EXCEL GUIA PARA EL APRENDIZ

UNIDAD 2LOGROS DE COMPRETENCIA LABORAL.1. Desarrollar ejercicios con fórmulas y aplicar

adecuadamente formatos de presentación para celdas (número, alineación, bordes, etc.).

2. Ordena los datos, realiza consultas aplicando auto filtros en un rango de datos y crea gráficos básicos.

3. Aplica adecuadamente funciones condicionales sencillas y con operadores lógicos; así como el uso del formato condicional a las celdas.

4. Presenta proyecto final.

HOJA DE CALCULO DE MICROSOFT EXCEL

Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o libros.

ENTRADA A EXCEL.

1. DESDE EL BOTON INICIO Haga clic en el botón Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

IDENTIFICAION Y MANEJO DE EXCEL1. DESCRIPCION DE LA PANTALLA

La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2007 se basa en la siguiente apariencia: 1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda, abre el menú.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada en la parte superior, al lado derecho del botón de office y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.

3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de comando para dar formato a las fórmulas y textos de Excel.

4. Grupos de comando: Contiene botones de comando propios del grupo 5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el contenido de las fichas. 6. Filas: Determina los registros de una base de datos, se identifican numeradas. 7. Columnas: Determina los campos de una base de datos, se identifican con letras. 8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas de la hoja de cálculo, de forma predeterminada el libro contiene 3. 9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre filas. 5

10. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre columnas

CONCEPTOS BÁSICOS Hoja de cálculo Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

Columna Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas. 10

Fila Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

Celda Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? El entorno básico de Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. DESPLAZAMIENTO DEL CURSOR: Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si se utiliza el método correcto. En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:

UTILIZANDO EL TECLADO Realiza el desplazamiento entre celdas Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual.

Ctrl + Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual.

Ctrl + Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual.

Ctrl + Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual.

Ctrl + Desplaza el cursor a la celda A1. Ctrl + Inicio Desplaza el cursor a la celda especificada F5 Realiza desplazamiento entre hojas

OPERACIONES DE EDICIÓN COPIAR,PEGAR DESHACER. CORTAR: Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo

Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más celdas a otras que no lo tienen. El proceso a seguir es: Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

Hacer clic al botón Copiar formato El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible

insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas 1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse, hacer clic en insertar. 2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a continuación hacer clic en aceptar.

Eliminar hojas Para eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja) que se desee eliminar. 2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará la hoja de cálculo.

Cambiar nombre hoja Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

MOVER HOJAS Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas. O seguir los siguientes pasos:

1. Clic derecho del Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.

2. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde se desee mover.

3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

Cerrar Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar. (Memoria innecesaria).

Guardar Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar.

DIBUJAR CUADRICULAS DE BORDE 1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Abrir la flecha desplegable y hacer clic en dibujar cuadrícula de borde.

3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar el rango A1:D15

4. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.

SINONIMOS Sugiere otras palabras con un significado parecido a las que ha seleccionado, este elemento permite insertar, copiar o buscar la palabra.

DISEÑO DE PÁGINA Muestra el documento tal y como aparecerá de forma impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o modificar los márgenes de página directamente en la hoja de cálculo. De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas especificadas en la configuración regional del Panel de control. Sin embargo, las unidades se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente

VISTA PREVIA DEL SALTO DE PÁGINA Esta vista permite observar la interrupción de las páginas en el momento de la impresión.

Separando las líneas para abarcar mejor espacio de impresión para informes.

¿CÓMO CONFIGURAR LA PÁGINA? Ubicarse en la hoja de cálculo. En la ficha diseño de página, grupo configurar página, sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados. Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las columnas. Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas. Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de copias. Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir.

CREAR FÓRMULASUna fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación: Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado Digitar el signo igual. Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la celda. Ejemplo: B11.Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^). Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>.

Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores: 37 1. Paréntesis ( ) 2. Exponencial ^ 3. Multiplicación y división *, / 4. Suma y resta +, - Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8. Editar fórmula Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones: Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>. Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de la celda. Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente. Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

Copiar fórmula Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la izquierda. Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado especial que se explicó anteriormente. Eliminar fórmula Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.