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SELECCIÓN PÚBLICA No. 007-2014

DOCUMENTO DE RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

“CONTRATAR LOS SERVICIOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LOS TÍTULOS VALORES DERIVADOS DE LAS OPERACIONES DE CRÉDITO EDUCATIVO QUE OTORGUE EL ICETEX, EN

CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVO No. 594 DE 2000 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN”

PBX: 382 16 70 Página 1 de 85 LÍínea de Atención al Usuario: 01900 331 37 77

www.icetex.gov.co carrera 3 No. 18 – 32 Bogotá Colombia

1.

1. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR IRON MOUNTAIN COLOMBIA S.A.S., A TRAVÉS DEL

SEÑOR SERGIO MUÑOZ BODNAR – GERENTE DE CUENTA, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO

DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2014

1.1. OBSERVACIÓN “Con respecto a la experiencia solicitada en el presente proceso, consideramos de vital importancia que La Entidad especifique que los 5 años cuentan a partir de una fecha concreta previamente establecida. Al mencionar que la experiencia es válida en “5 años a partir de la fecha de cierre” no es claro para los participantes ni para la Entidad cuál será esta fecha de referencia, pues pueden haber adendos, prorrogas, aplazamientos e imprevistos en el proceso que no nos permitirán conocer cuál será esta fecha con claridad sino hasta el final del proceso. Por esta razón, sugerimos respetuosamente que la fecha de referencia sea el 26 de Septiembre de 2014, fecha en la que se realizó el primer aviso formal de este proceso, y de esta manera será previsible desde ahora cual es la exigencia concreta del ICETEX en este sentido. De igual manera, consideramos procedente que el ICETEX solicite en esta exigencia de experiencia, que ésta sea a partir de la fecha de inicio del servicio mas no sobre la fecha de suscripción del contrato, lo anterior entendiendo que la experiencia que la Entidad requiere validar es con base en el inicio del servicio y no necesariamente con la fecha de suscripción de un contrato. Vale la pena tener en cuenta que la fecha de suscripción de un contrato puede en ocasiones ser considerablemente distinta a la fecha de inicio del servicio, y para efectos de validar la experiencia de un servicio prestado, claramente es más apropiado tomar como referencia la fecha de inicio de ejecución del servicio. Teniendo en cuenta lo anterior, respetuosamente sugerimos que el texto en mención quede en este sentido: “ Dichos contratos deberán haber sido iniciados y celebrados y/o acreditar un avance mínimo de ejecución del 50% con relación al valor total del contrato, para lo cual, deberá presentar los documentos que acrediten tal situación expedidos por el contratante, (…), iniciados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de aviso en la página web del ICETEX y en el portal Colombia Compra Eficiente” La redacción actual es la siguiente:







RESPUESTA DEL ICETEX: No se aceptan las observaciones realizadas al numeral 3.4.3.1. del pliego de condiciones que establece las exigencias de experiencia que deben acreditar los proponentes como requisito habilitante dentro del proceso de selección. Lo anterior por cuanto la fecha de cierre del proceso, siempre debe ser tomada como la fecha hito dentro de los procesos de selección para que los proponentes cumplan con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, sin perjuicio que se puedan aclarar o subsanar documentos de orden formal de las propuestas hasta la fecha de adjudicación del proceso. Por ello a pesar que la fecha de cierre del proceso, eventualmente pueda ser modificada en el pliego de condiciones definitivo o mediante adendas, es una fecha cierta y conocida por todos los interesados en el proceso y por ello debe ser considerada como la que se tome de parámetro para cumplir cualquiera de los requisitos previstos por la Entidad, en este caso en particular la de acreditar la experiencia mínima establecida en el pliego de condiciones.







En cuanto a verificar la experiencia a partir de la fecha de inicio del servicio, y no sobre la fecha de suscripción del contrato, tampoco es aceptada la observación, por cuanto la Entidad debe establecer en el pliego de condiciones, requisitos generales que puedan ser cumplidos en todas las situaciones posibles, para el caso particular de la experiencia se debe tomar la fecha de suscripción de los contratos, pues todos tienen una fecha de suscripción o firma que puede ser acreditada fácilmente a través de copias de los contratos o de certificaciones contractuales, sin embargo no todos los contratos están sujetos a la firma de un acta de inicio del servicio, pues en ocasiones sus plazos contractuales se cuentan a partir de la fecha en que se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de los mismos. Adicionalmente a lo anterior, las certificaciones contractuales que se expiden para acreditar experiencia, siempre contienen la fecha de suscripción del contrato, pero no en todos los casos las de inicio del servicio, lo que implicaría tener que requerir a los proponentes para que subsanen ese requisito. Finalmente, no es de recibo lo manifestado en el sentido que en ocasiones la fecha de suscripción de un contrato puede ser considerablemente distinta a la fecha de inicio del servicio, ya que ésta situación no es la generalidad de los casos, pues la mayoría de las veces inician su ejecución únicamente en el término requerido para su legalización (expedición del registro presupuestal y aprobación de las garantías establecidas en el contrato), el cual usualmente no supera los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del contrato. 2.

2. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CARVAJAL, A TRAVÉS DEL SEÑOR RICARDO ANDRÉS

PABÓN RINCÓN – CONSULTOR COMERCIAL DE EDUCACIÓN, MEDIANTE CORREO

ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

2.1. OBSERVACIÓN

“4.2.1.6. Microfilmación de Documentos, cuál es el volumen de documentos a microfilmar?” RESPUESTA DEL ICETEX: El volumen de folios a microfilmar es de 4.810.050 que corresponden a 24.050 carpetas de 200 folios. Es aproximado y podría variar durante la ejecución del contrato. 2.2. OBSERVACIÓN

“4.2.1.7. Eliminación de documentos, El ICETEX cuenta con algún programa para el manejo de los residuos (papel) una vez se aplique la eliminación?”







RESPUESTA DEL ICETEX: El ICETEX tiene contratado el servicio de recolección, transporte y destrucción de documentos en papel, una vez surtidos los procedimientos de eliminación documental descritos en el artículo No. 15 Eliminación de documentos del Acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. 2.3. OBSERVACIÓN

“4.2.2 ADMINISTRACIÓN DE CARPETA DE BENEFICIARIOS EN OPEN FILE, La cantidad de carpetas a administrar oscila entre 446.891, cuál es el estimado en porcentaje de incremento anual?” RESPUESTA DEL ICETEX: El estimado de incremento anual es de 100.000 carpetas. 2.4. OBSERVACIÓN

“4.2.2.1 Transporte de Carpeta de beneficiarios, Cuál es el tiempo estimado que tiene el ICETEX para realizar el traslado de éstas 10.877 carpetas desde las instalaciones del contratista actual?” RESPUESTA DEL ICETEX: El tiempo de traslado no podrá exceder el tiempo establecido en la etapa de empalme señalada en el Pliego de condiciones el cual señala: “El plazo máximo para el cumplimiento de la etapa de empalme, no podrá exceder de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del respectivo contrato. Dicha etapa en ningún caso se podrá ver obstaculizada la operación diaria de consulta de documentos.” 2.5. OBSERVACIÓN

“4.2.2.8 Digitalización de las carpetas de beneficiarios, Cuál es el porcentaje de documentos o carpetas que cumplen con los requisitos de verificación y chequeo documental.” RESPUESTA DEL ICETEX: El porcentaje de documentos o carpetas que cumplen con los requisitos de verificación y chequeo documental es el 80%.







2.6. OBSERVACIÓN

“4.2.3 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, el ICETEX maneja escalas salariales?” RESPUESTA DEL ICETEX: No, el ICETEX no maneja escalas salariales. 2.7. OBSERVACIÓN

4.2.3.2. Listado de insumos que deberá proveer la firma contratista, Cuál es el volumen actual de carpetas, cajas, ganchos, cartulinas, utilizado por el contratista? RESPUESTA DEL ICETEX: El volumen mensual de insumos es el siguiente:

CARPETAS YUTE CARPETAS

PROPALCOTE GANCHOS

PLÁSTICOS CAJAS

8.000 16.000 8.000 100

2.8. OBSERVACIÓN

“4.2.3.17. Digitalización de expedientes, El proceso de digitalización se realizará en las instalaciones del ICETEX o en las instalaciones del contratista?” RESPUESTA DEL ICETEX: El proceso de digitalización de las carpetas de beneficiarios se realizará en las instalaciones del contratista. 2.9. OBSERVACIÓN

“4.2.4.1. Transporte de los Títulos Valores Actuales, Es necesario contar con vehículos especiales para el traslado de los títulos valores, o se puede asegurar su transporte mediante cadena de custodia?”







RESPUESTA DEL ICETEX: El contratista deberá realizar el transporte de títulos valores y carpetas de beneficiarios en vehículos de empresas especializadas en el transporte de títulos valores a nivel nacional modelo 2009 o superior, dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte de documentos y como mínimo deberán contemplar los siguientes niveles de seguridad: Transporte de títulos valores y carpetas de beneficiarios en tulas de seguridad. Sellos de seguridad con numeración única. Planillas numeradas de control de transporte. Documentos y registros que identifiquen el personal autorizado por el proponente para realizar recolección. Manejo de claves personalizadas. El contratista deberá tener en cuenta todas los procedimientos de seguridad que se establecen tanto para el transporte como para la custodia de títulos valores. 2.10. OBSERVACIÓN

“4.2.4.2. Almacenamiento de los Títulos Valores actuales; En cuánto tiempo se tiene estimado el traslado de los 600 Metros Lineales de títulos valores.” RESPUESTA DEL ICETEX: El tiempo de traslado no podrá exceder el tiempo establecido en la etapa de empalme señalada en el Pliego de condiciones el cual señala: El plazo máximo para el cumplimiento de la etapa de empalme, no podrá exceder de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del respectivo contrato. Dicha etapa en ningún caso se podrá ver obstaculizada la operación diaria de consulta de documentos. 2.11. OBSERVACIÓN

“Numeral 4.2.5 RECEPCIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES, Esta recolección se puede realizar por demanda, o necesariamente se debe realizar visita una vez por semana?”







RESPUESTA DEL ICETEX: El contratista debe elaborar un cronograma y un procedimiento de recolección semanal de los títulos valores y carpetas de todas las IES y Cooperativas y Centros de Atención a nivel Nacional. Una vez establecido podrá definir si la recolección la hace por demanda. Lo importante es que sean recogidas todas las garantías y carpetas legalizadas dentro de los tiempos y calendarios establecidos por las IES. 2.12. OBSERVACIÓN

“4.2.5.4. Verificación Jurídica de cada uno de los Títulos Valores, para esta actividad que contiene varios literales, es necesario contar con un profesional experto en títulos valores (Abogado)? Se contará con apoyo del ICETEX para ésta actividad?” RESPUESTA DEL ICETEX: Es necesario contar con un líder experto en títulos valores (Abogado). El ICETEX prestará todo el apoyo necesario para la puesta en marcha y ejecución de esta actividad. 2.13. OBSERVACIÓN

“4.3.1. ETAPA DE EMPALME, Es posible que la etapa de empalme sea inferior a 15 días? Qué sucede si el actual contratista no alcanza a entregar toda la operación en ese tiempo?” RESPUESTA DEL ICETEX: La etapa de empalme está programada para que se cumpla en quince (15) días hábiles, el tiempo de entrega del archivo del ICETEX está estipulado en el contrato actual de la entidad. En caso de no cumplimiento del tiempo establecido la entidad tomará las acciones necesarias para la entrega del archivo. 2.14. OBSERVACIÓN

“4.3.8. GESTIÓN Y CULTURA DEL CAMBIO, El ICETEX requiere un equipo de trabajo que genere estrategias para afrontar la gestión del cambio?” RESPUESTA DEL ICETEX: No se requiere un equipo de trabajo adicional. De acuerdo con las necesidades de la entidad y la experiencia del contratista se plantean las campañas con el fin de crear la cultura al interior del ICETEX.







3. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CADENA, A TRAVÉS DEL SEÑOR JUAN FERNANDO

SALAZAR OSORIO – REPRESENTANTE LEGAL, MEDIANTE COMUNICACIÓN ENVIADA DESDE

MEDELLIN POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

3.1. OBSERVACIÓN

“Establece el pliego de condiciones: 3.4.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO (..…) 3. Haber sido constituida como mínimo diez (10) años antes de presentar la propuesta. 4. Para las propuestas conjuntas Consorcio o Unión Temporal, un integrante deberá haber sido constituido como mínimo diez (10) años antes de presentar la propuesta, y los otros integrantes deberán haberse constituido mínimo con cinco (5) años antes de presentar la propuesta. Cordialmente le solicitamos a la entidad eliminar la exigencia de 10 años de constitución y en su defecto exigir el requisito de los demás integrantes de uniones temporales de 5 años; con la experiencia exigida en el pliego y el monto del presente proceso, se puede demostrar a cabalidad la capacidad técnica, financiera y jurídica del proponente, sin ser necesario 10 años de haber sido constituida.” RESPUESTA DEL ICETEX: Dado el presupuesto estimado para el proceso de selección, la naturaleza y alcance del servicio y el plazo de ejecución, la Entidad requiere que los proponentes cuenten con la experiencia e idoneidad suficiente para atender las obligaciones contractuales que surgen en virtud del contrato que se suscriba, en tal sentido la experiencia general de diez (10) años en términos de fecha de constitución del proponente, se consideró como la adecuada para garantizar que se cuenta con experiencia en la prestación del servicio en las condiciones exigidas por la Entidad. Es pertinente además señalar que el pliego de condiciones permite la participación de los proponentes mediante modalidades plurales, a través de consorcios o uniones temporales, en los cuales esta exigencia de constitución de diez (10) años sólo es exigida para uno de sus integrantes, para los demás es de sólo cinco (5) años, en tal sentido considera la Entidad, que con esta exigencia no se está limitando la participación de los interesados en el proceso y se garantiza una experiencia general de los proponentes acorde para atender la prestación del servicio tal y como lo requiere el ICETEX.







3.2. OBSERVACIÓN

“3.4.3.1. EXPERIENCIA El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas, expedidas por el Contratante, el cumplimiento de la experiencia específica con HASTA CUATRO (4) contratos que tengan por objeto en el Exterior y/o en Colombia: 1. La administración de archivos y 2. La administración y custodia de títulos valores El valor de la sumatoria de las certificaciones debe ser igual o superior a la suma de DIEZ MIL MILLONES DE PESOS ($10.000.000.000.oo) M/CTE incluido IVA. Para efectos de verificar el cumplimento de este requisito el Proponente puede presentar ya sea una certificación que cumpla con las dos actividades y el valor total solicitado o hasta cuatro certificaciones que en conjunto cumplan con las dos (2) actividades y con el valor solicitado. Dichos contratos deberán haber sido suscritos y celebrados y/o acreditar un avance mínimo de ejecución del 50%, con relación al valor total del contrato, para lo cual, deberá presentar los documentos que acrediten tal situación expedidos por el contratante, ya sea a través de contratos principales y/o adicionales y/o renovaciones y/o prórrogas automáticas, suscritos dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros y solamente se tendrá en cuenta el porcentaje de participación de la firma que está presentando la propuesta. Así mismo, para la verificación de la experiencia específica, se tendrán en cuenta las certificaciones en conjunto, las cuales deben cumplir con lo requerido en el presente numeral. Para ser tenidas en cuenta las certificaciones requeridas según lo señalado en el presente numeral, deberán contener por lo menos los datos de Nombre de la entidad contratante, contratista, objeto, valor, el plazo, fecha de expedición de la certificación y los volúmenes. Así mismo, Deben estar firmadas por el representante legal de la entidad donde se realizó el contrato, o la persona que esté autorizada para entregar este tipo de certificaciones. Deberá indicar el nombre, cargo que ocupa actualmente, dirección electrónica y teléfono. En caso que la experiencia sea expedida por una entidad privada con quien se haya prestado el servicio deberá anexarse copia del contrato correspondiente o la respectiva certificación.







Cada una de las certificaciones presentadas deben ser en papelería de la entidad contratante, no se acepta papelería sin el logo y datos de la Compañía, a menos que la entidad certifique que no expide certificaciones en papelería con logo. Para acreditar la totalidad de los requisitos establecidos para la experiencia, los proponentes podrán anexar en su propuesta, copias de actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, copias de contratos, facturas u otros documentos expedidos por la Entidad contratante en donde conste tales requisitos En relación con el numeral transcrito, cordialmente solicitamos a la entidad lo siguientes: 1. Solicitamos se sirva permitir avances mínimos de ejecución del 30%, con los respectivos certificados de experiencia del cliente en donde se pueda apreciar la calificación del contratista, esto por cuento el presupuesto exigido es muy alto, y es posible que la ejecución de contratos que el proponente pretenda demostrar como experiencia, apenas hayan sido suscritos en el segundo semestre del año en curso.

2. Cordialmente solicitamos a la entidad no exigir que se aporten las copias de los contratos, en los mismos hemos definido cláusulas de confidencialidad y de información privilegiada, por lo que consideremos que con la certificación del cliente es suficiente para validar la relación contractual.

3. Cordialmente solicitamos se aclare que otros documentos son válidos para la entidad verificar la existencia de la relación contractual del proponente.

4. Solicitamos se aclare a que se refieren con volúmenes en el certificado de experiencia.” RESPUESTA DEL ICETEX: En relación con las observaciones presentadas al numeral 3.4.3.1. EXPERIENCIA del proyecto de pliego de condiciones, no se acepta la de tener en cuenta para acreditar experiencia contratos que tengan avance de ejecución del 30%, toda vez que considera la Entidad que por lo menos el porcentaje de avance de los contratos debe ser de la mitad del proyecto, por lo tanto se mantiene en el pliego de condiciones que la experiencia se acredite con contratos cuya ejecución haya alcanzado por lo menos el 50% en relación al valor del contrato. Frente a la exigencia de copias de contratos se precisa, que el documento que permite acreditar la experiencia, son las certificaciones que para el efecto expidan las entidades contratantes, copias de otros documentos tales como contratos, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, facturas, etc. deberán ser aportados en caso que las certificaciones no contengan la totalidad de la información establecida en el citado numeral del pliego de condiciones.







Respecto a los volúmenes que deben contener las certificaciones, se refiere al número de metros lineales de gestión documental que el proponente administró durante la ejecución de los contratos con los cuales quiere acreditar la experiencia exigida, se reitera que en caso que las certificaciones no contengan esa información, la misma puede ser aportada a través de otros tipo de documentos, tales como contratos, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación, facturas, etc. 3.3. OBSERVACIÓN

“3.4.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros para cada uno de los dos (2) últimos años: Diciembre 31 de 2013 y Diciembre 31 de 2012:

Una razón corriente igual o mayor a una (1) vez.

Un Capital de Trabajo igual o mayor al 8% del presupuesto.

Un nivel de endeudamiento total máximo del 75%

Una rentabilidad del patrimonio con resultado positivo. Para los proponentes que constituyan un CONSORCIO, se realizará la verificación de los indicadores financieros solicitados, con la consolidación de los estados financieros mediante la sumatoria de la información proporcionada y posterior aplicación de la formula presentada para el cálculo de cada indicador.

Cordialmente solicitamos a la entidad que los indicadores sean del año inmediatamente anterior como se acostumbra en los pliegos de las entidades públicas.” RESPUESTA DEL ICETEX: La Entidad mantiene lo estipulado en los requisitos mínimos de orden financiero, ya que debe verificar el estado financiero de los proponentes y para ello debe analizarse los dos últimos años fiscales (2012 y 2013). 3.4. OBSERVACIÓN

“Establece el pliego: Coordinador del Grupo de Administración:







Un (1) coordinador con título profesional en Sistemas de Información y Documentación Bibliotecología y Archivística y/o Ciencia de la Información-Bibliotecología y conocimientos en sistemas, con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental Cordialmente solicitamos se amplíe el perfil exigido para el coordinador de grupo de administración, por cuanto un ingeniero de sistemas, informático o industrial, puede cumplir a cabalidad con la experiencia y capacidades exigidas para este tipo de procesos.” RESPUESTA DEL ICETEX: Las experiencias anteriores de la Entidad con relación a los perfiles diferentes del equipo solicitado no han sido satisfactorias, por lo tanto el perfil no se modifica. 3.5. OBSERVACIÓN

“Establece el pliego: Equipo de técnicos: Doce (12) técnicos con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimiento en sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental. Cordialmente solicitamos se amplíe el perfil exigido para el equipo técnico y se amplíe a técnicos o tecnólogos

en sistemas, administración.” RESPUESTA DEL ICETEX: Las experiencias anteriores de la Entidad con relación a los perfiles diferentes del equipo solicitado no han sido satisfactorias, por lo tanto el perfil no se modifica. 3.6. OBSERVACIÓN

“Establece el pliego:







Si la firma contratista durante la ejecución del contrato se presente ausencia de personal por un período mayor de cuatro (4) días hábiles o pretenda realizar cambios en el equipo humano inicialmente aceptado que conduzcan al incumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el pliego, sin el previo consentimiento o aprobación por parte del ICETEX, será objeto de multas diarias en un porcentaje equivalente al 0,5% del valor total del contrato, hasta tanto el equipo humano cumpla nuevamente los requisitos establecidos en el presente pliego, propuesta y contrato, la cual se descontará de la factura correspondiente que se encuentre pendiente de pago 8.9 CLÁUSULA PENAL MORATORIA

Las partes convienen en pactar la imposición de multas sucesivas a favor del ICETEX, en caso de mora o incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato adjudicado, por una suma equivalente al 0.01% del valor de las primas del respectivo contrato, por cada día de mora o de incumplimiento. (Esta cláusula no se incorporará cuando las leyes así lo prohíban o cuando el contratista se encuentre excluido de la misma según las normas vigentes). El procedimiento para la imposición de las multas será el establecido en el artículo 52 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013 y por el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Comedidamente solicitamos a la entidad, que se contemple la posibilidad de tener en cuenta las siguientes apreciaciones: a) Solicitamos que el valor de las multas tenga una proporción menor de la establecida, pues el porcentaje establecido puede resultar muy alto en relación con la entidad de la falta cometida, para ello se sugiere que se tenga un referente de menor categoría.

b) Solicitamos que se contemple la posibilidad que el valor total de las multas a imponer al contratista tenga una limitación diferente a la establecida, para ello se sugiere por ejemplo un porcentaje sobre el valor de la última factura remitida por el contratista o de la garantía de cumplimiento.

c) Solicitamos que en el eventual contrato que llegue a suscribirse, se disponga que el valor de las multas a que hace referencia el numeral trascrito podrán compensarse en la forma descrita, previo agotamiento de un proceso judicial o administrativo en el que se pueda establecerse la responsabilidad del contratista.

d) Así mismo solicitamos que cualquier responsabilidad que surja en cabeza del contratista como consecuencia del incumplimiento de sus compromisos contractuales, tenga la oportunidad de ser discutida en un escenario imparcial, en virtud del cual se pueda establecer su responsabilidad y el monto de la misma, y no que sea fruto de retenciones y/o deducciones que unilateralmente pueda efectuar la entidad de sumas pendientes a su favor.

e) En este sentido, solicitamos que en caso de que nuestra propuesta sea seleccionada, se incluya en el contrato que ambas partes convienen que en el evento que EL CONTRATISTA sea declarado responsable por el incumplimiento de alguna de sus obligaciones, no pagará en ningún caso una indemnización que sea superior al valor de la última factura remitida a la entidad.







RESPUESTA DEL ICETEX: En relación a las observaciones realizadas a las multas o cláusulas de apremio establecidas en el pliego de condiciones cuando se presente ausencia del personal ofrecido para la prestación del servicio, se acepta que las mismas se establezcan en un proporción diferente, en tal sentido en el pliego de condiciones definitivo se señalará que en caso de ausencia de personal que ponga en riesgo la prestación del servicio, el porcentaje de multa a imponer corresponde por cada día de incumplimiento al 0.01% del valor del contrato, en iguales proporciones a cómo se estable en el numeral 8.9 del pliego de condiciones.

En cuanto al procedimiento previo para la imposición de multas, el pliego de condiciones señala que se aplicará el establecido en el artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX, concordante con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en dicho procedimiento se garantiza el derecho de audiencia y de defensa por parte de la Entidad para con el contratista, en el cual a través de procedimiento sumario que en todo caso debe adelantar la Entidad, se le garantice al contratista su derecho de defensa y a controvertir las pruebas que tenga la Entidad para la aplicación de estas sanciones por incumplimiento contractuales, en consecuencia no es necesaria modificación alguna del pliego de condiciones sobre este aspecto. 3.7. OBSERVACIÓN

“Establece el pliego:

Denominación Cantidad Perfil requerido

Formación Académica Experiencia

Gerente del Proyecto

Uno (1)

Título profesional de educación formal en alguna de las siguientes áreas: Sistemas de Información; Documentación Bibliotecología; Archivística; Ciencia de la Información Bibliotecología.

Experiencia específica: Mínimo tres (3) años de experiencia en Gerencia de Proyectos de Archivo y/o de Gestión Documental.

Preferible con experiencia en almacenamiento y custodia de archivos y/o títulos valores y/o gestión documental

Cordialmente solicitamos se amplíe el perfil exigido para ingenieros de sistemas, informáticos e ingenieros industriales quienes pueden cumplir a cabalidad con el objeto del presente proceso. RESPUESTA DEL ICETEX: Las experiencias de la entidad con relación al perfil del gerente diferente al perfil solicitado no han sido satisfactorias, por lo tanto el perfil no se modifica.







4. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR THOMAS MTI., A TRAVÉS DEL SEÑOR CARLOS

SANDOVAL REALES- – GERENTE COMERCIAL , MEDIANTE COMUNICACIÓN ENVIADA DESDE

BOGOTÁ POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

4.1. OBSERVACIÓN

“Teniendo en cuenta numeral 6.3, evaluación de las propuestas el mayor porcentaje de calificación, o la mayor calificación del proceso será dada por el precio (700 puntos a la propuesta económica con menor precio) ¿Existe algún piso determinad por la entidad o que está determinará para la evaluación de la propuesta económica?, lo anterior con el objetivo de evitar ofertas con precios artificialmente bajos, y que los ingresos financieros del proyecto impidan cumplir con la expectativa del servicio y los ANS. ¿Teniendo en cuenta el punto anterior, bajo qué criterios se determinarán que una oferta está con precios artificialmente bajos?

RESPUESTA DEL ICETEX:

No se tiene contemplado ningún valor como piso para ser considerada una propuesta económica como artificialmente baja, dado que la normatividad vigente en materia de contratación y el Manual de Contratación de la Entidad de esa manera lo ha establecido. Lo que sí se contempla en el pliego de condiciones basado en dicha normatividad, es el procedimiento que debe adelantar la Entidad cuando basada en los precios obtenidos en el sondeo de mercado realizado previamente al inicio del proceso de contratación y que fueron incluidos en el estudio previo que fue publicado y conocido por los interesados en el proceso, se evidencie que los proponentes han ofertado precios que pueden ser considerados como artificialmente bajos. Dicho procedimiento consiste en requerir al proponente que se encuentre en esa situación, para que de manera objetiva sustente los precios ofertados en su propuesta. Analizados los argumentos del proponente, la Entidad a través del Comité Evaluador determinará si la propuesta es rechazada si no sustenta en debida forma los precios ofertados, o en caso contrario, si continúa dentro del proceso de selección.

4.2. OBSERVACIÓN

Según el numeral 1.5 “presupuesto oficial” existe un presupuesto de 9.247.432.005 incluido IVA para el contrato, pero en el proyecto de pliegos no existe una tarifa unitaria tope para cada uno de los ítems solicitados a cotizar:







¿Se podrían modificar las tarifas unitarias de cada ítem planteadas en el estudio de mercado, siempre y cuando el total de la oferta no sobrepase el presupuesto establecido?


Se pueden modificar las tarifas unitarias siempre y cuando no sobrepase el presupuesto establecido de $9.247.432.005, y el indicado para cada una de las vigencias que contempla este proceso de contratación.

4.3. OBSERVACIÓN

Teniendo en cuenta el punto 4.2.1.5 de las especificaciones técnicas, “Digitalización de Documentos”, por favor responder las siguientes preguntas: a. ¿A cuántos dpi deben ser digitalizados los documentos?


Para la consulta 200 a 250 dpi







Para expedientes de conservación total 300 a 350 dpi

b. ¿Cuál es el tamaño máximo y el tamaño mínimo de los documentos que se van a digitalizar?


Los tamaños son carta, medicarta y oficio.

c. Si existe información empastada que se deba desempastar, ¿esta información se deberá empastar nuevamente?

RESPUESTA DEL ICETEX: La información en libros empatados se debe volver a empastar una vez digitalizada

d. La información a digitalizar ¿debe ser digitalizada a blanco y negro o a color?

RESPUESTA DEL ICETEX: Los documentos a digitalizar deben ser digitalizados en blanco y negro o escala de grises.

e. Cuando se habla en una de las viñetas de este punto: “Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica”, cuál debe ser el alcance específico de estas recomendaciones?

RESPUESTA DEL ICETEX: El alcance referido sobre la obsolescencia tecnológica se relaciona con la actualización permanente e los programas y equipos utilizados para la prestación y ejecución n de las actividades a desarrollar dentro de la ejecución del proyecto.

f. Cómo debe ser indexada la información ¿será una tirilla de imágenes por cada unidad documental? o se deben realizar procesos de indexación por tipologías documentales?


La información debe ser indexada por expediente completo conforme a las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.







g. Si el proceso de indexación se debe realizar por tipología documentales, por favor suministrar el listado

de los tipos documéntales para cada serie documental a digitalizar.


No aplica

h. Teniendo en cuenta la normatividad suministrada en los términos de referencia, por favor suministrar la estructura de base de datos que se debe entregar junto con las imágenes luego del proceso de digitalización de información


TABLA DE METADATOS

TITULOS VALORES

CODIGO DESCRIPCION OBLIGATORIO OPCIONAL

ID Numero de consecutivo X

ID ANALISIS Numero de análisis jurídico

X

PUNTO DE ATENCION Sucursal del ICETEX

X

CUENTA No. Crédito

X

TIPO DE DOCUMENTO Tipo de identificación X

CEDULA BENEFICIARIO Número de identificación del beneficiario

X

PRIMER NOMBRE Primer nombre del beneficiario X

SEGUNDO NOMBRE Segundo nombre del beneficiario X

PRIMER APELLIDO Primer apellido del beneficiario X

SEGUNDO APELLIDO Segundo apellido del beneficiario X

ID PAGARE Número del pagare

X

FECHA PAGARE Fecha del pagare

X

CARTA COMPROMISO

X

ESTADO DE PAGARE Disponibilidad para la consulta X

FECHA DE REGISTRO Fecha de registro en el Programa X

ESTADO FISICO Estado físico del Título valor

X







CEDULA DEUDOR 1 Numero de cedula de deudor solidario

X

NOMBRE DEUDOR 1 Nombre de cedula de deudor solidario

X

CEDULA DEUDOR 2 Numero de cedula de deudor solidario

X

CEDULA DEUDOR 2 Nombre de cedula de deudor solidario

X

TIPO DE DOCUMENTO Nombre del tipo del documento X

INFORMACION DE UBICACIÓN Ubicación física del documento

X

TABLA DE METADATOS

CARPETA DE BENEFICIARIOS


ID Numero consecutivo X

TIPO DOCUMENTO Tipo de identificación X

CEDULA Número de la cedula de ciudadanía X

TARJETA DE IDENTIDAD Número de la tarjeta de identidad X





FECHA DOCUMENTO Fecha del documento X

UBICACIÓN Ubicación física del expediente X

TABLA DE METADATOS

ARCHIVO DE GESTION


CODIGO Numero consecutivo X

DEPENDENCIA Área o grupo donde se genera la documentación

X

ASUNTO Tema del cual trata el expediente X







FOLIOS Soporte del expediente

X

DESCRIPCION Breve resumen del contenido del expediente

X

NOTAS Observación al expediente

X

CODIGO SERIE Número de serie a la cual pertenece el expediente

X

NOMBRE SERIE Nombre asignado al código serie X

CODIGO SUBSERIE Numero de subserie a la cual pertenece el expediente

X

NOMBRE SUBSERIE Nombre asignado al código serie X

UND CONSERVACION

Unidad de conservación X

FECHA INICIAL Fecha de inicio del expediente

X

FECHA FINAL Fecha final del expediente

X

CUERPO Ubicación física dentro del archivo X

ESTANTE Ubicación física dentro del archivo X

CARA Ubicación física dentro del archivo X

ENTREPAÑO Ubicación física dentro del archivo X

CAJA Ubicación física dentro del archivo X

CAJA ORIGEN

X

RANGO INICIAL Numeración inicial de un consecutivo

de un expediente X

RANGO FINAL Numeración final de un consecutivo de

un expediente X

TOMO Número del tomo

X

i. Teniendo en cuenta que el total de imágenes a digitalizar de 5.000.000 durante todo el contrato, ¿en qué

fase del proyecto quedará establecido un cronograma para efectuar este proceso de digitalización?, dado que el proveedor deberá programar recurso humano e infraestructura para atender la demanda que el ICETEX solicite para evacuar la información que se digitalizará

RESPUESTA DEL ICETEX: El proceso de digitalización debe realizar durante el tiempo o de ejecución del contrato y deberá realizarse de acuerdo a la demanda de carpetas a ser digitalizadas.







j. De ser posible por favor suministrar unos estimados suministrar unos estimados de los meses y los años

donde se digitalizarán los 5.000.000 de imágenes.

RESPUESTA DEL ICETEX: El estimado anual es el siguiente:

DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

2014 194.408

2015 2.381.400

2016 2.428.650

TOTAL 5.004.458

4.4. OBSERVACIÓN

Dado que el numeral 4.2.2.5 “Archivo de documentos para la actualización de las carpetas de beneficiarios” y según los volúmenes establecidos de 22.000 actualizaciones mensuales a efectuar, que contingencia desde el punto de vista financiero tendrá el ICETEX para el evento en el cual este volumen de inserciones se incremente considerablemente durante 24 meses. ¿Habrá adiciones contractuales? RESPUESTA DEL ICETEX: En el evento en que los volúmenes estimados se incrementen el contratista deberá soportar tales incrementos con la relación e inventario mensual de documentos recibidos y procesados, las planillas de entrega y recibo de documentos debidamente legalizadas y con las respectivas firmas y fechas y cualquier otro soporte que garantice tal incremento documental. Con el fin de que el ICETEX pueda estudiar la viabilidad de realizar cualquier adición contractual.







4.5. OBSERVACIÓN

Favor suministrar las cantidades que se consumirán mensualmente de:

a. Cajas de archivo (x-300) cuantas para Open File y cuantas para archivo inactivo dado que son

diferentes.

b. Carpetas desasificadas (para historias laborales y los expedientes de conservación total)

c. Carpetas de yute con marbete vertical

d. Cartulinas legajadoras en propalcote de 320 gr PH neutro, baja densidad, tamaño 34.5 x25 cm.

e. Ganchos legajadores plásticos.

f. Rótulos adhesivos (marbetes).

g. papelería necesaria ¿a qué hace referencia?



PROPALCOTE GANCHOS

PLÁSTICOS CAJAS A CENTRAL

CAJAS DE OPEN FILE

ROTULOS

8.000 16.000 8.000 100 6000 220.000

Papelería necesaria hace referencia a hojas tamaño carta, tamaño oficio, lápices, esferos, tóner para impresoras etc.

4.6. OBSERVACIÓN

“Teniendo en cuenta el punto 4.2.2.8, Digitalización de las carpetas de beneficiarios por favor responder las siguientes preguntas:

a. La aplicación actual del ICETEX, cuenta con un módulo que nos permita realizar el cargue de la imagen

resultante del proceso de inserción, para actualizar la carpeta virtual del beneficiario?, de no ser así, por aclarar cuál sería el procedimiento para realizar esta actividad.


El programa de Gestion Documental cuenta con un módulo de archivo el cual permite el cargue de imágenes de las carpetas.







b. ¿Cómo sería el procedimiento de entrega de las imágenes resultado de la digitalización de las

actualizaciones de los expedientes de beneficiarios y quién será el responsable de actualizar en el

aplicativo?

RESPUESTA DEL ICETEX: Para el cargue de datos e imágenes al Sistema de Gestión Documental del ICETEX, se requiere que dicho proceso se lleve a cabo por el contratista mediante el uso de un web service o de un robot encargado de efectuar el cargue de datos e imágenes, para los dos casos se requiere la validación de ingreso; lo anterior con el fin de preservar la integridad de la información cargada y/o evitar ingresos de información deficiente para el proceso de consultas. El Contratista se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados diariamente en una Carpeta Compartida o mediante FTP designado por el ICETEX.

c. Cuando se menciona en este numeral “De igual manera deberá volver a cargar nuevamente las carpetas

en el aplicativo de Gestión Documental, como los documentos digitalizados, de manera que las carpetas virtuales se encuentren actualizadas y disponibles para su consulta”, ¿esto hace referencia a digitalizar nuevamente toda la carpeta?

RESPUESTA DEL ICETEX: No. Hace referencia a que se deben digitalizar los nuevos documentos y cargar nuevamente la carpeta completa el en el aplicativo quitando la carpeta virtual anterior.

4.7. OBSERVACIÓN

“Teniendo en cuenta el numeral 4.2.2.10 “transferencias al archivo central de las carpetas de beneficiarios” con que tarifa se cobrará este servicio?”

RESPUESTA DEL ICETEX: Desde el punto de vista archivístico las carpetas de los beneficiarios hacen parte los archivos de gestión de la entidad. Por lo tanto el ítem por el cual se cobrara y pagara este servicio es el ítem.







4.8. OBSERVACIÓN

“Observaciones Jurídicas: Solicitamos aclaren los numerales 4.2.4.3 y 4.2.5.8 del proyecto de pliego de condiciones relacionados con la responsabilidad en el caso den extravío de títulos valores toda vez que se contradicen con lo establecido en los numerales 8.7.101 y clausula sexta, numeral 101, del proyecto del contrato que mencionan las obligaciones del contratista. En efecto, teniendo en cuenta el tipo de documentos de los que se trata y existiendo un procedimiento establecido en la Ley para reponer los títulos extraviados, solicitamos armonizar los numerales 4.2.4.3 y 4.2.5.8 en el sentido de indicar que el contratista seleccionado deberá responder, previo el procedimiento establecido en el que se declare su responsabilidad, solamente por el cien por ciento (100%) de los costos en los que se deba incurrir para recuperar los títulos extraviados tal como lo establecieron los numerales 8.7.101 y clausula sexta, numeral 101, del proyecto del contrato. Aclarado lo anterior el extravío de un título valor no deberá acarrear la imposición de la cláusula penal o multa o la responsabilidad del contratista por el valor de la obligación que respalde el título, salvo que se demuestre dolo del contratista en la pérdida del respectivo título y previo del agotamiento del procedimiento que permita garantizar el derecho de defensa del contratista.”


Se acepta la observación, por lo tanto se armonizará lo establecido para el extravío de títulos valores en los numerales 8.7.101 y cláusula sexta numeral 101 del proyecto de minuta del contrato, con lo que se establezca en los numerales 4.2.4.3. y 4.2.5.8 del pliego de condiciones, por lo tanto el contratista deberá responder, previo el procedimiento establecido en el que se declare su responsabilidad por el 100% de los costos en los que se deba incurrir para recuperar los títulos extraviados, y sólo se aplicará en este caso la cláusula penal o de multa cuando se demuestre la responsabilidad del contratista por dolo, previo el procedimiento administrativo establecido para tal fin.

4.9. OBSERVACIÓN

“Respetuosamente se solicita a la entidad modificar el requisito previsto en el numeral 3.4.1. subnumeral 3. de la invitación conforme el cual el proponente ha debido constituirse como mínimo diez (10) años antes de presentar la propuesta, toda vez que la citada previsión limita notablemente la participación de oferentes al proceso de selección.







Sobre el particular es preciso manifestar que los procesos de contratación del ICETEX deben adelantarse respetando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad previstos en el Artículo 209 de la Constitución Política, los cuales han permitido igualmente el desarrollo el principio de libre concurrencia en los procesos de selección de contratistas. Referido principio ha sido reconocido ampliamente por la jurisprudencia constitucional en tanto “se garantiza la facultad de participaren el trámite concursal a todos los posibles proponentes que tengan la posibilidad de ofrecer lo que demanda la administración. La libre concurrencia, entraña, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación”. 1(1) De acuerdo con lo anterior, en aras de garantizar la participación plural de oferentes que cuentan con la experiencia y calidades para la ejecución del contrato que llegare a resultar del presente proceso de selección, con fundamento en criterios de razonabilidad y proporcionalidad en cuanto a requisitos y términos previstos en la invitación, solicitamos amablemente se permita la participación de compañías constituidas con un mínimo de ocho (8) años anteriores al a fecha de presentación de la oferta.”

RESPUESTA DEL ICETEX

Dado el presupuesto estimado para el proceso de selección, la naturaleza y alcance del servicio y el plazo de ejecución, la Entidad requiere que los proponentes cuenten con la experiencia e idoneidad suficiente para atender las obligaciones contractuales que surgen en virtud del contrato que se suscriba. En tal sentido la experiencia general de diez (10) años en términos de fecha de constitución del proponente, se consideró como la adecuada para garantizar la prestación del servicio en las condiciones exigidas por la Entidad, Es pertinente además señalar que el pliego de condiciones permite la participación de los proponentes mediante modalidades plurales, a través de consorcios o uniones temporales, en los cuales esta exigencia de constitución que es de diez (10) años sólo es exigida para uno de sus integrantes, para los demás es de sólo cinco (5) años, en tal sentido considera la Entidad, que con esta exigencia no se está limitando la participación de los interesados en el proceso y se garantiza una experiencia general de los proponentes acorde para atender la prestación del servicio tal y como lo requiere el ICETEX.

4.10. OBSERVACIÓN

“Teniendo en cuenta que el proceso de selección requiere de la presentación del Registro Único de Proponentes, amablemente se solicita que la verificación de los indicadores financieros sea efectuada con este documento vigente y firme, teniendo en cuenta la información financiera a corte 31 de diciembre de 2013.”







RESPUESTA DEL ICETEX La Entidad mantiene lo estipulado en los requisitos mínimos de orden financiero. La verificación de los indicadores financieros para los años 2012 y 2013, se realiza sobre los Estados Financieros firmados por el Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal.

4.11. OBSERVACIÓN

“El requisito de experiencia previsto en el numeral 3.4.3.1 conforme el cual debe presentarse certificación de hasta cuatro (4) contratos cuya sumatoria sea igual o superior a diez mil millones de pesos ($10.000.000.000) incluido IVA dentro de los cinco años anteriores al cierre, suscritos, ejecutados o con un avance mínimo de ejecución del cincuenta por ciento (50%), limita igualmente la pluralidad de oferentes y resulta contrario a los principios de la función administrativa. La experiencia del oferente no puede limitarse al número determinado de años, teniendo en cuenta que para efectos de constatar este requisito habilitante, habrá de tenerse en cuenta su experiencia general; en este sentido, el Registro Único de Proponentes se constituye en el documento idóneo para verificar el objeto y montos de los contratos ejecutados por el proponente. Por lo anterior, se sugiere amablemente sea tenida en cuenta la experiencia general del oferente y no sea limitada a los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre.”

RESPUESTA DEL ICETEX La experiencia como una de sus acepciones, está definida por la práctica prolongada que proporciona la habilidad para hacer algo, el acontecimiento vivido y el conocimiento general adquirido por las situaciones vividas, sin embargo la experiencia debe ser validada día a día en donde se pueda demostrar que se cuenta con la idoneidad y la actualización permanente en el desarrollo de una determinada actividad, por ello la Entidad ha señalado que ese tiempo de experiencia debe ser actualizado y en tal sentido se estableció que los contratos con los cuales se acredite la experiencia, deben haber sido suscritos en los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección. 4.12. OBSERVACIÓN

“Amablemente se solicita a la Entidad informar si los proponentes deberán anexar certificaciones de calidad a su oferta.”







RESPUESTA DEL ICETEX No se tiene contemplado en el pliego de condiciones, que los proponentes deban presentar certificaciones de calidad a su oferta.

4.13. OBSERVACIÓN

Solicitamos se modifique el numeral 4.2.5.8 en el sentido de indicar que previa a la imposición de multas, hacer efectiva la cláusula penal o para determinar la responsabilidad del contratista, se adelantará el proceso correspondiente que permita esclarecer el grado de culpabilidad del contratista, permitiendo el ejercicio del derecho de defensa, garantizando en todo caso el debido proceso.”

RESPUESTA DEL ICETEX No se acepta la observación, en el numeral 4.2.5.8 del proyecto de pliego de condiciones se señala que en caso de extravío de un título valor, el ICETEX podrá imponer al contratista las sanciones establecidas en dicho numeral, siempre que se demuestre previo el debido proceso respectivo, (subrayado fuera del texto), responsabilidad directa u omisión por parte del contratista y que no existe una causal de fuerza mayor o caso fortuito excluyente de responsabilidad. En todo caso la Entidad en estos casos, garantizará el debido proceso y el derecho de audiencia y contradicción de los contratistas.

4.14. OBSERVACIÓN

“Solicitamos amablemente modificar el subnumeral 4.4.2 del numeral 4.4. requisitos del recurso humano, conforme el cual “para la acreditación de los estudios realizados, se requiere que el contratista adjudicatario presente en su propuesta, la hoja de vida del personal ofrecido al momento de la suscripción del acta de inicio del contrato (…)”. Esta solicitud se presenta teniendo en cuenta que las palabras EN SU PROPUESTA se presentan para confusión, en el entendido que de conformidad con la información prevista en la invitación, el equipo de trabajo no se presenta con la propuesta sino con la suscripción del acta de inicio.”

RESPUESTA DEL ICETEX: Se acepta la observación, se procede a modificar la redacción del numeral 4.4.2. del numeral 4.4. del pliego de condiciones, precisando que el proponente debe presentar una manifestación firmada por el representante legal acerca que suministrará el equipo humano con el perfil y experiencia requerida en el pliego de condiciones (Anexo No. 13). Corresponderá al proponente adjudicatario del proceso, presentar al inicio del contrato, las hojas de vida y certificaciones que demuestren el cumplimiento de tales requisitos por parte del personal ofrecido y que prestará el servicio.







4.15. OBSERVACIÓN

“Finalmente se solicita modificar el subnumeral 4.4.2 del numeral 4.4. conforme el cual “para acreditar la experiencia deberá ´presentar copia de los contratos en donde certifique la experiencia exigida en cada caso”, en el sentido de indicar que igualmente podrá el oferente acreditar el cumplimiento de este requisito allegando las certificaciones de experiencia correspondientes.”


Se acepta la observación, se procede a modificar la redacción del numeral 4.4.2. del numeral 4.4. del pliego de condiciones, precisando que el proponente debe presentar una manifestación firmada por el representante legal acerca que suministrará el equipo humano con el perfil y experiencia requerida en el pliego de condiciones (Anexo No. 13). Corresponderá al proponente adjudicatario del proceso, presentar al inicio del contrato, las hojas de vida y certificaciones que demuestren el cumplimiento de tales requisitos por parte del personal ofrecido y que prestará el servicio.

4.16. OBSERVACIÓN

“OBSERVACIONES TECNOLOGIA POR FAVOR CONTESTAR LO QUE APLIQUE, LAS PREGUNTAS QUE NO APLIQUEN INDICAR N/A. DIGITALIZACIÓN NUMERAL 4.2.5.5, LITERAL i De acuerdo a las normas internacionales mencionadas por favor dar respuesta:

a. En que formato (PDF o PDFA) se debe digitalizar?”


El formato es PDF para la digitalización por consulta y PDFA/1 para las carpetas de conservación total.

b. “Se debe incluir en la digitalización OCR?”

RESPUESTA DEL ICETEX: No.







c. “Se debe incluir firma digital?”

RESPUESTA DEL ICETEX: No. De ser así, i. Se sugiere alguna entidad certificadora?

4.17. OBSERVACIÓN

“OBSERVACIONES TITULOS VALORES En el numeral 4.2.5.4 literal f se plantea que el resultado de la revisión jurídica de los títulos valores debe ser entregada dentro de los cuatro días calendario siguientes a la recolección. ¿Se solicita aclarar si se refiere a cuatro días hábiles, puesto que los procesos de transporte y logística a nivel nacional se verían afectados por un plazo tan corto, en especial teniendo en cuenta los fines de semana y festivos, día no hábiles para las IES?

RESPUESTA DEL ICETEX: La necesidad de la Entidad es que la revisión jurídica de los títulos valores debe ser entregada dentro de los cuatro (4) días calendario siguientes a la recolección, en tal sentido se ha establecido en el pliego de condiciones, y no es objeto de modificación.

4.18. OBSERVACIÓN

“Perfil del Abogado. En el numeral 4.2.5.4-último párrafo. Página 103 pregunta o sugerencia? ¿Teniendo en cuenta la responsabilidad en el proceso de certificar la idoneidad jurídica de un título valor y su implicación en el proceso de giro de los dineros de la Entidad, se debe establecer que las personas encargadas de este proceso cuenten con experiencia en la revisión jurídica de títulos valores y que al menos el perfil implique ser estudiantes de Derecho de últimos semestres?”







RESPUESTA DEL ICETEX: No se acepta la observación por cuanto se requiere que este personal que revise los títulos valores sea profesional en Derecho, así mismo en el numeral 4.2.5.4 se establece que debe tener experiencia en revisión de títulos ejecutivos, lo que subsume la experiencia en revisión jurídica de títulos valores.

4.19. OBSERVACIÓN

“4.2.5.11 Consulta de Títulos Valores

Ante la exigencia planteada con las llaves de búsqueda para consulta de títulos valores, el ICETEX garantizará la existencia de dicha información en las bases de datos históricas. RESPUESTA DEL ICETEX: Las bases de datos históricas y las de crédito contienen los nombres y apellidos de los beneficiarios y los números de créditos. Las bases de datos históricas se entregaron al actual contratista y se entregarán al nuevo. 4.20. OBSERVACIÓN

“Es posible limitar las auditorias que indique el ICETEX se deben atender sin costo, puesto que realizar procesos de recuperación y entrega de físicos implica altos costos que no pueden dejarse en cantidades mensuales?

RESPUESTA DEL ICETEX: Las auditorias productos de la supervisión y vigilancia del contrato no se podrán cobrar ya que son producto de la supervisión y control que debe ejercer la entidad a la ejecución del contrato y por lo tanto no se pueden limitar.

4.21. OBSERVACIÓN

“Se solicita revaluar lo establecido en el numeral 4.2.5.12 relacionado con la entrega de títulos valores cancelados sin costo alguno, puesto los costos implícitos en este tipo de tareas no se pueden obviar.”







RESPUESTA DEL ICETEX: El numeral no se cambia, se mantiene igual en el pliego de condiciones definitivo.

4.22. OBSERVACIÓN

“¿Cuál es el alcance del servicio de transporte desde las IES presentado en el presupuesto teniendo en cuenta el valor propuesto? “

RESPUESTA DEL ICETEX: El alcance del servicio de transporte desde las IES es el señalado en el numeral 4.2.5.2. Transporte de Títulos Valores y carpetas del pliego de condiciones.

4.23. OBSERVACIÓN

“Aclarar tarifa de transferencia de títulos de bóveda a archivo central. Metro Lineal (3 cajas x-300?)cajas de

500 títulos. $102 mil pesos-.” RESPUESTA DEL ICETEX: Está establecido que un metro lineal equivale a 3 cajas X-300. También que en una caja x-300 puede almacenar un total de 500 títulos. La transferencia se refiere al cambio de la bóveda a la bodega de archivo central una vez la obligación que da origen al título valor ha sido cancelada y como consecuencia puede ser transferido de custodia.

5. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR INFORMATICA EL CORTE INGLES, A TRAVÉS DEL

SEÑOR RAFAEL PEREZ MATA – REPRESENTANTE LEGAL, MEDIANTE COMUNICACIÓN

ENVIADA DESDE BOGOTÁ POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

5.1. OBSERVACIÓN

“En el numeral 3.4.3.1 EXPERIENCIA, la entidad solicita:







Sobre lo anterior, solicitamos se requiera que los contratos con los cuales se acrediten experiencia estén debidamente ejecutados a los 100 %, terminados y liquidados, con el objeto de que efectivamente se acredito experiencia ejecutada en el objeto del presente proceso.” RESPUESTA DEL ICETEX No se acepta la observación, la Entidad considera que un contrato ejecutado en mínimo un 50% en relación a su valor, garantiza que se acredite experiencia en objetos similares a los este proceso de selección, incluir contratos ejecutados totalmente haría más difícil cumplir el requisito de experiencia y por ende de participación plural en el proceso. 5.2. OBSERVACIÓN

“En el numera 5.9.2 Requisitos de Orden Financiero, la entidad solicita:

Sobre lo anterior, solicitamos a la entidad aclare los requisitos que deben cumplir las Empresas Extranjeras con Sucursal en Colombia, toda vez que los términos no especifica las condiciones de manera explícita. Ahora bien, cabe aclarar que las sucursales de empresas extranjeras registran en la Cámara de Comercio (RUP) la información financiera de la Casa Matriz a corte de acuerdo a las leyes del país donde son emitidos, es decir el país de Origen. La cámara de comercio es el ente competente para validar y registrar dicha información, por lo que aunque conocemos que el IECETEX tiene su propio manual de contratación solicitamos que sigan esta directriz y permitan que las sucursales de empresas extranjeras presenten la información financiera de acuerdo a las normas del país de origen.







Lo anterior es reiterado en distintas ocasiones por la Superintendencia de Sociedades ente encargado de la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, y sucursales de sociedad extranjera, el cual en el Concepto 220-033650 señalo: “(…) 4.2. Las sucursales, tanto de sociedades nacionales como extranjeras, son establecimientos de comercio y técnicamente pueden considerarse como prolongación de la casa matriz pero necesariamente como parte de la sociedad que se descentraliza mediante tal sistema. 4.3. Las actuaciones del establecimiento de comercio llamado sucursal, se fundamentan en la capacidad de obrar de la matriz, por cuanto tal como lo expresó este Despacho ...”... la matriz y la sucursal ostentan una única personalidad jurídica, habida cuenta que la segunda es meramente una prolongación de la primera y que es ésta quien exclusivamente adquiere los derechos que de su personalidad se derivan y se obliga por sus actuaciones..”. (...) 4.5 El mandatario o representante de la sucursal sólo puede comprometer a la sociedad cuando obra con sujeción y dentro del ámbito de las atribuciones que le otorgue el órgano de dirección de la matriz, bien en el acto de incorporación al país o transitoriamente para un contrato social, actos que deben estar dentro del contexto de las actividades permanentes que se proponga desarrollar la sociedad extranjera en el territorio nacional a través de su sucursal. 4.6. Como según lo previsto en el artículo 485 del Código de Comercio, es la sociedad la que asume la responsabilidad por las obligaciones contraídas a través de la sucursal, es lógico concluir que la sociedad tiene el derecho de gobernar sus establecimientos de comercio, otorgando autorizaciones generales o particulares, imponiendo límites a las facultades del representante legal o condicionando las operaciones al referéndum de la junta directiva o cualquier otro órgano de administración, toda vez que en dichas actuaciones el administrador de la sociedad está comprometiendo el patrimonio de la casa matriz, por cuanto la sucursal no es más que una cosa, un bien cuyo valor se refleja en los estados financieros de la sociedad a la que pertenece. 4.7. Si bien es cierto que el mandatario puede actuar dentro de las atribuciones conferidas para el efecto, también lo es que en el desarrollo de dichas atribuciones no actúa en nombre de un establecimiento de comercio, sino en representación de la compañía extranjera que como ya se dijo es quien ostenta la personería jurídica, (y es quien tiene la capacidad para endeudarse), persona jurídica que físicamente ha trascendido las fronteras de su domicilio de origen a través de su establecimiento de comercio. “(subrayado fuera del texto original).







RESPUESTA DEL ICETEX Se acepta la observación, se incluirá un inciso final al numeral 5.9.2.1 Estados Financieros Básicos del pliego de condiciones, en donde se establezcan los documentos de índole financiero que deberán presentar las empresas extranjeras con sucursal en Colombia, los cuales serán concordantes con los conceptos que en tal sentido ha expedido la Superintendencia de Sociedades. Al respecto es pertinente señalar que en términos generales, las sucursales de sociedades extranjeras están regidas en el país conforme a las disposiciones contenidas en el título Vlll, del libro ll del Código de Comercio, denominado "DE LAS SOCIEDADES EXTRANJERAS" (artículo 469 y siguientes ídem), que consagra algunas de las obligaciones que adquieren por el hecho de su incorporación al país, como la de ceñirse en lo pertinente por las normas de la liquidación de las sociedades por acciones, así como acceder un proceso concursal o acogerse a la promoción de un acuerdo de reestructuración, conforme a lo establecido en el artículo primero de la Ley 550 de 1999, prorrogada por la ley 922 de diciembre de 2004 (artículo 492 de Código de Comercio). El artículo 488 del Código de Comercio, al referirse a las sociedades extranjeras con sucursal en el país, consagra que: "Estas sociedades llevarán, en libros registrados en la misma cámara de comercio de su domicilio y en idioma español, la contabilidad de los negocios que celebren en el país, con sujeción a las leyes nacionales. Asimismo enviarán a la correspondiente Superintendencia y a la misma cámara de comercio copia de un balance general, por lo menos al final de cada año". Es claro entonces que las sucursales de sociedades extranjeras deben: a.- Tener libros registrados en la Cámara de Comercio correspondiente. b.- Llevar contabilidad independiente, debidamente registrada en los libros respectivos. c.- Estar en idioma español. Los Estados Financieros Individuales que lleven las sucursales de sociedades extranjeras, deben indicar sus obligaciones y bienes en Colombia, y reflejar en forma pormenorizada las operaciones celebradas en el país. Dicho estado financiero, por lo menos al final de cada año, deben enviarlo a la superintendencia que ejerza su vigilancia y a la Cámara de Comercio respectiva. En el caso de una sucursal de sociedad extranjera que participa dentro de una licitación, en donde una de las exigencias es la presentación de sus estados financieros, es claro que es dicha información la que debe analizarse. Valga anotar que a la luz del Régimen de Cambios, en particular en el Decreto 1735 de 1993, las sucursales de sociedades extranjeras son residentes en el país y están regidas por las disposiciones legales aplicables a las sociedades colombianas, circunstancia que desde luego no exonera a la casa matriz de responder solidariamente por las obligaciones que sus representantes contraen en Colombia. (Artículo 482 del Código de Comercio).







En conclusión si el proponente dentro del proceso se presenta como sucursal de sociedad extranjera, deberá presentar sus estados financieros de acuerdo a la normatividad aplicable en Colombia y lo previsto en los numerales 5.9.2.1, 5.92.2., 5.9.2.3, 5.9.2.4, 5.9.2.5. y 5.9.2.6 del pliego de condiciones, en caso que se presente como sociedad extranjera sin domicilio o sucursal en el país, sus estados financieros se deberán presentar de acuerdo con la normatividad aplicable en su país de origen, atendiendo en todo caso la formalidad que deben tener los documentos expedidos en el extranjero y que se pretendan hacer valer en territorio colombiano, tal y como se prevé en el numeral 5.9.2.7 del pliego de condiciones de este proceso de selección. 5.3. OBSERVACIÓN

En el numeral 5.9.2.9 Parámetros Financieros Exigidos, la entidad solicita:

Sobre el Capital de Trabajo exigido por la entidad el cual debe ser igual o mayor al 8 % del presupuesto, teniendo en cuenta la relevancia y cuantía del proyecto requerimos que el Capital del Trabajo sea igual o superior al 100 % del presupuesto. RESPUESTA DEL ICETEX La Entidad mantiene lo estipulado en los requisitos mínimos de orden financiero. Se mantienen los indicadores financieros de liquidez, endeudamiento y rentabilidad, los cuales se determinaron con base en las necesidades financieras del proceso y el estudio del sector. 5.4. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.1.1. Transporte, cordialmente solicitamos indicar cuál es la Tasa de crecimiento del Archivo Central del ICETEX?”







RESPUESTA DEL ICETEX El crecimiento anual estimado del archivo central es de 200 metros lineales, es decir 16.6 metros lineales por mes. 5.5. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.1.1 Transporte, cordialmente solicitamos indicar cuántos campos del Inventario Documental a recibir, se deben verificar en el proceso de Recepción documental?” RESPUESTA DEL ICETEX Dos campos el código de barras y el código de barras de la caja. 5.6. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.1.2.5.2. Unidades de Conservación, cordialmente solicitamos indicar el número de unidades de conservación requeridas para el Archivo y medios magnéticos.” RESPUESTA DEL ICETEX 100 cajas x-300 por año. 5.7. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2 Administración De Carpeta De Beneficiarios En Open File, cordialmente solicitamos indicar en cuánto se estima el crecimiento mensual y/o anual de éstas carpetas.” RESPUESTA DEL ICETEX En las páginas 79 y 98 del pliego de condiciones se estiman las cantidades de títulos valores y carpetas a recolectarse por año. 5.8. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.2 Verificación y Chequeo Documental de las carpetas de beneficiarios de los créditos educativos otorgado por el ICETEX, cordialmente solicitamos indicar cuántos documentos contienen las carpetas de legalización de los créditos educativos.”







RESPUESTA DEL ICETEX Entre 18 y 230 documentos conforman las carpetas de legalización de los créditos educativos. 5.9. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.2 Verificación y Chequeo Documental de las carpetas de beneficiarios de los créditos educativos otorgado por el ICETEX, cordialmente solicitamos indicar cuántos campos se deben tener en cuenta para la lista de chequeo de las carpetas de legalización de los créditos educativos?” RESPUESTA DEL ICETEX:

DOCUMENTOS CARPETA DE BENEFICIARIOS ICETEX POR LÍNEA DE CRÉDITO

LÍNEA: PREGRADO PAÍS

MODALIDADES: ACCES – CERES - PREGRADO MP - LÍNEAS ESPECIALES

Formulario de solicitud de crédito

Fotocopia del documento de identidad del Beneficiario

Resultado de Examen de Estado (ICFES) si el estudiante ingresa a primer o segundo semestre académico.

Certificado de Notas para estudiantes que ingresan a tercer semestre en adelante

Fotocopia del carné del SISBEN si está clasificado en este sistema

Fotocopia de la última factura de servicio público Energía Eléctrica del lugar de residencia del núcleo familiar

Certificación de Cabildo Indígena si registró corresponder a dicha población

Formulario del Deudor Solidario adicionar – “Consulta Formulario Beneficiario y Deudor (es) Solidario (s).

Documento de identidad del Deudor Solidario







Carta Certificación Laboral Deudor Solidario

Certificado de ingresos y retenciones Deudor Solidario

Certificado de ingresos adicionales Deudor Solidario, según sea el caso

Si el Deudor Solidario registró tener propiedad raíz o vehículo debe adjuntarse Certificado de Tradición del inmueble o Fotocopia de Tarjeta de Propiedad del vehículo, según sea el caso.

Si el deudor solidario es una persona jurídica se deben adjuntar adicionalmente los siguientes documentos:

Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal

Fotocopia del NIT

Certificado de Existencia y Representación Legal

Estados financieros

Extractos bancarios

Si el crédito fue adjudicado por alguna línea especial el estudiante debe adjuntar certificación que acredite el cumplimiento de dicha condición tal y como se registra a continuación:

Modalidad Documento

Andrés Bello Copia de la Mención Andrés Bello

Mejores Bachilleres Copia de la Mención como Mejor Bachiller







Reservistas de Honor Certificado de la autoridad competente (Ministerio de Defensa Nacional - Comisión del Escalafón de Reservistas de Honor) de ser distinguido como "Reservista de Honor", de acuerdo con lo establecido en la Ley 14 de 1990

Estudiantes con Limitaciones Certificación Médica de EPS u organismo competente especificando el grado y tipo de incapacidad -física, sensorial, de carácter permanente- de acuerdo con la Ley 361 de 1997

Estudiantes con capacidades excepcionales

Certificación de las personas W. A. I. practicadas por autoridad competente, que certifiquen el coeficiente intelectual excepcional (igual o superior a 130 puntos)

LÍNEA: POSGRADO PAÍS

MODALIDADES: MAESTRÍAS - ACCES – POSGRADO CON Y SIN DEUDOR SOLIDARIO – MEJORES SABER PRO

Formulario de solicitud


Certificado de Notas obtenidas en el pregrado

Fotocopia del Acta de Grado o del Diploma o Título Profesional

Fotocopia de la última factura de servicio público Energía Eléctrica del lugar de residencia del núcleo

familiar.







Constancia Laboral del Beneficiario

Certificado de ingresos y retenciones

ESTUDIOS EN EL EXTERIOR

Certificación Mejores Pruebas SABER PRO, según sea el caso.

Fotocopia ampliada y vigente de la VISA

Constancia de la admisión definitiva por parte de la Universidad.

Original de Poder autenticado en Notaria suscrito por el beneficiario y su apoderado autorizando ser

representado ante el ICETEX.

Certificación Bancaria cuenta en el exterior.

Si la solicitud se realizó por las modalidades que requieren deudor solidario se debe adjuntar:

Formulario del Deudor Solidario

Formulario de estudios de antecedentes crediticios





Si el Deudor Solidario registró tener propiedad raíz o vehículo debe adjuntarse Certificado de

Tradición del inmueble o Fotocopia de Tarjeta de Propiedad del vehículo, según sea el caso









Fotocopia del NIT


Estados financieros

Extractos bancarios

LÍNEA: FONDOS EN ADMINISTRACIÓN


Dos copias legibles del documento de identidad de beneficiario

Certificado de notas para estudiantes que ingresan de segundo semestre en adelante

Fotocopia de último recibo de servicio público

Dos copias legibles de documento de identidad del tutor

Formato de autenticidad de documentos

Pagaré y carta de instrucciones 5.10. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.5 Archivo de documentos para la actualización de las carpetas de beneficiarios, cordialmente solicitamos indicar qué volumen documental se estima insertar diaria, semanal y/o mensualmente en las carpetas de beneficiarios?” RESPUESTA DEL ICETEX

DIARIA SEMANAL MENSUAL

1.100 5.500 22.000

5.11. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.8 Digitalización de las carpetas de beneficiarios, cordialmente solicitamos indicar de cuántos campos es la base de datos requerida para las carpetas digitalizadas y cargadas en el aplicativo de Gestión Documental, son los mismos de FUID?”








TABLA DE METADATOS

CARPETA DE BENEFICIARIOS


ID Numero consecutivo X

TIPO DOCUMENTO Tipo de identificación X

CEDULA Número de la cedula de ciudadanía X

TARJETA DE IDENTIDAD Número de la tarjeta de identidad X





FECHA DOCUMENTO Fecha del documento X

UBICACIÓN Ubicación física del expediente X

5.12. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.8 Digitalización de las carpetas de beneficiarios, cordialmente solicitamos indicar cuántos campos se requieren indexar? La indexación será por folio o por carpeta?” RESPUESTA DEL ICETEX La indexación es por expediente. 5.13. OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.2.10 Transferencias al archivo central de las carpetas de beneficiarios, cordialmente solicitamos aclarar si El ICETEX dispondrá de espacio y puestos de trabajo en sus instalaciones para que el contratista realice la actividad de organización documental?” RESPUESTA DEL ICETEX El ICETEX cuenta con espacios de trabajo, los puestos y equipos de trabajo deberán ser colocados por parte del contratista.







6. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR SOCIEDAD CADENA S.A., A TRAVÉS DEL SEÑOR JUAN

FERNANDO SALAZAR OSORIO – REPRESENTANTE LEGAL, MEDIANTE COMUNICACIÓN

ENVIADA DESDE BOGOTÁ POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

6.1. OBSERVACIÓN

En el numeral “4.2.1.2.5.2. Unidades de Conservación Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.” Solicitamos indicar cuáles son las especificaciones técnicas de las cajas y carpetas, es importante la clara especificación para estimar un valor real? RESPUESTA DEL ICETEX Cajas X300: Caja de cartón, de referencia X300, para conservar documentos de archivo durante su traslado y almacenamiento, con refuerzo, tapa y base en cartón kraft, corrugado, con acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas. La resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) debe ser de 790Kgf/m ó 930Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal debe ser de 2Kgf/cm². Medidas externas de la caja: 33cm de largo, 45cm de ancho y 26.5cm de alto. Las Medidas internas de la caja: 32.5cm de largo, 44.5cm de ancho y 25.5cm de alto Carpetas en propalcote: Compuestas por carátula y contra carátula en propalcote de 320 gramos, color blanco, en tamaño oficio. Carpetas en cartón yute de 350 gr: 34.5cm de largo y 25.5cm de ancho. 6.2. OBSERVACIÓN

“La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos del ICETEX, cuando por el normal resultado de su uso y manipulación, estas se encuentren deterioradas y requieran cambio. En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan su normal uso.







Favor indicar cuántas cajas y carpetas debe proveer el contratista, ésta información es necesaria para estimar un valor real?”


Los volúmenes mensuales son:


PROPALCOTE GANCHOS


CAJAS DE OPEN FILE

ROTULOS

8.000 16.000 8.000 100 6000 220.000

6.3. OBSERVACIÓN

“En el numeral: “4.2.1.4. Definición de la Volumetría”

Solicitamos a la Entidad, indicar cuál es volumen mensual de crecimiento del archivo?

Favor indicar si el contratista debe suministrar las carpetas y cajas para el nuevo material?”


16.6 metros lineales en promedio mensual. 6.4. OBSERVACIÓN

“En el numeral: “4.2.1.5. Digitalización de documentos” Solicitamos indicar cuál es el volumen de folios (imagen de una cara de la hoja) que se deben digitalizar? Además cuántos índices debe contener cada tipo documental?” RESPUESTA DEL ICETEX

80 folios en cara sencilla y 20 en cara doble







6.5. OBSERVACIÓN

En el numeral: “4.2.1.5.1 Cargue de Imágenes e información de los servicios de digitalización de los documentos pertenecientes al Archivo Central, en el Aplicativo de Gestión Documental.” Solicitamos indicar cuál es el nombre y versión del Aplicativo de Gestión Documental que dispondrá la Entidad para la carga de imágenes? RESPUESTA DEL ICETEX Sistema de Gestión Documental Mercurio 6.0 6.6. OBSERVACIÓN

“En el numeral: “4.2.1.5.2. Requerimientos Técnicos para el cargue de Imágenes en el Programa de Gestión Documental”. Solicitamos a la Entidad indicar quién será responsable de brindar soporte técnico para las novedades que se presenten al hacer la carga de las imágenes?”

RESPUESTA DEL ICETEX El soporte técnico es realizado por el proveedor del aplicativo Servisoft y por la Dirección de Tecnología del ICETEX. 6.7. OBSERVACIÓN

“4.2.1.6. Microfilmación de Documentos La firma contratista deberá microfilmar los documentos correspondientes a las series documentales que el ICETEX requiera de acuerdo con los procedimientos de disposición final establecidos en las Tablas de Valoración de la Entidad.” Solicitamos a la Entidad indicar cuál es la cantidad de documentos por día y mes que se deben microfilmar?”

RESPUESTA DEL ICETEX El proceso de microfilmación debe realizar durante el tiempo o de ejecución del contrato y deberá realizarse de acuerdo a la demanda de carpetas a ser digitalizadas.







MICROFILMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

2014 194.408

2015 2.381.400

2016 2.428.650

TOTAL 4.810.050

6.8. OBSERVACIÓN

“4.2.1.8. Consulta de documentos La firma contratista deberá parametrizar su programa de Consulta, con el Programa de Gestión Documental o en el software establecido por la Entidad, el cual es el administrador de los procesos de Gestión Documental del ICETEX, de manera que el resultado de las consultas a nivel nacional se pueda visualizar por medio del Módulo De la Entidad Archivo.

Solicitamos indicar cuáles son los protocolos de comunicación del Aplicativo de Gestión Documental que tiene la Entidad, esto con el fin de integrar el programa de consulta con el aplicativo existente?

Favor indicar en promedio cuántas consultas por día y mes hará la Entidad?”

RESPUESTA DEL ICETEX El promedio de consultas por día y mes del Archivo central es el siguiente:

TIPO DE CONSULTA MENSUAL DIARIA

Consulta normal del Archivo 250 12

Consulta normal y recolección de MEDIOS MAGNÉTICOS 3

0.1

Consulta urgente del Archivo 20 1







Los protocolos de comunicación para el acceso del aplicativo de gestión documental son: http y https. 6.9. OBSERVACIÓN

“4.2.2 ADMINISTRACIÓN DE CARPETA DE BENEFICIARIOS EN OPEN FILE El contratista deberá administrar bajo el esquema de Open File las carpetas de beneficiarios de créditos que el ICETEX determine. Aproximadamente 446.891 Carpetas iniciales. Adicionalmente las carpetas que se recojan en el mes de diciembre de 2014 y en los años 2015 y 2016 durante la duración del contrato.”

Solicitamos indicar cuál es el volumen de carpetas que recibirá el contratista de los años 2014, 2015 y 2016?


AÑOS CARPETAS

2014 720

2015 103.417

2016 107.342

TOTAL 211.479

6.10. OBSERVACIÓN

“Almacenar, conservar, custodiar las 446.891 carpetas de beneficiarios de créditos educativos en cajas X-300, Determinar el volumen en metros lineales y cantidad de carpetas almacenadas y custodiadas. Así mismo almacenar conservar, custodiar las nuevas carpetas recogidas durante el mes de diciembre de 2014 y los años 2015 y 2016.”

Solicitamos indicar cuál es el volumen de crecimiento mensual de las nuevas carpetas?

Favor indicar si el contratista debe suministrar las carpetas y cajas para el nuevo material?








AÑOS CARPETAS

2014 720

2015 8.618 PROMEDIO

MENSUAL

2016 8.945 PROMEDIO

MENSUAL

TOTAL

8.811 PROMEDIO MENSUAL 24

MESES

El contratista debe suministrar las carpetas y cajas para el nuevo material. 6.11. OBSERVACIÓN

“4.2.2.5 Archivo de documentos para la actualización de las carpetas de beneficiarios. Los documentos generados o recibidos por los funcionarios del ICETEX, dentro de sus actividades diarias como resultado de sus funciones y que tengan que ser archivados al interior de las carpetas de beneficiarios deberán ser trasladados por el proponente seleccionado a la bodega de la firma seleccionada y archivados diariamente en las respectivas carpetas de manera que estás se encuentre actualizadas y disponibles para su consulta. Para el transporte se utilizarán tulas debidamente cerradas con precinto de seguridad y guía de entrega y recibo. Se trasladarán por recorrido hasta 3 tulas con los correspondientes documentos.” Solicitamos indicar quién debe proveer las tulas y los precintos de seguridad?”

RESPUESTA DEL ICETEX El contratista debe suministrar las tulas y los precintos de seguridad.







6.12. OBSERVACIÓN

“Las carpetas de beneficiarios que sean entregadas a la firma seleccionada como resultado de las actividades diarias del ICETEX, deberán ser recibidas por la firma seleccionada, siendo está quien realice todas las actividades concernientes a la organización de los expedientes tales como foliación, rotulado, asignación de códigos de barras, pegado de documentos de tamaños inferiores al tamaño carta, alineación de documentos, quitando ganchos de cosedora, así mismo tendrán la responsabilidad de fotocopiar los documentos que se encuentren en papel químico con el fin de garantizar la perdurabilidad y legibilidad de los mismos. Los costos de las fotocopias serán asumidos en su totalidad por el ICETEX.”

Solicitamos indicar cuál es el volumen diario de carpetas que se recibirá para procesar?


400 carpetas diarias en promedio.

Solicitamos indicar cuál es el volumen diario de documentos que se recibirá para procesar?

RESPUESTA DEL ICETEX 1.100 documentos diarios. 6.13. OBSERVACIÓN

“4.2.2.6 Descripción documental de las carpetas de beneficiarios La firma contratista deberá rotular las carpetas de los beneficiarios de los créditos educativos, los legajos para identificar los documentos.” Solicitamos aclarar cuál es la cantidad de carpetas que se recibirán mensualmente? RESPUESTA DEL ICETEX Se recibirán en promedio 8.811 carpetas. 6.14. OBSERVACIÓN

“4.2.2.8 Digitalización de las carpetas de beneficiarios







La firma seleccionada deberá digitalizar inmediatamente los documentos de las carpetas de beneficiarios del ICETEX que cumplieron con los requisitos de verificación y chequeo documental.”

Solicitamos indicar cuál es el volumen diario y mensual de folios (una cara de la hoja) que se deben digitalizar?

Favor indicar cuántos índices se deben capturar por tipo documental?

Favor indicar cuántos tipos documentales contiene una carpeta?

Solicitamos indicar cuál es el crecimiento diario y mensual de los documentos nuevos?

RESPUESTA DEL ICETEX: El promedio del volumen diario y mensual es el siguiente:

AÑOS MENSUAL DIARIO

2014 33960 1.543

2015 163.865 7.448

2016 170.596 7.754

TOTAL 168.650 7.665

No hay que hacer índices por tipo documental. Las carpetas de beneficiarios inicialmente cuentan con 18 documentos. El incremento diario semanal y mensual de los documentos nuevos es:

DIARIA SEMANAL MENSUAL

1.100 5.500 22.000







6.15. OBSERVACIÓN

“Para el cargue de datos e imágenes al Sistema de Gestión Documental del ICETEX, se requiere que dicho proceso se lleve a cabo por el contratista mediante el uso de un web service o de un robot encargado de efectuar el cargue de datos e imágenes, para los dos casos se requiere la validación de ingreso; lo anterior con el fin de preservar la integridad de la información cargada y/o evitar ingresos de información deficiente para el proceso de consultas.”

Solicitamos indicar cuál es el volumen máximo de imágenes por día que permite cargar el Aplicativo de Gestión Documental que tiene la Entidad?

Favor indicar en términos porcentuales o de tiempo, cuál es la estabilidad del Aplicativo de Gestión Documental que tiene la Entidad?

RESPUESTA DEL ICETEX El Aplicativo de Gestión Documental no tiene un volumen especificado, depende del canal de comunicación entre servidores no se tiene límite como tal para el proceso de indexación de imágenes. La estabilidad depende de la infraestructura en la cual está alojada la herramienta en la Entidad, si esta es adecuada se puede decir que la misma es de un 100%. 6.16. OBSERVACIÓN

“4.2.2.11 Consulta de carpetas de Beneficiarios La firma seleccionada deberá garantizar un servicio de consultas físicas de carpetas e imágenes de carpetas” Solicitamos indicar cuál es el promedio de consultas y préstamos por día y mes que hará la Entidad?

RESPUESTA DEL ICETEX Promedio de consultas y préstamos por día y mes







AÑOS MENSUAL DIARIO

2014 29 1.3

2015 57 2.5

2016 57 2.5

TOTAL 48 2,1

6.17. OBSERVACIÓN

“El contratista deberá suministrar un software de administración documental que permita la consulta en línea de la documentación histórica y de la documentación procesada en el día a día que garantice: Consulta de datos de los beneficiarios de créditos ICETEX Consulta de calificación jurídica de títulos valores Consulta de imágenes de títulos valores.”

Solicitamos indicar cuántos usuarios de consulta frecuentes requiere la Entidad?

Solicitamos indicar cuántos usuarios de consulta infrecuentes requiere la Entidad?”

RESPUESTA DEL ICETEX: Todos los usuarios a los cuales se les habite contraseña y clave de acceso pueden acceder al aplicativo del contratista y están conectados e integrados a los aplicativos del ICETEX de crédito y de gestión documental en línea. En el Aplicativo de Gestión Documental el número de usuarios frecuentes es de 268 usuarios. En los aplicativos del contratista y de crédito se cuenta con todas las IES y Cooperativas con las cuales la entidad tiene convenio. 6.18. OBSERVACIÓN

“Amablemente solicitamos la entregue de las Tablas de Retención Documental (TRD) de la sería documental que se intervendrá.”







RESPUESTA DEL ICETEX Las Tablas de Retención Documental debidamente actualizadas serán entregadas al contratista adjudicatario, con el fin de que pueda realizar todos los procesos archivísticos durante la ejecución del contrato. 6.19. OBSERVACIÓN

“Solicitamos indicar si se requiere hacer descontaminación biológica de los documentos que se van a procesar?” RESPUESTA DEL ICETEX No se requiere realizar procesos de descontaminación biológica a los documentos de la entidad. 6.20. OBSERVACIÓN

“Solicitamos indicar las fechas extremas del fondo documental a intervenir (fecha más antigua - fecha más reciente).” RESPUESTA DEL ICETEX No hay fondo documental a intervenir. 6.21. OBSERVACIÓN

“Solicitamos amablemente indicar cuáles son los tipos documentales que se requieren organizar técnicamente?” RESPUESTA DEL ICETEX Los documentos de las carpetas de beneficiarios a ordenar cronológicamente son los siguientes:

DOCUMENTOS CARPETA DE BENEFICIARIOS ICETEX POR LÍNEA DE CRÉDITO

LÍNEA: PREGRADO PAÍS

MODALIDADES: ACCES – CERES - PREGRADO MP - LÍNEAS ESPECIALES









Resultado de Examen de Estado (ICFES) si el estudiante ingresa a primer o segundo semestre

académico.

Certificado de Notas para estudiantes que ingresan a tercer semestre en adelante

Fotocopia del carné del SISBEN si está clasificado en este sistema


familiar

Certificación de Cabildo Indígena si registró corresponder a dicha población

Formulario del Deudor Solidario adicionar – “Consulta Formulario Beneficiario y Deudor (es)

Solidario (s).







Si el deudor solidario es una persona jurídica se deben adjuntar adicionalmente los siguientes

documentos:


Fotocopia del NIT








Estados financieros

Extractos bancarios

Si el crédito fue adjudicado por alguna línea especial el estudiante debe adjuntar certificación que

acredite el cumplimiento de dicha condición tal y como se registra a continuación:

Modalidad Documento

Andrés Bello Copia de la Mención Andrés Bello

Mejores Bachilleres Copia de la Mención como Mejor Bachiller

Reservistas de Honor Certificado de la autoridad competente (Ministerio de Defensa Nacional - Comisión del Escalafón de Reservistas de Honor) de ser distinguido como "Reservista de Honor", de acuerdo con lo establecido en la Ley 14 de 1990

Estudiantes con Limitaciones Certificación Médica de EPS u organismo competente especificando el grado y tipo de incapacidad -física, sensorial, de carácter permanente- de acuerdo con la Ley 361 de 1997







Estudiantes con capacidades excepcionales

Certificación de las personas W. A. I. practicadas por autoridad competente, que certifiquen el coeficiente intelectual excepcional (igual o superior a 130 puntos)

LÍNEA: POSGRADO PAÍS

MODALIDADES: MAESTRÍAS - ACCES – POSGRADO CON Y SIN DEUDOR SOLIDARIO – MEJORES SABER PRO

Formulario de solicitud


Certificado de Notas obtenidas en el pregrado

Fotocopia del Acta de Grado o del Diploma o Título Profesional


familiar

Constancia Laboral del Beneficiario

Certificado de ingresos y retenciones

ESTUDIOS EN EL EXTERIOR

Certificación Mejores Pruebas SABER PRO, según sea el caso.

Fotocopia ampliada y vigente de la VISA

Constancia de la admisión definitiva por parte de la Universidad.







Original de Poder autenticado en Notaria suscrito por el beneficiario y su apoderado autorizando ser

representado ante el ICETEX.

Certificación Bancaria cuenta en el exterior.

Si la solicitud se realizó por las modalidades que requieren deudor solidario se debe adjuntar:

Formulario del Deudor Solidario

Formulario de estudios de antecedentes crediticios









Fotocopia del NIT


Estados financieros

Extractos bancarios

LÍNEA: FONDOS EN ADMINISTRACIÓN








Dos copias legibles del documento de identidad de beneficiario

Certificado de notas para estudiantes que ingresan de segundo semestre en adelante

Fotocopia de último recibo de servicio público

Dos copias legibles de documento de identidad del tutor

Formato de autenticidad de documentos

Pagaré y carta de instrucciones 6.22. OBSERVACIÓN

“Solicitamos indicar si la entidad cuenta con un Inventario Documental y/o relación del archivo a intervenir, en caso afirmativo solicitamos entregar la relación o indicar cuántos y cuáles son los campos que contiene este Inventario? “ RESPUESTA DEL ICETEX Si, el ICETEX cuenta con el inventario documental que está basado en el formado único de inventario documental del Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de 2002 y versionado en el sistema de Gestion de Calidad de la entidad.

No

CODIGO TRD

ESTANTE ENTREPAÑO

DATO CLAVE

(EJ.CEDULA)

CODIGO DE

BARRA DE LA CAJA

CODIGO DE

BARRA DE LA

CARPETA

Nombre del Documento

o Serie Documental

COD. OFI. PRODUC

COD.SERIE/SUBSERIE

CONSECUTIVO FECHA INICIAL FECHA FINAL UNIDAD DE CONSERVACIÓN

TIPO DE SOPORTE

TOTAL FOLIOS

OBSERVACIONES INICIAL FINAL DIA MES AÑO DIA MES AÑO

6.23. OBSERVACIÓN

“Solicitamos indicar cómo la Entidad realizará el proceso de entrega del archivo a intervenir (verificación mediante punteo de unidades documentales, cajas u otra unidad)?” RESPUESTA DEL ICETEX Verificación mediante punteo de unidades documentales y cajas.







6.24. OBSERVACIÓN

“Solicitamos amablemente indicar cuál es el tamaño del área física destinada para la ejecución del proceso? (en metros cuadrados).” RESPUESTA DEL ICETEX 187 metros cuadrados de áreas de trabajo.

6.25. OBSERVACIÓN

“Solicitamos indicar si se puede contemplar jornadas de trabajo en horario no hábil? (sábados, domingos y festivos diurno y nocturno). RESPUESTA DEL ICETEX Si se puede contemplar jornadas de trabajo en horario no hábil previamente se deberá solicitar la autorización específicamente los días y las personas que trabajarán en dicho horario. 6.26. OBSERVACIÓN

“Solicitamos amablemente indicar si la Entidad suministrará además del espacio físico, la energía eléctrica, iluminación, red de datos y voz, acceso a Internet, estantería, extintores, puestos de trabajo: mesas, sillas?” RESPUESTA DEL ICETEX La Entidad suministrará espacio físico, la energía eléctrica, iluminación, red de datos y voz, acceso a Internet, estantería, extintores, Los puestos de trabajo, mesas, sillas deberán ser suministrados por el contratista. 6.27. OBSERVACIÓN

“Solicitamos amablemente indicar si para efectos del costeo del servicio, se debe tener en cuenta alguna consideración en cuanto a la alimentación del personal operativo que suministre el proveedor?” RESPUESTA DEL ICETEX No se tiene prevista ninguna consideración.



“CONTRATAR LOS SERVICIOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LOS TÍTULOS VALORES DERIVADOS DE LAS OPERACIONES DE CRÉDITO EDUCATIVO QUE OTORGUE EL ICETEX, EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE

ARCHIVO No. 594 DE 2000 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN”



7. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR IRON MOUNTAIN COLOMBIA S.A.S., A TRAVÉS DEL SEÑOR SERGIO MUÑOZ BODNAR – GERENTE DE CUENTA,

MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014, ADICIONAL A LA OBSERVACIÓN DEL PASADO 30 DE SEPTIEMBRE

DOCUMENTO NUMERA

L PAGIN

A PREGUNTA / SOLICITUD RESPUESTA CLIENTE

ESP. TECNICAS DEL SERVICIO

1.2.1. 12 Existen TVD para la totalidad del fondo documental Si existen fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación Resolución 0045 del 2 Marzo de 2010


1.2.1. 12 ¿Cuentan con TVD aprobadas? Si existen fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación Resolución 0045 del 2 Marzo de 2010


1.2.3 12 ¿Cuentan con TRD aprobadas? Si fueron aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el 14 de agosto de 2014


1.2.3 12 ¿Aplican TRD a los archivos de gestión? Si se aplican.


1.2.3 12 ¿Cuentan con inventarios documentales? ¿Qué campos tiene? Si cuenta con 21 campos los cuales son los del formato único de inventario documental


4.2.1.8 52 En promedio ¿cuál es número de consultas mensuales para archivo central y para archivo de gestión?

El promedio mensual de consultas del Archivo Central es 270 y de los Archivos de gestión es de 922 consultas.


4.2.3.3. 60 ¿Existen políticas para el préstamo y devolución de documentos? Si existen se hallan registradas y documentadas en el sistema de gestión de calidad de la entidad.


4.2.3.4. 61 ¿Cuántas áreas se visualizan por estructura orgánico-funcional? 31 áreas.


4.2.3.5. 61 ¿En qué fecha se realizó la última actualización de TRD? El 14 de agosto de 2014


4.2.3.6 61 ¿En promedio, cuál es el número de folios producidos diariamente? 1.100 documentos en promedio


4.2.3.6 61 ¿Cuál es el promedio diario de documentos para fotocopiar? 30 documentos diarios


4.2.3.7 62 ¿Cuál es el promedio mensual de carpetas a crear? 8.101 carpetas


4.2.3.7 62 ¿Cuál es el promedio mensual de inserciones? 22.000 documentos








4.2.3.12 62 ¿Cuantas sedes y/ o regionales existen? ¿el servicio solo es en Bogotá? 27 sedes o regionales .El servicio solo se presta en Bogotá.


4.2.3.12 62 ¿Actualmente cuántas personas atienden las solicitudes de préstamo y cuántas para realizar inserciones? 3 personas en consulta. 4 personas realizan inserciones.


4.2.3.14 64 ¿Se contempla realizar elaboración de TRD? Las actualizaciones de las tablas de Retención documental

las realiza el grupo de Archivo con el apoyo del contratista.


4.2.3.18 66 En promedio ¿Cuál es el número de unidades de contratos e historias laborales producidos en 2014 para elaborar hoja de control? 180 contratos. 30 historias laborales.








MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014, ADICIONAL A LA OBSERVACIÓN DEL PASADO 30 DE SEPTIEMBRE

DOCUMENTO NUMERAL PAGINA PREGUNTA / SOLICITUD RESPUESTA CLIENTE

Icetex_borradores_2014 GENERAL GENERAL

Para que el ICETEX en esta oportunidad pueda contar con pluralidad de oferentes en el presente proceso, consideramos de vital importancia que la ENTIDAD admita propuestas parciales, lo anterior teniendo en cuenta que el servicio de Transporte de Títulos Valores tal y como se solicita en el pliego no es un servicios asociado con la razón social de los proveedores de administración y custodia de documentos / garantías: " Realizar el transporte de títulos valores y carpetas de beneficiarios en vehículos de empresas especializadas en el transporte de títulos valores a nivel nacional modelo 2006 o superior, dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte de documentos y como mínimo deberán contemplar los niveles de seguridad descritos en los Pliegos de Condiciones y de las Adendas de la Selección Pública del Contratista", Minuta del contrato , página 209. Claramente el proceso en este momento está teniendo en cuenta al único proveedor de Colombia que integra el transporte de valores con los servicios de custodia de documentos / garantías, por lo cual extendemos la invitación para que el ICETEX admita que esta parte del proceso pueda ser ejecutada por compañías especialistas en transporte de valores, lo anterior claramente evidenciará eficiencias en costos y operativos para la entidad. Agradecemos tener en

No se considera que las propuestas sean parciales, la entidad requiere un proponente que pueda ofrecer la totalidad de los servicios de gestión documental, por lo tanto existe la posibilidad de presentar propuestas a través de modalidades plurales mediante consorcios o uniones temporales, en donde cada uno de los integrantes aporten sus fortalezas que permitan al proponente cumplir con las exigencias previstas en el pliego de condiciones.







cuenta que empresas especializadas en outsourcing documental y custodia de información, estaremos excluidas del presente proceso en caso de mantenerse estas condiciones.

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos especificar si la información viene en carpetas, fuelle, libros, AZ, documentos sueltos, cajas, etc.

La información n del Archivo Central se encuentra en carpetas, libros

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos especificar cuál es la edad de la información promedio para cada uno de los tipos documentales a procesar

La información del archivo central contempla los años 1973 hasta 2013.

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos especificar si la información posee alguna afectación biológica que limite el proceso de digitalización.

No posee documentos que requieran realizar procesos

de descontaminación biológica a los documentos de la entidad.

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos indicar por favor si dentro de la información hay folios de colores o papel mantequilla.

Si existen documentos en papel decolores y mantequilla.

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos precisar cuál es el tamaño promedio de los documentos (Carta, media carta, oficio, planos.) El tamaño promedio de los documentos es carta.

Icetex_borradores_2014 42151 51 ¿Agradecemos indicar en qué formato se debe digitalizar? Blanco y negro, escala de grises, color Blanco y negro y escala de grises

Icetex_borradores_2014 42151 51 ¿Cuántos y Cuáles son los campos que se utilizarán para realizar la indexación?

Ver páginas 13, 14 y15 del presente documento de

respuesta las observaciones.

Icetex_borradores_2014 42151 51 ¿Para digitalización dúplex la información viene en folios con papel reciclable? No viene en papel reciclable.







Icetex_borradores_2014 42151 51

Si los documentos no se encuentran en una posición que permite una visualización clara e inmediata (horizontal y vertical), se contempla el giro de imágenes o se debe dejar el folio en su posición original? Si se contempla el giro de imágenes

Icetex_borradores_2014 42151 51 Agradecemos indicar si el ICETEX requiere que se realice OCR sobre la información a digitalizar. No Requiere realizar OCR


Finalizado el proceso de digitalización, los documentos serán legajados al inicio de la separación respectiva o serán ubicados en la posición que ocupaban dentro de la separación física originalmente?

Se deben colocar como inicialmente fueron

encontrados.

Icetex_borradores_2014 4216 51 Agradecemos indicar el volumen aproximado de folios por unidad documental que se tenga contemplado microfilmar

La microfilmación es por demanda las cifras por año son aproximadas y podrían variar durante la ejecución del contrato.

Icetex_borradores_2014 4216 51 Agradecemos indicar edad de la información objeto de Microfilmación 1973 hasta 2013.

Icetex_borradores_2014 4216 51 Agradecemos precisar si la información objeto de microfilmación contiene libros y la cantidad promedio. La información contiene libros y en promedio es del 1%

Icetex_borradores_2014 4216 51 Agradecemos indicar la cantidad de campos a capturar por cada Unidad Documental a Microfilmar?

21 campos los establecidos en el formato de inventario

Único Documental

Icetex_borradores_2014 4216 51 El ICETEX requiere que los rollos de microfilmación se sometan a Pruebas de Tiosulfato Residual? No es necesario.








Agradecemos que se describan con detalle los aspectos fundamentales de la recepción inicial del archivo inactivo y el archivo central donde sean claros para los proponentes los siguientes aspectos: 1) La base de datos de la información es por unidad documental o por caja? El proveedor que recibe debe repetir la base de datos actual? En caso de que sí, a cuántos campos? La administración se realiza por unidad documental o por caja? Los préstamos de la información en instalaciones del proveedor se solicitarían únicamente en Bogotá?

La información será entregada en base de datos que incluye el código de barras de la carpeta y el número de caja. Se realiza por unidad documental y por cajas. Los préstamos de información se realizan desde Bogotá.

Icetex_borradores_2014 Anexo 13 199

Se requiere enviar las hojas de vida con soportes en la propuesta que se presente para esta licitación? En caso de que sí, debe haber una carta de compromiso por parte de cada uno de los miembros postulados?

Si se requiere de los soportes que acrediten la experiencia. Si requiere carta de compromiso Anexo 14.


Agradecemos especificar si lo que el ICETEX espera con esta solicitud es que el proveedor se compromete a cumplir con lo especificado en el capítulo IV, o de lo contrario agradecemos detallar el alcance de lo que se espera en este numeral.

Si, el proponente debe realizar una propuesta técnica que cumpla con la totalidad de las especificaciones técnicas del servicio establecidas en el capitulo IV del pliego de condiciones








MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

DOCUMENTO NUMERAL PAGINA PREGUNTA / SOLICITUD RESPUESTA CLIENTE

1 Anexo 13 199 ¿Se presume que los auxiliares solicitados en el personal mínimo realizarían la administración de los archivos de gestión?

Si los auxiliares y el Coordinador de Archivos de Gestión

2 Anexo 10 195 ¿Cuál es el promedio de folios por metro lineal? 9.000 folios aproximadamente

3 Anexo 10 1.2 195 ¿Cuál es el promedio de folios por unidad documental?

200 folios por carpeta aproximadamente

4 Anexo 10 1.2 195 ¿Se presume que la información se custodia en Archivo Físico (Información inactiva)?

Si es archivo física

5 Anexo 10 1.2 195 Por favor separar el costo de consulta cuando se realiza FOTOCOPIAS o ENVIO POR FAX de los transportes de consulta

La consulta debe incluir estos requerimientos

Anexo 10 1.2 195 Por favor separar los volúmenes de consulta cuando se realiza FOTOCOPIAS o ENVIO POR FAX Los volúmenes de la consulta debe incluir estos requerimientos

6 Anexo 10 1.2 195 ¿Cuántos transportes a diario se realizan: Normales y Emergencia? 2 transportes normales y 1 de emergencia

7 1.6 14 ¿Cuál es la fecha de inicio del proceso? La fecha de inicio del proceso es tentativa para la última semana del mes de noviembre de 2014.

8 1.7 14 ¿Cómo se realizaría el pago de los servicios iniciales (Ej. Ítem 1.2 , 1.5 y 1.6 de los pliegos)?

Los ítems 1.2. 1.5. y 1.6 corresponden a transferencias,

digitalización y microfilmación estos ítems se cobran por demanda. Por lo anterior se cobraran cuando la entidad los halla solicitado y el contratista los ejecute. Los servicios iniciales de almacenamiento se pagarán cuando se cumpla el 1 mes del mismo.

9 4.2.1 39 ¿Cuál es el promedio de unidades documentales por El promedio de unidades documentales de las cajas del Archivo







caja? Central es de 9.

10 4.2.1 39 ¿Cuál es el volumen mensual de crecimiento del archivo central? 16.6 metros lineales mensuales aproximadamente.

11 4.2.1.1 40 ¿Se presume que la información se recibe con base de datos? ¿Cuántos campos?

Si se recibe en el formato de inventario documental y tiene

21campos

12 4.2.1.1 40 ¿Cuántos campos de la base de datos por unidad documental se deberán verificar para realizar la recepción del proveedor actual?

2 campos código de barras de la unidad documental y el nombre del asunto y la carpeta.

13 4.2.1.1 40 ¿Se requiere cambio de algún porcentaje de las cajas por deterioro?

No se tienen estimativos

14 4.2.1.1 40 ¿Qué volumen de información se debe trasladar en tulas?

El volumen de información es de 8.581 medios, 187 metros lineales en 98 tulas.

15 4.2.1.2.5.2 44 ¿Cuál es el volumen de unidades de conservación a suministrar? Ver página 16 del presente documento de respuestas

16 4.2.1.2.5.2 44 Por favor aclarar ¿Quién realiza la conformación de unidades documentales o en qué momentos se debe realizar el suministro de unidades de conservación?

Las unidades documentales ya están conformadas, el punto 4.2.1.2.5.2 corresponde a lo señalado por el Acuerdo 037 de 2002.

17 4.2.1.2.5.2 45 ¿Cuál es el volumen de fotografías y negativos deben almacenarse en sobres individuales?

No se tienen estimativos, el punto 4.2.1.2.5.2 corresponde a lo

señalado por el Acuerdo 037 de 2002

18 4.2.1.2.5.2 46 ¿Cuál es el promedio de unidades y cajas a cambiar por concepto de deterioro al mes? No se tienen estimativos

19 4.2.1.5. 49 ¿Cómo se realiza actualmente el proceso de valoración de las unidades documentales?

De acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención

Documental

20 4.2.1.5. 49 ¿Cuál es el promedio de folios por unidad documental a digitalizar?

La digitalización se realizará por demanda. El promedio de folios es de 300.

21 4.2.1.5. 49 ¿Cuáles son los tiempos de publicación o cargué de imágenes en el aplicativo de ICETEX?

El cargue de las imágenes en el aplicativo se realizará una vez terminado el proceso de digitalización de los documentos requeridos.







22 4.2.1.5. 49 ¿Cuántos son los campos de indexación o estructura o índices solicitada por documento o unidad documental?

Ver páginas 13, 14 y15 del presente documento

23 4.2.1.5. 49 ¿La indexación se realiza por unidad documental o documento? La indexación se realiza por expediente

24 4.2.1.5. 49 ¿Cuál es el formato de la imagen requerido? El formato de imagen es PDFA/1 para los expedientes de

conservación total y PDF para los documentos de consulta.

25 4.2.1.7 52 ¿Cuál es la frecuencia de la valoración? La valoración será realizada cada seis meses

26 4.2.1.7 52 ¿Se presume que el proveedor debe recuperar la información y trasladarla si ICETEX lo requiere sin realizar ningún tipo de cobro?

Se invita al proponente ver el numeral 4.2.1.7 del pliego de

condiciones

27 4.2.2 53 ¿Cuál es el volumen promedio mensual de carpetas nuevas?

El volumen promedio mensual de carpetas nuevas es de 8.811

28 4.2.2 53 ¿Las unidades documentales se deberán conservar en las cajas X300?

Si el contratista así lo considera para su operación las puede

conservar.

29 4.2.3 58 ¿Cuántos archivos se deben atender? El Archivo de las carpetas de beneficiarios de los créditos

vigentes del ICETEX

30 4.2.3 58 Es posible suministrar el valor por persona adicional, en caso que el archivo atender lo requiera? No el ICETEX no tiene ese valor.

32 4.2.3.2. 60 ¿Cuál es el volumen de insumos a suministrar mensualmente? Ver página 16 del presente documento de respuestas.

33 4.2.3.14 64 ¿Las tablas de retención están actualizadas? Si fueron aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo el 14 de agosto de 2014.

34 4.2.3.14 64 ¿Cuántas veces se actualizan las tablas al año? Una vez al año se actualizan las Tablas de Retención Documental.

35 4.2.4.1 68 ¿Cuál es el valor de reposición del título valor?

La Entidad no conoce el valor de reposición del título valor, ello depende de las actividades que deban llevarse a cabo para su correspondiente reposición.

36 4.2.4.1 68 ¿Se puede tercerizar el servicio de transporte? Sí, lo importante es que el proponente garantice la prestación del servicio, tal y como es requerido en el pliego de condiciones.







DOCUMENTO No PAG PREGUNTA / SOLICITUD RESPUESTA CLIENTE

Prepliegos 4.2.4.3 72

Consideramos de vital importancia que este aspecto que el siguiente aspecto sea tenido en cuenta, de tal manera que el ICETEX cuente con pluralidad de oferentes en el presente proceso. Resaltando que el servicio requerido por medio de la presente licitación sobre los títulos valores es tiene la naturaleza del depósito mercantil, agradecemos sea modificada el alcance de la responsabilidad del eventual contratista en la prestación de los servicios, resaltando: (i) El contratista actuará en calidad de depositario o custodio de la información que entregue la entidad para la prestación de sus servicios, y por tanto su responsabilidad está regulada en el artículo 1171 del Código de Comercio. (ii) Los riesgos inherentes en la prestación de los servicios serán la pérdida, el daño o el deterioro de la información. En caso de ocurrencia de los anotados riesgos por causa imputable al contratista, éste responderá por los perjuicios directos causados a la entidad. (iii) Al celebrar un contrato es importante conocer las implicaciones económicas del mismo para las partes contratantes. Para el caso del contratista, es fundamental determinar los términos económicos de la responsabilidad frente al contratante. En razón a las consideraciones expuestas anteriormente, nos permitimos proponer que la responsabilidad del contratista, estipulada en el contrato sea regulada en los siguientes términos: " VALOR DE LOS DEPÓSITOS (“Depósitos/Archivos”). Para efectos de este Contrato, el Contratante declara que, con respecto a cualesquier archivos impresos, microfilmados y microfichados o Títulos Valores almacenados en ejecución del presente Contrato, el valor de tales depósitos es de $1.00 dólar americano (un dólar americano) por cada unidad documental, el Contratante reconoce no haber declarado un valor mayor por el cual hubiera tenido que pagar un costo adicional. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. La responsabilidad de EL CONTRATISTA en su caso, por pérdida o destrucción de, o daños a, materiales almacenados con EL CONTRATISTA (“Archivos”) está limitada al valor de cada Archivo según se describe arriba (Valor de los Depósitos) o como se establezca en el presente Contrato. La máxima responsabilidad de EL CONTRATISTA con respecto a servicios no relacionados al almacenaje es la cantidad equivalente a 1 (un) mes del monto que corresponda por los servicios efectivamente prestados por EL CONTRATISTA en el mes respectivo, según el Anexo de tarifas del presente Contrato, respecto de dichos servicios no relacionados. Si la pérdida está relacionada a un servicio de naturaleza continua, será al equivalente a 1 (un) mes del monto que corresponda por los servicios efectivamente prestados por EL CONTRATISTA en el mes respectivo, por tal servicio. Cualquier otra limitación a la responsabilidad de EL CONTRATISTA y/o del Contratante se establece en las siguientes cláusulas. Puntualmente, la responsabilidad de EL CONTRATISTA sobre Almacenamiento de Títulos Valores, esta responderá en ningún caso por su contenido, desaparición o borrado de datos e informaciones

El límite de responsabilidad del contratista está debidamente establecido en el numeral 4.2.4.3 del pliego de condiciones al señalarse que el contratista previo el procedimiento de imposición de multa o aplicación de la cláusula penal con la garantía del debido proceso, responderá hasta el 100% del monto total de los costos en que se deba incurrir para obtener la cancelación y reposición judicial o extrajudicial de los Títulos Valores, ante la jurisdicción competente







contenidas en ellas, ni por su valor facial o nominal. En caso de extravío, daño, robo o destrucción de, o daños a dichas unidades documentales, EL CONTRATISTA dará aviso al Contratante para que este inicie el procedimiento de cancelación y reposición establecido en la legislación Civil Colombiana, asumiendo EL CONTRATISTA la obligación de rembolsar al Contratante los gastos y honorarios derivados del procedimiento antes mencionado, los cuales en su conjunto y de forma total durante la vigencia del presente contrato no excederá de $1.00 (un dólar americano) por cada unidad documental extraviada, dañada, robada o destruida, en el entendido que la responsabilidad máxima de EL CONTRATISTA frente al Contratante es de $200.00 (doscientos dólares americanos) por la totalidad de los eventos que se presenten durante la vigencia del presente contrato. En caso de que el Título Valor fuera o estuviere Cancelado, el valor de dicho depósito en ningún caso excederá de $1.00 (un dólar americano). En ningún evento ninguna de las partes será responsable por cualquier daño indirecto, mediato, remoto o casual, independientemente de cualquier acción que al efecto se pretenda ejercer o se ejerza para exigir responsabilidad civil, contractual o cualquiera diversa (incluyendo pérdida de ganancias o utilidades), aún cuando una de las partes haya sido informada de la posibilidad de tales daños."

Prepliegos 8.8 174

En relación a la Garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual requerida; ¿Es posible se acepte al eventual contratista la entrega de una certificación de la Compañía Aseguradora sobre el cubrimiento de este amparo en su póliza modular global de responsabilidad civil extracontractual, con indicación de la vigencia, amparos, bienes asegurados y valor asegurado, comprometiéndose el eventual contratista a mantenerla vigente durante toda la duración del contrato?

Si es posible que se supla ésta póliza con la global que tenga expedida el contratista, siempre y cuando se incluya de manera explícita el contrato que se suscriba con el ICETEX.

Prepliegos 8.10 175 En atención a lo previsto en relación a la imposición de multas, agradecemos tener en cuenta las siguientes observaciones:

(i) Agradecemos indicar que en caso de incumplimiento parcial o mora en el cumplimiento de las obligaciones del contratista, éste pagará multas sucesivas equivalentes al 0.1% del valor del servicio incumplido, facturado en el mes en el cual se generó dicho incumplimiento.

Se mantiene lo indicado en el pliego de condiciones sobre este aspecto, se tasa las multas sobre el valor del contrato

(ii) Agradecemos se permita fijar un límite máximo (techo) a la imposición de multas, equivalente al 10% del valor del contrato.

El pliego de condiciones ya ha contemplado que el monto de imposición de multas no puede superar el







10% del valor del contrato

(iii) Agradecemos que antes de proceder a la retención y descuentos, se permita al contratista el pago directo de las respectivas sumas dentro de un plazo improrrogable de treinta días hábiles y en caso de no proceder a ello, efectuar el descuento de cualquier saldo a favor del contratista.

En el artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX que está citado en el pliego de condiciones se establece el procedimiento para la imposición de multas y sanciones contractuales.

(iii) Agradecemos se regule un aviso al contratista sobre el incumplimiento y se prevea una revisión conjunta de la situación presentada y por consiguiente un plazo para su corrección.

En el artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX que está citado en el pliego de condiciones se establece el procedimiento para la imposición de multas y sanciones contractuales, el cual incluye un procedimiento en audiencia pública en donde se pueda debatir los presuntos incumplimientos del contratista.

Prepliegos 8.17 176 Agradecemos que esta condición permanezca pero se excluya la cesión en caso que esta se lleve a cabo con una filial o subsidiaria de las partes

Se mantiene lo establecido en el pliego de condiciones, en caso de modificación del contratista, cualquiera sea su forma jurídica, debe existir un procedimiento de cesión del contrato

Minuta del contrato

Cláusula Décima Segunda

213 En atención a la cláusula penal pecuniaria prevista agradecemos tener en cuenta las siguientes observaciones:

(i) Agradecemos calificar de grave y definitivo el incumplimiento en la prestación de los servicios que daría lugar a la exigibilidad de la cláusula penal para evitar la doble sanción por un mismo hecho; adicionalmente nos permitimos sugerir que el porcentaje de la cláusula penal sea del 10% del valor ejecutado del contrato.

La cláusula penal pecuniaria está concebida en casos de incumplimientos graves que puedan afectar la ejecución del contrato, en cuanto al % de aplicación se mantiene lo establecido en el pliego de condiciones







(ii) Agradecemos permitir al contratista el pago directo de la penalización en un plazo perentorio de 30 días siguientes a su imposición y en caso de no proceder a ello, efectuar el descuento de los costos que se adeuden al contratista.

En el artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX que está citado en el pliego de condiciones se establece el procedimiento para la imposición de multas y sanciones contractuales.

(iii) Solicitamos comedidamente, se acepte establecer la cláusula penal como compensatoria y por ende como tasación anticipada de perjuicios.

La cláusula penal pecuniaria está establecida a

título de estimación anticipada de perjuicios y de esa manera se indica en la minuta del contrato.

(iv) Agradecemos se regule un aviso al contratista sobre el incumplimiento y se prevea una revisión conjunta de la situación presentada y por consiguiente un plazo para su corrección en caso de ser procedente.

En el artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX que está citado en el pliego de condiciones se establece el procedimiento para la imposición de multas y sanciones contractuales, el cual incluye un procedimiento en audiencia pública en donde se pueda debatir los presuntos incumplimientos del contratista.







10. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR DATA TOOLS., A TRAVÉS DEL SEÑOR JAN CARLOS

ANGARITA AGUIRRE – COORDINADOR DE PROYECTOS CUENTA, MEDIANTE COMUNICACIÓN

ENVIDADA POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

10.1. OBSERVACIÓN

Solicitamos respetuosamente a la entidad modifique el numeral “6.3.1. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (MÁXIMO 700 PUNTOS) El proponente que ofrezca el menor valor de la propuesta económica para la realización del objeto a contratar de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en este pliego de condiciones, obtendrá el mayor puntaje, es decir 700 puntos.” Cambiando la por el método de media geométrica en rangos admisibles del 95 % y 105 % sobre la misma, esto en virtud de brindarle una mejor relación costo beneficio a la entidad dado que con esto se restringiría la posibilidad de presentar ofertas artificialmente bajas. RESPUESTA DEL ICETEX: No se acoge la observación, el servicio a contratar tiene características y especificaciones técnicas que en su gran mayoría es uniforme, por lo tanto el menor precio ofertado debe tener un peso mayor en la calificación, situación que medido a través de media geométrica no se logra. 11. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR TOTAL QUALITE MANAGMENT S.A., A TRAVÉS DEL

SEÑOR CARLOS MARIO ESCOBAR – REPRESENTANTE LEGAL CUENTA, MEDIANTE

COMUNICACIÓN ENVIADA POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

11.1. OBSERVACIÓN

En el numeral 3.4.3.1. EXPERIENCIA se solicita que en el caso de Consorcios o Uniones Temporales, para la experiencia específica “se tendrán en cuenta las certificaciones en conjunto, las cuales deben cumplir con lo requerido en el presente numeral”, es decir que los proponentes en consorcio o UT deberán tener experiencia en “La administración y custodia de títulos valores”. De igual forma, en el literal e) del numeral 3.3.3. Propuestas Conjuntas, dice que los proponentes deberán “Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores.”







Al respecto me permito solicitar que, en el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, se cumpla con la experiencia específica si uno de los proponentes tiene experiencia en administración y custodia de títulos valores, y lo mismo en cuanto que en el objeto social, con que uno de los miembros de la UT o del consorcio cuente específicamente dentro de su objeto social con actividades relacionadas con los títulos valores, se dé por cumplido con este requisito. Lo anterior, teniendo en cuenta que el objeto del contrato es “GESTIÓN DOCUMENTAL QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LOS TÍTULOS VALORES”. Entonces, siendo la operación principal, la GESTION DOCUMENTAL en términos generales, el hecho que se trate de títulos valores es un aspecto importante dada la complejidad de estos documentos, pero el objetivo primordial es que se realice gestión documental sobre este tipo de títulos, por lo tanto las compañías que se dedican a prestar estos servicios, tienen muy claro la calidad y el cuidado que representa este tipo de archivo, y así no tengan una experiencia especifica respecto a estos instrumentos, no quiere decir que no puedan ejecutar a cabalidad las obligaciones del contrato, máxime cuando cuentan con una amplia experiencia en la ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL, de ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN Y de CUSTODIA de documentos en general, inclusive en documentos tan importantes como los que hacen parte del historia de una entidad que representa un departamento, o de orden nacional, etc. Así las cosas, comedidamente solicitamos se tenga en cuenta la presente observación y que el pliego se modifique de la siguiente manera: 3.4.3.1. EXPERIENCIA (…) Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros y solamente se tendrá en cuenta el porcentaje de participación de la firma que está presentando la propuesta. Así mismo, para la verificación de la experiencia específica, se tendrán en cuenta las certificaciones aportadas por uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, las cuales deben cumplir con lo requerido en el presente numeral. 3.3.3. PROPUESTAS CONJUNTAS e) Acreditar que el objeto social de por lo menos, uno de sus integrantes, tenga actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y administración y custodia de títulos valores, y/o gestión documental y administración y custodia de títulos valores y/o archivística y administración y custodia de títulos valores. Lo anterior con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes, y la igualdad entre los oferentes que pretendan acceder a la oportunidad de contratar con el estado.







RESPUESTA DEL ICETEX: La experiencia tal y como es establecida en el pliego de condiciones debe ser cumplida por los proponentes, ya sea que se presenten de manera individual o través de modalidades plurales, permitiendo que cualquiera de sus integrantes aporte esa experiencia. En cuanto al objeto social, se permitirá que en caso de consorcios o uniones temporales, por lo menos uno de sus integrantes cumplan con los requisitos establecidos para el efecto en el pliego de condiciones del proceso de selección. 12. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR COLVISTA SOLUCIONES TECNOLOGICAS INTEGRALES,

A TRAVÉS DE LA SEÑORA ESTRELLA FONSECA SIERRA – CONSULTORA DE NEGOCIOS,


12.1. OBSERVACIÓN

Conforme al Decreto 1510 de 2013, artículo 23 que ordena “Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos: (a) durante un término de diez (10) días hábiles en la licitación pública; y (b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos”, presentamos las siguientes observaciones y solicitudes:

1. El Decreto 1510 de 2013, artículo 16 establece que la entidad determinará requisitos habilitantes acorde a: “Determinación de los Requisitos Habilitantes. La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes en los pliegos de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. La Entidad Estatal no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.”, conforme a esta premisa legal solicitamos que el numeral 3.4.1 “REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO” , numeral 2 se autorice para los casos de Uniones temporales o consorcios sea suficiente para quedar habilitado el proponente que solo alguno de sus integrantes, mínimo uno cumpla con el objeto social que se solicita en especial el relacionado con títulos valores ya que de lo contrario se estaría desconociendo la creación y el objeto de estas figuras jurídicas y además se contraria la Ley 80 de 1993, artículo 7o (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública) que definió los consorcios y las uniones temporales así:







“Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.”.

De igual manera solicitamos frente el numeral 3.4.1 “REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO”, numeral 2 que se habilite jurídicamente a personas jurídicas que tengan dentro de su objeto social actividades y servicios directamente relacionados con el objeto de la contratación a celebrar, servicios de administración de archivos y/o administración y/o custodia de títulos valores, y/o gestión documental y/o administración y/o custodia de títulos valores y/o archivística y/o administración y/o custodia de títulos valores con el fin que se permita la participación a una gran mayoría de oferentes dando cumplimiento al derecho a la igualdad de oportunidades. Condiciones legales que deben velar todas las entidades administrativas en los procesos de contratación administrativa pública tal como lo establece la Corte Constitucional en su Sentencia C-173 del 2009, al ordenar: “La jurisprudencia constitucional ha reconocido que el derecho a la igualdad de oportunidades, aplicado a la contratación de la administración pública, se plasma en el derecho a la libre concurrencia u oposición, según el cual, se garantiza la facultad de participar en el trámite concursal a todos los posibles proponentes que tengan la real posibilidad de ofrecer lo que demanda la administración. La libre concurrencia, entraña, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses económicos de la entidad contratante, en razón a que no permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado puede aparejar en la celebración del contrato.”







RESPUESTA DEL ICETEX: Se acepta parcialmente la observación, en tal sentido se mantiene que el objeto social contemple tanto las actividades de administración de archivo como la administración del archivo de títulos valores, sin embargo se permitirá que en caso de consorcios o uniones temporales, por lo menos uno de sus integrantes cumpla con los requisitos establecidos para el efecto en el pliego de condiciones del proceso de selección.

12.2. OBSERVACIÓN

Agradecemos por favor nos informen cuál es la tasa de crecimiento mensual proyectada de acuerdo a los históricos de transferencias entre los archivos de gestión y el archivo central.


El volumen de crecimiento promedio mensual del Archivo Central es de 16.6 metros lineales.

12.3. OBSERVACIÓN

Con respecto a las series documentales aclarar a que nivel se debe aplicar la descripción ISAD G ya que la norma es abierta con respecto a dicho alcance, hace parte del manejo y la memoria conceptual que la entidad defina dentro de sus políticas y procedimientos de Gestión documental.


La descripción documental de las series documentales es la reglamentada por el archivo general de la Nación, la ISAD G es referida para la descripción de los rollos de microfilmación. 12.4. OBSERVACIÓN

Por favor aclarar qué principio se le aplicara a los documentos a insertar dentro de los expedientes de cada beneficiario en el modelo OPEN FILE. (Principio de Orden Cronológico u orden de procedencia).


Principio de Orden Cronológico







12.5. OBSERVACIÓN

Suministrar según sus históricos la cantidad de folios o en su defecto cantidad de documentos a insertar dentro de los expedientes en el modelo OPEN FILE.

RESPUESTA DEL ICETEX: La cantidad en promedio mensual de documentos a insertar en las carpetas de beneficiarios es de 22.000 documentos.

12.6. OBSERVACIÓN

Suministrar según sus históricos la cantidad de documentos o en su defecto unidades contenedoras a consultar mensualmente RESPUESTA DEL ICETEX:

Se invita a la firma a revisar las páginas 30 y 33 del presente documento de respuesta a las observaciones. 13. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR COLVISTA SOLUCIONES TECNOLOGICAS INTEGRALES,

A TRAVÉS DE LA SEÑORA CLAUDIA SARMIENTO RAMIREZ – GERENTE COMERCIAL, MEDIANTE

COMUNICACIÓN ENVIADA POR CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE 2014

13.1. OBSERVACIÓN

Numeral 6.3.1. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (MÁXIMO 700 PUNTOS) El proponente que ofrezca el menor valor de la propuesta económica para la realización del objeto a contratar de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en este pliego de condiciones, obtendrá el mayor puntaje, es decir 700 puntos. Los demás proponentes se evaluarán proporcionalmente de acuerdo a la siguiente fórmula: Menor valor propuesta económica ---------------------------------------------------------------- X 700 = Puntaje de calificación Valor propuesta a evaluar







Para la evaluación de este factor, se tendrá en cuenta el valor ofertado en el Anexo No. 10 –PROPUESTA ECONÓMICA de las propuestas habilitadas discriminando el valor total, el valor total incluido IVA y el valor total con IVA por el plazo establecido para el presente contrato. Para efectos de ser comparables las propuestas económicas, se evaluará el valor consignado en la casilla correspondiente a VALOR TOTAL DEL CONTRATO INCLUIDO IVA del citado Anexo. El valor deberá incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, gastos e impuestos que señale la Ley y los costos del personal mínimo exigido por el ICETEX y el adicional ofrecido por el contratista para la prestación del servicio con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas en este proceso de selección. SOLICITUD: Muy respetuosamente solicitamos que se estudie la posibilidad de cambiar la forma de evaluación de la propuesta económica de MENOR PRECIO por MEDIA GEOMETRICA, lo anterior propuesta lo sustentamos en el hecho que se presenten precios artificialmente bajos, que pueden afectar la calidad de los servicios determinados para la ejecución del proceso de la referencia. Por lo anterior la forma de evaluación del precio por la forma de MEDIA GEOMETRICA garantiza que el precio que los proponentes ofrezcan se encuentre dentro del margen determinado en el estudio de mercado del proceso. Con respecto a precios artificialmente bajos el CONSEJO DE ESTADO a determinado los siguientes aspectos jurídicos:

Con relación al precio artificialmente bajo el Consejo de Estado ha dicho que “Lo cierto es que el precio señalado por el proponente debe guardar proporcionalidad con el valor del objeto ofrecido, de lo contrario se generaría una evidente discrepancia entre el objeto contratado y su valor. El precio no puede ser irrisorio o vil, pues ello puede significar un eventual incumplimiento del contrato, o eventuales conflictos por imprevisión, lesión, abuso de derecho etc., que la contratación administrativa debe evitar.

“El denominado “precio artificialmente bajo” de que trata la Ley 80, es aquel que resulta artificioso o falso, disimulado, muy reducido o disminuido, pero además, que no encuentre sustentación o fundamento alguno en su estructuración dentro del tráfico comercial en el cual se desarrolla el negocio, es decir, que dicho precio no pueda ser justificado y por lo tanto, la Administración estaría imposibilitada para admitirlo, so pena de incurrir en violación de los principios de transparencia, equilibrio e imparcialidad que gobiernan la actividad contractual y como parte de ella, el procedimiento de la licitación (…)”[2] Por lo anterior solicitamos a la entidad estudiar la modificación de este aspecto TECNICO, enfocada a que exista equilibrio y transparencia entre los proponentes participantes dentro del proceso de la referencia.







RESPUESTA DEL ICETEX: No se acoge la observación, el servicio a contratar tiene características y especificaciones técnicas que en su gran mayoría es uniforme, por lo tanto el menor precio ofertado debe tener un peso mayor en la calificación, situación que medido a través de media geométrica no se logra.

14. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR BSG COLOMBIA, A TRAVÉS DEL SEÑOR MAURICIO

TOVAR – GERENTE COMERCIAL, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 3 DE OCTUBRE DE

2014

14.1. OBSERVACIÓN

• Página 75 Dentro del proceso de Recepción De Los Títulos Valores En Las Instituciones De Educación Superior (IES), Cooperativas Y Puntos De Atención Del ICETEX A Nivel Nacional, el estudio y concepto Jurídico de los títulos valores debe ser emitido desde el sitio de recolección? Hoy como lo hace el actual proveedor? RESPUESTA DEL ICETEX: El concepto jurídico lo puede hacer desde la recolección o una vez lo haya traslado a su bodega siempre y cuando los tiempos de verificación no excedan lo señalado en el pliego de condiciones. 14.2. OBSERVACIÓN

“Página 108 Se indica que el proveedor deberá proveer elementos como unidades de conservación (cajas, bolsas y carpetas); pero no se observa estos ítems dentro de la tabla de precios a ser presentada en este proyecto. Lo anterior significa deberá asumir estos elementos? Cuáles son los volúmenes promedio necesidad o uso de esto elementos?” RESPUESTA DEL ICETEX: Si, el proveedor debe asumir los costos de todos los insumos necesarios para la ejecución del contrato. El volumen de insumos en promedio mensual es el siguiente:


PROPALCOTE GANCHOS


CAJAS DE OPEN FILE

ROTULOS

8.000 16.000 8.000 100 6000 220.000







14.3. OBSERVACIÓN

Página 110 Cuáles son los volúmenes promedio para el proceso de eliminación documental? Igualmente no se evidencia dentro de la tabla de cotización. RESPUESTA DEL ICETEX: La eliminación documental se realizará por demanda, se invita a la firma a revisar el numeral 4.2.1.7 del Pliego de Condiciones. 14.4. OBSERVACIÓN

“Página 120. Qué tipo de comunicación (enlace VPN, canal dedicado) y de que características existe hoy entre ICETEX y actual operador de este servicio?” RESPUESTA DEL ICETEX: Se invita a la firma a revisar el numeral 4.3.9 y 4.3.9.1 del pliego de condiciones 14.5. OBSERVACIÓN

Página 141 solo debe presentarse la declaración de renta de 2012? RESPUESTA DEL ICETEX: Se debe presentar declaración de renta de los años 2012 y 2013. 14.6. OBSERVACIÓN

Página 146 en relación con la administración de los títulos Valores y teniendo en cuenta el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Colombiano y en cumplimiento a las funciones previstas por el mismo para el ICETEX bajo su naturaleza especial de entidad financiera las condiciones previstas en este para la administración, guarda y custodia prevalecen por encima del indicado por el AGN en materia de administración y custodia de archivo en general sin que este dicte normar particulares para el tratamiento de documentación tipo título valor como si lo indica la Superfinaciera en el EODSC. Deben ser tenidas en cuenta las indicaciones por la SIF en esta materia antes que las emitidas por el AGN.







RESPUESTA DEL ICETEX: El título valor dentro del presente proceso de selección es considerado como un documento, en tal sentido su archivo y conservación se rige bajo la normatividad aplicable que para el efecto ha emitido el Archivo General de la Nación y de esa manera ha sido concebido en el pliego de condiciones. 14.7. OBSERVACIÓN

Página 162 se indica que se debe Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años. Este requisito será verificado en el proceso de selección o durante la ejecución del contrato? Actualmente el ICETEX adelanta procesos de Microfilmación? Con que frecuencia? RESPUESTA DEL ICETEX: Este requisito será verificado durante la ejecución del contrato y de requerirse el servicio de microfilmación el cual se realizará por demanda. 14.8. OBSERVACIÓN

Página 163 Se indica que se deberá Transportar diariamente los documentos generados o recibidos por parte de los funcionarios del ICETEX para actualizar las carpetas de los beneficiarios de los créditos educativos desde las instalaciones del ICETEX hasta la bodega de la firma seleccionada. Este enunciado no está acorde con el formato de cotización en relación a cantidades periódicas. RESPUESTA DEL ICETEX: El ítem 2.6 transporte de los documentos identifica el número de tulas que se pueden llevar en un recorrido pero no determina la cantidad de recorridos. El ítem 2.7 indica la cantidad estimada promedio mensual de documentos para insertar en las carpetas. La entidad recuerda que las cantidades son aproximadas y podrian variar durante la ejecución del contrato,







14.9. OBSERVACIÓN

Al revisar el formato de estimación de presupuesto se identifica que existe error en los resultados de los totales, el cual se confirma al verificar los resultados de las fórmulas de las cantidades expresadas en el mismo. Al verificar la totalidad de los resultados manteniendo las cantidades expresadas y los valores unitarios el presupuesto final sería de $ 9.537.369.477 incluido IVA y no de $ 9.247.432.004 expuesto en el documento publicado. RESPUESTA DEL ICETEX: No existe error el formato de estimación del presupuesto revela los totales finales de las cantidades y valores, previa realización de la estimación del presupuesto de acuerdo con lo señalado en el Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad. Páginas 95, 96 y 97.









Agradeceríamos enormemente que se tengan en cuenta adicionalmente las siguientes observaciones:

DOCUMENTO No PAG PREGUNTA / SOLICITUD RESPUESTA CLIENTE

Proyecto de pliegos

4,2.1.2.5.2 pág. 45

Se debe realizar conformación de expedientes sobre los documentos en papel mencionados? No es necesario conformar los expedientes.

Proyecto de pliegos

pág. 45

La información se recibe con BD? De cuántos campos? Cuáles? Si la información es recibida por inventario único documentos que cuenta con 21 campos

Proyecto de pliegos

pág. 45

Si es así esta información se entrega con BD? Tiene alguna organización? Si estas organizada de acuerdo a los principios archivísticos

Proyecto de pliegos

4,2,1,3 pág. 47

Cuándo mencionan cámaras de humo son sobre el área completa o específica para el procesamiento de los documentos, es decir, en cada puesto de trabajo]?

Detectores de humo en la página 49 especificaciones técnicas de la Bodega de acuerdo a lo señalado en el Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación

Proyecto de pliegos

4,2,1,5 pág. 49

En cuál aplicativo se deben cargar las imágenes resultantes del proceso de digitalización? En el Aplicativo Mercurio versión 6.0

Proyecto de pliegos

4,2,2,2 pág.-

54 Cuántos documentos contempla la lista de chequeo? La validación es solo de existencia? Revisar páginas 34 a la 37 del presente

documento de respuestas.

Proyecto de pliegos

4,2,2,2 pág.-

54 Qué volúmenes se tienen para la recepción de carpetas nuevas? Revisar páginas 30 a la 31 del presente

documento de respuestas

Proyecto de pliegos

4,2,2,2 pág.-

54 Cuál es el volumen de inserciones mensuales? Revisar páginas 30 a la 31 del presente

documento de respuestas

Proyecto de pliegos

4,2,2,2 pág.-

54 Cuál es el volumen de consultas normales y de emergencia mensuales?

El promedio mensual de consultas de las carpetas de beneficiarios es de 42 normales y 6 urgentes.





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PBX: 382 16 70

Línea de Atención al Usuario: 01900 331 37 77


Respuestas revisadas y validadas por el Comité de Contratación en sesión del 09/10/2014. Bogotá, 09 de Octubre de 2014

selecciÓn pÚblica no. 007-2014 documento de respuestas … · documento de respuestas a las...

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