administracion de proyectos 2

1Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos

C E F O R

“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”

C E F O R

“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”

Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

Subsecretaria de la Función PúblicaDirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno

Taller de Proyectos de Procesos

TPP IV


I. Presentación.• Objetivo• Objetivos específicos

II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos• ¿Qué es un Proyecto?• Características de un Proyecto• ¿Qué es la Administración de Proyectos?• Componentes de la Administración de Proyectos• Elementos relacionados con el Proyecto• Ciclo de vida del Proyecto

III. Administración de Proyectos• Etapas de la Administración de Proyectos• Áreas de conocimiento• Involucrados en el Proyecto• Organización para el Proyecto

ContenidoContenido


IV. Etapas de la Administración de Proyectos1. Inicio del Proyecto

2. Planeación del Proyecto

3. Ejecución del Proyecto

4. Control del Proyecto

5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones

VI. Lecturas sugeridas

ContenidoContenido


Objetivo

Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios

empleados en la Administración de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas

utilizadas en la Administración de Proyectos.

I. PresentaciónI. Presentación


Objetivos específicos

• Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos.

• Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos.

• Desarrollar un caso de estudio.

I. PresentaciónI. Presentación


Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan

para generar un PRODUCTO

O SERVICIO en particular o

UNICO.

• Situación actual• Requerimientos• Objetivos

• P R O Y E C T O

• Resultados

Tiem

po

INICIO

FIN

¿Qué es un Proyecto?

II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos


Características de un Proyecto

• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único

• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas



La aplicación racional de

conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas para

alcanzar los objetivos de un

proyecto, a través de una

serie de actividades

interrelacionadas.

¿Qué es la Administración de Proyectos?



1. Habilidades clave• Liderazgo

• Comunicación

• Negociación

• Solución de problemas

• Lograr objetivos

2. Conocimientos• Técnicos

• Administrativos

3. Herramientas

4. Técnicas

Componentes de la Administración de proyectos



BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSTODOS LOS INTERESADOS

• Tiempo

• Calidad

• Alcance

• Entorno

• Recursos

• Costo

Elementos relacionados con el Proyecto



Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL

DE

AC

TIV

IDA

D

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO




100%$, HH

Avance

Fase 1Inicio

Fase 2PlaneaciónDiseño

Fase 3Ejecución

Fase 4Pruebas yArranque

Decisión de arranque

Decisionestrascendentes

Instalación completa

Operación completa

Entrega

Grado de influencia enresultados


III. Administración de ProyectosIII. Administración de Proyectos

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

origen equipo del Proyecto

carta

alcance

plan avance

aceptación

entrega

PRODUCTOPRODUCTO

Etapas de la Administración de Proyectos



IntegraciónDefinición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

Áreas de conocimiento



Tiempo

Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Definición de la distribución de información del proyecto.

Riesgos

Planes y administración.

SuministrosPlaneación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores



• Director del proyecto

• Cliente/usuario

• Organización ejecutante

• Miembros del equipo del proyecto

• Equipo de dirección del proyecto

• Patrocinador

• Influyentes

Involucrados en el Proyecto



Organización para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

• Varios responsables

• Superior identificado

• Actúan por especialidad

• Enfoque fragmentado

MATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y toma de decisiones compartida

POR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

• Puede disponerse de un pool de recursos



Habilidades de los equipos de trabajo

Organización para el Proyecto

Alto

Bajo

Competencias técnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores


IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE



INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

Técnicas y herramientas

INICIO



REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto



Carta del Proyecto

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general



CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:





PLANEACIÓN

• Estructura de Descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta critica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto



Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades



• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeación



Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios



¿Cómo se come un elefante?

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposición del Trabajo



¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance

Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para

seguimiento• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas



Elaboración

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente



1.2 1.31.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

1 2 3

PRODUCTO

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos



Gráfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.



Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutaren la EDT, en el orden en que se ejecutaráán.n.

• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:

– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable



0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario



Director Administrativo

Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002



Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B



Tipos de precedencias



1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

76

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

76

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crítica



Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño



• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Holgura



• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin

del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Actividad

Es Ef

Ls Lf

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)



INICIO A

B

C

D

E

H

G

F

I FIN

0 7 6

6

8

46

83 0

7

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

0 - 8

0 - 6

8 - 16

6 - 10



• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)



• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)

6

Desviación estándar(P-O)

6

Varianza de una tarea(P-O)

6

2

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas





• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance

• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto

EJECUCIÓN



Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto– Productos de avance

– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad– Cambios

– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información

• Manejo de proveedores



Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información

• Distribuir la información

• Informar los avances

• Satisfacer a los interesados



Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero



Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente



Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza

• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)



Valor ganado

Planeado

Tiempo

Valor ganado del proyecto

Recursos

Real





• Análisis de valor ganado• Distribución de información • Sistemas de control de cambio• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base

CONTROL



Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma



Procesos de control

• Control de costos

• Control de calidad

• Seguimiento de desempeño del equipo

• Informes de resultados

• Comunicación con interesados



Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

– Dar seguimiento y supervisión de riesgos

– Documentar la situación actual del Proyecto



Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:

• Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión

• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos



Análisis de valor ganado

Permite evaluar el

desempeño del proyecto,

considerando medidas de

tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado



Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio

• Control de calidad - herramientas estadísticas



INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final

• Auditorias de procura

• Informes y reportes de ejecución


CIERRE



Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo– Reporte final

• Presupuesto

• Programa

• Evidencias

• Lecciones aprendidas

• Reporte de control de cambios

– Archivos

– Plan de transición



Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato– Archivos de contrato

– Manuales, planos

– Bitácoras

– Comunicados

– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final


• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD Project Management

• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos

• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos

VI. Lecturas sugeridasVI. Lecturas sugeridas

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