fase meci
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planeacion meciTRANSCRIPT
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FASE DE PLANEACION
MECI
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Fecha de inicio: 21 de mayo de 2014
Fecha final prevista: 21 de diciembre
de 2014
plan de actualización del modelo
estándar de control interno
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Responsables
Representante Legal: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Alta Dirección (Lideres de proceso):
Subgerente administrativo y financiero_________________________________
Subgerente de servicios de salud ______________________________________
Jefe asesor de la oficina de planeación y gestión de la calidad________________
Coordinador de la calidad, Líder del proceso prensa y protocolo______________
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Representante de la Dirección: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Equipo MECI:
Coordinador de la Calidad___________________________
Auxiliar de Planeación______________________________
Contador ________________________________________
Recursos físicos___________________________________
Tesorero_________________________________________
Talento Humano__________________________________
Sistemas de información y estadística__________________
Gestión documental________________________________
Facturación_______________________________________
Asesor Jurídico____________________________________
Atención al usuario_________________________________
Auditoría de cuentas médicas_________________________
Seguridad del paciente ______________________________
Coordinador de urgencia_____________________________
Coordinador de odontología__________________________
Coordinador de salud publica_________________________
Coordinador de laboratorio___________________________
Prensa y protocolo__________________________________
Médico de consulta externa__________________________
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Diagnostico y plan de trabajo
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUADO/R
EVISADO EVIDENCIA
ENCONTRADA ACCIONES A
REALIZAR
Documento con los principios y
valores de la entidad,
construido participativamente
1
Código de ética y
buen gobierno Actualizar el
código de
ética y buen
gobierno
Acto administrativo que adopta el
documento con los principios y
valores de la entidad. 1
Código de ética y
buen gobierno
Actualizar el
código de
ética y buen
gobierno
Socialización de los principios y
valores de la organización a todos
los servidores. 1 Código de ética y
buen gobierno Socializarlo
ELEMENTO DE CONTROL Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
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PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXIST
E
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTAD
O
EVALUADO/
REVISADO EVIDENCIA
ENCONTRADA ACCIONES A REALIZAR
Manual defunciones y competencias
laborales 1
Manual de
funciones Actualizarlo
Plan Institucional de Formación y
Capacitación 1 Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Programa de Inducción y re inducción
realizado a los
servidores vinculados a la entidad 1
Programa de
inducción
Documentar programa de re
inducción, adoptarlo y
socializarlo
Programa de re inducción en respuesta a
cambios organizacionales, técnicos o
normativos. 1 No existe Documentarlo
Programa de Bienestar 1 Esta en proceso Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Plan de incentivos 1 Esta en proceso Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Procesos meritocráticos de cargos
directivos (en las entidades donde
aplique) 1 Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo
y formalizarlo
Mecanismos de evaluación del
desempeño acorde a la normatividad que
aplique a la entidad. 1 Esta documentado Revisarlo
Desarrollo del talento humano
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PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUADO
/REVISADO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Misión, Visión y Objetivos
Institucionales adoptados y
divulgados. 1 socializarlos
Documentos que soporten la
revisión sobre necesidades de los
usuarios, legales y de presupuesto. 1
Resultados de las encuestas de
satisfacción
Reuniones con asociación de
usuarios
Actas de Junta Directiva
Comité de ética hospitalaria
Implementar la
revisión legal
Planes operativos con cronogramas
y responsables. 1
Plan de desarrollo Institucional
POA 2014
Levantar POA
año 2014 por
proceso
Fichas de indicadores para medir el
avance en la planeación. 1
Hoja de cálculo con los
indicadores de la planeación
Revisar la ficha
de indicadores de
planeación
Procesos de seguimiento y
evaluación que incluya la
satisfacción del cliente y partes
interesadas.
1 Hoja de cálculo con los
indicadores de la planeación Revisar
Planes. Programas y proyectos
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Modelo de operación por procesos
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Caracterizaciones de proceso
elaboradas y divulgadas a todos los
funcionarios de la entidad. 1
caracterizaciones de los
procesos: Planeación Gerencial,
Gestión de la calidad, consulta
odontológica, laboratorio
clínico, imagenología,
urgencias, Estadistica.
Actualizarlas
Mapa de procesos. 1 mapa de procesos Revisarlo
Indicadores por proceso para realizar
la medición correspondiente. 1
Indicadores de los procesos
mencionados Actualizarlos
Actas de reuniones u otro soporte para
revisiones o ajustes a los
procesos. 1 Actas
Procedimientos diseñados de acuerdo
a las actividades que desarrollan los
procesos. 1 Procedimientos Actualizarlos
Actas u otro documento que soporte
la divulgación de los procedimientos a
todos los funcionarios. 1
Difundir los
procesos
Documentos u otros soportes que
evidencian el seguimiento a los
controles 1 Resultados de auditoria Revisarlos
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Fichas de indicadores donde se
registra y hace seguimiento a la
gestión. 1
Fichas de indicadores de los
procesos Actualizar a todos
los procesos
Cuadros de control para
seguimiento a los indicadores
clave de los procesos. 1 PAMEC
Actualización
permanente
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Evidencias que soporten la
comunicación a todo el personal
para sensibilizar la relación entre
la estructura y los procesos de la
entidad.
1
Sensibilizar a todo
el personal en la
estructura
organizacional y sus
procesos
Estructura organizacional
Indicadores de gestión
Políticas de Operación
Documento que contiene las
políticas de operación 1 Procedimientos Revisión
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de las
políticas de operación a todos los
funcionarios.
1 No se dispone Dejar evidencias de
las actualizaciones
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Administración del riesgo
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Definición desde la Alta
Dirección de la política de
Administración del Riesgo,
donde se incluya la
metodología a utilizar para
su desarrollo.
1 No se dispone Enunciar e
implementar la
política de
administración
del riesgo
Mapas de riesgos por
proceso 1 mapas de riesgos Actualizarlos
Mapa institucional de
riesgos 1 No existe Implementarlo
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de
los mapas de riesgos
a todos los funcionarios de
la entidad.
1 No existe Implementar y
divulgar el mapa
de riesgos
Documentos u otros
soportes que evidencian el
seguimiento a los controles
establecidos para los
riesgos.
1 No existe Implementar en
el ciclo de
auditorias para el
año 2014
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Autoevaluación institucional
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Documentos soporte sobre
aplicación de encuestas de
autoevaluación de los
procesos.
1 No existe
Implementación
de encuestas de
autoevaluación
por procesos
Documentos soporte sobre
realización de talleres de
autoevaluación. 1 No existe
Realizar talleres
de
autoevaluación
Informes u otros soportes de
informes de autoevaluación
realizados. 1 No existe
Implementar
informes de
autoevaluación
Informes sobre análisis de
los indicadores por proceso 1 Hoja de vida de
indicadores
Implementar
como cultura de
autocontrol
Informes de gestión por
procesos. 1 Informes de gestión Revisarlos
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PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Informes pormenorizados
de la vigencia 1 Informe cuatrimestral
Resultados Informe
Ejecutivo Anual realizado
ante el DAFP. 1 Informe anual
Procedimiento para
auditoría interna. 1
Procedimiento de auditoria
interna
Programa Anual de
Auditorías aprobado 1
Esta por aprobación de
Gerencia
Informes de auditorías
realizadas 1 Informes de auditoria
Herramienta definida para
la construcción del plan de
mejoramiento. 1
Procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y
de mejora
Documentos que
evidencien el seguimiento a
los planes de mejoramiento 1
Formato de acciones
correctivas, preventivas y
de mejora
AUDITORIA INTERNA
PLAN DE MEJORAMIENTO
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Mecanismos para recepción,
registro y atención de
sugerencias, recomendaciones,
peticiones, quejas o reclamos
por parte de la ciudadanía.
1 Proceso de atención al usuario Falta implementar
modulo de PQR en
la página web
Mecanismos de consulta para la
obtención de información
requerida para la gestión de la
entidad. 1
Buzón de sugerencias, rendición
de cuentas, auditorias e1ternas,
reuniones con las asociaciones
de usuarios, normatividad
vigente
Publicación en página web de la
información relacionada con la
planeación institucional. 1 Esta publicado en la pagina web
Publicación en página web de
los formularios oficiales
relacionados con trámites de los
ciudadanos. N.A
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PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Lineamientos de
planeación establecidos
para
llevar a cabo el proceso de
rendición de cuentas.
1 Estatuto anticorrupción y
normatividad vigente
Actas u otros documentos
que soporten la realización
de procesos de rendición de
cuentas.
1 Documentado
Publicación en página web
de los resultados de la
última rendición de cuentas
realizada.
1 Publicado
Actas u otros documentos
que evidencien la
realización de otro tipo de
contacto con la ciudadanía
(diferente a la rendición de
cuentas).
1
Reuniones con la liga de
usuarios, jornadas de
vacunación, servicio
e1tramural, página web
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENTR
A EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Mecanismo para recibir
sugerencias o solicitudes
de los funcionarios. 1 Por intranet
Tablas de Retención
Documental 1 Actualizadas
Fuentes internas de
información: Manuales,
actas, actos administrativos
u otros documentos
necesarios para la gestión
de los procesos, de fácil
acceso y sistematizados.
1 Intranet
Política y Plan de
Comunicaciones
establecido y divulgado a
todos
los funcionarios.
1 Implementarlo y
socializarlo
Matriz de
responsabilidades. 1 Implementarla
![Page 16: Fase meci](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022052600/55738c4dd8b42a9f288b4da8/html5/thumbnails/16.jpg)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS NO
EXISTE
SE
ENCUENT
RA EN
PROCESO
ESTA
DOCUMENTA
DO
EVALUAD
O/REVISA
DO EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A
REALIZAR
Sistema de información para el
Proceso documental institucional. 1
Implementar
proceso documental
institucional
Sistema de información para la
atención de las peticiones, quejas,
reclamaciones o recursos de los
ciudadanos.
1 Habilitar el módulo
en la página web
Sistemas de información para
el manejo de los recursos humanos,
físicos, tecnológicos y financieros. 1
Financiero
Página web 1 Se cuenta con la
página web
Punto de atención al usuario. 1
Se cuenta con el
punto de
información al
usuario
Otros medios de comunicación
virtual (chat, foro, redes sociales). 1 Implementar
![Page 17: Fase meci](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022052600/55738c4dd8b42a9f288b4da8/html5/thumbnails/17.jpg)
PUNTOS CRITICOS 11
PUNTOS A VOLVERSE VICTORIAS 17 VICTORIAS TEMPRANAS 35
TOTAL % ACTUALIZACION MECI:
56% 63
![Page 18: Fase meci](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022052600/55738c4dd8b42a9f288b4da8/html5/thumbnails/18.jpg)
ANÁLISIS DEL DIAGNOSTICO MECI 1000:2014
Una vez realizado el diagnostico a los procesos de la entidad los
cuales hacen parte de los módulos del nuevo MECI 1000:2014,
podemos concluir que se cuenta con un 56% de implementación, lo
cual quiere decir que la entidad se encuentra en un proceso de
actualización y fortalecimiento institucional tratando de conseguir
la mejora continua en todos sus procesos y procedimientos, se
puede resaltar que tenemos unos puntos críticos de color rojo en el
diagnostico, los cuales en la etapa de implementación deberán
volverse victorias, también tenemos unos puntos medios o que se
encuentran en proceso de implementación de color amarillo que
tienden a volverse victorias a corto plazo y tenemos unas victorias
tempranas de color verde que son las fortalezas encontradas en la
etapa del diagnostico las cuales benefician al proceso de
implementación.
![Page 19: Fase meci](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022052600/55738c4dd8b42a9f288b4da8/html5/thumbnails/19.jpg)
Entre las actividades claves que debemos contemplar en el plan de actualización están:
• Actualización del código de ética y buen Gobierno.
• Revisión de los Planes operativos de la institución año 2014.
• Implementación del proceso de re inducción, revisión del plan de incentivos y bienestar
en el proceso de gestión del talento humano.
• Divulgación de los documentos del sistema de gestión de la calidad a todos los
funcionarios.
• Revisión y divulgación de los mapas de riesgos de todos los procesos.
• Fortalecer las actividades que fomenten la autogestión.
• Plan y política de comunicaciones y matriz de responsabilidades.
• Sistema de información para el proceso documental institucional.
• Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales).
Es deber de todos los responsables de la implementación del nuevo MECI 1000:2014,
colaborar para que todos esos puntos críticos encontrados los volvamos fortalezas y sean
aprovechados al máximo por la entidad, se debe también fortalecer el proceso de talento
humano conjuntamente con el proceso de comunicación y sistematización de la entidad
tratando de sensibilizar a los funcionarios y adquiriendo la infraestructura física, talento
humano, recursos económicos y sistemas de información, con el objetivo de modernizar la
IPS MUNICIPAL, con miras a volverla la empresa social del estado más competitiva de la
ex provincia de Obando.
![Page 20: Fase meci](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022052600/55738c4dd8b42a9f288b4da8/html5/thumbnails/20.jpg)
GRACIAS POR SU ATENCION