administracion de proyectos

Administracin de Proyectos

I. Presentacin. Obje&vo Obje&vos especcos

II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos Qu es un Proyecto? Caracters&cas de un Proyecto Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto

V. Administracin de Proyectos Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el Proyecto

Contenido

IV. Etapas de la Administracin de Proyectos 1. Inicio del Proyecto 2. Planeacin del Proyecto 3. Ejecucin del Proyecto 4. Control del Proyecto 5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones

VI. Lecturas sugeridas

Contenido

Obje@vo

Dis&nguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplicar el uso de algunas herramientas bsicas u&lizadas en la Administracin de Proyectos.

I. Presentacin

Obje@vos especcos

Presentar las mejores prc&cas en Administracin de Proyectos.

Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de Proyectos.

Desarrollar un caso de estudio.

I. Presentacin

Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan

para generar un PRODUCTO

O SERVICIO en particular o

UNICO.

Situacin actual Requerimientos Objetivos

P R O Y E C T O

Resultados

Tiempo

INICIO

FIN

Qu es un Proyecto?

II. Conceptos Bsicos

Caracters@cas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto &ene un comienzo y nal denido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: signica desarrollarlo en etapas


La aplicacin racional de

conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un

proyecto, a travs de una

s e r i e d e a c t i v i d a d e s

interrelacionadas.

Qu es la Administracin de Proyectos?


1. Habilidades clave Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos

2. Conocimientos Tcnicos Administrativos

3. Herramientas 4. Tcnicas

Componentes de la Administracin de proyectos


BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS

Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo

Elementos relacionados con el Proyecto


Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeacin*

3. Ejecucin*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL

DE

AC

TIV

IDA

D

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO



100% $, HH

Avance

Fase 1 Inicio

Fase 2 Planeacin Diseo

Fase 3 Ejecucin

Fase 4 Pruebas y Arranque

Decisin de arranque

Decisiones trascendentes

Instalacin completa

Operacin completa Entrega

Grado de influencia en resultados

III. Administracin de Proyectos

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

origen equipo del Proyecto

carta

alcance

plan avance aceptacin

entrega PRODUCTO

Etapas de la Administracin de Proyectos


Integracin

Denicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, denicin de productos y ac&vidades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de equipos del proyecto.

reas de conocimiento


Tiempo

Denicin de ac&vidades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Denicin de la distribucin de informacin del proyecto.

Riesgos

Planes y administracin.

Suministros

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores


Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador Influyentes

Involucrados en el Proyecto


Organizacin para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

Varios responsables

Superior iden&cado

Actan por especialidad

Enfoque fragmentado

MATRICIAL

Reporta al Lder del proyecto y al Mando funcional

Lder de proyecto de tiempo completo

Autoridad y toma de decisiones compartida

POR PROYECTOS

El personal reporta directamente al Mando Superior

Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

El Mando Superior &ene

responsabilidad administra&va sobre el personal

Puede disponerse de un

pool de recursos


Habilidades de los equipos de trabajo

Organizacin para el Proyecto

Alto

Bajo

Competencias tcnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Carta del proyecto Alcance del proyecto

Mecanismos de seleccin de proyecto

Definicin del proyecto

Tcnicas y herramientas

INICIO

IV. Etapas de la AP

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto

IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

Qu?

Quin?

Cmo?

Por qu?

Para qu?

Cundo?

Formaliza el inicio del proyecto Permite iden&car el proyecto por parte de los involucrados Proporciona informacin general

IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:

APROBACIN:

IV. Etapas de la AP



PLANEACIN

Estructura de Descomposicin del Trabajo

Tabla de precedencias Ruta cri&ca Matriz de roles

Plan del proyecto

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, denicin y plan de administracin

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )

Denicin de ac&vidades, de hitos o milestones

Secuencia de ac&vidades Diagramas de red, lista de ac&vidades

IV. Etapas de la AP

Es&macin de recursos

Es&macin de la duracin de ac&vidades

Desarrollo del cronograma

Es&mado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeacin

IV. Etapas de la AP

Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; dene referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales como: Denicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Es&mados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios

IV. Etapas de la AP

Cmo se come un elefante?

En partecitas !

Sucientemente pequeas que quepan en el plato y lo sucientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposicin del Trabajo

IV. Etapas de la AP

Qu es? Representacin de la jerarqua del proyecto Iden&ca todo el trabajo a realizar Es un producto de la denicin de alcance Caracters@cas Organiza y dene el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suciente para

seguimiento Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para Es&macin de costos Distribucin de roles y funciones Planes tcnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y anlisis de problemas

IV. Etapas de la AP

Elaboracin

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y suficiente

IV. Etapas de la AP

1.2 1.3 1.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.1 1.1.2

1.2.1 1.2.2

1 2 3

PRODUCTO

Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

IV. Etapas de la AP

Grca de Gana

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las ac&vidades del Proyecto cons iderando &empo y responsables.

IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

Con&ene todas las ac&vidades del proyecto iden&cadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la ac&vidad

Ac&vidad

Duracin

Ac&vidades precedentes

Responsable

IV. Etapas de la AP

01234567891011

InicioDiagnstico y pronstico realizadoNormas y criterios establecidosEstrategia definidaProgramas de desarrollo realizadosPlan instrumentadoEdicin realizadaPblico consultadoProyecto definidoPlan aprobado por ejecutivoPublicacin y difusin efectuadasFin

----4 meses

2.5 meses1 mes1 mes1 mes

2 meses2.5 meses1.5 meses0.5 meses0.5 meses

----

------

1,23444

5,6,789?

------Director de PlanificacinDirector JurdicoSubsecretarioDirector de PlanificacinDirector de PlanificacinDirector AdministrativoDirector de ControlDirector de PlanificacinSubsecretarioDirector Administrativo------

Clave de laactividad Actividad Duracin Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elabor:Fecha:

Eduardo Dvila TurciosOctubre 2002

01234567891011

01234567891011



----4 meses



----

----4 meses



----

------

1,23444

5,6,789?

------

1,23444

5,6,789?



Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duracin Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elabor:Fecha:Elabor:Fecha:

Eduardo Dvila TurciosOctubre 2002

IV. Etapas de la AP

Ac&vidad A Ac&vidad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Ac&vidad A Ac&vidad B



Tipos de precedencias

IV. Etapas de la AP

1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

7 6

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

7 6

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crtica

IV. Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta cr@ca)

Determina la duracin total del proyecto

Se basa en el es&mado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas

Permite es&mar el &empo de nalizacin del proyecto

Permite evaluar balance entre recursos y &empo

Permite evaluar avances o desempeo

IV. Etapas de la AP

Es el perodo de &empo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta cr&ca &enen cero holgura.

Las tareas de la ruta cr&ca que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

Holgura

IV. Etapas de la AP

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a par&r del n del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Ac&vidad

Es Ef

Ls Lf

Inicio mas tardo Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardo Final mas temprano (Lf - Ef)

IV. Etapas de la AP

INICIO A

B

C

D

E

H

G

F

I FIN

0 7 6

6

8

4 6

8 3 0

7

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

0 - 8

0 - 6

8 - 16

6 - 10

IV. Etapas de la AP

Se emplea para es&mar &empos y costos.

Es de u&lidad para:

Anlisis de alterna&vas

Empleo eciente de recursos

Op&mizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evalua@on and Review Technique)

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres es&maciones de la duracin esperada para la ac&vidad: Op&mista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6

Desviacin estndar (P-O) 6

Varianza de una tarea (P-O) 6 2

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas

IV. Etapas de la AP



Sistema de autorizacin de trabajo Sistema de informacin Reportes de avance

Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecucin Informes de proyecto

EJECUCIN

IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecucin

Direccin del proyecto Productos de avance Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad Cambios Acciones correc&vas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo Distribucin de informacin Manejo de proveedores

IV. Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la informacin del proyecto en &empo y forma.

Planicar las comunicaciones Generar informacin Distribuir la informacin Informar los avances Sa&sfacer a los interesados

IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

Describen un resultado tcnico o un evento

Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero

IV. Etapas de la AP

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

IV. Etapas de la AP

Ventajas:

Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se pueden generar indicadores que proporcionen informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

IV. Etapas de la AP

Valor ganado

Planeado

Tiempo

Valor ganado del proyecto

Recursos

Real

IV. Etapas de la AP



Anlisis de valor ganado Distribucin de informacin Sistemas de control de cambio Control de riesgos

Actualizaciones del plan Acciones correc&vas Lecciones aprendidas Aceptacin del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a lnea base

CONTROL

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

Supervisin y control Control de cambios

Vericacin y control de alcance Control del cronograma

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeo del equipo Informes de resultados Comunicacin con interesados

IV. Etapas de la AP

Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de: Comparar y evaluar el avance real del Proyecto Dar seguimiento y supervisin de riesgos Documentar la situacin actual del Proyecto

IV. Etapas de la AP

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prc@cas:

Prevea riesgos, no catstrofes

Aplique su sensibilidad, visin Realice el anlisis en grupo y en forma gil

Analice los riesgos ms importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

ac&vidades o eventos cr&cos

IV. Etapas de la AP

Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de &empo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

IV. Etapas de la AP

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad Anlisis costo / benecio

Control de calidad - herramientas estads&cas

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Reporte final

Auditorias de procura Informes y reportes de

ejecucin


CIERRE

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administra&vo Reporte nal

Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios

Archivos Plan de transicin

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato Archivos de contrato Manuales, planos Bitcoras Comunicados Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado nal

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

Chamoun, Yamal Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD Project Management

GIDO, Clements

Administracin exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff

La gestin de proyectos WEISS, Joseph

Administracin de proyectos en cinco pasos

VI. Lecturas sugeridas

administracion de proyectos

Documents