Administración de

proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 2)

Objetivo: Realizar el proceso de administración

de proyectos tecnológicos a través de la

observación de las etapas y la realización de

un ejercicio práctico de forma sistemática.

1

Recursos del Proyecto

• Personas

• Equipamiento

• Materiales o Insumos

• Otros

• Tiempo (ya está tomado en cuenta)

2

Recursos del Proyecto

Se puede:

Si las tareas tienen pocos o muchos recursos

Averiguar si hay recursos sobrecargados

Reportar sobre el proyecto

Vigilar el costo del proyecto

Vistas de los Recursos:

Gráfica de Recursos

Hoja de Recursos

Recursos Utilizados

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Tipos de Recursos

1. Trabajo: es la medida de esfuerzo (personas +

equipamiento).

2. Materiales: cantidad es la medida de esfuerzo

(suministros consumibles).

Con relación a los recursos hay 2 tipos de

duración de las tareas:

• Fija: a pesar de aumentar o disminuir recurso

• Variable: Al aumentar recursos se puede finalizar

más pronto

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Hoja de Recurso

• Nombre del Recurso

• Tipo: Trabajo o Material

• Tasa Estándar: pago de salario/hora

• Tasa de Horas Extras

• Costo por uso importe que será necesario pagar a esos recursos por hora (generalmente equipo o materiales)

• Acumular: al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea )

• Calendario base: estándar, 24 horas, Nocturno

• Código

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Información de los Recursos

Menú Proyecto / Información del Recurso

Doble clic sobre el nombre de un recurso

Se recomienda utilizar nombres específicos para

los recursos

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Formulario “Información del Recurso”

Agrega más

información que

la hora de

Recursos

General

Tiempo de

Trabajo• Calendario

Costo

Notas

Campos

Personalizados

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Aspectos de los Recursos:

Disponibilidad: es la indicación de cuándo y por

cuánto tiempo puede programarse un recurso para un

trabajo asignado, por ejemplo, al 50%, 100%, 300%,

o a tiempo completo.

Determinada por:

• Calendarios del proyecto y de recursos.

• Fechas de comienzo y fin de recursos.

• Nivel al que el recurso está disponible para trabajar.

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Disponibilidad de los Recursos

Al Material no se le asigna el tiempo de disponibilidad,

calendario

9

Calendario de Recursos

Si hay grupos de recursos que difieren del

calendario (base) del proyecto.

Pasos:

1. Crear el calendario de recursos

2. Asignar el calendario a grupo de recursos

Nota:

Por defecto, todas los recursos se programan en

base al Calendario del Proyecto

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Crear Calendario de Recursos

Barra Guía del Proyecto / Menú Recursos / “Definir

periodos laborales delos recursos”

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Asistente Calendarios Adicionales

1. Definir un nuevo calendario base

2. Definir el nombre y el calendario des cual se

basará

3. Definir los días y las horas

1. Algunos servidores trabajan los 24/7/365

2. Las computadoras generalmente no son apagados

al mediodía.

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Tipos de Calendarios

Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios

Calendario del proyecto (Estándar)

Calendario del Grupo

Calendario del Recurso: personalizándolo para cada

uno de los recursos

Crear calendario

base para un grupo Menú Herramientas /

“Cambiar calendario”

(Change work time)

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Asignar Calendario

Hoja de Recursos / Columna “Calendario”

Formulario Información del Recursos

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Calendario del Recurso

Doble clic en

el recurso /

lengüeta

Calendario

(Work time)

Seleccionar un

tipo de

calendario que

sirva como base

Cambia los días

o las horas

15

Asignación de Recursos a Tareas

Asignación: resultado de agregar un recurso

específico a una tarea concreta

Si Tenemos

Tareas +

Recursos =

Asignación

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Se Puede Asignar

Cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las

asignaciones en cualquier momento.

Más de un recurso a una tarea y especificar si un

recurso trabaja a tiempo completo o parcial.

Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la

asignación de tiempo completo diario que se indica en

su calendario laboral, Ms Project mostrará en rojo el

nombre del recurso sobreasignado en las vistas de

recursos.

Sobreasignación: asignación a un recurso más

tareas de las que puede realizar en el horario de

trabajo disponible.

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Asignar Recursos a una Tarea

Seleccionar la tarea desde el Diagrama Gantt

Botón de la barra de herramientas / “Asignar Recursos” • Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo

• Unidades en forma de porcentaje

Tiempo • Parcial < 100%

• Completo = 100%

• 2 Recursos = 200%

Por ejemplo si una persona

le va a dedicar 2hr/día o 1/4

del tiempo se coloca 25%

18

Cambiar de Porcentaje a Decimales19

A Través Formulario de Tareas

Menú Ventana / Dividir (split)

1. El la tabla seleccionar una tarea

2. Seleccionar el recurso

21

Mostrar Asignaciones

Por Tarea

Menú Ver / Uso de Tarea

22

Mostrar Asignaciones

Por Recurso

Menú Ver / Uso de Recurso

23

Eliminar la Asignación del Recurso

Eliminar la Asignación de un recurso a la tarea

Colocar 0% en el recurso

24

Gráfica del Tiempo Asignado a la Tarea25

Eliminar el Recurso

Quitar el Recurso

Vista Lista de Recurso

Seleccionar el Recursos

Presionar Supr (Del)

26

Se eliminan también todas las

asignaciones de dicho recurso a otras

tareas.

Si las tareas están condicionadas por

el esfuerzo se modificarán las

duraciones de las mismas afectándose

al proyecto.

Planificación de Recursos

Objetivo: crear la lista de recursos con

su disponibilidad para el proyecto,

asignarlo a las tareas respectivas para

determinar si hay sobreasignación

Descargar el proyecto

Ejercicio 1

Presionar Download para descargar el archivo

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1- Insertar los Recursos al Proyecto

Nombre del Recurso Grupo

Jefe de Proyecto JF

Analista1 Análisis

Analista2 Análisis

Analista3 Análisis

Programador1 Programación

Programador2 Programación

Tester1 Pruebas

Tester2 Pruebas

2- Insertar la Disponibilidad de cada uno

de los Recursos

Las fechas debes ser del próximo año

Nombre del

Recurso

Disponibilidad

Desde

Hasta

Jefe de Proyecto 15/01/20xx 28/02/20xx

Analista1 15/01/20xx 23/01/20xx

Analista2

Analista3

Programador1 18/01/20xx 28/01/20x x

Programador2

Tester1

Tester2 23/01/20xx 07/02/20xx

3- Asignar los Recursos a las Tareas

Recurso Sobreasignado

¿Hay algún recurso sobreasignado?

Si la respuesta es afirmativa, detalle cómo

solucionaría dicha situación.

Escribirlo como nota de la tarea donde está el recursos

sobreasignado y su posible solución