no se acepta la modificación propuesta. OBSERVACIÓN 3: “Una vez analizado el requerimiento final de la Universidad, comparado contra los precios de mercado de Microsoft para los esquemas de licenciamiento educativo por suscripción (EES), encontramos que el presupuesto asignado es insuficiente, y a la fecha el fabricante no ha anunciado ningún escenario de precios especiales” RESPUESTA: En relación con el presupuesto asignado para amparar el presente proceso de invitación, se llevó a cabo un estudio de mercado y al respecto Microsoft respondió que los precios no han subido de manera significativa en relación con los del año anterior. Por lo tanto para el cálculo del presupuesto se tuvo en cuenta la fluctuación del dólar.

5. E TRAINING S.A.S.

La empresa E Training S.A.S., mediante correo electrónico remitido el 19 de febrero de 2014 a la 1:49 pm, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN: Por medio del presente comunicado solicitamos a la Universidad la ampliación de la clasificación de los códigos CIIU, la mayoría de las empresas en Colombia ya están manejando las nuevos códigos de clasificación con lo cual las empresas que se encuentran aun con el decreto 1464 de 2010 son algunas por no decir que ninguna, ya todas están con las nuevas clasificaciones y la solicitud de solo tener una clasificación cuando se pueden solicitar 4 del CIIU, y que es una constante en la moyoria de los pliegos que están publicados en este momento en el SECOP donde mínimo se colocan 3 del decreto 734 de 2012. Por ejemplo pueden aplicar. 5164 comercio al por mayor de computadores equipos periféricos y programas de informática. 4651 comercio al por menor de computadores equipos periféricos y programas de informática 6202 Actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas) 6201 Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas 6209 Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos



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Todas las anteriores aplican para el objeto del contrato y abren la posibilidad de que se tenga mayor participación, igualdad y transparencia. Solicitamos también poder hacer uniones temporales donde por lo menos uno de los integrantes de la Unión cumpla con las clasificaciones que la Universidad solicite. RESPUESTA: La Universidad acoge parcialmente la observación parcialmente, teniendo en cuenta lo siguiente:



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En concordancia con lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones, únicamente respecto a la inclusión de los Códigos CIIU 4651, 6202, 6201 y 6209.

6. VISION SOFTWARE

La empresa Vision Software, mediante correo electrónico remitido el 19 de febrero de 2014 a la 1:58 pm, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN: · numeral. 4.1.7. CERTIFICACION DE REGISTRO UNICO DE PROPONENTES se está solicitando las inscripciones en el registro único así:



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o (3) proveedor

§ (23) servicios § (20) desarrollo de Software.

o (2) consultor § (10) otros § (2) sistemas de Información

o Código CIIU § (72) Informática y actividades Conexas. § (722) Consultores en programas y suministros de programas de informática § (7220) Consultores en programas de informática y suministro de programas de informática.

De esta forma, solo podrían presentarse empresas que tengan una sola clasificación. Teniendo en cuenta que gran parte de las empresas realizaron actualización de inscripciones y clasificaciones, hacia el nuevo régimen o códigos CIIU; la posibilidad de presentarse con la clasificación en el numeral a), o b) no es factible entonces solo queda la posibilidad de presentarse con los códigos CIIU del numeral c). Según el tipo de negocio se derivan cuatro códigos CIIU, que reflejan su actividad principal y obtener una más amplia posibilidad al presentarse en los procesos licitatorios y la Universidad lo está reduciendo a una sola clasificación, y esto dificulta la posibilidad de las compañías que manejan el conocimiento en este tipo de soluciones y que están certificadas por el fabricante. Le pedimos a la entidad aumentar las clasificaciones de códigos CIIU, con base en el principio de igualdad, transparencia y garantía de pluralidad de oferentes. También se establece para las uniones temporales cada participante debe cumplir con la clasificación solicitada; esto imposibilita poder constituir uniones temporales para cumplir con las clasificaciones, solicitamos de manera respetuosa cambiar este ítem a que por lo menos uno de los integrantes cumpla con la clasificación solicitada, acogiéndonos al principio de igualdad y transparencia. Para que el mecanismo de unión temporal sea viable . La no presentación de este documento es causal de rechazo. RESPUESTA: La Universidad acoge parcialmente la observación parcialmente, teniendo en cuenta lo siguiente:



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En concordancia con lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones.

7. CRITERIA GROUP La empresa Criteria Group, mediante correo electrónico remitido el 19 de febrero de 2014 a las 3:40 pm, formula la(s) siguiente(s) observación(es): OBSERVACIÓN: CLASIFICACION CIIU La entidad en el numeral 4.1.7, solicita a los proponentes para participar en el presente proceso de selección, la clasificación de su actividad económica en el RUP en las siguientes clasificaciones:



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Teniendo en cuenta que la norma que tajo consigo el nuevo clasificador de actividades fue el decreto 1510 de 2013 hacemos alusión a la siguiente observación: Es menester aclararle a la entidad que actualmente debe solicitar la inscripción y clasificación de las actividades, grupos y especialidades, conforme a lo establecido en el artículo 162 del decreto 1510 de 2013, el cual establece que la inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del presente decreto, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el clasificador de bienes y servicios, sin exceder el 1 de abril de 2014. Anterior al presente régimen existía el 734 de 2012, el cual a la fecha se encuentra derogado, encontrándose tal como se manifestó anteriormente en vigencia el decreto 1510 de 2013; es por ello que actualmente las entidades del Estado no pueden exigir únicamente el cumplimiento del clasificador establecido en el decreto 1510 de 2013, pues es claro que a la fecha todas las empresas no han renovado el RUP por no encontrarse en la obligación legal de hacerlo, pues es el artículo 162 del decreto 1510 de 2013 el que establece una fecha límite para ello, hasta el mes de abril, pudiéndose solamente exigir a los proponentes experiencia acorde con el respectivo proceso contractual, pues se reitera que es el artículo ibidem, el que dispone que la obligación de renovar es hasta los 5 primeros días del mes de abril, es decir, si a la fecha una empresa no tiene una renovación con el nuevo clasificador no estaría infringiendo la norma, tal como se puede analizar del mencionado artículo:

“Decreto 1510 de 2013. Artículo 162. Régimen de transición. El siguiente es el régimen de transición del presente decreto: 1. Régimen de transición de las normas sobre el RUP. Los proponentes que a la fecha de expedición del presente decreto no estén inscritos en el RUP o su inscripción no haya sido renovada, pueden solicitar el registro sin utilizar la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU). La inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del presente decreto, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, sin exceder el 1 de abril de 2014.”

A partir del primer día hábil de abril de 2014, para la inscripción, renovación y actualización del RUP todos los proponentes deben utilizar el Clasificador de Bienes y Servicios…” (Negrilla y subrayado fuera de texto).

Ahora bien, teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, solicitamos a la entidad modificar el pliego de condiciones en el sentido de permitir la participación de empresas que a la fecha tengan renovada la clasificación de actividades en el RUP conforme al decreto 1510 de 2013 y de igual manera permitir la participación de empresas que a la fecha no tengan renovado el RUP conforme al decreto ibídem. En consonancia con lo anterior, trascribimos a continuación aparte de pliego de condiciones del proceso de selección abreviada – subasta inversa presencial No.027- CBN1-ADBN1-2014 de la Armada Nacional. Link: https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=14-9-381126



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RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, teniendo en cuenta que:



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En concordancia con lo anterior, se procederá a modificar mediante adenda el Numeral 4.1.7 el pliego de condiciones.

EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES

PROPONENTES

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