PROCESO DE FACTURACIN

MODULO DE FACTURACIN EN EL SECTOR SALUD

PROCESO DE FACTURACIN EN EL SECTOR SALUDEn el marco del Sistema General de Seguridad Social SGSSS y acorde con el nuevo modelo de prestacin de servicios que cambia el subsidio a la oferta por subsidio a la demanda, las E.S.E., como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su subsistencia mediante la produccin y venta de servicios asistenciales por un monto igual o superior a sus gastos.

El proceso de facturacin se define como el conjunto de actividades que nos permite liquidar la prestacin de servicios de salud que conlleva la atencin al usuario en el hospital. Este proceso se activa cuando un usuario solicita un servicio, su atencin y su egreso de la institucin.

Dadas las caractersticas del SGSSS, Hospitales E.S.E. deben realizar un registro sistemtico e individual de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas por el CNSSS y realizar el cobro a las instancias pertinentes.

El proceso de facturacin tiene dos funciones claves que son:

1. Recopilar y organizar la informacin que generan los servicios sobre la atencin prestada a un paciente.

2. Reproducir un documento equivalente a la factura para poder cobrarle correctamente a un paciente o a una entidad (EPS, ARS), con la cual se tiene una relacin contractual o como producto de un evento atendido (accidente transito, evento catastrfico , etc.).

MODELO GENERAL DEL PROCESO DE FACTURACIN

Los componentes de este esquema son:ENTRADAS

a. Un contrato o convenio y un manual de tarifas, en los cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo manual de tarifa o mas (Manual del Soat y el del ISS).

b. Soportes o documentos que deben llegar del rea de admisiones del Hospital, donde indiquen los ingresos ( Hoja de Admisin) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones, y los egresos ( salidas), de los mismos.

c. Otros soportes o documentos de apoyo que envan los distintos servicios mdicos del hospital en que informan los procedimientos, exmenes y suministros que fueron realizados o aplicados a un paciente.

SALIDAS

a. La principal salida de un rea de facturacin es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados a un paciente. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos que exige el contratante en cuanto a presentacin, soportes, fechas, liquidacin, formatos, etc.

B. Tambin un Hospital requiere internamente informacin muy valiosa que se genera en facturacin y que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta informacin est compuesta de reportes a la gerencia, a las reas administrativas y a las reas medicas.

Esta estructura del proceso de facturacin se puede visualizar en la representacin grfica del proceso (flujogramas), para cada uno de los tipos de servicios.

CONCEPTOS TRIBUTARIOS Y CONTABLES ACERCA DE LA FACTURACIN.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

Se entiende como el documento que soporta una transaccin de compraventa de bienes o prestacin de servicios.

De conformidad con el artculo 17 del Decreto 1001 de 1996, se precisan las razones por las cuales no estn obligadas ciertas instituciones, a expedir factura de venta, sino documento equivalente.

Constituyen documento equivalente a la factura, los expedidos por entidades de derecho pblico incluida las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y sociedades de Economa mixta donde el Estado posea ms del 50 % de su capital, los expedidos por empresa o entidades que preste servicios pblicos domiciliarios, Cmara de Comercio, Notarias, y en general los expedidos por los no responsable del impuesto sobre las ventas que simultneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre las ventas.

Los Hospitales pblicos no son responsables del impuesto sobre las ventas

Los Hospitales pblicos no son contribuyentes del impuesto sobre la renta

1. DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA COMO ELEMENTO ESENCIAL DE LA TRANSACCION ECONOMICA

El Artculo 76 de la Reforma Tributaria (Ley 488 de 1998) estipula el derecho que tiene todo comprador de exigir al vendedor la entrega de una factura o DOCUMENTO EQUIVALENTE de los bienes o servicios vendidos con indicacin del precio y su pago.

l artculo 618 de Estatuto Tributario quedara as: Obligacin de exigir factura o documento equivalente. A partir de la vigencia de la presente Ley los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administracin tributaria debidamente comisionados para el efecto as lo exijan.

Comercialmente la factura o el documento equivalente a la factura identifican la realizacin de un contrato de compraventa o prestacin de servicios. La Facturacin tiene efectos comerciales, por las obligaciones que se contraen tanto para el vendedor en su garanta como para el comprador en su pago, ya que son documentos principales sobre el cual gira la operacin comercial.

2.- LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES

Toda actividad empresarial gira en torno al cumplimiento de su objeto social, la que se refleja en las transacciones que se realizan con terceros, documentndose en la factura y soportada en los comprobante diarios que originan el movimiento de las cuentas de resultado y el crecimiento del patrimonio por efecto de los valores agregados generados, constituyndose en el eje central de la contabilidad, afectando no slo las cuentas de ingreso, sino tambin las cuentas por cobrar, por pagar, efectivo, bancos, inventarios.

OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

Salvo las excepciones consagradas en los artculos 616-2 del Estatuto Tributario y el 10 del Secreto 1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrativos por la Direccin del Impuesto y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o prestacin de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

Las personas que tengan la calidad de comerciantes

Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas.

Las personas que enajenan productos agropecuarios.

Los responsables del impuesto sobre las ventas.

Los importadores.

Los prestadores de servicios.

Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al Rgimen Comn, se encuentren inscritos en este rgimen o no.

En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales.

CARACTERISTICAS TRIBUTARIAS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO QUE INCIDEN EN EL MANEJO DEL PROCESO DE FACTURACION

El DECRETO 841 de 1998 establece el manejo tributario que se dan a las instituciones de Seguridad Social, entre ellas las de salud, en lo que tiene que ver con los Impuestos Nacionales administrados por la DIAN. Estos impuestos son: Impuesto a la renta, Impuestos a las ventas, Impuesto de timbre y la Retencin en la Fuente.

Del impuesto a la Renta:

El Decreto 841 de 1998, en sus artculos 6 y 7, establece dos categoras de Instituciones Prestadoras de Salud para efectos del manejo tributario del Impuesto sobre la Renta:

Articulo 6. Entidades de Salud no Contribuyentes: No son contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, los hospitales que estn constituidos como personas jurdicas sin animo de lucro, y las entidades sin animo de lucro cuyo objeto principal sea la prestacin de los servicios de salud, siempre y cuando obtengan el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y destinen la totalidad de los excedentes que obtengan a programas de salud conforme lo establece el presente decreto.

En esta categora se encuentran tanto las ESE as como los hospitales no transformados en ESE. Las ESE son personas jurdicas sin nimo de lucro, cuyo objeto principal es la prestacin de los servicios de salud.

Articulo 7. Entidades de salud contribuyentes con Rgimen Especial: Sin perjuicio de lo que establece el articulo anterior, las Entidades Promotoras de Salud y las Instituciones Prestadoras de Salud que tengan el carcter de Corporacin, fundacin, asociacin sin animo de lucro, caja de compensacin familiar o cooperativa, se someten al Impuesto de Renta y Complementarios conforme al Rgimen Tributario especial, contemplado en el Ttulo VI del Libro Primero del Estatuto Tributario..

Del Impuesto sobre las ventas:

En la Reforma Tributaria, Ley 488 de diciembre 24 de 1998 hace referencia a los servicios excluidos del Impuesto sobre las ventas, de la siguiente forma:

Articulo 476. Servicios excluidos del impuesto sobre las ventas. Se exceptan del impuesto los siguientes servicios: Los servicios mdicos, odontolgicos, hospitalarios, clnicos y de laboratorio, para la salud humana.

Tambin hace referencia a los bienes que no causan el impuesto sobre las ventas, en el articulo 424.

Articulo 424. Bienes que no causan el impuesto. Los siguientes bienes se hallan excluidos del impuesto y por consiguiente su venta o importacin no causa el impuesto a las ventas.

29.41 Antibiticos

30.02 Sangre humana; sangre animal preparada para usos teraputicos, profilcticos; antisueros (sueros con anticuerpos), dems fracciones de la sangre y productos inmunolgicos modificados, incluso obtenidos por proceso biotecnolgico; vacunas, toxinas, cultivos de microorganismos.

30.03 Medicamentos constituidos por productos mezclados entre si, preparados para usos teraputicos o profilcticos, sin dosificar ni acondicionar para la venta al por menor.

30.04 Medicamentos constituidos por productos mezclados o sin mezclar preparados para usos teraputicos o profilcticos, dosificados o acondicionados para la venta al por menor.

30.05 Guatas, gasas, vendas y artculos anlogos (por ejemplo: apsitos, esparadrapos, sinapismos), impregnados o recubiertos de sustancias farmacuticas o acondicionados para la venta al por menor con fines mdicos, quirrgicos, odontolgicos o veterinarios.

30.06 Preparaciones y artculos farmacuticos a que se refiere la Nota 4, Captulo 2 de la Reforma Tributaria (Ley 488/98).

48.18.40.00.00 Compresas y toallas higinicas, paales para bebs y artculos higinicos similares.

56.0.10.00.00 Compresas y tampones higinicos, paales para bebs y artculos higinicos similares, de guata.

68.15.20.00.00 Compresas y toallas higinicas, paales para bebs y artculos higinicos similares de turba.

90.01.30.00.00 Lentes de contacto

90.01.40 Lentes de vidrios para gafas

90.01.50.00.00 Lentes de otras materias

90.21 Aparatos de ortopedia y para discapacitados.

Tambin est excluidos los aparatos de ortopedia, prtesis, artculos y aparatos de prtesis; todos para uso de personas, audfonos y dems aparatos que lleve la propia persona, o se le implanten para compensar un defecto o una incapacidad y bastones para ciegos aunque estn dotados de tecnologa, contenidos en la partida arancelaria 90.21.

Tambin estaran excluidos los dispositivos anticonceptivos para uso femenino.

Conclusin:

De acuerdo a los referentes legales expuestos, las ESE son entidades no responsables del impuesto sobre las ventas porque los servicios y los productos vendidos por stas estn excepto del impuesto sobre las ventas.

CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

Las empresas Sociales del Estado son:

Entidades de Derecho pblico

Empresas Industriales y Comerciales del estado donde el estado posee ms del 50% de su capital.

Entidades de Salud no contribuyentes del Impuesto sobre la Renta.

Entidades no responsables del Impuesto sobre las Ventas.

OBLIGACION DE EMITIR DOCUMENTO EQUIVALENTE POR PARTE DE LAS ESE

Los hospitales pblicos no estn obligados a emitir factura de venta sino DOCUMENTO EQUIVALENTE, de acuerdo a lo establecido en la Resolucin 1001 del 8-04-97 Artculo 17, el cual dice:

Artculo 17. Otros documentos equivalentes a la factura. Constituyen documentos equivalentes a la factura, los expedidos por Entidades de derecho pblico incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta donde el Estado posea ms del 50% de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios pblicos domiciliarios, cmaras de comercio, notaras y en general los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.

CONTENIDOS MINIMOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

El Decreto 1001 del 97, Articulo 17 establece los contenidos mnimos de los documentos equivalentes.

Estos documentos debern contener como mnimo los siguientes requisitos:

Nombre o razn Social y Nit (de la persona o entidad a quien se efecta el pago)

Numeracin consecutiva

Descripcin especfica o genrica de bienes o servicios

Fecha

Valor

* Formato de documento equivalente

EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

La expedicin de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales, conservando la copia de los mismos. (Articulo 617 Estatuto Tributario).

NUMERACIN CONSECUTIVA.

El documento equivalente debe llevar un nmero que corresponda a un Sistema de numeracin consecutiva, como sistema tcnico de control. Dicha numeracin consecutiva tratndose de tiquetes expedidos por maquina registradora podrn llevar prefijo alfanumricos, alfabticos o numricos, sin que sea necesario solicitar autorizacin de la numeracin.

AUTORIZACION DE LA NUMERACION

Como los hospitales pblicos emiten DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA, no es necesario la autorizacin de numeracin. En el Articulo 3 de la Resolucin 3878 de 1996 hace referencia de la siguiente manera:

Articulo 3. Casos en los que no se requiere autorizacin de la numeracin. No ser necesaria la autorizacin de la numeracin en la expedicin de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas por entidades de derecho pblico incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economa mixta donde el estado posea ms del (50%) del capital, as como las que expidan las entidades que presten servicios pblicos domiciliarios, las cmaras de comercio, las notaras y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta sealados en el Estatuto Tributario.

SANCION POR EXPEDIR FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES SIN REQUISITOS.

Las siguientes actuaciones u omisiones por parte de los obligados a expedir factura o documento equivalente o por quienes la elaboran, son objeto de la sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio, la cual se impondr previo traslado de pliego de cargos para responder y se aplicar clausurando por un da el sitio o sede respectiva.

No expedir facturas o documento equivalente.

Expedir facturas sin requisitos

Elaborar facturas con doble numeracin o sin el cumplimiento de los requisitos exigidos legalmente

Obtener o utilizar facturas con doble numeracin por parte de los obligados a expedirlas.

Llevar doble facturacin

Llevar doble contabilidad

No registrar en la contabilidad una factura o documento equivalente

No presentar a las autoridades de Impuestos el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias. (Artculo 657 del E.T.)

Para efectos fiscales, los obligados a expedir factura o documento equivalente o sustitutivo, no podrn suplir la expedicin de ellos con documentos tales como: Escrituras pblicas de compraventa, cuentas de cobro, rdenes de trabajo, recibos de pago y otros documentos diferentes a los sealados anteriormente. En la Ley 488 de 1998 en el articulo 74 hace referencia a este aspecto.

En estos eventos cuando se trate de entes que prestan servicios pblicos, o cuando a juicio de la direccin de Impuesto y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la entidad podr abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sancin prevista en el articulo 652 del Estatuto Tributario.

INSCRIPCIN DEL SOFTWARE DE FACTURACION ANTE LA DIAN.

A partir de la Resolucin 8998 del 24 de Diciembre de 1998 expedida por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales es optativa la utilizacin de los mecanismos de facturacin por computador o mquina registradora POS con la autorizacin del software por parte de la DIAN o no.

ART1. Utilizacin optativa del sistema Aplicativo de facturacin. Las personas que utilicen el mecanismo de facturacin por computador o mquina registradora POS, tendrn las siguientes opciones, a partir del 1 de enero de 1999:

a) A Continuar aplicando los mecanismos de facturacin por computador o mquina registradora POS, que venan utilizando, sin que requieran para ello de autorizacin del software por parte de la DIAN, y

b) Utilizar el software Aplicativo de facturacin debidamente aprobado por la DIAN.

Esta Resolucin modifica las resoluciones 3878 de 199, 2002 de 1997, 3316 de 1997, 4022 de 1998 y 6305 de 1998.

LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO AL EXPEDIR DOCUMENTO EQUIVALENTE DE VENTA NO ESTAN OBLIGADAS A SOLICITAR NIGUNA AUTORIZACION DEL SOFWARE DE FACTURACION ANTE LA DIAN.

VALOR TOTAL DE LA OPERACION DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA.

Debe incluirse en el monto total de la operacin, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operacin deber constar en la ltima y podr subtotalizarce en cada una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transaccin efectuada deber constar en una factura nueva.

Cuando se realicen ventas o prestacin de servicios las facturas debern expedirse en idioma espaol y en pesos colombianos.

PERIODO QUE SE DEBE CONSERVAR LA FACTURA

Por disposiciones del artculo 632 del Estatuto Tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, debern conservar por un perodo mnimo de cinco aos contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su elaboracin, expedicin o recibo.

RECIBO DE CAJA

Es un documento soporte con el cual se recauda el dinero por la venta de un bien o servicio y sirve de soporte tanto para Tesorera como para Contabilidad. En ningn caso reemplaza la factura, debe contener como mnimo:

Fecha de expedicin

Nombre del Cliente

Concepto el cual debe ser abonando o cancelando X factura

Valor recibido

Forma de Pago

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN PARA LA FACTURACIN

La facturacin de los prestados por la institucin a sus usuarios es un proceso que consume esencialmente informacin y produce informacin, de la calidad de la informacin que se le suministre depende la calidad de los informes que genere. Por esta razn es de suprema importancia garantizar que esta unidad cuente con este insumo en la cantidad, veracidad y oportunidad que permita su buen desempeo.

La informacin requerida para el proceso se puede clasificar en general e individual.

INFORMACION GENERAL

Denominamos informacin general, a aquella que es necesaria para el manejo global del proceso de facturacin en la empresa y tiene que ver con:

1. IDENTIFICACION DEL HOSPITAL ESE:

Dado que todo documento equivalente debe contener, razn social y Nit de la empresa.

2. PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Denominacin y clasificacin nica de los procedimientos y servicios que la institucin brinda, acorde con lo establecido en la resolucin No. 365 de 1.999.

Denominacin y/o cdigo del centro de costos ejecutor o generador del procedimiento. Esta informacin es necesaria para la implantacin del sistema de costos en la empresa pues permite conocer cuanto factura, es decir cuanto produce efectivamente, cada centro de costos del rea asistencial.

Dado que existen diferencias en los servicios que cubren los planes de beneficios de los regmenes, subsidiado y contributivo y que algunos procedimientos son cubiertos mediante convenios, es necesario que establecer a que planes corresponden los procedimientos y/o servicios.

3. TARIFAS.

Las Tarifas que deben aplicar las E.S.E. son las establecidas en el Decreto 2423 de 1.996, se debe conocer la homologacin de la denominacin de los procedimientos que aparece en dicho Decreto con la que aparece en la Clasificacin Unica de Procedimientos en Salud, Resolucin N de 1.999.

4. CONTRATOS VIGENTES.

Se deben tener conocimiento preciso de los contratos de prestacin de servicios con A.R.S., E.P.S., Minsalud, Direcciones de salud del orden local, Distrital o departamental, vigentes, y condiciones establecidas en ellos, tales como: objeto, servicios contratados, requisitos exigidos para la prestacin de servicios, manejo de copagos o cuotas de recuperacin, etc.

5. USUARIOS.

La informacin sobre los usuarios involucra listado de afiliados a los diferentes aseguradoras de los regmenes subsidiado y contributivo, listado de poblacin identificada por SISBEN y an no ha sido asegurada. Aunque en la mayor parte de los departamentos solo se tiene esta informacin parcialmente, en la medida que esta se complete, la eficacia del proceso de facturacin mejorar (La eficacia de la facturacin esta dada por el valor facturado en relacin con los recaudo efectuados).

La clasificacin socioeconmica de la poblacin y la aplicacin de las normas existentes para la liquidacin de los servicios prestados.

6. MARCO LEGAL.

Los funcionarios involucrado en el proceso de facturacin deben tener un amplio conocimiento del sistema general de seguridad social, y debe estar siendo informado y actualizado de los cambios y novedades legales.

INFORMACION ESPECFICA.

La informacin especifica, es la que se solicita en el momento de realizar la facturacin de servicios a cada usuario y esta relacionada con:

1. USUARIO.

El proceso de facturacin requiere de la identificacin plena del usuario, que incluye nombre, identificacin, edad, sexo, domicilio, rgimen al que pertenece, empresa aseguradora si es el caso,

2. SERVICIOS.

Denominacin y cantidad de procedimientos realizados.

Denominacin, especificaciones tcnicas (forma y presentacin) de los medicamentos e insumos medico quirrgicos suministrados.

EJECUCION DEL PROCESO.

En el proceso de facturacin mediante el registro sistemtico de todos los servicios prestados por la I.P.S. y con base en unas tarifas establecidas para cada una de ellos, se generan los informes legales y administrativos requeridos para el cobro respectivo.

El proceso de facturacin conlleva tres pasos, que como se ver en los captulos siguientes varan en su secuencia, duracin y oportunidad, dependiendo del servicio asistencial donde sea brindada la atencin y de los procedimientos establecidos en cada institucin, pueden ser desarrollados en forma manual o automatizado, previo, simultanea, o posterior a la prestacin de los servicios, previo el egreso o posterior al egreso del paciente hospitalizado. Los tres pasos son:

1. IDENTIFICACION Y REGISTRO DE INFORMACION DEL USUARIO.

En este paso se precisa quien es el beneficiario o demandante de atencin en los diferentes servicios de la I.P.S., se establece o trata de establecer el rgimen al que pertenece, y la entidad aseguradora, y si se del caso e procede, se solicitan los documentos y requisitos exigidos para la atencin.

2. REGISTRO DE INFORMACION DE PROCEDIMIENTOS.

Una vez establecida la identificacin del usuario, (a designada alguna, si no ha sido posible su identificacin, caso de N.N.) se registran la denominacin, cdigo y cantidad de los procedimientos realizados o solicitados, denominacin, y especificaciones tcnicas de los medicamentos y suministros solicitados o suministrado.

3. LIQUIDACION DE LOS SERVICIOS PRESTADOS.

A las tarifas establecidas se realiza la liquidacin de los servicios prestados o solicitados, y se procede a la elaboracin, expedicin y entrega del documento equivalente a factura que soporta los servicios en mencin.

En el caso de usuarios afiliados al rgimen contributivo y subsidiado, y de todos aquellos que no responden directamente por el pago de la atencin, se requiere de la recoleccin consolidacin de los documentos equivalentes debidamente firmados por el usuario beneficiario de la atencin para proceder a realizar el cobro.

PROCESO DE RECAUDAR

Este proceso se activa cuando en la atencin al usuario para la prestacin de un servicio de salud exista un copago, cuota de recuperacin o cuota moderadora.

El cobro efectivo y oportuno de los servicios ofrecidos les permite a las instituciones su supervivencia, oportunidad para la adquisicin de los recursos requeridos para brindar servicios con altos estndares de calidad, la posibilidad de ampliar la oferta de servicios y ofrecer ms y mejores servicios para y por el beneficio de los usuarios, objeto fundamental del que hacer cotidiano de las empresas sociales del estado.

En este proceso, el recaudo directo que proviene del usuario corresponde segn sea el caso al pago de cuotas moderadoras y copagos en el rgimen contributivo, a copagos en el rgimen subsidiado, a cuotas de recuperacin en caso de los vinculados y a pagos totales en el caso de los particulares.

Para realizar el proceso de recaudo se debe contar con los siguientes insumos de informacin.

Documento equivalente a factura, donde este liquidado el valor de la atencin, y se establezca el valor de la cuota de recuperacin, moderadora o copago.

ADMITIR AL USUARIO A LA HOSPITALIZACIN O A LA OBSERVACIN URGENCIAS Y APERTURA DE CUENTA ("ADMISIONES")

Es el proceso mediante el cual la E.S.E. realiza actividades conducentes a recibir y admitir al usuario a un servicio de hospitalizacin o de observacin en urgencias. Es usualmente conocida como el servicio de "ADMISIONES" de los hospitales.

En este proceso se debe realizar la identificacin del usuario y la de comprobacin de derechos para proceder a realizar la apertura de su cuenta de forma manual o automatizada y a partir de la cual se contabilizan los das de estancia del usuario. En esta "cuenta" se seguirn registrando posteriormente todos los servicios que se le presten al usuario y que debern quedar consignados en las respectivas notas de cargo de cada servicio prestado o insumo consumido.

Esta "ADMISIN" debe realizarse siempre al ingreso del paciente y no al momento del egreso del mismo. Por ello debe ser implementado, segn el diseo organizacional del hospital, como parte de la Unidad de Atencin al Usuario, como funcin de la Dependencia de Facturacin y en otros casos "Centrales de Admisin".

RECEPCIONAR EL USUARIO EN LOS CENTROS DE PRODUCCIN

Es un punto de control del proceso de admisin y permite verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en l. La recepcin del usuario para la prestacin del servicio tiene dos finalidades una administrativa y una tcnica. La administrativa es verificar la identidad del paciente el pleno cumplimiento de los requisitos administrativos exigidos para la prestacin del servicio. La tcnica tiene por objeto tranquilizar al usuario, prepararlo psicolgicamente para recibir el servicio requerido y garantizar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas para el xito del procedimiento y evitar complicaciones en el mismo.

TRAMITAR SALIDA Y ORIENTAR AL USUARIO Y SU FAMILIA

Luego de que se le ha prestado el servicio de salud y se le ha definido al usuario su plan teraputico y la conducta a seguir, se debe proceder a apoyar el retiro del usuario de la entidad, verificando el cumplimiento de los trmites administrativos y de acuerdo con las pautas asistenciales trazadas. As, el usuario podr ser remitido a otra entidad o IPS, trasladado de servicio, enviado al domicilio o citado nuevamente a control. La labor del Hospital en estos casos, es garantizar que el usuario llegue a su destino final, con la debida informacin sobre los requisitos a seguir y sobre la aplicacin del plan teraputico trazado.

ATENCION AL USUARIO EN LOS SERVICIOS AMBULATORIOS.

Los servicios ambulatorios son la serie de servicios asistenciales que la institucin presta a los usuarios en fechas y horas programadas con antelacin y que no lo obligan a pernoctar en la institucin.

ADMITIRENTREGAR y RECIBIR INFORMACIN del Usuario.

DISPONER LOS REGISTROS CLINICOS del Usuario

PROGRAMAR y CITAR LA ATENCIN, requerida por el Usuario.

FACTURAR los servicios solicitados por el Usuario y RECAUDAR el valor de pago directo del Usuario.

PRESTARRECIBIR al usuario en el Servicio Ambulatorio.

PRESTAR EL SERVICIO DE SALUD especifico.

EGRESARORIENTAR al Usuario y la familia.

ENTREGAR Y RECIBIR INFORMACIN DEL USUARIO.

Qu informacin se brinda en el servicio ambulatorio? En el servicio ambulatorio se brinda informacin relacionada con: Servicios asistenciales ofrecidos por la institucin, Profesionales que prestan servicios, Horarios de atencin, requisitos exigidos para la atencin, Costo de servicios, Derechos y deberes de usuarios, Instrucciones y cuidadas especiales para procedimientos,

Cmo se entrega la informacin solicitada por el usuario en el servicio ambulatorio? Ante la solicitud de informacin por parte de un usuario en la UAU, o en alguna unidad funcional de la E.S.E., esta procede a otorgarla si es de su competencia, de lo contrario, remite al usuario a la unidad competente para que esta satisfaga su necesidad de informacin. Esta demanda puede hacerse por va telefnica.

Qu opciones tienen los hospitales E.S.E. Para otorgar informacin a los usuarios en el servicio ambulatorio?

Independiente del grado de complejidad y de la demanda que tenga la institucin, esta debe prestar este servicio, para lo cual puede:

Designar esta funcin a un funcionario de una dependencia que realiza otras actividades que tienen que ver con la atencin a los usuarios, como son facturacin, dar citas, caja, etc.

Designar un funcionario para que realice esta actividad a la entrada del servicio ambulatorio.

Involucrar este proceso dentro de la UNIDAD DE ATENCIN AL USUARIO, donde uno o varios de los funcionarios asignados a esta rea desempean las actividades de recibir y entregar informacin a los usuarios, incluso simultneamente con otros procesos: citas, admisin, etc.

DISPONER LOS REGISTROS CLINICOS DEL USUARIO, PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE SALUD.

Registros mdicos, adems de la historia clnica, comprenden los registros secundarios, cuyo propsito es facilitar la utilizacin de la informacin consignada en la Historia Clnica, as como, el acceso a esta o a ciertos datos derivados de la misma.

Identificar el cdigo o numero del registro clnico. Si el usuario no recuerda o no conoce su cdigo, con su nombre y apellidos se busca en fichero ndice.

Si el usuario no tiene registro clnico? Cuando un usuario no tiene registro clnico se asume que es un usuario nuevo en la institucin, y se procede a asignarle un registro clnico lo cual requiere de los siguientes pasos:

Verificar que el nombre del usuario no aparece registrado en el tarjetero ndice.

Registrar en tarjetero ndice y carpeta de historia clnica los siguientes datos:

Documento de identificacin,

Nombre y apellidos,

Nombre de los padres,

Domicilio,

Fecha y lugar de nacimiento.

Sexo

Asignacin de cdigo, consecutivo o numero de identidad.

Registrar en fichero ndice el numero o cdigo de registro clnico asignado.

Llenar carn de identificacin de usuario con nmero o cdigo del registro clnico.

Si el usuario tiene historia clnica o ya se le a asignado una, se realizan las siguientes acciones:

Se procede programar el servicio solicitado.

Se comunica a archivo sobre el servicio solicitado, la fecha, la hora y el sitio donde se brindar el servicio.

Horas antes o el da anterior al servicio con la programacin de servicios se localizan los registros clnicos en el archivo y se envan o llevan a los servicios donde se dar atencin a los usuarios para que en ellos sea consignada la informacin pertinente a la atencin recibida.

Retorno del registro clnico al archivo de la Institucin.

Reubicacin del registro clnico en archivo.

Dependiendo el nivel de complejidad de la institucin y la organizacin de sus servicios, y el proceso de programacin de servicios estas actividades pueden ser realizadas por los siguientes funcionarios:

La programacin de servicios es realizada por el servicio que asigna las citas. La comunicacin puede ser implcita cuando archivo forma parte de la dependencia que realiza la programacin de servicios, o requerir de su recoleccin cuando es realizada por otras dependencias ajenas a archivo, esta recoleccin puede ser efectuada por personal de archivo, por personal propio de las dependencias que realizan la programacin. La bsqueda y localizacin de los registros clnicos es realizada por los auxiliares de archivo.

El envo a las unidades prestadoras de servicios puede ser efectuado por personal del archivo o de las unidades prestadoras de servicios asistenciales.

El retorno de los registros clnicos de las unidades prestadoras de servicio a archivo puede ser realizado por los funcionarios de archivo o de las unidades prestadoras de servicios asistenciales.

De cualquier manera que se realicen estos dos ltimos procedimientos, archivo debe llevar un registro escrito donde se deje constancia del movimiento de los registros y quien esta respondiendo por ellos cuando salen del deposito de archivo.

PROGRAMAR LOS SERVICIOS DEL USUARIO.

Los servicios que son susceptibles de programacin, son:

LOS SERVICIOS BSICOS DE TIPO AMBULATORIO: Consulta mdica general y especializada, Actividades de promocin y prevencin, Actividades de Salud Oral y Procedimientos diagnsticos o teraputicos ambulatorios. Adems la Hospitalizacin programada.

LOS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS EN SU COMPONENTE AMBULATORIO: Intervenciones quirrgicas electivas y ambulatorias, Exmenes y procedimientos de apoyo diagnstico: Laboratorio clnico, anatomopatologa, Imagenologa y electrodiagnstico. Actividades y procedimientos de soporte teraputico: Rehabilitacin, banco de sangre, unidad renal etc.

Una forma de programacin de los servicios ambulatorios ocurre cuando la atencin se presta el mismo da de la solicitud y a libre demanda por parte de los usuarios lo cual conlleva simplemente al ordenamiento de las solicitudes de atencin o TURNOS, limitando esta asignacin a la oferta disponible de servicios para el da.

FACTURAR Y RECAUDAR EL PAGO por los servicios ambulatorios solicitados por el Usuario.

La facturacin y cobro de los servicios se liquidan y cobran de acuerdo a las cuotas moderadoras, copagos y cuotas de recuperacin que le corresponde pagar a los usuarios. Para la realizacin de las actividades descritas se presentan varias opciones que tienen que ver con la forma como se organiza la prestacin de los servicios de atencin al usuario y el nivel de complejidad de la institucin y el desarrollo tecnolgico que permite optimizar el rendimiento del recurso humano.

UNA PRIMERA OPCIN es la de unir las funciones de facturador y cajero, con lo cual el recaudo de las cuotas de recuperacin, moderadoras y copagos de los servicios facturados se realiza al momento de la facturacin.

Ventajas de esta opcin: disminuye personal el requerido, permite aumentar la rapidez de respuesta del servicio de facturacin, disminuye el numero de colas que deben efectuar los usuarios.

Tiene como inconveniente que se incrementa el riesgo de corrupcin de los funcionarios ya que facilita las posibilidades de fraude en caja, al ser una persona la que maneja dinero y quien generan las facturas y los recibos de pago.

UNA SEGUNDA OPCIN del proceso de facturacin es la de asumir las funciones de programar los servicios asistenciales en forma centralizada, esta opcin requiere de las condiciones exigidas a esta modalidad de programacin de servicios, tiene la ventaja de evitar la repeticin de pasos como la identificacin de paciente, los servicios solicitados y otros datos, permitiendo mayor racionalizacin del recurso humano y tecnolgico, y disminuye el numero de colas que deben hacer los usuarios, pero tiene el inconveniente de demorar un poco ms la atencin de cada usuario, lo cual se puede obviar asignando a facturacin al personal destinado a la programacin de servicios. se presentan dificultades para que pueda desarrollar o ejecutar la programacin de servicios asistenciales por va telefnica.

Facturacin asume la tareas de informar al usuario, solucin adecuada para las instituciones de bajo nivel de complejidad con baja demanda de servicios y/o muy buena sealizacin y medios de comunicacin, carteles, afiches, etc., que satisfagan directamente la necesidad de informacin de los usuarios sin necesidad de demandar a los funcionarios del UAU

Para efectos de la facturacin y cobro de los servicios los usuarios pueden dividirse en:

Usuarios que realizan pagos en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.

Para los usuarios pertenecientes al Rgimen Contributivo: De acuerdo a las CUOTAS MODERADORAS Y COPAGOS establecidas por las EPS para sus afiliados cotizantes y beneficiarios para el pago de los servicios de tipo ambulatorio.

Para los usuarios del Rgimen Subsidiado: los COPAGOS se definen de acuerdo al nivel socioeconmico en el cual a sido clasificado el usuario perteneciente a la ARS y que aparece registrado en el carnet de afiliacin.

Para usuarios vinculados Sisbenizados: Las CUOTAS DE RECUPERACION, se definen de acuerdo al nivel socioeconmico en el cual a sido clasificado en el SISBEN y que aparece en los listados censales.

Para los usuarios Vinculados no Sisbenizados: las CUOTAS DE RECUPERACION se definen de acuerdo al proceso de estratificacin y negociacin definidos al interior de cada institucin.

Para los usuarios particulares, quienes pagan todos los servicios prestados.

Usuarios que no realizan pagos en la IPS por la atencin en Salud

Poblacin vctima de accidentes de trnsito

Poblacin vctima de eventos catastrficos y terroristas

Poblacin que recibe los servicios del plan de atencin Bsica

Poblacin usuaria de servicios de atencin inicial de urgencias.

Poblacin de mujeres en embarazo, poblacin de nios menores de un ao, Poblacin Indgena y poblacin indigente, cualquiera que fuese su tipo de vinculacin al Sistema de Seguridad Social en Salud.

ORIENTAR AL USUARIO Y LA FAMILIA.

Al terminar la prestacin del servicio asistencial el medico o profesional tratante, debe:

Entregar al usuario las rdenes mdicas pertinentes.

Informar al paciente sobre, los procedimientos realizados y eventualmente, los hallazgos eventualmente efectuados y/o el estado general encontrado, las recomendaciones necesarias, Indicar los tratamientos y conductas a seguir, sobre posibles consecuencias o efectos colaterales del procedimiento realizado o tratamiento prescrito, fecha de prximo atencin de control si se requiere, pasos a seguir para solicitar la programacin de los servicios asistenciales requeridos para su tratamiento o diagnstico.

Expedir las incapacidades mdicas o laborales que sean pertinentes.

ATENCIN AL USUARIO EN SERVICIOS DE HOSPITALIZACIN.

En un servicio de hospitalizacin se identifican tres momentos en el cual el usuario permanece en la Institucin, como es el de ser Admitido, Prestarle el Servicio y Egresarlo de la Institucin, a su vez cada momento tiene sus procesos o procedimientos muy particulares para cada uno de los estados definidos. Su caracterstica principal es la de prestarles servicios asistenciales y despus realizar el cobro de los servicios.

ADMITIRProveniente de servicios ambulatorios.

ENTREGAR la INFORMACIN solicitada por el Usuario.

INGRESAR el Usuario al Servicio de Hospitalizacin y apertura de la cuenta.

Proveniente de servicios de observacin/hospitalizacin urgencias de otros servicios de hospitalizacin.

TRASLADAR al paciente.

Proveniente de servicios de consulta/procedimientos urgencias.

INGRESAR el Usuario al Servicio de Hospitalizacin y apertura de la cuenta

PRESTARRECIBIR al usuario en el Servicio de Hospitalizacin.

PRESTAR EL SERVICIO DE SALUD especifico.

Trasladar un usuario hacia quirfanos o hacia otro servicio

REGISTRAR los SERVICIOS PRESTADOS al Usuario durante la Hospitalizacin.

EGRESARSALIDA hacia Domicilio:

FACTURAR los servicios prestados por el Usuario.

TRAMITAR la salida del paciente.

ORIENTAR al Usuario y la familia.

REMISION hacia otra IPS:

FACTURAR Y COBRAR los servicios prestados al Usuario.

TRAMITAR la salida del Usuario.

ORIENTAR al Usuario y la familia

EGRESO por defuncin:

FACTURAR Y COBRAR los servicios prestados al Usuario.

TRAMITAR la salida del Usuario.

ORIENTAR al Usuario y la familia.

ADMITIR A LOS USUARIOS EN UN SERVICIO DE HOSPITALIZACIN.

Es el proceso o procedimiento mediante el cual el usuario ingresa a la institucin para la prestacin de un servicio asistencial. En el proceso de Admitir al usuario en un servicio de hospitalizacin se identifican varios procedimientos como son los de Entregar informacin solicitada por el Usuario, Ingresar al Usuario a la institucin y realizarle la apertura de su cuenta.

ENTREGAR INFORMACIN SOLICITADA POR EL USUARIO.

La Unidad de Atencin al Usuario (UAU) debe informarse e informar a los usuarios y/o a sus familiares en:

Cuales son los deberes y derechos de los usuarios

Cul es el servicio al que el usuario va a ingresar

Cules son las instrucciones para procedimientos especiales

Cules son los requisitos exigidos para la prestacin del servicio

Cmo se presta este servicio

Con qu recursos cuenta la Institucin para prestar el servicio

Cules son los riesgos y beneficios de los servicios requeridos

Horarios de atencin de visitas

Cul cama fue asignada para el paciente

Cul es el mdico responsable del paciente y su equipo de trabajo

Cul es el estado del familiar hospitalizado

Qu es un plan de beneficio

Costo de servicios y monto de copagos o cuotas de recuperacin

La UAU, debe realizar diariamente o dos veces al da el censo diario de paciente, con base a las novedades de traslado y egresos de pacientes.

INGRESAR EL USUARIO AL SERVICIO DE HOSPITALIZACIN Y APERTURA DE LA CUENTA. (ADMISIONES)

Es el proceso mediante el cual la UAU realiza actividades de identificacin del usuario y la de comprobacin de derechos, esto con el objeto de realizar la apertura de la cuenta existiendo para ello dos alternativas, cuando la actividad es realizada por la UAU o cuando es realizada por la dependencia de Facturacin.

Cuando un usuario ingresa a la institucin se pueden presentar dos(2)

Situaciones a saber:

1. Viene de un servicio ambulatorio o de un servicio de urgencias.

Se caracteriza por una orden mdica el cual debe venir refrendada o autorizada por una aseguradora, lo cual es un ingreso a la Institucin.

2. Proveniente de servicios de observacin/hospitalizacin urgencias.

Se caracteriza por una orden de traslado, la enfermera jefe o encargada debe verificar, la orden de hospitalizacin firmada por el mdico y los registros clnicos generados en urgencias o en el servicio origen de la atencin, con el objeto de disponer de los recursos bsicos necesarios como es el de una cama disponible entre otros.

El formato de traslado debe ser enviado a la dependencia de facturacin para el respectivo registro de la novedad, en caso de que el proceso de facturacin se encuentre automatizado y descentralizado, esta actividad debe ser realizada por el encargado de la transcripcin en el servicio.

En caso de que el usuario no se encuentre asegurado, la institucin debe focalizar y clasificar al usuario con el objeto de determinar una fuente de pago doliente de la cuenta del paciente, para mayor informacin ver Ingreso de Paciente en el Servicio de Atencin Ambulatoria o de Urgencias.

TRASLADAR EL USUARIO A UN NUEVO SERVICIO.

La jefe de enfermera o encargado, debe generar la orden de traslado, con base en la orden impartida por el mdico tratante, teniendo en cuenta la disponibilidad de cama y dems recursos bsicos necesarios para llevar a cabo el traslado. Una vez generada la orden debe ser enviada a la oficina de facturacin para su respectiva actualizacin.

En caso de una ciruga, la jefe de enfermera o encargado debe enviar la orden mdica a la UAU para que realice la programacin y genere el contacto con los acompaantes o familiares del paciente para realizar una serie de actividades de informacin.

REGISTRAR los SERVICIOS PRESTADOS al Usuario durante la Hospitalizacin.

Es la actividad en el cual se registran los servicios prestados y consumos al paciente, se recomienda que tan pronto como suceda un evento se registre en las diferentes NOTAS DE CARGOS de PROCEDIMIENTOS E INSUMOS establecidos y reportar al servicio de facturacin segn los turnos de envo en el manual de procesos y procedimientos.

EGRESAR AL USUARIO DEL SERVICIO DE HOSPITALIZACIN

Es el proceso o procedimiento mediante el cual el usuario termina su estada en la institucin, el mdico tratante genera una orden de salida, ya sea para el domicilio del usuario por el restablecimiento de su salud, para otra IPS por considerarlo paciente crtico o por defuncin.

FACTURAR Y COBRAR LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL USUARIO.

Hacia el Domicilio:

El procedimiento de liquidar es una actividad continua y es activado por una nota de cargo y/o de consumo, esto con el fin de no generar cuellos de botella en el momento salir el paciente y subregistro en la cuenta.

El procedimiento de emitir una factura es activado por una orden de salida emitida por el mdico tratante del usuario, antes de proceder a emitir la factura se debe verificar la identificacin del paciente, la fuente de pago, nivel socio econmico y la certeza de que todos los servicios prestados hayan sido liquidados segn el manual de procedimientos y tarifas.

Una vez el paciente o acompaante se acerque a la oficina de facturacin, se debe tener la factura lista, realizar el cobro de copagos, cuotas de recuperacin o el cobro total de la factura y una vez el recaudador reciba el pago, genere y entregue al usuario o acompaante su respectivo paz y salvo.

Remitido hacia otra IPS:

El procedimiento de liquidar es una actividad continua y es activado por una nota de cargo y/o de consumo, esto con el fin de no generar cuellos de botella en el momento salir el paciente y subregistro en la cuenta.

El procedimiento de emitir una factura es activado por una orden de remisin emitida por el mdico tratante del usuario, antes de proceder a emitir la factura se debe verificar la identificacin del paciente, la fuente de pago, nivel socio econmico y la certeza de que todos los servicios prestados hayan sido liquidados segn el manual de procedimientos y tarifas.

Una vez el paciente o acompaante se acerque a la oficina de facturacin, se debe tener la factura lista, realizar el cobro de copagos, cuotas de recuperacin o el cobro total de la factura y una vez el recaudador reciba el pago, genere y entregue al usuario o acompaante su respectivo paz y salvo.

Por Defuncin:

La actividad de facturar y cobrar los servicios prestados a un paciente que termina en defuncin es similar a los eventos de egreso anteriores dirigidos a sus acompaantes o familiares.

TRAMITAR LA SALIDA DEL PACIENTE.

Hacia el Domicilio:

Este procedimiento se activa con el paz y salvo emitido por el servicio de facturacin, la oficina de Facturacin, debe realizar actividades de cierre de cuentas y archivo de la misma en su respectiva fuente de pago de acuerdo al procedimiento de archivo establecido en el manual.

La UAU debe diligenciar el formato resumen de atencin segn resolucin 3905 de 1994, debidamente firmada por las personas responsables de la informacin.

Remitido a otra IPS:

Se debe preparar los recursos bsicos para realizar la remisin del paciente como es la disposicin de transporte, personal mdico y/o paramdico y recursos de apoyo asistencial.

Este procedimiento se activa con el paz y salvo emitido por el servicio de facturacin, la oficina de Facturacin, debe realizar actividades de cierre de cuentas y archivo de la misma en su respectiva fuente de pago de acuerdo al procedimiento de archivo establecido en el manual.

La UAU debe diligenciar el formato resumen de atencin segn resolucin 3905 de 1994, debidamente firmada por las personas responsables de la informacin.

Diligenciar formato de remisin o autorizacin de EPS, ARS, IPS red de prestacin y Secretaras de Salud de los Departamentos/Municipios de acuerdo al Decreto 2759/91 Ley 10/1.991 Sistema de Referencia y Contrarreferencia.Por Defuncin.

Este procedimiento se activa con el paz y salvo emitido por el servicio de facturacin, la oficina de Facturacin, debe realizar actividades de cierre de cuentas y archivo de la misma en su respectiva fuente de pago de acuerdo al procedimiento de archivo establecido en el manual.

El mdico tratante debe diligenciar el formato de defuncin.

Diligenciar formato de resumen de atencin segn resolucin 3905 de 1994, debidamente firmadas por las personas responsables de la informacin.

ORIENTAR al Usuario y la familia.

Hacia el Domicilio.

Son actividades de informacin al usuario o a su familia acerca de las recomendaciones definidas por el mdico tratante y prestacin de servicios para Control Mdico o inquietudes por parte del usuario.

Remitido hacia otra IPS.

Son actividades informativas sobre recomendaciones definidos por el mdico tratante, perfil de la IPS a donde ser trasladado el paciente, condiciones en que ser trasladado el paciente y el porque ser trasladado el paciente.

Por Defuncin.

Son actividades de guiar a los familiares o acompaantes en el manejo de esta situacin, como es la de disponer de los recursos para tramitar los requerimientos exigidos por la ley.

LIQUIDACION DE LOS SERVICIOS PRESTADOS

COMO REALIZAR UNA LIQUIDACION ADECUADA PARA EXPEDIR UN DOCUMENTO EQUIVALENTE DE LA FACTURA

1. Ayudas para realizar adecuadamente la liquidacin de servicios

La base de este trabajo es la comprensin adecuada de los contratos y manuales de tarifa a los que ya nos referimos, y el proceso de liquidacin misma, que tratamos a continuacin:

Cada rea del hospital que presta un servicio debe ser la responsable de dar la informacin completa y correcta a facturacin, para permitir la elaboracin de la liquidacin individual por paciente y por ende su cobro. Cuando la facturacin es automatizada, esta responsabilidad puede llenarse de dos maneras : o bien el rea misma digita en el computador la informacin sobre los servicios prestados y entrega a facturacin la informacin digitada y los soportes para el cobro, o bien entregan los soportes para el cobro y un grupo que llamaremos digitacin, se encarga de alimentar el computador con la informacin sobre los servicios prestados.

Las ventajas de que cada rea digite la informacin sobre los servicios que prest son las siguientes:

Las reas conocen mejor los servicios prestados y pueden detectar errores o incoherencia en los soportes de cobro, que no serian detectados por los digitadores de facturacin o de sistemas

Como los soportes son la base para la correcta facturacin, esta solucin de problemas en los soportes para poder digitar la informacin correctamente, sirve de capacitacin y refuerzo al personal del rea para mejorar y completar la informacin de los soportes: nombres pocos claros, identificacin inadecuada del servicio, etc.

Si la informacin fuera utilizada tambin para beneficio interno del rea, sta debe controlar que sea correcta y por lo tanto debe encargarse de su digitacin. Un ejemplo claro de esto es el rea de suministro. Cuando se tiene un sistema integrado, los suministros entregados a un paciente, una vez digitado, afectan tanto a facturacin como a los inventarios. Quienes responden por los inventarios deben manejar su informacin para asegurarse de que est correcta, y evitar errores que falseen sus existencias.

Bajo cualquiera de las dos modalidades, o si el documento equivalente a la factura es manual, el trabajo de digitacin debe hacerse diario, por las siguientes razones:En cualquier momento se debe conocer el estado de cuentas de un paciente

De antemano se prevn posibles problemas para el cobro de algn servicio pudiendo as remediarse. Se disminuye la subfacturacin por requisitos incompletos y por problemas insolubles, una vez el paciente haya salido del hospital.

El trabajo se hace mas regular durante todo el mes y se evitan sobrecostos por horas extras, dominicales o festivos, productos de una acumulacin innecesaria.

Se agiliza la salida del paciente.

2. Ayudas para realizar adecuadamente el archivo de documentos.

El objetivo del archivo es almacenar todos los soportes de cobro que hayan sido radicados en facturacin hasta que termine el servicio y se genere una cuenta de cobro consolidado. Ello implica organizar eficientemente los documentos para que en cualquier momento puedan ser encontrados y consultados.

Se establece cual seria el proceso del archivo adecuado.

ETAPA 1

Obtenga la radicacin de los documentos recibidos y liquidados

ETAPA 2

Clasifquelos segn su organizacin del archivo. Algunos ejemplos de clasificacin de archivos.

Por paciente ambulatorio y hospitalizados

Por empresas contratantes

Por pacientes activos y egresados (pasivos)

Por nombre (alfabtico) o por cdigo (numrico)

Combinaciones de las anteriores

ETAPA 3

Para los pacientes admitidos (ambulatorios y Hospitalizados), y utilizando las hojas de admisin o las rdenes del contratante, abra nuevas carpetas o haga cambios en el archivo, colocando rtulos con los nombres de los pacientes.

ETAPA 4

Con el paquete de documentos o soportes recibido de radicacin y liquidacin, vaya ubicando cada paciente en el archivo, procurando ordenarlos de acuerdo con la clasificacin enunciada .

ETAPA 5

Reclame a los responsables de facturacin la lista de los paquetes y se entrega en forma ordenada al responsable de la elaboracin del consolidado o cuenta de cobro.

3. Ayudas para realizar adecuadamente la revisin y correccin de cuentas

El objetivo de esta actividad es garantizar la calidad de la facturacin de los pacientes ingresados al Hospital, revisando que estn bien registrados todos los servicios prestados y la liquidacin segn el manual de tarifas correspondiente a la empresa contratante. As como producir la liquidacin individual o cuenta de cobro respectiva facilitando la salida del paciente.

El proceso de revisin es el siguiente:

ETAPA 1

Solicitar a archivo el soporte correspondiente a los pacientes que tienen salida en el da y de los ambulatorios cubiertos por un contrato, a los cuales se les haya terminado de prestar servicios.

ETAPA 2

Solicitar a las reas soportes de servicios prestados a estos pacientes recientemente y que no han llegado a facturacin.

ETAPA 3

Revisar si cada soporte est anotado correctamente en el computador y si todos los existentes son los nicos registrados o si sobran en cuyo caso buscar el soporte o anular el registro. Si por lo contrario, falta anotar algn soporte, lo registra.

ETAPA 4

Imprimir la liquidacin individual por paciente.

ETAPA 5

Asigne a la liquidacin individual el numero consecutivo respectivo y se enva a contabilidad.

ETAPA 6

Rena cada paquete de soportes de un paciente con su liquidacin individual impresa. Si esta rea es el responsable de la elaboracin de la cuenta de cobro o consolidado se procede a realizar la cuenta de cobro de acuerdo al periodo respectivo.

ETAPA 7

Organice fsicamente la cuenta y sus soportes segn los requisitos particulares del contratante como:

Cartas de presentacin de la cuenta

Ganchos, sobres, bolsa, carpetas, etc.

ETAPA 8

Registre los datos bsicos de las cuentas de cobro. Es muy importante hacer un control del trabajo de facturacin conjuntamente con cartera. Si este proceso es realizado por el rea de facturacin se debe realizar un seguimiento de las cuentas producidas hasta que se paguen.

Igualmente se debe llevar un control sobre la rapidez del trabajo de facturacin y su precisin. Esto puede hacerse registrando en un libro de seguimiento de cuentas, los datos bsicos de cada liquidacin individual producida, nombre del paciente, nombre del contratante, valor facturado, numero cuenta, fecha y hora de salida del paciente, fecha y hora de entrega.

ETAPA 9

Entregue la cuenta al paciente (paciente particular), o si el paciente esta cubierto por un contrato, entregue estas cuentas a cartera si es esta la responsable de realizar la entrega al contratante, o por el contrario el proceso termina hasta la radicacin de la cuenta de cobro con sus soporte a la entidad contratante realizando la radicacin respectiva en los plazos establecido.4. Ayuda para hacer la correccin de errores posteriores a la entrega

Los errores en las cuentas muestran fallas en procedimiento desde el punto de vista administrativo o clnico, los cuales les brinda al Hospital la oportunidad de corregirlas. Es muy importante hacerles seguimiento para entender los problemas.

Se debe igualmente corregir el error en el menor tiempo posible, para lo cual se propone el siguiente proceso:

ETAPA 1

Cada vez que reciba una cuenta devuelta por parte del Gestor de cartera, bsquela en el libro de seguimiento de cuentas y registre los datos ms importantes como:Fecha de devolucin de la cuenta (recepcin en facturacin)

Fecha de entrega de la cuenta (Cartera)

Valor del error

Tipo o tipos de errores

ETAPA 2

El responsable del rea analiza el motivo de la devolucin, identificando el tipo de error que existi para que pueda dar las instrucciones pertinentes al liquidador y revisor de cuentas, que permitan evitar nuevamente los errores cometidos. Los errores mas frecuentes son:Mala interpretacin del Manual de tarifas al liquidar algn servicio.

Informacin incompleta en la cuenta de cobro o en los soportes en cuanto a los datos del paciente, o a los servicios cobrados

Errores de mecanografa, letras o nmeros o repisados.

Cuentas enviadas en el periodo que no corresponde segn la fecha de atencin al paciente

Falta de firmas o sellos que las empresas contratante exigen, etc.

ETAPA 3

El responsable de la cuenta revisa y corrige el error

ETAPA 4

El responsable de la cuenta entrega al rea de cartera los documentos con los soportes corregidos, para que se de respuesta en los plazos establecidos al contratante, para su cobro.

ATENCIN AL USUARIO EN SERVICIOS DE URGENCIAS

ADMITIR Y PRESTAR PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD de Consulta y/o procedimientos de urgencias.

ABRIR LOS REGISTROS CLINICOS del Usuario, para la prestacin del Servicio de Salud.

REGISTRAR los SERVICIOS PRESTADOS al Usuario durante la atencin.

PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD en Observacin u Hospitalizacin de Urgencias.

INGRESAR al Usuario al Servicio de Observacin/Hospitalizacin de Urgencias y apertura de la cuenta.

REGISTRAR los SERVICIOS PRESTADOS al Usuario durante la atencin.

ENTREGAR la INFORMACIN solicitada por el Usuario y/o la familia.

EGRESARSALIDA hacia Domicilio:

FACTURAR los servicios prestados por el Usuario.

TRAMITAR la salida del paciente.

ORIENTAR al Usuario y la familia.

TRASLADO hacia un servicio de Hospitalizacin o Quirfanos

TRASLADAR el usuario a un nuevo servicio

REMISION hacia otra IPS:

FACTURAR Y COBRAR los servicios prestados al Usuario.

TRAMITAR la salida del Usuario.

ORIENTAR al Usuario y la familia

EGRESO por defuncin:

FACTURAR Y COBRAR los servicios prestados al Usuario.

TRAMITAR la salida del Usuario.

ORIENTAR al Usuario y la familia.

PRESTACION DE SERVICOS DE URGENCIAS AL USUARIO Y ADMISIN AL HOSPITAL SIMULTANEAMENTE.

PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD PARA CONSULTA Y/O PROCEDIMIENTOS DE URGENCIAS.

Un usuario con una urgencia es alguien que tiene una alteracin de su integridad fsica y/o mental, causada por un trauma o una enfermedad de cualquier causa, que genere una demanda de atencin mdica inmediata y efectiva, tendiente a disminuir los riesgos de invalidez y muerte.

De acuerdo con la anterior definicin, si el servicio solicitado por el usuario es una URGENCIA PROPIAMENTE DICHA, el Hospital no debe realizar ningn trmite previo distinto de la atencin asistencial misma. El servicio debe estar dispuesto entonces de tal manera, que sea posible atender de manera oportuna las necesidades del usuario, las cuales generalmente atentan de manera directa contra su condicin vital.

Simultneamente con la prestacin del servicio de salud, se realizar en la medida de lo posible, el trmite de procesos administrativos que se requieren y los cuales se describen a continuacin.

INFORMACIN QUE BRINDA Y RECIBE EL USUARIO.

Este momento es fundamental para dar un correcto inicio al ciclo de atenciones que se le va a brinda al paciente en la Institucin y el posterior cobro a las aseguradoras de los usuarios por los servicios recibidos.

El servicio de urgencias es el punto de la Institucin por donde ingresan la mayora los usuarios para la atencin hospitalaria por lo tanto se debe tener un gran control en la identificacin del paciente y la verificacin de los derechos.

Identificacin del paciente.

Verificacin de derechos.

ABRIR LOS REGISTROS CLNICOS DEL USUARIO

Todo paciente que ingrese por el Servicio de urgencias se le debe abrir historia clnica, as la atencin sea ambulatoria. Ver Resoluciones No. 4252 de 1997 2542- 2390- 2546 de 1998 y 1832-1958 de 1999.

REGISTRAR LOS SERVICIOS PRESTADOS AL USUARIO

Este proceso consiste en anotar en los formatos establecidos para tal fin todos los procedimientos tanto mdicos como de enfermera que se realizan al usuario y los insumos suministrados durante la atencin asistencial.

Para el registro de los procedimientos se debe disear un formato, Nota de cargos de procedimientos de Urgencias que contenga en forma preestablecida los procedimientos ms comunes y repetitivos que se realizan en el servicio de urgencias de la Institucin, con dos propsitos :

Que permitan visualizar y por lo tanto recordarle a los prestadores directos de la atencin asistencial los procedimientos ms comunes para que no se omitan en el registro.

Que permitan sealar fcilmente los procedimientos realizados y anotar los que no aparezcan en l.

Para el registro de los insumos tambin se debe disear un formato, este formato debe ser una Nota de Cargos de Insumos en el servicio de Urgencias.

RESTACION DE SERVICIOS DE SALUD EN OBSERVACION U HOSPITALIZACION DE URGENCIAS.

INGRESAR AL USUARIO AL SERVICIO DE OBSERVACIN / HOSPITALIZACIN DE URGENCIAS

El ingreso del paciente al servicio de observacin urgencias genera un cobro adicional, una estancia hospitalaria que debe ser cobrada teniendo en cuenta si el paciente permanece en el servicio menos de 6 horas o entre 6 y 24 horas. Para poder realizar el ingreso al servicio de observacin urgencias, el mdico deber elaborar una orden de hospitalizacin en el servicio.

La enfermera encargada del servicio ubicar una cama y le asignar esta al usuario.

REGISTRAR LOS SERVICIOS PRESTADOS AL USUARIO DURANTE LA ATENCIN.

Para tal fin se seguirn anotando todos los servicios prestados al paciente en las Notas de cargos tanto de procedimientos as como la de insumos.

Otra informacin muy importante que se debe registrar debidamente es la fecha y hora del ingreso del paciente al servicio de observacin para el posterior cobro de la estancia.

ENTREGAR LA INFORMACIN SOLICITADA POR EL USUARIO O EL RESPONSABLE.

La Institucin debe estar en disposicin de ofrecer informacin respecto a:

Estado de salud del paciente, Mdico que est atendiendo al usuario, Horario de visitas al servicio de observacin, Condiciones especiales para realizar la visita de observacin, Estado de la cuenta.SALIDA DEL PACIENTE DE LOS SERVICIOS DE URGENCIAS

HACIA DOMICILIO:

Antes de dar inicio a la facturacin de los servicios prestados al paciente se deben realizar unas actividades preliminares que garantizan los soportes y el control para que los registros de los servicios prestados al usuario lleguen a la dependencia de facturacin:

El mdico autoriza en el formato de Egreso la salida del paciente. Adems, debe elaborar la epicrisis de la atencin brindada al usuario.

Si el usuario es de Accidente de trnsito, en este momento el mdico debe elaborar el Certificado de Atencin Mdica para Accidentes de Trnsito con el propsito de poder soportar y cobrar la cuenta de este paciente ante la aseguradora en forma oportuna.

El formato de egreso se enva a facturacin junto con las notas de cargos de procedimientos e insumos en urgencias para que se inicie la liquidacin definitiva de la cuenta del paciente.

FACTURAR Y COBRAR LOS SERVICIOS PRESTADOS

Una vez realizados los trmites anteriores se procede a la liquidacin y cobro de los servicios de acuerdo al manual de procedimientos y tarifas establecido en la relacin contractual y la legislacin vigente.

TRAMITAR LA SALIDA DEL PACIENTE.

Garantizar que el usuario no se salga de la Institucin Hospitalaria si que haya cumplido con todas las obligaciones administrativas. Para que lo anterior se cumpla se emite un paz y salvo por parte del cajero cuando se ha garantizado que el usuario cumple con todos los requisitos administrativos del caso.

La enfermera Jefe del Servicio o la Auxiliar deben ejercer un control respecto a no permitir la salida del paciente del servicio sin la autorizacin por parte de ella, lo cual lo confirma firmando el paz y salvo respectivo.

El portero de la institucin tambin interviene en el control, verificando y recogiendo en el momento de la salida que el usuario tenga el paz y salvo vigente y firmado por la Enfermera Jefe o la Auxiliar. En este punto es importante resaltar que si el portero recoge los paz y salvos debe ser con un propsito, para que el conteo de estos paz y salvos se compare con el nmero de egresos y cantidad de facturas y de esta manera llevar el control de las fugas y usuarios que salen de la Institucin sin haber cancelado los servicios.

TRASLADO HACIA UN SERVICIO DE HOSPITALIZACIN O QUIRFANOS

Para realizar este traslado es importante diligenciar el formato de traslado con el propsito de poder llevar control sobre las fechas en que fueron realizados para poder liquidar correctamente las estancias de acuerdo a las tarifas establecidas. Seguidamente se debe contar con la disponibilidad de una cama en el servicio hacia donde se traslada el paciente, para lo cual la enfermera realiza contactos con el otro servicio.

Las notas de cargos de procedimientos y consumos de urgencias se deben enviar al Departamento de Facturacin para que sean registrados en la cuenta del paciente. El registro de los procedimientos e insumos en el servicio hospitalario a la cual fue trasladado se realizarn en las notas de cargos de procedimientos e insumos de hospitalizacin.

TRASLADO HACIA QUIRFANOS

El mdico diligencia la autorizacin o boleta de ciruga para que el usuario sea trasladado.

Las notas de cargos de procedimientos y consumos de urgencias se adicionan a la historia clnica respectiva. El registro de los procedimientos e insumos en el servicio quirrgico se realizarn en las notas de cargos de procedimientos e insumos de Ciruga.

REMISIN HACIA OTRA IPS

Qu es la remisin de un paciente? La remisin de pacientes, es el proceso por medio del cual, se enva un paciente para su atencin de un nivel a otro del mismo nivel de una Institucin a otra con mayores recursos para el diagnstico y el tratamiento, o se devuelve de sta a su nivel de origen, con una indicacin clara del diagnstico definitivo, tratamiento realizado y conducta a seguir.

Para el proceso de remisin se utilizarn los siguientes registros:

Formulario de Remisin; Solicitud y respuesta para la remisin interinstitucional, diligenciados por el mdico u odontlogo, a partir del puesto de Salud. La responsabilidad de la Coordinacin en las funciones de remisin de pacientes. Tal responsabilidad incluye el manejo de los documentos relativos a la remisin.

Para dar comienzo al proceso de liquidacin total de los servicios, el mdico debi haber diligenciado el formato de egreso y la orden de remisin a otra IPS.

Facturar Y Cobrar Los Servicios Prestados

Una vez realizados los trmites anteriores se procede a la liquidacin y cobro de los servicios de acuerdo al manual de procedimientos y tarifas establecido en la relacin contractual y la legislacin vigente.

Tramitar La Salida Del Paciente

El propsito es garantizar que el usuario no se salga de la Institucin Hospitalaria si que haya cumplido con todas las obligaciones administrativas. Para que lo anterior se cumpla se emite un paz y salvo por parte del cajero cuando se ha garantizado que el usuario cumple con todos los requisitos administrativos del caso.

La enfermera Jefe del Servicio o la Auxiliar deben ejercer un control respecto a no permitir la salida del paciente del servicio sin la autorizacin por parte de ella, lo cual lo confirma firmando el paz y salvo respectivo.

El portero de la institucin tambin interviene en el control, verificando y recogiendo en el momento de la salida que el usuario tenga el paz y salvo vigente y firmado por la Enfermera Jefe o la Auxiliar.

En este punto es importante resaltar que si el portero recoge los paz y salvos debe ser con un propsito, para que el conteo de estos paz y salvos se compare con el nmero de egresos y cantidad de facturas y de esta manera llevar el control de las fugas y usuarios que salen de la Institucin sin haber cancelado los servicios.

POR DEFUNCIN:

Facturar y cobrar los servicios prestados:

Una vez realizados los trmites anteriores se procede a la liquidacin y cobro de los servicios de acuerdo al manual de procedimientos y tarifas establecido en la relacin contractual y la legislacin vigente y con base al modelo de factura que se anexa en este capitulo y la relacin de facturas.

Tramitar la salida del paciente

En este caso, el propsito es garantizar que al momento de la salida del difunto de la institucin, los familiares del difunto hayan cumplido con todas las obligaciones administrativas derivadas de la atencin del paciente. Para que lo anterior se cumpla se emite un paz y salvo por parte del cajero cuando se ha garantizado que ese a cumplido con todos los requisitos administrativos del caso.

Para tramitar la salida del paciente de la Institucin, el mdico debe diligenciar el Registro de defuncin. En la morgue deben ejercer el control respecto de no permitir la salida del difunto sin el paz y salvo respectivo, lo cual lo confirma firmando el paz y salvo respectivo. El paz y salvo firmado por el funcionario encargado de la morgue debe ser llevado a la Dependencia de Facturacin para que se controlen los egresos por defunciones.

En este punto es importante resaltar que si el portero recoge los paz y salvo debe ser con un propsito, para que el conteo de estos paz y salvos se compare con el nmero de egresos por defuncin y cantidad de facturas y de esta manera llevar el control de los cobros.

LIQUIDACION DE LOS SERVICIOS PRESTADOS

COMO REALIZAR UNA LIQUIDACION ADECUADA PARA EXPEDIR UN DOCUMENTO EQUIVALENTE DE LA FACTURA?

1. Liquidacin de servicios

La base de este trabajo es la comprensin adecuada de los contratos y manuales de tarifa a los que ya nos referimos, y el proceso de liquidacin misma, que tratamos a continuacin:

Cada rea del hospital que presta un servicio debe ser la responsable de dar la informacin completa y correcta a facturacin, para permitir la elaboracin de la liquidacin individual por paciente y por ende su cobro. Cuando la facturacin es automatizada, esta responsabilidad puede llenarse de dos maneras: o bien el rea misma digita en el computador la informacin sobre los servicios prestados y entrega a facturacin la informacin digitada y los soportes para el cobro, o bien entregan los soportes para el cobro y un grupo que llamaremos facturacin-digitacin, se encarga de alimentar el computador con la informacin sobre los servicios prestados.

Las ventajas de que cada rea digite la informacin sobre los servicios que prest son las siguientes:

Las reas conocen mejor los servicios prestados y pueden detectar errores o incoherencia en los soportes de cobro, que no serian detectados por otros digitadores de facturacin o de sistemas. Como los soportes son la base para la correcta facturacin, esta solucin de problemas en los soportes para poder digitar la informacin correctamente, sirve de capacitacin y refuerzo al personal del rea para mejorar y completar la informacin de los soportes: nombres pocos claros, identificacin inadecuada del servicio, etc.

Si la informacin fuera utilizada tambin para beneficio interno del rea, sta debe controlar que sea correcta y por lo tanto debe encargarse de su digitacin. Un ejemplo claro de esto es el rea de suministro.

Cuando se tiene un sistema integrado, los suministros entregados a un paciente, una vez digitada afectan tanto a facturacin como a los inventarios. Quienes responden por los inventarios deben manejar su informacin para asegurarse de que est correcta, y evitar errores que falseen sus existencias. Bajo cualquiera de las dos modalidades, o si el documento equivalente a la factura es manual, el trabajo de digitacin debe hacerse diario, por las siguientes razones:

En cualquier momento se debe conocer el estado de cuentas de un paciente.

De antemano se prevn posibles problemas para el cobro de algn servicio pudiendo as remediarse. Se disminuye la subfacturacin por requisitos incompletos y por problemas insolubles, una vez el paciente haya salido del hospital.

El trabajo se hace mas regular durante todo el mes y se evitan sobrecostos por horas extras, dominicales o festivos, productos de una acumulacin innecesaria.

Se agiliza la salida del paciente.

2. Archivo de documentos.

El objetivo del archivo es almacenar todos los soportes de cobro que hayan sido radicados en facturacin hasta que termine el servicio y se genere una cuenta de cobro consolidado. Ello implica organizar eficientemente los documentos para que en cualquier momento puedan ser encontrados y consultados.

Se estable cual seria el proceso del archivo adecuado.

ETAPA 1

Obtenga la radicacin de los documentos recibidos y liquidados

ETAPA 2

Clasifquelos segn su organizacin del archivo. Algunos ejemplos de clasificacin de archivos.

Por paciente ambulatorio y hospitalizados

Por empresas contratantes

Por pacientes activos y egresados (pasivos)

Por nombre (alfabtico) o por cdigo (numrico)

Combinaciones de las anteriores

ETAPA 3

Para los pacientes admitidos (ambulatorios y Hospitalizados), y utilizando las hojas de admisin o las rdenes del contratante, abra nuevas carpetas o haga cambios en el archivo, colocando rtulos con los nombres de los pacientes.

ETAPA 4

Con el paquete de documentos o soportes recibido de radicacin y liquidacin, vaya ubicando cada paciente en el archivo, procurando ordenarlos de acuerdo con la clasificacin enunciada.

ETAPA 5

Reclame a los responsables de facturacin la lista de los paquetes y se entrega en forma ordenada al responsable de la elaboracin del consolidado o cuenta de cobro.

3. Revisin y correccin de cuentas

El objetivo de esta actividad es garantizar la calidad de la facturacin de los pacientes ingresados al Hospital, revisando que estn bien registrados todos los servicios prestados y la liquidacin segn el manual de tarifas correspondiente a la empresa contratante. As como producir la liquidacin individual o cuenta de cobro respectiva facilitando la salida del paciente.

El proceso de revisin es el siguiente:

ETAPA 1

Solicitar a archivo los soportes correspondientes a los pacientes que tienen salida en el da y de los ambulatorios cubiertos por un contrato, a los cuales se les haya terminado de prestar servicios.

ETAPA 2

Solicitar a las reas soportes de servicios prestados a estos pacientes recientemente y que no han llegado a facturacin.

ETAPA 3

Revisar si cada soporte est anotado correctamente en el computador y si todos los existentes son los nicos registrados o si sobran en cuyo caso buscar el soporte o anular el registro. Si por lo contrario, falta anotar algn soporte, lo registra.

ETAPA 4

Imprimir la liquidacin individual por paciente.

ETAPA 5

Asigne a la liquidacin individual el numero consecutivo respectivo y se enva a contabilidad.

ETAPA 6

Rena cada paquete de soportes de un paciente con su liquidacin individual impresa. Si esta rea es el responsable de la elaboracin de la cuenta de cobro o consolidado se procede a realizar la cuenta de cobro de acuerdo al periodo respectivo.

ETAPA 7

Organice fsicamente la cuenta y sus soportes segn los requisitos particulares del contratante como :

Cartas de presentacin de la cuenta

Ganchos, sobres, bolsa, carpetas, etc.

ETAPA 8

Registre los datos bsicos de las cuentas de cobro. Es muy importante hacer un control del trabajo de facturacin conjuntamente con cartera. Si este proceso es realizado por el rea de facturacin se debe realizar un seguimiento de las cuentas producidas hasta que se paguen. Igualmente se debe llevar un control sobre la rapidez del trabajo de facturacin y su precisin. Esto puede hacerse registrando en un libro de seguimiento de cuentas, los datos bsicos de cada liquidacin individual producida, nombre del paciente, nombre del contratante, valor facturado, numero cuenta, fecha y hora de salida del paciente, fecha y hora de entrega.

ETAPA 9

Entregue la cuenta al paciente (paciente particular), o si el paciente esta cubierto por un contrato, entregue estas cuentas a cartera si es esta la responsable de realizar la entrega al contratante, o por el contrario el proceso termina hasta la radicacin de la cuenta de cobro con sus soporte a la entidad contratante realizando la radicacin respectiva en los plazos establecido.

4. Correccin de errores posteriores a la entrega

Los errores en las cuentas muestran fallas en procedimiento desde el punto de vista administrativo o clnico, los cuales les brinda al proceso de facturacin la oportunidad de corregirlas. Es muy importante hacerles seguimiento para entender los problemas. Se debe igualmente corregir el error en el menor tiempo posible, para lo cual se propone el siguiente proceso.

ETAPA 1

Cada vez que reciba una cuenta devuelta por parte del Gestor de cartera, bsquela en el libro de seguimiento de cuentas y registre los datos mas importantes como:

Fecha de devolucin de la cuenta (recepcin en facturacin)

Fecha de entrega de la cuenta (Cartera)

Valor del error

Tipo o tipos de errores

ETAPA 2

El responsable del rea analiza el motivo de la devolucin, identificando el tipo de error que existi para que pueda dar las instrucciones pertinentes al liquidador y revisor de cuentas, que permitan evitar nuevamente los errores cometidos.

Los errores mas frecuentes son:

Mala interpretacin del Manual de tarifas al liquidar algn servicio.

Informacin incompleta en la cuenta de cobro o en los soportes en cuanto a los datos del paciente, o a los servicios cobrados

Errores de mecanografa, letras o nmeros o repisados.

Cuentas enviadas en el periodo que no corresponde segn la fecha de atencin al paciente

Falta de firmas o sellos que las empresas contratantes exigen.

Etc.

ETAPA 3

El responsable de la cuenta revisa y corrige el error

ETAPA 4

El responsable de la cuenta entrega al rea de cuentas o cartera los documentos con los soportes corregidos, para que se de respuesta en los plazos establecidos al contratante, para su cobro.

IMPLEMENTACIN DE UNA DEPENDENCIA DE FACTURACIN / CAJAS

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mnimo dos (2) sujetos ya sean personas jurdicas o naturales, que mediante una relacin contractual se negocia un producto ya sea un bien o un servicio, valorizndolo con el objeto de convertirlo en dinero.

De acuerdo con lo anterior y por norma legal toda E.S.E. Hospital, deben facturar y por para ello se hace necesario organizar y estructurar dependencias de Facturacin adecuadas que les permitan registrar y liquidar los servicios de salud prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. En primera instancia para la creacin de una dependencia de Facturacin se debe partir del diseo o rediseo del proceso de facturacin con el fin de definir la estructura orgnica y la dinmica o funcionalidad de sus componentes en forma integral y no en forma aislada por cada uno de ellos. La dependencia, es la encargada de la gestin y operacin del proceso de facturacin, esta realiza actividades gerenciales como son las de organizar procedimientos de planeacin, direccin, ejecucin y control y seguimiento del proceso. Adems realiza actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente a los copagos, cuotas de recuperacin, pagos totales en la prestacin de servicios y otros conceptos.

CMO ORGANIZAR UNA DEPENDENCIA DE FACTURACIN?

Algunas definiciones de Inters.

Qu es Planear? Es el arte de decidir a dnde se quiere ir y cmo se debe llegar, para esto se deben efectuar cambios tanto internos como externos, pronsticos, fijar objetivos y estrategias y planes de accin.

Qu es Organizar? Es decidir quin hace qu, esto requiere la definicin y agrupacin de actividades, la definicin de responsabilidades y el establecimiento de mecanismos de comunicacin, coordinacin y control.

Qu es Dirigir? Asegurar el canal de comunicacin efectivo para que el talento humano sepa qu se debe hacer y cundo lo debe hacer, liderar el proceso para lograr el resultado esperado como un trabajo en equipo.

Qu es Controlar? Es medir y supervisar resultados, comparar los resultados con lo planeado y tomar decisiones de correccin para aproximarse cada vez ms al objetivo planeado.

CMO UBICAR ORGNICAMENTE LA DEPENDENCIA DE FACTURACIN?

La ubicacin de la dependencia debe estar de acuerdo con los objetivos que se persiguen y los resultados que se esperan, para ello defina la estructura orgnica y sus funciones y determine las relaciones entre los diferentes clientes tanto internos como externos que intervienen en el proceso. Como propuesta la Dependencia de Facturacin debe estar ubicada en la Unidad Funcional de Financiera, en el rea Funcional de Apoyo Logstico.

Planeacin de Actividades en la Dependencia:

Anlisis funcional de procedimientos y definicin del flujo de informacin.

Definicin Estructura Orgnica del rea de Facturacin.

Definicin del manual de funciones.

Consecucin y distribucin de los diferentes recursos que intervienen en el proceso.

Capacitacin para los actores tanto internos como externos del proceso.

Definicin del procedimiento de control de calidad de soportes y documentos.

Definicin del procedimiento de revisin de cuentas y correccin de errores.

Definicin del procedimiento de archivo de documentos.

Definicin del procedimiento de Mejoramiento continuo

Definicin del sistema de indicadores de gestin del proceso

Consecucin e interiorizar la legislacin vigente, contratos y manuales de procedimientos y tarifas.

Definicin de agendas para el manejo del recurso humano.

CMO ESTRUCTURAR ORGNICAMENTE LA DEPENDENCIA DE FACTURACIN?

Se plantea una organizacin bsica, con un coordinador del proceso, facturadores-digitadores que cumplan con las labores de liquidar y recaudar dinero, recolectores de informacin y organizadores de archivo, a partir de esta, disee su organizacin de acuerdo con la complejidad y demanda de prestacin de servicios.

OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA DE FACTURACIN.

Su objetivo principal es el de Facturar el total de las actividades, procedimientos e intervenciones prestados a los usuarios atendidos de acuerdo con un Manual de Procedimientos y tarifas establecidos en las relaciones contractuales por la Institucin. Adems, producir informacin para toma de decisiones tanto para el nivel Gerencial como operativo de la empresa.

OBJETIVOS ESPECFICOS.

Colaborar en el desarrollo e implementacin del nuevo esquema de Seguridad Social en Salud.

Garantizar a sus clientes tanto internos como externos informacin oportuna y veraz sobre los servicios prestados a un usuario y los costos de la atencin.

Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad econmica del Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas.

Retroalimentar con informacin a las diferentes dependencias que participan en el proceso de facturacin en la Institucin.

Disear e implementar los instrumentos bsicos para la captura de informacin de los diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboracin de una factura producto de la atencin brindada.

Crear mecanismos de control en las diferentes etapas del proceso de prestacin de servicios y cruces de informacin con las dems dependencias de la Institucin.

Efectuar el anlisis de la participacin y colaboracin de cada una de las reas dentro del proceso de facturacin.

Suministrar informacin estadstica y contable como documentos de anlisis y soporte de las reas financieras y asistencial, lo cual apoyar la toma de decisiones de la alta gerencia.

La Cuantificacin y participacin de las Unidades de Produccin en los ingresos de la Institucin por venta de servicios.

Colaborar en la determinacin del estado de cartera por servicios prestados a la dependencia de Cartera.

Liquidar servicios prestados, generar facturas y cobro de dinero.

Cierres de facturacin y cajas por periodos establecidos.

DEFINICIN DEL MANUAL DE FUNCIONES:

CARGOJEFE O COORDINADOR DE LA DEPENDENCIA DE FACTURACION

UNIDAD FUNCIONALFINANCIERA

DEPENDENCIAFACTURACIN

PERFIL-PROFESIONAL EN REA ADMINISTRATIVA O EN SALUD.

-CONOCIMIENTOS EN LEY 100 Y SUS DECRETOS, RESOLUCIONES Y ACUERDOS REGLAMENTARIOS

-EXPERIENCIA EN PROCESOS DE FACTURACIN.

-CAPACIDAD DE LIDERAZGO Y TRABAJO EN GRUPO.

FUNCIONES-ORGANIZAR PROCEDIMIENTOS DE PLANACIN, DIRECCIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA EL PROCESO DE FACTURACIN.

-COORDINAR Y LIDERAR EL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO PARA FACTURACIN.

-COORDINAR Y SUPERVISAR EL TRABAJO DE SUS COLABORADORES AL INTERIOR DE LA DEPENDENCIA.

CARGOAUXILIAR ADMINISTRATIVO DE FACTURACIN

UNIDAD FUNCIONALFINANCIERA

DEPENDENCIAFACTURACIN

PERFIL-CONOCIMIENTOS MNIMOS EN LEY 100 Y SUS DECRETOS, RESOLUCIONES Y ACUERDOS REGLAMENTARIOS.

-DESTREZA EN EL MANEJO DE EQUIPOS DE COMPUTACIN Y CAJAS REGISTRADORAS.

-CONOCIMIENTOS EN PROCESADORES DE PALABRAS Y HOJAS ELECTRNICAS DE CLCULO.

FUNCIONESESTAS FUNCIONES SON GENERALES, YA SEAN PARA MANEJADORES DE CUENTAS, MANEJADORES DE ARCHIVO, LIQUIDADORES DE CUENTAS Y MANEJO DE CAJA:

-LIQUIDACIN Y RECAUDO DE DINERO DE ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS E INTERVENCIONES PRESTADAS A LOS USUARIOS.

-APLICACIN DE TCNICAS DE ARCHIVO.

-APLICACIN DE MANEJO DE CUENTAS Y REVISIN DE CUENTAS.

-DIGITACIN.

-RECOLECCIN DE INFORMACIN.

ESTRUCTURA DEL GRUPO DE FACTURACION

Usando los criterios anteriores y la experiencia que se tenga en este campo, existen diferentes formas de estructurar el equipo de trabajo para el proceso de facturacin. Dependiendo del numero de personas que conforma el rea de facturacin recomendamos la siguiente estructur