armonizaciÓn meci – calidad sesiÓn 1 y 2 (primera parte)

ARMONIZACIÓN MECI – CALIDAD

SESIÓN 1 y 2(PRIMERA PARTE)

GERARDO DUQUE GUTIÉRREZ

BOGOTÁABRIL - 2010

La Biblia es el primer libro de CALIDAD En el 2150 A.C. en el código

Hammurabí, en el capítulo CCXXIX Fenicios 1450 A.C. en EGIPTO en la tumba de

REKH-Mi-Re en Tebas. En 1664 en Francia en Lyon, el Rey Luis

XIV decia “si nuestas fábricas aseguran, por un trabajo cuidadoso, la calidad de nuestros productos, los extranjeros estarán interesados en aprovisionarse aquí y fluirá dinero al reino”

1 de 3

En la época artesanal, se relacionaba la calidad con lo artístico.

En 1907 F, W. Taylor (Inspección) En 1916 H, Fayol, establece los cinco principios

de la administración: previsión, organización, mando, coordinación y el control.

1920 - 1945 Control estadístico de procesos, G. Edwards: separa la calidad de la fabricación , W. Shewhart: procesos estadísticos

2 de 3

1950 Control Total de la Calidad, Deming: Ciclo Deming , compromiso de la gerencia, Juram: Costos de Calidad y Planificación de Calidad, Feigenbaum: Sinergia, Crosby: cero defectos.

Japón asume los conceptos y crea su propia filosofía, con el factor hombre y cliente como importanica (Ishikawa).

1960: Justo para el uso 1970: Ajustado para los requerimientos 1980: Satisfacer al cliente 1990: Exceder las expectativas del cliente

3 de 3

Teoría de TAYLORRacionalización del trabajo. Inspección 100%. Instrucciones escritas. Gran avance en la Calidad

ANTECEDENTES

EGIPTO

Operarios realizan el trabajo

Operarios miden y comprueban

BABILONIA

Código de HAMMURABI.Ley del Talión para la No

Calidad

CHINA

Dinastía CHOU. Sistema de calidad

para la fabricación de armas y utensilios

para templos

Artesanía. Comprobación de la calidad de los trabajos.

Los gremios de artesanos fijan el “nivel de calidad”de los productos que fabrican.Se definen procedimientos de actuación.

SIGLO XIISIGLO XII

SIGLO XIIISIGLO XIII

SIGLO XXSIGLO XX

Financiera y de cumplimiento

CORRECTIVO PREVENTIVO ESTRATÉGICO

Administración del riesgo

Operacional, sistemas, procesos y

procedimientosTransacciones Evaluación del

riesgo Procesos de control I y

mejoramiento procesos del

negocio

Aseguramiento del CI

Aseguramiento de la Administración

del riesgo

Cobertura del riesgo

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y PROCESO


Mediados-1970s Escándalo Watergate

1977 Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)

Inicios-1980s Incrementó el foco en Control Interno y cumplimiento.

1985 National Commission on Fraudulent Financial Reporting – Treadway Commission

1992 Committee Of Sponsoring Organizations (COSO) publicó Marco Integral de Control Interno

1990s – 2000 Continuó el Foco en Control Interno, Riesgo y Responsabilidades (Blue Ribbon Commission, Competency Framework para Auditoría Interna y otros)

19801970 1990 2000

2002 Sarbanes-

Oxley Act of 2002



InspecciónInspección

ControlControl

AseguramientoAseguramiento

GestiónGestión

Excelencia Excelencia

Detección a posteriori

Detección y correcciónEn el proceso

Prevención en toda la Organización

Prevención y Mejora Continua

Competencia Global, Resultados y Sostenibilidad

1940 1960 1970 1980 1990Años 2000

NTC-GP 1000:2009

MECI

SGC SGC

Decreto 4110 de 2004

NTCGP 1000:2004

MECIMECI


MECI 1000:2005

Constitución Política de Colombia art. 209 y 269

Ley 87 de 1993

Constitución Política de Colombia art. 78


Decreto 1011 de 2006Decreto 4295 de 2007

SALUD

NTCGP 1000:2009

CIRCULAR 06 2009

CIRCULAR 02 2010

Ley 872 de 2003

GENERALIDADESDEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PERSONASPRODUCTOS

SISTEMASSERVICIOS

Infraestructura de la CalidadDecreto 2269/93

Infraestructura de la CalidadDecreto 2269/93

ACREDITACIÓN

CERTIFICACIÓN

NORMALIZACIÓN

acredita

certifica

Actuación que realiza un organismo reconocido e Actuación que realiza un organismo reconocido e independiente de las partes interesadas, y que pone de independiente de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto, servicio o proceso está manifiesto que un producto, servicio o proceso está conforme con una norma específica u otro documento conforme con una norma específica u otro documento normativo.normativo.

Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia S.I..C) reconoce formalmente que una organización es competente para la S.I..C) reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad.realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad.

Actividad que aporta soluciones Actividad que aporta soluciones para aplicaciones repetitivas que para aplicaciones repetitivas que se desenvuelven, se desenvuelven, fundamentalmente, en el ámbito fundamentalmente, en el ámbito de la ciencia, la tecnología y la de la ciencia, la tecnología y la economía, con el fin de alcanzar economía, con el fin de alcanzar una ordenación óptima de un una ordenación óptima de un determinado contexto.determinado contexto.

ONAC transición

INTERTEKCOTECNA

Metrología

Empresa

Sector

País

Región

MundialCARÁCTER

DE LANORMA

¿QUE ES UN

SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA

CALIDAD?

Sistema establecido para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (grado en que nuestros productos y/o servicios cumplen con los requisitos de nuestros clientes).

¿Porqué me hace falta un Sistema

de la Calidad?

ES UNA HERRAMIENTA PODEROSA PARA :• Dar confianza a mis clientes actuales y potenciales que voy a cumplir sus expectativas.• Mejorar el rendimiento, coordinación y la productividad de mis actividades.• Conseguir y mantener consistentemente las expectativas implícitas y explícitas de mi cliente sobre mis productos/servicios.

CONSEJOS CONSEJOS PARA PARA

IMPLEMENTAR IMPLEMENTAR DE UNA MANERADE UNA MANERA

INTEGRADA LOSINTEGRADA LOS

SISTEMAS DESISTEMAS DE

GESTIÓNGESTIÓN

1. Formalice

2. Venda lo mismo, pero diferente

3. Cree símbolos

4. Grupo interdisciplinario (no solo un responsable).

5. Trabaje la resistencia al cambio

6. Mida la efectividad por si sola

7. La base es el éxito

8. Cree estímulos

9. Los procedimientos requieren tiempo

10. Reduzca la documentación

11. Parta de las necesidades y expectativas de los usuarios

12. Creatividad ante todo

13. Paciencia

14. Hágalo fácil

15. Mejoramiento continuo

16. No es una moda

17. Mejore la comunicación

18. Póngase en los zapatos de los demás

19. Dedíquele tiempo a la planeación

20. Definitivamente es cultura

PRINCIPIOS MECI

Autocontrol

Autorregulación

Autogestión

Enfoque hacia el cliente

Liderazgo

Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones

públicas

Enfoque basado en los procesos

Enfoque del sistema para la gestión

Mejora continua

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Coordinación, cooperación y articulación

Transparencia

PRINCIPIOS SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Actualización de la Norma Técnica de Calidad-NTCGP

Presentación de los aspectos relevantes de la actualización de la norma.

Brindar elementos necesarios para la armonización del MECI y la NTCGP1000:2009.

Aclarar, unificar y ampliar los conceptos utilizados que ofrecían ambigüedades en su interpretación.

Establecer que la norma indica el qué pero no el cómo, éste último es propio de cada entidad.

OBJETIVOS DE LA PRESENTACION

DAFP identifica las necesidad de :

•Modernizar las herramientas gerenciales de la función pública, por lo tanto toma la decisión de actualizarla, considerando las reformas realizadas a la norma ISO 9001 versión 2008.

•Facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, Promover la implementación conjunta del SGC con el Modelo Estándar de Control Interno.

El DAFP decide actualizar la norma y contacta al ICONTEC en su calidad de ONN para que lo acompañe en este proceso

ANTECEDENTES DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA NTCGP 1000:2004.

• Preparación de anteproyecto (Grupo DAFP-ICONTEC)

• Estudio anteproyecto • (Grupo

DAFP/ICONTEC/ENT.SELECCIONADAS)• Consulta publica (60 días)• Tratamiento de comentarios en

comité (DAFP-ICONTEC/ENT.SELECCIONADAS))

• Publicación de la norma (DAFP)• Socialización (DAFP)

METODOLOGÍA DE TRABAJO

No se introdujeron nuevos requisitos ni se redujeron

Se introdujeron:

Aclaraciones con respecto a los requisitos existentes basados en 4 años de experiencia de implementación de la norma, las precisiones realizadas en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y los cambios de la NTC-ISO 9000:2005,

Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y MECI.

NTCGP1000:2009

ALCANCE DE LA ACTUALIZACIÓN

Ajustes de acuerdo con la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y la NTC-ISO 9000:2005

Se realizaron las siguientes precisiones:

Compatibilidad con otros sistemas de gestión (introducción)

Límites de la actualización (introducción) Definiciones Alcance SGC (4.1, nueva definición) Coherencia de la política frente al tema de protocolos

éticos de la entidad. Validación y verificación del diseño (Nota aclaratoria)

NTCGP1000:2009

MODIFICACIONES

Re-evaluación de proveedores

Eficacia, eficiencia y efectividad

Actualización de anexos (Normativos, Compatibilidad con otros sistemas y aclaración de cambios)

Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y MECI.

NTCGP1000:2009

MODIFICACIONES

Propuesta: incluir recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre aspectos comunes de los dos sistemas.

Los recuadros no fueron concebidos para su uso en certificación y no son requisitos de la NTCGP 1000: 2009.

Los recuadros están ubicados debajo de los numerales para los cuales se han identificado aspectos comunes (NTC-ISO 9004)

ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 - MECI

ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS

ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 - MECI

MECI NTCGP1000:2009

Subsistema: Control estratégico Componente: Ambiente de control

Elemento: Desarrollo del Talento Humano

6.2. Talento Humano

Intencionalidad MECIGarantizar que los servidores públicos cuenten con las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad necesarias para cumplir la misión de la entidad.

Intencionalidad NTCGP 1000

Garantizar que los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas cuentan con las competencias (educación, formación, habilidades y experiencia) necesarias para realizar los trabajos que afectan la calidad del producto o servicio.

Aspectos comunes

Establecer la competencia requerida de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas e implementar acciones que permitan alcanzarla y mantenerla.Ejemplos de mecanismos empleados por las entidades para responder a este aspecto común y que pueden unificarse para los dos sistemas incluyen: Manuales de funcionesPerfiles de cargoManuales de competencias laboralesProgramas de bienestar Plan de formación y/o capacitaciónEstos mecanismos pueden cubrir el ingreso, la permanencia y retiro del servidor público y/o particulares que ejercen funciones públicas.

INCLUSIONESINCLUSIONES

oo

PRECISIONESPRECISIONES

2. Objeto y Campo de 2. Objeto y Campo de AplicaciónAplicación

2.1 - Objeto

Se describen los elementos Comunes de los SGC y SCI

con el fin de evitarduplicidad de esfuerzos

2.2 - Aplicación

Esta norma pude ser aplicada por las entidades no obligadas por acuerdo municipal, ordenanza departamental, resolución

o de manera voluntaria

Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con

las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad

3. Términos y 3. Términos y DefinicionesDefiniciones

3.0 - Términos

Versión : 2009

nuevos términos con sus definiciones

Calibración, (con 3 notas)

ConvenienciaFunción de una entidad

HabilidadVerificación (metrológica)

Versión : 2004

Se remplaza el término

Misión de una entidad

(el término es reemplazado por Función

de una entidad, la definición es la misma)

1.Calibración:Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificas, las relaciones entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición.

2. Habilidad: Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad.

3. Verificación (Metrólogica): Comparación directa entre las caracteristicas metrólogicas del equipo de medicióny los requisitos metrólogicos del cliente.

4. SISTEMA DE GESTION 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADDE LA CALIDAD

Establece que es un sistema integral

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4.1 REQUISITOS GENERALES

Párrafo 1 A

La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema deGestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividadde acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de maneraintegral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (véaseLey 872 de 2003 artículo 3 y 7).

Literal a) A + Sa) identificar determinar los procesos que le permiten cumplir la misión función quese le ha asignado.

Literal e) A + Se) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estosprocesos, g) identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/oparticulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgosde mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en lasatisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en lasmaterias y funciones que le competen a cada entidad establecer controles sobrelos riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente yel logro de los objetivos de la entidad

4.1

Literal g) nueva Nota 2 A + S

7.4. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS7.4.1. Proceso de adquisición de bienes y

servicios

7.4.1Separado en dos párrafos

La entidad debe evaluar y seleccionar los proveedores con base en una selecciónobjetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios deacuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad.

7.4.1Nueva NOTA

2

7.4.3

Párrafo 1

7.4.3

Párrafo 2Nueva Tabla 22

(Orientaciones)

7.4

A

NOTA 2 El término “evaluación de proveedores” incluye la evaluación inicial y lasposteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (re-evaluaciones).

S

La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesariaspara asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificadoen los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.

S

Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalacionesdel proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos dereferencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificaciónpretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio.

A

Tabla 22. Adquisición de bienes y servicios. Orientaciones sobre los elementoscomunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándarde Control Interno

7.4

S

La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple losrequisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia, o en lasdisposiciones aplicables. 7.4.1

Párrafo 2 S

Deben establecerse los criterios para la selección y la evaluación y la re-evaluación delos proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de lasevaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral4.2.4).

ARMONIZACIÓN

MECI

CALIDAD

Sistema: Interacción mutua de que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos

Gestión: Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones; al integrar estos conceptos:

Sistema de Gestión: Conjunto de actividades que interrelacionadas y a través de acciones especificas, permitan definir e implementar los lineamientos generales y de operación de la entidades públicas

Políticas

Objetivos

Estrategias

EstructuraOrgánicaProcesos

Procedimientos

Desarrollo Tecnológico

Talento Humano

Cumplimiento de Objetivos

trazados

Satisfacción

Beneficiario

Usuarios

Destinatarios

Ciudadanos

CALIDADCONTROL

Modelo Estándar de Control Interno

1. CONTROL ESTRATÉGICO

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

* Acuerdos, compromisos o protoc. éticos* Desarrollo del talento humano* Estilo de Dirección

* Planes y programas* Modelo de operación por procesos* Estructura organizacional

* Contexto estratégico* Identificación de riesgos* Análisis de riesgos* Valoración de riesgos* Políticas de administración de riesgos

2. CONTROL DE GESTIÓN

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACIÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

* Políticas de Operación* Procedimientos* Controles* Indicadores* Manual de Procedimientos

* Información Primaria* Información Secundaria* Sistemas de Información

* Comunicación Organizacional* Comunicación informativa* Medios de comunicación

3. CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

* Autoevaluación del control* Autoevaluación de gestión

* Evaluación independiente al SCI.* Auditoría Interna

* Plan de Mejoramiento Institucional* Plan de Mejoramiento por Procesos* Plan de Mejoramiento Individual

Sistema De Gestión De CalidadSistema De Gestión De Calidad

4.1 REQUISITOS GENERALES4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

5.4 PLANIFICACIÓN

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.2 TALENTO HUMANO

6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

8.5 MEJORA

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Herramienta conocida como ciclo de mejoramiento continuo o el ciclo Deming, tomada en el mundo empresarial como una estrategia gerencial; de ahí sus iniciales corresponden de manera secuencial a Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Establecer el camino, Definición de políticas y establecimiento de un plan de acción

Llevar a la practica los lineamientos establecidos

Evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planea establecidos

Evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planea establecidos

Actividad de Control

Ambiente de Control

Dirección Estratégica

Administración de Riesgos

Información

Comunicación Pública

Autoevaluación

Planes de

Mejoramiento

Evaluación Independiente

PRINCIPIOS MECI

Autocontrol

Autorregulación

Autogestión

Enfoque hacia el cliente

Liderazgo

Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones

públicas

Enfoque basado en los procesos

Enfoque del sistema para la gestión

Mejora continua

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Coordinación, cooperación y articulación

Transparencia

PRINCIPIOS SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Definen el estándar de conducta de la entidad como el parámetro de comportamiento que orienta la actuación de los servidores, para el

cumplimiento de los objetivos de la entidad

NTCGP 1000:20096.2

Determina las políticas y practicas de gestión para ser aplicadas por la entidad, en las que se incorporen los principios de justicia, equidad y

transparencia en los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de esos servidores públicos

NTCGP 1000:20096.2

Contiene la filosofía o modo de administrar del Director o Gerente. La competencia, la integridad , la transparencia y la responsabilidad pública orientan el desarrollo de este componente y el estilo de

gerencia de quien administra los interés del Estado.

NTCGP 1000:20095 - 6.2

PLANES PROCESOS

Alta dirección

Asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen

Alta dirección

Fijar lineamientos que blinden a la entidad de eventos presentes o futuros que puedan obstaculizar el logro de los objetivos institucionales

Estos Lineamientos deben afectar todos los procesos de la entidad

INSUMOINSUMO

Riesgos

INSUMOS

Autorregulación del comportamiento ético

Políticas y prácticas de desarrollo del talento humano

Caracterización del estilo de Dirección

Planes y programas

Modelo de operación por procesos

Estructura organizacional

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL

Elementos:* Políticas de Operación* Procedimientos* Controles* Indicadores* Manual de Procedimientos

PRODUCTOS

MECI

NTC GP 1000

Administración de riesgos

DOCUMENTO IMPACTO

Mapa de Procesos

Caracterización de Procesos

Política de Calidad

Objetivos de Calidad

NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

4.2.1. Generalidades4.2.2. Manual de la Calidad4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros

NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Subnumeral: 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DELSERVICIOSubnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTESubnumeral: 7.3 DISEÑO Y DESARROLLOSubnumeral: 7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Políticas de operación

Procedimientos estandarizados para la ejecución de los procesos que permiten la prestación de los productos y/o prestación del servicio

Controles inmersos de los procesos

Mecanismos de monitoreo a la operación

Instrumento general para la regulación de las operaciones

Manual de Calidad

Manuales de Procesos y Procedimientos

Fichas de Indicadores

Estructura por Procesos

Optimización de la Gestión

Subnumeral: 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMESubnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS

Principio MECI Autorregulación

Principio MECI Autogestión

Manual de Operaciones

Mecanismos de Medición Implementada

Principio de Calidad Enfoque Basado en los Procesos

Principio Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones

PROCEDIMIENTOS

TRÀMITES

ETAPAS PLANIFICACIÓN OPERATIVA

1. IDENTIFICACIÓN DE BIENES O SERVICIOS

2. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS

3. DEFINICIÓN DE REQUISITOS

4. CARACTERIZACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

5. INTERRELACIÓN DE PROCESOS

6. VERIFICACIÓN Y CONTROL

7. PORTAFOLIO DE BIENES O SERVICIOS

4.2.2 Manual de calidad

La entidad debe establecer y mantener un manual de la calidad que Incluya:

a. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluidos los detallesy la justificación de cualquier exclusión.b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema deGestión, o referencia a los mismos, yc. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

Nota. El Manual de calidad puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular

Lineamientos claros para la acción y el desempeño

Procedimientos estandarizados para ejecutar la Misión

Controles inmersos de los procesos


Instrumento general para la regulación de las operaciones


Componente: INFORMACIÓN

Elementos:* Información Primaria* Información Secundaria* Sistemas de Información

MECI

NTC GP 1000

Manual de Calidad

Mapa de Procesos



Indicadores de Gestión

Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE7.2.3 Comunicación con el Cliente


NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTESubnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION5.5.3. Comunicación Interna


Subnumeral: 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS

Flujos de Información interna y externa requeridos en la operación

Mecanismos para registro y generación de la información

Parámetros y requerimientos de información al Gobierno Nacional o territorial y órganos de control

Parámetros y necesidades de información y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas

Requisitos del Cliente Determinado s Registros-Requeridos

Satisfacción cliente

Clientes Informados

INSUMOS PRODUCTOS

DOCUMENTO IMPACTOPrincipio MECI Autogestión

Principio Calidad Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Principio de Calidad Mejora continua


Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros

Medición, Satisfacción Cliente

Información para caracterización de Procesos

Tabla de Retención Documental

UN EJEMPLO DE COMUNICACIÓN

Flujos de Información interna y externa requeridos en la

operación

Mecanismos para registro y generación de la información

Parámetros y requerimientos de información al Gobierno

Nacional o territorial y órganos de control

Parámetros y necesidades de información a las partes

interesadas y rendición de cuentas a la comunidad


Componente: COMUNICACIÓN PÚBLICA

Elementos:* Comunicación Organizacional* Comunicació informativa* Medios de comunicación

MECI

NTC GP 1000

Manual de Calidad

Mapa de Procesos



Indicadores de Gestión

Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE7.2.3 Comunicación con el Cliente



Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTESubnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION5.5.3. Comunicación Interna


Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS

Flujos de Comunicación requeridos para la operación interna y externa requeridos

Mecanismos eficientes de socialización de la información

institucional

Estrategias para el manejo de los medios de comunicación

hacia la ciudadanía y las partes interesadas

Medición, Satisfacción Cliente

Satisfacción cliente

Clientes Comunicados

INSUMOSPRODUCTOS

DOCUMENTO IMPACTO

Principio MECI Autocontrol



Principio de Calidad Liderazgo

Principio de Calidad Participación activa de los

servidores públicos y/o particulares que ejercen

funciones públicas

Principio de Calidad Relaciones mutuamente beneficiosas con

los proveedores

Participación ciudadana efectivaProceso de retroalimentación

con el cliente

Políticas de comunicación Interna y Externa

Mecanismos de Participación

NUMERAL 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Subnumeral: 6.3. INFRAESTRUCTURA

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACIÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

* Políticas de Operación

* Procedimientos

* Controles

* Indicadores

* Manual de Procedimientos

* Información Primaria

* Información Secundaria

* Sistemas de Información

* Comunicación Organizacional

* Comunicación informativa

* Medios de comunicación

Políticas de OperaciónProcesos y procedimientosControlesIndicadores

Gestión de Información

ComunicaciónRendición de CuentasPlan de comunicación interna y externa

S: Control de Gestión: Herramientas

Competencias Constitucionales y legales y normas vigente


Linemientos claros para la acción y el desempeño

Procesos estandarización para la ejecución de la Misión de la

entidad

Controles inmersos en los procesos


SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Componente: AUTOEVALUACIÓN

Elementos:* Autoevaluación del control* Autoevaluación de gestión

MECI

NTC GP 1000

Instrumento genral integrador para la regulación de las

operaciones

Ambiente de control

Direccionamiento Estratégico

Comunicación

Información

INSUMOS

PRODUCTOS

DOCUMENTO IMPACTO

Mapa de Procesos


Procedimientos Documentados

Evaluación Satisfacción Cliente

Indicadores del Cliente


Subnumeral: 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN5.6.2. Información para la revisión5.6.3. Resultados de la revisión


Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.1. Satisfacción del Cliente8.2.2. Auditoria Interna8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos8.2.4. Seguimiento y Medición del Producto y/o servicioSubnumeral: 8.4 ANALISIS DE DATOSSubnumeral: 8.5 MEJORA8.5.1. Mejora Continua

Informe de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del Proceso, Dependencia y la

Entidad

Acciones de mejoramiento para los controles del proceso, Dependencia y la Entidad

Acciones de autoanálisis de la gestión realizada del proceso, la Dependencia y la Entidad

Acciones de mejoramiento de la gestión del proceso, la

Dependencia y la Entidad

Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema de

Gestión de Calidad

Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de Procesos

Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Bienes o

Servicios




Mejora continua

Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones


Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros

Cultura de Autocontrol

Registros de las revisiones efectuadas por A. Directa

Registros de análisis de datos (satisfacciones de conformidad

de requisitos)



Linemientos claros para la acción y el desempeño

Procesos estandarización para la ejecución de la Misión de la

entidad

Controles inmersos en los procesos



Componente: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Elementos:* Evaluación independiente al Sistema de Control Interno* Auditoría Interna

MECI

NTC GP 1000

Instrumento genral integrador para la regulación de las

operaciones

Ambiente de control


Comunicación

Información

INSUMOS

PRODUCTOS

DOCUMENTO IMPACTO

Mapa de Procesos


Procedimientos Documentados

Evaluación Satisfacción Cliente

Indicadores del Cliente


Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.2. Auditoria InternaSubnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS

Informe de recomendaciones para el mejoramiento del

Sistema de Control Interno

Acciones de mejoramiento de control del proceso de

Evaluación Independiente y Sistema de Control interno y la

entidad

Informe de recomendaciones para el mejoramiento de la

Gestión

Acciones de mejoramiento de la gestión de Evaluación

Independiente del Sistema de Control interno y la Auditoría

Interna

Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema

Integrado de Gestión


Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Productos y/o

Servicios




Principio de CalidadMejora continua

Principio Enfoque Basado en Hechos para la Toma de

Decisiones


Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN

AUDITORIAS



Actividades de control


Componente: PLANES DE MEJORAMIENTO

Elementos:* Plan de Mejoramiento Institucional* Plan de Mejoramiento por Procesos* Plan de Mejoramiento Individual

MECI

NTC GP 1000

Evaluación independiente

Ambiente de control


Autoevaluación

Información

Comunicación

Informes Auditoria Interna de Calidad

Revisiones por la Dirección

Satisfacción del Cliente

Seguimiento Medición Procesos

Seguimiento y Medición del Producto y el Servicio


Subnumeral: 8.5 MEJORA8.5.1. Mejora Continua8.5.2 Acción Correctiva8.5.3 Acción Preventiva

Instrumentos de apoyo al mejoramiento de la función

administrativa

Mecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los

planes

INSUMOS

PRODUCTOS

DOCUMENTO IMPACTO

Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema de

Gestión de Calidad


Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Bienes o

Servicios

Principio de Calidad Mejora continua

Principio de CalidadEnfoque Basado en Hechos para la

Toma de Decisiones





Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN

S: Control de Evaluación

Autoevaluación del control y de la gestión

Evaluación a la gestión institucional

Mejora Continua

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

3.1.1 Autoevaluación del control

3.1.2 Autoevaluación de gestión

3.2.1 Evaluación independiente al

Sistema de Control Interno

3.2.2 Auditoría Interna

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos

3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual

MUCHAS GRACIASGERARDO DUQUE GUTIERREZ

CORREO:

[email protected]

mailto:[email protected]

armonizaciÓn meci – calidad sesiÓn 1 y 2 (primera parte)

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