gestión de existencias

Gestin de Servicios FarmacuticosMdulo de Gestin del Suministro de Medicamentos

GESTIN DE EXISTENCIAS

Departamento de FarmaciaII Semestre de 2015

Temario

Componentes del Sistema de Gestin de InventariosContexto

Modelo y sus componentes

Concepto de Nivel de Servicio

Modelos basados en frecuencias de pedidos

Modelos de clculos

Aplicaciones

Seleccin

Clasificacin dePrioridades

Estimacin deCantidadesRequeridas

Conciliar las Necesidades con

los Fondos

Seleccionar elMtodo deAdquisicin

Localizar ySeleccionar

Proveedores

Especificar losTrminos deContratacin

Recibir, Inspeccionar y Almacenar

los Medicamentos

Dispensacin/Distribucin

Evaluacin delUso de

Medicamentos

Control deInventarios

Monitorizarel Estado delos Pedidos

RELACIN DE FUNCIONES EN EL CICLO DE GESTIN DEL SUMINISTRO

Sistema de Gestin de EXISTENCIAS

1. Definicin del contexto

2. Definicin de tipos de registros e informes

3. Variables del modelo de Control de Inventarios

4. Mantenimiento de equilibrio apropiado entre Niveles de Servicio y existencias

5. Adopcin de un modelo de frecuencia de pedido

6. Identificacin y control de los costos variables de gestin de inventarios

Cinco Preguntas Bsicas

1. Por qu mantener inventarios?

2. Cules productos mantener?

3. Qu tantas existencias se requieren?

4. Qu tan frecuente se deben realizar los pedidos?

5. Qu cantidad pedir?

El Por Qu de los Inventarios

Seleccin de Productos a tener Disponibles en Inventarios

Razones:

o Garantizar disponibilidad

o Conservar confianza en el sistema

o Disminuir costo unitario

o Evitar costos extras por desabastecimiento

o Reducir costos de pedidos

o Reducir costos de transporte

o Compensar fluctuaciones en la demanda

El Problema del Inventario

La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Boston, 2002, p. 251

El Problema del Inventario de Medicamentos

Qu tan constante/predecible es la demanda/consumo de medicamentos?

Qu tan constante/predecible es la provisin de medicamentos del(los) proveedor(es)?

Importancia de pedir antes que se agoten los inventarios. Necesidad de existencia de reserva/colchn/seguridad.

Cmo pronosticar cunto se requiere de esta reserva de existencias?

Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario

PR

ES

CTR

Pedido PedidoRecepcin

Pedido

TR

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

Recepcin

Pedido

Q

Pendiente = Tasa de demanda

Demanda constante

y predecible

(Q+ES)/2

Inventario

Promedio

Modelo Ideal de Comportamiento del Inventario

Consideraciones:

1. Medicamentos se entregan en respuesta a demanda.

2. Las existencias disponibles disminuyen continua y constantemente hasta alcanzar el nivel de seguridad (ES).

3. El proveedor responde en el tiempo acordado (TR).

4. Se reciben las cantidades pedidas.

5. Las existencias retornan al punto mximo inicial (Q + SS).

Variables Requeridas

1. Nivel de ServicioEstimado por consideraciones de prioridad

2. Consumo promedio (Cp)Basado en estimacin razonada, no simplemente en promedio matemticos

3. Tiempo de reposicin (TR) del proveedor Idealmente por proveedor por pedido Registro?

4. Variacin del consumo promedio (DS Cp) Histrico Estimado razonado

5. Variacin del tiempo de reposicin del proveedor (DS TR) Histrico

Nivel de Servicio

Concepto:

Desde el punto de vista de quin distribuye:Porcentaje de artculos distribuidos a un

cliente que se entregan efectivamente.

Desde el punto de vista de quien recibe:Porcentaje de artculos recibidos

efectivamente de un proveedor.

Nivel de Servicio (cont.)

Cunto (en porcentaje) se desea siempre disponer del producto cuando lo soliciten?

Debe basarse en las expectativas del cliente

Cules deben ser estas expectativas?

Relacin con el trmino estadstico de Factor de Seguridad.

Factor de Seguridad

Dato probabilstico de porcentaje de demanda normal. A mayor Nivel de Servicio esperado,

mayor factor de seguridad.

Menor posibilidad de desabastecimiento

Mayor inventario disponible

Relacin Factor de Seguridad, % Nivel de Servicio y % Desabastecimiento

Relacin Nivel de Servicio y Factor de Seguridad

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Nivel de Servicio (%)

Capacidad de cumplir con la demanda de un pedido

Facto

r d

e S

eg

uri

dad

Schroeder RG. Operations management decision making in the operation

function. Independent-demand inventory. New York: McGraw-Hill; 1985:383-420

Modelos de Control en Base a Frecuencia de Pedidos

Peridico: Se efectan pedidos en un tiempo fijo que establece el usuario, independiente del nivel de inventarios, correspondiente a la diferencia entre el nivel mximo y el nivel actual del inventario.

Perpetuo: Se efectan pedidos cuando se llega a un nivel de inventario de Punto de Reposicin, independiente del tiempo transcurrido.

Frecuencia de Pedido PeridicoTR fijo y consumo variable (probabilstico)

ES

Pedido

Fijo 1

Recepcin

TR

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

RecepcinPedido

Fijo 2

TRTR

Pedido

Fijo 3

Recepcin

Q1

Q2

Q3

Modelo de Pedido PeridicoParmetros a Calcular

1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.

2. Frecuencia de pedidos suplementarios o Periodo de compra (PC)Perodo entre pedidos

3. Existencia Mxima (SMax)Existencia mxima permisible

4. Cantidades a solicitarNmero de unidades en cada pedido

Frecuencia de Pedido PeridicoTR variable (TR2 > TR1, TR3 < TR1) y consumo fijo

ES

Pedido

Fijo 1

Recepcin

TR1

SMax

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

RecepcinPedido

Fijo 2

TR2TR3

Pedido

Fijo 3

Recepcin

Q1 Q2Q3

Efecto de la Variabilidad Probabilstica

Operations Management, 2007

La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Science for Health, 2a ed. Bos-ton, 2002, p. 257

Criterios para Establecer Tiempos Fijos de Pedidos

1. Conciliacin de aspectos administrativos, financieros, logsticos, regulatorios y de recursos de: espacio de inventario, sistemas de informacin y personal.

2. Los productos ms importantes en costos (distribucin ABC) deben rotar ms.

3. Uso de productos de comportamiento estacional.

Frecuencia de Pedido PerpetuoTR fijo y consumo variable (probabilstico)

PR

ES

CTR

Pedido PedidoRecepcin

Pedido

TR

Exis

tencia

s

Tiempo (meses)

Recepcin

Pedido

Q

Pedido

TR

Recepcin

Pedido

TR

Mayor

demanda

Menor

demandaQ

Q

Modelo de Pedido PeridicoParmetros a Calcular

1. Existencia de Seguridad (ES)Cantidad de existencias a reservar para evitar faltantes.

2. Punto de Reorden (PR)Existencias a las cuales solicitar pedidos

3. Cantidades a solicitar (Q)Nmero de unidades en cada pedido

Rol de las Existencias de Seguridad en Demanda Probabilstica

Cuando la demanda y/o el tiempo de reposicin son inciertos, la estimacin

probabilstica de la Existencia de Seguridad es determinante.

Operations Management, 2007

Frecuencia de Pedido Peridico

Ventajas Desventajas

Carga de trabajo ms predecible Menor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda.

Inventario se realiza peridicamente, slo cuando se coloca el pedido.

Mayores niveles de existencias de seguridad y costos de inventarios.

Ms fcil para programar despachos y transportes a otros centros.

Menores costos de compras por menor frecuencia de compras.

Frecuencia de Pedido Perpetuo

Ventajas Desventajas

Mayor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda

Ms intensivo en trabajo. Requiere revisin continua de niveles de inventario, pero se facilita con sistemas.

Menores costos de inventario. Se requiere menor nivel de existencias de seguridad.

Requiere registro de inventarios precisos y un eficiente proceso de compras.

Requiere flexibilidad de proveedores y menor tiempo de reposicin.

Mayores costos de compras por mayor frecuencia de compras.

Aplicaciones

1. Distribucin por producto de aplicacin de modelos.

a) Peridico o perpetuob) Con sistemas: perpetuo

2. Informacin confiable sobre comportamientos histricos por producto y proveedores de:

a) Demanda/Consumob) Tiempos de reposicin de proveedores

3. Definicin de un Factor de Seguridad

4. Tcnica para los clculos

5. Aplicacin de ecuaciones para los modelos

Tcnica en los Clculos

Modelos DeterminsticosProceso en los cuales un conjunto de sucesos

variables produce exactamente los mismos valores cada vez que el proceso se repite.

Modelos ProbabilsticosMtodos cuantitativos para predecir el

comportamiento de un proceso continuo de sucesos.

Consideraciones para las Aplicaciones

Los modelos matemticos son gu