NORMAS DE RECEPCIÓN DE NORMAS DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Directiva General Nº 008-2011-ANA-J-OA “Normas para la recepción Documental en las Ventanil las de Trámite Documentario de la Autoridad Nacional del Agua”

Estudiante: Estudiante: Jared Oscanoa YantasJared Oscanoa YantasCarrera: Carrera: Ingenieria SistemasIngenieria Sistemas

FINALIDADFINALIDAD

Normar el proceso de racionalización de Normar el proceso de racionalización de las acciones especificas de recepción, las acciones especificas de recepción, clasificación, registro, distribución y clasificación, registro, distribución y control de la documentación que se control de la documentación que se tramita en las ventanilla de tramite tramita en las ventanilla de tramite documentario de la Autoridad Nacional del documentario de la Autoridad Nacional del Agua”Agua”

NORMASNORMAS 5.1 La numeración de los documentos 5.1 La numeración de los documentos

empezará el primer día útil del año en forma empezará el primer día útil del año en forma correlativa, del 1 hasta la que alcance el último correlativa, del 1 hasta la que alcance el último día del mismo año.día del mismo año.

5.2 El documento y/o expediente administrativo 5.2 El documento y/o expediente administrativo empezará con el primer escrito del interesado o empezará con el primer escrito del interesado o con la orden del funcionario cuando se inicie de con la orden del funcionario cuando se inicie de oficio, y se seguiran agregando al expediente en oficio, y se seguiran agregando al expediente en orden cronológico cuidando de formar con todos orden cronológico cuidando de formar con todos un solo cuerpo documental.un solo cuerpo documental.

5.8 Todo documento presentado en la Ventanilla 5.8 Todo documento presentado en la Ventanilla de recepción debe encontrarse acompañado de de recepción debe encontrarse acompañado de una copia similar y legible, dicha copia debe ser una copia similar y legible, dicha copia debe ser considerada como cargo y devuelta al considerada como cargo y devuelta al administrado conteniendo impreso el sello de administrado conteniendo impreso el sello de recepción institucional.recepción institucional.

El sello de recepción debe contener lo siguiente: El sello de recepción debe contener lo siguiente: fecha, hora y lugar de recepción, firma del fecha, hora y lugar de recepción, firma del personal que lo recibió, numero de folios y personal que lo recibió, numero de folios y código de trámite documentario.código de trámite documentario.

RECEPCIÓN DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Todo escrito que se presente en la Todo escrito que se presente en la Ventanilla de Trámite Documentario de la Ventanilla de Trámite Documentario de la ANA, debe contener los requisitos ANA, debe contener los requisitos establecidos establecidos en el artículo 113º de la Ley en el artículo 113º de la Ley del Procedimiento Administrativo General del Procedimiento Administrativo General Nº 27444Nº 27444, así como, debe encontrarse , así como, debe encontrarse completamente completamente foliado en todas sus hojas foliado en todas sus hojas por el administradopor el administrado. .

Artículo 113.- Requisitos de los Artículo 113.- Requisitos de los escritosescritos

Todo escrito que se presente ante cualquier entidad Todo escrito que se presente ante cualquier entidad debe contener lo siguiente:debe contener lo siguiente:

1.1. Nombres y apellidos completos, domicilio y número de Nombres y apellidos completos, domicilio y número de Documento Nacional de Identidad o carné de extranjería Documento Nacional de Identidad o carné de extranjería del administrado, y en su caso, la calidad de del administrado, y en su caso, la calidad de representante y de la persona a quien represente.representante y de la persona a quien represente.

2.2. La expresión concreta de lo pedido, los fundamentos de La expresión concreta de lo pedido, los fundamentos de hecho que lo apoye y, cuando le sea posible, los de hecho que lo apoye y, cuando le sea posible, los de derecho.derecho.

3.3. Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de no saber Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de no saber firmar o estar impedido.firmar o estar impedido.

4.4. La indicación del órgano, la entidad o la autoridad a la La indicación del órgano, la entidad o la autoridad a la cual es dirigida, entendiéndose por tal, en lo posible, a la cual es dirigida, entendiéndose por tal, en lo posible, a la autoridad de grado más cercano al usuario, según la autoridad de grado más cercano al usuario, según la jerarquía, con competencia para conocerlo y resolverlo.jerarquía, con competencia para conocerlo y resolverlo.

5.5. La dirección del lugar donde se desea recibir La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del procedimiento, cuando las notificaciones del procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en sea diferente al domicilio real expuesto en virtud del numeral 1. Este señalamiento de virtud del numeral 1. Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su indicación domicilio surte sus efectos desde su indicación y es presumido subsistente, mientras no sea y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado expresamente su cambio. comunicado expresamente su cambio.

6.6. La relación de los documentos y anexos que La relación de los documentos y anexos que acompaña, indicados en el TUPA.acompaña, indicados en el TUPA.

7.7. La identificación del expediente de la materia, La identificación del expediente de la materia, tratándose de procedimientos ya iniciados.tratándose de procedimientos ya iniciados.

Artículo 113.- Requisitos de los Artículo 113.- Requisitos de los escritosescritos

REPRESENTACIÓN DEL REPRESENTACIÓN DEL ADMINISTRADOADMINISTRADO

Cuando el documento y/o expediente sea Cuando el documento y/o expediente sea presentado por representante, se debe verificar presentado por representante, se debe verificar que dicha representación haya sido otorgada que dicha representación haya sido otorgada por el administrado de acuerdo a las reglas por el administrado de acuerdo a las reglas establecidas en el artículo 115º de la Ley del establecidas en el artículo 115º de la Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444.Procedimiento Administrativo General Nº 27444.

El otorgamiento de representación no impide la El otorgamiento de representación no impide la intervención del propio administrado cuando lo intervención del propio administrado cuando lo considere pertinente, ni el cumplimiento por éste considere pertinente, ni el cumplimiento por éste de las obligaciones que exijan su de las obligaciones que exijan su comparecencia personal comparecencia personal

OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN DOCUMENTAL - DOCUMENTAL -

INCUMPLIMIENTO DEL ART. INCUMPLIMIENTO DEL ART. 113113

Los documentos que no cumplan con los requisitos Los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 113° de la Ley N° 27444, establecidos en el artículo 113° de la Ley N° 27444, deberán ser deberán ser recibidos por la Ventanilla de Trámite recibidos por la Ventanilla de Trámite Documentario colocando el sello de subsanación Documentario colocando el sello de subsanación documentaldocumental (Anexo N° 02) de manera adicional al (Anexo N° 02) de manera adicional al sello de recepción, en el original y cargo del sello de recepción, en el original y cargo del documento, el cual será firmado por el interesado en documento, el cual será firmado por el interesado en señal de conformidadseñal de conformidad. .

SELLO DE SUBSANACIÓN SELLO DE SUBSANACIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

En el sello de subsanación documental deberá consignarse En el sello de subsanación documental deberá consignarse expresamente la expresamente la relación de los documentos faltantes, la relación de los documentos faltantes, la firma de la persona que recibe el documento, y la firma del firma de la persona que recibe el documento, y la firma del administrado o persona que presenta el documento, así administrado o persona que presenta el documento, así como, el otorgamiento del plazo de (2) dos días hábiles al como, el otorgamiento del plazo de (2) dos días hábiles al administrado para la subsanación de las observaciones administrado para la subsanación de las observaciones advertidasadvertidas, bajo apercibimiento de , bajo apercibimiento de tenerse por no tenerse por no presentada su solicitud en caso de omit ir su presentada su solicitud en caso de omit ir su subsanaciónsubsanación , de acuerdo a lo establecido por el artículo , de acuerdo a lo establecido por el artículo 125º de la citada Ley.125º de la citada Ley.

SELLO DE SUBSANACION SELLO DE SUBSANACION DOCUMENTALDOCUMENTAL

TRAMITACIÓN DE LOS TRAMITACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS OBSERVADOSOBSERVADOS

Los documentos incompletos recibidos en Los documentos incompletos recibidos en cumplimiento del artículo 125º de la Ley del cumplimiento del artículo 125º de la Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444, Procedimiento Administrativo General Nº 27444, deberán ser únicamente registrados en el Sistema deberán ser únicamente registrados en el Sistema de Trámite Documentario (STD) inmediatamente de Trámite Documentario (STD) inmediatamente después de su recepción, después de su recepción, sin proceder a realizar sin proceder a realizar su derivación al área que corresponde atenderlos su derivación al área que corresponde atenderlos hasta que el administrado cumpla con presentar hasta que el administrado cumpla con presentar los documentos faltantes en el plazo otorgado para los documentos faltantes en el plazo otorgado para su subsanaciónsu subsanación. .

PRODUCIDA LA PRODUCIDA LA SUBSANACIÓNSUBSANACIÓN

De producirse la subsanación, la De producirse la subsanación, la Ventanilla de Trámite Documentario Ventanilla de Trámite Documentario deberá realizar su inmediata derivación deberá realizar su inmediata derivación considerando como fecha de su ingreso la considerando como fecha de su ingreso la fecha inicial de su recepción y no la fecha fecha inicial de su recepción y no la fecha de su subsanaciónde su subsanación. El plazo que vence . El plazo que vence para su atención, deberá consignarse para su atención, deberá consignarse expresamente en la Hoja de Envío.expresamente en la Hoja de Envío.

DE NO PRODUCIRSE LA DE NO PRODUCIRSE LA SUBSANACIÓNSUBSANACIÓN

En caso contrario, deberá registrarse el En caso contrario, deberá registrarse el documento observado como “NO documento observado como “NO PRESENTADO”, devolviéndole al PRESENTADO”, devolviéndole al administrado los documentos presentados administrado los documentos presentados y el monto de los derechos de tramitación y el monto de los derechos de tramitación que hubiese abonado. que hubiese abonado.

VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE LA DOCUMENTAL DE LA

OFICINA COMPETENTEOFICINA COMPETENTE Si la documentación presentada no se ajusta a Si la documentación presentada no se ajusta a

lo requerido impidiendo la continuación del lo requerido impidiendo la continuación del procedimiento, lo cual por su naturaleza no procedimiento, lo cual por su naturaleza no pudo ser advertido por la Ventanilla de Trámite pudo ser advertido por la Ventanilla de Trámite Documentario al momento de su presentación, Documentario al momento de su presentación, así como si resultara necesaria una actuación así como si resultara necesaria una actuación del administrado para continuar con el del administrado para continuar con el procedimiento, procedimiento, la oficina competente de realizar la oficina competente de realizar su atención, por única vez, deberá emplazar su atención, por única vez, deberá emplazar inmediatamente al administrado, a fin de que inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación correspondienterealice la subsanación correspondiente..

OFICIO DE REQUERIMIENTO OFICIO DE REQUERIMIENTO DE SUBSANACION DE SUBSANACION

DOCUMENTALDOCUMENTALEn el En el Oficio de subsanación documental el área Oficio de subsanación documental el área competente deberá consignarse expresamente competente deberá consignarse expresamente la la relación de los documentos faltantesrelación de los documentos faltantes , y , y el otorgamiento del plazo de (2) dos días el otorgamiento del plazo de (2) dos días hábiles al administrado para la hábiles al administrado para la subsanación de las observaciones subsanación de las observaciones advertidasadvertidas , bajo apercibimiento de , bajo apercibimiento de declarar declarar su solicitud en ABANDONOsu solicitud en ABANDONO ..

DECLARACIÓN DE DECLARACIÓN DE ABANDONOABANDONO

En los procedimientos iniciados a solicitud de En los procedimientos iniciados a solicitud de parte, cuando el administrado incumpla algún parte, cuando el administrado incumpla algún trámite que le hubiera sido requerido que trámite que le hubiera sido requerido que produzca la paralización por treinta días, la produzca la paralización por treinta días, la autoridad de oficio o a solicitud del administrado autoridad de oficio o a solicitud del administrado declarará el abandono del procedimiento. Dicha declarará el abandono del procedimiento. Dicha resolución deberá ser notificada y contra ella se resolución deberá ser notificada y contra ella se procederán los recursos administrativos procederán los recursos administrativos pertinentes.pertinentes.

Artículo 132.- Plazos máximos para realizar actos procedimentales

A falta de plazo establecido por ley expresa, las actuaciones deben producirse dentro de lossiguientes:1. Para recepción y derivación de un escrito a la unidad competente: dentro del mismo día desu presentación.2. Para actos de mero trámite y decidir peticiones de ese carácter: en tres días.3. Para emisión de dictámenes, peritajes, informes y similares: dentro de siete días despuésde solicitados; pudiendo ser prorrogado a tres días más si la diligencia requiere el traslado fuerade su sede o la asistencia de terceros.4. Para actos de cargo del administrado requeridos por la autoridad, como entrega de información, respuesta a las cuestiones sobre las cuales deban pronunciarse: dentro de los diezdías de solicitados.

Artículo 133.- Inicio de cómputo

133.1 El plazo expresado en días es contado a partir del día hábil siguiente de aquel en quese practique la notificación o la publicación del acto, salvo que éste señale una fecha posterior, oque sea necesario efectuar publicaciones sucesivas, en cuyo caso el cómputo es iniciado a partirde la última.

Gracias por su atenciónGracias por su atención

Oficina de Administración Oficina de Administración Unidad de Archivo y Trámite DocumentarioUnidad de Archivo y Trámite Documentario

Jared Oscanoa YantasJared Oscanoa YantasEmail: hairo_26@Outlook.comEmail: hairo_26@Outlook.com