informacion exogena en colombia

INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS-PROYECTO DE INVESTIGACIÓN CONTABLE-

MARÍA VICTORIA GONZÁLEZ MEJÍAERLEY BERRÍO PALACIOS

DOCENTEYADIRA RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIAINVESTIGACIÓN CONTABLE

OCTUBRE 29 DE 2012

INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS Página 1

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción……………………………………………… 4

2. Planteamiento del problema…………………………... 5

3. Justificación…………………………………………….… 6

4. Descripción del problema……………………………… 7

5. Objetivos……………………………………………………… 8

5.1. Objetivo General…………………………………………. 85.2. Objetivos Específicos………………………………….. 8

6. Marco teórico……………………………………………….. 9

6.1. Necesidad de presentar la información exógena….. 96.2. Información Exógena…………………………………… 10

7. Análisis de la información………………………………..….. 11

7.1. Elaboración del formato 1001………………………..….. 117.1.1. Información de pagos o abonos en cuenta y

retención en la fuente……………………………………… 117.1.2. Conceptos a informar por pagos o abonos en cuenta

y retención en la fuente…………………………………….. 127.1.3. Cuantías………………………………………………………. 157.1.4. Asalariados, seguridad social y parafiscales…………… 167.1.5. Autorretenciones…………………………………………….. 16

7.2. Prevalidador de la información……………………………. 177.2.1. Habilitar macros……………………………………………… 177.2.1.1. Para versión inferior a Oficce 2007…………………… 177.2.1.2. Para versión Oficce 2007………………………………. 187.2.2. Acceso al prevalidador…………………………………….. 187.2.2.1. Plantillas iniciales………………………………………. 187.2.2.2. Pantalla de diligenciamiento………………………….. 20


7.2.3. Barra de herramientas del revalidador………………….. 207.2.3.1. Para versión inferior a Oficce 2007…………………… 207.2.3.2. Para versión Oficce 2007………………………………. 24

7.2.4. Área de diligenciamiento…………………………………… 247.2.5. Cuadro de ayudas y errores……………………………….. 257.2.5.1. Cuadro de ayudas………………………………………. 257.2.5.2. Cuadro de errores………………………………………. 26

7.2.6. Generación de archivo XML………………………………. 26

7.3. Envío de la información a la DIAN…………………………. 29

8. Conclusiones y recomendaciones…………………………….. 36

9. Bibliografía……………………………………………………….. 37


1. INTRODUCCIÓN

Los contadores públicos en Colombia debemos tener claro que esta profesión no es estática y plana en su conocimiento, día a día los cambios en la normatización y leyes la han convertido en una profesión dinámica, esto debido a la globalización y el interés de los entes encargados de la disciplina empresarial y de control fiscal que emiten leyes y normas que nos obligan a replantear el modo de llevar la información en las diferentes áreas que nos desenvolvemos.

El crecimiento comercial hace más difícil el control y fiscalización por parte de las entidades gubernamentales; originando la necesidad de crear nuevos mecanismos de que permitan dichos controles. Una herramienta creada para ello es la presentación de la información exógena en medios magnéticos, lo que le permite hacer un cruce de información y verificar uno a uno a todos los contribuyentes.

No es una excepción para los municipios, pues esta claro que estos realizan contratos con el sector privado en los cuales se pactan altas sumas de dinero que derivan obligaciones tributarias.

Progresivamente nos adentraremos en las características especiales que deben tener en cuenta los municipios para la preparación y presentación de la información exógena en los medios magnéticos, en las que especifican y explican los formatos que se presentan y los requerimientos del software que periten cargar la información.


INFORMACIÓN EXÓGENA Y MEDIOS MAGNÉTICOS EN LOS MUNICIPIOS

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. ¿Qué es la información exógena para los municipios?

2. ¿Qué información deben presentar los municipios en los medios magnéticos?

3. ¿Cómo deben presentar los municipios la información exógena?

4. ¿Cuándo deben presentar la información exógena los municipios?

5. ¿Dónde presentan la información exógena los municipios?


3. JUSTIFICACIÓN

Desde el año 2006 el estado requiere que las personas naturales y jurídicas presenten la información del periodo contable en medios magnéticos, que les permita hacer un cruce de información entre ellas; sucesivamente, estas requisiciones han presentado modificaciones hasta la fecha obligando al gremio contable a actualizarse continuamente en este tema. En un principio para muchos contables fue de gran confusión y algo complejo la presentación de la información exógena, quizá por el desconocimiento puntual de las normas que la rigen y por la desinformación del procedimiento para la presentación de esta. Otra razón puede ser el poco interés mostrado por las entidades a la requisición del ente de control fiscal, sólo con las sanciones impuestas por la DIAN se evidencio la necesidad de darle la gran importancia que esta amerita.

Hoy por hoy el software contable se está actualizando a las necesidades operacionales de las empresas enlazándolas con las ordenes legislativas; es decir, se programa el software en base a la actividad principal del ente económico y a la reglamentación y normatización que el estado estipula para este, no obstante, es preciso que el contador avale la veracidad de la información arrojada por el sistema, lo que lo obliga a conocer completamente sobre dicho tema.

Con el fin de seguir con nuestro crecimiento profesional y entendiendo la gran importancia que tiene para las empresas nos adentramos en la investigación y aprendizaje sobre la normatización de la información exógena, alimentación de formatos, elaboración y presentación de los medios magnéticos ante la DIAN.


4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Dado el tema abordado se define la investigación a desarrollar como una investigación de tipo descriptiva, ya que el propósito es recolectar datos para describir las cualidades de la información exógena. Del mismo modo la investigación contendrá características de investigación explicativa puesto que es un tema ya tratado anteriormente y nosotros solo explicaremos en que condiciones se da la presentación de la información exógena y cuales son las variables que están ligadas a ella.


5. OBJETIVOS

5.1.OBJETIVO GENERAL

Al finalizar esta investigación tendremos el conocimiento necesario para presentar la información exógena en los municipios.

5.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS

6. Establecer la normatización que rige la presentación de la información exógena para los municipios.

7. Aprender a elaborar los formatos de la información exógena que presentan los municipios.

8. Conocer el procedimiento para la presentación de los medios magnéticos ante la DIAN.


6. MARCO TEÓRICO

6.1. NECESIDAD DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN) construyó un sistema de información integral (MUISCA), que es de vital importancia para simplificar los procesos y para ejercer un optimo control tributario. A raíz del potencial de este instrumento, una política muy clara de este Gobierno ha sido multiplicar el número de declarantes en el impuesto de renta, sin aumentar las cargas tributarias, tan solo bajando notablemente los topes para declarar. Por la misma razón, se creó un registro único tributario (RUT) que debió actualizarse con toda la información de los contribuyentes.

Este modelo de información se ha robustecido por una herramienta de control más eficiente, la información exógena, que se ha convertido en la obligación más exigente, dado que no solo debe ser consistente con las declaraciones de renta, IVA y retención que se han presentado a lo largo del año, sino que, por sobre todo, debe ser consistente con la información reportada por clientes y proveedores, pues constituye el insumo esencial de los programa de fiscalización de la DIAN a partir de los cruces de información con terceros Los avances tecnológicos permiten que la DIAN extienda cada vez más el cumplimiento de obligaciones por medios electrónicos, tanto declaraciones como pagos, para lo cual la habilitación de firmas digitales ha sido imprescindible.

Desde el 2005 empieza a exigirse la presentación de la información exógena hasta la fecha, dicha información ha sufrido muchos cambios técnicos y jurídicos, que tratan de adaptarse cada vez mejor a las necesidades reales de su existencia, para el año 2011, mediante el Estatuto Tributario (ET), en su Art. 631, se hicieron algunos cambios en cuanto a quienes y de que forma deben presentar los formatos; así mismo, la Resolución 03846 de abril 30 de 2008 y la Resolución 03847 de abril 30 de 2008, dicen que las personas o empresas obligadas a presentar la información exógena son todas aquellas que elaboran facturas o documentos equivalentes, así mismo las personas naturales o jurídicas que hayan practicado retenciones en la fuente y que estén obligados a presentar únicamente esta información. En este contexto se incluye a los municipios, pues estos, están obligados a practicar retención en la fuente cuando fuere necesario.

Según el articulo 22 del ET, los entes públicos a nivel nacional y territorial de orden central y descentralizado no están obligados a presentar declaración de renta, sin


embargo, si lo están para reportar en la información exógena los literales b y e del articulo 631 del ET, que hacen referencia a “b. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.” y “e. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable; con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable.

6.2. INFORMACIÓN EXÓGENA

Es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN, según resolución expedida por el director general, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Quien debe presentar dicha información es el representante legal de la empresa o su apoderado.

En el caso de los municipios, la DIAN sólo los obliga a presentar el informe de todos los pagos realizados en el periodo contable y es el Alcalde mayor quien esta obligado a presentar la información.

Cada año, la DIAN estipula unos plazos para la presentación de la información exógena, en la que tiene en cuenta el último digito del Numero de Identificación Tributaria. En caso de no presentarla en las fechas el municipio incurrirá en multas y sanciones por extemporaneidad. También se sanciona si la información está con errores o no corresponde a lo solicitado.

La sanción va desde el 3%, 4% y 5% de los ingresos netos o del patrimonio bruto y se aplicará en forma gradual de acuerdo con la conducta en la cual incurrió el contribuyente o el obligado.

La información exógena se debe presentar en archivos XML, generados a través de un prevalidador tributario el cual puede ser descargado de manera gratuita en el portal electrónico de la DIAN.


7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Debido a que la investigación se realizó en una entidad gubernamental, donde la información se encuentra disponible para el público, se procede en primera instancia a entrevistar a una experta en el área y que labora en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la ciudad de Quibdó, la señora SARA YANILA CASTRO, de quien se obtuvo el procedimiento inicial que debía tenerse en cuenta para realización del proyecto, el cual es identificar las características especiales que la ley tiene estipulado en la presentación de información exógena para los municipios.

Por consiguiente se establece que el Art. 22 del Estatuto exime a los municipios de la presentación de declaración de renta, en el artículo 631 en su artículo 2, literal i, el Estatuto Tributario si los obliga a presentar la información exógena, ya que estos están encargados de practicar retención en la fuente por todo concepto, cuando fuese necesario.

7.1. ELABORACIÓN DEL FORMATO 1001

Teniendo en cuenta que la DIAN exige la presentación de la información en formatos especiales que le permita entrelazarlos con sus sistemas y así realizar el respectivo cruce de cuentas; para el caso de los municipios la DIAN solo exige diligenciar el formato 1001 (formato anexo al proyecto). Para este formato se debe tener en cuenta lo siguiente:

7.1.1 “INFORMACIÓN DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS.

Informar de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluido la compra de activos fijos o movibles:

Concepto del pago o abono Apellidos y nombres o razón social del tercero Tipo de documento e identificación Dirección (nomenclatura, Dpto y municipio) País de residencia o domicilio del beneficiario Valor del pago o abono en cuenta


Los pagos o abonos en cuenta no solicitados fiscalmente como costo o deducción, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta e IVA, autorretenciones y timbre.

7.1.2. CONCEPTOS A INFORMAR POR PAGOS O ABONOS EN CUENTA y RETENCIONES PRACTICADAS

1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales efectivamente pagados al empleado, concepto 5001.

2. Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055

3. Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056

4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022

El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por5. HONORARIOS, concepto 5002.

6. COMISIONES, concepto 5003.

7. SERVICIOS, concepto 5004.

El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por

8. ARRENDAMIENTOS, concepto 5005

9. INTERESES y RENDIMIENTOS FINANC. 5006

10. Compra ACTIVOS MOVIBLES, concepto 5007

11. Compra ACTIVOS FIJOS, concepto 5008

12. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al ICBF, en el concepto 5010

13. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011.

14. Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012.


15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2011, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del E.T. y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley, en el concepto 5013.

16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2011 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del E.T. y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley ,en el concepto 5014.

17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitados como deducción, en el concepto 5015.

18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011, solicitados como deducción, en el concepto 5058

19. Redención de inversiones en lo que corresponde al rembolso del capital, en el concepto 5060.

20. Los demás costos y deducciones, en el concepto 5016.

21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según artículo 158-3 del E.T.: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008.

22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto 5027.Este valor no debe incluirse en el concepto 5004.

23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto 5023.

24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024.

25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025.

26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto 5026.

27. El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto 5028.

28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029.


29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030.

30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031.

31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032.

32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033.

33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034.

34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035.

35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057.

36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057.

37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036.

38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037.

39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038.

40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039.

41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040.

42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041.

43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042.


44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2011, en el concepto 5043.

45. El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044.

46. Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto 5045.

47. Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046.

48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059.

AUTORRETENCIONES:

1. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049.2. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050.3. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 5051.4. Otras autorretenciones, en el concepto 5052.

TIMBRE:

1. Retenciones practicadas a título de timbre, en el concepto 5053.2. La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores, en el concepto 5054.

7.1.3. CUANTIAS

Sin importar el concepto por el cual el valor mínimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de $500.000, no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores. Sin embargo, a opción del informante, podrán reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuantía, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas.

Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a $500.000, se informarán acumulados en un solo registro, con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES”:

Tipo documento 43, En el concepto a que correspondan, Con la dirección del informante


7.1.4. ASALARIADOS, SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Los trabajadores a quienes durante el año gravable 2011 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspondientes.

Las entidades del Régimen Tributario Especial, deberán reportar los egresos efectuados en el año gravable 2011, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artículo, de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social

Pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el año gravable 2011, independientemente del año de su celebración

Las entidades no contribuyentes que están obligadas a presentar declaración de ingresos y patrimonio, deberán informar el valor total de los egresos diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles.

Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros.

Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, según correspondan.

7.1.5. AUTORRETENCIONES

Las autorretenciones deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.

El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto, se debe informar en el FORMATO 1001.”

* Información tomada del Manual Empresarial de Información Tributaria para la DIAN año Gravable 2011*.


7.2. PREVALIDADOR DE LA INFORMACION

Después de que el municipio diligencia el formato 1001, se procede a realizar el envÍo del archivo, a través del prevalidador tributario, el cual tiene como objetivo ayudarle a diligenciar y validar de manera correcta los diferentes formatos que deben remitirse a la DIAN, en cumplimiento de la responsabilidad legal de presentar la información por envío de archivos.

Esta herramienta constituye una ayuda para la conformación de los archivos con las especificaciones técnicas legalmente establecidas, sin embargo, su utilización en ningún momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la información suministrada.

La ayuda ha sido diseñada en Excel para garantizar su accesibilidad facilitando la organización de la información, así como la inclusión, verificación, modificación y demás cambios que se generen antes de ser remitida oficialmente. El prevalidador convierte los datos en archivos XML que son archivos planos requeridos para la transmisión de la información a través del aplicativo ubicado en la página Web de la DIAN.

El documento está organizado en seis temas: el primero corresponde a los pasos a seguir para habilitar la opción de Macros del Excel y poder ejecutar el prevalidador; el segundo de ellos corresponde al acceso al prevalidador en donde encuentra las indicaciones de cómo utilizarlo adecuadamente y como desplegar y seleccionar el formato a utilizar; en tercer lugar se describe la barra de herramientas, que le permite navegar fácilmente en la ayuda; en cuarto lugar aparecen las pantallas que lo guiarán en el área de diligenciamiento; el quinto apartado hace referencia a los cuadros de ayudas y errores posibles que se puedan presentar durante la inclusión de los registros, y en sexto y último lugar se muestran las pantallas que lo guiarán en la generación de los archivos XML.

7.2.1. HABILITAR MACROS

Para poder ejecutar el prevalidador es necesario habilitar los macros del mismo en Microsoft Excel, para permitir la ejecución de los macros contenidos en el prevalidador se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel se encuentre en la opción “Bajo”. A continuación podrá encontrar el procedimiento para realizar este ajuste en el Excel, tenga en cuenta que este procedimiento debe realizarse antes de abrir el prevalidador, es decir en un Excel nuevo.

7.2.1.1. Para versión inferior a Office 2007. Una vez abierto Microsoft Excel, haga clic sobre la opción “Herramientas” del Menú principal, para desplegar el menú correspondiente.


Luego, coloque el puntero del mouse sobre la opción “Macros” para visualizar el menú correspondiente y haga clic sobre la opción “Seguridad …”

La opción de “Seguridad …” le mostrará la siguiente ventana :

Seleccione la opción “Bajo” y haga clic en el botón “Aceptar”. Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador.

7.2.1.2. Para versión Office 2007.

Una vez abierto el prevalidador verifique que tenga habilitado el botón “Seguridad de Macros”,

Si está habilitado continúe con el procedimiento en la página 8, de lo contrario continúe con el siguiente paso: Despliegue el Menú de la “Barra de Herramientas de Acceso Rápido” (A), y seleccione la opción “Más comandos…” (B).

Haga click en “Personalizar” (C), depliegue el listado de “Comandos más utilizados (D) y seleccione “Ficha Programador” (E).

Seleccione la opción “Seguridad de Macros” (F) y haga clic en el botón “Agregar” (G).

Haga clic en el botón “Aceptar” (H).

El icono de “Seguridad de Macros” deberá aparecer en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Haga clic en este icono (I).

Seleccione la opción “Habilitar todas las macros” (J) y luego haga clic en el botón “Aceptar” (K).

Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador.

7.2.2. ACCESO AL PREVALIDADOR

7.2.2.1. Pantallas iniciales

El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos incluye 4 pantallas iniciales de presentación: la primera es la pantalla de entrada; la segunda incluye la definición, los obligados y recomendaciones generales; la tercera relaciona los documentos necesarios para el diligenciamiento de la información, y la cuarta presenta la estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y ayudas.


La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validación. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar, y luego haga clic en “Ir al formato” para acceder a la pantalla de diligenciamiento.

Si va a validar un archivo XML para conocer que está correctamente generado, seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para determinar el


archivo a validar. Al hacer clic en el botón validar el prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un mensaje si todo está correcto (En el capítulo 6. Generación de archivos en xml se da más información al respecto). Si al consultar (vía Internet) la solicitud de envío de un archivo XML generado por e prevalidador se le informa que este archivo contiene errores, el sistema le presenta un reporte de errores en formato XML el cual podrá descargar y revisar frente al XML enviado (En el capítulo 6. Generación de archivos en xml se da más información al respecto).

7.2.2.2 Pantalla de diligenciamiento

Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes características, como son:

Barra de Herramientas Área de diligenciamiento Cuadro de Ayudas y Errores

7.2.3. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR

7.2.3.1. Para versión inferior a Office 2007

Ubicado en el formato seleccionado, preste atención a los distintos iconos que se encuentran en la parte superior de la pantalla. La barra de herramientas del prevalidador contiene todas las opciones que aplican para el formato y que le ayudarán a navegar fácilmente.

Indica el registro actual, y la cantidad total de registros. Si modifica el valor y oprime la tecla “Enter” lo ubicará en el registro ingresado.


Permite agregar la cantidad de registros que se indique, para el efecto los registros se agregan al final de la tabla.

Elimina el registro actual.

Reinicia el formato, eliminando todos los registros que se han ingresado.

Permite generar los archivos XML, que deben ser entregados a la DIAN, esta acción solamente se realizará en caso de que no exista ningún error en la información, de lo contrario el prevalidador indicará que hay errores.

Al oprimir el botón “Sí” mostrará una pantalla donde se podrá observar un listado de errores. Este listado está conformado por los datos:

Hoja del prevalidador donde se encuentra el error. Número de Registro al cual pertenece el error. La casilla a la cual corresponde el error, junto con una descripción del

error correspondiente.


Al oprimir el botón “Guardar” se guardará un archivo de texto con los errores para su posterior revisión y corrección. La pantalla siguiente mostrará donde puede guardar el archivo.

Una vez guardados e identificados los errores deberá volver al prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos, ubicar el formato que tenga el error y modificarlo.

Una vez modificados nuevamente realice la generación de los archivos XML.

Si el prevalidador se encuentra correctamente diligenciado sigue con el procedimiento descrito en el capítulo 6.

Ir a la pantalla de inicio del prevalidador.

/ Permite ocultar o mostrar los cuadros de ayuda y errores. Es importante tener en cuenta que para efectuar las tareas de copiar y pegar se deben ocultar las ayudas.

Para aquellos formatos en los que se debe incluir información secundaria, aparece el botón de “Registros Secundarios”, que permite ingresar al formato de diligenciamiento para esta información. Igualmente, en este formato la barra de herramientas muestra el botón “Principales”, que al accionarlo regresa a la pantalla anterior.


Permite cargar los datos contenidos en un archivo XML al prevalidador. Cuando se da clic en este botón se presenta un cuadro de diálogo para ubicar y seleccionar el archivo XML que se desea cargar.

Una vez seleccionado el archivo, se da clic en el botón “Abrir”, presenta el siguiente mensaje:

Este mensaje indica las cantidad de registros principales que contiene el archivo XML y que por lo tanto son los que se van a cargar; antes de carga un archivo XML el formato del prevalidador será limpiado por lo tanto si se desea adicionar información, es recomendable hacerlo después de carga los datos. Sin embargo, después de oprimir el botón “Aceptar”, mostrará el siguiente mensaje de advertencia:

Una vez acepte la advertencia, las hojas afectadas serán limpiadas y los datos del archivo XML serán cargados. Una vez terminado el proceso de cargue de la información, se mostrará el siguiente mensaje:


7.2.3.2. Para versión Office 2007.

La Barra de Herramientas propia del Prevalidador, se puede encontrar en la pestaña “Complementos”. El menú se puede observar de la misma manera que en una versión anterior a Office 2007.

7.2.4. ÁREA DE DILIGENCIAMIENTO

Esta zona está destinada para incluir la información requerida en los diferentes formatos. Se diferencian tres tipos de celdas: a) la que permiten el ingreso de datos, que tienen fondo blanco; b) las de título, que tienen fondo verde, y c) las celdas bloqueadas, de fondo gris.

El ingreso de la información debe cumplir con las condiciones de forma solicitadas, para evitar generar mensajes de error. Veamos un ejemplo: Si se colocan letras en un campo numérico o viceversa, el sistema indica que se ha cometido un error como lo muestra la siguiente pantalla.


Es importante mencionar que ante esta eventualidad, el programa le permite continuar con el diligenciamiento de las demás celdas, pero si no corrige los errores presentados, no se podrán generar los archivos XML para su entrega oficial a la DIAN.

7.2.5. CUADRO DE AYUDAS Y ERRORES

Estos cuadros aparecen cuando se está diligenciando la información y tienen por objeto guiarlo en el adecuado diligenciamiento de la información.

7.2.5.1. Cuadro de Ayudas

Indica a manera de título en el encabezado azul, el nombre de la columna que se está ingresando, igualmente menciona la longitud máxima de la casilla, su obligatoriedad, si tiene un rango de valores validos y en algunos casos presenta un texto descriptivo del campo.

Si la casilla tiene un rango de valores válidos, se puede hacer doble clic u oprimir la tecla “Control (ctrl)” + la tecla L (minúscula) sobre la misma para desplegar dicho listado y seleccionar un valor como se observa en la siguiente pantalla:


7.2.5.2. Cuadro de errores

Este cuadro aparece solamente en caso de que el registro actual tenga un error en alguna de sus casillas y lista todos los errores que presenta el registro.

Se proporciona allí el nombre de la casilla seguido por los errores presentados en su diligenciamiento, este cuadro se actualiza cada vez que se cambia de registro o de casilla. La figura siguiente muestra un ejemplo:

7.2.6. GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML

Terminado el diligenciamiento de la información en el prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos en los formatos correspondientes, se procederá a utilizar la opción “Genera XML”. Si la información se encuentra correctamente diligenciada conforme las especificaciones técnicas indicadas, se presentará la siguiente pantalla:


Para continuar con el proceso deben diligenciarse los siguientes datos (Algunos de los datos el sistema los traerá automáticamente, pero es obligación del usuarios verificar que la información sea la correcta).

Año de envíoConcepto.Número de envío.Fecha de envío.Fecha inicial.Fecha final.

Estos campos están definidos en las especificaciones técnicas de cada formato y deben diligenciarse de acuerdo a lo indicado en ellas.

Adicionalmente debe indicarse la cantidad de registros que serán incluidos por archivo. Recuerde que máximo se deben incluir 5.000 registros por cada archivo.

Debe tener presente que al lado derecho de la pantalla el programa indica el nombre de los archivos que se van a generar en este proceso, no olvide los nombres de estos archivos, ya que estos son los que debe presentar a la DIAN.

El nombre de los archivos que forman parte de una misma solicitud está dado por las especificaciones técnicas de todo formato #.xml, donde el símbolo # representa la numeración secuencial de los archivos. Ej: si requiere enviar tres archivos como parte de una misma solicitud, el nombre de cada uno finaliza de la misma manera:

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xmlXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xmlXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xml

Dicha numeración no debe contener saltos ni repeticiones. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el número de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios.


Con el botón “Generar XML”, se inicia el proceso de generación de los archivos. Finalizado el proceso se emite el mensaje que se muestra a continuación.

Los archivos se generan en el directorio Salida, de la ubicación seleccionada para la instalación del programa.

Si el usuario desea validar los archivos XML creados en una aplicación distinta al prevalidador puede hacerlo seleccionando el formato y el archivo a validar.

En caso de ser correcto, mostrará el siguiente mensaje.

Si al validar el archivo se encuentra algún error de forma, se presentará la siguiente pantalla con el listado de errores encontrados. Estos errores aparecerán en inglés dado que para este proceso se utilizan los procedimientos estándar para XSD, los cuales están en este idioma.


Tenga en cuenta que esta validación es de forma y no debe ser tomada como una validación definitiva para la presentación de los archivos a la DIAN. * Información tomada del manual del prevalidador de la DIAN*

7.3. ENVIO D ELA INFORMACIÓN A LA DIAN

Para el envío de la información se debe ingresar al portal de la DIAN, coloque la siguiente dirección en su navegador:

http://www.dian.gov.co/

Para ingresar al servicio de Presentación de información por envío de archivos, debe hacer lo siguiente:1. Ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opción Servicios Informáticos Electrónicos2. Haga clic sobre la opción Verificar su sistema para firma 3. Haga clic sobre la opción Habilitar cuenta 4. En caso que la DIAN le haya comunicado que le emitirá un Certificado Digital, siga las instrucciones que se dan en la cartilla Mecanismo Digital, para que lo pueda descargar y activar. Adicionalmente, le indica cómo hacer uso de este mecanismo y otros temas de interés.5. Para Iniciar Sesión, digite su organización, usuario y contraseña a. Si desea Ingresar a nombre de una Organización, seleccione en el desplegable el ítem NIT y digite el NIT correspondiente SIN incluir el dígito de verificación.b. Si desea ingresar a título personal, escoja el ítem A nombre propio.

A partir de este momento podrá realizar todos los pasos del proceso de presentación de información.


http://www.dian.gov.co/

Salida del Muisca: Para terminar y salir correctamente del Muisca, haga lo siguiente: haga clic en el icono Cerrar Sesión que se encuentra en la parte inferior.

Haga clic sobre la opción Presentación de Información por Envío de Archivos (en cualquiera de los dos menús):

A continuación escoja la opción Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada:

NotaSi no tiene certificado digital (o si no lo ha activado), además de Colocar los Archivos y Diligenciar la Solicitud de Envío, debe acudir a cualquiera de los puntos de Contacto de la DIAN, para realizar el trámite de Presentación Presencial.

A continuación digite el código y/o el nombre de los formatos que va a colocar y oprima el botónBuscar:

Seleccione el formato y oprima el botón Continuar

De esta manera, ingresa a colocar los archivos en su bandeja de entrada. Note que los datos de identificación y los datos correspondientes al formato se cargan automáticamente:

Para colocar los archivos (XML) en la Bandeja de Entrada en la DIAN, siga los siguientes pasos:

1º. Haga clic sobre el botón Examinar. Este le permite buscar en su computador el archivo XML que va a colocar.2º. Haga clic sobre el botón Firmar. Si usted tiene certificado digital emitido por la DIAN, este botón es visible y le permite firmar digitalmente cada uno de los archivos que coloque como se explica más adelante.3º. Haga clic sobre el botón Colocar. Una vez haya localizado el archivo XML y una vez lo haya firmado (en caso que tenga certificado digital), haga clic sobre este botón para colocar ese archivo en la Bandeja de Entrada en la DIAN.

Aplique estos pasos por cada archivo que coloque.

Para firmar digitalmente un archivo, haga clic sobre el botón Firmar y con el botón Examinar localice el archivo que corresponde a su certificado y finalice haciendo clic sobre el botón Firma.

Haga clic sobre el botón Contraseña con lo cual se despliega el teclado virtual.

Utilice el ratón para colocar la contraseña y finalice haciendo clic sobre el botón Aceptar.


Recuerde que la contraseña es sensible a mayúsculas, es decir, las palabras HOLA y Hola son diferentes.

Haga clic sobre el botón Aceptar para tomar la contraseña y finalice haciendo clic sobre el botón Firma.

Una vez firmado digitalmente el archivo de datos, haga clic sobre el botón Colocar.

NotaSi tiene certificado digital, deberá firmar digitalmente CADA UNO DE LOS ARCHIVOS que coloque.

Lista de Archivos colocados: Cada vez que coloque un archivo, el nombre de este aparece en la lista que se despliega en la parte inferior.

Esta lista tiene un doble propósito: por un lado informarle qué archivos han sido colocados, y por el otro, permitirle retirar o remover archivos.

En caso que desee quitar o remover un archivo, márquelo haciendo clic sobre la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre, y a continuación haga clic sobre el botón Remover.

Cuando un archivo es removido, desaparece tanto de la lista como de su Bandeja de Entrada en la DIAN. Si lo desea, podrá colocar ese archivo nuevamente.

Archivo de Firma. Cuando usted firma digitalmente un archivo y lo coloca en la Bandeja de Entrada, adicionalmente se coloca el archivo correspondiente a la firma tal como se muestra a continuación:

El archivo signDmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxx..xml.xml no se debe eliminar a menos que también se elimine el respectivo archivo firmado.

Condiciones de los archivos: Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente:

• El nombre de los archivos que formen parte de una misma solicitud está dado por las especificaciones técnicas de cada formato y deberá finalizar con #.xml, donde el símbolo número representa la numeración secuencial de los archivos.

Ejemplo: Si requiere colocar tres archivos como parte de una misma solicitud, el nombre de cada uno finalizará de la siguiente manera asumiendo que es su primera colocación de archivos:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xmlxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xmlxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xml

• Dicha numeración no deberá contener saltos ni repeticiones.


• Todos los archivos deben corresponder al formato (XML) solicitado.• Cada archivo debe contener como máximo cinco mil registros (5.000).• La información presentada debe atender los principios de oportunidad y calidad requeridos.• Número de secuencia de archivos. Los archivos que hacen parte de un mismo envío, es decir, que responden al mismo requerimiento, deben finalizar con un número consecutivo que permite establecer correctamente cuál es el primer archivo, cuál el segundo, etc.• Control de secuencia. El sistema Muisca controla que cada solicitud que diligencie comience con el número consecutivo que le corresponde. Siguiendo con el ejemplo anterior, si el segundo envío no comienza con el consecutivo 4, la solicitud no podrá ser guardada.• Una persona manejando varios números de secuencia. Si usted es representante de la organización A y de la organización B, tenga en cuenta que cada una maneja su propio número de secuencia de archivos. El sistema MUISCA le irá indicando el número de secuencia correspondiente a la organización que haya seleccionado al momento de ingresar.• El número de secuencia reinicia cada año, es decir, al cambiar el año calendario el número de secuencia de archivos debe iniciar nuevamente en uno (1).

Diligenciar solicitud de envío: En este punto se explica cómo debe diligenciar la Solicitud de Envío de Archivos.

Una vez haya colocado los archivos en la Bandeja de Entrada, haga clic sobre la opción Diligenciar Solicitud de Envío de Archivos.

Los datos de la sección Información General son diligenciados automáticamente por el sistema.

Verifique que los datos que figuran estén correctos. De igual manera, aparecen diligenciados los campos relativos al formato de los archivos que va a colocar (nombre, código, tipo de archivo y periodo informado), lo cual agiliza el servicio de presentación de información.

Diligencie los campos restantes de la siguiente manera:

Cantidad de Archivos: Es el número de archivos que van a ser presentados con esta solicitud.Año informado: Escriba el año al que corresponde la información a presentar, debe ser un número de cuatro dígitos.Nombre del primer archivo: De todos los archivos que componen la presente solicitud, escriba el nombre completo del que tenga el número consecutivo más bajo.Número de Registros: Es la sumatoria de todos los registros contenidos en los archivos presentados con esta solicitud.

Nota


Al diligenciar una nueva solicitud, en el Concepto aparece preseleccionado el ítem Inserción / Nuevo, pero cuando se diligencie una solicitud de remplazo como se indica más adelante, aparece preseleccionado el ítem Remplazo.

Presentar en la DIAN: La presentación es el proceso mediante el cual se confirma la información registrada en la Solicitud de Envío de Archivos, bien sea por presentación virtual (con certificado digital) o por presentación presencial.

Como resultado de este procedimiento, se inician los procesos de validación y carga de los archivos respectivos, dando como resultado una comunicación de resultados a través de la Bandeja de Tareas del usuario o interesado.

NotaHay dos tipos de Presentación: La Presencial (si no tiene certificado digital) y la Virtual (si tiene certificado digital).

Presentación Presencial (Personas sin certificado digital) Deben presentar presencialmente la información:

• Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a la DIAN la información relacionada con la Resolución 12689 de 2007, cuando no estén obligados a declarar virtualmente.

• También los obligados a reportar ÚNICAMENTE la información relacionada con el formato 1002 - Retenciones en la fuente practicadas-, a que hace referencia el artículo 5º de la Resolución 12690 de 2007.

Una vez diligenciada la solicitud como se explicó en el punto anterior, haga clic sobre el botón Solicitar. De inmediato, aparecerá este mensaje pidiendo confirmación. Haga clic sobre el botón SI y guarde este archivo en su computador e imprímalo.

Si usted no tiene firma amparada por certificado digital, se mostrará el siguiente mensaje con el número del documento correspondiente:

Haga clic en el botón Sí para generar el documento en formato PDF. Este documento contiene información importante acerca de su solicitud y se puede imprimir.

En este punto del proceso, tenga en cuenta lo siguiente:

Usted ha diligenciado una solicitud de Envío de Archivos.El número de documento asignado es importante para poder finalizar su proceso. Anótelo y guárdelo.Este documento no implica que haya cumplido con la obligación de presentar la información.


NotaTanto el número del documento como la impresión del PDF, le serán de gran ayuda, cuando se acerque a un punto autorizado por la DIAN para presentar presencialmente su solicitud.

Acercarse a un Punto de Contacto: Ahora debe acercarse a cualquiera de los puntos de Contacto DIAN, para que a través de un funcionario se realicen los pasos finales del proceso de presentación de información por Envío de Archivos.

No olvide llevar el número del documento y/o la impresión del formulario que obtuvo en el punto anterior.

Presentación Virtual (Personas con certificado digital): Aplica únicamente cuando el usuario firmó con certificado digital cada uno de los archivos colocados inicialmente. En este evento, la persona no requiere realizar el trámite de presentación presencial pues este se realiza en forma automática. En su lugar, cuando confirma que desea guardar la solicitud, se despliegan las siguientes imágenes:

No genere el PDF ni cierre esta ventana hasta terminar el proceso de presentación virtual. Esto con el fin que el PDF generado contenga la palabra PRESENTADO.

En Firmar Documento, seleccione el archivo que corresponde a su certificado y haga clic sobre el botón Contraseña para desplegar el teclado virtual sobre el cual debe usar el ratón para marcar su contraseña.

Colocados estos datos, haga clic sobre el botón Firmar. Como el documento ha sido firmado correctamente, haga clic sobre el botón Presentar Información y a continuación puede descargar y salvar en su computador el acuse de recibo.

Haga clic sobre el botón Guardar para salvar su acuse de recibo con lo cual se le pide la siguiente confirmación. Este acuse de recibo es el soporte legal de su presentación de información y la fecha del mismo será la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar y el seguimiento a sus solicitudes.

En caso que la información presentada con esta solicitud tenga error, se le creará una tarea relacionada con el asunto asignado para realizar la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con esta solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento.

Haga clic sobre el botón Guardar y sálvelo en su computador. Este archivo es la constancia que usted tiene del trámite realizado. Mantenga una copia de seguridad preferiblemente fuera de su computador. En poco tiempo, la DIAN le comunicará el resultado tal como se explica en el punto siguiente.


NotaSi tiene certificado digital, firme cada uno de los archivos que coloque y firme la Solicitud de Envío de archivos.

El resto de los trámites se realizan en forma automática por lo que solo debe estar pendiente de la comunicación de resultados que se realiza a través de su Bandeja de Tareas.


8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este trabajo nos sirvió para aprender a presentar la información exógena en los municipios y nos dio las pautas que se deben tener en cuenta para la realización del formato 1001. De la misma manera se establecieron las características que deben tener encuentra para la prevalidación de la información en el sistema según lo dispuesto por la DIAZ.

Formulamos un marco teórico concreto que se utilizo par tener una mejor base informativa sobre el tema para poder realizar el proyecto de investigación, tomando información de primera mano directamente en la DIAN.

Así mismo comprendimos que la finalidad de la DIAN al obligar a presentar la información exógena a todos los entes, incluyendo a las entidades gubernamentales, es la de controlar la evasión de impuestos.

El principal interés de desarrollar la investigación estuvo en el deseo de actualizarnos y conocer algunas herramientas que en el futuro laboras nos serán de gran utilidad. De la misma manera estaremos atentos a nuevas disposiciones que se planteen para este tema con la convicción de que será un tema con e que ya nos encontramos familiarizados.

Para actualizarse sobre información exógena se recomienda consultar los medios informativos que tiene la DIAN, las páginas Web especializadas en temas tributarios, asistir a capacitaciones y consultar los medios de comunicaciones que reporten estos temas.


9. BIBLIOGRAFIA

ROMERO BECERRA, JOHN TAIRO; DÍAZ HOYOS LUIS ANIBAL; JULIO CÉSAR, ENCISO PÉREZ - Manual Empresarial de Información Tributaria para la DIAN año Gravable 2011, págs. 1 a 63. Publicaciones Organización Interamericana de Ciencias Económicas.

Manual de la DIAN “Información Exógena, Tributaria Año Gravable 2011”

http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/prevalidadores.html

http://www.dian.gov.co/descargas/cartillas/Dian-guiaEnvioDeArchivosDian-V1-04_250208.pdf




http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/prevalidadores.html

informacion exogena en colombia

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