TECNOLOGO EN GESTIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ANA MARIA GONZALEZ ORTIZ.

LUZ ALCIRA CORTES

INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA).

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

BOGOTÁ D.C.

2012.

EVIDENCIA N° 1

CONCEPTOS PROPIOS.

A. Misión: En la misión de la empresa se establece la actividad de la misma y el servicio que va a prestar a sus clientes (a que se dedica la empresa); en esta se debe tener en cuenta y respetar la actividad social de la empresa.

B. Visión: En la visión de la empresa se establece la proyección de la misma a futuro (a donde se quiere llegar); se tienen en cuenta los objetivos, proyectos y metas que se desean cumplir.

C. Objetivos: Los objetivos empresariales son las metas o acciones que se establecen y deben ser cumplidas en un tiempo determinado, siempre que se establece un objetivo este debe iniciar con un verbo infinitivo. A partir de estos se puede elaborar un plan de trabajo, el cual debe ser ejecutado en un límite de tiempo y luego analizar el progreso de la empresa.

D. Políticas: Las políticas de una empresa son las reglas y normas que se establecen en ella para mantener una convivencia entre los empleados y mantener buenas relaciones interpersonales.

E. Estructura organizacional: Se puede definir también como u organigrama de la empresa en el que se clasifican jerárquicamente a las personas que hacen parte de una empresa, de acuerdo a su rango; esta organización permitirá la asignación y cumplimiento de tareas de una forma adecuada, y siguiendo los parámetros establecidos por la empresa, y teniendo en cuenta una buena convivencia y productividad.

F. Cultura de la Unidad administrativa: En una empresa hace parte de su

cultura administrativa todo lo que tiene que ver con principios, valores, ética profesional de la empresa, comportamientos dentro de la misma; que ayudan a su mejor rendimiento y funcionamiento.

E. Metas: Son las proyecciones de la empresa ya sean a corto, mediano o largo plazo, establecidas como actividades que se deseen hacer.

F. Eficacia: La eficacia es la capacidad de hacer las cosas de la mejor manera

obteniendo buenos resultados.

G. Eficiencia: La eficiencia es la capacidad de hacer las cosas rápidamente, de forma adecuada, siguiendo los parámetros y procesos establecidos con

anterioridad; cuidado y manejando de manera adecuada los recursos con los que se cuentan.

H. Actividad Económica: La actividad económica es el proceso por el cual la empresa adquiere una ganancia prestando un servicio o producto a la comunidad, esta encierra toda la trayectoria que lleva elaborar un producto o brindar un producto de buena calidad a sus clientes, proveedores y empleados.

I. Recursos: Son los bienes físicos o intelectuales que tiene la empresa o persona

que la dirige para salir a delante, dar un avance y evolución a la organización empresarial.

*Calidad: son las propiedades o características de un producto o servicio que lo

hacen único y satisfacen las necesidades o expectativas de una persona.

IDENTIFICACIÓN DE TÉRMINOS EN LA EMPRESA (ECOPETROL)

a. Misión: Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor para nuestros

clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés.

b. Visión al 2020: Ecopetrol, Grupo Empresarial enfocado en petróleo, gas,

petroquímica y combustibles alternativos, será una de las 30 principales compañías de la industria petrolera, reconocida por su posicionamiento internacional, su innovación y compromiso con el desarrollo sostenible.

c. Objetivos: De acuerdo con los Estatutos Sociales, el objeto social de

“Ecopetrol S.A." es el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades comerciales o industriales correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte, almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos. Adicionalmente, forman parte del objeto social de Ecopetrol S.A.: 1) La administración y manejo de todos los bienes muebles e inmuebles que revirtieron al Estado a la terminación de la antigua Concesión De Mares. Sobre tales bienes tendrá, además, las facultades dispositivas previstas en la ley. 2) La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos petroleros que, antes del 1º de enero de 2004: a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o, b) estaban siendo operadas directamente por Ecopetrol S.A. 3) La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que le sean asignadas por la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH-. 4) Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior, directamente o a través de contratos celebrados con terceros. 5) Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o petroquímico de los hidrocarburos, sus derivados, productos o afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio nacional y en el exterior.

6) Compra, venta, importación, exportación, procesamiento, almacenamiento, mezcla, distribución, comercialización, industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, en Colombia y en el exterior. 7) Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, a través de sistemas de transporte o almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en el exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural en el territorio nacional. 8) Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de fuentes convencionales y alternas de energía. 9) Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y comercialización de componentes oxigenantes y biocombustibles. 10) Realizar la operación portuaria. 11) Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para el desarrollo de las anteriores. 12) Garantizar obligaciones ajenas cuando ello sea estrictamente necesario dentro del giro de sus negocios y en el marco de su objeto social, previa autorización de su Junta Directiva".

d. Políticas: Las políticas empresariales son las decisiones mediante las que se

definen los criterios y se establecen los marcos de actuación que orientan la gestión de todos los niveles de la Sociedad de una forma específica. Una vez adoptadas, se convierten en pautas de comportamiento no negociables y de obligatorio cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar todos los esfuerzos hacia la realización del objeto social de la Sociedad.

En el caso de ECOPETROL, se cuenta con un Manual de Identidad Corporativa, contiene los elementos básicos para la correcta utilización del sistema de identidad visual y sus principales aplicaciones (en este sistema de identidad visual podemos encontrar la descripción del logo-símbolo de la empresa, el eslogan “Energía para el futuro”, aplicaciones de bandera corporativa y sistemas de señalización). Encontramos también en su marco interno un horario establecido para empleados, de atención.

e. Estructura Organizacional:

f. Cultura de Unidad Aministrativa: Para establecer una cultura empresarial,

ECOPETROL S.A. cuanta con un Código de Ética, el cual fue un ejercicio

participativo que contó con el aporte de mas de 600 colabores de las

diferentes áreas laborales de la empresa. Este establece principios y valores

que sus empleados deben cumplir para el manejo de buenas relaciones

internas con los grupos de interes, entre ealores encontramos los siguientes:

PRINCIPIOS:

La verdad, que está por encima en todas las acciones y relaciones de la Empresa y su Grupo Empresarial.

La seguridad, que es prioridad en el trabajo para la protección de la integridad de las personas, de las instalaciones y del ambiente.

El cumplimiento, que se evidencia frente a los compromisos, normas y procedimientos, y que guía nuestras acciones de mejoramiento.

La rendición de cuentas, que permite demostrar la transparencia, calidad de la gestión y buen uso de los recursos, prevaleciendo el bien común por encima de los intereses particulares.

El aprendizaje en equipo, que mediante el ejemplo y el acompañamiento permanente, permite garantizar amplia comunicación.

El trabajo con profesionalismo, que contribuye a sobrepasar las expectativas de nuestros clientes en términos de costos, ingresos y oportunidad.

La exigencia y compromiso, que permite mantener y aumentar la viabilidad económica del negocio, mediante el control de los resultados y sus consecuencias.

La cordialidad y puntualidad, que deben ser nuestro símbolo de respeto por los demás.

VALORES:

Responsabilidad: obligación moral de hacer el mejor esfuerzo por alcanzar los objetivos empresariales con un manejo eficiente de los recursos, asegurando el desarrollo sostenible del entorno y el auto cuidado. En Ecopetrol S.A. y su Grupo Empresarial asumimos y aceptamos las consecuencias de los actos inherentes a nuestras funciones, cuidando su impacto en los demás, la organización, la

sociedad y el medio ambiente, y preocupándonos por el aprendizaje continuo.

Integridad: Comportamiento visible que nos muestra como personas coherentes, porque actuamos como decimos y pensamos.

Respeto: Aceptación de las diferencias que nace en la propia autoestima y el reconocimiento de la existencia del otro.Toda persona, toda comunidad y sus entornos ecológicos merecen de nosotros la más alta consideración y cuidado, sin exclusiones ni discriminaciones.

g. Metas:

Producción equivalente (KBPED) (Miles de Barriles de Petróleo Equivalente) 1 millón de barriles de petróleo equivalente al 2015 y 1.300 barriles limpios al 2020

Incorporación de reservas 1p (Nuevas, revaluación y compra) Estar entre los líderes en refinación, en Latinoamérica 1.700 km de sísmica (3.400 el país), cinco pozos exploratorios (25 en el

país), 125 millones de barriles equivalentes en reservas nuevas (250 millones del país).

h. Eficacia y eficiencia: Para atraer y retener el talento humano con oportunidad

y eficiencia, en Ecopetrol se realizan los siguientes procesos:

Planificación de la fuerza laboral: Consiste en la definición de la

estructura organizacional y el dimensionamiento de planta de personal

requerida para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Gestión de cargos. En 2007 Ecopetrol adoptó un nuevo modelo

organizacional que exigió un proceso de valoración de cargos, a partir de

tres dimensiones: el saber, el pensar y el actuar Durante 2010, se adelantó

un proceso de actualización del mapa de cargos de la empresa, con el

objetivo de ajustar los perfiles de los líderes de carrera administrativa y de

esta manera, asegurar que los roles se encuentren alineados con el

propósito estratégico de Ecopetrol y su Grupo Empresarial.

Gestión de compensaciones. Ecopetrol cuenta con una política de

compensación que se aplica a todo el personal directivo de la compañía,

como resultado de un estudio de referenciación salarial con el sector

petrolero en el año 2006, que concluyó con una política aprobada por la

Junta Directiva de la empresa.

i. Actividad económica: Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la

principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica. ECOPETROL S.A. se dedica a la extracción, explotación, refinería, producción y comercialización de hidrocarburos y combustibles.

j. Recursos: Recursos Físicos: Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa

para poder ofrecer sus servicios, estos son: o Maquinaria para elaboración y refinación de hidrocarburos.

o Materia Prima: Crudo-petróleo

o Instalaciones o edificaciones

o Equipos tecnológicos y de comunicación (interna y externa)

Económicos: Son los recursos propios y ajenos de carácter monetario

(dinero) con los que cuenta la empresa, indispensables para su buen

funcionamiento y desarrollo. Se debe establecer un fondo monetario

empresarial el cual servirá como un apoyo de sostenimiento en caso de que

la empresa llegue a sufrir algún tipo de perdidas ya sean económicas por

ventas o por producción del producto.

Talento Humano: Es uno de los recursos más indispensables, ya que es el

personal de trabajo que pone en marcha a la empresa, colaborando con

cada una de las tareas que se requieran para cumplir con los objetivos de la

misma.