activos fijos depreciacion y registro excel

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Capítulo 6: Activos fijos. Depreciación y registro en Excel Activos Fijos Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no están destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles. Las principales cuentas que conforman este rubro son: Terrenos, Edificios, Vehículos, Plantaciones Forestales, Maquinarias y Equipos, Instalaciones, Muebles y Enseres Activos en Tránsito Equipos de Computación y Software Otros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing), Depreciación acumulada Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería, ya que estos bienes si están destinados para la venta. En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción, en este caso los vehículos son

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Capítulo 6:

 Activos fijos. Depreciación y registro en Excel

Activos Fijos

Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no están destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles.

Las principales cuentas que conforman este rubro son:

Terrenos, Edificios, Vehículos, Plantaciones Forestales, Maquinarias y Equipos, Instalaciones, Muebles y Enseres Activos en Tránsito Equipos de Computación y Software Otros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing), Depreciación acumulada

Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería, ya que estos bienes si están destinados para la venta.

En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción, en este caso los vehículos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehículos en sí, igualmente sucede con las empresas aéreas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operación.

Valor Nominal

Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien, si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y demás rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propósito de uso en la entidad. 

Vida Útil

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su

vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.

Valor Residual

Es el valor del activo fijo, después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor de la entidad, también se lo denomina valor de rescate.

Depreciación

La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:

1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.

2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.

3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.

4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores.

Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación, muy por el contrario, estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios.

Registro en Excel

Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro:

Según podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato:

En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO, no requiere mayor explicación; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIÓN, según la factura de compra, en la columna D, registramos la DEPRECIACIÓN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la fórmula: =SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, será necesario también aumentar el rango para la suma.

En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA, la fórmula para la celda E7 es =C7-D7, las fórmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como observamos en el cuadro, después de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciación, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar.

A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente fórmula para la depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciación anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciación diaria y multiplicamos por los 16 días que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en la fórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la fórmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta el final del primer mes.

Para los meses siguientes, la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la fórmula con respecto a la otra registrada para los días del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de días entre mes y mes varía entre 30 y 31 (con excepción de febrero), preferimos utilizar 30 días para todos los meses, esa es la razón del porqué también utilizamos 360 (12 meses por 30 días de cada mes), para determinar la depreciación diaria.

El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación de los primeros días. Conforme se adquieran mas activos fijos, se deberán ubicar dentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarán y se incrementaran filas; también conforme avance el tiempo

se registrarán los meses respectivos, por tanto se incrementarán los registros de mayor número de columnas hacia la derecha.

En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciación mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

Capítulo 7:

 Activos diferidos y amortización

Activos Diferidos

Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflación, inclusive en lo que se refiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros :

-    Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

-    Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos.

-    Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los útiles y papelería.

-    El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta líquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislación fiscal, protección de inversiones, bienes recibidos en pago, causación del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias.

     Sobre este punto, tal parece que - en la práctica - no debería existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos señalados en el Plan Único de Cuentas, y transcritos aquí literalmente, son diferencias de carácter permanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un año, mal podría solicitarse en períodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias.

-    Publicidad, propaganda y promoción.

-    Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones periódicas pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflación.

     La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan Único de Cuentas:

-    Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (software) en un período no mayor a cinco y a tres años, respectivamente.

-    Por concepto de organización y preoperativos, en función directa con el consumo.

-    Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prórrogas, y su vida útil probable.

-    El impuesto de renta diferido, de naturaleza débito por diferencias temporales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, según la índole de la deducción o cuando desaparezcan las causas que la originaron.

-    Publicidad y propaganda, durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable.

-    Contribuciones y afiliaciones, durante el período prepagado pertinente.

Amortización

Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitución, Gastos de investigación, etc. están sujetos a amortización, según las normas vigentes, estos activos deben amortizarse en 5 años; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio, no podrían soportar todo el peso que implica registrar estos valores en el gasto.

     Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al de los activos fijos y registrar en el, la amortización mes tras mes, las fórmulas son las mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razón de que estos activos deben amortizarse en 5 años.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN y AMORTIZACIÓN GASTOS DE INVESTIGACIÓN y acreditando (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN para enviar proporcionalmente al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 años.

Cuando se hayan cumplido los 5 años, los activos diferidos, se mostrarán en el Balance de la siguiente forma:

GASTOS DE CONSTITUCIÓN                                                2.400,00

(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIÓN              2.400,00           0,00

GASTOS DE INVESTIGACIÓN                                                           3.000,00

(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIÓN              3.000,00           0,00

Calcular depreciación con Excel

En la primer nota del tema vimos las distintas funciones que Excel pone a nuestra disposición para calcular la depreciación de un bien.En esta nota veremos cómo construir una tabla, o cédula, de depreciación para todos los bienes de una empresa imaginaria. Esta tabla debe asistirnos en el cálculo de total del monto de depreciación que será reconocido como gasto en el cuadro de ganancias y pérdidas de la empresa del período.Nuestro modelo, que calcula la depreciación de los bienes sobre una base mensual usando el método lineal, es el siguiente

La celda B1 contiene la fecha en base a la cual queremos calcular la depreciación. Aquí ponemos el último día del mes en cuestión. El modelo calcula el total de la depreciación a reconocer para el mes en la celda B2. Esta celda contiene la fórmula =SUMA(Depreciación_del_período)

Donde "Depreciación_del_período" es el nombre que contiene el rango dinámico

=DESREF('con auxiliares'!$F$5,0,0,CONTARA('con auxiliares'!$F:$F)-1,1)

Esto nos permite que el total tome en cuenta los bienes que vayamos agregando en la tabla.

Los campos Descripción, Fecha de adquisición, % de depreciación anual y valor residual son los datos de nuestro modelo. Hay que prestar atención que el porcentaje de depreciación es introducido en términos anuales, pero los cálculos serán realizados por mes.

Para realizar los cálculos podemos adoptar dos técnicas: con o sin tablas auxiliares. En esta nota mostraremos las dos soluciones, pero sin entrar a considerar cuál es el método más apropiado.

Dado que usamos el método lineal, calculamos la depreciación del período (mes) con la función SLN. Para calcular los períodos transcurridos desde la adquisición de los bienes, usaremos la función SIFECHA.Aquí tenemos que tomar en cuenta que existe la posibilidad de que uno o más bienes hayan sido depreciados (amortizados) completamente. Para evaluar esta posibilidad creamos una tabla auxiliar

En la columna J (Total de meses) usamos la fórmula =1/D5*12. Esto nos da el total de meses de vida útil del bien.

En la columna K (Transcurridos) usamos la fórmula =SIFECHA(B5,$B$1,"m"), que calcula la cantidad de meses transcurridos desde la adquisición del bien, incluido el mes del cálculo.

La columna L (Restantes) nos da la diferencia entre J y K. Este resultado será nuestro indicador si el bien debe ser depreciado o no. En caso de ser negativo, el bien ha sido depreciado en su totalidad.

Una vez construida la tabla auxiliar, ponemos las fórmulas en para nuestros cálculos:

Depreciación del período (F): =SI(L5>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)

Depreciación acumulada (G): =SI(L5>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)

Saldo (H): obviamente =C5-G5

Si queremos construir nuestro modelo sin tablas auxiliares, lo que hacemos es crear fórmulas que incluyas las auxiliares. En la hoja "sin auxiliares" del archivo con el ejemplo pueden ver la aplicación de estas fórmulas

Depreciación del período (F): =SI((1/D5*12-SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)

Depreciación acumulada (G): =SI((1/D5*12-SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)

Un punto a tomar en cuenta es que hacemos los cálculos por meses enteros. Es decir, la

antigüedad de un bien es la misma sin importar en que día del mes haya sido adquirido.En algunos sistemas se considera el primer mes como completo sólo si el bien ha sido adquirido (o puesto en marcha) antes del día 15 del mes.En la hoja "con auxiliares (2)" hemos modificado la fórmula de la columna K (Transcurridos) de manera que la cuenta de meses se haga de acuerdo a esta regla:

=SI(DIA(B5)<15,SIFECHA(B5,$B$1,"m"),SIFECHA(B5,$B$1,"m")-1)

Otro punto a tomar en cuenta es que si la fecha en B1 es anterior a la fecha de adquisición de un bien, las fórmulas que se refieren a el darán un resultado #NUM!. Esta situación podría darse si queremos calcular el total de la depreciación en un período del pasado.En este modelo he optado por el uso de Formato condicional para volver "invisible" el contenido de las celdas que dan un resultado de error

También tenemos que modificar la fórmula en la celda B2, para obtener el total sin errores. Para esto usaremos la técnica mostrada en la nota sobre operaciones con rangos que contienen errores. En nuestro caso ponemos esta fórmula matricial

={SUMA(SI(ESERROR(Depreciación_del_período),0,Depreciación_del_período))}